JDR ASISTENCIAMOS E.U
RESPUESTA A OBSERVACIONES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No 03 de 2017
JDR ASISTENCIAMOS E.U
ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS JURÍDICOS, FINANCIEROS, TÉCNICOS, DE EXPERIENCIA Y ECONÓMICOS
OBSERVACIÓN 1:
2.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS CONTRACTUALES
A) Se solicita eliminar del numeral 2.7 OBLIGACIONES ESPECIFICAS CONTRACTUALES, el siguiente ítem: “20. Realizar el traslado de ropa sucia de las áreas asistenciales al cuarto destinado para tal fin”
Lo anterior, teniendo en cuenta que dicha actividad no se realiza actualmente y corresponde a actividades del área de enfermería.
RESPUESTA:
Se acepta la observación, teniendo en cuenta que al ser una actividad del área asistencial, esta debe ser realizada por el personal de enfermería en cada servicio hasta al punto de acopio primario de cada piso. En razón a lo anterior esta obligación se eliminara de los pliegos a través de modificación por adenda.
OBSERVACIÓN 2:
2.2. DOCUMENTACIÓN FINANCIERA
B) Se solicita incluir dentro de los documentos financieros el RUP, Registro Único de Proponentes,
Lo anterior teniendo en cuenta que dicho documento que garantiza la fidelidad y la certeza de los datos financieros presentados por cada proponente a la Subred y evitar cambios y posibles modificaciones en la información solicitada.
RESPUESTA:
La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur ESE, en los procesos de selección de contratistas y proveedores, en las etapas de selección, perfeccionamiento y ejecución de los contratos se rige por el Derecho Privado conforme a lo dispuesto por los artículos 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993; Código Civil, Código de Comercio y Manual Interno de Contratación proferido por la Junta Directiva de la Subred. Adicionalmente el pliego de condiciones se basa en los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, y en especial los de publicidad, selección objetiva, transparencia, economía e igualdad.
En aras de generar pluralidad por parte de los oferentes y basados en el principio de igualdad de condiciones, se le aclara al observante que no es aceptada su solicitud, y la entidad se mantiene en las condiciones establecidas en el numeral 2.2. DOCUMENTACIÓN FINANCIERA, los proponentes deberán allegar con su propuesta, los estados financieros básicos comparativos con corte a Diciembre 31 de 2015 debidamente certificados y dictaminados en cumplimiento a lo establecido en los artículos 37 y 38 de la ley 222 de 1995, en las circulares externas 030 de 1998 y 037 de 2001 expedidas por la Junta Central de Contadores y en cumplimiento del Artículo 2° del decreto 2649 de 1993 o demás normas que reglamenta la contabilidad en Colombia.
De otra parte vale la pena aclarar que el RUP (Registro Único de Proponentes), no permite evaluar el Capital de Trabajo, en concordancia con el numeral 3.4.1. Xxx xxxxxx de condiciones, donde se establece la evaluación de Indicadores Financieros.
OBSERVACIÓN 3:
3.4.1. ASPECTOS FINANCIEROS DE VERIFICACIÓN
C) 3.4.1.1. CAPITAL DE TRABAJO: Activo corriente – Pasivo Corriente
Se solicita que dicho indicador sea igual o superior al 200% del presupuesto del proceso actual, teniendo en cuenta que la forma de pago será de 90 días y la misma subred manifiesta que dichos pagos previstos en los pliegos estarán sujetos a la disponibilidad de caja con que cuente la Subred, en caso de no contarse con dicha disponibilidad, los pagos se realizaran en plazos posteriores sin que por tal motivo haya derecho al reconocimiento de intereses xx xxxx.
Dada la situación anterior se hace necesario al proponente contar con dicho capital para poder operar y cubrir necesidades de insumos, materia prima, mano de obra, reposición de activos fijos etc., estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la Subred y no generar contratiempos y demoras en el servicio que requiere cada unidad.
RESPUESTA:
La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur ESE, en los procesos de selección de contratistas y proveedores, en las etapas de selección, perfeccionamiento y ejecución de los contratos se rige por el Derecho Privado conforme a lo dispuesto por los artículos 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993; Código Civil y Código de Comercio, Manual Interno de Contratación proferido por la Junta Directiva de la Subred Sur. Adicionalmente el pliego de condiciones se basa en los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, y en especial los de publicidad, selección objetiva, transparencia, economía e igualdad.
En aras de generar pluralidad por parte de los oferentes y basados en el principio de igualdad de condiciones, se aclara al observante que no es aceptada su solicitud, y la entidad se mantiene en las condiciones establecidas en el numeral 3.4.1.1. CAPITAL DE TRABAJO xxx xxxxxx de condiciones el cual establece que el Capital de Trabajo debe ser como mínimo el 100% del valor total del presupuesto oficial estimado que por error involuntario en la digitación quedo como valor total del contrato siendo el correcto EL VALOR TOTAL DEL PRESUPUESTO; lo cual se aclarará mediante adenda.
OBSERVACIÓN 4:
D) 3.4.1.3. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: PASIVO TOTAL/ACTIVO TOTAL
Se solicita que dicho indicador sea igual o menor al 40% ya que este determina el porcentaje de las deudas totales dentro de los activos totales de la entidad es decir, representa el grado de compromiso de los activos totales respecto a las deudas de la entidad. Cuanto menor sea es mejor para la subred garantizando las necesidades de la misma y los conceptos administrativos y financieros que la compongan como es el pago de los sueldos, suministros de insumos en un tiempo oportuno, lo anterior teniendo en cuenta nuevamente la forma de pago de la subred de 90 días y se ha evidenciado que por demoras en el pago algunas compañías desisten del servicio generando situaciones para la subred tanto operativas como administrativas.
RESPUESTA:
La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur ESE, en los procesos de selección de contratistas y proveedores, en las etapas de selección, perfeccionamiento y ejecución de los contratos se rige por el Derecho Privado conforme a lo dispuesto por los artículos 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993; Código Civil y Código de Comercio, Manual Interno de Contratación proferido por la Junta Directiva de la Subred Sur. Adicionalmente el pliego de condiciones se basa en los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, y en especial los de publicidad, selección objetiva, transparencia, economía e igualdad.
En aras de generar pluralidad por parte de los oferentes y basados en el principio de igualdad de condiciones, se le aclara al observante que no es aceptada su solicitud, y la entidad se mantiene en las condiciones
establecidas en el numeral 3.4.1.3. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO xxx xxxxxx de condiciones el cual establece que el Nivel de Endeudamiento debe ser como mínimo igual o menor al 70%
OBSERVACIÓN 5:
E) Se solicita incluir dentro de los aspectos financieros de verificación los siguientes indicadores: CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
La capacidad organizacional es la aptitud de un proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna. El decreto 1510 de 2013 definió lo indicadores de rentabilidad para medir la capacidad organizacional de un proponente teniendo en cuenta que está bien organizado cuando es rentable.
Rentabilidad sobre el patrimonio: Este índice determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso, invertido en el patrimonio.
RENTABILIDAD SOBRE EL PATRIMONIO= UTILIDAD OPERACIONAL
PATRIMONIO
b) Rentabilidad sobre los Activos: Este índice determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo.
Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre el patrimonio.
Por lo anterior se sugiere que el indicador ROE total que los oferentes deberán acreditar debe ser mayor o igual al 30%
RENTABILIDAD SOBRE EL ACTIVO= UTILIDAD OPERACIONAL
ACTIVO
Así mismo se sugiere que el indicador XXX total que los oferentes deberán acreditar debe ser mayor o igual al 20%
A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente, por consiguiente el riesgo es menor.
A mayor rentabilidad sobre los activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente, por consiguiente el riesgo es menor.
RESPUESTA:
La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur ESE, se permite aclarar al observante que no es aceptada su solicitud y se mantiene en la evaluación financiera establecida en el numeral 3.4.1. Indicadores Financieros establecidos en el pliego de condiciones.
OBSERVACIÓN 6:
F) EQUIPOS E INSUMOS MÍNIMOS REQUERIDOS (ANEXO 7).
Revisando la relación de equipos e insumos por unidad de servicios como referentes y contratistas actuales del proceso nos permitimos informar que estos no son suficientes para la prestación de servicio de aseo de forma adecuada en todas las unidades que conforman la subred, evidenciando que falta un 40% aproximadamente de incluir.
RESPUESTA:
No se acepta la observación, toda vez que los insumos relacionados son propios de la operación de aseo y del personal operativo; de acuerdo al histórico de la Entidad, los cuales pueden ser variables y son base para que el oferente presente su propuesta.
Es importante anotar que insumos como son maquinaria, equipos, prendas de vestir, elementos de protección personal, etc. Necesarios para la ejecución del contrato son responsabilidad única y exclusivamente del oferente quien debe determinar de acuerdo al número de sedes, tipos de servicio, extensión de las áreas entre otras que cantidad requiere y al igual que los insumos relacionados deben ser tenidos en cuenta para consolidar su propuesta económica.
OBSERVACIÓN 7:
Sobre las CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS enmarcadas en el capitulo xxxxxxx xxx xxxxxx de Condiciones No. 003 de 2017, donde se consagran las CONDICIONES DEL SERVICIO DE ASEO, LIMPIEZA, DESINFECCIÓN
Y CAFETERÍA, y específicamente en el aparte “Limpieza y desinfección: Mantener las instalaciones de la Subred Sur debidamente aseadas, limpias y desinfectadas durante el tiempo de ejecución del contrato, las veinticuatro (24) horas del día. (La desinfección de la dotación hospitalaria será realizada por el personal asistencial de la Entidad)”, se les requiere hacer claridad frente al contenido y cuales elementos integran la dotación hospitalaria que nombran, con el fin de precisar el alcance de los trabajadores de la empresa proponente, además de que se aclare con mayor precisión los elementos y áreas en donde somos competentes en la prestación del servicio.
RESPUESTA:
En atención sobre la solicitud es importante mencionar que con dotación hospitalaria se hace referencia a: Equipo médico, equipo biomédico, muebles hospitalarios, camillas, xxxxxx xx xxxxxx, patos, orinales, entre otros de los cuales se hace cargo específicamente el personal asistencial.
El resto de elementos como son guarda ropas, mesas, mesones, cuadros, canecas, cabinas de ascensores, ventanas, puertas, baños, dispensadores de papel, computadores, teléfonos, muebles de uso administrativo etc. deben ser objeto de limpieza por parte del personal operativo del oferente.
OBSERVACIÓN 8:
Con referencia al capítulo 2, aparte 2.7 OBLIGACIONES ESPECIFICAS CONTRACTUALES, numeral 8. “La empresa debe garantizar la formulación e implementación de los programas de salud ocupacional y seguridad industrial en beneficio de todo el personal que desarrolla actividades en la Entidad”, se le solicita aclarar y si es pertinente cambiar a quienes deben ser dirigidas los programas de salud ocupacional y seguridad industrial, pues el deber ser incluye exclusivamente el personal perteneciente a la empresa JDR Asistenciamos, en consideración a que es un deber solo de empleador con trabajadores.
RESPUESTA:
De acuerdo al Decreto 1072 de 2015 todo empleador debe implementar un Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo; Obligación que su empresa debe cumplir dirigida a sus trabajadores. En cumplimiento del objeto contractual del asunto que nos ocupa, su empresa JDR ASISTENCIAMOS debe ejecutar este sistema de gestión únicamente a sus colaboradores.
La entidad podrá solicitar soportes para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente de acuerdo al programa de salud ocupacional que se presente en la propuesta.
OBSERVACIÓN 9:
Al analizar el capitulo 2, aparte 2.7 OBLIGACIONES ESPECIFICAS CONTRACTUALES, numeral 31 “El personal que vaya a desarrollar las actividades estipuladas en el contrato, deberán cumplir con los horarios y
turnos establecidos del anexo técnico” y el numeral 2.3 REQUISITOS TÉCNICOS Y DE EXPERIENCIA (Anexo técnico), respecto al sistema de turnos se les pide aclarar e incluir la posibilidad de llegar a acuerdos con los supervisores del contrato, en virtud de la importancia que tiene el bienestar de nuestros trabajadores frente a sus descansos y el respeto por la jornada laboral indicada en el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas concordantes, en procura del bienestar de nuestro talento humano.
RESPUESTA:
No se acepta la observación, toda vez que los horarios de actividades que se relacionan en los pliegos, son el resultado de las necesidades y requerimientos de cada USS que componen la SUBRED SUR. Por otra parte, es una obligación del oferente el cumplimento de la ley respecto a la protección de los derechos de sus trabajadores.
XXXXX SERVICIOS Y SUMINISTROS
OBSERVACIÓN 1:
En el numeral 3.4.1. INDICADORES FINANCIEROS la entidad solicita como requisito habilitante el indicador de trabajo así:
3.4.1 INDICADORES FINANCIEROS
Es importante que el proponente antes de presentar la oferta verifique el cumplimiento de los indicadores financieros establecidos por el Hospital, de acuerdo con los siguientes parámetros:
3.4.1.1 CAPITAL DE TRABAJO:
Es la diferencia entre el Activo corriente y el Pasivo corriente, constituye los recursos que dispone un negocio para cancelar su Pasivo a corto plazo. Sirve para medir la capacidad de una empresa para pagar oportunamente sus deudas en un periodo no mayor al del ejercicio Fiscal.
CAPITAL DE TRABAJO = ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE
Condición | CUMPLE / NO CUMPLE |
DEBE SER COMO MÍNIMO EL 100% DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO |
Por lo cual solicitamos a la entidad se modifique el indicador capital de trabajo por Mínimo el 80% del valor total del contrato, ya que el indicador solicitado actualmente por la entidad implica la limitación de participación de empresas en la prestación del servicio de aseo, limpieza, desinfección y cafetería lo cual permite la selección objetiva del contratista.
Como verificación de los Requisitos Habilitantes en los procesos de contratación que para el efecto ha expedido la Entidad Colombia Compra Eficiente se ha indicado que:
“La capacidad Financiera requerida en un proceso de contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En consecuencia la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de Capacidad Financiera con base en su conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles Oferentes”
RESPUESTA:
La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur ESE, en los procesos de selección de contratistas y proveedores, en las etapas de selección, perfeccionamiento y ejecución de los contratos se rige por el Derecho Privado conforme a lo dispuesto por los artículos 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993; Código Civil y Código de Comercio, Manual Interno de Contratación proferido por la Junta Directiva de la Subred Sur. Adicionalmente el pliego de condiciones se basa en los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, y en especial los de publicidad, selección objetiva, transparencia, economía e igualdad.
En aras de generar pluralidad por parte de los oferentes y basados en el principio de igualdad de condiciones, se aclara al observante que no es aceptada su solicitud, y la entidad se mantiene en las condiciones establecidas en el numeral 3.4.1.1. CAPITAL DE TRABAJO xxx xxxxxx de condiciones el cual establece que el Capital de Trabajo debe ser como mínimo el 100% del valor total del presupuesto oficial estimado que por error involuntario en la digitación quedo como valor total del contrato siendo el correcto EL VALOR TOTAL DEL PRESUPUESTO; lo cual se aclarará mediante adenda.
XXXXXXX XXXXXX
ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS JURÍDICOS, FINANCIEROS, TÉCNICOS, DE EXPERIENCIA Y ECONÓMICOS
OBSERVACIÓN 1:
En la propuesta económica publicada por ustedes en el archivo Excel, no calcularon el IVA del 19% sino del 16% cambiando totalmente el valor del presupuesto puesto que los oferentes deben presentarlo con el IVA que corresponde?
RESPUESTA:
Se acepta la observación y se informa a los oferentes que para efectos de la propuesta económica los interesados en aras de equilibrar el cálculo del IVA del 19% pueden disminuir una operaria en la USS Cami Vista Hermosa-Administrativo. Lo anterior sin perjuicio de que la entidad se reserve el derecho de solicitar más operarias según la necesidad del servicio, para lo cual harán las adiciones presupuestales que corresponda. Lo anterior se modifica mediante adenda.
OBSERVACIÓN 2:
La entidad no informa que cantidad de maquinaria se requiere para la prestación del servicio lo cual en caso que los oferentes no lo tengan en cuanta genera un detrimento económico del contrato?
RESPUESTA:
Dentro de la visita técnica los posibles oferentes tuvieron la posibilidad de conocer las USS en las que se va a prestar el servicio, es así como los oferentes dentro de su propuesta económica deben calcular la cantidad de maquinaria y costos operacionales que debe utilizar para el cumplimiento de las actividades dentro de sus obligaciones contractuales.
OBSERVACIÓN 3:
La entidad está dejando abierta la posibilidad de causar un desequilibrio económico del contrato cuando solicita dentro xxx xxxxxx que se debe entregar los insumos necesarios, entonces los oferentes se guían por los insumos promedio pero si la entidad requiere más que cantidad adicional se está refiriendo la entidad y hasta cuanto debe el oferente entregar, hasta que porcentaje se puede incrementar?
RESPUESTA:
Dentro de la visita técnica y por la experiencia que se tenga en la prestación de este tipo de servicios los posibles oferentes se encuentran en la capacidad de establecer los elementos necesarios para la prestación del servicio, además del control en el gasto de los mismos, sin que esto ponga en riesgo el cumplimiento de las actividades pactadas dentro del contrato.
OBSERVACIÓN 4:
Otro tema que genera detrimento del contrato es la forma de pago puesto que apalancar una factura 90 días es demasiado tiempo, siendo este un contrato para dos meses no se justifica que el oferente ganador se terminaría el contrato y todavía no cobraría el primer mes de servicio.
RESPUESTA:
La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E, teniendo en cuenta que sus ingresos están relacionados con el recaudo efectivo de los recursos que se obtengan por la venta de los servicios que ofrece, está supeditado al pago efectivo de los mismos por parte de las Administradoras de Planes de Beneficios, entre otras EPS- S, EPS-C, entes territoriales y en general las diferentes Entidades Responsables de Pago (ERP), y de conformidad con las proyecciones de recaudo estimadas, ha establecido un plazo para el pago de sus obligaciones el cual se definió en noventa días (90), sin que el mismo sea susceptible de modificación.
Por otra parte, ha establecido unas exigencias mínimas en términos de solvencia económica, que se evalúan a través de los indicadores financieros establecidos, con el fin de garantizar que los proponentes cuenten con la capacidad financiera requerida para la efectiva prestación de los servicios contratados, sin poner en riesgo la ejecución del contrato y la continuidad de los mismos, garantizando la suficiencia del capital de trabajo para ello, sin que esto esté supeditado de manera directa al pago efectivo por parte de la Subred.
Original Firmado
XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Gerente
SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR
Proyecto:
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Profesional Especializado Xxxxxxxx Xxxxxxx- Contador Subgerencia Financiera
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx – Profesional Administrativo Contratación Xxxxxxxxx de la Xxxxx- Profesional Especializada Contratación Xxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx- Asesora Jurídica Contratación Xxxxxx Xxxxx Xxxxx- Líder Contratación.