INSTITUTO DE TURISMO DEL META

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MANUAL DE CONTRATACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

CONTENIDO

TITULO I – MARCO GENERAL, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES

CAPITULO I – JUSTIFICACIÓN Y FINALIDAD DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

ARTICULO 1 JUSTIFICACIÓN

ARTÍCULO 2 FINALIDAD

CAPITULO II – PRINCIPIOS, DEFINICIONES Y NATURALEZA JURIDICA

ARTÍCULO 3 PRINCIPIOS

ARTICULO 4 DEFINICIONES, CONCEPTO Y CRITERIOS ORIENTADORES

ARTÍCULO 5 NATURALEZA JURIDICA

CAPITULO III – MARCO NORMATIVO

ARTICULO 6 DE ORIGEN CONSTITUCIONAL ARTICULO 7 DE ORIGEN LEGAL

ARTICULO 8 DE ORIGEN REGLAMENTARIO

ARTICULO 9 DE CONTROL DOCUMENTAL Y LINEAMIENTOS DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.

TITULO II – COMPETENCIA, ETAPAS DEL PROCESO, PROCEDIMIENTOS Y MEDIOS DE CONTROL SOBRE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

CAPITULO I – COMPETENCIA

ARTÍCULO 10 COMPETENCIA

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ARTICULO 10.1 RESPONSABILIDAD Y APOYO EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL.

ARTICULO 10.2 CONTINUIDAD EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y SEGUIMIENTO.

ARTICULO 10.3 POLITICA JURIDICA, RUTA DE CONTRATACION Y CRITERIOS DE INTERPRETACION.

TITULO III – ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL, PROCEDIMIENTO Y MEDIOS DE CONTROL

CAPITULO I – DESCRIPCION DE ETAPAS

ARTICULO 11 ETAPAS PARA DESARROLLAR DURANTE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

CAPITULO II – PRECONTRACTUAL

11.1. SURGIMIENTO DE LA NECESIDAD ADMINISTRATIVA.

11.2. ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Y DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES.

11.3. INCLUSIÓN DE CONDICIONES.

11.4. DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

11.5. PROCEDIMEINTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

11.6. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD.

11.7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y ACTUALIZACION.

11.8. ADOPCIÓN DE LA MODALIDAD Y PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.

11.9. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA, EL CONCURSO DE MÉRITOS, LA SELECCIÓN ABREVIADA Y CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.

11.9.1. FICHA QUE SOPORTA LA RADICACIÓN DE INICIATIVAS DE INVERSION ANTE LOS BANCOS DE PROYECTOS.

11.9.2. ESTUDIOS Y DEMAS DOCUMENTO PREVIOS.

11.9.3. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA

11.9.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DE SELECCIÓN

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11.9.5. PLIEGO DE CONDICIONES

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11.9.6. AUDIENCIA PARA PRECISAR EL CONTENIDO, ALCANCE DE PLIEGOS, REVISIÓN Y DISTRIBUCION DE RIESGOS PREVISIBLES.

11.9.6.1 PROCEDIMIENTO PARA LA PRÁCTICA DE LA AUDIENCIA

11.9.7. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN

11.9.8 INFORME DE EVALUACIÓN

11.9.8.1 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL ASESOR JURÍDICO DE PLANTA

11.9.8.2 INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN Y PRESENTACION DEL RESPECTIVO INFORME

11.9.9. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA

11.9.9.1. PRACTICA DE AUDIENCIA PÚBLICA

11.10. ACTIVIDADES PRECONTRACTUALES Y TERMINOS DE CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN

CAPITULO III – CONTRACTUAL

11.11. ORIGEN DE LA FASE CONTRACTUAL

11.11.1. EL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y CONTENIDO

CAPITULO IV - POSCONTRACTUAL

12.1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

12.1.1. DE LA LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO

12.1.2. DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL

12.1.3. DE LA LIQUIDACIÓN JUDICIAL

12.1.4. DEL PLAZO MÁXIMO PARA LIQUIDAR CONTRATOS PÚBLICOS

12.1.5. DEL CONTENIDO MINIMO DEL ACTA DE LIQUIDACION O LA RESOLUCIÓN QUE LA DECLARE

12.2. CONTROL INSTITUCIONAL DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

12.3. DEL CONTROL CIUDADANO

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TITULO IV

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INTEGRACION, DEROGATORIA Y NATURALEZA DEL ACTO

13.1. INTEGRACIÓN

13.1.1. DEROGATORIAS

13.1.2. ACTO

ANEXOS FLUJOGRAMAS Y HOJA RUTA

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TITULO I

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XXXXX GENERAL, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES

CAPITULO I.

JUSTIFICACIÓN Y FINALIDAD DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 1 – JUSTIFICACIÓN: La Contratación Pública al interior del Instituto de Turismo del Meta es entendida como un verdadero proceso en sede Estatal, que desde la expedición de la Ley 80 de 1993, ha estado en constante construcción normativa que han impuesto un reto jurídico, administrativo y en general de construcción de procesos y hojas xx xxxx en la ejecución de las diferentes etapas que dan origen no solo al Contrato Publico, sino también a su liquidación y control posterior; así las cosas y con la expedición del Decreto 1510 de 2013, por medio del cual se reglamentó el Sistema de Compras y Contratación Pública, señala en su xxxxxxxx 000: “Las entidades estatales deben contar con un Manual de Contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6)

m eses contados a partir de la expedición del presente decreto”, (Xxxxxxxxx y

resaltado fuera del texto) norma que además fue compilada por el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, Sección 5, Título 1, Parte 2, se hace necesario expedir un instrumento común e interdisciplinario de consulta y xx xxxx procedimental al interior de la Entidad denominado: “MANUAL DE CONTRATACIÓN”, con fundamento en la potestad de auto organización ya expuesta y cifrada jurisprudencialmente por el Honorable Consejo de Estado cuando indico: “Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez, que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo. En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter interno inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal”, por lo cual se concluye que para la expedición de dicho Manual, no sólo basta la observación del máximo legal, sino también las necesidades y relaciones interdisciplinarias y laborales propias del Instituto de Turismo del Meta para lograr sus objetivos misionales,

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aspectos que en ultimas desarrolla el principio de autonomía administrativa y presupuestal de la Entidad; principios de orden legal y Constitucional creados en garantía de la seguridad jurídica dentro de la observación precisa de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 1437 de 2011, Decreto 0019 de 2012 y Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

ARTÍCULO 2 – FINALIDAD: El Manual de Contratación del Instituto de Turismo del Meta, tiene la finalidad de preestablecer etapas dentro de toda la actividad contractual de la Entidad, asignando un marco de responsabilidades, oficios y servicios asociados a dicha actividad, definiendo para el efecto una hoja ruta de contratación, criterios de interpretación jurídica y técnica de las actividades dentro de los procedimientos aplicados a la actividad contractual, de tal manera que el manual sirva como un instrumento que facilite la dinámica del procedimiento precontractual, contractual, pos contractual y de liquidación, independientemente de los cambios de personal, en ultimas se pretende unificar criterios para satisfacer la búsqueda de bienes y servicios que pretenda adquirir la Entidad para el desarrollo de sus funciones misionales.

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CAPITULO II

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PRINCIPIOS, DEFINICIONES Y NATURALEZA JURÍDICA

ARTÍCULO 3 – PRINCIPIOS: La actividad contractual del Instituto de Turismo del Meta en sus diferentes etapas, estará regido u orientado por principios de orden Constitucional, Legal y Jurisprudencia, con sujeción a los artículos 209 Constitucional; 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 de la ley 80 de 1993; y ley 1150 de 2007, enunciados y entendidos así:

IGUALDAD: De origen Constitucional en los términos del artículo 13, el cual establece la posición de igualdad ante la ley, igualdad que versa entre equivalentes en términos jurisprudenciales, ordenando a todo tipo de autoridad de tipo Estatal o con funciones públicas, garantizar la protección de dicha igualdad sin ningún tipo de discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. En materia contractual el Instituto de Turismo del Meta, deberá garantizar a todos los oferentes el acceso a la actividad contractual bajo condiciones de aplicación igualitaria a todos los oferentes sin ningún grado de distinción ni favorecimiento alguno, procurando en todo momento

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que la aplicación de dicho principio sea real y efectiva, adoptando las medidas que sean necesarias para su tutela.

MORALIDAD: Bajo este principio se obliga al Instituto de Turismo del Meta y a los funcionarios que sustancian la actividad contractual, a garantizar la existencia de valores y vocación de servicio, orientadas a minimizar los riesgos jurídicos y de mala imagen a los ciudadanos, conexos con actos de corrupción y otras conductas reprochables penal y disciplinariamente.

EFICACIA: El Instituto de Turismo del Meta a través de sus funcionarios y personal indirecto que sustancia la actividad contractual, deberá ofrecer rapidez, celeridad y simpleza en la terminación positiva de cada una de las etapas de cualquier proceso de contratación, acompañando la actividad de manera solidaria inclusive hasta la liquidación de obligaciones contractuales.

EFICIENCIA. Bajo este principio el Instituto de Turismo del Meta, buscará que el procedimiento aplicado a la etapa respectiva de la actividad contractual, cumpla satisfactoriamente con los objetivos propuestos, previniendo la ampliación de términos dentro de la etapa respectiva, para lo cual el funcionario o personal indirecto utilizado deberá ser evaluado, buscando siempre las personas con mayor competencia laboral para la ejecución de los procesos de la actividad contractual.

ECONOMÍA. El Instituto de Turismo del Meta en todos los procesos de selección de contratistas, buscará la propuesta más favorable, con la aplicación de etapas y procedimientos estrictamente necesarios, bajo términos preclusivos y perentorios, impulsando el proceso de manera oficiosa. El Director del proceso de contratación deberá prevenir la falta de formalidades que puedan originar suspender el proceso de selección o iniciar uno nuevo, en fin buscará garantizar las finalidades de la actividad contractual con el mínimo de trámites pero dentro del marco normativo.

CELERIDAD. Este principio dispone que el Instituto de Turismo del Meta, en desarrollo de su actividad contractual, deberá dinamizar las operaciones administrativas que desarrollan los procesos de contratación, evitando dilaciones y trámites innecesarios, lentos, para lo cual buscará garantizar siempre que los tiempos acordados como máximos para el proceso, no se amplíen, a su vez existan minutas bases preestablecidas que facilite las formalidades durante toda la actividad contractual.

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IMPARCIALIDAD. El Instituto de Turismo del Meta, a través de los servidores públicos encargados y responsables de la actividad contractual, no podrán tomar decisiones con fundamento en un criterio personal, sesgado o amañado; por el contrario todas sus manifestaciones verbales o escritas, deberán estar amparadas de manera integral por una norma Constitucional, Legal y Reglamentaria. Las reglas que garantizan las manifestaciones imparciales estarán incluidas en los documentos precontractuales de todo proceso de contratación, reglas que acompañan la actividad contractual hasta su liquidación y que serán de obligatoria observancia y cumplimiento por parte de los servidores públicos y personal indirecto responsable de la actividad contractual en todas sus etapas.

PUBLICIDAD. Todas las manifestaciones, actos y documentos durante la actividad contractual durante todas sus etapas por regla general y mandato legal son públicas; dicho principio se hace real con el registro de su actividad en el Portal Único de Contratación en los términos del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Art. 2.2.1.1.1.7.1); igualmente se efectivizar este principio dejando a disposición de cualquier ciudadano o servidor público los expedientes que contienen el proceso. El principio de publicidad no es absoluto y solo podrá ser limitado en los casos expresamente señalados por la Ley.

DEBIDO PROCESO. El Instituto de Turismo del Meta misionalmente realiza actuaciones y operaciones administrativas, razón por la cual está supeditado al cumplimiento del máximo Constitucional previsto por el artículo 29 de la Constitución Política, norma que obliga la observancia y tutela de la aplicación del debido proceso en la actividad contractual. Se concluye que la actividad contractual es un proceso en sede administrativa con la plenitud y formas propias de un proceso que incluye etapas, partes, oportunidades, derecho al ejercicio de la contradicción, derecho a ser representado y en general un escenario donde las partes intervinientes son sujetos de derechos, obligaciones y sanciones, reguladas por normas de procedimiento.

BUENA FE. Las actuaciones de todas las partes con interés en la actividad contractual, Instituto de Turismo del Meta, Oferente, Contratistas, Veedores y ciudadanos en general ceñirán su conducta a los postulados de la buena fe, por disposición Constitucional (Art. 83, Cap. IV, C. Pol.) y legal (num. 4, art. 3, Cap. 1, Ley 1437/2011) se presumirá en todas las gestiones que formalicen dentro de los procedimientos aplicados a la actividad contractual.

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PLANEACIÓN. Las gestiones de planeación se desarrollará por servidores públicos y la violación del principio sólo será imputable a Servidores Públicos, su desarrollo se realizará en los términos de los artículos 30 de la ley 80 de 1993 y el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. El principio de Planeación se efectiviza con la expedición del documento denominado Estudios y Documentos Previos el cual deberá integrar además el estudio del sector.

TRANSPARENCIA. En desarrollo de este principio, El Instituto de Turismo del Meta acudirá única y exclusivamente a las reglas de selección previstas para dar cumplimiento al artículo 24 de la ley 80 de 1993 subrogado por el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, artículo 94, Ley 1474 de 2011 y Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía); el principio se efectiviza con la oportunidad y derecho que le asiste a cualquier persona con interés en la actividad contractual de conocer y controvertir los informes, conceptos y actos administrativos, que se expidan para formalizar el inicio, tramite y finalización de todo proceso de contratación.

RESPONSABILIDAD. Los particulares y servidores públicos dentro de la actividad contractual tiene un marco de responsabilidad diferenciado, y así se entiende en los términos del artículo 6° de la Constitución Política, desarrollado en los artículos 4, 5, 56, 57 y 58 de la ley 80 de 1993; en tal sentido los particulares sólo son responsables antes las autoridades por infringir la Constitución y las leyes, por su parte los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones, lo anterior deja en evidencia que los servidores públicos están obligados durante toda la actividad contractual en cualquiera de sus etapas a buscar el cumplimiento de las finalidades de la contratación pública, vigilando la correcta ejecución del objeto contratado, respondiendo por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizando los daños causados por razón de ellas; a su vez Los contratistas son responsables del contenido integral y cumplimiento de sus propuestas, el ocultamiento de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones.

SELECCIÓN OBJETIVA. En los términos del artículo 5 de la ley 1150 de 2007, artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015: “Es objetiva la selección

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en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de

interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva (…)”(Xxxxxxxxx y resaltado fuera del texto) este principio se efectiviza con la expedición de los Pliegos de Condiciones y demás documentos equivalentes cuyo contenido es vincúlate y ley para las partes, los cuales deberán contener los factores de escogencia, unificando cuando mínimo los siguientes criterios: a) La capacidad jurídica. b) La experiencia. c) Capacidad financiera y de organización de los proponentes, que serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgaran puntaje, con excepción de la contratación de consultores. La exigencia de tales condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio. d) La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus documentos equivalentes, resulte ser la oferta de mayor beneficio para El Instituto de Turismo del Meta. En relación con los objetos contractuales deberá y en desarrollo del proceso de Selección Objetiva serán criterios de obligatoria observancia que: 1) En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. 2) El Instituto de Turismo del Meta efectuará de manera obligatoria comparaciones de la totalidad de ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones o b. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad. 3) En los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, la Entidad incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4) En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos y de experiencia que acrediten la idoneidad de la oferta o proyecto y la competencia laboral del contratista.

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CALIDAD. Este principio es seguro con las funciones de supervisión de la actividad contractual (Art. 83, Ley 1474/2011) que ejercen los servidores públicos o el personal indirecto, que certifican el cabal cumplimiento en condiciones de calidad; y se garantiza además con la solicitud de pólizas de aseguramiento y demás instrumentos que otorga la Ley a las Entidades Públicas para exigir la calidad de los bienes y servicios ofrecidos al Estado.

ARTICULO 4 – DEFINICIONES, CONCEPTO Y CRITERIOS ORIENTADORES:

Dentro de la actividad contractual adelantada por el Instituto de Turismo del Meta, se unificaran definiciones, conceptos y criterios que serán de obligatoria observancia por los Servidores Públicos y personal indirecto que sustancie los procedimientos de contratación, así:

CONTRATO ESTATAL. Son todos aquellos acuerdos bilaterales o de adhesión celebrados por el Instituto de Turismo del Meta y otras entidades Estatales, comerciales, no gubernamentales, Internacionales y cualquier otra sin ánimo de lucro; acuerdos entendidos como actos jurídicos creadores de obligaciones y derechos imputables a las partes dentro de la actividad contractual. Aun cuando de las formalidades del acuerdo tengan el título de CONVENIO, seguirán siendo interpretados y entendidos como Contratos de conformidad con la legislación civil Colombiana.

CONTRATO DE OBRA: Son aquellos acuerdos cuyo objeto o finalidad está orientado a perfeccionar una construcción, mantenimiento, instalación, remodelación, cuya ejecución es atreves de trabajos manuales y materiales sobre bienes inmuebles.

CONTRATO DE CONSULTORÍA: Son aquellos acuerdos que exigen la inclusión de capacidad y autoría para la obtención de un producto de relevancia académica y técnica, relacionados con estudios para la ejecución de proyectos de inversión, diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad, programas y proyectos específicos, consultas técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente serán entendidos como contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

No serán contratos de consultoría aquellos que tengan por finalidad el apoyo a los procesos de supervisión de contratos estatales, evento en el cual dicho apoyo

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constituye una prestación de servicios profesionales o técnicos, advirtiendo que las funciones, responsabilidades, obligaciones y sanciones, siempre serán imputables al supervisor titular designado por la entidad o a la firma consultora contratada para el efecto.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son todos aquellos acuerdos cuyo objeto, finalidad y ejecución, tienen por vocación desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, cuando no exista personal de planta que pueda cumplir con dichas actividades. Se advierte que las actividades contratadas por la modalidad de prestación de servicios profesionales o técnicos, no incluirá ni se exigirá el cumplimiento de horarios, tampoco el contratista estará supeditado al cumplimiento de órdenes directas, y la cobertura de la seguridad social integral de dicho contratista, será sufragada por el mismo, consecuencialmente se excluye de cualquier relación o vínculo laboral entre el la Entidad contratante y el contratista.

CONTRATO DE COMPRAVENTA: Es aquel acuerdo de naturaleza civil pero reglamentado en un contrato Estatal, que tiene por finalidad que el Instituto de Turismo del Meta, adquiera la titularidad de derecho de dominio sobre bienes muebles e inmuebles.

CONTRATO DE COMPRAVENTA EN GRANDES SUPERFICIES: Es aquel cuyo

oferente ha sido calificado o responsable de ejercer el comercio de bienes y servicios en Grande Superficies, de conformidad con la reglamentación que se contrae en el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

CONTRATO DE SUMINISTRO: Es el acuerdo de voluntades que tiene por finalidad transferir al Instituto de Turismo del Meta uno o varios bienes, de condiciones o no uniformes, de forma inmediata, diferida o sucesiva, durante el término de ejecución del contrato. Se advierte en este tipo de contrato, que las órdenes de compra y pedidos que no estén soportados en un contrato formal (escrito) o que no tengan un soporte presupuestal, quedarán condicionadas a que la existencia de la relación contractual sea declarada por el Juez o Tribunal Administrativo de competencia.

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ACTA: Es el documento soporte o constancia de una reunión, comité, audiencia o diligencia adelantada dentro o con ocasión de la actividad contractual; el acta no constituye un acto administrativo, con excepción del acta de liquidación bilateral o unilateral del contrato públicos, evento en el cual esta acta se entenderá como una acto administrativo pleno. Toda acta deberá ser firmada por la totalidad de intervinientes y el responsable asignado por el Instituto de Turismo del Meta.

ACTA DE INICIO DEL CONTRATO: Constituye un documento de trámite a partir del cual se empiezan a contar los términos de la ejecución del contrato, incluirá siempre la firma del supervisor o interventor asignado, el plazo de ejecución contractual y la indicación de las responsabilidades, obligaciones y derechos creados con la suscripción del contrato público. Se advierte que es un documento propio de los contratos de tracto sucesivo y no está sometido a un medio de control específico ni a la interposición de recursos.

ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO: Constituye el documento por medio del cual se resume toda la ejecución del objeto y actividades derivadas del contrato Estatal, en la cual las partes deberán dejar expresa constancia de observaciones, salvedades y demás argumentos que pretendan revisarse posteriormente a través de un proceso Contencioso Administrativo; además de lo anterior incluirá la enunciación de las garantías constituidas, el equilibrio financiero del contrato y la declaratoria o no xx xxx y salvo.

Esta acta podrá ser el resultado final de una liquidación bilateral o unilateral, según el caso; y no será necesaria su expedición en los estrictos casos enunciados en la Ley, evento en el cual será una decisión discrecional de la Entidad emitir o no el Acta de Liquidación.

ACTO ADMINISTRATIVO: Se entenderá por tal, la manifestación jurídica unilateral o bilateral de la voluntad de la administración pública, de contenido general o particular y concreto, con la capacidad de hacerse oponibles a otras entidades estatales y a particulares, que se concreta de manera verbal o escrita; manifestación que se presume legal y que está sujeta a los medios de control en vía gubernativa o Jurisdiccional según el caso.

ACTO DE ADJUDICACIÓN: Es un acto administrativo motivado a través de la cual se designa o elige el ejecutor de un contrato público. A través de dicho acto el

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oferente o proponente, adquiere la calidad de contratista del Instituto de Turismo del Meta.

ADENDA: Documento con finalidad aclaratoria o modificatoria, que puede ser expedido en el términos xx Xxx durante la actividad contractual, y busca aplicar las correcciones o inobservancia de errores, para orientar adecuadamente la finalidad del proceso contractual.

ANTICIPO: Son los recursos que se entregan como préstamo o como pago previo a la ejecución del contrato, situación que dependerá de la forma como se prevea su otorgamiento en los respectivos pliegos definitivos o su documento equivalente, dependiendo de la modalidad de selección utilizada; el giro y tratamiento del anticipo estará acompañado siempre de una cuenta bancaria específica que pueda reportar al supervisor o interventor del contrato los rendimientos financieros del mismo, siempre que existe anticipo deberá liquidarse el contrato público.

ACTO DE APERTURA DE LA LICITACIÓN, SELECCIÓN ABREVIADA O

CONCURSO DE MERITOS: Se entenderá como el Acto administrativo que dispone la iniciación de la pugna por el otorgamiento de un contrato público y la fecha a partir de la cual se pueden presentar Propuestas. A partir de dicha etapa precontractual la parte en pugna tendrá la calidad de proponente.

AUDIENCIA PÚBLICA: Es la instancia pública, en donde cualquier parte de la actividad contractual o persona interesada en el proceso de selección o ejecución de un contrato, tendrá la oportunidad de manifestar sus argumentos, inquietudes o precisiones legales.

ACUERDOS COMERCIALES: Son aquellos tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano y ratificados por el Congreso de la República, cuyo contenido tiene efectos vinculantes durante la actividad contractual adelantada por el Instituto de Turismo del Meta.

ACUERDO MARCO DE PRECIOS: Es un acuerdo contractual celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de características técnicas uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

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BIENES NACIONALES: Son todos aquellos definidos como tales por el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las demás, acuerdos circulares y directrices que los complementen.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES: Son

aquellos bienes y servicios de común utilización, que al analizarlos de forma básica tienen claramente especificaciones, patrones de desempeño y calidad iguales o similares entre sí; y como consecuencia de ello, El Instituto de Turismo del Meta, podrá agruparlos en sus estudios previos, pliegos y sus equivalentes, para su adquisición en los términos del literal a), numeral 2, artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y Subsección 2, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL: Son

aquellos con lineamientos de reserva, adquiridos para finalidades específicas de defensa y seguridad nacional por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registradora Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el artículo 2.2.1.2.1.2.26 Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

El Instituto de Turismo del Meta, no podrá desarrollar procesos de contratación para la adquisición de estos bienes y servicios.

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL O

DEPARTAMENTAL: Constituye un instrumento de planeación que registra los programas y proyectos, viables técnica, económica, social, ambiental e institucionalmente, susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos asignados a un Municipio o Departamento. Por regla general el Instituto de Turismo del Meta buscará ser la unidad ejecutora de dichos proyectos.

CADUCIDAD: La caducidad es un fenómeno jurídico, de cuyas causas permite al Instituto de Turismo del Meta terminar el contrato en cualquier estado o porcentaje de ejecución. Sus causas serán expresas en la Ley y versan del incumplimiento grave de las obligaciones del contratista que afecte su ejecución y permita

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suponer que pueda paralizarse. La Caducidad será una sanción al contratista incumplido que lo inhabilita para contratar con el Estado por cinco (5) años. (Artículo 18 Ley 80/93). La caducidad se decretará mediante acto administrativo motivado dentro del término de vigencia del contrato. No se podrá decretar la caducidad sin el agotamiento del procedimiento previsto en la ley y con sujeción a las reglas constitucionales del debido proceso.

CALIFICACIÓN: Son aquellos puntajes que el Instituto de Turismo del Meta asigna a una propuesta y sirve como base en el proceso de evaluación para recomendar o no la adjudicación de un contrato público.

CAPACIDAD: Es la aptitud legal y la posibilidad de intervenir como sujeto activo o pasivo de relaciones jurídicas surgidas de la actividad contractual. Cuando no se acredita esta representación, la propuesta se entenderá por no presentada.

CAPACIDAD MÁXIMA DE CONTRATACIÓN: Es la capacidad autocalificada y registrada en el Registro Único de Proponentes, que tiene como campos de evaluación la experiencia, capacidad financiera, técnica, organizacional y disponibilidad de equipos.

CATÁLOGO PARA ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: Es un instrumento de consulta que contiene, la lista de bienes y/o servicios; las condiciones de su Contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Xxxxxxx; y la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Es la estructuración por campos de códigos, expedido por las Naciones Unidas, con la finalidad de estandarizar productos y servicios; se identifica por las siglas UNSPSC.

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: Es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-Ley número 4170 de 2011, creada para emitir las directrices, orientaciones, expedición y unificación de formatos, registro y conceptualización de etapas durante la actividad contractual.

CRONOGRAMA: Es la enunciación que se hace en los estudios previos, pliego de condiciones o documentos equivalentes relacionadas con la observación de fechas, horas y plazos para el desarrollo de la actividades de toda la actividad contractual.

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CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es el soporte

expedido por la Subdirección General del Instituto de Turismo del Meta, donde se certifican las apropiaciones presupuestales suficientes para amparar el cumplimiento de una obligación económica derivada de la ejecución del contrato público.

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Es el soporte por medio del cual se compromete la obligación a favor de un tercero determinado, mediante este documento se afecta definitivamente la apropiación presupuestal para la ejecución del contrato público.

CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Son las cláusulas que superan el derecho común, por medio de la cuales o en uso de ellas, el Instituto de Turismo del Meta podrá en relación con un contrato público, terminarlo, interpretarlo unilateralmente, declarar la caducidad, imponer multas o someterlo a normatividad de orden Nacional.

CONCURSO DE MÉRITOS: Constituye una modalidad de selección, prevista para actividades propias de consultores o proyectos.

CONSORCIO: Figura contemplada en el artículo 7º de la ley 80 de 1993 que permite que dos posibles proponentes o más, de manera conjunta presenten una propuesta unificada. Se advierte que dicha figura genera para los consorciados una responsabilidad solidaria durante toda la actividad contractual, presentarán su documentación agrupada pero con la totalidad de exigencias para ambos consorciados y mantendrán su personería jurídica independiente.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica de derecho público o privado, nacional o extranjera, con o sin ánimo de lucro, que de manera individual o a través de figuras de asociación o estrategia empresarial (consorcio o unión temporal), adquiere la calidad de tal una vez ha suscrito un contrato público.

CONTRATO O CONVENIO DE APOYO: Aquellos tipificados por el artículo 355 de la Constitución Política, Decretos 777 y 1403 de 1.992, que permite a las entidades públicas, celebrar contratos con personas jurídicas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para impulsar programas y actividades de interés públicos acordes con los planes sectoriales de desarrollo.

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CONVENIO: Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común. Para todos los efectos un Convenio no guarda ninguna diferencia con la descripción de contrato, en los términos de la Legislación Civil Colombiana.

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: Es un contrato público sometido a la modalidad de selección Directa, cuyas partes intervinientes son entidades Públicas de cualquier orden, cuya finalidad es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones de colaboración administrativa.

DOCUMENTOS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: Serán por regla general y dependiendo de la modalidad de selección los siguientes; estudios y documentos previos; el aviso de convocatoria; Proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliegos definitivos o la invitación; adendas; la oferta; informe de evaluación; contrato; actas; informes de supervisión e interventoría; informes de apoyo a los procesos de supervisión e interventoría; certificaciones de cumplimiento; cuentas de cobro y anexos; resoluciones y acuerdos, reclamaciones y observaciones; cheques y demás títulos valores.

DOMICILIO: Para todos los efectos contractuales el domicilio judicial será la ciudad xx Xxxxxxxxxxxxx (Meta).

DÍA: Cualquier término expresado en días dentro de la actividad contractual, se entenderá que son hábiles, salvo que se exprese como calendario en los documentos contractuales y el Contrato.

EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Sólo se autorizará el inicio de la ejecución contractual una vez se haya legalizado el contrato, aprobado las garantías solicitadas, designado el supervisor o interventor y, entregado el anticipo o pago anticipado, estos aspectos serán incluidos en el acta de inicio.

ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS: Es el principal documento que desarrolla el proceso de planeación, en ellos se registra el alcance de los bienes y servicios requerido, la distribución de riesgos y el estudio del sector.

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FORMA DE PAGO DEL CONTRATO: Es la forma como se conviene en la etapa precontractual y en el contrato mismo, el procedimiento para cumplir con las contraprestaciones dinerarias asumidas por el Instituto de Turismo del Meta.

ETAPA PRECONTRACTUAL: Es aquella que desarrolla el principio de planeación, estudios y documentos previos, disponibilidad presupuestal, licencias, permisos, autorizaciones, proyecto xx xxxxxx de condiciones, y pliegos definitivos; a su vez el periodo dentro del cual se reciben las ofertas, se evalúa a los proponentes y se recomienda el posible contratista.

ETAPA CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN: Es el periodo durante el cual se adjudica el contrato, se suscribe el mismo, se da cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del Contrato, se firma acta de inicio y se supervisa su ejecución hasta la liquidación bilateral del contrato público.

ETAPA POSTCONTRACTUAL: Es el periodo durante el cual se vigila y hace seguimiento a las condiciones de estabilidad y calidad del objeto contractual, esta fase va hasta la finalización de la vigencia del contrato o hasta la terminación de las fechas de expiración de las pólizas aprobadas.

GARANTÍA: Constituyen los amparos que garantizan la cobertura de los riesgos del contrato público, las cuales se exigen al contratista y deben ser aprobadas por el Instituto de Turismo del Meta; dichas garantías pueden ser póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores o depósito de dinero en garantía.

GRANDES SUPERFICIES: Son aquellos establecimientos de comercio y grandes mercados que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

LANCE: Son aquellas posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

REGIMEN DE INCOMPATIBILIDADES: Son aquellas prohibiciones para realizar actividades o gestiones de manera simultánea con el ejercicio de un cargo, por tal motivo impide a las partes participar durante la actividad contractual.

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INHABILIDADES: Son aquellas circunstancias o calidades de las partes en virtud de las cuales pierden la capacidad para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos en general con el Instituto de Turismo del Meta.

INTERVENTOR Y SUPERVISOR: Es el servidor público designado por el Instituto de Turismo del Meta o contratado para el efecto a través de un proceso de consultoría; a quien se le impone obligaciones de control sobre la adecuada ejecución del contrato público, de tal suerte que éste se cumpla dentro del plazo y condiciones previstas y en el marco de responsabilidad previsto por la ley 1474 de 2011.

MAYORES CANTIDADES: Son aquellas cifras que superan las inicialmente contratadas, previstas o pactadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato; una vez comunicadas al Instituto de Turismo del Meta, éste podrá o no autorizar su ejecución.

MARGEN MÍNIMO: Constituye el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor xxx xxxxx o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor xxx xxxxx, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

MIPYME: Es una cualificación empresarial especial que significa, la micro, pequeña y mediana empresa.

MENOR CUANTÍA: Modalidad de selección del contratista, la cual es estimada según el presupuesto oficial del Instituto de Turismo del Meta; también se entiende como una causal para aplicar un proceso de selección abreviada.

ORDENADOR DEL GASTO: Es el Servidor Público que de manera única y exclusiva se encuentra facultado, para ordenar el giro y demás pagos con cargo al presupuesto de la Entidad. En el Instituto de Turismo del Meta, ésta facultad la tiene el Servidor Público que desempeñe el cargo de Director (a) General.

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES: Es un instrumento propio del sistema presupuestal, que indica la inversión directa e indirecta de los proyectos a ser ejecutados, clasificados por sectores, programas y subprogramas, con indicación de las vigencias comprometidas y especificando su valor. Este Plan deberá guardar relación directa con el Plan de Desarrollo Departamental.

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PRECIO GLOBAL: Constituye un precio a todo costo mediante el cual el contratista a cambio de las obligaciones a las que se compromete, recibe como remuneración una suma global, sin importar las cantidades de trabajo, bienes o recurso humano utilizado; dicho valor global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades.

PRECIO DE REFERENCIA: Constituye el reconocimiento económico que los proveedores de bienes y servicios esperan recibir como contraprestación a las ventas u otras operaciones comerciales de sus productos. El precio de referencia es además aquel registrado por el proveedor en la Central de Precios y hace referencia a aquellos cuyo registro es obligatorio en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR).

PRECIO INDICATIVO: Es aquel que resulta de aplicar el promedio de los precios de referencia que registran los proveedores en la central de precios de ese bien o servicio.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES: Constituye una acción a cargo de los proponentes, consistente en formalizar su inscripción en la cámara de comercio (RUP) de las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Se exceptúan los de servicios, empréstito, y aquellos que por disposición legal no se le exija acreditar dicho registro.

SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES O S.M.M.L.V: Es una

unidad de medida para determinar valores y cuantías durante la vigencia correspondiente, consistente en multiplicar el Salario Mínimo Legal autorizado por el Gobierno Nacional por el número de veces que exija la norma contractual.

UNIÓN TEMPORAL: Es una forma de Asociación, permitida por la dinámica de los procesos de contratación, que tiene por finalidad presentar propuesta conjuntas para la obtención de la adjudicación de un contrato público; en este caso aunque la responsabilidad es solidaria, los proponentes asociados sólo responden frente al incumplimiento de las obligaciones, en la medida de la obligaciones distribuidas a cada uno de los proponentes. Una Unión Temporal, no genera una persona jurídica diferente de las asociadas, por esa razón estos no tienen registro mercantil o RUP propios.

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MANUAL DE CONTRATACIÓN: Es un Instrumento reglamentario interno del Instituto de Turismo del Meta, que estructura la forma en que mecánicamente se debe desarrollar e interpretar toda la actividad y gestión contractual de la Entidad, en términos Constitucionales, Legales, y Reglamentarios.

OBJETIVO MISIONAL: Es el objetivo final que diferencia a la Entidad de otras en cuanto a sus funciones y competencias, en el caso particular del Instituto, es la promoción, control y desarrollo del ejercicio del Turismo en el Departamento del Meta.

PROCESO Y PROCEDIMIENTO: La actividad contractual del Instituto se entenderá y desarrollará con las plenitudes y formalidades de un proceso en sede Administrativa.

ARTICULO 5 – NATURALEZA JURIDICA - El Instituto de Turismo del Meta es una entidad pública del orden Departamental, descentralizada, vinculada al sector Turismo, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, creado y sujeto a actos administrativos expedidos por la Asamblea Departamental del Meta, sometido al control vigilancia, consulta y asesoría de la Junta Directiva; y cuyo funcionamiento es permitido por la Ley.

El desarrollo histórico de la normatividad que le ha sido aplicable al Instituto de Turismo del Meta, y que es de relevancia para los fines de este Manual de Contratación es la siguiente: a) Ordenanza 026 de 1986 por medio de la cual se creó el Instituto de Cultura y Turismo del Meta. b) Ordenanza 305 de 1998, por medio de la cual se modificó la denominación del Instituto de Turismo del Meta. c) Decreto 1323 de 1998, por medio del cual se establece la Estructura Orgánica de una Dependencia, planta de personal y funciones del Instituto de Turismo del Meta. d) Análisis de la Relación de la Planta de Personal del Instituto de Turismo del Meta. e) Decreto 432 de 2014; por medio del cual se derogó el Decreto 1323 de 1998. f) Manual específico de Funciones y competencias laborales Vigente. g) Estatutos y Reglamento de la Junta Directiva. h) Reglamento Interno de Trabajo. i) Manual de calificación de Servidores Públicos Provisionales. j) Sistemas de Calificación de Servidores Públicos en provisionalidad.

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CAPITULO III MARCO NORMATIVO

ARTÌCULO 6 – DE ORIGEN CONSTITUCIONAL: Constituirá un marco de observación y aplicación obligatoria los Artículos 2°, 29, 209, 211, 273, 315., toda disposición de origen legal, reglamentaria, o institucional que este en oposición directa con la norma Constitucional, será puesta en conocimiento a la Dirección del Instituto de Turismo del Meta, y éste a su vez la remitirá al (a) Asesor (a) Jurídico (a) Externo (a) de la Entidad para que defina la ruta jurídica que permita inaplicar la disposición violatoria de la Constitución Política Colombiana.

ARTÌCULO 7 – DE ORIGEN LEGAL: Serán de origen legal aquellas expedidas por el Congreso de la República y por el Presidente cuando sea competente para expedir Decretos con fuerza xx Xxx; en el caso concreto serán aplicable a la actividad contractual del Instituto de Turismo del Meta, las siguientes:

 Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración pública”.

 Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.

 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

 Decreto ley 019 de 2012 “Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

ARTICULO 8 – DE ORIGEN REGLAMENTARIO: Serán aquellas expedidas en el marco de facultades otorgadas expresamente por la Constitución y la Ley; en el caso concreto serán aplicables a la actividad contractual del Instituto de Turismo del Meta, de forma general las siguientes:

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 Decreto 1082 de 2015, (Mayo 26): "POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR ADMINISTRATIVO

DE PLANEACIÓN NACIONAL" y a través del cual se compilo la normatividad reglamentaria del Decreto 1510 de 2013.

ARTICULO 9 – DE CONTROL DOCUMENTAL Y LINEAMIENTOS DE COLOMBIA

COMPRA EFICIENTE: En virtud de los dispuesto por el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, Sección 5, artículo 2.2.1.2.5.2. (Decreto 1510 de 2013, artículo 159) el Instituto de Turismo del Meta adoptará los instrumentos, guías, manuales y formatos expedidos con la finalidad de continuar el proceso de estandarización de control documental previsto y ordenado a las Entidades sometidas en su integridad al Estatuto de Contratación Pública Colombiana.

ARTICULO 10 – DE ORIGEN INSTITUCIONAL: Serán de origen Institucional, aquellos expedidos por el Instituto de Turismo del Meta en función de orientar, compilar, unificar criterios y asignar competencias y responsabilidades con ocasión de lograr las finalidades de la actividad contractual; en el caso concreto lo será el Manual de Contratación, el Reglamento Interno de Trabajo, los Estatutos de la Entidad, y el Manual de funciones y Competencias Laborales.

TITULO III

COMPETENCIA, ETAPAS DEL PROCESO, PROCEDIMIENTOS Y MEDIOS DE CONTROL SOBRE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

CAPITULO IV COMPETENCIA

ARTÍCULO 10 – COMPETENCIA – En el Instituto de Turismo del Meta, será competente el Director General de la entidad como jefe y representante legal de la misma, para dirigir la celebración de contratos públicos y ordenar el gasto, conformidad con el literal b) del numeral 1° del artículo 11 de la ley 80 de 1993.

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ARTÌCULO 10.1 – RESPONSABILIDAD Y APOYO EN LA GESTIÒN

CONTRACTUAL – Son responsables solidariamente en materia civil, disciplinaria, fiscal, penal y administrativa, en relación con las funciones asignadas dentro de la actividad contractual y teniendo en cuenta las funciones del cargo incluidas en el Manual Especifico de Funciones y Competencia Laborales en concordancia con el Reglamento Interno de Trabajo, los siguientes funcionarios: a) El Subdirector General. b) El Subdirector Técnico. c) El Asesor Jurídico de Planta de la Entidad.

d) Los abogados Externos en relación con los procesos de contratación asignados, para sustanciar. e) El Supervisor e Interventor del Contrato, en los términos del régimen de responsabilidad previsto en la Ley 1474 de 2011. PARÀGRAFO. El personal Indirecto o las personas Jurídicas contratadas en la modalidad de prestación de Servicios Técnicos o Profesionales, con quienes se contraten el apoyo en la sustanciación de los procesos de contratación y el apoyo a la gestión de supervisión e interventoría, sólo serán responsables por las actividades específicas vinculadas en sus respectivos contratos públicos.

ARTÌCULO 10.2 – CONTINUIDAD EL PROCESO DE CONTRATACIÒN Y

SEGUIMIENTO – Los abogados externos y el personal directo o indirecto que mantendrán el conocimiento y seguimiento de los procesos de contratación y responderán por la protección documental del expediente que contiene el mismo, desde el inicio de la etapa precontractual y hasta la liquidación del contrato público.

ARTÌCULO 10.3 – POLITICA JURÌDICA, RUTA DE CONTRATACIÒN Y

CRITERIOS DE INTERPRETACIÓN - El Asesor Jurídico de Planta de la Entidad, tendrá la obligación de dirigir a los abogados externos, los Servidores públicos y personal de apoyo que presta sus servicios directos dentro de la actividad contractual; para el efecto emitirán conceptos, generarán circulares, expedirá directrices y, absolverá dudas y observaciones, con la finalidad de definir o unificar la política jurídica de la entidad, orientar la ruta de contratación y ajustar los criterios de interpretación. PARÀGRAFO 1. Esta Función dentro de la actividad contractual del Instituto de Turismo del Meta es indelegable. PARÀGRAFO 2. Cada remisión de un proceso de contratación deberá acompañar la firma, visto bueno y asignación del Asesor Jurídico de Planta y las subdirecciones General y Técnica, según el caso. Sólo podrá exonerarse de tal responsabilidad cuando se declare impedido para conocer el proceso de contratación.

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TITULO III

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ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL, PROCEDIMIENTO Y MEDIOS DE CONTROL

CAPITULO I DESCRIPCIÒN DE LAS ETAPAS

ARTÌCULO 11. ETAPAS PARA DESARROLLAR DURANTE LA ACTIVIDAD

CONTRACTUAL – Los procesos de contratación adelantados por el Instituto de Turismo del Meta tendrán las siguientes etapas: a) etapa precontractual, por medio de la cual se desarrolla el principio de planeación, se estima la necesidad administrativa, se determina el valor del proceso, se definen las condiciones mínimas del oferente o proponente, se reciben las propuestas, se adelanta el proceso de evaluación y recomendación y finalmente se selecciona el oferente favorecido. b) la etapa de ejecución que inicia con el acto administrativo que adjudica el contrato y surte su ejecución desde la suscripción del contrato y hasta la fase de liquidación del equilibrio financiero del mismo. c) la etapa post- contractual que inicia desde la terminación de la ejecución del contrato y finaliza con la expiración de la vigencia del mismo o hasta que finalice el término de cobertura de las pólizas exigidas.

CAPITULO II

ETAPA PRECONTRACTUAL

11.1. SURGIMIENTO DE LA NECESIDAD ADMINISTRATIVA – Sólo podrán generar o formalizar una necesidad administrativa, en relación con las funciones de su cargo y competencias asignadas. a) La Dirección del Instituto. b) La Subdirección Administrativa y Financiera. c) La Subdirección Técnica y de Fomento Turístico. d) El Abogado Asesor Especializado de planta en relación con asuntos de trascendencia jurídica; dicha necesidad administrativa deberá ser radicada en la Dirección de la Entidad y viabilizada por el funcionario que ostente la representación legal del Instituto de Turismo del Meta. PARÀGRAFO. Toda necesidad administrativa expedida, deberá incluir la articulación de la misma con el Plan de Desarrollo Departamental, proyectos y plan de adquisiciones según el caso.

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11.2. ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Y DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES – Son responsables de su elaboración las Subdirecciones de la Entidad según su competencia y funciones, para lo cual podrá apoyarse en personal directo e indirecto

11.3. INCLUSIÒN DE CONDICIONES – Todo estudio, documento previo o proyecto xx xxxxxx, deberá registrar las condiciones mínimas del proceso de selección, contrato y posterior ejecución del mismo; no podrán excluirse bajo ninguna circunstancia las siguientes:

GENERALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS.

 Será necesario registrar la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer y del objeto a contratar, indicando las especificaciones y características técnicas uniformes o no del bien, obra o servicio que se requiere adquirir y que permitan una clara identificación y diferenciación con otros bienes o servicios, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución. PARÀGRAFO 1. Cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. a) Relación de documentos que sirvieron de sustento para elaborar el estudio previo.

 El Instituto de Turismo del Meta, durante la etapa de planeación está obligada a realizar el análisis de rigor para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo, comparándolo con otros procesos de contratación similares

 El Instituto de Turismo del Meta durante esta actividad contractual tendrá que dejar evidencias soportadas en constancias de este análisis en los Documentos del Proceso.

 El Instituto registrará en documentos del proceso los Requisitos Habilitantes, y para el efecto tendrá en cuenta: a) El Riesgo del Proceso de Contratación. b) El valor del contrato objeto del Proceso de Contratación. c) El análisis del sector económico respectivo. d) El conocimiento de fondo de

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los posibles oferentes desde la perspectiva comercial, razón por la cual el análisis deberá superar la simple aplicación mecánica de fórmulas financiera, soportándolo en un concepto profesional, de conformidad con el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente.

 El Instituto determinará el Tipo de compromiso contractual a adquirir, esto es, si se requiere a título de arrendamiento, compra, préstamo, comodato, entre otros, etc.

 El Instituto deberá registrar en los documentos previos del proceso y proyecto xx xxxxxx de condiciones que desarrolla el principio de planeación, el análisis que sustenta la exigencia garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la Pertinencia de la división de aquellas.

 El Instituto registrará con precisión la justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.2., Subsección 2, Sección 2, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 26); evitando en todo momento que se generen dudas o interpretaciones sin soporte legal y que ponga en controversia los factores de selección, para el efecto siempre se consultara a los abogados externos y se dará respuesta oportuna a las observaciones presentadas.

 El Instituto incluirá en dichos documentos del proceso, la Identificación del rubro presupuestal con cargo al cual se ejecutará el gasto.

 El Instituto señalará con precisión en dichos documentos del proceso, la justificación de la necesidad de interventoría en los contratos de obra cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección; en el mismo sentido justificara la selección del Supervisor del Contrato en otros tipos de contratos diferentes al de Obra Pública.

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 El Instituto registrará a su vez según el caso, plazo, vigencia, forma de pago y obligaciones a cargo de las partes.

 Es indispensable, certificar si el proceso contractual, esta cobijado o no por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del título IV.

ESPECIFICAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, TECNICOS Y DE APOYO A LA GESTIÓN.

Además de los enunciados en el título anterior, el Instituto de Turismo del Meta, tratándose de este tipo de contratos, deberá incluir dentro de los documentos que desarrollen el proceso de planeación, cuando menos los siguientes: a) Identificación de la necesidad que se pretende satisfacer. b) Justificación detallada de la necesidad del objeto a contratar. c) Identificación del perfil de la persona a contratar y experiencia exigida. d) análisis para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de riesgo.

INTEGRACIÒN DE ESTUDIOS DE CONDICIONES. Y PRECIOS XXX XXXXXXX

En el caso concreto de procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios, se efectuará un estudio de los precios xxx xxxxxxx teniendo en cuenta los costos y demás condiciones económicas existentes en el departamento,

Municipio o lugar de cumplimiento de la obligación contractual y las condiciones de pago que pretende proponer la entidad a los futuros contratistas.

En relación con el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, este deberá indicar con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos de la entidad para la realización del proceso de selección y ejecución del contrato.

Cuando se trate de precios unitarios, deberá incluirse la forma o procedimiento como se calcularon para establecer el presupuesto oficial. Cuando se trate de la

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modalidad de selección desarrollada a través de concurso de méritos no será necesario publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato. Cuando se trate específicamente de un contrato de concesión, no se publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración. En todo caso el documento formal que desarrolle el principio de planeación, deberá estar suscrito por el respectivo Subdirector en atención de sus funciones y competencias laborales.

ESTRUCTURACIÒN DEL ANÁLISIS DE RIESGOS PREVISIBLES DEL FUTURO CONTRATO.

Es obligatorio dentro de todo proceso de contratación, estimar la posibilidad de contingencias que traiga consigo efectos negativos durante la ejecución del contrato público; razón por la cual en los estudios previos, proyecto xx xxxxxx de condiciones o documentos equivalentes, se estimará la probabilidad de eventos y se identificarán las medidas para manejar tales contingencias adversas para la Entidad, análisis encaminado a reducir la probabilidad de ocurrencia o para mitigar su impacto; y a su vez lograr la distribución de riesgos entre el Instituto y el Contratista.

El Instituto procurara siempre la integración de garantías y pólizas que coadyuven en la cobertura financiera de estos riesgos.

ENUNCIACION DE CONDICIONES TÉCNICAS

Las Subdirecciones General y Técnica, tendrá bajo su responsabilidad diseñar las condiciones, características y especificaciones del bien, servicio u obra a contratar, arrendamiento, concesión, o comodato a suscribir, incluyendo además para el efecto, las obligaciones específicas y generales que debe asumir el contratista en desarrollo del objeto, así como el tiempo estimado de duración del contrato público, previendo inclusive las posibles y máximas prorrogas y causales para suscribirlas.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

La solicitud del Certificado de Disponibilidad presupuestal la efectuará siempre la Dirección General del Instituto de Turismo del Meta; no se podrá continuar con

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ningún procedimiento propio de la actividad precontractual, cuando el expediente del proceso no contenga formalmente dicho certificado o cuando se expida sin la solicitud previa y formal del Director General de la Entidad.

MÍNIMOS LEGALES A INCLUIR EN LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.

Cuando se trate de revisar el contenido formal de los estudios y documentos previos de cualquier proceso de contratación, estos deberán incluir cuando menos los elementos establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.1., Subsección 1, Sección 2, del Decreto 1082 de 2015.

11.4. DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Este constituye un documento que desarrolla el principio de planeación y es independiente del rubro presupuestal que se afecte, sea este de funcionamiento o de inversión; a su vez y de manera formal deberá contener la lista de bienes, obras y servicio que el Instituto de Turismo del Meta pretende adquirir durante la Vigencia respectiva de conformidad con lo exigido por el artículo 2.2.1.1.1.4.1., Subsección 4, Capítulo 1, Título 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. PARÀGRAFO 1: Dicho instrumento de planeación deberá ser publicado en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. PARÀGRAFO 2: Éste instrumento deberá guardar relación y coherencia con el Plan de Desarrollo Departamental del Meta, el Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto Anual de Gastos.

11.5. PROCEDIMEINTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES - El Director General y Representante legal del Instituto de Turismo del Meta, debe adelantar jornadas interdisciplinarias con su equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos. PARÀGRAFO 1. Los documentos necesarios y que soportan o sirven de base para su elaboración son: a) el Plan de Desarrollo Departamental del Meta y plan de Gestión del Director General de la Entidad. b) El Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI); y c) El proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia. PARÀGRAFO 2 – El Asesor Contable de la Entidad y almacenista, tendrán a su cargo la integración y certificación del Plan Anual de Adquisiciones.

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11.6. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD - El Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 2.2.1.1.1.4.3., Subsección 4, Capítulo 1, Titulo 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 6 y 7), debe publicarse en la página Web del Instituto de Turismo del Meta y en el SECOP antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año.

11.7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y ACTUALIZACION – El Asesor Contable de la Entidad y el Almacenista, tendrán a su cargo el seguimiento, control y actualización del Plan Anual de Adquisiciones, para lo cual acudirán a los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes, y en el mismo sentido solicitarán a la Dirección de la Entidad, la integración de equipos de trabajo interdisciplinarios para su actualización o presentación de observaciones. De cualquier forma todo lo relativo a la Construcción, seguimiento y actualización del Plan Anual de Adquisiciones, estará sujeto a los manuales, circulares, guía, lineamientos y demás documentos expedidos por Colombia Compra Eficiente.

11.8. ADOPCIÒN DE LA MODALIDAD Y PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA - La Subdirección General, La Subdirección Técnica, según el asunto o competencia misional o administrativa asignada por el Manual de Funciones y Competencias laborales y el (la) Asesor (a) Jurídico (a) de Planta, decidirán colegiadamente la modalidad de selección y procedimiento bajo

el cual se seleccionará la mejor propuesta para la Entidad; para el efecto revisaran todos los documentos que soportan y desarrollan el principio de planeación de la Entidad, prioritariamente los siguientes: a) Certificado de inclusión en el plan de Anual de Adquisiciones. b) Estudios previos. c) Estudios xx xxxxxxx debidamente documentados. Se entiende que estarán debidamente documentados los estudios previos que vengan acompañados de las cotizaciones solicitadas o de las investigaciones efectuadas a bases de datos manuales, revistas, o los medios que el gobierno disponga, cuando corresponda. d) Análisis de riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. e) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que ampare los compromisos económicos que se surtirán con el proceso de contratación solicitado. f) Ficha técnica (en caso de bienes o servicios de características técnicas uniformes). g) Anexo Técnico con la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar o los

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requerimientos técnicos según sea el caso. PARÁGRAFO: En el evento de que se decida adelantar un proceso de contratación directa, el (a) Asesor (a) Jurídico (a) de Planta, con apoyo de los abogados externos del Instituto de Turismo del Meta, adicionalmente verificará:

En los procesos contractuales para la prestación de servicios y de apoyo a la gestión se exigirán los siguientes documentos:

- Certificado o justificación de insuficiencia de personal de planta (Decreto 2209 de 1998).

- Certificado de idoneidad y experiencia.

- Hoja de vida de la función pública y declaración juramentada de bienes y rentas, con sus respectivos anexos.

En los procesos contractuales para la formalización de contratos de arrendamiento:

- Acto administrativo de justificación de la contratación directa

- La identificación del inmueble objeto del contrato.

- El certificado de tradición y libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

En los procesos contractuales para la formalización de contratos o convenios interadministrativos:

- Acto administrativo de justificación de la contratación directa.

- Estudios previos.

- Deberán allegarse los soportes que correspondan, tales como descripción del proyecto, documentos de representación legal de cada entidad, soportes presupuestales y autorizaciones de cuerpos colegiados si estos son requeridos como mecanismo previo para la suscripción del convenio.

En los procesos contractuales para la formalización de convenios de cooperación celebrados al amparo del artículo 355 de la Constitución Política y sus normas complementarias:

- Acto administrativo de justificación de la contratación directa

- Estudios previos.

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- Estatutos de la entidad cooperante.

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- Documentos complementarios que acrediten existencia y representación legal vigente.

- Descripción del proyecto.

PARÀGRAFO. En el trámite del proceso contractual, el abogado externo a quien se le haya asignado la sustanciación del proceso, devolverá los expedientes a los funcionarios responsables, en el evento de que falte la documentación necesaria para adelantar el trámite precontractual, o cuando existiendo la documentación soporte, esta no sea clara, inexacta o incorrecta.

11.9. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA, EL CONCURSO DE MÉRITOS, LA SELECCIÓN ABREVIADA Y CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA – Los documentos y operaciones administrativa que a continuación se relacionan, le son aplicables a los procesos de selección que se desarrollen a través de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación de mínima cuantía.

11.9.1. FICHA QUE SOPORTA LA RADICACIÓN DE INICIATIVAS DE INVERSION ANTE LOS BANCOS DE PROYECTOS- Constituye un soporte previo a la ejecución de rubros presupuestales de inversión y deben solicitarse su expedición a las oficinas, secretarías o autoridades de Planeación Nacional, Departamental o Municipal de conformidad con el numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. La certificación expedida, deberá expresar que el objeto del contrato que se pretende ejecutar se encuentra inscrito en el Banco de Proyectos de Inversión respectivo.

11.9.2. ESTUDIOS Y DEMÁS DOCUMENTOS PREVIOS - Los constituyen aquellos documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones con el fin de que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de los requerimientos del Instituto de Turismo del Meta, ya su vez observen el análisis y distribución de los riesgos del contrato. Estos documentos con carácter obligatorio deberán ser publicados en el SECOP, y a partir de ese momento los posibles oferentes tendrán la posibilidad de conocerlos y presentar las observaciones proponiendo para el efecto las correcciones, o inclusiones que consideren necesarias desde el punto de vista jurídico y técnico. Frente a las observaciones presentadas a dichos documentos

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precontractuales, el Instituto de Turismo del Meta podrá ajustarlos, aun con posterioridad del acto de apertura del proceso de selección siempre y cuando se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar.

En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, el Ordenador del Gasto, con fundamento en el Numeral 2 del Artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

Por regla general, el documento que soporta los estudios previos deberá estar sujeto a lo contemplado por el Decreto 1082 de 2015, y contendrán la siguiente información:

- LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

En este acápite el funcionario o personal indirecto que tenga la responsabilidad de sustanciar el documento de rigor, deberá motivar las finalidades del proceso de contratación a implementar, para el efecto deberá tener como documento base el

requerimiento elevado por la Dirección de la Entidad, la Subdirección de Competencia funcional o el (a) Asesor (a) Jurídico (a) de planta; en dicho documento precontractual, deberá darse claridad sobre lo siguiente: a) La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación. b) La competencia de la Entidad para adelantar el proceso de contratación. c) Las alternativas que presenta el mercado en relación con las necesidades de la Entidad. d) La certificación de que la necesidad ha sido prevista por el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad. e) Verificación del soporte presupuestal. f) La enunciación o relación de ser necesarios, del proyecto, estudio o programa de política pública a la que se pretende ejecutar.

- OBJETO, ACTIVIDADES QUE DESARROLLARAN EN SU EJECUCION Y ACUERDOS MINIMOS.

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El documento precontractual debe incluir tanto el objeto que se pretende ejecutar para perfeccionar los fines de la actividad contractual de la Entidad y a su vez debe advertir a cualquiera que consulte dicho instrumento, cuando menos los siguientes acuerdos: a) Objeto. El cual constituye el bien, servicio, obra pública, convenio, concesión, arrendamiento o cualquier otro propio de los contratos de naturaleza civil o comercial, pero que tiene su desarrollo en los procesos de contratación pública. b) Especificaciones técnicas de la necesidad administrativa. En dicho acápite, será necesarios que se estructure el soporte y condiciones técnicas del posterior contrato a suscribir, entre otras, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación, condiciones particular a los proponentes en razón de las calidades y cualidades que debe acreditar y demás requisitos, criterios para presentar propuesta y criterios de habilitación, inclusión de lineamientos de Colombia Compra Eficiente; actividades que desarrollan las exigencias técnicas, plazos parciales y totales de ejecución final, previsión de circunstancia de suspensión de la ejecución contractual, aporte de documentos, calidades del personal indirecto que presentará el contratista y en fin todos aquellos elementos que condicionan la adecuada ejecución del objeto contractual y sus actividades, de tal manera que la Entidad pueda solicitar la ejecución del posterior contrato, sin que se presente la posibilidad de interpretaciones privadas de quienes interactúan de manera permanente como contratistas del sector público. c) Partes. Son quienes intervienen en la relación contractual, como extremos de conformidad con el artículo 2, Numeral 1 de la Ley 80 de 1993; lo anterior sin dejar de observar, que el ciudadano, las veedurías, el supervisor e interventor y los organismos de control también tienen plena injerencia en la ejecución del contrato público y como parte en la actividad contractual, también se les adjudica responsabilidades, competencias y obligaciones dentro de dicha relación contractual. El Instituto de Turismo del Meta, vinculara como parte o extremo en ejecución del contrato público a aquellos que tengan la calidad de persona, sea esta natural o jurídica, de derecho privado o público, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).

d) Término de ejecución y vigencia. El término de ejecución corresponderá a la asignación de días, meses y años en los cuales el contratista tendrá como tiempo máximo para soportar la ejecución del 100% de un contrato público; por su parte la vigencia corresponderá al tiempo o término durante el cual se mantendrá la

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relación legal entre contratista y Entidad pública, para observar el alcance, estabilidad, afectación a terceros y cumplimiento exitoso o beneficioso para la entidad observado dentro de un tiempo prudencial. Una vez aclarado lo anterior, quien adelanta la construcción de documentos precontractuales, debe advertir que, tratándose del plazo, este siempre estará limitado al último día calendario de la correspondiente vigencia fiscal de conformidad con el artículo de la Ley 819 de 2003; principio de presupuesto que vincula la construcción de documentos precontractuales a la observación de las normas orgánicas de presupuesto. e) Lugar de ejecución del contrato y domicilio contractual o judicial del contrato. El Lugar de ejecución hará referencia al espacio geográfico donde concretamente se formalizaran las actividades y demás obligaciones contractuales; por su parte el domicilio contractual, hará referencia a la designación del lugar o sede del contrato, que tiene por finalidad determinar xxxxxx de competencia y jurisdicción a la que pertenece el contrato como negocio jurídico. Para el caso concreto será la ciudad xx Xxxxxxxxxxxxx, Departamento del Meta. f) Obligaciones de las Partes. Constituyen los compromisos particulares que asumen la Entidad y el Contratista, en relación con la ejecución del contrato público, y el procedimiento como se reconocerán y pagarán las contraprestaciones de la relación contractual. g) Identificación del contrato que se pretende celebrar. En los documentos precontractuales, se debe aclarar la tipología contractual, con la finalidad de tomar la decisión en relación con la modalidad de selección.

- MODALIDAD DE SELECCIÓN, SU JUSTIFICACION Y FUNDAMENTACION JURIDICA.

De conformidad con lo previsto en este Manual de Contratación y en concordancia con lo previsto por el artículo 13, 32 de la Ley 80 de 1993, y artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, dicha modalidad deberá asignarse con claridad desde los primeros documentos precontractuales del proceso a desarrollar; pero se advierte que esta decisión se tomará de manera colegiada y por ende con responsabilidad solidaria, por parte del Director(a) General de la Entidad, el Subdirector que elevó el respectivo requerimiento y el (a) Asesor (a) Jurídico (a) de planta del Instituto de Turismo del Meta.

- VALOR DEL CONTRATO, REAJUSTE Y SU JUSTIFICACIÓN DE SU CUANTIA.

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Sin perjuicio de aquellos contratos que no tienen cuantía, en todos los que generen erogaciones con causación en el presupuesto oficial de la Entidad, los estudios previos deberán estimar las condiciones económicas de su ejecución en términos de sumas de dinero a favor de quien ejecuta un contrato público; dicho valor no podrá en ningún caso ser asignado de manera discrecional por ningún servidor público o personal indirecto con responsabilidades en la actividad contractual; por el contrario tendrá que ser el resultado de comparar procesos de contratación similares, cotizaciones xxx xxxxxxx dentro de la región, consulta de precios a los organismos consultores, deducción, impuestos y márgenes de utilidad del posible contratista. La estimación del valor del contrato también incluirá el estudio de costo beneficio en relación con la necesidad de otorgar anticipos, evento en el cual también será necesario reglamentar la protección del recurso y los eventuales rendimientos financieros que genera. En relación con los reajustes al valor del contrato, será necesario que la entidad prevea las situaciones bajo las cuales se consolidaran causales que ameriten aumentar o disminuir el valor asignado al contrato, los límites de dicho reajuste, y la forma como los mismos se perfeccionan; razón por la cual se advierte que siempre que se trate de aumento de valor sin aumento de plazo, será necesario contar con el concepto favorable del supervisor e interventor del contrato público y la correspondiente ampliación de garantías, si estas han sido solicitadas en el contrato primigenio.

- ESTUDIO DEL SECTOR Y ANÁLISIS DE LAS ENTIDADES ESTATALES

El Instituto de Turismo del Meta, incluirá de forma obligatoria, el estudio detallado del sector relacionado con el proceso contractual a desarrollar, desde la observación financiera, organizacional, técnica y estimación de los riesgos relacionados con objetos similares; lo anterior de conformidad con lo establecido por el artículo 2.2.1.1.1.6.1., Subsección 6, Sección 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

(Decreto 1510 de 2013, artículo 15).

- FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

En Desarrollo del principio de selección objetiva del contratista y en concordancia

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con en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.2., Subsección 2, Sección 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 26); la escogencia de la propuesta más favorable, está asociada a justificaciones técnicas, condiciones de lo que se pretende contratar, calidad y cualidades del contratista y en algunos casos Xxxxxx; en tal sentido los factores de selección serán diferentes dependiendo de la modalidad de selección; pero una vez escogida la modalidad de selección, dichos factores se vuelven comunes para todos y cada uno de los proponentes, y una vez que se expresen en un pliego de condiciones definitivos o un documento equivalente, su indicación tiene efectos vinculantes para las partes en el proceso de selección.

- EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

El Instituto de Turismo del Meta, dentro de los documentos previos y demás documentos de la etapa precontractual, adjuntara a los mismos un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150); y en el mismo sentido la estimación de los

riesgos frente a eventuales incumplimiento de obligaciones y objetivos, que degeneren en la afectación del equilibrio financiero del contrato; en tal sentido es necesario que el Servidor Público o personal indirecto con responsabilidad en la construcción de estudios previos y demás documentos precontractuales integre como instrumento de consulta el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación expedido por

Colombia Compra Eficiente”

- GARANTÍAS QUE MINIMIZAN LOS RIESGOS EN RELACIÒN CON LOS PERJUICIOS DERIVADOS DE LA EJECUCIÒN CONTRACTUAL Y EXTRACONTRACTUAL.

Concluido un estudio apropiado de los riesgos asociados a la ejecución contractual; de manera obligatoria o discrecional cuando no obliga la Ley, El Instituto de Turismo del Meta, solicitará la expedición de una garantía única que

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ofrezcan cobertura a la naturaleza de la ejecución del contrato y a la responsabilidad civil extracontractual; lo anterior con sujeción y conforme a lo ordenado por los artículos 2.2.1.2.1.4.5., Subsección, 4, Sección 2, 2.2.1.2.3.1.1., Subsección 1, Sección 3, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículos 77 y 110)

- LA INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA ESTA COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO EN LOS TÉRMINOS DE SUBSECCIÓN 1, SECCIÓN 4, DEL DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN NACIONAL 1082 DE 2015. (TÍTULO IV, CAPÍTULO I DEL DECRETO 1510 DE 2013).

Como quiera que los acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (I) los bienes y servicios de origen colombiano y (II) los proveedores colombianos; todo proponente nacional y extranjero tienen el derecho a exigir que en los Procesos de Contratación sean tenidos en cuenta los Acuerdos Comerciales aplicables. Este es un derecho de los colombianos frente a los procesos de contratación que adelantan los Estados con los cuales Colombia ha suscrito acuerdos Comerciales y de los proponentes extranjeros frente a los Procesos de Contratación que adelantan las Entidades Estatales colombianas. Adicionalmente, cualquier persona puede exigir el cumplimiento de los Acuerdos Comerciales pues estos son leyes de la República.

El contenido de cada Acuerdo Comercial es único. Sin embargo, generalmente estos contienen un capítulo que señala los derechos y obligaciones en materia de compras y contratación pública y anexos para determinar si un Acuerdo Comercial es aplicable a los diferentes Procesos de Contratación. Los acuerdos comerciales son negociados y suscritos por el gobierno nacional e incorporados a la normativa colombiana por medio de una Ley de la República. En consecuencia, las Entidades Estatales deben cumplir con lo previsto en ellos, al igual que deben cumplir con las leyes y decretos aplicables al sistema de compras y contratación pública.

Cuando el proceso de contratación está sometido a uno o varios Acuerdos

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Comerciales, la Entidad Estatal debe elaborar el cronograma de acuerdo con los plazos previstos en dichos Acuerdos Comerciales. Si un mismo proceso de contratación está sometido a varios Acuerdos Comerciales, la Entidad Estatal debe adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de la totalidad de los compromisos previstos en los Acuerdos Comerciales.

La Entidad Estatal debe conceder trato nacional a:

 Los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales.

 A los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado;

 A los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia. El Ministerio de Relaciones Exteriores debe expedir el certificado por medio del cual se acredite la situación mencionada en el literal B) anterior en relación con un Estado en particular.

- PROMOCIÓN AL DESARROLLO Y PROTECCIÓN DE LA INDUSTRIA NACIONAL:

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de Méritos la convocatoria se limitará a Mipymes de acuerdo con las reglas señaladas en la Subsección 2, Sección 4, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Capítulo II, Título IV, del Decreto 1510 de 2013).

- COMITÉ EVALUADOR:

Dicho comité funcionará como un cuerpo colegiado con funciones de verificación de requisitos habilitantes y evaluador de las propuesta habilitadas, sus conclusiones serán a título de recomendación, y no tiene efectos vinculantes para el Ordenador del Gasto; no obstante y una vez adoptada la evaluación y

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recomendación favorable por parte de la Dirección General de la Entidad, las responsabilidad en relación con la Selección del Contratista será solidaria. La competencia para la conformación del comité evaluador es del Director(a) General de la Entidad, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.3., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

(Artículo 27, del Decreto 1510 de 2013).

- CAPACIDAD RESIDUAL

La constituye, el potencial de un proponente, que una vez certificada permite al Instituto de Turismo del Meta, el cálculo estadístico o posibilidad de que este cumpla oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de responder con el contrato objeto del Proceso de Contratación.

La Capacidad Residual del proponente es un requisito adicional a los requisitos habilitantes que deben cumplir los interesados en participar en un Proceso de Contratación. El legislador estableció este requisito adicional como mecanismo para mitigar el riesgo de incumplimiento en los contratos de obra pública. Según dispone el artículo 2.2.1.1.1.6.4., Subsección 6, Sección 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 18). El interesado en celebrar contratos de obra debe acreditar su Capacidad Residual o K de Contratación para lo cual debe presentar los siguientes documentos: 1) La lista de los contratos en ejecución suscritos con Entidades Estatales y con entidades privadas para ejecutar obras civiles, así como el valor y plazo de tales contratos. 2) La lista de los contratos en ejecución. 3) Los estados financieros auditados de los últimos dos (2) años, suscritos por el interesado o su representante legal y el revisor fiscal. Lo anterior, siempre observando lo establecido en la “Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública”

- SECOP

Todo documento expedido durante la etapa precontractual y que certifique la observación del principio de Planeación, debe ser publicado de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1., Subsección 7, Sección 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, (Decreto 1510 del 2013,

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artículo 19), dicha publicación se hará dentro de un término máximo e improrrogable de tres (3) días siguientes a su suscripción.

Lo anterior con la finalidad, de que los ciudadanos, veedurías y organismos de control, puedan observar el proceso contractual y advertir a la Entidad la incidencia de situaciones que pueden agredir jurídicamente o técnicamente el proceso de contratación.

11.9.3. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA - Constituye un documento cuya expedición es obligatoria en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, deberá publicarse en el SECOP y con la finalidad de que los posibles proponentes tengan claridad sobre la convocatoria, vinculara la siguiente información: 1) El nombre y dirección de la Entidad Estatal. 2) La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal, podrá ser ubicada y consultada. 3) El objeto del contrato a celebrar, identificando las especificaciones mínimas de lo que se pretende adquirir. 4) La modalidad de selección del contratista, indicando los funcionarios que adoptaron dicha modalidad. 5) El plazo o término de ejecución del contrato. 6) La fecha límite, lugar, hora y forma de presentación de la respectiva oferta. 7) El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal. 8) Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. 9) Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme. 10) Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el proceso de Contratación. 11) Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación. 12) Cronograma del proceso. 13) La forma como los interesados pueden consultar los documentos del proceso.

11.9.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DE SELECCIÓN - El Director General del Instituto de Turismo del Meta, expedirá el acto administrativo de carácter general, por medio del cual ordenará la apertura del proceso de selección, sin perjuicio en las disposiciones especiales para la modalidad de selección, establecidas en el artículo 2.2.1.1.2.1.5., Subsección 1, Sección 2, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 de 2013, artículo 24).

11.9.5. PLIEGO DE CONDICIONES - Constituye un documento precontractual que vincula a las partes, relación con los factores de escogencia, calificación,

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selección y posterior suscripción del contrato, define la Ley consensual que regirá a las partes, desde el momento en que un proponente se vincula al proceso de selección y hasta la expiración de la vigencia de la relación contractual; en consecuencia quien elabore este documento deberá incluir, el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto oficial asignado, los requisitos de carácter jurídico tanto del proceso como de las exigencias al proponente, descripción técnica, requisitos de orden financiero y criterios de evaluación y calificación de las propuestas. Por tener la condición xx Xxx para las partes, el pliego de condiciones, debe ser claro en relación con las reglas objetivas, justas, claras, que permitan al eventual proponente no dar lugar al error y que su comparecencia al proceso de selección está garantizada por factores de selección objetiva. Las claridad jurídica y técnica es el punto neurálgico de los pliegos de condiciones, al punto de que se pretende evitar la Declaratoria de desierta del proceso; en el mismo sentido dicha claridad impone también unos límites, responsabilidades y obligaciones a cargo de los servidores públicos y personal indirecto asignado para sustanciar el proceso de selección. PARÁGRAFO. En los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.3., Subsección 1, Sección 2, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 22), el documento que contiene los pliegos de condiciones definitivos, tendrá el mismo desarrollo del proyecto xx xxxxxx de condiciones, con la advertencia de que dicho documento tiene la vocación de ser un documento expedido en etapa contractual con la connotación de ser vinculante y definitivo.

11.9.6. AUDIENCIA PARA PRECISAR EL CONTENIDO, ALCANCE DE PLIEGOS, REVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES - Constituyen una instancia de debate dentro del proceso de selección en las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos; en dicha instancia los proponentes, ciudadanos y partes en general tenderán una oportunidad adicional de observar el contenido de los pliegos, objetar la asignación de riesgos, y solicitar la aclaración del alcance de los pliegos de condiciones. El objetivo final es socializar adecuadamente el contenido de los pliegos, con la finalidad de que el posible oferente evalúe su conveniencia o no, previo a presentarse al proceso.

Para el caso concreto del Instituto de Turismo del Meta, el desarrollo de esta audiencia, siempre contara con la participación activa del abogado Externo a quien se le ha entregado la sustanciación del proceso de selección.

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11.9.6.1 PROCEDIMIENTO PARA LA PRACTICA DE LA AUDIENCIA – Una vez presentadas las propuestas, y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes y previa solicitud de cualquiera de las partes o persona con interés legítimo en el proceso de selección, se realizará dicha audiencia, la cual será precedida por un profesional del Derecho, en dicha instancia se procederá así: a) Lectura íntegra xxx xxxxxx de condiciones. b) presentación de observaciones o cualquier reclamación. c) Adopción de observaciones. d) Elaboración y firma del Acta. e) Expedición de adendas .

11.9.7. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN – Constituirá una constancia del vencimiento de la instancia o término máximo para radicar propuestas, y será obligatoria en las modalidades de selección de licitación, selección abreviada o concurso de méritos. Este documento soportará una operación administrativa que será suscrita por el abogado externo o personal de planta a quien se le entrega la responsabilidad de impulsar el proceso de contratación y formalmente debe contener: a) Nombre de los proponentes e integrantes en caso de consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura. b) fecha y hora de presentación de las propuestas, con la indicación de aquellas que no se recibieron o que fueron radicadas de manera extemporánea, en este último caso se le hará saber al proponente que el Instituto de Turismo del Meta no realizará actos de verificación de requisitos sobre la propuesta, y tampoco se responsabilizará por la custodia de la documentación; en el mismo sentido cuando se trate de propuesta que no se encuentren debidamente foliadas, el abogado externo o funcionario de planta encargado de dar impulso al proceso, deberá exigir que en la misma diligencia la carpeta que contenga la propuesta sea foliada. c) Aclaración de precio, cuando este sea un factor de selección determinador de la posterior adjudicación del contrato. d) Identificación de los documentos que estén sometidos a alguna reserva legal. e) La indicación de que funcionario o personal indirecto, tendrá a su cargo la custodia de la documentación durante la etapa precontractual.

11.9.8 INFORME DE EVALUACIÓN – En Los términos de los Estudios y Documentos Previos, el Xxxxxx de condiciones o documento equivalente, y como resultado de la instancia de evaluación, el grupo de profesionales o personal técnico, elevará un informe, con la recomendación de posible adjudicación y la inclusión de los proponentes que presentaron sus ofertas, con la indicación clara

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de quienes cumplen con requisitos habilitantes y quienes fueron objeto de evaluación, con la inclusión de los resultados numéricos y demás ponderaciones previstas para aclarar la evaluación. PARÁGRAFO. El comité evaluador estará integrado y designado por el Director General de la Entidad y del mismo se correrá traslado a los proponentes y demás interesados, por el término xx Xxx, con la finalidad de que se presenten las observaciones que permitan realizar las correcciones, aclaraciones o anulaciones del respectivo informe.

11.9.8.1 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL ABOGADO DEL NIVEL ASESOR - El Asesor Jurídico de planta, es el responsable de una asesoría de carácter permanente, en los términos del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, y tendrá a su cargo: a) El cumplimiento de obligaciones contractuales del personal indirecto con responsabilidades en la actividad contractual. b) Exigir el cumplimiento de funciones a los servidores públicos con responsabilidades en la actividad contractual. c) Dirigir el proceso de evaluación y presentación del respectivo informes, salvo en los casos en que se declare impedido para conocer del mismo. d) Definir los criterios de interpretación jurídica en relación con el proceso de evaluación y presentación del informe. e) Verificar las respuestas a observaciones presentadas por los proponentes y demás interesados en el proceso y exigir las precisiones a los abogados externos o personal de planta que ofrecieron respuestas a dichas observaciones. f) Explicar o argumentar al ordenador del gasto el resultado y recomendación final de adjudicación. g) Asistir a la Audiencia de adjudicación y dirigir el proceso durante dicha instancia, resolviendo para el efecto las observaciones o demás reclamaciones que se presenten en dicha audiencia.

11.9.8.2 INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL RESPECTIVO INFORME – El comité de evaluación contara con la integración de personal directo o indirecto encargado de formalizar la evaluación de la capacidad financiera de los oferentes, en los términos xxx xxxxxx de condiciones definitivo o documento equivalente; en el mismo sentido la Subdirección respectiva delegará el funcionario de competencia para certificar los resultados de la evaluación de aspectos técnicos. PARÁGRAFO. Este personal directo o indirecto asignado, tendrá a su cargo además resolver las observaciones, aclaraciones y demás reclamaciones que se presenten durante el traslado a las partes del informe de evaluación.

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11.9.9. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA - Vencido el termino de traslado del informe de evaluación y superadas todas las observaciones y reclamación presentadas al proceso de selección, El Director General del Instituto de Turismo del Meta, expedirá acto administrativo motivado por medio del cual adjudicara el contrato al proponente que cumplió don las condiciones acordadas durante la etapa precontractual, sin perjuicio de la revocatoria a que se hace referencia en el artículo 9 de la ley 1150 de 2007 y de la aplicación del inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. PARÁGRAFO – El Director General de la Entidad, sólo podrá declarar Desierto el Proceso de selección, el cual advierta circunstancias generadoras de causales que claramente impidan la selección objetiva del contratista, tales causas deberán observarse o consultarse al Asesor Jurídico de planta, quien emitirá concepto jurídico previo sobre la realidad jurídica que hacen obligatorio declarar desierto el proceso. La declaratoria de desierto del proceso se formalizará en un acto administrativo susceptible de ser recurrido por vía de reposición.

11.9.9.1. PRACTICA DE AUDIENCIA PÚBLICA – En las modalidades de Selección de Licitación, Selección Abreviada y Concurso de Mérito, los actos de adjudicación o declaratoria de desierta, deberán expedirse y tramitarse en audiencias públicas, sometidas a las reglas que para el efecto prevé el Estatuto de Contratación Pública. PARÁGRAFO. Cuando la adjudicación deba realizarse por sorteo en términos xx Xxx, corresponderá al Asesor Jurídico de planta, prever el procedimiento que garantice la legalidad y transparencia del sorteo; procedimiento que deberá ser previsto desde la Expedición de Estudios Previos, Pliegos de condiciones o documento equivalente.

11.10. ACTIVIDADES PRECONTRACTUALES Y TERMINOS DE CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN – Las actividades y términos de obligatoria observancia, por los Servidores Públicos y abogados externos durante la actividad contractual, dependen de la modalidad de selección a la cual se acude; y de manera ordinaria serán las siguientes:

- ACTIVIDADES DEL PROCESO EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE LICITACION PÚBLICA

a) Registro de radicación en el Banco de proyectos de inversión (si es gasto de inversión); Estudios y documentos previos; Certificado de disponibilidad presupuestal; compromiso de vigencias futuras / Termino: Discrecional.

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b) Aviso de convocatoria (Artículo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012) / Termino: Dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de la Licitación, se publicarán hasta tres (3) avisos de convocatoria con intervalos entre dos

(2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato en la página Web de la entidad y el SECOP.

c) Proyecto xx xxxxxx de condiciones; Observaciones al pliego de condiciones 2.2.1.1.2.1.4., Subsección 1, Sección 2, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 del 2013, artículo 23), / Término: se publicará durante un término xx xxxx (10) días hábiles.

d) Acto Administrativo de apertura, el cual deberá contener la información a que alude el artículo 2.2.1.1.2.5., Subsección 1, Sección 2, del Decreto

Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 del 2013, artículo 24); conformación del comité evaluador; Pliego de condiciones definitivo. / Término: será discrecional pero se fijará en el cronograma del proceso conforme al artículo 2.2.1.1.2.1.3., ibídem ( Decreto 1510 de 2013, artículo 22), incluyendo las modificaciones pertinentes, con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado el Instituto de Turismo del Meta. Es de obligatoria observancia las formalidades establecidas por el artículo 2.2.1.1.2.2.1., del decreto antes citado (Decreto 1510 de 2013, artículo 25).

e) Audiencia de aclaraciones a los pliegos de Condiciones, asignación y tipificación de riesgos. / Término: dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. Artículo 30, numeral 4, Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 220 Decreto 019 de 2012.

f) Plazo para la presentación de propuestas (Artículo 30, numeral 5, de la Ley

80 de1993). / Término: discrecional de la Entidad y está sujeto a la complejidad del objeto del contrato público a celebrar; de cualquier forma

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deberá ofrecerse al proponente por lo menos un día hábil siguiente a la celebración de audiencia por medio de la cual se aclararon los pliegos de condiciones o documento equivalente.

g) Adenda para la modificación xxx Xxxxxx de Condiciones (Artículo 2.2.1.1.2.2.1., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015) (Decreto 1510 de 2013, artículo 25). / Término: El Instituto de Turismo del Meta señalará los plazos máximos para proceder a realizar modificaciones al pliego de condiciones mediante adendas, y en el evento de surtirse modificación al cronograma del proceso, tal adenda deberá publicarse nuevamente y someterse a los mismos plazos de la publicación xxx xxxxxx de condiciones inicial. El Servidor Público que sustancie el proceso de selección y los abogados externos que tengan a cargo el desarrollo del proceso observarán de manera obligatoria la prohibición de la Ley 1474/2011: “no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo." (Lo resaltado y subrayado fuera del texto)

h) Cierre del proceso licitatorio, el cual constituye el término máximo con el que cuenta un proponente para presentar su oferta. / Término: Es discrecional, pero puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan asistido a la audiencia de aclaraciones a los pliegos de condiciones y revisión de estimación, asignación y tipificación del riesgo.

i) Evaluación de las propuestas: el término será discrecional y sujeto a los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones. El servidor Público o abogado externo que sustancie los procesos de selección observará las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 y 6 de la Ley 1150/2007 y artículo 2.2.1.1.1.5.3., Subsección 5, Sección 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 10).

j) Publicación y traslado del informe de evaluación: actividad por medio de la cual se deja a disposición de cualquier persona u organismo de control, el

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informe de evaluación con la finalidad de que se presenten las observaciones, reclamaciones o escritos de subsanación. / Término: Durante 5 días hábiles (Artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993).

k) Respuesta a las observaciones en relación con los resultados de la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP: El término máximo lo determina el término final para adelantar la Audiencia de Adjudicación.

l) Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: la adjudicación o declaratoria de desierta constituyen un acto administrativo motivado, cuyo término de expedición, notificación y recurso, debe agotarse en la misma audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007).

m) Observaciones finales: Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07y artículo 2.2.1.2.1.1.2., Subsección 1, Sección 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 de 2013, artículo 29).

n) PÚBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: / Término: Dentro de los tres (3) días siguientes a la realización de la audiencia.

o) ñ) SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: / Término: Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la Resolución de Adjudicación.

p) REGISTRO PRESUPUESTAL: / Termino: Discrecional sujeto al cronograma del proceso, no obstante su expedición será de manera concomitante a la suscripción del contrato y previo a la Publicación del contrato en el SECOP.

q) PÚBLICACIÓN EN EL SECOP: / Término: Dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato.

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r) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Los contratos se perfeccionaran con suscripción del contrato y para su ejecución será necesario la expedición del registro presupuestal y la aprobación de las correspondientes pólizas. El término de ejecución empezará a contarse desde la firma del acta de inicio.

- ACTIVIDADES DEL PROCESO EN RELACION CON LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA

Corresponde a un proceso simplificado, permitido por la Ley en razón de las características del objeto a contratar, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en la Subsección 2, Sección, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Capítulo II del Decreto 1510 de 2013), sus causales son expresas en el Estatuto de Contratación Pública, así:

A) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes.

B) La contratación de menor cuantía. (Artículo 2.2.1.2.1.2.20., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015).

(Decreto 1510 del 2013, artículo 59)

C) Contratos de prestación de servicios de salud Artículo 2.2.1.2.1.2.21., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 del 2013, artículo 60)

D) Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. (Artículo 2.2.1.2.1.2.21., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510, artículo 61).

E) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria (Artículo 2.2.1.2.1.2.23., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 del 2013, artículo 62)

F) Contratación de empresas industriales y comerciales del Estado (Artículo 2.2.1.2.1.2.24., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 del 2013, artículo 63)

G) Contratación de entidades estatales dedicadas a la protección de derechos Humanos y población con alto grado de vulnerabilidad (Artículo 2.2.1.2.1.2.25., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 del 2013, artículo 64)

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H) Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional ((Artículo 2.2.1.2.1.2.26., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 del 2013, artículo 65)

PARÁGRAFO 1. El Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013). PARÁGRAFO 2. En Relación con la ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES, estás de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso sexto, artículo 2.2.1.1.1.3.1., ibídem (Decreto 1510 de 2013, artículo 3, inciso sexto) se entienden como “bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007”. Cuando se habla de “características técnicas uniformes” se quiere dar a entender que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independiente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación; es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física. PARÁGRAFO 3 - La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de dos (2) procedimientos:

Subasta Inversa (artículos 2.2.1.2.1.2.2 – 2.2.1.2.1.2.6., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 de 2013. Art. 41 – 45)

 Bolsas de productos (artículos 2.2.1.2.1.2.11 – 2.2.1.2.1.2.19., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 de 2013. Art. 50 – 58).

 Subasta Inversa (artículos 2.2.1.2.1.2.2 – 2.2.1.2.1.2.6., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 de 2013. Art. 41 – 45).

ACTIVIDADES SIMPLIFICADAS DEL PROCESO

a) Registro de radicación en el Banco de proyectos de inversión (si es gasto

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de Inversión); Estudios y documentos previos; Ficha técnica de los bienes y servicios a adquirir; Certificado de disponibilidad; presupuestal / vigencias futuras. – Termino Discrecional.

b) Aviso de convocatoria; Proyecto xx xxxxxx de condiciones; Observaciones al pliego de condiciones. – Término de cinco (5) días hábiles.

c) Acto Administrativo de apertura y conformación del comité evaluador. – Término Discrecional.

d) Audiencias: de aclaraciones a los pliegos de condiciones y revisión de estimación, asignación y tipificación de riesgos. Término - dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas.

e) Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (artículo 2.2.1.1.2.2.1., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional). (Decreto1510 de 2013, artículo 25).

f) Plazo de la subasta inversa. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la subasta inversa. (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993).

g) Verificación de requisitos habilitantes: de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en los Artículo 5 y 6 Ley 1150/2007 y (artículo 2.2.1.1.1.5.3., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 de 2013. Art. 10).

h) Publicación del informe de evaluación. Término – tres (3) días hábiles.

i) Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. El plazo será determinado en el pliego de condiciones.

PARÁGRAFO 1. En el evento de que al proceso de contratación sólo se presente un único proponente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está

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habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa de acuerdo con el numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.2.2., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional). (Decreto1510 de 2013, artículo 41).

PARÁGRAFO 2. En relación con el Procedimiento de Subasta Inversa, la Entidad atendiendo a la dinámica contractual y a los principios de economía y celeridad podrá determinar que la misma sea presencial o electrónica para lo cual se observará el procedimiento señalado entre los artículo 2.2.1.2.1.2.2., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, (Decreto 1510 de 2013, artículos 41) y lo establecido en el Pliego de Condiciones. PARÁGRAFO 2. La Subasta Inversa será obligatoria cuando existan como mínimo dos proponentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con las especificaciones técnicas. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.

j) Resolución de Adjudicación: esta constituye un acto administrativo motivado, que deberá ser notificada al adjudicatario y a los demás proponentes para que ejerzan sus derechos. Termino – será convenido en el Pliego de Condiciones.

k) PÚBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. Término - Dentro de los tres (03) días siguientes a la realización de la audiencia.

l) SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. Termino – Dentro los cinco (5) días siguientes a la notificación de la Resolución de Adjudicación.

m) REGISTRO PRESUPUESTAL. Termino - Después de la suscripción del contrato, Dentro de los tres días siguientes a su expedición.

n) PÚBLICACIÓN EN EL SECOP. Termino – dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato.

o) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN PERFECCIONAMIENTO Y

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EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Los contratos se perfeccionaran con suscripción del contrato y para su ejecución será necesario la expedición del registro presupuestal y la aprobación de las correspondientes pólizas. El término de ejecución empezará a contarse desde la firma del acta de inicio.

ACTIVIDADES EN RELACION CON PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA

Si el objeto a ejecutar o tipo de contrato no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a la menor cuantía del presupuesto oficial, el contratista será seleccionado a través del procedimiento simplificado previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b), numeral 2º, del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, (Decreto 1510 de 2013, artículos 59).

ACTIVIDADES DE OBLIGATORIA OBSERVANCIA

a) Registro de radicación en el Banco de proyectos de inversión (si es gasto de Inversión); Estudios y documentos previos; Certificado de disponibilidad presupuestal y vigencias futuras. Término – Discrecional.

b) Aviso de convocatoria; Proyecto xx xxxxxx de condiciones; Observaciones al pliego de condiciones. Término - El proyecto de pliegos de condiciones se publicará durante un término de cinco (5) días hábiles.

c) Acto Administrativo de apertura y designación del comité evaluador; estos se harán de manera concomitante por el Director General del Instituto. Término – será discrecional pero de obligatoria inscripción en los documentos precontractuales.

d) Pliego de condiciones definitivo. Término – Según lo registrado en el cronograma del proceso.

e) Audiencias: Audiencia de aclaraciones a los pliegos de condiciones y revisión

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de estimación, asignación y tipificación de riesgos. Como resultado de lo debatido en la audiencia dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas.

f) Plazo de la Menor cuantía: es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre del proceso de menor cuantía. (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). Término - Por lo menos el día hábil siguiente a la celebración de la audiencia aclaraciones a los pliegos de condiciones y revisión de estimación, asignación y tipificación de riesgos.

g) Conformación de lista de posibles oferentes: La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, en el evento de que no se formalicen manifestaciones de interés, el proceso se declarará desierto; y podrá iniciarse de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, en un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar.

h) Sorteo: en caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo. Si el número de oferentes interesados es inferior a

10 se adelantará el proceso con todos los interesados. El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la realización del sorteo de conformidad con el cronograma establecido en el Pliego de Condiciones.

i) Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: a través de Adendas (artículo 2.2.1.1.2.2.1., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 de 2013, artículo 25). Si se modifican los plazos del proceso, deberá publicarse el nuevo cronograma, precisando de acuerdo con el Artículo 89 la Ley 1474/2011.

j) Cierre del proceso para presentar propuestas: momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas técnicas en presencia del Comité Evaluador y/o los proponentes, dejando constancia en acta de dicha apertura.

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k) Evaluación de las propuestas: de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en los Artículo 5 y 6 Ley 1150/2007 y (artículo 2.2.1.1.1.5.3.,del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 de 2013, artículo 10). El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del (artículo 2.2.1.1.2.2.2., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 de 2013, artículo 26) y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo.

l) Publicación del informe de evaluación. Término – 3 días hábiles.

m) Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: la adjudicación o declaratoria de desierta constituyen un acto administrativo motivado, cuyo término de expedición, notificación y recurso, debe agotarse en la misma audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007).

n) Observaciones finales: Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto delos informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y artículo 2.2.1.2.1.1.2., del Decreto Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015). (Decreto 1510 de 2013, artículo 39).

o) PÚBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: / Término: Dentro de los tres (03) días siguientes a la realización de la audiencia.

p) SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: / Término: Dentro de los cinco (05) días siguientes a la notificación de la Resolución de Adjudicación.

q) REGISTRO PRESUPUESTAL: / Término: Discrecional sujeto al cronograma del proceso, no obstante su expedición será de manera concomitante a la suscripción del contrato y previo a la Publicación del contrato en el SECOP.

r) PÚBLICACIÓN EN EL SECOP: / Término: Dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato.

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s) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Los contratos se perfeccionaran con suscripción del contrato y para su ejecución será necesario la expedición del registro presupuestal y la aprobación de las correspondientes pólizas. El término de ejecución empezará a contarse desde la firma del acta de inicio.

PARÁGRAFO. En los procesos de Licitación Pública que este sea declarado desierto, el Instituto de Turismo del Meta, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, un proceso de selección abreviada de menor cuantía, sustrayéndose si así lo considera necesario de la recepción de manifestación de interés y de la realización del sorteo de oferentes, lo anterior de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.2.21., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo

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- ACTIVIDADES EN RELACIÓN CON LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO.

El Instituto de Turismo del Meta está facultado para enajenar bienes de su propiedad de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007; reglamentándose para el efecto tres (3) procedimientos así:

PROCEDIMIENTO 1: ENAJENACIÓN DIRECTA POR OFERTAR EN SOBRE

CERRADO: Procedimiento de contratación que deberá contener por lo menos los siguientes documentos del proceso:

a) Estudios y documentos previos

b) Avalúo comercial del bien y el precio mínimo de la venta.

c) Aviso de convocatoria

d) Certificado de Instrumentos públicos

e) Cédula catastral

f) Descripciones del bien inmueble o mueble, áreas y demás características que lo individualicen plenamente.

g) La existencia o no de gravámenes, deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio

h) La existencia de contratos que afecten o limiten el uso

i) Identificación del estado de ocupación del inmueble.

j) Proyecto xx xxxxxx de condiciones.

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k) Acto Administrativo de apertura.

l) Acto de conformación del comité de evaluación.

m) Lineamientos, término para otorgar la escritura pública y registro de la anotación en el correspondiente folio.

n) La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

o) Recepción de ofertas.

p) Informe de verificación

q) Audiencia para dar apertura a las ofertas.

r) Resolución de adjudicación

s) Publicación de la Resolución de Adjudicación.

t) Contrato de enajenación de bienes mueble o inmuebles

u) Registro Presupuestal.

PROCEDIMIENTO 2. ENAJENACIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE SUBASTA PÚBLICA.

Evento en el cual el oferente ha ofrecido el mayor valor a reconocer por la enajenación y en tal sentido habrá de aplicarse lo dispuesto por el artículo 2.2.1.2.1.2.2., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 del 2013, artículo 41).

PROCEDIMIENTO 3. ENAJENACIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE INTERMEDIARIOS.

Bajo este procedimiento y por mandato expreso del 2.2.1.2.1.2.3., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 del 2013, artículo 100); la enajenación debe hacerse seleccionando el mejor oferente a través de subasta pública, o a través de los mecanismos de derecho privado que se convenga con el intermediario.

ACTIVIDADES EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE SELECCIÓN - CONCURSO DE MÉRITOS

Esta modalidad de selección busca la mejor oferta para el Instituto de Turismo del Meta en materia de servicios consultores. “Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la

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ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato”.

Los tres procedimientos reglamentados por el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 (Decreto 1510 del 2013), son los siguientes:

- Procedimiento de concurso abierto.

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.2., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 (Decreto 1510 de 2013, artículo 67), prescindiendo de los procedimientos de precalificación, de que trata artículo 2.2.1.2.1.3.3 y siguientes del mismo.

- Procedimiento de Precalificación.

Para proceder a precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, se debe aplicar el procedimiento que se señala en los artículos 2.2.1.2.1.3.3 al 2.2.1.2.1.3.7., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 (Decreto 1510 del 2013, artículos 68 al 72), el cual es anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que se aplique.

Documentos y actividades del Proceso

a) Acto administrativo de conformación del Comité Evaluador

b) Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto de pliegos.

c) Publicación de documentos previos en el SECOP.

d) Audiencias - Audiencia de aclaraciones a los pliegos de condiciones y

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revisión de estimación, asignación y tipificación de riesgos.

e) Manifestaciones de interés y verificación de los requisitos habilitantes.

f) Publicación del informe de evaluación y presentación de observaciones.

g) Audiencia de conformación de la lista y adopción de la decisión que corresponda.

PARÁGRAFO. La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad estatal a abrir el proceso de contratación.

- Procedimiento de Selección

a) Acto administrativo de apertura.

b) Publicación xxx xxxxxx de condiciones.

c) Audiencia de aclaración de pliegos de condiciones

d) Invitación a presentar propuestas

e) Presentación de las ofertas.

f) Verificación de los requisitos habilitantes en el caso del Concurso Abierto y evaluación de las propuestas técnicas.

g) Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas.

h) Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles.

i) Apertura de la propuesta económica del primer elegible.

j) Verificación de la consistencia de la propuesta económica.

k) Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

PARÁGRAFO: En los concursos de méritos con precalificación, deberá observarse y aplicarse de manera obligatoria el procedimiento especial señalado en los artículos 68 y siguientes del Decreto 1510 de 2013 compilado por el Decreto 1082 de 2015.

ACTIVIDADES EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE CONTRATACION DIRECTA.

El Instituto de Turismo del Meta optará por adelantar la selección de contratistas de manera directa, cuando no exista duda sobre las causales previstas por el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y a la Subsección 4, Sección 1,

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del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 del 2013, Capítulo IV), las cuales se relacionan a continuación:

- Urgencia manifiesta

- Contratación de empréstitos

- Convenio y Contratos interadministrativos

- Contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición.

- Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

- Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando lo celebren con entidades financieras del Sector Público.

- Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

- Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

- El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

- Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en período electoral que regula la Ley 996 de 2005. De acuerdo con los artículos 2.2.1.2.1.4.1 al 2.2.1.2.1.4.11., Subsección 4, Sección 1, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, (Decreto 1510 de 2013, Capítulo IV, Título I artículos 73 al 83), las disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes:

ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS DE OBLIGATORIA OBSERVANCIA

a) Registro de radicación en el Banco de proyectos de inversión; estudios y documentos previos; Certificado de disponibilidad presupuestal / vigencias futuras.

b) Certificación de inexistencia de personal de planta para ejecutar actividades indirectas, cuando se trate de un contrato de prestación de Servicios técnicos o profesionales.

c) Cuando sea obligatorio su expedición, la expedición del Acto Administrativo que justifica el proceso de contratación Directa, de conformidad con el

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artículo 2.2.1.2.1.4.1., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013 artículo 73); la entidad se abstendrá de justificar el proceso de contratación directa cuando esta tenga por finalidad la celebración de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales a), b) y c) del artículo 2.2.1.2.1.4.3., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 del 2013, artículo 75).

d) Expedición del Contrato

e) Publicación en el SECOP, Dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato.

f) Perfeccionamiento y ejecución del contrato: Los contratos se perfeccionarán con suscripción del contrato y para su ejecución será necesario la expedición del registro presupuestal y la aprobación de las correspondientes pólizas. El término de ejecución empezará a contarse desde la firma del acta de inicio.

PARÁGRAFO. En los contratos de prestación de servicios, la solicitud y constitución de Garantías constituye una decisión discrecional de la Entidad que obedece al estudio y tipificación de posibles riesgos de la ejecución contractual y daños a terceros.

- ACTIVIDADES EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE CONTRATACIÓN MÍNIMA CUANTÍA

El Instituto de Turismo del Meta, adoptará esta modalidad de selección, cuando advierta que la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo contrato pretende ejecutar no excede xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía del Presupuesto Oficial de la Entidad; no superados estos límites en razón de la cuantía, dará aplicación al artículo 94 la Ley 1474 de 2011.

Estudios previos

La entidad deberá desarrollar el principio de planeación, con la expedición de los correspondientes estudios previos, los cuales deberán contener cuando mínimo, los siguientes:

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1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la Contratación.

2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato y su justificación.

5. El plazo de ejecución del contrato.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación

ACTIVIDADES EN RELACIÓN CON LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES EN GRANDES SUPERFICIES CUANDO SE TRATE DE MÍNIMA CUANTÍA.

Cuando se opte por esta modalidad de selección, El Instituto de Turismo del Meta, con carácter obligatorio aplicará las siguientes reglas:

a) La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener; la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; la forma de pago; el lugar de entrega; el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; la forma y el lugar de presentación de la cotización, y la disponibilidad presupuestal.

b) El Instituto de Turismo del Meta evaluará las cotizaciones presentadas y seleccionará el oferente que proponga el menor precio xxx xxxxxxx sin desconocer las especificaciones técnicas solicitadas por la entidad.

c) Cuando exista empate en la oferta presentada, El Instituto de Turismo del Meta aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

d) La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

Previo al inicio del procedimiento, el Servidor Público o abogado externo responsable del proceso de selección, verificará el cumplimiento de los lineamientos legales contenidos en el artículo 2.2.1.4.1.5.1., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 84) y el artículo 94 de la ley 1474 del 2011.

Xxx. 00 xx 00

XXXXXXXXXXXX XX XX XXXXX PRECONTRACTUAL

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1. La actividad precontractual desarrolla de manera directa los principios de planeación, transparencia, debido proceso, selección objetiva y publicidad, y serán responsables solidariamente por los daños antijurídicos que se ocasionen por acción u omisión, el Director General de la Entidad, el Subdirector General, el Subdirector Técnico, el Asesor Jurídico de planta y los abogados externos cuyo objeto contractual implique participación en la construcción, verificación y aprobación de documentos durante la etapa precontractual.

2. Los documentos que soportan los procedimientos en la etapa precontractual, deberán ser publicados dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

3. La modalidad de selección para adelantar la escogencia de un contratista, se tomará de forma colegiada como lo indica este Manual de Contratación.

4. La Constitución, la Ley y las disposiciones reglamentarias prevalecen sobre las formas y procedimientos acordados en este Manual de Contratación.

5. La política jurídica de la Entidad en materia de contratación pública, criterios de orientación y resolución de conceptos estará a cargo del Asesor Jurídico de planta.

6. Cada modalidad de selección constituye un proceso con la plenitud de sus formalidades.

7. Cada proceso de selección se someterá a reparto y el agotamiento del trámite y custodia de los documentos estará a cargo de los abogados externo y los servidores públicos encargados de sustanciar el proceso de selección.

8. El Manual de Contratación, tiene efectos vinculantes para todas las partes dentro de la actividad contractual.

CAPITULO III CONTRACTUAL

11.11. ORIGEN DE LA FASE CONTRACTUAL – El acto de adjudicación constituye el acto final de la etapa precontractual y a su vez la primera actividad de la fase contractual, entre otras cosas porque a partir de ese momento el proponente pasa de tener meras expectativas sobre las finalidades del contrato

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público; a ser la persona natural o jurídica titular de derechos, responsabilidades y obligaciones como extremo de la relación contractual donde la otra parte es el Instituto de Turismo del Meta; a tal punto que a partir de ese momento no puede renunciar a su calidad de adjudicatario y está obligado a suscribir y legalizar el respectivo contrato público.

11.11.1. EL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y CONTENIDO – En términos de nuestra legislación civil el contrato es un acto jurídico generador de obligaciones, responsabilidades y contraprestaciones para extremos de la relación contractual, donde una parte será el adjudicatario del proceso de selección y la otra el Instituto de Turismo del Meta.

PERFECCIONAMIENTO: Los acuerdos contractuales suscritos por el Instituto de Turismo del Meta, se entenderán perfeccionados cuando se suscriban las firmas en documentos escritos, como aprobación del acuerdo sobre el objeto y contraprestaciones del mismo.

LEGALIZACIÓN: En el Instituto de Turismo del Meta, un contrato se entenderá legalizado cuando las contraprestaciones económicas se causen presupuestalmente a través de un Registro Presupuestal; dicho registro causa la obligación en favor del contratista y para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente registro Presupuestal. Trámite cuya inobservancia impide que las contraprestaciones financieras del contrato sean imputables a la Entidad.

EJECUCIÓN: Para la ejecución de los contratos se requiere de la aprobación de la(s) garantía(s), las cuales deben estar ajustadas al estudio de riesgo desarrollado durante la etapa precontractual, juntamente con la suscripción del acta de Inicio por el supervisor o interventor del contrato, diligencia en la que se deberá advertir al contratista seleccionado, el alcance de sus responsabilidades y las consecuencias jurídicas derivadas de la ejecución del contrato.

FUNCIONARIO COMPETENTE: El funcionario competente para garantizar el perfeccionamiento, legalización y requisitos de legalización del contrato, será el Subdirector que elevó el requerimiento en etapa precontractual, quien tendrá también la obligación de comunicar a la Entidad las eventuales circunstancias que impidan la legalización del contrato.

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GARANTÍAS: Constituyen el procedimiento para minimizar los riesgos y reparar financieramente los daños antijurídicos generados frente al incumplimiento, indebida ejecución o ejecución incompleta de un Contrato Publico; dichas garantías tienen por finalidad asegurar las siguientes contingencias: a) El cumplimiento del contenido de la propuesta presentada por el contratista y los requerimientos o pretensiones de la Entidad. b) El equilibrio financiero del contrato. c) Los daños a terceros y demás reclamaciones donde se pretenda comprometer la responsabilidad del Instituto de Turismo del Meta. d) Responsabilidades laborales y prestacionales a las que se puede ver expuesta la Entidad. e) La calidad de los bienes o servicios suministrados. PARÁGRAFO 1. Sólo serán válidas las garantías que se expidan por medio de un contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo, garantía Bancaria. PARÁGRAFO 2. No tendrán el carácter de obligatorias sino discrecional, la constitución de garantías cuando se trate de objetos en los siguientes tipos de contratos: a) La contratación directa. b) Los contratos de empréstito. c) Los contratos interadministrativos. d) Los contratos de seguro. e) Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, Prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la Mínima Cuantía.

f) En el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes Superficies. PARAGRAFO 3. El Contratista, el Supervisor y el interventor del contrato, tienen la obligación conjunta de mantener vigentes la constitución de garantías, durante el término de ejecución del contrato, sus prorrogas y vigencia en general.

PAGO: La cláusula de pago representa la contraprestación económica y financiera que retribuye o compensa la ejecución parcial o total del objeto contractual. PARÁGRAFO 1. La concertación sobre la cuantía del pago, en ningún caso podrá ser superior al presupuesto oficial asignado al proceso durante la etapa precontractual. PARÁGRAFO 2. Xxxxxx pago puede realizarse sin la expedición previa del certificado de cumplimiento parcial o total del Supervisor o interventor del contrato. PARÁGRAFO 3. Previo a cada pago y en todos los casos el Instituto de Turismo del Meta verificará el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

PARÁGRAFO. El orden y priorización de pagos será competencia de la Subdirección General, dependencia que dará aplicación a lo dispuesto en las

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normas vigentes aplicables, artículo 4º numeral 10º de la Ley 80 de 1993 y artículo 19 de la Ley 1150 de 2007.

PÚBLICACIÓN DEL CONTRATO: Los contratos suscritos por el Instituto de Turismo del Meta se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP- conforme lo dispuesto en el artículo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012, artículo 2.2.1.1.1.7.1., Subsección 7, del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 de 2013, artículo19).

IMPUESTOS: El contratista tendrá la obligación de soportar el comprobante de pago de los impuestos en los casos que sea procedente, al igual que las estampillas de acuerdo con lo indicado en las instrucciones y lineamientos que en la materia tenga El Instituto de Turismo del Meta.

NOMBRAMIENTO DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR: Previo a la suscripción del acta de inicio, se designará el supervisor o interventor del contrato público; dicha designación será de exclusiva competencia del Director General y Representante Legal de la Entidad, se hará por escrito e incluirá las funciones de control y protección de la adecuada ejecución del contrato público. PARÁGRAFO

1. Previo a la designación, el Representante Legal de la Entidad deberá estudiar y determinar la competencia laboral e idoneidad de la persona a quien se le va a exigir el cumplimiento de dicha supervisión o interventoría. PARÁGRAFO 2. El personal indirecto que presta su apoyo al proceso de supervisión o interventoría, será designado por el Supervisor o Interventor del contrato, mediante oficio que describa claramente los alcances de su apoyo. PARÁGRAFO 3. El Proceso de Supervisión está sometido a un análisis de responsabilidad por asuntos técnicos, financieros y jurídicos. PARÁGRAFO 4. El proceso de Interventoría está sometido a un análisis de responsabilidad estrictamente técnico.

Sin prejuicio de las específicas que se asignen en la respectiva minuta contractual, el Supervisor durante la actividad contractual tendrá las siguientes funciones y obligaciones:

a) Verificar que el cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del Contrato Público.

b) Suscribir el acta de inicio del contrato público.

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c) Exigir el cronograma de ejecución del contrato, si lo considera necesario o cundo se encuentre como obligación dentro de la minuta contractual.

d) Cuando se haya pactado un anticipo, exigir y avalar un plan de inversión y Manejo del anticipo.

e) Exigir y verificar la apertura de la cuenta bancaria respectiva para el tratamiento financiero del anticipo o dineros provenientes de un Convenio.

f) Proyectar el documento por medio del cual se aprueban las correspondientes garantías.

g) Constatar y certificar el cumplimiento parcial o total de la ejecución del contrato.

h) Aprobar informes parciales o finales, previo al trámite de una cuenta de cobro.

i) Presentar al Asesor Jurídico de planta de la Entidad los informes que se soliciten sobre ejecuciones parciales o finales del contrato público supervisado.

j) Justificar o aprobar las solicitudes relacionadas con prórrogas, adiciones, suspensión, terminación anticipada o aplicación de cláusulas excepcionales.

k) Xxxxxx oportunamente requerimientos al contratista, cuando advierta situaciones que puedan afectar el cumplimiento del contrato público.

l) Formalizar por escrito todas las reuniones, solicitudes u observaciones realizadas durante la ejecución del contrato; el supervisor no podrá hacer oponibles las observaciones que no estén soportadas en documento escrito.

m) Asesorar u orientar al contratista cuando este realice consultas en relación con la adecuada ejecución del contrato público.

n) Guardar una copia simple y ejercer custodia sobre los documentos generados durante la ejecución contractual.

o) Verificar al Contratista, el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral y pagos parafiscales, durante la ejecución del contrato, bien sea como persona natural o jurídica.

p) Cuando se trate de ejecuciones periódicas o parciales, deberá exigir al contratista la cuantificación en porcentajes de ejecución, y dicha cuantificación debe ser proporcional al valor solicitado como pago por parte del contratista.

q) Exigir y verificar la calidad de los bienes y servicios adquiridos, o en su defecto los exigidos por las normas técnicas obligatorias.

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r) Elaborar el proyecto de Acta de Liquidación del contrato y remitirla al Asesor Jurídico de Planta de la Entidad o al abogado externo según sea el caso.

Sin prejuicio de las específicas que se signen en la respectiva minuta contractual, el Interventor durante la actividad contractual tendrá las siguientes funciones y obligaciones:

a) Ejercer la vigilancia y ejecución técnica del contrato público.

b) Notificar a la Subdirección que generó la necesidad administrativa y al Asesor Jurídico de planta, cualquier novedad que pueda afectar la adecuada ejecución técnica del contrato.

c) Calificar, certificar, aprobar o improbar los informes presentados por el contratista en relación con aspectos técnicos derivados de la ejecución del contrato público.

d) Discriminar y cuantificar la ejecución técnica del contrato y remitirla a la Entidad con destino a conformar el acta de liquidación del contrato público.

e) Presentar a la Entidad o al funcionario público que los solicite, un informe parcial o total, relacionado con la ejecución técnica del contrato.

CLÁUSULA DE INTERPRETACIÓN DEL CONTRATO PÚBLICO

Durante la etapa de suscripción del contrato y ejecución contractual, los Servidores Públicos, Los abogados externos, el personal indirecto vinculado en la modalidad de prestación de servicios y los contratistas; se someterán al principio de interpretación unilateral de la Entidad, con fundamento en las siguientes orientaciones:

a) Prevalencia de la intención (Artículo 1618 Código Civil)

b) Limitaciones del contrato a su contenido y reglas (Artículo 1619 Código Civil)

c) Preferencia del clausulado que produce efectos al clausulado que no produce efecto alguno.

d) Interpretación por la naturaleza del contrato (Artículo 1622 Código Civil).

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e) Interpretación sistemática, por comparación y por aplicación práctica (Artículo 1622 Código Civil). – conveniencia del deber ser del objeto contractual o de sus finalidades Estatales.

f) Interpretación a favor del deudor (Artículo 1624 Código Civil). Las dudas o clausulas ambiguas y poco claras se interpretaran en favor del deudor.

g) Autonomía de la voluntad; desde el punto de vista que la voluntad primaria es de la Entidad y la misma viene siendo expresada desde mucho antes de la suscripción del contrato.

h) Principio de legalidad

i) Modificación del contrato – Acta modificatoria: sólo es posible cuando dicha modificación no afecte la naturaleza o esencia y por ende advierta que el proceso involucra otro objeto por fuera del principio de planeación o inclusive otra modalidad de selección.

j) Adición – cuando se pretenda aumentar el valor asignado al contrato, debe advertirse que esta contingencia es una posibilidad que debe estar prevista en los respectivos estudios previos, pliego de condiciones definitivos o documento equivalente, la adición deberá justificarse y de ninguna forma podrá exceder el 50% del valor total asignado al contrato, y tampoco podrá exceder las cuantías que eventualmente exigirían otra modalidad de contratación.

k) Ampliación del plazo o prórroga – La Entidad podrá de manera discrecional ampliar el termino de ejecución del contrato, evento en el cual siempre deberá justificar la decisión; de cualquier forma no podrá ampliarse el termino de ejecución por un periodo que supere la vigencia del contrato público.

l) Cesión del contrato – Todo contrato público se puede ceder, siempre y cuando cuente con la autorización expresa del Representante Legal del Instituto de Turismo del Meta.

m) Suspensión y Reinicio del contrato – Tanto la suspensión como el reinicio

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del contrato público, deberá constituir un acto consensuado entre el Instituto de Turismo del Meta y el Contratista, y debe tener como causales circunstancias no previsibles o que tiene su origen en situaciones externas ajenas a la voluntad de la partes Entidad Pública o contratista.

n) Anticipo previo a la ejecución contractual – en toda clausula o parágrafo por medio del cual acuerde anticipos, incluirá la aclaración si dicho avance se entrega a título de pago anticipado o anticipo para la ejecución contractual; su monto en ningún caso y frente a ninguna modalidad de selección podrá exceder del 50% del valor del respectivo contrato. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista está obligado y así lo expresará la minuta contractual, a constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. (Artículo 91 de la Ley 1474 del 2011). PARÁGRAFO 1. El monto, utilización y condicionamientos para la administración del anticipo, deberán preverse desde los documentos precontractuales. PARÁGRAFO 2. No se realizará bajo ninguna excepción, giros de Anticipos sin previa presentación del Plan de Inversión del mismo y su aprobación por parte del Interventor o supervisor designado, en los términos previstos por el artículo 2.2.1.1.2.4.1., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 del 2013, artículo 35).

t) Régimen sancionatorio en materia contractual - De conformidad con los artículos 14 y 18 de la Ley 80 de 1993, 17 de la ley 1150 de 2007, Código de lo Contencioso Administrativo, según el cual “Los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales se regirán por éstas; en lo no previsto en ellas se aplicarán las normas de esta parte primera que sean compatibles”, y a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.4.2., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, (Decreto 1510 de 2013, artículo 36) compilado por el Decreto 1082 de 2015, y con la previa observación del procedimiento establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011; el Instituto de Turismo del Meta impondrá multas a

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los contratista por causales relacionadas con incumplimientos parciales y totales de las obligaciones contraídas por este, y serán causales y montos los siguientes: a) Incumplimiento en los requisitos la ejecución del contrato (pólizas, impuestos, publicación, programa de inversión del anticipo, y/o los demás que se estipulen en el contrato y/o en el pliego de condiciones) 0.05

% del valor contrato por cada día de retraso. b) Incumplimiento en la modificación del valor del contrato y/o ajuste de las contractuales cuando proceda, 0.01 % del valor contrato por cada día de retraso. c) Por el incumplimiento en la entrega de producto y/o informes, 0.03% del valor del monto incumplido respecto a la programación contractual a la fecha de verificación, por cada día de atraso. d) Por el incumplimiento en la corrección de defectos en los productos y/o informes entregados, 0.1% del valor contrato por cada día de retraso. e) Por subcontratar sin la autorización previa del Instituto de Turismo del Meta, 0.2% del valor contrato por cada evento. f) Por el incumplimiento en las normas de higiene y seguridad industrial, 0.1% del valor contrato por cada evento. g) Por incumplimiento en la permanencia y dedicación del personal mínimo en la obra, 0.05% del valor contrato por cada evento. h) Por el incumplimiento en la disposición del equipo mínimo ofrecido y/o requerido para la obra, 0.05% del valor contrato por cada evento. i) Por el incumplimiento de las demás obligaciones contractuales, 0.01% del valor del contrato de cada día de incumplimiento.

CAPITULO IV ETAPA POSCONTRACTUAL

12.1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO - Es la instancia dentro de la actividad contractual posterior a la ejecución de un contrato público, donde el Instituto de Turismo del Meta, el Contratista y el supervisor o interventor según el caso, realizan un balance final y pormenorizado en relación con el cumplimiento del 100% de las actividades, obligaciones y responsabilidades contraídas, con la observación objetiva de los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, con la finalidad de declararse x xxx y salvo o inconformes; generándose como conclusión de dicha operación administrativa los acuerdos, conciliaciones y transacciones que procedan. PARÁGRAFO. Los contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión no se someterán a liquidación con carácter

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obligatoria; su liquidación dependerá de la facultad discrecional de la Entidad y el análisis de conveniencia y transparencia que hagan necesario la implementación de dicha liquidación.

12.1.1. DE LA LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO – El Instituto de Turismo del Meta y el respectivo Contratista adoptaran la forma o termino dentro del cual será obligatorio agotar la etapa de liquidación bilateral del contrato público, dicho termino deberá estar previsto incluso dentro de los estudios previos, pliego de condiciones definitivo o documento equivalente, de conformidad con lo previsto por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. Cuando dicho término no hubiere sido pactado el término de liquidación bilateral será el que indique la Ley, esto es dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. PARÁGRAFO. En esta etapa corresponderá con carácter obligatorio al Supervisor o Interventor del respectivo contrato, proyectar la minuta del acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse o no x xxx y salvo.

12.1.2. DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL – Una vez citado el contratista con la finalidad de agotar la liquidación bilateral del contrato y éste no se presenta, cuando se adelante la diligencia de liquidación bilateral y ésta no concluya con un acuerdo satisfactorio para las partes, o cuando no se firme la liquidación bilateral; El Instituto de Turismo del Meta hará uso de su facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato en forma bilateral. Dicha liquidación deberá constar en Acto Administrativo, el cual tendrá el carácter de acto administrativo de contenido particular y concreto, por lo tanto contra el procederán los recursos que otorgue la Ley a los notificados.

12.1.3. DE LA LIQUIDACIÓN JUDICIAL – La persona legitimada en la causa en relación con un contrato público, podrá solicita al Juez Competente la liquidación judicial, siempre y cuando no se haya logrado de mutuo acuerdo o no se haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

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Administrativo (Ley 1437 de 2011).

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12.1.4. DEL PLAZO MÁXIMO PARA LIQUIDAR CONTRATOS PÚBLICOS – Si se hubieren agotado todos los plazos previstos en los numerales anteriores para dejar en firme la liquidación del contrato público, el Instituto de Turismo del Meta podrá en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los numerales anteriores, liquidar de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011). PARÁGRAFO. Para efectuar dicha liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

12.1.5. DEL CONTENIDO MINIMO DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN O LA RESOLUCIÓN QUE LA DECLARE – a) Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato. b) Número del contrato objeto de liquidación. c) Objeto del contrato. d) Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante. e) Interventor o supervisor, según el caso. f) Valor inicial del contrato.

g) Duración inicial del contrato. h) Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuestal de Compromiso, ambos con sus fechas de expedición. i) Fecha del certificado de aprobación de las pólizas. j) Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente finalización. k) Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prórrogas y/o adiciones al contrato. l) Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del objeto contractual. m) Relacionar los informes de supervisión y/o interventoría realizados durante la ejecución del contrato, así como el respectivo informe final. n) Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación del contrato (acreditación de encontrarse x xxx y salvo por concepto del pago de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y parafiscales, el contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. ñ) Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los pagos realizados o pendientes por realizar.

o) Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías de estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisión de repuestos, de

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prestaciones sociales. p) Constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. PARÁGRAFO

1. Además de las firmas de las partes y el supervisor o interventor, toda acta de liquidación deberá registrar la firma del Subdirector Administrativo y Financiero, juntamente con las firmas del abogado asesor de planta y el abogado externo a quien se le asignó la sustanciación del proceso de contratación. PARÁGRAFO 2. El Instituto de Turismo del Meta, dejará constancia en el expediente del proceso de contratación sobre el cierre o terminación de la actividad contractual, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.4.3., del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015. (Decreto 1510 del 2013, artículo 37).

12.2. CONTROL INSTITUCIONAL DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL - Cada funcionario o personal indirecto que intervenga en la contratación, está obligado a ceñirse a la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 0019 de 2012, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015 y a los aspectos reglamentados en este Manual de Contratación, en consecuencia cuando advierta irregularidades en los procedimientos utilizados o contradicción en ellos, inclusive conductas que atenten contra la legalidad; dicho funcionario o personal indirecto está obligado a ponerlos en conocimiento de la Dirección del Instituto y ésta a su vez a los organismos de control.

12.3. DEL CONTROL CIUDADANO – La ciudadanía bien sea de manera individual o agrupada en comunidad o en cualquier forma de asociación de veeduría en los términos de la ley 850 de 2003, podrá en cualquier momento acceder a los documentos del proceso de contratación, realizar observaciones a la actividad contractual o participará de las audiencias y diligencias en curso. PARÁGRAFO. Solo se negará su intervención cuando la intervención de la ciudadanía no se realice de manera respetuosa o cuando se advierta que su interés es ilegitimo.

TITULO III INTEGRACIÓN Y DEROGATORIA

13.1. INTEGRACIÓN – Integrarán de forma complementaria y para fines interpretativos, los siguientes instrumentos de Gerencia Pública. a) Estatutos del

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Instituto de Turismo del Meta y Reglamento de la Junta Directiva. b) Manual de Funciones y Competencias Laborales. c) Reglamento Interno de Trabajo; Directrices, circulares y conceptos emitidos por el Abogado Asesor de Planta de la Entidad.

13.1.1. DEROGATORIA – Con la expedición de este Manual de Contratación entiéndase derogados todos los Manuales expedidos con anterioridad.

13.1.2. ACTO – Esta Resolución constituye un acto de contenido General y contra él no procede recurso alguno en sede Gubernativa.

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ANEXOS – GUIA EN FLUJOGRAMAS

Resolución 000 xx 0000

XXXXX 0. ANALISIS PRIMARIA PARA EL INICIO DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

ORDENADOR

DE GASTO

QUIENES

INTERVIENEN EN SU ELABORACION

DEPENDENCI

A DE ORIGEN

OFICINA

JURIDICA

ANEXO 2 – ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL DEL INSTITUTO DE TURISMO DEL META

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Secre

Secretaria

Auxiliar

Administrativo

Almancenista

CONDUICTOR

Auxiliar

Tesorero Pagador

Tècnicos

Conductor

Coordinador

Auxiliar de servicios

Profesionales Universitaros

Auxiiar

taria

BDIRECTOR DE

ANEACIÓN Y ESARROLLO

SU PL D

SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SECRETARIA

OFICINA ASESORA

DE CONTROL INTERNO

SECRETARIA

DIRECTOR

JUNTA DIRETIVA

ANEXO 3 – ANALISIS PARTES EN EL PROCESO CONTRACTUAL

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Resolución 003 de 2016

ESTADO

Administración del instituto.

SUPERVISOR Y/O

INTERVENTOR

SUPERVISOR

PÚBLICO

CONTRATISTAS

PARTICULARES

ANEXO 4 – XXXX XXXX – SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

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CINCO (5) DIAS HABILES

Resolución 003 de 2016

5 CONVOCATORIA

PÚBLICA

ESTUDIO PREVIO

PREPLIEGO DE CONDICIONES

AUDIENCIA RIESGOS

PLIEGO DEFINITIVO

RESOLUCION APERTURA

RESPUESTAS OBSERVACIONES PREPLIEGO

AUDIENCIA DE

CIERRE

RESPUESTA OBSERVACIONES PLIEGO

REGLA GENERAL INCLUIR FICHAS TECNICAS

SI

AUDIENCIA REQUISITOS HABILITANTES (PLURAL)

HABILITADO

SUBSANA

DESIERTA

SI

ADJUDICACIÓN

UNICO

NO

NO

# PLURAL

SUBASTA

NEGOCIACIÓN

RECHAZADO

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Resolución 003 de 2016

AVISO CONVOCATORIA

Convocatoria

Pública

5 DÍAS HÁBILES

Condiciones

Pre pliego

Resolución

Apertura

Más 10

Manifestación

de interés

Repuesta

Observaciones

Pre pliego de

Estudio Previo

S O R T E O

Adjudicación

Evaluación Preliminar

Audiencia de Cierre

RESOLUCIÓN

Desierta

Pág. 00 xx 00

XXXXX 0 – ANALISIS CONTRATOS DE CONSULTORIA

Resolución 003 de 2016

ASESORIA

INTERVENTORÍA

GERENCIA DE

OBRA

PROYECTOS

Son también

contratos de consultoría los que tiene como objeto.

DIRECCIÓN

ANTEPROYECTOS

PROGRAMACIÓN

DISEÑOS PLANOS

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Resolución 003 de 0000

XXXXX 0 – HOJA RUTA – CONCURSO DE MERITO ABIERTO

10 DÍAS HABILES

Convocatoria Pública

Estudio Previo

Pre pliego de condiciones

Resolución Apertura

Respuesta Observaciones Pre pliego

Audiencia Asignación de Riesgos

Aviso de Convocatoria

No especifica variables del

p. Oficial

PTS

PTD

Pliego de condiciones

Audiencia de Cierre

Evaluación

Apertura Proponente

SI NO

ADJUDICACION

DESIERTA

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Convocatoria Pública

Resolución Apertura

PTS

PTD

Estudio Previo Y PREPLIEGO

Audiencia de Precalificación

ADJUDICACIÓN

PTD

<6

PTS

>25

PTS

<10

Multiuso

Corta

Lista Corta o Lista Multiusos

Lista Corta

Incluye: Requisitos habilitantes criterios para integrar la lista tiempo de manifestar % MYES – MIPYMES

Manifestación de interés

Invitación Precalificados

AUDIENCIA VERIFICACIÓN OFERTA ECONOMICA

EVALUACION TECNICA

CIERRE

Resolución 003 de 2016

SI

DESIERTA

NO

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Resolución 003 de 2016

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