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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PROCEDIMIENTO, ÁREA O TEMA A AUDITAR: AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN A LA CONTRATACIÓN PRIMER SEMESTRE VIGENCIA 2014, DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
INFORME DEFINITIVO1:
FECHA (16/12/2014)
X
1. INTRODUCCIÓN.
El Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Control Interno, en ejercicio de las facultades legales otorgadas por la Ley 87 de 1993 modificada por la Ley 1474 de 2011, el Decreto 2145 de 1999
y sus modificaciones; los Decretos 1537 de 2001, 1599 de 2005, 019, 2482 y 2641 de 2012, el
Decreto 943 de 2014, las Resoluciones CGN 328 de 2005 y 220 de 2013, así como la guía de auditoria para entidades públicas emitida por el DAFP, tiene como función realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, a los procesos, procedimientos, actividades y actuaciones de la administración, con el fin de determinar la efectividad del Control interno, el cumplimiento de la gestión institucional y los objetivos de la Entidad, produciendo recomendaciones para asesorar al Representante Legal en busca del mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
En cumplimiento al Programa General de Auditorías aprobado el 24 de febrero de 2014 y modificado el 00 xx xxxxx x xx 00 xx xxxxxxx de 2014, por el Comité del Sistema Integrado de Gestión Institucional, el GIT de Control Interno adelantó la Evaluación al la Contratación primer semestre de la vigencia de 2014 del Proceso Gestión Administrativa, a fin de verificar el grado de cumplimiento de la normatividad legal vigente, entre otros, y de esta manera efectuar las recomendaciones necesarias en ejercicio del mejoramiento contínuo, lo cual redundará en el cumplimiento de los Objetivos de la Entidad.
2. OBJETIVO
Verificar el grado de cumplimiento de las disposiciones, procedimientos y exigencias legales aplicables a los procesos de contratación adelantados por la UAE Contaduría General de la Nación en cada una de sus etapas; la buena calidad en la prestación de los bienes o servicios contratados, la ejecución de todos los actos precontractuales, contractuales y post contractuales obligatorios para cada uno de los procesos de selección; la efectividad de los controles existentes, el manejo de los riesgos y evaluación de los indicadores de contratación, de conformidad con la normatividad legal vigente, los principios y fines que rigen la contratación estatal, la jurisprudencia relacionada y el Manual de Contratación y Supervisión vigente de la
U.A.E Contaduría General de la Nación.
3. ALCANCE
El GIT de Control Interno a través de la auditoría interna de gestión a la Contratación, Primer Semestre de 2014, evaluó el cumplimiento de las normas y exigencias legales en los procesos de selección y contratos seleccionados que fueron celebrados por la UAE CGN en el primer
1 Este ítem cambia a definitivo en el informe final
semestre de 2014, los cuales fueron escogidos por la técnica de muestreo no estadístico de selección por bloques de acuerdo a cada modalidad de contratación con énfasis en la contratación directa por ser la más representativa durante el período auditado, sin excluir las otras modalidades de contratación, abarcando cada una de las etapas propias de la actividad contractual, actos de obligatorio cumplimiento, publicidad en el SECOP, labor de supervisión, cumplimiento de las actividades a cargo de los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión objeto de auditoría, así como de su idoneidad y competencia.
Con base en el tipo de muestreo utilizado y descrito anteriormente se escogieron procesos contractuales correspondientes a una (1) licitación pública, dos (2) procesos de selección abreviada, tres (3) procesos de mínima cuantía y veintiséis (26) contratos de contratación directa para un total de treinta y dos (32) procesos de selección que corresponden al 18.75 % del total de la población objeto (PO).
Lo anterior, en cumplimiento a los criterios de auditoría relacionados en el formato No. 1 Plan de Auditoria, enviado al líder del proceso y en aplicación de pruebas como inspección ocular de documentos, entrevistas, verificación de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, entre otras.
Esta auditoría se llevó a cabo en atención a las normas de auditoría generalmente aceptadas y se desarrolló del 29 de octubre al 05 de diciembre de 2014.
4. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
El cumplimiento total del objetivo de la auditoría con el fin de obtener un informe más consistente, se vio afectado por circunstancias ajenas al equipo auditor en virtud de las siguientes causas:
- Retraso en la creación y asignación de usuario y contraseña en el SIGEP al GIT de Control Interno y posterior dificultad de acceso al Sistema que impidió la confrontación de la información de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, con el rol asignado; razón por la cual se procedió a solicitar la colaboración del administrador del SIGEP en la Entidad, pero motivos laborales del funcionario no pudo realizarse en la fecha solicitada, aunque se contó con su disposición para atender al equipo auditor proponiendo otra fecha para la verificación requerida, que infortunadamente se cruzaba con otras pruebas de auditoría programadas y no pudo ser aceptada por el equipo auditor teniendo en cuenta el corto tiempo restante para el cierre de la auditoría.
- Otro factor que dilató el término y desarrollo de la auditoría fue la dificultad para concretar y obtener la entrevista con algunos supervisores de los contratos y órdenes de prestación de servicios y de apoyo a la gestión objeto de evaluación, resultando representativa la afectación en el desarrollo del plan de auditoría porque esta tipología contractual representaba el 81.25% de la muestra de auditoría.
- Otro factor de imprevisión que afectó la ejecución de la auditoría conforme al respectivo Plan, fue la imposibilidad de revisar los dos (2) procesos de Selección Abreviada escogidos en el muestreo, correspondientes al contrato No. 95 de 2014 suscrito entre la UAE CGN y COMPUTEL SYSTEM SAS y al contrato No. 135 de 2014 suscrito entre la
CGN y XXXXX COMUNICACIONES SAS; así como del proceso de contratación directa relacionado con el Contrato No. 132 de 2014 suscrito con la Universidad de Antioquia, por cuanto las carpetas de los mencionados contratos fueron solicitadas por Secretaría General el día 24 de noviembre de 2014 y no fueron devueltas a este GIT para adelantar su verificación. De acuerdo al plan de trabajo del equipo auditor, estos procesos serían revisados con posterioridad a la verificación de los procesos de contratación directa por ser los más representativos dentro de la muestra seleccionada, labor que comenzó el día 10 de noviembre del año en curso.
- Como se señaló anteriormente, la verificación del cumplimiento de las actividades contractuales y gestión de todos los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo objeto del proceso auditor, no fue posible debido a la falta de disposición de algunos de los supervisores, dificultando la aplicación de las pruebas de auditoría previstas.
4.1 Revisión de Informes anteriores:
Se constató el resultado de la Auditoría interna de Gestión a la Contratación “Segundo semestre de 2013” desarrollada del 00 xx xxxx xx 00 de julio de 2014 en la cual se evidenciaron seis (6) hallazgos y no se suscribió plan de mejoramiento para su mitigación dentro del término establecido en el informe definitivo presentado el día veinticuatro (24) de octubre de 2014 lo cual genera incumplimiento de lo establecido en el procedimiento CYE- PRC04 “Planes De Mejoramiento” y del componente “Planes de mejoramiento” de la nueva estructura MECI, según Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)”.
Con base en la evaluación adelantada, el equipo auditor observó que durante el período auditado se reitera el hallazgo continuamente evidenciado en auditorías precedentes, relacionado con el incumplimiento de la Publicidad de todos los actos y documentos de los procesos de contratación, así como del término exigido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 con base en lo que será descrito en el desarrollo de este informe.
4.2 Revisión procesos de Contratación Seleccionados:
En concordancia con lo señalado en el numeral 3 y 4 del presente documento, se seleccionaron treinta y dos (32) procesos de contratación de los cuales solamente pudieron ser auditados veintinueve (29), revisándose el cumplimiento de la normatividad legal y constitucional vigente en consideración a sus requisitos, actos y exigencias, así como el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los contratistas en las órdenes y contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, sus competencias y perfil relacionados con el objeto del contrato, entre otros.
4.2.1 Procesos de Contratación Directa:
Durante el primer semestre de 2014, esta modalidad de contratación fue la más representativa teniendo en cuenta que hasta el día 24 de enero del presente año, previo a la entrada en vigencia de la Ley de garantías electorales (ley 996 de 2005), fueron suscritos ciento treinta y cuatro (134) contratos, diecisiete (17) órdenes de prestación de servicios y un (1) convenio de
cooperación por un valor total aproximado de $ 7.248.347.046 que equivalen aproximadamente al 89% de la contratación realizada por la Entidad durante ese período de la actual vigencia fiscal.
Como se indicó anteriormente, fueron seleccionados veintiséis (26) procesos de contratación adelantados por esta modalidad para lo cual se requirieron los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión No. 10, 16, 24, 25, 39, 40, 52, 55, 56, 61, 66,
67, 72, 78, 79, 89, 91, 106, 107, 117, 127, 129, 132 de 2014 y las órdenes de prestación de servicios y/o de apoyo a la gestión No. 05, 07 y 12 de 2014; de los cuales el contrato interadministrativo No. 132 de 2014 no pudo ser objeto de esta auditoría por los motivos señalados en el numeral 4 de este informe.
Así mismo, en consideración al corto tiempo de auditoría inicialmente se tenía previsto verificar la gestión y cumplimiento contractual en diez (10) de los contratos seleccionados por esta modalidad pero por falta de colaboración y respuesta de dos (2) supervisores a cargo de tres
(3) contratos, solamente fue posible realizar dicho seguimiento en siete (7) contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
4.2.1.1 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 10 del 8 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx.
a. La experiencia relacionada por la contratista en la información de la Hoja de vida de la Función Pública no fue actualizada con la última experiencia profesional teniendo en cuenta que suscribió contrato de prestación de servicios profesionales con la Entidad en la Vigencia 2013.
b. El objeto relacionado en el acta de inicio no corresponde con el estipulado en el contrato por cuanto omite la especificación de la profesión y experiencia requerida.
4.2.1.2 Contrato No. 16 del 09 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxx.
De la revisión efectuada se derivan las siguientes observaciones:
a. En el objeto del contrato suscrito no se especifica la clase de prestación de servicios objeto de la contratación y en la comparecencia de las partes se hace alusión a “…hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios profesionales” (Subrayado fuera del texto original) que de acuerdo a la tipología contractual prevista en el numeral 2.2 de los estudios previos y al perfil y competencias de la Contratista corresponde a un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión por cuanto su formación académica es de carácter técnico en contradicción a lo señalado en el correspondiente contrato lo que generaría una falta de capacidad de la contratista para contraer obligaciones por no contar con la idoneidad requerida para este tipo de contrato, pudiendo conllevar a una nulidad del mismo por Objeto ilícito.
b. Al verificar la idoneidad y experiencia de la Contratista respecto al objeto contractual y las obligaciones contractuales, se tuvo en cuenta lo requerido en la parte final del numeral 1 de los estudios previos, que indicó la necesidad de contratar un técnico en sistemas con dos (2) años de experiencia relacionada; observándose que no cuenta
con la experiencia ni la idoneidad requerida de acuerdo a la información diligenciada en el formato de Hoja de vida de la función Pública, porque anteriormente se desempeñó como secretaria en una empresa privada y posteriormente en la CGN con un contrato de prestación de servicios cuyo objeto consistía en prestar sus servicios técnicos como secretaria con actividades no relacionadas con las del Contrato objeto de auditoría.
c. El acta de inicio no se adecúa a las estipulaciones contractuales por cuanto relaciona un objeto que no corresponde al relacionado en el contrato teniendo en cuenta que hace referencia a “…prestar sus servicios profesionales como profesional en Contaduría Pública, formación con la que tampoco cuenta la Contratista.
d. La expedición y aprobación de la garantía de cumplimiento se efectuó el 27 de enero de 2014, con posterioridad a la suscripción del acta de inicio de fecha 09 de enero de 2014 incumpliendo lo estipulado en la cláusula Vigésimo octava del contrato celebrado entre las partes por cuanto constituía un requisito de ejecución del contrato que impedía la suscripción del acta de inicio.
e. El oficio de aprobación de póliza, presenta un error en los valores asegurados.
4.2.1.3 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 24 del 13 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx:
a. La parte final del numeral 1 de los estudios previos, detalla en debida forma el perfil requerido para satisfacer la necesidad de contratación pero en el numeral 11 ibídem no se hace el análisis del mismo para certificar la idoneidad y experiencia de la contratista.
4.2.1.4 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 25 del 14 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx:
a. El perfil requerido del Contratista en los estudios previos indica que se requiere un profesional con experiencia mínima de 3 años para el seguimiento y control de los proyectos de inversión y se contradice con lo estipulado en el objeto del contrato tanto en los mismos estudios previos como en el objeto del contrato por cuanto en su parte final establece que “…prestará sus servicios profesionales como abogado con experiencia de más de 3 años de conceptos jurídicos, manejo de actividades administrativas y revisión de procesos”.
4.2.1.5 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 39 del 14 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
a. No se observó la publicación en el SECOP del otro sí No. 01, suscrito el 06 xx Xxxxx de 2014.
4.2.1.6 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 52 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX:
a. En los estudios previos numeral 2.5 y numeral 3 existe una incoherencia en el valor del contrato lo cual no fue subsanado para la generación del CDP y para la elaboración del contrato.
b. Las obligaciones 1, 2 y 7 del contrato tienen modificaciones en los verbos lo que hace cambiar sustancialmente las actividades relacionada en el estudio previo.
c. El objeto transcrito en el Acta de inicio no es literal comparándolo con el objeto del contrato.
d. La póliza de cumplimiento fue expedida el 21 de enero de 2014 y sin embargo el acta de inicio del contrato y el oficio de aprobación de garantías contienen la fecha de suscripción del contrato, lo cual no resulta coherente ni aceptable porque la constitución de la garantía es un requisito de ejecución contractual previo al acta de inicio.
e. Respecto a la gestión y cumplimiento de las actividades a cargo de la Contratista el equipo auditor en la indagación correspondiente realizada con base en los informes de actividades presentados como soporte del pago y Constancia de Recibo a Satisfacción, en los cuales se adjunta un reporte estadístico detallado que fue confrontado con los registros del CHIP, el correo electrónico y el Sistema ORFEO. De esta verificación se observó que en el anexo del informe de actividades del periodo comprendido entre el 01 al 31 xx xxxxx la contratista para justificar el cumplimiento de la actividad No. 1 del contrato, indicó que atendió 25 llamadas para prestar asistencia técnica a las entidades públicas asignadas pero al confrontar el sistema CHIP solamente realizó 17. Igualmente en el informe correspondiente al mes xx xxxxx de 2014 reportó un total de 27 asistencias telefónicas a entidades públicas pero en la confrontación realizada el Sistema CHIP solamente reporta 16 llamadas atendidas durante ese período.
La contratista no ha atendido la solicitud efectuada por el Coordinador del GIT de Gestión y Evaluación de Información realizada a través de correo electrónico de fecha 05 de diciembre de 2014 respecto de la actualización de la información generada en la ejecución del contrato dentro del repositorio del Pathfinder1 y que se encuentra enmarcada dentro de las obligación especifica contenida en el numeral 15 de la cláusula Segunda del Contrato suscrito, y con la obligación previa a la finalización del contrato contenida en el literal a), numeral 16 ibídem.
4.2.1.7 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 55 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX:
a. Se verificó el cumplimiento del objeto contractual a través de inspección ocular de evidencias físicas de la ejecución de las actividades como informes, actas, ayudas de memoria y correos electrónicos, según lo relacionado por la contratista en los informes presentados durante los meses xx xxxxx, xxxxx y mayo de la presente vigencia.
4.2.1.8 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 56 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXXXX XXXX XXXXX:
a. En cuanto al cumplimiento de las actividades asignadas al contratista durante el primer semestre de 2014, se procedió a hacer una indagación con el supervisor del contrato quien evidenció su ejecución, aunque el repositorio del área conservado en Pathfinder sufrió pérdida parcial de la información, impidiendo la verificación del 100% de las evidencias.
b. El contratista no ha atendido la solicitud efectuada por el Coordinador del GIT de Gestión y Evaluación de Información realizada a través de correo electrónico de fecha 05 de diciembre de 2014, respecto de la actualización de la información generada en la ejecución del contrato dentro del repositorio del Pathfinder1 y que se encuentra enmarcada dentro de la obligación especifica contenida en el numeral 15 de la cláusula Segunda del Contrato suscrito, y con la obligación previa a la finalización del contrato contenida en el literal a), numeral 16 ibídem.
4.2.1.9 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 61 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXX XXXXXX XX XXXXX GUAYAZAN:
a. Al verificar el contenido de las póliza de cumplimiento No. BCH-100000332 expedida el 20 de enero de 2014, se observó que no cumplía con la vigencia exigida en la cláusula octava del contrato y sin embargo fue aprobada la garantía a través de oficio con esa misma fecha (20 de enero de 2014) pero relacionando un número de póliza diferente (BCH-100000447) expedida el 13 de febrero de 2014, que contiene un objeto que no corresponde al contrato celebrado entre las partes, evidenciado una falencia grave en la revisión y aprobación de las garantía como cumplimiento del requisito de ejecución del contrato.
4.2.1.10 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 72 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXX:
a. La contratista no cuenta con la competencia para la ejecución de las actividades atinentes a la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004 “Sistema de Gestión Ambiental” por cuanto no acreditó capacitación previa a la suscripción del contrato que certifique sus conocimientos relacionados para el cumplimiento del objeto contractual.
b. El perfil requerido en el numeral 1 de los estudios previos no es conexo con las obligaciones específicas y por ende omite el deber de selección objetiva establecido en el estatuto de la contratación y que soportara la necesidad de la contratación por la idoneidad, competencia y experiencia relacionada de la contratista.
4.2.1.11 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 78 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX:
a. En el numeral 8 de los estudios previos se observó un error en la referencia al Grupo Interno de Trabajo (GIT de Jurídica) al cual prestaría los servicios la Contratista; estos fueron prestados en el GIT de Capacitación y Prensa.
b. El contrato fue suspendido desde el día 21 al 30 xx xxxxx de 2014 de acuerdo al acta de suspensión de fecha diez (10) xx xxxxx de 2014, pero aunque en la segunda disposición de este documento se hubiese establecido la fecha de reiniciación del contrato, no se suscribió Acta de reinicio entre la contratista y el supervisor del contrato con el fin de retomar en debida forma la ejecución del contrato.
4.2.1.12 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 79 del 20 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX:
a. La certificación emitida por el Secretario General, Coordinador del GIT xx xxxxxxx Humano en cumplimiento al artículo 1 del decreto 2209 de 1998, fue expedida el mismo día de la suscripción del contrato siendo un requisito previo a la contratación y elaboración de estudios previos.
4.2.1.13 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 117 del 23 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXX:
a. Se observó una contradicción entre el perfil del contratista requerido en la Certificación emitida en cumplimiento del artículo 1 del Decreto 2209 de 1998, que hace referencia a una experiencia mínima de seis (6) meses y el contenido de los estudios previos que exige una experiencia de seis (6) años.
4.2.1.14 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 128 del 24 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXX:
a. La contratista cumplió con los seis (6) meses de experiencia relacionada exigida en los estudios previos, pero su perfil, - analizado desde su experiencia profesional y formación académica general - no se adecúa a las necesidades de contratación que tiene el GIT de Planeación en consideración a sus funciones y tampoco a las actividades asignadas en la cláusula de obligaciones específicas del contrato celebrado y a las desarrolladas por la contratista durante la ejecución del contrato como es el caso del apoyo en lo relacionado con la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004 “Sistema de Gestión Ambiental” y al apoyo que brinda en los temas de autocontrol.
b. Al verificar el cumplimiento de las actividades específicas más relevantes asignadas a la contratista se pudo verificar que la actividad No. 1 consistente en: “llevar a cabo como mínimo 2 mediciones respecto al grado de interiorización en los servidores públicos en relación a los protocolos y compromisos éticos y los valores establecidos en el código de ética de la CGN,” no ha sido cumplida por la contratista por cuanto hasta la fecha de verificación, es decir, al 05 de diciembre de 2014, solamente ha efectuado en su totalidad una medición de las dos (2) mínimas exigidas.
c. Igualmente, se observó que la obligación específica No. 3 relacionada en la cláusula segunda del contrato suscrito, consistente en “Desarrollar actividades que fortalezcan la cultura del autocontrol en la Entidad” no se enmarca dentro de las funciones del GIT de Planeación y por ende no justifica la necesidad de la contratación para esta obligación específica, teniendo en cuenta que esta es una función propia de las oficinas de Control Interno.
4.2.1.15 Contrato de prestación de servicios profesionales No. 129 del 24 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX:
a. El perfil del contratista no cumple la experiencia mínima relacionada de doce (12) meses exigida en los estudios previos.
b. El código de la actividad económica del contratista, registrado en el Registro Único Tributario, no es acorde a la profesión exigida para el ejercicio de las actividades contractuales, teniendo en cuenta que esta es una tipología contractual que se celebra
teniendo en cuenta el carácter especializado de la persona natural que actúa como Contratista.
c. Al efectuar el seguimiento de la gestión del contratista y cumplimiento del objeto contractual, con la colaboración del supervisor del contrato, se observó lo descrito a continuación:
- El contratista no ha atendido la solicitud efectuada por el Coordinador del GIT de Gestión y Evaluación de Información realizada a través de correo electrónico de fecha 05 de diciembre de 2014, respecto de la actualización de la información generada en la ejecución del contrato dentro del repositorio del Pathfinder1 y que se encuentra enmarcada dentro de las obligación especifica contenida en el numeral 15 de la cláusula Segunda del Contrato suscrito, y con la obligación previa a la finalización del contrato contenida en el literal a), numeral 16 ibídem. Al verificar la correspondiente carpeta en este repositorio de información no se encontró ningún documento.
- La información de “OMISOS” tiene unas fechas límite y de acuerdo a la Información actualizada a marzo 10 de 2014, el contratista tiene el número más alto de estos OMISOS, evidenciando falta de gestión en el cumplimiento de la actividad específica relacionada en el contrato.
- Se verificó el reporte de asistencias técnicas prestadas por medio del sistema CHIP y se encontró que durante el período comprendido entre el 1 al 31de marzo no hubo gestión alguna por cuanto no existe reporte, entre el 1 al 30 xx xxxxx, se observó un (1) reporte, del 1 al 31 xx xxxx tampoco hubo reporte alguno, siendo una de las actividades más relevantes de los analistas y contradiciendo lo que indicó el contratista en los correspondientes informes de actividades para soportar el pago de los honorarios pactados.
- Igualmente, al observar el alcance de las obligaciones específicas No. 1 y 2 adquiridas por el contratista y según lo reportado en los informes de actividades se procedió a verificar su cumplimiento con el supervisor del contrato quién indicó que el Contratista no ha realizado capacitaciones durante la vigencia del contrato porque no tiene el perfil para hacerlo. Esta situación deja sin soporte concepto del gasto que en este contrato fue imputado al rubro C-510-1000-1 de capacitación.
- La justificación de la actividad relacionada con el apoyo al Sistema de Gestión de Calidad – SGC dentro del informe de actividades no permite identificar su grado de cumplimiento y/o gestión por cuanto se limita a decir: “planee mis actividades”, lo cual tampoco pudo ser justificado por el supervisor del contrato quien firma los cumplidos sin solicitar los soportes correspondientes y/ verificar la certeza de la información plasmada en dichos informes.
Los contratos de prestación de servicios profesionales números 66, 67, 89, 91, 106 y 107 de 2014 no fueron relacionados individualmente, porque en su revisión se detectaron observaciones comunes a todos los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión analizados y que serán expuestas más adelante.
4.2.1.16 Orden de prestación de servicios de apoyo a la gestión No. 05 del 21 de enero de 2014 suscrito entre la UAE CGN y XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX:
a. El numeral 2.2 “Tipo de contratación a celebrar” de los estudios previos, contiene un error por cuanto hace referencia a la celebración de un contrato de prestación de
servicios profesionales para un perfil xx xxxxxxxxx con experiencia mínima de dos (2) años.
b. El perfil de la contratista, exigido en los estudios previos para justificar la necesidad de la contratación, no es detallado en cuanto a la experiencia y conocimientos requeridos, por cuanto no indica que capacitación o habilidades especiales debe tener el bachiller requerido y tampoco indica el tipo de experiencia exigida para la acreditación de los 2 años, lo que evidencia que se incumplió el deber de selección objetiva que debe imperar en la contratación estatal.
c. La orden de prestación de servicios fue publicada en el SECOP fuera del término legal exigido.
4.2.1.17 Orden de prestación de servicios de apoyo a la gestión No. 07 del 21 de enero de 2014 suscrito entre XXXX XXXXX NOPE XXXXXXXX y la UAE CGN:
a. La publicación de la orden de prestación de servicios en el SECOP se surtió fuera de los términos establecidos en el Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 por cuanto fue publicado el 03 xx xxxxx de 2014.
b. En los soportes documentales aportados por la contratista no existe documento que certifique la experiencia relacionada de seis (6) meses requerida en los estudios previos.
c. El perfil de la contratista descrito en el numeral correspondiente de los estudios previos, no se adecúa al grado de competencia requerido para el ejercicio de las actividades asignadas, debido a que exige manejo de la técnica de archivo, manejo del sistema de Gestión documental y ofimática, y que debe ser equiparable a lo exigido para el ejercicio de un cargo de planta en el que se ejerzan las mismas funciones.
4.2.1.18 Orden de prestación de servicios profesionales No. 12 del 24 de enero de 2014 suscrito entre XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXX y la UAE CGN:
a. Al revisar los estudios previos, se observó que en la descripción de la necesidad, se solicita experiencia relacionada de doce (12) meses, pero al confrontar los soportes documentales aportados por el contratista no se acredita el cumplimiento de este requisito en el que pueda comprobarse que cuenta con el tiempo y experiencia requeridos para el ejercicio de las funciones relacionadas en el contrato.
b. Adicionalmente, en la orden de prestación de servicios suscrita para un plazo de tres (3) meses, fueron incluidas las mismas obligaciones específicas que adquiere un contratista que debe ejecutar el contrato en un plazo aproximado de once (11) meses.
4.2.1.19 Observaciones comunes en los procesos de contratación directa auditados:
a. La designación de los supervisores se efectuó con posterioridad a la suscripción de las actas de inicio contraviniendo lo estipulado en la cláusula correspondiente a “Requisitos de Ejecución” por cuanto el acta de inicio es el último acto previo al inicio de ejecución contractual; así mismo se observó en ciertos contratos la asignación de supervisores sin la competencia técnica y/o profesional que soporte la idoneidad en la vigilancia y control de las actividades ejercidas por el contratista.
b. La publicación de los contratos y órdenes de prestación de servicios y de apoyo a la gestión en el SECOP se efectuó fuera del término legal establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.
c. La verificación de los antecedentes judiciales de los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión auditados se efectuó con posterioridad a la suscripción del contrato y del acta de inicio.
d. Adicionalmente se observó que para la justificación de la necesidad y determinación del perfil requerido para estos tipos de contratos, no existe claridad en los tipos de experiencia que debe ser requerida en atención a sus definiciones y/o alcance así: experiencia profesional (adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva profesión o en el ejercicio de las mismas); experiencia específica (adquirida en el ejercicio de funciones de un empleo en particular o en una determinada área de trabajo o de la profesión, ocupación, arte u oficio); experiencia general (adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, profesión, ocupación arte u oficio) o experiencia relacionada (adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las exigidas para el objeto del contrato)
e. Los estudios previos de los contratos revisados no contienen radicación en el sistema ORFEO como medio de comunicación oficial de la Entidad según el procedimiento GAD-PRC13 “Comunicaciones Internas”, que permita evidenciar su fecha de remisión al área encargada. El manual de Contratación y Supervisión de la Entidad tampoco hace referencia expresa al medio a través del cual las áreas deben remitir estos documentos a la Secretaría general.
f. No se elaboraron análisis del sector en la contratación en ninguno de los procesos de contratación directa objeto de revisión incumpliendo con el deber impuesto por el artículo 15 del decreto 1510 de 2013.
g. En algunos apartes de todos los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se observó erróneamente la referencia a “funciones” designadas a los contratistas y no a “Actividades” o a “Obligaciones específicas”, por cuanto las primeras son propias de una relación laboral que no es de la esencia de los contratos de prestación de servicios, para lo cual es importante citar lo expresado por la Corte Constitucional en la sentencia C-094/03 que adujo: “…Debe tenerse en cuenta que los contratos de prestación de servicios, de acuerdo con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, tienen por objeto el desarrollo de actividades relacionadas con la administración o el funcionamiento de la entidad. En cambio, la falta disciplinaria consagrada en el artículo 48, numeral 29, de la Ley 734 se tipifica por suscribir irregularmente contratos de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas”.
(…) no debe perderse de vista que la finalidad de la norma es evitar la suscripción indiscriminada de contratos de prestación de servicios con el objeto en ella indicado y hacerlo desconociendo su índole de contrato estatal para encubrir relaciones laborales que, ignorando los procedimientos legítimos de acceso a la función pública, generan nóminas paralelas y lesionan los derechos de trabajadores”
h. Con base en los errores evidenciados dentro de algunos objetos contractuales se observó que algunas áreas encargadas de elaborar los estudios previos de sus necesidades de contratación de servicios profesionales y/ o de apoyo a la gestión, no tienen claro el alcance de cada uno de estos contratos, para lo cual es conveniente citar algunos apartes de la jurisprudencia de Unificación que sobre el tema ha proferido el Honorable Consejo de Estado así : “(…) los contratos de “prestación de servicios
profesionales” corresponden a todos aquellos cuyo objeto esté determinado materialmente por el desarrollo de actividades identificables e intangibles que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad tendiente a satisfacer necesidades de las entidades estatales en lo relacionado con la gestión administrativa o funcionamiento que ellas requieran, bien sea acompañándolas, apoyándolas o soportándolas, al igual que a desarrollar estas mismas actividades en aras de proporcionar, aportar, apuntalar, reforzar la gestión administrativa o su funcionamiento con conocimientos especializados, siempre y cuando dichos objetos estén encomendados a personas catalogadas de acuerdo con el ordenamiento jurídico como profesionales….”
“(…), obsérvese que los contratos de prestación de servicios de simple “apoyo a la gestión” conforme se deduce del análisis de la Ley de contratación pública, son todos los demás contratos de prestación de servicios permitidos por el artículo 32 No. 3 de la Ley 80 de 1993 que no correspondan a los profesionales, esto es, que involucren cualesquiera otras actividades también identificables e intangibles que evidentemente sean requeridas por la entidad estatal y que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad de apoyo, acompañamiento, o soporte, de lo cual se puede deducir que caben tanto actividades con énfasis en lo intelectual, como también algunas otras caracterizadas por la acción material del contratista, en donde no es que el contratista no realice actividades de carácter intelectual (pues éstas son intrínsecas al ser humano), sino que lo predominante es el actuar como ejecutor, con el propósito y finalidad de satisfacer necesidades de las entidades estatales en lo relacionado con la gestión administrativa o funcionamiento de la misma, por personas no profesionales y que no implican el ejercicio de funciones públicas administrativas, como ya se explicó en párrafos anteriores.”2
4.2.2 Contratación de Mínima Cuantía
Dentro de esta modalidad de selección se revisaron las órdenes de prestación de servicios No. 15, 17 y 21 de 2014, verificándose el cumplimiento de los términos, requisitos y criterios establecidos por la ley según lo contemplado a continuación:
4.2.2.1 Orden de prestación de servicios No. 15 de 2014 suscrita entre la UAE CGN y PAPELERÍA LOS ANDES:
a. Las especificaciones técnicas de los elementos de papelería y útiles de oficina no son detallados, por lo cual no se exigen requisitos mínimos de calidad de los bienes objeto de la contratación, siendo un requisito fundamental dentro de la ficha técnica que debe incluir las características y especificaciones que garanticen el desempeño y calidad por cuanto se trata de bienes de características técnicas uniformes que deben responder a exigencias en el material , tamaño, dimensión, y otras características físicas sin mencionar marcas específicas como se observa en este caso, y que además permiten que las ofertas presentadas se enmarquen dentro de la igualdad de condiciones técnicas que permitan determinar objetivamente el presupuesto oficial del proceso de selección y garantizar la igualdad de condiciones técnicas en las propuestas presentadas por los oferentes para la elección de la del menor precio.
2 Consejo De Estado Sala De Lo Contencioso Administrativo Sección Tercera; Consejero Ponente: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx; dos (2) de diciembre de dos mil trece (2013); Radicación: 41719
b. La descripción del objeto del contrato no fue identificado dentro del cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios como lo exige el numeral 2 del artículo 84 del decreto 1510 de 2013 y tampoco lo están los bienes de características técnicas requeridos.
c. El valor estimado del contrato no contiene la justificación exigida en el numeral 4 del artículo 84 del decreto 1510 de 2013, el cual debería estar fundamentado en el estudio del mercado anexo, que fue determinado con abstracciones generales y promedios de cotizaciones que al no ser expedidas con uniformidad en las especificaciones técnicas, no aportan un grado de confiabilidad a la Entidad para la determinación del valor del contrato que permita la competencia de los oferentes en condiciones de igualdad por cuanto el precio unitario de cada uno de los bienes puede variar de acuerdo a las condiciones técnicas de calidad de los mismos.
d. La publicación de la orden en el SECOP fue realizada fuera del término legal establecido.
4.2.2.2 Orden de prestación de servicios No. 17 del 17 xx xxxxx de 2014 suscrita entre la UAE CGN y AUDIO Y VIDEO JOBAR SAS:
a. El objeto del contrato no especifica el tipo de elementos a adquirir y en las especificaciones técnicas se observan referencias básicas que no definen los parámetros de desempeño y calidad requeridos por la Entidad.
b. El acta de inicio fue suscrita el 17 xx xxxxx de 2014, un día antes de la designación del supervisor que fue realizada el 18 xx xxxxx de 2014, lo cual genera inconsistencias en el cumplimiento de los requisitos de ejecución contractual.
4.2.2.3 Orden de prestación de servicios No. 21 del 00 xx xxxxx xx 0000 xxxxxxxx xxxxx xx XXX CGN y XXXXXXXX XXX XXXXXXX XXXXX:
a. El objeto del contrato no especifica la clase de servicios a contratar, que en este caso de trató de la contratación de los servicios técnicos para la transmisión del evento de rendición de cuentas de la Entidad, vía streaming.
4.2.2.4 Observaciones comunes a los procesos de selección de Mínima cuantía revisados:
a. Los estudios previos se fundamentaron y elaboraron con base en la norma prevista en el artículo 20 del decreto 1510 de 2013, que no es aplicable para esta modalidad de contratación por cuanto los elementos a tenerse en cuenta son los señalados en el artículo 84 ibídem. En consecuencia, denota un error en el fundamento jurídico utilizado en los procesos de selección de mínima cuantía adelantados en la UAE CGN y genera el incumplimiento de la disposición normativa aplicable.
b. Los fundamentos jurídicos utilizados, como se dijo anteriormente son erróneos y además no incluyen el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, que adicionó el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
c. Los estudios previos no contienen el Certificado de Disponibilidad Presupuestal conforme a lo exigido en el numeral 6 del artículo 84 del decreto 1510 de 2013, para dar certeza de que existe apropiación presupuestal y libre de afectación para asumir el compromiso.
d. Con base en los errores evidenciados en los estudios previos, también se observa una falencia en la revisión jurídica de los documentos por parte del GIT de jurídica teniendo en cuenta que en el oficio adjunto se pronuncia diciendo que “…se encuentran ajustados a derecho” cuando en realidad no se ajustan a lo exigido por la normatividad vigente.
e. La invitación pública del proceso de selección no cumple con los presupuestos y elementos establecidos en el artículo 85 del decreto 1510 de 2013 por cuanto no indican el objeto con el cuarto clasificador de bienes y servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) y no se sujeta a los parámetros de los numerales 1, 2 y 7 del artículo 85 ídem.
f. Al revisar la clase de amparos exigidos por la entidad en este proceso de contratación se observó la improcedencia de algunos de ellos teniendo en cuenta el plazo y objeto del contrato como son: calidad del servicio y pago de salarios, prestaciones sociales.
g. En la minuta del contrato se observaron cláusulas ineficaces de pleno derecho tales como la de caducidad administrativa contenida en la cláusula décimo séptima por cuanto al tratarse de un contrato de ejecución instantánea esta potestad excepcional no podría ser aplicada teniendo en cuenta que para su aplicación el contrato debe estar en ejecución.
h. El análisis económico y regulatorio de los tres (3) procesos de selección de mínima cuantía revisados son idénticos en su contenido, por lo cual se deduce que la forma de estimación del valor de cada contrato no se hace de forma estricta acorde a cada objeto contractual.
4.2.3 Revisión Proceso de Licitación Pública.
En esta modalidad de selección, se verificaron las etapas precontractual y contractual relacionadas con el contrato No. 136 del 26 xx xxxxx de 2014 suscrito entre NEXSYS DE COLOMBIA S.A y la Contaduría General de la Nación, observándose lo enunciado a continuación:
a. No fueron elaborados análisis del sector y xxx xxxxxxx incumpliendo lo establecido en el artículo 15 del decreto 1510 de 2013 fundamentales como lo ha manifestado el GIT de Control interno en reiteradas oportunidades para: establecer el contexto del proceso de contratación, determinar los requisitos habilitantes, identificar algunos riesgos del proceso de contratación, determinar los criterios de evaluación de las ofertas, determinar el valor del contrato, tener una perspectiva acerca de los posibles oferentes, xxxxx la materialización de daños antijurídicos por indebida planeación del proceso contractual, entre otros.
b. En el numeral 2.2 de los estudios previos se indica que corresponde a un contrato de compraventa y el celebrado fue un contrato de licenciamiento.
c. El valor del contrato fue estimado con base en el promedio de tres (3) cotizaciones, sin ahondar en otros criterios que deben tenerse en cuenta según el sector.
d. Al revisar el alcance del Acta de la audiencia de asignación de riesgos, se observó que se limitó a la aclaración de los pliegos de condiciones, lo cual en esta audiencia se efectúa a solicitud de los interesados, porque su fin esencial es el de discutir y asignar definitivamente los riesgos del proceso de contratación de acuerdo con lo previsto en el artículo 39 del decreto 1510 de 2013.
e. Los pliegos de condiciones no hacen referencia a la firmeza del Registro Único de Proponentes que es diferente a la vigencia del mismo, a pesar de haber sido solicitado a
la entidad con las observaciones presentadas, debido a la importancia que le imprime esta circunstancia a la validéz y certeza de la información inscrita, actualizada o renovada de forma reciente.
f. Los antecedentes judiciales del representante legal principal fueron consultados el 07 de julio de 2014, con posterioridad de la evaluación de la oferta.
g. La oferta presentada por el adjudicatario no se encuentra publicada en el SECOP para dar cumplimiento a los estipulado en el artículo 19 del decreto 1510 de 2013.
4.3 Otros Aspectos Auditados:
4.3.1 Organización de la Serie y tipo documental relacionado con los contratos seleccionados dentro del Archivo de Gestión del proceso auditado.
Como resultado de la verificación previa al momento de la recepción de las carpetas y de la revisión posterior efectuada, se observaron falencias en el archivo de los documentos correspondientes dentro del archivo de gestión de Secretaría General como son el exceso en el volumen de conservación de las unidades de archivo y errores en la foliación en consideración a lo siguiente:
a. En la carpeta del contrato No. 107 de 2014 en lo que respecta a los folios No.10, 34 y 37 no están numerados en el sentido del texto de acuerdo a lo indicado en el Manual de Archivo de Gestión Documental Código: GAD10-11-12- MAN01, versión: 03, que en la página 18 señala: “Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio, en el mismo sentido del texto del documento”. Situación que se reitera en los folios 7, 21, 23, 24, 57, 65 y 68 del contrato No. 128 de 2014; en los folios 7, 18, 30 y 33 del Contrato No. 55 de 2014 ; en los folios 39, 73, 80, 106, 122 y 135 de la Orden No. 15 de 2014, por citar algunos ejemplos.
b. En la carpeta del contrato No. 107 de 2014 el folio No. 1 no se encuentra marcado y en la carpeta del Contrato No. 72 de 2014 se observó repetido el folio No. 8.
c. La carpeta 1/2 del contrato 136 de 2014 contiene 180 folios sobrepasando el número máximo de unidades de conservación indicada en manual de Archivo de Gestión Documental Código: GAD10-11-12- MAN01, versión: 03 que establece: “Los pliegues de la carpeta deben adaptarse al volumen de la documentación, sin sobrepasar los 150 folios…”.
4.3.2. Revisión del Plan anual de adquisiciones para la vigencia 2014.
El plan anual de adquisiciones fue publicado dentro del término establecido en la circular No. 02 del 16 xx xxxxxx de 2013, expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública en cumplimiento de lo dispuesto por los artículo 74 de la ley 1474 de 2011 y el artículo 6 del decreto 1510 de 2013.
Al verificar la página Web del SECOP, se observó que fue actualizado el 30 xx xxxx de 2014 y presenta las siguientes acotaciones con relación a su contenido:
a. No diligencia la información requerida en las casillas relacionadas con: valor total del P.A.A, límite contratación menor cuantía y límite contratación mínima cuantía.
b. No incluye necesidades de bienes obras y servicios contratados como por ejemplo la “contratación de un outsorcing de servicios profesionales especializados para plataforma misional de la CGN”, realizar la contratación para “desarrollar un plan de gestión institucional ambiental – PIGA- que se ajuste a la CGN”, entre otros, lo cual indica la omisión de lo preceptuado en el literal ii) del párrafo 2° del artículo 7 del decreto 1510 de 2013.
5. HALLAZGOS DE AUDITORIA
5.1 Se reitera el incumplimiento del deber de publicidad de los actos y documentos contractuales dentro del término legal establecido en el artículo 19 del decreto 1510 de 2013 y que ha sido evidenciado por el equipo auditor en auditorías precedentes sin evidenciarse acción correctiva por parte del proceso auditado para su mitigación. Este hallazgo se soporta en lo descrito en el literal c del numeral 4.2.1.16, literal a del numeral 4.2.1.17, literal b del numeral 4.2.1.19, literal d del numeral 4.2.2.1 y en el literal g del numeral 4.2.3 de este informe.
5.2. Se reitera la inobservancia de lo previsto en el Manual de Archivo de Gestión Documental Código: GAD10-11-12- MAN01, versión: 03, con base en lo citado en los literales del numeral
4.3.1 de este documento.
5.3 Se evidenció incumplimiento de lo establecido en el procedimiento CYE-PRC04 “Planes De Mejoramiento” y del componente “Planes de mejoramiento” del Modelo Estándar de Control Interno actualizado por el Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)”, teniendo en cuenta que no suscribieron planes de mejoramiento para la mitigación de los hallazgos presentados en auditorías anteriores como se manifestó en el numeral 4.1 de este informe.
5.4. Se evidenció que la labor de supervisión contractual contemplada en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, ejercida dentro de los procesos contractuales objeto de auditoría, presentó debilidades por el inadecuado ejercicio de los deberes y funciones consagrados en los numerales 4 y 5 del artículo 4 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 84 del Estatuto Anticorrupción; en contravía de los principios de responsabilidad y legalidad así como de las estipulaciones internas contenidas en el Manual de Contratación y Supervisión de la UAE CGN, vigente en el período auditado; según los planteamientos del literal “e” del numeral 4.2.1.6, literal b del numeral 4.2.1.11 y último aparte del literal c del numeral
4.2.1.15 de este escrito.
5.5 Se evidenció el incumplimiento de determinadas obligaciones contractuales por parte de algunos contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión auditados, conforme a lo señalado en el literal e del numeral 4.2.1.6, literal b del numeral 4.2.1.8, literal b del numeral 4.2.1.14 y literal c del numeral 4.2.1.15 de este informe de auditoría.
5.6. Se evidenció en los contratos relacionados con lo planteado en el literal a del numeral 4.2.1.11, literal a del numeral 4.2.1.14, a y b del numeral 4.2.1.15, b del numeral 4.2.1.16 y literal a del numeral 4.2.1.18 de este informe, la inobservancia del deber de selección objetiva contemplado en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007, el cual es concordante con los principios de igualdad, transparencia y economía por cuanto la entidad debe verificar que la persona
natural o jurídica se encuentre en capacidad de ejecutar y cumplir con el objeto contractual y haya demostrado la idoneidad y experiencia que debe ser puntualmente definida en los estudios y documentos previos.
5.7 Se evidenció el incumplimiento del deber prescrito en el artículo 15 del decreto 1510 de 2013 dentro de los procesos de selección objeto de auditoría, debido a que no se elaboraron los análisis del sector dejando constancia en los documentos del proceso. Este hallazgo se soporta en el literal f del numeral 4.2.1.19 y en el literal a del numeral 4.2.3 de este informe.
5.8 Se evidenció que en los procesos de selección de mínima cuantía revisados, no se aplica la normatividad legal relacionada con esta modalidad de selección, especialmente frente a lo estipulado en el artículo 84 y en el numeral 1 del artículo 85 del decreto 1510.
5.9 Se evidenció que en la audiencia de asignación de riesgos celebrada en el proceso de licitación pública auditado, la Entidad inobservó e incumplió el fin previsto por el legislador para la celebración de la misma, el cual se encuentra previsto en el artículo 39 del decreto 1510 de 2013. Lo anterior, conforme a lo argumentado en el literal d del numeral 4.2.3 de este informe.
5.10 Se evidenció la omisión de lo establecido en el artículo 7 del decreto 1510 de 2013, para la actualización y/o modificación del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad durante la correspondiente vigencia fiscal, de acuerdo con los señalamientos realizados por el equipo auditor en el literal b del numeral 4.3.2 de este documento.
6. OBSERVACIONES DE AUDITORIA
6.1 Se observó que no existe un control previo para la expedición y/o publicación de algunos documentos contractuales que presentan inconsistencias e incoherencias en su contenido conforme a los planteamientos del literal b del numeral 4.2.1.1, literales a, c, y e del numeral 4.2.1.2, literal a del numeral 4.2.1.4, literales a y b del numeral 4.2.1.6, literal b del numeral 4.2.1.10, literal a del numeral 4.2.1.12, literal g del numeral 4.2.1.19 y literal b del numeral 4.2.3 de este informe.
6.2 Se observaron inconsistencias en el cumplimiento de los requisitos de ejecución contractual en los procesos de contratación relacionados con lo señalado en el literal d del numeral 4.2.1.2, literal d del numeral 4.2.1.6 y literal a del numeral 4.2.1.19 de este informe de auditoría.
6.3 Se observó la inexistencia de políticas institucionales o disposiciones dentro del Manual de Contratación y Supervisión vigente en la CGN, para la designación de los supervisores de los contratos celebrados por la entidad en virtud de lo puntualizado en el literal a del numeral 4.2.1.19 de este escrito.
6.4 Se observaron falencias en la determinación del perfil de los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión según lo argumentado en los literales “d y h” del numeral 4.2.1.19 de este informe.
6.5 Se observó que el Manual de Contratación y Supervisión de la UAE CGN, no contempla el medio de remisión de los estudios previos al área de contratación, con base en lo señalado en el literal e del numeral 4.2.1.19 de este documento.
6.6 Se observaron falencias en la revisión jurídica de los actos y documentos contractuales por parte del GIT de Jurídica y en los controles implementados al interior de la Secretaría General por cuanto no se advierten errores en los fundamentos jurídicos, procedimientos, etc., evidenciados en los procesos de selección evaluados, y que por la especialidad requerida por parte de los funcionarios y/o colaboradores encargados denota así mismo su inadecuada gestión y cuidado.
7. CONCLUSIÓN DE AUDITORIA
7.1 El GIT de Control Interno concluye que en la Gestión Contractual de la Entidad, existen varios aspectos susceptibles de acciones correctivas y de mejora que permitan cumplir a satisfacción con las disposiciones, procedimientos y exigencias contenidas en la normatividad legal y constitucional vigente, los cuales deben ser identificados y ajustados de acuerdo con los hallazgos y observaciones establecidos en el presente informe, que adicionalmente han sido objeto de recomendación por parte del equipo auditor.
Así mismo se puede concluir que la inexistencia y falta de controles efectivos al interior del proceso contractual de la CGN, no permiten minimizar el riesgo en relación con la probabilidad e impacto frente a la administración del riesgo en consideración con la ocurrencia del mismo.
8. RECOMENDACIONES3
8.1 Se reitera la atención de las recomendaciones contenidas en los numerales 8.2 y 8.4 planteadas en el informe de Auditoría Interna de Gestión a la Contratación – Primer semestre de 2013 y en los numerales del informe de auditoría a la contratación segundo semestre de 2013.
8.2. Se recomienda establecer controles efectivos al interior de todo el proceso contractual de la Entidad, con el fin de minimizar el grado de probabilidad e impacto de los riesgos identificados por el proceso gestión administrativa, de tal forma que no afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales y la gestión de la CGN.
8.3. Suscribir Plan de Mejoramiento que incluya los temas que ameritan adoptar acciones correctivas, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del informe definitivo por medio del trámite de comunicación interna4, dando cumplimiento al procedimiento CYE-PRC04 Planes de Mejoramiento
3 Se incluye este texto como última recomendación en el informe definitivo
4 La fecha de recibo hace referencia a la entrega informada al responsable por medio del trámite de comunicación interna de la CGN la cual se verificara en el historial de correspondencia.
9. MESA DE TRABAJO5
En atención a la actividad 10 del procedimiento CYE-PRC03 – Auditorías Internas de Gestión, Secretaría General convocó a Mesa de Trabajo el día 16 de diciembre de 2014, soportada bajo el formato CYE03-FOR03, debidamente firmado por los siguientes participantes:
NOMBRE | CARGO |
XXXX XXXXX XXXXX XXXXXX | Coordinadora GIT de Servicios Generales, Administrativos y Financieros. |
XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXX | Contratista GIT de Servicios Generales, Administrativos y Financieros. |
XXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX | Contratista GIT de Servicios Generales, Administrativos y Financieros. |
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX | Contratista GIT de Servicios Generales, Administrativos y Financieros. |
XXXXX XXXXXXX XXXXX | Coordinador GIT de Control Interno |
XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX | Contratista GIT de Control Interno |
XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX | Contratista GIT de Control Interno - Auditora |
En el desarrollo de la mesa de trabajo convocada, se revisó el informe preliminar presentado, analizando especialmente los hallazgos No. 5.1, 5.4, 5.7 y 5.9 con base en las siguientes apreciaciones:
- Hallazgo 5.1: Los asistentes por parte de Secretaría General solicitaron la revisión del alcance de este hallazgo, en lo relacionado con la publicación de las actas de liquidación de los contratos correspondientes a los literales enunciados, teniendo en cuenta que en su criterio no son documentos en lo que sea imperioso el cumplimiento del deber de publicación en el SECOP.
- Hallazgo 5.4: Respecto a los responsables de este hallazgo se precisó que al ser de incidencia transversal, no es oponible al proceso auditado y por ende debe ser incluido un aparte referente al tema de la supervisión en la comunicación interna dirigida a la Alta Dirección para que se tomen las medidas necesarias al respecto.
En cuanto al Hallazgo No. 5.7 con base en lo argumentado por el proceso auditado, el equipo auditor consideró oportuna su revisión y al proceder con su análisis se procedió a su retiro del informe. En lo que concierne al hallazgo 5.9 el GIT de Control Interno ante las inquietudes respecto del alcance del hallazgo, aclaró que éste se soporta en la omisión que se observó dentro del acta de la audiencia, respecto de la asignación definitiva de los riesgos del proceso y no en la aclaración de pliegos de condiciones.
Igualmente, fueron tratados otros temas relacionados con el archivo de los documentos en las carpetas de los contratos y las aclaraciones sobre el cumplimiento del término establecido para presentación de las ofertas en los procedimientos de mínima cuantía.
5 El texto se modifica para el informe final informando los asistentes, fecha y lugar de la realización de la mesa, en su defecto se informa que no se realizó la correspondiente mesa de trabajo
En atención al compromiso de revisión del hallazgo No. 5.7 del informe preliminar de auditoría interna de gestión a la contratación primer semestre de 2014; el equipo auditor, procedió a analizar minuciosamente su alcance frente a los argumentos presentados considerando oportuna la solicitud efectuada por Secretaría General.
Como conclusión de la mesa de trabajo convocada, se ratifica el hallazgo No. 5.1 eliminando el literal correspondiente a la publicación de las actas de liquidación con base en los argumentos expuestos durante la sesión realizada; se ratifican los hallazgos No. 5.4 y 5.9 y se retira el Hallazgo No. 5.7.
10. ANEXOS
No se consideraron anexos.
Aprobado por: XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX Coordinador GIT de Control Interno | Elaborado por: XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX. Auditora | Fecha aprobación (17 -12-2014) |