FECHA: 12/08/2020
FECHA: 12/08/2020
SOLICITUD DE OFERTA: N.º RFP/20/001/UIO/EC PARA LA CELEBRACIÓN
DE UN CONTRATO PARA UNA CONSULTORÍA DISEÑO SART
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN
DE PROPUESTAS:02/09/2020 A LAS 11:59 PM horas ECT, QUITO/ECUADOR
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950, la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
A lo largo de más de cinco décadas, el organismo ha ayudado a decenas de millones de personas a rehacer sus vidas. Hoy en día, las más de 9.600 personas distribuidas en más de 134 países que forman parte de su personal continúan ayudando a unos 70 millones de personas. Con el objetivo de ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en numerosos lugares y tipos de entornos, el ACNUR debe adquirir bienes y servicios en todo el mundo. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y sus operaciones, consulte la página web xxxx://xxx.xxxxx.xx/.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) Ecuador, convoca a los proveedores, fabricantes y proveedores de servicios cualificados a realizar una propuesta en firme para la celebración de un contrato para una consultoría a cargo del diseño conceptual, metodológico e informático de un sistema de alerta temprana y respuesta rápida en la frontera norte del ecuador (SART)
IMPORTANTE:
En el Anexo A del presente documento se detallan las atribuciones/especificaciones técnicas (TdR)
El ACNUR puede adjudicar un contrato con una duración máxima de 5 años para algunos servicios, si requeridos (ej. Garantía). Los adjudicatarios deberán mantener en vigencia el modelo de precios ofrecidos durante todo el tiempo que dure el contrato.
Los requisitos del ACNUR se especifican en el Anexo A - Atribuciones (TdR).
Tenga en cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los postores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir una cantidad mínima de bienes o servicios. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud de un contrato de bienes y servicios.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las propuestas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato marco con otros organismos de las Naciones Unidas.
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato, las partes solamente podrán rescindir el contrato previa notificación por escrito a la otra parte con treinta (30) días de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de contrato con la cláusula 19, “Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx”, xx xxx Xxxxxxxxxxx generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención el presente llamado a licitación de propuestas y sus respectivos anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 5 de las condiciones generales que se adjuntan (Anexo D).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una propuesta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DEL LLAMADO A LICITACIÓN DE PROPUESTAS
Los siguientes anexos forman parte del presente llamado a licitación de propuestas:
Anexo A: Atribuciones (TdR)
Anexo B: Formulario para la propuesta económica Anexo C: Formulario de registro de proveedores
Anexo D: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios – 2018
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de este llamado a licitación de propuestas enviando un correo electrónico a xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de este llamado a licitación de propuestas
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
IMPORTANTE:
En caso de que no se envíe la anterior información solicitada, su oferta podrá rechazarse y no se seguirá evaluando.
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán enviar todas sus solicitudes de aclaraciones o preguntas sobre este llamado a licitación de propuestas por correo electrónico a Xxxxxx Xxxxxx, Asociado de Compras a la dirección xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx. El plazo límite de recepción de preguntas serán las 11.59 horas ECT, QUITO/ECUADOR del 17/08/2020. Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico. La presentación de ofertas que se realice directamente en la anterior dirección de correo electrónico supondrá el rechazo de la propuesta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en el sitio web y por correo electrónico a todos los postores participantes.
2.4 LA PROPUESTA
IMPORTANTE:
Cancelación de la licitación: El ACNUR se reserva el derecho a cancelar una licitación en cualquier fase del proceso de licitación anterior a la notificación final de la adjudicación de un contrato.
Su propuesta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su propuesta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las propuestas que no se ajusten a los formatos solicitados.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su propuesta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de candidaturas supondrá el rechazo de dicha propuesta. Envíe su oferta directamente a la dirección que se indica en la sección 2.6) “Presentación de ofertas” del presente llamado a licitación de propuestas.
La propuesta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos debidamente separados:
- Propuesta técnica
- Propuesta económica
2.4.1 Contenido de la PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la propuesta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La propuesta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Las atribuciones de los servicios solicitados por el ACNUR se pueden consultar en el Anexo
X. Xxxxxxx indicarse con claridad todas las discrepancias existentes con respecto a las especificaciones aportadas y declararse.
Su oferta técnica deberá presentarse de un modo conciso y estructurado, en el siguiente orden, de forma que se incluya, entre otra, la siguiente información:
- Descripción de la compañía y de sus cualificaciones
Una descripción de su compañía con los siguientes documentos: el perfil de la compañía, el certificado de registro y los últimos informes de auditoría:
año de fundación;
en el caso de las compañías situadas en más de una ubicación, deberán especificarse los lugares en los que hay sedes;
número de proyectos similares y completados correctamente;
número de proyectos similares en curso;
número total de clientes.
Deberá incluirse toda la información que facilite nuestra evaluación de la fiabilidad fundamental y las capacidades financieras y de gestión de prestación de servicios de la compañía.
- Comprensión de los requisitos de bienes, servicios, enfoque propuesto, soluciones, metodología y productos
Todos los comentarios o sugerencias sobre las atribuciones, así como una descripción detallada del modo en que su empresa responderá a ellas:
Una descripción de la capacidad de su organización para prestar los bienes o servicios.
Una descripción de la experiencia de su organización en lo relativo al suministro de dichos bienes o servicios.
Conformidad con los requisitos que se indican en las atribuciones.
- Personal propuesto para llevar a cabo la tarea
La composición del equipo propuesto por usted para prestar el servicio.
Currículum del personal básico.
Los postores deberán demostrar que disponen de personal con las competencias adecuadas para asumir las responsabilidades y desempeñar todas las tareas que se incluyen en las atribuciones (ANEXO – A). No se realizará ninguna sustitución sin el consentimiento previo y por escrito del ACNUR. Tenga en cuenta que el proveedor de servicios se deberá encargar de conseguir los visados y los permisos de trabajo correspondientes para los recursos propuestos. En ese sentido, el ACNUR podrá colaborar redactando cartas de certificación para un plazo determinado a lo largo de todo el proyecto. La compañía deberá garantizar que los servicios no se verán interrumpidos durante todo el contrato. Las ausencias provocadas por una situación de emergencia deberán estar autorizadas por el ACNUR, y deberá convenirse una solución para que el proyecto en curso no se vea afectado de forma negativa.
- Formulario de inscripción de proveedores: En caso de que su compañía no esté registrada en el ACNUR, deberá cumplimentar, firmar y enviar el Formulario de registro de proveedores (Anexo C) junto con su propuesta técnica. Por favor, adjuntar la Copia del certificado bancario, no más antiguo de 3 meses; la copia de cedula de la persona que aparece en el certificado bancario (si registrado con cédula); la copia del RUC
- Condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios: La propuesta técnica deberá incluir su aceptación de las condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios por medio de la firma del Anexo D.
2.4.2 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica independiente debe incluir una propuesta global expresada en una única moneda, en dólares de los Estados Unidos.
La oferta económica deberá abarcar todos los bienes o servicios que se vayan a prestar (precio con todo incluido).
La propuesta económica deberá presentarse de contrato con el formulario para la propuesta económica (Anexo B). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente. Sin embargo, se pueden enviar documentos adicionales, si se considera necesario.
El proveedor deberá enviar este Anexo en formado Excel y PDF firmado.
Se preestablecieron tres (3) macro áreas de gasto y hay la posibilidad de añadir otras cuatro
(4) macro áreas, si necesario.
No se tienen que usar todas, pero se deben usar estas macro áreas preestablecidas. También se establecieron algunas sub-líneas de gasto, pero, por la mayoría, se pueden cambiar o poner líberamente, aún que es preferible utilizar las indicadas.
No se pueden añadir líneas.
Se pueden modificar las “unidades” y los “precios unitarios”.
En la columna de “precio total” hay fórmulas y no se deben modificar.
El ACNUR está exento de todo tipo de impuestos directos y de derechos aduaneros. En ese sentido, el precio deberá indicarse sin IVA.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante sesenta (60) días a partir de la fecha límite de presentación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo.
Los costos de preparación de la oferta y de negociación de un contrato, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea. El postor se hará cargo de todas aquellas actividades o gastos en los que se incurran durante la preparación de un contrato antes de que se firme el contrato real. Los preavisos y la información de adjudicación no se considerarán ningún tipo de contrato.
El ACNUR no realizará ningún pago anticipado ni por carta de crédito. Las condiciones de pago normales son mediante transferencia bancaria del importe neto treinta (30) días después de la aceptación de la factura del contratista y la entrega de los bienes al ACNUR o de la aceptación por parte de este último de los servicios.
2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
Cada una de las propuestas del postor se examinará por separado y de forma independiente. Los postores deberán presentar una propuesta completa por cada licitación en la que deseen participar. No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
2.5.1 Registro de proveedores:
El (los) proveedor(es) calificado(s) se añadirá(n) a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
posición financiera;
actividad central;
trayectoria;
capacidad para suscribir un contrato.
De no facilitarse la documentación previamente mencionada, podría rechazarse la propuesta.
2.5.2 Evaluación técnica y económica:
Para la adjudicación de este proyecto, el ACNUR ha establecido unos criterios de evaluación que rigen la selección de las propuestas recibidas. La evaluación se realizará en función de criterios técnicos y económicos. El porcentaje que se asigna a cada componente se determina de antemano del siguiente modo:
Requisitos obligatorios (Aprobar / Rechazar)
Certificado emitido por la Superintendencia de Compañía que demuestre la constitución legal de la compañía y su giro de negocio (personas juridicas).
Si el/la postulante es persona natural o jurídica, remitir copia del RUC y una certificación laboral y/o académica que demuestre que el consultor/a principal y su equipo tiene al menos 5 años de experiencia en trabajos de investigación en derechos humanos, estadística y desarrollo de tecnologías.
Si ganador, aceptación de otorgar una póliza de garantía de fiel cumplimiento vigente hasta la entrega del acta de recepción definitiva del servicio de consultoría. (Por favor, incluir claramente la intención de aceptar en su respuesta)
Hoja de vida del consultor principal y su equipo de trabajo multidisciplinario donde se demuestre el cumplimiento de los requisitos establecidso en el apartado 7 (perfil profesional) señalado en los términos de referencia.
La propuesta técnica debe responder a los tres objetivos de la consultoría: ¿Cómo el equipo consultor diseñará el sistema desde lo conceptual, metodológico e informático? La clave es evaluar la propuesta técnica más sólida en cuanto al equipo que lo conforma y la “creatividad” para desarrollar los tres objetivos aún en tiempos de pandemia.
Se evaluará, entre otros, por medio de los siguientes criterios y una distribución porcentual del 70% de la puntuación final:
Criterios | Porcentaje | Puntos |
1. Experiencia y formación de la empresa consultora o del consultor/a principal | 40% | 40 |
2. Conceptualización del Sistema de Alerta, metodología propuesta y desarrollo de plataforma informática | 30% | 30 |
Total: | 70% | 70 |
La puntuación de la oferta técnica se calculará de acuerdo con la distribución porcentual de las ofertas técnicas y financieras.
El punto xx xxxxx que deberá alcanzar una propuesta para que se considere conforme desde el punto de vista técnico será de un 60% del 70%, o 42 puntos mínimos de un máximo de 70.
Aclaraciones sobre las propuestas:
Para facilitar el examen, la evaluación y la comparación de propuestas, el ACNUR podrá, de acuerdo con su criterio, solicitar al postor una aclaración sobre el contenido de la propuesta. La solicitud de aclaración y la respuesta se harán por escrito y no se buscará, ofrecerá ni aceptará ningún cambio en el precio o el contenido de la propuesta.
En la propuesta económica se utilizará la siguiente distribución porcentual: 30% de la puntuación final.
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que superen la evaluación técnica.
Se asignará la máxima cantidad de puntos a la propuesta que se abra y tenga el precio más bajo entre todas las empresas convocadas. Las demás propuestas de precios recibirán sus respectivos puntos de forma inversamente proporcional al precio más bajo; p. ej.: [Componente del precio total] x [precio mínimo en dólares de EE. UU.] \ [otro precio en dólares de EE. UU.] = puntos otorgados al componente del precio de otro proveedor.
A efectos de su evaluación, las propuestas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
2.6 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Todas las propuestas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán presentarse por correo electrónico y todos los anexos deberán estar en formato PDF. (De forma adicional, se pueden incluir copias en Excel o en otros formatos de los documentos en PDF.)
Las propuestas técnica y económica deberán estar bien diferenciadas y en carpetas/correos/secciones distintas.
Las ofertas SOLAMENTE deberán enviarse por correo electrónico a la siguiente dirección:
xxxxxxxx@xxxxx.xxx
IMPORTANTE:
Las propuestas técnica y económica deberán enviarse en documentos diferentes. De lo contrario, podría rechazarse la oferta.
Plazo: 02/09/2020, 23.59 horas ECT, QUITO/ECUADOR.
IMPORTANTE:
Todas las ofertas que se reciban después de esta fecha o que se envíen a otra dirección del ACNUR podrán ser rechazadas. El ACNUR puede, según su criterio, ampliar el plazo de presentación de las ofertas notificándoselo de forma simultánea a todos los posibles proveedores.
Le corresponde a usted verificar que todos los correos electrónicos se hayan recibido correctamente antes del plazo límite. Tenga en cuenta que las normas sobre correos electrónicos que emplea el ACNUR limitan el tamaño de los documentos adjuntos a un máximo de ocho (8) Mb, por ello, puede que tenga que enviar más de un correo electrónico para completar la presentación de los documentos.
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
- Oferta RFP-20-001-UIO-EC
- Nombre de su empresa con el título del adjunto
- Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/4).
Por ejemplo: RFP-20-001-UIO-EC Compañía ABC (correo electrónico 1 de 3)
El ACNUR no se encargará de localizar ni de obtener aquella información que no esté identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurarse de que esté disponible la suficiente información, el postor deberá proporcionar, como parte de la oferta, todos los materiales descriptivos como extractos, descripciones u otra información necesaria que considere que puede mejorar la comprensión de su propuesta.
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte, o bien de permitir una adjudicación dividida o parcial de este proyecto.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los servicios.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de este llamado a licitación de propuestas se realizarán en dólares de EE.UU. El pago se realizará de acuerdo con las condiciones generales para la prestación de bienes y servicios en dólares de EE.UU. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (Anexo D), que se considerarán aceptadas automáticamente contestando con una oferta a esta solicitud.
Pagani GB
Xxxxxx
Digitally signed by Xxxxxx Xxxxxx GB
DN: cn=Xxxxxx Xxxxxx GB, o=ACNUR/UNHCR, ou=Supply,
xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx, c=EC
Date: 2020.08.12 12:37:55 -05'00'
Firma
Nombre Xxxxxx Xxxxxx, puesto: Associate Supply Officer Unidad de Compras
ACNUR Ecuador