CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO

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CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO

INDICE INTRODUCCIÓN 6 CAPÍTULO I 7 GENERALIDADES 7 A. Objeto 7 B. Fundamento 7 C. Ámbito de aplicación 7 D. Definiciones 7 CAPÍTULO II 8 POLÍTICAS 8 A. Política sobre la Relación con los Accionistas 8 B. Política sobre la Relación con los Clientes 10 C. Política sobre la Relación con los Proveedores 11 D. Política de Selección, Retribución e Inducción del Personal y Sucesión de Puestos 13 CAPÍTULO III 15 POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONFLICTO DE INTERÉS 15 A. Tipos de Conflicto de Interés 15 B. Políticas de gestión de los conflictos de interés 16 C. Mecanismos de control 18 D. Manejo de conflicto de interés 18 E. Registro de Conflicto de Interés 19 F. Informe anual 20 G. Sanciones 20 CAPÍTULO IV 20 DE LOS ACCIONISTAS 20 A. Requisitos 20 B. Derechos 20 C. Responsabilidades 21
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D. Representación de Accionistas 22 E. Renuncia de Accionista 22 F. Exclusión como Accionista 22 G. Pago de Dividendos 23 H. Participación de los Accionistas 23 I. Derecho de Información 23 CAPÍTULO V 24 DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 24 A. Generalidades 24 B. Clases de Juntas 24 C. Atribuciones de la Junta General Ordinaria 25 D. Atribuciones de la Junta General Extraordinaria 26 E. Convocatoria a Juntas Generales 26 F. Contenido de las Convocatorias 27 G. Derecho a la Información del Accionista 28 H. Quórum 28 I. Listado de Asistencia Accionistas Presentes y Representados 29 J. Acta de Quórum 31 K. Comprobación de Quórum 32 L. Apertura de la Sesión 32 M. Desarrollo de la Junta General de Accionistas 32 N. Libro de Actas 32 CAPÍTULO VI 32 DE LA JUNTA DIRECTIVA 32 A. Misión 32 B. Conformación 33 C. Idoneidad 34
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D. Responsabilidades 36 E. Funcionamiento de la Junta Directiva 40 F. Política de Rotación o Permanencia de los directores 42 G. Remuneración de los directores 45 H. Derecho de Información de los directores 46 I. Informe Anual de Gobierno Corporativo 46 CAPÍTULO VII 46 DE LA ALTA GERENCIA 46 A. Generalidades 46 B. Conformación 46 C. Responsabilidades 47 CAPÍTULO VIII 49 DE LOS COMITÉS DE APOYO 49 A. Comité de Auditoría 49 B. Comité de Riesgos 54 C. Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero, Activos y Financiamiento al Terrorismo 62 D. Comité de Crédito 67 E. Comité xx Xxxx 76 F. Comité de Marketing y Venta 80 G. Comité de Tecnología 83 CAPÍTULO IX 88 TRANSPARENCIA DE INFORMACIÓN 88 A. Revelación y acceso a la información 88 B. Informe Anual de Gobierno Corporativo 91 C. Información en Sitio Web 93 CAPÍTULO X 94 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORTIVO 94 CAPÍTULO XI 97
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NORMAS ÉTICAS 97 CAPÍTULO XII 98 DISPOSICIONES FINALES 98 A. Documentos relacionados 98 B. Divulgación 99 C. Disposiciones finales 99 D. Mantenimiento y actualización 99 E. Aprobación y vigencia 99
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INTRODUCCIÓN El Banco reconoce la importancia de contar con un Sistema de Gobierno Corporativo que oriente la estructura y funcionamiento de sus diferentes departamentos en interés de la sociedad y de sus accionistas. El Sistema de Gobierno Corporativo del Banco se concibe como un proceso dinámico en función de la evolución de la sociedad, de los resultados que se hayan producido en su desarrollo, de la normativa que pueda establecerse, y de las recomendaciones que se hagan sobre las mejores prácticas xxx xxxxxxx adaptadas a su realidad social. En tal sentido, el Sistema de Gobierno Corporativo del Banco comprende el presente Código, el Reglamento de la Asamblea General de Accionistas en el que se regulan las cuestiones relativas al funcionamiento de la Asamblea y Reglamento del Accionista donde se darán a conocer los derechos y deberes de los accionistas; el Reglamento de la Junta Directiva y sus miembros que comprende las normas y funciones de la Junta, así como los derechos y deberes en el desempeño de sus cometidos, los Reglamentos de los Comités de Apoyo, Política de Gestión de Conflictos de Interés, Transparencia de la Información y Seguimiento a las Políticas de Gobierno Corporativo. Además, el Sistema de Gobierno Corporativo del Banco cuenta con normas de conducta internas contenidas en el Código de Ética, que fundamentan los postulados y principios éticos que deben regir las actuaciones de todos los miembros del banco. Todo esto enmarcado en el cumplimiento de la norma NRP-17 denominada “Normas Técnicas de Gobierno Corporativo”, emitida por El Banco Central de Reserva.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES A. Objeto Este código tiene como objeto definir los órganos de Gobierno Corporativo, así como las políticas y procedimientos que debe tener el Banco, con el fin de adoptar un marco adecuado de transparencia y protección de los intereses de los accionistas y clientes dentro de las mejores prácticas de Gobierno Corporativo, acorde a la naturaleza y escala de las actividades del Banco. B. Fundamento El presente Código de Gobierno Corporativo, se emite con base a lo establecido en la norma NRP-17 denominada “Normas Técnicas de Gobierno Corporativo” emitidas por El Banco Central de Reserva y tiene como objetivo definir la forma como el Banco está organizado, dirigido y controlado. De igual manera, se establecen las responsabilidades bajo un sistema de gestión de gobernabilidad, con el propósito de dar protección económica y bienestar a sus Clientes, Proveedores, Empleados y Accionistas. C. Ámbito de aplicación Las disposiciones establecidas en el presente Código son de aplicación obligatoria y vinculará a los Accionistas, directores, Xxxx Xxxxxxxx y Empleados. D. Definiciones Para los efectos de este código, se entiende por: a) BTS: Banco de los Trabajadores Salvadoreños b) Reglamento: es el Reglamento de Gobierno Corporativo aprobado por Junta Directiva del Banco c) Gobierno Corporativo: Conjunto de políticas, normas, procedimientos y órganos internos mediante los cuales se dirige y controla la gestión de
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una entidad. El ámbito de aplicación comprende las relaciones con los Accionistas, las acciones de la Junta Directiva, Gerente General, Comité Ejecutivo, Comités de Apoyo, Auditoría Interna, Riesgos y Auditorías Externas. d) Ley: Ley de Bancos Cooperativos y Sociedades de Ahorro y Crédito e) Superintendencia: Superintendencia del Sistema Financiero f) BCR: Banco Central de Reservas CAPÍTULO II POLÍTICAS A. Política sobre la Relación con los Accionistas Art. 1 El manejo de relación con los accionistas comprende las reglas generales que el personal debe adoptar para que el trato con los accionistas sea cordial y equitativo, tomando como base lo siguiente: a) Poner a disposición de sus accionistas, la información pertinente y relevante en forma clara y accesible, según la normativa y legislación aplicable. b) Notificar por medio de publicación en el diario oficial y en un periódico de circulación nacional, en la página WEB del Banco y en carteleras ubicadas en las instalaciones del Banco y Agencias las convocatorias sobre asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas que se realicen. c) Proporcionar al accionista información correcta y oportuna sobre la inversión y rendimiento que posee en el Banco. d) Las transacciones con accionistas que pudieran implicar conflictos de interés se atenderán según lo dispuesto en la Política de Gestión de Conflictos de Interés y Código de Ética. e) Xxxxxxx los datos personales de los accionistas de manera responsable y de acuerdo con las leyes y normativas que contemplan la privacidad y el secreto bancario.
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f) Poner a disposición de los accionistas canales efectivos para la recepción y atención oportuna de consultas y reclamos, el detalle de dicho canal se encuentra establecido en la página web del Banco. g) Los accionistas pueden solicitar a la Alta Gerencia información o aclaración sobre los puntos comprendidos en la agenda antes o durante la celebración de la Junta General de Accionistas. h) La Junta Directiva se asegurará que se facilite la información sobre los puntos a tratar en la Junta General de Accionistas por escrito a más tardar el día de la celebración de dicha Junta. i) Los dividendos que la Junta General Ordinaria acordare repartir serán pagados a los Accionistas inscritos en el Libro de Registro respectivo, en la fecha próxima que dicha Junta determine, respetando lo establecido en la cláusula trigésima octava del Pacto Social. j) Cada Accionista tendrá derecho a un solo voto cualquiera que sea el número de acciones de su propiedad. k) Los Accionistas podrán hacerse representar en las Juntas Generales por medio de otro Accionista o cualquier otra persona, quienes no podrán representar a más de cinco Accionistas. l) La representación podrá hacerse efectiva por medio de mandato conferido en Escritura Pública de Poder General o Especial, con facultades suficientes para tal efecto; el mandato podrá también conferirse por medio de carta con firma debidamente autenticada ante notario. m) No podrán representar acciones los administradores, los auditores del Banco, los Oficiales de Cumplimiento, ni el Encargado de Riesgos. n) Notificar por medio de publicación en un periódico de circulación nacional, en la página WEB del Banco y en carteleras ubicadas en las instalaciones del Banco y Agencias la convocatoria para elección de miembros de la Junta Directiva que se realice. o) Los Accionistas podrán retirarse del Banco por medio de renuncia expresa en forma escrita ante la Junta Directiva del Banco, al fin de cada año social, participándolo por lo menos con noventa días de
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anticipación de la finalización de dicho ejercicio y la Junta General aprobará la entrega del valor económico de cada acción, siempre que no se contravenga lo establecido en la ley de Bancos Cooperativos y Sociedades de Ahorro y Crédito. p) Cumplir los lineamientos establecidos en el Código de Ética para mantener una relación justa y permanente con nuestros accionistas. B. Política sobre la Relación con los Clientes Art. 2 Se debe brindar una atención a los clientes caracterizada por la cortesía, eficiencia y amabilidad, ofreciendo información clara, precisa y transparente, por lo que, para lograrlo se debe cumplir con: a) Proporcionar a los clientes actuales y potenciales, la información necesaria para que puedan tomar las mejores decisiones respecto de los productos que se ofrecen, dicha información estará disponible en formato simple que permita al cliente una fácil comprensión. b) Cumplir los requerimientos de forma que establece la legislación vigente. c) Informar sobre las tasas, comisiones y recargos aplicables por los servicios que contratará o ha contratado, así como de las condiciones que las rigen. d) Notificar a los clientes cuando existan cambios en las tasas, que afecten sus productos. e) Brindar información correcta y oportuna sobre las transacciones que ha realizado. f) Las transacciones con clientes que pudieran implicar conflictos de interés se atenderán según lo dispuesto en la Política de Gestión de Conflictos de Interés y Código de Ética. g) Xxxxxxx los datos personales de los clientes de manera responsable y de acuerdo con las leyes y normativas que contemplan la privacidad y el secreto bancario. h) Poner a disposición de los clientes canales efectivos para la recepción y atención oportuna de reclamos y consultas.
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i) Cumplir los lineamientos establecidos en el Código de Ética para mantener una relación justa y permanente con nuestros clientes. j) Solicitar autorización por escrito a los clientes para poder compartir su información con otras entidades previamente autorizadas. k) Proporcionarle al cliente siempre una respuesta en forma adecuada y dentro del plazo estipulado en las Políticas de Créditos, aunque esta sea una negativa a su solicitud. C. Política sobre la Relación con los Proveedores Art. 3 El manejo de relación con los proveedores de bienes y servicios se fundamenta en: a) Las relaciones del Banco con Proveedores se basan en prácticas legales, eficientes y justas (transparentes). b) Los Proveedores del Banco deberán comprometerse con la protección de la información a la que tienen acceso, producto de la relación comercial, mediante la suscripción de acuerdos de confidencialidad. De igual forma el Banco se compromete con el respeto y protección de la información que recibe de sus Proveedores. c) La contratación de Proveedores en situaciones en que sus intereses se encuentren en oposición con los del Banco o que han sido beneficiados con un trato preferencial por su relación de parentesco o cercanía afectiva con el personal o directores, se considera inapropiada y por lo tanto, se deberá resolver de acuerdo a lo estipulado en la Políticas de Gestión de Conflictos de Interés. d) Xx entrar en un proceso de selección todo aspirante a Proveedor debe declarar sus relaciones con el personal o directores que pudieran constituir un conflicto de interés. e) Si el personal o un director se encuentra en una posición de decisión sobre el particular debe notificar la situación y abstenerse de participar en el proceso.
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f) Para la elección de una terna de proveedores se utiliza una base de datos que recoge información de cada uno de ellos y que facilita el conocimiento interno de a quién acudir para que proporcione las ofertas de servicio ante una necesidad. g) Algunos de los criterios que utiliza el Banco para la contratación del servicio por parte de un proveedor son: 1. Servicio ofrecido 2. Precio 3. Calidad del servicio 4. Accesibilidad al producto 5. Tiempo de entrega 6. Capacidad de respuesta 7. Referencias comerciales 8. Condiciones de pago 9. Garantía h) El Banco debe disponer de una base de datos de proveedores con toda la información concerniente a las actividades y procesos tercerizados, la cual mantendrá actualizada y a disposición de la Superintendencia del Sistema Financiero. i) El control de los servicios prestados por terceros deberá contener como mínimo lo siguiente: 1. Nombre del Proveedor. 2. Tipo de servicio prestado. 3. Vigencia del contrato. 4. Monto del Contrato. 5. Contraparte dentro del Banco. j) El Banco cuenta con niveles de aprobación de contratación apropiados, para evitar negocios que representen posibles conflictos de interés, dichos niveles se encuentran estipulados en el Manual de Adquisición de Bienes y Servicios.
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D. Política de Selección, Retribución e Inducción del Personal y Sucesión de Puestos Art. 4 Los lineamientos a seguir para seleccionar, retribuir e inducir al Recurso Humano y lograr con ello contar con el personal adecuado para la sucesión en puestos claves son los siguientes: a) Política de Selección a) Las vacantes serán ocupadas prioritariamente con personal del Banco, promoviendo su línea xx xxxxxxx siempre que la persona cumpla con los requisitos y exigencias del puesto. b) El reclutamiento de postulantes para la selección se llevará a cabo mediante la convocatoria a concurso interno o externo. c) Es política del Banco colocar personal competente en todos sus niveles jerárquicos en la organización. d) El proceso de selección lo llevará a cabo el Departamento Administrativo y Desarrollo Humano, sin embargo, también podrá realizarse por medio de tercerización de servicios. e) El reclutamiento y selección del Recurso Humano, se efectuará en un marco de estricta ética, respetando los lineamientos establecidos en el Código de Ética del Banco. f) Las plazas o puestos se adjudicarán en estricto cumplimiento al orden de méritos de los postulantes. b) Política de Retribución 1) Retribución fija El Banco utiliza sistemas que remuneran la xxxxxxxx de responsabilidades, de la siguiente forma: a) Equidad interna. Criterios objetivos permiten valorar el nivel de retribución de forma justa; criterios tales como el grado de responsabilidad, la antigüedad, la experiencia en el puesto, el equipo o personas a su cargo, la complejidad de sus funciones, el nivel de especialización requerido, el desempeño.
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b) Equidad externa. Se retribuye de forma competitiva, considerando la posición del Banco en el mercado para poder establecer una correlación entre la retribución propia y la xx xxxxxxx. 2) Retribución variable El sistema de incentivos que el Banco le proporciona a sus empleados, remunerando la consecución de resultados mediante el trabajo en equipo, la calidad de servicio en la atención al cliente y el cumplimiento de objetivos. 3) Revisión anual de salarios Permite asignar incrementos salariales a cada empleado, en la cual se puede identificar y corregir las desviaciones de la retribución de la persona respecto de la estructura salarial y valorar el desempeño del personal. c) Política de Inducción Todo empleado que ingrese al Banco a desempeñar cualquier actividad laboral participará del programa de inducción general y específico. El Departamento Administrativo y Desarrollo Humano impartirá la inducción general y coordinará la inducción específica al encargado de Departamento o Área que haya solicitado al empleado. a) El programa de inducción se implementará antes de que el empleado inicie su actividad laboral. b) Se realizará el programa de inducción general y específico, antes de ocupar un puesto de trabajo. c) Se realizará programa de reinducción ante la rotación o cambios de actividad laboral (cargo). d) El programa de inducción-reinducción se constituirá en una herramienta de evaluación de necesidades de desarrollo y formulación de planes de capacitación específicos. e) El jefe inmediato será un miembro activo de la planeación y ejecución del programa de inducción-reinducción.
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f) El programa de inducción-reinducción será reformulado, y reestructurado de acuerdo con las exigencias de la dinámica institucional. d) Política de Sucesión a) La administración del Banco evaluará la definición de los cargos claves, así como el perfil y competencias que se requieren para cada uno de ellos, considerando los procedimientos internos para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, experiencia y visiones con las que debe contar cada ejecutivo. b) La Administración podrá fomentar el desarrollo profesional interno y la promoción a los cargos claves vacantes y cuando sea necesario implementará el reclutamiento externo. c) El proceso de sucesión de ejecutivos claves, será confidencial y reservado, sin embargo, Xxxxxxxx General podrá informar a Junta Directiva que se está llevando a cabo un proceso de sucesión de un ejecutivo clave. d) La planificación de la sucesión de ejecutivos claves será revisada anualmente. CAPÍTULO III POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONFLICTO DE INTERÉS A. Tipos de Conflicto de Interés Art. 5 Dentro de los diferentes tipos de conflictos de interés que pueden suscitarse en el Banco tenemos los siguientes:  Contratos entre partes relacionadas.  Aprobación de créditos en condiciones más favorables a la oferta crediticia sin la respectiva aprobación.  Existencia de un interés en el resultado del servicio proporcionado al cliente o de una transacción realizada en nombre del cliente, que difiera del interés de éste por ese resultado.
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 Posibilidad de obtener un beneficio de carácter financiero, económico, o de evitar una pérdida a la entidad, en perjuicio de los intereses de los clientes  Posibilidad de tener incentivos financieros, económicos o de cualquier otro tipo, para favorecer los intereses de la entidad o de terceros, frente a los intereses de los clientes.  Posibilidad de recibir de un tercero algún incentivo relativo al servicio prestado, distinto a la comisión habitual por dicho servicio.  Posibilidad de obtener un beneficio de carácter financiero, económico, al favorecer la contratación de algún proveedor, frente a los intereses del Banco  Será considerado como conflicto de interés todo aquello que perjudique a la institución, salvo en los casos que a propuesta de la Gerencia General y con visto bueno de la Junta Directiva, conlleve un beneficio a la Institución. B. Políticas de gestión de los conflictos de interés. Art. 6 Las políticas para la gestión del manejo de conflicto de interés establecidas por el Banco estarán regidas por las siguientes prohibiciones: a) Participar y/o fomentar prácticas prohibidas que incumplan leyes y normativas. b) En el caso de que fueran afectadas personalmente por un conflicto de interés, las personas sujetas se abstendrán de intervenir en los actos preparatorios y de decisión o en su caso, emitir su voto, en las situaciones en que se planteen y advertirán de ello a quienes vayan a tomar la correspondiente decisión. c) Utilizar la información que conozca para obtener un beneficio propio, para un compañero, cliente, proveedor o para cualquier tercero que conlleve un perjuicio a la institución. d) Aceptar incentivos financieros o de otro tipo que lleve a favorecer los intereses de otro cliente o grupo de clientes por encima de los intereses del cliente en cuestión.
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e) Hacer uso de su buen criterio en todas las relaciones personales y comerciales no relacionadas con su puesto en el Banco. f) Contratar, ascender o supervisar directamente a un pariente o amigo, siempre y cuando no cumpla con el perfil del puesto, de lo contrario tendrá que someterse al proceso ya definido g) Las relaciones personales que puedan entrar en conflicto con sus obligaciones o comprometer los intereses del Banco h) Adjudicar contratos a empresas proveedoras solamente porque los propietarios o administradores son parientes o amigos, siempre y cuando no cumpla con lo requerido, de lo contrario tendrá que someterse al proceso ya definido. i) Abusar de los recursos del Banco partiendo de su posición e influencia para promocionar o ayudar a una actividad externa. j) Usar indebidamente los recursos (incluidos el material de oficina, correo electrónico y las aplicaciones informáticas), la propiedad intelectual, el tiempo o las instalaciones del Banco en beneficio propio. k) utilizar su puesto en el Banco para fines contrarios a los intereses del Banco. l) Participar en el proceso de análisis y aprobación de créditos cuando se traten de personas relacionadas (con el empleado o director que tenga interés) hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad m) El personal no debe participar ni influir directa o indirectamente en los requerimientos, negociaciones y procesos de decisión con clientes o proveedores con quienes tenga una relación familiar, por el que pueda obtener beneficios personales. n) El personal que tiene o pretende establecer una relación comercial con el BTS se sujeta a los mismos procedimientos y condiciones que el resto de nuestros proveedores y clientes. o) Está prohibido que una persona que trabaja en el Banco tenga en su línea de reporte directo a un familiar, siempre y cuando este no cumpla con el perfil para el puesto asignado.
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C. Mecanismos de control Art. 7 Las situaciones que involucren un conflicto de interés no siempre pueden ser obvias o fáciles de solucionar. Por tal razón, los colaboradores, la administración y los órganos de control del Banco, deberán informar aquellas situaciones que contengan un conflicto de intereses tan pronto sean percibidas y antes de tomar cualquier decisión, al jefe inmediato y/o a la Comisión de Resolución de Conflictos de Interés. Art. 8 La Comisión es la responsable de gestionar y hacerle seguimiento a las situaciones de conflicto de interés que le sean informadas, además de garantizar la confidencialidad y seguridad de la información y determinar las acciones correctivas, preventivas o disciplinarias aplicables a cada caso. Art. 9 Adicionalmente es obligación del personal y directores informar los conflictos de interés que en forma real o potencial se presenten, a efecto que la comisión de Resolución de Conflictos de Interés defina la gestión del conflicto. D. Manejo de conflicto de interés Art. 10 Los conflictos de interés serán resueltos por la Comisión de Resolución de Conflictos de Interés la cual estará integrada por dos Directores de la Junta Directiva, el Gerente General, el Jefe de la Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo y el Jefe del Departamento Administrativo y Desarrollo Humano. Art. 11 Los directores de la Junta Directiva que conformarán dicha comisión serán asignados por la Junta Directiva, cada año, e informarán a la Gerencia General los nombres de las personas asignadas.
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Art. 12 Si surgiera alguna duda sobre la competencia o sobre la forma de resolver el conflicto, el caso se podrá llevar a Junta Directiva. Art. 13 Para la resolución de los conflictos de interés, se tendrán en cuenta las siguientes reglas: a) Se deberá actuar con imparcialidad, aportando todos los elementos y salvaguardando los intereses de la Institución. b) Bajo ningún concepto, se podrá revelar información sobre el proceso de conflicto de interés, más que a las partes relacionadas. c) De no existir una resolución, esta se elevará a la Junta Directiva, para una solución, tomando todos los elementos técnicos y probatorios. E. Registro de Conflicto de Interés Art. 14 Gerencia General con el apoyo del departamento de Administración y Desarrollo Humano, llevará un registro centralizado, actualizado de los conflictos de interés que se presenten. En el registro quedará constancia de manera clara y numerada correlativamente la información siguiente: a) La identidad de las personas que han estado expuestas al conflicto de interés; b) El departamento o áreas implicadas en el conflicto de interés; c) Fecha en la que se originó el conflicto; d) Motivo de la aparición del conflicto y descripción detallada de la situación; e) Documentos que prueben el conflicto, cuando fuere aplicable; f) Instrumentos o servicios financieros a los que hace referencia el conflicto, cuando fuere aplicable; g) Descripción del proceso de gestión, minimización o, en su caso, subsanación de la situación; h) Fecha de subsanación de conflictos de interés; e i) Estimación de los daños o perjuicios ocasionados a los clientes, cuando esto fuere aplicable.
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Art. 15 Dicho registro deberá estar disponible para revisión por parte de la Superintendencia del Sistema Financiero en cualquier momento que ésta lo requiera. F. Informe anual Art. 16 En cumplimiento a lo establecido en el NRP-17 Normas Técnicas de Gobierno Corporativo, la Alta Gerencia deberá elaborar un informe del cumplimiento de las políticas de Gestión y Control de conflictos de interés y operaciones con partes relacionadas, el cual formará parte del Informe Anual de Gobierno Corporativo. G. Sanciones Art. 17 En caso de incumplirse esta política se aplicarán las sanciones correspondientes, según lineamientos establecidos en el Reglamento Interno de Trabajo. CAPÍTULO IV DE LOS ACCIONISTAS A. Requisitos Art. 18 Son requisitos para adquirir la calidad de accionista en el Banco los siguientes:  No tener intereses que pugnen con los fines y objetivos del Banco  Tener capacidad y voluntad para cooperar con la finalidad y el desarrollo económico y financiero del Banco.  Ser admitido como accionista por acuerdo de la Junta Directiva o por la instancia que ésta determine. B. Derechos Art. 19 Son derechos de los accionistas, los siguientes: a) La participación en las Juntas Generales de Accionistas ejerciendo su derecho a voto.
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b) El derecho a percibir utilidades en función de su participación accionaria, en igualdad de condiciones. c) Ser representados en las Juntas Generales de Accionistas por medio de otro accionista o cualquier otra persona. d) A que se les proporcione la información oportuna de todos los puntos que serán tratados en las Juntas de Accionistas. Para ello, el Banco publicará la información antes señalada en su sitio Web. e) Además, los accionistas tienen el derecho a recibir en forma veraz, oportuna, y no discriminatoria la información relevante respecto del Banco, que este mismo está obligado a divulgar y entregar de conformidad a la ley. f) A renunciar de su calidad de accionista según lo establecido por la Ley g) A que se le devuelva el valor de sus acciones previa aprobación de la Junta General de Accionistas. C. Responsabilidades Art. 20 Las responsabilidades que tienen los accionistas son las siguientes: a) Responderán hasta la concurrencia de sus acciones por todas las operaciones sociales realizadas con anterioridad a su admisión y aquellos que por cualquier motivo dejasen de pertenecer al Banco no tendrán derecho a las reservas de capital, ni a ninguna otra acumulación económica pertenecientes al mismo. b) El Accionista únicamente tendrá derecho a que se le reembolse el valor de sus acciones, deducidas las pérdidas que le corresponda soportar del ejercicio respectivo. En todo caso la devolución de las acciones será conforme lo apruebe la Junta General de Accionistas. c) Es responsabilidad de los accionistas elegir diligentemente a los directores que integraran la Junta Directiva, procurando que estos cumplan con los requisitos de idoneidad y disponibilidad para dirigir la entidad con honestidad y eficiencia.
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d) Conocer los derechos, requisitos e inhabilidades contenidos en el Pacto Social, Estatutos, leyes y normas, a efecto de darle cumplimiento cuando así lo requieran. D. Representación de Accionistas Art. 21 Los Accionistas podrán hacerse representar en las Juntas Generales por medio de otro Accionista o cualquier otra persona, quienes no podrán representar a más de cinco Accionistas. La representación podrá hacerse efectiva por medio de mandato conferido en Escritura Pública de Poder General o Especial, con facultades suficientes para tal efecto; el mandato podrá también conferirse por medio de carta con firma debidamente autenticada ante notario. No podrán representar acciones los administradores, los auditores del Banco, los Oficiales de Cumplimiento, ni el Encargado de Riesgos. E. Renuncia de Accionista Art. 22 Los Accionistas podrán retirarse del Banco por medio de renuncia expresa en forma escrita ante la Junta Directiva del Banco, al fin de cada año social, participándolo por lo menos con noventa días de anticipación de dicho ejercicio y la Junta General aprobará la entrega del valor económico de cada acción, siempre que no se contravenga lo establecido en la ley de Bancos Cooperativos y Sociedades de Ahorro y Crédito. F. Exclusión como Accionista Art. 23 Los accionistas podrán ser excluidos del Banco en los siguientes casos: a) Cuando hayan sido admitidos sin cumplir con los requisitos exigidos. b) Cuando el Banco haya tenido que recurrir a la vía judicial para obligar al accionista al cumplimiento de los compromisos contraídos con él.
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c) Cuando el accionista ocasionare algún perjuicio al Banco en cualquier forma. Corresponderá a la Junta Directiva determinar la existencia de la causal, pero en todo caso la Junta General de Accionistas deberá acordar la exclusión. G. Pago de Dividendos Art. 24 Los dividendos que la Junta General Ordinaria acordare repartir serán pagados a los Accionistas inscritos en el Libro de Registro respectivo, en la fecha próxima que dicha Junta determine, respetando lo establecido en la cláusula trigésima octava del Pacto Social. H. Participación de los Accionistas Art. 25 Cada Accionista tendrá derecho a un solo voto cualquiera que sea el número de acciones de su propiedad. I. Derecho de Información Art. 26 Los accionistas pueden solicitar a la Alta Gerencia información o aclaración sobre los puntos comprendidos en la agenda antes o durante la celebración de la sesión; para ello la Junta Directiva se asegurará que se facilite la información por escrito antes o a más tardar el día de la celebración de la Junta General de Accionistas. Art. 27 La Alta Gerencia del Banco podrá denegar la información solicitada por los accionistas cuando la declare con carácter de reservado, o que de ser conocida pudiere perjudicar el interés de la entidad, depositantes, asegurados y otros interesados. Esta decisión deberá ser comunicada al accionista y ser conocida por la Junta Directiva en la sesión inmediata posterior a la fecha de la denegatoria.
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Art. 28 Un informe de las denegatorias indicando las causales deberá remitirse a la Superintendencia a más tardar en los siete días hábiles siguientes a la celebración de la sesión de Junta Directiva, en la que fue conocido. CAPÍTULO V DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS A. Generalidades Art. 29 Las generalidades que rigen el presente reglamento son: a) La Junta General formada por los accionistas legalmente convocados, representados y reunidos, constituye el Órgano Supremo del Banco. b) La Junta General, debidamente constituida, representa la totalidad de los accionistas y sus acuerdos adoptados de conformidad a los estatutos sociales, el presente reglamento y a las disposiciones legales vigentes, serán de obligatorio cumplimiento para todos los accionistas, incluso para los disidentes y ausentes, sin perjuicio de los derechos y acciones que puedan corresponderles según las leyes en vigencia. B. Clases de Juntas Art. 30 La Junta General puede ser Ordinaria o Extraordinaria. a) La Junta General Xxxxxxxxx, previamente convocada al efecto, se reunirá por lo menos una vez al año; la primera vez, dentro de los sesenta primeros días de cada año que sigan a la clausura del ejercicio social, en el lugar, día y hora que se señale al efecto en la convocatoria; además, se reunirá también previa convocatoria cuando así lo decida la Junta Directiva, cuando lo requiera el Auditor Externo o cuando lo pidan por escrito, con indicación de los temas a tratar, los Accionistas que representen por lo menos el cinco por ciento del capital social b) La Junta General Extraordinaria se reunirá previa convocatoria, en el lugar, día y hora señalados por la Junta Directiva o en caso necesario
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por el Auditor Externo o cuando lo pidan por escrito, con expresión de los temas a tratar, los socios que representen, por lo menos, el cinco por ciento del capital social. c) Una misma Junta podrá tratar asuntos de carácter ordinario y extraordinario, si su convocatoria así lo expresare. C. Atribuciones de la Junta General Ordinaria Art. 31 Corresponde a la Junta General Ordinaria, además de los asuntos incluidos en la agenda, deliberar sobre lo siguiente: 1. Conocer la memoria anual de labores de la Junta Directiva del Banco, el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Flujos de Efectivo y el Informe de Auditor Externo, a fin de aprobar o improbar los cinco primeros y tomar las medidas que juzgue oportunas. 2. Acordar la aplicación de los resultados. 3. Nombrar a los miembros propietarios y suplentes de la Junta Directiva, quienes tomarán posesión de sus cargos el día primero xx xxxxx del año respectivo; conocer de sus renuncias, removerlos y hacerlo del conocimiento de la Superintendencia del Sistema Financiero en su caso. 4. Fijar las dietas de los miembros de la Junta Directiva. 5. Nombrar y remover al Auditor Externo y a su respectivo suplente. Para su nombramiento, se tomará como base la nómina de Auditores inscritos en el Registro que lleva la Superintendencia del Sistema Financiero y asignarles sus emolumentos. 6. Nombrar y remover al Auditor Fiscal y su respectivo suplente. Para su nombramiento se tomará como base la nómina de Auditores autorizados por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría y asignarles sus emolumentos. 7. Conocer el plan de operaciones del ejercicio en marcha 8. Ratificar el nombramiento de los miembros que conforman el Comité de Auditoría
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9. Ejercer las demás atribuciones y facultades que le correspondan de conformidad con la Ley y que no pertenezcan expresamente ni a la Junta Directiva ni a la Junta General Extraordinaria. D. Atribuciones de la Junta General Extraordinaria Art. 32 Corresponde a la Junta General Extraordinario conocer cualquiera de los siguientes asuntos: 1. Modificar el pacto social 2. Aumentar o disminuir el capital social 3. Aprobar la fusión del Banco con otras sociedades o su transformación 4. Aprobar la disolución y liquidación del Banco 5. Incorporar o dejar de pertenecer a una Federación de Cooperativas o a cualquier otra Federación de Cooperativas y organizaciones compatibles con su objeto y naturaleza. 6. La adquisición o enajenación de activos o pasivos que limiten o impidan el normal desarrollo de la actividad principal de la entidad. 7. Conocer los demás asuntos que, de conformidad con la Ley, deban ser resueltos en Junta General Extraordinaria E. Convocatoria a Juntas Generales Art. 33 Las convocatorias a Juntas Generales serán formuladas por la Junta Directiva o en caso necesario por el Auditor Externo. Art. 34 Las convocatorias se realizarán por lo menos con quince días de anticipación, a la fecha de la reunión, no contándose para computar este tiempo ni el día de la última publicación del aviso ni el de la celebración de la Junta.
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Art. 35 Las Juntas en primera y segunda convocatoria se anunciarán en un solo aviso; debiendo las reuniones estar separadas por un lapso mínimo de dos horas. Art. 36 Las convocatorias se realizarán por medio de:  Una publicación en el Diario Oficial por tres veces alternas  Una publicación en un periódico de circulación nacional, por tres veces alternas  Publicación en las instalaciones de Oficina Central y de las Agencias  Publicación en la página Web del Banco y Redes Sociales. F. Contenido de las Convocatorias Art. 37 Las convocatorias deben contener por lo menos: 1. La denominación de la Sociedad. 2. Si la Junta que se convoca es de carácter Ordinaria o Extraordinaria. 3. La indicación del quórum necesario 4. El lugar, día y hora de la Junta 5. La agenda de la sesión 6. El lugar y la forma en que los accionistas pueden acceder a la documentación e información relativa a los puntos considerados en la agenda, todo de conformidad a lo establecido en el Código de Comercio. 7. El nombre, el cargo, número telefónico y correo electrónico de la o las personas encargadas de brindar información sobre los puntos de la agenda a tratar 8. El nombre y el cargo de quien o quienes firman la convocatoria.
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G. Derecho a la Información del Accionista Art. 38 La Junta Directiva pondrá a disposición del Accionista la información sobre los puntos a tratar en la Agenda a más tardar el día de la celebración de la Junta General de Accionistas, ya sea por medio impreso o por medio digital, siempre asegurando la confidencialidad de la misma. H. Quórum Art. 39 Para llevar a cabo la realización de la Junta General de Accionistas se debe cumplir con las siguientes disposiciones: 1) El quórum necesario para que la Junta General Ordinaria se considerare legalmente constituida en primera y segunda convocatoria es: a) En primera convocatoria deberá estar representada, por lo menos, la mitad más uno de los titulares de las acciones que tengan derecho a votar y las resoluciones sólo serán válidas cuando se tomen por la mayoría de los votos presentes. b) En segunda convocatoria se considerará válidamente constituida con cualquiera que sea el número de titulares de acciones presentes o representadas y sus resoluciones se tomarán por mayoría de votos presentes. 2) El quórum necesario para que la Junta General Extraordinaria que por la Ley o por el pacto social tengan por objeto resolver cualquier asunto que no sea de los indicados en el artículo doscientos veinticuatro, romanos dos y tres del Código de Comercio, se regirán por lo siguiente: a) En la primera fecha de la convocatoria será de las tres cuartas partes de todas las acciones de la Sociedad y para tomar resolución se necesitará igual proporción;
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b) En segunda convocatoria, será la mitad más una de las acciones que componen el capital social; el número de votos necesarios para formar resolución en estos casos serán las tres cuartas partes de las acciones presentes y representadas. c) En tercera convocatoria la sesión será válida con cualquiera que sea el número de acciones presentes y representadas. Habrá resolución con la simple mayoría de las acciones presentes y representadas. 3) En caso de que la sesión de Junta General Extraordinaria no haya podido celebrarse por falta de quórum en primera y segunda convocatoria, se hará convocatoria de conformidad a las reglas generales, la cual no podrá ser anunciada simultáneamente con las anteriores y, además, deberá expresar la circunstancia de ser tercera convocatoria y que, en consecuencia, la sesión será válida con cualquiera que sea el número de acciones presentes y representadas. 4) No será necesario la convocatoria a Junta General Ordinaria o Extraordinaria si hallándose reunidos o representados todos los accionistas acordaren instalar la Junta y aprobaren por unanimidad la agenda. I. Listado de Asistencia Accionistas Presentes y Representados Art. 40 Se formularán dos listas de asistencias para accionistas presentes y representados, independientemente si la Junta General es Ordinaria o Extraordinaria, si es en primera, segunda o tercera convocatoria. Art. 41 Las listas de asistencias se realizarán cumpliendo con lo establecido en el art. 239 del Código de Comercio, las cuales contendrán como mínimo campos: nombre, número de acciones representadas por cada uno y, la
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categoría de las mismas, dicho listado podrá ser elaborado de la siguiente manera:  Lista de asistencia de accionistas presentes  Lista de asistencia de accionistas representados
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Art. 42 Antes de la primera votación, la lista se exhibirá para su examen y será firmada por el presidente, el secretario y los demás concurrentes.

J. Acta de Quórum

Art. 43 Se elaborará un acta de quórum la cual debe contener como mínimo lo siguiente:

 Detallar si es en primera, segunda o tercera convocatoria,

 Si es Junta General Ordinaria o Extraordinaria,

 El lugar, la hora y el día de la Junta General

 Detallar los medios y la fecha de la última publicación de la convocatoria

 Detallar la Agenda a Desarrollar

 Detallar el nombre y los cargos de los directores presentes

 Detallar el total de socios presentes y de los representados informando la cantidad de acciones que representan y el porcentaje del total de acciones que conforman el Capital Social.

 Informar el nombre del delegado de la Superintendencia del Sistema Financiero.

Modelo para elaboración de acta de quórum

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K. Comprobación de Quórum Art. 44 El presidente antes de iniciar la Junta General de Accionistas verificará que con los socios presentes y/o representados se cumpla con el quórum requerido por el Código de Comercio para realizar la Junta. L. Apertura de la Sesión Art. 45 El presidente al verificar que se ha cumplido con el quórum requerido deberá declarar instalada la sesión. M. Desarrollo de la Junta General de Accionistas Art. 46 Después de dar apertura la sesión se procede a desarrollar todos los puntos contenidos en la agenda de la Convocatoria publicada; ya sea para Junta General Ordinaria de Accionista, o Extraordinaria. Al desarrollar cada uno de los puntos de la agenda, se someten a votación de los accionistas presentes y representados para su debida aprobación y en aquellos aspectos que se someten para su información. Cada Accionista tendrá derecho a un solo voto cualquiera que sea el número de acciones de su propiedad. N. Libro de Actas Art. 47 Lo resuelto en las sesiones de las Juntas Generales se asentará en un Libro de Actas y obligará a todos los accionistas siempre que la respectiva acta esté firmada por el Presidente y por el Secretario de dichas Juntas o por quienes hagan sus veces. CAPÍTULO VI DE LA JUNTA DIRECTIVA A. Misión Art. 48 La Misión de la Junta Directiva es: Velar por la dirección estratégica del Banco, un buen gobierno corporativo, la vigilancia y el control de la gestión delegada a la Alta Gerencia.
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Art. 49 Los miembros de la Junta Directiva deben velar porque el Banco actúe conforme a las leyes y reglamentos aplicables, debiendo cumplir de buena fe sus obligaciones y tomar decisiones con juicios independientes, observando aquellos principios adicionales de responsabilidad social y medioambiental que hubiesen previamente aceptado; especialmente deberán velar por: a) Proteger los derechos e intereses de los clientes en general; b) Proteger los derechos e intereses de los accionistas y establecer mecanismos para su trato equitativo; c) Desarrollar una política de comunicación e información con los accionistas y clientes en general. d) Desempeñar sus funciones anteponiendo el interés de la entidad con independencia de criterio. B. Conformación Art. 50 De conformidad a lo establecido en la Ley y los estatutos, la administración del Banco estará bajo la dirección de una Junta Directiva. Art. 51 Todas las actuaciones de los miembros de la Junta Directiva se rigen por lo establecido en el Código de Ética institucional. Art. 52 De conformidad a lo establecido en la Ley y estatutos del Banco, la Junta Directiva estará integrada por seis miembros: tres Directores Propietarios y tres Directores Suplentes. Art. 53 Los directores deberán poseer las capacidades profesionales y con competencias especializadas que les permitan tomar decisiones razonadas, con enfoque estructurado y con visión estratégica del Banco. Art. 54 Los miembros de la Junta Directiva, al iniciar su periodo y en la primera sesión debidamente instalada, designarán y distribuirán entre si los cargos que ocupará cada uno de ellos dentro de dicha Junta, entre los cuales habrá necesariamente un Presidente, un Primer Director y un Segundo
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Director, estos últimos sustituirán por su orden al Presidente en caso de inhabilidad u otro impedimento. Los Directores Propietarios determinarán también el orden de nombramiento de los Directores Suplentes quienes serán llamados a llenar las vacantes respectivas. El Segundo Director Propietario o en ausencia de éste, su suplente, actuará como Secretario de la Junta General y de la Junta Directiva. C. Idoneidad Art. 55 Los miembros de la Junta Directiva deben reunir al menos los siguientes requisitos: a) Ser accionista de reconocida honorabilidad. b) Contar con amplios conocimientos y experiencia en diferentes materias (financiera, administrativa, auditoría, riesgos, etc.). c) El presidente y su respectivo suplente deben acreditar como mínimo dos años de experiencia en cargos de dirección o administración superior en instituciones del Sistema Financiero. d) No tener ninguna de las inhabilidades señaladas en el Art. 15 de la Ley. e) Xxxxx xxxxxxx el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de sus responsabilidades y funciones como miembros de Junta Directiva. f) Deben desenvolverse, interna y externamente, con la discreción máxima en relación a los temas o asuntos discutidos en el seno de la Junta Directiva o Comités de Apoyo en los cuales participen. Art. 56 No podrán ser miembros de la Junta Directiva los que posean las siguientes inhabilidades: a) Los que no hubiesen cumplido treinta años de edad. b) Los directores, funcionarios o empleados de cualquier otra institución del Sistema Financiero, de las instituciones reguladas por la Ley o las personas que se dediquen a actividades similares a las de los Bancos Cooperativos, inclusive la colocación de dinero entre particulares,
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salvo los directores de una Federación regulada por la Ley, en la que estuviese afiliada la cooperativa. c) El que siendo Director de una cooperativa haya obtenido a su favor la aprobación de un crédito sin el voto unánime del Órgano Director o que dicho crédito hubiese sido aprobado sin haberse hecho constar su retiro de la sesión correspondiente. d) Los que se encuentren en estado de quiebra, suspensión de pagos o concurso de acreedores y en ningún caso quienes hubiesen sido calificados judicialmente como responsables de una quiebra culposa o dolosa. e) Los deudores del sistema financiero salvadoreño por créditos a los que se les haya constituido una reserva de saneamiento del cincuenta por ciento o más del saldo. Esta inhabilidad será aplicable también a aquellos que posean el veinticinco por ciento o más de las acciones de sociedades que se encuentren en la situación antes mencionada. f) El que haya sido director, funcionario o administrador de una institución del sistema financiero, en la que se demuestre administrativamente su responsabilidad para que dicha institución, a partir de la vigencia de la Ley de Privatización de los Bancos Comerciales y de las Asociaciones de Ahorro y Préstamo, haya incurrido en deficiencias patrimoniales del veinte por ciento o más del mínimo requerido por la Ley, que haya recibido aportes del Estado, del Instituto de Garantía de Depósitos o de un fondo de Estabilización para su saneamiento o que haya sido intervenida por el organismo fiscalizador competente. Cuando se trate de los representantes legales, gerente general, director ejecutivo, y directores con cargos ejecutivos de entidades financieras, se presumirá que han tenido responsabilidad de cualquiera de las circunstancias antes señaladas. No se aplicará la presunción anterior a aquellas personas que hayan cesado en sus cargos dos años antes de que se hubiese presentado
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tal situación; ni a quienes participaron en el saneamiento de instituciones financieras, de conformidad a lo prescrito en la Ley de Saneamiento y Fortalecimiento de Bancos Comerciales y Asociaciones de Ahorro y Préstamo, sin perjuicio de la responsabilidad en que incurrieren con posterioridad a dicho saneamiento. g) Los condenados por haber cometido o participado en la comisión de cualquier delito doloso. h) Las personas a quienes se les haya comprobado judicialmente participación en las actividades relacionadas con el narcotráfico, delitos conexos y los tipificados en la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos. i) Quienes hayan sido sancionados administrativa o judicialmente por su participación en infracción grave, de las leyes y normas de carácter financiero, en especial la captación de fondos del público sin autorización, el otorgamiento o recepción de préstamos relacionados en exceso del límite permitido y los delitos de carácter financiero, j) El Presidente y Vicepresidente de la República, los Ministros y Viceministros de Estado, los Diputados propietarios, los Magistrados de la Corte Suprema de Justicia propietarios y Magistrados xx Xxxxxx propietarios y los Presidentes de las instituciones autónomas. D. Responsabilidades Art. 57 Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que establecen los estatutos, las leyes y las normas aprobadas por la SSF y el BCR, la Junta Directiva como ente colegiado cumplirá al menos con las siguientes: a) Atender la organización interna del Banco y reglamentar su funcionamiento; b) Preparar y presentar a la Junta General Ordinaria la Memoria de Labores del Banco, el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio y cualquier otro informe que sea necesario para dar cuenta a la Junta General de su gestión económica y administrativa realizada en el periodo correspondiente.
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c) Velar porque se cumplan estrictamente los estatutos y los acuerdos de la Junta General, así como aprobar las políticas, reglamentos, acuerdos e instructivos necesarios para el buen funcionamiento del Banco. d) Analizar y aprobar el Plan Estratégico, sus futuras modificaciones y velar por su cumplimiento. e) Analizar y aprobar el presupuesto anual de operaciones. f) Nombrar, establecer la retribución y destitución del Gerente General, Auditor Interno y Gerente de Oficialía de Cumplimiento. g) Analizar y aprobar como mínimo las siguientes políticas: Gestión de riesgos, gestión y control de los conflictos de interés y operaciones vinculadas, retribución y evaluación del desempeño, desarrollo de procedimientos y sistemas de control interno y clara delegación de límites para operaciones extraordinarias. h) Ratificar el nombramiento, retribución y destitución de los demás miembros de la Alta Gerencia. i) Proponer para ratificación de la Junta General de Accionistas las retribuciones y beneficios de sus miembros. j) Analizar y aprobar el manual de organización y funciones. k) Velar por la integridad y actualización de los sistemas contables y de información financiera. l) Analizar y aprobar el Código de Ética y el Reglamento Interno de Trabajo. m) Analizar y aprobar las políticas, manuales, reglamentos, acuerdos e instructivos necesarios para el buen funcionamiento del Banco. n) Nombrar y/o remover a los miembros de los diferentes comités de apoyo. o) Analizar y aprobar el plan anual de trabajo de la Oficialía de Cumplimiento, Auditoría Interna y Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo. p) Analizar, aprobar y remitir a la SSF dentro del primer trimestre, el informe Anual de Gobierno Corporativo.
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q) Analizar, aprobar y remitir a la SSF dentro de los primeros 120 días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, el informe de evaluación técnica de la gestión integral de riesgos. r) Aprobar, instruir y verificar que se difunda el Código de Gobierno Corporativo. s) Presentar a Junta General de Accionistas a cada uno de los miembros de la Junta Directiva propuestos para la elección o ratificación de los mismos. t) Velar porque Auditoría Externa cumpla con los requerimientos establecidos por Ley en cuanto a independencia. u) Velar por el cumplimiento de la rotación de la Auditoría Externa v) Evaluar periódicamente las prácticas de Gobierno Corporativo, respecto a los mejores estándares de la materia, identificando brechas y oportunidades de mejora a fin de actualizarlas. w) Capacitarse por lo menos una vez al año en temas relativos a gobierno corporativo, considerando para ello las mejores prácticas al respecto. x) Velar porque la cultura de gobierno corporativo llegue a todos los niveles del Banco y) Velar porque se establezca una estructura que fomente la transparencia y la confiabilidad en el suministro y acceso a la información. z) Solicitar la información necesaria y preparar adecuadamente las reuniones de la Junta Directiva y de los comités a los que pertenezcan sus miembros. aa) Asistir a las reuniones de la Junta Directiva y Comités de los que forme parte y participar activamente. bb) Realizar cualquier actividad que le encomiende la Junta Directiva y se encuentre razonablemente comprendido en sus responsabilidades como Director. cc) Los miembros de la Junta Directiva deben cumplir con todas las funciones detalladas en este Reglamento.
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dd) Todo miembro de la Junta Directiva a más tardar treinta días después de tomar posesión de su cargo y en el mes de enero de cada año, deberán declarar bajo juramento a la SSF que no son inhábiles para desempeñar el cargo y a informar a más tardar el siguiente día hábil a dicha institución su inhabilidad, si ésta se produce con posterioridad. Art. 58 El presidente de la Junta Directiva tendrá las siguientes responsabilidades: a) Representar al Banco, judicial y extrajudicialmente, estando facultado, previo acuerdo de la Junta Directiva, a ejecutar toda clase de actos, celebrar toda clase de contratos, contraer toda clase de obligaciones, solicitar toda clase de créditos, adquirir toda clase de bienes o derechos a favor del Banco, otorgar toda clase de poderes y revocarlos, enajenar o gravar los bienes del Banco, cuando la Ley lo permita, celebrar toda clase de escrituras públicas o privadas y en general ejecutar todos los actos necesarios para cumplir los acuerdos de la Junta General y de la Junta Directiva. Todas o varias de esas funciones las podrá otorgar en un Poder General, o Especial de carácter Judicial o Administrativo; b) Velar por el cumplimiento de las leyes, del pacto social, los reglamentos, instructivos y normas internas del Banco; c) Convocar a sesiones de Junta Directiva. d) Presidir las sesiones de la Junta General, con voz pero sin voto, y presidir las sesiones de la Junta Directiva. Art. 59 Las responsabilidades del Secretario de Junta Directiva serán desempeñadas por el Segundo Director Propietario. Este será el encargado de: a) Llevar, conforme a la legislación vigente y estatutos del Banco, los libros de actas correspondientes, mediante las cuales dará fe de lo sucedido y tratado durante las respectivas sesiones. b) Llevar el libro de actas de la Junta Directiva.
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c) Elaborar las convocatorias para la celebración de Juntas Generales Ordinarias y Extraordinarias del Banco formulada por la Junta Directiva. d) Remitir a los miembros de la Junta Directiva la documentación necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones. e) Verificar el quórum al comienzo de cada sesión, y cuando así se requiera en su desarrollo. f) Levantar actas de las sesiones y someterlas a la aprobación de la Junta Directiva, así como la lectura de las mismas. g) Avalar con su firma las actas y acuerdos aprobados por la Junta Directiva y expedir las certificaciones de puntos de actas sobre los asuntos aprobados. h) Comunicar a las instancias competentes las decisiones de la Junta Directiva y hacer seguimiento a las acciones que conduzcan su cabal ejecución. i) Actuar como Secretario en las Juntas Generales de Accionistas. j) Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva. E. Funcionamiento de la Junta Directiva Art. 60 La Junta Directiva se reunirá ordinariamente por lo menos una vez a la semana, no excediendo cuatro reuniones remuneradas en el mes, para cumplir adecuadamente con sus funciones y responsabilidades; pudiendo modificarse la periodicidad según sea necesario. El calendario de las sesiones se fijará mensualmente en la última reunión de cada mes; dicho calendario podrá ser modificado por acuerdo de la propia Junta Directiva. Art. 61 La Junta Directiva podrá ser convocada por el Presidente o cuando lo soliciten al menos dos directores propietarios por cualquier medio de comunicación, en la cual se fijara lugar, fecha y hora.
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Art. 62 Se requiere que los miembros de la Junta Directiva asistan puntualmente conforme a las convocatorias efectuadas, debiendo presentarse por lo menos 15 minutos antes de la hora señalada. Art. 63 Las reuniones tendrán lugar en el domicilio del Banco, o en el lugar que se señale en la convocatoria. No obstante, lo anterior, las sesiones de Junta Directiva podrán celebrarse a través de video conferencias, cuando alguno o algunos de los miembros o la mayoría de ellos se encontrasen en lugares distintos, dentro o fuera del territorio de la República. Para efectos de lo anterior, será responsabilidad del Director Secretario grabar por cualquier medio que la tecnología permita, la video conferencia y hacer una transcripción literal de los acuerdos tomados, que asentará en el Libro de Actas correspondiente, debiendo firmar el Acta respectiva y remitir una copia de la misma, por cualquier sistema de transmisión, a todos los miembros de la Junta Directiva, quienes además podrán requerir una copia de la grabación respectiva. Art. 64 La Junta Directiva se tendrá por legalmente reunida con la asistencia de todos sus miembros propietarios pudiendo concurrir los suplentes en su caso, y sus acuerdos serán válidos si se toman con el voto de la mayoría de los directores propietarios presentes. Art. 65 Los Directores según la convocatoria asistirán a las sesiones de la Junta Directiva, en caso de imposibilidad para asistir, procurarán avisar con prudente anticipación, para que la reunión pueda llevarse a cabo con el quórum requerido. Art. 66 La Junta Directiva llevará un Libro de Actas donde asentará los acuerdos tomados en las sesiones efectuadas. Dicho libro y demás documentos sustentatorios estarán confiados al cuidado de la Junta Directiva y bajo la custodia del Gerente General.
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Art. 67 El Acta de cada sesión podrá contener, según sea el caso: a) Número de sesión. b) Nombre de la institución. c) Lugar, fecha y hora de realización. d) Asistencia. e) Establecimiento del quórum. f) Inicio de la sesión. g) Agenda a Desarrollar h) Desarrollo de la Agenda i) Finalización de la sesión. Art. 68 Anualmente la Junta Directiva preparará y presentará a la Junta General de Accionistas la Memoria de Labores del Banco, el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Flujos de Efectivo, el Estado de Cambios en el Patrimonio, y cualquier otro informe que sea necesario para dar cuenta a la Junta General de su gestión económica y administrativa realizada en el periodo correspondiente. F. Política de Rotación o Permanencia de los directores Art. 69 Para el Proceso de selección de miembros de la Junta Directiva, la Administración del Banco publicará cada dos años una convocatoria para los accionistas que estén interesados en participar como candidatos a miembros de la Junta Directiva, para lo cual se tomará en cuenta lo siguiente: a) Se realizará la convocatoria, con un mínimo de 60 días antes de la celebración de la Junta General de Accionistas. A través de:  Una publicación en un periódico de circulación nacional  En las instalaciones de Oficina Central y de las Agencias  En la página Web del Banco y Redes Sociales (si aplica). b) La convocatoria debe contener como mínimo:  Los requisitos que deben cumplir los interesados  Los documentos a presentar
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 Fecha límite, lugar y responsable de recepción de la documentación.  Nombre, cargo, teléfono y/o correo electrónico de la(s) persona(s) xxxxxxxx(s) a brindar información, en caso de consultas o dudas. c) Las personas interesadas en participar deberán presentar la documentación requerida, a más tardar en la fecha límite establecida en la convocatoria. La unidad asignada, deberá agregar en la nota de remisión la hora y fecha de recepción de la documentación. d) La Unidad responsable de recibir la documentación, deberá realizar la consulta a la Central de Riesgos de la Superintendencia del Sistema Financiero y a la Central de Riesgos Interna, a fin de determinar la calificación de Riesgo Crediticio que los candidatos poseen, así como la consulta en las listas de cautela. e) La Unidad responsable deberá preparar un cuadro resumen de los candidatos, el cual deberá contener: i. Nombre del Candidato ii. Hora y fecha de recepción iii. Fecha de ingreso como socio del Banco iv. Calificación (es) de Riesgos crediticios en el Sistema Financiero v. Resultado de la Consulta a las Listas de Cautela. vi. Experiencia en el Sistema Financiero en el área administrativa y de finanzas vii. Profesión u oficio viii. Cualquier otra información que se considere relevante. f) Se respetará la fecha límite de entrega de documentación establecida en la convocatoria, para poder investigar y analizar la documentación presentada por cada candidato y así determinar si el accionista cumple con todos los requisitos establecidos y que no posea inhabilidad para el desempeño de sus funciones, de conformidad al Pacto Social y La Ley de Bancos Cooperativos y Sociedades de Ahorro y Crédito.
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Art. 70 La Junta Directiva Saliente, debe presentar a la Junta General de Accionista los candidatos que entregaron la documentación requerida y que cumplen con todos los requisitos establecidos, para que puedan elegir o ratificar a los miembros de la Junta Directiva de conformidad con lo establecido en los estatutos del Banco. Art. 71 Los miembros de la Junta Directiva serán electos para periodos de dos (2) años de acuerdo a lo establecido en los estatutos del Banco. Art. 72 Los miembros de la Junta Directiva ejercerán su cargo desde el primero xx xxxxx del año de su elección hasta el treinta y uno xx xxxxx del año que termina el periodo para el cual fueron electos; salvo que haya sido elegido para cubrir una vacante, en cuyo caso su cargo durará únicamente el tiempo que le faltaba por cubrir al anterior director. En caso de que por cualquier circunstancia transcurriere el plazo para el que fueron electos sin que se hubiere podido reunir la Junta General Ordinaria para hacer la nueva elección de los miembros de la Junta Directiva, los que estén fungiendo como tales continuarán en el desempeño de sus funciones hasta por un plazo de seis meses, después de vencido el periodo para el que fueron electos, plazo durante el cual la Junta General Ordinaria del Banco tendrá la obligación de hacer la nueva elección. Art. 73 Los miembros de la Junta Directiva podrán ser reelectos. Art. 74 Los miembros de la Junta Directiva cesarán en sus funciones como miembro de la misma por las siguientes causas: a) Al incurrir en alguna de las inhabilidades establecidas en el Art. 56 de este Código. b) Cuando concurran en su respectivo cónyuge, siempre que se encuentre bajo el régimen de comunidad diferida o participación en
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las ganancias, las inhabilidades contenidas en el Artículo 56, de este Código, específicamente en los literales d), e), f) y h). Art. 75 El mecanismo de suplencia de los directores será el siguiente: a) Cuando el cargo de presidente quedare vacante ya sea en forma temporal por cualquier causa, lo sustituirá por su orden el director propietario inmediato siguiente, con las mismas facultades. b) Cuando la vacante fuere definitiva por causa de muerte, renuncia, ausencia prolongada, impedimento o inhabilidad declarada, lo sustituirá por su orden el director propietario inmediato siguiente, con las mismas facultades. c) En caso de que faltare un director propietario o tuviere justo impedimento para deliberar y resolver determinado negocio, corresponderá al respectivo suplente reemplazarlo de acuerdo al orden de su nombramiento, debiendo el secretario documentar la inasistencia o el impedimento de aquel y hacerlo constar en la respectiva acta. d) Cuando la vacante del Presidente o de un Director sea definitiva, las suplencias serán provisionales hasta terminar el periodo correspondiente, debiendo la Junta General Ordinaria, en su próxima sesión, elegir definitivamente a los sustitutos. G. Remuneración de los directores Art. 76 Los directores tendrán derecho a percibir la remuneración fijada por la Junta General de Accionistas. La Junta General de Accionistas deberá tener en consideración la estructura, obligaciones y responsabilidades de la Junta Directiva del Banco para efectos de fijar la remuneración de sus integrantes, así como, las cualidades personales y profesionales de sus miembros, el tiempo a dedicar a su actividad y su experiencia profesional.
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H. Derecho de Información de los directores Art. 77 Los Directores para el óptimo ejercicio de sus funciones, dispondrá de información completa y veraz sobre la situación de la entidad y su entorno. Adicionalmente, los miembros de la Junta Directiva deben obtener y disponer de información acerca de los puntos a tratar en cada sesión, por lo menos con un día de anticipación. Art. 78 Los Directores guardarán total reserva de las deliberaciones de la Junta Directiva y de los comités a los cuales pertenezcan y, en general, se abstendrán de revelar la información, datos, o antecedentes a los que haya tenido acceso en el ejercicio de su cargo, así como de utilizarlos en beneficio propio o de terceros, sin perjuicio de las obligaciones de transparencia e información que imponga la legislación vigente. I. Informe Anual de Gobierno Corporativo Art. 79 La Junta Directiva aprobará anualmente un Informe de Gobierno Corporativo del Banco, que puede ser parte de la Memoria Anual de Labores que se presentará a la Junta General de Accionistas, el cual debe incluir al menos lo señalado en el Anexo 1 de la norma NRP-17 “Normas Técnicas de Gobierno Corporativo”. CAPÍTULO VII DE LA ALTA GERENCIA A. Generalidades Art. 80 La Alta Gerencia es responsable de la implementación de las políticas y controles internos aprobados por la Junta Directiva y de velar por su ejecución e informarlo a la misma al menos de forma anual. B. Conformación Art. 81 La Alta Gerencia está conformada por las siguientes unidades orgánicas: a) Gerente General b) Auditor Interno
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c) Gerente de Oficialía de Cumplimiento d) Jefe la Unidad de Riesgo y Cumplimiento Normativo e) Jefe del Departamento de Negocio y Mercadeo f) Jefe del Departamento Legal g) Jefe del Departamento de Operaciones h) Jefe del Departamento Seguridad de la Información i) Jefe del Departamento de Informática y Continuidad del Negocio j) Jefe del Departamento Administrativo y Desarrollo Humano. C. Responsabilidades Art. 82 Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que establecen los estatutos, las leyes, las normas aprobadas por la SSF y el BCR, y Manual de Organización y Funciones los miembros de la Alta Gerencia cumplirá al menos con la siguiente: a) Gerente General El Gerente General, al igual que la Junta Directiva, es el responsable de que la información financiera de la entidad sea razonable y transparente, para lo cual debe establecer los sistemas de control interno necesarios para obtener información financiera confiable y procurar un adecuado ambiente de control interno. Será responsabilidad del Gerente General actuar, en todo momento, bajo los principios de buena fe, con la diligencia, cuidado y reserva debida, velando siempre por los mejores intereses de los depositantes y accionistas. La función principal es supervisar que todas las unidades de trabajo cumplan con las funciones establecidas, aprovechando al máximo los recursos asignados para el logro de objetivos y metas establecidas por el Banco
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b) Auditor Interno Vigilar permanentemente el cumplimiento al control interno del Banco, utilizando técnicas de auditoría de aceptación general, para minimizar riesgos y errores importantes en la información financiera. c) Gerente de Oficialía de Cumplimiento Vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos establecidos para prevenir delitos en materia xx Xxxxxx de Dinero y Activos y Financiamiento al Terrorismo. d) Jefe de la Unidad de Riesgo y Cumplimiento Normativo Establecer un sistema de gestión integral de riesgos, que deberá entenderse como un proceso estratégico realizado por todo el Banco, mediante el cual se identifiquen, midan, controlen, mitiguen, monitoreen y comuniquen los distintos tipos de riesgos a los que se encuentre expuesto y las interrelaciones que surgen entre estos, para el logro de los objetivos del Banco. e) Jefe del Departamento de Negocio y Mercadeo Velar por la gestión de desarrollo del Banco, a través de la captación de recursos, la colocación de préstamos, de la fidelización de clientes actuales y la selección de clientes potenciales, para lograr la venta efectiva de los productos del Banco. f) Jefe del Departamento Legal Apoyar a la administración en el cumplimiento de las leyes vigentes aplicables para prevenir que se infrinjan las mismas, así como, diseñar y ofrecer alternativas de solución a los clientes, que por cualquier razón han incumplido con el pago puntual de sus créditos por medio de la recuperación administrativa, y llevar control de la recuperación por la vía judicial, para mantener una cartera sana.
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g) Jefe del Departamento de Operaciones Organizar, dirigir y controlar las actividades Financieras para mantener un eficiente control interno del Banco h) Jefe del Departamento de Seguridad de la Información Desarrollar y velar las medidas preventivas y reactivas que permiten resguardar y proteger la información, buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de datos. i) Jefe del Departamento de Informática Administrar eficientemente los recursos tecnológicos de información y comunicación, para contribuir al logro de los objetivos de la organización, velando por su adecuado uso, planificación y desarrollo a través de un proceso de mejoramiento continuo. j) Jefe del Departamento Administrativo y Desarrollo Humano. Planear, organizar, desarrollar, coordinar y gestionar el talento humano y el recurso no financiero, para contribuir al logro de los objetivos propuestos por el Banco. CAPÍTULO VIII DE LOS COMITÉS DE APOYO A. Comité de Auditoría Art. 83 El Comité de Auditoría es el órgano de apoyo a la gestión que realiza la Junta Directiva respecto de la supervisión y evaluación del sistema de control interno del Banco y del mejoramiento continuo de este sistema. Art. 84 Las actividades del Comité de Auditoría están reguladas por las Normas Técnicas de Gobierno Corporativo NRP-17 y las Normas Técnicas de Auditoría Interna para los Integrantes del Sistema Financiero NRP-15.
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Art. 85 Estructura. El Comité de Auditoría estará integrado al menos por: 1) Dos miembros de la Junta Directiva, dentro de los cuales deberá existir uno con experiencia en auditoría, quien será el coordinador del comité. 2) Dos funcionarios de la Alta Gerencia. 3) El Auditor Interno, quien será el secretario del Comité. Cada miembro tiene derecho a voz y voto y serán responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por este reglamento y las definidas por la Junta Directiva. El Comité de Auditoría podrá contar con la participación de los responsables de las áreas de negocio de la entidad y con asesores externos a la organización cuando lo considere necesario. Los invitados tendrán derecho a voz, pero no a voto. Art. 86 Periodo de duración. Los miembros del Comité de Auditoría serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones un año, contado desde la fecha de su designación, período que podrá ser prorrogado a su vencimiento de manera automática y sucesiva. Art. 87 Funcionamiento general El Comité de Auditoría sesionará como mínimo una vez cada dos meses. Sin embargo, en caso de ser necesario y por alguna causa justificada, podrá reunirse en cualquier momento, siguiendo el procedimiento correspondiente. Cuando algún miembro del Comité tuviese interés personal en cualquier asunto que debe discutirse en el Comité, deberá excusarse de conocerlo con expresión motivada de causa y por escrito, ante el Comité. Asimismo, los miembros del Comité que tengan conocimiento de algún potencial conflicto de interés de cualquiera de los otros miembros deberán manifestarlo a fin que se delibere si procede o no el retiro del miembro de la sesión. Dicha deliberación quedará asentada en el acta de la mencionada Sesión.
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Art. 88 Reuniones. 1) La convocatoria para las reuniones debe indicar lugar, fecha y hora en que se realizará, remitiendo la agenda. 2) El quórum se formará con la asistencia mínima de tres de sus miembros, pero siempre deberá contar con la presencia de un Director, un funcionario de la alta gerencia y el auditor interno. 3) En caso de que no se conforme el quórum, el coordinador decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) También se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando así se requiera y mediante convocatoria que podrá ser efectuada por cualquier de sus miembros. Art. 89 Agenda del Comité. 1) Los temas a tratar en el Comité deberán quedar asentados en una agenda cuya programación y elaboración la llevará a cabo el Auditor Interno. 2) Deberá ser del conocimiento de los miembros del Comité previo a cada reunión, como mínimo dos días hábiles antes de la fecha fijada para la reunión en sesiones ordinarias y un día hábil en sesiones extraordinarias. 3) La agenda definitiva deberá ser remitida a los miembros del Comité como mínimo, el día hábil anterior a la reunión. Art. 90 Actas de Comité 1) La elaboración y difusión de las actas será llevada a cabo por el secretario del Comité. 2) El acta deberá resumir las conclusiones y acuerdos que se hayan adoptado con respecto a los temas de agenda de cada reunión. 3) Las actas indicaran la fecha de sesión, los participantes, los asuntos o problemas tratados y los acuerdos tomados. 4) Se deberá indicar a quienes corresponde la ejecución de los acuerdos y los plazos para ello. 5) El acta deberá ser firmada de conformidad, por todos los miembros que asistieron a la sesión una vez que haya quedado en firme. 6) Las actas estarán bajo la responsabilidad del Auditor Interno.
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Art. 91 Control de Acuerdos El responsable de la Unidad de Auditoría Interna llevará un control de los acuerdos adoptados por el Comité con las siguientes especificaciones: fecha y número de sesión, acuerdo adoptado, responsable de su cumplimiento, gestión, fecha de la gestión y estado. En cada sesión se dará a conocer los avances que presenten los acuerdos pendientes. Art. 92 Responsabilidades Sin perjuicio de lo establecido y regulado en las leyes y normas emitidas por la Superintendencia del Sistema Financiero y/o el Banco Central de Reserva de El Xxxxxxxx, el Comité de Auditoría debe cumplir al menos con las siguientes responsabilidades: a) Velar por el cumplimiento de los acuerdos de la Junta General de Accionistas, o su equivalente según la entidad de que se trate, de la Junta Directiva o su equivalente y de las disposiciones de la Superintendencia, del Banco Central y de otras instituciones públicas cuando corresponda; b) Dar seguimiento a las observaciones que se formulen en los informes del Auditor Interno, del Auditor Externo, de la Superintendencia y de otras instituciones públicas, para corregirlas o para contribuir a su desvanecimiento, lo cual deberá ser informado oportunamente a la Superintendencia; c) Informar con regularidad a la Junta Directiva del seguimiento a las observaciones de los informes listados en el literal b) del presente artículo; d) Colaborar en el diseño y aplicación del control interno proponiendo las medidas correctivas pertinentes; e) Supervisar el cumplimiento del contrato de auditoría externa, monitorear el proceso de respuesta a las observaciones incluidas por el Auditor Externo en su Carta de Gerencia; f) Opinar ante la Junta Directiva, sobre: i. Cualquier diferencia de criterio entre la gerencia y los Auditores Externos, respecto a políticas y prácticas contables;
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ii. El informe final de los Auditores Externos, especialmente en lo referente a las salvedades o cualquier calificación de la opinión; y iii. El análisis realizado desde el punto de vista técnico para contratar al mismo auditor para el período siguiente o de sustituirlo en su caso. g) Evaluar la labor de Auditoría Interna, así como el cumplimiento de su plan anual de trabajo y demás obligaciones contenidas en las “Normas Técnicas de Auditoría Interna para los Integrantes del Sistema Financiero” (NRP-15), aprobadas por el Banco Central por medio de su Comité de Normas; h) Proponer a la Junta Directiva y ésta a su vez a la Junta General de Accionistas el nombramiento de los Auditores Externos y del Auditor Fiscal. En la contratación de los Auditores Externos deberá considerarse su independencia respecto de otros servicios profesionales proporcionados, tal como lo establece el artículo relativo a la incompatibilidad con otros servicios profesionales establecido en las “Normas Técnicas para la Prestación de Servicios de Auditoría Externa” (NRP-18), aprobadas por el Banco Central por medio de su Comité de Normas. En los casos de las instituciones públicas, verificar que los términos de referencia para la contratación de los Auditores Externos y Auditor Fiscal, consideren condiciones de independencia respecto de otros servicios profesionales proporcionados, tales como consultorías, en los cuales su juicio podría verse afectado; i) Conocer y evaluar los procesos relacionados con información financiera y los sistemas de control interno de la entidad; y j) Cerciorarse que los estados financieros intermedios y de cierre de ejercicio sean elaborados cumpliendo los lineamientos normativos. Art. 93 Informe Anual El Comité deberá elaborar un informe anual que será incluido en el Informe de Gobierno Corporativo y debe contener como mínimo lo siguiente: 1) Miembros del Comité de Auditoría y cambios ocurridos durante el periodo. 2) Número de sesiones celebradas durante el periodo. 3) Detalle de las principales funciones desarrolladas.
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El Comité deberá elaborar y remitir a la Junta Directiva dentro de los treinta días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, un “Resumen de todos los acuerdos tomados durante el año anterior”. B. Comité de Riesgos Art. 94 El Comité de Riesgos es una instancia asesora y de coordinación sobre temas de riesgo que afecten al Banco los cuales comunica a la Junta Directiva. Art. 95 Las actividades del Comité de Riesgos están reguladas por la siguiente Las actividades del Comité de Riesgos están reguladas por la siguiente normativa: NPB4-49 “Normas para la Gestión de Riesgo Crediticio y de Concentración de Créditos”, NPB4-50 “Normas para la Gestión de Riesgo Operacional de las Entidades Financieras” y otra normativa que emita el BCR para la gestión de cualquier tipo de riesgo NRP-20 Normas Técnicas para la Gestión Integral de Riesgos de las Entidades Financieras. NRP-17 “Normas técnicas de gobierno Corporativo”. Art. 96 Estructura. En atención al Art. 25 de las “Normas Técnicas de Gobierno Corporativo” (NRP-17), El Comité de Riesgos estará constituido por un número impar de miembros, el cual estará integrado al menos de la siguiente manera: Por dos directores de la Junta Directiva o al menos un director, al menos un funcionario de la Alta Gerencia y el Jefe del Departamento de Riesgos; El Comité estará presidido por un Director de Junta Directiva con conocimiento en finanzas y en gestión de riesgos. La Junta Directiva al nombrar a los miembros del Comité de Riesgos, deberá valorar que estos cuenten con la disponibilidad de tiempo a efectos que puedan participar en las sesiones y cumplir con las responsabilidades establecidas para el referido Comité.
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Cada miembro tiene derecho a voz y voto y serán responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por este reglamento y las definidas por la Junta Directiva. El comité podrá contar con la participación de los responsables de las áreas del Banco y con asesores externos a la organización cuando lo considere necesario, estos tendrán derecho a voz, pero no a voto. Art. 97 Periodo de duración Los miembros del Comité de Riesgos serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones un año contado desde la fecha de su designación. Art. 98 Reuniones 1) Se establece como mínimo una reunión al mes; la convocatoria debe indicar lugar, fecha y hora en que se realizará, remitiendo el orden del día y la documentación correspondiente. 2) El quórum se formará con la asistencia mínima de tres de sus miembros, pero siempre deberá contar con la presencia de un director, un funcionario de la Alta Gerencia y el Encargado de Riesgos. 3) En caso de que no se conforme el quórum, se decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) También se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando así se requiera y mediante convocatoria que podrá ser efectuada por cualquier de sus miembros. Art. 99 Agenda del Comité 1) Los temas para tratar en el Comité deberán quedar asentados en una agenda cuya programación y elaboración la llevará a cabo el responsable del Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo. 2) Deberá ser del conocimiento de los miembros del Comité previo a cada reunión, como mínimo dos días hábiles antes de la fecha fijada para la reunión en sesiones ordinarias y un día hábil en sesiones extraordinarias.
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3) La agenda definitiva deberá ser remitida a los miembros del Comité el día hábil anterior a la reunión. Art. 100 Actas de Comité 1) La elaboración y difusión de las actas será llevada a cabo por el secretario del Comité. 2) El acta deberá resumir las conclusiones y acuerdos que se hayan adoptado con respecto a los temas de agenda de cada reunión. 3) Las actas indicaran la fecha de sesión, los participantes, los asuntos o problemas tratados y los acuerdos tomados. 4) Se deberá indicar a quienes corresponde la ejecución de los acuerdos y los plazos para ello 5) El acta deberá ser firmada de conformidad, por todos los miembros que asistieron a la sesión una vez que haya quedado en firme. 6) Las actas estarán bajo la responsabilidad del Jefe de la Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo. Art. 101 Control de Acuerdos El responsable de la Unidad de Riesgos llevará un control de los acuerdos adoptados por el Comité con las siguientes especificaciones: fecha y número de sesión, acuerdo adoptado, responsable de su cumplimiento, gestión, fecha de la gestión y estado. En cada sesión se dará a conocer los avances que presenten los acuerdos pendientes. Art. 102 Las funciones del Comité de Riesgos, comprenderán como mínimo, las actividades siguientes: a) Aprobar Las metodologías para gestionar los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, así como sus eventuales modificaciones, asegurándose que la misma considere los riesgos relevantes de las actividades que realiza; y b) Aprobar Las acciones correctivas propuestas por la Unidad de Riesgos y las áreas involucradas, así como los mecanismos para la implementación de
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las mismas, en el caso que exista desviación con respecto a los niveles o límites de exposición asumidos. c) Requerir y dar seguimiento a los planes correctivos para normalizar incumplimientos a los límites de exposición o deficiencias reportadas; d) Evaluar, avalar y proponer para aprobación de la Junta Directiva, al menos, lo siguiente: i. Las estrategias, políticas y manuales para la gestión integral de riesgos, así como las eventuales modificaciones que se realicen a los mismos; ii. Los límites de tolerancia a la exposición a los distintos tipos de riesgos identificados por la entidad, acordes al apetito de riesgo de ésta; y iii. Los casos o circunstancias especiales en los cuales se puedan exceder los límites de exposición, así como los controles especiales sobre dichas circunstancias. e) Informar a la Junta Directiva sobre los riesgos asumidos por la entidad, su evolución, sus efectos, en especial en los niveles patrimoniales y las necesidades adicionales de mitigación, así como sus acciones correctivas; f) Informar a la Junta Directiva sobre las exposiciones, desviaciones y excepciones de los riesgos que son gestionados en la entidad; y g) Informar a la Junta Directiva sobre el resultado de los informes elaborados por el Departamento de Riesgos. h) Evaluar los riesgos asociados con nuevos productos financieros y emitir su opinión sobre la viabilidad de esos productos. i) Dar seguimiento a los informes de los supervisores, de los Auditores Externos, de la Auditoría Interna y de otras instancias de control, para atender las observaciones y recomendaciones que formulen sobre la gestión de riesgos. j) Trabajar coordinadamente con todos los comités de la institución para fortalecer el funcionamiento de un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, complejidad y riesgos inherentes a las actividades de la organización.
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k) Proponer a la Junta Directiva la estructura del SGSI; l) Revisar, evaluar y proponer para aprobación de la Junta Directiva el programa y recursos de seguridad de la información, dichos recursos deberán estar separados de los presupuestos destinados a cualquier otra área de la entidad; y m) Efectuar el seguimiento de la gestión de la seguridad de la información. n) Evaluar, revisar y proponer para aprobación de la Junta Directiva las estrategias, políticas y manuales de continuidad del negocio de la entidad; o) Aprobar los planes de continuidad del negocio; p) Supervisar que la gestión de la continuidad del negocio sea efectiva y que se realice el análisis de impacto al negocio, identificando y priorizando los procesos críticos de la entidad; q) Aprobar el programa de pruebas de continuidad de negocio a propuesta de la unidad, área o persona responsable de la gestión de la continuidad del negocio, recomendando acciones o mecanismos adicionales para la planificación y ejecución de las mismas; asimismo efectuar un seguimiento a la ejecución este y a los planes de acción o mejora que resulten; r) Apoyar la labor de quien posea la función de continuidad de negocio en la implementación de la gestión de continuidad del negocio; y s) Efectuar el seguimiento de la gestión de continuidad del negocio. Art. 103 Conflictos de interés Los miembros que tengan conflicto de interés en algún tema darán su punto de vista, debiendo retirarse de la reunión para la deliberación y votación de dicho tema, sin que ello afecte el quórum requerido para la celebración de la sesión. Art. 104 Informes Anuales El Comité deberá elaborar y remitir a la Superintendencia del Sistema Financiero dentro de los primeros ciento veinte días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, el “Informe de Evaluación Técnica de la Gestión Integral de Riesgos”, previa aprobación de la Junta Directiva, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:
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a. La estructura organizativa para la gestión integral de riesgos; b. Detalle de los principales riesgos asumidos por las actividades de la entidad; c. Listado de las políticas, manuales y procedimientos para la gestión integral de riesgos, incluyendo la fecha de la última modificación; d. Descripción de las metodologías, sistemas y herramientas utilizadas para cada uno de los riesgos; e. Los resultados de las evaluaciones efectuadas a la gestión integral de riesgos, de conformidad a lo establecido en las “Normas Técnicas de Auditoría Interna para los Integrantes del Sistema Financiero” (NRP-15), aprobadas por el Banco Central por medio de su Comité de Normas; f. La ejecución del plan de capacitación relacionado a la gestión integral de riesgos establecidos en el artículo 14 de las presentes Normas; g. Proyectos asociados a la gestión de riesgos a desarrollar en el ejercicio siguiente al reportado; y h. Conclusiones generales sobre la gestión de riesgos de la entidad. No obstante, lo anterior, la Junta Directiva deberá informar inmediatamente a la Superintendencia al tener conocimiento de aspectos relevantes relacionados con la exposición de riesgos, que puedan impactar negativamente ya sea en forma cualitativa o cuantitativa a la entidad. El Comité deberá elaborar un informe anual que será dirigido a la Junta Directiva del Banco dentro del primer trimestre de cada año, según NRP-17 “Normas técnicas de gobierno Corporativo”, el cual será incluido en el Informe de Gobierno Corporativo y debe contener como mínimo lo siguiente: I. INFORMACIÓN GENERAL 1. Conglomerado Financiero local al que pertenece, cuando aplique. 2. Entidades miembros del Conglomerado Financiero local, cuando aplique y principal negocio. 3. Grupo Financiero Internacional al que pertenece, cuando aplique. 4. Grupo Empresarial al que pertenece, cuando aplique. 5. Estructura de la propiedad accionaria de la entidad.
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II. ACCIONISTAS 1. Número de Juntas Ordinarias celebradas durante el período y quórum. 2. Número de Juntas Extraordinarias celebradas durante el período y quórum. III. JUNTA DIRECTIVA 1. Miembros de la Junta Directiva y cambios en el período informado. 2. Cantidad de sesiones celebradas durante el período informado, detallando las fechas de estas. 3. Descripción de la Política de nombramiento de los miembros de la Junta Directiva. 4. Operaciones realizadas por los miembros de la Junta Directiva con otras partes vinculadas de acuerdo con el marco legal aplicable a la entidad. 5. Descripción de la política sobre la rotación o permanencia de miembros, en el caso que aplique. 6. Informe de las capacitaciones recibida en temas de gobierno corporativo o en materias afines. 7. Indicar que cuenta con Política de remuneración de la Junta Directiva. IV. ALTA GERENCIA 1. Miembros de la Alta Gerencia y los cambios durante el período informado. 2. Política de selección de la Alta Gerencia. 3. Informe de cumplimiento de las políticas y controles internos aprobados por la Junta Directiva V. COMITÉ DE AUDITORÍA 1. Miembros del Comité de Auditoría y los cambios durante el período informado. 2. Número de sesiones en el período y las fechas en que las mismas se realizaron. 3. Detalle de las principales funciones desarrolladas en el período. 4. Temas corporativos conocidos en el período.
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VI. COMITÉ DE RIESGOS 1. Miembros del Comité de Riesgos y los cambios durante el período informado. 2. Número de sesiones en el período. 3. Detalle de las principales funciones desarrolladas en el período. 4. Temas corporativos conocidos en el período. VII. GOBIERNO CORPORATIVO Y ESTÁNDARES ÉTICOS. 1. Descripción de los cambios al Código de Gobierno Corporativo durante el período. 2. Descripción de los cambios al Código de Ética o de Conducta durante el período. 3. Informe del cumplimiento de las políticas de Gestión y Control de conflictos de interés y operaciones con partes relacionadas. VIII. TRANSPARENCIA Y REVELACIÓN DE INFORMACIÓN 1. Atención de los clientes: se deberá indicar los mecanismos con los que la entidad cuenta para atención de los clientes, así como de la atención de quejas y reclamos. 2. Detalle de los principales hechos relevantes de la entidad, de conformidad a la normativa aplicable, durante el período del informe anual. IX. OTROS 1. Cualquier otra información o aclaración relacionada con sus prácticas de gobierno corporativo que considere relevante para la comprensión de su gobierno corporativo. El Comité deberá elaborar y remitir a la Superintendencia del Sistema Financiero dentro de los primeros ciento veinte días calendarios siguientes al cierre de cada ejercicio anual, un informe relativo a las acciones realizadas para el control y la evaluación del riesgo operacional que enfrenta el Banco, por procesos y/o unidades de negocio (NPB4-50). El informe deberá contener como mínimo lo siguiente:
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a. La definición de la estrategia utilizada para la gestión del riesgo operacional b. El detalle de la metodología empleada para la gestión del riesgo operacional c. Identificación y evaluación de los riesgos operacionales de eventos críticos ocurridos durante el año, por proceso y/o unidad de negocio y de apoyo; y el detalle de las medidas adoptadas para administrarlos d. Detalle de los ejecutivos responsables de las actividades de control de riesgo de los eventos críticos ocurridos durante el año; y e. Plan de Actividades a desarrollar por la unidad de riesgos, relacionado con la gestión del riesgo operacional El comité deberá elaborar y remitir a la Junta Directiva dentro de los treinta días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, un “Resumen de todos los acuerdos tomados durante el año anterior”. C. Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero, Activos y Financiamiento al Terrorismo Art. 105 El presente Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero, Activos y Financiamiento al Terrorismo es una instancia asesora y de coordinación de temas sobre la prevención xx xxxxxx de dinero y activos y de financiamiento al terrorismo y su gestión será comunicada a la Junta Directiva. Art. 106 Para efectos de darle cumplimiento al Instructivo de la Unidad de Investigación Financiera para la Prevención xx Xxxxxx de Dinero y de Activos, de la Fiscalía General de la República de El Xxxxxxxx en su Art. 35 “La Institución debe establecer un Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero y Financiamiento al Terrorismo, el cual deberá ser creado y aprobado por Junta Directiva”. Es por ello que se conforma el Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero, de Activos y Financiamiento al Terrorismo.
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Art. 107 Estructura El Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero y Activo estará integrado al menos por: 1) Dos Directores de Junta Directiva. 2) El Gerente General 3) El Jefe de la Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo 4) Y El Oficial de Cumplimiento quien hará las veces de secretario. El comité podrá contar con la participación de los responsables de las áreas del Banco y con asesores externos a la organización cuando lo considere necesario. Los invitados tendrán derecho a voz, pero no a voto. Art. 108 Periodo de duración Los miembros del Comité serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones dos años, contados desde la fecha de su designación, período que podrá ser prorrogado a su vencimiento de manera automática y sucesiva, Además, se notificará a la UIF los miembros de comité elegidos por Junta Directiva. Art. 109 Reuniones 1) Se establece como mínimo una reunión al mes; la convocatoria debe indicar lugar, fecha y hora en que se realizará, remitiendo el orden del día y la documentación correspondiente. 2) El quórum se formará con la asistencia mínima de tres de sus miembros pero siempre deberá contar con la presencia de un Director, un funcionario de la alta gerencia y el Oficial de Cumplimiento. 3) En caso de que no se conforme el quórum, se decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) También se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando así se requiera y mediante convocatoria que podrá ser efectuada por cualquiera de sus miembros.
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5) Los acuerdos serán aprobados por mayoría simple, siendo indispensable la presencia de un director, en caso de empate el presidente del Comité tendrá voto de calidad. Art. 110 Agenda del Comité 1) Los temas a tratar en el Comité deberán quedar asentados en una agenda cuya programación y elaboración la llevará a cabo el Oficial de Cumplimiento 2) Deberá ser del conocimiento de los miembros del Comité previo a cada reunión, como mínimo dos días hábiles antes de la fecha fijada para la reunión en sesiones ordinarias y un día hábil en sesiones extraordinarias. 3) La agenda definitiva deberá ser remitida a los miembros del Comité el día hábil anterior a la reunión. Art. 111 Actas de Comité 1) La elaboración y difusión de las actas será llevada a cabo por el secretario del Comité. 2) El acta deberá resumir las conclusiones y acuerdos que se hayan adoptado con respecto a los temas de agenda de cada reunión. 3) La lectura del acta entre los miembros del Comité deberá llevarse a cabo dentro de los tres días posteriores a la celebración de la sesión, con el propósito de que se emitan las observaciones que sobre ella se tengan. 4) El acta deberá ser firmada de conformidad, por todos los miembros que asistieron a la sesión una vez que los acuerdos hayan quedado en firme. 5) Las actas estarán bajo la responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. Art. 112 Control de Acuerdos El Oficial de Cumplimiento llevará un control de los acuerdos adoptados por el Comité con las siguientes especificaciones: fecha y número de sesión, acuerdo adoptado, responsable de su cumplimiento, gestión, fecha de la gestión y estado. En cada sesión se dará a conocer los avances que presenten los acuerdos pendientes.
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Art. 113 Funciones Son funciones del Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero y de Activos: 1) Propiciar un adecuado ambiente de control y gestión que minimice el Riesgo de LD/FT dentro del Banco. 2) Informar de manera permanente a la Junta Directiva los niveles de exposición al riesgo xx xxxxxx de dinero, asesorarla en la definición de los límites de exposición al riesgo de LD/FT y velar por su cumplimiento. 3) Definir conjuntamente con el oficial de cumplimiento las actuaciones a seguir en caso de sobrepasar o exceder los límites de exposición frente al Riesgo de LD/FT, así como los planes de acción a adoptar. 4) Dirimir los conflictos entre las unidades de negocio referente a la abstención de ejecutar ciertas operaciones de las cuales se sospeche estén vinculadas con actividades delictivas 5) Dirimir los conflictos entre las unidades de negocio referente a la ejecución de los controles definidos para mitigar el riesgo de LD/FT 6) Conocer, evaluar y realizar seguimiento a los informes de las actividades mensuales, emitidos por el oficial de cumplimiento. - 7) Analizar y revisar los informes emitidos por los entes de control (auditoría interna, externa y entes reguladores) referentes al Riesgo de LD/FT y realizar un efectivo seguimiento de los mismos. 8) Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación, la metodología para identificar, medir, monitorear, limitar, controlar, informar y revelar el Riesgo de LD/FT al que se encuentre expuesto el Banco; los modelos, parámetros y escenarios que habrán de utilizarse para llevar a cabo la medición y el control, y la realización de nuevas operaciones y prestación de nuevos servicios que por su propia naturaleza conlleven un riesgo, previo a que se realicen. 9) Informar a la Junta Directiva sobre las medidas correctivas implementadas para mejorar el nivel de exposición al riesgo. 10) Conocer el cuadro de seguimiento mensual a las observaciones presentadas por el Oficial de Cumplimiento.
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11) Instruir mediante acuerdos, modificaciones o mejoras a la política institucional de prevención del LDA/FT/FPADM, con apego al marco legal nacional e internacional. 12) Conocer las deficiencias al programa de prevención detectadas por la Oficialía; así como las acciones o medidas correctivas que se hayan implementado para tales efectos. 13) Revisar la ejecución del plan anual de capacitación que involucre a todo el personal de la institución y que además incluya la capacitación especializada para el personal de la Oficialía de Cumplimiento en temas de LDA/FT/FPADM. 14) Revisar que el enfoque de la Oficialía de Cumplimiento, además de fortalecer la estructura de control interno, esté orientado a la prevención y gestión de riesgos de LDA/FT/FPADM. 15) Revisar por lo menos cada tres años, la estructura organizativa de la Oficialía de Cumplimiento en cuanto a recurso humano, en relación proporcional al tamaño de la institución, cantidad de clientes, productos y servicios, así como la operatividad que tenga la misma, para determinar la necesidad de mayores recursos a fin de mitigar los riesgos derivados de LDA/FT/FPADM. 16) Promover y garantizar la independencia y autonomía de la oficialía de cumplimiento de forma institucional. 17) Asegurarse que la Oficialía de Cumplimiento tenga acceso irrestricto a toda la información y documentación que maneja la institución relacionada con el LDA/FT/FPADM. Art. 114 Capacitaciones. Los miembros de este comité deberán recibir capacitación periódica como mínimo de una vez al año en materia de evaluación, prevención y control del riesgo xx xxxxxx de dinero y de activos.
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Art. 115 Conflictos de interés Los miembros que tengan conflicto de interés en algún tema, darán su punto de vista, debiendo retirarse de la reunión para la deliberación y votación de dicho tema, sin que ello afecte el quórum requerido para la celebración de la sesión. D. Comité de Crédito Art. 116 El Comité de Créditos tiene como objetivos los siguientes: 1) Mostrar transparencia e imparcialidad en el análisis de una solicitud de créditos. 2) Mostrar transparencia ante los clientes. 3) Disminuir el tiempo de respuesta al cliente. 4) Analizar el riesgo crediticio y la factibilidad de la recuperación. 5) Cumplir con las estipulaciones legales y normativas aplicables al otorgamiento de crédito, incluidas las derivadas de la Ley Contra El Lavado de Dinero y Activos. Art. 117 Las actividades del Comité de Créditos están reguladas por la siguiente normativa: NRP-20 “Normas Técnicas para la Gestión Integral de Riesgos de las Entidades Financieras”; lo estipulado en el capítulo V denominado de los Comités de Junta Directiva, de la norma NRP-17 “Normas Técnicas de Gobierno Corporativo”; NPB-49 “Normas para la Gestión de Riesgo Crediticio y de Concentración de Créditos”, NPB4-50 “Normas para la Gestión de Riesgo Operacional de las Entidades Financieras” , NCB-022 “Normas para clasificar los activos de riesgo crediticio y constituir las reservas de saneamiento” y otra normativa relativa a la gestión de cualquier tipo de riesgos y recuperación de préstamos. Art. 118 Estructura Los Comités de Créditos podrán ser integrados por: a) El Comité de Créditos A estará integrado por los miembros de la Junta Directiva, Propietarios, Suplentes y el Gerente General.
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 El Jefe de Negocios y Xxxxxxxx, podrá participar en el presente Comité y tendrá derecho a voz, pero no a voto sobre las decisiones que se tomen.  El presente Comité está facultado para aprobar solicitudes de créditos hasta por el 10% del Fondo Patrimonial.  La Junta Directiva podrá resolver solicitudes por montos menores a Treinta Mil Dólares, ($30,000.00) siempre que sean presentadas en la fecha de la Sesión correspondiente.  Los créditos cuyos solicitantes posean calificaciones inferiores a C1 en el Sistema Financiero; para su aprobación bastará por lo menos con tres firmas de las cuales, dos deberán ser de Directores, ya sean propietarios o suplentes.  En el caso de los créditos cuyos montos excedan los Cincuenta mil Dólares (US$50,000.00), deberán contar con el dictamen correspondiente de la Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo y para su aprobación bastará por lo menos con tres firmas de las cuales, dos deberán ser de Directores, ya sean propietarios o suplentes. b) Comité de Créditos B A efecto de agilizar el trámite crediticio los Miembros Propietarios y Suplentes de la Junta Directiva y el Gerente General, tendrán la facultad de aprobar créditos iguales o menores al monto de Treinta Mil Dólares (US$30,000.00). El cual estará integrado por: Dos miembros de Junta Directiva, propietarios o suplentes y Gerente General.  El Jefe de Xxxxxxxx y Xxxxxxxx y los Jefes/Encargados y/o Supervisores de Agencias, podrán participar y tendrán derecho a voz, pero no a voto sobre las decisiones que se tomen en dicho Comité.  Las solicitudes aprobadas serán ratificadas en la próxima reunión de Junta Directiva.  El número de comités se realizarán dependiendo de la demanda existente.  Los Créditos Pignorados con cobertura hasta el 80% del valor de los depósitos, no necesitarán integración de comités, por lo que podrán ser aprobados por el Gerente General.  Los créditos pignorados, deberán ser ratificados en la próxima sesión de Junta Directiva, inmediata a su aprobación. Los miembros de Comité no devengarán ningún tipo de remuneración adicional; sin embargo, la Junta Directiva del Banco podrá reconocer alguna
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compensación económica de acuerdo a la eficiencia mostrada en cualquier momento del año. Art. 119 Período de duración Los miembros del Comité de Créditos serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones un año contado desde la fecha de su designación, período que podrá ser prorrogada a su vencimiento de manera automática y sucesiva. Art. 120 Reuniones 1) Los Comités deberán sesionar en forma periódica de tal forma que permita un servicio ágil, oportuno y eficiente al cliente. El jefe de negocios, o en su ausencia el Gerente General o la persona a quien este último designe, será el encargado de coordinar las distintas reuniones de Comités de acuerdo a la demanda de créditos existentes 2) El quórum se formará con la asistencia mínima de tres de sus miembros, pero para que esta sea válida deberá contar con la asistencia del Gerente General, o a quien él designe, miembros de la Junta Directiva. 3) En caso de que no se conforme el quórum, se decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) Las sesiones de Comité podrán llevarse a cabo a través de videoconferencias por diferentes medios tecnológicos que permitan la identificación y participación de los miembros en la sesión. Art. 121 Actas del Comité Los resultados de las evaluaciones efectuadas a las distintas solicitudes serán asentadas en un libro de actas de Comité de Créditos el cual deberá contener, como mínimo, lo siguiente: 1) Nombre del cliente. 2) Número de solicitud o préstamo. 3) Monto aprobado. 4) Plazo.
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5) Tasa de interés 6) Código de garantía presentada. 7) Código de destino de crédito. 8) Resolución (Aprobado o denegado). 9) Firma y nombre de los miembros de Comité. El responsable de la administración de las actas de los Comités de Créditos será el jefe de Negocios y Xxxxxxxx. Los miembros del Comité que aprueben o denieguen una solicitud deberán firmar la misma en señal de la resolución acordada. Las resoluciones tomadas por los Comités podrán ser las siguientes: 1) Aprobada: Cuando el Comité decida que es factible el otorgamiento del crédito debido a que este cumple con las condiciones de riesgo y los requisitos establecidos por la Junta Directiva para dicha operación. 2) Denegada: Cuando el Comité decida que no es factible el otorgamiento del crédito debido a que este no cumple con las condiciones de riesgo y los requisitos establecidos por la Junta Directiva para dicha operación. 3) Suspenso: Cuando el Comité decida que la solicitud presentada carece de uno o varios de los requisitos establecidos para su completo análisis y evaluación del riesgo crediticio y del cumplimiento de los requisitos establecidos por la Junta Directiva del Banco para dicha operación, y que dicha carencia puede ser solventada por el cliente. Art. 122 Funciones Los Comités de Créditos son estructuras multidisciplinarias encargadas de la evaluación y resolución de las distintas solicitudes de crédito recibidas por el Banco. Están conformadas por el personal interno con amplia experiencia en gestión de créditos, sus reuniones son periódicas y sus resoluciones son determinantes en el otorgamiento de créditos. Las funciones que llevarán a cabo los Comités de Crédito son las siguientes: 2. Evaluar y analizar las solicitudes de crédito presentadas por los clientes dictaminando si procede o no el otorgamiento del mismo considerando
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como base las regulaciones legales y normativas aplicables, así como para políticas de créditos del Banco. 3. Evaluar todas las solicitudes de crédito que hayan ingresado, considerando: a. Toda la documentación que se exige para el otorgamiento de un crédito en el Banco. b. La capacidad de pago del solicitante y codeudores solidarios. c. El plazo y monto a otorgar. d. La moral de pago del solicitante y codeudores solidarias. e. La veracidad de toda la información contenida en la solicitud. f. La viabilidad de la garantía ofrecida. g. La verificación de cumplimiento a las Controles de Prevención de LA/FT (Lavado de Dinero, Activos y Financiamiento al Terrorismo). 4. Aprobar o denegar las solicitudes de crédito, justificando su decisión. 5. Elaborar un acta por cada Comité que se lleve a cabo y firmar cada una de ellas. 6. Recomendar al Jefe de Negocios y Xxxxxxxx mejoras en los procesos o metodología de créditos. Art. 123 Todas las solicitudes de créditos deberán ser sometidas a Comité excepto los créditos pignorados cuyo valor no exceda del 80% del depósito a plazo, siempre y cuando estas cumplan con toda la información requerida de acuerdo a la línea de crédito a la cual se está aplicando. Será responsabilidad del ejecutivo de negocios que la solicitud se encuentre completa, en orden y que cumpla con todos los requisitos aplicables a la operación. Por solicitud completa se entenderá aquella que cumpla con los siguientes aspectos: 1) Se encuentre completa la información requerida para cada línea de crédito.
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2) Que cuente con la comprobación o justificación de la inversión a efectuar. 3) Que contenga la consulta del historial crediticio en el Sistema Financiero emitido de las diferentes centrales de riesgo utilizadas por el Banco. 4) Que la solicitud haya sido debidamente completada y firmada por el cliente. 5) Que la solicitud haya sido previamente investigada y sus datos verificados lo cual se hará constar en la documentación adjunta. 6) En el caso de créditos a la micro, pequeña y mediana empresa, se deberá anexar los resultados de la visita domiciliaria. 7) Estados Financieros en el caso de personas jurídicas o negocios con contabilidad formal. 8) Que se cuente con el análisis financiero, o resumen ejecutivo respectivo, en los casos aplicables, debidamente suscrita y nombre del empleado responsable. 9) Que se cuente con el resultado del valúo efectuado a la garantía ofrecida en el caso de las solicitudes de créditos amparados a garantías hipotecarias o prendarias. 10) Que se cuente con el análisis del nivel de riesgo xx xxxxxx de dinero y activos y financiamiento al terrorismo que posea el solicitante. 11) Que tenga el resultado del score de crédito de acuerdo a lo requerido para cada operación aplicable. 12) Los demás requisitos establecidos para cada línea de crédito. 13) Que se cuente con el dictamen correspondiente de la Unidad de Riesgos y Cumplimiento Normativo, para las solicitudes de créditos cuyos montos excedan los Cincuenta Mil Dólares ($50,000.00). Art. 124 La evaluación de las solicitudes se hará tomando como base lo siguiente: La evaluación de las solicitudes se hará tomando como base lo siguiente: 1) Normas y políticas de crédito aplicadas por el Banco.
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2) Requisitos especiales establecidos para cada línea de créditos. 3) Ley de Bancos Cooperativos y de Sociedades de Ahorro y Crédito. 4) Regulaciones emitidas por la Superintendencia del Sistema Financiero y/o el Banco Central de Reserva de El Xxxxxxxx. 5) Criterios prudenciales en el otorgamiento de financiamientos a personas naturales y jurídicas. Art. 125 Montos Los montos de créditos a evaluar y aprobar por cada Comité estarán en función a las siguientes delegaciones:
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Tipo de Comité	Opciones de Integrantes	Montos a evaluar
Comité A	 Junta Directiva  Gerente General	 Hasta el 10% del Fondo Patrimonial  Créditos relacionados, incluidos los créditos a empleados del Banco.  Créditos a Alcaldías Municipales.  Créditos a entidades financieras.  Créditos cuyos solicitantes poseen calificaciones inferiores a B en el sistema financiero (incluido el Banco).  Créditos menores o

La integración de cada Comité será definida por la Junta Directiva en el punto de acta respectivo considerando las condiciones de delegación antes indicadas. La conformación de los Comités podrá efectuarse o modificarse en cualquier momento, pero será necesario ratificarlos anualmente dentro de los primeros 30 días del mes de enero. Art. 126 Casos especiales Los créditos garantizados en un 80% con depósitos constituidos en el Banco no necesitarán ser evaluados previamente por un comité, sino que necesitarán únicamente la aprobación de la Gerencia General o Jefe de Negocios y Mercadeo quienes deberán firmar la solicitud en señal de aprobación. La firma de la Gerencia General será siempre requerida como visto bueno de la operación. Los refinanciamientos de créditos otorgados para solventar problemas de morosidad con el Banco y cuyas calificaciones se encuentren en
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		iguales a $30,000.00 siempre y cuando sean presentados el día de la Junta Directiva.
Comité B	 Dos miembros de Junta Directiva  Gerente General	 Créditos hasta $30,000.00  Créditos pignorados hasta el 100% del depósito
Sin necesidad de integrar comité	Firma de Gerente General o quien haga las veces.	 Créditos pignorados hasta el 80% del depósito

categorías inferiores a C1 deberán, además de ser aprobadas por el Comité respectivo, tener el visto bueno de la Gerencia General. La Gerencia General podrá solicitar evaluaciones particulares sobre los procedimientos de análisis evaluación y contratación de créditos a los distintos Comités. Art. 127 Prohibiciones Está prohibido que se tramite, y se traslade a Comité, un préstamo personal a un cliente que: 1) No cumpla con los requisitos de edad para tramitar créditos en el Banco. 2) No cumpla con los requisitos establecidos de acuerdo a las políticas de crédito del Banco. 3) No presente las Garantías requeridas de acuerdo a las políticas de crédito del Banco. 4) Presente a un Fiador que ya es Fiador de más de 2 clientes. 5) Se encuentre calificado en categorías D1, D2 y E en las Centrales de Riesgo consultadas por el Banco, sin autorización expresa de la Junta Directiva del Banco o de la Gerencia General. 6) Haya sido sujeto de saneamiento de préstamos en la historia del Banco ya sea como deudor principal o codeudor, a menos que se trate de un refinanciamiento para solventar su situación de morosidad con el Banco. 7) Se encuentre en áreas o sectores a evitar como opciones de crédito de acuerdo a las normas de riesgo de crédito del Banco, sin autorización expresa de la Junta Directiva del Banco o de la Gerencia General. 8) Sea extranjero sin residencia. 9) Clientes cuya recuperación de obligaciones contraídas con el Banco se haya tenido que realizar a través de procesos de cobranzas judicial siempre y cuando no sea un refinanciamiento.
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Clientes que se encuentren en las listas de riesgos institucionales que posee el Banco. Art. 128 Conflictos de interés Los miembros que tengan conflicto de interés en algún tema darán su punto de vista, debiendo retirarse de la reunión para la deliberación y votación de dicho tema, sin que ello afecte el quórum requerido para la celebración de la sesión. Art. 129 Informes anuales El Comité deberá elaborar y remitir a la Junta Directiva dentro de los treinta días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, un “Resumen de todos los acuerdos tomados durante el año anterior”. E. Comité xx Xxxx Art. 130 El Comité xx Xxxx es una instancia asesora y de coordinación de temas de Recuperación de préstamos y su gestión la comunica a la Junta Directiva. Art. 131 Las actividades del Comité xx Xxxx están reguladas por la siguiente normativa: lo estipulado en el capítulo V denominado de los comités de junta directiva, de la norma NRP-17 “Normas Técnicas de Gobierno Corporativo”; NPB4-49 “Normas para la Gestión de Riesgo Crediticio y de Concentración de Créditos”, NCB-022 “Normas para clasificar los activos de riesgo crediticio y constituir las reservas de saneamiento” y otra normativa que emita el BCR relativa a la recuperación de préstamos. Art. 132 Estructura El Comité estará integrado al menos por: 1) Dos miembros de la Junta Directiva 2) Gerente General
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3) Jefe del Departamento de Negocios y Mercadeo 4) Jefe del Departamento Legal, o el Encargado del Área de Recuperación quien fungirá como secretario de dicho comité. Cada miembro tiene derecho a voz y voto y serán responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por este reglamento y las definidas por la Junta Directiva. El comité podrá contar con la participación de los responsables de las áreas del Banco y con asesores externos a la organización cuando lo considere necesario. Los invitados tendrán derecho a voz, pero no a voto. Art. 133 Periodo de duración Los miembros del Comité xx Xxxx serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones un año contado desde la fecha de su designación, período que podrá ser prorrogado a su vencimiento de manera automática y sucesiva. Art. 134 Reuniones 1) Se establece como mínimo una reunión al mes; la convocatoria debe indicar lugar, fecha y hora en que se realizará, remitiendo el orden del día y la documentación correspondiente. 2) El quórum se formará con la asistencia de por lo menos tres miembros del Comité. 3) En caso de que no se conforme el quórum, el coordinador decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) También se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando así se requiera y mediante convocatoria que podrá ser efectuada por cualquier de sus miembros. Los acuerdos serán aprobados por mayoría simple, siendo indispensable la presencia de un Director, en caso de empate el presidente del Comité tendrá voto de calidad. Art. 135 Agenda del Comité
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1)Los temas por tratar en el Comité deberán quedar asentados en una agenda cuya programación y elaboración la llevará a cabo el secretario del comité. 2) Deberá ser del conocimiento de los miembros del Comité previo a cada reunión, como mínimo un día hábil antes de la fecha fijada para la reunión en sesiones ordinarias y un día hábil en sesiones extraordinarias. 3) La agenda definitiva deberá ser remitida a los miembros del Comité el día hábil anterior a la reunión. Art. 136 Actas de Comité 1) La elaboración y difusión de las actas será llevada a cabo por el secretario del Comité. 2) El acta deberá resumir los acuerdos y recomendaciones que se hayan adoptado con respecto a los temas de agenda de cada reunión. 3) Las actas indicaran la fecha de sesión, los participantes, los asuntos o problemas tratados y los acuerdos y recomendaciones tomados. 4) Se deberá indicar a quienes corresponde la ejecución de los acuerdos, recomendaciones y los plazos para ello. 5) El acta deberá ser firmada de conformidad, por todos los miembros que asistieron a la sesión una vez que haya quedado en firme. 6) Las actas estarán bajo la responsabilidad del secretario del Comité. Art. 137 Control de Acuerdos El secretario del Comité llevará un control de los acuerdos adoptados por el Comité con las siguientes especificaciones: fecha y número de sesión, acuerdo adoptado, responsable de su cumplimiento, gestión, fecha de la gestión y estado. En cada sesión se dará a conocer los avances que presenten los acuerdos pendientes. Art. 138 Funciones El Comité realizará como mínimo las siguientes funciones:
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1) Realizar reuniones que permitan establecer las mejores estrategias para la recuperación de los créditos con problemas xx xxxx, por lo menos una vez al mes. 2) Evaluar los créditos con problemas xx xxxx y para los casos que ameriten un análisis más exhaustivo se deberá considerar y evaluar la siguiente información: o Revisar datos relevantes que ayuden a la recuperación del crédito por medio de la información y documentación contenida en el expediente o Analizar la capacidad actual de pago del deudor y codeudores solidarios o Analizar la moral de pago del solicitante y codeudores solidarios a la fecha actual o Analizar la viabilidad de recuperación a través de la garantía ofrecida 3) Xxxxxxxx y proponer mejoras en los procesos o metodología de cobros. 4) Conocer y aprobar el plan de recuperaciones. 5) Dar seguimiento a las actividades establecidas en el plan de recuperaciones. 6) Conocer el comportamiento de los indicadores xx xxxx mensuales. 7) Conocer las gestiones más relevantes de la recuperación xx xxxx. Art. 139 Conflictos de interés Los miembros que tengan conflicto de interés en algún tema darán su punto de vista, debiendo retirarse de la reunión para la deliberación y votación de dicho tema, sin que ello afecte el quórum requerido para la celebración de la sesión. Art. 140 Informe Anual El comité deberá elaborar y remitir a la Junta Directiva dentro de los treinta días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, un “Resumen de todos los acuerdos tomados durante el año anterior”.
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F. Comité de Marketing y Venta Art. 141 El Comité de Marketing y Venta busca cumplir lo siguiente: a) Diseñar e implementar actividades que permitan la promoción continúa y cumplimiento de metas en la captación y colocación de productos y servicios financieros que proporciona el Banco al público en general. b) Analizar el segmento xx xxxxxxx objetivo para nuestros productos, servicios y publicidad. c) Diseñar campañas publicitarias para promocionar específicamente cada una de nuestras agencias. d) Diseñar campañas digitales que permitan tener contacto con el público en general promocionando nuestros productos y servicios financieros. e) Programar actividades en general que requieran la discusión de aspectos que la institución tiene que realizar para posicionar la marca y tener una mejor participación en el mercado y aumentar las ventas. Art. 142 Las actividades del Comité de Marketing y Ventas están vinculadas a la Ley y Reglamento de Protección al Consumidor y la NCM-02 “Normas Técnicas para la Transparencia y Divulgación de la Información de los Servicios Financieros Bancarios”. Art. 143 Estructura El Comité de Marketing y Ventas estará integrado al menos por: 1) Gerente General 2) Dos miembros de la Junta Directiva 3) Jefe de Negocios y Mercadeo 4) Encargada de Redes Sociales El Jefe de Negocios y Xxxxxxxx será el secretario del Comité de Marketing y Ventas, o quien la Gerencia General designe. Cada miembro tiene derecho a voz y voto y serán responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por este reglamento y las definidas
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por la Junta Directiva. El comité podrá contar con la participación de otros empleados del Banco y con asesores externos a la organización cuando lo considere necesario. Los invitados tendrán derecho a voz, pero no a voto. Art. 144 Período de duración Los miembros del Comité de Marketing y Ventas serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones un año contado desde la fecha de su designación, período que podrá ser prorrogada a su vencimiento de manera automática y sucesiva. Art. 145 Reuniones 1) Se establece como mínimo una reunión al mes; la convocatoria debe indicar lugar, fecha y hora en que se realizará, remitiendo el orden del día y la documentación correspondiente. 2) El quórum se formará con la asistencia mínima de tres de sus miembros, pero para que esta sea válida deberá contar con la asistencia del Gerente General, dos miembros de la Junta Directiva y el Jefe de Negocios y Xxxxxxxx o quien la Gerencia General designe. 3) En caso de que no se conforme el quórum, se decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) También se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando así se requiera y mediante convocatoria que podrá ser efectuada por cualquier de sus miembros. 5) Las sesiones de Comité podrán llevarse a cabo a través de forma presencial o a través de videoconferencias por diferentes medios tecnológicos que permitan la identificación y participación de los miembros en la sesión. Art. 146 Actas del Comité 1) La elaboración, difusión y custodia de las actas estarán bajo la responsabilidad del secretario del Comité.
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2) El acta deberá resumir las conclusiones y acuerdos que se hayan adoptado con respecto a los temas de agenda de cada reunión. 3) Las actas indicarán la fecha de sesión, los participantes, los asuntos o problemas tratados y los acuerdos tomados. 4) Se deberá indicar a quienes corresponde la ejecución de los acuerdos y los plazos para ello. 5) El acta deberá ser firmada de conformidad, por todos los miembros que asistieron a la sesión una vez que haya quedado en firme. Los miembros del Comité que aprueben denieguen o dejen observaciones en los puntos desarrollados, deberán firmar la misma en señal de la resolución acordada. Cada decisión que involucre compras de productos o contratación de servicios tendrá que ser apegado a lo establecido en el Manual de Adquisición de Bienes y Servicios del Banco. Art. 147 Control de Acuerdos. El secretario llevará un control de los acuerdos adoptados por el Comité con las siguientes especificaciones: fecha y número de sesión, acuerdo adoptado, responsable de su cumplimiento, gestión, fecha de la gestión y estado. En cada sesión se dará a conocer los avances que presenten los acuerdos pendientes. Art. 148 funciones Las funciones que llevará a cabo el Comité de Marketing y Ventas serán: 1. Realizar reuniones con horarios establecidos, en forma periódica y con cierta flexibilidad. 2. Evaluar los siguientes aspectos:  Resultados obtenidos en la colación y captación de productos y servicios financieros.  Diseño, implementación y seguimiento de estrategias xx xxxxxxx que permitan aumentar las ventas.
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 Evaluación y medición de publicidad existente.  Elaboración de propuesta para la Junta Directiva con respecto a estrategias xx xxxxxxx.  Aspectos en general que tengan relación con el cumplimiento de metas en créditos y ahorros. 3. Elaboración de actas del Comité de Marketing y Ventas que muestren los puntos desarrollados en cada sesión y las resoluciones correspondientes. 4. Recomendaciones en general que se puedan comunicar a Junta Directiva con respecto a las ventas y a la publicidad del Banco. 5. Participar en el diseño de planes de Incentivos que propicien el cumplimiento de las metas, por parte del personal de ventas. Art. 149 Conflicto de interés Los miembros que tengan conflicto de interés en algún tema darán su punto de vista, debiendo retirarse de la reunión para la deliberación y votación de dicho tema, sin que ello afecte el quórum requerido para la celebración de la sesión Art. 150 Informe anual El comité deberá elaborar y remitir a la Junta Directiva dentro de los treinta días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, un “Resumen de todos los acuerdos tomados durante el año anterior”. G. Comité de Tecnología Art. 151 El Comité de Tecnología tiene como objeto lo siguiente: 1) Apoyar a la Administración del Banco en la planeación del desarrollo de las Tecnologías de Información y comunicaciones, así como también coordinar su instrumentación, dar seguimiento y evaluar las acciones derivadas del mismo. 2) Promover la formulación e implantación de modelos y procesos para la generación de normas, políticas y lineamientos generales en materia de
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uso, explotación, adquisición, conservación y evaluación de la infraestructura de Tecnologías de Información y comunicaciones del Banco. 3) Promover el desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas de información y bases de datos, para proporcionar una atención adecuada a los intereses de los clientes externos e internos. 4) Conocer, analizar y validar los dictámenes técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos y de comunicaciones, que sometan a su consideración las distintas unidades del Banco, asegurando su compatibilidad, funcionamiento y vigencia en cuanto a los últimos avances en tecnología de la información. 5) Asesorar y apoyar al Gerente General en materia de informática y comunicaciones, para garantizar procesos de toma de decisiones acordes a las necesidades del Banco. Art. 152 Estructura. El Comité de Tecnología estará integrado al menos por: 1) Dos miembros de la Junta Directiva 2) El Gerente General 3) El Jefe del Departamento de Seguridad de la información 4) El Jefe del Departamento de Informática y Continuidad del Negocio; quien será el secretario del comité. 5) Cada miembro tiene derecho a voz y voto y serán responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por este reglamento y las definidas por la Junta Directiva. 6) El comité podrá contar con la participación de los responsables de las áreas del Banco y con asesores externos a la organización cuando lo considere necesario. Los invitados tendrán derecho a voz, pero no a voto. Art. 153 Periodo de duración Los miembros del Comité de Tecnología serán elegidos por la Junta Directiva en el mes de enero de cada año y durarán en sus funciones un año contado
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desde la fecha de su designación, período que dpodrá ser prorrogado a su vencimiento de manera automática y sucesiva. Art. 154 Reuniones 1) Se establece como mínimo una reunión al mes; la convocatoria debe indicar lugar, fecha y hora en que se realizará, remitiendo el orden del día y la documentación correspondiente. 2) El quórum se formará con la asistencia mínima de tres de sus miembros pero siempre deberá contar con la presencia de un Director, un funcionario de la alta gerencia y el Jefe del Departamento de Informática. 3) En caso de que no se conforme el quórum, se decidirá la hora y fecha de la nueva convocatoria, así como el quórum requerido. 4) También se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando así se requiera y mediante convocatoria que podrá ser efectuada por cualquier de sus miembros. Art. 155 Agenda del Comité 1) Los temas a tratar en el Comité deberán quedar asentados en una agenda cuya programación y elaboración la llevará a cabo el Jefe del Departamento de Informática. 2) Deberá ser del conocimiento de los miembros del Comité previo a cada reunión, como mínimo dos días hábiles antes de la fecha fijada para la reunión en sesiones ordinarias y un día hábil en sesiones extraordinarias. 3) La agenda definitiva deberá ser remitida a los miembros del Comité el día hábil anterior a la reunión. Art. 156 Actas de Comité 1) La elaboración y difusión de las actas será llevada a cabo por el secretario del Comité. 2) El acta deberá resumir las conclusiones y acuerdos que se hayan adoptado con respecto a los temas de agenda de cada reunión.
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3) Las actas indicaran la fecha de sesión, los participantes, los asuntos o problemas tratados y los acuerdos tomados. 4) Se deberá indicar a quienes corresponde la ejecución de los acuerdos y los plazos para ello 5) El acta deberá ser firmada de conformidad, por todos los miembros que asistieron a la sesión una vez que haya quedado en firme. 6) Las actas estarán bajo la responsabilidad del Jefe del Departamento de Informática. Art. 157 Control de Acuerdos El Jefe del Departamento de Informática llevará un control de los acuerdos adoptados por el Comité con las siguientes especificaciones: fecha y número de sesión, acuerdo adoptado, responsable de su cumplimiento, gestión, fecha de la gestión y estado. En cada sesión se dará a conocer los avances que presenten los acuerdos pendientes. Art. 158 Funciones Las funciones que llevara a cabo el comité de tecnología son las siguientes: 1) Asesorar en la formulación del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones. 2) Proponer políticas generales sobre Tecnologías de Información y Comunicaciones. 3) Revisar periódicamente la gestión que se realiza en el Banco de las Tecnologías de Información y Comunicaciones. 4) Proponer los niveles de tolerancia al riesgo en las Tecnologías de Información y en las comunicaciones, en congruencia con la tecnología existente en el Banco. 5) Monitorear que la alta gerencia tome medidas para gestionar el riesgo de Tecnologías de Información, en forma consistente con las estrategias y políticas d e l B a n c o , y que cuenta con los recursos necesarios para ello.
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6) Recomendar prioridades en inversiones en Tecnologías de Información y comunicaciones. 7) Asegurar que la TI contribuya a los objetivos estratégicos del Banco, así como también en lo relacionado con los costos y los riesgos. 8) Proponer el Plan Correctivo-Preventivo derivado de las acciones determinadas en base a las observaciones contenidas en los informes de auditoría a las TI. 9) Dar seguimiento a las acciones contenidas en el Plan Correctivo- Preventivo, a fin de que se ejecuten oportunamente. 10) Aprobación de los requerimientos que sean presentados correspondientes al desarrollo de aplicaciones o modificaciones a las Bases de Datos, previa evaluación de la Unidad de Riesgos. 11) Apoyar la labor de quien posea la función de continuidad de negocio en la implementación de la gestión de continuidad del negocio; y 12) Efectuar el seguimiento de la gestión de continuidad del negocio y proponer mejoras al comité de riesgos, en temas de la continuidad del negocio referentes a las tecnologías y adquisiciones de soluciones. Art. 159 Responsabilidades de los Miembros del Comité A. Coordinador del Comité 1. Convocar a reuniones. 2. Informar a Junta Directiva cuando ésta lo solicite. 3. Velar por el buen desarrollo de las reuniones. B. Secretario del Comité 1. Tomar nota de lo tratado en las reuniones. 2. Elaborar las actas correspondientes una por mes. 3. Xxxx actas para su aprobación Art. 160 Administración
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El presente reglamento será administrado por el Jefe del Departamento de Informática y su distribución será controlada, debiendo tener una copia controlada los miembros que integran el Comité de Tecnología Art. 161 Conflictos de interés Los miembros que tengan conflicto de interés en algún tema, darán su punto de vista, debiendo retirarse de la reunión para la deliberación y votación de dicho tema, sin que ello afecte el quórum requerido para la celebración de la sesión. Art. 162 Informe Anual El comité deberá elaborar y remitir a la Junta Directiva dentro de los treinta días posteriores a la finalización del ejercicio contable que se reporta, un “Resumen de todos los acuerdos tomados durante el año anterior”. CAPÍTULO IX TRANSPARENCIA DE INFORMACIÓN A. Revelación y acceso a la información Art. 163 El manejo, acceso y revelación de la información del Banco es un punto muy importante y delicado el cual se maneja bajo los principios éticos y xxxxxxx de integridad, equidad, respeto, honestidad y lealtad hacia nuestros socios, clientes, proveedores, directivos y personal en general. Art. 164 Políticas sobre Generación de Información a) Abstenerse de elaborar y presentar falsos reportes, tales como: 1. Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente. 2. Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades financieras o terceros en general. 3. Manipulación de estados financieros. 4. Ocultamiento de información de los clientes. Sobre todo, en aquellos casos en los que aparentemente se relaciona a los clientes con actos ilícitos.
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5. Alterar maliciosamente las tasas de interés de depósitos a plazo por encima de los márgenes establecidos por la Junta Directiva para favorecer a clientes determinados, en detrimento de otros. b) Prohibido destruir o distorsionar información clave. c) Proporcionar información clara y precisa a los clientes sobre las operaciones de depósitos y créditos. d) Prohibido proporcionar información correspondiente a los estados financieros, salvo lo solicitado por entes supervisores y/o reguladores. e) Verificar que el cliente no presente documentación falsa para tramitar su crédito o para amparar las garantías presentadas. f) Asegurar que el peritaje de las garantías presentadas por el cliente no se encuentre alteradas g) Velar porque la información de créditos proporcionada a los comités y Junta Directiva sea oportuna, suficiente y veraz. Art. 165 Políticas de Administración de Información a) No revelar información de los clientes obtenida a través de cualquier fuente. b) No utilizar los datos de los clientes con fines ilegítimos o para transmitirlos a personas no autorizadas. c) No divulgar información interna acerca de los clientes, proveedores, planes de negocios, metodologías, sistemas tecnológicos, estrategias xx xxxxxxx o cualquier otra información que pueda perjudicar el desarrollo de las actividades financieras de la institución. d) Garantizar y proteger la privacidad y confidencialidad de los expedientes médicos y laborales del personal. e) Revelar información solamente cuando el propio interesado lo solicite, o cuando lo disponga la autoridad competente. f) Xxxx el representante legal del BTS podrá autorizar, la divulgación de información legalmente requerida en cualquier circunstancia.
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g) Cumplir con las normas de Sigilo Bancario y el compromiso de confidencialidad se entenderá sin perjuicio del acceso público a la información y los documentos determinados por las leyes respectivas. h) Generar documentos y comunicaciones para los clientes considerando la asignación expresa de los límites y atribuciones establecidos por la institución y su contenido deberá observar las normas de respeto y cordialidad. i) No compartir usuarios y claves, ya que estas son personales e intransferibles. j) No compartir información privilegiada, ya que, es toda aquella que no ha sido publicada de manera oficial, referente al Banco, el personal, operaciones, planes y estrategias. k) Firmar una carta de confidencialidad en la que todo miembro del Banco se responsabilice de hacer un buen uso de la información a su cargo o a la que tenga acceso. l) Entregar información del Banco, clientes, personal, etc. cuando alguna autoridad gubernamental lo solicite siempre y cuando se presente por escrito y reúna los requisitos xx xxx, ya que, es importante cumplir con los requisitos establecidos por los diferentes organismos reguladores a los que se sujeta el Banco. m) Proteger la información confidencial o privilegiada del Banco aún después de haber finalizado la relación laboral. Art. 166 Lineamientos sobre información Conforme a la estructura organizativa del Banco y de acuerdo al marco regulatorio interno, así como al fomento continuo de un sistema de control interno adecuado, deberá asegurarse que la información generada, sea oportuna, accesible, suficiente, veraz, comparable y consistente. Art. 167 Difusión de información
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Respecto a la información sobre las características de los diferentes productos y servicios que el Banco ofrece, existen muchos medios de divulgación, tales como: a) Personal calificado y autorizado para brindar información en oficinas y agencias. b) Página Web del Banco. c) Redes sociales. d) Medios de comunicación tradicionales (periódico, radio y televisión). e) Campañas de publicidad. En cuanto a la información financiera de la entidad, esta se encuentra disponible al público en medios tales como: a) Página Web del Banco. b) Sitio web de la Superintendencia del Sistema Financiero. Lo anterior, es revelado siempre guardando las restricciones legales aplicables al Banco. En cuanto a los entes supervisores o reguladores del Banco, la información solicitada deberá cumplir con las formalidades correspondientes. Art. 168 Información confidencial La Administración Superior del Banco se encargará del manejo y tratamiento de la información considerada confidencial, asimismo, limitará el uso de información de carácter no público. B. Informe Anual de Gobierno Corporativo Art. 169 Se elaborará un Informe anual de Gobierno Corporativo, el cual puede ser parte de la memoria anual de labores, la Junta Directiva será responsable de su contenido, aprobación y publicación, cuidando que al menos contenga lo establecido en el anexo 1 de la NRP-17 “Normas técnicas de gobierno Corporativo”, y lo cual a continuación se detalla:
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a) Nombre del Banco b) Período Informado c) Información General 1. Conglomerado Financiero local al que pertenece, cuando aplique. 2. Entidades miembros del Conglomerado Financiero local, cuando aplique y principal negocio. 3. Grupo Financiero Internacional al que pertenece, cuando aplique. 4. Grupo Empresarial al que pertenece, cuando aplique. 5. Estructura de la propiedad accionaria de la entidad. d) Accionistas 1. Número de Juntas Ordinarias celebradas durante el período y quórum. 2. Número de Juntas Extraordinarias celebradas durante el período y quórum. e) Junta Directiva 1. Miembros de la Junta Directiva y cambios en el período informado. 2. Cantidad de sesiones celebradas durante el período informado, detallando las fechas de las mismas. 3. Descripción de la Política de nombramiento de los miembros de la Junta Directiva. 4. Operaciones realizadas por los miembros de la Junta Directiva con otras partes vinculadas de acuerdo al marco legal aplicable a la entidad. 5. Descripción de la política sobre la rotación o permanencia de miembros, en el caso que aplique. 6. Informe de las capacitaciones recibida en temas de gobierno corporativo o en materias afines. 7. Indicar que cuenta con Política de remuneración de la Junta Directiva. f) Alta Gerencia 1. Miembros de la Alta Gerencia y los cambios durante el período informado. 2. Política de selección de la Alta Gerencia. 3. Informe de cumplimiento de las políticas y controles internos aprobados por la Junta Directiva
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g) Comité de Auditoría 1. Miembros del Comité de Auditoría y los cambios durante el período informado. 2. Número de sesiones en el período y las fechas en que las mismas se realizaron. 3. Detalle de las principales funciones desarrolladas en el período. 4. Temas corporativos conocidos en el período. h) Comité de Riesgos 1. Miembros del Comité de Riesgos y los cambios durante el período informado. 2. Número de sesiones en el período. 3. Detalle de las principales funciones desarrolladas en el período. 4. Temas corporativos conocidos en el período. Art. 170 El informe anual de Gobierno Corporativo deberá ser remitido a la Superintendencia del Sistema Financiero durante el primer trimestre del año siguiente al que se refiere el informe. C. Información en Sitio Web Art. 171 En el sitio web del Banco, existe un apartado específico denominado “Gobierno Corporativo", este apartado debe incluir por lo menos la siguiente información: a) Pacto Social y Estatutos b) Miembros de la Junta Directiva y de la Alta Gerencia c) Memoria anual d) Código de Gobierno Corporativo e) Código de Ética f) Informe Anual de Gobierno Corporativo g) Informes de su Clasificación de Riesgo, h) Medios de atención y comunicación a sus accionistas i) Estados financieros con la frecuencia establecida en las leyes respectivas j) Detalle de las Operaciones Vinculadas Relevantes
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k) Informe anual del Auditor Externo l) Información de la Junta Directiva, incluido sus estudios, extracto de su hoja de vida, cargo desempeñado en la entidad y en otras entidades. m) Información de la Alta Gerencia, tales como grado Académico, cargo. n) Información Relativa a los Comités, que considere, entre otros: objetivos, responsabilidades, composición y frecuencia de reuniones. o) Informe de estándares de Gobierno Corporativo a los cuales le da cumplimiento, estableciéndose la correspondiente justificación para aquellos que no cumplen. Considerando para ello los estándares que previamente ha aceptado aplicar, dependiendo del tipo de entidad de que se trate. Art. 172 El contenido de la información de Gobierno Corporativo en el sitio web debe estar en idioma castellano y será responsabilidad de la Junta Directiva pudiendo, además, encontrarse en otro idioma. CAPÍTULO X CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORTIVO Art. 173 Las sanciones por incumplimiento de lo estipulado en el Código de Gobierno Corporativo se clasifican en 2 niveles de acuerdo con la responsabilidad que se tiene con el Banco.  Miembros de Junta Directiva: son todas aquellas personas elegidas por la Junta General de Accionistas, para velar por el cumplimiento de los objetivos generales del Banco, a través de la correcta toma de decisiones.  Empleados: Todas las personas contratadas para prestar sus servicios, retribuidos y subordinados a otra persona desempeñando un cargo dentro del Banco.
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Art. 174 Sanciones a Directivos: Ocurrirán cuando se presente alguna de las inhabilidades señaladas en el artículo 15 de la Ley de Bancos Cooperativos y Sociedades de Ahorro y Crédito, las cuales son causa de cese de funciones. Adicionalmente, por incumplimientos a las normativas o legislación aplicables al Banco, corresponderán las sanciones indicadas por las mismas. En caso de que, a criterio de la Junta Directiva o la Asamblea, se haya incurrido en faltas menores, se procederá de esta manera:  La primera infracción conlleva un llamado de atención por parte del Presidente de la Junta Directiva o de la Junta General.  La segunda infracción genera una amonestación de la Junta Directiva.  Cuando exista una tercera infracción se solicitará la renuncia al Director o en su defecto se solicitará su remoción a la Asamblea General. Cuando el infractor sea el presidente se seguirá lo establecido en el Romano XVII denominado Designación de Cargos de Junta Directiva de los estatutos del Banco. Art. 175 Sanciones a Empleados Las sanciones a los empleados serán aplicadas según lo siguiente: a) Faltas leves: Amonestación verbal o escrita a criterio del Gerente General. b) Faltas graves que justifican el despido sin responsabilidad laboral. c) Faltas graves que no justifican el despido, pero sí la suspensión del empleado, sin goce xx xxxxxxx. Ejemplo de estas faltas pueden ser las siguientes: a) Faltas leves que justifican la amonestación verbal o escrita:  Incumplir con los procedimientos o directrices previstas.  Inducir a errores en aprobaciones suministrando información incorrecta.  Incumplir el Código de Gobierno Corporativo  Los errores u omisiones se evaluarán de acuerdo con el perjuicio económico o perjuicio a la imagen del Banco.  Errores reiterados al realizar las labores asignadas
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 Incumplir con las tareas que el Código de Gobierno Corporativo le asigne sin que exista un motivo justificado y que las consecuencias no sean graves. b) Faltas graves que justifican la suspensión del empleado, sin goce xx xxxxxxx:  Alterar de cualquier modo u ocultar los datos relacionados con el cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo.  No brindar información a la Jefatura inmediata en los casos en donde por descuido, negligencia o imprudencia, su compañero no actúa en cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo.  Los errores u omisiones se evaluarán de acuerdo con el perjuicio económico o perjuicio a la imagen del Banco. c) Faltas graves que justifican el despido sin responsabilidad laboral:  Impedir u obstaculizar las medidas de vigilancia y control que se implementan por parte del Banco, para verificar que cumple con las labores asignadas por el Código de Gobierno Corporativo.  Incumplir las directrices previstas en el Código de Gobierno Corporativo de forma reiterada y manifiesta, sin que exista un motivo justificado.  Incumplir con las tareas asignadas de forma reiterada y manifiesta, sin que exista un motivo justificado.  Errores u omisiones al desarrollar los requerimientos dispuestos en el Código de Gobierno Corporativo, que ocasionen perjuicio económico o perjuicio a la imagen del Banco.  Utilizar las facultades otorgadas de manera negligente o imprudente.  Utilizar las facultades otorgadas en beneficio propio o en perjuicio de la institución o el cliente.  Actuar con negligencia o imprudencia al realizar sus labores que tengan como resultado pérdida económica o de imagen para el Banco y/o clientes.
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Art. 176 Registro de incumplimientos Gerencia General con el apoyo del Departamento Administrativo y Desarrollo Humano, llevará un registro centralizado, actualizado de los incumplimientos a las políticas del Gobierno Corporativo que se presenten. En el registro quedará constancia de manera clara y numerada correlativamente la información siguiente: a) La identidad de las personas con falta b) Cargo; c) Fecha en la que se originó la falta; d) Tipo de sanción e) Descripción detallada de la falta; f) Descripción del proceso de gestión, minimización o, en su caso, subsanación de la situación; g) Estimación de los daños o perjuicios ocasionados, cuando esto fuere aplicable. CAPÍTULO XI NORMAS ÉTICAS Art. 177 Con el objeto de regular el comportamiento, desempeño moral y profesional de los Integrantes de Junta Directiva y del personal tanto al interior como fuera del Banco se elaboró el Código de Ética en cual se estable: a) Principios éticos fundamentales b) Confidencialidad c) Reserva y la utilización de información privilegiada d) Divulgación de información e) Regulación contra la apropiación indebida de recursos e información f) La administración de conflictos de intereses g) manejo de relaciones con terceros y responsabilidades en su Cumplimiento
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h) Responsabilidad ante la sociedad y público en general integridad profesional y personal CAPÍTULO XII DISPOSICIONES FINALES A. Documentos relacionados Art. 178 El Banco cuenta con:  Código de Ética  Reglamento Interno de Trabajo  Manual de Organización y Funciones  Política sobre la Relación con los Accionistas  Política sobre la Relación con los Clientes  Política sobre la Relación con los Proveedores  Política de Selección, Retribución e Inducción del Personal y Sucesión de Puestos  Política de Gestión de Conflicto de Interés  Política de Revelación y Acceso a la Información  Reglamento de los Accionistas  Reglamento de la Junta General de Accionistas  Reglamento de la Junta Directiva  Reglamento de Comité de Auditoría  Reglamento de Comité de Riesgos  Reglamento de Comité de Prevención xx Xxxxxx de Dinero, Activos y Financiamiento al Terrorismo  Reglamento de Comité de Gerencia  Reglamento de Comité de Crédito  Reglamento de Comité xx Xxxx  Reglamento de Comité de Marketing y Venta  Reglamento de Comité de Tecnología  Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional Todos los documentos son difundidos a través de Intranet a todos los colaboradores para su comprensión y cumplimiento.
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B. Divulgación Art. 179 El presente documento se publicará en la Intranet del Banco, para facilitar el acceso a esta información y se le comunicará vía correo electrónico a todo el personal que se actualizó el Código; y que se encuentra publicado en la intranet del Banco. C. Disposiciones finales Art. 180 Todo lo no contemplado en el presente documento será evaluado y resuelto por Xxxxxxxx General y/o Junta Directiva. D. Mantenimiento y actualización Art. 181 El mantenimiento y actualización del presente documento corresponderá al Departamento de Administración y Desarrollo Humano, quien someterá a consideración de Junta Directiva las posibles modificaciones. Deberá ser revisado y actualizado por lo menos cada dos años, así como podrán incorporarse modificaciones a los mismos por acuerdo de Junta Directiva según las necesidades. La actualización de este documento podrá realizarse antes de los dos años si la normativa vigente sufre modificaciones por parte del ente regulador. E. Aprobación y vigencia Art. 182 Este documento fue aprobado por acuerdo de Junta Directiva según siguiente detalle.
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Versión	Sesión No.	Fecha de aprobación	Vigencia	El presente documento deroga la versión
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---	008/1142/2015	24/02/2015	01/03/2015	N/A
---	010/1251/2017	07/03/2017	07/03/2017	N/A
---	016/1444/2020	23/06/2020	23/06/2020	N/A
I	025/1689/2023	25/04/2023	25/04/2023	N/A