CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 4428/OC-PE “PROYECTO PARA LA MEJORA DE LA EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y LAS CONTRATACIONES PÚBLICAS”)

CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 4428/OC-PE “PROYECTO PARA LA MEJORA DE LA EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE LA INVERSIÓN Y LAS CONTRATACIONES PÚBLICAS”)

ALCANCE

Costos del Proyecto (en US$)

CAPITULO 1

1. EL PROYECTO OSCE

1.1 Objetivo

1.2 Descripción del Proyecto OSCE

Componente 1. Capacidad del marco institucional.

Componente 2. Desarrollo e implementación de una plataforma de soporte al proceso de contratación orientado a la gestión por resultados y maximización del valor por el dinero.

Componente 3. Capacidad de los recursos humanos.

1.3 Montos de inversión y fuentes de financiamiento

Tabla 1: Estructura de Financiamiento del Proyecto (en US$)

Cuadro con los Costos del Proyecto OSCE (en US$)

CAPITULO 2

2. MARCO INSTITUCIONAL DEL PROYECTO

2.1 Involucrados en el Proyecto

2.1.1 Equipo de Gestión del Proyecto - EGP

2.1.2 Actores Internos del OSCE

2.1.3 Grupo de Rediseño e Implementación del Modelo de Adquisiciones

2.1.4 Actores externos que forman parte de proceso de contratación pública

CAPITULO 3

3. RELACIÓN ENTRE LOS INVOLUCRADOS DEL PROYECTO

3.1 Relaciones del EGP con el BID1

3.1.1 Aspectos Generales de la Gestión Financiera del Proyecto

3.1.2 Presupuesto

3.1.3 Desembolsos de Fondos y Justificaciones de Gastos

3.1.4 Adquisiciones y Contrataciones con recursos del Proyecto OSCE

3.1.5 Informes Semestrales de Progreso

3.1.6 Evaluación Intermedia

3.1.7 Archivo

3.1.8 Auditoría de Estados Financieros

3.1.9 Evaluación Ex Post

3.2 Relaciones del EGP con el MEF

3.3 Relaciones entre el EGP con el OSCE

3.3.1 En la Gestión Técnica del Desarrollo de los Procesos

3.3.1.1 Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

3.3.1.2 Procesos de Capacitación y Comunicaciones, Internas y Externas

3.3.1.3 Desarrollo de Portafolio de Proyectos Tecnológicos del OSCE

3.3.1.4 Plataforma de Adquisiciones del Estado

3.3.1.5 Desarrollo de Soluciones de Sistemas

3.3.1.6 Operación y Mantenimiento de la Plataforma de Adquisiciones

3.3.1.7 Implementación de las Soluciones de Sistemas de la Plataforma de Adquisiciones

3.3.2 En Gestión Administrativa del Proyecto

3.3.2.1 Gestión de las adquisiciones

3.3.2.2 Planeamiento y seguimiento

3.3.2.3 Adquisiciones

3.3.2.4 Ejecución contractual

CAPITULO 4

4. CICLO OPERATIVO DEL PROYECTO

Gráfico 3.1 – Esquema de Operación del Proyecto

4.1 Fase de Programación

4.1.1 Plan de Ejecución Plurianual (PEP)

4.1.2 Plan Operativo Anual (POA)

4.1.3 Plan de Adquisiciones (PA)

4.1.4 Planificación Financiera, Plan Financiero y Pronóstico de Desembolso (PF y PD)

4.2 Fase de Contratación

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios

4.2.2.1 Preparación de Documentos de Selección

4.2.2.2 Comités de Selección

4.2.2.2.1 Asesores en los procesos de selección

4.2.2.2.2 Remoción e irrenunciabilidad

4.2.2.2.3 Quórum y acuerdos

4.2.2.2.4 Culminación de las funciones

4.2.3 Publicidad

4.2.4 Límites de Contrataciones por Modalidad

4.2.5 Umbrales para Planificación de Adquisiciones y Examen Previo

Cuadro N° 3.2 Umbrales de Revisión8

4.2.6 Suscripción e Inicio de Contratos

4.2.7 Contratación del EGP

4.3 Fase de Ejecución

4.3.1 Administración de Contratos

4.3.2 Desembolsos y Rendición de Cuentas

4.4 Fase de Seguimiento y Evaluación

4.4.1 Informes de Progreso

4.4.2 Informes de Evaluación

5. ANEXOS

Resumen de los procedimientos

Document Metadata

Table of Contents

Document Metadata

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Grupo de Rediseño e Implementación del Modelo de Adquisiciones

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Grupo de Rediseño e Implementación del Modelo de Adquisiciones

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Unidad Ejecutora Presupuestal (UEP)

– OAD

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Unidad Ejecutora Presupuestal (UEP)

– OAD

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Equipo de Gestión del Proyecto (EGP)

Unidad Ejecutora Presupuestal (UEP)

– OAD

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

I. PROGRAMACION

II. CONTRATACION

III. EJECUCION

BID	Banco Interamericano de Desarrollo
CP CS	Comparación de Precios Comité de Selección
DGETP	Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público
DGIP	Dirección General de Inversión Públicas.
LPI	Licitación Pública Internacional
LPN	Licitación Pública Nacional
MEF	Ministerio de Economía y Finanzas
MOP	Manual Operativo del Proyecto
PA	Plan de Adquisiciones
PD	Pronósticos de Desembolsos
PEP	Plan de Ejecución del Proyecto
PF	Plan Financiero
PMO	Project Management Office
POA	Plan Operativo Anual
SBC	Selección Basada en Calidad
SBCC	Selección Basada en Calidad y Costo
SBMC	Selección Basada en Menor Costo
SBPF	Selección Basada en Presupuesto Fijo
SCC	Selección Basada en Calificación de los Consultores
SEPA	Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones
SIAF	Sistema Integrado de Administración Financiera
TdR	Términos de Referencia
TI	Tecnologías de Información
UCCTF	Unidad de Coordinación de Cooperación Técnica y Financiera
UE	Unidad Ejecutora
UNDB	United Nations Development Business

El Gobierno Peruano por medio del Contrato xx Xxxxxxxx N° 4428/OC-PE “Proyecto para la Mejora de la Eficiencia en la Gestión de la Inversión y las Contrataciones Públicas” (Mejoramiento de la gestión de la inversión pública – Proyecto MEF y Mejoramiento de la capacidad para la generación del conocimiento y mejora continua en la gestión de la contratación pública - Proyecto OSCE), y su enmienda, suscritos con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID); tiene el propósito de fortalecer la gestión de la inversión y contrataciones públicas para contribuir con la reducción de las brechas de inversión en sectores clave de la economía y por áreas geográficas del país.Los objetivos específicos son: (i) mejoramiento de la gestión de la inversión pública para la efectiva prestación de servicios y la provisión de la infraestructura prioritaria; y (ii) mejoramiento de la capacidad para generar conocimiento y mejora continua en la gestión de la contratación pública, dentro del ciclo de la inversión pública.

En tal sentido, el Contrato xx Xxxxxxxx tiene dos Organismos Ejecutores, la Unidad de Coordinación de Cooperación Técnica y Financiera (UCCTF) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF); y el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE).

Los costos del Proyecto, de acuerdo a lo señalado en la enmienda del Contrato xx Xxxxxxxx N° 4428/OC-PE, se detalla a continuación:

COMPONENTES	APORTE LOCAL		BANCO		TOTAL (US$)
COMPONENTES	MEF-DGIP	OSCE	MEF-DGIP	OSCE	TOTAL (US$)
Componente I	1,130,045	398,741	11,300,450	1,594,964	14,424,200
Componente II	1,886,404	2,525,730	18,864,044	10,102,921	33,379,099
Componente III	1,255,950	300,520	12,559,504	1,202,080	15,318,054
Gestión Técnica del Proyecto	436,782	375,249	4,367,822	1,500,995	6,680,848
Gestión Administrativa del Proyecto	290,819	149,760	2,908,180	599,040	3,947,799
SUB TOTAL	5,000,000	3,750,000	50,000,000	15,000,000
TOTAL	8,750,000		65,000,000		$73,750,000

Fuente: Enmienda del Contrato xx Xxxxxxxx Nº 4428/OC-PE

Cada Organismo Ejecutor se encargará de efectuar y tramitar sus solicitudes de desembolsos y Estados Financieros auditados del Proyecto, por separado para su remisión al Banco.

El MEF y el OSCE contarán con un Manual Operativo del Proyecto (MOP) para cada uno de sus proyectos.

El MOP establece y detalla las fases, procesos y procedimientos básicos de: (i) las actividades elegibles de acuerdo al alcance temático del proyecto, (ii) las condiciones de elegibilidad de los gastos, (iii) los procedimientos de adquisiciones del proyecto, incluyendo documentos de contratación aplicables a las diversas actividades elegibles,

(iv) la gestión financiera del proyecto, (v) los planes de ejecución, plan de adquisiciones, planes operativos anuales y otras herramientas necesarias para la ejecución y evaluación del proyecto, y (vi) los niveles requeridos de no objeción por parte del Banco.

Los usuarios del MOP son responsables de su aplicación y cualquier modificación de su contenido deberá contar con la No Objeción del Banco. De producirse discrepancias entre lo indicado en el MOP y el Contrato xx Xxxxxxxx, prevalecerá este último.

El objetivo central del proyecto de inversión es el Mejoramiento de la Capacidad para Generar Conocimiento y Mejora Continua en la Gestión de la Contratación Pública.

Asimismo, según el Contrato xx Xxxxxxxx N° 4428/OC-PE y su enmienda, el objetivo es fortalecer la gestión de la inversión y contrataciones públicas para contribuir con la reducción de las brechas de inversión en sectores clave de la economía y por áreas geográficas del país. Los objetivos específicos son: (i) mejoramiento de la gestión de la inversión pública para la efectiva prestación de servicios y la provisión de la infraestructura prioritaria; y (ii) mejoramiento de la capacidad para generar conocimiento y mejora continua en la gestión de la contratación pública, dentro del ciclo de la inversión pública.

Esto se logrará con: (i) La revisión de las normas y directivas, y el incremento en la coordinación en todas las fases de la inversión pública, incluyendo la contratación pública;

(ii) La ampliación de la transparencia en el ciclo de inversión y su vínculo con las contrataciones públicas, y para la toma de decisiones en la gestión de la inversión y las contrataciones públicas; y (iii) Una mayor capacidad del capital humano encargado de su gestión.

El Proyecto OSCE consta de tres componentes:

Este componente está referido a la organización, procesos, procedimientos, herramientas y metodologías. Se desarrollarán actividades enfocadas en la implementación de un nuevo marco organizacional que permita la articulación entre los operadores del Proceso de Contratación orientada a la Gestión por Resultados y maximización del valor por el dinero, así como el rediseño/actualización de los portales del OSCE que incluye la implementación de la gestión de innovación y calidad en la contratación pública.

Este componente busca mejorar el proceso de contratación pública a partir de una plataforma tecnológica orientada a la gestión por resultados y maximización del valor por el dinero.

Este componente busca la mejora de la calidad del recurso humano que participa en el Proceso de Contratación Pública desde un enfoque de abastecimiento estratégico. Para poder lograrlo, se tiene contemplado las siguientes acciones: (i) Fortalecimiento del capital humano; (ii) Desarrollo e implementación de un programa de capacitación integral con un enfoque de abastecimiento estratégico en el marco de la gestión del conocimiento;

(iii) Desarrollo e implementación de una estrategia de gestión del cambio para todo el ciclo de la contratación pública.

La República del Perú y el Banco Interamericano de Desarrollo – BID suscribieron el 21 xx xxxx de 2018 el Contrato xx Xxxxxxxx N° 4428/OC-PE, y su enmienda, con el objeto de financiar la ejecución del “Proyecto para la Mejora de la Eficiencia en la Gestión de la Inversión y las Contrataciones Públicas” (Mejoramiento de la gestión de la inversión pública y Mejoramiento de la capacidad para la generación del conocimiento y mejora continua en la gestión de la contratación pública) de US$ 73, 750,000.

Categorías	BID	AL	TOTAL	%
1. Costos Directos	55.623.963	7.497.391	63.121.354	86
Componente 1. Mejora de la capacidad del marco institucional	12.895.414	1.528.786	14.424.200	20
Componente 2. Desarrollo e implementación de un sistema informático de gestión de la inversión pública interoperable con otros sistemas de gestión de las finanzas públicas	28.966.965	4.412.134	33.379.099	00
Xxxxxxxxxx 0. Xxxxxx xx xx xxxxxxxxx xxx xxxxxxx humano	13.761.584	1.556.470	15.318.054	21
2. Gestión Administrativa del Proyecto	3.507.220	440.579	3.947.799	5
3. Gestión Técnica del Proyecto	5.868.817	812.031	6.680.848	9
Total	65.000.000	8.750.000	73.750.000	100

El costo estimado para el Proyecto OSCE es de US$ 18, 750,000, teniendo un pari passu del Proyecto por cada uno de los componentes, de acuerdo a lo que se indica en el siguiente cuadro:

Componentes	BID	Aporte Local	Total	%	Pari Passu
Componentes	BID	Aporte Local	Total	%	Banco	Aporte Local
Componente 1	1,594,963	398,741	1,993,704	11%	80%	20%
Componente 2	10,102,922	2,525,730	12,628,652	67%	80%	20%
Componente 3	1,202,080	300,520	1,502,600	8%	80%	20%
Gestión Técnica del Proyecto	1,500,995	375,249	1,876,244	10%	80%	20%
Gestión Administrativa del Proyecto	599,040	149,760	748,800	4%	80%	20%
Total del Proyecto OSCE	15,000,000	3,750,000	18,750,000	100%

En el presente Capítulo se describe de manera detallada la organización y funciones de los involucrados, así como sus relaciones para la implementación del Proyecto OSCE.

En el marco del numeral 4.01 del acápite IV (Ejecución) del Anexo Único del Contrato xx Xxxxxxxx, señala que para cumplir las funciones del OSCE se contratarán y designarán, respectivamente, a un grupo de especialistas o expertos calificados identificados en el MOP.

Al respecto, el OSCE ha establecido el Equipo de Gestión del Proyecto (EGP), el cual será responsable de la planificación, organización, dirección operacional y de los resultados del Proyecto, así como de gestionar las actividades y productos de los tres componentes.

El EGP trabajará articuladamente con la Unidad Ejecutora Presupuestal del OSCE (actualmente la Oficina de Administración del OSCE) aplicando las normas y procedimientos BID, así como las normas nacionales aplicables.

El organigrama del EGP OSCE, se muestra a continuación:

En el presente MOP se describen las actividades del personal clave, conformado por el Equipo de Gestión del Proyecto, sin ser limitativo para que el Proyecto pueda contar con consultores especializados, de apoyo y soporte, los cuales serán contratados según la necesidad del proyecto para su implementación y/o gestión en los diferentes Componentes.

Las funciones de los integrantes del EGP son:

a) Coordinador General del Proyecto

Un consultor designado por concurso con todas las facultades y prerrogativas necesarias para tomar decisiones respecto a los recursos asignados.

El Coordinador Técnico del EGP asumirá la Coordinación General del Proyecto, en caso de ausencia o impedimento de éste para ejercer sus funciones.

El diálogo y la coordinación con las entidades participantes deben ser estrechos con la finalidad de resolver los problemas que deriven de la ejecución del Proyecto.

Las funciones del Coordinador General son:

• Representar al proyecto.

• Presentar ante los órganos correspondientes del BID los informes y/o documentos que corresponda.

• Supervisar la adecuada gestión del Proyecto, así como controlar, monitorear y evaluar las actividades y la gestión de sus recursos para lograr los objetivos y metas del proyecto.

• Planear, organizar, dirigir y monitorear la ejecución del proyecto conforme a lo establecido en el contrato xx xxxxxxxx.

• Revisar y aprobar los planes de ejecución, POA y PA del proyecto correspondientes a OSCE, preparados por los Coordinadores técnico y administrativo.

• Solicitar al BID la No Objeción de los Planes Operativos Anuales (los POA), PEP y Plan de adquisiciones; y sus modificaciones, de corresponder.

• Realizar el seguimiento y control permanente de la ejecución financiera y presupuestaria, y reportar al BID en caso se requiera.

• Asegurar la ejecución del Plan de Adquisiciones en coordinación con los Coordinadores Técnico y administrativo.

• Designar a los miembros del Comité de Selección.

• Solicitar al BID las No Objeciones correspondientes a las adquisiciones del proyecto.

• Enviar a OAD las propuestas de contratos de las adquisiciones elaboradas por el Especialista en Adquisiciones y visadas por el Coordinador Administrativo y financiero del proyecto.

• Solicita al MEF la autorización para los desembolsos.

• Coordinar, supervisar y velar por el fiel cumplimiento de los acuerdos del Contrato xx Xxxxxxxx.

• Asegurar la funcionalidad y la vigencia del manual de operaciones.

• Supervisar el fiel cumplimiento de los reglamentos, manuales, normas, procedimientos que sean aplicables para las adquisiciones y contrataciones en el marco del Proyecto.

• Atender a los auditores externos de acuerdo con lo planificado en el Contrato xx Xxxxxxxx y facilitar la documentación que corresponda.

• Participar en las reuniones de coordinación con el MEF y el BID con el objeto de evaluar el cumplimiento de las metas del proyecto.

• Solicitar al BID el código PRISM.

• Tramitar ante el BID las modificaciones contractuales del Contrato xx Xxxxxxxx No. 4428/OC-PE.

b) Coordinador Técnico del EGP:

Encargado de la coordinación, dirección, ejecución y supervisión del desarrollo técnico del Proyecto OSCE, de conformidad a las metas y objetivos de cada uno de los componentes del Proyecto. Sus funciones son:

• Realizar el seguimiento de la ejecución de las tareas, para integrar las actividades y alcanzar los productos y metas previstas en el POA anual.

• Coordinar la ejecución del proyecto con las áreas usuarias.

• Elaborar y actualiza el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP).

• Aprobar las especificaciones técnicas y los términos de referencia (TDR), en coordinación con las áreas usuarias.

• Aprobar y remitir a la Coordinación General los requerimientos de bienes, servicios, consultorías y viáticos, para llevar a cabo los procesos de selección para la contratación que incluye los Términos de Referencia/ Especificaciones Técnicas y estimación de costos.

• Proponer al Coordinador General los representantes titulares y suplentes para integrar el comité de selección.

• Participar en los procesos de selección para la contratación de las actividades que se prevén en el proyecto, cuando corresponda.

• Remitir la información correspondiente a la Coordinación para solicitar la No Objeción al BID de la Lista Corta / Bases / Contrato / Informes Finales y otros, de corresponder.

• Aprobar los actos elaborados por el Comité de Selección, en las diferentes etapas de los procesos de selección.

• Emitir conformidad, como condición necesaria para que el EGP pueda procesar los pagos y penalidades que sean pertinentes.

• Solicitar información a las áreas usuarias para modificaciones contractuales, de ser necesario.

• Realizar el monitoreo y seguimiento de la ejecución de los contratos de las empresas contratistas, firmas consultoras y consultorías individuales.

• Realizar la supervisión técnica de cada una de las actividades que se contrate en el marco del proyecto, verificando la entrega de los productos y entregables en los tiempos estipulados, con las características y calidades acordadas.

• Elaborar Informes de Cumplimiento y Seguimiento a los procesos de selección y los contratos enmarcados en el Proyecto, y otro documento en el marco de su competencia técnica.

• Brindar la información técnica requerida por las diversas instancias, relacionada con la utilización de los recursos asignados al proyecto.

• Elaborar la matriz de riesgos y su plan de implementación.

• Elaborar el tablero para monitoreo de actividades del proyecto.

• Remitir informe mensual al Coordinador General sobre el avance en la ejecución de las actividades del contrato xx xxxxxxxx, y en caso se den dificultades o retrasos en el mismo.

• Proponer los Documentos Equivalentes/Estudios Definitivos del Proyecto.

• Otras funciones que le asigne el Coordinador General del Proyecto.

c) Coordinador del Componente 1 del EGP

Encargado de la coordinación, ejecución y supervisión del desarrollo técnico del Componente 1 Proyecto OSCE, de conformidad a las metas y objetivos para dicho componente. Sus funciones son:

• Elaborar las especificaciones técnicas y los términos de referencia (TDR), en coordinación con las áreas usuarias cuando corresponda.

• Elaborar en coordinación con la Especialista de Adquisición la estimación del costo de las consultorías y servicios.

• Coordinar y supervisa la ejecución de las contrataciones del componente 1 del proyecto.

• Participar como integrante de los comités en los procesos de selección.

• Verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las adquisiciones y contrataciones realizadas como condición necesaria para que el EGP pueda procesar los pagos y penalidades que sean pertinentes, en el marco del componente 1.

• Emitir informe recomendando la conformidad a la prestación de los servicios, consultorías, adquisición de bienes y otros servicios generales que se le haya asignado en el marco del componente 1 del proyecto.

• Brindar información para la elaboración de los Informes Semestrales de Progreso, Informes de Seguimiento y Evaluación, Informes de Evaluación y Cumplimiento de Logros de la Matriz de Resultados, y todo otro documento en el marco de su competencia técnica, encargándose de gestionar su validación por parte del EGP.

• Proporcionar información respecto al componente 1 para la elaborar la matriz de riesgos y su plan de implementación.

• Brindar apoyo técnico, absuelve consultas y coordina con las áreas usuarias para la eficiente y eficaz ejecución del componente 1 del proyecto.

• Otras funciones que le asigne el Coordinador Técnico del EGP.

d) Coordinador del Componente 2 del EGP

Encargado de la coordinación, ejecución y supervisión del desarrollo técnico del Componente 2 del Proyecto OSCE, de conformidad a las metas y objetivos para dicho componente. Sus funciones son:

• Elaborar las especificaciones técnicas y los términos de referencia (TDR), en coordinación con las áreas usuarias cuando corresponda.

• Elaborar en coordinación con la Especialista de Adquisición la estimación del costo de las consultorías y servicios.

• Coordinar y supervisa la ejecución de las contrataciones del componente 2 del proyecto.

• Participar como integrante de los comités en los procesos de selección.

• Proporcionar información respecto al componente 2 para la elaborar la matriz de riesgos y su plan de implementación.

• Brindar apoyo técnico, absuelve consultas y coordina con las áreas usuarias para la eficiente y eficaz ejecución del componente 2 del proyecto.

• Otras funciones que le asigne el Coordinador Técnico del EGP.

e) Coordinador del Componente 3 del EGP

Encargado de la coordinación, ejecución y supervisión del desarrollo técnico del Componente 3 del Proyecto OSCE, de conformidad a las metas y objetivos para dicho componente. Sus funciones son:

• Elaborar las especificaciones técnicas y los términos de referencia (TDR), en coordinación con las áreas usuarias cuando corresponda.

• Elaborar en coordinación con la Especialista de Adquisición la estimación del costo de las consultorías y servicios.

• Coordinar y supervisa la ejecución de las contrataciones del componente 3 del proyecto.

• Participar como integrante de los comités en los procesos de selección.

• Proporcionar información respecto al componente 3 para la elaborar la matriz de riesgos y su plan de implementación.

• Brindar apoyo técnico, absuelve consultas y coordina con las áreas usuarias para la eficiente y eficaz ejecución del componente 3 del proyecto.

• Otras funciones que le asigne el Coordinador Técnico del EGP.

f) Especialista en Adquisiciones BID:

• Preparar información para los informes o reportes, actualizaciones del PEP, los Informes Semestrales de Progreso, POA, Informes de Seguimiento y Evaluación, Informes de Evaluación y Cumplimiento de Logros de la Matriz de Resultados, Planes de Adquisiciones (PA), entre otros documentos que sean solicitados por el BID en coordinación con la Coordinación Técnica.

• Asesorar en materia de compras y contrataciones a la Coordinación del Proyecto.

• Proponer el Plan de Adquisiciones del Programa

• Coordinar con las áreas usuarias la elaboración de los términos de referencia y especificaciones técnicas para las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y consultorías, incluyendo los presupuestos y costos.

• Realizar indagaciones y estudios xx xxxxxxx cuando sea requerido

• Dar seguimiento a la ejecución de los contratos que se suscriben en el marco del proyecto, en coordinación con la Coordinación Técnica.

• Dar seguimiento a las medidas correctivas y observaciones establecidas en los informes de auditoría del proyecto.

• Gestionar las solicitudes de pasajes, viáticos y fondos por encargo, así como la rendición de gastos dentro de los plazos establecidos por la norma.

• Coordinar con logística de la realización de talleres, eventos u otras actividades que se asignen en el marco del proyecto.

• Coordinar y supervisar la correcta aplicación de las normas y procedimientos en los procesos de selección y evaluación de bienes y servicios que requiera el Proyecto.

• Apoyar en las consultas sobre el marco normativo con el que se rige el contrato xx xxxxxxxx, que le sean formuladas por las diversas áreas de la Unidad Ejecutora del Proyecto, comités de selección, especialistas y coordinadores técnicos, así como entidades involucradas en la implementación del Proyecto.

• Elaborar, proponer y emitir opinión sobre las modificatorias, promulgación de nuevas normas y proyectos de normas que pudieran afectar o perfeccionar el marco jurídico o la gestión administrativa del Proyecto.

• Elaborar, las propuestas modelos de contratos para adquisición de bienes y servicios que serán requeridos por el Proyecto; así como, la elaboración de las adendas y demás documentos modificatorios que afecten los contratos suscritos.

• Apoyar a la Coordinación de Administración y Finanzas en el análisis de la documentación de carácter legal presentada por los postores adjudicados para la suscripción de los contratos.

• Mantener la reserva de la información y comunicaciones que tome conocimiento sobre el Proyecto, en el desarrollo de sus actividades.

• Cautelar la seguridad y operatividad de la documentación legal propiedad de Proyecto que hubieran sido puestos a su disposición para el ejercicio de sus actividades; e Informar oportunamente sobre cualquier acto o circunstancia que pudiera implicar riesgo de pérdida, daño o deterioro de los mismos.

• Mantener un archivo electrónico de los procesos de selección, contratos, productos de las consultorías y las conformidades de bienes y servicios

• Otras actividades que se le encargue en el ámbito de su competencia.

g) Coordinador Administrativo y Financiero

• Planear, organizar, dirigir, coordina y controlar las labores financieras del Proyecto.

• Brindar soporte administrativo al proyecto

• Administrar los fondos provenientes del financiamiento y de la contrapartida local para asegurar que los recursos necesarios estén disponibles oportunamente para ejecutar el Proyecto.

• Asegurar la presentación oportuna de los Saldos de balance al final de cada ejercicio fiscal.

• Elaborar los informes semestrales de progreso.

• Elaborar la Planificación Financiera, el Pronóstico de Desembolso (PD) y la Plan Financiero (PF) del proyecto

• Coordinar la ejecución presupuestal con el Especialista en Planificación y Presupuesto

• Supervisar y monitorear la elaboración de los estados financieros del proyecto.

• Supervisar la implementación del plan de adquisiciones

• Responsable de la organización, control y actualización del archivo de los documentos financieros y administrativos del proyecto, de corresponder.

• Realizar seguimiento a los planes de adquisiciones y financiero del proyecto

• Informar periódicamente al Coordinador General del Proyecto acerca de las labores de Tesorería, Contabilidad-Patrimonio y Presupuesto.

• Participar de la planificación del proyecto, la actualización y consolidación del plan de ejecución de proyecto, los informes semestrales del progreso del proyecto en coordinación con la Coordinación Técnica; y dar seguimiento a su cumplimiento.

• Elaborar y suscribir los informes o reportes sobre las adquisiciones y reportes financieros que sean solicitados por el BID en coordinación con la Coordinación Técnica, para su posterior remisión al BID

• Realizar cuadros, resúmenes, bases de datos y otros que se le solicite sobre información que se genere en el proyecto.

• Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos establecidos en el Contrato xx Xxxxxxxx por parte del Proyecto.

• Realizar el seguimiento a los procesos de contrataciones hasta su culminación con el cierre del contrato

• Incorporar procesos BID en el SIAF

• Supervisar los desembolsos de los Fondos.

• Revisar las solicitudes de desembolso para su oportuna presentación ante el BID, de tal forma que se aseguren los recursos financieros para la ejecución del Programa.

• Solicitar a la Coordinación del Proyecto la Designación del Comité de Evaluación, de corresponder.

• Verificar documentos de contrato (identificación, poderes, garantías)

• Elaborar la proforma de contratos y adendas

• Remitir las Garantías (cartas fianzas, depósitos, etc.) a la Unidad de Finanzas para su custodia.

• Gestionar los requerimientos de contratación que se realicen en el marco del proyecto y participar de los procesos de selección.

• Elaborar reportes y/o informes sobre los avances de los procesos de selección y otros temas de índole administrativo que sean requeridos.

• Elaborar los contratos, y adendas.

• Mantener archivos de seguimiento de los procesos, incluyendo la conformidad del bien o servicio.

• Analizar, revisar, absuelve consultas y visa los contratos o convenios.

• Brindar asesoramiento y apoyo legal en las negociaciones, procedimientos administrativos, legales y judiciales de los que sea parte el Proyecto.

• Realizar el seguimiento a la ejecución contractual

• Efectuar las coordinaciones necesarias con la Contraloría General de la República, para la oportuna designación de los Auditores Externos.

• Coadyuvar a la implementación, mantenimiento y administración de los sistemas de control interno y contable financieros efectivos para facilitar el monitoreo de las categorías de inversión y garantizar la contabilidad y estados financieros.

• Otras funciones que le asigne el Coordinador General del Proyecto.

h) Especialista Financiero

• Asegurar la aplicación, mantenimiento y funcionamiento adecuado del sistema contable del Proyecto.

• Efectuar y mantener actualizado el registro contable del proyecto, tanto de los recursos del financiamiento, como del aporte local en el SIAF, MEP – SIAF o Sistema Administrativo Financiero vigente.

• Realizar el análisis de las cuentas y mantener los saldos debidamente comprobados.

• Preparar y presentar las solicitudes de desembolso de manera oportuna y de acuerdo a las políticas del BID.

• Elaborar el Plan Financiero en concordancia con el Plan Operativo Anual y la programación realizada por el Especialista en Planificación y Presupuesto.

• Elaborar los Estados Financieros anuales del Proyecto y sus respectivas notas requeridos por el BID.

• Facilitar la información necesaria para la emisión de los Informes del proyecto.

• Implementar, mantener y administrar sistemas de control interno y contable financieros efectivos para facilitar el monitoreo de las categorías de inversión y garantizar la contabilidad y estados financieros.

• Elaborar informes respecto a los saldos de anticipos, fondos de garantía, multas, penalidades y otros, validando la información con los registros contables.

• Establecer los saldos de balance anual informando a la Unidad Ejecutora, para la incorporación al Presupuesto Institucional.

• Elaborar y mantener actualizado el libro bancos.

• Completar el Documento Estándar para iniciar el proceso de selección y contratación de firma auditora; y dar seguimiento al proceso.

• Efectuar la conciliación y verificación de las solicitudes de desembolsos emitidas por Tesorería con los saldos efectivos de las Cuentas Especiales del Proyecto.

• Velar por el mantenimiento del acervo documentario del Proyecto de su competencia.

• Revisar, registrar y contabilizar las rendiciones de cuentas en el SIAF, por los anticipos otorgados para viáticos y/o talleres, emitiendo informes de situación mensual a la Coordinación Administrativa.

• Revisar los requerimientos de pago con los documentos de sustento para la emisión de comprobantes de pago, cheques y cartas órdenes correspondientes, cautelando su pago oportuno (control previo).

• Tramitar cheques y transferencias electrónicas.

• Supervisar la custodia de las garantías financieras que reciba el proyecto, hasta su devolución o ejecución según sea el caso.

• Supervisar el registro y archivo de la documentación de las operaciones financieras ejecutadas y de las operaciones anuladas y mantener actualizado los reportes de cheques emitidos y los saldos bancarios de todas las cuentas del proyecto.

• Controlar los saldos de las cuentas bancarias del proyecto y supervisar sus conciliaciones.

• Realizar el correspondiente seguimiento de los anticipos otorgados a través de la entrega de viáticos y/o encargos para la ejecución de talleres.

• Atender a los Auditores Externos en los temas financieros y en los asuntos inherentes a su función; coordinar con los diferentes funcionarios del proyecto el estado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoria hasta el levantamiento de las observaciones emitidas por el BID.

• Elaborar mensualmente las conciliaciones Bancarias.

• Otras actividades designadas por el Coordinador de Administración y Finanzas.

i) Tesorero

• Revisar los requerimientos de pago con los documentos de sustento para la emisión de comprobantes de pago, cheques y cartas órdenes correspondientes, cautelando su pago oportuno.

• Controlar los saldos de las cuentas bancarias del proyecto y supervisar sus conciliaciones.

• Registro de las Notas de Recepción de los Fondos xxx Xxxxxxxx en el SIAF.

• De corresponder, realizar las operaciones de monetización, necesarias para la operatividad del Proyecto.

• Mantener actualizado en el SIAF en materia de tesorería, las reversiones de los importes no utilizados; realizar la gestión y seguimiento oportuno de la documentación relacionada a este proceso.

• Llevar a cabo la conciliación de los desembolsos xxx xxxxxxxx con la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.

• Tramitar cheques y transferencias electrónicas.

• Mantener la custodia de las garantías financieras que reciba el proyecto, hasta su devolución o ejecución según sea el caso

• Mantener el registro y archivo de la documentación de las operaciones financieras ejecutadas y de las operaciones anuladas y mantener actualizado los reportes de cheques emitidos y los saldos bancarios de todas las cuentas del proyecto.

• Elaborar oportunamente los reportes de gastos e informes al tesoro público en los plazos correspondientes.

• Monitorear el oportuno pago de las obligaciones contraídas por el Programa.

• Mantener el archivo de la documentación sustentatoria de los desembolsos efectuados.

• Efectuar la verificación y conformidad de la autenticidad de las cartas fianzas con las entidades financieras.

• Otras que le asigne el Coordinador de Administración y Finanzas.

j) Especialista en Presupuesto y Seguimiento

• Preparar, actualizar y/o reformular cuando corresponda, el Plan Operativo Anual (POA), Plan de Ejecución del Programa (PEP) y Plan Operativo Institucional (POI), a partir de la información proporcionada por las Coordinaciones técnicas y administrativas del Programa.

• Elaborar la programación física financiera para el PMR, con la participación de los responsables de las Coordinaciones técnicas y administrativas del Programa.

• Preparar la programación que sustenta el Plan Financiero del Programa, de acuerdo a las normas del BID, sobre la base de la información proporcionada por las Coordinaciones.

• Apoyar al Coordinador Administrativo y Financiero en la revisión y evaluación del calendario de compromisos.

• Coordinar con las áreas técnicas y administrativa del Programa, para impulsar la ejecución del POI e identificar las desviaciones de la ejecución presupuestal respecto de lo programado.

• Dotar de la asignación presupuestal a los requerimientos de bienes, servicios y obras, conforme a lo requerido por el Proyecto.

• Efectuar el registro de la información del SIAF y otros aplicativos que resulten pertinentes.

• Preparar proyecciones de desembolso y gastos del Programa

• Sistematizar la información relativa a la ejecución presupuestal, según actividades programadas en el POI. Generar y actualizar la base de datos, que permita monitorear la ejecución de la programación según el POI.

• Monitorear la ejecución del presupuesto, de acuerdo a las categorías de inversión del Contrato xx Xxxxxxxx, recopilando y sistematizando la información relativa a la ejecución presupuestal, según actividades programadas en el POA.

• Generar y actualizar la base de datos, que permita monitorear la ejecución de la programación según el POA.

• Realizar evaluaciones periódicas sobre el avance de las actividades del Proyecto y proponer medidas preventivas y correctivas en base a los análisis periódicos realizados.

• Monitorear las actividades del Proyecto de acuerdo al Plan de Ejecución del Programa (PEP), Plan Operativo del Programa (POA), Matriz de Resultados.

• Elaborar la consolidación de las metas presupuestarias a ser consideradas en la formulación del Plan Operativo Institucional.

• Elaborar los informes requeridos respecto a la sustentación del proyecto de presupuesto.

• Elaborar los informes que le encargue el Coordinador Administrativo y Financiero.

• Facilitar al área técnica la información para el registro de variaciones en el Xxxxxxxx.xx.

• Preparar la información para la Programación Multianual de Inversiones.

• Otras que le asigne Coordinador de Administración y Finanzas

k) Apoyo Administrativo:

• Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentación del proyecto.

• Organizar la distribución de los documentos del Programa.

• Actualizar los registros del sistema de trámite documentario.

• Elaborar la correspondencia interna o externa.

• Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo, talleres u otros eventos relacionados con el proyecto.

• Registrar y apoyar en el seguimiento de los requerimientos que se hayan solicitado a otras áreas del EGP.

• Seguimiento del despacho de la documentación remitida por el proyecto.

• Realizar cuadros, resúmenes, bases de datos y otros que se le solicite sobre información que se genere en el proyecto.

• Organizar, controlar y mantener actualizado el archivo de los documentos del proyecto de acuerdo con los procedimientos de archivo establecidos.

• Generar un archivo electrónico de los productos presentados por los consultores y otros contratos producto de la ejecución del proyecto.

• Mantener actualizados los directorios de los consultores que presentan servicios al proyecto y otras personas relacionadas a este. (nombre, dirección, correo electrónico, teléfono, etc.)

• Llevar un control y mantener actualizado un archivo de hoja de vida de los postulantes de las distintas convocatorias del proyecto.

• Apoyar cuando se requiera en los eventos y/o talleres del proyecto.

• Llevar control de los pasajes adquiridos, comisiones de servicio realizadas y rendición de cuentas de viáticos y fondos de encargo.

• Recibir, registrar y revisar las rendiciones de cuentas de cada consultor.

• Apoyar en el seguimiento de los trámites de pagos y asignación de viáticos a los consultores del proyecto.

• Participar en la definición de necesidades de útiles y mobiliario.

• Realizar el seguimiento de la documentación pendiente de respuesta por parte de la Coordinación General, de acuerdo a los plazos estipulados.

• Realizar comunicaciones de forma escrita, personal o telefónica.

• Elaborar informes, actas y agendas de reuniones que le sean requeridos, sustentando los mismos con la respectiva documentación fuente.

• Otras actividades o tareas requeridas por el Coordinador General del Proyecto en el marco del Contrato xx Xxxxxxxx para lograr una satisfactoria ejecución del proyecto.

Los actores internos del OSCE son:

• Órganos de Alta Dirección del OSCE, conformada por el Consejo Directivo y Presidencia Ejecutiva.

• Secretaria General

• Oficina de Planeamiento y Modernización (OPM)

• Oficina de Estudios e Inteligencia de Negocios (OEI)

• Oficina de Tecnologías de la Información (OTI)

• Oficina de Comunicaciones (OCO)

• Oficina de Administración (OAD)

• Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ)

• Dirección Técnico Normativa (DTN)

• Dirección del SEACE

• Dirección de Gestión de Riesgos

• Dirección del Registro Nacional de Proveedores

• Dirección de Arbitraje

• Tribunal de Contrataciones del Estado

Cuando el EGP lo requiera, los actores internos del OSCE podrán ser áreas usuarias del Proyecto en cada componente, de acuerdo con su especialidad y funciones establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones del OSCE.

Es un grupo de trabajo de articulación, integrado por representantes del EGP y de los órganos directamente involucrados en el rediseño e implementación del Modelo de Gestión de Adquisiciones, producto del desarrollo del Proyecto.

Está integrado por:

1. Coordinador (a) General del Proyecto, que preside el grupo;

2. Coordinador (a) Técnico del EGP;

3. Jefe (a) de la Oficina de Planeamiento y Modernización (o quien haga de sus veces);

4. Director (a) de la Dirección Técnico Normativa (o quien haga de sus veces);

5. Director (a) de la Dirección de Gestión de Riesgos (o quien haga de sus veces);

6. Coordinador (a) del Componente 1 del EGP;

7. Coordinador (a) del Componente 3 del EGP;

Las decisiones que se adoptan son por mayoría simple, y se consignan en un acta.

El Grupo de Rediseño e Implementación del Modelo de Adquisiciones tiene las siguientes funciones:

• Evaluar y aprobar las propuestas normativas y de rediseño de los procesos de las contrataciones públicas, y proyectos de comunicación elaborados por el EGP que se elevarán a las instancias pertinentes, según corresponda.

• Elevar a la alta Dirección propuestas de planes estratégicos y propuesta de proyectos normativos en materia de contrataciones públicas para la canalización respectiva, según corresponda.

PERU COMPRAS

Es un Organismo Público Ejecutor adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, encargado de promover estrategias y mecanismos que aseguren la eficiencia en la contratación pública, de acuerdo a lo establecido a su marco normativo.

Entidades del Estado

Las actividades a cargo de las entidades están relacionadas a la planificación de las contrataciones, identificación de necesidades, aprobación y difusión del Plan Anual de Contrataciones, disposición de recursos presupuestales. Asimismo, en la fase de ejecución contractual, cautelar el cumplimiento de los plazos y condiciones establecidas,

así como la vigencia de las garantías a cargo del contratista durante la ejecución del contrato, aplicando las penalidades, o implementando los mecanismos de solución de controversias que sean necesarios frente a controversias que surjan con el contratista.

Órganos encargados de la contratación del Estado.

Los responsables y servidores pertenecientes a las áreas involucradas en la gestión de la Cadena de Abastecimiento Público son profesionales, técnicos o personal capacitado, según los requerimientos de las actividades relacionadas al Sistema Nacional de Abastecimiento y conforme a lo que establece el Reglamento.

Sistema Nacional de Abastecimiento

El Sistema Nacional de Abastecimiento es el conjunto de principios, procesos, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos para la provisión de los bienes, servicio y obras, a través de las actividades de la Cadena de Abastecimiento Público, orientadas al logro de los resultados, con el fin de lograr un eficiente y eficaz empleo de los recursos públicos. El OSCE es parte del Sistema, cuya rectoría está a cargo de la Dirección Xxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxxx xxx XXX.

Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx

Xx la máxima autoridad del Sistema Nacional de Control. Supervisa, vigila y verifica la correcta aplicación de las políticas públicas y el uso de los recursos y bienes del Estado. Realiza el Control Gubernamental a la contratación de bienes y servicios en cada uno de los subprocesos definidos: (i) Necesidad de contratar, (ii) Organización de las contrataciones, (iii) Elaboración de bases y convocatoria, (iv) Evaluación de propuestas y otorgamiento de buena pro, (v) Suscripción del contrato, (vi) Ejecución del contrato, (vii) Conformidad de la prestación.

Proveedores

Persona natural o jurídica que desea participar en un proceso de selección de contratación públicas de bienes, servicios y/u obras. Debe contar con la inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores. Debe registrarse como participante de acuerdo a los requerimientos establecidos en las bases administrativas.

Para una adecuada coordinación entre las oficinas del OSCE y el EGP del Proyecto, a continuación se detallarán las acciones realizadas por cada una de ellas, en caso sea más de una oficina

La Gestión Financiera del Proyecto se efectuará en el marco de lo establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx, el Instructivo de Desembolsos para Proyectos del BID y en el Instructivo de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones Financiadas por el BID. Los citados instructivos serán remitidos por los Especialistas Fiduciarios en Gestión Financiera del BID.

Dentro del citado marco, OSCE a través de sus oficinas y direcciones competentes deberá cumplir con las siguientes condiciones:

a) Previo al inicio de las operaciones de desembolsos del BID el OSCE2 gestionará a través de la Dirección General xxx Xxxxxx Público, el certificado de firmas autorizadas de los representantes del OSCE (Titular y Alterno) para conocer y suscribir la documentación financiera, contable, de las solicitudes de desembolso.

b) OSCE abrirá dos cuentas bancarias: i) Una cuenta bancaria designada en moneda extranjera (US$ - Dólares Americanos), la misma que será utilizada para la recepción de los fondos provenientes del Banco; y, ii) Una cuenta bancaria en moneda local (S/

- Soles), la misma que será utilizada para las monetizaciones que sean requeridas por la UFIN del OSCE. En ambos casos, estas cuentas servirán para realizar la gestión financiera de las operaciones. La apertura de cuentas está a cargo de la Oficina de Administración del OSCE.

El Equipo de Gestión del Proyecto se encargarán de brindar toda la información al BID referidas a las cuentas bancarias a utilizarse.

El OSCE, a través de la Oficina de Administración, es responsable del pago de cualquier cargo o comisión que se carguen a las citadas cuentas bancarias, se pagará con RO, para lo cual solo se requerirá el Certificación de Crédito Presupuestario (CCP) que será solicitado por el EGP.

El EGP deberá coordinar oportunamente con UFIN las monetizaciones requeridas por el proyecto sobre la base de la ejecución del Plan Financiero en lo correspondiente a pagos en moneda local.

c) OSCE, a través de la Oficina de Administración y el EGP, efectuará la gestión presupuestal, contable y financiera en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) y otros aplicativos dispuestos por el MEF y la normativa del sector público.

1 Se identificarán las Oficinas del OSCE a cargo de las actividades indicadas.

2 Instancia superior al representante o representantes autorizados.

El EGP utilizará el Módulo de Ejecución de Proyecto del SIAF (MEP-SIAF) con la finalidad de emitir información y reportes financieros solicitados por el Banco en US$

- Dólares Americanos y considerando la base contable de efectivo requerida por el Banco, así como, la información requerida para las solicitudes de desembolso y para la elaboración de los informes de auditoría.

d) El EGP procederá de manera periódica a efectuar una copia de seguridad (backup) con respecto a la información registrada en el Módulo de Ejecución de Proyectos del SIAF (MEP-SIAF) con el fin de hacer frente a cualquier eventualidad que se pueda presentar.

La Formulación del Presupuesto, será con aplicación a las normas, directivas y sistemas de la Dirección General de Presupuesto Público (DGPP) del MEF.

La Programación Multianual se efectuará conforme al programa de desembolsos para los tres años consecutivos que comprende la Programación Multianual, establecido por la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (DGETP) del MEF y el Contrato xx Xxxxxxxx.

La Gestión Financiera del Proyecto se efectuará en el marco de lo establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx, su enmienda, el Instructivo de Desembolsos para Proyectos del BID y en el Instructivo de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones Financiadas por el BID. Los citados instructivos serán remitidos por los Especialistas Fiduciarios en Gestión Financiera del BID.

El Instructivo de Desembolsos para Proyectos del BID establece los siguientes métodos de desembolso:

Métodos

Documentación obligatoria

(adjunta al formulario de solicitud de desembolso)

Anticipo de Fondos

. Solicitud de Transacción Financiera

. Plan Financiero.

. Autorización de la Dirección General xxx Xxxxxx Público del Ministerio de Economía (En ningún caso, la Solicitud de Desembolso remitida al BID, debe ser diferente a la aprobada por la DGTP)

. Otros que determinen.

Reembolso de Gastos

No utilizada en Perú

Pagos Directos

Solicitud de Transacción Financiera Formulario RE1-700

Formulario RE-731-R

Factura / Comprobante de pago Otros que se determinen.

El monto del Anticipo de Fondos dependerá de las necesidades de liquidez del proyecto sobre la base de un Plan Financiero para un plazo de hasta 180 días. Con excepción del primer anticipo, el desembolso del anticipo está sujeto a la Solicitud de Transacción Financiera- Justificación de al menos el 80% del saldo total acumulado pendiente de justificación.

Para efectos de la Solicitud de Transacción Financiera- Justificación de los anticipos efectuados, el EGP deberá remitir al BID lo siguiente:

▪ Solicitud de Transacción Financiera

▪ Formulario RE1-700

▪ Formulario RE1-731

▪ Formato de Conciliación de Recursos del Banco

▪ Extractos Bancarios

▪ Formato de Control de Monetizaciones

Para el llenado de los Formularios y formatos citados anteriormente, el Especialista Financiero del Proyecto deberá conciliar la información financiera con el resumen contable del sistema del BID (reporte OPS 1 y OPS 10 o sus posibles actualizaciones); al cual tendrá acceso directamente a través de un usuario y contraseña que será remitido por el Banco oportunamente.

El Tipo de Cambio, T/C, a ser utilizado, en las Solicitudes de Desembolsos, para la conversión a US$ de los pagos efectuados en la moneda local por cuenta de la Contribución, serán los establecidos en el Contrato xx Xxxxxxxx según fuente de financiamiento utilizada.

Las Solicitudes de Desembolso deben ser numeradas en forma consecutiva, independientemente del método de desembolso utilizado. Adicionalmente, sólo podrán ser procesadas las solicitudes que estén aprobadas por un funcionario designado y cuya firma esté registrado, de acuerdo con los términos del Contrato xx Xxxxxxxx.

EGP, en coordinación con la OPM del OSCE, es responsable de asegurar la oportuna gestión y obtención de los presupuestos y recursos financieros necesarios para atender la adecuada ejecución de las actividades del Proyecto. El EGP deberá atender los requerimientos del Banco en las revisiones de carácter financiero que se programen. En ningún caso, el OSCE debe considerar que la revisión posterior que el Banco efectúa confirma, certifica o reemplaza su responsabilidad fiduciaria y su propia gestión del proyecto. En ese sentido, el EGP debe asegurar la calidad, pertinencia y transparencia de la documentación que soporta los gastos que se sometan a dicha revisión, excepto en los casos en que por la naturaleza, riesgos asociados y/o complejidad de la operación.

Se detalla el flujo entre las entidades involucradas, correspondiente a desembolsos y justificaciones de gastos que utilizarán ambos proyectos:

BID	DGTP	EGP

	Autoriza tramitar Solicitud de Transacción Financiera – Anticipo de Fondos	EGP solicita autorización a la DGTP para Solicitud de Transacción Financiera Anticipo al BID


		EGP completa la Solicitud de Transacción Financiera - Anticipo de Fondos o la Solicitud de Transacción Financiera - Justificación al BID

El EGP presenta NRD, en el plazo establecido por el MEF

OAD recibe los recursos trasladados y registra desembolso en el SIAF administrativo

Recibe la Solicitud de Transacción Financiera– Anticipo de Fondos o la Solicitud de Transacción Financiera– Justificación para procesarlas en los sistemas del Banco

Para las Solicitudes de Transacción Financiera- Anticipo de Fondos que requiera el EGP se remitirá un oficio de la EGP a la DGTP con la Solicitud de Transacción Financiera– Anticipo, a fin de requerir su autorización. Una vez recibida la autorización, EGP remitirá la solicitud y la autorización al BID para que tramite el desembolso respectivo.

Luego de ello, OSCE recibirá el desembolso del BID en la cuenta corriente designada en moneda extranjera que se abra para manejar dichos recursos.

El EGP deberá remitir en el plazo establecido por el MEF, la NRD (Nota de Recepción de Desembolsos) a la DGTP por la parte de los recursos recibidos.

Los procesos de selección para la adquisición y contratación de bienes, servicios diferentes a consultoría y consultoría, se rigen por las disposiciones indicadas en el Contrato xx Xxxxxxxx N° 4428/OC-PE “Proyecto para la Mejora de la Eficiencia en la Gestión de la Inversión y las Contrataciones Públicas” (Mejoramiento de la gestión de la inversión pública y Mejoramiento de la Capacidad para la Generación del Conocimiento y Mejora Continua en la Gestión de la Contratación Pública), y las Políticas de Adquisiciones del BID recogidas en los documentos GN-2349-9 y GN-2350-93, aprobadas el 19 xx xxxxx de 2011, pudiéndose utilizar las eventuales versiones actualizadas de estas previo simple intercambio de cartas entre el Organismo Ejecutor y el Banco.

El EGP realizará los procesos de selección contenidos en su Plan de Adquisiciones (PA) y solicitará No Objeciones al BID cuando corresponda:

EGP y OAD

BID

EGP realiza procesos de selección y solicita no objeciones de corresponder

Otorga No Objeciones que correspondan

3 A partir de enero de 2020 se encuentra vigentes las GN-2349-15 y GN 2350-15. En caso fueran modificadas se procederá según lo indicado en el Capítulo IV del Contrato xx Xxxxxxxx.

EGP y OAD				BID
OAD suscribe contratos y EGP remite al BID y solicita código PRISM


				Recibe copia de contratos y otorga código PRISM
XXX realiza seguimiento contractual

OAD efectúa pagos
EGP solicita No Objeción a entregable final de consultorías				Otorga No Objeción a entregable final de consultorías

OAD efectúa la cancelación de contrato a solicitud del EGP

Cuando se requiera la actualización del Plan de Adquisiciones, el OSCE mediante el EGP lo actualizará y lo remitirá al BID para su No Objeción.

En los casos en que el Proyecto utilice, previa aprobación del Banco4, la normativa nacional, la OAD y sus Unidades asumen las responsabilidades establecidas en dicha normativa, y el EGP tiene calidad de área usuaria. El Banco podrá revisar el correcto empleo de la normativa nacional de compras públicas en el marco de las actividades xxx xxxxxxxx y las buenas prácticas en materia de compras públicas, reservándose el derecho de regresar a la utilización de las Políticas de Adquisiciones del Banco en cualquier momento.

El EGP preparará sus correspondientes Informes Semestrales de Progreso durante la ejecución del proyecto y los remitirá al BID para No Objeción dentro de los 30 días posteriores a la finalización de cada semestre. El Informe correspondiente al segundo semestre de cada año comprenderá la propuesta de POA para el año siguiente.

A continuación, se detalla el flujo operativo correspondiente:

BID

EGP

Otorga No Objeción a Informes Semestrales de Progreso

Elabora informes Semestrales de Progreso del Proyecto y lo remite al BID para No Objeción

4 En caso se financie en parte con recursos del BID.

El EGP y el MEF, en coordinación con el BID, se pondrán de acuerdo en su oportunidad en los alcances, forma, plazo de contratación y detalle de entregables de la Evaluación Intermedia:

El EGP y la OAD, es sus competencias serán responsables de administrar, clasificar, archivar y almacenar toda la documentación que se genere, producto de la ejecución del Proyecto. La documentación será archivada de acuerdo a las normas internas del OSCE para estos casos, contando con medidas que garanticen la conservación del acervo documentario.

El EGP y la OAD deberán poner esos documentos originales a disposición de los auditores independientes para la realización de las auditorías externas del Proyecto, y del personal y los consultores del BID para que lleven a cabo la supervisión y el monitoreo de la operación. La OAD, a través de la UFIN custodiará documentación correspondiente al trámite de pago (devengado y girado), de acuerdo a lo dispuesto por las Directivas del OSCE, la documentación adicional que se genere en el marco del Proyecto estará bajo custodia del EGP (proceso de selección, contratos, entregables, solicitudes de desembolso, estados financieros, informes de auditoría, y la documentación correspondiente a la gestión, etc.).

El Banco requiere que EGP y a la OAD conserven todos los documentos y registros pertinentes durante un plazo mínimo de tres años a partir de la fecha del último desembolso, de conformidad con lo establecido en las políticas del Banco y las disposiciones del Contrato xx Xxxxxxxx.

La adecuada organización del archivo contable del Proyecto permitirá conocer en forma oportuna el estado de situación de los comprobantes de pago generados con cargo al Proyecto, estando a disposición de las misiones del BID, de los auditores externos y de cualquier otra entidad de control que visite OSCE para las revisiones Ex Post.

Durante la ejecución de los proyectos, el OSCE, a través del EGP, debe presentar anualmente al BID los Estados Financieros - EEFF auditados, a más tardar dentro de los

120 días de finalizado el correspondiente ejercicio fiscal, durante el plazo original del desembolso y las extensiones que hubiera.

Los EEFF serán elaborados por el EGP en el marco del Instructivo de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones Financiadas por el BID y expresados en dólares de los Estados Unidos de Norte América.

La contabilidad del proyecto se llevará a cabo sobre la base de efectivo; y, la moneda de registro será tanto en Soles que es la moneda funcional oficial como en dólares de los Estados Unidos de Norte América. Los Estados Financieros que serán materia de Auditoría y entrega al BID; serán elaborados y presentados en la misma moneda xxx xxxxxxxx; es decir Dólares Americanos (US$). El responsable de la contabilidad del Proyecto a nivel del SIAF estará a cargo de UFIN y del Módulo de Ejecución del Proyecto del SIAF estará a cargo del EGP.

La auditoría a los EEFF será efectuada por una Firma Auditora Independiente (FAI) aceptable por el BID, de acuerdo con los requerimientos de éste y sobre la base de términos de referencia previamente aprobados. Para dicho efecto, el Banco remitirá el Documento Estándar para la Selección y Contratación de Auditores, a fin de que OSCE incluya la información del Proyecto en el citado documento. El EGP solicitará la No Objeción del Banco al Documento Estándar y luego de ello deberá solicitar la autorización de la Contraloría para iniciar el proceso de selección y contratación en el marco de las políticas del Banco y del Documento Estándar con No Objeción del Banco. Con el objeto de reducir costos y, principalmente, optimizar los beneficios de los servicios de auditoría externa a lo largo de la ejecución del Proyecto, una FAI será contratada por un período equivalente a la vida del Proyecto.

Los costos de la auditoría serán financiados con los recursos xxx xxxxxxxx. El pago de la firma auditora será efectuado por OSCE con cargo al componente “Gestión Técnica del Proyecto”.

El flujo operativo de la ejecución de la auditoría se muestra a continuación:

BID	FIRMA AUDITORA	OSCE

	Recibe estados financieros y efectúa auditoría	Entrega estados financieros a la firma auditora externa, a través del EGP
		Atiende requerimientos de firma auditora externa, a través del EGP

	Entrega informe auditado


Remite comunicación sobre cumplimiento de cláusula contractual presentación de estados financieros auditados		Recibe informe auditado y lo remite al BID, a través del EGP

El EGP y el MEF, en coordinación con el BID, se pondrán de acuerdo en su oportunidad en los alcances, forma, plazo de contratación y detalle de entregables de la Evaluación Ex Post:

EGP

BID

MEF

Coordina con el OSCE y el BID y se define forma y plazo de contratación y solicita la No Objeción del BID

No Objeción del BID a contratación de Evaluación Ex Post

Coordina con la DGIP y el BID y se define forma y plazo de contratación para que se solicite la No Objeción del BID

El Coordinador General del Proyecto se relacionará con el MEF, cuando sea necesario, para coordinar aspectos técnicos del proyecto, tanto con la Dirección General de Inversión Pública como con la Dirección General de Abastecimiento. Asimismo, el EGP tendrá reuniones con el BID, cuando el Banco lo requiera para el monitoreo de los instrumentos de planificación y gestión, así como para cualquier otra coordinación que se requiera.

El Equipo de Gestión del Proyecto se relaciona con los actores internos del OSCE, cuando sea necesario coordinar y realizar actividades de manera conjunta para el logro de las metas y los objetivos de cada uno de los componentes del Proyecto.

La relación grafica del EGP con el OSCE se muestra a continuación:

La toma de decisiones y principales actividades del EGP y los actores del OSCE involucrados en el Proyecto se desarrollará en los siguientes puntos:

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones de las actividades del desarrollo de los procesos de la gestión de adquisiciones, de los involucrados siguientes:

•Realizar el rediseño y gestionar la implementación de los procesos de la gestión de las adquisiciones que ejecutan las entidades públicas, en coordinación con los entes correspondientes.

•Proponer el rediseño de los procesos del OSCE vinculados a las adquisiciones.

•Establecer los mecanismos de participación de las diversas áreas involucradas en el rediseño de los procesos.

•Participar y contribuir con la implementación de los procesos del

OSCE.

•Proponer al Grupo de Rediseño e Implementación de las adquisiciones, la normativa que establece los cambios a los procesos de las adquisiciones.

•Participar en el rediseño y gestionar la implementación de los procesos de la gestión de las adquisiciones que ejecutan las entidades públicas, en coordinación con los entes correspondientes.

•Aprobar la propuesta de normativa que establece los cambios a los procesos de las adquisiciones.

•Elevar a la alta Dirección propuestas de planes estratégicos y propuesta de proyectos normativos en materia de contrataciones públicas para la canalización respectiva, según corresponda.

•Participar y contribuir en el rediseño de los procesos del OSCE vinculados a las adquisiciones.

•Participar y contribuir en la elaboración de los procesos de la gestión de las adquisiciones que ejecutan las entidades públicas.

•Gestionar la implementación de los procesos del OSCE.

•Participar y contribuir en el desarrollo de la propuesta normativa complementaria.

•Participar y contribuir con la implementación de los procesos de la gestión de las adquisiciones del OSCE.

•Participar y contribuir en el desarrollo de la propuesta normativa complementaria

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones en las actividades siguientes:

•Definir y ejecutar los proyectos de capacitación ligados al Proyecto BID.

•Transferir los mecanismos de capacitación que el Proyecto BID construya.

•Proponer al Grupo de Rediseño e Implementación de las adquisiciones proyectos de comunicación ligados al Proyecto BID.

•Ejecutar los proyectos de comunicaciones ligados a Proyecto BID.

•Transferir los mecanismos de comunicaciones que el Proyecto BID construya.

•Participar en la definición y ejecución de los proyectos de capacitación ligados al Proyecto BID.

•Aprobar la propuesta de proyectos de comunicación ligados al Proyecto BID.

•Participar y contribuir en la elaboración e implementación de los proyectos de capacitación.

•Recibir los mecanismos de capacitación que el Proyecto BID transfiera.

•Participar y contribuir en los proyectos de capacitación a solicitud del EGP.

•Participar en la elaboración e implementación de los proyectos de comunicaciones.

•Recibir los mecanismos de comunicaciones que el Proyecto BID transfiera.

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones en las actividades de los involucrados siguientes:

5 Mecanismos de Capacitación: referidos al enfoque estratégico y modelo formativo que especifican las características del modelo de aprendizaje y sus elementos diferenciadores.

Proyectos de Capacitación: referidos a todas las soluciones de aprendizaje que responden a necesidades identificadas y que se implementan a través de cursos, itinerarios, mallas o soluciones transversales.

•Definir y consolidar el portafolio de proyectos tecnológicos relacionados con las Adquisiciones del Estado incluyendo a los proyectos que ejecuten otras áreas del OSCE.

•Priorizar la ejecución de los proyectos del portafolio en base a los criterios definidos por la Alta Dirección del OSCE.

•Gestionar el desarrollo (definición, planificación, contratación, ejecución, supervisión y cierre) de cada proyecto bajo la responsabilidad del EGP.

•Supervisar la ejecución de los Proyectos Tecnológicos del OSCE que no sean responsabilidad del EGP con el propósito de garantizar el alineamiento de éstos a los objetivos del Proyecto.

•Emitir opinión técnica respecto a la verificación y validez de los entregables de los proyectos tecnológicos que no son responsabilidad del EGP sobre el alineamiento de éstos con los criterios funcionales y técnicos definidos para la Plataforma de Adquisiciones del Estado.

•Presentar los proyectos que requieran ser incluidos en el portafolio de proyectos tecnológicos de las Adquisiciones del Estado.

•Participar en lo requerido por el EGP.

•Informar sobre el avance en el desarrollo de los proyectos.

•Presentar los entregables de los proyectos de su responsabilidad para su opinión por el EGP.

•Otorgar conformidad de los productos de los proyectos de su responsabilidad.

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones en las actividades de los involucrados siguientes:

•Definir la Plataforma de Adquisiciones del Estado en todos sus alcances (funcionales, técnicos operativos entre otros).

•Gestionar el desarrollo e implementación de la Plataforma de Adquisiciones del Estado.

•Definir los protocolos y medios de intercambio de información de la Plataforma de Adquisiciones con aplicaciones y/o plataformas tanto internas como externas al OSCE.

•Emitir opinión técnica respecto a la verificación y validez de las características funcionales y técnicas de otros proyectos y/o iniciativas del OSCE, respecto a las características e integridad de la Plataforma de Adquisiciones.

•Preparar y ejecutar los procesos de transferencia de la Plataforma a las oficinas y áreas del OSCE de acuerdo con la estrategia y programación de la transferencia definida por el EGP y la especificación de recursos.

•Participar en el desarrollo de las características funcionales y técnicas de la Plataforma, en caso de ser requerido por el EGP.

•Recibir los componentes de la Plataforma transferidos por el

Proyecto

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones en las actividades de los involucrados siguientes:

•Definir el ciclo de desarrollo de soluciones de sistemas que establece: gestión de requerimientos, análisis, programación y pruebas, para los sistemas a desarrollar, adquirir o implementar dentro de la Plataforma de Adquisiciones del Estado.

•Definir e implementar las metodologías, estándares, y herramientas aplicables al ciclo de desarrollo.

•Desarrollar las Soluciones de Sistemas en sus sucesivas versiones

hasta la entrega final del Proyecto BID.

•Definir y asignar los ambientes de Desarrollo de acuerdo con las prioridades del Proyecto BID.

•Preparar y ejecutar la transferencia de las soluciones de sistemas desarrollados.

•Preparar y ejecutar la transferencia de los procesos, las metodologías, estándares y ambientes de desarrollo de acuerdo con la estrategia de transferencia definida por el EGP.

•Establecer los mecanismos de participación de las diversas áreas involucradas en el desarrollo de las soluciones

•Participar en la gestión del ciclo de desarrollo y sus diferentes

componentes de ser requerida por el EGP.

•Incluir a su personal en todas las capacitaciones y talleres necesarios para la implementación de la gestión del desarrollo.

•Poner a disposición del EGP los ambientes de desarrollo con que cuenten.

•Recibir los componentes transferidos por el Proyecto BID.

•Definir los parámetros de operación de la Plataforma de

Adquisiciones.

•Definir, contratar e implementar los ambientes de operación.

•Supervisar los contratos de operación de la Plataforma de Adquisiciones.

•Establecer los procesos de mantenimiento de las aplicaciones desarrolladas y adquiridas por el Proyecto BID.

•Administrar las garantías de los desarrollos y los contratos de mantenimiento.

•Gestionar el mantenimiento de los aplicativos hasta su

transferencia.

•Implementar los procesos de soporte usuario a las aplicaciones implementadas.

•Dirigir y coordinar el pase a producción de los sistemas con las áreas del OSCE responsables.

•Participar en el desarrollo de los parámetros de operación de la Plataforma de Adquisiciones de ser requerido por el EGP.

•Participar en la implementación y recibir los ambientes de operación.

•Realizar el mantenimiento correctivo de los

aplicativos transferidos.

•Ejecutar los procesos de soporte usuario.

•Ejecutar los procesos de pase a producción.

•Ejecutar los procesos de operación.

•Realizar el mantenimiento correctivo de los Sistemas Legados (se refiere a las plataformas SEACE y RNP, otros).

•Informar al EGP sobre los mantenimientos correctivos realizados.

•Dirigir el proceso de implementación de las soluciones de sistemas.

•Proponer al Grupo de Rediseño y a las áreas usuarias el Plan de Implementación de las soluciones desarrolladas.

•Proponer al Grupo de Rediseño la normativa complementaria para la implementación.

•Proponer al Grupo de Rediseño el Plan de Comunicaciones respectivo.

•Supervisar el despliegue del Plan de Comunicaciones.

•Contribuir a la elaboración del Plan de Implementación de cada solución.

•Asignar los recursos definidos en el Plan de Implementación, cuando sea necesario.

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones en las actividades de los involucrados siguientes:

•Gestionar del Proyecto, así como de monitorear y evaluar las actividades y sus recursos para lograr los objetivos y metas.

•Realizar el seguimiento a la ejecución de las actividades del

Proyecto.

•Articular con las Direcciones Técnicas y Oficinas Administrativas del OSCE las actividades del proyecto

•Articular con todos los actores involucrados en la Contratación Pública y todo actor relevante para la oportuna implementación del proyecto.

•Facilitar información pertinente a la Unidad Ejecutora de Inversiones para cumplir sus funciones.

•Presentar ante la Dirección General xxx Xxxxxx Público del MEF los

informes y/o documentos que corresponda.

•Participar en reuniones de coordinación con el MEF y el BID con el objeto de evaluar el cumplimiento de las metas del proyecto.

•Brindar soporte administrativo al proyecto.

•Asegurar la organización, control y actualización del archivo de los documentos financieros y administrativos del proyecto, incluyendo la documentación de las adquisiciones y contrataciones realizadas por medio del Proyecto.

•Con el BID, tiene las obligaciones y responsabilidades siguientes:

• Atender a los auditores externos de acuerdo con lo planificado en el Contrato xx Xxxxxxxx y facilitar la documentación que corresponda.

• Elaborar los informes semestrales de progreso y de estados financieros para el BID.

•Contratar la evaluación intermedia y final, y facilitar la documentación correspondiente

•Gestionar la certificación, ampliación de certificación con la oficina de Planeamiento y Modernización, y en lo que corresponda (UABA)

•Entregar y dar accesos al EGP a la información, documentación (de existir) y/o sistemas informáticos necesarios para preparar los informes financieros requeridos por el Banco (UFIN).

•Incorporar en el Plan Anual de Contrataciones de OSCE, de ser necesario, las adquisiciones previstas en el POA (UABA).

•Participar como áreas usuarias del proyecto, cuando sea requerido por el EGP conforme a las actividades en las que se involucren, según indica su especialidad y funciones establecidas en el ROF de la Entidad.

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones en las actividades de los involucrados siguientes:

•Formular el Plan Operativo Anual del proyecto, así como sus modificaciones.

•Realizar el seguimiento y control permanente de la ejecución financiera y presupuestaria

•Solicitar al MEF la autorización para los desembolsos.

•Con el BID, tiene las obligaciones y responsabilidades siguientes:

•Solicitar la No Objeción del POA

•Elaborar y monitorear el Plan de Adquisiciones

•Elaborar y mantener actualizadas las herramientas de gestión del proyecto

•Realizar el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos establecidos en el Contrato xx Xxxxxxxx.

•Proporcionar información técnica para la elaboración de los planes de ejecución, financiero y de adquisiciones del proyecto

•Proporcionar información técnica para la elaboración de los informes requeridos.

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones de las actividades del proceso de adquisiciones, de los involucrados siguientes:

•Elaborar las especificaciones técnicas, los términos de referencia (TdR) y los estudios para la estimación de costos, en coordinación Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE.

•Evitar la duplicidad en los requerimientos formulados en el proyecto.

•Gestionar el requerimiento y el proceso de selección.

•Designar a los representantes titulares y suplentes para integrar el Comité de Selección, en coordinación Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE.

•Elaborar reportes y/o informes sobre los avances de los procesos de selección y otros temas de índole administrativo que sean requeridos.

•Mantener archivos de seguimiento de los procesos, productos entregados y la conformidad del bien o servicio.

•Con el BID, tiene las obligaciones y responsabilidades siguientes:

•Solicitar al BID las No Objeciones correspondientes.

•Suscribir los contratos y las adendas que hubiere.

•Realizar las gestiones pertinentes para el ingreso de los bienes al almacén y patrimonio de OSCE (UABA).

•Brindar información para la elaboración de las especificaciones técnicas y/o términos de referencia.

•Visar los TDRs elaborados por el EGP, de ser requerido

•Integrar Comité de Selección, cuando le competa y sea requerido.

Se establece la participación, responsabilidades y obligaciones de las actividades del proceso de ejecución contractual, de los involucrados siguientes:

•Supervisar la ejecución de los contratos de consultorias, bienes y servicios, con el objeto de verificar que los mismos cumplan con los términos de referencia, las normas y procedimientos pertinentes.

•Verificar el cumplimiento y dar conformidad de las obligaciones derivadas de las contrataciones para, de corresponder, plantear las penalidades que sean pertinentes.

•Elaborar informe de conformidad a los productos entregables de las contrataciones.

•Recibir de los consultores y/o proveedores la presentación de los

entregables.

•Realizar las observaciones a los entregables y/o productos de los consultores y/o proveedores en el marco de los contratos suscritos.

•Realizar las gestiones para la modificación contractual y solicitar CCI con los consultores y/o proveedores en el marco de los contratos suscritos.

•Con el BID, tiene las obligaciones y responsabilidades siguientes:

•Solicitar al BID el código PRISM.

•Tramitar ante el BID la no objeción a las modificaciones contractuales, de corresponder.

•Gestionar la asignación de recursos financieros para la ejecución de todos los componentes del Proyecto, con apoyo del EGP.

•Realizar los pagos según contratos y/u órdenes de servicio o de compra (UFIN), conforme a lo informado por el EGP.

•Mantener la información fiduciaria del Proyecto actualizada y

disponible (UFIN), con apoyo del EGP.

•Ejecutar los recursos de las cuentas del préstamo y contrapartida (UFIN), de conformidad a lo solicitado por el EGP.

•Efectuar el control patrimonial de los bienes adquiridos con apoyo del EGP (UABA).

•Facilitar al EGP la documentación que fuera necesario para las auditorías externas referente al expediente de pago (UFIN).

•Participar en el seguimiento de las actividades establecidas en los TdRs del contrato.

•Emitir opinión técnica, cuando sea requerido por el EGP, sobre el desarrollo de las consultorías, bienes, servicios y/o para modificaciones contractuales, a ser evaluado por el Equipo Técnico según su consideración.

Al cierre del Proyecto los expedientes generados por el EGP en la gestión de adquisiciones se entregarán a la OAD o quien haga sus veces.‌

El Coordinador General del Proyecto definirá e implementará los formatos necesarios para la gestión administrativa del proyecto, según corresponda.

La Unidad Ejecutora de Inversiones (UEI) del Proyecto es la Dirección de SEACE. El EGP elaborará informes mensuales que permitirán a la UEI el cumplimiento de sus funciones

El Ciclo Operativo del Proyecto se estructura en base a cuatro fases con sus respectivos procesos. Las Fases son: (i) Programación, (ii) Contratación, (iii) Ejecución y (iv) Seguimiento y evaluación.

Plan de Ejecución del Programa (PEP)

Liquidación y Cierre

Ejecución Presupuestal y Desembolsos

No Objeción (Cuando se requiera)

Admini stración de Contratos Conformidad de Pag os

Ejecución de Contrato

Firma de Contrato

No Objeción (Cuando se requiera)

Proceso de Selección

Documentos de Selección

Programación Financiera

No Objeción

Plan de Adquisiciones (PA)

Plan Operativo Anual (POA)

Plan de Ejecución Plurianual (PEP)

IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACION

El Plan de Ejecución Plurianual (PEP) es el instrumento de gestión que provee una visión multianual y estratégica del proyecto, siendo el puente entre el diseño y la ejecución del mismo y sirve para la elaboración del POA del primer año y de los años siguientes.

El PEP contiene el detalle de la ejecución a lo largo de todo el proyecto, definiendo (i) Los objetivos del Proyecto, (ii) Las metas físicas y financieras, (iii) Las actividades del Proyecto (Estructura de Desglose del Trabajo - EDT), (iv) La línea de base del cronograma del Proyecto y sus actualizaciones, (v) La línea de base del costo del

Proyecto y sus actualizaciones, y (vi) la Planificación y Control de los flujos de fondos del Proyecto.

Aunque puede haber variaciones menores, el PEP deber tener al menos:

a) Estructura según EDT (por Productos de los Componentes, Subcomponentes y Actividades/Productos)

b) Nombre de la actividad, fechas de inicio y finalización, duración y responsable.

c) Cada actividad debe registrar los tipos de adquisiciones a realizarse, método de contratación, costo de referencia, la fecha de inicio y duración de los procesos, la fecha estimada de la firma de los contratos, su fecha de finalización, hitos principales del proyecto.

d) Los costos de cada actividad, el plan de mitigación de riesgos.

El cronograma del Proyecto se construye sobre la base de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). La EDT es la descomposición de la subdivisión de los entregables del Proyecto en componentes más pequeños y manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en la EDT, y es aquél en el que el costo y la duración de las actividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse de manera más confiable.

La descomposición de la totalidad del trabajo del Proyecto en paquetes de trabajo implica generalmente las siguientes actividades:

• Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado.

• Estructurar y organizar la EDT.

• Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior.

• Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT.

• Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario y suficiente.

Una vez formulada la EDT, se recomienda el uso de un software apropiado para el manejo del cronograma tal como el MS Project u el Open Project, que permite establecer la dependencia entre actividades, con control de costo y plazos. Asimismo, el Banco utilizará el PEP como un instrumento para la supervisión de la ejecución del proyecto, comprende la planificación completa del proyecto, con la ruta crítica de acciones que deberán ser ejecutadas para que los recursos del Financiamiento sean desembolsados en los plazos previstos.

El PEP es elaborado por el EGP, y deberá ser enviado al Banco para solicitar No Objeción.

El PEP deberá ser actualizado por el EGP cuando fuere necesario, en especial cuando se produzcan cambios que impliquen diferencias sustanciales de costo y cronograma.

Por otra parte, se debe tener en cuenta que adicionalmente tanto en la preparación del PEP y del POA, que es la planificación más detallada año a año del PEP, se deben establecer los vínculos de precedencia y relación de las distintas actividades que se incorporan en el Plan. De esta manera, se puede ver rápidamente el efecto positivo o negativo a nivel de Proyecto, de cualquier adelanto o retraso en una actividad. Aunque puede haber variaciones menores, el PEP debe tener al menos:

a) Estructura según EDT (por Productos), en base a la Matriz de Resultados.

b) Nombre de actividad, fechas de inicio y finalización y duración.

c) Cada actividad debe registrar:

i) Tipos de adquisiciones a realizarse,

ii) Sub actividades o servicios a realizarse,

iii) La cantidad de días de duración,

iv) Inicio y fin de los servicios que se ofrecerán,

v) Porcentaje de avance en cada uno de los casos.

d) Xxxxxxxxxx e hitos principales del Proyecto.

El POA constituye uno de los instrumentos claves de gestión del Proyecto, permitiendo definir: (i) El planeamiento de objetivos, (ii) Las metas físicas y financieras, (iii) La precisión de cada una de las actividades para el ejercicio presupuestal anual, (iv) Las necesidades de liquidez, y (v) La planificación y control de los flujos de fondos del Proyecto. Asimismo, su evaluación permite observar el avance de las metas físicas y financieras, el seguimiento y progreso de los resultados en la implementación del Proyecto, así como la evolución de los indicadores cuantificables del Proyecto.

El POA es elaborado por el EGP sistematizado por el Especialista en Presupuesto y Seguimiento, y revisado por los Coordinadores Técnico, el Administrativo y Financiero. El Coordinador General del Proyecto tramita la No Objeción al Banco dentro del último trimestre de cada año fiscal, excepto en el primer año, que se realizará en el primer trimestre luego de obtener la elegibilidad del Banco. El POA debe incluir el costo y una reseña de alcance. El POA también deberá incluir el Plan de Adquisiciones y la Planificación Financiera, que serán elaborados por el EGP para asegurar el flujo de desembolsos por parte del Banco.

Para efectos de la programación presupuestal del siguiente año fiscal, el POA se presentará junto al segundo informe semestral de progreso de cada año.

El Plan de Adquisiciones (PA) es el documento que contiene el detalle de las adquisiciones que se implementarán anualmente e incluye:

a) Los contratos para bienes, servicios diferentes a consultoría y servicios de consultoría.

b) Los métodos propuestos para la contratación de bienes y servicios diferentes a consultoría y para la selección de los consultores, además del costo estimado.

Una vez iniciado el Proyecto, se podrán identificar el resto de las contrataciones, las cuales deberán ser indicadas en el PA. Considerando la dinámica de cada uno de los Componentes que comprenden el Proyecto y el riesgo asignado al mismo, el EGP, a través del Especialista en Adquisiciones, podrá actualizar el PA anualmente, o cuando se presenten cambios.

Es importante resaltar que el PA es parte integrante del Plan Operativo Anual – POA y deben reflejar de manera clara y articulada los montos a contratar por cada categoría de desembolso y los métodos de contratación acordados con el BID para las adquisiciones de bienes y servicios, contratación de obras y selección de firmas consultoras y consultores individuales.

La versión vigente de los Planes de Adquisiciones se publicará en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) como herramienta de planificación y difusión (o herramienta que la reemplace) o con el sistema que el BID eventualmente indique. El mismo que también será presentado al BID para su revisión y No Objeción.

El Banco realizará la revisión de los procesos de selección, contratación y adquisición, según lo establecido en el PA. En cualquier momento, durante la ejecución del Proyecto, el Banco podrá cambiar la modalidad de revisión de dichos procesos, informando previamente al Prestatario. Los cambios aprobados por el Banco deberán estar reflejados en el PA.

Las evaluaciones Ex Post del Banco abarcarán una muestra de los contratos con base en criterio técnico-profesional y serán realizadas por consultores o auditores externos. Una vez implementado el uso del Sistema Nacional de Abastecimiento, el esquema podrá ser actualizado en función de los riesgos fiduciarios.

La Planificación Financiera, es un instrumento articulado con el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) y el Plan Operativo Anual (POA), que permite planificar y controlar los flujos de fondos del Proyecto durante el período de un ejercicio fiscal. La Planificación Financiera estará a cargo del Especialista Financiero del EGP con información del Especialista en Planificación y Presupuesto del EGP. En base a la planificación financiera, el EGP elaborará el pronóstico de desembolsos anual por fuente de financiamiento y lo presentará ante el BID a inicios de cada año; y adicionalmente cuando el Banco los requiera.

El Plan Financiero es un instrumento de gestión que el EGP adjuntará en cada Solicitud de Desembolso por Anticipo de Fondos del Proyecto reflejando las necesidades reales de liquidez del Proyecto hasta por un periodo de 180 días.

La planificación financiera, el PD y el PF deberán actualizarse de acuerdo con la evaluación de su ejecución registrada del Proyecto, reflejando las necesidades reales de liquidez.

El Proyecto utilizará para la realización de las adquisiciones los métodos de contratación indicados en las Políticas de Adquisiciones del Banco GN-2349-9 y GN 2350-96 y se procederá de acuerdo con estas, o la versión actualizada de estas.

6 A partir de enero de 2020 se encuentra vigentes las GN-2349-15 y GN 2350-15. En caso fueran modificadas se procederá según lo indicado en el Capítulo IV del Contrato xx Xxxxxxxx.

Cualquiera de los métodos de contratación y adquisiciones a ser empleado deberá estar previamente identificado en el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco.

Para la ejecución del Proyecto, el EGP, dispondrá la conformación de los Comités de Selección, que serán instancias autónomas y colegiadas integradas preferiblemente por representantes de las instancias técnicas y del EGP, con el objeto de llevar a cabo los procesos de selección para la adquisición y contratación de bienes y servicios y servicios de consultoría, que les correspondan y los cuales deberán estar programados en el POA y el PA.

El Banco, en los casos que se requiera, examinará los procedimientos, documentos, la evaluación de las ofertas, la recomendación y adjudicación de contratos, para verificar que se encuentran de acuerdo con las políticas del Banco.

Los Comités de Selección presentan las actas y el informe final de evaluación con la recomendación de adjudicación de contrato al Coordinador Técnico del Proyecto para su aprobación a la recomendación de adjudicación y posterior remisión a la Coordinación General del Proyecto quien gestionará la suscripción de los contratos respectivos, previa no objeción del Banco cuando corresponda.

La preparación de los Términos de Referencia, Especificaciones Técnicas y Costos Estimados (estructura de costos que podrá estar acompañado de un análisis xx xxxxxxx) que se requieran para la contratación de servicios, consultorías y la adquisición de bienes para la ejecución de los componentes del Proyecto son responsabilidad del EGP, con la participación de los órganos de línea del OSCE, cuando sea solicitada.

El Comité de Selección Permanente (CSP) está conformado mínimo por tres miembros (siempre números impar), propuestos por el Coordinador Técnico del EGP, de los cuales máximo 2 miembros titulares serán de las áreas usuarias a ser definidas dada su especialidad y funciones establecidas en el ROF de la Entidad, los que serán designados por su director/jefe, según solicite el coordinador técnico. Adicionalmente se nombrarán tres miembros en calidad de suplentes. El miembro suplente sustituye al titular por ausencia de este último, pudiendo el miembro titular reincorporarse al Comité.

El proceso de evaluación y selección de las propuestas, cotizaciones y ofertas es responsabilidad del Comité, encargándose de cada una de las actividades de dicho proceso: evaluación de expresiones de interés (de corresponder a firma consultora), absolución de consultas, evaluación de observaciones, calificación de postores, evaluación de propuestas y ofertas/cotizaciones, emisión de informe de evaluación, negociación del contrato, notificación de la intención de adjudicación, recomendación para la adjudicación del contrato, comunicación a los licitantes/ofertantes/consultores del resultado del proceso y, en general, todo acto necesario o conveniente hasta la recomendación de la adjudicación del contrato.

El CSP está facultado para solicitar el apoyo que requiera de las unidades pertinentes y del Especialista de Adquisiciones, quien asesora todo el proceso de evaluación para

asegurar la correcta utilización de los documentos de adquisiciones y el cumplimiento de las Normas del BID.

Los miembros del CSP son solidariamente responsables por la selección realizada, así como por la conformidad a las Normas del BID establecidas. Responden administrativamente ante cualquier irregularidad del proceso que les sea imputable.

El Coordinador Técnico del Proyecto puede proponer la constitución de un Comité de Selección Ad-hoc para servicios de consultoría y de no consultoría que considere especializadas.

Para asesorar a los Comités de Selección en aspectos de alta complejidad técnica, relacionados con la adquisición de bienes y servicios o en la contratación de consultorías se podrá contratar consultores externos especializados financiados con recursos del Proyecto.

Los expertos (consultores o firmas consultoras) podrán participar en las diferentes etapas del proceso, desde el diseño de las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.

Los integrantes de los comités de selección sólo pueden ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio (finalización del contrato o resolución de este), declarado mediante documento debidamente motivado. Los integrantes del CS no pueden renunciar al cargo encomendado.

Para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el CS se sujeta a las siguientes reglas:

• Hay quórum cuando la totalidad de sus miembros se encuentren presentes, completándose en caso de ausencia con los suplentes respectivos.

• Los acuerdos son tomados por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros.

El CS o el CS Ad-hoc culmina sus funciones cuando emite la recomendación de la adjudicación del contrato mediante documento escrito y comunica el resultado a los licitantes/consultores del proceso, o cuando se cancela el proceso.

El EGP publicará el Plan de Adquisiciones en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) o el sistema que el Banco eventualmente indique, y de ser el caso, será actualizado conforme lo requiera el Banco para reflejar las necesidades reales de ejecución del Proyecto y el progreso alcanzado.

Los procesos de publicidad se encontrarán regidos de acuerdo con las políticas señaladas en los Formatos GN-2349-9 y GN 2350-97.

7 A partir de enero de 2020 se encuentra vigentes las GN-2349-15 y GN 2350-15. En caso fueran modificadas se procederá según lo indicado en el Capítulo IV del Contrato xx Xxxxxxxx.

Los procesos y límites de contratación acordados para el Proyecto, tanto para la contratación de obras, bienes, servicios diferente a consultoría y servicios de consultoría conforme a las Políticas de Adquisiciones del Banco la Comparaciones de Precios-CP se puede utilizar hasta el umbral de la LPI para obras, bienes y servicios distintos de consultorías (OBySDC), si se trata de OBySDC técnicamente simples que puedan justificar este método, o según se indica en el plan de adquisiciones aprobado por el Banco.

El Banco durante la ejecución del Proyecto podrá modificar sin más trámite los umbrales de revisión previa si considera que ha cambiado el contexto fiduciario del OSCE como Organismo Ejecutor. En este caso, el Banco comunicará al OSCE o la EGP tal decisión y ésta deberá reflejar las nuevas condiciones de ejecución en el Plan de Adquisiciones.

Los umbrales que se deberán considerar para la revisión previa son los siguientes:

Obras

Bienes

Servicio de

Consultoría de Firmas

Consultores Individuales

≥ US$ 10´000,000.00

Y todas las contrataciones

directas

≥ US$ 500,000.00

Y todas las contrataciones

directas

≥ US$ 500,000.00

Y todas las selecciones

directas

Solamente las selecciones directas

La Unidad Ejecutora Presupuestal del OSCE suscribirá el contrato final de los procesos de adquisiciones, teniendo en cuenta las actas finales del Comité de Selección, el cual contendrá todos los documentos del Proceso de Selección (incluyendo el Proyecto de Contrato), la oferta del postor o licitante ganador seleccionado y la No Objeción del Banco cuando corresponda.

El EGP es responsable de gestionar la No Objeción del Banco de todos los Contratos de Adquisiciones de bienes, servicios diferentes a consultorías y consultorías que se desarrollan en el marco del Proyecto, según corresponda.

La contratación del EGP que una vez conformado velará por el correcto funcionamiento de este MOP y del Contrato xx Xxxxxxxx, será realizada de la siguiente manera:

8Umbrales es el término utilizado para referirse a las condiciones en las que las contrataciones requieren aprobación previa del BID. Además, se deberá revisar la página web de Banco: xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx,0000.xxx x, o xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx,0000.xxx x

• El Coordinador General del Proyecto designado por el OSCE para el cumplimiento de las condiciones previas, se encargará de elaborar los Términos de Referencia y perfiles para la contratación del Equipo de Gestión

• El Coordinador General del Proyecto puede proponer los candidatos para el Equipo de Gestión que pasarán por el proceso de selección.

• Para el proceso de selección de todos los miembros del Equipo de Gestión, se realizará el siguiente procedimiento:

- Se conformará un comité de selección de tres personas.

- El Comité evaluará a los candidatos, según los criterios que designen en la sesión del Comité, y atendiendo a las funciones y perfiles de los Términos de Referencia presentados por el Coordinador General del Proyecto.

- En un acta el Comité deja constancia de su selección

• La Oficina de Administración de OSCE procederá a la suscripción del contrato respectivo de los candidatos seleccionados, a solicitud del EGP.

• El Coordinador General del Proyecto informará al candidato seleccionado, mediante llamada telefónica y/o correo electrónico.

Los contratos son administrados por la Oficina de Administración, en su calidad de unidad ejecutora presupuestal, de acuerdo a lo especificado en cada contrato.

Suscritos los Contratos, el EGP será responsable de supervisar el desempeño, directo y permanente, de los consultores y de asegurarse que se lleven a cabo los servicios y la entrega de bienes contratados. Las áreas usuarias involucradas en las actividades participan en las reuniones sobre las actividades y/o entregables de las contrataciones, y el EGP a través del Coordinador Técnico del EGP, será responsable de observar y/u otorgar la conformidad técnica verificando que los consultores desarrollen las actividades establecidas en los TDR y los proveedores de bienes y servicios diferentes de consultoría cumplan las especificaciones técnicas exigidas según su Contrato y Propuesta Técnica Económica. Asimismo, la EGP custodiará el entregable presentado, de corresponder.

En el caso de Órdenes de Servicio y de Compra, la firma estará a cargo de la Unidad de Abastecimiento y la Oficina de Administración del OSCE, así como el registro patrimonial de los activos depreciables y no depreciables adquiridos por el Proyecto y su incorporación a la póliza de seguros contra todo riesgo de la entidad.

La recepción de los bienes adquiridos estará a cargo de la Unidad de Abastecimiento del OSCE. En el caso de equipos informáticos u otros equipos complejos, la Oficina de Tecnología de la Información del OSCE debe emitir un informe de conformidad dirigido al Coordinador General del Proyecto.

Las conformidades a los productos/servicios de las actividades de los Componentes 1, 2, 3, serán dadas por el Coordinador Técnico del EGP. Las conformidades de las actividades de los componentes de gestión técnica y administrativa del proyecto, serán otorgadas por el Coordinador Administrativo y Financiero, Coordinador Técnico del EGP y Coordinador General del Proyecto, OTI, DTN, SEACE, según corresponda. La conformidad al Coordinador General del Proyecto será dada mediante proveído por el responsable de la Unidad Ejecutora Presupuestal del OSCE.

Es responsabilidad del EGP aprobar las Solicitudes de Desembolsos y dar las disposiciones pertinentes al área de tesorería, para la ejecución, seguimiento y control de los desembolsos solicitados que se requieran durante el desarrollo del proyecto. Estos estarán basados en la planificación financiera elaborada sobre la base de la información técnica emitida por el EGP.

El propósito de la rendición de cuentas es demostrar el avance financiero del Proyecto y el uso de los recursos por cada categoría de inversión (componente), y no significa una aprobación por parte del Banco de los gastos efectuados.

La UFIN es responsable de llevar los registros contables requeridos y de mantener la documentación de soporte, con apoyo del EGP; en el marco de las Directivas del OSCE correspondiente a la documentación, y, de lo establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx.

Es un proceso transversal a la ejecución del Proyecto, ejecutado por el OSCE, a través del EGP, en coordinación con sus instancias técnicas dentro del OSCE, quienes tienen la responsabilidad de gestionar, elaborar y proporcionar oportunamente la información requerida y apoyar las acciones de seguimiento, evaluación y auditorias programadas.

Las acciones de seguimiento, evaluación y auditorías representan procesos que tienen relación directa con el cumplimiento de los compromisos, acciones y resultados pactados en el Contrato de. Asimismo, deben estar alineados al PEP y POA correspondientes, así como al cumplimiento de las pautas planteadas en el presente MOP y las normas aplicables al Sistema Administrativo de Control.

En términos generales, los procesos y acciones de seguimiento, evaluación estarán orientadas a desarrollar los siguientes aspectos:

• Supervisar el logro de los productos y resultados;

• Valorar el aporte diferencial de las acciones de los Componentes del Proyecto;

• Extraer las lecciones que permitan ampliar las intervenciones del Proyecto;

• Verificar el cumplimiento de las acciones planteadas en el Proyecto;

• Servir como soporte para la toma de decisiones que se requerirán a lo largo del Proyecto.

Todas las actividades de seguimiento, evaluación estarán financiadas con recursos del Proyecto, siendo el EGP el responsable de su gestión e incorporación en el Plan Operativo Anual (POA) y el respectivo Plan de Adquisiciones (PA).

El OSCE, a través del EGP, debe realizar la supervisión, seguimiento permanente y las revisiones programadas durante cada una de las etapas de ejecución del Proyecto. Para ello, presentará Informes Semestrales de Progreso al Banco Interamericano de Desarrollo para su No Objeción dentro de los 30 días de concluido cada semestre calendario.

Los Informes Semestrales de Progreso deberán incluir información sobre los avances financieros y físicos en la ejecución de las actividades del Proyecto, la actualización de la Matriz de Resultados, aspectos críticos de gestión y lecciones aprendidas.

El contenido de los Informes Semestrales de Progreso, debe contener como mínimo el desarrollo de los siguientes puntos:

I. Introducción y antecedentes del periodo.

II. Logros y lecciones aprendidas del período (teniendo en cuenta la evaluación de lo siguiente: (i) Matriz de Resultados, (ii) Plan de Adquisiciones, (iii) PEP, (iv) POA, y

(v) Matriz de Riesgos).

III. Problemas, riesgos y desafíos del período (teniendo en cuenta la evaluación de lo siguiente: (i) Matriz de Resultados, (ii) Plan de adquisiciones, (iii) PEP, (iv) POA, y

(v) Matriz de Riesgos).

IV. Conclusiones y próximos pasos en el siguiente período.

V. Anexos:

a) Matriz de Resultados e Indicadores / PMR atualizado.

b) Matriz de Riesgos y Plan de Mitigación de Riesgos.

El OSCE, a través del EGP, realizará evaluaciones del Proyecto, las cuales se efectuarán según lo señalado en el Capítulo V de las Estipulaciones Especiales del Contrato xx Xxxxxxxx N° 4428/OC-PE.

El OSCE, a través del EGP, preparará y enviará al Banco Interamericano de Desarrollo un informe de evaluación intermedia, a los 90 días contados a partir de la fecha en que se haya desembolsado el 50% de los recursos o cuando hayan transcurrido 40 meses de ejecución, lo que ocurra primero. También enviará al Banco una evaluación final que servirá de insumo para el Informe de Terminación del Proyecto, a los 90 días contados a partir de la fecha en que se haya desembolsado el 95% de los recursos xxx xxxxxxxx. Asimismo, a los 45 días contados a partir del vencimiento del plazo original de desembolsos o sus extensiones, una evaluación socioeconómica del Proyecto, en base a la metodología y de conformidad a las pautas acordadas con el Banco.

Finalmente, el Proyecto contempla una evaluación aleatoria de impacto que se detalla en el PME.

Los informes de evaluación incluirán los siguientes temas:

• Avances en el logro de las metas incluidas en el Marco de Resultado acordado entre el Ejecutor y el Banco.

• Grado de cumplimiento de las obligaciones contractuales.

• Efectividad del sistema de seguimiento y evaluación.

• Efectividad del monitoreo de los aspectos de capacidad institucional.

• Situación financiera.

• Lecciones Aprendidas.

• Recomendaciones.

• Próximos pasos.

• Proyecciones de gasto.

• Indicadores de gestión.

El EGP será responsable de la selección y contratación de consultores independientes, de conformidad con los términos de referencia acordados previamente con el Banco. Dichos consultores se encargarán de la elaboración de los Informes de Evaluación.

Los Informes de Evaluación son aprobados por el EGP, y remitidos al Banco Interamericano de Desarrollo para su no objeción

Responsable

Acción

Medio de verificación

Direcciones Técnicas y Oficinas de OSCE

Elaboración de TDR/EETT

- Participar como áreas usuarias del proyecto, cuando sea requerido por el EGP conforme a las actividades en las que se involucren, según indica su especialidad y funciones establecidas en el ROF de la Entidad.

TDRs/EETT visados por áreas usuarias, en caso el EGP lo requiera

Ejecución Contractual

- Emitir opinión técnica, cuando sea requerido por el EGP, sobre el desarrollo de las consultorías, bienes, servicios y/o para modificaciones contractuales, a ser evaluado por el Equipo Técnico según su consideración.

Documento con opinión en caso el EGP lo requiera

Equipo de Gestión del Proyecto

Elaboración de TDR

- Elabora los Términos de Referencia y/o Especificaciones Técnicas la adquisición de bienes, servicios y consultoría, según corresponda

- Gestiona la no objeción ante el BID de corresponder.

-TDR elaborado

-Oficio dirigido al BID

Gestión del Requerimiento

- Elabora el POI y registra avances mensuales y trimestrales.

- Elabora el Plan de Adquisiciones y Contrataciones del Estado del Proyecto.

- Elabora el Cuadro de Necesidades

- Elabora la Programación Multianual de Inversiones del Proyecto

- Verifica y gestiona la disponibilidad presupuestal, de corresponder nota modificatoria.

- Registra y emite el pedido del SIGA

- Suscribe el pedido SIGA.

- Solicitar gestionar la CCP/Previsión

- Memorando a OAD

Proceso de Selección

- Designa y convoca el comité de selección.

- Realiza el proceso de selección.

- De corresponder, tramita con UABA la ampliación de certificación.

- Elabora y remite a la OAD la propuesta de contrato con V° B° de la Coordinación General del Proyecto y la Coordinación Administrativo Financiera del proyecto y

los que el EGP considere necesarios.

- Memorando de designación

- Informe del comité de selección

- Propuesta de Contrato visada

Responsable

Acción

Medio de verificación

Gestión del contrato

- Seguimiento a la ejecución contractual

Conformidad de servicio

- El EGP revisa el Producto/Entregable presentado y elabora el informe técnico de conformidad.

- Elabora el formato de conformidad

Informe de Conformidad

Gestión de pago

- Remite los documentos de conformidad a la OAD para gestionar el pago

- Remite a UFIN la programación mensual de pagos por ROOC y RO, para que proceda a la monetización.

-Memorando a OAD

-Correo electrónico enviado a UFIN en forma mensual

Ejecución física y Financiera

- Elaborar informe mensual sobre la ejecución física y financiera del proyecto.

- Elabora Documentos Equivalentes o Estudios Definitivos

Informe remitido a la UEI (SEACE) Actualización de formato correspondiente en Xxxxxxxx.xx

OAD

Gestión del Requerimiento

- Recibe el requerimiento y autoriza su trámite (CCP/Previsión)

Proveído de derivación a la UABA

Gestión de contrato

- Suscribe el contrato.

- V° B° a la Orden de Servicio y/o compra.

- Remite el contrato suscrito al EGP para posterior administración del contrato.

Proveído de derivación al EGP

Conformidad de servicio

- Tramita el pago a UABA, según lo requerido por EGP

Proveído de derivación a UABA para gestión de pago.

UABA

Gestión del Requerimiento

- Registra el formato de certificación

- Emisión de la solicitud de Certificado de Crédito Presupuestal (CCP)/Previsión a la OPM.

- Registra la ampliación o rebaja del CCP en el SIGA y SIAF

- Emisión de la solicitud de ampliación de CCP/Previsión a OPM.

Proveído de derivación del Formato de certificación presupuestal.

Gestión de contrato

- Suscribe la Orden de Servicio y/o Compra

- Realizará el compromiso: Se refiere a la afectación parcial o total de las asignaciones presupuestarias autorizadas mediante el documento que

corresponde a cada operación.

Remite copia de la orden de servicio y/o compra al EGP

Responsable

Acción

Medio de verificación

Gestión de Pago

- Recibe el entregable/producto por parte de OAD, revisa y lo remite a UFIN

Remite a UFIN

OPM

Gestión del Requerimiento

- Registra nota modificatoria.

- Emite CCP y Previsión,

- Emite ampliación del CCP.

- Emite la aprobación de notas modificatorias.

- Gestiona la incorporación de recursos.

Proveído dirigido al EGP que adjunta la CCP o documentación correspondiente

UFIN

Gestión de Pago

- Acción control previo para registrar el devengado en el SIAF.

- Acción de registro de devengado por los servicios recibidos y/o bienes entregados a satisfacción del EGP.

- Registro de la fase de giro en el SIAF.

- Efectúa el pago. Etapa de gestión de transferencias bancarias con el fin de cancelar la obligación adquirida. De requerirse pagar en soles con aporte externo se procederá a la conversión de moneda siguiendo los lineamientos del artículo

5.01 del contrato xx xxxxxxxx – normas generales.

- Imprimir el comprobante de pago y remite al EGP, de corresponder

- Formato de liquidación de pago

- Custodiará la documentación de acuerdo a lo dispuesto por las Directivas del OSCE.

Comprobante de Xxxx

XXX

Ejecución física y Financiera

- Recibe informe mensual del EGP sobre la ejecución física y financiera del proyecto.

- Recibe el Documento Equivalente o Estudios Definitivos elaborado por la Coordinación Técnica del Proyecto.

- Prepara información para el MEF, DGIP y otros cuando se requiera, con apoyo de EGP.

Informes del Proyecto

MEF (DGIP)

Coordina con el MEF y el BID y se define forma y plazo de contratación y solicita la No Objeción del BID

Coordina con el
EGP y el BID y se define forma y plazo de contratación para que se solicite la
No Objeción del BID

No Obj BID a c
de Ev Inter

eción del ontratación
aluación media