MUNICIPIO DE LA CALERA

	ALCALDIA MUNICIPAL DE LA CALERA	Código	ABS-M-01
		Versión	01
		Fecha	10/07/2023
	ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS	Página 1 de 77
	UNIDAD DE CONTRATACIÓN	S.G.C
	MANUAL DE CONTRATACION.

MUNICIPIO DE LA CALERA

MANUAL DE CONTRATACIÓN SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

JULIO 2023

	ALCALDIA MUNICIPAL DE LA CALERA	Código	ABS-M-01
		Versión	01
		Fecha	10/07/2023
	ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS	Página 2 de 77
	UNIDAD DE CONTRATACIÓN	S.G.C
	MANUAL DE CONTRATACION.

PRESENTACIÓN

El Municipio de La Calera Cundinamarca se permite presentar el Manual de Contratación, supervisión e interventoría ajustado a la implementación del SECOP II con el propósito de dotar a la Entidad de un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la Entidad en su actividad pre-contractual, contractual y pos-contractual, así como dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación estatal, la forma en que opera la gestión contractual, puesto que este se constituye en el instrumento que define los procedimientos internos para la selección de los contratistas.

Por lo anterior, se establece el presente Manual de Contratación como una guía para todos los intervinientes de los procesos contractuales, con el propósito de unificar criterios y llevar a cabo lineamientos claros y concretos en los procedimientos internos de la gestión contractual en cada una de sus fases, a efecto de estandarizar las labores que deben adelantar los funcionarios y contratistas que intervienen en los diferentes procesos de contratación, logrando que los servidores y funcionarios públicos, los contratistas, los proponentes y la comunidad en general tengan total claridad sobre los procedimientos que se aplican a cada uno de los procesos de selección para la celebración de contratos y convenios en el Municipio de La Calera Cundinamarca.

	ALCALDIA MUNICIPAL DE LA CALERA	Código	ABS-M-01
		Versión	01
		Fecha	10/07/2023
	ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS	Página 3 de 77
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	MANUAL DE CONTRATACION.

INTRODUCCIÓN

De conformidad con las normas vigentes sobre la materia, las Entidades Estatales están obligadas a implementar y mantener vigente un Manual de Contratación, el cual debe contener los procedimientos internos de la entidad y cumplir con los lineamientos que para el efecto señale el Gobierno Nacional de manera directa o a través de las entidades creadas para el efecto.

El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas, partícipes en los procesos de contratación estatal del Municipio de La Calera Cundinamarca, en procura de estandarizar los procesos de contratación, como una herramienta útil que unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos de contratación estatal en el Municipio de La Calera Cundinamarca, con estricta sujeción de las normas legales vigentes sobre la materia y con observancia de los principios constitucionales y legales aplicables a la contratación; razón por la cual se convierte en regla de imperativa aplicación, pues recopila el procedimiento interno de la Entidad aplicable en cada a una de las fases de la Contratación Estatal de la administración central del municipio.

El Manual de Contratación, supervisión e interventoría se estructura en cuatro (4) partes, la primera de ellas contiene los aspectos preliminares y generales relevantes en la estructura del manual, la segunda relativa a los procedimientos internos de la gestión contractual de la administración central del Municipio de La Calera, la tercera los procesos no regulados por el estatuto de contratación y la cuarta relativa al control y vigilancia de los contratos y convenios suscritos por el Municipio de La Calera y las disposiciones finales.

Igualmente se establece un glosario para precisar la definición de las diferentes actuaciones y términos utilizados en los diferentes procesos de contratación; en aras de lograr mayor comprensión, transparencia y objetividad en los diferentes procesos de selección de contratistas y en las demás fases del proceso contractual.

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		Versión	01
		Fecha	10/07/2023
	ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS	Página 4 de 77
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PARTE I

DISPOSICIONES PRELIMINARES Y GENERALES CAPÍTULO I

DISPOSICIONES PRELIMINARES

Artículo 1º. - NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO DE LA CALERA.

El Municipio de La Calera Cundinamarca es una Entidad de naturaleza pública creada por la constitución y la Ley como ente territorial del orden municipal, clasificada orgánicamente en la Rama Ejecutiva, con autonomía administrativa y presupuestal, considerada por la Constitución Política como Entidad fundamental de la división político-administrativa del Estado, al cual le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes.

CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 2º. - Objetivos del Manual de Contratación. Los objetivos del presente manual son, entre otros los siguientes:

1. Establecer los lineamientos y directrices para el desarrollo del proceso de Gestión Contractual que adelante el Municipio de La Calera Cundinamarca en el marco de la normatividad vigente.

2. Dar cumplimiento a lineamientos emitidos por las entidades rectoras en materia de contratación pública y los principios reguladores de la contratación estatal y la función pública.

3. Dotar al Municipio de La Calera de un instrumento práctico para facilitar la gestión contractual al interior de la Entidad en sus diferentes fases (Precontractual, Contractual y Poscontractual).

4. Servir de guía para conocimiento, información y consulta de todos los partícipes de la gestión contractual.

5. Mejorar y optimizar los trámites de los procesos de contratación en cada una de sus fases en sus diferentes modalidades de selección, regulada dentro del marco legal.

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6. Regular procedimientos y establecer procesos uniformes de trabajo al interior de la Administración Municipal de La Calera.

7. Garantizar unidad de criterio.

8. Desconcentrar tareas en materia contractual en los términos que establece la Ley.

9. Facilitar la comprensión integral de la contratación pública en materia normativa y práctica por parte de los servidores públicos, contratistas y ciudadanía en general.

10. Permitir a los responsables de la contratación logren verificar que los procedimientos se cumplan conforme al ordenamiento jurídico.

11. Establecer controles para minimizar al máximo riesgos disciplinarios, fiscales, penales, y daños a terceros.

12. Apoyar y fortalecer el sistema de control interno de la Entidad.

13. Unificar criterios y documentos en materia contractual.

14. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión contractual.

15. Asegurar que la información y los registros contractuales de la entidad sean oportunos y confiables para los entes de control y la ciudadanía.

Artículo 3º. - Alcance del Manual de Contratación. El Manual de Contratación adoptado por el Municipio de La Calera Cundinamarca, deberá ser observado y acatado por todos los servidores públicos y contratistas que laboran y prestan sus servicios en las diferentes secretarías y dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones y actividades. Igualmente, será un documento de imperativa consulta por parte de quienes participan en los procesos de selección y de los contratistas mismos, por constituir un elemento integrador del marco jurídico que regula la contratación de la Entidad.

El presente manual establece los procedimientos para desarrollar la gestión contractual, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados.

Artículo 4º. - Ámbito de Aplicación. Las disposiciones del presente Manual aplican a todos los procesos de contratación que adelante la administración central del Municipio de La Calera Cundinamarca

Artículo 5º. - Contenido del Manual de Contratación. El Manual de Contratación es una norma de carácter interno, que regula los aspectos administrativos de trámite y desarrollo contractual, estableciendo los procedimientos, tareas y actuaciones que deben adelantarse al interior del Municipio de La Calera Cundinamarca para la adquisición de bienes, obras y servicios a nombre del Municipio, necesarios para el cumplimiento de sus fines estatales.

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Las reglas establecidas, se ajustan a lo dispuesto en la normatividad legal aplicable y se expresan en lenguaje sencillo para facilitar la aplicación por parte de los intervinientes y/o interesados en el proceso contractual.

Artículo 6º. - Marco Legal. El presente Manual de Contratación tiene como marco legal la Constitución Política de Colombia, leyes y decretos que lo regulan.

Los contratos que celebre el Municipio de La Calera se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la constitución y la Ley.

Así mismo serán aplicables las normas sobre presupuesto público, el modelo integrado de planeación y gestión, normas sobre austeridad del gasto, normas sobre archivos, entre otras.

Artículo 7º. - Definiciones. Con el propósito de unificar criterios para los efectos del presente manual, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

1. Acta de Inicio: Es el documento suscrito por el supervisor y/o interventor y el contratista, en el cual, se establece la fecha de iniciación del contrato (la cual deberá coincidir con la diligenciada en el contrato electrónico). A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo de ejecución del contrato.

2. Acta de Suspensión: Es el documento físico mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impidan la ejecución del mismo, dicho documento será soporte de la modificación de suspensión del contrato electrónico.

3. Acta de reinicio: Es el documento físico mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. En caso de generar un documento físico, este documento será firmado por el supervisor y/o interventor y el contratista y genera la obligación por parte del contratista de actualizar las vigencias de la garantía única, dicho documento será soporte de la modificación de reinicio del contrato electrónico.

4. Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones.

5. Acta de Terminación: Es el documento físico o electrónico suscrito por el ordenador del gasto del Municipio de La Calera y el contratista (en caso de terminación bilateral) en el cual se deja constancia de la terminación del contrato.

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6. Acta de Liquidación: Es el documento físico suscrito por el ordenador del gasto del Municipio de La Calera y el contratista, que constituye el balance final o ajuste de cuentas, entre el municipio y el particular contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica que surge de la suscripción del contrato.

7. Adenda: Documento físico o electrónico que aclara o modifica el pliego electrónico de condiciones, la invitación u otros documentos que conforman las bases de la contratación de un proceso de selección.

8. Adición, Xxxxxx y Prórroga: Los tres conceptos se definen así:

La adición es el acuerdo que modifica un contrato vigente, con el fin de aumentar su valor.

La prórroga es el acuerdo que modifica el plazo de ejecución del contrato, con el objeto de aumentarlo. (Adición en tiempo o prórroga es lo mismo)

El otrosí es el término genérico de modificación de un contrato y es un instrumento por medio del cual se modifica, aclara o complementa, de mutuo acuerdo, las cláusulas de un contrato.

9. Adjudicar: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la audiencia de adjudicación, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo motivado que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el menor precio

10. Adjudicatario: Es el proponente que resulta seleccionado con la adjudicación de un proceso de selección.

11. Acto administrativo que define el proceso de selección: Es la resolución por la cual la Entidad manifiesta su voluntad de adjudicar o declarar desierto un proceso de selección.

12. Autonomía de la voluntad contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad, una persona jurídica o natural, para adquirir derechos y contraer obligaciones.

13. Anticipo: El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada exclusivamente al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la entidad estatal para el inicio de la ejecución del contrato.

14. Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño

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y calidad objetivamente definidos, que generalmente son requeridos por las Entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere. Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la Entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

15. Catálogo del Acuerdo Xxxxx de Precios: Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios, incluyendo el precio o la forma de determinarlo; y (c) la lista de los Proveedores que hacen parte del Acuerdo Marco de Precios.

16. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que emite el responsable del presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces como autorizado para ese efecto. Este certificado garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la adopción de los compromisos que se derivarán de la celebración del contrato. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

17. Certificado de Registro Presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea destinada a otro fin. De esta operación se genera un certificado. Este documento es uno de los requisitos de ejecución del contrato.

18. Cláusula Penal Pecuniaria: Acuerdo contractual en el que, para asegurar el cumplimiento de una obligación, el contratista se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación. Puede tener fines conminatorios, sancionatorios o ser una mera tasación anticipada de perjuicios.

19. Cláusulas y Poderes Excepcionales: Son potestades unilaterales que tienen las Entidades públicas en su actividad contractual, a saber: Interpretación, Modificación, Terminación Unilateral, Caducidad, Sujeción a Normas Nacionales y, en los contratos de concesión, la Reversión.

20. Comité Evaluador y/o Asesor: Grupo conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El Comité elevará recomendaciones de las cuales podrá separarse la Entidad, previa motivación.

21. Compensación: Modo de extinguir las obligaciones, la cual opera por el sólo ministerio de la ley y aun sin conocimiento de los deudores; ambas deudas se extinguen

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recíprocamente hasta la concurrencia de sus valores, desde el momento que una y otra reúnen las siguientes condiciones:

(i) Que sean ambas de dinero y de cosas fungibles o indeterminadas de igual género y Calidad; (ii) Que ambas deudas sean líquidas y; (iii) Que ambas sean actualmente exigibles.

22. Contratación Estatal: Tiene lugar cuando las entidades estatales realizan negocios jurídicos con personas jurídicas o naturales del sector público o privado, para cumplir con las funciones asignadas y en consecuencia cumplir con los fines del Estado.

23. Competente contractual: Es el funcionario público ordenador del gasto o su delegado que tiene la facultad de representar en una relación contractual a la Entidad y de comprometer recursos de la misma, es decir, adquirir derechos y contraer obligaciones.

24. Contratante: Para el caso de la contratación estatal, este Manual se refiere únicamente al Municipio de La Calera.

25. Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s), bajo la modalidad de consorcio, unión temporal, promesa de sociedad futura, o sociedad con objeto único, se obliga(n) a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

26. Contrato Estatal: Acuerdo de voluntades generador de obligaciones, el cual celebran las entidades estatales y el futuro contratista, que se eleva a escrito.

27. Contrato electrónico: Acuerdos de voluntades perfeccionados por medio de la firma electrónica en SECOP II. Están compuestos por formularios y los anexos que son, mensajes de datos que la Entidad Estatal envía al Proveedor como “contrato” y el mensaje de datos de aceptación por parte del Proveedor. Estos mensajes acompañados de la firma (aprobación) electrónica y el sello de tiempo que provee la plataforma constituyen el contrato electrónico el cual tiene plena validez y fuerza obligatoria conforme a la Ley 527 de 1999.

28. Contratos Interadministrativos: Acuerdo de voluntades entre entidades estatales, en el que las partes se obligan a ejecutar prestaciones a favor de la otra.

29. Convenio solidario: Acuerdo de voluntades entre una Entidad Estatal y una organización de acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la menor cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes de la comunidad.

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30. Firma electrónica: Equivalente electrónico a la firma manuscrita. Se realiza en SECOP II, a través de mensajes de datos.

31. Orden de Compra: Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de adquirir bienes o servicios en la TVEC, y es el soporte documental de la relación contractual entre la Entidad Compradora y el Proveedor o el Gran Almacén.

32. Plan Anual de Adquisiciones: El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento de planeación contractual de la Entidad Estatal, toda vez que se trata de una herramienta para facilitar a las entidades identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios de acuerdo con el presupuesto asignado; es decir, que se programan y registran los requerimientos de adquisición de obras, bienes y servicios, de conformidad con los requerimientos efectuados por los responsables de cada una de las dependencias de la entidad.

33. SECOP II: Es una plataforma transaccional de contratación en línea con cuentas para las Entidades Estatales y los Proveedores. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella. Desde sus cuentas las Entidades crean, evalúan, adjudican Procesos de Contratación y celebran contratos electrónicos. Los Proveedores pueden presentar manifestaciones de interés, observaciones, ofertas y firmar contratos. Toda la etapa de gestión contractual está contenida en la plataforma, lo que significa que Entidad y Proveedor deben incluir en el SECOP II la información correspondiente (garantías, facturas, informes de supervisión, modificaciones, entre otros.)

34. TVEC: Es la Tienda Virtual del Estado Colombiano, portal web de comercio electrónico que hace parte del SECOP y que Colombia Compra Eficiente ofrece a las Entidades Estatales para contratar: (i) bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios; (ii) bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda; y

(iii) bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Almacenes.

CAPÍTULO III

PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Artículo 8º. - Principios Constitucionales y Legales Aplicables a la Contratación Estatal. Los principios que rigen la actividad contractual son los siguientes:

1. Principio de legalidad. Hace referencia al cumplimiento rigurosos de las formalidades establecidas por la ley para la selección del contratista, es decir que todo contrato debe celebrarse con base en los preceptos legales vigente

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2. Principio al debido proceso. Las actuaciones que se adelanten en los diferentes procesos de contratación del Municipio, deberán ser tramitadas de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecida en la Constitución y la Ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.

3. Principio de Igualdad. Opera de forma excepcional ya que hay cláusulas excepcionales (caducidad, modificación, terminación e interpretación unilateral), es decir, el contrato estatal, en cuanto relación entre las partes, se rige por la igualdad, salvo los casos en que operan las cláusulas de excepción por mandato expreso de la ley. Así mismo en todas las actuaciones contractuales adelantados por el Municipio, todos los proponentes o participantes gozarán de igual tratamiento e idénticas oportunidades y no habrá discriminación alguna.

4. Principio de libre concurrencia. El principio de libre concurrencia consiste en la igualdad de oportunidades de acceso a la participación en un proceso de selección contractual.

5. Principio de buena fe. Los procesos de contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, por lo cual la misma se presumirá en todas las gestiones y actividades que adelante el municipio, así como de los participantes de los procesos.

6. Principio de responsabilidad. Todas las personas que intervengan en los procesos de contratación en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación de los contratos están obligados a proteger el interés general del municipio, y en razón de ello responderán por sus acciones, omisiones y extralimitaciones que se causen con ocasión a las mismas en los términos xx xxx.

Los contratistas garantizarán y responderán por la calidad de los bienes, servicios u obra contratada y responderán por el adecuado cumplimiento del objeto contratado.

7. Principio de prevalencia de las normas sustanciales. En todos los procedimientos que regula y desarrolla el presente Manual de Contratación, Interventoría y Supervisión, debe darse aplicación al principio de la primacía de lo sustancial sobre lo formal.

8. Principio de interés público. En los procesos de contratación debe prevalecer el interés público general sobre el particular.

9. Principio de imparcialidad. En los procesos de contratación del municipio, las ofertas serán seleccionadas de conformidad con las características objetivas de las mismas, previa verificación de las condiciones de los proponentes, garantizando condiciones uniformes de evaluación para todos los proveedores.

10. Principio de eficacia. Para tal efecto removerán de oficio los obstáculos puramente formales que llegaren a presentarse.

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11. Principio de moralidad. Todas las personas que intervienen en las actuaciones contractuales del municipio, están obligadas a actuar con rectitud, lealtad, honestidad, y la ética propia de la función administrativa.

12. Principio de celeridad. El municipio impulsará de oficio los procedimientos que considere necesarios para que los trámites de la contratación se cumplan oportunamente dentro de los términos establecidos, para lo cual podrán hacer uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos que los procedimientos se adelanten con diligencia y dentro de los términos establecidos.

13. Principio de Publicidad. Las autoridades deben dar a conocer sus actuaciones y decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena la ley, con el propósito de que sean vinculantes y pueden ser acatadas por sus destinatarios. Publicidad significa anunciar, divulgar, difundir, informar y revelar las decisiones y su motivación para hacerlas saber a quienes va dirigida, de manera que puedan ser obligatorias, controvertibles y controlables.

14. Principio de transparencia. La transparencia significa el deber de las Autoridades de realizar sus acciones de manera objetiva y pública, como un mecanismo de control del poder y de legitimidad democrática de las instituciones públicas. Es un principio que invita a la pulcritud en las actuaciones de la administración pública y por tanto tiene relación directa con el principio de publicidad y selección objetiva de los contratistas.

15. Principio de economía. Los procesos de contratación deberán aplicarse sin dilataciones ni retardos por lo cual, toda actuación deberá adelantarse con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y de los recursos destinados para la contratación.

16. Principio de Selección objetiva. El principio indica que se debe escoger la oferta más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

17. Principio de Eficiencia. El Municipio en sus procesos contractuales buscará satisfacer las necesidades para el desarrollo de los objetivos misionales, en condiciones de oportunidad, calidad y racionalidad en el costo a través de una correcta asignación y utilización de los recursos, para lo cual el Plan Anual de Adquisiciones deberá ser construido con una adecuada planeación y distribución del presupuesto asignado.

18. Principio de Planeación. Los procesos contractuales deberán adelantarse de conformidad con el Plan de Desarrollo Municipal, para lo cual deberán garantizar una adecuada planeación acorde con su Plan Anual de Adquisiciones, efectuando los estudios previos, compromisos presupuestales, pliegos de condiciones, contrato y su adecuada ejecución; todo lo anterior, para el cumplimiento y desarrollo de los objetivos misionales.

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CAPÍTULO IV

RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Artículo 9º.- Inhabilidades e incompatibilidades. No podrán participar en procesos de selección, ni celebrar contratos con El Municipio de La Calera, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley y/o el Reglamento.

Por lo anterior, El Municipio de La Calera por intermedio del comité evaluador para los casos que corresponda o el funcionario que lleve a cabo la evaluación cuando no se requiera comité, deberá verificar para cada proceso de selección que los proponentes no se encuentren en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en la Constitución Política, la Ley y/o el Reglamento, para participar en los procesos contractuales, celebrar y ejecutar el contrato.

Artículo 10º.- Prohibiciones y Conflictos de Interés. Los funcionarios y contratistas del Municipio de La Calera Cundinamarca no podrán realizar las conductas contempladas en la Constitución y las Leyes vigentes como prohibidas en los procesos contractuales, especialmente las contempladas en el Código Único Disciplinario vigente.

Igualmente, los funcionarios y contratistas del Municipio de La Calera Cundinamarca que ejerzan funciones o presten servicios al municipio, deberán inhibirse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros en actividades contractuales que puedan incurrir en un conflicto de intereses. Igualmente se infiere que hay conflicto de intereses cuando en el asunto se encuentre inmerso el cónyuge, compañero o compañera permanente o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

CAPÍTULO V

CONCEPTOS BÁSICOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN

Artículo 11º. - Partícipes de la Actividad Contractual. Los partícipes de la actividad contractual son entre otros los siguientes:

1. El Ordenador del Gasto.

2. Los servidores públicos y contratistas de la administración central del municipio.

3. Los supervisores.

4. Los interventores.

5. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y la Ley.

6. Los proponentes.

7. Los que la constitución, la ley y los reglamentos señalen.

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Artículo 12º. - Competencia y Delegación de la Actividad Contractual. En los términos establecidos por la Constitución y la Ley, la competencia para dirigir los procesos de contratación y suscribir contratos radica en el jefe o representante de la entidad, según el caso.

Para el caso concreto del Municipio de La Calera, la competencia se encuentra atribuida al Alcalde Municipal.

No obstante, en virtud a la facultad de delegación prevista en la Constitución y la ley, el alcalde como representante legal del Municipio de La Calera, podrá delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la actividad contractual en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes, lo cual se hará mediante resolución motivada.

Artículo 13º. Delegación Contractual. De conformidad con la estructura administrativa de la Administración Central del Municipio de La Calera, la actividad precontractual se encuentra delegada en los Secretarios de Despacho y jefes de dependencias, respecto a la gestión preparatoria y de planeación de la contratación.

La Coordinación y trámite de la gestión contractual, en especial los procesos de selección de contratistas en sus diferentes modalidades, la elaboración de minutas, documentos y demás actuaciones inherentes a la actividad contractual se encuentra radicada en cabeza de la Secretaría de Gobierno a través de la Unidad de Contratación, quienes como líderes de los procesos contractuales deben ejecutar todas sus actuaciones con el propósito de adelantar los procesos de contratación que requiera el municipio para la adquisición de las obras, bienes y servicios requeridos, garantizando el cumplimiento de las normas constitucionales y legales sobre la materia.

Artículo 14º. - Comité Evaluador en la Gestión Contractual. El Municipio de La Calera debe conformar un comité encargado de evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de selección contractual el comité además tendrá el carácter de órgano asesor en los procesos de selección antes referidos, el cual estará integrado por:

1. El Secretario (a) de Hacienda o quien haga sus veces.

2. El Jefe de la Oficina Asesora Xxxxxxxx o quien haga sus veces.

3. El Secretario o Jefe de la dependencia donde surja la necesidad.

Parágrafo 1º.- La Entidad podrá integrar al Comité con funcionarios o contratistas de la Administración que considere necesarios de acuerdo a la necesidad, bien sea para evaluar las propuestas o que sirvan de apoyo para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés de los procesos de contratación aludidos.

Artículo 15º. - Funciones del Comité Evaluador. El comité evaluador cumplirá como mínimo las siguientes funciones y actividades:

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1. Preparar y presentar oportunamente la respuesta a las observaciones formuladas al proyecto xx xxxxxx electrónico de condiciones y pliego electrónico de condiciones definitivo.

2. Realizar la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y financieros) de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones.

3. Evaluar las propuestas presentadas por los oferentes y preparar y presentar oportunamente la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación.

4. Interpretar y aplicar las disposiciones xxx xxxxxx de condiciones y documento complementario al pliego.

5. Consolidar el informe de evaluación.

6. Recomendar al ordenador del gasto o su delegado la adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección que se adelanten.

7. Asistir a las audiencias de asignación de riesgos y adjudicación y/o cualquier otra diligencia virtual o presencial en done sea requerido

8. Verificar la aplicación estricta de las estipulaciones xxx xxxxxx de condiciones y documento complementario al pliego en la evaluación e informar al ordenador del gasto sobre el resultado de la misma.

9. Recomendar al ordenador del gasto las prórrogas, adiciones y modificaciones a los contratos.

10. Las demás inherentes a los procesos de selección.

PARTE 2

GESTIÓN CONTRACTUAL Y PROCEDIMIENTOS TÍTULO 1

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL CAPÍTULO I

ETAPAS Y RESPONSABLES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

Artículo 16º. - Clasificación de las Etapas en la Contratación. La gestión contractual se compone de tres (3) etapas claramente definidas, que se surten en un orden lógico y secuencial, tal como se indica en la siguiente imagen.

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SECCIÓN 1

ETAPA PRECONTRACTUAL

Artículo 17º. - Alcance. El alcance de la etapa precontractual, comprende todas aquellas gestiones preparatorias y actividades necesarias para la correcta planeación de la contratación, la cual incluye la identificación de la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato, el análisis del sector, la elaboración de estudios previos necesarios para su debida y completa definición, así como la recopilación de los requisitos y documentos para la formación de la carpeta contractual y la solicitud de iniciación del respectivo proceso de contratación. A cargo de la Secretaría o Unidad en la cual se genera la necesidad.

En esta misma etapa se llevan a cabo todas las gestiones y diligencias administrativas necesarias para la iniciación y trámite de los procesos de selección para lograr el fin propuesto, entendido como el contrato estatal, a través del cual se materializa la colaboración de los particulares o de las mismas entidades en la satisfacción del interés general.

Artículo 18º. - Extremos de la Etapa Precontractual. La etapa precontractual limita entre los actos preparatorios y trámites de planeación, así como el desarrollo del correspondiente proceso de selección del contratista hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.

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SUBSECCIÓN 1

RESPONSABLES Y ACTIVIDADES DE PLANEACIÓN

Artículo 19º. - Responsables de las Actividades de Planeación de la Contratación. La planeación de los procesos precontractuales radica en la Secretaría o Unidad de la Administración Central del Municipio de La Calera donde surja la necesidad de celebrar contratos o convenios a través de cualquiera de las modalidades de selección contempladas en la Constitución y la Ley.

Para lo anterior el funcionario responsable será el Secretario de Despacho y/o Jefe de Unidad del Municipio de La Calera donde surja la necesidad.

No obstante, la Secretaría de Planeación participa activamente en la planeación de la actividad precontractual, lo cual inicia con la estructuración del Plan Anual de Adquisiciones.

Artículo 20º. - Planeación de la Actividad Contractual. El proceso de gestión precontractual del Municipio de La Calera inicia con la planeación de las necesidades que de acuerdo al Plan de Desarrollo vigente y el presupuesto aprobado ha de satisfacer la entidad, como a continuación se enuncia:

La planeación contractual determina las actividades y medidas previas a tener en cuenta antes de la celebración del contrato, en la cual se deben determinar los objetivos, metas y acciones acordes con el Plan de Desarrollo del Municipio de La Calera, con el fin de estipular las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto de la contratación, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis xxx xxxxxxx, estrategias de contratación, perfil de los proponentes y requisitos que deben acreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad.

La planeación inicia con la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, que es el documento que contiene la lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir el Municipio de La Calera durante la vigencia respectiva para cumplir con los fines constitucionales y legales.

La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones es de obligatorio cumplimiento, previa planeación de las necesidades de la Entidad y está a cargo de la Secretaría de Planeación, en coordinación y apoyo de las demás secretarías, dependencias y oficinas del Municipio de La Calera, en dicho plan estará plasmada la necesidad del municipio para la vigencia.

La Secretaría de Planeación deberá analizar conjuntamente con la Secretaría de Hacienda- oficina de presupuesto o quien haga sus veces, las necesidades remitidas por las demás secretarías y unidades del municipio, para realizar los ajustes correspondientes de acuerdo a las prioridades.

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El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) deberá ser elaborado bajo el formato que para el efecto disponga el ente rector de contratación o quien haga sus veces y con fundamento en la Guía para Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y la guía para publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II.

El consolidado de la necesidades presentadas por la Secretarías y Unidades del Municipio que deberá ser recopilado en el formato dispuesto para tal fin, y será publicado por la Unidad de Contratación en cumplimiento del término de que trata el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan. Previa aprobación por parte del Comité de Contratación.

El Plan Anual de Adquisiciones será actualizado a más tardar en el mes xx xxxxx de la respectiva vigencia. Sin embargo, si alguna de las secretarías o unidades del Municipio evidencia la necesidad de llevar a cabo un proceso contractual no incluido en el Plan Anual de Adquisiciones, por medio de correo electrónico remitido a la dirección de la Unidad de Contratación y con el diligenciamiento del formato respectivo solicitará argumentando la pertinencia de la necesidad presentada con el fin de modificar el Plan Anual de Adquisiciones, sólo podrá modificarse el Plan Anual una vez al mes así que las secretarías o unidades del municipio, harán llegar sus solicitudes de actualización, ajuste o inclusión de adquisiciones a más tardar el día 10 de cada mes para que la Unidad de Contratación haga una única actualización mensual, en caso extraordinario y de necesitar una actualización por fuera de estos plazos, la secretaría o unidad deberá allegar a la solicitud, autorización o visto bueno del comité de contratación en pleno para poder realizar dicho ajuste.

Artículo 21º. - Actividades Preparatorias. El responsable de las actividades previas deberá emprender las siguientes acciones tendientes a elaborar y obtener los requisitos necesarios que le permitan solicitar el inicio del proceso de selección ante la Unidad de Contratación del municipio o quien haga sus veces.

1. Elaborar y obtener los diferentes estudios y documentos previos comunes a todos los procesos de selección, tales como:

1.1. Elaborar el Análisis del Sector (basados en primera medida en la solicitud de información a proveedores realizada en el SECOP II).

1.2. Elaborar el Estudio Previo de Necesidad.

1.3. Verificar la inclusión del objeto del contrato en el Plan Anual de Adquisiciones

1.4. Obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

1.5. Obtener la Certificación de Inscripción del Banco de Proyectos (Cuando se trate de recursos de inversión).

1.6. Obtener las autorizaciones, permisos y licencias (cuando se requieran).

1.7. Realizar el estudio xx xxxxxxx (solicitud de cotizaciones y respuesta a las mismas, referentes históricos, presupuesto de acuerdo a base de datos o cartillas o factores salariales, entre otros).

1.8. Los demás documentos que se requieran de acuerdo a la modalidad de selección y/o tipo de contrato, conforme a lo exigido por la Ley, Los Decretos Reglamentarios, el presente manual y hoja ruta aprobada

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Parágrafo 1º.- Para la elaboración de los documentos mencionados, las dependencias usuarias además de lo establecido en la normatividad vigente en materia contractual, deberán tener en cuenta los lineamientos dados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces, los cuales se encuentran publicados o gestionados en el Sistema para la Contratación Pública – SECOP (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx).

Parágrafo 2º.- Las solicitudes de iniciación de los procesos de contratación deben estar acompañadas además de lo anteriormente mencionado, de los soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en la ley o el reglamento para cada modalidad y tipo de contrato.

Artículo 22º. - Formación Carpeta de soporte Contractual y Entrega de los Estudios y Documentos Previos Completos. Una vez recopilada la información y documentos necesarios, la Secretaría o Unidad donde surja la necesidad deberá conformar una carpeta de soporte que ha de ser organizada en orden cronológico conforme a la hoja xx xxxx o lista de chequeo aprobada por el Municipio de La Calera, que igualmente debe obrar en la carpeta de soporte.

Cumplido lo anterior, deberá dirigir solicitud al competente contractual, adjuntando la carpeta con los documentos necesarios de acuerdo a la modalidad de selección y tipo de contrato que se pretenda celebrar, la cual será radicada en la dependencia encargada de llevar a cabo la gestión de los procesos de contratación para su respectiva revisión, dejando constancia en planilla o formato aprobado, donde conste como mínimo la fecha de radicación y el número de folios.

Revisada la carpeta por los responsables, cumplidos los requisitos requeridos en la Ley, el reglamento y Manual de Contratación para cada una de las modalidades y tipo de contrato, el líder del proceso de contratación procederá a iniciar el respectivo proceso a través de alguna de las modalidades de selección contempladas en la ley:

SUBSECCIÓN 2

RESPONSABLES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Artículo 23º. - RESPONSABLES DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES. La responsabilidad del proceso de selección de contratistas en el Municipio de La Calera se encuentra radicado en cabeza de la Secretaría General y de Gobierno a través de la Unidad de Contratación, razón por la cual son responsables el secretario (a) y el funcionario de mayor jerarquía de la unidad de contratación de acuerdo a las funciones establecidas en el respectivo manual de funciones.

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Parágrafo. - Igualmente responderán por sus actuaciones los funcionarios y contratistas intervinientes en la actividad contractual de acuerdo a lo establecido en la Constitución y la Ley.

Artículo 24º. - Actividades de los Intervinientes de los Procesos de Selección. Una vez recibida la carpeta de soporte completa procederán a realizar, entre otras, las siguientes actuaciones y actividades:

1. Aviso de Convocatoria Es el documento mediante el cual se materializa el cumplimiento del principio de transparencia en la contratación estatal, en tanto responde a la información general a los interesados de la intención de contratación que tiene el Municipio de La Calera

El documento debe cumplir con las condiciones previstas en las normas vigentes.

En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria.

Para el caso de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, el profesional universitario de la Unidad de Contratación o quien se designe, elaborará el correspondiente aviso de convocatoria y posterior a su revisión lo gestionará en el SECOP II.

El aviso de convocatoria contendrá como mínimo los requisitos señalados en la ley y el reglamento o norma que lo modifique, adicione o sustituya, según la modalidad de selección.

El profesional designado será responsable de que el aviso cumpla los requisitos mínimos de que trata las normas vigentes y aplicables.

2. Proyecto xx Xxxxxx electrónico de condiciones, estará constituido por el pliego electrónico y el documento complementario estructural del proceso de selección, que contienen el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que permitan la selección objetiva del ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos; así mismo contiene las condiciones del contrato a celebrar.

En la elaboración xxx xxxxxx de condiciones se tendrá en cuenta la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización la cual se publicará como documento separado del documento complementario al pliego como anexo técnico, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

Xxxxx ficha se presentará siempre en documento separado del documento complementario al pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

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Al pliego electrónico se anexará el proyecto de minuta o clausulado del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

El pliego de condiciones deberá tener por lo menos el contenido mínimo determinado por la ley y los decretos reglamentarios.

Cuando se trate de la modalidad de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos, La Unidad de Contratación gestionará y elaborará el proyecto xx xxxxxx de condiciones y el pliego de condiciones definitivo tanto electrónico como el documento complementario, el cual será revisado por los responsables dentro del procedimiento de adquisiciones de bienes y servicios, previo a la suscripción y publicación en el SECOP.

Cuando se trate de la modalidad de mínima cuantía se deberá elaborar y publicar en el SECOP la respectiva invitación pública de convocatoria. Para el caso de contratación directa la invitación a presentar oferta según la idoneidad y experiencia requerida.

3. Publicación Proyecto de Pliegos y Estudios Previos el funcionario o contratista designado procederá a gestionar en el SECOP II el proyecto de pliegos de condiciones y demás documentos previos necesarios, antes de la apertura del proceso, por un término mínimo de acuerdo a la modalidad de selección, así:

3.1. Durante un término mínimo xx xxxx (10) días hábiles para la licitación pública;

3.2. Durante un término mínimo de cinco (5) días hábiles para la selección abreviada y el concurso de méritos.

Para la modalidad de mínima cuantía se deberá publicar la invitación a ofertar como mínimo durante un día hábil antes de la fecha y hora de cierre del proceso.

4. Observaciones al Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones. Los interesados podrán presentar observaciones y hacer comentarios al proyecto xx xxxxxx de condiciones dentro del término establecido por el Municipio de La Calera de acuerdo a la modalidad de selección, que en ningún caso podrá ser inferior a diez (10) días hábiles para la licitación pública y de cinco (5) días hábiles para la selección abreviada y el concurso de méritos.

Las observaciones no pueden ser presentadas en físico o por correo electrónico, únicamente se recibirán en la plataforma del SECOP II en el correspondiente proceso contractual y en las fechas establecidas en el pliego electrónico, de recibirse observaciones extemporáneas por el módulo de mensajes, el Municipio….

En los procesos de mínima cuantía se permitirá presentar observaciones a la invitación durante el término que establezca el Municipio de acuerdo a lo establecido en la norma vigente aplicable.

Una vez se reciban las observaciones se remitirán a la Secretaría o Unidad que generó la necesidad para que se proceda a proyectar la respuesta, las cuales deben ser publicadas

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de conformidad al cronograma establecido en el SECOP, para la licitación pública, la selección abreviada, el concurso de méritos y mínima cuantía.

Cuando se requiera para dar la respuesta a los interesados se deberá contar con el apoyo del comité evaluador en la parte jurídica, técnica y financiera o de cualquier otro funcionario o contratista de apoyo, según el tema de que se trate.

5. Acto de Apertura. En virtud a la ley y el reglamento para los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la entidad deberá expedir el acto de apertura, el cual se hará mediante resolución motivada, que deberá contener como mínimo los requisitos establecidos en la ley y/o el reglamento, acto que deberá ser publicado y gestionado en el pliego electrónico definitivo en el SECOP.

En las demás modalidades de selección no será necesario el acto de apertura.

Para el caso de contratación directa, se expedirá un acto administrativo de justificación. No se requiere de la expedición de este acto para celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos indicados en la ley o el reglamento.

El proyecto de Acto Administrativo de apertura y justificación estará a cargo del profesional designado y su gestión del flujo de aprobación y firma a cargo del ordenador del gasto o su delegado.

6. Publicación y gestión xxx Xxxxxx de Condiciones Definitivo. Igualmente se debe gestionar y publicar el pliego de condiciones definitivo, el cual debe contener los requisitos exigidos en la ley y el reglamento. Además de los requisitos mínimos deberá contener toda la información necesaria a cada modalidad de selección y tipo de contrato, con lo cual se garanticen los principios que rigen la contratación estatal.

7. Observaciones al Pliego de Condiciones Definitivas. Los interesados dentro del término establecido en el pliego electrónico de condiciones podrán realizar observaciones a los pliegos de condiciones definitivos.

8. Revocatoria del Acto de Apertura. En el evento que durante el desarrollo del proceso de selección se configure alguna o algunas de las causales de revocatoria contempladas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la entidad revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección, para efectos de garantizar el cumplimiento de los principios que rigen la contratación estatal. Si la causal o causales se evidencian con posterioridad al recibo de una o varias ofertas, la revocatoria sólo será procedente con el consentimiento previo, expreso y escrito del o los proponentes.

9. Audiencias o Manifestaciones de Interés. La unidad de contratación dentro del término de tres (3) días siguientes a la apertura del proceso de selección mediante licitación pública deberá llevar a cabo la audiencia de asignación definitiva de riesgos y de eventual modificación de los pliegos de condiciones.

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En los procesos de selección abreviada de menor cuantía y demás que lo requieran se deberán solicitar las manifestaciones de interés en el término establecido en los pliegos de condiciones por el medio indicado para tal en el SECOP II, el cual no podrá ser mayor a tres

(3) días hábiles desde la apertura del proceso, el cual se constituye en requisito habilitante.

10. Modificación xxx xxxxxx electrónico de condiciones definitivo. La modificación de los pliegos de condiciones se realizará a través de adendas, entendida ésta como el ajuste en plataforma mediante el cual se modifica, aclara, o se adiciona el pliego electrónico de condiciones definitivo o el documento complementario al pliego.

El Municipio de La Calera realizará la expedición de las adendas dentro del término establecido en el cronograma xxx xxxxxx electrónico de condiciones, cuyo plazo debe observar los límites señalados en la Ley y el reglamento dentro del cual pueden expedirse dichas adendas antes del cierre del proceso.

La Entidad Estatal podrá expedir adendas con posterioridad al cierre, solamente para modificar el cronograma xxx xxxxxx electrónico.

11. Presentación de Ofertas y Cierre. Los oferentes deben presentar las ofertas únicamente en los tiempos establecidos en el cronograma xxx xxxxxx electrónico del SECOP

II. Las propuestas que sean presentadas en sitio diferente no serán aceptadas ni tenidas en cuenta. La fecha y hora fijada para el cierre para la presentación de las ofertas, es el plazo máximo para hacerlo, la plataforma del SECOP II no permitirá que proponentes presenten ofertas posteriores al plazo máximo para su recepción, razón por la cual no hay posibilidad de allegar o presentar ofertas con posterioridad al plazo máximo y no se podrán recibir por ninguna circunstancia o justificación. En caso de existir una indisponibilidad certificada de la plataforma del SECOP II, el Municipio actuará únicamente bajo lo establecido en el protocolo vigente para actuar bajo indisponibilidad dispuesto por Colombia Compra Eficiente en xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xx/xxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xx-xxxxx-xx

Antes de realizar la apertura de las ofertas se deberá revisar el correo electrónico de notificaciones señalado en el documento complementario al pliego para verificar si algún proponente ha manifestado una posible indisponibilidad de la plataforma y de ser así, se deberá actuar conforme a lo establecido en el protocolo vigente para actuar ante la indisponibilidad.

Una vez abiertas las ofertas se deberá publicar el listado de oferentes, el cual reemplaza el acta de cierre paso seguido se deberá revisar las solicitudes de confidencialidad de documentos y de existir evaluar su pertinencia, luego se deberán descargar todos los documentos de la oferta para ser enviados al comité evaluador e inmediatamente se publicarán las ofertas teniendo en cuenta las solicitudes de confidencialidad de información, cuando aplique.

12. Evaluación – Informe de Evaluación de las Ofertas. La evaluación de las propuestas estará a cargo del Comité de Evaluación conformado para el efecto, el cual tendrá a su cargo

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la verificación de los requisitos habilitantes y la calificación de las propuestas recibidas en desarrollo del proceso de contratación.

Si durante el desarrollo de la evaluación, surgen dudas que deban ser aclaradas por parte del oferente, los integrantes del comité evaluador están facultados para requerir dichas aclaraciones a los proponentes, para lo cual, el comité enviará dicha solicitud a la unidad de contratación y el responsable del proceso contractual realizará el requerimiento por mensaje público y se establecerá el plazo dentro del cual el oferente deberá allegar las aclaraciones so pena de rechazo de la propuesta, en caso que las falencias no sean subsanables.

Como resultado de la consolidación de la evaluación realizada se estructurará el informe de evaluación, el cual se cargará en el SECOP II respetando el cronograma establecido para tal publicación.

13. Traslado del Informe de Evaluación. En cada proceso de selección, acatando el principio de transparencia, se correrá traslado del informe de evaluación a los oferentes a través de la publicación del informe de evaluación en el SECOP para que los oferentes presenten sus observaciones al mismo, si así lo consideran.

En los procesos de Licitación Pública el término de traslado mínimo será de cinco (5) días hábiles, en los procesos de Selección Abreviada y Concurso de Méritos mínimo de tres (3) días hábiles y en los procesos de mínima cuantía mínimo un (1) día hábil.

El Comité evaluador analizará las observaciones que se llegaren a presentar al informe de evaluación y proyectará el documento de respuesta a las mismas para su cargue y publicación en la oportunidad señalada, de acuerdo a la modalidad de selección en el respectivo proceso de selección.

14. Reglas de Subsanabilidad. La actividad contractual adelantada por el Municipio, en cumplimiento del principio de selección objetiva consagrado en la ley, prevalecerá lo sustancial sobre lo formal, teniendo en cuenta las siguientes reglas:

En todo proceso de selección que implique convocatoria pública, se establecerán los requisitos del proponente o factores de participación y los factores de evaluación de las ofertas.

Se entienden por requisitos de participación, aquellas condiciones mínimas del proponente que deben ser necesarias, adecuadas y proporcionales para garantizar la ejecución idónea del objeto del contrato, tales como experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional. Estas condiciones no otorgan puntaje.

Los factores de evaluación, por regla general son precio y calidad. Se exceptúa el concurso de méritos, el cual se evalúa solamente el factor de calidad; en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en el proceso de mínima cuantía, solamente se tendrá en cuenta el factor precio.

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La falta de requisitos que no otorgan puntaje (requisitos habilitantes) podrá ser requerida por el municipio en igualdad de condiciones para todos los proponentes, a efectos de que sean subsanados en el término y condiciones que se indique en los pliegos de condiciones o en el que conceda la entidad, so pena de rechazo de las propuestas.

Subsanados en forma oportuna los requisitos por los oferentes a quienes se les hace dicha solicitud, el comité evaluador, con base en los criterios de selección dispuestos en cada proceso de selección, hará la calificación final de las ofertas, la que consolidará en el informe de evaluación y se suscribirán por todos los integrantes del mismos para ser publicado en el SECOP dentro del término legal establecido.

15. Adjudicación o Declaratoria de Desierta. Ordenador del Gasto del municipio de La Calera o su delegado podrá adjudicar el contrato o declarar desierto el proceso.

15.1. Adjudicación: En los procesos de licitación pública se adjudicará el contrato de forma obligatoria en audiencia pública y mediante resolución motivada, en los demás procesos mediante resolución motivada, excepto para el proceso de mínima cuantía y contratación directa, dado que la misma se materializa con la comunicación de aceptación de la oferta y la suscripción del contrato respectivamente.

El acto de adjudicación es irrevocable y obliga al Municipio y al adjudicatario, no obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado.

El acto de adjudicación llevado a cabo en audiencia se entenderá notificado al proponente seleccionado en dicha audiencia. Cuando no se haga en audiencia se notificará por medio del SECOP II en la sección indicada para ello, este mismo acto se entenderá como comunicación oficial de la adjudicación.

15.2. Declaración de desierta: La declaratoria de desierta del proceso de selección se materializa en un acto administrativo debidamente motivado que pone fin al proceso de selección y procede por motivos o causas que impidan la selección objetiva, o cuando no se presente ninguna propuesta, o ninguna propuesta cumpla los requisitos exigidos en el pliego de condiciones o invitación, o en general, cuando no sea posible su adjudicación por alguna causal legalmente válida. El acto administrativo de declaratoria de desierta será publicado por mensaje público en el SECOP II y es susceptible del recurso de reposición.

16. Acta de Audiencia. La Unidad de Contratación será la encargada de levantar y firmar por los asistentes el acta de audiencia de la Licitación Pública, la cual será suscrita por los funcionarios asistentes a la misma, así como por los proponentes asistentes que voluntariamente decidan hacerlo. En dicha acta, se dejará constancia de las deliberaciones y decisiones que se adopten, la cual será publicada en el SECOP.

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SECCIÓN 2 ETAPA CONTRACTUAL

Artículo 25º. - Alcance de la Etapa Contractual. La segunda etapa denominada etapa contractual, está definida como el conjunto de actividades desarrolladas tanto por el Municipio como entidad contratante como por el contratista tendientes a lograr el cumplimiento de las estipulaciones contractuales de cara a lograr la satisfacción de las necesidades previamente definidas y está comprendida desde el perfeccionamiento del contrato, el cumplimiento de los requisitos para su ejecución y la ejecución del mismo hasta su terminación.

Artículo 26º. - Extremos de la Etapa Contractual y de Ejecución. Los límites de la etapa comprenden desde la suscripción del contrato hasta su terminación, bien sea por la ejecución del contrato, el fenecimiento del término del contrato, la terminación anticipada o por cualquier otra causa de terminación.

Artículo 27º. - Responsabilidad y Actividades Previas Inherentes a la Celebración del Contrato. La responsabilidad para la elaboración del contrato electrónico y su correspondiente clausulado , el perfeccionamiento del mismo y la gestión tendiente al cumplimiento de los requisitos de ejecución está en cabeza de la Unidad de Contratación (salvo funciones o actividades que correspondan a otra Unidad o Secretaria o al contratista) que a través de sus funcionarios y contratistas de apoyo, una vez adjudicado el contrato deberán elaborar el contrato electrónico y el clausulado contractual de acuerdo al documento anexo con el pliego de condiciones, las condiciones allí estipuladas y demás cláusulas procedentes de acuerdo al tipo de contrato y objeto del mismo para su perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecución.

Artículo 28º. - Modelos de Minutas de los Contratos. La entidad deberá acoger en principio los modelos tipo que sean establecidos por el Gobierno Nacional a través del ente rector de compras y contratación publica y/o quien haga sus veces en forma directa o a través de la Entidad competente y que tengan carácter vinculante. Cuando no sea vinculante o no haya modelos tipo de algunas de las minutas de contratos, se podrá utilizar las establecidas por el Municipio como clausulado contractual, en cualquier caso será obligatorio elaborar y gestionar el contrato electrónico.

Artículo 29º. - Procedimiento para la Firma del Contrato. Elaborado el contrato electrónico, será enviado a aprobación en el flujo correspondiente en donde aparte de los competentes, deberá estar el secretario correspondiente y posteriormente se enviará a aprobación por parte del proveedor-contratista; hecho esto se procederá a enviar a flujo de aprobación del ordenador del gasto o su delegado. Para la mínima cuantía también se gestionará este procedimiento adjuntando la carta de aceptación de oferta.

Artículo 30º. - Identificación del Contrato. Los contratos celebrados por el Municipio de

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La Calera estarán identificados con un número de mínimo tres (3) dígitos iniciando con el número 001, seguido por los dos (2) últimos dígitos del año de celebración del contrato, el cual será asignado por la Secretaría General y de Gobierno a través de la Unidad de Contratación.

La tipología contractual será la que se encuentre definida en los Estudios y Documentos Previos, así como en el Documento Complementario al Pliego, de la respectiva modalidad de selección. Por lo tanto, en el clausulado deberá denominarse la clase de contrato; así como en la fase de creación del proceso contractual dentro de la plataforma del SECOP II.

Artículo 31º. - Perfeccionamiento del Contrato. El Perfeccionamiento de los contratos que lleve a cabo el Municipio de La Calera se logra con la suscripción (aprobación) del contrato electrónico por las partes en el que se contemple el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación. De conformidad con el procedimiento de gestión contractual que expida o se encuentre vigente por parte del Ente rector de contratación y compras publicas.

Artículo 32º. - Requisitos de Ejecución del Contratos. Los contratos que celebre el Municipio de La Calera requerirán para su ejecución de los siguientes requisitos:

1. Garantías: La aprobación de las garantías en el contrato electrónico, excepto cuando no se requieran y no se hayan solicitado.

2. Registro Presupuestal: La realización del correspondiente Registro Presupuestal (R.P.), excepto que se trate de contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto.

3. Aprobación de garantías: El contratista deberá acreditar el cumplimiento de la garantía exigida en el contrato electrónico y clausulado realizando la correcta publicación de la misma por medio de la plataforma SECOP la cual, posteriormente será aprobada por el mismo mecanismo por parte de los integrantes del flujo de aprobación dispuesto dentro del proceso de adquisición de bienes y servicios

4. Acta de inicio: Para la ejecución del contrato en el Municipio de La Calera, además de los requisitos anteriores se deberá previamente suscribir por parte del supervisor y/o interventor y el contratista la correspondiente acta de inicio de ejecución del contrato, en el caso de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión el acta será reemplazada por el diligenciamiento en el contrato electrónico de las fechas de inicio y terminación y haciendo clic en el botón de “iniciar ejecución” lo cuál será realizado por la Unidad de Contratación; en caso en que las fechas diligenciadas no correspondan a la realidad del contrato, se deberán ajustar dichas fechas con documento de soporte motivado por la ordenación del gasto.

Artículo 33º. - Actividades Inherentes para el Cumplimiento de los Requisitos de Ejecución de los Contratos.

1. Recepción y aprobación de las garantías. El funcionario o contratista de apoyo designado revisará y enviará a aprobación del asesor jurídico del Municipio la garantía cargada por el Contratista.

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2. Registro presupuestal. Una vez suscrito el contrato por el contratista y el Ordenador del Gasto, la Unidad de Contratación solicitará a la Secretaría de Hacienda – Oficina de Presupuesto que expida el registro presupuestal.

3. Aportes parafiscales: El funcionario o contratista de apoyo designado solicitará y recepcionará los documentos que acrediten que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

Artículo 34º. - Designación del Supervisor y/o Comunicación al Interventor. El ordenador del gasto designará el supervisor que ha de ejercer la vigilancia y control a la ejecución del contrato, el cual podrá realizar dentro del clausulado del contrato o mediante comunicación escrita. Si el contrato requiere de interventor, se comunicará a éste para que uno o el otro, o ambos según corresponda, procedan a suscribir el acta de inicio e iniciar la ejecución del contrato en articulación con la Unidad de Contratación.

Artículo 35º. – Iniciación del término de ejecución del contrato. El término de ejecución del contrato se empezará a contar desde la suscripción de contrato ó la aprobación de la garantía o desde el inicio de cobertura de la ARL (cuando aplique) o desde la fecha de expedición del registro presupuestal, el último de ellos que ocurra.

Artículo 36º. - Comunicación y Remisión de Documentos al Supervisor y/o Interventor. El profesional de mayor jerarquía de la Unidad de Contratación será el responsable de comunicar al supervisor la designación y/o al interventor sobre el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato para que procedan a la suscripción del acta de inicio del contrato, para lo cual se deberá adjuntar con la comunicación como mínimo los siguientes documentos:

1. Copia de los estudios y diseños, planos y demás documentos y requisitos que se requieran de acuerdo al objeto y/o tipo de contrato, cuando corresponda.

Artículo 37º. - Patrimonio Autónomo para el Manejo de Anticipos. En los casos previstos en la ley, el contratista debe suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera, a la cual la Entidad Estatal debe entregar el valor del anticipo.

Los recursos entregados por la Entidad Estatal a título de anticipo dejan de ser parte del patrimonio de ésta para conformar el patrimonio autónomo. En consecuencia, los recursos del patrimonio autónomo y sus rendimientos son autónomos y son manejados de acuerdo con el contrato xx xxxxxxx mercantil.

En los pliegos de condiciones, el Municipio debe establecer los términos y condiciones de la administración del anticipo a través del patrimonio autónomo.

En este caso, la sociedad fiduciaria debe pagar a los proveedores, con base en las instrucciones que reciba del contratista, las cuales deben haber sido autorizadas por el

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Supervisor o el Interventor, siempre y cuando tales pagos correspondan a los rubros previstos en el plan de utilización o de inversión del anticipo.

Artículo 38º. - Informes de Actividades o de Cumplimiento de Obligaciones por parte de los Contratistas. Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá desarrollar oportunamente todas las actividades requeridas para el cumplimiento del objeto contractual recopilando las evidencias necesarias que demuestren la correcta ejecución del contrato.

Con la periodicidad establecida en el estudio previo, los pliegos, la invitación y en el clausulado contractual, el contratista presentará el informe de actividades en el cual describa las actividades realizadas, las cuales deberán guardar estricta relación con el objeto contratado.

Las evidencias de ejecución del contrato, informes de actividades y constancias de cumplimiento de obligación de pago de aportes parafiscales deberán ser entregadas al supervisor y/o interventor del contrato, junto con las copias, con la respectiva constancia de recibido y certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor y/o interventor del contrato, al igual que la cuenta de cobro o su equivalente del periodo correspondiente a efectos de tramitar el pago respectivo.

Artículo 39º. - Modificación del Contrato. Las modificaciones a los contratos pueden consistir en aclaraciones, adiciones, prórrogas o variaciones del contenido original en materia de obligaciones, condiciones, plazo, valor, alcance de las obligaciones, o de cualquier otra de las estipulaciones del contrato original, sin que, en uso de esta facultad de modificación unilateral o bilateral del contrato, pueda llegar a modificarse la naturaleza contractual.

La modificación del contrato debe ser autorizada por el ordenador del gasto, previo estudio de las razones o motivos que justifican tal modificación, el cual deberá venir suscrito por el interventor o supervisor del contrato y allegarse a la unidad de contratación mínimo con 3 días hábiles antes de su aprobación electrónica. En todo caso la modificación contractual por ser transaccional deberá gestionarse mientras el contrato electrónico esté en ejecución, la Unidad de Contratación no gestionará modificaciones que sean allegadas por fuera de tiempos o con el plazo de ejecución terminado.

Si la modificación se trata de adición al valor del contrato, debe tenerse en cuenta además lo siguiente:

1. Certificado de disponibilidad presupuestal.

2. Banco de Programas y proyectos, si se trata de recursos de inversión.

Y posterior a su aprobación y publicación:

3. Registro Presupuestal. Una vez suscrito el documento de adición debe enviarse a la Secretaría de Hacienda – Oficina de presupuesto para la expedición del correspondiente registro presupuestal.

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4. Ampliación de la garantía en la que se ampare el nuevo valor a asegurar y el nuevo plazo, cuando corresponda.

Artículo 40º. - Suspensión del Contrato. La suspensión del contrato como medida excepcional, está encaminada a reconocer la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito, imprevistos o de interés público que impiden la ejecución temporal del objeto contractual pactado, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición. Por lo tanto, dependiendo el caso la suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo por tratarse de una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad, sujeta a un término o condición, período éste, durante el cual las obligaciones contenidas en el contrato no se ejecutan, pero sin que se impute ese tiempo al plazo pactado inicialmente por las partes.

La suspensión se gestionará de manera transaccional y se terminará el plazo de la misma en el momento en el que transaccionalmente se reinicie el contrato electrónico, una vez terminado el motivo o ocurrencia que causó la suspensión y se justificará mediante acta la cual deberá ser suscrita por el supervisor y/o interventor y dicho documento no deberá tener fechas preestablecidas pues las mismas serán en las que se gestiona, aprueba y publica la modificación en el SECOP II .

Artículo 41º. - Terminación del Contrato. Se entiende terminado el contrato, una vez se haya cumplido la totalidad de las obligaciones pactadas o se haya vencido el plazo establecido para la ejecución del mismo.

Formas de terminación de los contratos:

Normalmente, cuando termina el plazo de ejecución y, excepcionalmente si se cumple totalmente el objeto contratado, siempre que así se haya pactado en el contrato.

Anormalmente, por caducidad, terminación anticipada por acuerdo entre las partes o por terminación unilateral.

En la plataforma del SECOP II se realizará la terminación del contrato o el cambio de estado de “en ejecución” a “terminado” una vez el supervisor lo solicite a la Unidad de Contratación en comunicación donde manifieste que el contrato tiene todos los documentos que soportan su ejecución aprobados y debidamente publicados y todas sus gestiones administrativas cumplidas o agotadas.

Excepcionalmente y ante la imposibilidad de ejecutar un contrato electrónico ya firmado por funcionalidad de la plataforma no se podrá terminar sin haberse iniciado, de tal forma que la Unidad de Contratación podrá iniciar la ejecución del contrato para ser terminado de inmediato solo por aspectos funcionales de la plataforma, más esto no implica que el contrato haya iniciado o tenido ejecución alguna, dicho procedimiento debe estar motivado y explicado en documento firmado por el ordenador del gasto y la secretaría o unidad y será cargado en el momento de terminar anormalmente el contrato como soporte de la misma.

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SECCIÓN 3

ETAPA POSTCONTRACTUAL.

Artículo 42º. - Alcance de la Etapa Poscontractual. La etapa poscontractual comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo o su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones del contrato.

Artículo 43º. - Extremo Etapa Poscontractual. Comprende desde la terminación del contrato hasta el cierre del expediente contractual, dicho cierre deberá realizarse en el SECOP II por el módulo de modificación contractual una vez estén terminadas todas las vigencias del contrato y se realizará posterior a la terminación/liquidación, para los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión no se requerirá terminación, a no ser que deba liquidarse el contrato y posterior a ella se realizará el cierre (el flujo de aprobación del cierre lo determinará la unidad de contratación).

SUBSECCIÓN 1 LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

Artículo 44º. - Liquidación de los contratos. El municipio liquidará los contratos que legalmente sean susceptibles de liquidación y eventualmente los que considere necesario

Artículo 45º. – Requisitos del contrato de obra para la Liquidación Los contratos de obra y cuando la Entidad lo considere conveniente, como requisito previo a su liquidación, requerirán de acta de recibo final, en el que conste el recibido a satisfacción del objeto del contrato y la discriminación de las evidencias aportadas. El acta deberá ser suscrita a la fecha de terminación por el contratista, el interventor y/o supervisor y el jefe de la dependencia solicitante del contrato.

Artículo 46º. - formas de liquidación del contrato. Las siguientes son las formas de liquidación de los contratos:

1. Mutuo acuerdo entre las partes lo cual debe constar en acta de liquidación.

2. Por liquidación unilateral de la administración municipal a través de Resolución motivada.

3. Por liquidación judicial a través de sentencia o laudo arbitral.

Artículo 47º. - Contratos de Ejecución Instantánea. En los contratos de ejecución instantánea o cuya ejecución no se prolongue en el tiempo, por definición legal no es obligatoria la liquidación, sin embargo, en aquellos casos en los cuales la Entidad, prevea situaciones complejas que ameritan pactar la liquidación lo pueden hacer en cuyo caso deberá darse el tratamiento de los contratos de ejecución prolongada.

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En caso que el contrato no cuente con un periodo de liquidación, le serán aplicables los términos de la Ley vigente.

Artículo 48º. - Postcontractual en los Contratos de Ejecución sucesiva. En aquellos contratos de tracto sucesivo o en aquellos en los que se haya estipulado liquidación, las partes cuentan con una etapa legal, derivada de la ley, o convencional, derivada de los contratos en la cual, como se advirtió, pueden hacerse los ajustes, aclaraciones, revisiones, transacciones y/o conciliaciones a fin de ponerle fin a las diferencias o dificultades encontradas en la fase contractual.

Artículo 49º. - La liquidación bilateral. La liquidación bilateral es el acuerdo de voluntades en el cual se establece el estado final de la ejecución de las obligaciones adquiridas por las partes del contrato. La liquidación bilateral debe hacerse mediante acta suscrita por las partes y el supervisor y/o interventor, ésta liquidación se realizará transaccionalmente con reconocimiento del proveedor.

Parágrafo. – Trámite. Vencido el plazo de ejecución del contrato se surtirán los siguientes trámites:

1. El supervisor o interventor del contrato solicitará al competente contractual por escrito surtir la liquidación del contrato.

2. La unidad de contratación solicitará a la secretaría de hacienda se expida la certificación de pagos con sus respectivos soportes.

3. El funcionario de la unidad de contratación conjuntamente con el supervisor y/o interventor proyectará el acta de liquidación en el Formato ACTA DE LIQUIDACIÓN.

4. Una vez elaborada el acta de liquidación y revisada por parte de la supervisión o interventoría y el asesor jurídico, La unidad de contratación comunicará al contratista o enviará correo electrónico para que asista a la Entidad a firmar la respectiva acta.

5. Una vez firmada por el contratista se remitirá al ordenador de gasto o su delegado, para su suscripción.

6. Una vez firmada por las partes, se gestionará la modificación de terminación de manera transaccional en la plataforma del SECOP II y solo hasta que quede aprobada y publicada tendrá efectos legales.

La liquidación de los contratos se hará conforme el artículo 11 de la ley 1150 de 2007. Dicha liquidación se hará dentro del término fijado en el pliego de condiciones y el contrato, o en su defecto dentro del término que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se liquida el contrato, podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren las anteriores hipótesis, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 de la ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

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Si el contratista o la administración suscriben el acta con anotaciones que exceptúan aspectos de los allí contenidos, se estará en presencia de una liquidación parcial del contrato y los puntos salvados podrán discutirse ante la jurisdicción, o someterse a mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Artículo 50º. - Liquidación Unilateral. De conformidad con el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, en aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento de los términos antes referidos de mutuo acuerdo o unilateralmente.

La liquidación unilateral ocurre cuando no se logra acuerdo con el contratista sobre la liquidación del contrato, o cuando éste no atendió las invitaciones que por escrito la Entidad le formuló para liquidar de mutuo acuerdo. En este evento, el Municipio lo liquidará mediante resolución motivada susceptible del recurso de reposición, el cual deberá interponerse en los términos de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo.

Se publicará la resolución mediante la cual se liquida unilateralmente el contrato cuando se realice la gestión transaccional en el SECOP II.

Para la liquidación del contrato bien sea de mutuo acuerdo o unilateral, deberá el supervisor o interventor aportar un informe detallado sobre la ejecución del contrato, el porcentaje de ejecución del mismo, el balance financiero, aportando los documentos que acreditan el cumplimiento del mismo, igualmente sobre las observaciones que deban dejarse ya que es la oportunidad para dejar las constancias y demás aspectos que corresponda. Así mismo deberá manifestar si se han hecho los respectivos descuentos a seguridad social integral en salud, pensión riesgos laborales y parafiscales cuando corresponda.

Cuando se trate de obra además se deberán aportar las actas de entrega y recibo final, la bitácora y el manual de recomendaciones, así como los respectivos paz y salvos de proveedores y trabajadores, los planos y demás documentos que deban reposar en la entidad.

Igualmente deberá verificar que las garantía se hayan ampliado, en especial la de estabilidad de la obra y la del interventor, la cual deberá hacerse por un término igual a la de estabilidad, conforme a lo señalado en el decreto reglamentario que así lo establece.

También deberán verificar que la parte técnica, administrativa, financiera y contable relacionada corresponda a la realidad del contrato.

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTO APLICABLE A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

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Artículo 51. Factor determinante y criterios de evaluación de acuerdo a la modalidad y/o tipo de contrato. Los siguientes factores determinaran los criterios de evaluación, así:

Artículo 52. - Licitación Pública. - El proceso de selección mediante la modalidad de licitación pública, sigue siendo la regla general para escoger al contratista, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección.

Se optará por la modalidad de selección de licitación pública, cuando se presente alguna o algunas de las siguientes variables que a título enunciativo se establecen:

1. Cuando el objeto del contrato tenga un carácter complejo y sea de mayor cuantía.

2. Cuando el objeto del contrato sea obra pública de mayor cuantía.

3. Cuando el objeto sea la adquisición de bienes y/o servicios que no sean de características técnicas uniformes y de común utilización y sea de mayor cuantía.

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4. Cuando el objeto a contratar incluya además de los servicios de consultoría, otras prestaciones como por ejemplo la construcción de la obra.

5. Cuando el tipo de contrato sea de concesión.

6. Cuando además de la necesidad de adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes, se requieran prestaciones especiales como, por ejemplo: requisitos tecnológicos especiales, materiales especiales, servicios complementarios, duración del bien respecto del mínimo requerido etc., y el valor a contratar sea de mayor cuantía.

7. Contratos de prestación de servicios no profesionales ni de apoyo a la gestión, cuando sean de mayor cuantía.

8. Cuando no se tipifique el objeto dentro de ninguna de las otras modalidades de selección de contratistas y en general cuando se tenga duda razonable que deba ser resuelta a favor de la transparencia.

Artículo 53. Procedimiento de la Modalidad de Licitación Pública. - El procedimiento que el Municipio de La Calera debe aplicar en el trámite del proceso de contratación mediante la modalidad de selección de Licitación Pública, será el contemplado en las normas vigentes que lo gobiernan. Para efectos prácticos el procedimiento de Licitación Pública se estructura mediante el siguiente flujograma:

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Artículo 54. – Actividades. - Actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de selección mediante la modalidad de Licitación Pública:

Actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de selección mediante la modalidad de Licitación de Obra Pública

Artículo 55º. - Licitación pública mediante conformación dinámica de ofertas. El Municipio de La Calera podrá utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la Licitación Pública.

Artículo 56º. - Procedimiento. El procedimiento que el Municipio de La Calera debe aplicar en el trámite del proceso de contratación mediante la modalidad de selección de Licitación Pública para la conformación dinámica de las ofertas, será el contemplado en las normas vigentes que lo gobiernan. Los responsables del procedimiento del proceso de contratación mediante la modalidad de selección de Licitación Pública para la conformación dinámica de las ofertas, serán los mismos señalados para el proceso anteriormente referido, haciendo la claridad que el evento conformación de la oferta dinámica se realizará en audiencia pública presencial.

Artículo 57º. - Selección Abreviada. Para los efectos del presente manual se entiende por proceso de Selección abreviada a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

El procedimiento de selección abreviada se encuentra regulado en la ley y el reglamento, y se encuentra establecida por causales, es decir, que la modalidad de selección abreviada procede sólo si se cumple con alguna de las causales contempladas en la ley y el reglamento.

Artículo 58º. - Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes. Además de los requisitos generales a todos los procesos de selección y que los mismos se encuentran regulados en el Decreto reglamentario, se considera necesario reiterar las reglas especiales de la presente modalidad, el cual señala que, en los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la Entidad Estatal debe indicar:

1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimo

2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

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3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por parte

La Unidad de Contratación determinará si la adquisición de dichos bienes y servicios de características técnicas uniformes se gestionará en el SECOP II o por la TVEC.

Artículo 59º. - Subasta Inversa. El proceso de subasta inversa se debe desarrollar por parte del Municipio de La Calera para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, el cual se desarrollará de conformidad con la ley y el reglamento o las normas que los modifiquen o sustituyan.

Artículo 60º. - Factor de Selección. El precio será el único factor de escogencia para el proceso de selección mediante la modalidad de selección abreviada por subasta inversa.

Artículo 61º. - Procedimiento de la Subasta Inversa Presencial este procedimiento sólo se aplicará en caso de imposibilidad de realizar el evento de subasta electrónica y solo se realizará presencial el evento, pero el desarrollo del proceso se gestionará en el SECOP II.

El procedimiento que el Municipio de La Calera debe aplicar en desarrollo del evento de subasta inversa presencial para la Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, será el establecido en las normas que la gobiernan.

Parágrafo. – En el presente proceso se debe tener en cuenta que de realizarse evento de subasta presencial, las reglas y parámetros deberán dejarse claros por adenda en la plataforma del SECOP II donde además de las reglas generales deberá incluir lo siguiente: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los Lances; y c) el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.

La Entidad Estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica.

Si en el Proceso de Contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, el Municipio de la Calera podrá acordar con dicho oferente un porcentaje de descuento a la oferta inicial mínimo del porcentaje que debían cumplir los lances en caso de haberse efectuado la subasta y luego puede adjudicar el contrato al único oferente.

La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes, de ser subasta electrónica en la plataforma se deberá indicar el porcentaje o valor mínimo de descuento, en la misma no habrá empate pues la plataforma no lo permite , si los oferentes no presentan Lances durante la subasta, la Entidad Estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

La entidad deberá como mínimo desarrollar las actividades del siguiente flujograma:

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Artículo 62º. - Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Selección Abreviada de Subasta Inversa: las actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de selección mediante la modalidad de Subasta Inversa Presencial se establecen en el procedimiento establecido para ello en el sistema integrado de gestión de calidad.

Artículo 63º. - Compra por catálogo. La compra por catálogo derivada de los acuerdos marco de precios se encuentran inmersos dentro de la modalidad de selección abreviada y se llevará a cabo mediante el presente procedimiento cuando se pretenda la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que tengan una acuerdo vigente, tal como lo establece la ley y el reglamento.

El acuerdo marco de precios es un contrato celebrado entre proveedores y Colombia Compra Eficiente, con el fin de provisionar a las Entidades de bienes y servicios de características técnicas uniformes, por lo que la administración está en cabeza de la mencionada Entidad.

El Municipio de La Calera podrá solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia Compra Eficiente debe estudiar la solicitud, revisar su pertinencia y definir la oportunidad para iniciar el Proceso de Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado.

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Acorde con lo anterior y para estructurar los insumos técnicos, la entidad usuaria que requiera adquirir bienes o servicios de características técnicas uniformes, deberán verificar la existencia de acuerdos marco de precios en la página de Colombia Compra Eficiente xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Artículo 64º. - Procedimiento. La Dependencia usuaria solicitará la contratación al competente contractual a través de la plataforma establecida, adjuntando el formato de “Solicitud de adquisición a través acuerdo marco de precios.”.

Cuando la solicitud supere los 10 SMLMV se presentará al Comité Asesor de Contratación, para su respectiva aprobación.

Con el “usuario comprador” asignado, se deberá ingresar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la página Web de Colombia Compra Eficiente xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxx con el fin de solicitar las respectivas cotizaciones o realizar el procedimiento regulado en el acuerdo marco para verificar los precios, para lo cual se seguirá el procedimiento establecido para compras por catálogo.

Vencido el plazo para que los Proveedores presenten su oferta o al momento de verificar los precios, según corresponda, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios, el usuario comprador realizará el acto de cierre.

El acta de cierre que contiene la recomendación emitida por el usuario comprador será presentada al Comité Asesor de Contratación, para su correspondiente aprobación.

Expedido el CDP, el usuario comprador realizará la orden de compra a través de la Tienda Virtual, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato del Acuerdo Marco De Precios, la cual será aprobada por el Ordenador del Gasto.

Para realizar el registro presupuestal de la Orden de compra, el usuario comprador deberá solicitar al Proveedor fotocopia del RUT y certificación bancaria de la cuenta donde se realizará el pago y los remitirá junto con la orden de compra y el CDP a la Unidad de Contratos.

Para todos los efectos la orden de pago constituirá el contrato, por lo cual, la Unidad de Contratos comunicará la designación de supervisión del contrato y remitirá fotocopia del registro presupuestal.

El supervisor del contrato se encargará de la ejecución, trámite de pago, presentación del informe final y liquidación cuando corresponda.

Artículo 65º. - Procedimiento para Reclamaciones en caso de Incumplimiento del Proveedor Derivado del Acuerdo Marco de Precios. En caso que el supervisor del contrato evidencie un posible incumplimiento por parte del contratista, deberá remitir un informe a la unidad de Contratación, quienes darán traslado a Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces.

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El informe que se envíe a la Unidad de Contratación deberá identificar claramente los hechos sobre los cuales se funda el presunto incumplimiento, así como las obligaciones o cláusulas presuntamente afectadas y las recomendaciones que a juicio del supervisor sean necesarias para normalizar el desarrollo contractual.

Artículo 66º. - Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en Bolsas de Productos. La entidad podrá hacer uso de este proceso de selección para lo cual deberá aplicar el régimen aplicable en el Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan y los reglamentos internos de las bolsas de productos.

Además de lo anterior se deberá aplicar las disposiciones del Decreto 1082 de 2015 y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos.

Artículo 67º. - Selección Abreviada de Menor Cuantía. Es un mecanismo simplificado para seleccionar al contratista establecido por la ley en consideración al monto del proceso que se pretende desarrollar.

Artículo 68º. – Procedimiento Se aplica el reglamento establecido para esta modalidad o la norma que la modifique o sustituya.

Cuando en este proceso se presenten más de 10 manifestaciones de interés, el Municipio podrá optar por realizar sorteo para dejar como mínimo 10 interesados, sin embargo si el Municipio lo considera podrá llevar a cabo el proceso con la totalidad de quienes manifestaron interés en participar.

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		Fecha	10/07/2023
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	MANUAL DE CONTRATACION.

Artículo 69º. - Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía. Las actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de selección mediante la modalidad de Subasta Menor Cuantía se establecen en el procedimiento establecido para ello en el sistema integrado de gestión de calidad.

Artículo 70º. - Concurso de Méritos. Es la modalidad prevista para la selección de consultores o de proyectos para la prestación de asesoría técnica en materia de ingeniería o arquitectura.

Artículo 71º. - Concurso de Méritos Abierto. Es la modalidad de selección prevista para

La selección de consultores o de proyectos para la prestación de asesoría técnica en materia de ingeniería o arquitectura, sin que se requiera precalificación.

La Entidad Estatal en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios: i) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y ii) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

La Entidad Estatal debe revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.

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Artículo 72º. - Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Selección mediante Concurso de Méritos Abierto. Las actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de selección mediante la modalidad de concurso de méritos abierto se establecen en el procedimiento establecido para ello en el sistema integrado de gestión de calidad.

Artículo 73º. - Concurso de Méritos con Precalificación La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes que servirá de base para el proceso de concurso de méritos.

Precalificación para el concurso de méritos. En la etapa de planeación del concurso de méritos, la Entidad Estatal puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.

En el Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos la el Municipio debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP que debe tener la siguiente información:

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1. La mención del Proceso de Contratación para el cual se adelanta la precalificación.

2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

3. Los criterios que la Entidad Estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

4. El tipo de sorteo que la Entidad Estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

5. El Cronograma de la precalificación.

El Informe de precalificación luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, la Entidad debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación.

La Entidad debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el SECOP por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

Luego de lo anterior se llevará a cabo una Audiencia de precalificación en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el Proceso de Contratación respectivo.

En la audiencia contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. Si la Entidad Estatal establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la Entidad Estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.

Si la Entidad Estatal no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el Proceso de Contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.

Artículo 74º. - Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Selección mediante Concurso de Méritos con precalificación. Las actividades de los funcionarios serán las contempladas anteriormente, sin embargo, deberá aplicarse el procedimiento que rige en la Ley y el reglamento para este tipo de proceso, es decir, que previo a la apertura se deberá conformar la lista de precalificados que participaran en el proceso.

La conformación de la lista de precalificados no obliga a la Entidad Estatal a abrir el Proceso de Contratación.

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Artículo 75º. - Modalidad de Contratación Directa (con oferta o sin oferta). Se acude a esta modalidad por disposición expresa de la ley cuando se presente una de las causales contempladas en ésta y en el reglamento.

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Artículo 76º. - causales. Las causales contempladas en la ley y el reglamento son las siguientes:

1. Urgencia manifiesta.

2. Contratación de Empréstitos

3. Convenios o Contratos Interadministrativos

4. Contratación de bienes y servicios en el sector Defensa

5. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

6. Encargo Fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos.

7. Cuando no exista pluralidad de oferentes

8. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos.

9. Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

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CAUSALES DE CONTRATACIÓN	REQUISITOS Y DOCUMENTOS
URGENCIA MANIFIESTA (Literal a) Núm. 4º Ley 1150 de 2007	El Municipio de La Calera Cundinamarca podrá declarar la Urgencia Manifiesta mediante acto debidamente motivado, cuando se configure y acredite la existencia de uno de los siguientes presupuestos: 1. Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro. 2.Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción. 3.Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, 4.En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos. Se declarará mediante acto administrativo motivado y el acto que la declare hará las veces de acto administrativo de justificación. Para estos casos la Entidad Estatal no está obligada a elaborar Estudios y Documentos Previos, sin embargo, con posterioridad se debe procurar documentar y legalizar en debida forma. Además de lo anterior el municipio debe observar los requisitos y criterios contemplados en la norma aquí señalada y el artículo 2.2.1.2.1.4.2 decreto 1082 de 2015. No obstante, lo anterior debe observarse lo dispuesto en el artículo 41 en lo pertinente, 42 y 43 de la Ley 80 de 1993.
EMPRÉSTITOS (Literal b) Núm. 4º Ley 1150 de 2007	El municipio con fundamento en la causal referida podrá celebrar de manera directa contratos de empréstitos, cuyo procedimiento debe ceñirse a las normas especiales sobre la materia. No obstante, debe tenerse en cuenta los límites fijados por la Ley 617 de 2000 y la autorización del Concejo Municipal en virtud a lo exigido en el numeral 1º parágrafo 4º del artículo 32 de la Ley 136 de 1994, modificado por el artículo 18 de la Ley 1551 de 2012.

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CAUSALES DE CONTRATACIÓN REQUISITOS Y DOCUMENTOS
CONTRATOS INTERADMINISTR ATIVOS (Literal c) Núm. 4º Ley 1150 de 2007	De servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos
	El Municipio de La Calera Celebrará contratos interadministrativos cuando se configuren los siguientes presupuestos: 1.Que las partes sean Entidades Estatales. 2.Que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Mediante esta modalidad no se podrá celebrar contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las Sociedades de Economía Mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Está prohibido celebrar contratos de seguros con entidades estatales mediante contrato interadministrativo Además de lo anterior el municipio debe observar los requisitos y criterios contemplados en la norma aquí señalada y el artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015.
DESARROLLO ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS Literal e) Núm. 4º Ley 1150 de 2007	La contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas debe tener en cuenta la definición contenida en el Decreto-Ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. La reglamentación será la prevista en las normas especiales sobre la materia.
ENCARGO FIDUCIARIO Literal f) Núm. 4º Ley 1150 de 2007	Procede solo para eventos que se refieran a acuerdos de reestructuración de pasivos, de conformidad con las Leyes 550 de 1999 y 617 de 2000).

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CAUSALES DE CONTRATACIÓN	REQUISITOS Y DOCUMENTOS
CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES (Literal g) Núm. 4º Ley 1150 de 2007 y artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015)	Procede cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Se entiende que no existe pluralidad de oferentes cuando solamente una persona puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación. Además de lo anterior el municipio debe observar los requisitos y criterios contemplados en la norma aquí señalada y el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O ARTÍSTICOS Literal h) Núm. 4º Ley 1150 de 2007 y artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015)	El Municipio de La Calera puede contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que acredite capacidad de ejecutar el objeto del contrato. El municipio debe verificar previamente la idoneidad o experiencia que se requiera en los estudios previos relacionada con el área de que se trate. No se requerirá que el municipio obtenga previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Además de lo anterior el municipio debe observar los requisitos y criterios contemplados en la norma aquí señalada y el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015.

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CAUSALES DE CONTRATACIÓN	REQUISITOS Y DOCUMENTOS
ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES Literal i) Núm. 4º Ley 1150 de 2007	ADQUISICIÓN INMUEBLES:	Para el caso de adquisición de inmuebles se debe
	tener en cuenta además de los requisitos generales de todo contrato lo siguiente: ❖ Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la Entidad Estatal. ❖ Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública. ❖ Las autorizaciones a que haya lugar. ❖ Certificado de libertad y tradición del inmueble. ❖ Copia auténtica de la Escritura Pública de adquisición del Xxxxxxxx. Xx Entidad Estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior. Además de lo anterior el municipio debe observar los requisitos y criterios contemplados en la norma aquí señalada y el artículo 2.2.1.2.1.4.10 del Decreto 1082 de 2015. ARRENDAMIENTO: Para el caso de arrendamiento de inmuebles se debe tener en cuenta además de los requisitos generales de todo contrato lo siguiente: ❖ Verificar las condiciones xxx xxxxxxx inmobiliario en la ciudad en la que la Entidad Estatal requiere el inmueble. ❖ Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento. ❖ Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble. ❖ Copia auténtica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble.

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CAUSALES DE CONTRATACIÓN	REQUISITOS Y DOCUMENTOS
	Además de lo anterior el municipio debe observar los requisitos y criterios contemplados en la norma aquí señalada y el artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015.
NOTA 1: En virtud al artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, el Municipio de La Calera deberá expedir un acto administrativo de justificación para la contratación directa, el cual debe contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo precedente. Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales (a) y (b) del artículo 2.2.1.2.1.4.3 del Decreto anteriormente indicado. NOTA 2: Los documentos previos elaborados para la contratación de empréstitos no son públicos. NOTA 3: En virtud al artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa no es obligatoria la exigencia de garantías y la decisión de exigirlas o no debe estar justificada en los estudios y documentos previos.

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Los procesos de contratación directa se gestionarán en la plataforma del SECOP II en los módulos de Contratación Directa y Contratación Directa con Ofertas, la Contratación Directa sin Ofertas se utilizará con los siguientes tipos de contratos:

o Arrendamiento de Xxxxxxxxx

o Comodato

o Compraventa

o Negocio fiduciario

o Obra

o Operación de Crédito Público

o Prestación de Servicios

o Seguros

o Servicios financieros

o Suministro

o Otro:

▪ Adquisición de inmuebles,

▪ Contratos o convenios interadministrativos (valor cero),

▪ Urgencia manifiesta).

Las Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Contratación Directa sin ofertas. Las actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro de la contratación directa con o sin ofertas se establecen en el procedimiento establecido para ello en el sistema integrado de gestión de calidad.

La Contratación Directa con Oferta se utilizará en la plataforma del SECOP II en los siguientes tipos de contrato, en donde se invitará directamente al proveedor:

o Compraventa

o Negocio fiduciario

o Obra

o Seguros

o Servicios financieros

o Suministro

o Otro:

▪ Adquisición de inmuebles

▪ Contratos de bienes y servicios sujetos a reserva

▪ Contratos o convenios interadministrativos (con valor),

▪ Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

▪ Ley 1150 de 2007, Artículo 2, Numeral 4, Literal (K)

▪ Ley 1150 de 2007, Artículo 2, Numeral 4, Literal (L)

▪ Ley 1150 de 2007, Artículo 2, Numeral 4, Literal (M)

▪ Ley 1150 de 2007, Artículo 2, Numeral 4, Literal (N)

▪ No existe pluralidad de oferentes en el mercado

Las Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Contratación Directa con ofertas. Donde se establece las actividades que deben desarrollar, los funcionarios

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responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso será:

Artículo 77º. - Mínima Cuantía. La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del municipio, independientemente de su objeto y tipo de contrato, excepto la contratación directa.

La modalidad de selección de mínima cuantía se rige por las normas previstas y no es posible agregar requisitos, procedimientos o formalidades adicionales.

Las Actividades y responsables en desarrollo del proceso de Mínima Cuantía. Las actividades que deben desarrollar, los funcionarios responsables, el medio de divulgación y los términos mínimos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de selección mediante la modalidad de mínima cuantía se establecen en el procedimiento establecido para ello en el sistema integrado de gestión de calidad.

Artículo 78º. - Adquisición en Grandes Superficies (mínima cuantía). La Dependencia

que requiera contratar la adquisición de bienes a través de Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía, lo podrá solicitar a través del procedimiento establecido en el decreto reglamentario.

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Una vez el usuario comprador identifique su necesidad y el Gran Almacén que ofrece el menor precio por el total de los bienes requeridos, podrá solicitar su adquisición al Competente Contractual, para lo cual adjuntará el formato aprobado para el efecto.

Una vez aprobada la adquisición de los bienes, la Unidad de Contratación diligenciará la solicitud de CDP en el formato aprobado, la cual será firmada por el Ordenador de Gasto o su delegado.

Expedido el CDP, la unidad de Contratación lo remitirá al usuario comprador quien realizará la orden de compra a través del Gran Almacén.

Para realizar el registro presupuestal de la Orden de compra, el usuario comprador deberá solicitar al Proveedor fotocopia del RUT y certificación bancaria de la cuenta donde se realizará el pago y los remitirá junto con la orden de compra y el CDP a la Unidad de Contratos quien enviará esta documentación a la Secretaría de Hacienda para la expedición del registro presupuestal.

Para todos los efectos la orden de pago constituirá el contrato, por lo cual, la Unidad de Contratos comunicará la designación de supervisión del contrato y remitirá fotocopia del registro presupuestal.

El supervisor del contrato se encargará de la ejecución, trámite de pago, presentación del informe final y liquidación cuando corresponda.

CAPÍTULO VII

FORMACIÓN DE EXPEDIENTES Y CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL

Artículo 79º. - Formación de Expedientes. Para todo proceso de selección de la Administración central del Municipio de La Calera se deberá conformar un expediente del proceso contractual, el cual debe estar compuesto por todos los documentos físicos y electrónicos generados en el SECOP II y exigidos por la ley, el reglamento, el Manual de Contratación y demás que se requieran, teniendo en cuenta la modalidad de selección y el tipo de contrato.

La conformación del expediente debe iniciar en la Secretaría o dependencia donde surge la necesidad y el responsable será el secretario o el jefe de dependencia.

Los documentos se deben archivar en estricto orden cronológico hasta el momento de radicar el expediente en la unidad de contratación, con observancia de las normas de que trata la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y sus Decretos reglamentarios, para lo cual deben tener en cuenta las hojas xx xxxx documental, para cada modalidad y proceso, establecidas por la administración municipal.

El expediente debe radicarse en la Secretaría General (unidad de contratación) para el inicio del proceso contractual y una vez aprobado, será responsabilidad de esta dependencia,

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donde se continuará con la creación del expediente electrónico del procesos, el cual será el único expediente válido para el proceso contractual conforme a lo establecido por Colombia Compra Eficiente en la Circular Única Externa, dicho expediente deberá contener todos los documentos y actuaciones de cada fase del proceso y contrato, pues no solo es importante como evidencia de las actuaciones, sino además para su posterior examen por parte de la comunidad, organismos de control o contratistas.

Todos los documentos que necesariamente han tenido que imprimirse para la firma manuscrita, deberán ser agrupados y archivados en una carpeta de soporte, la cual no es el expediente del procesos contractual, sino un repositorio de aquellos documentos impresos; Será responsabilidad del Municipio la completitud del expediente en cada una de sus fases, esta responsabilidad estará en cabeza del área que estructuró el proceso, la unidad de contratación y la supervisión en sus correspondientes etapas.

Artículo 80º. - Identificación de los procesos. A partir de la entrada en vigencia del presente Manual de Contratación, la secretaría General o la dependencia encargada de iniciar, adelantar e impulsar los procesos de selección, deberán llevar un registro consecutivo alfanumérico para identificar cada uno de los procesos que se inicien mediante selección por Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía.

El consecutivo se puede llevar mediante un libro o sistema y estará bajo la responsabilidad de la Secretaría de Gobierno, quien se encargará de realizar y asignar los números de los procesos correspondientes en orden consecutivo de acuerdo al tiempo en que se inicien.

La numeración se debe asignar en la forma como se indica en el cuadro siguiente:

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN	SIGLA	NUMERACIÓN
Licitación Pública	LP	Modalidad de Contratación- xxx* Consecutivo asignado - Año vigencia *Las xxx corresponden a secuencia numérica correspondiente iniciando en 001
Selección Abreviada de Menor Cuantía	SAMC
Selección Abreviada de Subasta Inversa	SASI
Concurso de Méritos Abierto	CM
Contratación Directa	CD
Mínima Cuantía	SMC

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Nota: Es importante resaltar que los procesos de selección mediante contratación directa, se realizan mediante selección objetiva, razón por la cual debe procederse a asignar sigla y número al inicio del proceso.

Igualmente se procede a presentar la guía, respecto a la forma como deben identificar los procesos de contratación que contemplan submodalidades o causales, Así:

MODALIDAD DE CONTRATACI ÓN	FUENTE NORMATIVA	SIGLA	SUBMODALIDAD O CAUSAL	SIGLA	SIGLA FINAL
Licitación Publica	Art. 30 Ley 80 De 1993	LP	No Aplica	NO APLIC A	LP
Licitación Publica	Inc. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	X.X.	Xxxxxxx Inversa	S.I.	LPSI
Selección Abreviada	Literal A) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Subasta Inversa	SI	SASI
Selección Abreviada	Literal B) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Menor Cuantía	MC	SAMC
Selección Abreviada	Literal B) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Prestación Servicios De Salud	PSS	SAPSS
Selección Abreviada	Literal C) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Declaratoria De Desierta De Licitación	DDL	SADDL
Selección Abreviada	Literal D) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Enajenación Bienes Del Estado	EBE	SAEBE

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Selección Abreviada	Literal E) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Productos Origen Agropecuario	POA	SAPOA
Selección Abreviada	Literal F) Núm. 2º Art. 2º Ley 1150 De 2007	SA	Programas De Protección	PP	XXXX
Concurso De Méritos	Concurso De Méritos Núm. 3º Ley 1150 De 2007	CM	Abierto	A	CM
Concurso De Méritos	Concurso De Méritos Núm. 3º Ley 1150 De 2007	CM	Con Pre Clasificación	P	CMP
Contratación Directa	Literal A) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Urgencia Manifiesta	UM	CDUM
Contratación Directa	Literal B) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Empréstitos	EP	CDEP
Contratación Directa	Literal C) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Convenios O Contratos Interadministrativos	CI	CDCI
Contratación Directa	Literal E) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Desarrollo Actividades Científicas Y Tecnológicas	DACT	CDDAC T
Contratación Directa	Literal F) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Encargo Fiduciario (Solo Para Acuerdo De Reestructuración Pasivos Leyes 550 De 1999, 617 De 2000)	EF	CDEF
Contratación Directa	Literal G) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	No Exista Pluralidad De Oferentes	NPO	CDNPO

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Contratación Directa	Literal H) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Prestación De Servicios Profesionales	PSP	CPSP
Contratación Directa	Literal H) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Prestación De Servicios De Apoyo A La Gestión	PSAG	CPAG
Contratación Directa	Literal H) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Prestación de servicios ejecución de trabajos artísticos	PSETA	CPSETA
Contratación Directa	Literal I) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Arrendamiento	A	CDA
Contratación Directa	Literal I) Núm. 4º Ley 1150 De 2007	CD	Adquisición Inmuebles	AI	CDAI
Mínima Cuantía	Núm. 5º Art. 2º Ley 1150 De 2007- Adicionado Art. 94 Ley 1474 De 2011	MC	No aplica	NO APLIC A	MC
Luego de la sigla se deberá indicar el número y el año, conforme a los siguientes ejemplos: LP-001-2017. SA-SI- 001-2017, CD-PSP etc. Cada proceso de contratación tendrá un consecutivo numérico individual.

Artículo 81º. - Identificación de los contratos. Los contratos igualmente deben estar identificados por la sigla del tipo de contrato y el número consecutivo que le corresponda en el orden cronológico, de acuerdo al momento o fecha de celebración, la numeración será también Alfanumérica, es decir primero irá la sigla de las letras de acuerdo al tipo de contrato y luego el número consecutivo seguido del año de celebración del contrato. La asignación debe observar la siguiente guía:

TIPO CONTRACTUAL	SIGLA- NÚMERO
Contrato De Suministro	CS-XXX*-AÑO VIGENCIA
Compraventa	CCV- XXX*-AÑO VIGENCIA

	ALCALDIA MUNICIPAL DE LA CALERA	Código	ABS-M-01
		Versión	01
		Fecha	10/07/2023
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	UNIDAD DE CONTRATACIÓN	S.G.C
	MANUAL DE CONTRATACION.

Contrato De Obra Pública	COP- XXX*-AÑO VIGENCIA
Contrato De Consultoría	CC- XXX*-AÑO VIGENCIA
Prestación De Servicios Profesionales	CPS- XXX*-AÑO VIGENCIA
Prestación De Servicios De Apoyo A La Gestión	CPS- XXX*-AÑO VIGENCIA
Ejecución De Obras Artísticas	EOA- XXX*-AÑO VIGENCIA
Convenios O Contratos Interadministrativos	CI- XXX*-AÑO VIGENCIA
Contrato De Arrendamiento	CA- XXX*-AÑO VIGENCIA
*Las xxx corresponden a secuencia numérica correspondiente iniciando en 001

Artículo 82º. - Cierre del Expediente Contractual. Los funcionarios y contratistas intervinientes en el proceso de contratación, deberán garantizar que todas las actuaciones queden registradas documental o digitalmente y archivadas en el expediente electrónico contractual, expediente que deberá evidenciar todas y cada una de las actuaciones y etapas del proceso contractual.

La Unidad de Contratación será la responsable de realizar tanto el cambio de estado en el contrato ha terminado y/o cierre por solicitud escrita del supervisor en donde garantice la completitud del expediente contractual una vez se cumplan los requisitos para ello.

TERCERA PARTE

PROCESOS DE SELECCIÓN NO REGULADA POR EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN TÍTULO 1

CONTRATOS Y CONVENIOS NO REGULADOS POR EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN

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CAPÍTULO I

CONTRATACION CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

Artículo 83º. - Contratación con organismos internacionales. Tratándose de Convenios, Acuerdos o cualquier otra clase de contribución proveniente de Organismos Internacionales, Organismos de Cooperación o Asistencia Internacional, Banca Multilateral y demás; se aplicarán las disposiciones legales y contractuales que sean del caso.

El funcionario responsable del proceso de contratación con Organismos Internacionales, deberá incluir en el expediente contractual el Formato de Verificación de Documentos que aplique para cada caso.

La Secretaría General es la encargada de llevar el inventario de la cooperación internacional de recursos de cooperación internacional no reembolsable, así como de validar y pre probar todas aquellas solicitudes de contratación que impliquen estos recursos.

Para gestionar recursos de cooperación internacional no reembolsable para la financiación de proyectos o iniciativas de la entidad acorde con la planeación institucional, se deberá seguir el procedimiento previsto por la Ley y el reglamento.

Será responsabilidad de la Unidad de contratación definir si este tipo de contratación se gestionará por SECOP II transaccional o simplemente publicitario, en cualquiera de los casos se deberá gestionar el proceso por Régimen Especial con o sin ofertas según sea el caso.

CAPÍTULO II

CONTRATOS Y CONVENIOS CON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Artículo 84º. - Contratos de apoyo con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad. Para la celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad se aplicarán las reglas previstas en el artículo 355 de la Constitución Política, el Decreto Reglamentario y las normas que los modifiquen o sustituyan.

El Municipio deberá observar los principios señalados en el artículo 209 superior.

Procedencia de la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad.

El Municipio de La Calera podrá contratar con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad cuando se reúnan las siguientes condiciones:

1. Que el contrato no comporte una relación conmutativa en el cual haya una contraprestación directa a favor de la Entidad ni instrucciones precisas dadas por esta al contratista para cumplir con el objeto del contrato.

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En los demás eventos, la Entidad Estatal deberá aplicar el estatuto contractual.

El Municipio de La Calera en los estudios previos deberá justificar la contratación con estas entidades en términos de eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo.

Para la contratación con las entidades antes referidas, se deberá obtener previamente autorización expresa e individual de su representante legal para cada uno de los contratos y el representante legal no podrá delegar dicha función u obligación en otro funcionario.

Estos convenios serán gestionados de manera transaccional en el SECOP II únicamente por la modalidad de Contratación Directa con Ofertas

Artículo 85º. - Convenios de asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro y Convenios solidarios. El Municipio de La Calera podrá celebrar convenios con entidades sin ánimo de lucro, conforme a la Ley y el reglamento, sin embargo, se deberán observar los siguientes criterios:

1. Convenios de Asociación. de asociación en virtud al artículo 96 de la Ley 489 de 1998, con la observación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley.

Este tipo de convenios no estarán sujetos a competencia cuando la entidad sin ánimo de lucro comprometa recursos en dinero para la ejecución de esas actividades en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio y será gestionado de manera transaccional en el SECOP II únicamente por la modalidad de Contratación Directa con Ofertas

Los recursos que compromete la entidad sin ánimo de lucro pueden ser propios o de cooperación internacional.

Además de lo anterior se deberán observar los criterios y lineamientos de la Guía expedida por Colombia Compra Eficiente para el efecto y lo señalado en el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto Reglamentario de esta norma.

2. Convenios Solidarios. Los convenios solidarios de que tratan los parágrafos 3 y 4 del artículo 6º de la Ley 1552 de 2012, modificatorio del artículo 3º de la Ley 136 de 1994 y demas normas que lo modfiquen o sustituyan, se realizarán conforme a la norma citada con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. El organismo de acción comunal debe estar previamente legalizado y reconocido ante los organismos competentes.

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Los demás contratos o convenios no regulados por el estatuto de contratación que no tengan previsto en la Ley o el reglamento un procedimiento, serán realizados de manera directa, garantizando siempre los principios de la función administrativa y de manera transaccional en el SECOP II únicamente por la modalidad de Contratación Directa con Ofertas

Artículo 86º. - Contrato de comodato. Cuando la solicitud tenga por objeto la suscripción de un contrato de comodato, ya sea que el municipio obre en calidad de Comodante o Comodatario, adjunto a la solicitud el interesado deberá aportar una certificación, constancia o documento equivalente suscrito por el responsable xxx xxxxxxx o del competente del Comodante, en la cual se informe lo siguiente:

1. El costo de adquisición

2. El valor de la depreciación acumulada

3. El valor en libros del bien.

4. Cuando el valor en libros no corresponda al valor xx xxxxxxx del bien, el Comodante deberá informar dicho valor.

El procedimiento será el establecido para la contratación directa, sin embargo, el mismo se regirá por las normas del derecho privado y la ley 9º de 1989 y normas que le apliquen. Igualmente se deberán cumplir con los requisitos exigidos para todo contrato y se gestionará de manera transaccional en el SECOP II únicamente por la modalidad de Contratación Directa sin Ofertas.

Artículo 87º. – Proceso Competitivo. El Municipio de La Calera establece el siguiente proceso competitivo aplicable a todos los procesos de contratación que conforme a la Ley o el reglamento deban seleccionar al contratista o ejecutor de convenios mediante esta modalidad.

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CUARTA PARTE

VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y DISPOSICIONES FINALES TÍTULO 1

INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS

Artículo 88º. - Deber de vigilar y controlar la ejecución de los contratos. Las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

Artículo 89º. - Finalidad del control y vigilancia de los contratos. De conformidad con las normas vigentes, la finalidad del control y vigilancia de la ejecución contractual es proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

Artículo 90º. - Definiciones. Para efectos de una mejor comprensión se establecen las siguientes definiciones.

1. Interventoría. La interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica externa contratada para el efecto por el Municipio de La Calera Cundinamarca, cuando la vigilancia y control del contrato requiera conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. La interventoría también podrá ser integral, es decir para la vigilancia y control técnico, administrativo, financiero, contable, jurídico y demás que corresponda.

Igualmente se requerirá interventoría cuando el tipo de contrato sea obra pública y sea producto de un proceso de contratación mediante la modalidad de selección por Licitación Pública.

2. Supervisión. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato realice un funcionario de la entidad que ha sido designado o por una persona contratada como apoyo a través de contrato de prestación de servicios, cuando no requieran conocimientos especializados.

Artículo 91º. - Concurrencia de Supervisión e Interventoría. No serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, el Municipio de La Calera Cundinamarca podrá dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las

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actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

No podrá haber interventoría de un contrato de interventoría, es decir que la vigilancia y control del contrato de interventoría será supervisado directamente por el Municipio de La Calera.

Artículo 92º. - Designación de Supervisión y Responsabilidades Implicadas en su Ejercicio. La dependencia que requiera adquirir bienes, servicios u obras, deberá indicar la persona encargada de realizar la supervisión del objeto a contratar en los insumos técnicos o estudios previos (cuando haya lugar), de acuerdo con las competencias, calidades académicas y de experiencia que reflejan la idoneidad del supervisor y conforme los perfiles y/o especialidades que la ejecución de cada contrato exija.

El ordenador del gasto designará en el contrato al supervisor que ha de realizar la vigilancia y control a la ejecución contractual una vez perfeccionado el contrato o por intermedio de comunicación escrita, el Secretario General y de Gobierno comunicará por escrito al supervisor designado en el contrato o mediante comunicación escrita por el Ordenador del Gasto, el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, para lo cual se enviará copia del contrato y de los requisitos de ejecución, como es, la copia del registro presupuestal, copia de la aprobación de la póliza cuando a ello haya lugar, copia de la acreditación de encontrarse al día en las obligaciones de seguridad social y parafiscales, cuando haya lugar.

En caso de requerirse el cambio de la supervisión del contrato, el supervisor deberá solicitarlo por escrito al ordenador del gasto, para el trámite correspondiente.

La función de supervisión en el seguimiento de los contratos se debe ejercer con plena autonomía, pero siempre acatando las directrices que se hayan establecido para la toma de decisiones en la celebración y ejecución del contrato con el fin de garantizar la debida ejecución del mismo y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas.

El supervisor deberá propender para que el contratista cumpla de manera idónea y oportuna el objeto contratado.

Artículo 93º. - Contratación del Interventor y Responsabilidades Implicadas en su ejercicio. Los interventores serán seleccionados mediante la modalidad de concurso de méritos abierto.

Los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

La Ley indica que la supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a

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cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y son responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Se encuentra contemplada como falta gravísima la no exigencia, por parte del supervisor o interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra, servicio o bienes que no han sido ejecutados a cabalidad. También establece como gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Es importante señalar que se encuentra establecida legalmente una causal de inhabilidad para el interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Cuando el interventor sea un consorcio o una unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en la ley, respecto del régimen sancionatorio.

Adicionalmente la Ley establece que el interventor que no haya informado oportunamente a la entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

Se establece igualmente que los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable la limitación legal en la cuantía. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal.

El régimen disciplinario se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de

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manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y, a quienes administren recursos públicos u oficiales.

Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado; lo que se acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.

Los Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o disciplinaria por razones relacionadas con:

El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría (cuando sea contratado), así como al funcionario por el incumplimiento de las obligaciones asignadas en relación con la supervisión.

Por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan.

La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposición contenida en la ley.

Artículo 94º. -Deberes de los Supervisores. Los supervisores tendrán entre otros, los siguientes deberes:

1. Durante la Ejecución Contractual

1.1. Ejercer la coordinación, vigilancia y control desde el punto de vista administrativo, técnico, financiero y legal sobre la ejecución del contrato

1.2. Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales.

1.3. Vigilar y controlar que el contrato se desarrolle dentro de los términos y presupuesto establecido en el contrato.

1.4. Presentar de acuerdo a la periodicidad establecida en el contrato un informe pormenorizado, detallado y completo en él que se acredite que los bienes, servicios u obras efectivamente entregados por el contratista, cumplen a cabalidad con las condiciones pactadas en las obligaciones del contrato, los cuales deberán estar acompañados de los soportes correspondientes.

1.5. Informar al Ordenador del Gasto y a La Unidad de Contratación el estado de avance o ejecución del contrato con base en su plazo.

1.6. Remitir al jefe de la Unidad de Contratación o profesional a través de correo institucional durante los cinco (5) primeros días hábiles de cada trimestre, el porcentaje de ejecución contractual en tiempo y dinero de los contratos con recursos por parte del municipio, así como reflejar en el contrato electrónico en las secciones de plan de ejecución y plan de pagos.

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1.7. Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las condiciones y calidades pactadas y si es del caso, solicitar su corrección o reposición cuando verifique que no cumplen con lo requerido.

1.8. Conceptuar y justificar la viabilidad de las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones al contrato que procedan, así como elaborar y remitir con la debida anterioridad al vencimiento del contrato y con un plazo no mayor a 3 días hábiles, la solicitud debidamente soportada para que la Unidad de Contratación realice la modificación transaccional en el contrato electrónico; de no allegarse con estos plazos, la Unidad de Contratación no realizará la modificación transaccional y no será válida contractualmente.

1.9. Controlar la correcta inversión del anticipo de conformidad con lo establecido en el contrato y dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 91 la Ley 1474 de 2011.

1.10. Aprobar el plan de inversión del anticipo cuando haya lugar.

1.11. Requerir al contratista, cuando haya lugar, la información relacionada con la correcta inversión del anticipo con sus correspondientes soportes.

1.12. Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta ejecución del contrato

1.13. Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la ejecución del contrato, tales como:

1.13.1 Acta de inicio del contrato.

1.13.2 Acta de suspensión del contrato cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el mismo.

1.13.3 Actas de recibo parcial o final de obra.

1.13.4 Acta de terminación.

1.13.5 Las demás actas que se establezcan y se requieran para la ejecución del contrato.

1.14. Asistir técnicamente a la Entidad en asuntos relacionados con la ejecución del contrato.

1.15. Resolver las consultas del contratista, o tramitarlas ante la dependencia competente, haciendo el correspondiente seguimiento.

1.16. Verificar para efectos de pago, que el contratista cumpla con las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y ARL) y Aportes Parafiscales, según sea el caso, e informar al ordenador del gasto en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones.

1.17. Revisar las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista, verificando que en ellas se consignen el concepto y valor del servicio prestado, o los bienes entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir a la secretaría de hacienda o a recursos físicos (Almacén) la documentación determinada en el contrato para el trámite de pago.

1.18. Formular y enviar al contratista por escrito las observaciones y objeciones a que haya lugar cuando haya desacuerdo o inconformidad con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Estas observaciones deben estar debidamente sustentadas y justificadas en hechos, circunstancias y normas si hay lugar a ello y deberán ser publicadas en el contrato electrónico.

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1.19. En el evento de incumplimiento, requerir por escrito al contratista para que cumpla las obligaciones pactadas en el contrato.

1.20. Remitir a la unidad de contratación el informe acerca del incumplimiento del contratista, de las obligaciones del contrato, los requerimientos efectuados al mismo y sus respuestas.

1.21. Realizar la planificación y control de la ejecución de los contratos de tal manera que la ejecución se realice durante la vigencia fiscal para la cual fue programada, de no ser posible, se debe solicitar al ordenador de gasto competente, la sustitución de apropiaciones previa aprobación de vigencias futuras por parte del Concejo municipal.

1.22. Cada vez que se realice cambio en la designación de supervisión de un contrato, elaborar en dos ejemplares de idéntico tenor el formato aprobado para el efecto, el cual se entregará a la unidad de contratación y al nuevo supervisor designado.

1.23. Hacer control a los riesgos, reporte de su materialización y la toma de decisiones cuando ocurran, con el fin de evitar alteraciones a la ejecución del contrato.

1.24. Publicar en el contrato electrónico, en formato PDF, de los mencionados informes de supervisión que acrediten la ejecución contractual, los cuales deben contener:

1.24.1.Número de contrato 1.24.2.Objeto

1.24.3.Nombre o razón social del contratista 1.24.4.Plazo de ejecución

1.24.5.Período certificado en el informe

1.24.6.Descripción pormenorizada de las actividades que acrediten la ejecución del contrato

(bienes, servicios u obras recibidos) 1.24.7.Nombre, cargo y firma del supervisor. 1.24.8.Los demás que se requieran

Para efectos de la solicitud de publicación de los informes y dependiendo del objeto del contrato, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. Contratos, órdenes de compra o cartas de aceptación con recursos por parte del municipio (excluidos los contratos de obra): Se deberá remitir el informe en la misma periodicidad en que se realicen los pagos del contrato.

2. Contratos de Obra: En estos contratos, el interventor deberá elaborar y remitir el informe al supervisor de su contrato, quien adelantará la publicación a la que se refiere el presente manual, con la misma periodicidad de presentación de las actas parciales de ejecución de obra.

3. Comodatos: Para los contratos de comodato se deberán presentar dos (2) informes, así:

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i) Informe inicial en el cual conste la entrega o recibo de los bienes dados en comodato. ii) Informe final en el cual se acredite la devolución de los mismos.

Artículo 95º. - Calidades del Supervisor e Interventor. El alcalde establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de supervisor. Igualmente establecerá las condiciones que deberán tener el contratista y/o el personal propuesto para el cumplimiento de las labores de interventoría. Podrán ser supervisores los servidores públicos que ocupen cargos del nivel profesional o de superior jerarquía de la planta de personal del municipio, cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio. Igualmente, quienes tengan conocimientos específicos o la experticia necesaria relacionada con el objeto del contrato.

Artículo 96º. - Desempeño de la Supervisión y la Interventoría. Por regla general, las funciones de supervisión e interventoría no serán concurrentes en relación con un mismo contrato. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

Artículo 97º. - Principios que rigen la supervisión y la interventoría. Sin perjuicio de los principios generales de la Contratación Estatal, la supervisión y la interventoría desarrollarán su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

1. Cooperará con el Municipio y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

2. Velará por la debida ejecución contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados.

3. Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.

4. Responderá por los resultados de su gestión.

5. Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato.

6. Mantendrá permanente comunicación con el contratista y las autoridades del Municipio.

7. Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

8. Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

9. Informar en oportunidad a su supervisor sobre las gestiones transaccionales del contrato electrónico que deban adelantarse en el contrato objeto de interventoría tales como las modificaciones contractuales mínimo con 3 días de anticipación, además de garantizar la completitud del expediente electrónico y la publicación de los documentos de ejecución cumpliendo los principios de la contratación pública en el contrato vigilado.

Artículo 98º. - Funciones del supervisor e interventor. Los supervisores e interventores ejercerán las funciones que señala la Ley y el reglamento y además las que a título enunciativo se describen a continuación. Para el caso del interventor, en el correspondiente

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contrato se indicarán cuáles de las siguientes funciones serán ejercidas en desarrollo del contrato.

1. Funciones administrativas

1.1. Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que se requiera a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

1.2. Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión o interventoría a su cargo.

1.3. Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

1.4. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

1.5. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato, de tal forma que el Municipio intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

1.6. Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma a la dependencia correspondiente.

1.7. Coordinar con las dependencias del municipio que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

1.8. Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y postcontractual.

1.9. Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

1.10. Xxxxxxx, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

1.11. Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.

1.12. Procurar que por causas atribuibles al municipio no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, no se rompa el equilibrio financiero del contrato.

1.13. Xxxxxxxxx y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

1.14. Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución.

1.15. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

1.16. Garantizar por la completitud del expediente electrónico en la plataforma del SECOP II

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2. Funciones técnicas

2.1. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar según el caso la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

2.2. Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

2.3. Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones Justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

2.4. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

2.5. Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

2.6. Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y poscontractual o en los requerimientos que para el efecto formule la dependencia interesada.

2.7. Velar por el cumplimiento de las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y postcontractual.

2.8. Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.

2.9. Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad o particular facultado para ello, y someterlos a la aprobación de la Secretaría encargada del contrato.

2.10. Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al Municipio de los equipos, elementos y documentos suministrados por la entidad; y constatar su estado y cantidad.

2.11. Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato.

2.12. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

2.13. Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

2.14. Las demás que correspondan o se estipulan en el contrato.

3. Funciones financieras

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		Fecha	10/07/2023
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3.1. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.

3.2. Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del Municipio que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados, así como aprobar o rechazar el plan de pagos en el contrato electrónico.

3.3. Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

3.4. Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.

3.5. Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

3.6. Xxxxx por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

3.7. Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.

3.8. Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente.

3.9. Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista.

3.10. Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y postcontractual.

3.11. Las demás pactadas en el contrato o estipulados en la ley y el reglamento

4. Funciones de carácter legal

4.1 Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.

4.2 Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al Municipio, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

4.3 Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.

4.4 Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.

4.5 Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

4.6 Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

4.7 Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.

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4.8 Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o proyectar dicha liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.

4.9 Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

4.10 Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

4.11 Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

4.12 Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de pre inversión como requisito, para iniciar la de inversión.

4.13 Informar al alcalde las circunstancias y hechos que considere afecta la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas.

4.14 Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.

Artículo 99º. - Prohibiciones de los supervisores e interventores. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría, o esté incurso en alguna conducta contemplada en el código disciplinario vigente. A los supervisores e interventores les está prohibido:

1. Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

2. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

3. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

4. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

5. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

6. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

7. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos al contrato.

8. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

9. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

10. Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del municipio, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Municipio.

11. Las demás establecidas en la ley, el reglamento y el presente manual.

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Artículo 100º. - Oportunidad para designar el supervisor o interventor. La supervisión podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo requiera. La participación del supervisor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la designación del supervisor y la contratación del interventor deberá hacerse con anterioridad a la suscripción del acta de inicio, dado que son estos quien deberán suscribirla conjuntamente con el contratista.

Artículo 101º. – Actas. En desarrollo de la supervisión o la interventoría de los contratos, el supervisor e interventor deberá suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio, entre otras las siguientes:

1. Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.

2. Actas de solicitud de modificación, adición, prórroga, aclaración de las prestaciones contratadas.

3. Actas de inicio.

4. Actas de suspensión.

5. Actas de reinicio.

6. Actas de terminación.

7. Actas de liquidación.

8. Las demás que correspondan

Artículo 102º. - Actividades y procedimientos a cargo del supervisor e interventor. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, según lo dispuesto en los numerales anteriores, los supervisores e interventores deberán ajustarse a los procedimientos establecidos en la Ley y el reglamento, así como a los que a continuación se mencionan:

1. Autorizar el inicio de la ejecución contractual, previamente se verifique que se encuentren satisfechos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

2. Comunicar por escrito al ordenador del gasto y a la Secretaría General- Unidad de Contratación el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista, cuando no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de interventoría o supervisión, a fin de que se evalúe la situación. En la comunicación respectiva, el interventor o supervisor describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando, si es del caso, el tipo de daños sufridos por el incumplimiento , así como su cuantía. En caso de que el tipo de daños y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación, el interventor o supervisor deberá presentar un estimativo aproximado.

3. Tramitar y autorizar los pagos a favor del contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las demás condiciones previstas legalmente.

4. Verificar el cumplimiento de los requisitos requeridos para el desembolso del anticipo o pago anticipado, según corresponda.

5. Verificar la correcta inversión del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto y garantizar su amortización.

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6. Los demás que legalmente correspondan.

Artículo 103º. - Deberes de los supervisores del contrato una vez finalizado el plazo

1. Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado y de los demás amparos y garantías requeridos para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

2. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y la suma a cotizar.

3. Elaborar y remitir a la Unidad de Contratación el informe final sobre la ejecución del contrato, en el cual se consignará lo siguiente:

3.1. Plazo del contrato

3.2. Valor del contrato, incluyendo sus adiciones y/o modificaciones.

3.3. Consolidado de las actividades realizadas y/o bienes entregados por el contratista en virtud de la ejecución del contrato.

3.4. Relación de pagos realizados, señalando el periodo o factura y el valor.

3.5. Balance económico del contrato

3.6. La calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento.

4. Remitir al competente contractual la solicitud de liberación del saldo de contrato de aquellos que por ley no requieran liquidarse, acompañada del formato mencionado en el numeral anterior, quien lo remitirá al jefe de la Secretaría de Hacienda para efectuar las liberaciones presupuestales correspondientes, las cuales serán comunicadas al supervisor o interventor del contrato en un término no mayor a diez (10) días hábiles.

5. Una vez recibida la comunicación de la Secretaría de Hacienda, el supervisor o el interventor del contrato solicitará por escrito a la Unidad de Contratación la terminación, liquidación del contrato según corresponda.

Artículo 104º. -Deberes especiales de los supervisores referentes a la liquidación. Una vez finalizada la ejecución de los contratos que requieran liquidación y tramitados todos los pagos, el interventor o supervisor, solicitará al competente contractual por escrito su liquidación, para lo cual deberá:

1. Proyectar el Acta de Liquidación.

2. Xxxxxxx y suscribir el Acta de Liquidación.

3. Devolver a la Unidad de Contratación el acta debidamente suscrita en un término no superior a diez (10) días.

Artículo 105º. -Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos.

En los contratos en los cuales se hayan estipulado garantías como estabilidad de obra, calidad

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de los bienes y/o servicios, salarios y prestaciones sociales, calidad del servicio, la responsabilidad del supervisor del contrato cesará una vez vencidos los términos de las garantías estipuladas en el contrato.

Una vez vencidas las garantías el supervisor deberá dejar constancia de tal situación e informará a la Unidad de Contratación para que se proceda a realizar el cierre del expediente del Proceso de Contratación garantizando la completitud del expediente electrónico.

En la etapa de liquidación de los contratos, el supervisor del contrato deberá exigir al contratista la ampliación de aquellos amparos de la garantía referidos a obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato.

Artículo 106º. -Administrar las controversias y la solución de conflictos derivados de los procesos de contratación. En los eventos que el supervisor y/o interventor determinen que el contratista se encuentre presuntamente incumpliendo con las obligaciones pactadas en el contrato correspondiente, deberá solicitarle por escrito las razones o causas del presunto incumplimiento y conminar al cumplimiento de dichas obligaciones.

Cuando se verifique que las razones aducidas por el Contratista no son argumento suficiente para justificar el incumplimiento, y se constate que las mismas no obedecen a circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, sino por el contrario a la conducta negligente o poco previsible de él, el supervisor deberá presentar al Competente Contractual un informe completo de esta situación, con los debidos soportes donde se evidencie de forma clara los hechos presuntamente constitutivos de incumplimiento contractual, con el fin de iniciar el proceso administrativo sancionatorio que haya lugar, ya sea para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento siguiendo el procedimiento establecido en Ley, para lo cual el Ordenador del Gasto remitirá la documentación relacionada con el incumplimiento a la Unidad de Contratación, atendiendo las siguientes reglas:

1. El jefe de la unidad de contratación citará al contratista a una audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y anunciará las normas o cláusulas posiblemente transgredidas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

En la citación se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que deberá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendiendo la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

2. En desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, anunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente transgredidas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

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3. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al contratista, al representante legal del contratista o a quien lo represente y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la Entidad.

4. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la Entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia.

La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

5. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, podrá suspender cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

6. El municipio podrá terminar el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

TÍTULO 2 DISPOSICIONES FINALES

Artículo 107º. -Los procesos y procedimientos no previstos en el presente Manual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

Artículo 108º. - Marco legal. Las normas y documentos que rigen la gestión contractual en el Municipio de La Calera Cundinamarca, se pueden consultar en línea, así como en las diferentes circulares emitidas para temas específicos por Colombia Compra Eficiente.

Artículo 109º. - Documentos técnicos. En la gestión contractual es importante observar los documentos técnicos que rigen para las Entidades Estatales, en especial las que a título enunciativo se indican a continuación.

1. Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

2. Guía para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación.

3. Buenas Prácticas de Transparencia en la Gestión Contractual.

4. Pliegos tipo que determine la Ley y el Gobierno nacional.

5. Manuales de procesos y procedimientos vigentes.

6. Circular Única Externa de Colombia Compra Eficiente y demás guías expedidas por Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces.

7. Las circulares emitidas por el Municipio de La Calera.

8. Los demás que apliquen

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Artículo 110º. - Documentos asociados. Se pueden consultar en la página web xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, el cual contiene los diferentes modelos, mapas de procesos, circulares, conceptos, guías, documentos, anexos, formatos y demás documentos inherentes a los procesos contractuales.

Artículo 111º. - Vigencia del manual y mecanismos de reforma. La vigencia de este Manual, su edición, publicación actualización, reforma, derogación, renovación y ajustes se realizará de conformidad con la guía que para el efecto expida Colombia Compra eficiente o entidad rectora que corresponda.

Artículo 112º. - Responsable del documento. El responsable de su edición, publicación, aplicación, actualización y ajustes es el Secretario General y de Gobierno o quien haga sus veces.