SUSCRITO ENTRE UAEOS Y
INFORME DE AUDITORÍA A LA ETAPA PRECONTRACTUAL DEL CONTRATO DE INTERADMINISTRATIVO 076 DE 2023
SUSCRITO ENTRE UAEOS Y
SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES S.A. SATENA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS – UNIDAD SOLIDARIA
MARZO DE 2023
INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno, establecidos en el artículo 2 de la ley 87 de 1993, el programa de auditoría para la vigencia 2023, en cumplimiento de su misión institucional establecida en el artículo 4 del decreto 4122 de 2011, y en desarrollo del contrato 111 de 2023 celebrado entre la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias- UAEOS y Xxxxxx Xxxxxx Valencia Xxxxxx, el cual tiene como objeto “Prestar servicios profesionales que permitan efectuar seguimiento y evaluación al proyecto misional denominado desarrollo socio empresarial de las organizaciones solidarias a nivel nacional” se permite emitir informe de los resultados del seguimiento y evaluación a la etapa precontractual del Contrato Interadministrativo 076 de 2023 celebrado entre la Unidad Administrativa Especial De Organizaciones Solidarias (UAEOS) Y Servicio Aéreo a Territorios Nacionales S.A. (SATENA), que ascendió a la suma de QUINIENTOS SETENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($570.000.000);
amparados mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 5023 del 27 de enero de 2023.
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
CONTRATISTA
SATENA – SERVICIO AÉREO A TERRITORIOS NACIONALES S.A.
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
Verificar el cumplimiento de la normatividad y de los requisitos para la etapa precontractual del Contrato Interadministrativo 076 de 2023.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La auditoría aplica desde la elaboración de los estudios de funcionamiento hasta la suscripción del acta de inicio del Contrato Interadministrativo 076 de 2023.
OBJETO DEL CONTRATO
Contratar la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros a nivel nacional e internacional para la unidad administrativa especial de organizaciones solidarias durante la vigencia fiscal 2023.
RECURSOS
El valor total del presente contrato asciende a la suma de Quinientos Setenta Millones de pesos m/cte. ($570.000.000); de los cuales ciento setenta millones ($170.000.000) pertenecen al presupuesto de funcionamiento, rubro denominado servicios de transporte de pasajeros y la suma de cuatrocientos millones de pesos ($400.000.000) del presupuesto de inversión, rubro adquisición de bienes y servicios, servicio de gestión para el emprendimiento solidario, correspondiente al proyecto de inversión denominado Desarrollo socio-empresarial de las organizaciones solidarias a nivel nacional, amparados mediante el CDP No. 5023 del 27 de enero de 2023.
TERRITORIOS A ATENDER
Se evidenció al revisar los estudios de funcionamiento que justifican el contrato interadministrativo 076 de 2023 se pretende atender a las 10 regiones establecidas en la Agenda de Asociatividad Solidaria para la Paz, AMAZONAS, NORORIENTE, CENTRO, SUR, SUR OCCIDENTE, EJE CAFETERO, ORIENTE, CARIBE 1, CARIBE 2, REGION ESPECIAL PACIFICO.
ESPECIFICACIONES CONTRACTUALES
Teniendo en cuenta los estudios previos que justifican la necesidad de contratar el servicio de transporte aéreo, se evidenciaron las siguientes especificaciones a verificar:
• “Prestar el servicio integral de transporte aéreo de pasajeros a nivel nacional e internacional con la capacidad para el oportuno y eficaz desplazamiento de los servidores públicos y contratistas de la entidad, en las diferentes zonas del país.
• Prestar el servicio de transporte aéreo de pasajeros en rutas operadas por SATENA y expedir los tiquetes aéreos nacionales e internacionales de otros operadores, requeridos por la entidad.
• Otorgar los beneficios y descuentos de contratos corporativos con las Aerolíneas utilizadas por la UAEOS.
• Brindar soluciones oportunas en torno a la búsqueda de tarifas preferenciales y más económicas para la entidad, en cumplimiento de la regulación normativa relacionada con la austeridad del gasto.
• Gestionar búsquedas inmediatas en los destinos solicitados por la entidad, que permitan el desplazamiento de los funcionarios y contratistas de la entidad, para el cumplimiento oportuno de las comisiones de servicios.
• Xxxxxxx la asesoría necesaria respecto de la información referida a cada viaje, en cambios de itinerarios, cancelaciones, penalidades, documentación a presentar en los aeropuertos, contando con atención personalizada permanente de conformidad con las necesidades y requerimientos de la entidad.
• Informar a la Entidad las restricciones, condiciones y demás aspectos de la familia y/o rango tarifario del Tiquete Aéreo solicitado.
• Presentar y mantener durante la vigencia del contrato, un centro de contacto que garantice respuesta a solicitudes y requerimientos durante las 24 horas del día, los 365 días del año a nivel nacional. Los sistemas de comunicación deben incluir una línea telefónica dedicada a atender requerimientos y un correo electrónico para las solicitudes.
• Informar a la Entidad en forma permanente las ofertas que realicen las aerolíneas, así como los beneficios comerciales e incentivos a los que se tenga derecho.
• Remitir por correo electrónico las reservas, emisión y confirmación de los tiquetes en un tiempo máximo de una (1) hora y media, exceptuando casos donde la entidad manifieste urgencia en la emisión de los tiquetes (caso en el cual deberá aplicarse el termino de 1 hora), contada a partir de las solicitudes de la entidad.
• Prestar los servicios relacionados con la búsqueda, reserva y entrega de tiquetes aéreos en rutas nacionales e internacionales en clase económica teniendo en cuenta las restricciones, además de las condiciones de viaje requeridas por la entidad.
• Responder y enviar al Supervisor del contrato las solicitudes de cotización de tiquetes con una relación de las tarifas de los tiquetes aéreos más económicos disponibles según las condiciones solicitadas por la entidad, incluyendo en la cotización las características del mismo (Aerolínea, ruta, fecha, hora de salida, conexiones, tarifa, aeropuerto de salida y código de reserva) y condiciones de los rangos tarifarios cotizados y el costo de penalidad por cancelaciones y cambios.
• Realizar el trámite de reembolsos por el no uso de tiquetes expedidos.
• Atender el mismo día cualquier cambio de viaje que se presente y expedir los tiquetes dentro de los plazos requeridos por el supervisor del contrato o por la persona autorizada.
• Atender y tramitar en forma inmediata y efectiva cualquier modificación, conexión, cancelación, confirmación o cambio que se presente en la reserva o los tiquetes previamente expedidos que solicite el Supervisor del contrato, garantizando el transporte dentro de los plazos requeridos por el Supervisor del contrato, sin costo de tarifas administrativas adicionales para la entidad.
• Generar y presentar mensualmente reportes de los viajes realizados por el servicio de transporte prestado, en medio magnético al supervisor del contrato.
• Gestionar reembolsos por cancelación y cambios de viajes, según políticas de cada aerolínea.
• Garantizar una plataforma virtual, con asignación de usuario y contraseña a la entidad que permita la emisión de tiquetes directamente.
• Tratamiento especial frente al no cobro de penalidades y sanciones relacionadas con reembolsos, revisados, cambios de itinerarios o fechas de pasajes cuando no se haga uso del mismo o se cancele, conforme a políticas de las aerolíneas.
• Disponer de mínimo una (01) persona con disponibilidad de 24 horas durante los 7 días de la semana, para atención de requerimientos de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias y/o a través de call center 24/7.”
2. ETAPA PRECONTRACTUAL
PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN SECOP Y PÁGINA WEB DE LA UNIDAD
La Oficina de Control Interno verificó los documentos de la etapa precontractual, así como la publicación de los documentos del proceso en cumplimiento del principio de publicidad que prevé el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y el Decreto 103 de 2015, así mismo, de verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable y relativa a la contratación directa por contrato interadministrativo específicamente los lineamientos que indica la ley 1150 de 2007, y el decreto 1082 de 2015.
La Oficina de Control Interno comprobó la publicación del proceso contractual en el SECOP II en el siguiente link: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxx/Xxxxxxxxx/XxxxxxxxXxxxxxXxxxxxxxxx/Xxxxx?xxxxxxxXxxx uage=es-CO&Page=login&Country=CO&SkinName=CCE de lo cual evidenció:
Imagen 1 Información del proceso fuente Secop II
La información preliminar del proceso publicado en SECOP II es coincidente en cuanto a la necesidad, el precio estimado del contrato, la duración y objeto, que se establecieron en el documento denominado “estudios de funcionamiento”, así mismo, el código UNSPSC registrado corresponde a transporte de pasajeros aéreo. Con respecto al tipo de contrato, se ubica dentro de los contratos interadministrativos, específicamente la modalidad de CONTRATACION DIRECTA, prevista en el inciso primero del literal C del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que fue modificado por el artículo 92 de la ley 1474 de 2011, relativa a la contratación directa por contrato interadministrativo; lo cual se refleja así en SECOP II.
Cronograma
Imagen 2 Cronograma fuente Secop II
Se evidenció publicado en SECOP 2 documento “estudios de funcionamiento” que acompaña el CDP5023 publicado en Secop II, en el acápite denominado “exigencia de garantías”, establece que se solicitará al contratista: “garantía única consistente en una póliza que ampare:
a. El cumplimiento del contrato por una suma asegurada igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, vigente por el término de duración del mismo y cuatro (04) meses más.
b. La calidad del servicio por una suma asegurada igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y cuatro (04) meses más para su respectiva liquidación.
c. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones al personal que use o llegue a usar para el cumplimiento contrato, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total de los recursos aportados por la Unidad y vigente por el término de duración del contrato y tres (03) años más.”
Imagen 3 documentos anexos al CDP5023 Fuente: Secop II
Adicionalmente se evidenció documento Estudios de funcionamiento, en el cual se exime de solicitud de garantía al proveedor sustentado en el Artículo 2.2.1.2.1.4.5 del decreto 1082 de 2015, así como en que la contratación con otras entidades no se le requirió garantía de cumplimiento a este mismo contratista.
Imagen 4 estudios funcionamiento Fuente: Secop II
Por tanto se evidenció en SECOP2 dos documentos diferentes de “Estudios de funcionamiento”, en los cuales se contradicen en cuanto a la solicitud de póliza de garantías, se recomienda que al momento de publicar el Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP, por parte de la coordinación de gestión financiera, se expida únicamente el registro de CDP, para su posterior publicación por parte de la Oficina asesora jurídica.
Publicación de la oferta
De acuerdo con lo enunciado en la Resolución 039 del 03 de febrero de 2023, por medio de la cual se justifica la contratación directa, siendo coincidente con la legislación aplicable a los contratos interadministrativos específicamente a lo establecido en el inciso primero (1) del literal C del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, el cual señala:
“c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.” Por este motivo no se publicó la oferta y se enmarcó en la contratación que reglamenta el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015.
Estudios de Funcionamiento
Se publicaron los estudios de funcionamiento el 15 de febrero de 2023, bajo el nombre “estudios de funcionamiento unidad administrativa especial”, cuyo objeto es “Contratar la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros a nivel nacional e internacional para la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias durante la vigencia fiscal 2023...”
Se estableció al revisar el documento “estudios de funcionamiento unidad administrativa especial” específicamente en el acápite denominado “Análisis económico que soporta el valor de los recursos solicitados” que el presupuesto asignado a este contrato es:
Presupuesto de Funcionamiento - Rubro presupuestal: a-02-02-02-006-004 servicios de transporte de pasajeros: $170.000.000.
Presupuesto de Inversión: Proyecto inversión: desarrollo socio-empresarial de las organizaciones solidarias a nivel nacional. rubro: c 3602 1300 6 0 3602003 02 adquisición de bienes y servicios - servicio de gestión para el emprendimiento solidario - desarrollo socio-empresarial de las
organizaciones solidarias a nivel nacional, uso presupuestal: a-02-02-02-006-004 servicios de transporte de pasajeros: $ 400.000.000.
Por lo anterior, el valor del presupuesto oficial total para atender la necesidad descrita, durante la presente vigencia fiscal es de QUINIENTOS SETENTA MILLONES DE PESOS ($ 570.000.000) moneda corriente.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP
Se observó que efectivamente existió apropiación presupuestal disponible y libre de afectación por medio del Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 5023 del 27 de enero de 2023, por valor de Quinientos Setenta Millones de Pesos ($ 570.000.000) coherente con el valor identificado en los estudios de inversión. El CDP se encuentra debidamente suscrito por la coordinadora del grupo de gestión financiera y efectivamente publicado en SECOPII.
Propuesta presentada
Se observa dentro de los documentos la propuesta presentada por SATENA – SERVICIO AÉREO A TERRITORIOS NACIONALES S.A. la cual incluye los servicios prestados a través de su aerolínea SATENA y de su agencia de viajes SATENA TOURS a través de la cual se da la emisión de tiquetes de otros operadores que cubrirán los destinos nacionales e internacionales que SATENA no cubre.
imagen 5 propuesta Xxxxxx xxxxxx: expediente físico
Evaluación
Con el fin de concretar los proyectos para el cumplimiento de las funciones señaladas para la entidad en el Decreto 4122 del 2 de noviembre de 2011, se requiere contratar la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros, con la expedición de tiquetes aéreos para el desplazamiento de los servidores públicos y contratistas de la entidad, en el marco de su proceso
de territorialización previsto en la presente vigencia, busca llegar a 32 departamentos, agrupados en 10 regiones del país, para efectos de concertar y desarrollar la Agenda de asociatividad solidaria para la paz, consecuentemente con esto y dado la idoneidad y el cumplimiento demostrado en el pasado de SATENA y siendo factible desde el ordenamiento jurídico vigente que indica en el inciso 1 del literal c del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, que se podrá contratar directamente y por medio de Contratos interadministrativos, “…siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos…”
Selección
Mediante la Resolución 039 del 03 de febrero de 2023, se justifica la decisión de contratar mediante la modalidad de contratación directa que prevé el articulo Artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, en concordancia con Artículo 2.2.1.2.1.4.4. del mismo decreto que indica “Contratos o contratos interadministrativos. La modalidad de selección para la contratación entre Entidades Estatales es la contratación directa; y en consecuencia, le es aplicable lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del presente decreto”
Así mismo como lo señala el documento de estudios previos:
“Es así como la necesidad de esta contratación se justifica en el cumplimiento del Programa de Gobierno y Plan Nacional de Desarrollo 2022- 2026, dada la importancia que representa para la entidad contar con la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros y la expedición de forma permanente de tiquetes, se requiere garantizar un cubrimiento total del territorio nacional y en consideración a que se trata de un servicio recurrente, para garantizar una adecuada planeación presupuestal y contractual, se requiere contar con recursos de la vigencia 2023 para realizar los desplazamientos de los servidores públicos y contratistas de la Unidad a los 32 departamentos del país.”
Y teniendo en cuenta que las entidades públicas pueden celebrar de manera directa los contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora se adelantó la presente contratación teniendo en cuenta que los contratos interadministrativos son acuerdos, independientemente del régimen de contratación al que estén sometidas las partes entre quienes se celebre o las normas por las que debe regirse su ejecución, siempre que se suscriban entre entidades que ostenten la calidad de derecho público, conforme lo expresa la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
Contrato
Se evidenció minuta del Contrato Interadministrativo 076 de 2023 celebrado entre La Unidad Administrativa Especial De Organizaciones Solidarias y SATENA – Servicio Aéreo a Territorios Nacionales S.A. debidamente suscrita entre el ordenador del gasto de la Unidad y el Representante legal del Contratista, por un valor total de Quinientos Setenta Millones de Pesos
($570.000.000). así mismo, se evidenció claramente definidas las obligaciones de las partes y demás cláusulas del Contrato y se constató que el mismo estuviera debidamente publicado en SECOP II.
Constitución de Garantías
Se observa en la cláusula tercera en el inciso “GARANTIA UNICA” se decidió no solicitar garantía luego de evaluar la inexistencia de declaratorias de incumplimiento a SATENA, así como la contratación con otras entidades donde no se le requirió garantía de cumplimiento a este mismo contratista, por su reconocida idoneidad, esto teniendo como sustento normativo el Artículo 2.2.1.2.1.4.5 del decreto 1082 de 2015.
Compromiso Presupuestal de Gasto - RP
Se constató la existencia del registro presupuestal del compromiso - RP número No. 9623 del 16 de febrero de 2023, en el cual se evidenció la concordancia del valor, así como la información del ordenador del gasto. El registro fue expedido directamente del SIIF Nación y se encuentra suscrito por la Dra. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx – Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera. El registro fue expedido directamente del SIIF Nación y se encuentra suscrito por la Dra. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx – Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera. El Compromiso Presupuestal se evidenció publicado en SECOP II.
Designación de supervisor
Se designó a la funcionaria XXXXXX XXXXX XXXXXXXX como supervisora del Contrato, sin embargo, dicho documento de designación no se evidenció en el histórico de asignaciones en el sistema SECOP II.
Imagen 6 Información presupuestal Fuente: Secop II
Se recomienda diligenciar la información de la supervisora en el ítem de “Asignaciones para el seguimiento” en le SECOP2
Acta de Inicio
Se evidenció acta de inicio debidamente suscrita por la supervisora del Contrato, Xxx. XXXXXX XXXXX XXXXXXXX, sin embargo, el documento no se encuentra suscrito por el Representante legal del Contratista, Brigadier General XXXXX XXXXXXX XXXXXXX, adicionalmente a la fecha de elaboración de este informe, no se evidenció el documento publicado en SECOP II.
Imagen 7 Acta de Inicio de contrato Fuente: Expediente físico
Se recomienda suscribir el documento de acta de inicio en por parte del Representante legal del Contratista y cargarlo en el SECOP II.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Se evidenció en SECOP2 dos documentos diferentes de “Estudios de funcionamiento”, en los cuales se contradicen en cuanto a la solicitud de póliza de garantías, se recomienda que al momento de publicar el Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP, por parte de la coordinación de gestión financiera, se expida únicamente el CDP, para su posterior publicación por parte de la Oficina asesora jurídica.
• Se designó a la funcionaria XXXXXX XXXXX XXXXXXXX como supervisora del Contrato, sin embargo, dicho documento de designación no se evidenció en el histórico de asignaciones en el sistema SECOP II. Se recomienda diligenciar la información de la supervisora en el ítem de “Asignaciones para el seguimiento” en le SECOP II.
• Se evidenció acta de inicio debidamente suscrita por la supervisora del Contrato, Xxx. XXXXXX XXXXX XXXXXXXX, sin embargo, el documento no se encuentra suscrito por el Representante legal del Contratista, Brigadier General XXXXX XXXXXXX XXXXXXX, adicionalmente a la fecha de elaboración de este informe, no se evidenció el documento publicado en SECOP II. Se recomienda suscribir el documento de acta de inicio en por parte del Representante legal del Contratista y cargarlo en el SECOP 2.
Cordialmente