Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES QUE HAN DE REGIR EL PROCEDIMIENTO ABIERTO PARA LA ADJUDICACIÓN, EN RÉGIMEN DE CONCESIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO DE GESTIÓN DE SERVICIOS PUBLICOS EN EDIFICIOS MUNICIPALES
ÍNDICE
1.OBJETO 3
2.PRINCIPIOS RECTORES DEL CONTRATO 3
3.ÁMBITO TERRITORIAL 4
4.ANTECEDENTES 5
5.OBJETO Y ÁMBITO DE PRESTACIÓN 5
6.ALCANCE 6
7.INDICADORES MÍNIMOS DE CALIDAD 7
8.PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7
9.EL PERSONAL QUE SE ENCARGUE DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DEBERÁ MANTENER EN TODO MOMENTO UNA IMAGEN CORPORATIVA. DE FORMA QUE EXISTA UNA IDENTIFICACIÓN VISUAL DEL PERSONAL RELACIONADA CON ELEMENTOS INEQUÍVOCOS RELATIVOS AL
CONTRATO.SUBROGACIÓN DE PERSONAL 10
10.MEDIOS MATERIALES 11
11.DOCUMENTOS DE SOPORTE 11
12.ANTECEDENTES 14
13.OBJETO 14
14.ÁMBITO TERRITORIAL 14
15.ALCANCE Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 15
16.INDICADORES MÍNIMOS DE CALIDAD 16
17.PARTICULARIDADES 17
18.MEDIOS MATERIALES 17
19.DOCUMENTOS DE SOPORTE 17
20.INDICADORES DE CALIDAD: CONTROL TRANSVERSAL DE LOS SERVICIOS 17
21.SERVICIOS MÍNIMOS EN CASO DE HUELGA 17
22.ACTOS VANDÁLICOS 17
23.MEDIOS FACILITADOS POR EL AYUNTAMIENTO 18
24.MEDIOS HUMANOS 19
25.GESTIÓN ESTRATEGICA DEL SERVICIO 19
25.1Disposiciones generales 19
25.2Plan de Control de Calidad 19
26.MEDIDAS DE INTERACCIÓN, CONCIENCIACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN CIUDADANA 20
27.CONTROL Y MONITORIZACIÓN DE LOS SERVICIOS 21
28.SOPORTE TECNOLÓGICO 22
29.ORGANIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS 23
30.PLANTILLA 24
LISTADO DE ANEXOS 26
CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
1. OBJETO
En el presente pliego se recogen las condiciones técnicas particulares que regirán el contrato mixto de objeto múltiple, de gestión de los siguientes servicios seleccionados (en lo sucesivo, los “Servicios”) por un único concesionario (el “Concesionario”), en la modalidad de concesión (“Contrato”):
i. Limpieza y mantenimiento de Edificios municipales, incluyendo las del Patronato de Deportes, las del Patronato de Cultura y los colegios públicos sitos en el municipio.
ii. Gestión Energética.
2. PRINCIPIOS RECTORES DEL CONTRATO
La introducción en el Contrato de los principios de ciudades inteligentes o “smartcities” busca lograr una mejora sustancial en la forma de prestación de los Servicios. En este sentido, una ciudad inteligente encuentra su fundamento en la prestación de varios servicios por un único prestador, de forma que exista una coordinación inter-servicios que, con el aprovechamiento de las tecnologías de la comunicación y la información obtenida, permita aumentar la eficiencia en la prestación de los servicios, presentando un ahorro significativo para la Administración.
La integración de estos Servicios y el empleo de las tecnologías de la información y la comunicación contribuirán a mejorar el estado global del municipio y la percepción de los ciudadanos sobre el mismo. Todos los Servicios incluidos están interrelacionados de alguna manera, de modo que la mejora de calidad en uno de ellos afectaríapositivamente al resto y viceversa.
Todos estos Servicios están orientados a un único fin: mejorar la satisfacción del ciudadano y su calidad de vida, manteniendo en buen estado el municipio en el que habita.
En síntesis, los dos objetivos principales que persigue una ciudad inteligente como la que se pretende implementar a través de presente Contrato son: (i) conseguir la mayor calidad posible en la prestación de los servicios incluidos reduciendo, el coste para el Ayuntamiento e (ii) implantar las nuevas tecnologías en la prestación de los servicios municipales, las cuales permitirán una mejora en la calidad y en la eficiencia de los servicios y, además, otorgarán nuevos y eficientes cauces de comunicación entre los ciudadanos y el Ayuntamiento en relación a los Servicios incluidos en el Contrato.
Para la consecución de estos objetivos, serán aplicables al Contrato, como reglas generales, los siguientes principios rectores:
• Alta flexibilidad. El Concesionario tendrá alta flexibilidad para organizar los medios materiales y personales, así como para decidir los procedimientos más
adecuados para la prestación de los servicios cumpliendo los indicadores de calidad y respetando los condicionamientos básicos establecidos en los Pliegos que rigen el Contrato.
• Gestión integral mediante plataforma tecnológica. Uno de los pilares de las ciudades inteligentes, y por tanto, del Contrato es la utilización de una plataforma que soporte los Servicios, permitiendo controlarlos adecuadamente.
La plataforma, como conjunto de sistemas de gestión, tendrá por objeto en primer lugar el aprovechamiento de la información obtenida de los distintos actores del Contrato, que son los ciudadanos, el Ayuntamiento y el propio Concesionario. A través del uso inteligente de la información se podrá controlar la prestación de Servicios, darle seguimiento y hacerla más eficiente. Por último, a través de los sistemas de la plataforma se podrán generar cuantos informes y reportes sean necesarios para valorar el desempeño del Concesionario en la gestión integral de los Servicios.
• Cumplimiento por Resultado. La adecuada prestación de los servicios se medirá mediante el cumplimiento de una serie de indicadores de calidad.
En el presente Pliego se incluyen los indicadores de calidad mínimos para cada servicio que serán utilizados para medir la calidad en todo caso (“Indicadores Mínimos”).
Para la medición completa de la calidad de las prestaciones, los licitadores (i) desarrollarán los Indicadores Mínimos, señalando los ratios de cumplimiento y el mecanismo de medición para cada uno de ellos; y (ii) ofertarán indicadores adicionales, los cuales no podrán exceder del número máximo establecido para cada Servicio y para el total de los mismos (“Indicadores Oferta”) de conformidad con la siguiente tabla:
Servicio | Indicadores Mínimos | No. máximo de indicadores a ofertar por los licitadores (Indicadores Oferta) |
Limpieza y Mantenimiento de dependencias municipales, incluyendo Patronato de Deportes, Patronato de Cultura y colegios públicos | 3 | 15 |
Gestión Energética Edificios Municipales | 2 | 10 |
Indicador transversal aplicable a todos los Servicios | 1 | 10 |
TOTAL | 6 | 20* |
*Los licitadores podrán ofertar el número de indicadores por Servicio que consideren conveniente dentro del rango establecido para cada uno de ellos, no obstante, la suma total de indicadores no podrá ser superior al máximo establecido, es decir, a 60.
Otorgar la posibilidad a los licitadores de completar el conjunto de indicadores que constituyen la base para determinar el cumplimiento correcto de la prestación
de los Servicios, permite significativas ventajas para el Ayuntamiento y sus ciudadanos, como son, el aprovechamiento del know how de las empresas del sector en proyectos similares y evitar un “exceso” de indicadores que constriñan en exceso el margen de acción del Concesionario. Esto último resulta especialmente relevante, en la medida en que un sistema de indicadores excesivamente rígido o no adaptado a la realidad de la prestación de los servicios puede generar ineficiencias que malogren la consecución de los objetivos de mejora de la calidad y de reducción de costes que persigue este Contrato.
En efecto, si se diseña un sistema poco realista o excesivamente rígido, se corre el riesgo de que se restrinja tanto el margen de acción del adjudicatario que en la práctica se convierta el Contrato en un Contrato tradicional en el que se exige “cómo” realizar la prestación y no un determinado resultado, como lo establecen los principios de las ciudades inteligentes. Tal circunstancia provocaría, además, que los costes y los precios que los licitadores ofertarían en sus proposiciones económicas fuesen mayores a que si se les otorga la opción de diseñar un sistema de prestación adaptado a sus capacidades, aprovechando su know how y sus sinergias internas y con terceros.
La suma de los Indicadores Mínimos complementados por los licitadores en sus ratios de cumplimiento y mecanismos de control y los Indicadores Oferta constituirá el sistema de medición de la calidad de la prestación de los Servicios.
3. ÁMBITO TERRITORIAL
2 Con carácter general, el ámbito de realización de estas actividades será todo el término municipal de Guadalajara. En concreto, el servicio se prestará en los edificios e instalaciones expresamente señalados.
CAPÍTULO II. LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE DEPENDENCIAS PÚBLICASMUNICIPALES, INCLUYENDO LAS DEL PATRONATO DE DEPORTES, LAS DEL PATRONATO DE CULTURA Y LOS COLEGIOS PÚBLICOS SITOS EN EL MUNICIPIO
4. ANTECEDENTES
1. En la actualidad, las prestaciones de limpieza de las dependencias municipales, colegios públicos, edificios del Patronato de Deportes y edificios del Patronato de Cultura actualmente se prestan bajo los siguientes contratos:
i. Contrato administrativo de servicios de limpieza de colegios públicos y otras dependencias municipales, suscrito por el Ayuntamiento con CLECE, S.A. con fecha 30 xx xxxxx de 2010. El contrato se dará por terminado con fecha 30 de septiembre de 2013.
ii. Contrato administrativo de servicio de limpieza de dependencias del Patronato Municipal de Cultura, suscrito por el Ayuntamiento con la empresa SAMSIC IBERIA, S.L. UNIPERSONAL, con fecha 1 de enero de 2010. La duración del mismo fue de 2 años, por lo que finalizó el 1 de enero de 2012. No obstante, se realizó una prórroga del Contrato con fecha 11 de noviembre de 2011, que amplió su vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012; así como una prórroga posterior para extender su vigencia hasta el 31 de diciembre de 2013.
iii. Contrato administrativo de servicio de limpieza de las instalaciones del Patronato Deportivo Municipal,suscrito por el Ayuntamiento con la empresa Eulen, S.A. La duración del mismo es de 2 años desde el 1 de enero de 2013, por lo que su vigencia finalizará el 31 de diciembre de 2014.
2. El mantenimiento de dependencias municipales, que incluye las del Patronato de Deportes, las del Patronato de Cultura y los colegios públicos sitos en el municipio, se refiere al mantenimiento de las siguientes instalaciones de calefacción, y climatización.
Hasta el momento, el mantenimiento de dichas instalaciones se ha prestado en virtud de los siguientes contratos:
i. Contrato de mantenimiento, conservación y suministro de las instalaciones de calefacción-climatización de Colegios Públicos y Dependencias Municipalessuscrito por el Ayuntamiento y GRUPO EULEN con fecha 21 de diciembre de 2012. La duración del mismo es de 4 años a partir del 1 de enero de 2013, por lo que la finalización del mismo tendrá lugar el día 31 de diciembre de 2016.
ii. Contrato de mantenimiento del cuarto xx xxxxxxxx y ERM de gas natural del Palacio de La Cotilla, suscrito por el Ayuntamiento e Ingeniería Térmica y Climática, S.L. con fecha 1 de septiembre de 2012. La duración del mismo es de 9 meses, por lo que la finalización del mismo tuvo lugar el día 31 xx xxxx de 2013.
iii. Contrato de mantenimiento, calefacción y climatización del Teatro Xxxxx Xxxxxxx, suscrito por el Ayuntamiento e Ingeniería Térmica y Climática, S.L. con fecha 13 xx xxxxx de 2012. La duración del mismo es de 1 año, por lo que la finalización del mismo tuvo lugar el día 12 xx xxxxx de 2013.
iv. Contrato de mantenimiento para las instalaciones de calefacción y climatización del Patronato Deportivo: Piscina del complejo deportivo Fuente de la Niña, suscrito por el Ayuntamiento y ECOFRIENDLY, S.L. con fecha 1 mayo de 2010. Este contrato terminará con fecha 31 de diciembre de 2013.
v. Contrato de mantenimiento para las instalaciones de calefacción y climatización del Patronato Deportivo: Pistas deportivas Fuente La Niña, suscrito por el Ayuntamiento y ECOFRIENDLY, S.L. con fecha 1 mayo de 2010. Este contrato terminará con fecha 31 de diciembre de 2013.
vi. Contrato de mantenimiento para las instalaciones de calefacción y climatización del Patronato Deportivo: Piscina Xxxxxx xx Xxxx, suscrito por el Ayuntamiento y ECOFRIENDLY, S.L. con fecha 1 mayo de 2010. Este contrato terminará con fecha 31 de diciembre de 2013.
vii. Contrato de mantenimiento para las instalaciones de calefacción y climatización del Patronato Deportivo: Polideportivo Xxxxx xx Xxxxxxxxxx suscrito por el Ayuntamiento y ECOFRIENDLY, S.L. con fecha 1 mayo de 2010. Este contrato terminará con fecha 31 de diciembre de 2013.
3. El Concesionario asumirá la prestación de los servicios de limpieza y de mantenimiento de las dependencias e instalaciones incluidas en el objeto del presente Contrato, bien en la fecha de finalización de cada uno de los contratos señalados en los numerales anteriores, bien en la fecha en la que alguno de éstos pudiera darse por terminado anticipadamente.
5. OBJETO Y ÁMBITO DE PRESTACIÓN
1. Forman parte de la prestación limpieza todos aquellos trabajos destinados a la conservación en perfecto estado de limpieza de los diferentes inmuebles, sus instalaciones, incluyendo las zonas exteriores anejas a los mismos.
Dentro de estos trabajos se incluye la retirada de los residuos, peligrosos o no, de los edificios a los contenedores exteriores. Del mismo modo, se incluirán medidas para la segregación y recogida de residuos urbanos.
Las prestaciones de limpieza incluidas en este Contrato se limitan a las instalaciones definidas en el Anexo 1 adjunto a este PPTP, localizadas dentro del término municipal de Guadalajara (sin perjuicio de lo previsto en el PCAP en cuanto a la posible modificación del Contrato para ampliar su ámbito territorial). En este Anexo 1 se relacionan los centros a limpiar con las superficies aproximadas de los mismos, siendo las superficies ciertas de los edificios y demás dependencias el objeto del presente contrato, con independencia de cualquier discrepancia existente entre las superficies indicadas en el Anexo y las superficies reales.
2. Asimismo, es objeto del presente Servicio el mantenimiento en buen estado de conservación de las instalaciones de las dependencias municipales que se detallan en el Anexo 1 del presente PPTP, con el alcance indicado en el presente pliego.
Esta prestación tiene como fin primordial asegurar el correcto funcionamiento, operatividad y durabilidad de estas instalaciones, realizando las tareas reglamentarias de mantenimiento, preventivo y correctivos ante averías. Asimismo, el adjudicatario será responsable de que se realicen las pruebas e inspecciones que reglamentariamente se exijan como mantenedor autorizado, y de informar de las subsanaciones necesarias para que dichas exigencias reglamentarias, las correspondientes a Industria u Organismo de Control Autorizado, sean superadas, ejecutando para ello las reparaciones indicadas en el presente pliego.
6. ALCANCE
1. El alcance de la prestación deLimpieza de dependencias municipales, incluyendo las del Patronato de Deportes, las del Patronato de Cultura y los colegios públicos incluye las siguientes actuaciones:
1. Limpieza, en su sentido más amplio, de las dependencias objeto del Servicio.
2. Retirada de residuos asimilables a urbanos.
Se considera como obligación esencial el mantenimiento del estado de limpieza en el más amplio sentido de la palabra, de los siguientes elementos, sin que en ningún caso suponga una relación limitativa:
i. Pavimentos.
ii. Techos y paredes.
iii. Dorados y metales.
iv. Persianas y cortinas.
v. Alfombras y Moquetas.
vi. Ventanas y puertas.
vii. Cristales incluidos los xxxxxx de aluminio y metálicos. viii.Tubos fluorescentes, globos placas, lámparas y apliques.
ix. Patios, terrazas y azoteas.
x. Aceras, calles interiores y viales en general anejos a cada uno de los edificios.
xi. Mobiliario.
xii. Ascensores. xiii.Paramentos verticales.
xiv. Contenedores y zonas de depósito de residuos interiores.
xv. Eliminación de grafitis del interior y exterior de los edificios.
Asimismo, el adjudicatario se encargará de la limpieza superficial de los parkings al menos una vez al año.
Se procederá a la limpieza extraordinaria de las dependencias incluidas en el Anexo 1 con motivo de la celebración de cualquier tipo de procedimiento electoral, consultivo o referendum con caracter europeo, nacional, autonómico o local.
2. La prestación de mantenimiento comprende las instalaciones de calefacción y climatización situadas en los edificios de titularidad municipal incluidos en el presente pliego, con el siguiente alcance:
• Instalaciones de Producción Térmica: entendiendo como tales el conjunto de equipos e instalaciones de producción de agua caliente para calefacción y agua caliente sanitaria, incluyendo calderas convencionales, calderas de biomasa, quemadores, chimeneas, intercambiadores, acumuladores, depósitos de expansión, bombas, válvulas, depósitos de combustibles, rampas de gas, grupos de presión, sistemas de control y tratamiento de agua, etc., así como cualquier otro que aun no encontrándose en el recinto central, fuese indispensable o complementario para la producción térmica, tales como componentes de instalación solar.
• Instalaciones de Producción Frigorífica: entendiendo como tales, el conjunto de equipos e instalaciones diseñadas para la producción de agua fría para refrigeración o climatización, incluyendo todos sus equipos, tales como grupos frigoríficos, máquinas de absorción, xxxxxx de refrigeración, condensadoras, evaporadoras, intercambiadores, acumuladores, depósitos de expansión, bombas, válvulas, rampas de gas, grupos de presión, sistemas de control y tratamiento de agua, etc., así como cualquier otro que aun no encontrándose en el recinto central, fuese indispensable o complementario para la producción frigorífica.
• Instalaciones de distribución térmica y tratamiento de aire: incluyendo todos sus equipos, tales como climatizadores, extractores, fancoils, aerotermos, equipos autónomos de climatización tipo Split o compacto de ventana, recuperadores de calor, humectadores, radiadores, etc., así como sistemas de control.
• Instalaciones de Combustible: entendiendo como tales las diseñadas para almacenar o suministrar combustible, tales como depósitos de gasoil, rampas de gas, silos de pelets, etc., incluidos todos sus componentes, destinadas para el abastecimiento de combustible a instalaciones de producción térmica y frigorífica.
La información relativa a los edificios e instalaciones incluidas en el Servicio se encuentra descrita en el Anexo 1 adjunto al presente PPTP.
7. INDICADORES MÍNIMOS DE CALIDAD
1. Los Indicadores Mínimos de calidad para la correcta valoración del presente Servicio son:
i. Ratio de limpieza en zonas interiores.
ii. Ratio de limpieza en zonas exteriores.
iii. Tiempo de respuesta a incidencias, en lo que respecta a las instalaciones a mantener.
2. Estos Indicadores serán completados por los licitadores en sus ofertas, siendo de obligatorio cumplimiento el contenido dado a los mismos en la oferta que resulte adjudicataria.
3. Asimismo, los licitadores podrán ofertar indicadores adicionales hasta el máximo previsto en el Capítulo I del presente pliego. Dichos indicadores, constituirán los Indicadores Oferta y serán igualmente de obligado cumplimiento para el Concesionario.
8. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
1. La prestación de limpieza de edificios y dependencias municipales deberá realizarse de conformidad a las siguientes normas generales:
• Se desarrollarán aquellas actuaciones más idóneas con el objetivo de alcanzar el mejor grado de limpieza posible, de acuerdo con los estándares de limpieza exigidos. Para ello se buscará en todo momento y en cada ámbito, la utilización más racional de los recursos, en función del grado de suciedad.
• El Servicio de limpieza deberá comprender todas las técnicas y útiles existentes en el mercado necesarios para la obtención de una calidad óptima en la higiene de las dependencias afectadas.
• Los horarios y turnos de limpieza serán propuestos por los licitadores, atendiendo a criterios propios que caracterizan la zona a limpiar, la optimización de los recursos disponibles, así como a variables ambientales.
La limpieza rutinaria de los edificios se realizará fuera de las horas lectivas en los edificios escolares y fuera de las horas de servicio en el resto de las dependencias municipales, de acuerdo en uno y otro caso con el horario y forma que sea estimada como más eficaz por los Directores de los Centros Escolares o por los encargados de las demás dependencias municipales.
Todos los productos utilizados para la limpieza de los edificios se custodiarán debidamente, sin que en ningún momento pueda tenerse acceso a los mismos por personas ajenas al servicio, debiendo mantenerse en envases cerrados y debidamente señalizados para su perfecta identificación.
Asimismo, los materiales que se utilicen no producirán contaminación en el ambiente ni aguas residuales, de acuerdo con la legislación vigente.
El adjudicatario suministrará totalmente a su cargo y en las cantidades necesarias:
• Productos necesarios para llevar a cabo la limpieza y desinfección de los inmuebles así como todos los utensilios y artículos que se empleen en la misma.
• Maquinaria y equipos técnicos de limpieza.
• Papel higiénico xxxxxx xx xxxxx hoja, papel secamanos, y jabón en todos los aseos y servicios públicos.
• Escobilleros.
• Dispensadores de papel secamanos, jabón y papel higiénico incluyendo el mantenimiento de los mismos respetando los modelos existentes o, si esto no es posible, instalando otros modelos que deberán tener aprobación previa por parte del Ayuntamiento.
• Bolsas de basura y contenedores necesarios para el traslado de la misma hasta los puntos de depósito existentes.
• Odorizadores, recogedores de higiene femenina, bactericidas de urinarios y wc.
• Equipos de protección individual.
Cada licitador deberá proponer los ratios aplicadas para determinar la superficie a limpiar por hora en función de la tipología de cada edificio, actividad, ocupación etc.
2. Se entiende por mantenimiento de las instalaciones objeto del contrato, el conjunto de trabajos de conservación técnico legal preventiva y correctiva necesarios para mantener las dependencias e instalaciones, en condiciones de uso durante su periodo de vida útil, optimizando el consumo energético, previniendo los posibles riesgos que puedan comprometer su seguridad y protegiendo su entorno de posibles agresiones. Todas estas tareas están dirigidas a conseguir una disminución en los gastos de reparación, reducción de la pérdida de valor del inmueble, así con, el ahorro derivado de la correcta utilización de las instalaciones.
a. Mantenimiento Técnico Legal. Se realizarán todas y cada una de las operaciones de mantenimiento establecidas en los reglamentos aplicables. Asimismo se mantendrán todos los registros y documentación indicados en los mismos.
Estas actuaciones deberán ser realizadas por empresa autorizada, siendo por cuenta del Ayuntamiento los costes de reformas o adaptación de la instalación (siempre que no sea por falta de mantenimiento) con el objeto de cumplir los parámetros mínimos que permitan obtener el informe favorable de dichas inspecciones, debiendo el responsable técnico del Concesionario hacerse cargo de la gestión y tramitación de las actuaciones a realizar, presentando al responsable técnico designado por el Ayuntamiento, informe previo de los trabajos a realizar, en el cual se deberá indicar alcance técnico y condiciones económicas de dichos trabajos para su control y visto bueno previo, presentando tras la realización de los mismos al responsable técnico designado por el Ayuntamiento la documentación acreditativa con los correspondientes visados oficiales.
b. Conservación o mantenimiento preventivo: La Conservación preventiva es el conjunto de trabajos de mantenimiento más allá de los indicados en el apartado anterior, llevados a cabo de forma periódica, consistentes en las sustituciones de productos o piezas consumidos o desgastados en su normal funcionamiento, e inspección de los elementos de las instalaciones, realización de informes, así como aquellas operaciones de limpieza necesarias con el objetivo velar por el buen funcionamiento y de alcanzar la vida útil prevista de las instalaciones.
Para los trabajos de inspección y revisiones periódicas la empresa adjudicataria redactará al inicio del contrato un Plan de Mantenimiento Preventivo que comprenderá:
• Inventario de equipos e instalaciones
• Libro de protocolo de inspección del mantenimiento preventivo
• Programa-calendario de inspecciones del mantenimiento preventivo
• Estadillo-registro de inspecciones de acuerdo con la reglamentación vigente aplicable.
c. Conservación o mantenimiento correctivo: Se incluyen en el objeto del contrato, las operaciones de mantenimiento correctivo que deban realizarse como consecuencia de avisos por avería de los equipos e instalaciones, comprendiendo todas las intervenciones precisas para la vuelta al correcto funcionamiento, consistiendo en la reparación por avería o rotura imprevista de las máquinas, equipos o instalaciones, incluyendo las pequeñas obras que deban realizarse para colocar las máquinas y equipos. Las operaciones de mantenimiento correctivo llevadas a cabo se recogerán en un Registro de Mantenimiento Correctivo que contendrá, como mínimo, los siguientes apartados:
• Partes de averías
• Estadillo-registro de averías
• Archivo de partes de averías
Será a cargo del Ayuntamiento el importe de las piezas y equipos que fuera preciso sustituir, previa conformidad de los Servicios Técnicos de Mantenimiento (STM), al presupuesto elaborado por el adjudicatario (cuando el coste sea de cierta entidad), con precios unitarios, en lo posible del Libro de Precios del Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Guadalajara.
Las reparaciones por importe inferior a 500,00 € IVA incluido no precisarán presupuestos previos, bastando con la justificación de la operación realizada y con el conocimiento previo del STM.
No obstante, será a cargo del adjudicatario el pequeño material propio de las inspecciones (grasas, trapos, tornillería, etc.).
Por su reiteración en el proceso de la conservación, el adjudicatario efectuará, sin coste, tres actuaciones anuales sobre cada dependencia, como reprogramación del horario de funcionamiento (por variaciones bruscas de la climatología, eventos, etc.), arranque-parada de la instalación, vaciado-llenado de circuitos, etc., siendo a partir de la cuarta cuando se factura al Ayuntamiento la referida actuación.
d. Asesoramiento: Se incluyen en el objeto del contrato, los siguientes trabajos de asesoramiento:
• La elaboración de informes y presupuestos para adecuación de instalaciones, tanto a instancia del adjudicatario como de los STM.
• El adjudicatario informará al STM, con la debida prontitud, de todas las modificaciones o adecuaciones que se deben realizar en las instalaciones por cambios de Normativas o de cualquier mejora técnica que redunde en una economía de consumos y una mejora eficiencia energética de las mismas. Esta información se efectuará debidamente justificada y valorada económicamente.
Igualmente, informará de cuando corresponda efectuar las inspecciones periódicas reglamentarias. Acompañará y colaborará con los Organismos de Control (OCA) cuando se realice ésta, emitiendo el correspondiente parte de trabajo, que reflejará las anomalías detectadas, si las hubiera.
e. Trabajos adicionales: El Concesionario realizará los trabajos que le sean encomendados por el Ayuntamiento, previa la elaboración de un presupuesto y aceptación, entre los que se incluyen:
i. Adaptación de la instalación a la nueva normativa.
ii. Limpieza de depósitos de combustible.
iii. Sustituciones importantes de equipos envejecidos por su uso normal.
iv. Reparación de red de conductos, tubos y emisores.
v. Sustitución por perforamiento en sistemas de gas refrigerante y tubos de agua de condensación.
vi. Intervenciones en el circuito refrigerante, cambio de compresores.
vii. Obra de albañilería, pintura, cerrajería y electricidad de cierta entidad.
viii. Los tratamientos de prevención y control de legionellosis.
ix. Las actuaciones especiales indicadas en el apartado 9. siguiente.
x. Realización de trabajos de reparación y/o mejora sobre los inmuebles, no incluidos en el presente pliego, aplicando los precios unitarios del Libro de Precios del Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Guadalajara.
xi. Reparación de equipos (bobinados, programadores, etc.).
xii. Cualquier otra actuación que se pacte contractualmente.
f. Exclusiones: El Concesionario no se hará cargo de las consecuencias causadas por agentes externos a la instalación, como daño por variaciones en la tensión eléctrica de alimentación, falta de suministro energético, golpes o roturas y manipulación indebidas producidos por personal ajeno al servicio de mantenimiento como también por rayos, inundaciones, incendios no debidos a la falta de mantenimiento.
Tampoco se incluyen los daños por corrosión, erosión o congelación, no motivados por una incorrecta tarea del mantenimiento de la instalación.
No obstante, estos daños se subsanarán por el Concesionario, previa elaboración de presupuesto y aceptación por el Ayuntamiento.
g. Actuaciones especiales: Algunos inmuebles poseen instalaciones que requieren una actuación particular, además de las tareas comunes del mantenimiento. Estas dependencias son:
• Xxxxxxx xx xxxxxxx: Debido a la especial característica de la instalación (unidad Xxxxxxxxxxxx), esta requiere unas operaciones de revisión periódicas programadas según el nº de horas de funcionamiento sobre sus diferentes equipos, siendo necesario verificar y/o limpiar y/o sustituir éstos.
Al adjudicatario se le aportará dicho programa y sus periodicidades.
Por ello, cuando proceda su revisión, presentará un presupuesto detallado (elementos en los que se actúa y su importe). Una vez aceptado, ser realizará la misma y posteriormente se procederá a su abono.
9. EL PERSONAL QUE SE ENCARGUE DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DEBERÁ MANTENER EN TODO MOMENTO UNA IMAGEN CORPORATIVA. DE FORMA QUE EXISTA UNA IDENTIFICACIÓN VISUAL DEL PERSONAL RELACIONADA CON ELEMENTOS INEQUÍVOCOS RELATIVOS AL CONTRATO.SUBROGACIÓN DE PERSONAL
1. Con respecto al Contrato de Limpieza de Colegios y dependencias municipales:
i. En los términos del artículo 15 del Convenio Colectivo vigente de empresa y del Convenio Colectivo vigente de limpieza de edificios y locales de la provincia de Guadalajara, el personal adscrito al Servicio de Limpieza de colegios y dependencias municipales que pertenece a la empresa CLECE, S.A., será absorbido por la nueva empresa adjudicataria, es decir, por el Concesionario, con las condiciones y con el alcance regulado en el convenio colectivo mencionado.
ii. Se adjunta al presente PPTP, el Convenio Colectivo y la lista de personal adscrito al servicio, con el objeto de que los licitadores puedan preparar su oferta contemplando debidamente ésta situación.
2. Con respecto al Contrato de Limpieza de las instalaciones del Patronato Municipal de Cultura:
i. En los términos del artículo 15 del Convenio Colectivo vigentede limpieza de edificios y locales de la provincia de Guadalajara, el personal adscrito al Servicio de Limpieza de las instalaciones del Patronato Municipal de Cultura que pertenece a la empresa SAMSIC IBERIA, S.A., será absorbido por la nueva empresa adjudicataria, es decir, por el Concesionario, con las condiciones y con el alcance regulado en el convenio colectivo mencionado.
ii. Se adjunta al presente PPTP, el Convenio Colectivo con el objeto de que los licitadores puedan preparar su oferta contemplando debidamente ésta situación.
3. Con respecto al Contrato de Limpieza de las instalaciones del Patronato Municipal de Deportes:
i. En los términos del artículo 15 del Convenio Colectivo vigentede limpieza de edificios y locales de la provincia de Guadalajara, el personal adscrito al Servicio de Limpieza de las instalaciones del Patronato Municipal de Deportes que pertenece a la empresa Eulen, S.A.será absorbido por la nueva empresa adjudicataria, es decir, por el Concesionario, con las condiciones y con el alcance regulado en el convenio colectivo mencionado.
ii. Se adjunta al presente PPTP el Convenio Colectivo con el objeto de que los licitadores puedan preparar su oferta contemplando debidamente ésta situación.
4. No se subroga personal en relación con las tareas de mantenimiento de las instalaciones.
10. MEDIOS MATERIALES
1. El Concesionario dispondrá de los medios materiales necesarios para realizar la prestación de Limpieza de dependencias municipales y otros edificios cumpliendo con los indicadores de calidad establecidos. Es obligación del Concesionario mantener los medios materiales en las condiciones idóneas para su uso y asumir todos los costes ocasionados por el suministro de los equipos y productos necesarios para la realización de los trabajos.
2. En lo que respecta a las tareas de mantenimiento, el Concesionario, dispondrá de los siguientes recursos:
• Herramientas de mano para cada uno de los trabajadores y otras comunes a disposición de los mismos en taller.
• Instrumentos de medida, adecuadamente calibrados, de uso en mantenimiento, tales como voltímetro, amperímetro, termómetros, manómetro, higrómetro, luxómetro, equipos de análisis de combustión, etc.
• Maquinaria y medios auxiliares, medios de elevación, plataformas, vehículos, teléfonos móviles, ordenadores, etc.
• Uniformes y Equipos de Protección Individual, etc.
Asimismo, el Concesionario dispondrá de todos los materiales y productos de mantenimiento incluidos los repuestos y fungibles de equipos e instalaciones, necesarios para prestar el presente servicio cumpliendo con los indicadores de calidad establecidos, y que se facturarán a los precios indicados.
3. Los medios materiales destinados a la ejecución de los servicios deberán cumplir las características técnicas previstas por la legislación aplicable.
4. En su caso, la reversión sobre estos medios se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en el PCAP.
11. DOCUMENTOS DE SOPORTE
1. Se adjunta al presente PPTP el ANEXO 1, que contiene los siguientes documentos relacionados con el Servicio:
• Anexo 1.1 Limpieza de colegios y dependencias municipales
Anexo 1.1.1 Convenio Colectivo. Anexo 1.1.2 Lista de personal adscrito. Anexo 1.1.3 Lista de edificios a limpiar
• Anexo1.2 Limpieza Patronato Municipal de Cultura
Anexo 1.2.1 Convenio Colectivo.
Anexo 1.2.2 Lista de personal adscrito. Anexo 1.2.3 Pliegos del Contrato.
Anexo 1.2.4 Contrato administrativo vigente. Anexo 1.2.5 Lista de edificios (v. anexo 1.1.3)
• Anexo 1.3 Limpieza Patronato Municipal de Deporte
Anexo 1.3.1 Convenio Colectivo. Anexo 1.3.2 Lista de personal adscrito. Anexo 1.3.3 Pliegos del Contrato.
Anexo 1.3.4 Contrato administrativo vigente. Anexo 1.3.5 Lista de edificios (v. anexo 1.1.3).
• Anexo 1.4 Documentos comunes sobre mantenimiento
Anexo 1.4.1 Listado de edificios a mantener Anexo 1.4.2 Listado de instalaciones por edificio
• Anexo 1.5 Mantenimiento de Colegios Públicos y Dependencias Municipales
Anexo 1.5.1 Pliegos del Contrato.
Anexo 1.5.2 Contrato administrativo vigente.
• Anexo 1.6 Conservación y mantenimiento calefacción y climatización del Teatro Xxxxx Xxxxxxx
Anexo 1.6.1 Pliegos del contrato.
Anexo 1.6.2 Contrato administrativo vigente
• Anexo 1.7 Mantenimiento calefacción y climatización Patronato Deportivo: Piscina del complejo deportivo Fuente de la Niña
Anexo 1.7.1 Contrato administrativo
• Anexo 1.8 Mantenimiento calefacción y climatización Patronato Deportivo: Pistas Deportivas Fuente La Niña
Anexo 1.8.1 Contrato administrativo
• Anexo 1.9 Mantenimiento calefacción y climatización Patronato Deportivo: Xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxx
Anexo 1.9.1 Contrato administrativo
• Anexo 1.10 Mantenimiento calefacción y climatización Patronato Deportivo: Polideportivo Xxxxx xx Xxxxxxxxxx
Anexo 1.10.1 Contrato administrativo
CAPÍTULO III. GESTIÓN ENERGÉTICA EDIFICIOS MUNICIPALES
12. ANTECEDENTES
1. El concepto de “eficiencia energética” había sido un concepto poco explorado. No obstante, a día xx xxx es un término que se pretende potenciar y promover en el sector público.
2. Hasta ahora, existían barreras y una conciencia baja sobre los beneficios que podría traer una gestión energética basada en la incorporación, mejora y/o renovación de equipos e instalaciones que fomenten la eficiencia energética, así como en la incorporación de energías renovables.
3. El Ayuntamiento tiene en cuenta el ahorro económico que puede significar una eficiente gestión energética que adicionalmente a la sustitución de nuevas instalaciones contemple la gestión de combustible y electricidad, el control de calidad, cantidad y uso; el mantenimiento preventivo de las instalaciones para obtener el mayor rendimiento de las mismas; y una garantía total de reparación para sustituir a los elementos que se encuentren deteriorados.
4. La gestión energética que lleve a cabo el Concesionario implicará que la incorporación de las nuevas instalaciones sea financiada a través del ahorro que sea conseguido durante el plazo de vigencia del presente Contrato, no teniendo repercusión económica para el Ayuntamiento.
13. OBJETO
1. Es objeto de la gestión energética la previsión y control del consumo de energía con el fin de obtener el mayor rendimiento energético posible sin disminuir el nivel de servicio y mantenimiento de las condiciones de confort.
2. Los objetivos a alcanzar incluyendo la prestación de gestión energética del municipio son los siguientes:
• Conocer la situación energética del municipio, es decir, determinar el funcionamiento y eficiencia energética de las instalaciones y equipos pertenecientes a los edificios municipales y al alumbrado público.
• Disponer de un Inventario de los principales equipos energéticos existentesy consumidores de energía, en el cual se realice, para aquellos de mayor relevancia, mención del estado de las instalaciones, características de los mantenimientos, y últimas revisiones y ensayos realizados.
• Obtener el balance energético global de los equipos e instalaciones.
• Identificar las áreas de oportunidad que ofrecen potencial de ahorro de energía.
• Determinar y evaluar económicamente los volúmenes de ahorro alcanzables y las medidas técnicamente aplicables para lograrlo.
• Analizar las relaciones entre los costos y los beneficios de las diferentes oportunidades dentro del contexto financiero y gerencial, para poder priorizar su implementación.
• Usar la energía de forma racional, lo cual conducirá a ahorros de energía sin apenas inversión.
• Gestión energética necesaria para el funcionamiento correcto de las instalaciones objeto del contrato; aprovisionamiento y gestión de energía térmica transformada (energía útil) y electricidad, control de calidad y cantidad, y uso y garantías de aprovisionamiento.
• Inversiones en ahorro energético y energías renovables: Además de las prestaciones enumeradas, con este contrato se pretende promover la mejora de la eficiencia energética mediante la incorporación de equipos e instalaciones que fomenten el ahorro de energía, la eficiencia energética y la utilización de energías renovables y residuales, como biomasa, energía solar térmica, fotovoltaica, cogeneración, etc.
14. ÁMBITO TERRITORIAL
1. El objeto del presente Servicio es la gestión energética en el término municipal de Guadalajara (sin perjuicio de lo previsto en el PCAP en cuanto a la posible modificación del Contrato para ampliar su ámbito territorial).
15. ALCANCE Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
1. Forman parte de la prestación de gestión energética las siguientes actuaciones:
• Aprovisionamiento y gestión de los combustibles necesarios en cantidad y calidad suficiente para asegurar el funcionamiento y la utilización normal de los edificios e instalaciones de alumbrado comprendidos en el contrato.
• Aprovisionamiento y gestión de la electricidad necesaria en cantidad y calidad suficiente para asegurar el funcionamiento y la utilización normal de los edificios e instalaciones de alumbrado comprendidos en el Contrato.
• Control tanto de la cantidad como de la calidad de los aprovisionamientos en combustible, así como su uso óptimo en las instalaciones.
• Garantía de calidad en el aprovisionamiento según los organismos ó empresas distribuidoras ó comercializadoras.
• Gestión y negociación de los contratos con las empresas distribuidoras ó comercializadoras de energía. Optimización de los mismos.
• Pago de las facturas de energía eléctrica y combustibles (no se considera dentro de este servicio el pago de las facturas correspondientes al alumbrado
público, el cual se encuentra incluido dentro del contrato que incluye la prestación de gestión de alumbrado público). Seguimiento y validación de las facturas. Reclamaciones de facturas incorrectas.
• Estudio y análisis de las desviaciones de consumo previstas. Proposición de medidas para corregir dichas desviaciones. Seguimiento de los consumos una vez implementadas las medidas.
• Garantía de confort de acuerdo a la legislación vigente (temperatura ambiente, horario de funcionamiento, temperatura del ACS, niveles de iluminación), manteniendo las condiciones adecuadas a la instalación.
• Estudios de eficiencia energética en las instalaciones objeto del contrato.
• Seguimiento de los indicadores energéticos de acuerdo a la legislación vigente.
• Asesoramiento legal en materia energética.
• Aportar la ingeniería necesaria para llevar a cabo todos los trámites oportunos, con objeto de mantener debidamente legalizadas las instalaciones térmicas, de iluminación de edificios y de alumbrado público.
• Tramitación con los suministradores eléctricos para la venta de energía a red.
• Implementación y desarrollo de un plan de medida y verificación de ahorros de energía (IPMVP).
Obras de mejora y renovación de las instalaciones
La prestación de gestión energética se ve complementada por la incorporación o sustitución de equipos e instalaciones que fomenten el ahorro de energía y la utilización de energías renovables y residuales.
• Dentro de las obras de mejora y renovación de las instalaciones, se diferenciarán dos tipos de actuaciones:
- Obras que el Ayuntamiento considera imprescindibles y/o necesarias para la mejora de los servicios prestados y que sean técnicamente justificadas.
- Obras que, sin ser prioritarias para la mejora de los servicios ofrecidos por el Ayuntamiento, suponen una significativa mejora en la eficiencia y gestión energética de sus instalaciones, y cuya inversión será realizada por el Concesionario.
Ambas actuaciones serán ejecutadas y financiadas voluntariamente por el Concesionario mediante los ahorros conseguidos dentro del periodo de vigencia del contrato, y no tendrán repercusión económica sobre el presupuesto del contrato. Supervisión y seguimiento de estas obras.
• Puesta en marcha de las instalaciones. Seguimiento de la puesta en marcha y “commisioning” de nuevas instalaciones (certificación de que los parámetros técnicos legales se cumplen en las instalaciones que se recepcionan).
Comprobación del rendimiento energético y prestaciones de los nuevos equipos.
2. Trabajos de supervisión: El adjudicatario está autorizado a realizar todas las labores de inspección y pruebas en las instalaciones que considere necesarias, para garantizar la correcta gestión energética.
Si durante las inspecciones observa incidencias sobre los consumos, cuya resolución no es responsabilidad del adjudicatario en los términos incluidos en el presente pliego, informará de la anomalía a los Servicios Técnicos Municipales, para que estos procedan a la subsanación.
3. Trabajos de asesoramiento y formación: La empresa adjudicataria elaborará un plan de buenas prácticas para la conducción de instalaciones de cara a optimizar los consumos energéticos, para ser realizado, previa aprobación, por todo el personal encargado de realizar tareas de mantenimiento y conducción de las instalaciones.
La empresa adjudicataria será la responsable de realizar la formación al personal anterior sobre dichas mejores prácticas.
La empresa adjudicataria asesorará al titular, recomendando mejoras o modificaciones de la instalación así como en su uso y funcionamiento que redunden en una mayor eficiencia energética, para lo cual el Ayuntamiento invitará al adjudicatario a participar en las reuniones en las que se decidan modificaciones sobre los activos que puedan modificar el consumo energético.
4. El personal y la maquinaria a utilizar en la prestación del Servicio deberán mantener una imagen corporativa en todo momento. De forma que exista una identificación visual del personal y de la maquinaria relacionada con elementos inequívocos relativos al Contrato.
5. Liquidación de consumos: El adjudicatario entregará un informe al final de año de los ahorros y desviaciones alcanzados. Este informe se basará en el protocolo de verificación y medida CMVP (CertifiedMeasure and Verification Professional), emitido por EVO (EnergyValorizationOrganization), o cualquier otro que lo sustituya y que sea acordado por ambas partes. En caso que en dicho informe se supere el 1% del total del consumo por modificación por parte del Ayuntamiento de las condiciones de confort o de las instalaciones consumidoras o por incumplimiento de los compromisos que conforme al siguiente apartado asume el Ayuntamiento, éste último abonará al adjudicatario el exceso.
Todas las averías serán informadas, para lo que usará la plataforma única de gestión de avisos.
6. El Ayuntamiento se compromete a la optimización del gasto energético, para lo cual colaborará con el adjudicatario mediante la realización de las siguientes actividades:
• Priorizando la resolución de las reparaciones de las averías que afecten a los consumos energéticos.
• Incorporando en las funciones de su personal de mantenimiento y/o de terceros las revisiones o tareas recomendadas en el manual de buenas prácticas indicado en la cláusula 86 apartado 3, previa aprobación de su viabilidad e idoneidad.
• Facilitando al adjudicatario la información que pueda ser útil para mejorar la eficiencia energética.
• No autorizando la modificación de las instalaciones, elementos de regulación, cambio de puntos de consigna, etc. que puedan suponer un incremento de consumo energético, sin ponerlo en conocimiento del adjudicatario.
16. INDICADORES MÍNIMOS DE CALIDAD
1. Los Indicadores Mínimos de calidad para la correcta valoración del Servicio de Gestión Energética son:
i. Índice de confort térmico
ii. Índice de luminiscencia (nivel de iluminación)
2. Estos Indicadores serán completados por los licitadores en sus ofertas, siendo de obligatorio cumplimiento el contenido dado a los mismos en la oferta que resulte adjudicataria.
3. Asimismo, los licitadores podrán ofertar indicadores adicionales hasta el máximo previsto en el Capítulo I del presente pliego. Dichos indicadores, constituirán los Indicadores Oferta y serán igualmente de obligado cumplimiento para el Concesionario.
17. PARTICULARIDADES
1. El Concesionario deberá mantener las instalaciones de acuerdo con los avances tecnológicos, con criterios de sostenibilidad económica.
18. MEDIOS MATERIALES
1. El Concesionario dispondrá de los medios materiales necesarios para prestar el presente servicio cumpliendo con los indicadores de calidad establecidos. Es obligación del Concesionario mantener los medios materiales en las condiciones idóneas para su uso y asumir todos los costes ocasionados por el suministro de los equipos y productos necesarios para la realización de los trabajos.
En su caso, la reversión sobre estos medios se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en el PCAP.
2. Los medios materiales destinados a la ejecución de los servicios deberán cumplir las características técnicas previstas por la legislación aplicable.
3. Además de lo referente al suministro de materiales incluido en el resto de capítulos de este pliego, dada la especial repercusión en los consumos, el adjudicatario deberá suministrar a su cargo los siguientes repuestos o fungibles: lámparas de alumbrado interior de edificios, cuya operación de reposición será efectuada por personal de mantenimiento propio del Ayuntamiento.
19. DOCUMENTOS DE SOPORTE
1. Se adjunta al presente PPTP, el ANEXO 2 que contiene los siguientes documentos relacionados con el Servicio de Gestión Energética:
• Anexo 2.1 Listado de edificios e instalaciones sujetos a gestión energética
• Anexo 2.2 Documentación complementaria: auditoria energética
CAPÍTULO IV. CLÁUSULAS COMUNES A LOS SERVICIOS
20. INDICADORES DE CALIDAD: CONTROL TRANSVERSAL DE LOS SERVICIOS
1. El Indicador Mínimo establecido para el control transversal de calidad de los Servicios es:
i. Índice de satisfacción del ciudadano
2. Este Indicador será completado por los licitadores en sus ofertas, siendo de obligatorio cumplimiento el contenido dado al mismo en la oferta que resulte adjudicataria.
3. Asimismo, los licitadores podrán ofertar indicadores adicionales hasta el máximo previsto en el Capítulo I del presente pliego. Dichos indicadores, constituirán los Indicadores Oferta y serán igualmente de obligado cumplimiento para el Concesionario.
21. SERVICIOS MÍNIMOS EN CASO DE HUELGA
1. En caso de huelga del personal, la Autoridad Competente estará facultada para decretar los servicios mínimos del Servicio(s), que serán de obligado cumplimiento para el Concesionario, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponerse al mismo.
22. ACTOS VANDÁLICOS
1. En relación con los elementos de los Servicios que puedan resultar afectados por actos de vandalismo, el Concesionario responderá por los daños hasta un límite de 20.000 euros anuales (IVA excluido), importe que será actualizado cada año mediante la aplicación del IPC.
2. El Concesionario percibirá un 80% de la indemnización que el sujeto que cometió los actos de vandalismo abone a la Administración.
23. MEDIOS FACILITADOS POR EL AYUNTAMIENTO
1. El Ayuntamiento pondrá a disposición del Concesionario para la prestación de Servicios:
• Agua: para la realización de todo tipo de servicios de limpieza, Además será por cuenta del Ayuntamiento el agua xx xxxxx
2. El adjudicatario será responsable del uso indebido o abuso de la misma por parte del personal a su cargo. Será asimismo responsable del cuidado en el uso de las instalaciones y del ahorro de agua.
CAPÍTULO V. EJECUCIÓN DEL CONTRATO
24. MEDIOS HUMANOS
1. Los licitadores deberán tener en cuenta en su oferta que procederá la subrogación del personal que actualmente presta los Servicios cuando dicho mecanismo subrogatorio venga previsto en los convenios colectivos aplicables en vigor. Es decir, en los servicios de (i) limpieza de las dependencias municipales, colegios públicos, edificios del Patronato de Deportes y edificios del Patronato de Cultura.
En los casos de subrogación, las empresas licitadoras deberán prever y presentar en su oferta las necesidades de plantilla previstas, considerando los condicionantes de subrogación de personal previstos en los convenios colectivos aplicables.
El alcance, límites y condiciones de la subrogación serán los que expresamente vengan determinados o regulados en el convenio colectivo aplicable en vigor.
2. En el Anexo correspondiente de cada Servicio se incluye la relación del personal que actualmente presta servicio, y que deberá ser subrogado por el licitador que resulte adjudicatario del Servicio.
En dicho listado figuran todos los datos necesarios para poder confeccionar la oferta de forma correcta.
25. GESTIÓN ESTRATEGICA DEL SERVICIO
25.1 Disposiciones generales
1. Para la realización del control de calidad, el licitador deberá completar los Indicadores Mínimos de calidad establecidos en el presente pliego y ofertar hasta el máximo permitido de Indicadores Oferta para cada Servicio.
2. El Ayuntamiento inspeccionará directamente a través de su cuerpo de inspección la prestación de los Servicios contratados, de acuerdo con lo especificado en el presente pliego de condiciones y en el Plan de Control de Calidad presentado por el adjudicatario.
3. Dentro de la organización propuesta, las empresas licitadoras deberán prever dispositivos ágiles que permitan proporcionar a tiempo los datos requeridos por el Ayuntamiento, para poder llevar a cabo satisfactoriamente los controles de calidad que crea conveniente sobre el Servicio ofertado.
4. Los servicios de inspección designados por el Ayuntamiento tendrán acceso a los locales y dependencias del Servicio y les serán facilitados cuantos datos precises respecto la organización del mismo.
5. Los servicios técnicos municipales, de acuerdo con los incumplimientos y deficiencias observadas, independientemente de los referidos a los estándares de calidad, serán los encargados de proponer las penalidades o deducciones económicas que procedan.
6. Para poder llevar a cabo correctamente el control de prestación de los Servicios el Concesionario deberá presentar al inicio delcontrato un Plan de Control de Calidad (PCC). Este plan recogerá todos los aspectos necesarios para evaluar la calidad de servicio prestada.
25.2 Plan de Control de Calidad
1. El PCC, es un documento contractual que obliga al Concesionario a cumplir los estándares de calidad recogidos en el mismo y que cumplirán como mínimo las exigencias xxx xxxxxx.
2. El PCC deberá incluir una explicación detallada de todos los aspectos relacionados con el control de calidad de los Servicios prestados por el Concesionario, desde la organización y medios propuestos para llevarlo a cabo hasta los indicadores que valorarán cada una de las prestaciones y trabajos incluidos.
3. El PCC recogerá:
i. Un control objetivo de la prestación del Servicio
ii. Un control subjetivo de la percepción del Servicio
iii. Una monitorización del seguimiento de la contrata
26. MEDIDAS DE INTERACCIÓN, CONCIENCIACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN CIUDADANA
1. La implantación progresiva del nuevo servicio integral obliga a unos cambios de hábitos y costumbres del ciudadano, canalizados mediante el desarrollo de acciones diversas de información y sensibilización.
2. Es objetivo del Contrato conseguir una participación proactiva de los ciudadanos para garantizar la continua mejora de la calidad de los servicios prestados. Esta participación sólo podrá conseguirse mediante una buena, permanente y fluida comunicación.
3. Es por ello que los licitadores deberán prever en sus ofertas, un Plan de Comunicación y concienciación ciudadana que contemple medidas concretas centradas en las particularidades de la ciudad, con el objetivo de conseguir una participación activa de los ciudadanos mediante acciones diversas desarrolladas en dos líneas diferentes:
i. Atención e interacción ciudadana
ii. Campañas de comunicación y sensibilización
Entre las propuestas desarrolladas se valorará especialmente aquellas que integren ambas utilizando como base las nuevas tecnologías. Se crearán canales de interacción con el ciudadano con el objetivo de poner a su disposición de manera inmediata aquellas respuestas a sus requerimientos en el momento, la forma, la cantidad y la calidad que necesiten. Deberá garantizarse pues un espacio público con información de calidad y fácilmente accesible para que el ciudadano informe, sea informado por el Ayuntamiento y participe en el desarrollo y la creación de servicios en la ciudad, convirtiéndose en agentes activos.
Atención e Interacción Ciudadana
Será objeto del servicio de atención e información ciudadana mantener el contacto continuo con los ciudadanos asegurando la recepción de todas las quejas o sugerencias que afecten a los Servicios prestados. Para ello será necesario el establecimiento xx xxxxxxx de comunicación como teléfono, fax, correo electrónico o bien presencial.
El adjudicatario realizará el seguimiento y análisis de las comunicaciones recibidas resolviendo aquellas quejas o dudas en el menor plazo posible informando de las acciones a desarrollar a los servicios técnicos municipales. Como complemento a esta actuación el adjudicatario deberá remitir semanalmente copia resumen de la resolución, estando facultados los servicios de inspección a la comprobación inmediata y sin previo aviso del libro de registro de las comunicaciones recibidas.
Adicionalmente, los licitadores deberán presentar en su propuesta, medidas adicionales que refuercen la comunicación entre los agentes Ayuntamiento-Servicio- Ciudadano y que incidan en una mejora continua de los servicios prestados. En este punto, y como ejemplo, el adjudicatario deberá diseñar y mantener, entre otras posibles, una página web específica que comprenda todos los aspectos relativos a los servicios realizados, estadísticas, noticias, horarios, frecuencias, publicidad de las campañas de conciencias.
Campañas de comunicación y sensibilización
El objetivo principal de estas campañas es crear entre la población un clima favorable hacia las nuevas directrices de gestión medioambiental, informando de las razones, consecuencias y necesidades asociadas a la colaboración ciudadana.
Tanto desde semanas previas de la implantación del Contrato como a lo largo de la totalidad del mismo, estas acciones de comunicación deberán orientar e involucrar a toda la población de Guadalajara en las nuevas directrices de gestión medioambiental, especialmente en relación con:
• Incidir positivamente en el estado de la limpieza de los edificios públicos
• Fomentar e informar sobre medidas de eficiencia energética
En estas campañas se podrán incluir también cuestiones relacionadas con las actividades incluidas en otros grupos de Servicios objeto del Contrato, como por ejemplo, el fomento de hábitos que contribuyan al mantenimiento de la limpieza de edificios y dependencias municipales,
La concepción y el desarrollo de las campañas se llevarán a cabo colaborando adjudicatario y Ayuntamiento. La acciones de comunicación estarán basadas publicidad, información escrita, utilización de medios audiovisuales, internet y en actuaciones puerta a puerta.
Igualmente, se deberá realizar acciones de comunicación de mantenimiento y recordatorio de acciones realizadas con anterioridad.
El adjudicatario de los Servicios presentará, durante el último trimestre de cada año, una propuesta anual de acciones de comunicación y sensibilización ciudadana que incluya los aspectos prioritarios sobre los cuales sea necesario incidir o profundizar en relación a la colaboración de los ciudadanos. La contratación y pago de las campañas escogidas será realizada por los adjudicatarios de acuerdo a un porcentaje que los licitadores deberán tener en cuenta en sus ofertas, y que será mínimo de un 0,8% del presupuesto anual de los servicios (descontado IVA, gastos generales y beneficio industrial).
Formará parte del Plan de Comunicación y concienciación el establecimiento de compromisos con respecto a la Imagen Corporativa municipal en relación a los/las profesionales, vehículos, medios materiales e instalaciones fijas.
27. CONTROL Y MONITORIZACIÓN DE LOS SERVICIOS
1. El control y monitorización de los servicios se llevará en los siguientes términos:
i. Control objetivo de la prestación del Servicio. El control objetivo de los Servicios se realizará mediante la aplicación de los Indicadores Mínimos que sean completados por el adjudicatario y los Indicadores Oferta propuestos.
ii. Control Subjetivo de la percepción del Servicio. Mediante una aplicación de gestión de los datos de quejas, incidencias y reclamaciones ciudadanas, los servicios técnicos municipales podrán conocer en todo momento el grado de satisfacción de los usuarios de estos servicios.
Esta aplicación se desarrollará siguiendo las pautas establecidas en los apartados de gestión y coordinación ciudadana del PCAP y permitirá evaluar la compatibilidad entre el Servicio prestado efectivamente por el Concesionario y el Servicio percibido por los ciudadanos.
iii. Monitorización del Seguimiento de la Contrata. Se desarrollará una aplicación de gestión de Puntos Clave, el control e inspección se realizará mediante sorteo de zonas, de forma totalmente aleatoria e incluirá el establecimiento de un cuadro de seguimiento Indicadores, representativos del “pulso” de la contrata en cada momento que se obtendrá de la combinación entre el control objetivo, el control subjetivo y los elementos de monitorización del seguimiento que se definan.
Mediante este aplicativo la Administración controlará:
• Detección de desviaciones en los indicadores de gestión del servicio: Análisis de las causas. Propuestas de corrección.
• Seguimiento y evaluación de quejas e incidencias ciudadanas. Propuestas de corrección de incidencias repetitivas.
• Elaboración y Seguimiento de proyectos de mejora de la prestación de servicios (incorporación xx xxxxxxxxx tecnológicas, identificación y resolución de “puntos negros” de servicios).
• Seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos fijados de común acuerdo entre la Administración y el Concesionario.
A lo largo del contrato el PCC podrá sufrir modificaciones basadas en cambios del Contrato, cambios normativos o cambios en las prioridades en la prestación de los Servicios que deberán ser acordadas por las partes como modificación contractual.
El método de trabajo propuesto permitirá evaluar los Servicios de forma individualizada y conjunta, con el objeto de poder llevar a cabo una valoración particular de los resultados conseguidos por Servicio y global en el conjunto de Servicios de la ciudad.
El modelo de monitorización propuesto, deberá ser una herramienta útil, objetiva, real y viable, con un nivel de detalle suficiente para no inducir a error de interpretación.
El sistema de monitorización deberá estar íntimamente relacionado con el nivel tecnológico de la ciudad, con la finalidad de llevar a cabo dicha monitorización de la forma lo más automatizada posible, implementándose a lo largo de la vida del Contrato aquellas tecnologías que puedan ayudar a dicha automatización.
Del grado de consecución de resultados dependerá la percepción del ciudadano acerca del nivel de calidad de los Servicios. En base a ello, el Concesionario obtendrá bonificaciones o deducciones en su facturación mensual en función del grado de cumplimiento de los niveles de calidad exigidos en el Contrato, según se indica en el PCAP.
iv. Puesta en Marcha. La puesta en marcha del Contrato y la prestación de los Servicios se llevará a cabo atendiendo las reglas establecidas para la incorporación temporal de cada uno de los Servicios establecidas en el PCAP.
En el plazo establecido en el PCAP, el adjudicatario deberá entregar un Informe de Situación Inicial en el que se reflejará detalladamente el estado del Servicio que corresponda. En dicho Informe se hará referencia a las deficiencias encontradas en el Servicio respectivo al comienzo de su prestación y, que en consecuencia, no son atribuibles al adjudicatario. Deberá acompañarse al Informe la cartografía necesaria para precisar la localización
de las disfunciones encontradas, y del material fotográfico necesario para documentar la naturaleza de los desperfectos.
La estructura del Informe de Situación Inicial, contenido y el nivel de detalle serán objeto de propuesta técnicamente justificada a incluir en la oferta de los licitadores.
El Informe de Situación Inicial deberá ser revisado y aprobado por el Ayuntamiento.
28. SOPORTE TECNOLÓGICO
1. El objetivo de este apartado es desarrollar los requerimientos técnicos relativos a tecnología de la información y las comunicaciones destinadas a garantizar una gestión eficiente y sostenible de los Servicios objeto del concurso.
2. Los sistemas tecnológicos exigidos son los siguientes:
• Soluciones de campo
Este apartado lo constituyen los sistemas tecnológicos que tienen como objetivo interactuar con la ciudad y con los diferentes elementos sobre los que se desarrolla el servicio (sensorización, toma de datos y comunicación de éstos).
El licitador deberá considerar la incorporación de todos aquellos elementos y subsistemas basados en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) que permitan una gestión eficiente y sostenible del servicio y todo ello sin coste adicional para el Ayuntamiento. Estos sistemas, cuyo objetivo básico es interactuar con la ciudad, deben centrarse en recoger información de los elementos fijos y móviles adscritos al servicio para localizarlos, monitorizarlos o telecontrolarlos así como transmitir tareas al personal de servicio.
Estos dispositivos pueden estar asociados a vehículos, a los elementos fijos de la ciudad, a los elementos móviles aportados por el adjudicatario, a los edificios y al personal adscrito al servicio.
Se valorará la correcta justificación de aplicabilidad de cada tecnología, así como el dimensionamiento que aporte eficiencia al servicio.
• Plataforma de gestión
Aplicativos que tienen como objetivo controlar la actividad de forma coordinada/eficiente y garantizar el acceso por parte del Ayuntamiento a la información relevante para la supervisión y control de los Servicios.
El periodo de adaptación e implantación de esta plataforma se realizará dentro de los primeros 12 meses del Contrato alineado con la estrategia de despliegue de servicios a definir con el Ayuntamiento.
Esta plataforma deberá soportar al menos los siguientes requerimientos funcionales:
- Control, inventario y monitorización del estado de los activos adscritos a los diferentes servicios
- Asignación, control y seguimiento de trabajos realizados en tiempo real por los operarios con soporte cartográfico.
- Control y seguimiento de las flotas de vehículos del servicio.
- Acceso al histórico de trabajos realizados.
- Elaboración de informes de gestión.
- Generación de indicadores de calidad del servicio.
El acceso a la información de la plataforma de gestión del servicio deberá hacerse desde terminales tipo PC, Smartphone, Tablet, etc. valorándose la aportación de referencias concretas.
La Plataforma de gestióna desarrollar deberá ser abierta al objeto de que puedan integrarse de manera total o parcial otros servicios municipales directos e indirectos.
• Sistemas de interacción con el ciudadano (call center)
Tecnologías de soporte para el contacto con los usuarios y otros agentes de la ciudad vinculados a la prestación de los Servicios (etc.).
Gestión de incidencias
El adjudicatario correrá a cargo de la implantación, puesta en marcha y mantenimiento de las tecnologías de soporte para la interacción con el ciudadano a través de diferentes canales (web, móvil, contact center, etc.) de acuerdo a las necesidades definidas en el apartado específico de este pliego.
El adjudicatario deberá poner en funcionamiento un sistema capaz de gestionar todas las incidencias que el personal del Ayuntamiento, los trabajadores del Concesionario y los ciudadanos comuniquen vía teléfono, correo electrónico, fax, web o aplicación móvil multiplataforma.
Cada vez que se genere una nueva incidencia, el sistema deberá clasificarla según el tipo de procedimiento a seguir, debiendo tener capacidad de comunicar con los mandos intermedios que se encuentren a pie xx xxxxx. Las incidencias deberán seguir un procedimiento que minimice el tiempo para su resolución. A la finalización de incidencia se informará al peticionario de su resolución.
• Infraestructura tecnológica
Los licitadores deberán prever el suministro de los equipos informáticos y dispositivos que sean necesarios para la realización de las actividades establecidas dentro de este Contrato.
Además, todas aquellas licencias de programas informáticos que sean derivados del funcionamiento del servicio del Contrato, deberán correr a cargo del adjudicatario.
• Comunicaciones
La implementación de la tecnología para la transmisión de datos entre las soluciones de campo, los operarios adscritos al servicio, los diferentes sistemas de gestión y el Ayuntamiento, será a cargo del adjudicatario.
Todos los costes de comunicaciones asociados a estas tecnologías correrán a cargo del Concesionario.
• Servicios de puesta en marcha, mantenimiento y soporte
Las ofertas deberán incorporar una propuesta de Plan de Establecimiento de la Tecnología propuesta para el Contrato. Dentro de la planificación de la puesta en marcha de los Servicios se tendrá que incorporar la justificación de la implantación de cada uno de los sistemas indicando la duración de los mismos y la combinación entre ellos. En ningún caso la duración de dicha implantación podrá ser superior a los 12 meses.
Para evaluar la operatividad y funcionalidad de los sistemas propuestos, es condición necesaria que el licitador incluya un Plan de Establecimiento de la Tecnología y pruebas que deberán ser validado por el Ayuntamiento.
Así mismo se incluirá un Plan de Formación para los servicios municipales que garanticen el correcto uso de la plataforma por los técnicos municipales adscritos al servicio.
El licitador deberá garantizar el correcto funcionamiento de todos los equipos y sistemas instalados, mediante los mantenimientos preventivos y correctivos que sean necesarios sin que supongan un coste adicional para el Ayuntamiento.
El licitador deberá garantizar la adecuada actualización de los equipamientos y programas que proponga (versiones de software, renovación de equipos, etc.) durante la vigencia del Contrato.
• Mejoras sobre la tecnología requerida
El licitador podrá presentar las mejoras que considere oportunas y aplicables para la aportación de valor al Ayuntamiento y al ciudadano. Asimismo podrá presentar referencias concretas sobre la tecnología presentada así como propuestas para fomentar la innovación tecnológica aplicada a este ámbito de servicio durante la vigencia del Contrato.
29. ORGANIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
1. El Concesionario deberá disponer de una estructura administrativa funcional con una lógica y precisa asignación de responsabilidad y autoridad para crear una organización segura y responsable, adecuada a los objetivos deseados y que sea capaz de redactar, manejar, controlar e interpretar toda la documentación e información del contrato.
2. Las misiones fundamentales de dicha estructura son:
• Recoger la información de las inspecciones técnicas realizadas de los trabajos efectuados, de los controles hechos y de las causas de anomalías planteadas.
• Recoger y ordenar las informaciones de vecinos, usuarios de las instalaciones, policía, vigilantes o inspectores, relativas a anomalías observadas en los distintos elementos objeto de este contrato.
• Realizar las estadísticas por tipos de trabajo, reclamaciones recibidas, características de los elementos y, en general, todas aquellas que permitan una adecuación permanente del servicio a las exigencias de la conservación.
• Mantener al día los inventarios cuantitativos y cualitativos de los elementos a mantener en la forma y programas informáticos habilitados al efecto.
• Diseñar un esquema informático que, de forma abreviada y significativa, agrupe los datos que permitan una percepción rápida sobre la adecuación del servicio a las exigencias del mismo en coordinación con el Ayuntamiento.
• Preparar y programar las inspecciones, tanto aquellas encaminadas a la ejecución delosServicios como las dedicadas al control de calidad delos realmente prestados. Extraer conclusiones y trasladarlas al Ayuntamiento.
• Programar el entrenamiento y formación del personal para que realice las inspecciones, trabajos, etc. de forma racional, adecuada y con la máxima productividad.
• Preparar y redactar órdenes de trabajo
• Llevar un registro de las operaciones de conservación en el que se reflejen las tareas realizadas.
Todo el personal que realice estas actividades estará en permanente contacto con el Ayuntamiento y le facilitará cuanta información sea requerida en tiempo y forma.
30. PLANTILLA.
1. Desde la formalización del Contrato y hasta el efectivo inicio en la ejecución de cada una de las prestaciones que integran el Contrato, el Ayuntamiento informará al Concesionario de cuantas alteraciones se hubieran producido en el personal relativos a la prestación de cada uno de los Servicios objeto delContrato, acordándose las
adaptaciones que hubiera que realizar en caso de que tales alteraciones afectaran a la economía del Contrato.
2. El Concesionario contará con el personal de mando necesario para controlar y dirigir los trabajos de los distintos Servicios integrantes del Contrato, así como con el personal necesario para efectuar el control de calidad interno del propio servicio.
Además el Concesionario deberá garantizar la comunicación (teléfono móvil, fijo, correo electrónico, domicilio, etc.) con el Ayuntamiento, las 24 horas del día, todos los días, para la resolución de cualquier incidencia y/o comunicación.
3. El Concesionario podrá disponer y gestionar libremente de los medios humanos adscritos a la concesión, estando obligado a evitar el menoscabo, merma o riesgo de los Servicios prestados.
4. El Concesionario tendrá las siguientes responsabilidades generales en relación con la plantilla.
i. Ser responsable de que todos los trabajadores afectos a los servicios vayan, en todo momento, perfectamente uniformados y en óptimas condiciones de aseo y decoro. Para ello, la empresa facilitará a sus trabajadores el tipo de uniforme adecuado a cada época del año (verano o invierno), el cual cumplirá con lo establecido en la legislación vigente en materia de Seguridad y Prevención de Riesgos Laborales.
ii. Todo el personal deberá ser instruido para que su trabajo, sin afectar a la eficacia, cause las menores molestias a los ciudadanos. En caso de falta de aseo, decoro o uniformidad en el vestido, así como en el caso de descortesía o falta de respecto al público, se hará responsable al Concesionario, sin perjuicio de las responsabilidades personales que pudieran derivarse por su actuación.
iii. Cumplir con las disposiciones legales y laborales vigentes sobre trabajo y Seguridad Social, en especial en lo referente a prevención de riesgos laborales. Asimismo, cumplir lo con los previsto en el convenio del sector en materia laboral aplicable.
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx