PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE TRABAJOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TÉCNICO Y ARTÍSTICO

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE TRABAJOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TÉCNICO Y ARTÍSTICO

La Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, prevé en su artículo 83 que distintos órganos de la Universidad puedan celebrar contratos con personas físicas o jurídicas, entidades públicas o privadas, u otras Universidades, para la realización de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, así como para el desarrollo de enseñanzas de especialización o actividades específicas de formación.

En este sentido, los Estatutos de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx recogen la posibilidad de realizar los mencionados contratos en su artículo 160, en términos similares a la mencionada Ley, y el artículo 169 e) establece que corresponde a la Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación (OTRI) “promover y gestionar la transferencia de los resultados de la investigación científico-técnica, contratando en nombre de la Universidad los correspondientes trabajos, efectuando por cuenta de los investigadores cuantos actos y gestiones fueran precisos”.

A fin de desarrollar las posibilidades de colaboración con la sociedad, y proyectar las capacidades del Profesorado universitario se aprueba el 23 de noviembre 2004 por Consejo de Gobierno la Normativa para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, la cual a través de un procedimiento ágil, asegura al mismo tiempo el cumplimiento de las prescripciones legales.

En cumplimiento de la Disposición Adicional Primera de la mencionada Normativa, ha sido elaborada la presente Guía de Procedimiento que pretendemos que sirva de ayuda al profesorado en la tramitación de un contrato y a las distintas unidades que intervienen en el proceso.

GUÍA DEL PROFESOR/A PARA LA CONTRATACIÓN DE TRABAJOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TÉCNICO Y ARTÍSTICO

1. Contacto y negociación

2. Procedimiento de autorización y formalización

2.1 Procedimiento ordinario

2.2 Procedimiento simplificado

2.2.1 General: contratación de cuantía inferior a 3.000 euros

2.2.2 Servicio técnico repetitivo homologado

2.3. Encargo interno

2.4. Adenda/Prórroga del contrato/convenio específico

2.5. Participación en contrato/convenio específico de otras instituciones

3. Normativa

FASES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

En el proceso de contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico se pueden distinguir tres fases fundamentales, que intentaremos definir de forma clara y precisa:

1. Contacto y negociación

2. Tipos de contratos

3. Procedimiento de autorización y formalización

4. Normativa

1. CONTACTO Y NEGOCIACIÓN

El contacto con la empresa/entidad es una fase crucial en el proceso de contratación que se puede iniciar de tres formas:

1. La empresa/entidad demandante contacta directamente con la OTRI para que le identifique el grupo de investigación especializado para la realización de un proyecto de investigación o trabajo concreto. Este contacto puede ser vía telefónica, por correo electrónico o mediante una reunión. El primer paso que dará el técnico de XXXX será consultar el catálogo virtual de la oferta científica-técnica de la UPO: UPOtec (enlace: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/). A partir de la búsqueda se identificará uno o varios grupos de investigación de perfil adecuado para la realización del trabajo demandado. Una vez seleccionado el grupo de investigación y aceptado la petición del trabajo, entraremos en la fase de negociación.

2. El/la profesor/a contacta con la OTRI para identificar una empresa/entidad que colabore en el desarrollo de un proyecto concreto. En el sistema de información de la OTRI: SIGO se encuentran todas las colaboraciones hasta ahora realizadas con empresas/entidades. Una vez seleccionadas las más adecuadas se les remitirá la oferta por parte del grupo. Si dentro del sistema de información no encontráramos ninguna empresa que acepte el desarrollo del proyecto, habría que buscarla por otros medios como podría ser Internet, o bien bases de datos especializadas por sectores. Si la búsqueda ha sido exitosa iniciaremos la fase de negociación.

3. La empresa/entidad y el/la profesor/a contactan directamente y acuerdan el objeto de la colaboración. El/la profesor/a se pondrá en contacto con la OTRI para recibir asesoramiento técnico en la negociación de las condiciones.

Una vez establecido el contacto, se deberá negociar con la empresa/entidad las condiciones en las que se va a desarrollar la colaboración, cómo concretar la propuesta del contrato y todas aquellas dudas que puedan surgir en el procedimiento interno de la Universidad. Es recomendable que la OTRI participe como asesor en este proceso, o bien sea consultada por el/la profesor/a encargado/a de la negociación ante las dudas que le puedan surgir. En esta fase de negociación de las partes, si la información que pudieran intercambiarse las partes fuera sensible o delicada, sería conveniente firmar un acuerdo de confidencialidad

2. TIPOS DE CONTRATOS

Diferenciaremos los siguientes tipos de contratos para la realización de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, Según el tipo de trabajo a realizar, se utilizará el modelo de contrato/convenio correspondiente:

1. Contrato de investigación, desarrollo o innovación

2. Contrato de asesoramiento técnico y apoyo científico

3. Contrato de prestación de servicio

4. Convenio específico de colaboración

1. Contrato de I+D+i: Consiste en la realización por parte de la universidad de un proyecto de I+D a petición de una empresa/entidad, que supone la generación de un nuevo conocimiento o de una innovación. Este tipo de contrato es de medios y no de resultados, puesto que la obligación principal del profesor/a es el desarrollo de una actividad, dado que la obtención del resultado depende de factores ajenos a la voluntad del que lo presta. El contrato de investigación tiene trascendencia a la hora de determinar el clausulado acerca del seguimiento del proyecto, confidencialidad, difusión de los resultados, propiedad industrial/intelectual, explotación de los resultados o aportaciones de las partes al proyecto.

1. Contrato de I+D colaborativa: Aquella I+D en la que dos o más socios participan en el diseño del proyecto, contribuyen a su implementación y comparten el riesgo y los resultados de la misma. Se entiende que los socios son del ámbito empresarial y/o del ámbito público de I+D. Existen programas públicos que financian esta I+D.

2. Contrato de I+D competitiva: Actividad de investigación y/o desarrollo experimental con financiación pública o privada distribuida mediante convocatoria pública. Especialmente aquellas convocatorias con evaluación externa e independiente de la entidad convocante.

2. Contrato de asesoramiento científico-técnico, incluye trabajos de asesoría, consultoría, dictámenes, diseño y la formación específica, por parte de profesores especializados, prestados contra un precio a solicitud de la empresa o entidad pública y que no necesariamente generan conocimiento científico o tecnológico nuevo.

3. Contrato de servicio: Consiste en la realización de análisis, ensayos, peritajes, trabajos estandarizados, repetitivos o rutinarios

4. Convenio de colaboración específico: esta denominación se suele utilizar cuando el convenio se suscribe con entidades de derecho público, aunque la categoría jurídica primaria es contrato, se puede denominar de otras formas: acuerdo, convenio, pacto, consorcio…Esta denominación de convenio de colaboración específico es correcta cuando el objeto de la colaboración es compartido y de interés común por las partes, cuando ambas partes contribuyen en recursos a la ejecución del objeto, y cuando la propiedad de los resultados es compartida.

Entre las cuestiones a negociar destacamos las siguientes:

a) Objeto del contrato/convenio. Debe ser lo más concreto posible no pudiendo aceptarse objetos de carácter general.

b) Plan de trabajo. Se debe especificar en un anexo técnico al contrato/convenio el proyecto que se va a ejecutar, en el que se debe detallar las actividades a realizar, las personas que participarán en las mismas y los plazos de entrega de los resultados deben estar especificados claramente, para evitar posible incumplimiento del contrato debido a malas interpretaciones entre el profesor/a y la empresa.

c) Duración y renovación. Se estimará lo que convenga pero teniendo en cuenta que las obligaciones contraídas en el contrato no pueden implicar, de hecho, la constitución de una relación estable. Se estima que un contrato y sus prórrogas no deben exceder los 5 años aproximadamente.

d) Xxxxxx acordado y condiciones de pago. Según el Marco Comunitario sobre Ayudas Estatales de Investigación y Desarrollo e Innovación (DOCE 30/12/2006), el importe del contrato debe fijarse en base al precio xx xxxxxxx, más un margen de beneficio razonable. Para calcular el presupuesto se deben tener en cuenta los costes totales: costes por horas de dedicación del personal de la universidad, la amortización de equipos durante la duración del contrato, más los costes de ejecución, incluyendo en su caso, los costes de contratación de personal (costes patronales + sueldo).

La fijación del precio es muy importante a la hora de negociar la titularidad de un resultado patentable, pues la empresa tendrá prioridad de registrar la patente si cubre los gastos totales del proyecto.

Por otro lado, hay que tener en cuenta otros costes para la elaboración del presupuesto, los porcentajes detraídos a favor de la universidad y aquellos impuestos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones fiscales (IVA, IRPF en caso de retribuciones). Se recomienda, antes de acordar el precio, hacer una estimación sobre el impreso de memoria económica.

e) Confidencialidad y propiedad industrial o intelectual. Dependiendo del objeto del contrato/convenio esta cuestión será de mayor o menor relevancia, de cualquier forma en los modelos de contrato/convenio se regula de forma general.

En algunos casos, puede ser muy conveniente, la firma de un acuerdo de confidencialidad entre las partes, previo a las negociaciones.

En cuanto a la titularidad de los resultados obtenidos como consecuencia de la actividad realizada corresponderá a la universidad salvo que en el contrato se establezca una adscripción distinta.

En cualquier caso, se deberá acordar con la empresa/entidad, que los profesores participantes podrán hacer uso de los resultados derivados de la ejecución del contrato/convenio ellos para su propia docencia e investigación.

3. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN

3.1. PROCEDIMIENTO ORDINARIO

1. El/la profesor/a responsable deberá cumplimentar el impreso de autorización para contratos/convenios, con el que deberá obtener el VºBº de su Departamento, Centro de Investigación o Instituto Universitario para desarrollar el trabajo objeto del contrato/convenio, quien otorgará la compatibilidad con las obligaciones docentes e investigadoras. Este impreso deberá estar acompañado del compromiso de participación de los profesores de la del Departamento/Centro/Instituto que colaboren en dicho trabajo, y del desglose de la propuesta económica. El/la profesor/a deberá adjuntar al impreso de solicitud de autorización, los datos necesarios para la redacción del contrato/convenio, entre los que se incluirán los datos de contacto de la empresa/entidad que solicita el trabajo.

2. La OTRI redactará el borrador del contrato/convenio, lo enviará al profesor/a para su revisión antes de enviárselo a la empresa/entidad para su conformidad. En el caso de que la empresa/entidad prefiera su modelo de contrato/convenio, la OTRI tendrá que solicitar un informe de legalidad del mismo a los Servicios Jurídicos de la Universidad, en caso de que no sea favorable, se revisarán las recomendaciones de los Servicios Jurídicos con la empresa/entidad tratando de llegar a un acuerdo en las cláusulas que lo requieran.

3. Una vez obtenido el VºBº del Departamento, Centro de Investigación o Instituto Universitario, éste se entregará en la OTRI que dará su conformidad dando constancia de dicha entrega en la oficina y que abrirá el oportuno expediente con el inicio del procedimiento interno.

4. La OTRI en base al expediente del contrato/convenio tramitará los informes favorables del Vicerrector de Investigación y TT, Gerente y la autorización expresa del Rector al profesor/a y equipo investigador, para la realización del trabajo y la firma del contrato, en el caso de que el profesor/a firme el contrato, en este caso, la fecha del contrato no podrá ser anterior a la fecha de la autorización expresa del Rector.

5. Finalizada la fase de autorizaciones previas, el contrato/convenio se firmará como mínimo por duplicado, siendo un ejemplar para la entidad contratante y otro para la UPO, que será custodiado en la OTRI, junto con el expediente completo. El/la profesor/a responsable y a los profesores colaboradores se les facilitará copia del original.

Una vez firmado el contrato/convenio se procederá a la facturación por parte del Área de Contabilidad e Ingresos, por las cantidades y en las fechas que se establezcan en la correspondiente cláusula del contrato/convenio y enviará a la OTRI copia de las facturas emitidas. En caso de que las condiciones de pago esté condicionada la entrega de algún informe en sus distintas fases, el profesor/a deberá comunicar a la OTRI que ha hecho entrega de dicho informe y que por tanto se puede emitir la factura.

6. Cuando el profesor/a haya sido informado por parte del Área de Investigación de la orgánica al que está sujeto el contrato, podrá empezar a utilizar los fondos del contrato. Si los gastos se han efectuado mediante facturas, se utilizará el impreso de memoria justificativa, si se tratan de retribuciones se tendrá que ordenar el pago mediante nota de gasto; y si se tratan de viajes y dietas será mediante comisión de servicio. La justificación de los gastos se gestionará en el Área de Investigación.

7. Ejecutado el contrato/convenio, el profesor/a responsable remitirá a la OTRI una copia del informe final entregado a la entidad/empresa contratante. Si no se contemplara en el contrato/convenio la realización de informe final, únicamente se remitirá comunicación de la finalización de los trabajos, mediante nota de entrega de trabajos anexa al contrato.

3.2. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO

3.2.1 General: contratación de trabajos de cuantía menor a 3.000 euros.

De acuerdo a lo dispuesto en el art. 20.1 de la Normativa de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, Para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, con personas físicas o jurídicas, entidades públicas o privadas, u otras universidades, siempre y cuando las cuantías de la contratación de trabajos no supere los 3.000 euros (IVA no incluido), se podrá seguir un procedimiento simplificado de tramitación, en el que se podrá sustituir la firma del contrato por una hoja de pedido o encargo de trabajo.

1. La empresa/entidad y profesor/a deberán cumplimentar los datos de la hoja de encargo de trabajo, en la que se detallan el objeto del trabajo, al profesor/a a quién se le encarga, la aceptación de las condiciones y formas de pago del trabajo, ésta deberá ser firmada por duplicado, uno para la empresa/entidad y otro para la OTRI

2. El profesor/a responsable del trabajo, deberá solicitar la autorización a su Departamento, Centro de Investigación o Instituto Universitario, mediante el impreso correspondiente, al que se le deberá adjuntar la hoja de encargo firmada por la empresa/entidad

3. El profesor/a trasladará a la OTRI la hoja de encargo firmada, junto con la autorización de su Departamento, Centro de Investigación o Instituto Universitario, el compromiso de participación en el trabajo firmado por todos los participantes y la memoria económica. La OTRI dará constancia de dicha entrega y abrirá el oportuno expediente con el inicio del procedimiento interno.

4. La OTRI en base al expediente del contrato simplificado tramitará los informes favorables del Vicerrector de Investigación y TT, Gerente y la autorización del Rector.

5. Una vez finalizada la fase de autorización, el Área de Contabilidad e Ingresos será la encargada de la facturación por las cantidades y en las fechas que se establezcan en la hoja de encargo, y enviará a la OTRI copia de las facturas emitidas. En caso de que las condiciones de pago estén condicionada la entrega de algún informe en sus distintas fases, el profesor/a deberá comunicar a la OTRI que ha hecho entrega de dicho informe y que por tanto se puede emitir la factura.

6. Ejecutado el encargo, el profesor/a responsable comunicará a la OTRI la finalización de los trabajos, mediante una nota de entrega firmada por la empresa/entidad.

3.2.2. Contratación de un servicio técnico repetitivo homologado

De acuerdo con el art. 20.2 de la Normativa para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, podrán regularse por el procedimiento simplificado los servicios técnicos repetitivos siempre que estén homologados como tales por el Vicerrector de Investigación y TT.

1. El profesor/a responsable cumplimentará la solicitud de homologación del servicio técnico repetitivo y la entregará en la OTRI, quien le dará traslado al Vicerrector de Investigación y TT

2. El Vicerrector de Investigación y TT comprobará que el servicio cumple con todos los requisitos necesarios para su homologación en cuyo caso autorizará la homologación.

3. La OTRI incluirá para su difusión el nuevo servicio técnico en el Catálogo de Servicios Tecnológicos de la Universidad, excepto que por razones justificadas el responsable del servicio técnico no acepte su inclusión.

4. Una vez obtenida la homologación del servicio técnico repetitivo, el profesor/a responsable podrá solicitar la autorización con carácter general de la prestación de servicio técnico homologado a su Departamento, Centro de Investigación o Instituto Universitario, que puede ser previa al encargo de trabajo, si no fuera así, se tramitaría como cualquier contrato de prestación de servicio.

5. Por otra parte, la OTRI tramitará los informes favorables y autorización necesarios de carácter general, de tal modo, que cuando llegue una solicitud del trabajo mediante la hoja de encargo, acompañada de la memoria económica, sólo habría que tramitar el VºBº del Gerente.

Si los servicios homologados comprometiesen recursos de infraestructura científica de un Centro de Investigación, será necesario el VºBº del Centro afectado.

6. La OTRI trasladará una copia del expediente al Área de Contabilidad e Ingresos, junto con la solicitud de emisión de factura y generación de crédito, para la facturación a la empresa/entidad que solicita el trabajo, por las cantidades y en las fechas que se establezcan en la correspondiente hoja de encargo y enviará la factura a la OTRI para su incorporación en el expediente.

7. Ejecutado el trabajo, el profesor/a responsable comunicará a la OTRI la finalización de los trabajos, mediante nota de entrega firmada y sellada por la empresa/entidad.

3.3. ENCARGO INTERNO

La modalidad de encargo interno permite que un órgano de gobierno, departamento, área, grupo de investigación o profesor, solicite los servicios de un profesor/a o de un equipo de investigación, a cargo de la orgánica de un proyecto, contrato o presupuesto de la universidad, que no requiera factura, mediante el impreso de encargo interno, en el que se especifica las condiciones del encargo.

1. Una vez recibida la solicitud del encargo por el profesor/a, deberá entregarla en la OTRI junto con la autorización del Departamento y la memoria económica.

2. La OTRI dará traslado del expediente a los órganos competentes hasta obtener la autorización del Rector. Si la ejecución del trabajo comprometiese recursos de infraestructura científica de un Centro de Investigación, será necesario el Vº Bº del Centro afectado.

3. Finalizada la fase de autorización, la OTRI traslada una copia del expediente al Área de Presupuesto acompañando la solicitud de trasvase de orgánica.

3.4. ADENDA/PRORROGA DE CONTRATO/CONVENIO

De acuerdo con el art. 9 de la Normativa para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, podrán realizarse la modificación, resolución y prórroga de contratos una vez suscritos.

1. El profesor/a cumplimentará la solicitud de adenda/prórroga, especificando la modificación de la/s cláusula/s establecidas. En caso de incremento o disminución del importe, deberá acompañar la solicitud con la memoria económica, y en caso de aumento de número de profesores participantes en la prórroga, necesitará la autorización de su departamento y el compromiso de participación firmado.

2. Si en la prórroga sólo se amplia el periodo de ejecución, la OTRI dará traslado del expediente al Rector, quien tendrá que autorizar la prórroga si excede el 20% de la duración prevista.

3. Si se incrementa o disminuye el importe económico del contrato, la OTRI solicitará el VºBº del Gerente y del Rector, según corresponda. Una vez autorizado, se procederá a la firma de la adenda o prórroga, una vez firmado por los mismos firmantes que firmaron el documento inicial, la OTRI enviará expediente completo al Área de Contabilidad e Ingresos para la emisión de las facturas correspondientes.

3.5 PARTICIPACIÓN EN CONTRATOS DE OTRAS UNIVERSIDADES

De acuerdo con el art. 11 de la Normativa para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, los profesores de la UPO podrán participar en contratos de otras Universidades o Centros Públicos de Investigación.

1. En el caso de que la participación en un contrato/convenio de otra universidad no haya implícito gastos de ejecución en la UPO, el profesor/a de la UPO solicitará al Departamento el VºBº para la compatibilidad que entregará en la OTRI junto con un impreso de participación debidamente cumplimentado para solicitar el VºBº del Vicerrector de Investigación y TT. Una vez obtenido le facilitaremos un original al profesor/a para que lo entregue en la otra Universidad. En este caso, el profesor/a podrá cobrar en su cuenta bancaria retribuciones con cargo del contrato/convenio, que tendrá que tramitar la otra universidad.

2. En caso de que la participación lleve implícito gastos de ejecución, habrá que firmar un contrato en el que se establezcan las condiciones del compromiso de participación, el importe necesario para desarrollarlo. En este caso, la solicitud de VºBº deberá incluir una memoria económica. Esta última irá sin IVA, puesto que será la universidad responsable quien declare el IVA, en cuanto a los costes indirectos cada universidad los aplicará sobre la cantidad que le corresponda. El profesor/a podrá cobrar retribuciones en su cuenta bancaria personal.

3. En algunas universidades es necesario tramitar una subcontratación por los servicios prestados por el profesor/a de su universidad, en el que se incluye un contrato entre Universidades, que incluye facturación con su correspondiente IVA y los costes indirectos.

4. NORMATIVA

• Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (artículos 68 y 83), modificada por la Ley 4/2007 de 12 xx xxxxx.

• Ley 14/2011, de 1 xx xxxxx, de la Ciencia, Tecnología y la Innovación.

• Ley 2/2011, de 4 marzo, de Economía Sostenible

• Estatutos de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, aprobados por Decreto 298/2003 de 21 de octubre y modificados por Decreto 265/2011, de 2 xx xxxxxx (artículos: 160, 161, 195 f) , 209, 210)

• Real Decreto 1086/1989, de 28 xx xxxxxx, sobre Retribuciones del Profesorado Universitario. Modificado por los Reales Decretos: 1949/1995, de 1 de diciembre, 74/2000, de 21 de enero y 1325/2002, de 13 de septiembre.

• Real Decreto 1930/1984, de 10 de octubre, –modificado por el Real Decreto 1450/1989, de 24 de noviembre-

• Real Decreto 2515/1986, de 21 de noviembre, que regula las condiciones y límites de trabajos de investigación en Centros públicos a tiempo parcial.

• Normativa para la contratación de trabajos de carácter científico, técnico o artístico. Aprobada el 23 de noviembre 2004 por Consejo de Gobierno de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx

• Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de Incompatibilidades del Personal al Servicio de las Administraciones Públicas.