Contract

1. Objetivo

Definir los lineamientos y requisitos institucionales a tener en cuenta para realizar, la selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desvinculación del personal de la Cámara de Comercio del Chocó.

2. Alcance

Aplica para todo lo referente a la contratación de personal de la Cámara de Comercio del Chocó, inicia con la selección y termina con la desvinculación del personal de la entidad.

3. Generalidades

Convocatoria y reclutamiento

Cuando se requiera personal, para cubrir una vacante o para ocupar un cargo nuevo el responsable de área, previa aprobación de la Presidencia Ejecutiva dará a conocer el perfil del cargo (Manual de funciones) de acuerdo a las necesidades identificadas, a la Coordinación Administrativa y Financiera, para la búsqueda del candidato haciendo uso de una o varias de las siguientes fuentes: Avisos de prensa, empresas temporales, bolsas de empleo, referidos externos o internos, entre otras.

Selección Promoción Interna

Se diligencia formato (GH-FT-004) Promoción Interna para verificar requisitos exigidos por el cargo y determinar personal interno que aplica para el mismo.

Se debe tener en cuenta:

- Análisis de la hoja de vida, educación y experiencia

- Las constancias de los programas de capacitación realizadas por el empleado.

- Los resultados obtenidos por el candidato interno en las pruebas de selección a las que se sometió para su ingreso a la empresa, si fueran aplicadas.

- Los resultados de la (s) evaluación(es) de desempeño.

Selección Externa

Se analizan las hojas de vida provenientes de las diferentes fuentes de reclutamiento.

- Hojas de vida de personas que han participado en otros procesos de selección, sin ser elegidos y que cumplen con el perfil requerido.

- Hojas de vida de referidos por empleados de la Entidad y por miembros de la Junta Directiva.

- Hojas de vida provenientes de: avisos de prensa, empresas temporales, bolsas de empleo y otras entidades.

La Presidencia Ejecutiva y la Coordinación Administrativa y Financiera realizan la selección teniendo en cuenta los requisitos exigidos para el cargo y la opinión del jefe inmediato.

Selección por empresa temporal

Cuando el empleado es contratado por una empresa temporal, no aplica el proceso de selección y de contratación contenido en este procedimiento.

La selección de personal Directivo y Administrativo se hará a través de un tercero con experiencia (temporal) para realizar un proceso más objetivo y riguroso.

Entrevista

Es el proceso mediante el cual se obtiene información del aspirante a un cargo en forma directa en cuanto a:

- Datos generales

- Estudios realizados

- Experiencia laboral

- Habilidades y destrezas

- Xxxxxx, preferencias, actitud

En el momento de realizar la entrevista, se debe disponer de la hoja de vida del candidato, y el (GH-FT-005) Entrevista, el cual es diligenciado por el Coordinador Administrativo y Financiero y luego por el Jefe inmediato del cargo requerido.

Se da una tercera opción de entrevista para ser realizada por el Presidente Ejecutivo, si ha de requerirse.

Si la persona postulada al cargo labora en la Entidad, no es necesaria la realización de la entrevista en ninguna de sus etapas. De crearse un nuevo cargo la Coordinación Administrativa, previa autorización de la Presidencia Ejecutiva deberá incluirlo en la estructura organizacional de la Entidad.

Contratación

Es el proceso mediante el cual se formaliza la selección del candidato, para lo cual se requiere dar trámite a los siguientes requisitos:

- Realización de exámenes médicos

- 2 Soportes de recomendaciones personales de las descritas en la hoja de vida.

- Mínimo 2 certificados de estudio (prevalece los certificados de estudios superiores)

- 2 constancias que certifiquen las últimas experiencias laborales, si aplica.

- Evidencia de no tener procesos de carácter alimentario

- Solicitud de documentos para afiliaciones a seguridad social

- Número de cuenta bancaria para pago de nómina

- Copia del Certificado Judicial actualizado.

Para los contratos de aprendizaje no aplica el requisito de la evidencia de no tener procesos de carácter alimentario, ni la copia del certificado Judicial.

Para los contratos de aprendizaje, se elabora la orden de compromiso presupuestal.

Para el cumplimiento del requisito de contratación, que trata de las constancias que certifican las últimas experiencias laborales, serán válidas las que presente el empleado con fecha de expedición de años anteriores.

Cuando se realiza la contratación de una persona que tuvo vínculos laborales con la Entidad y tiene más de un año de desvinculación de ésta, se exige la totalidad de los documentos

Una vez se evidencie el cumplimiento de los requisitos de ingreso, se elabora el contrato de trabajo de acuerdo con las exigencias legales.

Las afiliaciones a las Entidades de Salud EPS, Fondo de Pensión y Caja de Compensación se realizan el primer día del inicio del contrato, excepto la afiliación a la Administradora de Riesgos Profesionales ARP que se debe realizar 24 horas antes del inicio del contrato.

Una vez firmado el contrato laboral, el empleado debe diligenciar y firmar el formato (GH-FT-006) Autorización para el tratamiento de datos personales, el cual debe reposar en el expediente laboral

Por último se abre el Expediente Laboral (carpeta del empleado)

Actualización Hoja Vida

Con el objetivo de mantener actualizada la información personal, académica y laboral de los empleados de la Entidad, cada uno suministrará a la Coordinación Administrativa el formato diligenciado (GH-FT-007), para su archivo en el expediente laboral, el cual reemplazará el formato existente. Es responsabilidad de cada empleado el suministro y actualización de la información.

Cuando la actualización corresponda a la información académica, el empleado soportará con los respectivos certificados.

Inducción Inducción General

- El Coordinador Administrativo y Financiero: Brinda información general de la Entidad.

- El Coordinador del Área: Brinda información sobre lo referente al que se administran en la Cámara de Comercio.

- El Profesional de Calidad y Control Interno: Da a conocer información general del Sistema de Gestión de Calidad SGC.

- El Jefe de Comunicaciones y Relaciones Corporativas: ofrece información sobre las políticas de comunicación interna y medios de comunicación Institucional.

- El Coordinador de Sistemas: Lo referente a la gestión tecnológica de la Entidad y a las políticas de seguridad, para la asignación de las aplicaciones específicas según el perfil.

Para los aprendices y personal ocasional que laboren en la Entidad por un tiempo inferior a seis meses, solo se realizará la inducción general por parte del Coordinador Administrativo y Financiero.

Inducción Específica

Realizada por el Jefe Inmediato, quien brinda información general del cargo a ocupar y funciones a desempeñar.

Evaluación de la inducción

Se realiza en el formato (GH-FT-008) Evaluación de la Inducción, dentro del mes siguiente al ingreso del empleado, con el fin de evaluar los temas que recibió en su proceso de inducción.

Esta evaluación no aplica para contratos de aprendizaje o cualquier otra modalidad de práctica. Tampoco para contrato con modalidad de prestación de servicios.

Criterios de Evaluación de la Inducción

La calificación está dada en una escala de 0 a 5, donde 5 es la máxima nota. Si en la calificación el nuevo empleado obtiene una nota inferior a 3.5, el empleado deberá reforzar los temas impartidos en la inducción y será responsabilidad del Coordinador Administrativo y Financiero realizar el seguimiento como lo considere, para garantizar la efectividad de la información suministrada.

El formato (GH-FT-008) Evaluación de la Inducción, es de uso exclusivo de la Coordinación Administrativa y Financiera por tratarse de una evaluación, por lo cual no se encuentra publicado en la Intranet. Este por su contenido podrá ser modificado periódicamente sin necesidad de realizar cambios en su versión.

Evaluación de desempeño

La Evaluación de Xxxxxxxxx se aplica con el propósito de valorar el desempeño del personal en cuanto a sus actitudes, habilidades y conocimientos frente a su cargo e identificar fortalezas y oportunidades de mejora.

Se realiza dos (2) veces al año, con criterios de evaluación de acuerdo al nivel Directivo, Administrativo y Operativo. Aplica para el personal con contrato laboral a término fijo e indefinido y con desempeño mínimo de 2 meses en la Entidad.

Se tienen en cuenta las siguientes etapas:

- El Coordinador Administrativo y Financiero planea e informa al personal de la Entidad sobre las fechas en las que se aplicará la Evaluación de Xxxxxxxxx, así mismo los formularios personalizados a utilizar:

Evaluación de Desempeño Nivel Directivo Evaluación de Desempeño Nivel Administrativo Evaluación de Desempeño Nivel Operativo

- Cada Director, Coordinador y Jefe de Área evalúa a su personal de acuerdo al cronograma propuesto. La Coordinación Administrativa y Financiera genera informes consolidados por área y se comparten para ser retroalimentados, de forma individual, en el tiempo establecido.

- Cada Director, Coordinador y Jefe de Área es evaluado independientemente por su personal a cargo, en forma individual y en sesión programada. Los resultados de la evaluación son consolidados y retroalimentados posteriormente, en forma individual por el Presidente Ejecutivo o el Coordinador Administrativo y Financiero.

- Así mismo el Comité de Presidencia es evaluado independientemente por cada uno de sus integrantes y los resultados de la

evaluación son consolidados por el Coordinador Administrativo y Financiero, quien hace retroalimentación posterior con cada uno de ellos o el Presidente Ejecutivo.

- Esta información es de carácter confidencial y obedeciendo a criterios de objetividad e imparcialidad, el Coordinador Administrativo y Financiero da a conocer los resultados sólo a la Presidencia Ejecutiva y datos generales del indicador con su análisis, al Comité de Calidad con el fin de establecer planes de mejora.

Capacitación

- Los programas de capacitación se definen al inicio de cada vigencia, en el formato (GH-FT-009) Programa de Capacitación, de acuerdo con las necesidades existentes y detectadas, como son las expresadas por los Coordinadores y/o Jefes de Área, nuevos proyectos al interior de la organización, nuevas tecnologías, motivación, determinaciones de la Presidencia Ejecutiva, necesidades de mejoramiento al interior de la organización, exigencias de los cargos, evaluación del desempeño, encuestas realizadas al personal, las conclusiones originadas en el cierre de un ciclo de auditorías internas o externas, entre otros.

- Para solicitar y dar trámite a un evento de capacitación interno o externo, con una duración igual o superior a 3 horas, se deberá diligenciar el formato (GH-FT-010) Solicitud Capacitación Interna. Si la duración es inferior se deja a consideración del responsable del evento, con el propósito de obtener las aprobaciones requeridas y realizar el seguimiento.

- Como estrategias para verificar la efectividad de los planes de capacitación, el seguimiento es realizado por el Coordinador Administrativo y Financiero, y le corresponde al solicitante del evento medir la eficacia del mismo, mediante evaluaciones, talleres, simulación de casos, entre otros, y suministrar la información sobres los resultados de la eficacia del evento de acuerdo a la fecha propuesta para la verificación de la eficacia en el (GH-FT-010) Solicitud Capacitación Interna.

Desvinculación laboral

La terminación de un contrato de trabajo se puede dar por vencimiento en el tiempo pactado, incapacidad, jubilación, justa causa, sin justa causa o renuncia voluntarias, causales contenidas en los Art. 61 al 64 del código sustantivo de trabajo y en Art.29 de la ley 789 de 2002.

Al momento de realizar una desvinculación laboral se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Examen médico de egreso: Se realiza según el artículo 57 del Código Sustantivo de Trabajo.

- Liquidación de contrato: Pago de salarios pendientes y prestaciones sociales al día de terminación del contrato, de acuerdo a lo establecido en el Art. 65 del Código Sustantivo de trabajo.

- Desafiliaciones a la ARP, Caja de Compensación Familiar, EPS y Fondo de Pensiones

- Entrega de activos fijos de acuerdo a carta de responsabilidad

Encuesta satisfacción laboral

La Entidad en su esfuerzo permanente de fortalecer el sistema de gestión y considerando estratégico realiza acciones concretas con su personal aplica una encuesta de Satisfacción Laboral con periodicidad anual a todo el personal, la cual permite determinar el grado de satisfacción en cuanto a los siguientes aspectos: Desarrollo profesional, Relación con compañeros y jefes, Satisfacción con la entidad, motivación, Ergonomía, condiciones ambientales y elementos de trabajo, así como también identificar acciones y oportunidades de mejora.

Se tienen en cuenta las siguientes etapas:

El Coordinador Administrativo y Financiero planea e informa al personal de la Entidad la fecha o fechas en las que se aplicará la Encuesta de Satisfacción Laboral, así mismo el formato a utilizar: (GH-FT-011) Encuesta Satisfacción Laboral.

Esta es una encuesta anónima para que pueda expresarse libremente. Sus respuestas se tratan de manera confidencial. Los resultados son compartidos por el Coordinador Administrativo y Financiero a la Presidencia Ejecutiva y datos generales del indicador con su análisis, al Comité de Calidad.

Buzón de comentarios interno

Se implementa como una estrategia de comunicación interna para depositar en forma anónima por parte de los empleados las sugerencias, ideas, quejas y/o felicitaciones.

La información encontrada en este instrumento es de estricta confidencialidad del Coordinador Administrativo y Financiero, quien una vez analizado el contenido tomará decisión de cómo proceder ante cada una de las situaciones.

Para mayor organización y control se dispone del formato (GH-FT-012) Comentario Interno para el registro de la información por parte del empleado.

Se establece la revisión xxx xxxxx mínimo una vez al mes.

Control de cambios
Fecha	Versión	Descripción
06/08/2014	1.0	Creación del documento

Autorizaciones
Elaboró	Ing. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx	Aprobó	Xx. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
Cargo	Profesional Control Interno	Cargo	Coordinador Administrativo y Financiero
Fecha	18/02/2014	Fecha	27/06/2014