INSTRUCTIVO:
INSTRUCTIVO:
LIQUIDAR ÓRDENES CONTRACTUALES Y CONTRATOS
1.INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO |
OBJETIVO: Adelantar las actividades orientadas a dar por terminada, a través de un acta de liquidación bilateral o de una resolución de liquidación unilateral, la relación contractual entre las partes y determinar si éstas se encuentran x xxx y salvo o existen obligaciones pendientes entre ellas. |
ALCANCE: Inicia verificando la terminación del plazo de ejecución contractual o la necesidad de finalizar anticipadamente la relación contractual, y finaliza con la remisión del acta de liquidación bilateral, de la resolución de liquidación unilateral o de la resolución que resuelve el recurso de reposición a las áreas de Presupuesto y Tesorería. Este instructivo aplica para órdenes contractuales y contratos de tracto sucesivo, o para aquellos que terminen de manera anormal o anticipada. Aplica para los interventores y supervisores de órdenes contractuales o contratos y para las áreas de Contratación en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. |
DEFINICIONES: 1. Contrato de Tracto Sucesivo: Aquél que impone a las partes prestaciones sucesivas, y que no se puede cumplir sino mediante el transcurso del tiempo. 2. Medio escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras formas, que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. 3. Recurso de reposición: Medio de impugnación que posee el administrado para que el mismo funcionario o entidad administrativa que profirió la providencia definitiva, aclare, modifique o revoque el acto administrativo. Las condiciones, oportunidad y requisitos de presentación están regulados en los artículos 50 a 52 del Código Contencioso Administrativo. |
CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Serán objeto de liquidación por las partes contratantes, las órdenes contractuales y los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo y los demás que así lo requieran. 3. Las órdenes contractuales mínimas de corta duración no requerirán acta de liquidación. 4. La liquidación se efectuará de común acuerdo entre las partes, dentro del término fijado en el pliego de condiciones o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización de la orden contractual o contrato. 5. También procederá la liquidación bilateral o de mutuo acuerdo en casos de liquidación anticipada por mutuo consentimiento de las partes o cumplimiento del objeto antes del plazo pactado. En estos casos, deberá presentarse la solicitud de liquidación al ordenador del gasto antes de la fecha pactada para culminar la ejecución contractual. 6. Cuando el contratista, habiendo sido requerido, no se presente a la liquidación de común acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la extinción de la relación contractual, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido de la misma, la liquidación será practicada directa y unilateralmente por la Universidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición. 7. El acta de liquidación es el único documento legal para anular saldos presupuestales o para acordar |
reconocimientos pendientes a favor de las partes, una vez finalizado el plazo pactado.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO |
Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para llevar a cabo la liquidación de órdenes contractuales y contratos:
(Para ir a revisar cada uno de los tipos de liquidación de órdenes contractuales y contratos, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre de la liquidación y oprimir la tecla control)
◘ Liquidación bilateral o de mutuo acuerdo
1. Liquidación bilateral o de mutuo acuerdo
Para adelantar una liquidación bilateral o de mutuo acuerdo, el interventor y/o supervisor deberá tener en cuenta:
1. Elaborar el proyecto de acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo
El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidación, proyectará un borrador del acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo en la cual se realice una descripción detallada de la ejecución de la orden contractual o contrato, teniendo especial cuidado en referenciar el nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales desde el punto de vista técnico y presupuestal, con el objetivo de determinar si existen saldos a favor del contratista o de la Universidad Nacional de Colombia. Igualmente deberá contener la información general tal como objeto, plazo, valor, forma de pago, adiciones, prórrogas, modificaciones, suspensiones si a ello hubo lugar. Modelo Acta de liquidación de mutuo acuerdo.
2. Remitir proyecto de acta de liquidación al área de Contratación
El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidación deberá remitir el proyecto de acta de liquidación al área de Contratación para la revisión respectiva y las observaciones y correcciones que se consideren pertinentes.
¿El área de Contratación hizo observaciones y/o correcciones?
Sí: Elaborar el proyecto de acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo, ir a la actividad 1.
No: Remitir para firma del contratista y del interventor y/o supervisor.
3. Remitir al contratista el acta de liquidación por mutuo acuerdo:
El interventor o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidación, remitirá por medio escrito el proyecto de acta de liquidación de mutuo acuerdo, para la revisión y/o formulación de observaciones y/o firma del contratista, estableciendo un plazo perentorio para su respuesta.
Del envío del proyecto de acta y del recibo de la respuesta del contratista, deberá dejarse constancia escrita (Fax, correo electrónico o radicación física).
¿El contratista suscribió el acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo dentro del plazo establecido?
Sí: Remitir acta de liquidación al área de Contratación, ir a la actividad 4
No: Seguir las actividades previstas para la liquidación unilateral
4. Remitir acta de liquidación al área de Contratación.
Una vez se encuentre debidamente suscrita por el contratista y por el interventor y/o supervisor, el interventor y/o supervisor deberá remitir el original del acta de liquidación al área de Contratación para la revisión respectiva.
¿El área de Contratación hizo observaciones y/o correcciones?
Sí: Elaborar el proyecto de acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo, ir a la actividad 1.
No: Remitir para firma del ordenador del gasto.
5. Aprobar el acta y firma por parte del ordenador del gasto.
El Jefe del área de Contratación deberá verificar el contenido del acta suscrito por el supervisor y/o interventor y el contratista, aprobarla, remitirla para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la fecha en que se perfecciona el documento.
¿El ordenador del gasto suscribe el acta?
Sí: Remitir copia a las áreas de Tesorería y Presupuesto, y archivar original, ir a la actividad 6
No: Elaborar el proyecto de acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo, ir a la actividad 1.
6. Remitir copia a las áreas de Tesorería y Presupuesto, y archivar original
Suscrita el acta de liquidación por las tres partes, el original deberá ser archivado en el expediente contractual en el área de Contratación, y remitirse copia de la misma, si es del caso, a las áreas de Presupuesto (para anulación de saldos) y/o de Tesorería (para pagos pendientes).
2. Liquidación unilateral
LIQUIDACIÓN UNILATERAL
1. Remitir al contratista el acta de liquidación por mutuo acuerdo:
El interventor o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidación, remitirá por medio escrito el proyecto de acta de liquidación de mutuo acuerdo, para la revisión y/o formulación de observaciones y/o firma del contratista, estableciendo un plazo perentorio para su respuesta.
Del envío del proyecto de acta y del recibo de la respuesta del contratista, deberá dejar constancia escrita (Fax, correo electrónico o radicación física).
¿El contratista suscribió el acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo dentro del plazo establecido?
Sí: Seguir las actividades previstas para la liquidación bilateral o de mutuo acuerdo
No: Ir a la actividad 2
2. Solicitar liquidación unilateral
Si, agotado el plazo estipulado en la comunicación, el contratista no se presentó para la suscripción del acta de liquidación bilateral o de mutuo acuerdo de la orden contractual o contrato, o se presentó pero se encuentra en desacuerdo con el proyecto de acta remitido y no accede a firmarla, el interventor y/o supervisor solicitará por escrito al ordenador del gasto, la liquidación unilateral, anexando todos los soportes
escritos que permitan identificar que el contratista fue informado por la Universidad del contenido del acta y del plazo previsto para su suscripción.
Anexar los informes de ejecución presentados por el contratista durante el desarrollo de la orden contractual y/o contrato y un informe final de interventoría o supervisión.
La Universidad deberá adelantar la liquidación unilateral, máximo dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para la liquidación por mutuo acuerdo.
3. Elaborar proyecto de resolución de liquidación unilateral
El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidación, con el acompañamiento del área de Contratación y de la Oficina Jurídica Nacional o de la respectiva Sede, proyectará un borrador de la resolución de liquidación unilateral para firma del ordenador del gasto
Dicha resolución deberá contener, por lo menos:
a. Datos generales de la orden contractual o contrato: objeto, plazo, valor, forma de pago, adiciones, prórrogas, modificaciones, suspensiones y garantías si a ello hubo lugar.
b. Descripción detallada de la ejecución de la orden o contrato.
c. Porcentaje o grado de cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales desde el punto de vista técnico y presupuestal.
d. Identificación de saldos a favor del contratista o de la Universidad Nacional de Colombia, si los hubiere.
En el proyecto de resolución deberá quedar estipulado que el contratista cuenta con cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la notificación para interponer recurso de reposición.
Ver Modelo de resolución de terminación y liquidación unilateral
4. Remitir al área de Contratación.
El interventor o supervisor deberá remitir el proyecto de resolución de liquidación unilateral al área de Contratación para la revisión respectiva.
¿El área de Contratación hizo observaciones y/o correcciones?
Sí: Elaborar proyecto de resolución de liquidación unilateral, ir a la actividad 3.
No: Remitir para firma del ordenador del gasto.
5. Aprobación de la resolución y firma por parte del ordenador del gasto.
El Jefe del área de Contratación deberá verificar el contenido de la resolución, aprobarla, remitirla para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la fecha en que se perfecciona el documento.
¿El ordenador del gasto suscribió la resolución?
Sí: Notificar al contratista de la resolución de liquidación unilateral, ir a la actividad 6.
No: Solicitar liquidación unilateral, ir a la actividad 2.
6. Notificar al contratista de la resolución de liquidación unilateral:
El Jefe del Área de Contratación remitirá a la Secretaría General o de la respectiva Sede, copia de la Resolución de la liquidación unilateral y de la orden contractual o contrato, para que se notifique al contratista por escrito y en los términos legales, sobre la expedición del acto administrativo.
Una copia de los soportes de envío de la notificación y del recibo del contratista deberá reposar en el expediente contractual.
¿El contratista interpuso recurso de reposición a la resolución de liquidación unilateral?
Sí: Revisar y elaborar proyecto de resolución que resuelve el recurso de reposición, ir a la actividad 7.
No: Si, una vez culminado el plazo estipulado en la notificación (5 días hábiles), el contratista no interpone recurso alguno, la resolución de liquidación unilateral quedará en firme. Remitir copia a las áreas de Tesorería y Presupuesto, y archivar original, ir al numeral 11
7. Revisar y elaborar proyecto de resolución que resuelve el recurso de reposición
El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato, con el acompañamiento del área de Contratación y de la Oficina Jurídica Nacional o de la respectiva Sede, revisará el recurso de reposición y elaborará el proyecto de resolución que resuelve el recurso de reposición.
La Universidad contará con un término máximo de dos (2) meses para dar respuesta a dicho recurso.
8. Remitir al área de Contratación
El interventor y/o supervisor remitirá el proyecto de Resolución que resuelve el recurso de reposición al área de Contratación para la revisión respectiva.
¿El área de Contratación hizo observaciones y/o correcciones?
Sí: Elaborar proyecto de resolución de liquidación unilateral, ir a la actividad 3
No: Remitir para firma del ordenador del gasto.
9. Aprobar la resolución y firma por parte del ordenador del gasto
El Jefe del área de Contratación deberá verificar el contenido de la resolución, aprobarla, remitirla para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la fecha en que se perfecciona el documento.
¿El ordenador del gasto suscribió la resolución?
Sí: Notificar al contratista de la resolución que resuelve el recurso de reposición, ir a la actividad 10.
No: Revisar y elaborar proyecto de resolución que resuelve el recurso de reposición, ir a la actividad 7.
10. Notificar al contratista de la resolución que resuelve el recurso de reposición
El Jefe del Área de Contratación remitirá a la Secretaría General o de la respectiva Sede, copia de la Resolución por la cual se resuelve el recurso de reposición, para que se notifique al contratista por escrito y en los términos legales, sobre la expedición del acto administrativo.
Una copia de los soportes de envío de la notificación y del recibo del contratista deberá reposar en el expediente contractual.
Resuelto el recurso de reposición se agota la vía gubernativa, no procede recurso alguno y deberá darse estricto cumplimiento a lo ordenado en el acto administrativo.
11. Remitir copia a las áreas de Tesorería y Presupuesto, y archivar original
El área de Contratación deberá archivar el original de la Resolución en el expediente contractual en el área de Contratación, y remitir copia de la misma, si es del caso, a las áreas de Presupuesto (para anulación de saldos) y/o de Tesorería (para pagos pendientes).
ELABORÓ | Xxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx | REVISÓ | Xxx Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx, Xxxxx X. Xxxxx Xxxxxxx, Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx. | APROBÓ | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx |
CARGO | Jefe de División Nacional de Servicios Administrativos Jefe de Contratación Nivel Nacional | CARGO | Jefe de División Nacional de Servicios Administrativos, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa | CARGO | Gerente Nacional Financiera y Administrativa |
FECHA | Noviembre 09 de 2010 | FECHA | Noviembre 09 de 2010 | FECHA | Febrero 24 de 2011 |