TÉRMINOS Y CONDICIONES ESPACIOS DE EXPOSICION CAEI 2019
TÉRMINOS Y CONDICIONES ESPACIOS DE EXPOSICION CAEI 2019
Contrato para espacio de exposición
Todos los solicitantes de espacio de exposición deben completar el formulario de reserva en línea. Completar el formulario indica que el solicitante está dispuesto a cumplir con todos los términos del contrato, las condiciones y todas las reglas, regulaciones e información general que figuran en este documento y el manual de servicio proporcionado por el centro de convenciones. El formulario de reserva en línea se puede encontrar en línea en xxxxx://xxxx-xxxx.xxx/xx/. La CAIE tiene el derecho de rechazar cualquier solicitud que no cumpla con las regulaciones y condiciones.
Acuerdo de espacio de exposición
La Conferencia de la Conferencia Americana sobre Educación Internacional (CAIE) acuerda proporcionar los siguientes espacios de espacios de exposición (tamaños estándar):
Área | Descripción | Costo USD $ | |
Tarifa anticipada (antes del 31 xx xxxx) | Regular | ||
Stand 6 m2 | Cada Stand incluye: Panelería Divisoria 2 luces 3 sillas 1 mesa tipo clase 1 toma eléctrico sencillo de 1KW | $ 2 500 | $ 3 000 |
Stand 9 m2 | $ 3 500 | $ 4 500 | |
Stand 12 m2 | $ 5 500 | $ 6 500 | |
Todos los equipos eléctricos y audiovisuales correrán a cargo del expositor y se contratarán a través del proveedor designado. Todos los equipos eléctricos en funcionamiento utilizados en la exhibición deben contar con la aprobación del centro de convenciones.
Condiciones de pago
El pago completo se debe recibir antes de la confirmación final del espacio de exhibición. Los pagos se recibirán únicamente por transferencia bancaria, CAIE no acepta cheques. Todos los servicios o tarifas bancarias son a cargo del expositor, el monto total debe ser recibido por CAIE.
Política de cancelación
Las solicitudes de cancelación deben enviarse por correo electrónico a: xxxx@xxx-xxxx.xxx. Las cancelaciones recibidas antes del 31 xx xxxx de 2019 recibirán un reembolso completo de las tarifas de exhibición pagadas, menos una tarifa de administración del 25%.
Los contratos cancelados entre el 31 xx xxxx de 2019 y el 30 xx xxxxxx de 2019 se reembolsarán a un tercio del total de las tarifas de exhibición pagadas. Sin embargo, si el espacio no se revende, el 100% será retenido por CAIE. No se realizarán reembolsos por cancelaciones recibidas después del 1 de septiembre de 2019.
Subarrendamiento
Ningún expositor puede asignar, subarrendar, revender o distribuir la totalidad o parte del espacio asignado a él, ni exhibir, ni permitir que otras personas o firmas exhiban sin el consentimiento expreso por escrito de los organizadores. No se permite compartir el espacio de exhibición a menos que esté dentro de las divisiones de la misma compañía. Cualquier espacio compartido debe ser pre-aprobado por los organizadores.
Reglas y regulaciones
Los expositores aceptan cumplir con todas las regulaciones y reglas adoptadas por CAIE en el mejor interés del congreso, y aceptan que CAIE tomará la decisión final al adoptar cualquier regla o regulación que se considere necesaria antes, durante y después de la conferencia.
El CAIE o sus agentes designados se reservan el derecho en cualquier momento de rechazar, prohibir, alterar o eliminar exhibiciones o cualquier parte de las mismas, incluidos materiales impresos, productos, letreros, luces o sonido, y expulsar a los expositores y su personal si, su conducta o La presentación es objetable a las normas del centro de convenciones.
CAIE se reserva el derecho de cancelar este contrato y de retener la posesión del espacio de exhibición si los expositores no cumplen alguna condición material de este contrato o se niegan a cumplir con las reglas y regulaciones de la conferencia, en cuyo caso los expositores perderán como daños el pago del alquiler de espacio realizado por ellos y cualquier otra ocupación de dicho espacio.
Cambio de fecha o cancelación
CAIE se reserva el derecho, a su entera discreción, de cambiar la fecha o fechas en que se celebrará la conferencia y no será responsable por daños ni de ninguna otra manera por cualquier cambio de este tipo. Además, CAIE no será responsable por daños o de lo contrario por el incumplimiento de los términos de este contrato en su totalidad o en parte cuando dicho fallo sea causado directa o indirectamente por o como consecuencia de un incendio, tormenta, inundación, guerra, rebelión, insurrección, disturbios, conmoción civil, huelga o por cualquier causa ajena al control de CAIE, ya sea similar o diferente de las causas enumeradas en este documento. En el caso de que el espacio de exposición a ser utilizado por los expositores sea inutilizable de alguna manera, los expositores pagarán por dicho espacio solo por el período durante el cual fue o podría haber sido utilizado según lo determinado a discreción exclusiva de CAIE. CAIE efectuará un reembolso del dinero pagado por los expositores a CAIE, menos una tarifa administrativa de USD$ 100, en caso de que el congreso no se realice según lo propuesto por XXXX.
Contratos y Acuerdos
Los expositores aceptan cumplir con todos los contratos sindicales, los acuerdos entre CAIE, los contratistas oficiales, las empresas prestadoras de servicios y el edificio en el que se llevará a cabo la feria, y las leyes laborales de la jurisdicción en la que se encuentra el edificio.
Seguro
Los expositores asumen toda la responsabilidad y la responsabilidad por pérdidas, daños y reclamaciones derivadas de lesiones a personas o daños en las exhibiciones, equipos u otros bienes del expositor que se encuentren en las instalaciones del Centro de Convenciones ÁGORA BOGOTÁ, y aceptan indemnizar, defender y eximir de responsabilidad. CAIE, Centro de Convenciones ÁGORA BOGOTÁ y los honorarios razonables de sus abogados, derivados del uso de los locales, excluyendo cualquier responsabilidad causada por la negligencia del grupo o el Centro de Convenciones ÁGORA BOGOTÁ, o sus propietarios, agentes, agentes y empleados.
El expositor entiende que ni CAIE ni el Centro de Convenciones ÁGORA BOGOTÁ tienen un seguro que cubra la propiedad del expositor o la pérdida de ingresos, y es responsabilidad exclusiva del expositor obtener dicho seguro.
Los expositores son responsables de la colocación y el costo de los seguros relacionados con su participación en la exposición. El expositor deberá obtener y producir un certificado de seguro que acredite el seguro requerido si así lo solicitan los organizadores.
Reglas de visualización, instalación y desmontaje
Los expositores acuerdan limitar su presentación dentro del espacio contratado y mantener al personal en el stand asignado durante las horas programadas para la presentación.
Los expositores están de acuerdo en que no se puede desmantelar ninguna pantalla ni se pueden quitar productos durante toda la ejecución del congreso. Los expositores también aceptan retirar sus exhibiciones de la sala de exhibiciones antes del límite de tiempo de la mudanza final (23:59 horas xxx xxxxxxx 25 de octubre). En caso de no hacerlo, los expositores se comprometen a pagar los costos adicionales en los que CAIE pueda incurrir.
Manejo de materiales y envío
Todos los costos de envío, transporte y manejo de materiales correrán a cargo del expositor. Para estos servicios, animamos a los expositores a utilizar los proveedores oficiales. No envíe directamente al Centro de Convenciones ÁGORA BOGOTÁ, ya que todos los paquetes se entregarán al contratista / decorador asignado al congreso.
Todos los productos enviados al congreso deben estar claramente marcados con el nombre de la conferencia, el nombre del expositor, las fechas de la conferencia y su número de espacio (s) asignado (s). Los productos no deben enviarse a la feria con los gastos de envío que se pagarán a la llegada, ya que estos no serán aceptados por CAIE. CAIE no asume ninguna responsabilidad por la pérdida o daño de bienes pertenecientes a expositores.
Política del CAEI sobre muestras de expositores, sorteos y regalos.
Los expositores son bienvenidos a mostrar los productos de la compañía, distribuir material educativo y proporcionar obsequios de valor mínimo. CAIE no es responsable por la pérdida o robo de dichos artículos.
Las rifas DEBEN ser aprobadas previamente por los organizadores antes de que sean llevadas a cabo por el expositor.
Los expositores son bienvenidos a:
• Mostrar productos de la empresa en su mesa.
• Distribuir material educativo, como folletos, folletos y llaves USB
• Distribuir regalos de valor mínimo (es decir, bolígrafos, almohadillas, etc.)
Descripciones de productos / servicios
Las descripciones de productos o servicios son una parte requerida del proceso de solicitud. Esta descripción aparecerá bajo el nombre de la compañía en el directorio de la exhibición, el programa impreso y en la aplicación móvil de la conferencia. Todas las descripciones deben estar en forma de oración y no más de 150 palabras. Las descripciones más largas que esto serán editadas por longitud. Las descripciones para el directorio de expositores serán aceptadas hasta el 30 de septiembre de 2019.
Registro
Cada stand incluirá 1 pase de entrada para la conferencia a un representante del expositor. Hasta dos representantes por stand recibirán pases de expositores cuando haya stands más grandes que las dimensiones estándar mencionadas en la sección Acuerdo de espacio de exposición. Esto no se aplica a los paquetes de patrocinio u otros paquetes de colaboración o asociación negociados de antemano con CAIE.
Los pases de expositor son válidos para el cóctel de bienvenida el martes 22, todas las actividades académicas el miércoles 23, el jueves 24 y el viernes 25. Los pases también incluyen los almuerzos y la pausa café que se ofrecen en los 3 días de la conferencia. Nota: Se debe dar prioridad a los delegados pagados para las actividades académicas. Los expositores son bienvenidos a asistir si el espacio lo permite.
Las exhibiciones deben contar con personal en todo momento durante las horas de la Exposición y los representantes deben usar los pases oficiales de la conferencia mientras se encuentren en el área de exhibición.
Solicitudes de pases adicionales para expositores
Si se requieren pases adicionales para el personal del expositor, los pases estarán disponibles para su compra por USD $ 600 por pase (incluye las comidas de la feria, los pausas de café y el cóctel de bienvenida). Por favor, proporcione los nombres de los representantes adicionales en el formulario de reserva.
Reubicación de stand
Si es necesario reubicar a un expositor después de que se haya realizado la asignación de un stand, el CAIE se pondrá en contacto con la empresa involucrada y se hará todo lo posible para reasignar al expositor a un espacio de stand similar.