EL FONDO DE EMPLEADOS PARA LA COOPERACIÓN Y EL SERVICIO “COOMSERVI”

EL FONDO DE EMPLEADOS PARA LA COOPERACIÓN Y EL SERVICIO “COOMSERVI”

En reunión de JUNTA DIRECTIVA, como consta en Acta No. 310 del 26 de Enero de 2022

La Junta Directiva del Fondo de Empleados para la Cooperación y el Servicio “COOMSERVI” en uso de sus facultades legales y estatutarias y

CONSIDERANDO

1. Que para cumplir con los objetivos sociales de COOMSERVI se hace indispensable brindar a los asociados actividades encaminadas a promover la cultura, el deporte, el sano esparcimiento e integración de sus asociados y núcleo familiar, adicionales a la operación de crédito y aportes.

2. Que dentro de las atribuciones que le concede a la Junta Directiva los Estatutos del Fondo de Empleados, se encuentra las de reglamentar las distintas secciones con que cuenta la misma.

3. Que tanto la legislación como en el artículo 96 del Estatuto vigente determinan que el remanente del excedente se puede destinar para crear o incrementar fondos permanentes o agotables con los cuales la entidad desarrolle labores de salud, bienestar, educación, previsión y solidaridad en beneficio de los asociados y sus familiares, en primer grado de consanguinidad y primero de afinidad en la forma y porcentajes que determine la Asamblea General o por delegación la Junta Directiva.

4. Que corresponde a la Junta Directiva reglamentar en detalle los rubros asignados por la Asamblea destinados a los Fondos Sociales.

ACUERDA

Expedir:

EL REGLAMENTO DEL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL

Regulado de la siguiente manera:

CAPITULO I OBJETIVO Y RECURSOS

Articulo1º. OBJETO: El Fondo de Bienestar Social tiene como fin satisfacer las necesidades de Bienestar, educación, previsión, solidaridad e información que los asociados, directivos y colaboradores del Fondo de Empleados requieren.

Artículo 2° Reglamentar el desarrollo de las actividades sociales, culturales, educativas y recreativas diseñadas para el beneficio socio-cultural de sus asociados.

Artículo 3° Prestar todos los servicios inherentes a las actividades realizadas por Xxxxxxxxx que satisfagan las necesidades de esparcimiento y desarrollo social sin discriminaciones de ninguna clase.

Artículo 4° Tener los criterios básicos mediante la aplicación de mecanismos complementarios que permitan extender los beneficios y servicios al mayor número de asociados.

Artículo 5° RECURSOS: El Fondo de Bienestar Social se alimentará de recursos provenientes de:

a) Con el porcentaje de los excedentes que destine para tal fin la Asamblea General.

b) Con el aprovechamiento producto de programas especiales que se realicen para obtener ingresos destinados a este Fondo.

c) Con los aportes o contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria establezcan en la Asamblea General o por la Junta Directiva para incrementar este Fondo.

d) Con las donaciones o auxilios que realicen personas naturales o jurídicas con destino al incremento de este Fondo. Pueden ser las filiales o solicitar apoyo a las empresas que mantienen vínculo de asociación como reciprocidad por los beneficios brindados a sus colaboradores.

e) Con el costo del valor de la afiliación el cual es del 1% de 1 S.M.M.L.V.

f) Con los auxilios, descuentos o promociones otorgados por proveedores para Xxxxxxxxx y que a su vez se autorice para incrementar el fondo de Bienestar.

La efectiva administración de estos servicios y beneficios será la preocupación constante del Fondo y para ello se establecerán las normas adecuadas y los procedimientos más ágiles y seguros a fin de brindar a los asociados la mayor satisfacción posible al momento de realizar todo tipo de actividades.

CAPITULO II

DEL COMITÉ DE BIENESTAR

Artículo 6. El Comité de Bienestar Social es un organismo auxiliar de apoyo para llevar a cabo los programas de Solidaridad, Educativos, Recreativos y culturales, que direccione El Fondo de Empleados por medio de su administración.

Artículo 7. El Comité de Bienestar Social estará constituido por cinco (5) integrantes para períodos de dos (2) años así: 1 integrante de la Junta directiva y 4 asociados nombrados por la Junta Directiva previa postulación por méritos o formación, así mismo pueden ser removidos o reelegidos por el mismo.

PARAGRAFO: la gerencia asignará un funcionario de Xxxxxxxxx que asista al comité con el objetivo de brindar la información y documentación sobre cada solicitud o requerimiento.

Artículo 8. Los miembros del Comité de Bienestar Social deberán acreditar haber recibido un curso básico de Economía solidaria.

Artículo 9. El Comité de Bienestar Social deberá reunirse de forma presencial, virtual o mixta por separado de los demás organismos de Coomservi, salvo en algunos casos en que sea necesario coordinar actividades con otros.

PARÁGRAFO. El Secretario del Comité de Bienestar social dejará consignado en acta, todo lo actuado en cada reunión, la cual debe ser firmada por el Presidente y Secretario de la reunión, sin embargo si la reunión se celebra de forma no presencial o mixta, las actas requieren de 4 firmas (Gerente y Asistente de Gerencia o a falta de éste último algún asociado que haya estado presente en la reunión, presidente y secretario del Comité); cabe aclarar que las actas pueden ser firmadas con firma escaneada si proviene del correo electrónico que se encuentra registrado en el Fondo de Empleados, por tanto el encargado de realizar el acta puede enviarlas mediante correo electrónico a la persona “A”, una vez esta persona la imprima, la escanee y la firme se puede enviar a la persona “B” y así sucesivamente hasta completar todas las firmas.

Artículo 10. El Comité de Bienestar Social ayudará a coordinar programas para beneficio de todos los asociados y a su vez tramitará las solicitudes de auxilios contemplados en el Reglamento del Bienestar.

Artículo 11. El Comité de Bienestar Social como órgano auxiliar de la Administración realizará propuestas de programas o actividades de solidaridad, educación y recreación que serán llevadas a la Junta Directiva para su evaluación y aprobación. Por delegación de la administración el comité y gerencia serán los órganos encargados de evaluar las solicitudes de auxilios y por consiguiente presentarán informes mensuales de sus decisiones y el sustento o argumentación de los mismos.

Artículo 12. Facultades en la toma de decisiones para disposición del Fondo de Bienestar Social:

a) Las solicitudes de auxilios de solidaridad en cualquiera de sus modalidades serán radicadas por la Administración; evaluadas, analizadas y trasladadas a la Gerencia

o al Comité según corresponda el tipo de auxilio y según lo establece este reglamento.

b) El Gerente y el Comité de Bienestar Social deberán evaluar y considerar aspectos como el esfuerzo propio, la ayuda mutua, la solidaridad, la equidad, condiciones económicas y sociales y el real estado de calamidad de los solicitantes.

c) Para los auxilios por condiciones especiales como nacimiento de hijos de asociados, muerte de familiares o auxilios de gafas o lentes se deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y documentos establecidos en el reglamento para su correspondiente asignación y son aprobados por la gerencia.

d) La Junta Directiva de Xxxxxxxxx podrá en segunda instancia reevaluar y reconsiderar solicitudes de auxilios que por alguna circunstancia en el Comité o la Gerencia se haya omitido parcial o totalmente aspectos de relevancia que puedan modificar la determinación inicial.

Artículo 13. El Comité de Bienestar Social anualmente elaborará una propuesta de los programas que presentará a la Administración para su evaluación y aprobación; los cuales serán incluidos en la planeación general y en el presupuesto de fondos sociales. A su vez los programas incluidos en la planeación se homologan con el PESEM (Proyecto educativo socio empresarial solidario)

PARAGRAFO.- En caso de presentarse eventos o circunstancias especiales de calamidad posteriores a la planeación, que requieran atención social, serán evaluadas y tramitadas por el Comité de bienestar en coordinación con la Junta Directiva y/o la Gerencia.

Artículo 14 Al interior del comité se nombrara un Presidente o Coordinador y un secretario, quienes serán los encargados de:

✓ Citar a reuniones ordinarias, por lo menos una vez al mes y extraordinarias las que fueren necesarias.

✓ Establecer un orden del día y abocar cada uno de los temas en su totalidad.

✓ Iniciar las sesiones a la hora y fecha fijado, dando como margen (15) quince minutos para confirmar la asistencia. Y tomar las medidas necesarias a quienes incumplan en más de tres ocasiones sin justa causa.

✓ Levantar la respectiva acta en cada reunión llevando un orden consecutivo de las mismas debidamente firmadas por sus miembros.

Artículo 15. Las funciones del Comité de Bienestar Social serán las Siguientes:

1. Proponer planes y programas que se incluyan en el cronograma de actividades culturales, educativas, sociales, deportivas y recreativas que involucren la participación activa de la mayor cantidad de asociados así como de su entorno familiar.

2. Proponer y/o presentar a la Gerencia o a la Junta Directiva los proyectos adicionales a la planeación y cronograma anual y que puedan ser considerados con adiciones presupuestales o evaluando alternativas de financiación para su ejecución.

3. Dar prioridad a los programas institucionalizados por Coomservi en el momento de asignar recursos. Proponer actividades que generen recursos, que permitan el auto sostenimiento de las mismas, evitando sobre costos en los rubros administrativos del Fondo de Empleados.

4. Procurar la participación tanto logística como administrativa en todas las actividades deportivas, eventos culturales y/o sociales en los cuales organice o participe el Fondo de Empleados.

5. Considerar y aprobar las solicitudes de patrocinios que no logre gestionar la gerencia, o que esta remita para un mayor análisis al comité, estas solicitudes serán hasta de 2 S.M.M.L.V. podrán ser allegadas por los asociados para representar a Coomservi en diferentes disciplinas deportivas. Teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el artículo 12 D. Las solicitudes de patrocinios apoyo de actividades inferiores a 2 S.M.M.L.V. serán aprobadas por la gerencia y/o el comité de bienestar.

Artículo 16. Las actividades contempladas por Xxxxxxxxx como inherentes al Comité de Bienestar Social que no estén incluidas dentro de la planeación anual, serán trasladadas por el comité a la Junta Directiva o a la Gerencia según su nivel de impacto económico, quienes las evaluaran y definirán su ejecución.

CAPITULO III

DESTINACION, ACTIVIDADES Y BENEFICIARIOS

Artículo 17. DESTINACION DE LOS RECURSOS Los recursos del Fondo de Bienestar Social podrán ser destinados a la atención de las necesidades de los asociados y su grupo familiar básico (primer grado de consanguinidad y primero de afinidad) de acuerdo con las directrices de la Superintendencia de Economía Solidaria y podrán ser destinados a la atención de las necesidades en los siguientes campos:

Artículo 18. EDUCACIÓN: El fondo podrá desarrollar planes y estrategias para ejecutar los programas de educación y capacitación dirigidos a los directivos, asociados y su grupo familiar básico y colaboradores de XXXXXXXXX, de conformidad con las normas sobre la materia y en especial en los siguientes ámbitos:

a) Formación: Para propender por el desarrollo del sentido de pertenencia del asociado hacia su organización y al sector a través del conocimiento de sus deberes y derechos, logrando su propia identidad y el crecimiento como ser humano.

b) Promoción: Permitir dar a conocer la filosofía, principios y fines de la cooperación y de la ayuda mutua y las bondades socio-empresariales de las organizaciones solidarias a través de campañas que promuevan el modelo solidario.

c) Capacitación: Facilitar el desarrollo de habilidades técnicas y profesionales a los asociados, directivos y empleados de COOMSERVI. Asistencia técnica: Para permitir dinamizar el desarrollo productivo y el mejoramiento continuo en la prestación eficiente y eficaz del (los) servicio(s) que ofrece COOMSERVI mediante

la identificación y utilización adecuada de los recursos de producción, financiación, tecnológicos, etc., de conformidad con su actividad socio-económica.

d) Investigación: Permite ejecutar acciones tendientes a la generación o producción de nuevos conocimientos y tecnologías para la proyección de COOMSERVI.

e) Adecuación: Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar al Fondo de Empleados de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este evento el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares propias de cada entidad y el monto de los recursos destinados a la adecuación.

Artículo 19. Auxilios Educativos: Apoyo económico que contribuye a los gastos y/o costos de educación del asociado y/o un familiar beneficiado en primer grado de consanguinidad. El Auxilio Educativo también se podrá otorgar en especie en kit escolar para los hijos de los asociados, en dinero para el pago de matrícula de los asociados o hijos o en dinero para el pago de derechos de grado y/o grado de los asociados.

▪ El auxilio educativo (Hijos) se podrá generar para estudios de Preescolar, Primaria y Bachillerato.

▪ El auxilio educativo (Asociados) Técnico, Tecnológico, profesional, en una institución debidamente certificada y registrada ante la autoridad educativa competente.

▪ El auxilio por grado (Asociados) se podrá otorgar según el nivel de formación, Técnico- Tecnólogo, Pregrado y Maestría o Especialización para el pago de derechos de grado y/o grado del asociado.

La asignación de recursos del fondo de educación estará siempre condicionados a el previsto en la Ley, los estatutos, los reglamentos, los presupuestos y a las políticas previamente establecidas por la junta directiva.

Parágrafo: Los requisitos y parámetros para acceder a este auxilio se determinaran por la Junta Directiva con base en el presupuesto anual que alimenta el fondo de bienestar. La aprobación se realizará por el comité de Bienestar y/o gerencia con base en el cumplimiento de requisitos.

Artículo 20. Actividades o programas de educación: Se podrá organizar charlas, cursos, talleres, seminarios, diplomados o programas de posgrado a través de convenios o directamente; procurando ofrecer beneficios en descuentos o subsidios para los asociados, sus familiares o los colaboradores de coomservi. Estos de acuerdo al valor serán aprobados por la gerencia, el comité o la junta directiva siempre y cuando se observe el presupuesto del Fondo social de Bienestar.

Artículo 21. Recreación y cultura: El Fondo podrá realizar actividades dirigidas a los asociados y su grupo familiar debidamente inscritos en su base de datos. Los programas son dirigidos de acuerdo al tipo de población y al cronograma de actividades que presente el Comité de Bienestar Social o la gerencia para la vigencia, así mismo se podrá adelantar programas en convenio preferiblemente con entidades de la Economía

Solidaria. Estas actividades podrán ser subsidiadas por COOMSERVI parcial o totalmente, conforme al Presupuesto aprobado por la Junta directiva; los cuales serán aprobados por la gerencia y/o comité. La gerencia o el comité de bienestar podrán aprobar apoyos para eventos de recreación y cultura hasta un máximo por evento de 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes previo análisis de cobertura y recursos del Fondo sin que se afecte otros programas institucionales aprobados en planeación por la Junta Directiva. Los programas adicionales que superen los 2 S.M.M.L.V. serán evaluadas por la Junta directiva y la gerencia; considerando las adiciones presupuestales que correspondan y serán aprobados por la Junta directiva. La Gerencia puede organizar eventos que a través de convenios no impliquen la erogación de recursos del fondo de bienestar o su inversión sea mínima.

Artículo 22. Organizaciones deportivas: La Junta directiva puede implementar organizaciones deportivas o culturales al interior de coomservi , que procuren el sano esparcimiento y el incentivo por los deportes y actividades culturales de los asociados, sus familias e incluso la comunidad; estas actividades se pueden organizar a través de escuelas deportivas, musicales o incluso clubes que pueden ser creados y mantenidos con recursos del fondo de bienestar o que su funcionamiento permita el autofinanciamiento.

Artículo 23. Apoyo para actividades deportivas y recreativas: Se podrán organizar eventos o brindar Auxilios con el objetivo de apoyar actividades deportivas de los asociados como campeonatos y eventos de integración empresarial. La organización de eventos se incluirá en la planeación anual, sujeta a revisión mensual de la junta directiva observando los recursos disponibles del fondo de bienestar. La gerencia presentara a la junta Directiva la programación de actividades mensualmente y realizara propuestas de adición de actividades cuando los recursos o presupuesto superen los 2 S.M.M.L.V.

Artículo 24. Patrocinios: La asignación de patrocinios estará sujeta al presupuesto del Fondo y se podrá realizar porcentualmente observando el número de asociados participantes frente al número de asociados de la regional, ciudad o empresa. La gerencia podrá aprobar hasta un (1) S.M.M.L.V. por patrocinio; las solicitudes por montos superiores deberán ser aprobadas por la junta directiva; para estas solicitudes se observaran los siguientes aspectos:

a. La solicitud de patrocino se recibirá únicamente en el formato existente para tal fin, previa radicación de los mismos en las instalaciones de Coomservi.

b. Toda solicitud de patrocinio debe estar soportada con la lista de integrantes que conformaran el equipo con nombre claro y numero de cedula. Así como la disciplina deportiva a practicar.

c. Para que una solicitud de patrocinio sea tenida en cuenta, mínimo el 80% de sus integrantes debe estar vinculado como asociado a Xxxxxxxxx, y debe tener un representante del equipo quien será la única persona a quien Xxxxxxxxx contactara para efectos de ampliación de información y demás.

d. Toda aprobación o rechazo de patrocinio por parte de la gerencia, el comité o la Junta directiva se informara al representante del equipo o delegado.

e. En el caso de recibir más de una solicitud de una ciudad, se dará prelación a la fecha de radicación, en el caso de ser simultáneas las solicitudes, se dividirá equitativamente de acuerdo al presupuesto asignado para dicha ciudad,

alternativamente se verifica los auxilios o apoyos generados durante el año a la regional y se define su viabilidad.

Artículo 25. PREVISION SOCIAL Y SOLIDARIDAD: El fondo de empleados podrá implementar programas de apoyo solidario o previsión social; para los cuales se debe incluir en el presupuesto general del fondo de bienestar social. Dentro de las actividades o eventos de solidaridad o previsión social que se pueden cubrir o subsidiar por el fondo están:

Artículo 26. Auxilios de salud: estos auxilios comprenden casos o eventos de accidentes, Enfermedades graves, cirugías, requerimiento de medicamentos e incapacidades, para asociados y familiares con primer grado de consanguinidad.

Coomservi otorga auxilios de salud que pueden ser utilizados como apoyo para el pago de atención de servicios médicos, hospitalarios y quirúrgicos, medicamentos y/o productos ortopédicos siempre y cuando estén formuladas y facturados por el médico tratante o la EPS, se dará prioridad a los casos en los cuales no se dé cobertura de la EPS en medicamentos o tratamientos. Este auxilio también puede ser utilizado para el pago por medicina alternativa, medicina especializada, odontología, oftalmología, exámenes médicos, a través de instituciones debidamente certificadas y reconocidas por Ministerio de salud.

Este beneficio se puede solicitar por dos modalidades:

a. Reembolso: Es cuando la persona ha hecho previamente el pago del servicio y desea que se le reintegre el valor cancelado.

Nota: Los reembolsos de dinero equivalentes al auxilio por erogaciones causados por el asociado ante terceros podrán surtir efecto, siempre y cuando presenten los debidos soportes, los cuales serán revisados y validados por la administración.

b. Pago a Instituciones: Xxxxxxxxx puede realizar el traslado del Auxilio mediante el pago directamente a la Institución prestadora del servicio al Asociado.

Artículo 27. Auxilios por Fallecimiento o previsión Exequial Coorserpark: se podrá cubrir total o parcialmente el valor de las primas de las pólizas que protejan la vida de los asociados, con el fin de cancelarles a éstos sus obligaciones pendientes con el Fondo o incrementarles sus auxilios en caso de fallecimiento, buscando amparar a los asociados o sus familiares. Igualmente se puede brindar auxilios en caso de fallecimiento del asociado o familiares en primer grado de consanguinidad o afinidad.

Artículo 28. Auxilios por Accidentes: contingencias y/o accidentes graves del asociado y/o de su cónyuge o compañero(a) permanente, hijos y padres que dependan económicamente de este y/o que no estén amparados integralmente por la seguridad social o la EPS o ARL no brinden cobertura.

Artículo 29. Auxilios por Incapacidad: Este beneficio se otorga a los asociados en caso de accidente o enfermedad que genere una incapacidad igual o mayor a diez (10) días. Para poder acceder, el asociado debe anexar fotocopia de la incapacidad expedida por la Empresa Promotora de Salud, EPS o ARP. Este auxilio se genera una vez al año por asociado. (Máximo 30 días calendario después de la ocurrencia del hecho)

Artículo 30. Auxilio para gafas o lentes: Este beneficio se otorga a los asociados en caso de requerir lentes-gafas las cuales hayan sido debidamente medicadas por la EPS o

entidad registrada ante el ministerio de salud. Este auxilio se genera una vez al año por asociado y será equivalente al 5.7% de un S.M.M.L.V.

Este auxilio podrá ser entregado en acuerdo con talento humano de las empresas patronales, para ello podrán asumir una parte o el valor que la empresa determine, pero en ningún caso el fondo excederá el valor del auxilio establecido de forma general para todos los asociados.

Requisitos para acceder al auxilio por gafas:

-Diligenciamiento del formato correspondiente.

-Fotocopia de cédula del solicitante.

-Factura de las gafas-lentes

-Formula médica.

- 1 año de antigüedad.

- Los requisitos adicionales que exija la empresa para la entrega adicional del valor que asumen como patronos del trabajador asociado.

Artículo 31. Auxilio de Calamidad: Entiéndase por calamidad; los fenómenos externos (origen geológico, hidrometeoro lógico, químico, sanitario, socio organizativo) que afectan o perjudican el grupo familiar del asociado. Los Auxilios por Xxxxxxxxx se otorgarán una sola vez, por periodo de ejecución presupuestal. Sin embargo, en caso de que se repita en un asociado una calamidad durante el mismo periodo, el caso será analizado por la administración y lo remitirá a Junta directiva para decidir su aprobación.

Artículo 32. Auxilios por hurto: Eventualmente el Fondo podrá evaluar casos de hurto en algunas modalidades y considerar un posible apoyo o ayuda en la modalidad de auxilio de calamidad:

Para el caso de hurto se amplía la información en el anexo “tabla guía para asignación de auxilios”, la cual hace parte integral del reglamento.

Artículo 33. Auxilio por hurto a vivienda: En el caso de hurto a la vivienda del asociado, el Comité revisará el caso y de acuerdo a los documentos anexos y evaluación del caso podrán considerar la viabilidad de otorgar un auxilio económico o en especie, si el asociado no solicita el crédito de calamidad con una tasa de interés especial.

Artículo 34. Pérdida o Hurto de documentos: En este caso y si el presupuesto del fondo lo contempla, se podrá considerar estos eventos los cuales se deben demostrar con el denuncio y tramite de reposición de los documentos, así mismo se tendrá en cuenta siempre y cuando se soporte el hurto con la reexpedición de mínimo dos documentos como la cedula de ciudadanía y otro documento adicional bien sea la licencia de tránsito, tarjetas de entidades bancarias o financieras, pasaporte, visa, entre otros documentos indispensables , el auxilio que se otorga es por el valor correspondiente a uno o dos (2) días de 1 S.M.L.V

Artículo 35. Auxilio Compra de Vivienda: Este beneficio se otorga a los asociados con antigüedad superior a un año en el fondo; para poder acceder el asociado debe anexar soportes de gastos notariales/escrituración, en donde se evidencie que adquirió vivienda nueva o usada, su radicación debe ser (Máximo 30 días calendario después de la realización del trámite). Se brinda un auxilio fijo por valor de $200.000.

Artículo 36. Auxilio Matrimonio: Este beneficio se otorga a los asociados con antigüedad superior a 6 meses en el fondo; para poder acceder el asociado debe anexar Certificado de Matrimonio y su radicación debe ser máximo 30 días calendario después de la realización del trámite. Se otorga un auxilio mediante membresía o Xxxx convenio Coomservi.

CAPITULO IV. CONDICIONES GENERALES PARA EL OTORGAMIENTO DE AUXILIOS O RECURSOS DEL FONDO DE BIENESTAR

Artículo 37. Oportunidad para solicitar auxilios de solidaridad o previsión: La oportunidad para solicitar los auxilios será de 30 días calendario contados a partir del suceso. Este auxilio se genera al asociado solamente una vez al año presentando la documentación requerida por la administración para cada caso.

Artículo 38. Análisis, estudio y aprobación de auxilios o asignación de recursos del fondo de bienestar: Las solicitudes de auxilios, patrocinios o apoyo para eventos; serán evaluados, analizados y aprobados por la gerencia, el comité de Bienestar o la Junta directiva según correspondan los montos de acuerdo al tipo de solicitud y el monto requerido. Para los auxilios solidarios se anexa a este reglamento la tabla guía para la asignación de auxilios. Anexo 1.

Artículo 39. Clases de auxilios o contribuciones otorgables de los recursos del fondo de Bienestar

1. Préstamo en dinero o especie a bajas tasas o sin interés en plazos y cuantías que atiendan la necesidad surgida de la calamidad o de los hechos que den origen a la contribución, previo estudio del Comité o la Administración.

2. Auxilios en especie, tales como mercados, medicamentos, etc.

3. Auxilios en dinero o bonos sufragados por el Comité total o parcialmente de acuerdo a la calamidad.

4. Donaciones a la comunidad en caso de Incendio, Inundación y/o catástrofes, procurando que éstos sean realizados en especie y casos excepcionales en dinero.

Artículo 40. Tipos de auxilios según el evento o la calamidad y monto mínimo- (Anexo 1): En todos los casos en que el valor del auxilio sea menor a 50 mil pesos, el comité tiene la facultad de aprobar una cuota mínima de 50 mil pesos.

Artículo 41. Requisitos básicos para acceder a los auxilios de solidaridad, calamidad o previsión social.

- Diligenciamiento del formato correspondiente.

- Incapacidad médica (según el caso).

- Fotocopia de cédula del solicitante.

- Soporte de la enfermedad (según el caso).

- Formula médica (según el caso).

- Documento que acredite parentesco en caso que el auxilio sea para un familiar. (según el caso)

- En el caso de medicamentos que no cubra el POS deberá presentar fórmula y factura de la compra (cancelados)

- Soportes del reporte de accidente o suceso (según el caso).

- Registro de defunción (para auxilio póstumo).

- Factura de los gastos ocasionados por el siniestro o de reposición de los documentos perdidos (para Xxxxx)

- registro Civil (póstumo-Kit Nueva Vida –Salud)

Artículo 42. Sobre los beneficiarios. Por regla general, para ser beneficiario de los programas y servicios que reglamente la Junta Directiva con cargo al Fondo de Bienestar Social, es requisito indispensable entregar la documentación requerida de manera oportuna, con información veraz y verificable, además estar al día en el cumplimiento del pago de Aportes y Ahorros Permanentes, Créditos y demás obligaciones económicas contraídas por el asociado a favor de Coomservi, tener una antigüedad mínima como asociado de tres (3) meses.

También podrán ser beneficiarios de los Auxilios de Salud, Auxilio de educación, Programas de Educación, Recreación y Cultura, los familiares en primer grado de consanguinidad o afinidad que dependan especialmente en comunidades o asociaciones que de una u otra forma tengan injerencia en las actividades del fondo de empleados; siempre y cuando se cuente con recursos presupuestales y serán gestionados por la gerencia y la Junta directiva. Este tipo de aporte a la comunidad se procurará que se realice en especie.

Artículo 43. Ofrendas o reconocimientos. Se podrán realizar exaltaciones en especie en caso de nacimientos de hijos de los colaboradores, las cuales se asignarán abiertamente para todos los asociados; siempre que se cumpla con los requisitos definidos por la Junta directiva, se podrá realizar en dinero o especie (ej. kits para bebes u otros); si estos programas son masivos se incluyen en la planeación y presupuesto anual.

PARAGRAFO: El Pago de ofrendas florales y demás presentes que dirija el Fondo a los asociados, trabajadores, familiares (en primer grado de consanguinidad o afinidad) o trabajadores de la entidad con motivo de la ocurrencia de hechos tales como nacimientos o fallecimientos, y que se otorguen como manifestación de solidaridad serán aprobados por la gerencia previa verificación de los soportes correspondientes y requisitos generales.

Artículo 44. Adición de programas o auxilios. Las actividades contempladas por Xxxxxxxxx como inherentes al Comité de Bienestar Social que no estén incluidas dentro de la planeación anual, serán trasladadas por el comité a la Junta Directiva o a la Gerencia según su nivel de impacto económico, quienes las evaluaran y definirán su ejecución.

Artículo 45. Gastos y desembolsos. Corresponde al Gerente de Coomservi la ejecución de los gastos y desembolsos que ocasionen las actividades contempladas en el cronograma del Fondo de Bienestar Social, siempre y cuando cumplan los requisitos establecidos en este reglamento o directamente aprobado por el comité de bienestar o la Junta directiva.

Artículo 46. Eventos no contemplados en el reglamento: Los vacíos que se llegaren a presentar en la interpretación o aplicación del presente reglamento, serán resueltos por la Junta Directiva. Igualmente corresponde a este órgano resolver las situaciones de reclamos o quejas relacionadas con el reconocimiento o negación de los auxilios solicitados.

Artículo 47. Este reglamento en todo o en sus partes solo podrá ser modificado por la Junta Directiva de acuerdo a las necesidades manifestadas por los asociados y deroga cualquier otra norma que le sea contraria.

Este reglamento se aprueba mediante acuerdo en reunión de la Junta Directiva el día 24 xx Xxxxxx de 2022, mediante Acta N° 317

XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX

Presidente Junta Directiva Secretaria Junta Directiva

Anexo No. 1

TABLA DE AUXILIOS SOLIDARIDAD COOMSERVI
TIPO DE AUXILIO	INSTANCIA DE APROBACIÓN	DESCRIPCION	DESCRIPCION DE LA ASIGNACION DEL AUXILIO	DOC REQUERIDOS
CALAMIDAD	Comité de Bienestar Social	ACCIDENTE (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	ASOCIADO: Auxilio hasta del 25% sobre el valor de gastos médicos, sin superar los $200.000 BENEFICIARIO: Auxilio hasta del 20% sobre el valor de gastos médicos, sin superar los $200.000.	Diligenciar el formato de solicitud de auxilio, adjuntar soportes que corroboren la calamidad, Denuncio o certificación legal del hecho
		ENFERMEDAD GRAVE (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)
		CIRUGIA (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)
		INCENDIO (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Entre $100,000 y $400,000 de acuerdo a la magnitud del evento.
		INUNDACION (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)
		CATASTROFE (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)
		INCAPACIDAD (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Aplica quien tenga más de 10 días de incapacidad continuos: (El 30% de 1 DSMMLV x los días de incapacidad sin superar 5 DSMMLV).	Diligenciar el formato de auxilio, adjuntar soporte de la incapacidad con historia clínica
		HURTO GENERAL (Xxxxxxxx) (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga CREDITO HASTA POR 2 S.M.M.L.V. con una tasa preferencial del 0.5%, en el caso que el asociado no desee el crédito el comité asigna un auxilio del 20% sobre el valor de la perdida sin superar los $200,000	Diligenciar el formato de Auxilio
		HURTO NOMINA (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga CREDITO HASTA POR 1 S.M.M.L.V. con una tasa preferencial del 0.5%	Diligenciar el formato de Auxilio, adjuntar soportes que corroboren la calamidad.
		HURTO DOCUMENTOS (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga auxilio por el valor correspondiente a uno (1) o dos (2) días de 1 S.M.M. L.V, siempre y cuando se soporte la reexpedición de mínimo dos documentos indispensables.	Diligenciar el formato de auxilio, Adjuntar soportes que corroboren la calamidad, Copia de la cedula legible, Denuncio

TABLA DE AUXILIOS SOLIDARIDAD COOMSERVI
TIPO DE AUXILIO	INSTANCIA DE APROBACIÓN	DESCRIPCION	DESCRIPCION DE LA ASIGNACION DEL AUXILIO	DOC REQUERIDOS
		HURTO BICI- HERRAMIENTA DE TRABAJO (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un crédito de $200.000 SIN INTERES	y soportes de trámite y consignación de re expedición.
		XXXXX XXXX/ HERRAMIENTA DE TRABAJO (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga auxilio hasta por 9.7 D.S.M.M.L.V. o crédito con tasa de interés preferencial del 0.5% de hasta 6 S.M.M.L.V. (según cupo)
		HURTO AUTOMOTOR (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga CREDITO HASTA POR 20 S.M.M.L.V. con una tasa preferencial del 1% (según cupo)
COMPRA DE VIVIENDA	Comité de Bienestar Social	Asociados con antigüedad de 1 año en el Fondo	Se otorga un auxilio de $200.000 por gastos notariales	Diligenciar formato de auxilio, adjuntar soportes donde se compruebe la compra de vivienda nueva o usada a nombre del asociado y soportes de gastos notariales
EDUCATIVO	Comité de Bienestar Social	AUXILIO EDUCATIVO HIJOS DE ASOCIADOS (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Este auxilio educativo se podrá otorgar en especie (Kit escolar) según el presupuesto anual aprobado por Junta Directiva.	Diligenciar formato de auxilio, certificado de aprobación del año anterior, orden de matrícula, registro civil.
		AUXILIO EDUCATIVO ASOCIADOS (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Este auxilio educativo se podrá otorgar en dinero para el pago de matrícula de los asociados según el presupuesto anual aprobado por Junta Directiva.	Diligenciar formato de auxilio, sabana de notas, orden de matrícula.
		AUXILIO DE GRADO TÉCNICO – TECNOLOGO (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un auxilio de $80.000 para el pago por derechos de grado y/o grado del asociado, antigüedad de 6 meses	Recibo de Pago derechos de grado
		AUXILIO DE GRADO PREGRADO (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un auxilio de $100.000 para el pago por derechos de grado y/o grado del asociado, antigüedad de 6 meses	Recibo de Pago derechos de grado
		AUXILIO DE GRADO MAESTRIA O ESPECIALIZACIÓN (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un auxilio de $150.000 para el pago por derechos de grado y/o grado del asociado, antigüedad de 6 meses	Recibo de Pago derechos de grado

TABLA DE AUXILIOS SOLIDARIDAD COOMSERVI
TIPO DE AUXILIO	INSTANCIA DE APROBACIÓN	DESCRIPCION	DESCRIPCION DE LA ASIGNACION DEL AUXILIO	DOC REQUERIDOS
MATRIMONO	Comité de Bienestar Social	Membresía o Bono Convenio Coomservi (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un auxilio mediante membresía o Bono convenio Coomservi equivalente a $100.000	Certificado de Matrimonio
POSTUMO	Gerencia	Perdida familiar en primer grado de consanguinidad (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un auxilio en dinero por un valor de $110.000	Diligenciar formato de auxilio, adjuntar certificado de defunción, registro civil para confirmar parentesco y copia cedula asociado legible.
NUEVA VIDA	Gerencia	Nacimiento hijo de asociado (Asociados con antigüedad de 6 meses en el Fondo)	Se otorga un kit nueva vida equivalente a un valor de $60.000	Diligenciar formato de auxilio, adjuntar acta nacido vivo, registro civil del recién nacido, copia cedula asociado legible.
GAFAS O LENTES	Gerencia	Asociados con antigüedad de 1 año en el Fondo	Se otorga un auxilio en dinero por un valor de $60.000	Diligenciar formato de auxilio, adjuntar factura menor a 30 días y copia de la cedula legible
Nota* La Junta Directiva será la encargada de evaluar anualmente de acuerdo al presupuesto los valores asignados a cada auxilio y los tipos de auxilios