ANEXO – FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARALA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 17/06/2015
ANEXO – FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) | Fecha | 17/06/2015 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Adquisición de licenciamiento de Tableau Server - Web Client Interactor y Tableau Desktop - Professional con implementación y soporte técnico.
2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)
81112501 Producto: Servicio de licencias del software del computador
3. UNIDAD DE MEDIDA
Licencia: Unidad
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
El ICBF requiere la adquisición de las siguientes licencias con la respectiva implementación y soporte técnico:
⮚ Licencias Tableau Server – Web Client Interactor, para 20 usuarios, por un 1 año
⮚ Licencias Tableau Desktop - Professional, para 5 usuarios, por un 1 año.
5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
No aplica
6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
El contratista deberá suministrar las licencias solicitadas en el presente documento, certificando cumplimiento en cada una de las especificaciones descritas a continuación:
PRODUCTO | CANTIDAD |
▪ Licencia de Tableau Server – Web Client Interactor (20 usuarios - 1 año). | 20 |
▪ Licencia de Tableau Desktop - Professional (5 Usuarios - 1 año) | 5 |
El contratista deberá realizar la instalación e implementación de las licencias requeridas.
6.1. Aceptación a satisfacción de las licencias
▪ El contratista deberá entregar al supervisor del contrato certificación firmada por el fabricante de las licencias en la que conste que la Entidad tiene derecho de uso del producto (licencias) objeto de este proceso y donde se especifique el tipo de soporte técnico adquirido por la Entidad y tiempo de la misma.
▪ El contratista deberá entregar las licencias durante los cinco (5) días calendario siguientes al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, en el Almacén de la Sede de la Dirección General, ubicado en la xxxxxxx xxxxxxx 00 # 00X-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, relacionando:
▪ URL de la página Web para descarga de la licencia y el correspondiente Usuario y la Contraseña
▪ Claves del producto (licencia)
▪ El ICBF podrá realizar la aceptación de las licencias a través del supervisor del contrato o quién este delegue.
6.2. Soporte técnico de TABLEAU
El soporte incluye mantenimiento o actualización de las licencias por un (1) año. Es decir, el contratista deberá proveer los parches que solucionen problemas conocidos cuando estos estén disponibles y proveer las nuevas versiones de las licencias y la documentación asociada una vez estas hayan sido liberadas.
El contratista debe prestar la asistencia técnica remota y atender vía mail y telefónicamente los requerimientos de servicios durante 8 horas al día, 5 días a la semana (8x5). La atención de los incidentes se realizará teniendo en cuenta los niveles de prioridad descritos a continuación:
Prioridad 1: Un caso soporte prioritario 1 significa que el software es completamente inoperable e inaccesible para el 100% de los usuarios.
Prioridad 2: Un caso de soporte prioritario 2 significa que el software ha impactado severamente el rendimiento de su uso previsto y está causando un impacto negativo para la mayoría de los usuarios de y/o el software no funciona dentro de la funcionalidad documentada.
Prioridad 3: Un caso de soporte prioritario 3 significa que el software ha afectado el rendimiento de menos de la mitad de los usuarios, o el software no está operando dentro de la funcionalidad documentada.
El Contratista deberá prestar el soporte técnico de acuerdo con las siguientes características:
DETALLE | Suscripción Professional |
Apertura de Casos | Apertura ilimitada de casos de soporte. |
Acceso al Foro Tableau | Acceso al foro de soporte. |
Días de atención | Lunes a Viernes de 9 am-5 pm. Excepto feriados en Colombia. |
Tiempo de Respuesta | • 8 horas (prioridad 1) • 48 horas (prioridad 2) • 72 horas (prioridad 3) A partir del reporte del Incidente por parte del ICBF |
Método de Comunicación | Mediante correo electrónico y teléfono |
Diagnóstico Remoto | Proveer un esquema de soporte mediante acceso remoto. |
6.3. Garantía
El contratista deberá ofrecer un (1) año de garantía, contado a partir de la aceptación de las licencias aprobadas. Esta garantía deberá incluir soporte y el servicio ofrecido deberá prestarse 8x5 vía telefónica o vía email.
6.4 Charlas Técnicas
El contratista deberá ofrecer las siguientes charlas técnicas a los colaboradores de la Subdirección de Sistemas Integrados de Información:
• Charla técnica para veinte (20) personas en Tableau Server - Web Client Interactor, en 4 horas presenciales, que contenga como mínimo el siguiente temario:
✓ Introducción a Tableau Server
✓ Editar contenido
✓ Compartir análisis
• Charla técnica para cinco (5) personas en Tableau Desktop Profesional, en 16 horas presenciales, que contenga como mínimo el siguiente temario:
✓ Introducción a Tableau Desktop
✓ Trabajar con Datos
✓ Crear vistas de análisis
✓ Análisis avanzado
✓ Agregar cálculos
✓ Trabajar con parámetros
✓ Análisis sobre mapas
✓ Desarrollo de Dashboards
✓ Compartir análisis
• Charla técnica para una (1) persona en Tableau Server – Administration, en 8 horas presenciales, que contenga como mínimo el siguiente temario:
✓ Instalación de Tableau Server
✓ Trabajar con el servidor
✓ Administración de Datos con Tableau Server
✓ Administración de Seguridad
✓ Ajustes de desempeño
✓ La línea de comando de Tableau Server
Nota: El ICBF dispondrá de las instalaciones para recibir las charlas técnicas.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
7.1. Obligaciones específicas
7.1.1. El contratista se compromete a suministrar una suscripción por un año, de licencias Tableau Server – Web Client Interactor para veinte (20) usuarios y licencias de Tableau Desktop Profesional para cinco (5) usuarios con soporte.
7.1.2. Adquirir a nombre del ICBF los derechos de uso del licenciamiento Tableau acreditando que los productos y servicios ofrecidos, cumplan en su totalidad con las especificaciones técnicas detalladas en esta FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN.
7.1.3. Garantizar la autenticidad de las licencias, salvaguardando al ICBF de cualquier responsabilidad por el uso del programa o Software autorizado.
7.1.4. Entregar los soportes físicos y/o electrónicos que acrediten la propiedad de las licencias de uso para el ICBF.
7.1.5. Entregar al supervisor del contrato la certificación expedida por el fabricante del software donde se relacionen todos los beneficios adquiridos por los productos objeto del contrato.
7.1.6. El contratista se compromete a dar mantenimiento o actualización durante la vigencia de las licencias, este mantenimiento implica proveer los parches que solucionen problemas conocidos cuando estos estén disponibles y proveer las nuevas versiones de las licencias y la documentación asociada una vez estas hayan sido liberadas.
7.1.7. El Contratista deberá prestar los servicios de ayuda para diagnosticar, reproducir y resolver cualquier problema de las licencias respecto a mal funcionamiento, entendiéndose como mal funcionamiento, cualquier funcionamiento anormal de los productos o la caída del mismo por razones distintas a problemas de infraestructura o mal uso de los usuarios o administradores del sistema.
7.1.8. El contratista se compromete a hacer entrega de certificación de activación de los códigos de las licencias y servicios adquiridos.
7.1.9. El contratista se obliga a brindar las charlas técnicas de acuerdo con las especificaciones del numeral 6.4 del presente documento.
7.1.10. Establecer las recomendaciones de Seguridad y recuperación de desastres para el software licenciado.
7.1.11. EL CONTRATISTA deberá realizar la instalación del sistema Tableau de manera presencial, en el ICBF (Sede Dirección Xxxxxxx 00 #00X-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx y/o
en la Sede de la 57) durante los 15 días calendario siguiente a la fecha de legalización y perfeccionamiento del contrato
7.2. Obligaciones generales
7.2.1. Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.
7.2.2. Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.
7.2.3. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.
7.2.4. Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.
7.2.5. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.
7.2.6. Mantener los precios presentados en la oferta o resultantes del proceso de selección durante el tiempo de la ejecución del contrato.
7.2.7. Presentar documento soporte donde se relacionen los elementos adquiridos, el cual debe contener: Nombre del elemento, Referencia, Serial, Marca, Cantidad y Valor (incluidos IVA, fletes, entre otros que aumente el valor del bien de acuerdo a la normatividad vigente)
7.2.8. Elaborar archivos planos de los bienes adquiridos por el ICBF en la estructura requerida por la Entidad según la clase de bien.
7.2.9. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.
7.2.10. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.
7.2.11. Suscribir el acta de liquidación del contrato.
7.2.12. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.
7.3. Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión:
7.3.1. Para el eje de Calidad
No aplica
7.3.2. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional
7.3.2.1. El contratista es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.
7.3.3. Para el eje Ambiental
No aplica
7.3.4. Para el eje de Política de Seguridad de la Información
7.3.4.1. El contratista debe garantizar los procesos adecuados para la protección y confidencialidad de la información suministrada por la entidad.
7.3.5. Para el eje de Innovación
No Aplica
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Para efectos legales, el domicilio del contrato será la ciudad de Bogotá y la carta del fabricante deberá ser entregada en el almacén de la Sede de la Dirección General ubicada en la Av. Cra 68 N° 64c-75. El lugar de la instalación del sistema Tableau y de las charlas técnicas será en el ICBF (Sede Dirección Xxxxxxx 00 #00X-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx y/o en la Sede de la calle 57).
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
El contrato tendrá un plazo de ejecución de sesenta (60) días, que serán contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.
10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos los costos asociados al suministro de los bienes, el IVA, demás impuestos xx xxx.
Se pagará al contratista así: Un único pago equivalente al 100% del valor del contrato, una vez recibidos a satisfacción los productos y servicios adquiridos.
Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
11. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES
Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación, el ICBF ha preparado este anexo, el cual permite dilucidar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad del proyecto.
De este modo, corresponderá al contratista seleccionado la xxxxxxxx del riesgo previsible propio de este tipo de contratación, asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del ICBF en el Pliego de Condiciones.
Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta contratación son:
TABLA 1- MATRIZ DE RIESGOS | ||||||||||||||||||||||
No . | Clase | Fuente | Etapa | Tipo | Descripción | Consecuencia de la ocurrencia del evento | Probabilidad | Impacto | Valoración | Categoría | ¿A quién se le asigna? | Tratamiento/Control a ser implementado | Impacto después del tratamiento | ¿Afecta la ejecución del contrato? | Responsable por implementar el tratamiento | Fecha estimada en que se inicia el tratamiento | Fecha estimada en que se completa el tratamiento | Monitoreo y revisión | ||||
Probabilidad | Impacto | Valoración | Categoría | ¿Cómo se realiza el monitoreo? | Periodicidad | |||||||||||||||||
1 | General | externa | ejecución | Riesgo regulatorio | Modificaciones del régimen tributario que implique afectación a la ejecución del contrato y la prestación del servicio | desequilibrio de la ecuación contractual | 3 | 2 | 5 | riesgo medio | contratista | Reducir las consecuencias, teniendo la información actualizada al momento de hacer la oferta | 2 | 2 | 4 | riesgo bajo | SI | Contratista/Entidad | Al iniciar el contrato | Con la entrega del certificado del fabricante | Con la entrega del certificado del fabricante | Mensual |
2 | General | externa | ejecución | Riesgo Operacional | Enfermedad general, enfermedad profesional, accidentes de trabajo (incapacidad, discapacidad, muerte entre otros) sin que el recurso humano se encuentre efectivamente cubierto por el régimen de seguridad | acciones judiciales | 2 | 1 | 3 | Riesgo Bajo | contratista | Reducción de la probabilidad de ocurrencia del evento teniendo en cuenta actividades de seguridad industrial y realizando la constitución de la garantía contractual | 1 | 1 | 2 | riesgo bajo | SI | Contratista/Entidad | Fecha en que se detecte la no entrega del certificase del fabricante | Fecha de entrega del certificado del fabricante | Contacto telefónico | Periódico |
3 | General | externa | ejecución | Riesgo Operacional | Fallas en la logística y organización que afecten la prestación del servicio | Incumplimiento en la entrega del objeto contractual | 3 | 2 | 5 | riesgo medio | contratista | Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento a través de planes de contingencia | 1 | 1 | 2 | riesgo bajo | SI | Contratista | Fecha en que se detecte la no entrega del certificase del fabricante | Fecha de entrega del certificado del fabricante | Contacto telefónico/correo | Periódico |
4 | Especifico | externa | ejecución | Riesgo Económico | Estimación inadecuada de costos | Incumplimiento en la entrega del objeto contractual | 3 | 2 | 5 | riesgo medio | contratista | Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, contemplando la fluctuación cambiaria y las condiciones xxx xxxxxxx al momento de hacer la oferta. | 1 | 3 | 3 | Riesgo Bajo | SI | Contratista | Fecha en que se detecte la no entrega del certificase del fabricante | Fecha de entrega del certificado del fabricante | Contacto telefónico/correo | Mensual |
5 | Especifico | externa | ejecución | Riesgo Financiero | Fluctuación de divisas | Incumplimiento en la entrega del | 3 | 2 | 5 | riesgo medio | contratista | Reducir la probabilidad de la contemplando la fluctuación la oferta y la fecha futura en que | 2 | 2 | 4 | riesgo bajo | SI | Contratista/Entidad | Al pronunciamiento de las medidas. | Fecha de entrega del certificado | Con la entrega del certificado del fabricante | Mensual |
objeto contractual
ocurrencia del evento,
cambiaria al momento de hacer
se llevara a cabo la compra-venta.
del fabricante
TABLA 2. PROBABILIDAD DEL RIESGO | ||
CATEGORIA | VALORACION | |
PROBABILID AD | Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) | 1 |
Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) | 2 | |
Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) | 3 | |
Probable (Probablemente va a ocurrir) | 4 | |
Casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias | 5 | |
TABLA 3 – IMPACTO DEL RIESGO | |||||
IMPACTO | |||||
CLASIFICACION CUALITATIVA | Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente | Dificulta la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual | Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio de las partes | Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente pero aún asi permite la consecución del objeto contractual | Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual |
CLASIFICACIÓN MONETARIA | Los sobrecostos no representan mas del uno por ciento (1%) del valor del contrato | Los sobrecostos no representan mas del cinco por ciento (5) del valor del contrato. | Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%) | Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%) | Impacto sobre el valor del contrato en mas del treinta por ciento (30%) |
CATEGORIA | Insignificante | Menor | Moderado | Mayor | Catastrofico |
VALORACION | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
TABLA 4 – IMPACTO DEL RIESGO | |||||||
IMPACTO | |||||||
CLASIFICACION CUALITATIVA | Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente | Dificulta la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual | Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio de las partes | Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente pero aún asi permite la consecución del objeto contractual | Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual | ||
CLASIFICACIÓN MONETARIA | Los sobrecostos no representan mas del uno por ciento (1%) del valor del contrato | Los sobrecostos no representan mas del cinco por ciento (5) del valor del contrato. | Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%) | Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%) | Impacto sobre el valor del contrato en mas del treinta por ciento (30%) | ||
PROBABILIDAD | CATEGORIA | VALORACI ON | Insignificante | Menor | Moderado | Mayor | Catastrofico |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
Probable (Probablemente va a ocurrir) | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
Casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
TABLA 5. CATEGORIA DEL RIESGO | |
VALORACION DEL RIESGO | CATEGORIA |
8,9,10 | Riesgo Extremo |
6 Y 7 | Riesgo Alto |
5 | Riesgo Medio |
2,3 Y 4 | Riesgo Bajo |
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
Elaboró | Xxxxxx | Aprobó |
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Profesional SSII | Xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Subdirector de Sistemas Integrados de Información | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Director de Información y Tecnología |