Asunto: Invitación para adherirse al Contrato Marco No.0039 Servicios de Publicidad Exterior.
Medellín, junio 10 de 2021
Asunto: Invitación para adherirse al Contrato Marco No.0039 Servicios de Publicidad Exterior.
1. Información General.
La Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA requiere la contratación de una red de proveedores que presten servicios de publicidad exterior, tales como vallas y avisos publicitarios en pequeño, mediano y gran formato, así como los demás servicios complementarios que sean apalancadores de las estrategias de posicionamiento y visibilidad de la marca COMFENALCO ANTIOQUIA.
Los proponentes deben estar en la capacidad de brindar los servicios solicitados en el departamento de Antioquia, debido al alcance regional que tiene la Caja, cumpliendo con la normatividad legal vigente establecida por cada municipio para el manejo y utilización de los espacios públicos para publicidad exterior.
Dentro del alcance de este contrato se podrán realizar las siguientes actividades:
a. Administración mensual xx xxxxxx publicitarias de propiedad de COMFENALCO ANTIOQUIA, manteniendo al día todos los pagos que se deriven de esto (estructuras de los elementos, pago de impuestos, seguros, pago arrendamientos en predios privados, mantenimientos, garantías, entre otros)
b. Gestión por parte del proveedor para ubicación de nuevas estructuras requeridas por COMFENALCO ANTIOQUIA, ya sea para instalación desde cero o porque el proveedor las tenga disponibles dentro de su infraestructura.
c. Cambio e instalación xx xxxxx, incluyendo impresión en pequeño, mediano y gran formato, para las campañas publicitarias solicitadas por COMFENALCO ANTIOQUIA.
d. Ofrecer Servicios complementarios como:
• Vallas digitales o electrónicas
• Hombres valla
• Pasa calles
• Vallas de acercamiento o mini vallas
• Entre otros adicionales
Para el efecto, COMFENALCO ANTIOQUIA tendrá una red de proveedores bajo el esquema de contrato marco de adhesión con suscripción de contratos específicos individuales, con las personas jurídicas que expresamente acepten las condiciones del contrato marco, mediante carta dirigida al Representante Legal de la Corporación y que cumplan con los requisitos enunciados en este documento, según valoración del equipo interdisciplinario definido por COMFENALCO ANTIOQUIA.
Los contratos específicos suscritos con cada adherente tendrán un valor simbólico para la expedición correspondiente de las garantías que se soliciten para estos servicios. Dicho valor será de cien ($100.000.0000) millones de pesos.
No obstante, se realizarán procesos de cotización para cada servicio requerido, de acuerdo con las necesidades de la Caja.
Esta convocatoria no genera obligatoriedad para con los adherentes, COMFENALCO ANTIOQUIA se reserva el derecho de realizar su proceso de selección basado en los criterios internos y confidenciales que determine importantes.
La carta de aceptación entregada por los interesados en adherirse al Contrato Marco 0039 no genera obligatoriedad para COMFENALCO ANTIOQUIA toda vez que el perfeccionamiento de la relación contractual se surte cuando se han cumplido los siguientes requisitos:
a) La entrega de la carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el contrato marco suscrita por el Representante Legal debidamente autorizado para comprometer a la entidad interesada en participar.
b) El cumplimiento de los requisitos que lo habilitan para adherirse al contrato marco definidos por COMFENALCO ANTIOQUIA en este documento de invitación.
c) La suscripción del Contrato Marco No. 0039 Servicios de Publicidad Exterior por parte del interesado en adherirse al mismo.
d) La comunicación, a consideración de COMFENALCO ANTIOQUIA, de la “Aceptación de la Oferta y Formalización del Contrato”.
e) El adherente entiende y conoce que la aceptación de las condiciones y términos del Contrato Marco 0039 así como la comunicación de la “Aceptación de la Oferta y Formalización del Contrato específico” lo habilita como proveedor, sin embargo, se realizarán procesos de cotización para cada servicio requerido.
2. Procedimiento para adherirse al Contrato Xxxxx
La persona jurídica interesada en adherirse al presente Contrato Xxxxx deberá aceptar expresamente las condiciones del Contrato Marco No.0039 y acreditar el cumplimiento de los términos y requisitos establecidos en esta carta de Invitación, así: FASE I Adhesión al Contrato Xxxxx y la FASE II Solicitud de Cotización y Selección de EL CONTRATISTA.
2.1. Presentación de la carta de aceptación y requisitos de contratación.
La persona jurídica interesada en adherirse al Contrato Xxxxx No.0039 deberá presentar la carta de aceptación de los términos y condiciones en el formato anexo a la presente invitación (ANEXO 2), suscrita por su representante legal, quien deberá estar debidamente autorizado para comprometer a la entidad, en especial, en aquello relacionado con el objeto definido en el Contrato Xxxxx.
La carta de aceptación deberá ir acompañada de los siguientes documentos:
2.1.1. Documentos a entregar
• Anexo 1. Contrato Marco de Adhesión No.0039 Servicios Publicidad Exterior
• Anexo 2. Formato carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el Contrato Marco No.0039
• Anexo 3. Formato de experiencia
• Anexo 4. Cobertura elementos propios
• Anexo 5. Portafolio
• Anexo 6. Formato de declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés.
• Anexo 7. Carta de aceptación código de Ética - SST
• Anexo 8. Certificado de pago de seguridad social.
Esta invitación a adherirse no genera obligatoriedad con los proponentes que presenten propuestas. COMFENALCO ANTIOQUIA se reserva el derecho a realizar el proceso de selección basado en los criterios internos y confidenciales que consideren importantes.
El adherente entiende y conoce que la aceptación de las condiciones y términos del Contrato Marco No.0039 así como la comunicación de la “Aceptación de la Oferta y Formalización del Contrato” lo habilita como proveedor, sin embargo, se realizarán procesos de cotización para cada servicio requerido.
2.1.2. Documentos que deben ser adjuntados a la carta de aceptación:
• Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a 1 mes.
• Copia del acto que faculta al Representante Legal para comprometer a la persona jurídica a contratar.
• Fotocopia de la cedula del representante legal.
• Registro Único Tributario (RUT).
• Certificación bancaria.
• Certificación del Revisor Fiscal sobre el cumplimiento del Sistema de Seguridad Social Integral.
COMFENALCO ANTIOQUIA podrá verificar la información contenida en los documentos aportados por los oferentes y escoger de manera aleatoria cualquiera de ellos para ser verificado. En caso de considerarlo podrá solicitar aclaración respecto al contenido de estos.
2.2. Presentación intención de adherirse.
La carta y los requisitos para adherirse, deben ser presentados de forma digital al correo de xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx, con copia a xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx y xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Observación importante: El peso máximo de los correos debe ser 10 Megas, en caso de superar dicho peso se debe enviar la documentación en varios correos (con numeración) o realizar el envío por Wetransfer.
2.3. Evaluación de requisitos y notificación al interesado.
El estudio y verificación de las propuestas se harán con base en su contenido. Sin embargo, COMFENALCO ANTIOQUIA se reserva el derecho de verificar la información suministrada y de descalificar aquellas propuestas que, a su juicio, contengan información inexacta, falsa o que no haya podido ser verificada por los medios usuales.
Para la verificación de las solicitudes de adhesión se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
Concepto | Calificación |
Verificación de la Capacidad Jurídica | Cumple o No Cumple |
Análisis de la capacidad financiera | Cumple o No Cumple |
Habilitación SST | Cumple o No Cumple |
Análisis de la Capacidad Técnica | Cumple o No Cumple |
2.3.1. Verificación de la Capacidad Jurídica
Consiste en el concepto de cumplimiento emitido por el Departamento de contratación de COMFENALCO ANTIOQUIA basado en la revisión de la totalidad de los documentos presentados por la persona natural o jurídica que desea adherirse, de acuerdo con los requerimientos de esta invitación y a las disposiciones legales vigentes. La verificación de la Capacidad jurídica no asigna puntaje.
Son documentos objeto de la evaluación jurídica los siguientes:
• Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés: La persona jurídica deberá adjuntar un documento suscrito por el Representante Legal en el que se manifieste que no existe entre él como persona natural, los miembros de su Junta Directiva o de cualquier integrante de su empresa, ningún vínculo o parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil con alguno de los Miembros del Consejo Directivo, con el Director Administrativo, con los Directivos y funcionarios ni con la Revisoría Fiscal de COMFENALCO ANTIOQUIA, que le impida adherirse al Contrato Marco No.0039 y suscribir el contrato específico individual, en acatamiento a la prohibición establecida en el artículo 7 de la Ley 21, Artículo 23 de la Ley 789 y los estatutos de esta Corporación.
• Carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el Contrato Xxxxx: La carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el contrato marco suscrita por el representante legal de la persona jurídica debidamente autorizado para comprometer a la entidad interesada en participar, la cual deberá indicar el nombre o razón social, el nombre y cargo del contacto responsable por la propuesta, su dirección electrónica (e-mail), número de teléfono y fax.
• Certificado de existencia y representación legal: El certificado que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica deberá ser presentado con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario en relación con la fecha en que se presente la carta de aceptación.
• Autorización para presentar aceptar, presentar la propuesta y suscribir contrato respectivo: En el caso que el Representante Legal, conforme a los estatutos, no tenga facultades para contraer obligaciones en forma autónoma a nombre de la misma, deberá presentar copia del acta ó certificación en que conste la autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General
de Socios que lo autorice para suscribir el respectivo contrato específico individual en caso de ser aceptado.
• Copia de la cedula del representante legal: El interesado en adherirse deberá presentar copia de la cédula del representante legal que suscribe la carta de aceptación.
• Registro Único Tributario – RUT: El proponente deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN.
• Certificación Bancaria: El proponente deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria.
• Certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social: La persona jurídica que solicita adherirse al Contrato Marco No.0039 deberá adjuntar a la carta de aceptación la certificación xx xxx y salvo aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales firmada por el Revisor Fiscal o el Representante Legal, según el caso, donde informe que se encuentra al día en pago aportes de parafiscales y al sistema de Seguridad Social.
2.3.2. Análisis de la capacidad financiera
• Balance y estado de pérdidas y ganancias de los tres últimos años. Para empresas con cifras expresadas en moneda extranjera, suministre las tablas de cambio de su moneda local respecto al peso colombiano al final de cada año fiscal.
• Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal
• Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público
2.3.3. Habilitación SST
Consiste en el concepto de cumplimiento emitido por el Departamento de Gestión Laboral, en cabeza del área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COMFENALCO ANTIOQUIA basado en la revisión de la totalidad de los documentos presentados con la propuesta, de acuerdo con los requerimientos contenidos en este documento y en las disposiciones legales vigentes.
Requisitos Generales, los cuales debe adjuntar:
1. Estándares Mínimos Resolución 0312 del 2019 (anual) Autoevaluación
Certificado de la ARL (60% de cumplimiento)
2. Persona Responsable del SG-SST
Curso 50 horas Vigente (3 años después curso 20 horas) Licencia de SST Vigente (Indefinido)
3. Pago de Seguridad Social y Parafiscales Vigente (Anual)
4. Matriz de Elementos de Protección Personal (EPP)
5. Matriz de Identificación de Peligro, Evaluación y Valoración del Riesgo (IPEVR)
La habilitación SST NO asigna puntaje, solo habilita la propuesta para las evaluaciones técnica y económica.
2.3.4. Análisis de la Capacidad Técnica
Consiste en la evaluación de la entrega de los requerimientos definidos en este documento:
• Anexo 3. Experiencia de la empresa: El adherente debe presentar tres certificados de experiencia que tengan relación con el objeto del presente contrato. Se aceptan certificaciones de contratos vigentes y en ejecución.
Para los contratos vigentes y/o en ejecución, se debe aportar la certificación correspondiente y/o copias de los contratos.
Las certificaciones y/o actas de liquidación deben contener como mínimo la siguiente información:
Nombre de la Empresa y NIT Objeto del contrato.
Valor del contrato. Plazo.
Fecha de inicio.
Fecha de terminación.
Fecha de expedición de la certificación.
Nombre, cargo y contacto de quien expide la certificación.
• Anexo 4. Cobertura con elementos propios: En este anexo se debe diligenciar el listado de los espacios en el departamento de ANTIOQUIA, donde cuentan con estructuras propias (vallas, avisos, entre otros que apliquen para el objeto de este Contrato) Este listado es de carácter informativo.
• Anexo 5. Portafolio: Presentar el portafolio de productos y servicios de la empresa.
2.4. Perfeccionamiento de la relación contractual y comunicación de la “Aceptación de la Oferta y Formalización del Contrato”
La presentación de la carta de aceptación de los términos y condiciones del Contrato Marco No.0039 y el cumplimiento de requisitos exigidos en la presente convocatoria obligan al proponente habilitado a ofrecer, en virtud del Contrato Marco, Servicios de publicidad exterior.
El adherente entiende y conoce que la aceptación de las condiciones y términos del Contrato Marco No.0039 así como la comunicación de la “Aceptación de la Oferta y Formalización del Contrato específico” lo habilita como proveedor, sin embargo, se realizarán procesos de cotización para cada servicio requerido.
3. Dudas e inquietudes
Cualquier inquietud sobre el particular será atendida en el correo
xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx y Xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx