PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA
PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA
DIRECCIÓN GENERAL GRUPO DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA AL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL Y CONTRATO DE DOTACIÓN, VIGENCIA 1 DE JULIO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2022 Y
DEL 1 DE ENERO DE 2023 AL 31 DE JULIO DE 2023
Bogotá, febrero de 2024
1. INFORMACIÓN GENERAL
PROCESO O ACTIVIDAD: | Auditoría Interna basada en riesgos al Proceso de Gestión Contractual Nivel Central y Direcciones Territoriales, Proceso de Gestión de Recursos Físicos - Procedimiento de Siniestros |
AUDITOR LÍDER: | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx. |
EQUIPO AUDITOR: | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx |
AUDITADO: | Nivel Central - Grupo de Gestión Contractual, Dirección Territorial Amazonía, Dirección Territorial Orinoquía, Dirección Territorial Pacifico, Dirección Territorial Caribe, Dirección Territorial Andes Occidentales, Dirección Territorial Andes Nororientales, Grupo de Procesos Corporativos, Gestión Contractual - Procedimiento de Siniestros. |
OBJETIVO: | Evaluar la implementación del Sistema de Control Interno, en sus diferentes etapas mediante la verificación sistemática, objetiva e independiente de las actividades asociadas al Proceso de Gestión Contractual - Nivel Central y Direcciones Territoriales, Proceso de Gestión de Recursos Físicos- Procedimiento de Siniestros, en el marco de lo establecido en la Normatividad vigente. |
ALCANCE: | La Auditoría se realizará al Nivel Central - Grupo de Gestión Contractual y Direcciones Territoriales, Grupo de Procesos Corporativos y se enfocará a las actividades realizadas para las vigencias agosto - diciembre de 2021 y 2022. Se aclararon las vigencias quedando julio a diciembre de 2022 y enero a julio de 2023. |
CRITERIOS-MARCO LEGAL: | Caracterización de Proceso GCT_CA_01 Versión 7 Gestión Contractual 12/8/2021; Procedimientos: "Plan Anual de Adquisiciones", "Concurso de Méritos Código: GCT_PR_01 Versión: 5 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación Directa" Código: GCT_PR_02 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Convenios" Código: GCT_PR_03 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación de Licitación Pública" Código: GCT_PR_04 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Invitación Pública Mínima Cuantía" Código: GCT_PR_05 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada Menor Cuantía" Código: GCT_PR_06 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica" Código: GCT_PR_07 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Adquisición de Bienes y/o Servicios a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Acuerdos Marco" Código: GCT_PR_09 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022; "Siniestros" Código: GRF_PR_06 Versión: 5 Vigente desde: 20/08/2021. "Guía Supervisión e Interventoría" Código: GCT_GU_01 Versión: 1 Vigente desde: 22/08/2022; "Manual Contratación" Código: GCT_MN_01 Versión: 2 Vigente desde: 08/22/2022; "Ficha de requisitos para salidas de procesos, Proceso Gestión Contractual 15072020"; Política de Control Interno - MIPG, Guía Para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades |
Públicas. V5, Procedimiento Administración de Riesgos y Oportunidades. Política de Control Interno - MIPG, Guía Para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas. V5, Procedimiento Administración de Riesgos y Oportunidades. | |
TIPO DE AUDITORIA: |
REUNIÓN DE APERTURA | EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA | REUNIÓN DE CIERRE | |||||||||||||
Día | 13 | Mes | 10 | Año | 2023 | Desde | 13-10-2023 | Hasta | 18-12-2023 | Día | 18 | Mes | 12 | Año | 2023 |
DD/MM/AA | DD/MM/AA | ||||||||||||||
2. DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA
La muestra seleccionada busca establecer el cumplimiento del objetivo establecido en el “Proceso Gestión Contractual – Caracterización” el cual tiene como objetivo: “Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de Parques Nacionales Naturales, mediante el apoyo en la gestión de procesos requeridos, para la planificación de compras, suscripción de contratos que cumplan con la normatividad vigente y con los ejercicios de Planificación Financiera definidos y aprobados por cada dependencia para el buen desarrollo de gestión de la Entidad”, junto con los procedimientos, manuales, guías y circulares, así:
Caracterización de Proceso GCT_CA_01 Versión 7 Gestión Contractual 12/8/2021, Procedimientos: "Plan Anual de Adquisiciones", "Concurso de Méritos Código: GCT_PR_01 Versión: 5 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación Directa" Código: GCT_PR_02 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Convenios" Código: GCT_PR_03 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación de Licitación Pública" Código: GCT_PR_04 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Invitación Pública Mínima Cuantía" Código: GCT_PR_05 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada Menor Cuantía" Código: GCT_PR_06 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica" Código: GCT_PR_07 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Adquisición de Bienes y/o Servicios a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Acuerdos Marco" Código: GCT_PR_09 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022; "Siniestros" Código: GRF_PR_06 Versión: 5 Vigente desde: 20/08/2021. "Guía Supervisión e Interventoría" Código: GCT_GU_01 Versión: 1 Vigente desde: 22/08/2022; "Manual Contratación" Código: GCT_MN_01 Versión: 2 Vigente desde: 08/22/2022; "Ficha de requisitos para salidas de procesos, Proceso Gestión Contractual 15072020"; Política de Control Interno - MIPG, Guía Para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas. V5, Procedimiento Administración de Riesgos y Oportunidades. Política de Control Interno - MIPG, Guía Para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas. V5, Procedimiento Administración de Riesgos y Oportunidades.
3. METODOLOGÍA
Se comunicó la auditoría al Grupo de Procesos Corporativos, al Grupo de Gestión Contractual y Direcciones Territoriales, mediante memorandos radicados a través del Sistema Documental - Orfeo y se solicitó Carta de Representación por cada una de ellas con el objeto de contar con un facilitador de información del proceso auditado, así:
- Memorando No. 20231200005533 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx, Director Territorial Amazonía, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
- Memorando No. 20231200005513 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx, Director Territorial Andes Nororientales, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
- Memorando No. 20231200005493 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Director Territorial Caribe, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros
- Memorando No. 20231200005633 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxxx Xxxxx Xxxxxx, Director Territorial Orinoquía, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros
- Memorando No. 20231200005453 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Director Territorial Andes Occidentales, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros
- Memorando No. 20231200005663 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido x Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, Director Territorial Pacifico, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
- Memorando No. 20231200005603 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora Grupo de Procesos Corporativos, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
- Memorando No. 20231200005613 de fecha 10 de octubre de 2023, dirigido a Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora Grupo de Gestión Contractual, asunto Remisión Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros
Posteriormente se llevó a cabo la reunión de apertura de la Auditoría Interna, el día 13 de octubre de 2023 de manera virtual, la cual quedó evidenciada en los respectivos listados de asistencia, donde se expuso el objetivo, alcance, metodología a aplicar y los criterios para la Auditoría, al equipo de trabajo del Grupo de Procesos Corporativos, Gestión Contractual y Direcciones Territoriales.
Mediante memorandos Nos. 20231200006113, 20231200006123, 20231200006133, 20231200006143,
20231200006153, 20231200006163, 20231200006173 y 20231200006183 del 23 de octubre de 2023, dirigidos a
las Direcciones Territoriales Amazonía, Andes Nororientales, Andes Occidentales, Caribe, Orinoquía, Pacífico y Grupo de Procesos Corporativos y Grupo de Gestión Contractual, respectivamente, se aclaró la vigencia al Plan de Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
El equipo auditor solicitó información de las actividades relacionadas al cumplimiento del proceso y procedimiento mediante memorandos, de la siguiente manera: Principio del formulario
Memorando No. 20231200005853 de fecha 12 de octubre de 2023, dirigido a la Dra. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora Grupo de Procesos Corporativos, asunto solicitud información Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros, remitiendo la información detallada y el estado actual de las reclamaciones presentadas por siniestros entre el 1 xx xxxxxx y 31 de diciembre de 2021 y en el año 2022.
Memorando No. 20231200006493 de fecha 12 de octubre de 2023, dirigido a la Dra. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora Grupo de Procesos Corporativos, asunto solicitud información Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
Memorando 20231200006513 de fecha 9 de noviembre de 2023, dirigido a la Dra. Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
– Coordinadora Grupo de Gestión Contractual, asunto: Solicitud Información Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros.
El 9 de noviembre de 2023, se solicitó información a las Direcciones Territoriales mediante memorandos con los siguientes números de radicados: 20231200006433 para la Dirección Territorial Amazonia, 20231200006453 para la Dirección Territorial Andes Occidentales, 20231200006443 para la Dirección Territorial Andes Nororientales, 20231200006473 para la Dirección Territorial Caribe, 20231200006463 para la Dirección Territorial Orinoquía y 20231200006483 para la Dirección Territorial Pacífico.
Mediante memorandos 20234600004293 de fecha 23 de octubre de 2023 del Grupo de Procesos Corporativos, 20237010020743 de fecha 10 de noviembre de 2023 de la Dirección Territorial Orinoquía y correo electrónico de fecha 14 de noviembre de 2023 del Grupo de Gestión Contractual, solicitaron prórrogas para el envío de la información, las cuales fue autorizadas por la Coordinadora del Grupo de Control Interno, mediante memorandos 20231200006593 y 20231200006603 de fecha 15 de noviembre de 2023, respectivamente
Para el cumplimiento del objetivo de la auditoría, se realizaron las siguientes actividades:
- Se realizó la verificación de los memorandos aportados por los responsables del proceso y procedimiento auditado, en el Sistema de Gestión Documental Orfeo.
- Se realizó consulta de información publicada en el SECOP II, sitio web de la entidad y la intranet institucional.
4. ASPECTOS EVIDENCIADOS DURANTE EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA
En la auditoría se verificó la información remitida por las Unidades de Decisión, que se encuentra disponible en el siguiente enlace:
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/0x0XXx0000X0xXx0XXXXx-XXXxxXxxXXx?xxxxxxxxx_xxxx
La respuesta a los memorandos enviados por el Grupo de Control Interno solicitando evidencias para la auditoría, se dio de la siguiente manera:
DIRECCIÓN TERRITORIAL AMAZONÍA:
Mediante memorando 20235000014443 de fecha 20 de noviembre de 2023, la Dra. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx - Directora Territorial Amazonía, en respuesta a la solicitud de información Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual, informó: “Que la información ha sido cargada al drive solicitado:
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/0x0XXx0000X0xXx0XXXXxXXXxxXxxXXx?xxxxxxxxx_xxxx
DIRECCIÓN TERRITORIAL ANDES NORORIENTALES:
La Dirección Territorial Andes Nororientales no dio respuesta al memorando de solicitud de evidencias.
DIRECCIÓN TERRITORIAL CARIBE:
La Dirección Territorial Caribe no dio respuesta al memorando de solicitud de evidencias.
DIRECCIÓN TERRITORIAL ANDES OCCIDENTALES:
Mediante memorando No. 20236050000763 de fecha 17 noviembre de 2023, el Xx. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Director Territorial Andes Occidentales, remitió la información sobre los siniestros e informó que los soportes se anexan en la carpeta compartida en drive, este es el enlace que generan los soportes: xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/0xXXxX0XX0xXXXXXxXX0XxxX0xxxx0x0 C?usp=drive_link
DIRECCIÓN TERRITORIAL ORINOQUÍA:
Mediante memorando No. 20237010020903 de fecha 17 de Noviembre de 2023, el Xx. Xxxxx Xxxxx Xxxxxx, Director Territorial Orinoquía, informó “(…)En atención al memorando No. 20231200006593, en el cual se concede una prórroga hasta el día xx xxx, 17 de noviembre de 2023, me permito remitir la información solicitada en el memorando 20231200006463, correspondiente a las vigencias, julio a 31 de diciembre de 2022 y enero a 31 de julio de 2023, en el marco de la Auditoría Interna al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros, cuyas evidencias fueron cargadas en los drives dispuestos por la Oficina de Control Interno.
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/0x0XXx0000X0xXx0XXXXx-XXXxxXxxXXx?xxxxxxxxx_xxxx
DIRECCIÓN TERRITORIAL PACÍFICO
Mediante memorando No. 20237500024503 de fecha 15 de noviembre de 2023, el Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, Director Territorial Pacifico, informó “(…) Dando respuesta al memorando 20231200006483, con asunto solicitud información Auditoría 2023 al Proceso de Gestión Contractual y Procedimiento de Siniestros, comedidamente me permito remitir la información solicitada y los soportes de cada año. Cabe aclarar, para la Actividad No. 8 - Soportes de la reevaluación de proveedores y/o contratistas de acuerdo a los criterios establecidos, para el año 2023, solo se remite la evaluación de proveedores que a la fecha han culminado el contrato las demás están programadas a efectuarse en los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de esta vigencia. Los soportes cargados como evidencia se encuentran en el siguiente enlace:
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL:
xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/0x0XXx0000X0xXx0XXXXxXXXxxXxxXXx?xxxxxxxxx_xxxx.
GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
Mediante memorando 20234200006683 de fecha 30 de octubre de 2023, la Dra. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora Grupo Contratos, informó en respuesta a la solicitud, “(…) de los contratos celebrados entre el 1 xx xxxxxx y 31 de diciembre de 2022 y entre el 01 de enero y 31 de julio de 2023, las respectivas bases fueron remitidas por medio de correo electrónico”.
Las bases de contratos enviadas por el Grupo de Gestión Contractual – Nivel Central y las Direcciones Territoriales Amazonía, Andes Occidentales, Pacífico y Orinoquía, del período comprendido entre el 01 de julio de 2022 al 31 de julio de 2023, contenían 1946 contratos en total, de los cuales se tomaron 266 como muestra, lo que representa un 13,66 % del total.
Las siguientes fueron las modalidades y los procesos del Nivel Central y las Direcciones Territoriales:
CONTRATACIÓN DIRECTA – PRESTACIONES DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN:
1. NC-CPS-264-2022 | 25. NC-CPS-065-2023 | 49. NC-CPS-223-2023 |
2. NC-CPS-266-2022 | 26. NC-CPS-182-2023 | 50. NC-CPS-007-2023 |
3. NC-CPS-263-2022 | 27. NC-CPS-229-2023 | 51. NC-CPS-206-2023 |
4. NC-CPS-247-2022 | 28. NC-CPS-249-2023 | 52. NC-CPS-001-2023 |
5. NC-CPS-139-2022 | 29. NC-CPS-044-2023 | 53. NC-CPS-029-2023 |
6. NC-CPS-256-2022 | 30. NC-CPS-154-2023 | 54. NC-CPS-006C-2023 |
7. NC-CPS-261-2022 | 31. NC-CPS-240-2023 | 55. NC-CPS-006CC-2023 |
8. NC-CPS-265-2022 | 32. NC-CPS-055-2023 | 56. NC-CPS-006-2023 |
9. NC-CPS-278-2022 | 33. NC-CPS-073-2023 | 57. NC-CPS-083-2023 |
10. NC-CPS-279-2022 | 34. NC-CPS-082-2023 | 58. NC-CPS-086-2023 |
11. NC-CPS-257-2022 | 35. NC-CPS-129-2023 | 59. NC-CPS-251-2023 |
12. NC-CPS-258-2022 | 36. NC-CPS-037-2023 | 60. NC-CPS-010-2023 |
13. NC-CPS-275-2022 | 37. NC-CPS-045-2023 | 61. NC-CPS-183-2023 |
14. NC-CPS-287-2022 | 38. NC-CPS-028-2023 | 62. NC-CPS-136-2023 |
15. NC-CPS-248-2022 | 39. NC-CPS-048-2023 | 63. NC-CPS-014-2023 |
16. NC-CPS-254-2022 | 40. NC-CPS-049-2023 | 64. NC-CPS-031-2023 |
17. NC-CPS-002-2022 | 41. NC-CPS-050-2023 | 65. NC-CPS-192-2023 |
18. NC-CPS-245-2022 | 42. NC-CPS-066-2023 | 66. NC-CPS-038-2023 |
19. NC-CPS-250-2022 | 43. NC-CPS-077-2023 | 67. NC-CPS-149-2023 |
20. NC-CPS-253-2022 | 44. NC-CPS-099-2023 | 68. NC-CPS-017-2023 |
21. NC-CPS-259-2022 | 45. NC-CPS-008-2023 | 69. NC-CPS-024-2023 |
22. NC-CPS-260-2022 | 46. NC-CPS-032-2023 | 70. NC-CPS-025-2023 |
23. NC-CPS-271-2022 | 47. NC-CPS-143-2023 | 71. NC-CPS-051-2023 |
24. NC-CPS-281-2022 | 48. NC-CPS-173-2023 | 72. NC-CPS-053-2023 |
73. NC-CPS-080-2023 | 103. NC-CPS-133-2023 | 133.CD-DTOR-FONAM-002-2023 |
74. NC-CPS-090-2023 | 104. NC-CPS-151-2023 | 134.CD-DTOR-FONAM-008-2023 |
75. NC-CPS-026-2023 | 105. NC-CPS-242-2023 | 135.CD-DTOR-FONAM-014-2023 |
76. NC-CPS-135-2023 | 106. CD-DTOR-113-2022 | 136.CD-DTOR-FONAM-017-2023 |
77. NC-CPS-165-2023 | 107. CD-DTOR-113-2022 | 137.CD-DTOR-FONAM-026-2023 |
78. NC-CPS-166-2023 | 108. CD-DTOR-118-2022 | 138.CD-DTOR-FONAM-036-2023 |
79. NC-CPS-167-2023 | 109. CD-DTOR-119-2022 | 139.CD-DTOR-FONAM-046-2023 |
80. NC-CPS-203-2023 | 110. CD-DTOR-122-2022 | 140.CD-DTOR-FONAM-048-2023 |
81. NC-CPS-231-2023 | 111. CD-DTOR-127-2022 | 141.CD-DTOR-FONAM-051-2023 |
82. NC-CPS-136-2023 | 112. CD-DTOR-130-2022 | 142.CD-DTOR-FONAM-054-2023 |
83. NC-CPS-224-2023 | 113. DTOR-CA-012-2222 | 143.CD-DTPA-NACION-2022-001 |
84. NC-CPS-012-2023 | 114.CD-DTOR-GN-001-2023 | 144.CD-DTPA-NACION-2022-004 |
85. NC-CPS-110-2023 | 115.CD-DTOR-GN-004-2023 | 145.CD-DTPA-NACION-2022-030 |
86. NC-CPS-169-2023 | 116.CD-DTOR-GN-011-2023 | 146.CD-DTPA-NACION-2022-033 |
87. NC-CPS-170-2023 | 117.CD-DTOR-GN-012-2023 | 147.CD-DTPA-NACION-2022-039 |
88. NC-CPS-250-2023 | 118.CD-DTOR-GN-017-2023 | 148.CD-DTPA-NACION-2022-040 |
89. NC-CPS-079-2023 | 119.CD-DTOR-GN-026-2023 | 149.CD-DTPA-NACION-2022-042 |
90. NC-CPS-061-2023 | 120.CD-DTOR-GN-079-2023 | 150.CD-DTPA-NACION-2022-042 |
91. NC-CPS-072-2023 | 121.CD-DTOR-GN-122-2023 | 151.CD-DTPA-NACION-2022-087 |
92. NC-CPS-085-2023 | 122.CD-DTOR-GN-129-2023 | 152.CD-DTPA-006-2023 |
93. NC-CPS-089-2023 | 123.CD-DTOR-GN-130-2023 | 153.CD-DTPA-009-2023 |
94. NC-CPS-177-2023 | 124.CD-DTOR-GN-132-2023 | 154.CD-DTPA-011-2023 |
95. NC-CPS-180-2023 | 125.CD-DTOR-GN-135-2023 | 155.CD-DTPA-012-2023 |
96. NC-CPS-003-2023 | 126.CD-DTOR-GN-141-2023 | 156.CD-DTPA-013-2023 |
97. NC-CPS-011-2023 | 127.CD-DTOR-GN-143-2023 | 157.CD-DTPA-020-2023 |
98. NC-CPS-033-2023 | 128.CD-DTOR-GN-146-2023 | 158.CD-DTPA-124-2023 |
99. NC-CPS-034-2023 | 129.CD-DTOR-GN-159-2023 | 159.CD-DTPA-149-2023 |
100. NC-CPS-200-2023 | 130.CD-DTOR-GN-163-2023 | 160.CD-DTAO-162-2022 V.F. |
101. NC-CPS-245-2023 | 131.CD-DTOR-GN-165-2023 | 161.CD-DTAO-165-2022 V.F. |
102. NC-CPS-009-2023 | 132.CD-DTOR-FONAM-001-2023 | 162.CD-DTAO-171-2022 |
163.CD-DTAO-04-2023 | 172. CD-DTAM-016-2023 | 181. CD-DTAM-166-2023 |
164. CD-DTAO-05-2023 | 173. CD-DTAM-017-2023 | 182. CD-DTAM-167-2023 |
165. CD-DTAO-18-2023 | 174. CD-DTAM-022-2023 | 183. CD-DTAM-168-2023 |
166. CD-DTAO-20-2023 | 175. CD-DTAM-023-2023 | 184. CD-DTAM-169-2023 |
167. CD-DTAO-30-2023 | 176. CD-DTAM-024-2023 | 185. DTAM NACION-CS No. 003-2023 |
168. CD-DTAM NACION-CPS No.000-0000 | 000. CD-DTAM-026-2023 | 186. DTAM NACION-CS No. 008-2023 |
169. CD-DTAM NACION-CPS No. 109-1 – 2022 | 178. CD-DTAM-042-2023 | 187. DTAM NACION-CM No. 001-2023 |
170. CD-DTAM NACION-CPS No. 111 – 2022 | 179. CD-DTAM-118-2023 | |
171. CD-DTAM NACION-CI No.002 – 2022 | 180. CD-DTAM-165-2023 |
CONCURSO DE MERITOS
1. CM-NC-001-2022
2. DTOR-I-GN-01-2022
PROCESO DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
1. IPMC-NC-026-2022
2. IPMC-DTOR-036-2023
3. IPMC-DTOR FONAM-005-2023
4. IPMC-DTOR FONAM-034-2023
5. IPMC-DTOR FONAM-049-2023
6. DTPA-IP-FONAM-2022-004
7. DTPA-IP-FONAM-2022-059
8. DTPA-IP-NACION-2023-011 ACEPTACION DE OFERTA NACION 008 DE 2023
9. DTPA-IP-FONAM 2023-004 CONTRATO DE SUMINISTRO FONAM 001 DE 2023
10. DTPA-IP-FONAM 2023-006 ACEPTACIÓN DE OFERTA FONAM 002 DE 2023 11. DTAO-IPMC-022-2022
12. DTAO-IPMC-035-2022
13. DTAO-IPMC-036-2022
14. DTAO-IPMC-01-2023
PROCESO DE SELECCIÓN DE MENOR CUANTÍA
1. IPMC-NC-015-2022
2. IPMC-NC-001-2023
3. IPMC-NC-003-2023
PROCESO DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA
1. LC-NC-001-2022 HDI SEGUROS
2. LC-NC-001-2022 AXA COLPATRIA SEGUROS S.A.
3. LP-NC-001-2023 LA PREVISORA S.A.
4. LP-NC-001-2023 ASEGURADORA SOLIDARIA COLOMBIA ENTIDAD COOPERATIVA
5. LP-NC-001-2023 HDI SEGUROS SA
6. DTOR-GN-001-2022
PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
1. SEL-ABREV-SI-003-2022
2. SEL-ABREV-SI-005-2022
3. SEL-ABREV-SI-004-2022
4. SEL-ABREV-SI-006-2022
5. SEL-ABREV-SI-004-2022
6. SEL-ABREV-SI-001-2023
7. DTOR-SASI 001-2022
8. DTPA-SASI-NACION-2022-001
9. DTPA-SASI-NACION-2022-002
10. DTPA-SAMC-FONAM-2022-001
11. DTPA-SAMC-FONAM-2022-002
12. DTPA-SAMC-FONAM-2022-003
13. DTPA-SAMC-FONAM-2022-004
14. DTPA-SASI-FONAM-2022-001
15. DTAO-SAMC-40-2022
CONTRATACIÓN DIRECTA
1. CD-NC-307-2022
2. CD-001-2022 - DONACIÓN
3. CD-NC-273-2022 - CONVENIO
4. CD-NC-319-2022 - CONVENIO
5. CD-DTPA-CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 002 DEL 2023 FONAM
6. CD-DTPA-154-PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERVENTORÍA
7. CD-DTAO- 9 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 8. CD-DTAO-22-2022
9. CD-DTAO-36-2022
10. CD-DTAO-159-2022
11. CD-DTAO-001-2023- CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
12. CD-DTAO-001-2023-CONVENIO
13. CD-DTAO-002-2023-CONVENIO
14. DTAM NACION-CS No. 028-2022
15. DTAM NACION-CS No. 030-2022
16. DTAM NACION CC No. 012 - 2022
17. CD-DTAM NACION-CO No. 001 - 2022
18. CD-DTAM NACION-CA No. 001 – 2022
ACUERDO MARCO DE PRECIOS:
1. AMP-002-2022 OC: 94191
2. AMP-003-2022 OC: 94726
3. AMP-004-2022 OC: 97062
4. AMP-005-2022 OC: 99996
5. AMP-006-2022 OC: 100638
6. AMP-007-2022 OC: 100947
7. AMP-008-2022 OC: 102394
8. AMP-009-2022 OC: 101179
9. AMP-012-2022 OC: 102878
10. AMP-002-2023 OC: 104104
11. AMP-003-2023 OC: 112157
12. AMP-EVENTO No 146930 - 107701
13. AMP-EVENTO No 150358 – 109579
14. AMP - OC - 88055
15. AMP - OC - 99448
16. AMP - OC - 99538
17. AMP - OC - 99844
18. AMP - OC - 105203
19. AMP - OC - 105318
20. AMP - OC - 108379
21. AMP – OC- 102398
5. ASPECTOS POSITIVOS: FORTALEZAS
- Actitud proactiva y colaborativa por parte de los auditados durante el desarrollo y ejecución de auditoría.
- Los procesos de contratación se realizan cumpliendo con las normas de contratación y a través del SECOP II.
5.1 LIMITACIONES
Durante la ejecución de la Auditoría, se identificaron como limitaciones: La no entrega de la información por parte de algunos de los auditados: Dirección Territorial Caribe y Dirección Territorial Andes Nororientales; la solicitud de prórrogas para el envío de la información y el envío de información que no correspondía al período auditado. Esto afecto el tiempo de ejecución de la auditoría.
5.2 DESCRIPCIÓN DE LAS OBSERVACIONES / NO CONFORMIDADES SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022 | El Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022, establece en su actividad 2: “Remitir formato consolidado de la ejecución del plan anual de adquisiciones del año anterior al Grupo de Control Interno”, como responsable al Grupo de Procesos Corporativos y se debe hacer a través de Memorando remisorio con formatos validados de la ejecución del PAA. |
El equipo auditor evidenció que no se cumplió por el Grupo de Procesos Corporativos con esta actividad, según lo determina el Procedimiento. | |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD No. 1: GRUPO DE PROCESOS CORPORATIVOS Durante la auditoría se evidenció que no se está cumpliendo por el Grupo de Procesos Corporativos, con el Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022, en su actividad 2: “Remitir formato consolidado de la ejecución de plan anual de adquisiciones del año anterior al Grupo de Control Interno”, a través de memorando remisorio con formatos validados de la ejecución del PAA. | |
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: | ||||
Resolución No. 388 del 30-12- 2021 “Por la cual se delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones”, Capítulos I, II, y III Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022 | El Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022, establece en su actividad 4: “Realizar la inclusión del Plan Anual de Adquisiciones vigente en el SECOP II, plataforma de la página Colombia Compra Eficiente, antes del 15 de enero. NOTA: las Direcciones Territoriales unifican la información de sus Áreas Protegidas junto con la de la Dirección Territorial y publican en el SECOP II a la vez remiten el mismo al Nivel Central para el consolidado Nacional y su publicación en la Página web de PNNC (…)”. Los responsables de esta actividad son el Grupo de Procesos Corporativos/Direcciones Territoriales, a través de Circular y Formato Plan Anual de Adquisiciones formato (s) vigente (s) SECOP verificado. El equipo auditor evidenció con la verificación en el SECOP II, que no se cumplió por el Grupo de Procesos Corporativos y las Direcciones Territoriales Amazonía, Andes Occidentales, Orinoquía, Pacífico, Andes Nororientales y Caribe, con esta actividad según lo determina el Procedimiento, en especial la publicación en el SECOP antes del 15 de enero, así: | ||||
RESPONSABLE | FECHA PARA PUBLICAR | FECHA EN QUE SE PUBLICÓ | |||
Nivel Central - Grupo de Procesos Corporativos | 15 de enero de 2023 | 01-03-2023 Sub. FONAM el 30-01-2023 | |||
Dirección Territorial Caribe | 15 de enero de 2023 | 30-01-2023 | |||
Dirección Territorial Pacífico | 15 de enero de 2023 | No se encuentra publicado en SECOP | |||
Dirección Territorial Orinoquía | 15 de enero de 2023 | 31-01-2023 | |||
Dirección Territorial Amazonía | 15 de enero de 2023 | 02-03-2023 | |||
Dirección Territorial Andes Occidentales | 15 de enero de 2023 | 31-01-2023 | |||
Dirección Territorial Andes Nororientales | 15 de enero de 2023 | 31-01-2023 | |||
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD No. 2: GRUPO DE PROCESOS CORPORATIVOS, DIRECCIONES TERRITORIALES CARIBE, PACÍFICO, ORINOQUÍA, AMAZONÍA, ANDES OCCIDENTALES Y ANDES NORORIENTALES Durante la auditoría se evidenció que no se está cumpliendo por el Grupo de Procesos Corporativos y Direcciones Territoriales Caribe, Pacífico, Orinoquía, Amazonía, Andes Occidentales y Andes Nororientales, con el Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022, en su actividad 4, en especial la publicación en el SECOP antes del 15 de enero de cada vigencia. NO CONFORMIDAD No. 3: DIRECCIÓN TERRITORIAL PACÍFICO Por parte del Grupo Auditor, se evidencia que en la Plataforma SECOP II, no se encuentra publicado el Plan Anual de Adquisiciones correspondiente a la Dirección Territorial Pacífico, incumpliéndose con el Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022, en su actividad 4, “Realizar la inclusión del Plan Anual de Adquisiciones vigente en el SECOP II, plataforma de la página Colombia Compra Eficiente, antes del 15 de enero. NOTA: las Direcciones Territoriales unifican la información de sus Áreas Protegidas junto con la de la Dirección Territorial y publican en el SECOP II (…). | |||||
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL - PROCEDIMIENTOS
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Resolución No. 388 del 30-12-2021 “Por la cual se delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones” Capítulos I, II Y III Procedimientos: "Concurso de Méritos Código: GCT_PR_01 Versión: 5 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación Directa" Código: GCT_PR_02 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Convenios" Código: GCT_PR_03 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación de Licitación Pública" Código: GCT_PR_04 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Invitación Pública Mínima Cuantía" Código: GCT_PR_05 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada Menor Cuantía" Código: GCT_PR_06 Versión: 7 | El equipo auditor evidenció que en todos los contratos seleccionados no se ha cumplido con la publicación en el SECOP, del Certificado de Registro Presupuestal, solo se incluye el número del Registro. |
Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica" Código: GCT_PR_07 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Adquisición de Bienes y/o Servicios a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Acuerdos Marco" Código: GCT_PR_09 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022. | |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD No. 4: GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL, DIRECCIONES TERRITORIALES CARIBE, PACÍFICO, ORINOQUÍA, AMAZONÍA, ANDES OCCIDENTALES Y ANDES NORORIENTALES. Durante la auditoría se evidenció que no se está cumpliendo por el proceso de Grupo de Gestión Contractual y Direcciones Territoriales Caribe, Pacífico, Orinoquía, Amazonía, Andes Occidentales y Andes Nororientales, con la publicación en el SECOP, del Certificado de Registro Presupuestal como lo establecen los Procedimientos: "Concurso de Méritos Código: GCT_PR_01 Versión: 5 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación Directa" Código: GCT_PR_02 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Convenios" Código: GCT_PR_03 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022, "Contratación de Licitación Pública" Código: GCT_PR_04 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Invitación Pública Mínima Cuantía" Código: GCT_PR_05 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada Menor Cuantía" Código: GCT_PR_06 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2022, "Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica" Código: GCT_PR_07 Versión: 6 Vigente desde: 29/12/2022, "Adquisición de Bienes y/o Servicios a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano Acuerdos Marco" Código: GCT_PR_09 Versión: 4 Vigente desde: 29/12/2022, pues sólo se efectúa la anotación del número del Certificado de Registro Presupuestal en el SECOP. | |
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Resolución No. 388 del 30-12-2021 “Por la cual se delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones” capítulos I, II y III Circular Externa Única Código CCE- EICP-MA-06 Versión 02 del 15 de julio de 2022 Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II, Fecha de actualización: 23 de noviembre de 2018 de Colombia Compra Eficiente, literal g. | El equipo auditor evidenció que en la plataforma SECOP de la muestra seleccionada, se está efectuando la publicación de todos los documentos de los contratistas (datos cuentas bancarias), sin tener en cuenta la protección de datos personales consagrada en la Ley 1581 de 2012 y la Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II, Fecha de actualización: 23 de noviembre de 2018 de Colombia Compra Eficiente, literal “g. “Documentos internos”: Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general”, soportes legales para que se puedan cargar en el SECOP unos documentos de manera pública a los cuales pueden tener acceso la ciudadanía y otros de manera privada sobre los cuales sólo pueden tener acceso la entidad y los organismos de control. |
Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II, Fecha de actualización: 23 de noviembre de 2018 Ley 1581 de 2012 Protección de datos personales. | |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD No. 5: GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL, DIRECCIONES TERRITORIALES CARIBE, PACÍFICO, ORINOQUÍA, AMAZONÍA, ANDES OCCIDENTALES Y ANDES NORORIENTALES Durante la auditoría se evidenció que se están cargado todos los documentos de los contratos en el SECOP II, no tiendo en cuenta lo consagrado por Colombia Compra Eficiente en su Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II, Fecha de actualización: 23 de noviembre de 2018, donde se determina g. “Documentos internos”: Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general. Así mismo se debe tener en cuenta la Ley 1581 de 2012 de Protección de datos personales. | |
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Resolución No. 388 del 30-12-2021 “Por la cual se delegan unas funciones y se dictan otras disposiciones” capítulos I, II y III Manual Contratación, Código: GCT_MN_01, Versión 2, Vigente desde: 08/22/2022, numeral 2.2.7. Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.4.3. y 2.2.1.2.3.1.19 Circular Externa Única Código CCE- EICP-MA-06 Versión 02 del 15 de julio de 2022. | El Manual de Contratación establece en su numeral 2.2.7. (…) “Obligaciones posteriores a la liquidación. Dentro de las obligaciones de la entidad estatal se encuentra el cierre del expediente contractual vencidas las garantías del contrato, actuación interna y de trámite, que no comporta la expedición de un acto administrativo de carácter contractual El equipo auditor evidenció que en todos los contratos seleccionados no se ha cumplido con el cierre de los expedientes contractuales vencidas las garantías de los contratos, incumpliendo el Manual de Contratación y el Decreto 1082 de 2015. |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD NO. 6: GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL, DIRECCIONES TERRITORIALES CARIBE, PACÍFICO, ORINOQUÍA, AMAZONÍA, ANDES OCCIDENTALES Y ANDES NORORIENTALES Durante la auditoría se evidenció que, en todos los contratos seleccionados, no se está cumpliendo con el cierre de los expedientes contractuales vencidas las garantías de los contratos y las cuales deben ser publicadas en el SECOP. | |
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Decreto 403 de 2020 Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal, artículo 151 | Mediante memorandos 20231200006443 dirigido a la Dirección Territorial Andes Nororientales y 20231200006473 dirigido a la Dirección Territorial Caribe, se solicitó la remisión de información, sin que se hubiera dado respuesta por las mencionadas Direcciones. El artículo 151 del Decreto 403 de 2020, expresa: “Deber de entrega de información para el ejercicio de las funciones de la unidad u oficina de control interno. Los servidores responsables de la información requerida por la unidad u oficina de control interno deberán facilitar el acceso y el suministro de información confiable y oportuna para el debido ejercicio de sus funciones, salvo las excepciones establecidas en la ley. Los requerimientos de información deberán hacerse con la debida anticipación a fin de garantizar la oportunidad y completitud de la misma. El incumplimiento reiterado al suministro de la información solicitada por la unidad u oficina de control interno dará lugar a las respectivas investigaciones disciplinarias por la autoridad competente” |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: OBSERVACIÓN No. 1: DIRECCIONES TERRITORIALES ANDES NORORIENTALES Y CARIBE Durante la auditoría las Direcciones Territoriales Andes Nororientales y Caribe, no dieron respuesta a las solicitudes de información realizadas por el Grupo de Control Interno de PNNC, a través de memorandos 20231200006443 y 20231200006473, para la Auditoría del Proceso de Gestión Contractual y el Proceso de Recursos Físicos – Procedimiento de Siniestros. | |
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Ley 1712 del 6 xx xxxxx de 2014 Manual Contratación, Código: GCT_MN_01, Versión 2, Vigente desde: 08/22/2022, numeral 2.3.6., literal h) | Una vez revisada la Página Web de Parques Nacionales Naturales de Colombia, en el Menú “Transparencia y Acceso a la Información Pública”, 3. Contratación, con respecto a las Direcciones Territoriales, se observó: * Dirección Territorial Amazonía, no abren los enlaces del SECOP, de los siguientes contratos: CD-DTAM-001-2023, CD-DTAM-002-2023, CD- DTAM-003-2023, CD-DTAM-004-2023, CD-DTAM-014-2023, CD-DTAM- 030-2023, CD-DTAM-070-2023, CD-DTAM-112-2023, DTAN-FONAM-CS No. 002-2023 * Dirección Territorial Andes Occidentales, los contratos no tienen enlaces de SECOP. * Dirección Territorial Orinoquía, no abren los enlaces del SECOP de los siguientes contratos: CD-DTOR-GN-016-2023, CD-DTOR-GN-021-2023, CD-DTOR-GN-043-2023, CD-DTOR-GN-063-2023, CD-DTOR-GN-084- 2023, CD-DTOR-GN-136-2023 |
Con respecto a lo anterior, se concluye que se está incumpliendo con la Ley 1712 del 6 xx xxxxx de 2014, la que determina poner a disposición de los ciudadanos (as) la información acerca de los procesos, normas, trámites y mecanismos, como parte de las directrices que Gobierno en Línea exige para que la información administrativa de la entidad sea de acceso público, de manera clara, intuitiva y de fácil entendimiento y al Manual de Contratación, Código: GCT_MN_01, Versión 2, Vigente desde: 08/22/2022, numeral 2.3.6., literal h). | |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD No. 7: DIRECCIONES TERRITORIALES AMAZONÍA, ANDES OCCIDENTALES Y ORINOQUÍA. El equipo auditor observó que no se está incumpliendo con la Ley 1712 del 6 xx xxxxx de 2014, la que determina poner a disposición de los ciudadanos (as) la información acerca de los procesos, normas, trámites y mecanismos, como parte de las directrices que Gobierno en Línea exige para que la información administrativa de la entidad sea de acceso público, de manera clara, intuitiva y de fácil entendimiento, en razón a que no se puede tener acceso a los enlaces del SECOP, de los contratos. | |
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL – CONTRATOS DOTACIÓN
Las bases de contratos enviadas por el Grupo de Gestión Contractual – Nivel Central y las Direcciones Territoriales, del período comprendido entre el 01 de julio de 2022 al 31 de julio de 2023, reportaron que se habían suscrito cuatro
(4) contratos de dotación en total en el Nivel Central, de los cuales se tomaron los cuatro (4) como muestra, lo que representa un 100% del total.
Las siguientes fueron las modalidades y los procesos del Nivel Central:
- AMP-002-2022 OC: 94191 CROYDON COLOMBIA S.A. 2022/08/02 Adhesión al Acuerdo Marco de Precios CCE-919-1-AMP-2019 para la “compra de botas pantaneras en PVC para Parques Nacionales Naturales de Colombia” CDP 43022 y CRP 101422 03/08//2022 $47.479.751
- NC-CCV-009-2022 IPMC-NC-023-2022 SUMINISTROS 2020 SAS 12/12/2022 “Compra de bloqueadores y repelentes para los funcionarios que realizan labores misionales de Parques Nacionales Naturales de Colombia” MÍNIMA CUANTÍA COMPRAVENTA 58622 156122 2022/12/12 $45.000.000
- NC-CCV-010-2022 IPMC-NC-024-2022 NOMADA C I LTDA 12/12/2022 “Compra de chalecos salvavidas para los operadores y usuarios de las embarcaciones de Parques Nacionales Naturales de Colombia” COMPRAVENTA 54522 156222 2022/12/12 $45.000.000
- NC-CCV-012-2022 SEL-ABREV-SI-004-2022 DISMOTOS XXXXXXXX XXXXX EU 14/12/2022 “Compra de cascos para las motocicletas que operan en Parques Nacionales Naturales de Colombia” COMPRAVENTA CDP 55322 CRP 156822 2022/12/14 $229.508.160
En la revisión efectuada, se observa que, para los contratos de dotación, aplican las No Conformidades determinadas para el Proceso de Gestión Contractual – Procedimientos, de este informe.
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION |
Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG | Durante el desarrollo de la auditoria, se evidenció que no se está dando cumplimiento a las actividades determinadas en la caracterización del Proceso de Gestión Contractual 2, 4 y 5 y en sus procedimientos (contratación directa actividad 6), manuales (de contratación numeral 2.2.7) lo que puede impactar la gestión de los riesgos asociados al Proceso de Gestión Contractual De acuerdo a lo anterior, el cumplimiento del objetivo de la Caracterización del Proceso de Gestión Contractual el cual busca “Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de Parques Nacionales Naturales, mediante el apoyo en la gestión de procesos requeridos, para la planificación de compras, suscripción de contratos que cumplan con la normatividad vigente y con los ejercicios de Planificación Financiera definidos y aprobados por cada dependencia para el buen desarrollo de gestión de la Entidad” y el cumplimiento de sus procedimientos, manuales y guías, no se están desarrollando en el total de sus actividades. |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD: NO CONFORMIDAD No. 8: GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES CARIBE, PACÍFICO, ORINOQUÍA, AMAZONÍA, ANDES OCCIDENTALES Y ANDES NORORIENTALES El Equipo de Control Interno evidenció la falta de cumplimiento de las actividades que se determinan en la Caracterización del Proceso de Gestión Contractual, sus procedimientos, manuales y guía, lo que impacta en la gestión de riesgos asociados con ellos. | |
CRITERIO – MARCO LEGAL | DESCRIPCION DE LA SITUACION: |
Mapa de Riesgos Institucional. | En relación con los riesgos de gestión incluidos en el análisis de los procesos contractuales, se observa que no se han materializado los riesgos de corrupción determinados para el Proceso de Gestión Contractual en la Matriz del Riesgo, como son: Omitir un requisito de tipo contractual y Direccionamiento de los procesos de contratación a favor de terceros. Así mismo, se cumple con la implementación de la plataforma transaccional incorporando la documentación en forma virtual contribuyendo a la Política xx Xxxx Xxxxx, según lo determinado en la Matriz de Oportunidades. No existen en la Matriz de Riesgos, riesgos de gestión para el proceso de Gestión Contractual. |
OBSERVACION / NO CONFORMIDAD
OBSERVACION No. 2. PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
Una vez revisada la matriz de riesgos del Proceso de Gestión Contractual, se evidencia que no se tienen identificados riesgos de gestión.
4. RECOMENDACIONES
- Se recomienda cumplir con lo determinado en el Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones, Código: GTC_PR_08, Versión: 8, Vigente desde: 28/12/2022 en sus actividades 2 y 4.
- Se recomienda dar cumplimiento con lo determinado en los Procedimientos de contratación en la actividad relacionada con la publicación del Certificado de Registro Presupuestal en el SECOP.
- Se recomienda revisar la Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II, Fecha de actualización: 23 de noviembre de 2018 de Colombia Compra Eficiente, literal g. y la Ley 1581 de 2012 Protección de datos personales, con el fin de determinar que documentos de los contratistas, deben estar en el SECOP como públicos con acceso a toda la ciudadanía y cuales privados con acceso solo a la entidad y a los organismos de control.
- Se recomienda emitir los lineamientos por parte del Grupo de Gestión Contractual, necesarios para efectuar el cierre de los expedientes contractuales una vez vencidas las garantías según lo indicado por el Manual de Contratación.
- Se recomienda efectuar la revisión de todos los documentos relacionados con el Proceso de Gestión Contractual, procedimientos, guías, manuales y formatos, estudios previos para la contratación de prestación de servicios, entre otros, con el fin de definir si es necesario efectuar modificaciones a los mismos en especial en lo relacionado con el cierre de los expedientes contractuales una vez vencidas las garantías.
- Se recomienda efectuar revisión de la información que se está publicando en la Pagina Web de Parques Nacionales Naturales de Colombia en el Menú “Transparencia y Acceso a la Información Pública”, 3. Contratación, con respecto a las Direcciones Territoriales Amazonía, Andes Occidentales y Orinoquía en razón a que no se puede ingresar a los enlaces del Secop publicados para cada contrato y en la información de la Dirección Territorial Andes Occidentales no se incluyeron los enlaces del Secop, lo que estaría incumpliendo la Ley 1712 del 6 xx xxxxx de 2014, la que determina poner a disposición de los ciudadanos (as) la información acerca de los procesos, normas, trámites y mecanismos, como parte de las directrices que Gobierno en Línea exige para que la información administrativa de la entidad sean de acceso público, de manera clara, intuitiva y de fácil entendimiento. Así mismo se recomienda unificar la información que se está publicando por el Nivel Central y las Direcciones Territoriales.
5. CONCLUSIONES
- En el resultado de la auditoría efectuada al Proceso Gestión Contractual, se identificaron nueve (9) No Conformidades y una (1) Observación. Esto evidencia la necesidad de cumplir con las actividades determinadas en los procedimientos y normas, por parte de cada uno de los responsables que están incurriendo en las No Conformidades y en la Observación.
- No se está dando cumplimiento a lo determinado en los Procedimientos de contratación en la actividad relacionada con la publicación del Certificado de Registro Presupuestal en el SECOP.
- No se están teniendo en cuenta la Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II, Fecha de actualización: 23 de noviembre de 2018 de Colombia Compra Eficiente, literal g. y la Ley 1581 de 2012 Protección de datos personales, en lo relacionado con determinar que documentos de los contratistas, deben estar en el SECOP como públicos con acceso a toda la ciudadanía y cuales privados con acceso solo a la entidad y a los organismos de control.
- En el Mapa de Riesgos Institucional, en el Proceso de Gestión Contractual no se tienen identificados riesgos de gestión.
- Se debe revisar la Caracterización del Proceso de Gestión Contractual junto con sus procedimientos, guías y manuales entre otros, con el fin de determinar si hay lugar a modificación de los mismos.
- La información contractual que se está publicando en la Página Web de Parques Nacionales Naturales de Colombia en el Menú “Transparencia y Acceso a la Información Pública”, 3. Contratación, con respecto a las Direcciones Territoriales Amazonía, Andes Occidentales y Orinoquía, no está cumpliendo con lo determinado en la Ley 1712 del 6 xx xxxxx de 2014, en lo relacionado con que se debe poner a disposición de los ciudadanos (as) la información acerca de los procesos, normas, trámites y mecanismos, como parte de las directrices que Gobierno en Línea, para que la información administrativa de la entidad sean de acceso público, de manera clara, intuitiva y de fácil entendimiento, en razón a que no se puede ingresar a los enlaces publicados para cada contrato y en la información de la Dirección Territorial Andes Occidentales no se incluyeron los enlaces. Así mismo la información que se está publicando por el Nivel Central y las Direcciones Territoriales no está unificada.
Nota: Para la Auditoría del Proceso de Gestión Contractual - Procedimiento de Siniestros, se elaboró otro informe.
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Coordinadora Grupo de Control Interno
Elaborado por:
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx - Contratista