TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
5.2 PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN 7
5.3 CAPACIDAD PARA CONTRATAR 8
5.4 CONFLICTOS DE INTERÉS 8
5.5 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS 9
6.1 SELECCIÓN DE CONTRATISTAS 10
6.1.1 Selección para la contratación de bienes y servicios 10
6.1.2 CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS MISIONALES 22
6.2 ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO O CONVENIO Y OTROS 26
6.2.2 Documento soporte o Modalidades de formalización 29
6.2.4 Termino de ejecución de los contratos 33
6.2.5 Modificaciones, prorrogas y/o adiciones 33
6.2.6 Anticipos y pago anticipado 34
6.2.7.2 Póliza de responsabilidad civil extracontractual y daños a terceros 36
6.2.8 Cesión del contrato y subcontratistas 38
6.2.9 Solución de controversias 38
6.2.10 Terminación de los contratos 38
6.2.11 Supervisión, interventoría y/o seguimiento a la ejecución de los contratos 38
6.3 LINEAMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y OTROS ASPECTOS 43
El presente Manual de Contratación para el manejo del Patrimonio Autónomo: “Colombia Productiva”, en adelante, “El Programa”, es una guía que contiene los principios, las políticas y procedimientos que se deben seguir para adelantar los diferentes procesos de contratación, necesarios para el desarrollo de su actividad, tales como, bienes y servicios, cofinanciación y convenios, entre otros.
El manual debe ser aplicado por todos los colaboradores de la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. Fiducoldex y de El Programa que intervengan directa o indirectamente en los procesos de contratación en los cuales FIDUCOLDEX actúe como contratante o contratista en su calidad de administrador de El Programa, o como parte de un convenio en el cual aporte o reciba dinero o realice cualquier otra erogación o afectación de sus activos.
Representes legales: Son los representantes legales de la Fiduciaria como vocera del Fideicomiso y/o los posesionados ante la Superintendencia Financiera de Colombia como representantes legales para el manejo de El Programa.
Los Representantes Legales pueden celebrar los siguientes actos, contratos o convenios, sin necesidad de someterlos a autorizaciones previas en razón a su cuantía: (i) los actos, contratos o convenios que no impliquen erogaciones en dinero o afectaciones de activos del Fideicomiso; (ii) los actos, contratos o convenios que se realicen con el Fideicomitente o, con alguno de los negocios donde éste ostente esta misma condición y cuya administración esté en cabeza de FIDUCOLDEX; (iii) actos, contratos o convenios de licenciamiento de marca.
Ordenadores del Gasto: Son los representantes legales de la Fiduciaria como vocera del Fideicomiso y/o los posesionados ante la Superintendencia Financiera de Colombia como representantes legales para el manejo de El Programa, y los delegados como tales por el Gerente de El Programa (lo cual debe ser informado a la Dirección de Negocios y a la Gerencia Jurídica de FIDUCOLDEX); quienes se encuentran facultados para elevar las solicitudes de contratación del Fideicomiso.
Los Ordenadores del Gasto tienen autoridad y responsabilidad sobre la justificación de la contratación y la determinación de la modalidad de selección por la naturaleza y cuantía del bien o servicio requerido (Solicitud Directa, Comparación de Ofertas, Invitación cerrada, Invitación Abierta con publicación de términos de referencia en la página web, contratación directa o convocatoria pública) así como los contratos que tengan como
objeto la entrega de apoyo a terceros (contratos de cofinanciación de apoyo técnico, entre otros), para lo cual se deben respetar los principios señalados en el presente Manual de Contratación.
Salvo las excepciones establecidas en las atribuciones de los Representantes Legales, cuando pretendan comprometerse erogaciones en dinero y/o activos de El Programa por valor superior a 20 SMMLV colombianos, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera (antes de IVA), se debe contar con autorización previa del Comité Directivo y, si la cuantía supera los 500 SMMLV colombianos, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera (antes de IVA), se debe contar con autorización previa de la Junta Asesora de El Programa.
Por disposición de los artículos 44, 45, 46 y 50 de la Ley 1450 de 2011, por medio del cual se expidió el Plan Nacional de desarrollo 2010-2014, denominado “Prosperidad Para todos”, fueron creadas La Unidad de Desarrollo e Innovación, el Fondo de Modernización para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas y Colombia Productiva, como programas especiales asimilados a patrimonios autónomos, cuya administración fue inicialmente asignada al Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex, a través de un sistema separado de cuentas.
Con la expedición del Decreto 3321 de 2011, fueron reglamentados los artículos 44 y 45 de la Ley 1450 de 2011, para determinar la estructura, dirección y recursos del Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, así como el proceso mediante el cual se haría entrega de la administración del mismo a Bancóldex.
Para dar cumplimiento a lo ordenado y reglamentado en las normas citadas, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Bancóldex, celebraron los convenios números 164, 187 y 199 de 2011, mediante los cuales se determinaron los lineamientos y directrices generales a través de los cuales se debía realizar la administración de los programas especiales asimilados a patrimonios autónomos por parte de Bancóldex.
En las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 denominado“Todos por un Nuevo País”, se estableció que, con la finalidad de brindar a las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas colombianas una oferta de servicios financieros y no financieros de carácter integral y estructurado, era necesario consolidar la acción misional de La Unidad de Desarrollo e Innovación y el Fondo de Modernización e Innovación para la Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, indicando para el efecto que, Bancóldex debía crear una Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial, para que asumiera el objeto misional y las funciones de los programas de manera unificada.
Colombia Productiva – CP es un programa de Gobierno creado en virtud del artículo 50 de la Ley 1450 de 2011, modificado por los artículos 11 de la Ley 1753 de 2015 y 163 de la Ley 1955 de 2019, por medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018- 2022), encargado de promover la productividad, la competitividad y los encadenamientos productivos para fortalecer cadenas de valor sostenibles; implementar estrategias público-privadas que permitan el aprovechamiento de ventajas comparativas y competitivas para afrontar los xxxxx xxx xxxxxxx global; y, fortalecer las capacidades empresariales, la sofisticación, la calidad y el valor agregado de los productos y servicios, de acuerdo con la política que defina el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Por su parte, el artículo 11 de la de la ley 1753 de 2015, por medio de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 denominado “Todos por un Nuevo País”, modificó el artículo 50 de la Ley 1450 de 2011, y asignó la administración de Colombia Productiva al Banco de Comercio Exterior S.A. Bancóldex.
Con ocasión de la unificación del Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas y La Unidad de Desarrollo Empresarial, ordenada en el artículo 13 de la Ley 1753 de 2015, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Bancóldex, celebraron el convenio interadministrativo número 375 del 15 de julio de 2015, cuyo objeto consiste en: “(…)establecer las directrices entre BANCOLDEX y el MINISTERIO para dar cumplimiento con lo establecido en los artículos 11 y 13 de la ley 1753 de 2015. (…)”.
El artículo 126 de la Ley 1815 del 7 de diciembre de 2016 por medio de la cual “se decreta el Presupuesto xx Xxxxxx y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o de enero al 31 de diciembre de 2017”, estableció que “Los patrimonios autónomos cuya administración haya sido asignada por ley al Banco de Comercio de Colombia S.A. – Bancóldex, pueden administrarse directamente por este o a través de sus filiales”.
La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX S.A., es una sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta del orden nacional, constituida mediante Escritura Pública número 1497 de octubre 31 de 1992, otorgada en la Notaría Cuarta xx Xxxxxxxxx (Bolívar), autorizada para funcionar mediante la Resolución número 4535 de noviembre 3 de 1992 expedida por la hoy Superintendencia Financiera de Colombia, vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y filial del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex y la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. Fiducoldex
S.A. celebraron el 24 xx xxxxx de 2017, con efectos a partir del 1° xx xxxxx del mismo año,
el acuerdo de cesión de posición contractual cuyo objeto consiste en: “EL CEDENTE, por medio del presente documento cede integral e irrevocablemente y a título gratuito y sin
modificación alguna a favor de LA CESIONARIA, su posición contractual dentro del Convenio Marco Interadministrativo número 375, celebrado el día 15 de julio de 2015 con EL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO, el cual fue celebrado para dar cumplimiento con lo establecido en los artículos 11 y 13 de la ley 1753 de 2015, por medio de la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 denominado “Todos por un Nuevo País (…)”.
Una vez celebrado el contrato de cesión de posición contractual, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX S.A. celebraron el contrato xx xxxxxxx mercantil de administración número 007-2017 cuyo objetoes la administración del patrimonio autónomo Colombia Productiva CP por parte de FIDUCOLDEX, quien actúa como vocera del mismo.
Por disposición del artículo 163 de la Ley 1955 de 2019, modificatorio del artículo 50 de la Ley 1450 de 2011 y del artículo 11 de la Ley 1753 de 2015, el régimen aplicable para los actos y contratos celebrados por El Programa, que se regulan por el presente Manual, es exclusivamente el derecho privado.
De acuerdo con lo anterior, las principales normas que rigen la contratación de El Programa están contenidas en el Código Civil y en el Código de Comercio. Lo anterior, sin perjuicio de la naturaleza jurídica y la legislación aplicable a los otros contratantes.
En relación con FIDUCÓLDEX, debe señalarse que dada su naturaleza de sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta del orden nacional, no está sujeta al Estatuto General de la Administración Pública contenido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y se rige por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la actividad financiera que desarrolla, es decir a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, al Código de Comercio y al Código Civil.
Así las cosas, las actividades, actos y contratos que desarrolle FIDUCOLDEX como administrador de El Programa se someten al derecho privado, y se ejecutan de acuerdo con los lineamientos fijados en el Convenio Interadministrativo No. 375 de 2015 cedido a FIDUCOLDEX y el contrato xx xxxxxxx mercantil de administración número 007-2017.
Se excluyen de la aplicación de este Manual las contrataciones laborales, los acuerdos de confidencialidad, los memorandos de entendimiento, los contratos de servicios públicos, las afiliaciones y suscripciones, tales como, revistas y periódicos, entre otros. Así mismo, no son aplicables las normas de este Manual a aquellas contrataciones que se financien exclusivamente con recursos de organismos de cooperación internacional,
cuando éstos hayan exigido que las contrataciones se rijan por sus reglas, y que dicho acuerdo quede previamente establecido en el documento que se suscriba.
Las relaciones y acuerdos que se establezcan entre los patrimonios autónomos derivados de los contratos xx xxxxxxx mercantil, suscritos entre el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo como Fideicomitente y FIDUCOLDEX, en su condición de vocero, administrador y ejecutor de los recursos dispuestos en cada patrimonio autónomo, se regirán por el procedimiento especial adoptado por la Fiduciaria. Aplicarán las previsiones establecidas en el presente Manual en relación con la supervisión y las autorizaciones o aprobaciones que deba impartir el órgano directivo del patrimonio autónomo.
La prestación del servicio de alojamiento, la adquisición de tiquetes aéreos, el alquiler de restaurantes, clubes o salones para atender eventos corporativos, que no superen los ochocientos (800) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), no requieren que se adelante un proceso de selección, ni que se celebre un contrato o se expida una orden de compra o de servicio, basta que el Ordenador del Gasto, previa verificación de la inscripción como proveedor, remita a la Dirección de Negocios de FIDUCOLDEX, la factura con su visto bueno.
Se excluyen así mismo de la aplicación de este Manual, los pagos que se hagan a:
a. Suscripción a revistas, periódicos o cualquier tipo de publicación impresa o digital.
b. Gastos notariales o judiciales, tales como: notificaciones, copias, publicaciones, honorarios de conciliadores, de árbitros o auxiliares de la justicia, decisiones judiciales.
c. Los que tengan reglamentación especial, tales como, gastos de viajes, gastos reembolsables y los que correspondan a las operaciones realizadas a través de las cajas menores.
5.2 PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación del programa se desarrolan con arreglo a los principios que se señalan a continuación y a los que trata el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, así:
Buena fe: en la celebración y en la ejecución de los contratos las partes actúan lealmente de manera que, en el proceso de selección ninguna de las partes incurra en error sobre el contrato o sobre el proceso por causa de la otra, y que en la ejecución del mismo, cada una de ellas pueda obtener la finalidad prevista al momento de iniciar el proceso contractual.
Calidad: es deber de quienes intervienen en el proceso de contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo las mejores condiciones técnicas a los contratistas y el desarrollo de acciones para satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de El Programa.
Economía: los recursos destinados para la contratación deben ser administrados con sano criterio de austeridad en medios, tiempo y costos.
Eficacia: todos los funcionarios de El Programa y de FIDUCOLDEX que intervengan en los procesos de contratación, adoptan las medidas necesarias para que tales procesos
logren su finalidad, previniendo todos los factores que atenten contra el normal desarrollo del proceso contractual.
Planeación: con el fin de contribuir en forma eficiente al cumplimiento de los objetivos trazados por el fideicomiso, al trámite contractual antecede una debida planeación por parte del área solicitante. La planeación tiene por objeto evaluar todos los elementos y variables de un proceso de contratación, definiendo claramente su objetivo, los recursos aplicables, sus elementos técnicos, el plazo de ejecución, la supervisión, el seguimiento del contrato y, en general, todas las actividades necesarias para que el mismo cumpla con su finalidad.
Transparencia: se seleccionan de manera objetiva las mejores propuestas, velando porque todos los oferentes se encuentren en condiciones de igualdad y reciban un tratamiento igual. Asimismo, se dispone de lo necesario para que, dentro del proceso de contratación, se deje evidencia documental de las decisiones y de las actuaciones que ocurran dentro del mismo.
Selección objetiva: es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afectoo de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
Pueden celebrar contratos con la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior, FIDUCOLDEX como vocera de El Programa, todas las personas consideradas legalmente capaces para contratar y que no se encuentren incursas en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones contenidas en la Constitución, en la ley, en el presente Manual de Contratación o en aquellas normas que las sustituyan, modifiquen o complementen.
No obstante lo anterior, no se suscribe contrato con la persona natural o jurídica que tenga obligaciones vencidas a su cargo y a favor de El Programa, hasta tanto quede x xxx y salvo o suscriba el acuerdo de pago para el cumplimiento de la obligación a su cargo.
5.4 CONFLICTOS DE INTERÉS
El Programa administra y gestiona los conflictos de interés siguiendo el ordenamiento general señalado en las disposiciones legales vigentes que le apliquen a sus funcionarios de acuerdo con el régimen laboral que los gobierna.
En todo caso, FIDUCOLDEX como administradora del Fideicomiso, observa cada caso en particular y lo gestiona de conformidad a lo establecido en el Código del Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX y el Código de Ética de FIDUCOLDEX.
El proveedor o contratista debe declarar en las ofertas, cotizaciones y en los contratos, que conoce el Código de Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX vigente al momento de la suscripción del respectivo documento y publicado en la página de Internet xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx. Así mismo, declara no estar incurso en ninguna causal generadora de conflicto de interés respectode los Representantes Legales, ordenadores del gasto, miembros de la Junta Directiva de FIDUCOLDEX y miembros de la Junta Asesora de El Programa.
Cualquier colaborador o contratista debe informar inmediatamente a la Gerencia Jurídica de FIDUCOLDEX, ubicada en la xxxxx 00 Xx. 00 X – 00 xxxx 0 xx Xxxxxx D.C., o través del correo electrónico xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx, cuando tenga alguna duda o sospecha de que él o un tercero puedan estar incursos en alguna causal generadora de conflicto de interés.
El Programa se reserva el derecho de consultar en cualquier caso y tiempo, cualquier base de datos nacional e internacional que le permita verificar el origen lícito de los recursos que se destinan al cumplimiento del contrato y la capacidad e idoneidad de los proponentes para contratar.
En todos los contratos se incluye una causal en la que se estipule que el contrato puede darse por terminado de anticipadamente en caso de incurrirse en un conflicto de intereses no advertido inicialmente o sobreviniente. El Programa excepcionalmente puede autorizar la cesión del contrato, a fin de evitar incurrir en perjuicios económicos o de otra índole.
Si el conflicto de interés sobreviene a uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, El Programa puede aceptar que éste ceda su participación a un tercero, previa autorización por escrito dada por Representante Legal. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o la unión temporal, salvo por eventos de fuerza mayor.
5.5 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
Para la celebración de cualquier negocio jurídico se debe contar con los recursos necesarios, que son autorizados y provisionados en la Dirección de Negocios de FIDUCOLDEX.
6.1 SE LECCIÓN DE CONTRATISTAS
El Programa adelanta la selección de contratistas teniendo en cuenta la necesidad que pretende satisfacerse, agotando los procedimientos previstos para ello en este Manual de acuerdo con la naturaleza y cuantía de la contratación, privilegiando las condiciones objetivas y comparables de las ofertas presentadas, y teniendo en cuenta además, entre otros aspectos: la experiencia y la trayectoria del oferente, el precio ofrecido, la calidad, el plazo, las garantías y ofrecimientos adicionales cuando ellos hayan sido previamente establecidos como factores calificables y puedan ser objeto de comparación.
El Ordenador del Gasto es el responsable del proceso de selección o la etapa precontractual, esto es, solicitud de ofertas o propuestas, comparación de las mismas, selección del contratista, recepción de la documentación requerida para la elaboración del contrato y solicitud de elaboración del mismo, salvo que la selección se adelante mediantela modalidad de invitación abierta o convocatoria pública.
Cualquiera sea la modalidad utilizada para la selección del contratista, El Programa no está obligado a la aceptación de la oferta, a la adjudicación, ni a la suscripción del contrato u orden respectiva, y puede abstenerse de continuar el proceso de selección o celebrar el contrato por razones legales o de conveniencia, y en todo caso, conforme a las disposiciones legales vigentes.
6.1.1 Selección para la contratación de bienes y servicios
6.1.1.1 Modalidad de selección para la contratación de bienes y servicios en virtud de la cuantía, sin incluir IVA
Cuantía (no incluye IVA) | Modalidad de selección | Documento soporte o de formalización y aprobaciones por cuantía | Responsable del proceso |
0 a 5 SMMLV. | Solicitud Directa del bien o servicio. | Factura o documento equivalente. | Ordenador del Gasto. |
Mayor de 5 a 100 SMMLV. | Comparación de Ofertas siempre y cuando el criterio de selección sea económico. | Orden de compra o de servicio. (Para contrataciones mayores a 20 SMMLV se requiere aprobación del Comité Directivo). | Comparación de ofertas Etapa precontractual: Ordenador del Gasto. Etapa contractual: Dirección de Negocios de FIDUCOLDEX. Invitación cerrada Etapa precontractual: Ordenador del gasto y Gerencia |
Jurídica y las áreas que intervengan en la evaluación. Etapa Contractual: Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. | |||
Mayor de 100 a 300 SMMLV | Comparación de Ofertas siempre y cuando el criterio de selección sea económico. | Contrato, previa aprobación del Comité Directivo. | Comparación de ofertas Etapa precontractual: Ordenador del Gasto. Etapa contractual: Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva Invitación cerrada (con publicación en página web) Etapa precontractual: Ordenador del gasto y Gerencia Jurídica y las áreas que intervengan en la evaluación. Etapa Contractual: Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. |
Mayor de 300 a 500 SMMLV | Invitación cerrada | Contrato, previa aprobación del Comité Directivo | Etapa precontractual: Ordenador del gasto y Gerencia Jurídica y las áreas que intervengan en la evaluación. Etapa Contractual: Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. |
Mayor de 500 a 800 SMMLV | Invitación cerrada | Contrato, previa aprobación de la Junta Asesora | Etapa precontractual: Ordenador del gasto y Gerencia Jurídica y las áreas que intervengan en la evaluación. Etapa Contractual: Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. |
Mayor de 800 SMMLV. | Invitación Abierta con publicación de términos de | Contrato, previa aprobación de la Junta Asesora. | Etapa precontractual: Ordenador del gasto y Gerencia Jurídica y las áreas que intervengan en la evaluación. |
referencia en página web. | Etapa Contractual: Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. |
6.1.1.2 Contratación menor o igual a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Esta modalidad de contratación se aplica cuando la cuantía del bien o servicio sea inferior o igual a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, sin incluir IVA, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera. Basta con la solicitud
o pedido por parte del Ordenador del Gasto, previa verificación de la disponibilidad presupuestal y de la inscripción y/o actualización en el registro de proveedores.
No obstante lo anterior, el Ordenador del Gasto puede solicitar la elaboración de una orden de compra o servicio, o de un contrato cuando la naturaleza o el objeto de la contratación lo requiera, justificando debidamente tal solicitud.
6.1.1.3 Contratación mayor de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes y hasta cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
La modalidad de comparación de ofertas se aplica en aquellos eventos en los cuales el presupuesto estimadopara la contratación sea mayor de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes y hasta cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes, sin incluir IVA, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera.
Para esta modalidad de contratación se requiere aprobación previa del Comité Directivo, siempre que la cuantía supere los 20 SMMLV.
En esta modalidad de contratación el Ordenador del Gasto es el responsable del proceso de selección del contratista o etapa precontractual, la cual se adelanta a través del área solicitante mediante el procedimiento de Comparación de Ofertas, solo en el caso que el criterio de selección del Contratista sea el precio. En esta modalidad se deben solicitar ofertas o propuestas con el objeto de obtener mínimo dos (2) que sean comparables y elaborar la correspondiente comparación, seleccionar al contratista y solicitarle la documentación requerida para la elaboración de la orden, elevar la solicitud de elaboración de la misma a la Dirección de Negocios de FIDUCOLDEX a través de la herramienta “Mis Contratos” una vez ésta dependencia verifique la disponibilidad presupuestal y la inscripción y/o actualización en el registro de proveedores.
En caso tal que la selección del contratista obedezca a criterios distintos del precio, se agota al procedimiento de invitación cerrada sin publicación en página web.
Si se presenta un solo oferente y éste cumple con lo requerido a través de la solicitud de cotización, el proceso puede continuar y si es del caso celebrarse la orden de compra con el único oferente.
Sin perjuicio de la cuantía se puede acudir al proceso de invitación cerrada con publicación en página web o al proceso de invitación abierta y requerir a la Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. la elaboración de un contrato, cuando así lo requiera el Ordenador del Gasto, en consideración a la naturaleza de los bienes o servicios objeto del contrato que se pretende celebrar.
6.1.1.4 Contratación mayor de cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes y hasta trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Esta modalidad de contratación se aplica en aquellos eventos en los cuales el presupuesto estimado para la contratación sea mayor a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes y menor o igual a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes, sin incluir el IVA, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera.
Para esta modalidad de contratación se requiere aprobación previa del Comité Directivo.
En esta modalidad de contratación el Ordenador del Gasto es el responsable del proceso de selección del contratista o etapa precontractual, la cual se adelanta a través del área solicitante mediante el procedimiento de Comparación de Ofertas, solo en el caso que el criterio de selección del Contratista sea el precio. En esta modalidad se deben solicitar ofertas o propuestas con el objeto de obtener mínimo dos (2) que sean comparables y elaborar la correspondiente comparación, seleccionar al contratista y solicitarle la documentación necesaria para la elaboración del contrato.
En el evento que la selección del contratista obedezca a criterios distintos del económico, se agota al procedimiento de invitación cerrada con publicación en página web.
Una vez escogido el contratista, el Ordenador del gasto solicita a la Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, la elaboración del contrato en el formato respectivo a través de la herramienta “Mis Contratos” adjuntando a la solicitud el documento que acredite la disponibilidad presupuestal,
la inscripción y/o actualización en el Registro de Proveedores y que el proveedor no tiene cartera pendiente con El Programa, junto con los demás documentos que constituyen soporte para la elaboración del contrato.
Si se presenta un solo oferente y éste cumple con lo requerido en la solicitud de cotización o invitación, el proceso puede continuar y si es del caso celebrar el contrato con el único oferente.
Sin perjuicio de la cuantía se puede acudir al proceso de invitación abierta, cuando así lo requiera el Ordenador del Gasto, en consideración a la naturaleza de los bienes o servicios objeto del contrato que se pretende celebrar.
6.1.1.5 Contratación mayor de trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes y hasta ochocientos (800) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Esta modalidad de contratación se aplica en aquellos eventos en los cuales el presupuesto estimado, sea mayor a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes y menor o igual a ochocientos (800) salarios mínimos mensuales legales vigentes, sin incluir el IVA, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera.
Para esta modalidad de contratación se requiere aprobación previa del Comité Directivo, si la cuantía no supera quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Si la cuantía de la contratación supera la suma indicada se requiere aprobación previa de la Junta Asesora de El Programa.
El Ordenador del Gasto adelanta la selección del contratista, mediante el procedimiento de invitación cerrada con publicación en página web de El Programa, esto es, invita a presentar oferta a mínimo dos (2) proveedores, para compararlas y evaluarlas conforme a los términos de la invitación, los cuales deben ser previamente aprobados por la Gerencia Jurídica – Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. Para este efecto, el área solicitante debe radicar la solicitud de revisión de la Invitación por parte de la Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva., a través de la herramienta “Mis Contratos”, anexando el proyecto de Términos de Referencia de la invitación.
En los términos de invitación el área usuaria del bien o servicio que pretende adquirirse determina por lo menos:
i. Fecha de la invitación
ii. Objeto a contratar y especificaciones técnicas.
iii. Plazo de entrega del bien o servicio.
iv. Especificaciones de la oferta económica: valores unitarios, globales, impuestos.
v. Condiciones de pago.
vi. Criterios habilitantes.
vii. Criterios calificables y puntaje a otorgar.
viii. Fecha y medio para entregar propuesta.
ix. Las demás que se consideren relevantes para el proceso de selección.
La Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva determina los requisitos mínimos o habilitantes de carácter jurídico.
Por regla general, en las invitaciones cerradas no se incluyen requisitos financieros mínimos o habilitantes ni criterios de carácter financiero que sean evaluables. No obstante lo anterior, el área usuaria del bien o servicio que se pretende contratar, puede solicitar que se incluyan estos requisitos o requerir a la Dirección de Negocios, que determine si es procedente o conveniente exigir a los proponentes el cumplimiento de requisitos financieros mínimos o habilitantes y/o incluir en los términos de invitación criterios evaluables de carácter financiero. De ser procedente, la Dirección de Negocios, conjuntamente con el área solicitante, determina dichos criterios y el área usuaria lo indica en el documento de invitación.
Las propuestas siempre son radicadas y recibidas en la Oficina de Correspondencia de FIDUCOLDEX, quien debe remitirlas de manera inmediata a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, para que ésta mediante acta deje constancia de aquellas que fueron recibidas en término.
Las propuestas radicadas con posterioridad a la fecha y hora del cierre de la invitación, son de igual manera remitidas a la Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva para que ésta elabore la comunicación mediante la cual las devuelve a su remitente.
Si se presenta un solo proponente y éste cumple con lo requerido en la invitación, el proceso puedecontinuar y si es del caso se celebra el contrato con el único proponente.
Las propuestas recibidas en termino y que sean habilitadas jurídica y financieramente (si hay lugar ello), se remitenal área técnica para que sean verificados en sus requisitos técnicos habilitantes y calificadas conforme a lo establecido en los términos.
La evaluación y calificación de los criterios o factores calificables está a cargo y son responsabilidad del área solicitante, salvo que se trate de criterios evaluables de carácter financiero incluidos por la Dirección de Negocios, los cuales son evaluados y calificados por esta área.
Una vez seleccionado el contratista por el área usuaria, el Ordenador del Gasto solicita a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva en
el formato respectivo, a través de la herramienta “Mis Contratos”, que se adelante el trámite de contratación; anexado a la solicitud el documento que acredita que se cuenta con la disponibilidad presupuestal, la inscripción y actualización en el registro de proveedores y que el proveedor no tiene cartera pendiente con El Programa, y los demás documentos que constituyen soporte para la elaboración del contrato.
Este proceso de selección tiene vigencia de un año contado a partir de la selección del oferente. Lo anterior sin perjuicio de la vigencia legal o convencional de las propuestas presentadas por los participantes, siempre y cuando las condiciones de éstas se mantengan sin modificación. En este sentido, en caso de no lograrse por algún motivo la celebración del contrato con el proponente seleccionado o, celebrado este pero terminado por cualquier causa antes de su vencimiento, se puede dentro del término aquí establecido, contratar con el proponente que haya obtenido el segundo mayor xxxxxxx.
Sin perjuicio de la cuantía se puede acudir al proceso de invitación abierta cuando así lo requiera el Ordenador del Gasto, en consideración a la naturaleza de los bienes o servicios objeto del contrato que se pretende celebrar.
6.1.1.6 Contratación mayor de ochocientos (800) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Esta modalidad de contratación se aplica en aquellos eventos en los cuales el presupuesto estimado para la contratación sea mayor de ochocientos (800) salarios mínimos mensuales legales vigentes, sin incluir el IVA, o su equivalente en dólares (USD) o en otra moneda extranjera.
La contratación en cuantía superior a ochocientos (800) salarios mínimos mensuales legales vigentes requiere aprobación previa de la Junta Asesora de El Programa.
La Gerencia Jurídica de FIDUCOLDEX es la responsable de adelantar el proceso de selección del contratista o etapa precontractual, la cual se adelanta por el procedimiento de Invitación Abierta, previa solicitud del Ordenador del Gasto a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva mediante el formato respectivo a través de la herramienta “Mis Contratos”, acompañado del acta o documento en la que conste la aprobación de la Junta Asesora, del documento que acredite que se cuenta con la disponibilidad presupuestal y del proyecto de Términos de Referencia de la Invitación.
Una vez elaborados los términos de referencia por la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva y aprobados por el área solicitante se realiza su publicación en la página Web de El Programa.
Respecto de los términos de referencia, el área solicitante determina el objeto, el alcance del objeto, las obligaciones específicas que debe cumplir el contratista y/o el contratante en desarrollo del contrato, los requisitos mínimos o habilitantes técnicos y/o de experiencia, así como los criterios evaluables; la Dirección de Negocios de FIDUCOLDEX determina si deben incluirse requisitos financieros mínimos o habilitantes y define los criterios a verificar en caso de requerirse, así como los criterios evaluables financieros si considera que hay lugar a ello; y la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva determina los requisitos mínimos o habilitantes jurídicos. Las áreas indicadas anteriormente verifican el cumplimiento de los requisitos mínimos o habilitantes que les correspondan. La evaluación y calificación de los criterios calificables está a cargo y es responsabilidad de El Programa, salvo que se trate de criterios evaluables financieros incluidos por la Dirección de Negocios de FIDUCOLDEX, los cuales son evaluados y calificados por esta Dirección.
Los términos de referencia deben contener como mínimo lo siguiente:
i. Fecha de la invitación
ii. Objeto a contratar y especificaciones técnicas.
iii. Plazo de entrega del bien o servicio.
iv. Especificaciones de la oferta económica: valores unitarios, globales, impuestos.
v. Condiciones de pago.
vi. Garantías requeridas.
vii. Criterios calificables y puntaje a otorgar.
viii. Documentos a presentar.
ix. Fecha y medio para entregar propuesta.
x. Las demás que se consideren relevantes para el proceso de selección.
Los sobres con las propuestas siempre son recibidos por radicación en la Oficina de Correspondencia de FIDUCOLDEX. La Oficina de Correspondencia debe remitir los sobres de las propuestas de manera inmediata a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. En caso de que algún sobre sea radicado con posterioridad a la fecha y hora del cierre de la Invitación, la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva debe elaborar las comunicaciones para devolver los sobres, sin abrir, a su remitente.
La Dirección Jurídica de contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva convoca a la reunión de apertura de los sobres que contengan las propuestas, en la que participan el Ordenador del Gasto o un representante de El Programa, un abogado de la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva y un representante de la Gerencia de Auditoría Interna de FIDUCOLDEX, y se levanta el acta respectiva que deben firmar todos los asistentes.
Si se presenta un solo proponente y éste cumple con lo requerido a través de la invitación, el proceso puede continuar y si es del caso adjudicarse la contratación al único proponente.
Una vez escogido el contratista y adjudicado el contrato, el Ordenador del gasto solicita a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva la elaboración del contrato mediante el formato respectivo, a través de la herramienta “Mis Contratos” acompañado del documento que acredita que se cuenta con la disponibilidad presupuestal, la inscripción y/o actualización en el Registro de Proveedores y que el proveedor no tiene cartera pendiente con El Programa, y los demás documentos que constituyen soporte para la elaboración del contrato.
Este proceso de selección tiene vigencia de un año contado a partir de la selección del oferente. Lo anterior sin perjuicio de la vigencia legal o convencional de las propuestas presentadas por los participantes, siempre y cuando las condiciones de éstas se mantengan sin modificación. En este sentido, en caso de no lograrse por algún motivo la celebración del contrato con el proponente seleccionado o, celebrado éste pero terminado por cualquier causa antes de su vencimiento, se puede dentro del término aquí establecido, contratar con el proponente que haya obtenido el segundo mayor xxxxxxx.
6.1.1.7 Disposiciones comunes a las modalidades de selección para la contratación de bienes y servicios.
Tratándose de presupuestos fijados en dólares o en otra moneda extranjera, se establece el valor en pesos (para los exclusivos efectos de determinar autorizaciones y modalidades de selección) con base en la TRM certificada por el Banco de la República a la fecha de la solicitud de elaboración de términos de referencia por el Ordenador del Gasto cuando se requiera elaborar términos de referencia, o a la fecha de solicitud de contratación en los demás casos, y para las cuantías iguales o inferiores a veinte (20) SMMLV, se toma la fecha de la factura.
Si se trata de una moneda extranjera diferente al dólar (USD), se determina el valor del presupuesto en pesos conforme a la tasa de cambio que certifique el Banco de la República para dicha moneda y en caso de no estar certificada por el Banco de la República, se determina su valor en dólares (USD) para luego establecer su valor en pesos, en todo caso tomando como referencia la fecha de la solicitud de elaboración de términos de referencia o de contratación por el Ordenador del Gasto.
El Programa puede someter cualquier proceso de selección que misionalmente le competa y que requiera, a uno que se lleve de manera conjunta con su Fideicomitente o a un proceso que esté liderado por éste, a solicitud del mismo y de
conformidad con las directrices e instrucciones que emita al respecto. En este evento, el Ordenador del Gasto a través del área usuaria del bien o servicio que se pretende contratar, es responsable de obtener las autorizaciones indicadas en el presente Manual según la cuantía de la contratación.
Todas las etapas del proceso de contratación, esto es, la etapa precontractual incluyendo la invitación, cualquiera sea la modalidad de selección, las propuestas u ofertas recibidas y la escogencia del contratista; la etapa contractual incluyendo el seguimiento a la ejecución del contrato y la etapa post-contractual hasta la respectiva liquidación del contrato, deben estar plenamente documentadas en el expediente del contrato, lo cual es responsabilidad de El Programa teniendo en cuenta que la Fiduciaria no recibe documentación física para adelantar los diferentes trámites contractuales.
6.1.1.8 Contratación con entidades extranjeras
Si el contrato o convenio es celebrado con una entidad extranjera se debe establecer con precisión el idioma que prevalece en caso de que se manejen versiones en diferentes idiomas y algunas de sus estipulaciones estén en conflicto, la moneda en la que se firma el acuerdo, la moneda en la que se realizan los pagos, la TRM aplicable, la ley y jurisdicción aplicable, implicaciones tributarias, pólizas o garantías necesarias, entre otros, condiciones que deben ser definidas con anterioridad a la solicitud de contratación correspondiente.
6.1.1.9 Otras modalidades de contratación
6.1.1.9.1 Contratación directa
No obstante las modalidades de contratación señaladas en los anteriores numerales, El Programa puede contratar directamente en los siguientes casos:
6.1.1.9.2 Contratos intuito personae:
Son los contratos que se celebran en consideración a las calidades individuales, personales o corporativas del contratista, persona natural o jurídica, que le dan un valor especial o agregado al resultado que del contrato se espera y que se evidencia en su especial conocimiento o experiencia, o por sus condiciones únicas frente a la contratación, calidades que verifica el Ordenador de Gasto y que deben acreditarse.
En todos los casos que se utilice la figura de intuito personae, se debe contar con la justificación previa y por escrito del Ordenador del Gasto, sin perjuicio de las aprobaciones establecidas en el presente Manual en razón a la cuantía.
La propuesta objeto de contratación debe contener como mínimo los siguientes aspectos: Servicio o bien a prestarse o venderse, alcance del servicio, entregables, en caso que procedan, tiempo en el que se estima prestar el servicio y valor discriminando impuestos.
Son contratos intuito personae, entre otros, sin limitarse a ellos, los siguientes:
a) Contratista único: los que tengan por objeto el suministro o la prestación de bienes y servicios que únicamente pueden ser proporcionados por un solo contratista.
b) Mantenimiento: Los que celebra El Programa con el mismo contratista que inicialmente suministró los bienes a los que se refiera el mantenimiento en razón a su especialidad y a la desventaja técnica y/o económica manifiesta que supondría contratar a otro.
c) Convenios: Son los que celebra El Programa y están relacionados con el desarrollo de un programa o proyecto específico, suscrito con entidades estatales, organismos de cooperación internacional, entidades gremiales nacionales e internacionales, entidades sin ánimo de lucro, otros organismos internacionales que se asimilen a los Programas, entre otras. En este caso ambas partes pueden realizar aportes, tanto en especie como en efectivo.
6.1.1.9.3 Por necesidad inminente o urgencia motivada:
Se puede contratar directamente sin necesidad de surtir las aprobaciones establecidas en el presente Manual en razón a su cuantía cuando la necesidad inminente o urgencia motivada, fuerza mayor o caso fortuito, no permita solicitar ofertas o cotizaciones. No obstante, requiere certificación de disponibilidad presupuestal.
En este caso, el Ordenador del Gasto debe dejar constancia escrita en la que justifique la necesidad inminente o la circunstancia de urgencia y es responsable de la contratación que con base en esta causal se realice, debiendo informar posteriormente al Gerente de El Programa y éste a su vez al Comité Directivo si la contratación es superior a 20 SMMLV o a la Junta Asesora si la contratación fue superior a quinientos (500) SMMLV la necesidad inminente o la urgencia motivada que generó la contratación directa.
6.1.1.9.4 Cuando no haya sido posible la escogencia de un contratista luego de un proceso de selección:
Se contrata directamente cuando, por causas no imputables a El Programa, no haya sido posible escoger a un contratista luego de haber surtido un proceso de selección, esto es, que no se presente ningún oferente o que los presentados no estén habilitados para contratar o que ninguno cumpla con los requerimientos mínimos para ejecutar a satisfacción el objeto del contrato que pretendecelebrarse. De esta circunstancia también se debe dejar la respectiva constancia por parte del Ordenador del Gasto. No obstante, se requieren las aprobaciones establecidas en el presente Manual en razón a la cuantía de la contratación.
6.1.1.9.5 Inmuebles
En el evento que El Programa requiera inmuebles en compra, arrendamiento (incluye arrendamiento de espacios físicos o áreas), comodato o cualquier otra modalidad jurídica para el desarrollo de su objeto misional, lo puede efectuar mediante contratación directa. No obstante, requiere las aprobaciones establecidas en el presente Manual en razón a la cuantía.
6.1.1.10 Mecanismos para la obtención de condiciones más favorables
El Programa puede utilizar mecanismos para la obtención de condiciones más favorables, tales como la subasta inversa o la negociación, en los procesos que considere conveniente su aplicación.
6.1.1.10.1 Subasta Inversa
Independientemente de la cuantía del contrato a celebrar, se puede utilizar la modalidad de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios en los que el criterio de selección sea exclusivamente el precio.
En tal caso, se celebra con los participantes una audiencia presencial o por medios electrónicos, cuya oportunidad, duración y condiciones son señaladas en los términos de referencia.
6.1.1.10.2 Negociación
El Programa puede negociar con el proponente seleccionado las diferentes condiciones de la oferta, las cuales deben presentar por escrito y quedan consignadas en la respectiva modalidad de formalización del negocio jurídico, buscando siempre las condiciones más favorables.
Así mismo, la negociación es procedente, cuandosurtido el proceso de evaluación y calificación se evidencie que el presupuesto dispuesto en la solicitud de elaboración de términos, no es suficiente para celebrar la respectiva contratación.Esta negociación solo puede realizarse con los proponentes que hayan cumplidotodos los requisitos habilitantes, empezando por aquel que haya obtenido la mayor calificación y puede continuarse con el siguiente y así sucesivamente hasta lograr ajustarse al presupuesto. De las sesiones de negociación, las cuales se llevan a cabo de manera separada e independiente con cada proponente se eleva un acta que es suscrita por todos los asistentes, donde consten los acuerdos resultantes de la misma.
6.1.2 CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS MISIONALES
6.1.2.1 Contratos de apoyo financiero o no financiero
A través de estos procesos de selección El Programa busca apoyar a los empresariosy ecosistemas que debe impactar de conformidad con su objeto misional, medianteel otorgamiento de beneficios tales como apoyo técnico o entrega de recursos reembolsables (v.g. contratos de cofinanciación) o no reembolsables para la ejecución de un proyecto, de manera complementaria a los recursos aportados por el contratista en dicho proyecto en dinero o en especie.
6.1.2.1.1 Contratos de Cofinanciación
El Programa es el responsable de la selección del contratista o etapa precontractual, la cual por regla general se adelanta por el procedimiento de convocatoria pública con publicación en página Web. Una vez aprobada la convocatoria por la Junta Asesora, el área misional eleva solicitud de elaboración de términos de referencia ante la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva mediante el formato respectivo a través de la herramienta “Mis Contratos”, acompañado del acta o documento en la que conste la aprobación delórgano competente. Una vez elaborados los términos de referencia por la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, se remiten a El Programa para aprobación y publicación.
El área solicitante determina el objeto, el alcance del objeto, las obligaciones específicas que debe cumplir el contratista y/o el contratante en desarrollo del contrato, los requisitos mínimos o habilitantes técnicos y/o de experiencia, así comolos criterios evaluables y el cumplimiento de los requisitos para participar en la Convocatoria; y determina si deben incluirse requisitos financieros mínimos o habilitantes y define los criterios a verificar de requerirse, así como los criterios
evaluables financieros si considera que hay lugar a ello. Por su parte la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva determina los requisitos mínimos o habilitantes jurídicos. La evaluación y calificación de los criterios calificables, por regla general está a cargo de una firma evaluadora.
El contenido mínimo de los términos de referencia es el siguiente:
i. Antecedentes y justificación de la convocatoria.
ii. Glosario.
iii. Objeto y alcance de la convocatoria.
iv. Requisitos habilitantes de los proponentes.
v. Aspectos financieros de la convocatoria
vi. Presupuesto y rubros presupuestales, cuando se considere que hay lugar a ello.
vii. Evaluación de capacidadfinanciera por mediode indicadores financieros, cuya fórmula de cálculo debe explicarse detalladamente, si se considera que hay lugar a ello.
viii. Cronograma.
ix. Requisitos de la propuesta técnica y económica, si aplica.
x. Documentación a presentar.
xi. Modalidad de presentación de propuestas y de cierre de la convocatoria.
xii. Etapas de evaluación.
xiii. Metodología y Criterios de evaluación, rechazo y desempate.
xiv. Términos jurídicos de la convocatoria.
xv. Los demás aspectos sean procedentes por la naturaleza de la convocatoria
Los Términos de Referencia deben incluir un modelo de carta de presentación en la cual los proponentes deben declarar que no tienen conflicto de interés y que conocen las políticas de conflicto de intereses previstas en el Código de Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX que se encuentra en la página de Internet xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, respecto de los Representantes Legales, miembros de la Junta Directiva de FIDUCOLDEX y Miembros de la Junta Asesora de El Programa, las cuales pueden consultarse en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx.
En caso en que la evaluación (elegibilidad o viabilidad) sea realizada por funcionarios de El Programa, estos deben dejar consignados en el acta de evaluación la no existencia de conflicto de intereses.
Las propuestas siempre son recibidas por radicación en la Oficina de Correspondencia de FIDUCOLDEX o vía Web en los casos que aplique, lo cual debe quedar consignado en los términos de la respectiva convocatoria. Las propuestas que se reciban en la Oficina de Correspondencia deben remitirse a El Programa. En caso que alguna propuesta sea radicada con posterioridada la fecha
y hora del cierre de la Convocatoria, El Programa debe elaborar las comunicaciones informando al proponente el rechazo para su devolución.
Por regla general las propuestas de los proyectos de apoyo financiero o no financiero son evaluadas por una firma externa evaluadora. La Gerencia de El Programa puede decidir un manejo diferente de acuerdo con el objeto de la convocatoria o, al número de propuestas recibidas, la carga operativa de las áreas y la complejidad de la convocatoria, entre otros aspectos. Esta decisión debe quedar justificada y documentada.
Una vez escogido el beneficiario y adjudicado el contrato, el Ordenador del Gasto solicita a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva en el formato respectivo a través de la herramienta “Mis Contratos”, acompañado del documento que acredite que se cuenta con la disponibilidad presupuestal, la inscripción y actualización en el Formato de inscripción y que el beneficiario no tiene cartera pendiente con El Programa, y los demás documentos que constituyen soporte para la elaboración y celebración del contrato.
Luego de elaborado el contrato, se remite a El Programa para que se surta el trámite de perfeccionamiento, el cual se da con la suscripción del documento por las partes.
Estudio SARLAFT
En contratos de cofinanciación y otros instrumentos de El Programa, es posible apoyarse en la entidad que ejerce la interventoría de dichos proyectos, previa autorización de la Dirección xx XXXX Y SARLAFT. El proceso en estos casos es el siguiente:
a) Una vez conocida la viabilidad de las propuestas, El Programa comunica dicha viabilidad a la Interventoría (mediante oficio y correo electrónico) enviando copia de la propuesta, las fichas de elegibilidad y viabilidad y copia de la notificación de viabilidad.
b) La interventoría programa y realiza la visita de acuerdo con las políticas señaladas por la Fiduciaria.
c) Si el concepto de vinculación emitido por la Interventoría señala
observaciones se debe revisar si dichas observaciones afectan los criterios o requisitos de presentación, evaluación o selección de los proveedores. En caso de ser necesario se debe elevar consulta a la Dirección xx XXXX y SARLAFT. Esta consulta debe reposar junto con los documentos de vinculación.
d) El Programa realiza consulta en CIFIN con el propósito de establecer la pertinencia de la contratación del proponente respecto sus obligaciones financieras, salvaguardando los recursos entregados por El Programa.
e) La Dirección xx XXXX y XXXXXXX realiza el análisis del informe de conocimiento del cliente, el formato de vinculación, los documentos anexos e información complementaria.
6.1.2.2 Convenios
Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollar actividades propias del objeto misional de El Programa y que sean de interés para las partes.
Para la celebración de convenios que se rigen por el presente Manual, es necesario contar con las autorizaciones requeridas de acuerdo a las atribuciones de la Junta Asesora o del Comité Directivo, según corresponda, y para su celebración debe tener en cuenta lo siguiente:
La solicitud de contratación debe elevarse a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva mediante el formato respectivo a través de la herramienta “Mis Contratos”, acompañado de la propuesta, la cual, con independencia de quien la presente (El Programa o la contraparte), debe contener como mínimo:
i. Objeto de la propuesta
ii. Alcance del objeto
iii. Consideraciones o razones que evidencien la necesidad de la alianza y la escogencia del aliado.
iv. Actividades a desarrollar
v. Aportes específicos de las partes (dinero o especie)
vi. Entidad encargada de la administración y ejecución de los recursos.
vii. Tiempo requerido para el desarrollo de la totalidad de las actividades
viii. Documentos mediante los cuales se evidencie el cumplimiento de las actividades (informes, actas de seguimiento, entre otros)
ix. Mecanismo y periodicidad de seguimiento a la ejecución y cumplimiento del objeto de la alianza (comités, reuniones, etc.).
x. Plazo estimado del convenio.
xi. Tratamiento que se da a los rendimientos financieros y recursos no ejecutados.
6.2 ASPECTOS RE LACIONADOS CON LA ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO O CONVENIO Y OTROS
Las solicitudes de contratación de bienes y/o servicios, cofinanciación, convenios, así como las solicitudes de otrosíes, deben ser elaboradas por el área usuaria de los mismos y suscritas por el Ordenador del Gasto, mediante el formato respectivo, debidamente justificado y documentado.
El formato debe ir acompañado de los anexos allí indicados según corresponda, sin perjuicio de los documentos adicionales que se requieran de conformidad con la naturaleza del contrato, así:
REQUISITOS PARA SOLICITUDES DE TRÁMITES CONTRACTUALES EN LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE CONTRATACIÓN Y NEGOCIOS ESPECIALES COLOMBIA PRODUCTIVA PERSONA JURÍDICA | ||||
DOCUMENTO | CONTRATOS /CONVENIOS/ ORDENES | OTROSÍES | LICENCIAS | ACTA DE LIQUIDACIÓN |
Formato (informe Supervisión) o de interventoría | ✓ | ✓ | ||
Formato Solicitud de contratación | ✓ | ✓ | ||
Propuesta o cotización firmada por el proveedor, beneficiario o aliado (SI APLICA) | ✓ | ✓ | ||
Cuadro comparativo de cotizaciones (SI APLICA) | ✓ | |||
Certificado de existencia y Representación legal del Contratista con fecha de expedición no mayor de 30 días. | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Apoderado NO registrado en el certificado de representación legal: poder especial debidamente autenticado o escritura pública con certificación de vigencia (SI APLICA) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Entidad estatal: documento que acredite personería jurídica, las facultades de quien firma y acta de posesión (SI APLICA) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Copia de la cédula del Representante Legal que firma al 150% de ampliación. | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Rut actualizado | ✓ | ✓ | ✓ | |
Certificado de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales (salvo para Entidades Públicas). | ✓ | ✓ | ✓ | |
Aprobación de Junta Asesora o Comité Directivo, cuando requiera. | ✓ | ✓ | ||
Formato de inscripción. | ✓ | |||
Resultado del estudio SARLAFT cuando la cuantía de la contratación supere 300 SMMLV. | ✓ | ✓ |
REQUISITOS PARA SOLICITUDES DE TRÁMITES EN LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE CONTRATACIÓN Y NEGOCIOS ESPECIALES COLOMBIA PRODUCTIVA PERSONA NATURAL | ||||
DOCUMENTO | CONTRATOS /CONVENIOS/ ORDENES | OTROSÍ | LICENCIAS | ACTA DE LIQUIDACIÓN |
Formato (informe Supervisión) | ✓ | |||
Formato Solicitud de contratación | ✓ | ✓ | ||
Propuesta o cotización del bien o servicio, firmada por la persona natural (SI APLICA) | ✓ | ✓ | ||
Cuadro comparativo de cotizaciones (SI APLICA) | ✓ | |||
Hoja de vida aplica para contrataciones de servicios personales. | ✓ | |||
Certificado de matrícula mercantil renovada expedido por la Cámara de Comercio (cuando la persona a contratar está obligada a tener el registro mercantil). | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Apoderado: poder especial debidamente autenticado o escritura pública con el original de la certificación de vigencia (SI APLICA) | ✓ | ✓ | ✓ | |
Copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Rut actualizado | ✓ | ✓ | ✓ | |
Copia de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes del último mes | ✓ | ✓ | ✓ | |
Aprobación Junta Asesora o Comité Directivo cuando se requiera | ✓ | ✓ | ||
Formato de Inscripción | ✓ | ✓ | ||
Resultado del estudio SARLAFT cuando la cuantía de la contratación supere 300 SMMLV. | ✓ | ✓ |
La solicitud de contratación debe ser firmada por el Ordenador del Gasto y radicada ante la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva a través de la herramienta “Mis Contratos” en ésta se debe señalar la justificación o necesidad de la contratación, la descripción del objeto del contrato y de los bienes o servicios, las obligaciones específicas del contratista y del contratante con relación al cumplimiento del objeto a contratar, el valor, la forma de pago, el término de ejecución y toda la información solicitada en el formato de forma clara, completa y suficiente, acompañada de los respectivos soportes.
Es necesario que el área tenga especial cuidado en el diligenciamientode los siguientes campos contenidos en el formato de solicitud de contratación:
JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN: Se debe indicar las razones por las que se requiere el bien o servicio a contratar, entendiéndose por esto la plena identificación de la necesidad que El Programa pretende satisfacer con la contratación, bien sea para su adecuado funcionamiento o en cumplimiento de sus objetivos misionales.
MODALIDAD DE SELECCIÓN: Informar la modalidad de selección y la razón por la cual se escogió la respectiva modalidad.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: Indicar en la solicitud la figura a través de la cual se perfecciona la relación contractual.
OBJETO DEL CONTRATO: Breve y clara descripción del objeto a contratar y de su alcance. Si se trata de la solicitud de elaboración de contratos de cofinanciación es preciso indicar el proyecto a cofinanciar.
OBLIGACIONES TÉCNICAS ESPECÍFICAS: Señalar las obligaciones técnicas específicas a cargo del contratista y a cargo del contratante, así como los entregables que se requieren para el cabal desarrollo y verificación del cumplimiento de estas, si hay lugar a ello.
VA LOR DEL CONTRATO: expresar el valor del contratoo el valor presupuestal asignado en caso de que no sea determinado. Para contratos de cofinanciación el valor total del proyecto incluye el valor de la cofinanciación más la contrapartida a cargo del contratista.
MONTO COFINANCIACIÓN Y PORCENTAJE: corresponde al valor de los recursos no reembolsables para la ejecución de un proyecto, de manera complementaria a los recursos aportados por el contratista en dicho proyecto y su porcentaje respecto del valor total del proyecto.
MONTO CONTRAPARTIDA Y PORCENTAJE: para el caso de los contratos de cofinanciación corresponde al valor a cargo del contratista como contrapartida al valor cofinanciado y su porcentaje respecto del valor total del proyecto.
FORMA DE PAGO: especificar la forma de pago de acuerdo a lo indicado en el formato. En caso que los pagos se realicen por hitos, se debe indicar el valor y la periodicidad o fechas en el campo observaciones del formato.
OBSERVACIONES: en este punto el área debe indicar los demás aspectos que considere relevantes para la elaboración del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Término durante el cual se ejecutan las actividades objeto del contrato.
La Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva cuenta con un término de cinco (5) días hábiles para realizar el trámite de contratación, esto es, la elaboración de la minuta del respectivo contrato o convenio, otrosí, suspensiones o acta de liquidación y diez (10) días hábiles cuando la solicitud corresponda a la elaboración de términos de referencia. Lo s términos aquí establecidos se cuentan a partir del día siguiente del recibo de la respectiva solicitud debidamente diligenciada y acompañada de todos los soportes documentales.
Los contratos y convenios deben constar por escrito y se perfeccionan con la firma de las partes. Sólo si fuese el caso, se perfeccionan con el cumplimiento de las solemnidades exigidas por la ley para los eventos que así lo dispongan las disposiciones legales vigentes y las contenidas en este manual.
Verificación SARLAFT
Sin perjuicio de lo dispuesto para los contratos de cofinanciación, en la contratación que se rija por el presente Manual se deben observar las normas y disposiciones contenidas en el Manual SARLAFT.
6.2.2 Documento soporte o Modalidades de formalización
Una vez surtido el procedimiento de selección del contratista, El Programa utiliza entre otras, los siguientes documentos soporte o modalidades de formalización del negocio jurídico los cuales deben cumplir con las solemnidades exigidas por la ley.
Adicionalmente dicho formato debe ajustarse a los términos y condiciones señalados en la solicitud de contratación y a la invitación a presentar propuesta, cuando esto sea procedente:
6.2.2.1 Factura o documento equivalente
Es el documento expedido por el contratista, aliado (factura o el documento equivalente) según su régimen tributario, debe cumplir con todos los requisitos legales para que proceda el pago de la contraprestación por el bien o servicio que ha suministrado. Este documento es el soporte para las contrataciones cuya cuantía sea igual o inferior a veinte (20) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y debe contar con el visto bueno del ordenador del gasto.
6.2.2.2 Orden de compra o servicio
Es el documento firmado por el Director de Negocios de FIDUCOLDEX, o en su ausencia por un representante legal de FIDUCOLDEX, cuando se trata de la contratación de bienes y servicios cuya cuantía sea mayor a veinte (20) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y hasta cien (100) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV), en el que se consignan entre otros, el nombre de las partes, el objeto, el plazo, el valor y las condiciones específicas para la ejecución de la misma, según la naturaleza de la contratación, que deben corresponder a las especificadas en la oferta del contratista, la cual forma parte integral de la orden de compra o de servicio.
No obstante, puede elaborarse orden de compra o servicio para la adquisición de bienes o servicios cuya cuantía sea inferior a veinte (20) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) cuando exista debida justificación para ello y así lo solicite el Ordenador del Gasto, en consideración a la naturaleza de la contratación.
6.2.2.3 Contrato o Convenio
Es el documento firmado por el representante legal de El Programa o de la Fiduciaria, conforme a lo indicado en el numeral 1.5. y por el contratista, cuando se trata de la contratación de bienes o servicios cuya cuantía sea superior a cien (100) SMMLV o, de la unión de esfuerzos en el caso de los convenios, en el que se consignan entre otras, las cláusulas que se indican a continuación a título informativo pero no limitativo:
• Identificación de las partes.
• Objeto.
• Plazo de ejecución, duración o vigencia.
• Valor, que se expresa en pesos. Para valores en moneda extranjera, se debe pactar claramente para el pago, qué tipo de cambio aplica y en qué momento. No obstante, el valor del contrato en pesos se determina con base en la TRM certificada por el Banco de la República a la fecha de la solicitud de contratación por parte del Ordenador del Gasto; si se trata de una moneda extranjera diferente al dólar (USD), se determina el valor del contrato en pesos conforme a la tasa de cambio que certifique el Banco de la República para dicha moneda y en caso de no estar certificada por el Banco de la República, se determina su valor en dólares (USD) para luego establecer su valor en pesos, en todo caso tomando como referencia la fecha de la solicitud de la contratación por parte del Ordenador del Gasto.
• Forma de pago; se establecen las circunstancias de modo, tiempo y lugar para
efectuar el pago.
• Obligaciones de las partes.
• Pago de aportes a seguridad social y parafiscales cuando a ello hubiere lugar.
• Pago de impuestos y demás erogaciones legales.
• Reconocimiento de gastos reembolsables (si aplica).
• Las referidas a las sanciones contractuales por incumplimiento.
• Las de garantía, si hay lugar a ellas.
• Las que regulan la cesión del contrato.
• Las de inexistencia de inhabilidades e incompatibilidades.
• Las que regula derechos de autor, cuando sea procedente.
• Las que amparan a El Programa por los daños que cause el contratista a terceros, por causa o con ocasión del contrato.
• Las que establecen la forma de comunicación entre las partes.
• Las relacionadas con el Sistema de Administración de Riesgos xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo -SARLAFT-, a las cuales se somete, y se obliga a prevenir el contratista o aliado, a la firma del contrato o convenio.
• Las que hacen relación al manejo de la confidencialidad de la información y al
tratamiento de los datos personales a los que se tenga acceso en razón de la ejecución del contrato o del convenio.
• Las de responsabilidad social empresarial.
• Las que establecen los mecanismos para solucionar las controversias entre las partes.
• Metodología para la liquidación del contrato y el cálculo de las sumas
correspondientes.
• Las demás que sean necesarias, según la naturaleza del contrato.
• Para los convenios, reintegro de rendimientos financieros y devolución de recursos no ejecutados (si aplica).
No obstante, puede elaborarse contrato para la adquisición de bienes o servicios cuya cuantía sea inferior a cien (100) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes
(SMMLV) cuando exista debida justificación para ello y así lo solicite el Ordenador del Gasto, en consideración a la naturaleza de la contratación.
En cuanto al trámite de Convenios:
En caso que la propuesta sea presentada por El Programa, el área misional encargada de la contratación la remite a la contraparte para su aceptación, la cual debe realizarse por escrito, indicando el plazo estimado del convenio a realizar.
El Programa eleva solicitud de elaboración del convenio a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, mediante el formato respectivo suscrito por el Ordenador del gasto, a través de la herramienta “Mis Contratos” acompañado del acta o documento en la que conste la aprobación del órgano competente según la cuantía, del documento que acredita que se cuenta con la disponibilidad presupuestal y de los demás documentos que constituyen el soporte para la contratación.
Una vez elaboradoel convenio, se remite al Programa a través de la herramienta “Mis Contratos” para que se surta el trámite de perfeccionamiento.
Mecanismos de control: En el evento que El Programa realice aportes que sean
ejecutados por la otra parte, el área solicitante debe señalar en el formato de solicitud de contratación, los mecanismos de control que deben contemplarse en el convenio para garantizar la debida ejecución de los recursos. Tales mecanismos de control pueden ser, alguno, algunos o la totalidad de los siguientes:
• La constitución de cuentas bancarias, encargos fiduciarios o patrimonios autónomos, para el desembolso y manejo de tales recursos.
• La constitución de comités técnicos y/o administrativos, donde participe la
Unidad, quienes tienen, entre otras facultades, la de autorizar el desembolso de recursos.
• La facultad de requerir informes periódicos y finales que contengan la relación detallada de la forma como se están ejecutando o cómo se ejecutaron los recursos.
• Adelantar la supervisión y/o auditorías por parte de la Unidad.
• Requerir la constitución de garantías o pólizas a la parte que ejecuta los recursos, salvo las excepciones xx xxx.
• Establecer y hacer exigibles las sanciones por incumplimiento en la destinación de los recursos.
6.2.2.4 Aceptación de Oferta
El Programa puede aceptar la oferta de bienes o servicios que no excedan los treinta
(30) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV), siempre que ésta sea
presentada de conformidad al artículo 851 del código de comercio y sin perjuicio de las autorizaciones y verificaciones que de acuerdo con la cuantía de la contratación se requieran.
Igualmente, el programa puede aceptar otras modalidades para formalizar la contratación o suscribir formatos propuestos por terceros, como los contratos de adhesión para lo cual se debe surtir el proceso de contratación establecido en el presente Manual.
El Programa puede celebrar cualquier tipo de contrato siempre que cumpla con los requerimientos legales.
6.2.4 Termino de ejecución de los contratos
En los contratos se establece claramente el término de duración para la ejecución de estos en días y/o meses y/o años, cuyo término por regla general, empieza a correr desde su perfeccionamiento, sin perjuicio que, por la naturaleza del contrato o el requerimiento del área solicitante, sea necesario sujetar su inicio a alguna condición especial, y hasta una fecha específica o hasta el acaecimiento de un evento o condición determinada, conforme a las reglas del derecho privado.
No obstante, lo anterior, siempre que en los contratos se pacte la obligación a cargo del contratista de constituir pólizas de buen manejo de pagos anticipados, anticipos y/o responsabilidad civil extracontractual, el inicio de la ejecución está sujeto a la aprobación de la mencionada garantía.
6.2.5 Modificaciones, prorrogas y/o adiciones
Los contratos o convenios se pueden modificar según las necesidades de El Programa.
Para el cabal cumplimiento del objeto contractual, por solicitud del Ordenador del Gasto, los contratos pueden ser modificados o prorrogados en tiempo sin exceder el plazo de ejecución inicialmente pactado en el contrato o adicionados en valor hasta por el mismo valor inicialmente establecido.
Las solicitudes de modificación a los contratos se elevan ante la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, mediante el formato respectivo a través de la herramienta “Mis Contratos”, teniendo en cuenta los términos y forma establecidos en el presente Manual. Tratándose de adiciones al valor, la solicitud debe contar además con el documento que acredita que se cuenta con la correspondiente disponibilidad presupuestal.
Las adiciones deben ser aprobadas de acuerdo con la competencia que en razón a la cuantía le han sido asignadas al Comité Directivo o a la Junta Asesora según corresponda.
Siempre que se requiera una adición, que supere el valor presupuestal aprobado por la Junta Asesora, requiere nueva aprobación de este órgano.
En los contratos de Cofinanciación, todas las modificaciones deben contar con concepto escrito de la Interventoría o quien haga sus veces y de El Programa.
Las modificaciones a los contratos se hacen constar por escrito mediante Otrosíes, debidamente firmados por las partes, documento que hace parte del contrato inicialmente suscrito y donde se especifica sobre la necesidad de ajustar las pólizas constituidas cuando haya lugar a ello, salvo que en el contrato se establezca una modalidad distinta de modificación.
6.2.6 Anticipos y pago anticipado
• Anticipos:
El Programa puede entregar anticipos al contratista cuando sea necesario para el adecuado cumplimiento del contrato. Pueden pactarse anticipos, entre otros, en los siguientes casos:
a) Cuando se requiera la importación de equipos o elementos.
b) Cuando se requiera mantener los precios de los proveedores del contratista.
c) Cuando se requiera la adquisición de materiales o la contratación de personal, y exista un lapso considerable de tiempo entre la adquisición o la contratación del personal y el primer pago.
d) Cuando se contrate la ejecución de una obra.
e) En los contratos de Cofinanciación.
Los anticipos se someten a las siguientes reglas de acuerdo a la naturaleza de la contratación:
i. El monto del anticipo no puede superar el treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, sin IVA. Salvo que se trate de un Contrato de Cofinanciación en cuyo caso puede ser superior o cuando el aportante de los recursos indique que puede tener un porcentaje distinto.
ii. Debe amortizarse completamente con los pagos pactados, salvo en los contratos de cofinanciación por su naturaleza.
iii. Debe estar garantizado en un 100% con la respectiva póliza.
iv. El Programa a través del supervisor y/o interventor contratado, o quien haga sus veces, debe controlar su manejo. Para los contratos de cofinanciación el desembolso del anticipo debe tener visto bueno previo de la Interventoría del contrato.
v. El contratista constituye una cuenta bancaria independiente, un encargo fiduciario o un patrimonio autónomo, para el manejo del anticipo a excepción de contratistas en condiciones especiales que no puedan cumplir con esta obligación, lo cual debe ser justificado por El Programa y aprobado por la Fiduciaria.
vi. Los rendimientos o intereses del anticipo son de El Programa, pero pueden entregarse al contratista como contraprestación o pago imputable al precio final del bien y/o servicio.
• Pago anticipado:
Se pueden efectuar pagos anticipados a los contratistas en los siguientes eventos, pero dichos pagos deben estar garantizados con la respectiva póliza:
- Cuando se adquieran licencias o para acceder a bases de datos de terceros.
- Cuando la naturaleza de la contratación lo requiera.
Cuando la selección del contratista se adelante mediante Invitación Abierta, con la publicación de términos de referencia en la página web de El Programa y/o FIDUCOLDEX, se incluye en ellos como requerimiento para participar en el proceso, la Garantía de Seriedad de la Oferta, la cual garantiza la seriedad de la propuesta, que debe ser expedida en formato para particulares, por una compañía aseguradora debidamente aprobada y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, acompañada del recibo de pago o certificación de no expiración por falta de pago.
Dicha póliza se hace efectiva si el contrato no es suscrito o no puede serlo por incumplimiento del proponente seleccionado en la fecha prevista.
En todos los acuerdos de voluntades que se formalicen mediante contrato firmado por ambas partes, se incluye la obligación a cargo del contratista de constituir las garantías que amparen su cumplimiento y los demás riesgos que puedan afectarlo, atendiendo la cuantía y la naturaleza de la contratación y el concepto del área solicitante cuando lo emita o sea requerido por existir dudas sobre el nivel de riesgos.
El beneficiario o asegurado de la garantía debe ser FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. FIDUCOLDEX – VOCERO DE COLOMBIA PRODUCTIVA, NIT 000.000.000-5.
Se pueden requerir entre otras, la constitución por parte del Contratista de las siguientes garantías:
6.2.7.1 Póliza de seguro de cumplimiento
A favor de particulares, que puede contar, entre otros, con los siguientes amparos, de acuerdo a la naturaleza de la contratación:
• Buen manejo del anticipo: Xxxx exigirse siempre que se haya pactado la entrega del anticipo por parte de El Programa. Cuando se establezca, es necesario que esta se constituya por el 100% del valor del anticipo y que tenga una vigencia mínima igual a la del contrato y 4 meses más.
• Pago anticipado: Debe exigirse siempre que se haya pactado el pago anticipado por parte de El Programa. Cuando se establezca, es necesario que esta se constituya por el 100% del valor que se entregue en esta calidad incluido IVA, con una vigencia mínima igual a la del contrato y 4 meses más.
• Cumplimiento del contrato: Por una cuantía equivalente a mínimo el 20% del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia mínima igual a la de éste y 4 meses más.
• Calidad del bien o del servicio: Por una cuantía equivalente a mínimo el 20% del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia mínima igual a la de éste y 4 meses más.
• Pago de salarios y prestaciones sociales: Por una cuantía equivalente a mínimo el 5% del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia mínima igual a la de éste y 3 años más.
• Estabilidad de la obra: Se debe exigir su constitución cuando se contrate la
realización de una obra civil; debe cubrir a el programa como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independiente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. Su cuantía es mínimo por el equivalente al 20% del valor de la obra y se constituye por una vigencia mínima igual a 5 años contados a partir de la entrega de la misma.
6.2.7.2 Póliza de responsabilidad civil extracontractual y daños a terceros
Debe exigirse cuando la actividad del contratista pueda causar daño a terceras personas en virtud de la ejecución del contrato. La utilización de esta póliza se t iene que solicitar para todos los contratos de obra civil y mantenimiento de inmuebles, su valor asegurado es el equivalente a mínimo el 20% del valor total del contrato incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar, con una vigencia mínima igual a la de este y 4 meses más.
Igualmente se pueden autorizar, en lugar de pólizas, otras modalidades de aseguramiento o de garantías, tales como:
- Carta de crédito o garantía bancaria.
- Pago contra la entrega a satisfacción del bien o servicio.
La vigencia de las garantías debe corresponder al término de ejecución del contrato más el plazo señalado en el mismo y no puede ser cancelada sin la autorización de El Programa.
La póliza requerida en el contrato como en los otrosíes, es revisada y aprobada en la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, de lo cual se deja constancia y se informa al contratista, al interventor y/o al Supervisor del contrato, a El Programa y a la Dirección de Negocios.
El contratista debe cumplir con todos los requisitos necesarios para mantener vigentes las garantías, durante todo el término de ejecución del contrato, más el señalado en el mismo y es de su cargo el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de las mismas.
En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución del contrato, o en cualquier otro evento, el contratista se obliga a modificar la garantía de acuerdo con los términos que dieron origen a ello. Así mismo, el contratista está obligado a obtener adicionalmente de parte de la aseguradora que ampara el contrato, la expedición de un anexo en el que manifieste que tiene conocimiento de los ajustes y modificaciones que se hagan al contrato que no impliquen la modificación del plazo o la cuantía.
Las pólizas de seguros deben otorgarse con base en las pólizas matrices autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
No se puede efectuar ningún desembolso, a ningún título, si en los contratos o convenios se hubieren pactado garantías y éstas no hubieren sido entregadas y aprobadas por FIDUCOLDEX a través de la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva.
6.2.7.3 Excepciones al otorgamiento de pólizas
Se exceptúa el otorgamiento de pólizas, cuando se trate de:
- Contratos de seguro.
- Convenios o contratos celebrados con entidades públicas.
6.2.8 Cesión del contrato y subcontratistas
Toda cesión del contrato por parte del contratista o aliado requiere aceptación previa, expresa y por escrito por parte de El Programa y así debe pactarse expresamente en el acuerdo correspondiente.
En los contratos y/o convenios, se vela porque se incorpore un texto relativo a que el contratista o aliado es el único responsable frente al cumplimiento de sus obligaciones, la de sus subcontratistas, que debe mantener a El Programa libre de toda reclamación y que responde por todos los perjuicios que le llegare a causar en esta eventualidad, sin perjuicio de lo establecido en la Ley.
6.2.9 Solución de controversias
Para solucionar los conflictos causados en virtud de la celebración, ejecución o liquidación de los contratos, El Programa puede acudir a los mecanismos de solución de controversias establecidos por la ley. Igualmente se pueden celebrar contratos de transacción.
6.2.10 Terminación de los contratos
Los actos o contratos que celebre El Programa, pueden terminar entre otros, por las siguientes causales:
(i) Por el cumplimiento del término previsto para su duración; (ii) Por cumplimiento total de su objeto; (iii) Por mutuo acuerdo de las partes; (iv) Por fuerza mayor o caso fortuito; (v) Por terminación anticipada por parte de El Programa; (vi) Por las causales xx xxx; (vii) Por otras causales contempladas en el contrato.
6.2.11 Supervisión, interventoría y/o seguimiento a la ejecución de los contratos
Supervisor: Persona natural que en calidad de trabajador de El Programa es designado por el ordenador del gasto o por representante legal, de acuerdo con sus competencias, para llevar a cabo las actividades de seguimientotécnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, para el adecuado inicio, ejecución y liquidación de un contrato. Dicho seguimiento debe ser siempre documentado a través de actas y comunicaciones.
Interventor y/o encargado del seguimiento: Persona natural o jurídica u otro, contratada por El Programa o encomendada para realizar el seguimiento técnico,
financiero, administrativo y jurídico a la ejecución de contratos en los siguientes casos:
(i) cuando la ley ha establecidola obligación de contar con esta figura en determinados contratos y (ii) cuando el seguimiento del contrato así lo requiera.
El contrato de interventoría es principal y autónomo y aunque el objeto del mismo supone la existencia de otro contrato respecto del cual se va a ejercer la vigilancia, el mismo es independiente de este último y por lo tanto, su existencia no depende de la existencia del contrato vigilado.
No obstante lo anterior, los contratos de interventoría pueden prorrogarse por el mismo plazo que se hubiera prorrogado el contrato objeto de vigilancia con el fin de que no se interrumpa el seguimiento al contrato vigilado.
Todos los contratos y/o convenios que suscriba El Programa y que se rijan por el presente Manual, o que por la naturaleza de sus obligaciones requieran ser vigilados según lo determine el contrato, tienen un supervisor designado y/o un interventor contratado para tal efecto, y/o una figura que ejerza el seguimiento, a quien corresponde ejercer las labores de supervisión seguimiento y control, de conformidad con lo establecido en el presente documento.
6.2.11.1 Designación del supervisor
La labor de supervisión puede ser ejercida por los funcionarios de El Programa designados por el Ordenador del Gasto, para la vigilancia, control y seguimiento, durante la ejecución del contrato y su liquidación. Para lograr una adecuada supervisión, los funcionarios que sean designados para ejercerla deben contar con conocimientos relacionadoscon el objeto del contrato
Por regla General los Ordenadores del Gasto no pueden ser supervisores de los contratos donde hayan actuado en posición de Ordenadores.
No obstante lo anterior de manera excepcional, en caso de falta de designación del supervisor del contrato y/o convenio o en sus faltas temporales o absolutas (porque nadie suplió su cargo, o porque habiéndose eliminado el cargo el Ordenador del Gasto no designó nuevo supervisor, entre otros eventos de ausencia del supervisor) el Ordenador del Gasto asume la condición de supervisor hasta tanto se realice el nuevo nombramiento.
En el formato de solicitud de contratación y en el texto del contrato y/o convenio, consta el cargo de quien (quienes) ejerce (n) la supervisión o si cuenta con interventoría o una figura que ejerza su seguimiento. Corresponde al Ordenador del Gasto, informar desde el momento mismode la solicitud de elaboración del contrato,
por escrito a través del formato establecido al (los) supervisor (es), su designación en la contratación respectiva y en caso que la supervisión sea conjunta, determinar claramente que aspectos de la ejecución del contrato supervisa cada supervisor. El (los) Supervisor (es) designado (s) puede (n) ser cambiado (s) por decisión del ordenador del gasto. Esta decisión debe ser notificada al (los) nuevo (s) Supervisor (es) a través del mismo formato, el cual se copia al anterior supervisor (salvo ausencia definitiva de la entidad), al contratista, a la Dirección de Negocios y a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva. Del recibo de estas notificaciones debe quedar constancia en la carpeta del contrato.
Xxxxxx trabajador de El Programa puede negarse a ejercer la supervisión para la cual ha sido designado, salvo que presente alguna causal de tipo legal que conlleve a un conflicto de interés para lo cual debe actuar conforme lo establezca el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEX.
6.2.11.2 Principios generales de la supervisión.
El supervisor o interventor es el responsable de efectuar el seguimiento de la debida ejecución del contrato frente al cual fue designado, dando cumplimiento a los siguientes lineamientos:
- Asegurar que el contratista, durantela ejecución del contrato, se ciña a los términos y condiciones pactados en el mismo.
- Mantener una comunicación armónica y permanente entre el contratista y El
Programa.
- Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar las medidas necesarias en caso de presentarse eventuales divergencias.
- Velar porque la ejecución del objeto contractual no se interrumpa
injustificadamente.
6.2.11.3 Funciones de los supervisores
Los supervisores tienen entre otras las siguientes funciones:
a) Efectuar seguimiento a la ejecución del contrato por parte del Contratista y liquidación del contrato, lo cual incluye, la verificación del cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones a cargo del contratista conforme a la oferta, catálogos, términos de invitación y obligaciones del contrato.
b) Controlar, vigilar y verificar que la ejecución del objeto contratado se haga en todo de acuerdo con las especificaciones técnicas, básicas y complementarias contenidas en el contrato.
c) Exigir al contratista la iniciación de la ejecución del objeto contractual dentro de los plazos establecidos en el respectivo contrato.
d) Xxxxxxxx y suscribir el acta de inicio cuando así se establezca en el contrato, recibo de los bienes y servicios según sea el caso, así como las actas de reuniones que se desarrollen durante la ejecución del contrato.
e) Adoptar las medidas que garanticen la ejecución del objetocontractual, e impartir las instrucciones al contratista para el cabal cumplimiento de las obligaciones a su cargo, y solicitarle la información que considere necesaria.
f) Xxxxxxx las solicitudes del contratista y remitir a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, las que versen sobre temas jurídicos.
g) Exigir la prestación del servicio, la reparación o el cambio de los elementos adquiridos, cuando fuere necesario por mala calidad o por la causa que sea; en caso de omisión por parte del contratista.
h) Hacer seguimiento y exigir al contratista la constitución o modificación de las pólizas o garantías requeridas en el contrato y/o convenio, a fin de que cubran los riesgos, las vigencias y los montos establecidos en el documento contractual y remitirlas a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva para su aprobación.
i) Verificar que el contratista presente conforme a la normativa vigente, las constancias de pago de los aportes al sistema integral de seguridad social en salud y pensión, sistema de riesgos laborales y pago de parafiscales, en los casos que aplique.
j) Para aquellos contratos de ejecución periódica, el Supervisor debe elaborar en los términos y periodos que se establezca en el contrato, los informes de supervisión sobre el avance y cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo del Contratista. A falta de estipulación contractual, el supervisor designado para cada contrato o convenio elabora y remite a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva en original, informes trimestrales con corte a marzo, junio, septiembre y diciembre, esto dentro de los primeros 10 días corrientes del mes siguiente al respectivo corte. A este informe debe adjuntarse copia de los entregables documentales aportados por el
contratista en cumplimiento de sus obligaciones o indicarse donde pueden ser verificados.
k) Siempre que el Supervisor designado sea remplazado ya sea de forma temporal o definitiva, debe hacer entrega del respectivo informe de supervisión con corte a la fecha de designación del nuevo supervisor o a la fecha de retiro en caso de que aplique.
l) Para aquellos contratos de ejecución instantánea cuyo cumplimiento se efectúe en un solo acto, el Supervisor debe elaborar un Informe sobre la ejecución y el cumplimiento del Contrato por parte del Contratista, en el formato establecido para tal fin. A este informe debe adjuntarse copia de los entregables documentales aportados por el contratista en cumplimiento de sus obligaciones, o indicarse de qué manera pueden ser verificados, si hay lugar a ello.
m) Recomendar al Ordenador del Gasto los pagos y/o desembolsos que se ocasionen con la ejecución del objeto contractual, poniendo un visto bueno en las facturas y/o cuentas de cobro respectivas, según sea el caso.
n) Adelantar el trámite de solicitud de otrosí para prorrogar, adicionar o modificar el contrato, previa justificación de los motivos en que se fundamenta, que consta en la respectiva solicitud de contratación. La solicitud debe ir acompañada de los soportes a que haya lugar y de las autorizaciones establecidas en este Manual en caso de que aplique, so pena de devolución del trámite.
o) En ningún caso puede el Supervisor exonerar al contratista del cumplimiento o responsabilidad derivada de las obligaciones adquiridas contractualmente o por disposición legal, ni tampoco modificar unilateralmente los términos del contrato.
p) Informar por escrito y oportunamente a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva sobre los incumplimientos parciales o totales de las obligaciones a cargo del Contratista, o las irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato con el fin de que se adopten las medidas pertinentes en forma oportuna.
q) Realizar seguimiento a la ejecución financiera del contrato, vigilando que el suministro de bienes o servicios se haga sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta la concurrencia del valor contratado, exclusivamente.
r) Estar pendiente del vencimiento del plazo de ejecución del contrato, y una vez terminado, siempre que se requiera conforme a lo estipulado en este Manual, efectuar la solicitud de liquidación a través del formato establecido para tal fin.
s) Respecto de aquellos contratos que contengan cláusula de prórroga automática, el (los) Supervisor (es) designado (s) debe (n) informar a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, previo al vencimiento del término previsto para que opere la prórroga, si se decide continuar o terminar el contrato y, en este último caso si es necesario, solicitar la respectiva liquidación.
t) Xxxxxxxx y suscribir el informe final.
u) Suscribir el acta de liquidación del contrato.
v) Las demás que se requieran para la correcta supervisión de la ejecución del contrato.
6.2.11.4 Prohibición de delegar la función de supervisión
A los funcionarios que se les haya encomendado la función de ejercer la supervisión de un contrato y/o convenio, les queda expresamente prohibido delegar tales funciones.
6.2.11.5 Duración de la supervisión
En todos los casos, los supervisores vigilan la ejecución y el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales durante todo el término de ejecución del contrato, esto es desde su suscripción hasta la respectiva liquidación en caso que aplique.
La función de supervisor cesa una vez se hayan cumplido las obligaciones pactadas por las partes y se haya terminado y/o liquidado el contrato o convenio, en los casos en que esta se requiera, en los términos señalados en este Manual, o cuando por cualquier razón cese en tal ejercicio.
6.2.11.6 Incumplimiento
En caso de incumplimiento de las anteriores disposiciones, el Ordenador del Gasto debe adoptar las medidas que sean necesarias para garantizar que los contratos sean debidamente Supervisados y comunicarlo por escrito a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, sin perjuicio de las acciones de deba adoptar frente al Reglamento Interno de Trabajo.
6.3 LINEAMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y OTROS ASPECTOS
Terminado el plazo señalado para la ejecución del contrato o por cualquier otra circunstancia y previo informe del supervisor y/o interventor, se procede a la liquidación del contrato en los casos en que se requiera, mediante acta debidamente suscrita por las partes y el supervisor. Cuando se trate de actas de liquidación de los contratos de cofinanciación, estas solo son suscritas por las partes. En esta etapa se acuerdan los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
La liquidación de los contratos procede:
- Sobre los contratos de suministro.
- Cuando el valor total del contrato sea indeterminado pero determinable.
- En los contratos de obra.
- En los contratos de cofinanciación.
- Cuando deban liberarse saldos del presupuesto asignado para la contratación.
- Cuando se pacte en el contrato o convenio.
- En los demás casos en que se considere necesario.
La solicitud de elaboración del acta de liquidación de los contratos la efectúa el Ordenador del Gasto y/o el supervisor a través del informe final de supervisión, de la Interventoría en los contratos de cofinanciación o de la figura que ejerza el seguimiento al contrato, que debe contener por lo menos: la ejecución financiera del contrato, los saldos a liberar (si hay), el cumplimiento del contrato y de las obligaciones a cargo del contratista y la constancia de que se verificó con cada pago y/o desembolso realizado, el cumplimiento de sus obligaciones en materia de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales (en los casos que aplique esta obligación para el contratista).
Dicha solicitud se remite a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva, mediante la herramienta “Mis Contratos”, para la elaboración del acta respectiva.
Puede hacerse un acta de cierre interna al contrato cuando el contratista no concurra ni se pronuncie frente a la liquidación del mismo pasados diez (10) días hábiles después de remitida el acta de liquidación, así mismo puede suscribirse un acta de liquidación con salvedades en los casos en que el contratista no se encuentre de acuerdo con las sumas resultantes de la metodología de liquidación, en este caso el ordenador del gasto solicita a la Dirección Jurídica de Contratación y Negocios Especiales Colombia Productiva se proceda con la elaboración del acta correspondiente, la cual una vez elaborada, es remitida al supervisor para que se suscriba por éste y el representante legal de El Programa, salvo en el caso de contratos de cofinanciación que la firma el Representante Legal de El Programa. El supervisor remite comunicación sobre este hecho al contratista adjuntado un ejemplar del acta. En esta acta se debe indicar que
dicha actuación no implica finiquito de la relación contractual para el caso del acta de cierre interna.
- Solicitud Elaboración de Términos de Referencia
- Solicitud de Contratación
- Informe de Supervisión
- Formato de Inscripción / actualización de Proveedor
- Cuadro Comparativo de Cotizaciones
NRO. VERSIÓN | FECHA | OBSERVACIONES |
1 | 01 de octubre de 2018 | Versión inicial |
2 | 16 xx xxxx de 2019 | Se cambia el nombre Patrimonio del Programa de Transformación Productiva a COLOMBIA PRODUCTIVA, cambio del nombre del archivo. |
3 | 15 de diciembre de 2021 | Se realizan ajustes de cargos de acuerdo a la estructura organizacional actual y se ajustan los verbos en tiempo futuro. |
4 | 31 xx xxxxxx de 2023 | Inclusión descripción negocios jurídicos con patrimonios autónomos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo |
Elaboró | Revisó | Aprobó |
Nombre: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Cargo: Director Jurídico de Negocios Fecha: 30/08/2023 | Nombre: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Cargo: Gerente Jurídico Fiducoldex Fecha:31/08/2023 | Nombre: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Cargo: Gerente Jurídico Fiducoldex Fecha: 31/08/2023 |