Contract
1. OBJETIVO
Establecer la gestión del supervisor y/o interventor del contrato y fijar el alcance de su responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y control técnico, administrativo, financiero, jurídico y contable sobre la ejecución y cumplimiento de los contratos suscritos por la ADRES, cuando requieren conocimientos especializados, con el fin de propender por la eficacia y eficiencia administrativa en materia contractual.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la designación comunicación al supervisor o interventor del perfeccionamiento del contrato o la suscripción del acta de inicio de ejecución contractual cuando aplique, incluyendo la etapa de su liquidación y hasta el cierre del expediente contractual de acuerdo con la tipología del contrato, sin embargo, si dentro de los procesos de auditoria se requiere del acompañamiento del supervisor o interventor, la Entidad lo requerirá para lo de su competencia
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
✓ Supervisor y/o interventor del contrato, convenios u órdenes de compra que suscribe la Directora Administrativa de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud ADRES.
✓ Grupo Interno de Gestión de Contratación de la Dirección de Administrativa y Financiera de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.
4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El Supervisor asume las responsabilidades y ejerce las funciones y/o actividades establecidas en las normas vigentes, en el Manual de Contratación de la ADRES, la Guía para el ejercicio de la supervisión e interventoría y gestión de pagos plataforma del Secop y Tienda Virtual del Estado Colombiano vigentes.
El supervisor designado deberá verificar y hacer un continuo seguimiento a los riesgos establecidos para el contrato, convenio u orden de compra con la finalidad de evitar o alertar en el evento de que uno de ellos se materialice.
La GUÍA PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Y GESTIÓN DE PAGOS PLATAFORMA
DEL SECOP Y TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO - GCON-GU02 es complemento integral del presente procedimiento.
Las actividades descritas en el presente procedimiento no se ejecutan estrictamente en el orden cronológico o secuencial que aquí se describe, sino de acuerdo a los eventos propios de la ejecución y supervisión contractual o convencional.
5. REQUISITOS LEGALES
Requisito | Directriz de cumplimiento |
Constitución Política | Artículos. 6, 123, 124, y 209 (Responsabilidad de los servidores públicos). |
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. | Artículo 4: De los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales. - |
Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.” | Disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. |
Ley 678 de 2001 “Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición” | Artículo 2: Acción de Repetición o llamamiento en garantía |
Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos” | Aplica toda la disposición legal |
Decreto Ley 4170 de 2011 “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura”. | (…) Artículo 2°. Objetivo de la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–. La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, como ente rector, tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos decompras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado (…) |
Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y | Capítulo VII. Disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública. Artículos 82 y s |
sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.” | |
Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”. | Artículos 2.2.1.1.1.2.1, 2.2.1.1.2.1.3., 2.2.1.2.1.2.19., 2.2.1.2.4.2.7., y 2.2.4.1.1.5.4. |
Ley 1952 de 2019 “Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el Derecho Disciplinario.” | ARTÍCULO 54. Faltas relacionadas con la Contratación Pública. (…) 6. No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. (…) |
Lineamientos de Colombia Compra Eficiente. “Manuales, Guías y documentos tipo sobre supervisión e interventoría” | Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales. |
Principios orientadores de la función de Supervisión e Interventoría (Primacía del interés general, Imparcialidad, Buena fe, Moralidad, Responsabilidad, Transparencia, Celeridad, Eficacia, Eficiencia, Economía, Publicidad, entre otros) |
6. DEFINICIONES
Acta de liquidación del contrato: Documento que se produce al momento del cumplimiento del término contractual para la ejecución del contrato, convenio u orden de compra con sujeción a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012
Adición del Contrato: Modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución, con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, el cual no podrá ser superior al 50% expresado en SMLMV. Sin perjuicio de lo anterior, en los contratos de interventoría el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de la misma, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. La adición, debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993. A efectos del trámite se debe consultar el numeral 3.10 Modificaciones Contractuales del Manual de Contratación.
Cesión del Contrato: Es la posibilidad de trasladar la titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por tanto las mismas obligaciones del contratista inicial. La cesión requiere la autorización escrita del representante legal de la entidad
Se debe tener presente que los contratos son intuito persona, de manera que, si no se acepta la cesión, ésta no operará y el contratista continuará obligado con la ejecución del objeto contratado. A efectos del trámite se debe consultar el numeral 3.10 Modificaciones Contractuales del Manual de Contratación
CCE: Colombia Compra Eficiente.
Cierre del Expediente contractual: Actividad mediante la cual se deja constancia del cierre del expediente del proceso de contratación una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad, mantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o cuando existan salvedades en el acta de liquidación.
GIGC: Grupo Interno de Gestión de Contratación de la ADRES
Informe de cumplimiento de avance de obligaciones contractuales y pago: Formato interno que soporta el pago del contratista, en el cual se detallan las obligaciones, actividades desarrolladas, y/o productos entregados, en un periodo determinado de ejecución contractual. El informe debe ser revisado y firmado por el supervisor y/o interventor y estar subido en la plataforma SECOP II o TVEC para proceder al respectivo pago.
Informe final de cumplimiento: Formato interno que soporta el pago final de contrato en el cual se detalla el porcentaje total de cumplimiento, ejecución presupuestal y obligaciones del mismo, este debe ser firmado por el supervisor y/o interventor y estar subido en la plataforma SECOP II o TVEC para proceder al respectivo pago.
Interventoría: Seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría1.
Suspensión del Contrato: Es la posibilidad legal de interrumpir transitoriamente y por un término claramente determinado la ejecución del contrato, convenio u orden de compra. Siempre se requiere la existencia de una razón que justifique la suspensión y dejarse constancia por escrito. A efectos del trámite se debe consultar el Manual de Contratación. En consecuencia, el Supervisor y/o Interventor, según el caso, deberán solicitar al Contratista el ajuste de las garantías respectivas.
Supervisión: Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando no se requieren conocimientos especializados se ejerce por la misma entidad estatal. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo a través de los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión.
Supervisor: El servidor público designado por el ordenador del gasto que lleva a cabo el seguimiento integral que debe hacer la Entidad Estatal a la ejecución de un contrato para asegurar que cumpla con su propósito. La supervisión debe encomendarse a una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato.
Terminación Anticipada del Contrato: Es la posibilidad contractual de terminar el contrato antes del cumplimiento de su plazo o ejecución de su objeto (puede ser unilateral o de común acuerdo). Requiere el análisis del supervisor y/o Interventor, según el caso y la aprobación del Ordenador del Gasto. Siempre debe constar formalmente en un documento suscrito. A efectos del trámite de terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes se debe consultar el del Manual de Contratación de la Entidad.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
No | Actividad | Descripción de la Actividad | Responsable | Registro |
1 | Designar el supervisor del contrato . | La designación de los supervisores de los contratos/convenios/órdenes de compra corresponde al ordenador (a) del gasto, previa recomendación de la dependencia requirente El supervisor inicia su actuación a partir de la fecha en que recibe la comunicación (correo electrónico institucional o gestor documental) de su designación y ejercerá sus actividades durante el término del contrato/convenio/orden de compra, incluida la etapa de su liquidación y cierre del expediente contractual. Para la designación del respectivo supervisor, se tendrá en cuenta que dicho servidor sea una persona idónea y competente, es decir que tenga la formación profesional y la experiencia técnica en las actividades a supervisar. Para tal efecto, el Gestor de Operaciones y/o Contratista designado xxx XXXX, solicitará mediante correo al Jefe de la dependencia requirente, confirmación respecto del funcionario que ejercerá las labores de supervisión de los contrato, convenios u órdenes de compra suscritas por la ADRES. Una vez conocido lo anterior, el líder del proceso solicitará al perfil técnico o asistencial xxx XXXX, la preparación de la comunicación interna de designación a través del Sistema de Gestión Documental de la Entidad. Agotado lo anterior, se tramitará la firma del documento por parte del (la) ordenador (a) del gasto, una vez suscrito el técnico o asistencial xxx XXXX remitirá la comunicación al líder del proceso, para la comunicación a la supervisión. | Jefe de la dependencia requirente Gestor de Operaciones y/o Contratista designado xxx XXXX Técnico o asistencial xxx XXXX Ordenador (a) del Gasto | Correo electrónico de la solicitud de designación de supervisión al Jefe de la dependencia solicitante Correo de respuesta Comunicación interna de designación de supervisión mediante Sistema de Gestión Documental |
2 | Comunicar la designación de supervisión | El Gestor de Operaciones y/o Contratista designado xxx XXXX, mediante correo electrónico remitirá al supervisor designado, la copia de la comunicación de designación. | Gestor de Operaciones y/o Contratista designado xxx XXXX | Correo electrónico con copia de la comunicación de designación |
3 | Estudiar y apropiar el contrato, convenio u orden de compra sobre el que ejercerá la supervisión, así como las herramientas o instrumentos de supervisión. | El supervisor deberá conocer a nivel de detalle, el contrato objeto de la supervisión, así como los documentos que de él forman parte. Así mismo, deberá conocer y acatar las herramientas o instrumentos dispuestos por la Entidad para facilitar la labor de supervisión, sin perjuicio de las publicadas para consulta por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en su web: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/ | Supervisión y/o interventor | No aplica |
4 | Suscribir acta de inicio, generar y efectuar el seguimiento al cronograma, cuando aplique1 | Son insumos de este procedimiento: • Contrato electrónico suscrito y aprobado por las partes en SECOP ll. • Orden de Compra aprobada para el caso de Adquisición por Tienda Virtual del Estado Colombiano. • Pólizas aprobadas en SECOP II. (Para el caso de Adquisición por Tienda Virtual del Estado Colombiano, se debe verificar que el Acuerdo Marco de Precios lo contemple). • Registro presupuestal RP expedido. • Comunicación de notificación de designación de supervisión del contrato. Dependiendo del bien que se vaya a adquirir o del servicio que se vaya a prestar, y según las estipulaciones contractuales previamente pactadas, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (firma del contrato por las partes ADRES-Contratista) y ejecución (ARL, Pólizas, RP según aplique) el supervisor y/o interventor deberá proyectar el Acta de inicio del contrato, convenio u orden de compra (según aplique) cuando así haya quedado estipulado en el contrato. En los contratos que requieran la realización de varias actividades durante su plazo de ejecución, deberá aprobar o elaborar junto con el contratista, los respectivos cronogramas de ejecución del objeto contractual (en caso de haberse pactado). Las actividades anteriormente descritas se efectúan con el fin de llevar un control efectivo y eficaz de la ejecución contractual, atendiendo a lo estipulado en la etapa precontractual. | Supervisor y/o interventor del contrato Contratista | Formato GCON- FR28 Acta de inicio. Cronograma de la ejecución del contrato, en caso de que aplique. |
5 | Establecer parámetros iniciales para la ejecución del contrato | Una vez suscrita el Acta de Inicio, la supervisión convocará una reunión inicial con el contratista con el fin de definir los mecanismos para el desarrollo de la supervisión y para facilitar el cumplimiento del objeto contractual o convencional, dicha reunión podrá celebrarse de forma concomitante a la firma del Acta de Inicio o con posterioridad a ella El supervisor realizará las gestiones pertinentes con el Grupo de Gestión Administrativa y Documental para la | Supervisión y/ o interventor Gestor de Operaciones y/o contratista de la DGTIC | Acta de Reunión Correo electrónico de solicitud. |
1 Previo al inicio de las siguientes actividades, les precede los siguientes procedimientos: 1. Contratación Directa, 2. Mínima Cuantía, 3. Selección abreviada, 4. Concurso de Méritos, 5. Licitación Pública, y 6. Adquisición por Tienda Virtual del Estado Colombiano.
creación del usuario del Sistema de Gestión Documental, y con la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y las Comunicaciones para la creación del usuario, correo electrónico, ingreso a la red y si se requiere asignación de equipo de cómputo. Socializar los aspectos generales de la entidad según aplique. | ||||
6 PC | Xxxxxxxxx reuniones de seguimiento y control de la ejecución del contrato. | Descripción de la Actividad En el ejercicio de la vigilancia, control y seguimiento al contrato, además de lo que allí se establezca, el supervisor y/o interventor cuando lo considere conveniente adelantará las reuniones necesarias para propender por el cumplimiento de los términos fijados. En estas reuniones se revisarán los avances y/o cumplimiento de la entrega de productos conforme se pactó en el contrato, se podrá revisar y recibir los informes que le corresponde presentar al contratista, y se harán las observaciones o solicitudes a que haya lugar. En el caso de requerir que los entregables sean avalados por otras dependencias o funcionarios, se dejará constancia de esta situación en el acta que se suscriba y se fijará la fecha máxima dentro de la cual se pondrá el producto a consideración de la instancia respectiva, la cual deberá pronunciarse por escrito Descripción del punto de control El registro de la supervisión se efectuará a través del Formato de Informe de Supervisión, - GCON –PR-08 el cual se generará con la misma periodicidad en que se autoricen los desembolsos o pagos al contratista. Cuando el acuerdo contractual no genere erogación presupuestal, este informe se realizará de manera mensual. Determinar si el contrato o convenio se está cumpliendo por el Contratista de acuerdo con lo establecido en el mismo ¿Producto de las reuniones de seguimiento se evidencia un posible incumplimiento? SI: En caso de que el contrato esté cursando normalmente, continúa con la siguiente actividad. NO: Cuando producto de las reuniones de seguimiento y control de la ejecución del contrato, se evidencie un posible | Supervisor y/o interventor del contrato Contratista | Actas de seguimiento y control de la ejecución contractual Formato de Informe de Supervisión, - GCON –PR-08 |
incumplimiento, se deberá continuar con las actividades del punto 9. Nota: En ningún caso, y en ninguna circunstancia, el supervisor y/o interventor de un contrato puede realizar aprobaciones y/o modificaciones al contrato que le correspondan al ordenador del gasto, sea por escrito, electrónica o verbalmente. Nota: En caso de evidenciar la necesidad de llevar a cabo alguna modificación contractual, continuar con el Procedimiento de Modificaciones Contractuales -GCON- PR09 del cual, una vez se ha ejecutado, se reciben los siguientes insumos para continuar la ejecución del presente procedimiento: • La modificación contractual suscrita y aprobada • El Registro Presupuestal RP expedido y cargado en el SECOP II, cuando se trata de Cesión de contrato, adición y Prorroga, Terminación Anticipada, Suspensión y Reanudación. • La garantía aprobada en SECOP II cuando se trata de Cesión de contrato, Prorroga, Adición y Prorroga, Suspensión y Reanudación.En caso contrario, continuar con la siguiente actividad | ||||
7 | Elaborar informe de supervisión y revisar el(los) informe(s) de cumplimiento del contratista | El supervisor y/o interventor debe revisar los informes de actividades de los contratistas en la periodicidad pactada dentro del contrato convenio u orden de compra, en el Formato GCON-FR01 Informe de Cumplimiento de Avance de Obligaciones Contractuales y Pago, de los bienes, servicios o productos contratados, y demás soportes de gestión (documentales, y aportes al SGSSS), de tal manera que correspondan a lo realmente pactado en el contrato. De igual manera, la verificación se hará extensiva a los soportes documentales de la gestión durante el período a cobrar por parte del contratista y a la verificación de la matriz de riesgos del contrato con la finalidad de establecer y monitorear que los riesgos allí estructurados no se materialicen. Para que el supervisor y/o interventor del contrato pueda revisar dichos soportes, el contratista cargará los soportes documentales digitalizados en formato comprimido, nombrando el archivo de forma tal que permita la verificación del período de actividades a acreditar en el numeral 7 “ejecución del contrato” del expediente electrónico del SECOP II, específicamente en la sección denominada “Documentos de ejecución del contrato”. | Supervisor y/o interventor del Contrato Contratista | GCON-FR01 Informe de Cumplimiento de Avance de Obligaciones Contractuales y Pago Soportes documentales digitalizados en formato comprimido |
En todo caso, el pago al contratista debe ser efectuado de acuerdo con lo pactado en la cláusula de forma de pago y en cumplimiento de los procedimientos y requisitos establecidos por el Grupo de Gestión Financiera Interna para el pago de cuentas. | ||||
8 PC | Autorizar factura / Cuenta de cobro | Descripción de la Actividad Cada vez que se requiera se debe autorizar factura / Cuenta de cobro. Descripción del Punto de Control Para revisar la cuenta de cobro y/o factura cargada por el contratista en la plataforma del SECOP II, con el fin de aprobar los pagos que sean pertinentes, el supervisor y/o interventor, deberá ingresar al expediente electrónico, y dirigirse al numeral 7” Ejecución del contrato” sección “Plan de Pagos”, identificar el período o número de cuenta a aprobar o rechazar. ¿Resultado de la revisión el supervisor y/o interventor, observa una inconsistencia en la documentación y/o información carga en la plataforma? SI: Cuando producto de la revisión de la documentación soporte de la cuenta de cobro, se evidencie en la plataforma del SECOP II, que la documentación no se encuentra acorde, el supervisor y/o interventor en la opción “detalle”, procederá a rechazar la cuenta. Pasa actividad 7 NO: En caso de que la documentación soporte de la cuenta de cobro cargada en la plataforma, se encuentra relacionada con la ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor podrá dar trámite al pago de la factura y/o cuenta de cobro, para lo cual deberá dar clic a la opción de “detalle”, allí se desplegará un cuadro de diálogo que contiene la información de la cuenta, así como los documentos anexos, para aprobar. Esta aprobación deberá realizarse en la periodicidad pactada, con el fin de que haya correspondencia entre la realidad contractual y los pagos autorizados y pagados. NOTA: La actividad de aprobación en la plataforma del SECOP II, es irreversible, por lo que la verificación de la cuenta debe realizarse con antelación a la aprobación en Secop. | Supervisor y/o interventor Contrato | Cuenta de cobro y/o factura, GCON-FR01 Informe de Cumplimiento de Avance de Obligaciones Contractuales, constancias de los pagos realizados al Sistema de Seguridad Social Integral y demás documentos anexos aprobados o rechazados en SECOP II |
Así mismo, corresponde a la supervisión efectuar seguimiento con el fin de que el Grupo de Gestión Financiera Interna, marque como pagadas las facturas o cuentas de cobro según corresponda. La aprobación es requisito indispensable para que el Grupo de Gestión Financiera Interna realice las gestiones pertinentes a las órdenes de pago. | ||||
9 | Solicitar de inicio de debido proceso por posible incumplimiento de las obligaciones contractuales | Viene de la actividad No. 6 Cuando, como resultado del seguimiento a la ejecución contractual realizada, se detecte un presunto incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales, el Supervisor deberá requerir al contratista por correo electrónico o mediante comunicación para que: • Explique y/o aclare el presunto incumplimiento y/o • Efectúe las medidas correctivas a que haya lugar en el término solicitado o acordado con el Supervisor | Supervisor y/o interventor del Contrato | Correo electrónico de la solicitud o, Comunicación externa |
10 PC | Xxxxxxxx y evaluar la respuesta del contratista y/o verificar el cumplimiento de las medidas correctivas | Descripción de la Actividad Analizar y evaluar la respuesta del contratista y/o verificar el cumplimiento de las medidas correctivas Descripción del Punto de Control Una vez recibida la respuesta el supervisor analizará las respuestas, explicaciones con el fin de determinar sin son procedentes y satisfactorias. ¿Resultado de la revisión el supervisor y/o interventor, evidencia observa una inconsistencia en la respuesta dada por el contratista? SI: En caso de que la documentación soporte, se encuentra conforme, continua con la siguiente actividad 11. NO: Cuando producto de la revisión de la respuesta dada por el contratista, se evidencia inconsistencia el supervisor procederá a devolver dicha respuesta, se devuelve a la actividad 9. | Supervisor y/o interventor | Respuesta del Contratista Informe de supervisión |
11 | Solicitar inicio del Proceso administrativo sancionatorio. | Si la respuesta o explicación del contratista no justifica el presunto incumplimiento, o si las medidas correctivas no fueron atendidas en los términos previstos, el supervisor y/o interventor, deberá preparar el Informe Técnico de Supervisión Inicio Proceso Administrativo Sancionatorio - GCON-F14. El Informe de que trata este punto no se limita a lo anteriormente enunciado, puesto que el supervisor y/o interventor puede complementarlo con la información que considere conveniente. | Supervisor y/o interventor | Informe Técnico de Supervisión Inicio Proceso Administrativo Sancionatorio - GCON-F14. |
El informe deberá ser remitido al Ordenador del Gasto, acompañado del oficio donde solicite el inicio de la actuación administrativa, junto con todos los soportes de las actuaciones surtidas, que serán el sustento de la actuación administrativa si a ello hay lugar. | ||||
12 | Solicitar las modificaciones contractuales a las que haya lugar | De acuerdo con el seguimiento a la ejecución contractual realizada, se identifican las necesidades de modificación del contrato, convenio u orden de compra, para garantizar su cumplimiento, y en caso de que se requiera, la supervisión enviará comunicación interna para la aprobación del (la) Ordenador (a) del Gasto, la modificación contractual a la que haya lugar de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Modificaciones Contractuales GCON-PR09. | Supervisor y/o interventor Contratista | Comunicación interna de solicitud de autorización de modificación |
13 | Elaborar y suscribir informe final de supervisión | El informe final de supervisión será suscrito por el supervisor y/o interventor y el contratista en el Formato GCON-FR02 «Informe de cumplimiento y pago final» una vez cumplido el plazo de ejecución. En este formato se debe relacionar todos los aspectos relevantes del contrato, indicando el porcentaje de cumplimiento, productos entregados (si aplica), ejecución presupuestal, modificaciones durante su ejecución entre otras. El propósito de esta actividad es verificar y establecer que las obligaciones pactadas en el contrato se hayan cumplido en su totalidad con base en lo estipulado desde la etapa precontractual. Corresponde a la supervisión o interventoría contractual según corresponda, remitir el informe de supervisión al GIGC, con el fin de que forme parte del expediente del contrato, convenio u orden de compra y ordenar el pago final al contratista (según aplique) de acuerdo con lo pactado en la cláusula de forma de pago y los procedimientos y requisitos establecidos por el Grupo de Gestión Financiera Interna para el pago de cuentas. Este documento GCON-FR02 Informe de cumplimiento y pago final firmado, además de ser la salida de este procedimiento, es el insumo para el Procedimiento de Liquidación Contractual. | Supervisor y/o interventor del Contrato Contratista | GCON-FR02 Informe de cumplimiento y pago final firmado |
14 | Proyectar y acompañar en la liquidación | Vencido el plazo de ejecución del contrato, convenio u orden de compra (según aplique) el supervisor o interventor, según corresponda, preparará el Acta de Liquidación en el formato dispuesto por la ADRES para tal efecto, y solicitará acompañamiento Gestor de Operaciones y/o Contratista designado xxx XXXX en dicha etapa. | Supervisor y/o interventor Gestor de Operaciones y/o Contratista | Proyecto de acta de liquidación GCON-PR10 Comunicación de solicitud acompañamiento jurídico |
En todo caso, corresponde a la supervisión y/o interventoría, cumplir con los requisitos y documentos exigido en el procedimiento de Liquidación contractual GCON-PR10 | designado xxx XXXX | |||
15 | Cierre del expediente contractual | Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes se deberá dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación, la cual será elaborada por el Técnico o asistencial xxx XXXX, para lo cual verificará que todos los informes, pagos y demás documentación correspondiente se encuentren debidamente publicados, en el evento en que se tenga alguna inquietud sobre el diligenciamiento de los documentos en la plataforma, solicitará la respectiva explicación al Supervisor y/o jefe de la dependencia solicitante. Una vez se cuente con la constancia de cierre del expediente contractual por parte de la Coordinadora xxx XXXX, procederá a publicarlo en la plataforma del SECOP I o II según corresponda. Finaliza el procedimiento | Técnico o asistencial xxx XXXX Coordinadora del Grupo Interno de Gestión de Contratación Supervisión y/o interventor Jefe de la dependencia solicitante | Constancia de cierre del expediente, publicado en la Plataforma del SECOP I o II según corresponda. |
CONTROL DE CAMBIOS | |||
Versión | Fecha | Descripción del cambio | Asesor del proceso |
01 | 08 xx xxxxx de 2018 | Versión y publicación inicial | Xxxxxx Xxxxxxx Gestor de Operaciones OAPGR |
02 | 29 de noviembre de 2019 | Actualización del procedimiento de acuerdo con la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas V4 del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. | Xxxxxx Xxxxxxx Gestor de Operaciones OAPGR |
03 | 10 xx xxxx de 2021 | Ajustado a los controles y riesgos del proceso GCON | Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Gestor de Operaciones OAPGR |
04 | 27 de octubre de 2021 | Se ajustaron actividades, objeto, alcance del procedimiento. | Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx - Gestor de Operaciones OAPGR |
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN | ||
Elaborado por: | Revisado por: | Aprobado por: |
Grupo Interno de Gestión de Contratación | Xxxx Xxxxx Xxxxx de los Xxxx. Coordinadora Grupo Interno de Gestión de Contratación | Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Directora Administrativa y Financiera |