GESTIÓN DE RECURSOS GCC- CÓDIGO TIC-PR- GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN 003 POSTCONTRACTUAL VERSIÓN 7

	GESTIÓN DE RECURSOS		GCC-
		CÓDIGO	TIC- PR-
	GESTIÓN DE COMPRAS
	Y CONTRATACIÓN		003
	POSTCONTRACTUAL	VERSIÓN	7

1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades para efectuar la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos entre el Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y los contratistas.

2. ALCANCE

Inicia con la comunicación al supervisor del contrato sobre la terminación de la ejecución del mismo, el culmina con la publicación en SECOP.

3. DEFINICIONES

'•Acta de liquidación: es una operación o xxxxx xx xxxxxxx que determina los conceptos y montos adeudados reciprocamente por las partes con la liquidación del contrato y/o convenio y de la extinción del vínculo contractual. '•Liquidación: es el procedimiento a través del cual una vez concluido el Contrato / Convenio, las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones El objetivo de la liquidación es determinar, si las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones. El objetivo de la liquidación es determinar, si las partes pueden declararse x xxx y salvo mutuo o si existen obligaciones por cumplir y la forma en que deban ser cumplidas. Por esta razón, la liquidación solo procede con posterioridad a la terminación de la ejecución del contrato. El tramite aplicable a la liquidación de los contratos estatales se encuentra descrito en el art 11 de la ley 1150/2007.

'•Resolución de liquidación unilateral: es un acto administrativo que profiere la entidad contratante cuando las partes del contrato o convenio tienen diferencias en la liquidación que no permiten adelantar este trámite de mutuo acuerdo o cuando el contratista no acude a liquidar el contratista dentro del plazo establecido.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°	Actividad	Símbolo	Responsable	Punto de control	Registro	Observaciones
1	Comunicar al supervisor del contrato sobre la terminación de la ejecución del mismo, el término para solicitar y elaborar la liquidación		Profesional de contratación		Correo electrónico GDO-TIC-FM- 012 Memorando
						La solicitud deberá contener: *Acta de liquidación propuesta (proyecto) *El balance económico del contrato/convenio *Certificación de cumplimiento en los pagos al sistema de seguridad social integral durante la vigencia del contrato. *El estado de las conciliaciones financieras del contrato, elaborado en conjunto con la Subdirección Financiera relacionando: órdenes de pago, amortización de los anticipos cuando haya lugar a ello, legalización de recursos

2	Presentar y enviar al Coordinador de Contratación la solicitud de liquidación, con proyecto de acta, acompañada de los respectivos soportes		Supervisor contrato		Solicitud de liquidación	expedida por el contador, liberación de compromisos no ejecutados, consignación de rendimientos financieros, reintegro de recursos, acta o documento aprobado por todas las partes sobre la destinación de bienes, certificación del recibo a satisfacción de los bienes adquiridos a nombre del Mintic/Fontic, certificado de ingreso a Almacén, certificación expedida por parte del contratista en caso de pactarsen aportes en dinero y/o en especie * Actualización de la garantía única cuando se requiera * Informe o certificación final de cumplimiento expedida por el supervisor * Carpeta contractual
3	Recibir solicitud de liquidación de contrato y/o convenio		Coordinador Grupo de Contratación		Solicitud de liquidación de contrato y/o convenio
4	Asignar la solicitud de liquidación al profesional de contratación		Coordinador Grupo de Contratación
5	¿Está completa la solicitud y/o presenta inconsistencias?		Profesional de contratación	Verificar documentos
6	Devolver documentos al supervisor para completar la solicitud		Profesional Grupo de Contratación			En caso de inconsitencias o falta de documentos al acta de liquidación propuesta se devolveran los documentos al supervisor para que subsane las observaciones realizadas
					Solicitud de

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7	Adjuntar documentos faltantes y/o subsanar inconsitencias		Supervisor contrato		liquidación de contrato y/o convenio
8	Enviar los documentos con los ajustes al Profesional de Contratación		Supervisor contrato		Solicitud de liquidación de contrato y/o conveni
9	¿El contratista o proveedor firma el acta de liquidación?		Contratista o Proveedor
10	Firmar el acta de liquidación			Revisar supervisor, contratista , ordenador del gasto	GCC-TIC-FM- 021 Acta de liquidación del contrato	Si existen saldos sin ejecutar y por liberar a favor del Mintic/Fontic, se enviará el acta original y dos copias a la Subdirección Financiera para el trámite correspondiente
11	Elaborar proyecto de resolución de liquidación unilateral del contrato y/o convenio		Supervisor contrato		Radicado de liquidación unilatera	Si el contratista no suscribe la liquidación de manera bilateral, se procede a realizar el trámite para liquidación unilateral
12	Revisar la resolución de liquidación unilateral del contrato y/o convenio		Coordinador Grupo de Contratación	Realizar la revisión de la resolución de liquidación Unilateral
13	¿Presenta inconsistencias?		Coordinador Grupo de Contratación
14	Realizar ajustes a la resolución de liquidación unilateral del contrato y/o convenio		Supervisor contrato	Revisar Resolución de liquidación unilateral
15	Firmar la resolución de liquidación unilateral del contrato y/o convenio		Ordenador del gasto	Resolución de liquidación del contrato
16	Enviar acta de liquidación al grupo de notificación		Ordenador del gasto
17	Notificación de la liquidación unilateral de contrato y/o convenio		Grupo de Notificaciones	Notificación
18	¿Hay saldos a favor del Ministerio/Fondo TIC o a favor del contratista?		Supervisor contrato	Verificar saldos pendientes		Cuando queden saldos del registro presupuestal no ejecutados, se debe enviar a la Subdirección Financiera para la liberación o pago de recursos.

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19	Enviar a Subdirección Financiera para el cobro o pago respectivo		Supervisor contrato		Copia del acta de liquidación
20	Enviar al archivo para que haga parte de la carpeta		Profesional de contratación	Verificar documentos	Documento entrega expediente
21	Publicar en SECOP, entregar copia del acta al contratista y archivar		Profesional de contratación		GCC-TIC-FM- 021 Acta de liquidación de contrato

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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

VERSIÓN	FECHA	DESCRIPCIÓN
1.0	05/Dic/2008	• Creación del documento
2.0	05/Oct/2009	• Se migró el procedimiento al presente formato • El nombre de la entidad cambio a Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones • Se modificó el alcance • Se añadieron actividades, 1, 2, 3, 10, 11, 12, 13, 14, 15 en la versión actual del documento • Se modificó la actividad 1 de la versión anterior
3.0	06/Dic/2011	• Se modifica el nombre del macroproceso " Soporte administrativo" por "Gestión de Recursos" • Se modifica el nombre del proceso "Compras y contratación" por Gestión de Compras y Contratación" •Se ingresan definiciones al procedimiento • Se agregaron las actividades No 17, 18 • Se eliminaron las actividades No 4 • Se modificaron todas las actividades del documento
4.0	18/Dic/2012	•Se modificó el alcance del procedimiento, indicando que la liquidación de los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión no es obligatoria, de acuerdo al Decreto 19 de 2012 y la documentación requerida en la solicitud de liquidación.
5.0	19/Nov/2013	•Se incluye en el objetivo y alcance la liquidación de los convenios •Se modifican las actividades No 1, 2, 10, 11, 18, 21
6.0	31/Dic/2015	• Se incluye actividad 1, y 21 • Se modifican las actividades No 2 • Se aplican puntos de control a las actividades 7,8,13 , 16 y 20
7.0	10/Mar/2017	Se incluye actividad 2, 4, 5, 6, 21 Se modifica responsable actividades 11,14,16,17,18,20

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
Nombre: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Cargo: TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha: 11/Oct/2017		Grupo Transformacion Nombre: Organizacional Cargo: Coordinador Fecha: 12/Oct/2017

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