Contract
PROCESO CONTRATACIÓN | Código: CON-MA-01 | |
Versión: 04 | ||
MANUAL DE CONTRATACION, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCION CONTRACTUAL. | Fecha Aprobación: 23/10/2017 | |
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MANUAL DE CONTRATACION, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCION CONTRACTUAL
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL DE CUNDINAMARCA IDACO
ELABORO | REVISO | APROBO | |
Nombre XXXX Cargo | : XXXXXX XXXXXXX : CONTRATISTA | Nombre: XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXX Cargo :Jefe Oficina Asesora Jurídica | Nombre: XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX Cargo : Gerente General |
Fecha de 2017 | : Octubre 23 de octubre | Fecha : Octubre 23 2017 | Fecha : Octubre 23 de 2017 |
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PRESENTACION
El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca - IDACO, en cumplimiento de los preceptos legales, y siguiendo los lineamientos establecidos por el nivel central de la administración a través de La Unidad Administrativa Especial de Contratación y teniendo en cuenta la importancia que reviste poner en práctica los principios que rigen la gestión contractual pública, se permite presentar el Manual de Contratación del IDACO, el cual tiene por objeto señalar las reglas y procedimientos que regirán las contrataciones que adelante el Instituto en cumplimiento de los fines legales y constitucionales, garantizando de esta manera lo dispuesto en los artículos 209 y 267 constitucionales así como lo establecido en el estatuto general de contratación.
Se resalta que el presente manual es el producto de la adopción del modelo establecido por la Unidad Administrativa Especial de Contratación del sector central del departamento y adoptado por el Señor Gobernador mediante decreto departamental No. 389 del 31 de diciembre de 2013, el cual fue adecuado a las dinámicas propias del Instituto Departamental de Acción Comunal como entidad del sector descentralizado, con autonomía administrativa y financiera y atendiendo al proceso de reestructuración de la misma.
El presente manual hace referencia a las modalidades de selección de Contratistas, los factores que la determinan, los requisitos y demás condiciones generales para la contratación, de tal forma que se garantice el cumplimiento de los fines que busca la entidad estatal de manera ágil y eficiente, acogiendo los ofrecimientos más favorables, el aprovechamiento de los recursos públicos, la selección de contratistas idóneos, y en general protegiendo los derechos de la Entidad, del Contratista y de los terceros que intervengan.
Es importante aclarar que, el presente manual se encuentra actualizado según las disposiciones establecidas en el Decreto 1510 de 2013 y cumple con los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente en cumplimiento del artículo 160 de la citada norma, y hace parte de todos los procesos contractuales que adelanta el IDACO.
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XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Gerente General INTRODUCCION
De conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa se encuentra al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
El presente Manual está conformado por dos partes, (i) la primera de ellas contiene las reglas que conforman el manual de contratación del INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL DE CUNDINAMARCA, en adelante
IDACO y en la cual se enlistan los pasos para adelantar el proceso de contratación de acuerdo con la normatividad vigente, así como los actores que intervienen en el mismo. (ii) En la segunda parte, se establecen las reglas del manual de vigilancia y control de la ejecución contractual, en el cual se compilan las obligaciones y responsabilidades, de todos los que intervienen en los procesos contractuales, y en él se citan las normas contractuales vigentes y se relaciona un glosario de los términos que se utilizan dentro de la ejecución de los contratos, con el fin de reducir la ocurrencia de interpretaciones erróneas.
Es importante señalar que integra el presente manual la caracterización y la documentación soporte que permite la estandarización de los procesos contractuales al amparo normativo de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, Decretos Reglamentarios y las demás normas vigentes en la materia.
El manual en mención constituye una herramienta para que la selección de los contratistas, la celebración, ejecución, control y vigilancia de los contratos a que haya lugar por parte del IDACO sean el resultado de un proceso diligente y coordinado de planeación y de ejecución a cabalidad de las actividades, estudios, proyecciones y demás, enmarcado en los principios de transparencia y contratación objetiva que informan la actividad contractual del Estado.
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PARTE I
DEL MANUAL DE CONTRATACION
CAPITULO 1 ASPECTOS GENERALES.
1.1. OBJETO
El manual de contratación tiene por objeto establecer los principios, pautas y procedimientos internos, que deben ser tenidos como guía de aplicación para Ia adecuada gestión contractual del IDACO y demás asuntos inherentes a esa función desde su planeación y los procesos de contratación, celebración y liquidación de contratos de conformidad con la normatividad vigente.
Es importante advertir a todos los usuarios que la aplicación del Manual no releva a todos los operadores del mismo de la observancia de las normas vigentes y sus modificaciones.
1.2. AMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones del Manual de Contratación aplican a los procesos de gestión contractual que adelanta el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL DE CUNDINAMARCA- IDACO.
1.3. NORMATIVIDAD APLICABLE
De acuerdo con los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre el IDACO, se rigen por lo señalado en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación Pública, las Leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, Decretos Reglamentarios y las demás disposiciones legales que lo adicionen, deroguen, modifiquen o sustituyan.
En este sentido, de conformidad con lo previsto en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la Contratación Estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma. De igual forma la contratación que adelante el IDACO deberá ceñirse a las disposiciones del Estatuto Orgánico del Presupuesto, la Ordenanza 45 de 1996, el Decreto Ordenanzal 262 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, complementen o deroguen.
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1.4. ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
Asesorará la actividad contractual del IDACO la oficina asesora jurídica y el comité de contratos.
1.4.1. Comité de Contratos.
El Comité de Contratos asesorará y participará en los procesos de contratación que celebre el IDACO cuya cuantía supere el 10% de la menor cuantía de la entidad, para lo cual lo convocara el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y/o la Gerencia General. De lo cual se levantará un acta del tema tratado y será suscrita por los miembros que en ella participaron.
No será obligatoria la conformación del comité para la celebración de los siguientes tipos de contrato sin importar su cuantía:
a) Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
b) Arrendamiento.
c) Contratos y convenios interadministrativos.
El comité de contratos asesora la elaboración xxx xxxxxx definitivo de condiciones; especialmente en aspectos como requisitos habilitantes, de calificación y condiciones técnicas de los productos, bienes o servicios, estudio de costos, y en general en cualquier etapa precontractual, contractual y post contractual.
El comité de contratación del IDACO estará conformado por:
El Gerente General o quien este designe.
El Jefe de la oficina Asesora Jurídica.
El Subgerente Administrativo y Financiero.
El servidor que haya elaborado los estudios previos.
Los demás requeridos según la necesidad de la contratación y que sean invitados por el Jefe de la Oficina Jurídica.
CAPITULO 2
REGIMEN LEGAL DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERESES
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2.1. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
El régimen de inhabilidades e incompatibilidades en la Contratación Pública se encuentra previsto en normas Constitucionales y Legales.
Las inhabilidades e incompatibilidades constituyen un impedimento a la persona natural o jurídica para poder participar en procedimientos de contratación y celebrar contratos con el IDACO, que se halle incursa en alguna de las causales señaladas en la Constitución Política y la Ley especialmente las contempladas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la Ley 1474 de 2011, artículo 9 de la Ley 80 de 1993 y artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio de la cual se adicionó el literal f del numeral 2 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993.
2.2. PROHIBICIONES
En atención a lo establecido en la Constitución, la Ley y en especial las consagradas en la Ley 734 de 2002 - "Código Disciplinario Único", Los servidores públicos y contratistas del IDACO en desarrollo de los procesos de contratación, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente allí prohibidas.
2.3. CONFLICTO DE INTERÉS
Para el desarrollo de todos los procesos de contratación que adelante el IDACO, los servidores públicos y contratistas que presten sus servicios deben abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés, entendido este como toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del IDACO, los servidores públicos o contratistas. Así mismo, se considera que existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil o su socio o socios de hecho o de derecho.
2.4. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACION
En todos los procesos de contratación que se adelanten en el IDACO, se observarán los principios consagrados en la Constitución Política, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, especialmente los de Buena fe, debido proceso, primacía deI derecho sustancial sobre lo material, planeación, igualdad, anualidad presupuestal, responsabilidad, economía, celeridad, oportunidad, publicidad,
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contratación objetiva y transparencia, así como los establecidos en el Estatuto General de la Contratación Pública.
Los procesos de contratación seguirán los lineamientos establecidos para cada modalidad de contratación y los pliegos de condiciones deberán contener los requisitos necesarios para participar en los mismos, dando a los interesados reglas claras, objetivas, justas y completas que permitan la participación en igualdad de oportunidades para todos los interesados y la confección de ofrecimientos de la misma índole que aseguren la escogencia objetiva del contratista.
2.5. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN
De conformidad con el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas será del representante de la Entidad, según sea el caso.
De acuerdo con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de las actividades inherentes a la actividad contractual en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes.
2.6. PLÁN ANUAL DE ADQUISICIONES
De conformidad con la normativa vigente, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, se deberá publicar en la página Web de la entidad y en el SECOP, entre otros documentos, el plan anual de adquisiciones
El plan anual de adquisiciones es una herramienta para: a). Facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios y b). Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
La Oficina Asesora Jurídica, se encargará de la formulación con la concurrencia de las diferentes dependencias, así como del seguimiento a dicho plan.
2.7. APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Para el IDACO constituye requisito sine qua non la aplicación irrestricta deI principio de planeación entendido como instrumento mediante el cual se
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definen las políticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, señalando los elementos indispensables para la ordenada ejecución de las obras y la prestación de los servicios en un período determinado, evitando la improvisación y procurando el aprovechamiento máximo de los recursos disponibles. Para el efecto, resulta de la mayor importancia que su aplicación garantice que todas las actuaciones adelantadas por la Administración durante la actividad contractual se cumplan con eficiencia y eficacia.
Corresponde a la GERENCIA GENERAL aprobar el PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, el cual deberá ser presentado por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
La Subgerencia Administrativa y Financiera y el Asesor de la Gerencia remitirán a la Oficina Asesora Jurídica para su consolidación y revisión a más tardar el 10 de enero de cada anualidad los componentes del plan según las necesidades de la dependencia. El cual deberá tener como mínimo el siguiente contenido:
Nombre de la dependencia.
Presupuesto total – rubro.
Proyecto/banco de programas y proyectos.
Objeto a contratar.
Valor presupuestado del contrato (incluido IVA).
Valor real del contrato (incluido IVA).
Modalidad de contratación.
Causales o procedimientos.
Responsable de la elaboración del estudio previo.
Fecha de presentación de estudio previo a la oficina asesora jurídica.
Adjudicación (día/mes/año).
Suscripción (día/mes/año).
Plazo contractual.
2.8. SILENCIO ADMINISTRATIVO EN MATERIA CONTRACTUAL
En las solicitudes que se presenten en curso de la ejecución de los contratos, si la Entidad no se pronuncia dentro del término de los tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante, en virtud del silencio administrativo positivo el (o los) servidor(es) público(s) competentes para dar respuesta, serán responsables en los términos de la ley, conforme al numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y demás normas vigentes sobre la materia.
CAPITULO 3
DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
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La actividad contractual del IDACO se encuentra sujeta a los principios y reglas esenciales establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y a los principios orientadores de la función administrativa señalados en el artículo 209 de la Carta y en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas concordantes. Los delegatarios y los demás servidores que participen en dicha actividad deberán atender dichos principios.
En los procesos de contratación se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en las normas que rigen la contratación administrativa y tendrán como guía las pautas establecidas en este capítulo. Se entenderá que los trámites, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en el presente manual, serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación. Del mismo modo, con base en esas mismas normas se interpretarán y aplicarán las disposiciones que en la presente reglamentación se establece.
La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y contratación de mínima cuantía, las cuales se deberán ajustar a las reglas establecidas en la normativa vigente, justificando en cada caso la modalidad de contratación escogida.
En el marco del sistema de gestión de calidad, en desarrollo de la actividad contractual deben observarse y dar estricto cumplimiento a las normas de gestión documental y los procedimientos adoptados internamente. Igualmente los procedimientos y actos expedidos en desarrollo de la misma deben ajustarse a los formatos revisados y aprobados por el IDACO.
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TITULO I
ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.
Son etapas de la actividad contractual las siguientes:
3.1. ETAPA PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites del proceso de contratación hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.
3.2. ETAPA CONTRACTUAL. Comprende la etapa que inicia con el perfeccionamiento del contrato hasta vencido el plazo de ejecución, ya sea esta por cumplimiento del objeto contractual o por una terminación anormal o anticipada.
La etapa contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución deI contrato, y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el IDACO para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.
3.3. ETAPA POST-CONTRACTUAL. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo, unilateral por parte de la Entidad, o judicial según el caso. Dentro de la cual se presenta la oportunidad para aclarar todas las controversias que se pueden presentar entre las partes, (Contratante, Contratista y Garante), presentar las reclamaciones a que haya lugar.
Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones post contractuales.
La liquidación del contrato deberá ser proyectada por el Supervisor o Interventor del contrato, según sea el caso, y deberá ser suscrita por el Contratista y el Ordenador del Gasto.
3.1.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
La etapa precontractual comprende la elaboración de los estudios y documentos previos, así como el pliego de condiciones que soportan los procesos de contratación y las condiciones de la contratación.
La etapa precontractual debe entenderse como una etapa transversal a la totalidad de modalidades de contratación que contempla el Estatuto de Contratación Pública.
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Salvo las excepciones expresamente contempladas en la normatividad vigente sobre la materia, la etapa precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos:
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3.1.1.1. Requisitos previos al inicio del Proceso de Contratación.
El IDACO elaborará, con anterioridad al inicio del proceso de contratación, o la formulación de la invitación o a la suscripción del contrato, los documentos y estudios previos exigidos en la normativa vigente.
Para esos efectos se cumplirá con los siguientes trámites y requisitos:
3.1.1.2. Análisis del sector económico y de los oferentes.
El IDACO durante la etapa de planeación debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. Quien elabora el estudio previo deberá dejar constancia de dicho análisis.
El análisis del sector deberá cubrir tres áreas:
Análisis xx xxxxxxx.
Análisis de la demanda.
Análisis de la oferta.
En la contratación directa, el análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del proceso de contratación, particularmente las condiciones del bien o servicio y las ventajas que representa para la entidad contratar el bien o servicio con el aspirante correspondiente, la forma como se acuerda la entrega de bienes o servicios, los plazos, cantidades contratadas, forma de pago y de entrega y en general demás condiciones previstas por las partes. El análisis del sector debe permitir a la entidad estatal sustentar su decisión de hacer una contratación directa, la elección del proveedor y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.
En los procesos de contratación de mínima cuantía el alcance del estudio del sector debe ser proporcional al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el proceso de contratación.
El análisis del sector deberá elaborarse de acuerdo a los lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente los cuales se entienden integrados al presente manual
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3.1.1.3 Elaboración de los estudios y documentos previos.
El IDACO elaborará a través de la dependencia o funcionario que requiera el bien o servicio con anterioridad al inicio del proceso de contratación, o la formulación de la invitación o a la suscripción del contrato, los documentos y estudios previos exigidos en la normativa vigente.
Con los estudios previos se refleja el análisis realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, en concordancia con el plan de desarrollo, el presupuesto y el plan anual de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, así como la oportunidad y conveniencia de realizar la contratación.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el IDACO, así como la tipificación, estimación y asignación de riesgos.
Los estudios y documentos previos deberán contener el mínimo de los aspectos que señalen la normativa vigente, según la modalidad de contratación y la naturaleza del contrato, los estudios previos conllevan un trabajo que implica aspectos tales como el componente técnico, el financiero y el jurídico, además se destacan los siguientes:
1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación, de conformidad con lo establecido en el plan anual de adquisiciones del IDACO.
Descripción de la necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Opciones que existen para satisfacer dicha necesidad en el mercado.
Identificación de las distintas alternativas que existen para satisfacer la necesidad.
Si para satisfacer una necesidad existen diferentes alternativas, tanto desde el punto de vista técnico, como económico, o legal, se deberá realizar en el estudio previo un análisis de cada una de ellas precisando la conveniencia o inconveniencia de las distintas opciones.
Identificación de la alternativa más favorable para los intereses del IDACO, teniendo en cuenta razones de orden técnico, económico y legal. Se deberá identificar cuál de las diferentes alternativas
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examinadas resulta ser la más conveniente para la satisfacción de la necesidad.
Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el plan anual de adquisiciones o adelantar la inclusión de esta a través del ajuste respectivo.
Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
Identificación del objeto a contratar.
Condiciones técnicas exigidas. Se establece en relación con la naturaleza del contrato a celebrar y las condiciones particulares y concretas de cada obra, bien o servicio.
Una vez identificada la alternativa más favorable, en el estudio previo se incorporarán las condiciones y características técnicas requeridas. - Ficha técnica del bien o servicio.
Tratándose de bienes o servicios de características técnicas uniformes, cuyo proceso de contratación deberá adelantarse por conducto de subasta inversa, debe realizarse un documento que contenga las características técnicas del bien o servicio, en la cual se incluirán sus especificaciones en una ficha técnica la cual deberá contener, como mínimo:
a). La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: 1). La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el clasificador de bienes y servicios; 2). la identificación adicional requerida; 3). La unidad de medida; 4). La calidad mínima y 5). Los patrones de desempeño mínimos.
b). Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
c). Definir el contenido de cada una de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.
Identificación de la clase de contrato. Teniendo en cuenta el objeto y las obligaciones que asumirá el contratista, se identificará la clase de
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contrato que deberá suscribirse. En primer término se examinará la correspondencia del objeto y las obligaciones a las definiciones dispuestas en el artículo 32 de la ley 80 de 1993. En el evento en que no se ajuste a los tipos de contratos definidos en esta norma, se acudirá a la tipificación dispuesta en el Código Civil y Código de Comercio y en último lugar, acudiendo a la autonomía de la voluntad, se podrán establecer contratos atípicos.
Determinación de la forma de pago: Se define de acuerdo con la naturaleza del objeto contractual. La forma de pago definida debe mantener las condiciones económicas existentes al momento de la suscripción del contrato y facilitar su ejecución al contratista.
Anticipo: Es un mecanismo de excepción. Es la suma de dinero que se entrega al contratista para facilitarle el cumplimiento del objeto contractual. El anticipo no se considera pago y por tanto, no extingue las obligaciones a cargo de la entidad. En caso de considerar conveniente la entrega de un anticipo debe justificarse su entrega y pactarse la forma de amortización del mismo.
En los procesos contractuales en los que se contemple la entrega de anticipos, su manejo se sujetará según el caso, a las reglas señaladas en la normatividad vigente.
Pago anticipado: Es un mecanismo de excepción. Es la suma de dinero que se entrega al contratista en calidad de primer pago del contrato y que, por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertida libremente. En caso de considerar conveniente la entrega de un pago anticipado debe realizarse la debida justificación.
Plazo de ejecución del contrato: Estimación del término en que el contratista dará cumplimiento al objeto pactado, cumplimiento de las obligaciones principales del contrato como para las accesorias.
Autorizaciones, permisos y licencias. Se verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias, previstas en legislaciones especiales como la ambiental, por parte de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de los anteriores requisitos, éstos se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Así como el
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cumplimiento de la normativa vigente en caso de que se requiera la expropiación de inmuebles.
Acreditación de la propiedad de inmuebles en caso de que con la contratación se pretenda intervenir alguno.
Determinación de la pertinencia de la vigilancia y control a la ejecución contractual: Sin perjuicio de la obligación legal de contratar la interventoría en el caso previsto en el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el estudio previo se incorporará el análisis de la necesidad y la justificación de utilizar para el control de la ejecución del contrato el instrumento de la supervisión o de la interventoría.
Concepto precontractual favorable para gastos de inversión. Cuando el responsable de la elaboración del estudio previo requiera realizar la contratación con cargo a rubros de inversión, deberá solicitar al profesional encargado de planeación la expedición del respectivo certificado de favorabilidad.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
Se deberá referir la modalidad de selección del contratista a la que se pretende acudir. No solamente con la referencia a la normativa que la regula sino, si es el caso de la posibilidad de utilización de distintas modalidades de contratación, deberá indicarse en el estudio previo las circunstancias que motivan a utilizar a aquella que ha sido escogida.
4. Valor Estimado del contrato y la justificación del mismo.
Se debe identificar el valor estimado del contrato y la forma como éste fue determinado. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la entidad debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La entidad estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la entidad estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
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Estudio de las condiciones y precios xxx xxxxxxx. Este estudio, según el caso, se podrá realizar cumpliendo, entre otros, con los siguientes esquemas metodológicos:
i) Análisis del valor histórico. Se examinará en eventos anteriores los valores que ha cancelado el IDACO por el bien, servicio, obras o en general por la prestación que se pretende contratar. Igualmente se identificarán, si se han presentado circunstancias que hayan podido alterar los valores históricos pagados.
ii) Comparación de precios pagados por otras entidades para remunerar objetos similares teniendo en cuenta, principalmente, la información publicada en el SECOP.
iii) Solicitud de cotizaciones, las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente. Las cotizaciones se deberán solicitar a interesados que tengan condiciones para ofrecer los bienes, servicios u obra pública requeridos por Ia entidad.
iv) Se deberá realizar un análisis de la totalidad de tributos, derechos y costos que debe sufragar el contratista con ocasión de la suscripción y ejecución del contrato.
v) Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como fueron calculados para establecer el presupuesto.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
Los factores de ponderación y verificación deberán justificarse acudiendo a los criterios de proporcionalidad respecto de la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
Quien firma el estudio previo deberá analizar todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso de contratación o en la ejecución de un contrato.
Conforme lo anterior, se deben tener en cuenta entre otros los siguientes aspectos:
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a) Los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del proceso de contratación;
b) Los eventos que alteren la ejecución del contrato;
c) El equilibrio económico del contrato;
d) La eficacia del proceso de contratación, es decir, que la entidad estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el proceso de contratación; y
e) La reputación y legitimidad de la entidad estatal encargada de prestar el bien o servicio.
Dentro del contexto anterior, quien realiza el estudio previo deberá identificar, tipificar, asignar y definir la forma de mitigar los riesgos que puedan ocurrir durante el proceso de contratación o en la ejecución del contrato, a efecto de cuantificar o estimar la posible afectación de la ecuación financiera del mismo y determinar el sujeto contractual que soportará total o parcialmente, la ocurrencia xxx xxxxx previsto
7. Las garantías que la entidad estatal contempla exigir en el proceso de contratación.
Se realizará el análisis que soporte la determinación de los amparos, valores y plazos que se exigirán para la garantía, así como la pertinencia de la división de aquellas.
8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, se exige a las entidades públicas la indicación de si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas.
De conformidad con lo anterior se deberá verificar:
i) Si la entidad estatal se encuentra incluida en el acuerdo comercial.
ii) Si el valor del presupuesto oficial del proceso de contratación es igual o superior al valor a partir del cual el acuerdo comercial es aplicable.
iii) Determinar si hay excepciones aplicables al proceso de contratación.
Se encuentran excluidas de la aplicación de acuerdos comerciales, entre otras, las convocatorias limitadas a MIPYME, los contratos
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interadministrativos, las concesiones, las concesiones de obra pública, la adquisición y arrendamiento de bienes inmuebles.
En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de trato nacional, con fundamento en el principio de reciprocidad dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia.
La etapa previa de estructuración de los estudios y documentos previos, exige el esfuerzo coordinado del área técnica, administrativa, legal y misional de cada Dependencia, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, cuando, bajo qué modalidad, qué riesgos asume la entidad en la contratación, cómo se pueden mitigar esos riesgos y demás aspectos que permitan que se satisfaga en las mejores condiciones y con los más altos estándares de calidad de las necesidades establecidas.
Los documentos y estudios previos serán elaborados por personas que cuenten con la idoneidad para el efecto, de conformidad con la naturaleza del contrato a celebrar y deberán ser suscritos por los mismos.
3.1.1.4. Pliego de Condiciones.
El pliego de condiciones es un documento elaborado por el IDACO a través de la Oficina Asesora Jurídica, de acuerdo al estudio previo y las recomendaciones adoptadas por el comité de contratos, que señala el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado para la contratación, los requisitos habilitantes de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas a los cuales debe sujetarse el proceso de contratación y la posterior relación contractual, así como los demás aspectos que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales y demás formas asociativas permitidas por la Ley) deban acreditar junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso.
En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos.
Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, el pliego de condiciones deberá contener por lo menos lo siguiente:
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i) La descripción técnica detallada y completa del bien o servicio objeto a contratar, identificando con el cuarto nivel de clasificador de bienes y servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo. La ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, se presentara siempre en documento separable xxx xxxxxx de condiciones como un anexo técnico el cual será público salvo expresa reserva.
ii) La modalidad del proceso de selección y su justificación
iii) Los criterios de selección incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar
iv) Las condiciones de costo y /o calidad que la entidad estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista
v) Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato
vi) Las causas que dan lugar a rechazar una oferta
vii) El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos, y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de un anticipo, y si hubiere indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar
viii) Los riegos asociados al contrato, la forma de mitigarlos, y la asignación del riesgo entre las partes contratantes
ix) Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones
x) La mención de si la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un acuerdo comercial
xi) Los términos, condiciones y minuta del contrato
xii) Los términos de la supervisión o de la interventoría del contrato
xiii) El plazo dentro de cual la entidad estatal puede expedir adendas
xiv) El cronograma. Dentro del cronograma, además de las etapas del proceso de contratación; se debe señalar el plazo para la celebración del contrato, y su legalización
xv) Anexo del proyecto de minuta del contrato a celebrarse, los documentos que deben ser presentados por los proponentes en sus ofertas, así como los anexos y formatos que correspondan
xvi) Todos los demás documentos que el IDACO considere necesarios.
La elaboración xx xxxxxx de condiciones es obligatoria para adelantar Procesos de contratación de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. No será aplicable para la mínima cuantía y cuando se adelante la selección del contratista bajo alguna de las causales de contratación directa.
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Cuando el proceso de contratación está sometido a uno o varios acuerdos comerciales el cronograma se deberá elaborar de acuerdo con los plazos previstos en dichos acuerdos comerciales.
Si un mismo proceso de contratación está sometido a varios acuerdos comerciales, cada entidad deberá adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de la totalidad de los compromisos previstos en los acuerdos comerciales.
3.1.1.4.1 Requisitos habilitantes
Los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente para participar en un proceso de contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia.
El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la entidad solo evalué las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del proceso de contratación.
El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos habilitantes, en un proceso de contratación los requisitos habilitantes siempre se refieren a las condiciones de un oferente y nunca a la oferta.
Quien elabora el estudio previo debe establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato. Es decir que se debe buscar que exista una adecuada relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
En la determinación de los requisitos habilitantes quien elabora el estudio previo debe considerar:
El riesgo del proceso de contratación.
El valor del contrato objeto del proceso de contratación.
El análisis del sector económico respectivo.
El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
El análisis para la determinación y verificación de los requisitos habilitantes deberá elaborarse de acuerdo a los lineamientos expedidos por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.
3.1.1.4.2 Criterios de ponderación de las ofertas.
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Los criterios de ponderación se aplicarán exclusivamente en función de la oferta entendida como los elementos sobre los cuales la entidad va a efectuar la comparación de las propuestas para obtener la más favorable, teniendo en cuenta los elementos técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenidos en los pliegos de condiciones.
Para efectos de la determinación de los criterios de ponderación de las ofertas, se deberán considerar los lineamientos establecidos en las disposiciones legales vigentes sobre la materia respecto de cada modalidad de selección.
3.1.1.5. Otros documentos necesarios para la contratación
3.1.1.5.1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Si con la celebración del contrato o convenio se comprometiere el presupuesto del IDACO, el IDACO solicitará al profesional de presupuesto la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente. Si se trata de recursos de inversión, previa la solicitud de la disponibilidad presupuestal, el profesional de planeación conceptuará sobre la compatibilidad del gasto a contratar y/o ejecutar con el programa del plan de desarrollo y el banco de proyectos, según el caso. En el evento en que un contrato sea necesario adicionarlo en valor se expedirá un nuevo certificado de disponibilidad presupuesta.
Cuando la ejecución del contrato deba realizarse en varias vigencias, el IDACO deberá tramitar la correspondiente autorización ante la Asamblea de Cundinamarca para constituir vigencias futuras.
3.2.1. ETAPA CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN.
3.2.1.1. El Contrato
Es un acto jurídico generador de obligaciones y derechos para el IDACO y el contratista.
Los contratos que suscribe el IDACO se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito y para su ejecución requiere la aprobación de la garantías y la expedición del registro presupuestal.
La etapa contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración,
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perfeccionamiento, legalización y ejecución deI contrato, y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes aI cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el IDACO para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.
La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración del contrato o convenio, éste se identificará con un número secuencial por anualidad, todos los documentos reposarán en una carpeta, debidamente foliados y comprende los siguientes elementos, como mínimo:
3.2.1.2. Minuta del contrato o convenio.
Notificada o comunicada la decisión de adjudicación, el IDACO – OFICINA ASESORA JURIDICA proyectará la minuta del contrato correspondiente y solicitará la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato.
3.2.1.3. Trámite con las minutas.
La Oficina Asesora Jurídica se encargará de llevar un archivo general de todos los contratos y convenios que celebre, para lo cual realizara las siguientes actividades:
Realizar los trámites de la perfección, legalización y numeración de los contratos.
Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos en periodos anuales.
Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados, determinando por Io menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción; número del contrato, nombre del contratista, objeto, garantías, plazo, número de registro presupuestal, dependencia o persona solicitante, clase de contrato, estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, u otras incidencias del mismo), y observaciones.
Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos de conformidad con las normas del Archivo General de la Nación. Sin perjuicio de lo anterior, para efecto del archivo de los documentos contractuales, se debe tener en cuenta el siguiente orden según el tipo de contrato. En casos particulares que no se ajusten al orden aquí establecido, la Oficina Asesora jurídica discrecionalmente realizara el proceso de archivo, en todo caso respetando las normas establecidas para el efecto.
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS |
-Formato de estudio previo -Estudio del sector |
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-Formato ficha técnica -Formato solicitud concepto precontractual para gasto de inversión -Formato concepto precontractual para gasto de inversión -Solicitud de CDP -CDP -Formato estudio de presupuesto -Proyecto de Pliegos de Condiciones/Invitación -Formato acta de reunión comité de contratos -Formato solicitud de elaboración de contrato/proceso -Formato aviso de convocatoria -Observaciones realizadas al pliego/invitación -Respuesta a las observaciones -Resolución de apertura -Pliegos de condiciones definitivos -Adendas -Acta de cierre -Propuestas presentadas -Oficio conformación comité evaluador -Evaluación de las propuestas -Observaciones realizadas al informe de evaluación -Respuesta a las observaciones de la evaluación -Acta de subasta -Resolución de adjudicación -Formato Minuta de contrato/aceptación de la oferta -Registro presupuestal -Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Informe de actividades de contratista -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final -Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN |
-Formato de estudio previo -Formato de certificación de insuficiencia o inexistencia de personal -Certificación de no hay personal -Solicitud de CDP -CDP -Documentos del contratista (en el orden de la lista de chequeo) -Formato constancia de Idoneidad y Experiencia -Formato solicitud concepto precontractual para gasto de inversión -Formato concepto precontractual para gasto de inversión -Formato solicitud de elaboración de contrato -Formato lista de chequeo -Formato Minuta de contrato -Registro presupuestal |
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-Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Afiliación ARL -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Formato informe de actividades de contratista -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final -Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
CONTRATO DE COMPRAVENTA/SUMINISTRO |
-Formato de estudio previo -Estudio del sector -Formato ficha técnica -Formato solicitud concepto precontractual para gasto de inversión -Formato concepto precontractual para gasto de inversión -Solicitud de CDP -CDP -Formato estudio de presupuesto -Proyecto de Pliegos de Condiciones/Invitación -Formato acta de reunión comité de contratos -Formato solicitud de elaboración de contrato/proceso -Formato aviso de convocatoria -Observaciones realizadas al pliego/invitación -Respuesta a las observaciones -Resolución de apertura -Pliegos de condiciones definitivos -Adendas -Acta de cierre -Propuestas presentadas -Oficio conformación comité evaluador -Evaluación de las propuestas -Observaciones realizadas al informe de evaluación -Respuesta a las observaciones de la evaluación -Acta de subasta -Resolución de adjudicación -Formato Minuta de contrato/aceptación de la oferta -Registro presupuestal -Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final |
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-Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS |
-Formato de estudio previo -Solicitud de CDP -CDP -Acto justificación de contratación directa -Documentos del contratista (en el orden de la lista de chequeo) -Formato solicitud concepto precontractual para gasto de inversión -Formato concepto precontractual para gasto de inversión -Formato solicitud de elaboración de contrato -Formato lista de chequeo -Minuta de contrato -Registro presupuestal -Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final -Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO |
-Formato de estudio previo -Solicitud de CDP -CDP -Acto justificación de contratación directa -Documentos del contratista (en el orden de la lista de chequeo) -Formato solicitud de elaboración de contrato -Formato lista de chequeo -Minuta de contrato -Registro presupuestal -Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final -Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS |
-Formato de estudio previo -Solicitud de CDP -CDP -Documentos del contratista (en el orden de la lista de chequeo) -Formato solicitud concepto precontractual para gasto de inversión |
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-Formato concepto precontractual para gasto de inversión -Formato solicitud de elaboración de contrato -Formato lista de chequeo - Minuta de convenio -Registro presupuestal -Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final -Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
CONVENIOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO |
-Formato de estudio previo -Solicitud de CDP -CDP -Certificado de idoneidad y evaluación técnica -Decreto Departamental de autorización para la suscripción del convenio -Documentos del contratista (en el orden de la lista de chequeo) -Formato solicitud concepto precontractual para gasto de inversión -Formato concepto precontractual para gasto de inversión -Formato solicitud de elaboración de contrato/convenio -Formato lista de chequeo -Minuta de convenio -Registro presupuestal -Póliza -Formato acta de aprobación de póliza -Formato notificación de supervisión -Formato acta de inicio -Informes -Cuenta de cobro / factura -Formato acta de pago -Formato acta de certificación de supervisión -Formato de modificación contractual (Puede variar según orden cronológico). -Formato acta de recibo final -Formato acta de terminación/liquidación de contrato |
El último documento que debe reposar en la carpeta contractual debe ser el acta de liquidación, excepto cuando el pago final al contratista está condicionado a su firma o si de la suscripción de la misma se generen obligaciones que deban ser cumplidas posteriormente.
Verificar los soportes de los contratos que suscritos y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.
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Revisar y archivar las actas de liquidación de los contratos.
Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.
Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.
3.2.1.4. Suscripción y Legalización del Contrato.
El trámite para la suscripción y legalización del contrato o convenio lo adelantará la Oficina Asesora Jurídica atendiendo las siguientes previsiones:
• El texto del contrato o convenio deberá corresponder a las condiciones generales que hacen parte xxx xxxxxx de condiciones, estudios previos, propuesta presentada por el contratista, o el documento que haga sus veces.
• Para la ejecución del contrato o convenio se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte del profesional de presupuesto, cuando a ello haya lugar de acuerdo con la ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias.
El expediente original de cada contrato reposará en la dependencia de la Oficina asesora jurídica, cumpliendo con las normas archivísticas.
3.2.1.5. Registro presupuestal.
Es el documento expedido por el profesional de presupuesto mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. Este se requiere para dar inicio a la ejecución del contrato.
3.2.1.6. Aprobación de la garantía.
Una vez perfeccionado el contrato, la Oficina Asesora Jurídica del IDACO entregará una copia al contratista para que constituya la garantía única de cumplimiento y/o demás pólizas a que haya lugar dependiendo de la naturaleza y cuantía del contrato, de conformidad con las reglas aplicables a la materia. El contratista deberá constituir las garantías dentro del plazo señalado en la minuta del contrato o en su defecto dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la entrega del documento.
Constituidas en legal forma y en los términos del contrato la garantía de cumplimiento y demás amparos a que haya lugar, El jefe de la oficina
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asesora jurídica, aprobará, mediante acta, la garantía otorgada por el contratista, dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación de la misma.
En los contratos que no superen el 10% de la menor cuantía y en los que surjan de la modalidad de contratación directa deberá efectuarse el análisis previo que justifique la exigencia de las mismas atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago de lo cual se dejará constancia escrita en el documento de estudios previos sustentando las razones que conducen a esta decisión. Igual situación se dará en el caso de los contratos interadministrativos, toda vez que la exigencia de garantía dependerá de la complejidad del objeto contractual, conforme se determine en los estudios previos.
No obstante lo anterior, para aquellos contratos que no superen el valor equivalente a 10 SMMLV no se requiere para su ejecución la constitución de garantías. En los demás casos se debe determinar en el estudio previo, respetando la normativa sobre el particular.
3.2.1.6.1. Garantías en los Contratos:
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del IDACO con ocasión de: a) La presentación de los ofrecimientos. b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.
3.2.1.6.2. Clases de garantías:
En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
a. Póliza de seguros
x. Xxxxxxx mercantil en garantía – patrimonio autónomo-
c. Garantía bancaria a primer requerimiento
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro.
3.2.1.6.3. Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías:
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Se determinará teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables.
Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado por las personas competentes en los respectivos equipos de contratación de cada dependencia del IDACO de Cundinamarca.
3.2.1.6.4. No obligatoriedad de garantías: No serán obligatorias en:
a. Los contratos de empréstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.
Respecto de la exigibilidad de la garantía de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa, se analizará en el estudio previo correspondiente la conveniencia de requerirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.
3.2.1.6.5. Preservación de las garantías:
Para preservar la efectividad de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantías). El contratante (Ordenador del gasto) informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: La copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otro sí del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de Ias diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.
3.2.1.7. Inicio del Contrato
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, se remitirá la documentación al supervisor y/o interventor para que elabore el acta de inicio (en caso de que aplique). Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán
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ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso.
La oficina asesora jurídica remitirá a través de correo electrónico copia del contrato una vez notificado el oficio de designación de supervisión.
3.2.1.8. Control y Seguimiento a la Ejecución del contrato.
Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, el IDACO vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. El ejercicio de la supervisión y/o Interventoría se someterá a las previsiones que establezcan la normativa vigente y del manual de vigilancia y control de la ejecución contractual.
Para este efecto será obligatorio incluir en el texto de las actas de recibo parcial, final, informes de supervisión y/o interventoría, o cualquier otro documento que genere pago con ocasión de un contrato si el contratista ha sido sancionado con:
- Multa 1 (si ha sido sancionado con una multa en el contrato que se reporta)
- Multa 2 (si ha sido sancionado con dos multas en el contrato que se reporta)
- Multa 3 (si ha sido sancionado con tres multas en el contrato que se reporta)
- Cláusula Penal
- Caducidad
Los responsables de cada dependencia impartirán las instrucciones respectivas a los interventores y supervisores y/o funcionarios encargados de tramitar las órdenes de pago para que de manera oportuna se haga la respectiva anotación.
Cabe señalar que la no inclusión de la citada información en las órdenes de pago, no podrá técnicamente generarse la orden de pago hasta tanto no se incluya la información detallada en este acápite.
3.2.1.9. Modificaciones a los Contratos:
Si durante Ia ejecución del contrato se advierten situaciones que afecten la ejecución idónea del contrato o convenio que ameriten modificar el alcance
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del objeto, obligaciones, condiciones técnicas, valor, plazo entre otras, prorrogar su plazo de ejecución o adicionar su valor, el interventor o supervisor deberá justificarlo durante la vigencia del contrato y allegar previamente y con una antelación no inferior a 15 días calendario, a la oficina Asesora Jurídica respectiva la documentación soporte para el trámite que corresponda. De la misma forma lo hará cuando dicha solicitud provenga del contratista. Estas modificaciones pueden ser las siguientes:
3.2.1.10. Adiciones y prórrogas:
Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Cuando se trate de valores, el término contractual determinado es ADICION, suma que deberá contar previa a la ejecución de la misma con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y ajustarse a lo dispuesto en el en el parágrafo 40 de la Ley 80 de 1993.
En el evento de ampliar el plazo de ejecución del contrato, el termino contractual determinado es el de PRORROGA. En cualquiera de los dos casos (ADICION Ó PRORROGA), deberán estar debidamente justificadas y soportadas.
El supervisor o interventor según se trate, deberá recomendar y soportar la solicitud de adición y/o prórroga con su respectiva justificación, con un mínimo de 10 días de anticipación a la fecha de terminación del plazo de ejecución estipulado. De la misma forma lo hará cuando dicha solicitud provenga del contratista.
3.2.1.11. Otras Modificaciones:
Si en desarrollo o en ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, que impliquen modificar lo pactado, para garantizar la ejecución idónea del objeto contratado y el logro de los objetivos propuestos, se deberá elaborar por parte del interventor o supervisor la justificación pertinente para el trámite correspondiente ante la Oficina Asesora Jurídica respectiva con la debida antelación. En todo caso ningún ajuste podrá modificar el objeto.
3.2.1.12. Suspensión del Contrato
Si en desarrollo o ejecución del contrato se presentasen circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de los
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contratantes, que imposibilitan en forma temporal su normal ejecución, las partes de mutuo acuerdo pueden pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo.
En la solicitud de suspensión, firmada por el supervisor debe indicarse el término exacto que durará la suspensión, y al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía.
3.2.1.13. Cesión del Contrato
Los contratos del IDACO, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, son intuito personae, razón por la cual como norma general no son susceptibles de cesión, salvo que exista aprobación escrita y expresa del IDACO. En consecuencia, el contratista tampoco podrá en ningún caso subcontratar totalmente la ejecución del contrato.
3.2.1.14. Terminación anticipada de los contratos
El contrato puede darse por terminado por mutuo acuerdo de las partes, por decisión unilateral de la administración o por orden judicial.
La terminación por mutuo acuerdo por las partes, procede cuando las mismas así lo acuerden, atendiendo la autonomía de la voluntad de cada una de ellas, que se constituye en vinculante para las partes del contrato.
Por decisión unilateral de la administración en los eventos establecidos en los artículos 17 y 44 de la ley 80 de 1.993.
La terminación judicial ocurre cuando alguna de las partes acude ante autoridad competente para tal fin.
3.2.1.15. Publicación del Contrato
Los contratos suscritos por el IDACO, se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables sobre la materia.
3.3.1. ETAPA A POST -CONTRACTUAL.
Esta inicia una vez vence el plazo de ejecución del contrato hasta la liquidación del mismo. Es el período en el cual contratante y contratista,
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realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, técnicos y legales.
3.3.1.1. La liquidación de los Contratos
De conformidad con lo dispuesto en las disposiciones vigentes sobre la materia, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. La liquidación a que se refiere el presente numeral no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y dejarán en el acta de liquidación, la constancia de los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
3.3.1.2. Término para la Liquidación de los contratos
En cumplimiento de la normativa vigente, serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y aquellos que lo requieran. Para la liquidación el supervisor y el ordenador del gasto tendrá en cuenta lo siguientes parámetros:
3.3.1.3. Liquidación de mutuo acuerdo.
Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones, o dentro del que se hubiere convenido con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la firmeza del acto administrativo que ordene la terminación.
3.3.1.4. Liquidación unilateral.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le realice el Interventor o supervisor, o no se
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llegue a un acuerdo sobre su contenido, el IDACO ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo establecido para la liquidación de común y acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
3.3.1.5. Alcance de la Liquidación.
Se efectuará un balance de la ejecución administrativa, técnica, financiera y Legal de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias que considere pertinentes.
3.3.1.6. Soportes para la Liquidación.
Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación del mismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al ordenador del gasto o al delegatario.
3.3.1.7. Condicionamientos.
En todos aquellos contratos que requieran liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes.
La dependencia o quien dio origen al contrato o convenio, hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación deI contrato, tales como la garantía de calidad, estabilidad, el suministro de repuestos, en caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se tomarán las acciones administrativas y judiciales que correspondan.
CAPITULO 4
PROCEDIMIENTOS PARA CADA UNA DE LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
4.1. ASPECTOS COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN.
4.1.1 Comité Asesor y Evaluador.
El Comité Asesor y Evaluador de cada proceso, tendrá como función principal la de los términos xx xxx al Ordenador de Gasto en los diferentes asuntos con la contratación, en especial los procesos de selección de contratistas por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación
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de mínima cuantía, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.
Los integrantes del Comité Asesor y Evaluador designados por la Gerencia deberán contar con la competencia y la imparcialidad suficiente que les permita evaluar la calidad de las propuestas, conocer los objetivos de los servicios a contratar, las metas y los fines de cada dependencia y estarán sujetos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses de consagración constitucional y legal.
Para el proceso de contratación regido bajo la cuerda del proceso de mínima cuantía, el comité podrá estar conformado por una sola persona.
4.1.2 CONVOCATORIAS LIMITADAS A MIPYME
En los procesos de contratación de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará exclusivamente a Mipymes con un mínimo de un año de existencia, cuando:
El valor del proceso de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000) liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
La entidad estatal ha recibido solicitudes de por los menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La entidad estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la apertura del proceso de contratación.
La Mipyme debe acreditar su domicilio con el registro mercantil o el certificado de existencia y representación legal de la empresa.
La Mipyme nacional debe acreditar su condición con un certificado expedido por el representante legal, el revisor fiscal si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual conste que la mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley.
En las convocatorias limitadas, la entidad debe aceptar solamente las ofertas Mipyme, consorcio o uniones temporales, conformadas únicamente por Xxxxxxx y promesas de sociedad futuras suscritas por Xxxxxx.
4.1.3 Acto administrativo de apertura
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En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos el IDACO ordenará la apertura del proceso de contratación mediante acto administrativo de carácter general el cual deberá indicar:
El objeto de la contratación a realizar.
La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
El cronograma.
El lugar físico o electrónico en que se pueden consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.
La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
Certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.
Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.
4.1.4. Publicaciones en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP.
La Oficina Asesora Jurídica será responsable de realizar la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
Conforme a lo anterior, la publicación de los documentos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, deberá ajustarse a lo dispuesto en la normativa vigente sobre la materia.
4.2. Licitación Pública
La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre dentro de las excepciones previstas para la contratación a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación pública.
Es una modalidad de contratación que permite, con sujeción a los principios de economía, transparencia y responsabilidad, escoger la propuesta más favorable para la Entidad.
Ver Procedimiento de Licitación Pública
4.3. Selección Abreviada
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De conformidad con lo señalado en la normatividad vigente sobre la materia, el IDACO adelantará este tipo de contratación en los siguientes eventos:
• Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes de común utilización.
• Contratación de menor cuantía.
• Contratos de Prestación de Servicios de Salud.
• Cuando un proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
• Adquisición de productos de Origen o Destinación Agropecuaria.
• Actos y Contratos con objeto directo de las Actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado - EICE - y de las Sociedades de Economía Mixta SEM.
• Contratos de Entidades a Cargo de Ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población de Alto Grado de Exclusión.
• De los Bienes y Servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
• Enajenación de bienes del Estado.
4.3.1. Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 0x xx xx Xxx 0000 xx 0000 x xx xxxxxxxxxxxx vigente, se predican de aquellos bienes y servicios "que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos".
El diseño o características descriptivas es el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a Ia prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales y que se ofrecen en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
4.3.1.1. Subasta inversa.
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En la modalidad de presencial o electrónica. Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado y el criterio de evaluación es el precio. La norma expresa que la regla general será la electrónica salvo que la entidad no cuente con la infraestructura, lo cual deberá quedar explicado en los estudios previos.
Ver Procedimiento de Selección Abreviada - Subasta Inversa.
4.3.1.2. Compra por acuerdo marco de precios.
De conformidad con la normatividad vigente sobre la materia las entidades territoriales no están obligadas a adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de acuerdos marco de precios, pero están facultados para hacerlo.
Dentro del contexto anterior, en la etapa de planeación del proceso de contratación, la entidad está obligada a verificar si existe un acuerdo marco de precios vigente con el cual se pueda satisfacer la necesidad identificada.
Si el catalogo para acuerdo marco de precios contiene el bien o servicio requerido, la entidad está obligada a acogerse a el acuerdo marco de precios, en la forma que disponga el mismo. Las entidades estatales no deben exigir las garantías de que trata el título III de las disposiciones especiales en las órdenes de compra derivadas de los acuerdos marco de precios, a menos que el acuerdo marco de precios disponga lo contrario.
4.3.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos.
La entidad debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al acuerdo marco de precios o a la promoción de un nuevo acuerdo marco de precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. Para adelantar un proceso de adquisición a través de la bolsa de productos, deberán observarse los procedimientos establecidos en la normatividad vigente sobre la materia.
4.3.1.4. Selección Abreviada de Menor Cuantía.
El IDACO adelantará el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor exceda el
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10% de la menor cuantía de la Entidad, independientemente de su objeto, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en la normatividad vigente.
Ver Procedimiento de Selección Abreviada - Menor Cuantía.
4.3.1.5. Contratos para la prestación de servicios de salud.
De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente, cuando se requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía.
Cabe anotar que las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces de conformidad con lo previsto en la Ley 10 de 1990.
Para el presente proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de proponentes.
4.3.1.6. Por declaratoria de desierta de la licitación.
Si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, la manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes.
4.3.1.7. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
De conformidad con la normativa vigente sobre la materia, se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o, químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.
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Se entiende que son productos homogéneos aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales xxx xxxxxxx, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan.
El contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. En lo no previsto en este procedimiento el régimen aplicable será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales y en los reglamentos de estas.
4.3.1.8. Enajenación de bienes del Estado:
En los procesos de enajenación de bienes del Estado, se podrán utilizar mecanismos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado; salvo por las normas aplicables a la enajenación de los bienes a cargo del fondo para la rehabilitación, inversión social y lucha contra el crimen organizado y la enajenación de que trata la ley 226 de 1995. Decreto ley 254 de 2000 y ley 1105 de 2006
Al respecto la normatividad vigente, reglamenta que cuando se elija este mecanismo de enajenación, la venta siempre deberá realizarse a través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.
Se exceptúa la enajenación de los bienes por medio de la Sociedad Central de Inversiones S.A.- CISA, la cual aplicará sus métodos y procedimientos para la realización de los bienes entregados para ello. El precio mínimo de venta será el señalado por la entidad.
Nota: Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, directamente (Enajenación directa por oferta en sobre cerrado y Enajenación a través de subasta pública) o cuando la misma se realice a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales u otros profesionales idóneos, el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior aI veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputará al precio de ser el caso.
4.4. Concurso de Méritos.
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De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente, el IDACO adelantará un concurso de méritos, para la suscripción de contratos de consultoría de que trata el artículo 32 de la ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.
En la contratación de consultores el IDACO podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación.
El proceso de precalificación se debe desarrollar durante la etapa de planeación del concurso de méritos, para hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.
4.5. Contratación Directa
De acuerdo con lo señalado en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en la normatividad vigente, el IDACO seleccionará a los contratistas mediante la modalidad de contratación directa cuando se trate de los siguientes eventos:
• Urgencia manifiesta.
• Contratación de Empréstitos.
• Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de restructuración de pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 199, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.
• Contratos interadministrativos.
• De la Contratación Reservada al Sector Defensa y la Dirección Nacional de Inteligencia.
• Contratos para desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
• Cuando no exista pluralidad de oferentes.
• Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
• Arrendamiento y Adquisición de inmuebles.
Restricciones a la contratación directa en periodo electoral: No se podrá utilizar la modalidad de contratación directa dentro de los cuatro meses anteriores a las elecciones presidenciales.
En las demás elecciones no se podrán celebrar contratos o convenios interadministrativos cuando ejecuten recursos públicos dentro de los cuatro
(4) meses anteriores a tales elecciones.
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Ver Procedimiento Contratación Directa.
4.5.1 Acto administrativo de justificación de la contratación directa.
Cuando proceda la celebración de un contrato bajo la modalidad de contratación directa, el IDACO justificara tal situación mediante acto administrativo; el cual deberá contener:
La causal que se invoca para contratar directamente.
El objeto del contrato.
El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
La expedición del citado acto administrativo de justificación; no procede para la celebración de:
Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Contratación de empréstitos.
Contratos interadministrativos que celebre el ministerio de Hacienda y crédito público con el Banco de la Republica.
Contratación de bienes y servicios en el sector defensa, la dirección nacional de inteligencia y la unidad nacional de protección que necesiten reserva para su adquisición.
Los contratos celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura que requieran reserva.
4.5.2. Urgencia manifiesta.
De acuerdo con el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación mediante esta figura procede cuando la continuidad del servicio demanda el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el futuro inmediato; cuando se presenten situaciones relacionadas con hechos de calamidad o constitutivo de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se presenten situaciones similares que hagan imposible acudir a las modalidades de contratación existentes.
De advertirse la ocurrencia de alguna de ellas, el IDACO, procederá acorde a lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993 y demás normas
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que regulen la materia, debiendo justificar la necesidad de acudir a dicho mecanismo.
El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación, y en ese caso la entidad estatal NO está obligada a elaborar estudios y documentos previos
4.5.3. Contratación de empréstitos
Son aquellos contratos mediante los cuales una Entidad u organismo estatal, recibe en calidad xx xxxxxxxx unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago.
En caso de que el IDACO demande la contratación de empréstitos, éstos se celebrarán con arreglo a las normas que regulan la materia, especialmente lo contemplado en el parágrafo 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad vigente sobre la materia.
4.5.4. Contratos Interadministrativos
De conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, en el literal c, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011 y la demás normatividad vigente, el IDACO podrá celebrar directamente contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de1993 siempre y cuando las obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de la Entidad ejecutora.
4.5.5. Bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional. Artículo 78 Decreto 1510 de 2013.
4.5.6. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
Cuando el Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana de Cundinamarca requiera la contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, dará aplicación a lo previsto en el literal e, numeral 4 artículo 2 de la ley 1150 de 2007, Decreto 393 de1991 y las normas especiales que regulan la materia.
Quien realice el estudio previo justificará la aplicación de esta causal, en los estudios previos, lo cual servirá de base para el acto administrativo que dé inicio al proceso contractual respectivo.
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4.5.7. Contratación Directa cuando no exista pluralidad de oferentes.
Se podrá acudir a esta causal de contratación directa cuando se adviertan las siguientes circunstancias:
• Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor.
Por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.
La dependencia o quien realice el estudio que requiera la contratación justificará la aplicación de esta causal, en los estudios previos, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que de inicio al proceso.
4.5.8. Contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a una persona natural.
La prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales y se encuentran regulados en el literal h numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad vigente sobre la materia.
Para contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales la Entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.
El IDACO podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto dejará constancia escrita.
4.5.8.1. Requisitos que se deben exigir o cumplir para la suscripción del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Formulario único de hoja de vida (art. 1 Ley 190 de 1995).
Constancia de la consulta de antecedentes judiciales Decreto 19 de 2012).
Formulario único de declaración de bienes. (Decreto 2232 de 1995).
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Certificado antecedentes disciplinarios (parágrafo del artículo 1 de la Ley 190 de 1995).
Verificar que el contratista no se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales de la contraloría General de la República).
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Acreditación de encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios xxx XXXX, ICBF y Caja de compensación familiar cuando corresponda. (inciso segundo y parágrafo primero del art. 41 de la ley 80 de 1993. modificado por el art. 23 de la Ley 1150 de 2007).
Afiliación al sistema general de riesgos laborales (personas vinculadas a través de un contrato de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas tales como contratos civiles, comerciales ó administrativos con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo modo y lugar en que se realiza dicha prestación. (Art. 13 de la Ley 1295 de 1994., modificado por el art. 2 de la Ley 1562 de 2012) dicha afiliación estará a cargo del contratante y el pago a cargo del contratista.
Cuando se trate de personas naturales se debe solicitar la certificación de que las actividades a desempeñar no pueden ser cumplidas con los servidores públicos que laboran en la entidad o en caso de que se requieran conocimientos especializados con los que no cuenta la planta de personal.
Verificar el cumplimiento de la obligación de la definición de situación militar para los hombres menores de 50 años (art. 36 de la Ley 48 de 1993. modificado por el art. 111 del Decreto 2150 de 1995).
Fotocopia de la Tarjeta profesional cuando así se requiera.
Copia de RUT.
Acreditación de la formación académica y experiencia requerida
Constancia escrita de quien elaboro el estudio previo en la cual señale que la persona natural o jurídica está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demostró idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate. debidamente soportada.
4.5.9. Arrendamiento y Adquisición de Inmuebles
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Cuando el IDACO requiera la adquisición o arrendamiento de inmuebles dará aplicación a lo establecido en el literal i numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad vigente sobre la materia.
El estudio previo deberá contener el análisis de las diferentes alternativas en el sector. Si el IDACO encuentra inmuebles de similares características deberá compararlos para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.
4.6. Contratación de Mínima Cuantía
El presente proceso está reglamentado para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y la normatividad vigente sobre la materia.
4.6.1. Estudios Previos.
La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:
• La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
• La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios.
• Las condiciones técnicas exigidas.
• El valor estimado del contrato y su justificación.
• El plazo de ejecución del contrato.
• El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
4.6.2. Invitación Pública.
La entidad formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, de conformidad con lo establecido en el literal
a) del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberá incluir la siguiente información:
La descripción del objeto a contratar, identificado con el cuarto nivel de clasificador de bienes y servicios.
Las condiciones técnicas exigidas.
El valor estimado del contrato y su justificación.
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La forma como los interesados deben acreditar su capacidad jurídica.
La experiencia mínima si esta se exige.
El cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.
La entidad estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando NO hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios.
Si la entidad estatal exige capacidad financiera se debe indicar como se hará la verificación correspondiente.
4.6.3 Términos mínimos de publicación.
EL IDACO publicará durante un término no inferior a un (1) día hábil, la invitación pública, que contendrá las condiciones requeridas para poder participar.
Vencido el término de publicación de la invitación, el IDACO deberá garantizar que el término para presentar ofertas no sea inferior a un día hábil.
Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Vencido el plazo para presentación de propuestas, el IDACO elaborará un acta de cierre del proceso, la cual deberá ser publicada en el SECOP con la siguiente información mínima.
Nombre del proponente
Numero de folios de la propuesta
Valor de la propuesta
La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con todas las condiciones de la invitación, si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio y así sucesivamente.
En todo caso, para la verificación de los requisitos habilitantes se tendrá en cuenta lo dispuesto en el parágrafo del artículo 5 de la ley 1150 de 2007, en caso de que este no cumpla con los mismos se procederá a la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación se declarará desierto el proceso.
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La entidad debe publicar el informe de evaluación durante un día hábil. Las respuestas a las observaciones se publicaran en el SECOP simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.
Se deberá aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta la entidad estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.
En caso de empate la entidad estatal elegirá la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.
Ver procedimiento de contratación de mínima cuantía.
4.7 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía.
Las entidades estatales deben aplicar las siguientes reglas para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía en grandes superficies.
La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos grandes superficies y debe contener:
La descripción técnica, detallada y completa del bien identificado con el cuarto nivel de clasificador de bienes y servicios.
La forma de pago.
El lugar de entrega.
El plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un día hábil.
La forma y lugar de presentación de la cotización.
La disponibilidad presupuestal.
La entidad estatal debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio xxx xxxxxxx y aceptar la mejor oferta. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
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CAPITULO 5
RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.
De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia, para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la ley 1150 de 2007, la entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la ley 1474 de 2011.
El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de las actuaciones administrativos a que se refiere el Artículo 3 del Código Contencioso Administrativo. En este sentido no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente.
En la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarán las siguientes reglas internas de procedimiento.
El interventor o supervisor informarán a la entidad mediante escrito sobre los incumplimientos del contratista y en general sobre las circunstancias que puedan generar el ejercicio de prerrogativas o facultades excepcionales por parte del IDACO.
La Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces recomendará al ordenador del gasto el inicio de la actuación administrativa correspondiente y previa garantía del debido proceso al contratista y su garante, igualmente recomendará la imposición de la sanción o el ejercicio de las facultades excepcionales previstas en la normativa vigente.
Las actuaciones administrativas se someterán a las reglas previstas en el Estatuto Anticorrupción y en lo que no se oponga a estas reglas por las normas contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En especial lo previsto para garantizar el principio de publicidad y contradicción.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLES |
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SANCIONATORIO ETAPA | |||
1 | Inicio | El supervisor y/o interventor presentará por escrito al ordenador del gasto, los hechos y las pruebas que tenga en su poder y que se relacionen y evidencien con el presunto incumplimiento por parte del contratista. | Supervisor y/o Interventor |
2 | Audiencia | El ordenador del gasto citará al contratista por escrito a audiencia para debatir lo ocurrido, donde señalarán, las presuntas evidencias de hecho y jurídicas relacionadas con obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera. El ordenador del gasto presenta las circunstancias de hecho que | Ordenador del gasto, Servidor Público con el rol jurídico |
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motivan la actuación, enuncia las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias derivadas de la actuación del contratista. Se presentan descargos por el contratista y el garante. Se ordenará la práctica de pruebas que consideren conducentes, procedentes y penitentes, ya sean ordenadas de oficio o a petición de parte. Las pruebas deben ser legalmente practicadas y aportadas al trámite. | |||
3 | Decisión | Mediante resolución proferida en audiencia, y debidamente motivada la Entidad procede decidir sobre la procedencia de la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento | Ordenador del gasto |
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4 | Notificación y Recurso | Será notificada en audiencia. Solo procede el recurso de reposición: el cual se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia | Ordenador del gasto. Jurídico |
5 | Ejecutoría y efectos del acto administrativ o | Una vez firme la sanción impuesta, se remite comunicación con copia del acto administrativo sancionatorio al profesional de presupuesto para que efectúe los descuentos, compensaciones o inicie el cobro coactivo a que haya lugar. Se procede a hacer efectivas las garantías que sean procedentes, otorgadas por el contratista. | Servidor Público con el rol jurídico |
6 | Publicidad e información | De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente, las sanciones ejecutoriadas deben publicarse en el SECOP. De igual forma | Servidor Público con el rol jurídico |
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debe remitirse copia a la Cámara de Comercio y a la Procuraduría General de la Nación. |
CAPITULO 6
OTRAS FORMAS DE CONTRATACIÓN
CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE INTERES PÚBLICO. (Art. 355
de la Constitución Nacional Decreto 777 y modificatorio 1403 de 1992).
CONVENIOS DE ASOCIACIÓN LEY 489 DE 1988
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO EDUCATIVO POR PARTE DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS. DECRETO 2355 DE 2009.
CONTRATOS PLAN - DECRETO 819 DE 2012.
CAPITULO 7 GLOSARIO
Se consigna a continuación una relación de términos y definiciones, que buscan unificar la comprensión conceptual de todos los actores que participan en el proceso de gestión contractual.
Adenda: Documento mediante el cual el IDACO con posterioridad a la apertura de un proceso, aclara o modifica las condiciones de la contratación xxx xxxxxx de condiciones. Las adendas una vez publicadas hacen parte xxx xxxxxx de condiciones.
Adjudicación: Es la decisión que pone término a un proceso de contratación, por medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó favorecida, por ser la propuesta más favorable para el IDACO.
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Adjudicar: Se llega a ella porque los factores de ponderación determinan que si hubo una propuesta que cumplió a cabalidad con los requisitos. La resolución de adjudicación se motiva y se constituye en un acto definitivo. No admite recursos, de manera que solo puede impugnarse ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa. Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública.
Adición: Es la modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, la cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV. Debe constar en un documento firmado por Ias partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Supone la modificación de la Póliza, si hubo lugar a ella.
Ampliación: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo del plazo establecido para la ejecución de una etapa del proceso.
Anticipo: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversión aprobado, bajo la supervisión y vigilancia del interventor o supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato. El monto entregado como anticipo no puede ser superior al 50% del valor del contrato, de acuerdo con el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993.
Apertura deI Proceso de contratación: La entidad, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de contratación que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos.
Audiencia Pública: Sesión pública dispuesta para los interesados en un proceso, en la cual se pueden discutir y analizar, entre otros la distribución de riesgos, la aclaración de pliegos, respuesta a observaciones de evaluación, adjudicación o declaratoria desierta de un proceso.
Autonomía de la Voluntad Contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una entidad o una persona jurídica para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización: Bienes y Servicios de características homogéneas que pueden ser utilizados por las diferentes dependencias, independiente de la misión de cada una de ellas. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características
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descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Caducidad: Cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre.
CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal): Es el documento expedido por el funcionario responsable del presupuesto que se va a comprometer con el futuro contrato, garantizando así la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal y su expedición debe ser previa a cualquier compromiso contractual que adquiera el IDACO.
Certificado de Registro Presupuestal: Es el documento expedido por el área financiera mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin, y con este registro se está cumpliendo con los requisitos de legalización del contrato.
Cláusula. Hace referencia a lo que se comprometen las partes, ya sea a entregar determinada cantidad de elementos o a prestar un determinado servicio, etc. Debe ser muy completo y deberá estar orientado a satisfacer una necesidad sentida de la comunidad o de la administración.
Cláusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.
En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.
Cláusula penal: Es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasión del incumplimiento de las
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obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato.
Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita del ordenador del gasto.
Comodato: EI comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada Comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada Comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.
Contrato: Acuerdo de voluntades donde se crean obligaciones. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato interadministrativo.
Contrato Adicional: Es el documento en el cual se plasma un acuerdo de voluntades entre el contratista y el IDACO, mediante el cual de modifica el plazo o valor del contrato.
Declaración Desierta de un Proceso de Contratación: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.
Cuando la Entidad declare desierto un proceso de contratación, si persiste la necesidad de contratar deberá adelantar un nuevo proceso de contratación, sin que sea necesario efectuar etapa de publicación de proyecto de pliegos, salvo que se trate de una selección abreviada - subasta Inversa, caso en el cuál el proceso debe iniciarse nuevamente a partir de todas sus etapas.
Para el caso de la declaratoria desierta de un proceso de contratación de Licitación, la Entidad deberá iniciar un nuevo proceso de selección abreviada - Menor Cuantía.
Concurso de méritos: Corresponde a la modalidad de contratación de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.
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Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.
Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.
Días hábiles: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en Ia Ley.
En materia de contratación estatal se aplica la regla del parágrafo primero del artículo 829 del Código de Comercio.
Delegación: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.
Derogar: Xxxxxx, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.
Ejecución: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y de la acreditación por parte del contratista de encontrase al día en el pago de las obligaciones relativas al Sistema de Seguridad Social Integral.
Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la asignación de los riesgos que la entidad propone.
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Ficha técnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La entidad elaborará una ficha técnica, la cual, debe incluir las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los elementos señalados en el objeto de la contratación. La ficha técnica debe contener como mínimo: la denominación de bien o servicio, la denominación técnica del bien o servicio, la unidad de medida y la descripción general.
Garantías: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.
Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de contratación adelantados por la Entidad.
Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
Licitación: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
Manejo de Anticipo: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50 % y ese anticipo que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente debe ser vigilado por el interventor del respectivo contrato. El Anticipo puede ser destinado para la apropiación presupuestal, es decir para el pago del personal, compra de materiales entre otros. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba como anticipo, en los demás casos deberá exigirse la constitución de una cuenta separada para el manejo de los recursos entregados en calidad de anticipo.
Minuta: Extracto o borrador que se hace, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.
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Multas: Consiste en la sanción pecuniaria que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción y presión o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones cuando en los términos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no está al día en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en xxxx o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos.
Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisión.
Modalidad de Concertación: Es el procedimiento mediante el cual el IDACO procederá a escoger a los contratistas (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa).
Pago Anticipado: Es la erogación que realiza el IDACO al contratista en forma anticipada como parte del valor del contrato y este dinero pasa a ser de propiedad del contratista y lo puede destinar libremente. Su adecuado uso está avalado por la garantía única de cumplimiento del contrato, de lo contrario, se entraría a hacer o exigir duplicidad de cobros. Este pago se pacta en casos excepcionales, plenamente justificados y motivados.
Plazo del proceso contractual: Es el período comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre de un proceso contractual.
Plazo de Ejecución: Es el tiempo específico en el que han de cumplirse las obligaciones previstas en el contrato, fuera del cual ello ya no será posible.
Pliego de Condiciones: Es el documento que contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, nulas de pleno derecho (estipulaciones que hagan enunciar a futuras reclamaciones).
Proponente: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de contratación de contratistas.
Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de contratación, siempre que reúna los requisitos.
Prórroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
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Requerimiento: Es el documento (ya sea físico o mediante correo electrónico) mediante el cual la Entidad le solicita al proponente aclaración sobre el contenido de su propuesta o sobre los requisitos habilitantes, con el fin de realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de las propuestas. La existencia de esta solicitud no admite de manera alguna, la posibilidad de que el proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.
Resolución de Adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada, bien sea natural o jurídica.
Selección Abreviada: Es la modalidad de contratación objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.
Subasta Inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinámica mediante la cual los oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado, represente la mejor relación costo beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.
Unión Temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se interpondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas conforme la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y la documentación pertinente que no aparezca publicada en la página Web de la entidad.
Vigencia deI Contrato: Es el ciclo jurídico del contrato, que se extiende hasta la liquidación deI contrato, diferente al plazo que es el ciclo material
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definido en el contrato para que las partes cumplan con las obligaciones a su cargo.
PARTE II
MANUAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN
1.1. OBJETO
CONTRACTUAL CAPITULO 1 GENERALIDADES DE LA VIGILANCIA Y CONTROL EN LA
EJECUCIÓN CONTRACTUAL
El objetivo del presente manual es el de servir de herramienta de trabajo, estableciendo los lineamientos básicos, reglas, obligaciones y responsabilidades que deberán cumplir los servidores públicos y/o contratistas en ejercicio de sus funciones u obligaciones de control y vigilancia a la ejecución de las obligaciones contractuales de los Contratistas del IDACO, de tal manera que se cumplan con los compromisos adquiridos con estos y se de cumplimiento a los fines de la contratación estatal.
1.2. AMBITO DE APLICACIÓN
Este manual aplica para el ejercicio de la labor de control y vigilancia sobre todos los contratos suscritos por el Departamento – Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana.
Su aplicación inicia con la celebración del contrato y concluye con la entrega del informe final y la totalidad de todos los documentos soportes que permitan liquidar el contrato objeto de control y vigilancia. El alcance más importante de este manual, es el de servir como marco de referencia para llevar a un buen término los proyectos del IDACO.
1.3. FINALIDAD DEL CONTROL Y LA VIGILANCIA
De conformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la finalidad del control y la vigilancia sobre los contratos estatales es la de proteger Ia moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual.
Las actividades de control y la vigilancia implican el estricto seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista por parte de la entidad contratante.
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El IDACO vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.
Tanto los Interventores como Supervisores son colaboradores en la ejecución de los contratos, por lo tanto su gestión es de vital importancia, ya que de esta depende la calidad de los productos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
La Oficina Asesora Jurídica comunicara a través de oficio al supervisor o interventor designado según lo haya establecido en la minuta del contrato.
1.4. PRINCIPIOS APLICABLES A LA LABOR DE CONTROL y VIGILANCIA
Tanto los supervisores como Interventores, deben interpretar y aplicar este manual a la luz de los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, en el artículo 3° deI código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo, artículos 3, 4 y 5 de la Ley 80 de 1.993, en las leyes especiales y procurar la aplicación de principios en el debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad, Ios cuales se definen a continuación, así:
1.4.1. Celeridad: Es el impulso oficioso de todos los procedimientos que se desarrollan dentro de la Interventoría o supervisión. En virtud de este principio todas las personas deben procurar eliminar todos los trámites innecesarios con los cuales se pretenda dilatar las diferentes actividades a desarrollaren.
1.4.2. Control: Bajo este principio se encierran cinco verbos rectores, como son: verificar, evaluar, controlar, inspeccionar, y revisar, verbos que son la columna vertebral dentro del edificio de la Supervisión o Interventoría.
1.4.3. Coordinación: Para lograr que las acciones y proyectos adelantados por el IDACO culminen a cabalidad, es necesario que todas las actuaciones sean articuladas entre las dependencias, delegados de la Gerencia General y los contratistas.
1.4.4. Economía: Todas las normas y procedimientos deben ser utilizados de tal manera que se de agilidad las decisiones, desarrollándolas en el menor tiempo y la menor cantidad de gastos.
1.4.5. Ecuación Contractual: Mantener la igualad entre los derechos y obligaciones que surjan en el momento de contratar.
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1.4.6. Efectividad: Es la medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados dignificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
1.4.7. Eficacia: Con la cual se logra que los objetivos se cumplan oportunamente.
1.4.8. Eficiencia: Es la relación que existe entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados, y esto se logra realizando todo lo apropiado, para la busca del efecto deseado.
1.4.9. Igualdad: Nos orienta a que en todas las situaciones similares se debe dar el mismo trato, es decir que se debe ser imparcial en todas las actividades que se desarrollan.
1.4.10. Imparcialidad: Es la rectitud, equidad, neutralidad, objetividad con las cuales se debe actuar y ejercer funciones u obligaciones asignadas, con la cual se garantiza los derechos de todas las personas sin importar su condición.
1.4.11. Moralidad. Con la cual se busca el bien común, por lo tanto hay que actuar aplicando siempre la honestidad y el respeto.
1.4.12. Publicidad: Es divulgar oportunamente todos los procesos y procedimientos oportunamente, mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones, o el medio ordenado por la Ley.
1.4.13. Responsabilidad: Es el valor que le permite a las personas reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, de cómo afrontar las situaciones que se le presenten de la manera más positiva e integral, siempre en pro del cumplir con los fines de la contratación.
1.4.14. Transparencia: Por medio de la cual se logra que todas las actividades desarrolladas y la información que de ellas se desprendan, sean tan claras que todas las personas la puedan conocer.
1.5. CONSIDERACIONES BASICAS.
Este manual establece un marco general que sirve de guía para el desarrollo de las obligaciones asignadas tanto a los Supervisores como Interventores, estos deberán tener en cuenta que:
• Todos los documentos que se generen en desarrollo de las actividades de control y vigilancia se deben archivar en orden cronológico de
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acuerdo con las normas de la Ley General de Archivo, especial atención merece aquellos documentos que acreditan las órdenes de pago.
Con el fin de ejercer un control sobre los documentos de cada proceso contractual el supervisor del contrato entregara a la Oficina Asesora Jurídica los documentos soportes de ejecución, actas, comunicaciones etc., para que sean incorporados y foliados en cada carpeta
• Suministrar oportunamente toda la información que se le requiere sobre el avance, estado y desarrollo de la ejecución del contrato.
• Xxxxx xxxxx estrictamente por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato, estudios previos, pliego de condiciones y demás documentos que hagan parte del contrato.
• Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente por parte del IDACO y el contratista.
• Poner en conocimiento del IDACO, los posibles actos de corrupción, así como de alertar oportunamente sobre posibles incumplimientos.
1.6. NORMATIVIDAD APLICABLE:
Artículos 3, 4, 5 y 14 de la Ley 80 de 1.993, en los cuales están consagrados los derechos y deberes que tiene la administración frente al cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos.
Artículo 26 de la Ley 80 de 1993.
Artículo 82 al 85 de la Ley 1474 de 2011.
La ley 734 del 2002, normas técnicas obligatorias y demás normas concordantes.
1.7. OBLIGATORIEDAD DE EJERCER CONTROL Y VIGILANCIA A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
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Todos los contratos que suscriba el IDACO deben contar con supervisión o interventoría según corresponda, independientemente del régimen bajo el cual se suscriban.
De acuerdo con lo establecido por el numeral 1 inciso segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en los contratos de obra pública que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación, la Interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista.
En concordancia con lo dispuesto en el artículo 85 de la Ley1474 de 2011, los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo de artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Conforme lo dispuesto en el parágrafo 1 del Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de contratación, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.
1.8. OBJETIVOS DEL CONTROL Y LA VIGILANCIA DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
El desarrollo de actividades de control y vigilancia buscan garantizar que el contratista durante la ejecución del contrato cumpla con las obligaciones pactadas, plazos, términos y demás condiciones contractuales, con lo cual se está procurando la correcta y oportuna inversión de los recursos asignados a la ejecución del contrato.
Así mismo deben colaborar con el contratista en la correcta ejecución del objeto contratado, por lo tanto debe atender oportunamente los requerimientos que este realice, evitando así los posibles inconvenientes que se puedan presentar en el mismo.
Los objetivos principales del control y vigilancia de la ejecución contractual son el de absolver, controlar, colaborar, exigir, prevenir, solicitar, verificar
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respetando siempre los límites de sus atribuciones. Conforme a lo anterior, debe entenderse por:
Absolver: En virtud del principio de inmediación, el que ejerza el control y vigilancia es el encargado de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos.
Colaborar: El que ejerza el control y vigilancia debe junto con el contratista conformar un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero. Esto no quiere decir que ninguna de las dos partes, renuncian al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia.
Controlar: Función u obligación que se desarrolla a través de inspecciones asesorías, supervisiones, entre otras.
Exigir: Función u obligación que se ejerce cuando dentro de la ejecución del contrato no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas.
Prevenir: Es uno de los objetivos prioritarios en el control y vigilancia de la ejecución contractual y por ende debe establecer controles y medidas para corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas.
Solicitar: El que ejerce el control y vigilancia debe solicitar oportunamente al contratista, que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato, la imposición de una sanción por motivos contractuales, o emitir su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas.
Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado y solución de problemas.
1.9. FACULTADES DEL QUE EJERZA EL CONTROL Y LA VIGILANCIA CONTRACTUAL.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 84 de la Ley 1474 del 2011, quienes ejercen control y vigilancia tienen la facultad de solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual. Igualmente, están facultados para exigir la calidad de los bienes y servicios
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adquiridos por el IDACO, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias.
Conforme a lo anterior, son responsables por mantener informado al IDACO de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
Por regla general están facultados para actuar conforme con lo establecido en la Ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado en el presente Manual.
1.10 PROHIBICIONES DENTRO DEL CONTROL Y VIGILANCIA.
Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el IDACO se abstendrá de contratar Interventores y/o designar Supervisores que se encuentren en situación de conflicto de intereses definidos en la carta de valores y principios éticos institucionales adoptada mediante resolución No. 00732 del 5 de diciembre del 2008 que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la Interventoría y/o Supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los Interventores y Supervisores les está prohibido:
1. Tomar decisiones que impliquen modificaciones del contrato que bajo su responsabilidad y cuya competencia corresponde al ordenador del gasto.
2. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante, del Contratista, o de terceros vinculados a la ejecución del contrato objeto de Interventoría o supervisión.
3. Retardar la atención de las obligaciones a ellos asignadas.
4. Dificultar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato objeto de vigilancia.
5. Involucrarse financieramente con alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato objeto de vigilancia.
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6. Incumplir con la obligación de confidencialidad que debe tener con la información del contrato objeto de vigilancia.
7. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato objeto de vigilancia.
8. Exonerar al Contratista del cumplimiento de cualquiera de las obligaciones a su cargo.
9. Participar en procesos de contratación que adelante el IDACO, bajo cualquier forma de asociación con el Contratista al cual le está ejerciendo la Interventoría.
10. Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad establecer obligaciones a cargo del IDACO, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de Interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del IDACO.
11. Autorizar la ejecución de ítems no previstos sin la aprobación del ordenador del gasto, formalizada mediante la modificación contractual requerida.
12. Modificar, cambiar, los formatos e instructivos del presente manual sin antes ser revisados y evaluados por la Oficina Asesora Jurídica y la Gerencia General.
1.11. RESPONSABILIDAD DE QUIEN EJERCE EL CONTROL Y VIGILANClA DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Los interventores y supervisores responderán en materia penal, disciplinaria, fiscal y patrimonial, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y/o designación, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio al IDACO, derivados de la celebración y ejecución de los contratos
1.11.1 Responsabilidad penal
En el capítulo tercero, cuarto y quinto del Código Penal Colombiano (Ley
599 de 2000) están tipificadas varias conductas, relacionadas con la celebración indebida de contratos, estos son entre otros:
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• Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. (Art. 408 del Código Penal modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).
• Interés indebido en la celebración de contratos. (Artículo 409 del Código Penal modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).
• Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. (Artículo 410 del Código Penal modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).
• Acuerdos Restrictivos de la Competencia: (Artículo 410 A. adicionad por el Art. 27 de la Ley 1474 de 2011).
• Tráfico de influencias de servidor público. (Art. 411 del Código Penal modificado por el artículo 33 y el artículo 134 xx Xxx 1474 de 2011)
• Enriquecimiento ilícito. (Artículo 412, modificado por el artículo 29 y el artículo 33 xx Xxx 1474 de 2011).
1.11.2 Responsabilidad Disciplinaria.
Cuando de servidores públicos se trate, estarán sujetos a todo el régimen disciplinario señalado en las Leyes 734 de 2002 y 1474 de 2011, por lo tanto pueden incurrir en falta disciplinaria por incumplimiento de deberes, extralimitación de sus funciones o incursión en las prohibiciones señaladas en la Ley.
Respecto de los interventores, esto es particulares que cumplen funciones públicas, estarán sujetos a la responsabilidad disciplinaria contenida en el artículo 52 y siguientes de la Ley 734 de 2002 y Ley 1474 de 2011.
Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 "El servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes debidos por eI contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los términos antes dichos, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente".
1.11.3 Responsabilidad fiscal
La responsabilidad fiscal se desprende de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que causen daño a los contratistas, caso en
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el cual la entidad debe pagar daño emergente y el lucro cesante. (Ley 610 de 2000).
1.12.1.1. Responsabilidad Patrimonial.
De igual forma, puede ser sometido a la Acción de Repetición, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del mismo modo, ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra de la Entidad. (Ley 678 de 2001 y artículo 90 de la Constitución Política).
2.1. CONCEPTOS
2.1.1. Supervisión
CAPITULO 2
DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES
Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida directamente por el IDACO, cuando no se requieren conocimientos especializados.
No obstante lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el IDACO podrá contratar personal de apoyo para que le brinde el soporte requerido al Supervisor del contrato a través de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con el objeto de realizar adecuadamente su labor de supervisión que en todo caso estará a cargo del Supervisor respectivo.
2.1.1.1. Perfil del Supervisor
Es el funcionario designado, que debe cumplir condiciones de idoneidad, experiencia y perfil apropiado relacionado con el objeto contractual. Cuando se habla de idoneidad se hace referencia a que éste acredite conocimientos técnicos o profesionales relacionados directamente con el objeto del contrato; para el efecto el supervisor podrá contar con la designación de un apoyo a la supervisión.
2.1.2. Interventoría
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Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el IDACO, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
No obstante, lo anterior cuando se encuentre justificado, acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
Conforme a lo anterior, para la contratación de la interventoría, el procedimiento que se debe adelantar para la contratación del interventor, es el proceso de concurso de méritos.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, Ias funciones de supervisión e Interventoría. Sin embargo, el IDACO puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de Interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor.
En todo caso, el contrato de Interventoría debe ser supervisado directamente por la entidad estatal.
2.1.2.1. Perfil del interventor.
Persona natural o jurídica contratada para adelantar actividades de control y vigilancia, la cual deberá contar con idoneidad, conocimientos especializados y experiencia apropiado al objeto de la Interventoría y conforme a las condiciones establecidas en un proceso de concurso méritos.
En los casos de alta complejidad se podrá conformar una supervisión conjunta según designación de la Oficina Asesora Jurídica.
2.2. OBLIGACIONES DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES.
Las actividades de control y vigilancia que deben adelantar los interventores o supervisores abarcan el seguimiento técnico, administrativo, presupuestal, legal, ambiental y social en la ejecución de los contratos cuya vigilancia se les encomienda.
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Para el caso del interventor, en el correspondiente contrato se indicarán cuáles de las siguientes funciones serán ejercidas en desarrollo del contrato.
2.2.1. OBLIGACIONES GENERALES
1. Realizar control y seguimiento a la ejecución contractual, observando que la misma se realice de acuerdo a los términos y condiciones previstos en los pliegos de condiciones, invitación, según sea el caso, contrato y demás documentos que hagan parte integral del mismo.
2. Propender por el logro de los objetivos contractuales pactados, participando de manera activa en el equipo que se conforme con el contratista y el IDACO, a fin de resolver conjuntamente todas las dificultades y dudas de orden administrativo, técnico, presupuestal, ambiental, legal y social. Todas las órdenes o instrucciones impartidas por el supervisor o interventor deberán constar por escrito.
3. Responder por los resultados de su gestión y por las decisiones técnicas, administrativas, presupuestales y legales tomadas durante el plazo de ejecución del contrato.
4. Controlar la ejecución del contrato, y esta se logra a través de una labor de inspección, asesoría, comprobación y evaluación, por lo tanto debe verificar el cumplimiento de las condiciones administrativas, técnicas, presupuestales, legales y sociales.
5. Realizar las recomendaciones necesarias que contribuyan a la buena ejecución del contrato.
6. Exigir el estricto cumplimiento de las cláusulas pactadas en el contrato, así como de la normatividad vigente sobre la materia, durante la ejecución del contrato y su liquidación.
7. Informar oportunamente al IDACO, cuando se presenten incumplimientos injustificados por parte del Contratista, para que se adopten las acciones correspondientes de conformidad con lo previsto en la ley y en el contrato.
8. Rendir los informes correspondientes, sobre el desarrollo y ejecución del contrato.
9. Remitir al encargado de realizar las publicaciones en la página web del SECOP los siguientes documentos que se produzcan durante la
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ejecución del contrato (modificaciones, adiciones, prorrogas, suspensiones, actas, entre otros) con el propósito de que éstos se publiquen en la página en mención, por lo cual, deberán remitirlo el día de su expedición.
10. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato, de tal forma que se garantice una oportuna intervención frente a las solicitudes presentadas, en cumplimiento de las normas de la ley general de archivo.
11. Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.
12. Verificar el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones en lo que corresponde al Sistema de Seguridad Social en Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y aportes parafiscales, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes sobre la materia.
13. El Interventor o supervisor deberá allegar oportunamente los registros y documentos al IDACO, con el fin de que éste pueda realizar el control correspondiente, en cumplimiento de las normas de la ley general de archivo.
14. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones, órdenes e instrucciones que imparta las cuales son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la Ley y lo pactado.
15. En caso de requerirse adiciones en valor y/o prorrogas el supervisor y/o interventor deberá realizar la solicitud justificada y presentarla ante el Ordenador del Gasto con una anterioridad no inferior a 15 días a la fecha de vencimiento deI plazo de ejecución contrato y/o convenio.
16. Conocer la organización y normatividad interna del IDACO para su aplicación en el ejercicio de las obligaciones asignadas como supervisor o interventor.
17. Las demás inherentes a las actividades de control y vigilancia.
2.2.2. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS
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1. Revisar y estudiar los documentos producidos en la etapa precontractual, así como toda la información que dio origen al contrato objeto de vigilancia, con el propósito de establecer mecanismos ágiles y eficientes criterios, que le permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando al IDACO las aclaraciones del caso.
2. Conocer la propuesta presentada por el Contratista.
3. Requerir al contratista para que en el menor tiempo posible, cumpla con los requisitos de ejecución, de conformidad con lo dispuesto en la minuta del contrato.
4. Verificar, antes de suscribir el acta de inicio de ejecución del contrato, que los requisitos de ejecución del contrato se hayan cumplido.
5. Verificar en los casos que sea necesario, que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato.
6. Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la labor a su cargo.
7. Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzcan, copia de la misma al ordenador del gasto.
8. Coordinar con las dependencias del IDACO, que tengan relación con la ejecución del contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones, entre las cuales se encuentra la de efectuar seguimientos a las actuaciones contractuales.
9. Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractuales y post-contractuales, en caso de que sea necesario.
10. Integrar los comités a los que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.
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11. Xxxxxxx, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se dé agilidad al proceso de solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.
12. Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato, lo establecido en los estudios previos, pliegos de condiciones, referente a los requisitos exigidos.
13. Canalizar oportunamente hacia el IDACO, las quejas y reclamos que presente la comunidad sobre el proyecto.
14. Cumplir y hacer cumplir al Contratista las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito
15. Impartirá las instrucciones, previa consulta con las instancias internas pertinentes y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del contrato.
16. Consultar con la instancia pertinente sobre las inquietudes de orden legal que se presenten en relación con el contrato.
17. Procurar que por causas atribuibles al IDACO no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, no se rompa el equilibrio financiero del contrato.
18. Xxxxxxxxx y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.
19. Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución.
20. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.
21. Requerir y verificar que una vez se suscriba adicionales de plazo y valor, el contratista cumpla en el menor tiempo posible los requisitos de ejecución, así mismo requerir y verificar que el contratista amplíe la vigencia de la garantía única de contratación cuando se suscriban actas de reiniciación.
22. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato dentro del término pactado en el mismo.
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23. Verificar que en la carpeta del contrato se encuentren como mínimo los siguientes documentos, siempre y cuando apliquen:
a. Contrato debidamente legalizado, con todos sus antecedentes.
b. Cronograma de actividades.
c. Garantías del contrato.
d. Aprobación de las garantías contractuales, cuando sea del caso.
e. Acta de inicio, cuando sea del caso.
f. Actas de suspensión y reiniciación, cuando sea del caso.
g. Comunicaciones a la Compañía Aseguradora o al Garante, sobre el inicio del contrato, o la suspensión o reinicio del mismo.
h. Documentos soporte de prórroga, adición o modificación del contrato.
i. Documentos soporte de la autorización de trabajos o actividades adicionales.
j. Informes de ejecución del contratista de acuerdo con la periodicidad pactada en el contrato
k. Acta de entrega y recibo final.
l. Acta de Liquidación.
m. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato que se consideren importantes a juicio del supervisor y/o interventor.
2.2.3. OBLIGACIONES TÉCNICAS.
1. Programar y coordinar con el Contratista, las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se deben tratar y analizar las diferentes circunstancias relacionadas con el desarrollo del contrato, acordando, de ser posible, entre la partes soluciones prácticas y oportunas.
2. Elaborar y suscribir las actas de inicio, recibo parcial, suspensión, reinicio, terminación, entrega y recibo final, así como demás documentos que se generen durante la ejecución del contrato.
3. Cumplir con la entrega de los informes periódicos y final o de los que sean requeridos por el IDACO en los cuales se presente el estado de ejecución, terminación del contrato. Los informes deberán presentarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud o al vencimiento del contrato, salvo en aquellos casos en que se establezca una condición diferente, ya sea en el pliego de condiciones o en el contrato.
4. Emitir concepto y recomendaciones sobre la conveniencia de suscribir prórrogas, modificaciones o adiciones al contrato (valor y/o plazo), con una antelación recomendablemente prudencial al vencimiento del contrato, por tal motivo, la adición en tiempo y valor deberá estar
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justificada jurídica, técnica y económicamente, tratándose de adiciones exclusivamente en tiempo, el interventor deberá manifestar que el contrato se encuentra soportado financieramente, lo cual, debe ser por escrito y bajo su propia responsabilidad. Deberá remitir dichas solicitudes para su aprobación con la suficiente antelación a la fecha requerida para su implementación.
5. Una vez superados los motivos que generaron la suspensión de los contratos, avisará al IDACO, junto con la correspondiente solicitud de modificación de las pólizas.
6. Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el Contratista y emitir un concepto al IDACO para la resolución final de las mismas.
7. Emitir los conceptos técnicos y administrativos y aquellos que el IDACO solicite en marco de la ejecución de su contrato dentro del plazo requerido.
8. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.
9. En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, deberá enviar al ordenador del gasto, copia de los requerimientos realizados al Contratista, allegando a su vez copia a la compañía aseguradora.
10. No obstante lo anterior, si persiste el incumplimiento, deberá informar de inmediato al ordenador del gasto, con las pruebas y documentos que demuestren el incumplimiento, para el inicio del trámite administrativo sancionatorio.
11. Si el incumplimiento conlleva además, a un indebido manejo de recursos, deberá informar al Ordenador del Gasto para que se inicien las acciones a las que haya lugar.
12. Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones de idoneidad pactadas.
13. Realizar una verificación previa a la entrega de la obra, bien o servicio contratado, a fin de constatar el cumplimiento del contrato y ordenar el mejoramiento de aspectos deficientes.
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14. Suministrar de manera oportuna al IDACO toda la base documental que de fe del cumplimiento de su contrato y del seguimiento y control del contrato objeto de su interventoría o supervisión.
15. Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.
16. Certificar el cumplimiento del contrato objeto de vigilancia y control en sus diferentes etapas de ejecución.
17. Cumplir con el Código de Ética profesional en ejercicio de todas las actuaciones inherentes al desarrollo de sus actividades.
18. Proyectar la liquidación del contrato del contrato cuya supervisión o interventoría le fue en encomendada.
19. Efectuar la evaluación del Contratista de acuerdo al formato de Evaluación de proveedores. Para contratos cuya duración se extienda de una vigencia a otra se recomienda una evaluación por cada vigencia y otra a la terminación del contrato.
20. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría.
2.2.3.1. Obligaciones Técnicas Específicas para Contratos de Obra.
1. Conocer plenamente el alcance del objeto del contrato, así como todos los documentos técnicos soporte para la ejecución de la obra, tales como: especificaciones técnicas y los planos de la obra, tanto topográficos como técnicos (de suelos, estructurales, hidráulicos, sanitarios y/o eléctricos) y arquitectónicos, con el fin de constatar la total coordinación entre ellos, para su debida aplicación en la ejecución del objeto del contrato.
2. Realizar visita previa al sitio de la obra con el fin de conocer las características del sitio, su ubicación, vecindades y accesos, áreas de trabajo y de almacenamiento y todas las demás condiciones de la obra, los servicios domiciliarios y aspectos de ocupación.
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3. Verificar que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones técnicas correspondan a los estudios y diseños que soportan la ejecución de la obra.
4. Exigir que se cumpla con la colocación xx xxxxxx de información del contrato, la cual debe contener: entidad contratante, objeto, número del contrato, nombre del contratista, plazo de ejecución, fecha de inicio y entrega, valor del contrato y demás aspectos señalados para el efecto.
5. Exigir al contratista, para efectos de revisión y control, la programación de la ejecución de la obra y hacer los ajustes necesarios previa suscripción del acta de Inicio.
6. Exigir al contratista que asigne a la ejecución de la obra los profesionales ofrecidos en la propuesta.
7. Llevar 'Bitácora o Libro de Obras", y registrar las acciones realizadas en obra, observaciones o novedades que se presenten durante la ejecución del contrato.
8. Convocar y realizar comités técnicos de obra necesarios para la buena ejecución contractual, los cuales deberán contar con la presencia del contratista y demás representantes del IDACO o de la comunidad según sea el caso.
9. Realizar en forma periódica mediciones de los ítems que hacen parte del contrato. En las memorias de cálculo deberá consignarse la información que permita identificar el ítem medido, unidad y cantidad, medio utilizado para realizar la medición, entre otros.
10. Las actas parciales de recibo parcial de obra deben identificar la fecha xx xxxxx y demás aspectos para suscribir acta, anexando un informe detallado de los aspectos inherentes de los ítems liquidados.
11. Exigir que la ejecución de la obra conforme con las normas y especificaciones técnicas propias de cada proyecto y de acuerdo con las condiciones técnicas establecidas en los pliegos de condiciones o invitación que sirvió de base para la suscripción del contrato.
12. Ordenar que se realicen los análisis y pruebas de calidad que sean requeridos para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los ítems ejecutados durante la ejecución del contrato.
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13. Ordenar la remoción y reemplazo de obra mal ejecutada o no recibida a satisfacción.
14. Exigir que el contratista ejecute la obra con el equipo necesario para la ejecución del contrato. Si éste no hace parte de la propuesta, se podrá requerir en aras de garantizar el normal desarrollo del contrato.
15. Exigir al contratista que se dé estricto cumplimiento a las normas de seguridad industrial y salud ocupacional durante la ejecución del contrato.
16. Revisar y aprobar las modificaciones técnicas que deban realizarse en desarrollo de la ejecución contractual.
17. Exigir al contratista los planos definitivos de la obra ejecutada; memorias, manuales de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexarán al control de Interventoría.
18. Exigir en el acta de terminación o final de ejecución que el contratista se obligue a expedir la póliza de estabilidad en los términos del contrato.
2.2.4. OBLIGACIONES FINANCIERAS Y PRESUPUESTALES
1. Verificar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los contratos, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de economía, eficiencia y responsabilidad.
2. Verificar que el contrato esté amparado con los recursos presupuestales asignados para el mismo, de conformidad con la información suministrada por el IDACO. Esta verificación deberá realizarse en los mismos términos, en caso de la suscripción de adicionales en valor al contrato sobre el cual se realiza la supervisión o interventoría. (Certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal).
3. Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos exigidos por Ia ley y el IDACO para la entrega del anticipo o pago anticipado, en caso de que ésta haya sido pactado, de conformidad con los requerimientos establecidos en la normatividad vigente sobre la materia.
4. Exigir, revisar y aprobar, según corresponda, la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo.
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5. Verificar la correcta inversión del anticipo, conforme el plan de inversión aprobado. En caso de ser necesaria la modificación del mismo, requerirá aprobación del interventor o supervisor.
6. Elaborar, aprobar y suscribir la respectiva acta de legalización del anticipo una vez finalizado el programa de flujo de inversión del mismo presentado por el contratista.
7. Solicitar, verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo y correcta inversión del anticipo por parte del Contratista y remitirlos al IDACO. Estos deberán estar soportados como mínimo, por los siguientes documentos generados dentro deI periodo reportado:
Extracto bancario.
Conciliación bancaria.
Comprobante de egresos con la respectiva orden de pago, debidamente diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el número de la cedula de ciudadanía o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y detallar los descuentos tributarios.
Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas que cumplan los requisitos xx Xxx y venir firmados. Los recibos de pago deben tener Ios mismos requisitos que la factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el número de identificación, nombre y cargo.
Informar de los rendimientos financieros causados dentro del periodo reportado.
8. Exigir y verificar el reintegro de los rendimientos financieros a que haya lugar por parte de Contratista, conforme a las directrices establecidas por el IDACO.
9. Realizar y controlar la amortización del anticipo en las cuentas para pago presentadas por el Contratista.
10. Proyectar, revisar y suscribir las actas de pago generadas durante la ejecución contractual, dejando constancia del cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos para la procedencia del respectivo pago.
11. Revisar las facturas, ordenes de desembolso y soportes presentados por el contratista para el pago de las cuentas con el fin de garantizar el
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cumplimiento de los requisitos establecidos por el IDACO y la normatividad vigente.
12. Verificar y controlar que los pagos a realizar se encuentren acorde con lo establecido en el contrato.
13. Llevar un registro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del contrato - balance presupuestal del contrato.
14. Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato, para garantizar el cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.
15. Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de la liquidación del mismo.
16. Cuando esté establecida la fórmula de reajuste, el Interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato de acuerdo con lo indicado en las cláusulas contractuales.
2.2.5. FUNCIONES DE CARACTER LEGAL
1. Cumplir y hacer cumplir las cláusulas del contrato.
2. Verificar y exigir al contratista que se otorguen las garantías exigidas en el contrato, así como la ampliación de las mismas en el caso de suscripción de adicionales en valor o prorrogas en plazo, suspensión de la ejecución contractual.
3. Verificar la aprobación de las pólizas exigidas en el contrato, vigilando que aquellas permanezcan vigentes conforme a lo establecido en el contrato.
4. Requerir al contratista para que xxxxxxx los amparos exigidos, en los eventos de suscripción del contrato, adicionales de valor y/o plazo, suspensión de la ejecución, con la suscripción del acta final de ejecución y demás que sean necesarios.
5. Verificar y exigir al contratista que se otorguen las garantías exigidas en el contrato y velar que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.
6. Velar por el cumplimento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.
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7. Informar al ordenador del gasto las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas.
8. Las demás que de conformidad con la Ley vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría o Supervisión.
CAPITULO 3 GLOSARIO
Acta: Es el documento en el cual se deja constancia de los diferentes eventos que se puedan presentar en la ejecución de un contrato, o lo que se haya tratado en una reunión, dejando claro y preciso las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes.
Acta de inicio: Con esta acta se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades.
Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual se deja constancia del acuerdo de las partes de la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial y ajena a las partes que lo amerite, expresando claramente las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reanudación del mismo, previo visto bueno del interventor o supervisor del contrato, y la suscriben las mismas partes que suscribieron el contrato.
Acta de reiniciación: Es el documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades, debidamente firmada por las partes. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.
Acta de entrega y recibo a satisfacción: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones.
Actas de Ajuste: Es el documento en el cual se deja plasmado el reconocimiento de los ajustes de los precios pactados en el contrato inicial.
Acta de aprobación de estudios y Diseños: Es el documento mediante el cual el Interventor aprueba los estudios y/o diseños pactados en el contrato.
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Acta de Comité: En este documento se registran los avances de obras financieros, técnicos, administrativos y financieros, y los compromisos que adquieren las partes para el resto de ejecución del contrato.
Actas de Parciales: En este escrito se dejan registrados el reconocimiento cuantificados de los avances de ejecución del objeto contratado y es el documento soporte para el pago escalonado, establecido en el respectivo contrato.
Acta de entrega de bienes ylo Equipos: En este documento se deja la constancia de los bienes y/o equipos que entrega el contratista al IDACO, dejando claro el estado en el cual se reciben.
Acta de Entrega por cambio de Interventor o Supervisor del contrato: En este documento se formaliza el empalme entre el Interventor y/o supervisor entrante y saliente. Así mismo, se debe dejar claro entre otros, el avance técnico, administrativo y financiero en que se encuentra el objeto del contrato, los valores amortizados del anticipo, si se entregó, si se presentaron incumplimientos y se exigieron las garantías, soportando toda esta información con los documentos que legalmente lo acrediten.
Liquidación del Contrato: Este escrito se suscribe entre el contratista y el ordenador del gasto, una vez terminado el contrato y se realizará dentro de los plazos pactados en el contrato o en la Ley. En esta se debe registrar la descripción general del contrato (objeto, clase, fecha de iniciación, fecha de terminación), las actas suscritas durante la ejecución contractual, los valores, el estado final del contrato, incluyendo el estado de cuentas, información presupuestal, recibo a satisfacción del objeto del contrato, cumplimiento del mismo, relación de garantías, cumplimiento de obligaciones parafiscales y demás aspectos estipulados contractualmente o adicionales que sean requeridos para dar por terminado y liquidado el contrato. Así mismo se debe incluir los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato.
Acta de liquidación de Mutuo Acuerdo: Esta se suscribe dentro del término señalado en el contrato, o en los pliegos de condiciones o términos de referencia; o en su defecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato, o la expedición del acto administrativo que ordena la terminación del contrato.
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Acta de Reanudación: Es el documento suscrito entre el Interventor y/o supervisor donde se deja constancia de la reanudación de la ejecución del contrato.
Acta de reunión técnica inicial: Este documento lo debe suscribir tanto el supervisor y/o interventor dentro de los tres (3) días siguientes al inicio de la ejecución del contrato.
Acta de Ampliación de la suspensión de la ejecución del contrato: En este documento se debe dejar constancia de la justificación, motivos y razones por las cuales se debe ampliar el tiempo de suspensión del contrato.
Ajustes: Cuando hay variación de los índices de costos, entre la fecha de presentación de la propuesta y la fecha de ejecución se realizan los ajustes.
Apoderado: Es la persona que actúa en nombre y representación del contratista, con facultades para comprometerlo.
Control de Calidad: Es la vigilancia que se realiza a todos los elementos materiales, servicios, etc., contenidos en el objeto y alcances del contrato.
Cuenta del Anticipo: Es la cuenta bancaria donde se consigna el valor total del anticipo que se entrega al contratista. En el evento que esta cuenta genere rendimientos, estos serán de propiedad del IDACO y deberán ser reintegrados al Tesoro Departamental dentro de los plazos establecidos por la Ley.
Delegado: Es aquella persona que actúa en nombre del contratista, única y exclusivamente en actuaciones de trámite y que no compromete la responsabilidad del contratista.
Funcionario Competente para firmar el Contrato. Es el funcionario expresamente delegado mediante acto administrativo por el IDACO.
Grandes Partidas de Pago: Son los ítems representativos que se han ejecutado en el contrato.
Imprevistos Son los hechos no previstos, que ocurren durante la ejecución del contrato.
Ítem no Previsto: Son las actividades que se presentan dentro de la ejecución del contrato, que no fueron previstas en el momento de la suscripción del mismo, y se pueden ejecutar si previamente se han aprobado los precios unitarios.
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Interventor: Persona natural o jurídica contratada para adelantar actividades de control y vigilancia, la cual deberá contar con idoneidad, conocimientos especializados y experiencia apropiado al objeto de la Interventoría y conforme a las condiciones establecidas en un proceso de concurso méritos.
Liquidación del Contrato: Este escrito se suscribe entre el contratista y el ordenador del gasto, una vez terminado el contrato y se realizará dentro de los plazos pactados en el contrato o en la Ley en esta se debe registrar la descripción general del contrato (objeto, clase, fecha e iniciación, fecha de terminación), la actas suscritas durante la ejecución contractual, los valores, el estado final del contrato, incluyendo el estado de cuentas, información presupuestal, recibo a satisfacción del objeto del contrato, cumplimiento del mismo, relación de garantías, cumplimiento de obligaciones parafiscales y demás aspectos estipulados contractualmente o adicionales que sean requeridos para dar por terminado y Liquidado el contrato. Así mismo se deben incluir los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato.
Liquidación Unilateral: Es el acto administrativo debidamente motivado, que profiere el IDACO, en el evento que se haya citado al contratista para suscribir el acta de común acuerdo y no compareció, o cuando las partes no logran ponerse de acuerdo sobre el contenido de la misma.
Liquidación Judicial: Si el IDACO no ha liquidado el contrato de común acuerdo o unilateralmente, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidarlo.
Orden de Pago: Es el documento por medio del cual el IDACO, ordena el pago al contratista de acuerdo con la forma establecida en el contrato.
Ordenador de Pago: Es el funcionario que mediante acto administrativo fue delegado para tal efecto.
Redistribución de recursos de personal y otros recursos: Esta figura se aplica, cuando durante la ejecución del contrato se hace necesario ajustar la forma como se utiliza periódicamente el personal u otros recursos
Reversión de precios: Se utiliza cuando el precio del ítem no previsto se lleva al precio del cierre del proceso de contratación.
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Supervisor: Es el funcionario designado, que debe cumplir condiciones de idoneidad, experiencia y perfil apropiado relacionado con el objeto contractual. Cuando se habla de idoneidad se hace referencia a que éste acredite conocimientos técnicos o profesionales relacionados directamente con el objeto del contrato.
Supervisión. Se entenderá por supervisión el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato realiza directamente el IDACO mediante la designación de la Oficina Asesora Jurídica. Se utilizará la supervisión cuando no se requiera contar con conocimientos especializados. Para el adecuado ejercicio de la supervisión podrá el IDACO contratar personal de apoyo mediante contratos de prestación de servicios. Podrá utilizarse la supervisión así se requiera de conocimientos especializados, siempre que para el efecto el IDACO contrate el personal de apoyo que cuente con dichos conocimientos.
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ANEXO No.1 LICITACIÓN PÚBLICA
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Plazo de licitación para preparar ofertas
ANEXO No. 2
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CONCURSO DE MÉRITOS
5 días hábiles
Invitación concurso abierto o con precalificación
Audiencia de aclaraciones y Precalificación
Informe de precalificación
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ANEXO No. 3
SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA
5 días hábiles |
Plazo para evaluar oferta técnica |
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ANEXO No.4
SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA
Plazo para preparar la oferta
Plazo para evaluar
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5 días hábiles
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ANEXO No. 5 SELECCIÓN MÍNIMA CUANTÍA
1 día hábil
Plazo para evaluar oferta
DOCUMENTO DE USO INTERNO
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PROCESO CONTRATACIÓN | Código: CON-MA-01 | |
Versión: 04 | ||
MANUAL DE CONTRATACION, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCION CONTRACTUAL. | Fecha Aprobación: 23/10/2017 | |
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión | Descripción del Cambio |
1 | Versión inicial del documento. |
2 | Se incluye el Manual dentro del formato utilizado de conformidad con el Procedimiento MC-PR-01 Elaboración y control de Documentos |
3 | Cambio de logo y nombre institucional |
4 | Se incluye el formato de informe de contratistas |
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