INSTRUCCIÓN DE LA GERENCIA UCA/IO1GER/2018 POR LA QUE SE DICTA PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN DE CARÁCTER MENOR DE OBRAS, SERVICIOS Y SUMINISTROS DE LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ.
INSTRUCCIÓN DE LA GERENCIA UCA/IO1GER/2018 POR LA QUE SE DICTA PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN DE CARÁCTER MENOR DE OBRAS, SERVICIOS Y SUMINISTROS DE LA UNIVERSIDAD XX XXXXX.
El pasado 9 de noviembre de 2017 se publicó en el Boletín Oficial del Estado, la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014(LCSP).
De conformidad con lo que establece el Preámbulo de la referida Ley, esta introduce novedades encaminadas a conseguir un mejor cumplimiento de los objetivos públicos; a transponer las Directivas Europeas; a lograr una mayor transparencia en la contratación pública y una simplificación de los trámites y, con ello, a la imposición de menos burocracia para los licitadores y mejor acceso a las PYMES.
Entre las innovaciones que incorpora la LCSP, una de las más significativas se refiere al nuevo Régimen Jurídico de los contratos menores. En primer lugar, se reduce su uso a los de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios (IVA excluido).
La principal novedad, sin embargo, aparece en la redacción del artículo 118 LCSP, denominado “Expediente de contratación en contratos menores”, en que se recoge una serie de reglas para la tramitación de los expedientes de contratación de obras, servicios y suministros que cumplan los requisitos del contrato menor.
A la aprobación del gasto ya exigida en el texto legislativo anterior, se introduce en el apartado 3 del art. 118, una regla de incompatibilidad para adjudicar sucesivos contratos menores a un contratista que ya haya resultado adjudicatario de anteriores contratos menores, cuando con ello se superen las cuantías que limitan este tipo de contratos. Además, a dicho expediente se debe incorporar un informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato, en cada contrato.
Es el órgano de contratación al que encomienda la Ley la comprobación del cumplimiento de las reglas del contrato menor, y por ello, es necesario reglar un procedimiento para todas las Administraciones de la Universidad xx Xxxxx por el cual se puedan realizar con carácter previo los controles a los que la Ley 9/2017 obliga al órgano de contratación, a fin de que no se superen los umbrales ya mencionados por cada proveedor y tipo de contrato (obra, suministro o servicio).
En base a todo lo que antecede, y haciendo uso de las prerrogativas que el artículo 95 de las Normas de Ejecución del Presupuesto de la Universidad xx Xxxxx para el ejercicio 2018 me otorgan, dicto la presente
INSTRUCCIÓN
Artículo 1. Ámbito objetivo y subjetivo.
La presente instrucción será de aplicación a toda la contratación que tenga carácter menor según los criterios de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, para obras, servicios y suministros.
El procedimiento que se establece será de aplicación a todas las unidades de gasto de la Universidad
xx Xxxxx que deseen realizar cualquier pedido de material fungible o inventariable, encargo de servicio, contrato de ejecución de obra, o cualquier otra prestación con un tercero externo la cual tenga la consideración de contrato menor, tanto por su importe como por su duración, que no podrá exceder de un año.
Artículo 2. Determinación del valor estimado.
La característica del contrato menor la determina tanto el umbral del importe que para dicho objeto se precisa, como el período máximo que puede alcanzar la prestación. Por lo tanto, y a fin de calificar adecuadamente un contrato, se deberá atender al valor estimado del mismo.
Para ello, y en el caso de suministro o de servicios que tengan un carácter de periodicidad, o de contratos que se deban renovar en un período de tiempo determinado, en atención al artículo 101 LCSP se podrá tomar como base para el cálculo del valor estimado del contrato el importe real total de los contratos sucesivos similares adjudicados durante el ejercicio precedente o durante los doce meses previos, ajustado, cuando sea posible, en función de los cambios de cantidad o valor previstos para el período que se desea contratar.
Igualmente, si el período de la prestación previsto o programado es superior al año, deberá tramitarse a través del procedimiento que resulte procedente en función de sus características, pero no a través del menor.
Artículo 3. Procedimiento.
1. Con carácter previo a la realización de un pedido, los responsables de las unidades de gasto deberán realizar en todo caso, el trámite de solicitud de la reserva de crédito necesario para la atención del pago del mismo. Dicha solicitud se realizará a través de trámite electrónico, por la herramienta informática de que disponga la Universidad en cada momento.
2. La solicitud podrá tener dos finalidades:
a) Petición de expediente contable para gestión del pedido por la unidad de gasto, sin formalización expresa del contrato.
b) Petición de expediente contable y formalización de contrato menor por la administración tramitadora, debido a la naturaleza de la prestación y condiciones de ejecución que deban quedar acreditadas.
3. La petición deberá incorporar:
i. Informe del responsable de la unidad de gasto, motivando de forma suficiente y concreta la necesidad del contrato, y la aprobación del gasto en la orgánica indicada. En dicho informe se hará constar expresamente la declaración de que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación,
ii. Presupuesto seleccionado, donde figure el NIF de la empresa, nombre, descripción suficiente, importe reflejando la partida de IVA, garantía y plazo de entrega.
Si no se adjunta presupuesto, deberá aportar en todo caso la información necesaria para poder hacer la reserva de crédito con todos los datos precisos.
No obstante, el presupuesto será obligatorio en todas aquellas propuestas que precisen la formalización de contrato por interés de la institución.
iii. En cualquier caso, deberá constar en el registro del pedido los datos que según la LCSP deberán publicarse con carácter trimestral en aquellos menores de importe igual o superior a
5.000 euros, o importe inferior si su abono se realiza a través de pago directo.
4. Según la clasificación del apartado 2, la solicitud será gestionada por la Administracion tramitadora, para lo cual consultará en primer lugar la contratación menor efectuada o reservada al contratista seleccionado en la Universidad, tomando como fecha de inicio del período el 9 xx xxxxx de 2018, a fin de conocer el volumen acumulado respecto al límite impuesto por la LCSP.
El control del proveedor se hará de forma automática por la aplicación que al efecto estará accesible a través del Portal de UXXI. Hasta que dicha aplicación esté operativa, la administración comprobará a través de consulta por NIF y el campo “Tipo de Contratación”, si se cumplen los parámetros del artículo 118 LCSP, esto es, importe dentro del umbral, motivación de la necesidad, declaración de no división del objeto del contrato, idoneidad del gasto según la partida aprobada por el solicitante, así como cualquier otro dato que resulte imprescindible para la correcta reserva del expediente.
5. El resultado impreso de la comprobación se adjuntará al expediente contable, como acreditación de que el Tercero seleccionado cumple el requisito de importe acumulado y que permitirá realizar dicha reserva económica.
6. En caso de que falte cualquier información de carácter necesario para la gestión, o bien, dicho proveedor ya no pueda ser contratado a través del menor por exceder los umbrales legales para el tipo de contrato solicitado, se informará al solicitante a la mayor brevedad, a fin de que pueda subsanar su petición, o bien, darle otro curso en función de la necesidad y el procedimiento que corresponda.
7. Comprobada la corrección de todos los datos, a través de la misma herramienta de solicitud se confirmará el número de expediente contable, y en su caso, del contrato menor resultado de su petición, el cual deberá suministrar al contratista para su debida inclusión en la futura factura, una vez realizados los trabajos.
Artículo 4. Consultas previas.
El responsable de la unidad de gasto podrá solicitar información previa sobre los límites de facturación de determinado proveedor antes de la realización de su pedido. No obstante, no podrá hacer reserva alguna de pedido hasta que el mismo no se solicite formalmente con cargo a la partida presupuestaria que lo va a sufragar, y así quede registrado en el módulo UXXI-EC.
Artículo 5. Publicidad.
Cada Administración publicará en el Perfil de contratante, con carácter trimestral, la relación de contratos menores de importe igual o superior a 5.000 euros, IVA excluido, según el modelo facilitado por la Gerencia.
Artículo 7. Auditoría.
Para la correcta ejecución de estas instrucciones se estará a los informes o recomendaciones que al
efecto se emitan por el Gabinete de Auditoría y Control Interno de la UCA.
Artículo 8. Supuestos excluidos.
No se tramitará a través de este procedimiento la contratación que no tenga carácter menor, y en todo caso, los siguientes supuestos:
a. los encargos que respondan a contratos basados en un Acuerdo marco, que seguirán el procedimiento que para ellos se contemple.
b. la contratación de conferenciantes, formadores, ponentes, etc. siempre y cuando sean personas físicas. Para acreditar su contratación bastará el nombramiento o designación por autoridad competente.
c. Los pagos correspondientes a servicios o suministros prestados por los concesionarios de las explotaciones de cafetería, comedor, reprografía e impresión y papelería, si las prestaciones facturadas corresponden a las contempladas en su contrato.
d. Las tasas o tributos públicos.
e. Los pagos realizados en aplicación de los compromisos según convenios debidamente suscritos en base al Reglamento por el que se regula el procedimiento a seguir para la aprobación, firma y seguimiento de convenios a suscribir por la Universidad xx Xxxxx.
Artículo 9. Entrada en vigor.
La presente instrucción entrará en vigor al día siguiente de su firma, de lo cual se dará la necesaria e inmediata publicidad a través de los medios electrónicos disponibles. No obstante lo anterior, se procederá a su adecuada publicación en el Boletín Oficial de la Universidad xx Xxxxx.
En Cádiz, en el día de la firma.
EL GERENTE,
Fdo.:Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx.