CÓDIGO: IM OC OFL MN 001 REVISIÓN: 10

La contratación de la Industria Militar, en adelante INDUMIL, se rige por las disposiciones normativas que integran el derecho privado colombiano al así establecerlo el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007. El objetivo del presente Manual es disciplinar el desarrollo de su gestión contractual con arreglo a los principios allí establecidos. El contenido de este Manual es de obligatorio cumplimiento.

Los cambios efectuados sobre este manual se controlan mediante el uso de revisiones independientes en las respectivas secciones. Para la modificación de cualquier sección, se actualizará el número de revisión y la fecha de liberación del capítulo correspondiente, así como la portada y el índice del Manual.

El presente Manual deberá ser consultado por quienes tengan responsabilidades con la Contratación de la Empresa y organismos externos que por sus actividades propias así lo requieran.

Cualquier duda que surja en cuanto a la normatividad aplicable a un proceso contractual y a los lineamientos establecidos en el presente Manual, debe ser consultada con la Oficina Legal conforme a lo señalado en los numerales 9, 10 y 11 del Artículo 9 del Decreto No. 156 de 2022, o la norma que lo modifique o sustituya.

El Manual de Contratación y sus modificaciones serán aprobadas por el presidente de la entidad.

2. NATURALEZA JURÍDICA Y RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE A LA

CONTRATACIÓN DE INDUMIL

2.1. Naturaleza Jurídica

La Industria Militar – INDUMIL es una Empresa Industrial y Comercial del Estado con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional, encargada de desarrollar la política general del gobierno en materia de importación, fabricación y comercio xx xxxxx, municiones y explosivos y elementos complementarios, a la luz de lo señalado en el artículo 1 del Decreto 2346 de 1971 y el artículo 2° del Acuerdo No. 586 de 2022 por el que se adoptaron sus Estatutos Internos.

2.2. Estructura Orgánica de INDUMIL

De conformidad con lo previsto en el artículo 19 del Acuerdo 586 de 2022, la estructura orgánica de INDUMIL es la prevista en el artículo 1 del Decreto 156 de 2022 en donde se estableció la siguiente:

1. Presidencia

2. Oficina de Gestión y Cumplimiento

3. Oficina de Control Interno

4. Oficina de Control Disciplinario Interno

5. Oficina de Seguridad y Defensa

6. Oficina de Planeación

7. Oficina Legal

8. Vicepresidencia Comercial

8.1. Gerencia de Mercadeo

8.2. Gerencia de Ventas

9. Vicepresidencia de Operaciones

9.1. Gerencia de Seguridad Industrial

9.2. Gerencia de Investigación, Desarrollo e Innovación I+D+i

9.3. Gerencia de Producción

9.4. Gerencia de las Fábricas

10. Vicepresidencia Corporativa

10.1. Gerencia Administrativa

10.2. Gerencia Financiera

10.3. Gerencia xx Xxxxxxx Humano

10.4. Gerencia de Tecnologías de la Información – TI

Igualmente, a la luz de lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 1 ibíd, integran la estructura de INDUMIL las siguientes fábricas:

1. Xxxxxxx xx Xxxxx y Municiones “GENERAL XXXX XXXXX XXXXXXX – FAGECOR”.

2. Fábrica de Explosivos “XXXXXXX XXXXXXXX – FEXAR”.

3. Fábrica de Productos Metalmecánicos “SANTA XXXXXXX – FASAB”

2.3. Régimen Jurídico Aplicable a la Contratación de INDUMIL

De conformidad con lo señalado en el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo

26 del Acuerdo 586 de 2022, el régimen legal de la contratación de INDUMIL corresponde al del Derecho Privado.

Lo anterior, sin perjuicio que, de conformidad con lo señalado en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, durante su actividad contractual INDUMIL se encuentra sujeto a los principios propios de la función administrativa y de la gestión fiscal, así como

a la observancia del régimen legal y constitucional de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado.

En ese contexto, el presente Manual incorpora reglas para la materialización de dichos principios, así como para la aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

Parágrafo 1: Ante la ausencia de normas expresamente aplicables a la situación, se solucionará el vacío mediante la aplicación motivada de los principios generales a que alude el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 en conjunto con las reglas pertinentes contenidas en el Derecho Privado. En ningún caso se aplicarán las normas del régimen de contratación pública, salvo que haya remisión expresa.

De evidenciarse una contradicción entre una disposición contenida en un documento proferido por la entidad con ocasión del trámite de una modalidad de selección, y lo previsto en el Manual de Contratación, prevalecerán las disposiciones de este último.

Parágrafo 2: Los partícipes de la actividad contractual de INDUMIL, por el solo hecho de haber presentado su oferta mercantil, entienden y aceptan que las reglas previstas en el presente Manual regulan las condiciones de la contratación con la empresa.

Parágrafo 3: En observancia del régimen contractual de Derecho Privado de INDUMIL, los documentos emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, en adelante - CCE:

a. Solo serán de obligatoria observancia cuando quiera que se trate de instrumentos adoptados mediante acto administrativo y cuyo contenido sea aplicable a entidades con régimen especial de contratación;

b. Los demás instrumentos servirán de criterio auxiliar de interpretación para orientar la gestión de contratación de la entidad.

2.4. Ámbito de Aplicación y Naturaleza de la Gestión Contractual

En armonía con lo señalado en el artículo 25 del Acuerdo 586 de 2022, o la norma que la modifique o sustituya, INDUMIL podrá gestionar la adquisición de cualquier categoría de bienes, obras o servicios y la celebración de todo tipo de contratos, ya sea que los mismos se encuentren nominados o tipificados en el Derecho Privado

o en normativas especiales, o que surjan del libre ejercicio de la autonomía de la voluntad privada.

El presente Manual de Contratación se aplica en tratándose de contratación dirigida al aprovisionamiento de bienes, obras o servicios requeridos por INDUMIL para el cumplimiento de las funciones a su cargo o para su funcionamiento.

La enajenación de bienes de INDUMIL, en aplicación del giro ordinario de sus actividades comerciales, se regirá por el derecho privado, sin perjuicio de la aplicación de normas especiales que regulen la materia.

Parágrafo transitorio: En tanto se adopten procedimientos específicos para el efecto, INDUMIL tramitará lo requerido para actividades de ciencia, tecnología e innovación aplicando el presente Manual, teniendo en todo caso en cuenta las normas especiales que regulen la materia para el sector público colombiano.

3. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DE LA INDUSTRIA MILITAR –

INDUMIL -

De conformidad con lo señalado en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, en el desarrollo de su actividad contractual, INDUMIL aplicará los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, según el alcance que se establece a continuación:

3.1. Principio de Igualdad.

Los proponentes y contratistas de INDUMIL no serán objeto de trato discriminatorio alguno. Según este postulado, la Empresa no concederá ventajas injustificadas que alteren la libre competencia entre los proveedores y pondrá a disposición de todos ellos de manera simultánea y sin ningún tipo de privilegio o trato especial, la totalidad de la información necesaria para su participación.

3.2. Principio de Moralidad.

Las decisiones de INDUMIL se inspirarán en el estricto respeto del orden jurídico aplicable, y en el ejercicio conforme a derecho de las facultades que el mismo le concede, en procura de alcanzar exclusivamente los fines de la contratación de la empresa.

3.3. Principio de Eficacia.

Los funcionarios de INDUMIL adelantarán los procesos de adquisición y contratación buscando la materialización de los propósitos que los animan.

3.4. Principio de Economía.

Los recursos destinados para el proceso de abastecimiento y adquisiciones de INDUMIL serán administrados y ejecutados con austeridad, teniendo como referente la adquisición de los bienes, servicios y obras de la calidad requerida para la satisfacción de sus necesidades.

En virtud de este postulado, INDUMIL desarrollará su gestión contractual utilizando las herramientas de gerencia que resulten necesarias para reducir sus costos de transacción y empleando los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

En virtud del principio de economía, se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la Ley lo ordene en forma expresa.

3.5. Principio de Celeridad.

Los funcionarios de INDUMIL adelantarán los procesos de adquisición y contratación ágilmente, evitando dilaciones injustificadas.

3.6. Principio de Transparencia

La selección de los contratistas se hará a través de los métodos, procedimientos y causales señaladas en el presente Manual y con sujeción a los criterios de evaluación señalados en las invitaciones a presentar ofertas. En ellas no se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento.

3.7. Principio de Responsabilidad

Los funcionarios de INDUMIL buscarán el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilarán la correcta ejecución del objeto contratado y velarán por los intereses de la Empresa.

Los contratistas responderán y la Empresa velará por la buena calidad del objeto contratado.

3.8. Principio de Selección Objetiva

En virtud de este principio la selección de los contratistas se hará al ofrecimiento más favorable teniendo en cuenta los criterios que para el efecto fueron incluidos en las invitaciones a presentar propuestas y sin que se tengan en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En ningún caso se calificarán circunstancias del proponente, salvo en lo que de manera especial se dispone en relación con la calificación en materia de consultoría.

3.9. Principio de Imparcialidad.

Las decisiones de INDUMIL se basarán en criterios objetivos, sin que sea posible discriminar a los proponentes en manera alguna.

3.10. Principio de Publicidad.

De conformidad con lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, INDUMIL publicará los documentos relacionados con su actividad contractual en la plataforma transaccional que haga sus veces y/o en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II).

La publicación de tales documentos deberá realizarse dentro de los 3 días siguientes a su expedición, en aplicación de lo dispuesto en los artículos 2.1.1.2.1.9. del Decreto 1082 de 2015 y 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

La publicidad en el SECOP II no es obstáculo para que, de manera paralela, INDUMIL cuente con la posibilidad de adelantar la gestión de sus procesos mediante las plataformas electrónicas que disponga para el efecto, bajo condición de interoperabilidad con el SECOP a efecto de garantizar la uniformidad de la información.

Sólo se mantendrá en condiciones reservadas, aquella información que, de conformidad con la ley, no deba ser del dominio público. Los oferentes sólo podrán señalar como reservados, los documentos que por virtud de norma legal tenga esa connotación. Por la participación en el trámite de una modalidad de selección, los eventuales oferentes autorizan el conocimiento por terceros de lo no sometido a reserva legal.

3.11. Principio de Planeación.

La Industria Militar buscará maximizar el uso de sus recursos a través de la consideración anticipada de su estrategia de contratación y prioridades de abastecimiento. En desarrollo de este enunciado, formulará planes de compras por períodos no inferiores a un año y diseñará con debida anticipación los análisis y estudios que soporten los requerimientos de cada adquisición.

3.12. Principio de Distribución de Riesgos.

En todo proceso de contratación INDUMIL y los proponentes interesados en contratar, buscarán de común acuerdo tipificar, asignar y estimar los riesgos previsibles que conlleve el mismo, de conformidad con su naturaleza. Si durante la ejecución del contrato y como consecuencia del acaecimiento de un hecho imprevisto o imprevisible se produce una alteración que haga excesivamente oneroso el cumplimiento del contrato para una de las partes, las mismas examinarán y valorarán las circunstancias que dieron lugar al hecho para adoptar de mutuo acuerdo las medidas que garanticen la ejecución del contrato, así como la distribución de las cargas resultantes entre INDUMIL y el contratista en las condiciones legales y contractuales que corresponda. Si tales medidas resultan excesivamente onerosas, a falta de acuerdo sobre el particular, INDUMIL podrá determinar la terminación anticipada del contrato, previo adelantamiento del trámite de imposición de medidas contractuales, de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

3.13. Principio de Equivalencia Funcional.

En virtud del principio de la equivalencia funcional consagrado en la Ley 527 de 1999, las funciones que cumple los documentos en papel, se pueden cumplir con el mismo propósito mediante los mensajes de datos y a través de las técnicas electrónicas, siempre y cuando se cumpla con los requisitos de fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad.

4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

De conformidad con lo señalado en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, INDUMIL está sometido al régimen constitucional y legal de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal.

Por lo anterior, durante la gestión contractual de la entidad, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. Las inhabilidades e incompatibilidades son impedimentos o tachas que imposibilitan la participación durante el curso de cualquier modalidad de selección y la celebración de contratos con entidades públicas.

2. Las normas que consagren causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar ostentan reserva constitucional o legal, por lo cual no podrán crearse supuestos distintos a los previstos en tales normas a través de los documentos adoptados por la entidad para el desarrollo de su gestión contractual.

3. Para la aplicación de una causal legal o constitucional de inhabilidad o incompatibilidad, se comunicará al interesado a efecto de que ejerza su derecho de defensa y contradicción.

4. Las causales de inhabilidad o incompatibilidad son de interpretación restrictiva, de manera que, si no se cumple el preciso supuesto de hecho señalado en la norma jurídica que la contempla, los servidores no pueden excluir a ningún participante de la contratación pública mediando una interpretación que extienda sus efectos a supuestos no contemplados en las normas.

5. Cuando un sujeto haya presentado una oferta, estando incurso en causal legal de inhabilidad o incompatibilidad, su oferta será rechazada de manera motivada.

Dicha decisión deberá pronunciarse alrededor de la configuración de la causal de inhabilidad prevista en el literal b) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993, ser informada a la Cámara de Comercio respectiva y a la Procuraduría General de la Nación, para lo de su competencia.

6. Cuando se haya celebrado un contrato con persona incursa en causal de inhabilidad o incompatibilidad, sin perjuicio de compulsar copias a las instancias competentes a efecto de dar apertura a las investigaciones penales y disciplinarias

a que haya lugar, el contrato será terminado por parte de la entidad contratante, de conformidad con el régimen legal aplicable.

Se aplicará lo pertinente cuando quiera que no se haya suscrito el contrato derivado de un certamen. En este sentido, se iniciarán los trámites encaminados a la declaratoria de la inhabilidad prevista en el literal e) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.

7. En el caso de inhabilidades o incompatibilidades sobrevinientes, se dará aplicación al régimen que sobre el particular establece el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En consecuencia:

a) Si la causal acaece una vez presentada la oferta y antes de la aceptación de la misma, se entiende que el proponente “renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo”.

b) Si la inhabilidad o incompatibilidad sucede durante el período comprendido entre la aceptación de la oferta y el perfeccionamiento del contrato, hay lugar a la revocatoria de la aceptación de la oferta y posibilita a la entidad para aceptar la oferta del proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta mercantil sea favorable.

c) Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene con posterioridad al perfeccionamiento de un contrato celebrado con un contratista individual, este deberá, previa autorización de la entidad, ceder el contrato a un tercero, y si no resultare posible, habrá de renunciar a su ejecución.

d) Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene con posterioridad al perfeccionamiento del contrato celebrado con un consorcio o unión temporal, el afectado deberá ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita de la entidad. Misma consecuencia para el miembro afectado de una sociedad constituida con el único objeto de presentar una oferta mercantil, celebrar y ejecutar un contrato estatal y de la figura de promesa sujeta a la condición de adjudicación, puesto que en tales casos surgirán los efectos previstos para los consorcios.

5. HABILITACIÓN DE PROVEEDORES

5.1. Directorio de Proveedores de la Industria Militar

5.1.1. Finalidad y Alcance

INDUMIL podrá contar con un Directorio de Proveedores, que obrará como una fuente de información alrededor de las condiciones de actuales o potenciales proveedores de la entidad.

Pertenecer al Directorio de Proveedores, en ningún evento, podrá entenderse como un requisito necesario para poder participar en un certamen de selección de contratistas. La actualización anual de la información por parte de los proveedores será voluntaria y tampoco se exigirá como requisito previo para presentar ofertas.

El directorio de proveedores tendrá, entre otros, los siguientes propósitos:

1. Que los servidores y colaboradores de la entidad cuenten con una fuente de información a la cual acudir al momento de efectuar la planeación de una adquisición, en la que repose información relacionada con potenciales proveedores de un bien, obra o servicio.

2. Que se cuente con una fuente de información que sea útil para el momento de determinar a quienes se les cursa invitación a presentar oferta o cotizar en un determinado certamen o modalidad de selección.

3. Contar con un registro de información alrededor de las condiciones de capacidad jurídica, de experiencia, de organización y la capacidad financiera de quienes estén interesados en participar en los procesos de selección adelantados por la entidad, sin perjuicio de acreditarlos en el certamen de que se trate, cuando quiera que tal información no sea suficiente.

La información de este Directorio se almacenará, organizará y centralizará en una base de datos, con el fin de que toda la información sobre los proponentes allí inscritos pueda ser consultada y utilizada con ocasión de la sustanciación y preparación de los procedimientos de selección a que se refiere el presente Manual.

5.1.2. Administración del Directorio de Proveedores

La Dirección de Compras administrará el Directorio de conformidad con las directrices que internamente se impartan.

5.2. Requisitos Habilitantes

Para la evaluación de las propuestas que se presenten en el curso de procedimientos de selección adelantados por la Empresa se seguirán las siguientes reglas:

1. La documentación sobre capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, de organización, capacidad de producción y la capacidad financiera del proponente, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. Iguales tratamientos recibirán las pruebas de desempeño técnico del material terminado para comercialización.

2. La oferta será evaluada según los criterios de selección indicados en las invitaciones y las bases de cada proceso, y en atención al procedimiento de selección a utilizar.

3. La comunicación entre los Oferentes e INDUMIL tendrá lugar a través del correo electrónico que INDUMIL fije en las bases de cada proceso de selección y a través de la página web de la entidad.

5.3. Homologación de Productos

Materias primas y productos sujetos a homologación.

1. Se someterán al proceso de homologación dispuesto por la entidad, aquellos productos, insumos, materias primas, muestras, partes, piezas, servicios y elementos requeridos por la empresa, que tengan incidencia en los procesos de manufactura o que sean productos terminados para comercialización, y que sean incluidos en el listado que para el efecto recomiende la Vicepresidencia de Operaciones a la Presidencia.

2. La homologación será exigida en los términos fijados por las normas especiales que regulan la materia al interior de la entidad cuando sea necesario verificar de manera previa el cumplimiento de las especificaciones técnicas contenidas en normas o fichas técnicas, entre ellas, la calidad del producto a adquirir, su rendimiento o duración en el proceso productivo o para su comercialización.

3. La información sobre fabricantes homologados será incluida en el Directorio de Proveedores.

6. DE LA PLANEACIÓN CONTRACTUAL

6.1. Instrumentos para la Planeación Contractual

Salvo que medien circunstancias de apremio inminente debidamente justificados, todo trámite contractual que se adelante deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al cumplimiento de la misión y al logro de los fines de la Empresa, para lo cual se utilizarán los siguientes instrumentos de planeación y programación contractual:

1. Plan de compras o plan anual de adquisiciones.

2. Estudios y documentos previos.

6.2. Plan de Compras o plan Anual de Adquisiciones

6.2.1. Elaboración del Plan de compras o Plan Anual de Adquisiciones:

La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de bienes y servicios se deberá realizar en el último trimestre del año. La consolidación y aprobación de tal instrumento deberá tener lugar a más tardar antes del 31 de enero de cada vigencia fiscal.

Por regla general solo podrán celebrarse aquellas contrataciones que se encuentren recogidas en el Plan Anual de Adquisiciones respectivo. De manera excepcional, cuando medien causas sobrevinientes debidamente justificadas, que demandan el aprovisionamiento de un bien, obra o servicio que no se encuentre incluido en el Plan, podrá adelantarse la contratación correspondiente, dejándose, en todo caso, constancia fundamentada alrededor de estas circunstancias en el Estudio Previo. En estos eventos, el plan de adquisiciones será ulteriormente actualizado.

Para los efectos de la confección del Plan Anual de Adquisiciones, INDUMIL atenderá lo ordenado por el segundo inciso del artículo 2 del Decreto 142 de 2023 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Bajo las directrices de los planes operativos y de acción y con sujeción al sistema presupuestal de la Empresa, se incluirá dentro del plan de compras las compras planeadas que se requieran efectuar para periodos superiores a una vigencia fiscal cuando las condiciones técnicas del sector x xxx xxxxxxx así lo requieran y las prioridades de abastecimiento de la entidad así lo exijan.

6.2.2. Procedimiento para la Adopción del Plan de Compras o Plan Anual de Adquisiciones.

1. Dentro del periodo establecido en cada vigencia fiscal las diferentes áreas de la entidad deberán definir las adquisiciones necesarias para el cumplimiento de sus objetivos, así como el valor de referencia de las mismas las cuales serán presentadas a la Oficina de Planeación para su consolidación de acuerdo a los lineamientos establecidos internamente.

2. Con la información recibida la Oficina de Planeación elaborará el plan de necesidades y lo remitirá a la Gerencia Administrativa, quien con base en esta información elaborará el Plan de Compras cuya aprobación será efectuada por la Vicepresidencia Corporativa.

3. Aprobado por la Vicepresidencia Corporativa, el plan de compras será remitido para la firma del Presidente y posterior publicación.

6.2.3. Procedimiento para la Modificación del Plan de Compras o Plan Anual de Adquisiciones.

1. Cuando quiera que un área de INDUMIL evidencie la necesidad de efectuar modificaciones al Plan de compras o Plan Anual de Adquisiciones, deberá solicitar su modificación mediante documento escrito en el que se explique y justifique lo que corresponda.

2. Para la modificación del plan de adquisiciones, la Vicepresidencia respectiva solicitará la modificación del plan de necesidades ante la Oficina de Planeación, lo que será remitido a la Gerencia Administrativa para su revisión y ajuste del plan de compras o plan anual de adquisiciones y se someterá a aprobación de la Vicepresidencia Corporativa para firma del Presidente.

6.3. Estudios y Documentos Previos

6.3.1. Contenido y Alcance de los Estudios y Documentos Previos

Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos que sirvan de soporte para la elaboración de las bases de cada contratación, de manera que los elementos del negocio a realizar se encuentren reflejados en los mismos

El contenido de los estudios y documentos será el siguiente:

1. Área solicitante: En el estudio previo se identificará el área, dependencia o grupo de trabajo que solicitó la contratación.

2. Fecha: En el estudio previo se consignará la fecha de elaboración del documento.

3. Descripción de la necesidad: corresponde a la necesidad que se persigue satisfacer por medio del contrato solicitado definida con base en los planes operativos, de acción, producción, mantenimientos, ventas, compras e inversión y demás que incidan en la determinación de la misma.

4. Descripción del bien, obra o servicio: En el estudio previo se describirá técnicamente los bienes, obras o servicios cuya contratación se solicita para satisfacer la necesidad identificada especificando sus plazos y condiciones de entrega o suministro.

5. Valor aproximado del contrato: Para determinar el valor aproximado de la contratación podrá acudirse a mecanismos tales como:

5.1. Análisis de precios históricos: Para objetos diferentes a los servicios intelectuales, si se ha realizado la adquisición del mismo bien o servicio con las mismas características técnicas, para determinar el valor del contrato, se tomará el valor del último o últimos contratos y se le incrementará como mínimo el IPC de las vigencias correspondientes, salvo que haya circunstancias específicas xx xxxxxxx que acrediten un incremento mayor.

5.2. Consulta de bases de datos especializadas: De existir bases de datos especializadas que determinen los rangos del valor xx xxxxxxx de un bien o servicio, su consulta será soporte suficiente para determinar el valor del contrato u oferta mercantil, siempre y cuando coincidan las características técnicas del bien, servicio u obra a adquirir. En estos

eventos, será necesario referenciar la base de datos consultada en el documento que soporte el estudio xx xxxxxxx.

5.3. Otros mecanismos: cualquier otro que permita establecer el promedio de los precios xxx xxxxxxx, incluyendo la solicitud de cotizaciones.

6. Análisis del sector: con el fin de conocer las condiciones de la oferta y la demanda de los bienes, obras o servicios a adquirir, se realizará un análisis del sector relativo al contrato, para lo que será necesario desarrollar los siguientes temas:

6.1. Descripción de los aspectos generales relacionados con el contrato a celebrar, en desarrollo de lo cual se especificará:

a) El contexto económico de la adquisición, teniendo en cuenta uno o varios de los siguientes aspectos que pueden llegar a afectar el entorno del aprovisionamiento: los agentes del sector; gremios y asociaciones; cifras de ventas; perspectivas de crecimientos; variables económicas (inflación, tasa de cambio); cadena de producción; materias primas y su variación de precios; dinámica de importaciones, exportaciones; y, las demás que llegasen a estimarse pertinentes.

b) El contexto de las condiciones técnicas y tecnológicas.

c) El contexto regulatorio del bien, tanto desde la perspectiva de la regulación de la actividad como de sus normas técnicas.

d) Los demás que se consideren relevantes.

6.2. Estudio de la oferta, en desarrollo de lo cual deberá especificarse:

a) Identificación de potenciales proveedores, así como sus principales características, para lo que se podrán realizar las “ferias de negocios inclusivas” a las que se refiere el artículo 3 del Decreto 142 de 2023.

b) La dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios.

6.3. Estudio de la demanda, en desarrollo de lo cual deberá especificarse:

a) Dinámicas exitosas de adquisición de la entidad en el pasado.

b) Dinámicas exitosas de adquisición por parte de entidades estatales o empresas privadas.

c) La determinación razonada sobre si la adquisición a efectuar puede o no segmentarse a la luz de lo establecido en los artículos 31,32 y 33 de la Ley 2069 de 2020 y en el Decreto 142 de 2023.

7. Obligaciones: En el estudio previo se indicarán las obligaciones que las partes del futuro contrato deberán ejecutar.

8. Criterios de habilitación de los oferentes: Por virtud del principio de igualdad, los requisitos habilitantes deberán ser adecuados y proporcionales al objeto de la contratación, propiciando la mayor posibilidad de competir a los interesados.

Durante la fijación de los requisitos habilitantes de cada proceso, deberá cumplirse con lo dispuesto en la Ley de emprendimiento (L 2069 de 20202) y su reglamentación (Decretos 1831 y 1860 de 2021 y 143 de 2023), como consecuencia de lo cual, en éste acápite del estudio previo deberá:

a) Fijarse condiciones habilitantes diferenciales para incentivar la participación en los procesos por parte de empresas de mujeres con domicilio en Colombia.

b) Fijarse condiciones habilitantes para incentivar la participación de las Mipyme domiciliadas en Colombia.

9. Criterios de selección: Para el caso de las modalidades de selección competitivas, en el estudio previo se consignarán los criterios de selección del oferente más favorable para la entidad, debiéndose observar las reglas sobre “puntajes adicionales” en beneficio de los emprendimientos o empresas de mujeres, así como los previstos en la Ley 816 de 2003 y todos aquellos que llegaren a especificarse en normas especiales.

10. Plazo: corresponde al definido a partir de la satisfacción de la necesidad y con base en las condiciones xxx xxxxxxx como el termino estimado de ejecución del contrato indicando si el mismo será total o parcial con base en las condiciones de las entregas.

11. Análisis de riesgo: En el estudio previo se consignará el análisis de riesgo de la contratación a adelantar. La Oficina de Planeación emitirá los lineamientos y

brindará el acompañamiento necesario en la elaboración de la matriz de riesgos cuando los estructuradores así lo requieran.

12. Garantías: En el estudio previo se determinarán las garantías a solicitarse al futuro contratista, en armonía con lo establecido en el presente Manual, teniendo en cuenta los bienes o servicios a adquirir.

13. Supervisión: En el estudio previo se indicará si el futuro contrato tendrá supervisión o interventoría y se contemplarán las condiciones generales requeridas para las mismas.

En relación con esta materia, téngase en cuenta lo siguiente:

a) Cuando el valor estimado de la contratación sea superior a tres mil (3000) salarios mínimos mensuales legales mensuales vigentes (SMMLV), con independencia de la modalidad de selección, se efectuará un pronunciamiento sobre la necesidad de contar o no con interventoría.

b) A criterio del Comité estructurador, cuando por la complejidad del objeto se estime necesario efectuar un análisis alrededor de contar con interventoría, en el documento de Estudios Previos se efectuará un pronunciamiento sobre este particular.

14. Liquidación: En el estudio previo se establecerá el término en que habrá de efectuarse la liquidación bilateral.

15. Firma: El estudio previo será suscrito por el responsable del área solicitante, o los miembros del Comité Estructurador según sea el caso.

Para el desarrollo de aquellos aspectos de naturaleza jurídica que deban incorporarse en el estudio, se contará con el apoyo consultivo de la Dirección de Contratos.

6.3.2. Contenido y Alcance de los Estudios Previos Simplificados

Cuando la cuantía estimada de la adquisición no exceda la suma de cien (100) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV), el Estudio Previo contendrá, al menos, lo siguiente:

1. La necesidad a satisfacer con el aprovisionamiento, en conjunto con la descripción del bien, obra o servicio a adquirir.

2. El presupuesto aproximado del contrato que se determinará de conformidad con lo previsto en el numeral precedente.

3. El análisis del sector, para lo cual bastará con revisar las condiciones particulares de otras contrataciones similares, sin perjuicio de la posibilidad de requerir mayor información por tratarse de un aprovisionamiento clave para la gestión de la entidad. En todo en esta clase de estudios previos deberá:

a) Determinarse si la adquisición puede o no segmentarse en cumplimiento de lo establecido en los artículos 31,32 y 33 de la Ley 2069 de 2020 y en el Decreto 142 de 2023;

b) Establecerse los requisitos habilitantes diferenciales a los que se refieren estas normas;

c) Incorporar una explicación razonada sobre la conveniencia y oportunidad de establecer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos, por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional.

4. Otros aspectos sobre los cuales se estime conveniente y necesario dejar constancia escrita y fundamentada.

7. GARANTÍAS Y MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO

En los estudios y documentos previos se señalará qué tipo de garantía o mecanismo de cobertura del riesgo se podrá utilizar para amparar la seriedad de los ofrecimientos y la ejecución de los contratos. En relación con las vigencias, las mismas deberán tener en cuenta las condiciones xxx xxxxxxx asegurador y por lo mismo, se podrá contemplar la posibilidad de admitir una vigencia inicial con prórrogas o renovaciones sucesivas.

7.1. Garantías Admisibles

Serán admisibles, entre otros, los siguientes tipos de garantías y mecanismos de cobertura del riesgo:

1. Póliza de seguros

2. Garantías bancarias

3. Cartas de Crédito Contingentes (stand by)

4. Fiducia en Garantía

Los amparos, riesgos y porcentajes de cobertura serán señalados en los estudios previos de cada proceso, en los casos en que se requiera garantía.

La no presentación de la garantía de seriedad del ofrecimiento será subsanable, siempre y cuando la vigencia xxx xxxxxx se extienda desde la fecha de presentación de la oferta.

7.2. Régimen de las Pólizas.

En los términos señalados a continuación los contratistas prestarán garantía para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Los proponentes prestarán garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos.

Las pólizas a que refiere este apartado corresponden a las de Cumplimiento ante Entidades Públicas con Régimen Privado de Contratación.

7.2.1. Condiciones Generales:

1. Los riesgos identificados durante la planeación del contrato deben ser amparados cuando quiera la cuantía estimada del contrato supere los 100 SMMLV, o en aquellos eventos en que la cuantía sea inferior, cuando se estime conveniente.

2. Previa justificación razonada en el Estudio Previo, se podrá prescindir de la constitución de garantías en los siguientes eventos:

a) Los contratos cuya cuantía sea inferior a 100 SMMLV a menos que se considere conveniente solicitarlas en atención a la complejidad del objeto, sobre lo cual habrá de obrar constancia fundamentada en los Estudios Previos;

b) En los contratos de donación, en los

convenios o contratos interadministrativos y en los contratos de arrendamiento.

c) Cuando medie una circunstancia objetiva que determine la conveniencia o la necesidad de prescindir de la solicitud de constituir garantías

d) Se podrán exceptuar de garantías las compras internacionales, cuando quiera que se adopten otros mecanismos que protejan el patrimonio de la entidad, y que faciliten la interacción de INDUMIL con proveedores internacionales reconocidos.

3. El contratista deberá mantener vigentes las garantías por el plazo del contrato, si es del caso, y el término de la liquidación.

4. El contratista deberá adicionar su valor, ampliar su vigencia o ajustar las condiciones de la garantía, cuando se incremente su valor o se aumente el plazo de las mismas, o se adicione el objeto o incluyan nuevas obligaciones y reponerlas cuando sean afectadas por siniestros.

7.2.2. Efectividad de la Póliza.

Para hacer efectiva esta clase de garantías, se procederá por la vía de la reclamación, de conformidad con lo señalado en los artículos 1077 y siguientes del Código de Comercio y siguiendo el procedimiento establecido en la respetiva póliza.

Para efectuar esta reclamación, se podrá contar con el apoyo, soporte y acompañamiento xxx xxxxxxxx de seguros de INDUMIL, desde que tales labores se encuentren incluidas dentro del alcance de sus obligaciones.

7.2.3. Precontractuales - Garantía de Seriedad de la Oferta.

Dentro de las invitaciones a ofertar, según valoración que se efectúe dentro de los Estudios Previos, INDUMIL solicitará que los proponentes constituyan a su favor una garantía de seriedad expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia por un valor mínimo xxx xxxx por ciento (10%) del monto de la propuesta o del valor del presupuesto oficial de la invitación y su vigencia se extenderá hasta la expedición de la garantía que ampara los riesgos propios del contrato.

Su vigencia habrá de comprender el plazo fijado en las bases, y si es del caso se deberá prorrogar.

La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción (consecuencia) derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la aceptación de la oferta o para suscribir el contrato es prorrogado, desde que la ampliación se encuentre dentro del término de vigencia de la oferta.

2. La revocatoria de la oferta una vez se haya producido el cierre dentro de la respectiva invitación a ofertar.

3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente al que se le haya aceptado el ofrecimiento, cuando quiera que por la modalidad de selección aplicada se requiera esta solemnidad. Cuando el proponente al que le haya sido aceptado el ofrecimiento, y con quién se hubiera perfeccionado el contrato, no constituya la garantía de cumplimiento del contrato.

7.2.4. Contractuales

1. Aspectos generales:

a) Para el inicio del plazo de ejecución del contrato se requerirá que la garantía de cumplimiento se encuentre aprobada por la entidad.

b) Los amparos contenidos en la garantía que ha de constituir el contratista en favor de INDUMIL habrán de tener una vigencia temporal de cobertura que comprenda desde el inicio de la ejecución, hasta el vencimiento del plazo previsto para la liquidación.

En el evento en que no sea necesario liquidar, hasta el término de 6 meses contados a partir del vencimiento del plazo de ejecución.

c) Una vez celebrado el contrato, salvo que se haya previsto estipulación diversa, el contratista deberá aportar la garantía dentro del plazo fijado en las bases del proceso.

Vencido el anterior plazo, sin que el contratista haya presentado la garantía ante la entidad, se le efectuarán descuentos del 0.1% del valor del contrato por cada uno de los días en que permanezca en estado de incumplimiento en lo que respecta a esta obligación, los que se entienden autorizados por el contratista al suscribir el contrato. Para estos efectos se tendrá en cuenta que el valor máximo del descuento será hasta del 1% del valor del contrato, el que se descontará de la primera factura o cuenta de cobro que presente el

contratista o en la liquidación respectiva. Estos descuentos serán aprobados por la Dirección de contratos.

d) El trámite de aprobación será sustanciado por la Dirección de Contratos. La aprobación será impartida por el ordenador de gasto que resulte competente.

En tratándose de contratos de competencia de la Presidencia, según lo señalado en el numeral 23 del artículo 9 del Decreto 156 de 2022, la Oficina Legal será la encargada de revisar las pólizas para que la presidencia le imparta su aprobación.

INDUMIL, de mediar razones que así lo aconsejen, podrá solicitar que los montos de los amparos se constituyan por un valor superior o inferior a lo señalado en los numerales subsiguientes.

Dentro de la planeación se determinarán los riesgos que deberán encontrarse cubiertos por la garantía de cumplimiento, con el objeto de determinar la solicitud de los siguientes amparos:

2. Amparos

INDUMIL, de mediar razones que así lo aconsejen, podrá solicitar que los montos de los amparos se constituyan por un valor superior o inferior a lo acá señalado.

Dentro de la planeación se determinarán los riesgos que deberán encontrarse cubiertos por la garantía de cumplimiento, con el objeto de determinar la solicitud de los siguientes amparos:

2.1. Cumplimiento:

a) Objeto

El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a INDUMIL de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones derivadas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado.

Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las sanciones y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

b) Cuantía y vigencia

Por un monto mínimo xxx xxxx por ciento (10%) del valor del contrato. Dicha garantía deberá estar vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo o hasta el recibo a satisfacción cuando se trate de contratos que no requieren de liquidación.

2.2. Calidad del Servicio:

a) Objeto

El amparo de calidad del servicio cubre a INDUMIL como contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

b) Cuantía y vigencia

Por un monto mínimo del veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Dicha garantía deberá estar vigente desde la suscripción del contrato hasta el plazo señalado en el estudio previo.

2.3. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.

a) Objeto

El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a INDUMIL como contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

b) Cuantía y vigencia

INDUMIL determinará el valor de esta garantía, teniendo en cuenta el objeto, valor y naturaleza de las obligaciones que se deriven del contrato. El porcentaje se fijará teniendo en cuenta lo determinado en el Estudio Previo, y se consagrará en las

bases o sus equivalentes. Dicha garantía deberá estar vigente desde la suscripción del contrato hasta el plazo señalado en el estudio previo.

2.4. Pago de salarios y Prestaciones Sociales:

a) Objeto

El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a INDUMIL como contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional.

Esta garantía no se aplicará para los contratos que se ejecuten en su totalidad fuera del territorio nacional por personal contratado bajo un régimen jurídico distinto al nacional.

b) Cuantía y vigencia

En el evento en que, en desarrollo del contrato, el contratista deba emplear terceras personas dicha garantía deberá constituirse por lo menos por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato o aceptación de la oferta, si es del caso. Su vigencia deberá comprender desde la suscripción del contrato, extendiéndose durante su término de duración y tres (03) años más.

2.5. Responsabilidad civil extracontractual:

a) Objeto:

El amparo de responsabilidad civil extracontractual protege a INDUMIL de reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. Sólo se exigirá cuando terceros ajenos al contrato pudieren resultar afectados por su ejecución.

En el evento en que se exija la constitución de esta garantía, la misma deberá cubrir, adicionalmente, los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro propio con el mismo objeto y que INDUMIL sea el asegurado.

b) Cuantía y vigencia

Tal garantía deberá constituirse por el cinco (5%) del valor del contrato, y deberá estar vigente desde la suscripción del contrato y hasta la liquidación del mismo o hasta el recibo a satisfacción cuando se trate de contratos que no requieren de liquidación.

2.6. Estabilidad de la obra:

a) Objeto:

El amparo de estabilidad de la obra tiene por objeto proteger al INDUMIL como contratante, de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

b) Cuantía y vigencia:

El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (05) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

7.2.5. Pos Contractuales

1. El contratista, para la liquidación del contrato, o previo a la suscripción del acta de recibo a satisfacción cuando quiera que no se requiera de liquidación, extenderá la garantía que avale las obligaciones que, a título enunciativo, se señalan a continuación:

a) Garantía por defectos en la construcción.

b) Saneamiento de la obra, así como de los bienes y servicios prestados (garantía).

c) Provisión de repuestos y accesorios.

d) Xxxxxxxx indemne al INDUMIL de las acciones laborales que puedan intentar contra ella los trabajadores de la contratista, con fundamento en la acción que contra la entidad estatal autoriza el artículo 34 numeral 1° del Código Sustantivo del Trabajo.

2. Términos para la extensión de la garantía.

Para la garantía de obligaciones pos contractuales el contratista extenderá la garantía de cumplimiento por él constituida, así:

a) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados:

Extenderá su vigencia por un término de hasta tres (03) años, o, en su defecto, por el término de garantía pactado en el contrato o el legalmente obligatorio.

INDUMIL determinará el periodo de extensión de esta garantía, en función del objeto, valor y naturaleza de las obligaciones derivadas del contrato.

El anterior término se contará desde la suscripción del acta de liquidación, o la de recibo a satisfacción.

b) Estabilidad de la obra:

Se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad por un término de hasta cinco (05) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

c) Provisión de Repuestos y Accesorios:

El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato; con vigencia igual o inferior a la garantía otorgada por el fabricante, contado a partir de la fecha de entrega de los bienes o terminación del contrato o aceptación de oferta comercial. El contratista o proveedor debe responder por la garantía mínima presunta por vicios ocultos, por garantizar el buen funcionamiento de los bienes suministrados, por la estabilidad de la obra o por asegurar el suministro de repuestos y accesorios.

8. POLÍTICA DE MANEJO DE RIESGOS

8.1. Distribución de Riesgos Previsibles

Según las particularidades y naturaleza de cada contrato, los estudios previos a que se refiere el presente Manual establecerán los mecanismos para la mitigación del impacto de los riesgos previsibles y de su cobertura, así como su asignación entre las partes del contrato, identificando las principales variables que afectan o pueden llegar a afectar la ejecución de las obligaciones convenidas.

Es obligación de los interesados en presentar ofertas, revisar la asignación de riesgos previsibles contenida en las bases de las invitaciones que INDUMIL les formule para participar en los procesos de invitación a presentar ofertas o subastas a que se refiere el presente Manual. La presentación de la oferta supone la aceptación por parte del oferente de la distribución de riesgos establecida en la invitación a ofertar.

8.2. Criterios para la Distribución de los Riesgos Previsibles

Para la distribución de los riesgos previsibles y su regulación en los respectivos contratos, la Empresa aplicará los siguientes criterios:

1. Capacidad de las partes para evaluarlos, controlarlos y administrarlos, y;

2. Capacidad para acceder a los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.

Cuando el contrato se vea afectado por el acaecimiento de riesgos imprevistos o imprevisibles se dará aplicación al artículo 868 del Código de Comercio.

9. DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS EN INDUMIL

9.1. Naturaleza Jurídica de las Modalidades de Selección

INDUMIL comunicará o publicará, en los términos establecidos en el presente Manual, INVITACIONES A OFERTAR para que los interesados presenten sus propuestas de contratación de conformidad con las reglas señaladas en cada certamen.

En consecuencia, en tanto las invitaciones a ofertar no son una oferta de contrato, INDUMIL tan sólo estará en el deber de estudiar los ofrecimientos, sin que le resulte obligatorio aceptar alguna de las ofertas presentadas, pudiendo, abstenerse de

aceptar oferta y celebrar el contrato cuando medien circunstancias objetivas y de interés público o empresarial que justifiquen dicha decisión.

En aplicación del principio de buena fe precontractual, de optarse por la aceptación de una oferta mercantil, dicha decisión tendrá como motivación la estricta aplicación de las reglas de habilitación y calificación previstas en las respectivas bases o su documento equivalente, en desarrollo de lo previsto en el presente Manual.

Al presentar sus ofrecimientos, los proponentes aceptan:

1. Que conocen y aceptan los términos del presente Manual de Contratación.

2. Que conocen y aceptan el contenido preciso de las invitaciones y las bases del respectivo proceso de selección.

3. Que conocen y aceptan que la Industria Militar no está obligada a aceptar ninguna oferta durante el proceso, de conformidad con las previsiones del presente Manual de Contratación.

4. La Industria Militar no considerará aquellas propuestas que se aparten de las condiciones y requerimientos descritos en las invitaciones y sus bases en aspectos de fondo o sustantivos, contengan condicionamientos u omitan algún elemento esencial del futuro contrato, tales como plazos, forma o cantidades de entrega de bienes o prestación de servicios.

En el curso de un proceso de selección INDUMIL se reserva el derecho de cancelar o suspender, el certamen contractual en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, jurídicas, xx xxxxxxx, de fuerza mayor, orden de autoridad competente, acto irresistible de terceros o razones de utilidad, conveniencia corporativa o cualquier otra circunstancia. La decisión de suspensión o cancelación del certamen será informada a los interesados u oferentes

9.2. Disposiciones Generales

9.2.1. Previsiones Generales para el Adelantamiento del Trámite de Selección de Contratistas

Para el trámite de selección de contratistas, en cualquiera de sus modalidades, se tendrá en cuenta, las siguientes previsiones:

1. Acto de declaratoria de Apremio Inminente: Documento expedido de manera exclusiva por el representante legal de la Industria Militar, que acredita situaciones excepcionales que evidencian la imposibilidad de celebrar un contrato acudiendo a las modalidades ordinarias de selección fijadas en el presente Manual, en consideración a lo cual, los bienes, obras o servicios requeridos podrán ser adquiridos en uso de la modalidad de negociación directa.

2. Aviso de convocatoria limitada a MIPYME: En observancia de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020, si dentro de las condiciones del aprovisionamiento se verifican los supuestos legales y reglamentarias que posibiliten la convocatoria limitada a MIPYME se elaborará y publicará un aviso de convocatoria, en el que se señalará de manera expresa que su objeto consiste en recibir, a más tardar hasta el tercer día hábil siguiente a su publicación, al menos, dos (2) manifestaciones de interés de MIPYME, para limitar el certamen a futuros oferentes pertenecientes a esta categoría de proveedores.

En la invitación ulterior se mencionará si el trámite de la modalidad de selección se encuentra limitado a MIPYME, por haberse recibido las manifestaciones de interés requeridas durante la convocatoria, de conformidad con lo consagrado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020.

De conformidad con lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 y en su reglamentación, si dentro de las condiciones del aprovisionamiento se verifican los supuestos legales y reglamentarias que posibiliten la convocatoria limitada MIPYME, se elaborará y publicará, por parte de la Dirección de Compras, un aviso de convocatoria,que contendrá la siguiente información:

a. Objeto a contratar.

b. La modalidad de selección que se utilizará.

c. El presupuesto oficial del certamen.

d. El lugar electrónico donde puede consultarse el proyecto de términos de referencia y el estudio previo.

e. Se señalará de manera expresa que, el objeto de la convocatoria consiste en recibir, a más tardar hasta el tercer día hábil siguiente a su publicación, al menos, dos (2) manifestaciones de interés de MIPYME, para limitar el certamen a esta categoría de proveedores.

f. La indicación de los documentos que deben adjuntarse con la manifestación deinterés con la finalidad de acreditar la calidad de MIPYME.

Parágrafo: De acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015, como fuera modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, INDUMIL, en tratándose de modalidades de selección que permitan pluralidad de oferentes, limitará la respectiva convocatoria a las Mipyme colombianas con mínimo un (1) año de existencia, cuando concurran los siguientes requisitos:

a) Valor: Cuando el valor estimado del contrato sea menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

b) Solicitudes: Cuando se hayan recibido solicitudes de por lo menos dos (2) Mipyme colombianas para limitar la convocatoria a Mipyme colombianas.

La Mipyme acreditará su tamaño empresarial de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015.

3. Cancelación o suspensión de la invitación a ofertar: Declaración de voluntad de INDUMIL que constará en documento motivado y tiene por objeto hacer desaparecer los efectos del inicio de la invitación a ofertar o suspender los mismos. Dada la naturaleza jurídica de las invitaciones a ofertar, para proceder a su cancelación o suspensión no se requerirá del consentimiento o aquiescencia de quienes hayan presentado oferta mercantil ni dicha actuación generará derecho a obtener indemnización de perjuicios de ninguna clase.

La cancelación o suspensión procederá cuando medien circunstancias objetivas y de interés público o empresarial que justifiquen dicha decisión. De esta forma, INDUMIL se reserva el derecho de cancelar o suspender, el certamen contractual en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, jurídicas, xx xxxxxxx, de fuerza mayor, orden de autoridad competente, acto irresistible de terceros o

razones de utilidad, conveniencia corporativa o cualquier otra circunstancia. La decisión de suspensión o cancelación del certamen será informada a los interesados u oferentes.

4. Declaratoria de cierre: Declaración unilateral de voluntad, que constará en documento motivado, por medio de la cual, de mediar circunstancias que imposibilitan la selección objetiva, se decide no aceptar ninguna de las ofertas mercantiles recibidas. Este acto resulta igualmente procedente cuando quiera que la entidad no reciba ofertas dentro del certamen.

5. Requisitos de orden presupuestal: Para iniciar el trámite de cualquier aprovisionamiento, que implique la xxxxxxxx de recursos pecuniarios, se requerirá contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de Vigencias Futuras, según el caso.

De conformidad con la normatividad vigente, cuando sea necesario asumir compromisos que cubran varias vigencias fiscales se deberá obtener previamente la autorización de vigencias futuras por parte de la Junta Directiva.

Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre de cada año, caducan sin excepción. En los casos de las modalidades de selección competitivas, se entienden utilizados los cupos anuales de vigencias futuras cuando se haya publicado o comunicado la Invitación a Ofertar.

6. Saneamiento: Por virtud del principio de eficacia, los servidores e intervinientes dentro de la actividad contractual de INDUMIL sanearán aspectos concernientes a la tramitación de una modalidad de selección con la finalidad de lograr la aceptación de las ofertas mercantiles. En ese sentido, advertido un defecto durante el curso de cualquiera de las modalidades de selección, se podrá, mediante decisión motivada, volver a la etapa dónde este se presentó, con miras a surtir el trámite defectuoso o pretermitido. En todo caso la duración del trámite de la modalidad de selección no excederá el de validez de las ofertas.

La posibilidad de sanear el trámite de una modalidad de selección, está sujeta a la verificación de los siguientes presupuestos:

a) Temporal: Una vez analizada la forma de efectuar el saneamiento o corrección de un vicio advertido, habrá lugar a determinar si las ofertas mercantiles presentadas con ocasión del certamen se encuentran actualmente vigentes, y que

lo seguirán estando para el momento en que habría de tener lugar su aceptación por parte de la entidad.

De ser necesario, para poder efectuar el saneamiento del certamen, se podrá solicitar, en igualdad de condiciones a todos los participantes, la ampliación del término de vigencia de las ofertas.

b) Sustancial: Si durante el trámite de la modalidad de selección ya tuvo lugar el vencimiento del término máximo establecido para la presentación de ofertas, el saneamiento no podrá implicar retrotraerse a una etapa precedente que pudiese posibilitar la presentación de nuevas ofertas, o el cambio o modificación de aspectos concernientes a la calificación y asignación de puntaje.

Ante la ausencia de estos presupuestos que posibiliten la viabilidad del saneamiento, se procederá, de manera motivada, a la cancelación del certamen, de conformidad con lo previsto en este Manual de Contratación.

9.2.2. Aspectos a Tener en Cuenta para Honrar la Ley de Emprendimiento y sus Reglamentos

1. De conformidad con lo señalado en el artículo 2° del Decreto 142 de 2023, modificatorio del artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2025, o la norma que lo modifique o sustituya, en la planeación de la contratación se procurará promover la división de Procesos de Contratación en lotes o segmentos en los que se facilite la participación de las Mipymes.

Para la división del proceso de contratación en lotes o segmentos que faciliten la participación de las MiPymes se tendrán en cuenta los criterios señalados en el artículo 6 del Decreto 142 de 2023, que adicionó el el artículo 2.2.1.2.4.2.19 a la Subsección 2 de la Sección 4 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, o aquella que lo modifique o sustituya.

2. Las Mipyme son las Micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

De conformidad con lo señalado en el Decreto 142 del 1° de febrero de 2023, o la norma que lo modifique o sustituya, dentro de las Mipymes se encuentran comprendidas:

a) Las cooperativas de acuerdo con los requisitos del artículo 23 de la Ley 2069 de 2020, o las que se constituyan como entidades de economía solidaria de

acuerdo con los requisitos del artículo 6 de la Ley 454 de 1998 o la norma que las modifique;

b) Las asociaciones conformadas por sujetos de especial protección constitucional, asociaciones de pequeños productores locales y productores locales agropecuarios cuyos sistemas productivos pertenezcan a la agricultura campesina, familiar y comunitaria, en los términos previstos en el artículo 23 de la Ley 2069 de 2020, el artículo 2 de la Ley 590 de 2000 y por el Decreto 957 de 2019 o las normas que los modifiquen.

3. De conformidad con lo señalado en el artículo 4° del Decreto 142 de 2023, que modificó el el artículo 2.2.1.1.2.2.2. de la Subsección 2 de la Sección 2 del Capítulo 1 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas No Uniformes a través de Acuerdos Marco de Precios e Instrumentos de Agregación de Demanda, de estimarse conveniente y necesario, se podrá optar por procurarse el aprovisionamiento mediante el adelantamiento de los trámites de la operación secundaria, en los términos señalados en el respectivo Acuerdo Marco.

4. De conformidad con lo señalado en el artículo 13 del Decreto 142 de 2023, que adicionó el el artículo 2.2.1.2.1.5.6. a la Subsección 5 de la Sección 1 del Capítulo2 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, para las adquisiciones de bienes y servicios con características técnicas no uniformes que puedan ser provistos por Mipymes, se podrá adherir al catálogo elaborado por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente.

5. De conformidad con lo señalado en el artículo 12 del Decreto 142 de 2023, que modificó el el artículo 2.2.1.2.1 .5.4. de la Subsección 5 de la Sección 1 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, o la que lo modifique o sustituya, se podrán realizar compras en los catálogos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

6. Se podrán realizar consultas al mercado desarrollando Ferias de Negocios Inclusivas, conforme a lo previsto en el artículo 3° del Decreto 142 de 2023, como adicionara el el artículo 2.2.1.1.1.6.8. a la Subsección 6 de la Sección 1 del Capítulo1 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, o la norma que lo modifique o sustituya.

7. De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, se incluirán

condiciones habilitantes para incentivar los emprendimientos y empresas de mujeres con domicilio en el territorio nacional, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no sean empresas o emprendimientos de mujeres

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, los criterios habilitantes diferenciales, se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura

8. Para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 2° del Decreto 1860 de 2021, con excepción de los procedimientos donde el menor precio ofrecido sea el único factor, se fijará un puntaje adicional de hasta el cero punto veinticinco por ciento (0.25%) del valor total de los puntos establecidos en las bases, a los proponentes que acrediten ser un emprendimiento o empresa de mujeres, conforme a las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.2.4.2.14 del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, el puntaje adicional se asignará si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura

9. Para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, se incluirán los requisitos diferenciales y puntajes adicionales dirigidos a empresas o emprendimientos de mujeres, de acuerdo con los resultados del análisis del sector, desde la perspectiva del estudio de la oferta de las obras, bienes o servicios que requiere.

10. De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, previo análisis de su oportunidad y conveniencia, se podrá fomentar la ejecución de los contratos por parte de población en pobreza extrema,

desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional, estableciéndose que los contratistas destinen al cumplimiento del objeto contractual la provisión de bienes o servicios en un porcentaje que no será superior al diez por ciento (10%) ni inferior al cinco por ciento (5%) de lo requerido para su ejecución.

11. Para los efectos de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 y el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, se efectuará un análisis alrededor de la conveniencia y oportunidad de establecer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional.

12. De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, de haberse estatuido dentro de las bases, o sus equivalentes, la obligación a cargo del contratista de proveer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional, se establecerá esta obligación en la minuta del contrato y se precisaran las sanciones pecuniarias derivadas de su incumplimiento injustificado.

13. En observancia del principio de imparcialidad, las reglas de desempate observarán lo señalado en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 en conjunto con lo reglado en el artículo 2.2.1.2.4.2.17. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021.

14. De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.18.del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, salvo que se esté en frente de una convocatoria limitada a Mipyme, se incluirán condiciones habilitantes para incentivar la participación de las Mipyme domiciliadas en Colombia, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no xxxx Xxxxxx.

15. De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2° del artículo 2.2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, los criterios habilitantes

diferenciales, se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita la calidad de Xxxxxx y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura.

16. De acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015, como fuera modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, en tratándose de modalidades de selección que permitan pluralidad de oferentes, se limitará la respectiva convocatoria a las Mipyme colombianas con mínimo un (1) año de existencia, cuando concurran los siguientes requisitos:

b) Solicitudes: Cuando se hayan recibido solicitudes de por lo menos dos

(2) Mipyme colombianas para limitar la convocatoria a Mipyme colombianas.

La Mipyme acreditará su tamaño empresarial de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015.”

17. De acuerdo con lo señalado en el numeral 2° del artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015, como fuera modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, las solicitudes para limitar la convocatoria a Mipyme colombianas deben recibirse por lo menos un (1) día hábil antes de la expedición y publicación de la Invitación a Ofertar

18. De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.1.2.4.2.3. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, se podrán realizar convocatorias limitadas a Mipyme colombianas que tengan domicilio en los departamentos o municipios en donde se va a ejecutar el contrato. Cada Mipyme deberá acreditar su domicilio con los documentos a los que se refiere el artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015.

9.3. Documentos para la Gestión Contractual

9.3.1. Bases del certamen

En las bases del certamen deberán contener la siguiente información:

1. Descripción del bien o servicio: Que corresponderá a la descripción del bien o servicio a contratar consignada en el Estudio Previo.

2. Modalidad de selección: Que será determinada por el estructurador jurídico del proceso.

3. Criterios de habilitación: Por virtud del principio de igualdad, la subsanabilidad de los requisitos de habilitación es un derecho de los proponentes, que podrán ejercer en el plazo que establezca el requerimiento que haga la entidad o el establecido para el efecto en el cronograma del certamen.

Téngase en cuenta, adicionalmente, lo siguiente:

a) De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, se incluirán condiciones habilitantes para incentivar los emprendimientos y empresas de mujeres con domicilio en el territorio nacional, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no sean empresas o emprendimientos de mujeres

incluirán condiciones habilitantes para incentivar la participación de las Mipyme domiciliadas en Colombia, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no xxxx Xxxxxx.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2° del artículo 2.2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, los criterios habilitantes diferenciales, se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita la calidad de Mipyme y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura

4. Criterios de calificación: En los certámenes de contratación de INDUMIL solo se aplicarán, como aspectos ponderables, los criterios que posibiliten la escogencia de la mejor oferta. Para establecerlos se tendrá en cuenta:

a) Los requisitos calificables son aquellos aspectos contenidos en la oferta mercantil presentada ante INDUMIL que otorgan puntaje.

b) El propósito de la fijación de criterios de calificación consiste en aceptar la oferta mercantil que sea más conveniente para el INDUMIL y los fines perseguidos con la contratación, de manera que se logre extraer las mayores ventajas posibles derivadas de la competencia entre los partícipes del certamen.

c) Cuando quiera que se trate de un aprovisionamiento en el que se adquiera un bien de condiciones uniformes, el único criterio será el precio.

d) De no tratarse de un bien de condiciones uniformes, se deberá:

a. Efectuar la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen en su conjunto la mejor relación de costo-beneficio;

b. Para el trámite de una modalidad de selección que tenga como propósito la celebración de un contrato de consultoría, se podrá optar por no asignarle puntaje al ofrecimiento económico, sin que, en ningún caso, este pueda exceder del presupuesto oficial estimado, so pena de rechazo;

c. Se podrá calificar el ofrecimiento económico, sin que el puntaje que se asigne a este factor exceda la mitad de la suma total de puntos a otorgarse dentro de la calificación de la oferta mercantil.

e) Solo se determinará la asignación de puntajes adicionales dirigidos a determinados grupos poblacionales, o a determinadas categorías de organizaciones empresariales, cuando quiera que, por virtud de la ley y sus reglamentaciones, sean de obligatoria observancia y aplicación para entidades exceptuadas de aplicar el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Téngase en cuenta, adicionalmente, lo siguiente:

(i) Para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 2° del Decreto 1860 de 2021, con excepción de los procedimientos donde el menor precio ofrecido sea el único factor, se fijará un puntaje adicional de hasta el cero punto veinticinco por ciento (0.25%) del valor total de los puntos establecidos en las bases, a los proponentes que acrediten ser un emprendimiento o empresa de mujeres, conforme a las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.2.4.2.14 del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, el puntaje adicional se asignará si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de

mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura

(ii) En razón a lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, los puntajes adicionales por ostentar la categoría de Mipyme sólo se aplican en tratándose de entidades sometidas al Estatuto General de Contratación. En consecuencia, INDUMIL, por su régimen excepcional de contratación, no estará obligada a asignar puntajes adicionales para Mipyme

f) Se podrán incluir como criterios ponderables, criterios de sostenibilidad ambiental y social que redunden en un ofrecimiento más conveniente para la entidad y los fines por ella perseguidos con la contratación.

5. Criterios de desempate. En observancia del principio de imparcialidad, las reglas de desempate observarán lo señalado en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 en conjunto con lo reglado en el artículo 2.2.1.2.4.2.17. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021.

6. Otros criterios de fomento: En observancia de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 se dispondrá de mecanismos que fomenten en la ejecución de los contratos la provisión de bienes y servicios por población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y, sujetos de especial protección constitucional en las condiciones que señale el reglamento; siempre que se garanticen las condiciones de calidad y cumplimiento del objeto contractual.

De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, previo análisis de su oportunidad y conveniencia, se podrá fomentar la ejecución de los contratos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional, estableciéndose que los contratistas destinen al cumplimiento del objeto contractual la provisión de bienes o servicios en un

porcentaje que no será superior al diez por ciento (10%) ni inferior al cinco por ciento (5%) de lo requerido para su ejecución

7. Condiciones de la oferta: Las bases contendrán las condiciones para presentar un ofrecimiento e incluirán el termino mínimo de validez de la oferta.

8. Causales de rechazo: Por virtud del principio de eficacia no se rechazarán las ofertas por defectos puramente formales.

9. Valor estimado del contrato: Que corresponderá al valor estimado para la contratación en el Estudio Previo respectivo.

10. Reparto xx xxxxxx: En las bases se determinará el reparto de riesgos, cuando a ello haya lugar.

11. Garantías: En las bases se determinarán las garantías a solicitarse al futuro contratistas, cuando a ello haya lugar, de conformidad con lo consignado en el Estudio Previo.

12. Minuta del contrato: Hará parte de las bases el proyecto de minuta de contrato, la cual será susceptible de cambios.

13. Supervisión: En las bases se dejarán señaladas las condiciones generales de la supervisión o interventoría.

14. Liquidación: En las bases se determinará el término en que debe efectuarse la liquidación bilateral del contrato.

15. Cronograma: En las bases debe indicarse el cronograma del certamen.

9.4. Bases del Certamen para la Mínima Cuantía Contendrán al menos:

1. El objeto.

2. El plazo de ejecución.

3. El valor estimado y la forma de pago.

4. Los criterios de habilitación y selección.

Sobre el particular, téngase en cuenta, lo siguiente:

a) En observancia del principio de imparcialidad, las reglas de desempate observarán lo señalado en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 en conjunto con lo reglado en el artículo 2.2.1.2.4.2.17. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021.

b) De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.18.del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, salvo que se esté en frente de una convocatoria limitada a Mipyme, se incluirán condiciones habilitantes para incentivar la participación de las Mipyme domiciliadas en Colombia, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no xxxx Xxxxxx.

c) De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, se incluirán condiciones habilitantes para incentivar los emprendimientos y empresas de mujeres con domicilio en el territorio nacional, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no sean empresas o emprendimientos de mujeres

d) En la invitación simplificada, únicamente cuando INDUMIL opte por ponderar factores adicionales al precio, para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 2° del Decreto 1860 de 2021, se fijará un puntaje adicional de hasta el cero punto veinticinco por ciento (0.25%) del valor total de los puntos establecidos en los Bases del Certamen, a los proponentes que acrediten ser un emprendimiento o empresa de mujeres, conforme a las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.2.4.2.14 del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, el puntaje adicional se asignará si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura.

e) En razón a lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, los puntajes adicionales por ostentar la categoría de Mipyme sólo se aplican en tratándose de entidades sometidas al Estatuto General de Contratación. En consecuencia, INDUMIL, por su régimen excepcional de contratación, no estará obligada a asignar puntajes adicionales para Mipyme.

5. Las causales de rechazo.

6. El cronograma.

7. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

9.5. Modalidades de Selección.

La selección de los contratistas se realizará con observancia de los principios plasmados en este manual, de acuerdo a las necesidades a satisfacer y el objeto a contratar, y podrá desarrollarse mediante las modalidades definidas como:

1. Invitación Subasta Inversa.

2. Invitación Pública a Ofertar.

3. Invitación Directa a Ofertar.

4. Mínima Cuantía.

5. Acuerdos Marco de Precios - Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.

6. Acuerdos Marco Industria Militar

9.5.1. Invitación a Subasta Inversa

Procederá cuando la Industria Militar requiera la adquisición de bienes o servicios con características técnicas uniformes y de común utilización sin importar la cuantía.

Se entiende por bienes de características técnicas uniformes lo señalado en el literal A numeral 2 artículo 2do de la ley 1150 de 2007

9.5.1.1. Aspectos Particulares de la Subasta Inversa.

La subasta inversa se adelantará en los términos previstos en el artículo sexto del Decreto 1860 del 2021 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

En caso de que el bien o servicio de condiciones técnicas uniformes esté sometido a situaciones de control de precios o a mercados monopólicos u oligopólicos, que desnaturalicen el instrumento de la subasta inversa, aquel no podrá ser adquirido por este sistema. En consecuencia, se optará por acudir al mecanismo de invitaciones públicas o de Invitación Directa a Ofertar, según el caso. En el estudio previo se deberá dejar constancia de la existencia de estas circunstancias.

9.5.1.2. Procedimiento de la Invitación a Subasta Inversa.

Se efectuará la convocatoria a MIPYMES ordenada por los artículos 34 de la Ley 2069 de 2020 y sus reglamentos.

1. Las bases definitivas de la Invitación a Subasta Inversa se publicarán por el término de mínimo de seis (6) días hábiles.

2. Una vez publicadas las Bases Definitivas de la Invitación a Subasta Inversa, los interesados en el proceso de selección tendrán hasta tres (3) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de oferta, para realizar observaciones que serán recibidas en la dirección de correo electrónico empresarial destinado para este fin en el proceso.

3. Todas Las observaciones serán resueltas y consolidadas en formulario de preguntas y respuesta en el término máximo de dos (2) días hábiles, suscrito por los comités estructuradores designados para tal proceso, la publicación del formulario será efectuada por la Dirección de Compras.

4. Las adendas que surjan dentro del proceso serán originadas por el comité estructurador, y suscritas por el ordenador del gasto competente, previo concepto del comité estructurador y Director de Xxxxxxx.

5. El plazo de presentación de ofertas podrá prorrogarse un día hábil antes de la fecha estipulada, y por un término razonable para ampliar la participación de oferentes y para efectuar modificaciones a las bases cuando sea necesario.

6. En la fecha y hora establecida en las bases de invitación a Subasta Inversa como plazo máximo, se presentarán las ofertas por parte de los proponentes

interesados, si se presentan antes del plazo fijado serán guardadas de tal forma que se asegure su integridad e inaccesibilidad.

7. La oferta debe contener dos partes:

a. La primera: los documentos que acrediten la capacidad para participar en el Proceso de Contratación (requisitos habilitantes) y cumplimiento de la ficha técnica; y,

b. La segunda parte: el precio inicial propuesto por el oferente, so pena de rechazo de la oferta.

8. La oferta presentada por correo certificado será aceptada siempre que sea recibida en el lugar y dentro del plazo señalado en las Bases de Invitación.

9. En todo caso, las propuestas presentadas después de la fecha y hora fijadas para presentación de las ofertas, serán consideradas como propuestas extemporáneas, por lo que serán rechazadas, y su contenido será devuelto al oferente.

Para la participación en la subasta los oferentes deberán cumplir con los requisitos mínimos habilitantes jurídicos, financieros y técnicos; se requerirá a los participantes que no cumplan con dichos requisitos habilitantes, y se les concederá el plazo determinado en las bases de invitación, sin que exceda de tres (3) días hábiles para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Lo anterior, sin perjuicio de poder ampliar tal término de acuerdo al análisis particular de la necesidad de la entidad.

10. El informe de verificación de los requisitos habilitantes deberá contener de manera detallada el análisis de todos los requisitos exigidos en las bases del proceso y será publicado por la Entidad. Los oferentes contarán con un (1) día hábil para presentar observaciones, de lo contrario, se procederá a confirmar la fecha y hora de la celebración de la Subasta para conformación dinámica de la oferta, la cual se llevará a cabo en un plazo máximo de tres (3) días hábiles después de la comunicación del informe

11. Si dentro del plazo establecido se presenta observación al resultado de la verificación de requisitos habilitantes y especificación o ficha técnica, la Industria Militar dará respuesta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, plazo que podrá ser prorrogado, posteriormente se procederá a confirmar la fecha y hora de la celebración de la Subasta para conformación dinámica de la oferta, la cual se

llevará a cabo en un plazo máximo de tres (3) días hábiles después de la publicación del informe.

12. Hay lugar a subasta siempre que el número mínimo de oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplan con la especificación técnica sean dos (2), sin perjuicio de que se requiera de un número mayor de oferentes habilitados de acuerdo al estudio previo y bases de invitación.

13. Para la conformación dinámica de la oferta, la Industria Militar podrá optar por adelantar Subasta Inversa electrónica o Presencial, de acuerdo al procedimiento establecido para cada una en el presente manual.

14. En caso de que solo un oferente cumpla con la especificación técnica y esté habilitado, la Industria Militar podrá contratar con éste oferente siempre que el valor ofertado inicial sea igual o inferior al presupuesto oficial, a quien se le solicitará reconsideración de precio por el margen mínimo de mejora.

15. Realizado el certamen de Subasta, se presentará al comité de Adquisiciones del ordenador del gasto correspondiente, para recomendar la aceptación o rechazo de las ofertas de acuerdo al consolidado de evaluación, de lo cual de dejará constancia por medio de acta.

16. En caso de aceptación de oferta se comunicará por medio de Oficio de Aceptación.

17. La Industria Militar comunicará el plazo para la suscripción del contrato, y término para el cumplimiento de los requisitos de ejecución.

18. Si la recomendación adoptada por el comité de Adquisiciones del ordenador del gasto correspondiente, es no aceptar la oferta se dará cierre al proceso realizando la correspondiente valoración motivada.

9.5.1.3. Aspectos Comunes al Procedimiento de Subasta Inversa Presencial o Electrónica

1. La Industria Militar estructurará la subasta inversa de manera que los participantes del evento no estén en posibilidad de identificar la oferta económica y los lances con el oferente que los presenta.

2. El contenido de la oferta económica presentada por los oferentes habilitados, se abrirá el día hábil anterior a la fecha programada para llevar a cabo la subasta inversa.

3. Para iniciar el certamen de Subasta Inversa, se tiene como base el precio más bajo ofertado, y solo serán válidos los lances realizados durante la subasta inversa siempre que la oferta sea mejorada reduciendo el valor en por lo menos el margen mínimo de mejora establecido.

4. En caso de que el oferente no realice lances dentro del certamen de subasta inversa, el precio inicial ofertado se considerará su propuesta final.

5. En caso de no presentarse lances durante la subasta, la Industria Militar podrá adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

6. Si en el transcurso de la subasta no se produce ningún lance por parte de los proponentes habilitados y el menor valor inicial hubiere sido presentado por más de un proponente, se aplicarán las reglas de desempate incluidas en el estudio previo y bases de invitación las que estarán acorde con las determinadas por la normatividad vigente.

7. En el caso de persistir empate en los lances presentados y culminar el certamen de subasta, se aplicarán las reglas de desempate incluidas en el estudio previo y bases de invitación las que estarán acorde con las determinadas por la normatividad vigente.

8. En caso de presentarse errores generados a causa del participante, este asumirá el valor resultante xxx xxxxx.

9. Cuando un lance se presuma de contener un precio artificialmente bajo la entidad efectuara la verificación correspondiente.

En cualquier evento, el oferente será responsable de la seriedad de su oferta económica y del cumplimiento del contrato, y no podrá perseguir reconocimientos económicos derivados de la presentación de precios artificialmente bajos. Si el precio ofertado no encuentra justificación, la oferta será rechazada de manera motivada, y se revisará la segunda mejor oferta, y así hasta que el precio sea admisible.

9.5.1.4. Procedimiento Aplicable a Subasta Inversa Electrónica.

La Industria Militar en desarrollo de la Subasta Inversa Electrónica aplicará las reglas generales establecidas en el artículo 6 del decreto 1860 del 2021.

El procedimiento será establecido en las bases del proceso de selección.

9.5.1.5. Procedimiento Aplicable a Subasta Inversa Presencial.

La Industria Militar desarrollará la Subasta Inversa presencial de manera excepcional en caso de presentarse fallas tecnológicas que impidan la realización de la subasta electrónica.

El procedimiento será establecido en las bases del proceso de selección.

9.5.2. Invitación Pública a Ofertar

Procederá cuando la Industria Militar requiera la adquisición de bienes o servicios diferentes a los de características técnicas uniformes, sin consideración a la cuantía.

Por medio de este método de selección, la Industria Militar realiza convocatoria pública de manera indeterminada, para que los proveedores interesados participen en igualdad de condiciones en el proceso de selección.

9.5.2.1. Aspectos Particulares de la Invitación Pública a Ofertar.

1. Los criterios de selección aplicables a las Invitaciones Públicas a Ofertar serán parámetros cuantitativos, cualitativos y objetivos, atendiendo a las características particulares de cada bien o servicio objeto de contratación, para satisfacer las necesidades de la Industria Militar.

2. Para realizar la ponderación de las ofertas dentro de la Invitación Pública a Ofertar, se puede hacer uso de los siguientes métodos:

a) Método de puntajes. Consiste en la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en las bases o solicitudes de oferta

b) Método relación costo beneficio. Consiste en la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio para la Empresa. Para el efecto las bases establecerán:

i.Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

ii.Las condiciones técnicas adicionales que para la Empresa representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

iii.Las condiciones económicas adicionales que para la Empresa representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adquisición de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Empresa directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de riesgos previsibles identificados, servicios o bienes adicionales que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

3. La aceptación de la oferta en el método de relación costo beneficio, recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.

9.5.2.2. Procedimiento de la Invitación Pública a Ofertar.

El procedimiento a aplicar en desarrollo de la Invitación Publica a Ofertar se seguirá de acuerdo a las directrices dadas en el Procedimiento de Compras de la Industria Militar se seguirá de acuerdo a lo siguiente:

1. Se efectuará la convocatoria a MIPYMES ordenada por los artículos 34 de la Ley 2069 de 2020 y sus reglamentos.

2. Las bases de la Invitación Publica a Ofertar deberán incluir lo señalado en el presente Manual.

3. Las bases se publicarán hasta por 6 días hábiles que se podrán prorrogar hasta por la mitad de su tiempo; o por uno mayor por necesidad de la Entidad mediante adenda motivada, sin perjuicio de los términos establecidos en los acuerdos comerciales aplicables al proceso de selección.

4. Una vez publicadas las Bases, los interesados en el proceso de selección tendrán hasta tres (3) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de ofertas, para realizar observaciones, las cuales únicamente serán recibidas a través del correo institucional xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx

5. Las observaciones serán resueltas en el término máximo de tres (3) días hábiles, en donde se trasladará las observaciones relacionadas con los elementos que componen las bases del proceso al comité estructurador, para su análisis y respuesta, lo que será consolidado por parte de la Dirección de Compras para dar respuesta definitiva y la generación de adendas de ser necesario.

6. Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la apertura del proceso, INDUMIL podrá citar a audiencia de aclaraciones mediante aviso que será publicado en la página web de la entidad en el SECOP II o en la herramienta que haga sus veces. Los interesados en el proceso de selección podrán formular observaciones a las bases y la matriz de riesgo, las cuales serán resueltas por parte de la Industria Militar en la misma audiencia o en formulario de preguntas y respuestas. En todo caso se resolverán por escrito las observaciones realizadas hasta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la culminación de la audiencia.

7. El plazo de presentación de ofertas podrá prorrogarse hasta un día hábil antes de la fecha estipulada para el cierre y presentación de ofertas hasta por un término máximo a la mitad del inicialmente otorgado para ampliar la participación de oferentes y para efectuar modificaciones a las bases cuando sea necesario.

8. En la fecha y hora establecida en las bases, se presentarán las ofertas por parte de los proponentes interesados, las cuales serán depositadas en una urna física o virtual según como se establezca en el documento base o en la solicitud de oferta, la Dirección de Compras de la Entidad debe asegurar su integridad e inaccesibilidad.

9. La oferta debe contener tres partes:

a) La primera: en la que se incluirán los documentos de capacidad para participar en el proceso de contratación (requisitos habilitantes);

b) La segunda: contendrá la oferta técnica; y,

c) La tercera parte: incluirá la oferta económica.

En caso de Oferta electrónica, la misma se entregará mediante el procedimiento y formatos que se establezcan en las bases o solicitud de oferta.

La oferta presentada por correo certificado será aceptada siempre que sea recibida en el lugar y dentro del plazo señalado en las Bases o solicitud de oferta.

En todo caso, las propuestas presentadas después de la fecha y hora fijadas para presentación de las ofertas, serán consideradas como propuestas extemporáneas, por lo que serán rechazadas, y su contenido será devuelto al oferente.

10. En la fecha y hora establecida como plazo para presentar ofertas de acuerdo a las bases o solicitud de oferta, se dará cierre al proceso y se procederá a su apertura, de la cual se suscribirá formato de recepción de ofertas en la que se consignará lo siguiente:

a. La identificación de los oferentes;

b. El valor de la oferta; y,

c. Los datos de la garantía de seriedad de la oferta.

A la apertura de las ofertas podrán asistir los oferentes que así lo deseen.

11. Una vez verificados los documentos y requisitos habilitantes para participar se requerirán a los participantes que no cumplan con ellos y se les requerirá para que, en el plazo determinado en las bases o solicitud de oferta, subsanen las observaciones de los comités sin que dicha subsanación exceda de tres (3) días hábiles, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Sin perjuicio, de prórroga de acuerdo al análisis particular de la necesidad de la entidad.

12. Una vez remitida la evaluación se procederá a publicar el informe de evaluación con su resultado.

13. Los oferentes podrán presentar observaciones por un término de tres (3) días hábiles siguientes a la publicación. De ser necesario la Industria Militar podrá dar traslado de las observaciones a los participantes del proceso de selección hasta por dos (2) días hábiles adicionales. En todo caso, se prescindirá del plazo para presentar observaciones si hay renuncia a términos por parte de los oferentes participantes.

14. La Industria Militar dará respuesta hasta tres (3) días hábiles siguientes, plazo que podrá ser prorrogado.

15. Una vez culminado el plazo para presentar observaciones o el plazo de respuesta a observación al cuadro de evaluación, se presentará al

respectivo comité de adquisiciones, para determinar la aceptación o rechazo de las ofertas, de lo cual de dejará constancia por medio de acta.

16. En caso de que la decisión adoptada sea la aceptación de la oferta, se comunicará tal decisión al adjudicatario por medio de oficio de aceptación.

17. La suscripción y legalización del contrato se realizará en los términos establecidos en el cronograma del proceso de selección.

18. En caso de que la decisión adoptada sea la no aceptación de la oferta se hará el cierre del proceso mediante comunicación motivada que regirá a partir de su publicación.

9.5.2.3. Aspectos Aplicables a Contratación de Consultoría o Interventoría

Cuando el objeto a contratar sea el de servicios de consultoría o interventoría se aplicarán las reglas contenidas en la invitación publica a ofertar del numeral anterior sin perjuicio de lo expresamente previsto en el presente artículo.

1. El criterio de selección aplicable para la contratación de consultoría o interventoría es únicamente el criterio técnico y los determinados específicamente por ley, de acuerdo a parámetros cuantitativos y cualitativos atendiendo a las características particulares de la consultoría o interventoría a contratar; las especificaciones técnicas deberán estar contenidas en anexo técnico.

2. En la fecha y hora establecida como plazo para presentar ofertas de acuerdo a las bases o solicitud de oferta, se dará cierre al proceso y se procederá a la apertura de las ofertas presentadas, con excepción de la oferta económica y se iniciará la etapa de evaluación.

3. La propuesta técnica se evaluará de conformidad con criterios destinados a valorar la calidad de la misma. Dichos criterios son los siguientes:

a) Experiencia específica de los proponentes.

b) Experiencia específica del equipo de trabajo.

c) La formación académica del equipo de trabajo.

d) Metodologías y planes de trabajo propuestos para desarrollar el proyecto.

4. La oferta económica se mantendrá cerrada hasta la celebración del comité de adquisiciones en el cual se presentará el informe de evaluación

9.5.3. Invitación Directa a Ofertar

Procederá cuando la Industria Militar requiera realizar una adquisición en la que se presentan circunstancias particulares y excepcionales para realizar un procedimiento diferente de selección.

La Industria Militar procederá a realizar Invitación Directa a Ofertar cuando se presente alguna de las causales mencionadas a continuación, sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, en donde se tendrá en cuenta los precios xxx xxxxxxx. En todo caso se aplicará cuando de los estudios y documentos previos se concluya que no es posible llevar a cabo un procedimiento de selección diferente.

9.5.3.1. Causales aplicables a la Invitación Directa a Ofertar

1. Contratación de Apremio: Cuando se presente una situación excepcional que obligue a la Empresa a tomar medidas inmediatas para enfrentar, contrarrestar o prevenir los efectos devastadores de un hecho imprevisto sin que exista oportunidad para realizar un proceso de selección diferente, o cuando siendo posible adelantar dicho proceso de selección la Empresa podría verse avocada a:

a) Lesionar la continuidad, calidad o la oportunidad comercial o los objetivos, planes o proyectos de la Empresa.

b) Lesionar su capacidad de adoptar las medidas necesarias para satisfacer oportunamente sus obligaciones legales y contractuales.

c) Lesionar su capacidad para cumplir las políticas del Sector Defensa en materia de defensa y seguridad nacional.

La contratación de apremio será de competencia exclusiva de la Presidencia de la Industria Militar del que tendrá conocimiento el Comité Asesor de Adquisiciones de la Presidencia.

2. Proveedor Único: Se considera que no existe pluralidad de oferentes:

a) Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, su proveedor exclusivo.

b) Cuando se trate de bienes o servicios homologados y sólo un fabricante tenga vigente la homologación.

c) Con proveedor exclusivo ante solicitud formal del cliente externo

3. Convenios y Contratos Interadministrativos: Se celebrarán directamente contratos entre entidades del Estado, siempre que las obligaciones de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.

4. Servicios Profesionales: Se contratarán servicios profesionales, con la persona natural o jurídica, que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas, de lo cual se deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Empresa. Procederá siempre que no haya personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.

5. Servicios de apoyo a la gestión: Se contratarán servicios de apoyo a la gestión, con personas naturales o jurídicas, cuando se requiera satisfacer necesidades ocasionales de la Empresa, para el cumplimiento de sus funciones y el logro de sus fines y no haya personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Las actividades a contratar son de carácter material o intangible y no calificado

6. La celebración de acuerdos, convenios y/o contratos de colaboración comercial o técnica, transferencia de tecnología y desarrollo de proyectos especiales INDUMIL podrá suscribir directamente acuerdos, convenios y/o contratos según su naturaleza y finalidad.

7. Comprar directamente a fabricantes, nacionales o extranjeros materias primas, productos, maquinaria, equipos, repuestos, herramientas, software o hardware especializados de marcas determinadas, titulares de los derechos de propiedad industrial para los procesos productivos de la Industria Militar previo

concepto técnico de la dependencia que tenga la necesidad que valide y recomiende al comité de adquisiciones utilizar esta modalidad de contratación

8. Contrato de Homologación: Cuando una materia prima se encuentre en proceso de homologación por parte de un fabricante y sea necesaria la realización de pruebas o ensayos con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías, posibles cambios de las mismas o en busca de mejores alternativas, se contratará directamente por una sola vez y sin posibilidad de adición; previo concepto técnico de la Vicepresidencia de Operaciones, que valide y recomiende al comité de adquisiciones utilizar esta modalidad de contratación.

9. Contratación con varios fabricantes homologados: La Industria Militar podrá adelantar la adquisición de insumos y materias primas homologadas, con varios fabricantes homologados, previo concepto técnico de la Vicepresidencia de Operaciones que validen y recomienden al comité de adquisiciones utilizar esta causal de contratación.

10. Contrato de servicios en relación con la disponibilidad de la capacidad instalada de las fábricas para atender la producción: Previo concepto técnico de la Vicepresidencia de Operaciones que valide y recomiende al comité de adquisiciones utilizar esta causal de contratación y previa aceptación de la recomendación por parte comité de adquisiciones de la entidad según sea el caso, la empresa podrá adelantar una selección con varios proveedores para contratar servicios para la producción conforme a los documentos técnicos de referencia.

El concepto técnico, contendrá como mínimo, la precalificación técnica de cada uno de los oferentes, la justificación de la imposibilidad de que la Industria Militar cuente con la capacidad técnica y/o de producción de acuerdo con su capacidad instalada contra los volúmenes aprobados en el programa de producción.

La Industria Militar, fijará el precio objetivo por cada objeto contractual, teniendo como referente el costo de producción de la empresa y se reserva el derecho de adjudicar el número de servicios, conforme a la capacidad técnica y operativa del proveedor precalificado técnicamente por la Industria Militar.”

11. Contratación con número limitado de oferentes: Previo concepto técnico de la dependencia que presente la necesidad y las que se deriven de aquellos bienes homologados que validen y recomienden al comité de adquisiciones utilizar esta causal de contratación y previa aceptación de la recomendación por parte del

ordenador del gasto según sea el caso, podrá adelantarse una Invitación Directa a Ofertar con la participación de varios oferentes para la adquisición de bienes o servicios.

El concepto técnico tendrá como mínimo la identificación de cada uno de los posibles oferentes, justificando su idoneidad técnica y experiencia requerida y podrá especificar como criterios de evaluación el criterio económico y/o técnico de conformidad con los criterios de evaluación establecidos para la invitación publica a ofertar del manual de contratación de la Industria Militar”, en todo caso, el concepto deberá estar avalado por la Vicepresidencia, Gerencia de Fabrica u Oficina Asesora correspondiente.

12. Ciencia, tecnología e innovación: Previa justificación técnica emitida en concepto técnico de la Vicepresidencia Operativa, que avale y recomiende al comité de adquisiciones utilizar esta causal de contratación y previa aceptación de la recomendación por parte del comité de adquisiciones de la entidad según sea el caso, cuando de los estudios y documentos previos se concluya que no es posible llevar a cabo un procedimiento de selección diferente.

9.5.3.2. Aspectos Particulares de la Invitación Directa a Ofertar

1. Cuando se presente concurrencia entre las causales de la Invitación Directa a Ofertar y la mínima cuantía, se adelantará el procedimiento establecido dentro del manual para la Invitación Directa a Ofertar.

2. Estará exceptuado del procedimiento aplicable a la Invitación Directa a ofertar los procesos en los que se invoque la causal de contratación de apremio.

9.5.3.3. Procedimiento de la Invitación Directa a Ofertar

El procedimiento a aplicar en desarrollo de la Invitación Directa a Ofertar se seguirá de acuerdo a las directrices dadas en el Procedimiento de Compras de la Industria Militar.

1. La Invitación Directa a Ofertar deberán incluir como mínimo, lo siguiente:

a) La indicación de que se trata de una Invitación Directa a Ofertar y su justificación.

b) Objeto, alcance y aspectos relacionados a la contratación.

c) La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, sin perjuicio de la reserva a que haya lugar enunciada en el estudio previo.

d) Las reglas aplicables para la presentación de la oferta, su evaluación y adjudicación del contrato

e) El presupuesto con el que cuenta INDUMIL para el respectivo proceso

f) La garantía de seriedad de la Oferta, en caso de solicitarse en el estudio previo.

g) Los requisitos habilitantes para la selección xx xxxxxxx con número limitado de oferentes, los criterios de selección y factores de desempate, los que estarán acorde con los determinados por la normatividad vigente.

h) Las causales de rechazo de las ofertas.

i) Los riesgos contemplados para el contrato, así como su asignación y forma de mitigarlos.

j) El plazo de la entidad para expedir adendas.

k) El cronograma del proceso de contratación.

l) La minuta del contrato.

2. La Industria Militar procederá a publicar y notificar directamente al invitado a participar en el proceso de selección.

3. El proveedor invitado a ofertar tendrá hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha fijada para presentación de oferta, para realizar observaciones a las bases y sus anexos.

4. Las observaciones serán resueltas máximo hasta el día anterior a la fecha de presentación de oferta,

5. El plazo de presentación de las ofertas podrá prorrogarse hasta un día hábil antes de la fecha estipulada para tal efecto, hasta por la mitad del término

inicialmente dado; o uno mayor por necesidad de la Entidad mediante adenda motivada para garantizar la participación del oferente.

6. En la fecha y hora establecida en la Invitación Directa a Ofertar como plazo máximo, se presentarán las ofertas por parte de (los) proponente (es) invitado (s).

La oferta debe contener tres partes; la primera: en la que se incluirán los documentos de capacidad para participar en el Proceso de Contratación (requisitos habilitantes); la segunda: contendrá la oferta técnica; y la tercera parte: incluirá la oferta económica.

En caso de Oferta electrónica, la misma se entregará mediante el procedimiento y formatos que se establezcan en las bases de la Invitación Directa a Ofertar.

La oferta presentada por correo certificado será aceptada siempre que sea recibida en el lugar y dentro del plazo señalado en la Invitación Directa a Ofertar.

7. En la fecha y hora establecida como plazo para presentar ofertas de acuerdo a la Invitación Directa a Ofertar, se dará cierre al proceso de su recepción, en caso de no presentarse oferta, se procederá a suscribir el oficio de cierre.

8. Se emitirá informe al (los) participante (s), en el cual se señalará si se encuentra o no habilitado, si no cumple con los requisitos habilitantes, se les concederá el plazo determinado en la Invitación Directa a Ofertar, sin que exceda de tres (3) días hábiles, prorrogables de acuerdo a justificación para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de su propuesta.

9. Vencido el plazo otorgado, se presentará cuadro de evaluación, al comité de adquisiciones, para recomendar la aceptación de la oferta más favorable o rechazo de las misma, de lo cual se dejará constancia por medio de acta.

10. En caso de que la decisión adoptada sea la aceptación de la oferta, se comunicará tal decisión al adjudicatario por medio de Oficio de aceptación

11. La Industria Militar comunicará el plazo para la suscripción del contrato, y término para el cumplimiento de los requisitos de ejecución.

12. Si la decisión adoptada en el comité de adquisiciones, es no aceptar la oferta se dará cierre al proceso realizando la correspondiente justificación motivada.

9.5.3.4. Procedimiento Aplicable a la Causal de Contratación de Apremio.

Una vez se presente un hecho considerado de apremio, se realizará como mínimo lo siguiente:

1. Se emitirá documento justificativo en el cual se consignará los hechos o eventos origen de apremio en la contratación, emitido por la Presidencia de la Industria Militar

2. Se solicitará cotización formal en el cual se establecerá los requisitos jurídicos, técnicos y financieros mínimos, así como las condiciones mínimas de la contratación relacionadas con el objeto, plazo, cantidades y aspectos relacionados.

3. Se procederá a la revisión y evaluación de los requisitos establecidos en la solicitud de la cotización.

4. Se elaborará estudio previo soporte de la adquisición a realizar, en donde se justificará su relación con el hecho generador de apremio, en el cual se incluirá el análisis de las cotizaciones recibidas y se consolidará el resultado de la verificación de los requisitos solicitados, en donde se identificará la mejor propuesta.

5. En todo caso, el comité estructurador presentará la recomendación al comité de adquisiciones para su estudio, análisis y aprobación de la Presidencia de la Industria Militar.

6. En caso de que la decisión adoptada sea la aceptación de la oferta, se comunicará tal decisión al adjudicatario por medio de oficio de aceptación

7. La Industria Militar comunicará el plazo para la suscripción del contrato, y término para el cumplimiento de los requisitos de ejecución.

En caso de no contar con tiempo para adelantar este procedimiento se podrá realizar la adquisición previa aprobación de la Presidencia, y se cumplirán los requisitos mínimos aplicables enunciados anteriormente.

9.5.4. Mínima Cuantía

Procederá cuando la Industria Militar requiera la adquisición de bienes o servicios cuando el presupuesto del proceso sea inferior o igual a 100 SMMLV incluido IVA (siempre que el bien o servicio esté gravado); y para las adquisiciones en grandes almacenes.

Estas adquisiciones se instrumentarán a través de órdenes de compra o de servicio.

9.5.4.1. Aspectos Particulares de la Mínima Cuantía.

1. El criterio de selección dentro de la modalidad de contratación de mínima cuantía es el menor precio.

2. La Industria Militar podrá aceptar la oferta que haya cumplido con los requisitos establecidos en la invitación y corresponda a la oferta con el precio más bajo.

3. En caso de empate, se determinará los factores de desempate en el estudio previo, el cual estará acorde con los determinados por la normatividad vigente.

4. En el estudio previo y la solicitud de oferta se determinará la manera de adjudicación por ítem, lote o por la totalidad de los ítem.

9.5.4.2. Requisitos Mínimos del Estudio Previo en Mínima Cuantía

Se observará lo señalado en el presente Manual de contratación a propósito del contenido y alcance de los Estudios Previos simplificados.

9.5.4.3. Procedimiento Mínima Cuantía.

El procedimiento a aplicar en desarrollo de la Mínima Cuantía se seguirá de acuerdo a las directrices dadas en el Procedimiento de Compras de la Industria Militar.

1. Se efectuará la convocatoria a MIPYMES ordenada por los artículos 34 de la Ley 2069 de 2020 y sus reglamentos.

2. La invitación a cotizar tendrá los elementos indicados en este Manual respecto a las bases del certamen para la mínima cuantía.

3. Las bases de invitación se publicarán hasta por cuatro (4) días hábiles.

4. Una vez publicada la invitación los interesados en el proceso de selección tendrán hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de oferta, para realizar observaciones a las reglas de participación y sus anexos.

5. Las observaciones y la adenda serán resueltas hasta el día hábil anterior de la fecha prevista para presentar oferta.

6. El plazo de presentación de ofertas podrá prorrogarse antes de la fecha estipulada para tal efecto.

7. En la fecha y hora establecida en las bases de invitación como plazo máximo, se presentarán las ofertas por parte de los proponentes interesados. Y mediante planilla de recepción se dejará constancia.

En caso de oferta electrónica, la misma se entregará mediante el procedimiento y formatos que se establezcan en las bases de invitación.

La oferta presentada por correo certificado será aceptada siempre que sea recibida en el lugar y dentro del plazo señalado en las bases de invitación

8. XXXXXXX debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de las bases de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de las bases de invitación la entidad deberá solicitar la subsanación ante la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes sin que exceda de un (1) día hábil, so pena del rechazo definitivo de su propuesta. Si la primera oferta no es habilitada se evaluará el segundo menor precio y así sucesivamente

9. Vencido el plazo otorgado y verificación del comité de evaluación, el informe de evaluación será publicado por un (1) día hábil, plazo habilitado para recibir observaciones, las que serán resueltas antes de la emisión del oficio de aceptación de la cotización.

10. Una vez culminado el plazo para presentar observaciones o el plazo de respuesta a observación al cuadro de evaluación, se presentará al

respectivo comité de adquisiciones, para determinar la aceptación o rechazo de la oferta, de lo cual se dejará constancia por medio de acta.

11. En caso de que la decisión adoptada sea la aceptación de la oferta, se comunicará tal decisión al adjudicatario por medio de Oficio de aceptación.

12. La Industria Militar comunicará el plazo para la suscripción de la orden de compra, y término para el cumplimiento de los requisitos de ejecución.

9.5.4.4. Acuerdos Marco de Precios - Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.

De acuerdo a lo señalado en el parágrafo del artículo 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, o la que lo modifique o sustituya, INDUMIL podrá realizar compras en los catálogos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), así:

a) Cuando el aprovisionamiento se encuentre cubierto por un AMP u otro IAD, o sea posible efectuarlo en la TVEC, será necesario que, en el Estudio Previo, se especifique si efectuarán la contratación acudiendo o no a tales instrumentos.

b) Cuando se decida, fundada y motivadamente, no acudir a los mismos, el aprovisionamiento será efectuado en uso de la modalidad de selección que corresponda en los términos del presente Manual.

c) El trámite de esta clase de aprovisionamientos será efectuado por el ordenador del gasto quien deberá acatar las reglas de procedimiento fijadas por CCE en relación con los AMP y TVEC.

Los términos y plazos en que se desarrollarán los aprovisionamientos acá señalados se regirán por las disposiciones para el efecto indicadas por CCE.

9.5.5. Acuerdos marco Industria Militar

Mediante este mecanismo la Industria Militar pretende contar con un grupo de proveedores previamente seleccionados que le permita la adquisición de bienes y/o servicios en forma ágil.

La Industria Militar podrá suscribir por máximo dos (2) años, a través del trámite de invitación pública a ofertar acuerdos marco en donde se realizará selección de proveedores bajo las condiciones técnicas, jurídicas y financieras solicitadas por la empresa e identificadas en las bases de invitación de cada proceso, para la posterior adquisición o suministro de bienes y servicios.

El acuerdo marco será suscrito con el o los proveedores seleccionados, y en el momento en que surja el requerimiento específico de bienes y servicios para la entidad, se requerirá a los adjudicatarios del acuerdo marco la cotización correspondiente para realizar la adquisición del bien o servicio con quien ofrezca la mejor oferta para la entidad, lo que se consignará por medio de orden de compra o de servicio.

La celebración de acuerdos marco le permitirá a la Industria Militar realizar órdenes de compra o servicio, sin que se requiera para cada caso, el trámite de un proceso de selección.

La disponibilidad presupuestal se solicitará previa la realización de cada orden de compra o servicio y a la mismas se le efectuará el registro presupuestal correspondiente.

9.5.5.1. Aspectos Particulares de los Acuerdos Marco de la Industria Militar.

1. La finalidad de los acuerdos marco es la selección de proveedores bajo las condiciones técnicas, jurídicas y financieras definidas particularmente en las bases de invitación a ofertar, razón por la que no requiere disponibilidad presupuestal para suscribir el acuerdo marco.

2. La Industria Militar adjudicará el Acuerdo Xxxxx a los proponentes que cumplan con los requisitos jurídicos, técnicos, y financieros solicitados en las bases de invitación publica a ofertar.

3. El acuerdo marco es un contrato de cuantía indeterminada. El valor final del acuerdo marco corresponderá a la suma del valor de las órdenes de compra que sean suscritas durante la vigencia.

4. Los acuerdos marco podrán adjudicarse a uno o varios proveedores.

5. Una vez suscrito el acuerdo marco la Industria Militar podrá solicitar cotización directa al (los) proveedor (es) seleccionado (s) de los bienes y servicios para los cuales resulte habilitado en el acuerdo marco.

6. El (los) adjudicatario (s) del acuerdo marco tiene como obligación principal con la Industria Militar, presentar cotización de los bienes y/o servicios para los cuales resulte habilitado, de acuerdo a los requerimientos de la empresa.

7. De acuerdo a los parámetros o criterios establecidos en las bases de invitación a ofertar se realizará la selección de la mejor oferta, con quien se suscribirá orden de compra o servicio de acuerdo a la particularidad del requerimiento.

8. Será requisito para la solicitud de elaboración de orden de compra la determinación del presupuesto particular para los bienes o servicios objeto de adquisición, para lo cual se deberá presentar análisis xx xxxxxxx que soporte el presupuesto asignado.

9. Con la suscripción de cada orden de compra, el proveedor se obliga al otorgamiento de garantía de cumplimiento.

9.5.5.2. Requisitos Mínimos del Estudio Previo en Acuerdos Marco.

1. La descripción y justificación (conveniencia y oportunidad) de la necesidad que la Industria Militar pretende satisfacer con la contratación.

2. Descripción del objeto que se pretende adquirir con los adjudicatarios del acuerdo marco, con las especificaciones técnicas aplicables.

3. Determinación de los requisitos habilitantes, técnicos, jurídicos y financieros para ser parte del acuerdo marco y la forma de acreditarlos.

4. Tipificación, cuantificación y distribución o asignación de los riesgos previsibles del acuerdo marco.

5. Identificación del mecanismo de cobertura para amparar la seriedad de la propuesta de participación en el procedimiento de selección del acuerdo marco.

6. Análisis del sector/mercado y de los oferentes. En donde se analice el mercado relativo al objeto (bienes o servicios) que se pretende adquirir de los proveedores seleccionados en el acuerdo marco.

7. Las causas de rechazo de la participación.

8. Aspectos relacionados a la ejecución contractual del acuerdo marco, en donde se incluirá por lo menos:

a) Aspectos particulares de la operación del acuerdo marco.

b) Identificación de las obligaciones contractuales particulares de los proveedores adjudicatarios del acuerdo xxxxx.

c) La forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía de los bienes o servicios a suministrar de acuerdo a la orden de compra.

d) Inclusión de los criterios de selección para la suscripción de la orden de compra, de acuerdo las particularidades del proceso de selección, en todo caso podrán ser criterios económicos y/o técnicos.

e) Mecanismo de cobertura para las órdenes de compra derivadas del contrato acuerdo xxxxx.

f) Forma de pago de las órdenes de compra derivadas del contrato acuerdo xxxxx.

g) Liquidación para las órdenes de compra derivadas del acuerdo xxxxx.

h) Determinación del lugar y plazo de entrega de los bienes adquiridos por medio de la orden de compra.

9.5.5.3. Aspectos Particulares del Procedimiento para Acuerdos Marco

El trámite a efectuar para la suscripción de acuerdos marco es el establecido para invitación pública a ofertar, y particularmente de acuerdo a lo siguiente:

1. La formulación de invitaciones a presentar ofertas, así como la evaluación de las ofertas presentadas en un proceso selección de acuerdo marco, serán puestas a consideración exclusiva del comité de adjudicaciones para análisis y recomendación a la Presidencia de la Industria Militar.

2. Las bases de invitación deberán incluir adicionalmente a lo contemplado en el procedimiento aplicable, los requisitos incluidos en el estudio previo

3. En la presentación de la oferta no será necesario presentar la propuesta económica, teniendo en cuenta que ésta será solicitada a los proveedores seleccionados dentro del acuerdo marco como criterio de selección para la suscripción de órdenes de compra, previa evaluación de la empresa.

4. En el acta de apertura de ofertas se consignará:

a) La identificación de los oferentes

b) los datos de la garantía de seriedad de la oferta.

5. La evaluación realizada en el proceso de selección versará sobre requisitos habilitantes.

6. En el cuadro de evaluación de la entidad se procederá a publicar el resultado de la revisión de los requisitos habilitantes.

9.5.5.4. Prorrogas a los Acuerdos Marco.

La Industria Militar deberá notificar la intención de prorrogar el término del Acuerdo Marco antes del vencimiento del plazo del mismo. Los proveedores deben manifestar su intención de prorrogar o no el contrato Acuerdo Xxxxx a los tres (3) días hábiles siguientes de la solicitud de la Industria Militar.

Si uno o más proveedores manifiestan su intención de prorrogar el Acuerdo Marco, y el número de proveedores es suficiente para cumplir con la adquisición de bienes o servicios indicados en el contrato Acuerdo Marco, será prorrogado en el término que considere la Industria Militar sin superar el 100% del plazo inicial.

A falta de notificación a la Industria Militar de su interés de prorrogar el plazo del Acuerdo Marco, este terminará al vencimiento de su plazo inicial.

9.5.5.5. Operación del Acuerdo Marco de la Industria Militar

1. Una vez seleccionados los proveedores bajo las condiciones técnicas, jurídicas y financieras solicitadas en las Bases de la Invitación, estos deberán firmar el contrato de Acuerdo Marco.

2. Cuando la Industria Militar, requiera alguno de los bienes o servicios objeto de adquisición establecido en el acuerdo marco, realizará estudio de conveniencia de la orden de compra, en donde se incluirá junto con la necesidad, lugar y plazo de entrega de los bienes o servicios, estudio xx xxxxxxx para determinar el presupuesto a asignar para la contratación, e indicará los requisitos de entrega del bien, lo que será presentado por la unidad de negocio que requiera la necesidad a la Dirección de Compras

3. Se procederá a efectuar solicitud de cotización a los proveedores seleccionados para cada uno de los bienes o servicios requeridos, quienes tendrán un término de hasta cinco (5) días hábiles para dar respuesta. Lo anterior sin perjuicio de un término mayor que se establezca en la solicitud de cotización, atendiendo al estudio xx xxxxxxx realizado por la Industria Militar.

4. Cuando por necesidades de la Industria Militar se requiera la presentación de la cotización en un plazo inferior al establecido, se indicará en la solicitud de cotización, y si algún proveedor no presenta dicha cotización, esta omisión no será causal de incumplimiento de la obligación del acuerdo marco. En este caso, la Industria Militar podrá escoger entre los proveedores que hayan presentado cotización en el plazo otorgado.

5. Se aplicarán los criterios de selección (técnico y/o económico) establecidos en las Bases de Invitación a las cotizaciones presentadas.

6. Se elaborará una orden de compra al proveedor que tenga el mayor puntaje en la evaluación de los criterios de selección, documento que contará con la respectiva apropiación presupuestal

7. En cualquiera de los casos antes descritos, si la cotización es presentada de manera extemporánea se tendrá como no presentada.

8. En todo caso será obligatoria la constitución de garantía. El contratista tendrá máximo dos (2) días hábiles a partir de la suscripción de la orden de compra para allegar la póliza con los amparos solicitados, con el fin de ser aprobada por la Industria Militar.

9. Cada orden de compra será objeto de liquidación.

9.5.5.6. Obligaciones de no Hacer a Cargo de los Proveedores

Frente a la desatención de las obligaciones principales y accesorias establecidas en el Acuerdo Marco, por parte de los proveedores, se tendrán en cuenta las siguientes variables:

1. Los proponentes deberán presentar cotización a cada solicitud realizada en sobre cerrado y en el término establecido por la Industria Militar, de no presentar cotización deberá exponer las razones y las circunstancias que le impiden cumplir con esta obligación.

2. Si el proponente no presenta cotización o no justifica la desatención de su obligación principal, se obliga a abstenerse de participar en la solicitud de cotización inmediatamente siguiente.

Parágrafo: No se tendrá en cuenta la cotización que presente el proponente.

3. Si el proponente ha desatendido sin justificación alguna su obligación principal por dos (2) veces se obliga a abstenerse de presentar cotización en los próximos dos (2) procesos de cotización.

Parágrafo: No se tendrá en cuenta la cotización que presente el proponente.

4. Si el proponente ha desatendido sin justificación alguna su obligación principal por tres (3) veces no consecutivas se obliga a abstenerse de presentar cotización dentro de lo que reste de la vigencia del contrato Acuerdo Marco.

Parágrafo: No se tendrá en cuenta la cotización que presente el proponente.

5. Si adjudicado un proceso el proponente no legaliza los documentos respectivos en un lapso de tres (3) días hábiles a la suscripción de la orden de compra, será adjudicado al segundo y se obliga a abstenerse de presentar cotización en el siguiente proceso. Si el proponente ha desatendido esta misma obligación tres (3) veces se obliga a abstenerse de presentar cotización dentro de lo que reste de la vigencia del contrato Acuerdo Marco

Parágrafo: No se tendrá en cuenta la cotización que presente el proponente.

6. Si adjudicado un proceso el proponente manifiesta no poder cumplir con el objeto a contratar, será adjudicado al segundo y se obliga a abstenerse de presentar cotización en el siguiente proceso. Si el proponente ha desatendido esta misma obligación dos (2) veces se obliga a abstenerse de presentar cotización dentro de lo que reste de la vigencia del contrato Acuerdo Marco.

Parágrafo: No se tendrá en cuenta la cotización que presente el proponente.

10. TIPOLOGÍAS Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS

10.1. Tipologías Contractuales

10.1.1. Enunciación y Tipificación de Algunos Contratos.

Para los efectos del presente Manual, se entiende por contrato aquellos acuerdos de voluntades celebrados entre INDUMIL y una o varias personas, naturales o jurídicas, por medio de la cual se regulan los términos y condiciones en que se efectuará la provisión de un bien, obra o servicio.

Si para el ejercicio de sus funciones o la prestación de los servicios a cargo de INDUMIL, precisa de la adquisición de cualquier categoría de bienes, obras o servicios, podrá procurar su aprovisionamiento mediante la celebración de todo tipo de contratos, ya sea que los mismos se encuentran nominados o tipificados en el Derecho privado o en normativas especiales, o que los mismos devengan del libre ejercicio de la autonomía de la voluntad privada.

A continuación, se presentan algunas definiciones de ciertos tipos de contratos, para que las mismas sean tenidas en cuenta durante la gestión de la entidad.

1. Contrato de consultoría

Son contratos de consultoría aquellos por medio de los cuales INDUMIL busca contar con estudios o productos intelectuales terminados, con miras a la realización

y configuración integral de los elementos que conforman un proyecto o programa específico.

En este contrato, desde distintas metodologías o enfoques técnicos, se le encarga al contratista la proyección, elaboración y consolidación de todos los componentes relativos a un proyecto específico.

Se estará en presencia de este tipo contractual cuando quiera que los productos intelectuales llamados a ser elaborados por el consultor tengan uno o varias de los siguientes propósitos:

a) La realización de los estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad.

b) La realización de actividades de interventoría, gerencia de obra o de proyectos.

c) La realización de actividades de dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Son estudios o productos que se contratan de manera externa dado su grado de especialidad y a que la labor encomendada puede desarrollarse desde diferentes metodologías o puntos de vista técnicos, las que podrán ser calificadas mediante jurados de pares.

2. Contratos de prestación de servicios: Los contratos de prestación de servicios, son aquellos por medio de los cuales, una persona natural o jurídica, le brinda apoyo, soporte o acompañamiento a INDUMIL, mediante el desarrollo de actividades identificables.

3. Contrato de obra

Son contratos de obra aquellos por medio de los cuales INDUMIL, le encarga a un tercero, persona natural o jurídica, la realización de una intervención o trabajo material sobre bienes inmuebles, que pueden comprender actividades como la construcción, mantenimiento o instalación, desde que con estas labores se afecten elementos estructurales estrechamente ligados al inmueble, a cambio de una contraprestación a cargo de la entidad.

4. Contrato de compraventa

Son contratos de compraventa aquellos por medio de los cuales INDUMIL, adquiere el dominio de un bien, a cambio de un precio en dinero.

5. Contrato de suministro

El contrato de suministro tiene por objeto la adquisición de bienes muebles por parte de INDUMIL en forma sucesiva y por precios unitarios.

6. Contrato interadministrativo

Relación de aprovisionamiento en dónde participan dos o más entidades estatales. De un lado, está la entidad contratante, quién demanda de otra la ejecución de bienes, obras o servicios que le sirvan de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, o la prestación de los servicios a su cargo. De otro lado, está la entidad estatal contratista, quién, por la ejecución de tales prestaciones, recibe una contraprestación.

7. Convenio Interadministrativo:

Relación horizontal de colaboración entre dos o más entidades estatales, cuyo objeto consiste en cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente bienes o servicios que se hallen a su cargo

8. Contrato de cantidad fija:

Se entiende que un contrato de compraventa, suministro o de prestación de servicios se realiza en modalidad de “cantidad fija”, cuando se acuerde que el objeto consiste en una cantidad “determinada” de bienes o servicios de características técnicas uniformes. Para el efecto las bases y el contrato establecerá con precisión las cantidades y plazos de entrega o de prestación de los mismos, de manera que INDUMIL y el contratista se obligan por la totalidad de la cantidad fija acordada

9. Contrato xxxxx x xx xxxx:

Se entiende que un contrato de suministro o de prestación de servicios se realiza bajo la modalidad “marco” o de “cupo”, cuando se acuerde que el objeto

consiste en una cantidad “determinable” de bienes o servicios de características técnicas uniformes o condiciones complejas.

En virtud del contrato así suscrito, INDUMIL podrá realizar órdenes de compra o de servicios de las unidades que requiera en función de las necesidades de la empresa, de conformidad con los términos y condiciones establecidos en el contrato, mientras esté vigente. Los pagos se efectuarán en los tiempos pactados, en relación con las órdenes efectuadas durante el periodo de que se trate.

El contrato de cupo podrá señalar una cantidad mínima de consumo de bienes o servicios a la cual las partes se comprometen a pagar y entregar, respectivamente, durante la vigencia del contrato. Si la cantidad mínima a adquirir compromete varias vigencias presupuestales, deberá contarse con la disponibilidad presupuestal pertinente y autorización de compromiso de vigencias futuras, a la firma del contrato. En los demás casos tal disponibilidad será necesaria de manera previa a la realización de las órdenes de compra respectivas.

En la liquidación del contrato se reconocerán a favor del proveedor únicamente el precio de los bienes o servicios no cancelados que hayan sido objeto de órdenes de compra o de servicio, salvo en el caso en el que se hayan garantizado cantidades mínimas a adquirir, evento en el cual se procederá a la entrega y al pago.

Cuando el contrato de cupo supere una vigencia presupuestal en él se establecerán fórmulas de ajustes de precios, así como cuando se identifiquen riesgos que de materializarse así lo requieran.

Parágrafo: Estos contratos se celebrarán, como máximo, por un período de 3 años no prorrogables.

10.1.2. Elementos de la Minuta del Contrato

En los contratos de INDUMIL, se incluirán todas aquellas cláusulas o estipulaciones que sean necesarias o convenientes para regular las relaciones contractuales y materializar el propósito perseguido con la contratación, ya sea que las mismas se encuentran previstas en normas que le sean aplicables, o que devengan del ejercicio de la autonomía de la voluntad. En la minuta se estipularán, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Objeto: Es una descripción general del acuerdo de voluntades, en dónde se señala el bien, obra o servicio materia de la voluntad coincidente de las partes.

2. Especificaciones de los bienes o servicios a adquirir o proveer: En este apartado se especificarán los términos acerca de cómo se requieren los bienes o servicios

3. Valor: Es la contraprestación pactada.

4. Forma de pago: Es el establecimiento de aquellas estipulaciones dirigidas a determinar las condiciones que dan lugar a que se generen las obligaciones de pago, según lo que determinen las partes.

5. Plazo de ejecución del contrato: Es el lapso dentro del cual están llamados a realizarse todos los actos a cargo del contratista o de INDUMIL tendientes a cumplir con el desarrollo del objeto y las obligaciones contractuales, según las normas aplicables al contrato.

El plazo se contará a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, y en forma particular los establecidos en el estudio previo y bases de invitación.

6. Obligaciones: En esta cláusula deben preverse todos aquellos actos que se espera que el contratista e INDUMIL ejecuten en desarrollo del contrato, así como las reglas que se deben respetar para garantizar su debida ejecución.

7. Supervisión o interventoría: Se señalará el funcionario de INDUMIL o la persona natural o jurídica encargada de vigilar la correcta ejecución del objeto contractual.

8. Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de vigencias futuras Documentos que acreditan la disponibilidad presupuestal para amparar las erogaciones a cargo de INDUMIL.

9. Confidencialidad de la Información: Las partes firmarán un acuerdo de confidencialidad.

10. Aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales: Se incluirá una obligación en los contratos precisando que los contratistas deben cumplir con sus obligaciones de aportes frente al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales acorde con la normatividad vigente que reglamenta la materia.

11. Mecanismos de protección de los derechos e intereses de INDUMIL: Se observará al respecto lo señalado en apartado pertinente de este documento a

propósito del pacto de: Acuerdos de niveles de servicio; cláusula de retención en garantía; multas; cláusula penal pecuniaria; y, terminación por incumplimiento calificado.

12. Terminación unilateral por incumplimiento calificado: Se observará al respecto lo señalado en apartado pertinente de este documento.

13. Liquidación: Estipulación que regula los términos y condiciones, en que las partes, de mutuo acuerdo, habrán de concurrir a efectuar un xxxxx xx xxxxxxx alrededor de las condiciones de ejecución del contrato, estableciendo el plazo para realizarla.

14. Cesión: La que regula la cesión del contrato, en todo caso previamente autorizada por INDUMIL.

15. Autonomía administrativa, técnica y financiera del ejecutor: Estipulación por medio del cual se precisa que el contratista ejecuta el contrato, bajo su cuenta y por sus propios medios, por manera que no media una relación laboral de subordinación con INDUMIL.

16. Cláusula de indemnidad: De conformidad con esta estipulación, el contratista se obliga a mantener libre a INDUMIL de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.

17. Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos: Se podrá incluir una cláusula que permita a los contratistas solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la aplicación de mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la amigable composición, la conciliación, la transacción o el arbitramiento, según corresponda, de acuerdo a la finalidad de la contratación.

18. Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades: Se pactará en los contratos que suscriba INDUMIL, una cláusula en donde el contratista manifestará que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con el Estado, ni encontrarse reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

19. Cláusula de suspensión del contrato: Se pactará la posibilidad de suspender la ejecución del contrato, de mutuo acuerdo entre las partes, cuando situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público impidan, temporalmente, cumplir el objeto de las obligaciones a cargo de los contratantes. El pacto de la

suspensión tendrá por efecto que las obligaciones convenidas no puedan hacerse exigibles mientras perdure la medida y, por lo mismo, el término o plazo pactado dentro del contrato (de ejecución o extintivo) no corre mientras permanezca suspendido. La suspensión debe estar sujeta a un modo específico (plazo o condición), pactado con criterios de razonabilidad y proporcionalidad, acorde con la situación que se presente en cada caso, pero no puede permanecer indefinida en el tiempo.

20. Previsiones para la garantía de vinculación de sujetos de especial protección constitucional a la ejecución del contrato: De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, de haberse estatuido dentro de las bases, o sus equivalentes, la obligación a cargo del contratista de proveer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional, se establecerá esta obligación en la minuta del contrato y se precisaran las sanciones pecuniarias derivadas de su incumplimiento injustificado.

11. MECANISMOS DE PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS E INTERESES DE LA

ENTIDAD

11.1. Enunciación y Justificación Legal

11.1.1. Enunciación

En desarrollo de lo previsto en la regulación de derecho privado que rige la contratación de INDUMIL y con respaldo en la jurisprudencia especial aplicable, el presente capítulo recoge los mecanismos jurídicos que INDUMIL podrá utilizar para proteger y preservar sus derechos e intereses durante la ejecución de los contratos por ella celebrados, así:

1. Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS), entendidos como un mecanismo para determinar el monto de la retribución de determinado bien, obra o servicio en función de la calidad y oportunidad en su prestación.

2. Cláusula de retención en garantía, entendida como la facultad contractual expresamente atribuida a la entidad contratante, para que, de cada pago, conserve una parte del mismo, con miras a que, ulteriormente, de llegar a ser ello necesario, cuente con un saldo contra el cual poder compensar las obligaciones

pecuniarias que el contratista le llegase a adeudar. Solo se podrá retener hasta un valor equivalente a la cláusula penal pecuniaria.

3. Multas de las siguientes clases:

a. Sancionatorias: mecanismo para penalizar el incumplimiento tardío de una o varias prestaciones a cargo del contratista.

b. Conminatorias: mecanismo para conminar a que el contratista se ponga al día con el programa prestacional a su cargo.

4. Cláusula penal pecuniaria: tasación anticipada de perjuicios, derivada de haberse verificado el acaecimiento de situaciones constitutivas de incumplimientos parciales o totales (en ambos casos definitivos) en que incurran los contratistas de INDUMIL.

5. Terminación por la verificación de situaciones de incumplimiento calificado, como un mecanismo encaminado a tener por concluido el contrato por la verificación de la condición resolutoria expresa a que él se encuentra afecto.

11.1.2. Justificación Legal.

Los mecanismos aquí contemplados se fijan como expresiones contractuales que materializan los principios de la gestión fiscal y de la función administrativa a que se encuentra legalmente sujeto INDUMIL, en conjunto con los preceptos de la autonomía de la voluntad privada.

De acuerdo con la jurisprudencia vigente del Consejo de Estado1, su pacto resulta completamente legal, en tanto persigue la pronta y correcta ejecución de los

1 Cfr.,: Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección C, Sentencia del 24 xx xxxxxx de 2016, Rad. No. 19001-23-31-000-2007-00147- 01(41783), C.P.: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx; Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección C, Sentencia del 19 de julio de 2017, Rad. No. 68001-23-31-000-2011-00554-01(57394), C.P.: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx; Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sentencia de 3 de septiembre de 2020, Rad. No. 25000-23-26-000-2009-00131-01 (42003), C.P.: Xxxxxxx Xxxxxxx Plata; Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sentencia de 23 de noviembre de 2022, Rad. No. 05001-23-31-000-2011- 01824-01 (66700), C.P.: Xxxxxxx Xxxxxxx Plata.

contratos2. Su imposición se hará por acto contractual de derecho privado, en el que conste el supuesto de hecho previsto en el contrato para el efecto y su consecuencia.

11.2. De las Medidas Contractuales que INDUMIL Podrá Pactar en sus Contratos

11.2.1. Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS) para la adquisición de Bienes y Servicios:

Estipulación facultativa mediante la cual se establecen las actividades, indicadores y tiempos a que habrá de sujetarse el aprovisionamiento de un bien, obra o servicio, de manera que ello permita la determinación del precio del bien o servicio en función de la calidad y oportunidad de lo que se recibe.

2 En el más reciente pronunciamiento jurisprudencial de aquellos señalados, se xxx:

“38. En contravía de estas posiciones jurisprudenciales referidas, en épocas recientes la Sección Tercera del Consejo de Estado se ha pronunciado (en lo que comienza a identificarse como una tendencia mayoritaria) a favor de la posibilidad de que “las partes contratantes, en ejercicio de la autonomía negocial, pueden pactar dentro de la convención que rige la relación contractual figuras como la multa, la cláusula penal, terminación por mutuo acuerdo o unilateral, todas estas como previsión anticipada de las consecuencias del posible incumplimiento en que pueda incurrir una de ellas”24. Esta misma Sección ha concluido que las cláusulas, como la de terminación unilateral por incumplimiento, “son absolutamente viables, a partir de la autonomía de las partes para estructurar el contenido del negocio, siempre que en ellas se especifique la prestación esencial cuyo incumplimiento priva sustancialmente al contrato de la debida ejecución del objeto pactado”.

39. Lo anterior, bajo el convencimiento de la importancia capital de atender y respetar la autonomía dispositiva, propia de los contratos regidos por el derecho privado:

“El cambio xx xxxxxxxxxx ha significado entonces el pasar de entender que las entidades estatales exceptuadas del Estatuto Contractual no podían pactar cláusulas unilaterales, pues no contaban con la habilitación legal para hacerlo, a un entendimiento que, por el contrario, considera que, al igual que los privados, la habilitación deviene de la propia autonomía contractual.

De esta manera, cuando una entidad estatal, regida por derecho privado, pacta una cláusula que confiere una facultad unilateral, al igual que ocurre con los privados, no debe entenderse nada diferente a que, en igual sentido, está habilitada para acudir a este tipo de pactos. Lo anterior pues, cada vez será más difícil entender cómo, aunque los privados puedan pactar este tipo de cláusulas, cuando la Administración se comporta como un privado más, ella no pueda celebrar estos mismos acuerdos.

(…)”

En este sentido, los ANS obran como un parámetro objetivo para determinar la magnitud de la contraprestación a que tiene derecho el contratista, a cambio de la calidad en el aprovisionamiento.

En consecuencia, por virtud de esta cláusula, el contratista autoriza a la entidad contratante para que, al momento de efectuar el pago de una contraprestación, según los parámetros fijados en el contrato, efectúe un descuento respecto del importe a serle reconocido al contratista, que ascendería a una suma proporcional en función de la oportunidad y calidad de la prestación efectivamente ejecutada a favor de INDUMIL.

11.2.2. Multas

En los contratos celebrados por INDUMIL se podrán pactar multas pecuniarias en caso de evidenciarse incumplimientos parciales durante el plazo de ejecución del contrato. Tendrán las siguientes finalidades:

1. Multa conminatoria: Sí, de manera previa a la conclusión del trámite de imposición de medidas contractuales, el contratista no ha subsanado las situaciones de incumplimiento que motivaron el inicio del trámite de imposición de medidas contractuales, se le impondrá una multa, a manera de apremio.

El pago del importe de la sanción será independiente de la obligación que le asiste al contratista de ponerse al día en el cumplimiento de sus obligaciones.

2. Multa sancionatoria: Sí, de manera previa al inicio del trámite de imposición de medidas contractuales, o, durante su adelantamiento, se evidencia que el contratista se ha puesto al día con las obligaciones a su cargo, se le impondrá una multa por el cumplimiento tardío de sus obligaciones.

La cuantía de la multa punitiva habrá de ser menor con respecto a la cuantía de la multa de apremio, y, salvo estipulación en contrario, su monto será un cincuenta por ciento (50%) menor con respecto al valor de la multa de apremio que se le hubiera impuesto al contratista de no haber cumplido las obligaciones a su cargo.

11.2.3. Cláusula Penal Pecuniaria:

En los contratos celebrados por INDUMIL, ante eventos de incumplimientos totales o parciales definitivos, se pactará una cláusula penal pecuniaria, a título de estimación anticipada de perjuicios, cuyo importe será, como mínimo, del veinte por ciento (20%) del valor del contrato.

En todo caso, se consagrará que por el pago de la cláusula penal pecuniaria no se entenderá extinguida la obligación principal y que, en todo caso, INDUMIL se reserva el derecho a perseguir, por vía judicial, el reconocimiento y pago de aquellos perjuicios que se le han causado hay como consecuencia del incumplimiento del contrato, y que excedan la pena pecuniaria causada.

11.2.4. Terminación Unilateral por Incumplimiento Calificado:

En los contratos celebrados por INDUMIL podrá pactarse que la empresa estará facultada para resolverlos de manera unilateral por haberse verificado un incumplimiento calificado de las obligaciones a cargo del contratista.

Se entenderán por incumplimiento calificado, las siguientes situaciones:

1. No haber logrado el contratista alcanzar el estado de ejecución del contrato, por: (i) la no presentación del certificado de constitución de la garantía de cumplimiento, o por no haber logrado la corrección de los defectos advertidos, de conformidad con lo señalado en este Manual y en el respectivo contrato; o, (ii) no haber cumplido con otro tipo de requisitos a su cargo, de conformidad con lo señalado en el contrato.

2. Cuando en aplicación de la cláusula de Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), el contratista no haya logrado un mínimo de desempeño pactado en el contrato.

3. Cuando el monto de las multas reclamadas por INDUMIL alcance una suma determinada, prefijada en el contrato.

4. Cuando el CONTRATISTA le ha manifestado a INDUMIL, por escrito, de manera clara, expresa e inequívoca, que no va a cumplir con alguna (s) de las obligaciones a su cargo.

5. Cuando el CONTRATISTA incurre en un retardo injustificado respecto del cumplimiento de sus obligaciones, calificadas como esenciales según el contrato o la Ley, y pese a habérsele conminado a su cumplimiento, no ha

logrado subsanar dicha situación dentro del término razonable que se le hubiere señalado.

6. Cuando el CONTRATISTA cumple de manera insatisfactoria obligaciones calificadas como esenciales según el contrato o la Ley, y pese a habérsele conminado a efectuar las correcciones que sean del caso, no ha logrado subsanar dicha situación dentro del término razonable que se le hubiere señalado de conformidad con el contrato.

7. Las demás que hayan sido fijadas en el contrato de acuerdo con el entorno que rodea el objeto de la contratación.

El contrato solo se tendrá por resuelto cuando quiera que así se lo haya comunicado INDUMIL a su contratista. En cualquier caso, previa a la comunicación de la decisión, se le debió haber otorgado al contratista el derecho a manifestar sus opiniones frente a la intención de la entidad de resolverlo unilateralmente.

Cuando se ejerza la cláusula de terminación unilateral por incumplimiento calificado, INDUMIL exigirá el reconocimiento y pago de la pena pecuniaria pactada, reducida proporcionalmente, conforme a lo señalado en los artículos 1596 del Código Civil y 867 del Código de Comercio, incluyendo la posibilidad de compensar el pago, que, por el hecho de la suscripción del contrato, se entiende autorizado por el contratista. Así mismo, se comunicará el lapso de tiempo en el que, sin exceder de cinco (5) años, el contratista no presentará ofertas a INDUMIL, por virtud de lo acordado en el contrato.

Parágrafo: Se entenderá por conminación, el requerimiento que le haya efectuado la entidad al contratista para que cumpla con una obligación a su cargo.

Para el ejercicio de la terminación unilateral por incumplimiento calificado no será necesario haber agotado el trámite de reclamación de multas.

11.3. Presentación de las Disposiciones Encaminadas al Ejercicio de Medidas Contractuales

11.3.1. Disposiciones para el Ejercicio de la Cláusula de Acuerdos de Niveles de Servicio

La fijación del descuento que autorice la cláusula se hará siguiendo estrictamente los parámetros que se consignen en el contrato para el efecto, o en su defecto los siguientes pasos:

1. Se proyectará, en documento escrito, la cuantía que se planea pagar, discriminando los fundamentos contractuales que lo motivan.

2. De este escrito se le correrá traslado al contratista para que, dentro del término de tres (3) días hábiles, exprese sus opiniones y comentarios, si los hubiera.

3. Analizado lo señalado por el contratista, se proyectará el documento definitivo que contendrá la suma que se le reconocerá al contratista como remuneración, incluyendo el decremento que llegare a ocasionarse tras la valoración de lo señalado en los numerales precedentes.

4. El contratista solo podrá presentar factura o cuenta de cobro, o sus equivalentes, por el valor reconocido en el documento definitivo de valoración de la remuneración derivada de la aplicación de los acuerdos de niveles de servicio ANS, so pena de devolución.

11.3.2. Disposiciones para el Ejercicio de las Medidas Contractuales de Multas, Cláusula Penal y Terminación por Verificación del Incumplimiento Calificado.

11.3.2.1. Observancia del Trámite Contenido en el Anexo de la Póliza Cuando Quiera que el Contratista Hubiera Prestado Garantía de Cumplimiento

Para el ejercicio de la cláusula de multas y penal pecuniaria, de haber constituido el contratista garantía de cumplimiento que garantice el pago de sanciones, de conformidad con lo señalado en el artículo 1077 del Código de Comercio, y en concordancia con los aspectos de trámite indicados en el anexo de la póliza correspondiente, se adelantará, con asistencia del contratista y su garante, los trámites previstos para efectuar la reclamación a que hubiere lugar.

11.3.2.2. Trámite de Imposición de Medidas Contractuales

Con la firma del contrato se entenderá incorporado el presente trámite de imposición de medidas contractuales.

En observancia del derecho al debido proceso, para el ejercicio de las cláusulas de multas, penal pecuniario, y terminación por incumplimiento calificado, así como las demás medidas que se hayan pactado, se adelantarán las siguientes diligencias:

1. El supervisor elaborará un informe dirigido al Ordenador del gasto a través de la Dirección de Contratos en dónde expondrá la situación actual de ejecución del contrato, explicando los eventuales incumplimientos que se hayan advertido y sus efectos.

2. La Dirección de Contratos le enviará al contratista un requerimiento para que rinda explicaciones, al que se le anexará el informe de supervisión, informándole sobre las normas y cláusulas eventualmente incumplidas y las medidas perseguidas por INDUMIL.

La comunicación será enviada a la dirección de correo electrónico y/o física señalada por el contratista en la minuta de contrato, y se entenderá conocida cuando la Industria Militar reciba acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje.

En el requerimiento se le señalará al contratista el término que tiene para responder, en todo caso, se entenderá que cuenta con tres (03) días hábiles para presentar su escrito. Este documento se deberá remitir a la cuenta de correo electrónico institucional y/o física que se le indique al contratista en la comunicación a él dirigida.

3. Dentro del término antes señalado, deberá el contratista presentar escrito ante INDUMIL mediante el cual exponga sus argumentos de defensa, y aporte los documentos y demás elementos de prueba que considere necesarios para sustentar sus explicaciones.

4. De considerarse conveniente o necesario, en cualquier momento de la actuación, La Dirección de Contratos podrá convocar a una reunión de trabajo para discutir con el contratista aspectos relativos a las circunstancias que motivaron el inicio del trámite de imposición de medidas contractuales.

Esta reunión es una facultad de INDUMIL, más no un derecho del contratista.

5. Una vez presentado el escrito por parte del contratista, La Dirección de Contratos valorará y proyectará lo que en derecho corresponda.

De decidirse por la aplicación de la medida contractual, se fijará un término prudencial para que se realice por parte del contratista el pago total de la obligación,

6. Una vez la Dirección de Contratos haya proyectado la decisión correspondiente, la misma será remitida al Ordenador del gasto para su firma.

7. Hecho lo anterior, la decisión le será comunicada al contratista.

Parágrafo 1: Si, de manera previa a la conclusión del trámite, el contratista supera la condición de incumplimiento, se procederá de la siguiente manera:

1. Si la actuación tenía por propósito imponer una multa conminatoria, se le impondrá una multa sancionatoria, como penalidad por el cumplimiento tardío.

La multa sancionatoria tendrá un importe menor, con respecto a la multa conminatoria, de conformidad con lo señalado en el presente Manual y en el contrato respectivo.

2. Si la actuación tenía por propósito dar por terminado el contrato por incumplimiento calificado, INDUMIL podrá abstenerse de resolverlo, sin perjuicio de poder afectar proporcionalmente la cláusula penal pecuniaria, o de imponer una multa sancionatoria, para penalizar el cumplimiento tardío de las obligaciones.

En este evento, se entiende que INDUMIL, discrecionalmente, podrá abstenerse de darlo por terminado, pero, bajo ningún concepto, tendrá derecho el contratista a que la entidad tome tal determinación.

3. Si la actuación tenía por propósito afectar la cláusula penal pecuniaria, la misma será impuesta, pero reducida de manera proporcional, para los efectos de penalizar el cumplimiento tardío de las obligaciones.

En cualquier evento, INDUMIL se reserva el derecho de perseguir, por cualquiera de los medios permitidos de la ley, la indemnización de los perjuicios que le hayan sido causados como consecuencia del incumplimiento o del cumplimiento tardío o defectuoso de las obligaciones a cargo del contratista.

Parágrafo 2. Si durante el trámite de la actuación, el contratista propone una fórmula de arreglo para ponerse al día con las obligaciones a su cargo, se podrá suspender el trámite por el término que sea necesario.

Una vez vencido el plazo de suspensión, INDUMIL, por conducto de la supervisión, verificará si el contratista se puso al día o no.

Si se puso al día, se continuará con la actuación, pero observándose lo señalado en el parágrafo primero del presente apartado.

Si no se puso al día, se continuará la actuación.

11.3.3. Disposiciones para la Efectividad de las Medidas Contractuales.

Para la efectividad de las obligaciones pecuniarias derivadas del adelantamiento del trámite de ejercicio de medidas contractuales, se podrá acudir a cualquiera de los siguientes mecanismos.

El orden en que se presentan estos mecanismos no expresa un grado de prevalencia de uno en frente de otro, ni tiene que haberse ejercido uno para poder intentar otro. En consecuencia, INDUMIL valorará, acorde con las circunstancias, a cuál decide acudir.

Se podrán ejercer varios de estos mecanismos, al mismo tiempo, o de manera sucesiva, hasta obtener el pago total de la obligación.

11.3.3.1. Afectar la Garantía de Cumplimiento Constituida por el Contratista

De haberse surtido el procedimiento aludido en el anexo del certificado de constitución de la garantía presentado por el contratista, se requerirá a la aseguradora para que proceda con el pago de la obligación.

Si la aseguradora no se allana a pagar, se procederá a iniciar el juicio de ejecución de conformidad con lo señalado en el numeral 3° del artículo 1053 del Código de Comercio y la normativa procesal aplicable.

11.3.3.2. Compensar los Saldos que se le Adeuden al Contratista: De conformidad con lo señalado en el artículo 1714 y ss. del Código Civil, si:

1. INDUMIL le adeuda sumas de dinero al contratista; y,

2. El contratista le adeuda sumas de dinero a la entidad por habérsele aplicado una medida contractual.

Ambas deudas se extinguirán recíprocamente hasta la concurrencia de sus valores. La autorización para compensar se entenderá dada por la suscripción del contrato.

11.3.3.3. Afectar las Sumas que Tenga a su Disposición INDUMIL Como Consecuencia de la Aplicación de la Cláusula de Retención en Garantía.

Si se pactó esta cláusula, INDUMIL podrá acudir a afectar estas sumas de dinero, hasta por la suma del importe de la medida contractual impuesta, a efectos de lograr su pago.

11.3.3.4. Iniciar un Proceso de Ejecución Previo Diligenciamiento de un Pagaré con Carta de Instrucciones:

Se podrá pactar en los contratos que el contratista firmará un pagaré en blanco con una carta de instrucciones, en el sentido que tal instrumento se diligenciará con el importe de la medida contractual impuesta, a efectos de lograr su cobro por la vía judicial, mediante el ejercicio de la acción cambiaria aludida en el artículo 780 y ss. del Código de Comercio.

12. DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

12.1. Del Contrato

Los tipos de contrato, sus minutas estandarizadas, así como su actualización o modificación estarán a cargo de la Dirección de Contratos.

12.1.1. Perfeccionamiento del Contrato

El contrato se entiende perfeccionado cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y el acuerdo se eleve a un documento por escrito o electrónico y se suscriba por las partes. En todo caso el mismo podrá elevarse a escrito a través del intercambio de datos.

El contrato deberá ser suscrito dentro del plazo previsto en el cronograma del proceso

1. Si durante el término señalado el oferente al que se le haya aceptado la oferta,no suscribe el contrato:

a) Se dejará constancia escrita de ello para efectos de lo previsto en el literal e)del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993;

b) Se presentará la reclamación ante la compañía de seguros que haya otorgado la garantía de seriedad de la oferta, a efectos de obtener el pago del importe allí contenido.

No habiéndose suscrito el contrato dentro del plazo establecido, INDUMIL podrá aceptar el ofrecimiento presentado por otro oferente l teniendo en cuenta el orden de elegibilidad.

PARÁGRAFO. Si persiste la necesidad de contratación, se podrá optar por llevar a cabo un nuevo proceso de contratación.

12.1.2. Aprobación de las Garantías

Las garantías constituidas para garantizar el cumplimiento de los contratos de acuerdo a los amparos requeridos en el estudio previo y las bases de invitación, serán verificadas por la Dirección de Contratos, y será aprobada por el competente contractual.

En tratándose de contratos cuya competencia se encuentra en cabeza del señor Presidente de la Industria Militar, la encargada de la revisión es la Oficina Legal.

12.1.3. Requisitos de Ejecución.

La ejecución del contrato iniciará cuando las garantías hayan sido aprobadas, se haya realizado el correspondiente registro presupuestal, y se haya suscrito el acta de inicio respectiva, cuando esta se haya establecido.

12.1.4. Impuestos

El contratista deberá pagar todos los impuestos que se requieran, incluyendo, pero no limitándose a los del orden nacional, departamental o municipal, cuando correspondan, con excepción del IVA del que será responsable INDUMIL.

12.1.5. Publicidad de los Contratos

La publicidad de la actividad contractual se hará con arreglo al alcance que de este principio se encuentra en el presente Manual.

12.1.6. Vigencia del Contrato

La vigencia del contrato empieza a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado y cubre el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo y la fecha que se haya señalado para practicar la liquidación final.

12.1.7. Modificaciones al Contrato

1. Aspectos generales

Las modificaciones u otrosíes reposarán en documento celebrado por las partes, donde conste cualquier cambio efectuado al contenido del contrato, manteniendo sus elementos esenciales. Estas modificaciones serán numeradas en forma consecutiva y deberán estar sustentados en los informes o estudios que evidencien su necesidad y la proporcionalidad de su contenido en atención a las circunstancias que les sirven decausa.

El contenido de las modificaciones podrá versar sobre:

a) Adición: Es la modificación que aumenta el valor económico del contrato, No se podrá exceder el 100% del valor inicial del contrato.

La adición será debidamente sustentada por él área solicitante, teniendo en cuenta criterios de conveniencia y oportunidad que aconsejen la celebración de tal acuerdo.

b) Prórroga: Documento suscrito por las partes, donde constan modificaciones en el plazo de ejecución del contrato. No se podrá exceder del 100% del tiempo inicial del contrato.

Si la prórroga implica extender el contrato más allá de la vigencia presupuestal inicialmente contemplada, el área interesada deberá solicitar la afectación del presupuesto de la siguiente vigencia y honrar el compromiso presupuestal previamente adquirido.

En todo caso, se dará cumplimiento a la recomendación presupuestal que realice la Gerencia Financiera.

Los Contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el Contrato objeto de vigilancia o hasta por un mes más siempre que se encuentre debidamente justificado.

c) Otros acuerdos modificatorios: Son aquellos, donde constan las modificaciones al contrato que combina los elementos señalados en los anteriores literales, o se adoptan otras modificaciones que no afectan los elementos esenciales del negocio jurídico.

Parágrafo: No obstante, lo anterior, la Presidencia podrá autorizar la prórroga o adición de los contratos en porcentajes superiores al señalado, cuando se ponga en perjuicio el abastecimiento o la gestión comercial y productiva de la Empresa. En estos casos la prórroga sólo podrá extenderse hasta el momento en que se satisfaga la necesidad o se suscriba un nuevo contrato. En estos eventos, se dejará constancia expresa y escrita dentro del Estudio de Conveniencia respecto a la justificación que sirva de soporte para la suscripción del acuerdo modificatorio.

2. Procedimiento

Para proceder a la modificación de los contratos celebrados por INDUMIL, se adelantará el siguiente procedimiento:

a) El supervisor y el área solicitante de la contratación, al evidenciar la necesidad de efectuar una modificación del mismo, presenta la respectiva solicitud ante la Dirección de Contratos. El estudio de conveniencia deberá establecer, como mínimo:

i. La justificación de la prórroga o adición.

ii. La revisión de los precios que se aplicarán en la prórroga o adición, según corresponda.

iii. La necesidad de ampliar las garantías o mecanismos de cobertura.

iv. La variación en la estimación y asignación de los riesgos inicialmente tipificados.

b) Si la solicitud implica adición de recursos, deberá contarse con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de Vigencia Futuras, según el caso.

c) La Dirección de Contratos, verificará el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico y que cuente con justificación técnica suficiente.

d) De encontrar la Dirección de Contratos procedente la modificación, proyectaráel correspondiente documento.

e) El texto en que se recojan los términos y condiciones del acuerdo modificatorio será suscrito por el correspondiente delegatario contractual y por el contratista.

12.1.8. Cesión del Contrato

1. Aspectos generales:

a) Cesión del contrato: Acuerdo de voluntades por medio del cual una parte se hace sustituir por otra, quién, en consecuencia, asume su lugar dentro del contrato y será la encargada de continuar con la ejecución de las prestaciones encaminadas a la materialización de su objeto. Para los contratos a que alude el presente Manual, la entidad debe aprobar la cesión que se les proponga, para lo cual habrán de verificar que el cesionario propuesto, cuente con calidades iguales o superiores a las del cedente.

b) Cesión unilateral del contrato: Figura prevista en el artículo 6 (parágrafo 1) de la Ley 2014 de 2019, por virtud de la cual, cuando durante la ejecución del contrato, sobrevenga en el contratista la causal de inhabilidad contemplada en el literal j) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993, o cuando administrativamente se le haya sancionado por actos de corrupción, la entidad, mediante acto motivado, antecedido de un procedimiento previo que garantice el derecho de defensa y contradicción, ordena que el contrato sea cedido en favor de un tercero determinado por ella.

2. Procedimiento:

a) El contratista, o su representante legal pondrá en conocimiento de la entidad la intención de ceder el contrato.

b) Para el caso de las personas jurídicas la solicitud de cesión deberá indicar el eventual cesionario, describiendo y acreditando sus condiciones de orden financiero, organizacional y de experiencia, que deberán ser, al menos, iguales o superiores a las suyas.

c) El área solicitante del bien, obra o servicio estudiará desde el punto de vista técnico la solicitud, presentando su respectivo concepto ante la Dirección de Contratación. Para el efecto contará con el acompañamiento del supervisor del contrato y del área financiera.

d) La Dirección de contratos conforme al concepto del área usuaria, emitirá la viabilidad o inviabilidad de aceptar la cesión propuesta.

e) De encontrarse procedente la cesión, se proyectará la correspondiente aceptación de la cesión.

f) El texto en que se recojan los términos y condiciones de la aceptación de la cesión serán suscritos por el correspondiente competente contractual, el representante del contratista cedente y el cesionario.

12.2. Liquidación del Contrato

1. Aspectos generales.

La liquidación es un negocio jurídico por medio del cual INDUMIL y su contratista consignan el balance final o corte definitivo de cuentas de la relación contractual, cuyo propósito fundamental es el de determinar si existen obligaciones o pagos pendientes entre las partes, con miras a darle término a la relación, y poderse declarar x xxx y salvo.

2. Clases:

a) Liquidación bilateral: Es aquella que se realiza de común acuerdo entre las partes de un contrato donde se efectúa un balance acerca de la ejecución del mismo, con miras a determinar si existen obligaciones o pagos pendientes entre las partes, para así poderse declarar x xxx y salvo y darle término a la relación contractual. Durante su celebración, las partes pueden dejar plasmadas salvedades para llegar a acuerdos parciales.

Document Metadata

Table of Contents

CÓDIGO: IM OC OFL MN 001 REVISIÓN: 10

Document Metadata