Contract
Nombre de la Consultoría o Servicio Puntual Requerido: | Acuerdo a Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) con Plan Internacional con empresas especializadas Servicios de comida, catering y montaje de eventos para Plan International a nivel Nacional durante el FY 2022-2023. Para nuestras Oficinas de Xxxxx Xxxxxxx, Xxxx, Xxxxxxxx, San Xxxx, Pedernales, Higüey y Punta Cana. |
Procedencia de los Fondos: | Plan International INC, República Dominicana |
Duración | 2 años |
I. INTRODUCCIÓN
Plan International es una organización independiente de cooperación al desarrollo y ayuda humanitaria que trabaja por un mundo justo que promueva los derechos de la infancia y la igualdad de las niñas. Colaboramos activamente con los niños y niñas, sus comunidades y otras personas y organizaciones con este compromiso para conseguir cambios positivos y duraderos en la vida de la infancia y los jóvenes.
Plan International es una de las organizaciones de desarrollo más grandes del mundo y con más antigüedad. A lo largo de más 80 años hemos construido alianzas sólidas con socios para mejorar la vida de la infancia y en la actualidad estamos presentes en más de 75 países en el mundo.
En República Dominicana iniciamos nuestras operaciones en 1987 y hoy trabajamos en más de 120 comunidades en diferentes provincias del país: Xxxx, Xxxxxxxx, Pedernales, San Xxxx de la Maguana, Independencia, Xxxxx Xxxx, La Xxxxxxxxxx, San Xxxxx xx Xxxxxxx, Santiago y San Xxxxxxxxx. A través de patrocinadores/as individuales llegamos directamente a más de 24,000 niñas, niños, adolescentes y jóvenes integrados a nuestros proyectos e implementamos proyectos con más de 36,683 personas.
a) Nuestro Propósito
Plan International tiene la ambición clara: “ninguna niña, adolescente se case ni embarace antes de los 18 años”. El momento en el que está la niñez y, en especial, las niñas en República Dominicana, nos convierte en una organización más relevante que nunca.
Nuestros programas promueven cambios de comportamiento y en las normas sociales, además de impulsar nuevas políticas públicas para que niños y niñas crezcan en sociedades que respeten sus derechos, creando oportunidades para que las niñas sean activas participantes y alcancen su máximo potencial.
b) Nuestros Programas
Con el objetivo de acabar con el matrimonio infantil, el embarazo adolescente y la violencia que afecta a las niñas y jóvenes, Plan International implementa 5 programas que apoyan a las niñas desde el momento en el que nacen hasta que transitan en la vida adulta: 1) Desarrollo Infantil; 2) Protección contra la violencia; 3) Educación Integral para la sexualidad;
4) Empoderamiento económico y social de jóvenes; y 5) Acción Humanitaria y resiliencia al cambio climático.
II. JUSTIFICACIÓN
Para la implementacion de nuestros programas, se desarrolla planes de implementacion de proyectos que incluye plan de compras y logística, también contamos con una proyección de las actividades de logística que se desarrollará durante el año fiscal.
Cada vez que se requiere un servicio de logística para realizar un evento se debe completar un proceso de cotizaciones y selección de proveedores, para garantizar transparencia y alineamiento con las políticas de Plan International INC. Esto conlleva una inversión de tiempo considerable que puede afectar la entrega de los resultados planificados en el tiempo acordado.
A través de estos términos de referencia se convoca a empresas de comidas, catering, eventos, que presenten sus propuestas con miras a la firma de un acuerdo a largo plazo (Long Term Agreement –LTA) con Plan International que también estará disponible para todas las oficinas a nivel Nacional.
Este LTA permitirá no sólo hacer más eficientes los procesos administrativos y de contratación, sino también facilitar y fortalecer el trabajo de los oficiales y especialistas de la unidad de programa, ya que al establecer acuerdos de largo plazo con ciertos proveedores estos aprenden más sobre el trabajo de Plan International acortando la curva de aprendizaje en cada proyecto, permitiendo contar con productos de mejor calidad, de manera más ágil, que responden mejor a las necesidades de las acciones de comunicación y abogacía.
La/s empresa/as seleccionadas deberán poder comprometerse en este acuerdo (LTA) por un período de un año y media, y deberá/n tener disponibilidad para entregar los productos o servicios que les serán solicitados, siempre y cuando aparezcan en el listado de productos
o servicios a ser solicitados por Plan International de la Co u otra oficina de PU.
En línea con el proceso de transformación de Plan International INC, que busca agilidad en las operaciones y procesos, es importante contar con los servicios de calidad de proveedores que suplan de forma constante los servicios de catering y logística en el montaje de eventos. Los proveedores seleccionados, que puedan trabajar de forma constante en la provisión de servicios de catering y logística en el montaje de eventos
firmarán un memorándum de entendimiento como proveedor “preseleccionada” para proveer estos servicios, en ocasiones donde se requiera, Plan International INC. proveedores.
III. OBJETIVO GENERAL:
Contar con proveedores que nos puedan brindar servicios de comida, catering y montajes de eventos a Plan International INC, durante un periodo pactado entre las partes y especificados en estos TDR’s.
IV. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer un acuerdo de Largo Plazo con proveedores preseleccionados para proveedor los servicios de alimentación requeridos por Plan International INC, relacionados con catering (alimentos) y montaje de eventos, acorde a los estándares internacionales para el manejo de higiene de alimentos en nuestras oficinas de Xxxxx Xxxxxxx, Xxxx, Xxxxxxxx, San Xxxx, Pedernales y/o Higüey.
V. PRODUCTOS ESPERADOS
• Servicios de Comida (tipo Buffet, individuales, platos del día) para reuniones, proyectos con jóvenes etc.
• Desayunos
• Bocadillos
• Dulces
• Servicios de catering acorde a los estándares internacionales para el manejo de higiene de alimentos.
• Montaje de eventos.
• Planificación de eventos, conferencias.
VI. PRINCIPALES ACTIVIDADES Y COMPROMISOS:
▪ La confección de menús y elaboración de alimentos conforme a los estándares internacionales para el manejo de higiene y alimentos.
▪ La propuesta de menú será acorde a los solicitados y la naturaleza de cada evento requerido.
▪ Presentación atractiva de los alimentos y la adaptación al montaje requerido y valores nutricionales.
▪ La correcta presentación de la vajilla, cubertería, bandeja y demás complementos asegurando el buen estado y limpieza de los mismos. (cuando aplique)
▪ La empresa seleccionada realizará de forma exclusiva el traslado de los alimentos a los lugares previamente establecidos, posteriormente a la recogida de las bandejas y vajilla.
▪ Los alimentos empacados deberán estar en cajas de cartón útiles para la ocasión, o en algún otro material biodegradable (amigable al medio ambiente).
▪ La empresa seleccionada realizará la limpieza de los enseres posteriormente a la recogida de las bandejas y vajilla. Esta asegura mantener limpia e impedir el acceso de insectos y otros animales indeseables y la contaminación de los alimentos, del agua potable del equipo o de los locales.
▪ En caso que amerite bolsas u otros recipientes necesarios para la retirada de la basura serán por cuenta de la empresa seleccionada.
▪ Participar en las reuniones de planificación de los eventos a las que se le convoque con el equipo involucrado en el proyecto, cuando amerite.
▪ Presentar tarifario de servicios y cuadro de estimación de tiempo.
▪ Responder a tiempo a nuestros requerimientos.
▪ Promover y proteger los derechos de los niños, las niñas, adolescentes y jóvenes en todas las actividades.
▪ Presentar precios actualizados para cada servicio contratado.
▪ El proveedor deberá contar con facilidades para servicios de camareros uniformados para eventos puntuales, cuando le sea requerido por la institución. En cualquier caso, este personal se abstendrá de consumir los alimentos y bebidas suministrados para las actividades protocolares. Este personal, y cualquier otro facilitado para las actividades, deberá estar en condiciones óptimas de salud, garantizando, en especial que no esté bajo los efectos del alcohol y sustancias controladas. De igual forma deberá contar para situaciones eventuales con servicios de montaje de eventos, tales como: decoración, sonido, luces, entre otros. Estos requerimientos no serán incluidos en las ofertas económicas del proceso.
VII. PROCESO DE SELECCIÓN – INSPECCION Y DEGUSTACIÓN:
La selección recaerá en la oferta más conveniente para Plan International INC, teniendo en cuenta la calidad, el precio y la idoneidad del oferente. Una vez, finalizada la apertura de ofertas, en los 10 días hábiles posteriores, la Gerencia, se comunicará con cada uno de los oferentes para pactar día, lugar y horario para efectuar la inspección de la cocina y equipamiento gastronómico y efectuar una de gustación del servicio.
VIII. REQUISITOS DE LOS/LAS APLICANTES:
▪ Constitución legal como empresa.
▪ Experiencia en Buffet, comidas, desayunos etc.
▪ Experiencia en montaje de evento.
▪ Experiencia trabajando con organizaciones con compromiso social.
▪ Compromiso social con los derechos de la niñez y la equidad de género.
▪ Estar al día con el cumplimiento de las Retenciones Impositivas especificada en el código tributario
• Plan hará la Evaluación de la empresa acorde a las políticas de compras y logísticas.
Para cada servicio contratado se realizará un orden de compra y Plan International pagará por el servicio contratado.
IX. INSPECCIÓN DE LAS INSTALACIONES Y DE LOS SERVICIOS:
Luego de la presentación de las propuestas y hasta que culmine el contrato, los proveedores seleccionados, deberán permitir al personal de Plan International INC, inspeccionar las instalaciones y servicios solicitados para validar las condiciones, controles de calidad y vigentes para el manejo de higiene de los alimentos, y gastronomía.
X. PROCESO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y PLAZOS:
Las propuestas narrativas y financieras deben ser enviadas antes del 31 xx xxxxxx 2022, en formato electrónico a Xxxxx.Xxxxx@xxxx-xxxxxxxxxxxxx.xxx, especificando el nombre de la licitación o Servicio Puntual.
Las propuestas deben contener los siguientes documentos:
• Propuesta técnica y económica que responda a estos términos de referencia, especificando los aspectos legales de la empresa, su forma de trabajo y valores que guían su misión y su alineación con el propósito de Plan International.
• La propuesta debe incluir precios aproximados de los diferentes productos y servicios. Por ejemplo: cantidad de aproximada para 15 a 40 personas aproximadamente refrigerios, desayunos fuertes, almuerzos tipo buffet y plato del dia, cubertería, transporte en Xxxxx Xxxxxxx, etc. La cantidad de personas puede variar según lo solicitado y tipo de eventos.
• Portafolio /menús de trabajos realizados.
• Documentos constitutivos de la empresa.
• Completar y firmar el formulario la “Autorización de Depuración y Referencias”.
• Remitir el número de RNC de la misma y los datos del representante/la legal.
• Experiencia en catering y en montaje de eventos.
• Plan hará la Evaluación de la empresa acorde a las políticas de compras y logísticas.
• Debe presentar una muestra física a los fines de ver la presentación de los alimentos y degustar los mismos para una cantidad de 2 personas. Estos serán solicitados en la etapa de evaluación del proceso (Obligatorio).
Para cada servicio contratado se realizará un orden de compra y Plan International INC, pagará cuando reciba a entera satisfacción los servicios contratados.
XI. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA:
Descripción | Evaluación | |
Alineación de los propósitos de la empresa con los propósitos de trabajo de Plan International República Dominicana. | 10% | |
Reconocimiento, profesionalidad de la empresa, portafolio y experiencias | 10% | |
Contenido y calidad de la propuesta técnica: • Calidad y coherencia en la redacción de la propuesta • Presentación de la propuesta en el tiempo y con los requerimientos establecidos en los TDR’s | 40% | |
Inspección de la cocina y equipamiento gastronómico y de gustación del servicio. | 25% | |
Tarifarios de servicios y de producción | 15% | |
TOTAL | 100% |
XII. HONORARIOS:
Plan International INC, pagará por servicio contratado cuando se reciba a entera satisfacción.
XIII. CLAUSULAS ESPECIALES:
a) Compromiso con la Protección de la Niñez: Las partes, trabajarán en pleno respeto por los derechos de la niñez, cumpliendo las políticas establecidas para la Protección de la Niñez y las leyes del País que regulan este tema. El consultor/a o equipo de consultoría reciben una copia y firman de conocimiento la política institucional de Plan: “Diga ¡Sí! a Proteger a La Niñez”; y están obligados a proteger y defender los derechos de los niños, niñas, y/o adolescentes que estén vinculados de manera directa, indirecta, o circunstancial con la labor realizada.
b) Propiedad intelectual: Todos los datos, informes, productos, incluyendo los borradores, son propiedad exclusiva de Plan República Dominicana. Se prohíbe la reproducción o publicación total o parcial sin autorización por escrito de la organización.
c) Confidencialidad: Las Partes se comprometen a proteger la confidencialidad y a no divulgar, revelar o utilizar cualquier documento, dato, información, proceso, material que se le haya comunicado en forma confidencial durante la vigencia de este contrato o por el período que Plan International considere prudente después de terminado el contrato. (Aplica especialmente cuando el trabajo incluye encuestas a actores claves y con mayor cuidado si involucra NNAJ).
d) Fraude: Las partes acuerdan, que en caso de que, en la oferta o ejecución del contrato, una de las partes comete dolo, fraude o engaño referente a lo procurado o pactado, dicha acción dará lugar a la rescisión del contrato con la sola responsabilidad de la parte que induce, comete o ejecuta la acción dolosa o fraudulenta.
e) Declaración de Relación de Consaguinidad o Afinidad: El consultor/a o equipo de consultoría acuerda declarar toda relación de consanguinidad o afinidad con alguna persona de Plan República Dominicana en el documento de “Declaración de Relación de Consanguinidad y Afinidad”.
f) Retenciones Impositivas: Plan International cumple con todas las regulaciones impositivas contempladas por la ley dominicana, por tanto, se harán las retenciones del impuesto como corresponde. En tal sentido las propuestas deben reflejar los montos de honorarios brutos, pero entendiendo que a este monto se harán las retenciones conforme las siguientes regulaciones:
▪ “Artículo 309 del Código Tributario, en el “Párrafo”, literal b) y e). - (modificado por el artículo 13 de la ley 139-11 del 24 xx xxxxx de 2011). La retención dispuesta en este artículo se hará en los porcentajes de la renta bruta que a continuación se indican: b) 10% sobre los honorarios, comisiones y demás remuneraciones y pagos por la prestación de servicios en general provistos por personas físicas, no ejecutados en relación de dependencia, cuya provisión requiere la intervención directa del recurso humano, con carácter de pago a cuenta.
▪ Artículo 305 del Código Tributario. - PAGOS AL EXTERIOR EN GENERAL. (Adecuado de conformidad a lo establecido en el Párrafo del Artículo 10, de la Ley 139-11, de fecha 24 xx xxxxx del año 2011). Quienes paguen o acrediten en cuenta rentas gravadas de fuente dominicana a personas no residentes o no domiciliadas en el país, que no sean intereses pagados o acreditados en cuenta a instituciones financieras del exterior, ni dividendos, ni rentas a las que se refiere el artículo 298 de este Título, deberán retener e ingresar a la Administración, con carácter de pago único y definitivo del impuesto, el veintinueve por ciento (29%) * de tales rentas.
▪ *Por disposición del Artículo 14 de la Ley 139-11, esta tasa tendrá una vigencia de dos (2) años a partir de la promulgación de esta ley.
▪ Esta ley fue modificada el 9 de noviembre del 2012, ratificando el impuesto del veintinueve por ciento (29%) para el año 2013. Esta tasa será reducida gradualmente a veintiocho por ciento (28%) para el año 2014 y veintisiete por ciento (27%) para el año 2015.
▪ Cualquier otra retención dispuesta por la ley dominicana durante la ejecución del proyecto.
▪ En caso de que el/la consultor/a es de origen extranjero y deba presentar impuestos en su país de origen, lo hará por cuenta propia sin que esto conlleve responsabilidad por parte de Plan International.