REGLAMENTO OFICIAL
REGLAMENTO OFICIAL
Por favor revise detenidamente cada una de las cláusulas para conocer la postura de Expoplaza en nuestros eventos.
1. Organización del Evento
La Organización de la Exposición estará a cargo de EXPOPLAZA; lo que incluye la disposición y ubicación de los stands, hora y fecha de las exposiciones, tramitación de permisos necesarios para la ejecución de la Exposiciones, promoción y publicidad del evento en general.
2. Servicios
El contrato incluye los servicios de:
• Iluminación general del salón y zonas de acceso.
• Aire acondicionado central durante los días en que se realice el evento.
• Rotulación con el nombre de la empresa que participa en el evento.
• Dos tomacorrientes de 110V.
• Vigilancia del salón y puertas de ingreso al Centro de Exposiciones y Convenciones.
• Limpieza y mantenimiento de espacios de uso público, baños y pasillos durante el tiempo del evento.
• El Expositor tendrá derecho a pases de cortesía, tarjetas de identificación, invitaciones al cóctel de inauguración y pases de estacionamiento.
3. Obligaciones del Expositor
• Haber cancelado el valor total por el alquiler del stand, antes de proceder al montaje.
• Realizar las labores de montaje y decoración del stand en los horarios y días previamente estipulados.
• Cumplir con todos los horarios determinados para la realización del evento.
• El expositor deberá estar presente en el recinto por lo menos una hora antes de que se abra la exposición al público, y permanecer en el stand hasta el cierre del evento.
• Devolver las instalaciones en las mismas condiciones en que fueron recibidas y asumir cualquier daño o deterioro en ellas.
4. Prohibiciones para el Expositor
Se prohíbe al expositor:
• Realizar trabajos que modifiquen la infraestructura del espacio.
• Clavar, pintar ni pegar en pisos paredes, perfiles y paneles; tampoco podrá colgar ningún objeto del cielo raso del lugar donde se realizará el evento, ni introducir máquinas u objetos que produzcan aserrín o limallas, u olores tóxicos en el salón.
• Llevar a cabo actos o espectáculos que atenten contra la moral, las buenas costumbres y la ley, como por ejemplo, exceso de alcohol, exhibicionismo, desnudos o semidesnudos.
• Utilizar instrumentos estereofónicos o parlantes para promocionar sus productos, y en general, hacer ruidos que perturben a los demás concesionarios mercantiles o al público asistente al evento.
• Compartir o ceder a terceras personas el espacio concesionado.
5. Tarifa y Formas de Pago La tarifa para la participación en el evento dependerá de la medida del stand alquilado y su forma de pago será convenida en el contrato. única y exclusivamente el pago íntegro de los valores conferirá al EXPOSITOR el derecho a usar el stand, en caso de que el pago no se haya efectuado se dará por terminado el contrato sin derecho a reclamo o compensación.
6. Montaje y Desmontaje de la Exposición
• La ubicación de los expositores se llevará a cabo en la zona y lugar que conforme a la distribución se haya definido en el contrato.
• La altura del stand será de 2,40 metros, siendo esta altura la máxima que puedan alcanzar en cuanto a decoración. En caso de que requiera sobrepasar esta altura, se deberá solicitar su aprobación anticipadamente.
• El montaje y la decoración se realizan bajo exclusiva responsabilidad del expositor, debiendo estar listo el espacio a más tardar en la fecha y hora del evento.
• Bajo su exclusiva responsabilidad desmontar y retirar los materiales en la fecha y horas determinadas, en caso contrario, se realizará a costo y cuenta del expositor sin ninguna responsabilidad por dichas actividades.
7. Instalaciones Complementarias
• En caso de que el expositor requiera realizar trabajos eléctricos adicionales, éstos deberán ser expresamente autorizados. El costo de estos trabajos adicionales correrá por cuenta del expositor.
• Las conexiones de servicios de agua, luz y teléfono a las redes y tableros principales del Centro de Exposiciones y Convenciones se realizarán exclusivamente por el personal designado.
8. Credenciales
Expoplaza suministra a los expositores y sus empleados tarjetas de identificación que les autoriza el ingreso al evento, ya sea para el montaje, exposición o desmontaje. Para ello, el expositor deberá entregar previamente una lista de las personas requeridas para dicho oficio.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
SERVICIOS PARA EXPOSITORES
Solicitud Invitaciones y Pases de Cortesía
Los expositores reciben invitaciones y pases de cortesía que podrá entregar a sus clientes. El número de invitaciones y pases que recibe depende de los m2 que alquile en la exposición. Si necesita invitaciones o pases adicionales puede solicitarlos al Departamento de servicios al cliente.
Información Catálogo de la Exposición
Como expositor la información de su empresa aparecerá de manera gratuita en nuestro catálogo de la exposición, donde podrá ofrecer sus productos y beneficios. Para esto deberá llenar y enviar el formulario hasta 15 días antes del comienzo de la exposición. Esta guía tiene el objetivo de orientar a los visitantes durante su recorrido por la exposición y además les permite mantener la información de las empresas expositoras, para el momento que les pueda ser útil. Con un costo adicional, podrá resaltar su información en el catálogo o solicitar espacios para avisos publicitarios.
Adecuación instalación eléctrica
El stand cuenta con 2 tomacorrientes de 110V. Si su stand requiere hacer algún trabajo eléctrico adicional deberá solicitarlo en el Departamento de servicios al cliente.
Guía de Proveedores
Es una guía que reúne información de empresas que ofrecen diversos productos y servicios que facilite a nuestros expositores a realizar el montaje y publicidad de su exposición de manera eficiente y exitosa.
Internet Inalámbrico
El Centro de Convenciones de Guayaquil posee una red inalámbrica que permite a cualquier visitante acceder a Internet a través de equipos con WiFi
Parqueo
El Centro de Exposiciones de Guayaquil cuenta con parqueo y guardianía privada. Como expositor, Ud. recibe una tarjeta de parqueo que le permite entrar y salir de manera gratuita desde el montaje al desmontaje de la exposición. La cantidad de tarjetas de parqueo que Ud. recibe depende de los m2 que alquile; sin embargo, puede comprar tarjetas adicionales en el Departamento de servicios al cliente.
CONTRATACIÓN
Para participar es necesario reservar un stand con el Gerente de Producto encargado de la exposición. Usted puede llenar el formulario de solicitud en la sección de reserva . Su solicitud será enviada al Gerente de Producto quien se contactará con Usted para definir los términos del contrato. Si desea mayor información puede contactarse con el Gerente de Producto por teléfono o e-mail. Una vez confirmada la reserva del stand se establece un pago inicial, un plan de pagos y se continúa con la firma del contrato. El contrato incluye:
• Stand con paneles (cada stand está formado por panelería y perfilería usada por los principales centros de exposiciones del mundo)
• Nombre de la empresa
• 1 punto eléctrico con 2 tomacorrientes de 110 y 220 vatios
• Credenciales
• Pases de cortesía
• Invitación al cóctel inaugural
• Pases de parqueo
Antes de la exposición, se cita a los representantes a una reunión en la que se les comunica los por menores sobre el montaje y desmontaje de la exposición y se les hace la entrega del Kit de expositor, un paquete que incluye:
• Reglamento Oficial
• Pases de Cortesía
• Invitaciones al cóctel
• Credenciales de montaje y desmontaje
• Credenciales de expositor (Estas credenciales son personalizadas, si no recibe estas credenciales en el kit es probable que no hayamos recibido la lista de los participantes. Para más información comuníquese con el Departamento de Servicios al Cliente)
• Pases de parqueo
• Guía de Proveedores
Al finalizar la exposición, EXPOPLAZA le otorga a los expositores un diploma por su participación.
Decoración de Stands Alquiler de Mobiliario
Dirección: Guayaquil: Av. de las Américas 406, Telf.: (00)0000-000 • Quito: Xx. Xxxxxxxx Xx. 0000 x Xxxxxxxxxxx, Xxxx. Xxxxxxxx 000 - Xxxx 0