Contract

1. Objetivo

Establecer las directrices para la realización del depósito de las Convenciones, Pactos Colectivos, Contratos Sindicales, Laudos o Acuerdos Colectivos, los cuales hacen parte del archivo y registro sindical.

2. Alcance

Inicia con la recepción de la solicitud del depósito y culmina con la actualización de la información en las bases de datos del Archivo Sindical.

3. Definiciones

Convención Colectiva: es la que se celebra entre uno o varios patronos o asociaciones patronales, por una parte, y uno o varios sindicatos o federaciones sindicales de trabajadores, por la otra, para fijar las condiciones que regirán los contratos de trabajo durante su vigencia (Art. 467 del CST). Aplica a todos los trabajadores estén o no sindicalizados

Pacto Colectivo: Acuerdo celebrados entre patrono y trabajadores no sindicalizados, siendo sola- mente son aplicables a quienes los hayan suscrito o adhieran posteriormente a este (Art. 481 CST)

Contrato Sindical: El celebrado por uno o varios sindicatos de trabajadores con uno o varios patro- nos o sindicatos patronales para la prestación de servicios o la ejecución de una obra por medio sus afiliados (Art.482 del CST)

Xxxxx Xxxxxxxx: Decisión de los árbitros sobre los puntos respecto de los cuales no se haya produ- cido acuerdo entre las partes en las etapas de acuerdo directo y de conciliación, y su fallo no puede afectar derecho o facultades de las partes reconocidas por la Constitución Nacional, por las leyes o por las normas convencionales vigentes. (Art. 458 del CST)

4. Generalidades del procedimiento

La Convención Colectiva se depositará necesariamente en el Departamento Nacional de Trabajo (hoy Ministerio del Trabajo), a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes al de su firma (Art. 469 del CST)

El Pacto Colectivo debe depositarse en el Ministerio del Trabajo, a más tardar dentro de los quince días siguientes al de su firma (Art. 59 del Decreto número 1469 de 1978).

El Contrato Sindical debe depositarse ante el Ministerio del Trabajo a más tardar quince (15) días después de su firma (Art.482 del CST).

Cuando se hace referencia al Ministerio del Trabajo, entiéndase que son las Inspecciones municipa- les, Direcciones Territoriales u Oficinas Especiales

5. Descripción de las actividades

Nro.	Actividad	Responsable	Registro /documento
1.	Presentar ante el Inspector de Trabajo y Seguridad Social de su jurisdicción, solicitud de depósito de la convención, pacto colecto, contrato sindica laudos o acuerdos colectivos con los siguientes documentos: • Oficio de solicitud de depósito y • Original de la Convención Colectiva, el Pacto Colectivo, Contrato Sindica, Laudo o Acuerdo Colectivo objeto de depósito y sus anexos	Presidente o secretario de la organiza- ción sindical. Art. 363 CST	Oficio de solicitud
2	Recibir documentos y diligenciar según correspon- da los siguientes formatos: • El formato IVC-PD-39-F-01 cuando el depósito corresponda a una CONVENCION, PACTO COLECTIVO o CONTRATO SINDICAL. • El formato IVC-PD-35-F-01 FORMATO cuando de depósito sea un ACUERDO COLECTIVO DECRETO 160 DE 2014.	Inspector de Trabajo y Se- guridad Social – Coordinador Grupo Aten- ción al Ciuda- dano- Director Territorial	IVC-PD-39-F-01 IVC-PD-35-F-01
4	Diligenciar la información en el control de registro de inscripción de organizaciones sindicales.	Inspector de Trabajo y Se-	Formato Excel

		PROCESO DE INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL DEPOSITO DE CONVENCIONES, PACTOS COLECTIVOS, CONTRATOS SINDICALES, LAUDOS O ACUERDOS COLECTIVOS	Código: IVC-PD-42
			Versión: 1.0
			Fecha: Marzo 11 de 2019
			Página: 1 de 3
		guridad Social – Coordinador Grupo Aten- ción al Ciuda- dano- Director Territorial
5	Radicar y Remitir al Grupo Archivo Sindical el forma- to y anexar los documentos soportes Nota: Especificar la distribución física del envió y escanear todos los documentos que se adjuntan al mismo	Director Xxxxx- torial, Coordi- nador Grupo Atención al Ciudadano - Inspector de Trabajo y Se- guridad Social	Memorando
6	Recibir la correspondencia remitida por el Director Territorial, Coordinador Grupo Atención al Ciuda- dano o Inspector de Trabajo y Seguridad Social y entregar al operador	Auxiliar Ad- ministrativo	Gestor Documental
7	Realizar la búsqueda de la organización sindical en la base de datos y efectuar la actualización de la información indexándola conforme lo solicitado en el formato IVC-PD-39-F-01 FORMATO CONSTANCIA DE DEPOSITO DE CONVENCIONES, PACTOS COLECTI- VOS Y CONTRATOS SINDICALES, o si es un Acuer- do del formato IVC-PD-35-F-01 FORMATO CONS- TANCIA DE DEPÓSITO DE ACUERDO COLECTIVO DECRETO 160 DE 2014.	Operador de archivo y cus- todia	Archivo Excel
8	Elaborar planilla de recogida, organizando los docu- mentos en carpetas y estas a su vez en cajas	Operador de archivo y cus- todia	Planilla Excel
9	Entregar planilla y cajas para transporte a bodega	Operador de archivo y cus- todia	Planilla Excel
10	Recibir cajas con documentos y proceder a escanear los soportes complementando la indexación de la información de los mismos.	Operador de archivo y cus-	Planilla Excel

		PROCESO DE INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL DEPOSITO DE CONVENCIONES, PACTOS COLECTIVOS, CONTRATOS SINDICALES, LAUDOS O ACUERDOS COLECTIVOS	Código: IVC-PD-42
			Versión: 1.0
			Fecha: Marzo 11 de 2019
			Página: 1 de 4
		todia
11	Archivar los documentos unificándolos conforme a los lineamientos establecidos por el Ministerio del Trabajo y el Archivo General de la Nación y remitir al Archivo Sindical las bases de datos actualizadas	Operador de archivo y cus- todia	Oficio
12	Recibir la información de la base de datos para ac- tualizarla en los servidores del Ministerio	Coordinador Grupo Archivo Sindical	Base de Datos Ac- tualizada

6. Requerimientos técnicos

Art. 59 del Decreto Reglamentario No 1469 de 1978,

“El pacto colectivo debe celebrarse por escrito y se extenderá en tantos ejemplares cuantas sean las partes y uno más que se depositará necesariamente en la División de Relaciones Colectivas de Trabajo del Ministerio xxx Xxxx, a más tardar dentro de los quince días si- guientes al de su firma. Sin el cumplimiento de estos requisitos el pacto colectivo no produ- ce ningún efecto”

CST ARTICULO 469.

“FORMA. La convención colectiva debe celebrarse por escrito y se extenderá en tantos ejemplares cuantas sean las partes y uno más, que se depositará necesariamente en el De- partamento Nacional de Trabajo, a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes al de su firma. Sin el cumplimiento de todos estos requisitos la convención no produce ningún efecto”

CST ARTICULO 482.

“DEFINICION. Se entiende por contrato sindical el que celebren uno o varios sindicatos de trabajadores con uno o varios {empleadores} o sindicatos patronales para la prestación de servicios o la ejecución de una obra por medio de sus afiliados. Uno de los ejemplares del contrato sindical debe depositarse, en todo caso, en el Ministerio de Trabajo, a más tardar quince (15) días después de su firma. La duración, la revisión y la extinción del contrato sin- dical se rigen por las normas del contrato individual de trabajo.”

Actividad 2

• El formato IVC-PD-39-F-01 cuando el depósito corresponda a una CONVENCION, PACTO

COLECTIVO o CONTRATO SINDICAL, diligenciando la información del funcionario del Minis- terio del Trabajo, Fecha y numero del depósito o consecutivo, los datos del depositante, nombre de la empresa, vigencias de la negociación, el tipo de depósito (Convención Colec- tiva, Pacto Colectivo, Laudo o Contrato Sindical), datos de la empresa y la organización sin- dical u organizaciones sindicales (para convenciones) y demás datos del formato depen- diendo del tipo de depósito, el cual debe ir firmado por el funcionario del Ministerio del Tra- bajo y el depositante.

• El formato IVC-PD-35-F-01 FORMATO cuando de depósito sea un ACUERDO COLECTIVO DECRETO 160 DE 2014, diligenciando la información del funcionario del Ministerio del Tra- bajo, Fecha y numero del depósito o consecutivo, los datos del depositante, nombre de la empresa fecha de firma del acuerdo, vigencias de la negociación, nombre de la(s) organiza- ción(es) sindical(es) que hace(n) parte de la negociación, número de empleados a los que ampara, ámbito de aplicación (municipal (local), departamental o nacional).

En los casos anteriores para la asignación del número consecutivo del depósito debe tener en cuenta que éste consta de seis dígitos, con la siguiente estructura: los dos primeros de- penden del tipo de documento a depositar, así:

DP= Depósito Pacto Colectivo DC= Depósito Convención LA= Laudo

DN= Acuerdo

CS= Contrato Sindical

Seguido de un guion y cuatro números según el consecutivo que corresponda, por ejemplo, el pri- mer depósito de un laudo tendrá asignado el consecutivo LA-0001

Actividad 11

Para la actualización de la información se deberá registrar para todos los casos:

• DATOS DE LA ORGANIZACIÓN SINDICAL: Nombre, Sigla, personería jurídica o registro sin- dical, fecha del registro de creación y si ésta pertenece a una federación o confederación.

• Para los Acuerdos Colectivos y las Convenciones Colectiva, se indica si es Subdirectiva, Comité o Directiva Nacional

• DATOS DEL DEPÓSITO: Dirección Territorial, Municipio Nombre del funcionario xxx Xxxxxxx- rio del Trabajo quien firma el formato IVC-PD-39-F-01, Número y fecha del depósito, vigencia de lo acordado en la negociación

• DATOS DE LA EMPRESA: Nombre de la empresa con la cual se negocia y el sector cuando se pueda especificar

• DATOS DE LA NEGOCIACIÓN:

o Si es Convención o Pacto Colectivo: fecha de la firma de la negociación

o Si es Acuerdo: Número de puntos negociados, número de puntos acordados, temas salariales negociados, de bienestar social y de participación o reconocimiento sin- dical.

o Si es un contrato Sindical: fecha de la firma, número y objeto del contrato y el valor

• DATOS ARCHIVISITICOS: Información relacionada con la ubicación referenciando: radicado de entrada al Archivo Sindical, carpeta, caja, Número de folios.

Cuando se observe que el contenido de los documentos no concuerda con lo especificado en el depósito, se procede a realizar la actividad dejando anotación de la inconsistencia encontrada, de lo cual se le comunica al funcionario del Ministerio quien elaboró el depósito

7. Anexos.

IVC-PD-35-F-01 IVC-PD-39-F-01