ESTRATEGIA DE SALIDA “PHASE OUT” Al Convenio
ESTRATEGIA DE SALIDA “PHASE OUT”
Al Convenio
“Modelos de Saneamiento Sostenible en Bolivia”
Contrato de subvención entre DIAKONIA y la EMBAJADA de SUECIA en BOLIVIA: 2017 - 2018
SEGUNDA ADENDA
Mayo 2018
Antecedentes
Primera adenda o enmienda al contrato del Programa Modelos de Saneamiento Sostenible
Según acuerdos previos entre la Embajada de Suecia en Bolivia y Diakonia, en ocasión de la reunión de 16/11/2017, la notificación oficial de la Embajada de Suecia respecto a la Terminación de contrato del programa “Modelos de Saneamiento Sostenible” el 08/12/17 y la correspondiente aceptación por parte de Diakonia en 12/12/17, se inició el proceso de Terminación según artículo 12 del contrato por el cual se habilita un período de noventa (90) días como plazo para la elaboración de los informes técnicos y financieros de cierre de contrato.
Las fechas mutuamente acordadas inicialmente para la finalización de actividades de implementación del programa fueron el 31/12/17, de cierre de reporte y monitoreo el 31/03/18, de cierre de proceso de auditoría el 30/04/18 y el cierre de contrato posterior a la conformidad expresa de los montos a reembolsar el 30/06/18. Con estos acuerdos se firmó la 1era adenda de contrato al programa Modelos de Saneamiento Sostenible entre Diakonia y la Embajada de Suecia en Bolivia en fecha 22 de diciembre 2017.
En reunión de 19/12/17 Diakonia informó a la Embajada de Suecia su decisión de terminar el convenio de implementación del programa “Modelos de Saneamiento Sostenible” firmado con la Fundación Sumaj Huasi por incumplimiento de responsabilidades establecidas en el propio convenio, evidenciadas por el equipo administrativo de Diakonia, la revisión y evaluación de capacidades institucionales (análisis ISK) realizado por la empresa Xxxxxxxx and Xxxxx por encargo de la Embajada de Suecia y una reciente auditoría especial a la Fundación Sumaj Huasi, encargada de manera conjunta por Diakonia y la Embajada de Suecia realizada por la empresa DELTA.
En este antecedente, y de acuerdo a solicitud de la Embajada de Suecia, Diakonia presenta la Estrategia de Salida o Phase Out al contrato del programa “Modelos de Saneamiento Sostenible en Bolivia” firmado el 12/12/16, con fecha retroactiva de vigencia de 01/10/16 a 31/12/2018 y con número de contribución 10187.
La estrategia se compuso a su vez de tres fases: i) Fase de cierre con la Fundación Sumaj Huasi; ii) Fase de cierre con las organizaciones miembro del programa, la Fundación AGUTUYA, el Centro de Investigación y Desarrollo Regional (CIDRE IFD) y la Plataforma de Justicia Económica y Social (JES) y iii) Fase de cuantificación de saldos y reposición/reembolso de fondos.
Para la implementación de esta estrategia de salida, Xxxxxxxx propuso a la Embajada el uso de SEK. 1´315,089 provenientes de los saldos de fondos correspondientes a la gestión 2017 como presupuesto de phase out (ver adjunto documento de presupuesto de phase out), por lo que no se requeriría de fondos adicionales para realizar la terminación de contrato.
Segunda adenda o enmienda al contrato del Programa Modelos de Saneamiento Sostenible
Con base a información técnica y financiera elaborada por Diakonia en el período de monitoreo y reporte de la primera adenda respecto al estado de los servicios de saneamiento comprometidos en las ciudades de El Alto, Sucre y Montero por la Fundación Sumaj Huasi, la Embajada de Suecia en Bolivia y Diakonia inician un nuevo período de evaluación de esos servicios, así como de los activos involucrados en la ejecución de los mismos, incorporando consideraciones humanitarias y de salud pública en beneficio de las familias destinatarias de esos servicios en los tres sitios de implementación.
Desde el 21/03/18 hasta el 11/04/2018, en una serie de diálogos y reuniones, la Embajada de Suecia y Diakonia acordaron mutuamente ampliar el período de phase out del programa de modo que los servicios de saneamiento en las ciudades de El Alto, Sucre y Xxxxxxx puedan ser implementados con normalidad posterior al retiro de la Fundación Sumaj Huasi y en las mejores condiciones de salubridad.
En este antecedente, se acuerda contemplar como nuevo período de implementación con fines de cierre actividades a realizar por la Fundación Sumaj Huasi desde el 1ero de enero al 31 de julio de 2018; período de monitoreo y reporte a ser realizado por Diakonia del 1ero de enero al 31 de octubre de 2018 y un período de conciliación y cierre del contrato del programa con fecha tope hasta el 31/12/2018.
Rol de la Fundación Sumaj Huasi en la segunda adenda
Esta nueva fase de cierre o segunda adenda al convenio involucra actividades de la Fundación Sumaj Huasi para (ver adjunto anexo 1 – planificación de actividades de Sumaj Huasi):
Completar y entregar en funcionamiento los 50 baños secos (módulos eco-sanitarios) comprometidos en la ciudad xx Xxxxx (concretamente el distrito de la Barranca), así como el cierre de Convenio firmado entre la Fundación y la Facultad Técnica de la Barranca suscrito como parte del programa. Xxxxx Xxxxx se compromete a concluir la ejecución de obras civiles y realizar la coordinación con el Gobierno Autónomo Municipal xx Xxxxx (GAM – Sucre), específicamente con la Dirección de Medio Ambiente y la Facultad Técnica para que se complete el servicio con la recolección y tratamiento de residuos.
Completar y entregar en funcionamiento los 50 baños secos (módulos eco-sanitarios) comprometidos en el municipio xx Xxxxxxx (concretamente en el barrio de Montecruz), así como el cierre de Convenio firmado entre la Fundación y el Gobierno Municipal xx Xxxxxxx (GAM Montero) suscrito como parte del programa. Xxxxx Xxxxx se compromete a concluir la ejecución de obras civiles y realizar la coordinación con la Cooperativa COSMOL quien será la entidad encargada de la recolección y tratamiento de los residuos.
Realizar el servicio de recolección de residuos de los módulos eco-sanitarios en la ciudad de El Alto (concretamente 31 barrios en los distritos 9,11 y 14) hasta el mes de Julio 2018. La Embajada de Suecia reconocerá los costos de servicio de recolección desde el mes de octubre 2017 al mes de julio 2018 (10 meses) por un valor máximo de Bs. 28,033/mensuales (ver adjunto anexo 2 – plan de cierre propuesto por Xxxxx Xxxxx)
Al respecto, también se abordó entre Xxxxx Xxxxx, Diakonia y la Embajada de Suecia los temas de uso y propiedad de los activos adquiridos por Xxxxx Xxxxx para la realización del servicio de recolección en la ciudad de El Alto, especialmente en relación a una segunda camioneta de recolección, mismos que quedarán transitoriamente en custodia de Sumaj Huasi hasta que un diagnóstico identifique a una nueva entidad responsable del servicio a quien Sumaj Huasi deberá transferirle la propiedad de esos activos, tal el caso del camión de recolección mencionado.
Rol de Diakonia en la segunda adenda
A Diakonia, se le reafirman los roles de acompañamiento, monitoreo y control financiero del período de implementación, de monitoreo y de cierre del contrato.
Estrategia de salida
Está basada en los principios organizacionales de Diakonia de buen socio y buen donante, así como en la transparencia y rendición de cuentas a sus estructuras internas, donantes y agencias de cooperación. Las fases componentes son análogas a los procesos de phase out o salida que Diakonia implementa al momento de retiro o salida de una organización socia (coparte) de algún proyecto o programa apoyado por Diakonia u otra organización donante, según instrucciones del Manual de Planificación, Monitoreo y Planificación (Handbook PME).
El propósito de la estrategia es el de facilitar un cierre ordenado, transparente, conclusivo y consensuado entre todos los involucrados (stakeholders) en el contrato de subvención, conservando las estrechas relaciones de amistad y cooperación horizontal entre todos ellos.
La estrategia phase out del período de enero a junio 2018 se compuso de tres (3) fases que se detallan a continuación y que para efectos de inclusión de la segunda adenda o enmienda al período de phase out incluye una columna e actualización que detalla los avances de los hitos iniciales en el cierre y las reprogramaciones que se realizarían de acuerdo con la nueva agenda de cierre (extensión al phase out) consensuada por la Embajada de Suecia en Bolivia y Diakonia.
En resumen, el phase out considerado para la segunda adenda tendría los siguientes componentes y documentos:
i) Componente de conclusión de obras del modelo de eco-saneamiento, a cargo de la Fundación Sumaj Huasi en los sitios xx Xxxxx y Xxxxxxx, que incluye cierre de convenios (de acuerdo a informes y conformidades) y recepciones documentarias por parte de las familias beneficiarias.
ii) Componente de servicio de recolección de residuos en El Alto, a cargo de la Fundación Sumaj Huasi a realizarse hasta el mes de julio 2018. Incluyendo la custodia temporal de activos adquiridos para este propósito (y posterior transferencia).
iii) Componente de rendición de cuentas (administración, acompañamiento, monitoreo y auditoria), a cargo de Diakonia y que abarca los meses de enero a octubre 2018.
Y los documentos son:
i) Documento de Estrategia de Phase Out
Anexo 1: Planificación de acciones de cierre en los sitios xx Xxxxx, Xxxxxxx y El Alto de la Fundación Sumaj Huasi
Anexo 2: Plan de Cierre presentado por la Fundación Xxxxx Xxxxx
ii) Presupuesto Phase Out (adenda 2)
Fase de cierre con la Fundación Sumaj Huasi
Fecha/Hito |
Acción |
Descripción |
Actualización |
22/12/2017 |
Entrega de Carta de Terminación de Contrato a Sumaj Huasi |
Diakonia entrega la carta de notificación de Término de contrato haciendo constar el incumplimiento de responsabilidades a Sumaj Huasi. |
La carta de terminación fue entregada a la Fundación Sumaj Huasi el 22/12/2017 y fue respondida el 05/01/2018 aceptado la misma y solicitando una reunión de coordinación para encarar el proceso.
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22/12/2017 |
Inicia el período de cobranza a Sumaj Huasi de los costos declarados como “inelegibles” por la auditoria especial |
Esta solicitud de parte de Diakonia se hace expresa en la nota de Terminación y se fija como plazo para la devolución un máximo de 30 días calendario. |
A pesar de que la carta de 22/12/2017 solicitaba la devolución de los recursos en un plazo de 30 días, las sucesivas reuniones y sesiones de trabajo con la Embajada de Suecia, Sumaj Huasi y Diakonia identificaron la necesidad de revisar a detalle el total de los gastos elegibles de la implementación en dos etapas: gastos de implementación hasta el 22/08/2017 (fecha de la nota de paralización de proyecto) y gastos realizados hasta el 31/10/2017 |
31/12/2017 |
Cierre contable y financiero |
En el caso de la Fundación Sumaj Huasi el cierre contable se fija en fecha 22/08/17 cuando se solicita el congelamiento de fondos del programa |
A partir de las nuevas decisiones, el cierre contable de la Fundación Sumaj Huasi será el 31/07/2018. |
31/12/2017 |
Firma de la adenda de terminación de convenio entre Diakonia y Sumaj Huasi |
Diakonia propone los términos de la adenda de término y cierre a Sumaj Huasi, en la que se especifica el proceso de devolución de los recursos de los costos inelegibles y posibles acciones judiciales de cobranza. |
Se está preparando una nueva adenda de cierre al convenio entre Diakonia y la Fundación Sumaj Huasi, la misma que tomará como insumo los compromisos de reuniones durante los meses xx xxxxx y abril 2018 y la segunda adenda entre la Embajada de Suecia y Diakonia.
Diakonia en el proceso de revisión de costos y gastos a la Fundación Xxxxx Xxxxx hará prevalecer los criterios de presencia presupuestal y respaldo adecuado y completo de los gastos (respaldos por documentación legal, según normativa legal vigente en el país y según procesos de compra o contratación vigentes).
Aquellos costos presentados por la Fundación Sumaj Huasi a Diakonia que no cumplan con los requisitos mencionados anteriormente, serán declarados inelegibles y los importes de los mismos deberán ser devueltos por la Fundación Sumaj Huasi a Diakonia. |
22/01/2018 |
Devolución de costos inelegibles por parte de la Fundación Sumaj Huasi |
Diakonia realizará la verificación de la totalidad de recursos devueltos por Xxxxx Xxxxx de acuerdo a conciliación e informe de auditoría especial. |
Diakonia en trabajo conjunto con la Embajada evaluó los gastos elegibles de implementación del programa incurridos por la Fundación Sumaj Huasi al período 30/10/2017 en Bs. 1´648,246.87 |
31/01/2018 |
Entrega de informes técnicos y financieros por parte de Xxxxx Xxxxx. |
Diakonia recepcionará los informes presentados por la Fundación Xxxxx Xxxxx y procederá a la inmediata revisión. |
Diakonia recepcionó de la Fundación Sumaj Huasi informes técnicos y financieros completos en fecha 16/03/2018 correspondiente al 31/10/2017, así como un plan propuesto para el cierre de los servicios en las ciudades de El Alto, Sucre y Xxxxxxx que fue compartido con la Embajada de Suecia el 24/03/2018. La evaluación de costos se realizó anteriormente a estas fechas mediante los informes financieros previamente solicitados. |
31/07/2018 |
Nuevo plazo para cierre de implementación de actividades para la Fundación Sumaj Huasi respecto a la conclusión de obras en los tres sitios: El Alto, Sucre y Xxxxxxx. |
Diakonia acompañará el proceso de cierre en los tres sitios y Sumaj Huasi debe entregar informes no sólo de ejecución de recursos (financieros) de manera mensual a Diakonia de acuerdo a un presupuesto aprobado para el período noviembre 2017 a julio 2018, sino informes complementarios de los convenios firmados con el XXX Xxxxxxx y la Facultad Técnica en Sucre. |
Diakonia realizará la verificación mensual de la ejecución de recursos.
Diakonia en el proceso de revisión de costos y gastos a la Fundación Xxxxx Xxxxx hará prevalecer los criterios de presencia presupuestal y respaldo adecuado y completo de los gastos (respaldos por documentación legal, según normativa legal vigente en el país y según procesos de compra o contratación vigentes).
Aquellos costos presentados por la Fundación Sumaj Huasi a Diakonia que no cumplan con los requisitos mencionados anteriormente, serán declarados inelegibles y los importes de los mismos deberán ser devueltos por la Fundación Sumaj Huasi a Diakonia. |
31/08/2018 |
Fecha límite de presentación de informes técnico y financiero para la Fundación Xxxxx Xxxxx |
Xxxxxxxx recepciona y revisará los contenidos. |
Diakonia en el proceso de revisión de costos y gastos a la Fundación Xxxxx Xxxxx hará prevalecer los criterios de presencia presupuestal y respaldo adecuado y completo de los gastos (respaldos por documentación legal, según normativa legal vigente en el país y según procesos de compra o contratación vigentes).
Aquellos costos presentados por la Fundación Sumaj Huasi a Diakonia que no cumplan con los requisitos mencionados anteriormente, serán declarados inelegibles y los importes de los mismos deberán ser devueltos por la Fundación Sumaj Huasi a Diakonia. |
30/09/2018 |
Fecha límite de ejecución de recursos para monitoreo y evaluación. |
Diakonia elaborará el informe consolidado de ejecución del presupuesto asignado a monitoreo |
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31/10/2018 |
Fecha límite de presentación de la auditoría consolidada del proceso de implementación (2017) |
Firma auditora entregará copias a Diakonia y la Embajada de Suecia. |
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Fase de cierre con otras organizaciones (AGUATUYA, CIDRE, Plataforma JES)
Fecha/Hito |
Acción |
Descripción |
Actualización |
22/12/2017 |
Entrega de Carta de Terminación de Convenio a AGUATUYA, CIDRE y Plataforma JES |
Diakonia entrega la carta de notificación de Término de convenios realizados con los tres actores para la implementación del programa Modelos de Saneamiento, en ellas ya se anticipa la firma de una adenda de phase out y la fecha de entrega anual de informes según convenio. |
Las cartas se entregaron y a fecha 05/01/2018 se recibió la aceptación de las 3 instituciones. |
28/12/2017 |
Entrega la propuesta de adenda de phase out a AGUATUYA, CIDRE y Plataforma JES |
Diakonia propone una adenda para facilitar el proceso de reporte en el tiempo de 90 días estipulados en los convenios bilaterales realizados para la implementación del programa. Anticipadamente se conversa con cada organización sobre los términos propuestos en la adenda. |
Las adendas se han firmado de mutuo acuerdo y solo queda pendiente la confirmación de cierre por parte de Diakonia. |
30/12/2017 |
Firma de adendas de período de phase out con AGUATUYA, CIDRE Y Plataforma JES. Selección de la firma que realizaría la auditoría al programa. |
Diakonia recolecta las adendas y procede a apoyar técnicamente en la preparación de informes. Diakonia confirma a las organizaciones el nombre de la empresa auditora seleccionada. |
Las adendas se han firmado de mutuo acuerdo y solo queda pendiente la confirmación de cierre por parte de Diakonia. |
31/12/2017 |
Cierre contable y financiero |
Diakonia notifica previamente a cerca de esta fecha a todas las organizaciones y también los convenios mencionan la misma fecha como cierre del primer año de convenio. |
Esta notificación se realizó por correo a las tres organizaciones y todas ellas han procedido en ese sentido. |
31/01/2018 |
Entrega de informes técnicos y financieros por parte de las organizaciones |
Diakonia recepcionará los informes presentados y procederá a la inmediata revisión. |
Diakonia recepcionó los informes técnicos y financieros de cada organización en el plazo estipulado. |
08/02/2018 |
Agenda de visitas de campo para la auditoria |
Diakonia acuerda una agenda de visitas de campo a cada organización (incluida Diakonia) con la empresa auditora, previo dialogo bilateral con ellas. |
Las visitas de campo de la auditoría iniciaron hacia el 17 de febrero en cada organización. |
23/02/2018 |
Consolidación de informes técnicos y financieros globales del programa. |
Diakonia preparará esta consolidación también para efectos de revisión de auditoria |
Diakonia ha consolidado el informe técnico del período de implementación hacia fines del mes xx xxxxx por la inclusión de los informes de la Fundación Sumaj Huasi. |
16/03/2018 |
Termina el trabajo de campo de la auditoria e inicia el proceso de elaboración de primer informe |
Diakonia realizará un trabajo conjunto con la firma auditora para avanzar en el informe en relación a la implementación del 1er año del programa. |
La firma auditora concluyó el trabajo de campo en la fecha estipulada. |
23/03/2018 |
Evaluación de las condiciones de cierre de phase out con las organizaciones. |
Diakonia evaluará si para esta fecha se han cumplido las responsabilidades y compromisos por parte de las organizaciones en cuanto al proceso de reporte del phase out. |
De acuerdo a las negociaciones para la suscripción de la segunda adenda, se acordó mutuamente la ampliaión del período de implementación del phase out al 31/07/2018 |
31/03/2018 |
Firma auditoria entrega el primer informe de auditoría del programa |
Diakonia informará y compartirá inmediatamente a la Embajada de Suecia y las organizaciones el primer informe de auditoría respecto a la implementación del programa |
Realizado según fechas previstas. |
31/03/2018 |
Cierre del período de phase out con las organizaciones |
De acuerdo a la evaluación de Diakonia y si las condiciones están dadas se procederá a la notificación por escrito con cada organización, el cierre en conformidad del convenio. |
De acuerdo a las negociaciones para la suscripción de la segunda adenda, se acordó mutuamente la ampliaión del período de implementación del phase out al 31/07/2018 |
30/04/2018 |
Informe final de auditoria |
Diakonia entrega informe final de auditoria a la Embajada |
Auditoria del año de 15 meses de implementación del programa será entregado en fecha 31/05/2018 |
Fase de cuantificación de saldos y reembolso
Fecha/Hito |
Acción |
Descripción |
Actualización – nuevas fechas |
10/04/2018 |
Cierre contable y financiero del presupuesto de phase out asignado a Diakonia. |
Diakonia prepara la información financiera de reporte respecto al presupuesto de phase out para inmediata revisión de la firma auditora |
Se reprograma para el 30/09/2018. |
20/04/2018 |
Cierra el trabajo de campo de la firma auditora respecto a la revisión de ejecución del presupuesto de phase out de Diakonia |
Diakonia conocerá si existen recursos a reembolsar al donante respecto del presupuesto de phase out. |
Se reprograma para el 20/10/2018. |
30/04/2018 |
Presentación del informe general de auditoria del programa |
La empresa auditora debe presentar un informe general consolidado tanto de su revisión del período de implementación del programa por parte de todas las organizaciones al 31/12/17 y también resultados de la revisión de la ejecución del presupuesto de phase out aprobado a Diakonia. |
Se reprograma para el 31/10/2018 |
11/05/2018 |
Reunión final de evaluación del programa |
Diakonia coordina con la Embajada de Suecia una reunión final de evaluación del programa Modelos de Saneamiento Sosteible, incluyendo los resultados de la auditoria global. |
Se reprograma para el 10/12/2018
Se espera la realización de un acta de evaluación de manera conjunta entre la Embajada de Suecia y Diakonia que se integre como uno de los documentos finales de cierre. Si no hubiera objeción al monto presentado para reembolso por la auditoria, la oficina sede de Diakonia iniciaría inmediatamente el trámite de reembolso de recursos a la oficina de Asdi. |
10/06/2018 |
Verificación previa de la recepción de reembolso por parte de Asdi |
Diakonia sede realiza la consulta acerca de la recpeción de reembolso en Asdi Sede y solicita la certificación y conformidad. |
Se reprograma para 30/07/2018 previa conciliación de Diakonia |
30/06/218 |
Cierre definitivo del contrato de subvención del Programa Modelos de Saneamiento |
Previa verificación conjunta entre la Embajada de Suecia y Diakonia respecto a la existencia de toda la documentación pertinente. |
Se reprograma para el 31/12/2018
Se espera contar con un documento oficial por parte de la Embajada del cierre apropiado del contrato. |
Auditoria
Considerando el proceso de cierre (phase out) del contrato, la auditoría se mantiene planificada en dos etapas:
La primera, estuvo orientada a la verificación de gastos efectuados por AGUATUYA, CIDRE IFD y la Plataforma JES para la implementación del programa en su primer año (01/10/2016 – 31/12/2017). Esta verificación se realizaró con un trabajo de campo (visita a cada organización) en los meses xx xxxxx y abril, contando ya con informes finales individuales de cada organización. Se encuentra en proceso de elaboración de la firma auditora el informe consolidado del programa para ese primer corte. Un primer informe respecto a este período se presentará a Diakonia y la Embajada de Suecia hasta el 31/05/2018.
La segunda, esta orientada a la verificación de gastos efectuados por Diakonia como parte del presupuesto de phase out (en adjunto) que apruebe la Embajada de Suecia, correspondiente al periodo 01/01/2018 – 30/09/2018. Una vez realizada la verificación, los resultados de la misma deben incluirse en el primer informe produciendo una general y agregada para todo el programa con fecha de presentación de 31/10/2018.
Este último informe agregado debe también recibir la aprobación de la Embajada de Suecia.