PARA LA CELEBRACIÓN
FECHA: 31/01/2022 CONVOCATORIA A LICITAR: N.º ITB/2022/001
PARA LA CELEBRACIÓN
DE UN CONTRATO MARCO PARA EL ALQUILER DE IMPRESORAS MULTIFUNCION PARA EL ACNUR PERU
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN: 15/02/2022 hasta las 23.59 hora peruana
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950 la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
Cronograma del proceso:
• Lanzamiento de solicitud de propuesta | 31 de enero de 2022 |
• Limite recepción de preguntas y clarificaciones: | 07 de febrero de 2022 |
• Respuestas de dudas a todos los participantes: | 10 de febrero de 2022 |
• Fecha límite para recepción de propuestas: | 15 de febrero de 2022 hasta las 23:59 hora peruana. |
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) Perú, convoca a los proveedores cualificados a realizar una propuesta en firme para la celebración de un contrato marco para el alquiler de impresoras multifunción (en adelante, “ servicios”).
IMPORTANTE:
En el anexo A del presente documento encontrará las especificaciones técnicas exactas de los equipos y condiciones requeridas
El ACNUR puede adjudicar un contrato marco con una duración inicial de dos (2) años, con la posibilidad de ampliarlo durante un período adicional dos años (1+1) para abastecer sus operaciones en todo el mundo. Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure el contrato marco.
Los requisitos anuales estimados del ACNUR son de seis (06) impresoras (03 en Lima y 03 en provincias) y un estimado mínimo de 100,000 copias/impresiones.
Tenga el cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los postores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir dicha cantidad. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud del contrato marco.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las propuestas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato marco con otros organismos de las Naciones Unidas.
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir el acuerdo previa notificación por escrito a la otra parte con noventa (90) días (tres (3) meses) de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de acuerdo con la cláusula 19, “Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx”, xx xxx Xxxxxxxxxxx generales de los contratos del ACNUR para la prestación de Bienes no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención la presente convocatoria a licitar y sus correspondientes anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
CONTROL DE CALIDAD DURANTE EL CONTRATO MARCO:
El ACNUR llevará a cabo inspecciones de calidad aleatorias, que incluyen determinados criterios específicos para la realización de análisis de laboratorio de productos o artículos seleccionados por el ACNUR o por un inspector independiente designado por el ACNUR, de las muestras seleccionadas durante la producción, tras la salida, la carga, la descarga o la llegada al destino o desde el lugar del almacenamiento. El ACNUR se hará cargo de los costos de las inspecciones del control de calidad y los análisis de laboratorio.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 4 de las condiciones generales que se adjuntan (anexo E).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una propuesta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA A LICITAR
Los siguientes anexos forman parte de la presente convocatoria a licitar:
Anexo A: Términos de referencia
Anexo B: Formulario para la propuesta técnica Anexo C: Formulario para la propuesta económica
Anexo D: Formulario de inscripción de proveedores
Anexo E: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios – 2018
Anexo F: Código de conducta de los proveedores de Naciones Unidas Anexo G: Modelo de contrato de Acuerdo Marco
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de esta convocatoria a licitar enviando un correo electrónico a Xxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de esta convocatoria a licitar
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
- Comunicar su decisión de participar, o no, en la conferencia de proveedores
- Fuente de la que haya recibido este documento de licitación (p. ej., correo electrónico, cámara de comercio, sitio web del Portal Mundial para los Proveedores de las Naciones Unidas (UNGM), medios de comunicación escritos, etc.).
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas no se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico.
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán enviar todas sus solicitudes de aclaraciones sobre esta convocatoria a licitar por correo electrónico a Xxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx. El plazo límite de recepción de preguntas serán las 23.59 hora peruana del 07/02/2022.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas no se deberá realizar a través de las anteriores direcciones de correo electrónico. De no cumplirse este precepto, podría rechazarse la oferta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en su sitio web y por correo electrónico a todos los postores participantes.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas no se deberá realizar a través de las anteriores direcciones de correo electrónico. De no cumplirse este precepto, podría rechazarse la oferta.
2.4 LA PROPUESTA
Su propuesta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su propuesta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las propuestas que no se ajusten a los formatos solicitados.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su propuesta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de candidaturas supondrá el rechazo de
dicha propuesta. Envíe su oferta única y directamente a la dirección que se indica en la sección 2.6) “Presentación de ofertas” de la presente convocatoria a licitar.
La propuesta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos:
- Propuesta técnica
- Propuesta económica
2.4.1 Contenido de la PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la propuesta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La propuesta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Los detalles técnicos sobre las impresoras solicitadas por el ACNUR se encuentran en el
anexo A.
1. Anexo B – Formulario de oferta técnica en la que se verifique la siguiente información:
a. Indicar si los equipos propuestos se ajustan por completo o no a las especificaciones requeridas. Todas las discrepancias existentes con respecto a las especificaciones aportadas deberán indicarse con claridad y declararse.
b. Declaración Jurada de disponibilidad de equipos para ser enviadas a las oficinas de terreno en Arequipa, Tacna y Tumbes.
c. Nombres del personal idóneo para brindar el soporte técnico preventivo y correctivo de los equipos en las ciudades en las que se destinaran las impresoras (Nombres, cargo y teléfonos).
d. Confirmación de aceptación de renovación bianual de los equipos
e. Tiempo de entrega, instalación y puesta en marcha de los equipos
f. Ficha técnica del producto en la que se verifique modelo, marca y ano de fabricación.
g. Documento con la descripción detallada de la manera en que su empresa respondería a los servicios requeridos y la implementación o activación del servicio en cada oficina del ACNUR (Máximo 5 páginas); a ello podrá acompañarse una presentación en PPT
2. Formulario de inscripción de proveedores: En caso de que su compañía no esté registrada en el ACNUR, deberá completar, firmar y enviar el formulario de inscripción de proveedores (anexo D) junto con su propuesta técnica.
3. Condiciones generales del ACNUR para la prestación de Bienes y servicios: La propuesta técnica deberá incluir su aceptación de las condiciones generales del ACNUR para la prestación de Bienes por medio de la firma del anexo E.
4. Código de conducta de proveedores del ACNUR: Deberá enviar una copia del documento (Anexo F) firmado como señal de que cumplirán el código.
5. Reporte de INFOCORP/SENTINEL: Deberá enviar una copia simple del reporte de INFOCORP/SENTINEL con una antigüedad no mayor a 3 meses a la fecha de presentación de la oferta, para verificar su situación financiera.
6. Copia de la ficha RUC
7. Copia simple de la Constitución social vigente de la empresa o copia literal expedida por los Registros públicos para verificar que el proveedor tiene al menos 3 años de experiencia en el rubro (requisito obligatorio).
8. Copia del poder legal vigente otorgado por escritura pública al Representante Legal del Licitante identificado en el Formulario de presentación de Oferta, para firmar la oferta, el contrato o la Orden de compra, si corresponde. Para verificar que la persona que firme los documentos cuenta con la autorización para hacerlo.
9. Experiencia: presentar de tres (03) contratos con sus respectivas constancias de prestación del servicio de alquiler de impresoras durante los 3 últimos anos.
10. En caso aplique, Carta de Intención de suscribir un Contrato o Compromiso de Asociación en Participación o Consorcio.
11. Carta de intención expresa de su participación y aceptación de condiciones del ACNUR contenidas en los Anexos A, E y F
2.4.2 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica independiente debe incluir una propuesta global en soles.
[IMPORTANTE:
Examine con atención el modelo de precios que se aplica en esta convocatoria a licitación.
La propuesta económica deberá presentarse de acuerdo con el formulario para la propuesta económica (anexo C). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente.
Deberán facilitarse los siguientes detalles sobre el servicio:
Precio unitario: El postor deberá indicar el precio unitario por impresión/copias a un único costo y por tipo (blanco-negro y color) y de acuerdo a los rangos mensuales estimados.
Otros costos: En esta sección deberá costear los precios que incurrirá el proveedor en la etapa de implementación tales como, traslados, técnicos para instalación configuración de los equipos fuera de Lima.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante ciento ochenta (180) días a partir de la fecha límite de presentación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo. El modelo de precios que se ofrece en la propuesta del proveedor se mantendrá en vigor durante todo el contrato marco. Las condiciones de pago normales del ACNUR son de treinta (30) días como máximo tras la correcta ejecución y recepción de los documentos en orden.
Los costos de preparación de la oferta y de negociación de un contrato, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea.
2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
Cada una de las propuestas del postor se examinará por separado y de forma independiente. Los postores deberán presentar una propuesta completa por cada licitación en la que deseen participar. No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
2.5.1 Registro de proveedores:
Los proveedores calificados se añadirán a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
• posición financiera,
• actividad central,
• trayectoria,
• capacidad para suscribir un contrato.
Posteriormente, esta investigación irá acompañada de una evaluación de su desempeño como proveedor en forma de:
• análisis periódicos/aleatorios de los productos del proveedor,
• capacidad de respuesta rápida a las necesidades del organismo,
• prestación puntual de un servicio,
• fiabilidad de los productos y servicios.
2.5.2 Evaluación técnica:
El componente técnico de la presentación se evaluará en función de su conformidad con las especificaciones determinadas por el ACNUR por medio de una metodología basada en las calificaciones aprobado/no aprobado.
2.5.3 Evaluación económica:
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que superen la evaluación técnica.
Todas las ofertas de los proveedores que cumplan con los requisitos técnicos se evaluarán en función de lo siguiente:
• Precios unitarios
• Otros costos
A efectos de su evaluación, las propuestas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
Pacto Mundial de las Naciones Unidas y otros factores: El ACNUR apoya la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas propuesto el 31 de enero de 1999 por el Secretario General de las Naciones Unidas Xxxx Xxxxx con la que se pretendía reunir a las compañías junto con los distintos organismos de las Naciones Unidas, los trabajadores y la sociedad civil para respaldar diez principios en materia de derechos humanos, trabajo, medio ambiente y lucha contra la corrupción. Animamos a nuestros proveedores a que formen parte de la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.
2.6 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Todas las propuestas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán presentarse por correo electrónico y todos los anexos deberán estar en formato PDF. (De forma adicional, se pueden incluir copias en Excel o en otros formatos de los documentos en PDF.)
Las propuestas técnica y económica deberán estar bien diferenciadas.
Las ofertas deberán enviarse por correo electrónico SOLAMENTE a la siguiente dirección:
XXXXXXXXXXXXXXX@XXXXX.XXX
IMPORTANTE:
Las propuestas técnica y económica deberán enviarse en documentos diferentes. De lo contrario, podría rechazarse la oferta.
Plazo: 15/02/2022, 23.59 hora peruana
IMPORTANTE:
Todas las ofertas que se reciban después de esta fecha o que se envíen a otra dirección del ACNUR podrán ser rechazadas. El ACNUR puede, según su criterio, ampliar el plazo de presentación de las ofertas notificándoselo de forma simultánea a todos los posibles proveedores.
Le corresponde a usted verificar que todos los correos electrónicos se hayan recibido correctamente antes del plazo límite. Tenga en cuenta que las normas sobre correos electrónicos que emplea el ACNUR limitan el tamaño de los documentos adjuntos a un xxxxxx xx xxxx (10) Mb, por ello, puede que tenga que enviar más de un correo electrónico para completar la presentación de los documentos.
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
- Oferta ITB/2022/001
- Nombre de su empresa con el título del adjunto
- Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/4). Por ejemplo: ITB/2022/001 Compañía ABC (correo electrónico 1 de 3)
El ACNUR no se encargará de localizar ni de obtener aquella información que no esté identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurarse de que esté disponible la suficiente información, el postor deberá proporcionar, como parte de la oferta, todos los materiales descriptivos como extractos, descripciones u otra información necesaria que considere que puede mejorar la comprensión de su propuesta.
IMPORTANTE:
La propuesta económica solamente se abrirá para su evaluación si la parte técnica de la propuesta del proveedor supera la prueba y el ACNUR reconoce que cumple con las especificaciones técnicas.
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los bienes.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del
ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de esta convocatoria a licitar se realizarán en la moneda de la propuesta vencedora. El pago se realizará de acuerdo con las condiciones generales para la adquisición de bienes en la moneda en la que se emita la orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (anexo E). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.
Unidad de Adquisiciones Oficina del ACNUR en Perú