PARA EL ESTABLECIMIENTO DE UN CONTRATO MARCO PARA SERVICIOS DE ALMACÉN (WAREHOUSE) Y GESTION DE INVENTARIO EN LIMA-PERU
FECHA: 04 de octubre de 2021
SOLICITUD DE PROPUESTA: No. RFP/2021/007
PARA EL ESTABLECIMIENTO DE UN CONTRATO MARCO PARA SERVICIOS XX XXXXXXX (WAREHOUSE) Y GESTION DE INVENTARIO EN LIMA-PERU
FECHA Y HORA DE CIERRE: 05 de noviembre de 2021 -23.59:00 Hora local
INTRODUCCIÓN AL ACNUR
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados – ACNUR, fue establecida el 14 de diciembre de 1950 por la Asamblea General de las Naciones Unidas. La agencia tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales para proteger a los refugiados y resolver los problemas de los refugiados en todo el mundo. Su objetivo principal es salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. También tiene el mandato de ayudar a las personas apátridas.
En más de cinco décadas, la agencia ha ayudado a decenas de millones de personas a reiniciar sus vidas. En la actualidad, un personal de unas 8.600 personas en más de 127 países continúa ayudando a alrededor de 3 6. 4 millones de personas. Para ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en tantos lugares y tipos de medioambiente, el ACNUR debe comprar bienes y servicios a nivel mundial. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y operaciones, consulte xxxx://xxx.xxxxx.xxx.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), en Perú, invita a los proveedores de servicios calificados a hacer una oferta firme para el establecimiento de un acuerdo marco del siguiente servicio (denominados en adelante "servicios"): Alquiler xx xxxxxxx y gestión de inventario, el servicio comprenderá las siguientes ACTIVIDADES:
• SERVICIO No 1: Alquiler de un almacen de 500 mt2
• SERVICIO No 2: Gestión del inventario de bienes
IMPORTANTE:
En el anexo A del presente documento se detallan el alcance del servicio, sírvase revisar los Términos de referencia para el desarrollo del servicio
Tenga en cuenta que los conceptos y cifras han sido incluidos con el fin de que los postores tengan una indicación proyectada de las actividades solicitadas. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir dicha cantidad. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra.
El ACNUR puede adjudicar un acuerdo marco para la provisión del servicio de una o más actividades de implementación con una duración inicial de DOS (02) año con la posibilidad de extensión de hasta dos (1+1) años adicionales. Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure el contrato.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las propuestas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato con otros organismos de las Naciones Unidas.
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir o renovar el contrato previa notificación por escrito a la otra parte con treinta (30) días de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de contrato con la cláusula 19, “Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx”, xx xxx Xxxxxxxxxxx generales de los contratos del ACNUR para la prestación servicios no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente que esta Solicitud de propuesta y sus anexos se lean detenidamente. El Incumplimiento de los procedimientos establecidos que en él se puede resultar en la descalificación del proceso de evaluación.
Subcontratación: tome nota detallada del artículo 5 de los Términos y Condiciones Generales adjuntos (Anexo E).
Nota: este documento no se interpreta de ninguna manera como una oferta de contrato con su empresa.
2. INFORMACIÓN DE LA LICITACIÓN:
2.1 DOCUMENTOS DE RFP:
Los siguientes anexos forman parte integral de esta invitación a presentar una propuesta:
Anexo A: Términos de referencia (TdR) Anexo B: Formulario de oferta Técnica Anexo C: Formulario de oferta financiera
Anexo D: Formulario de registro de proveedor
Anexo E: ACNUR Condiciones Generales de los Contratos de Prestación de Servicios 2018 Anexo F: Código de Conducta de Proveedores ONU
Anexo G: Preguntas Frecuentes
Anexo H: Modelo de contrato marco servicios
2.2 RECONOCIMIENTO/ ACUSE DE RECIBO
Apreciamos que nos informara de la recepción de esta RFP a vuelta de correo electrónico a xxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx. En caso de no estar interesado agradeceremos también su comunicación.
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIÓN
Cualquier clarificación de dudas con respecto a esta solicitud de propuesta deberá ser enviada al correo electrónico a la dirección xxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx hasta las 23.59 horas del día 15 octubre de 2021. Se requiere que los proveedores presenten sus dudas de forma concisa y clara.
ACNUR responderá las dudas referentes a la solicitud de propuesta con copia a todos los proveedores invitados al correo electrónico de contacto proporcionado, hasta las 23.59 horas del día 19 de octubre de 2021.
IMPORTANT:
Tenga en cuenta que las presentaciones de ofertas NO deben enviarse a la dirección de correo electrónico indicada anteriormente. Las presentaciones de ofertas enviadas directamente a la dirección de correo electrónico anterior darán lugar a la descalificación de la oferta.
El ACNUR organizará una reunión informativa virtual, el 11 de octubre a las 10:00 horas. Los nombres y datos de contacto de los representantes de la empresa deberán facilitarse, con al menos 01 días laborable de antelación, por correo electrónico a xxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx. Los cambios de personal deben comunicarse con antelación; de lo contrario, no podrán participar.
Se recomienda encarecidamente la participación a la reunión informativa previa a la licitación, dada la complejidad de los requisitos.
2.4 SU OFERTA
Su oferta deberá ser preparada en español.
Por favor envíe su oferta usando los anexos provistos. Las ofertas que no se ajusten a los formatos solicitados pueden no tomarse en consideración.
La propuesta está compuesta de dos componentes, una Propuesta Técnica y una Propuesta Financiera.
Ambos componentes deben ser presentados por separado y ocupando los anexos provistos debidamente, completados y firmados y/o sellados. La propuesta deberá ser preparada en español.
IMPORTANTE:
La inclusión de copias de su oferta en cualquier correspondencia enviada directamente a cualquier otra dirección electrónica del personal de ACNUR resultará en la descalificación de la oferta. Envíe su oferta directamente a la dirección provista en la sección " Publicación de la oferta " 2.6) de esta RFP.
Su oferta debe incluir los siguientes dos conjuntos de documentos en sobres separados:
- Oferta técnica
- Oferta financiera
2.4.1 CONTENIDO DE LA OFERTA TECNICA
IMPORTANTE:
No se debe incluir información sobre precios en la oferta técnica. El incumplimiento puede poner en riesgo la descalificación. La oferta técnica debe contener toda la información requerida.
Los Oferentes deberán preparar una propuesta técnica presentada en un documento membretado, cumpliendo con los alcances de servicios solicitados por el ACNUR. Los alcances detallados del contenido de la propuesta técnica quedan establecidos en el Anexo A: Términos de Referencia (TdR). A continuación, se hace un breve resumen:
Los términos de referencia (TdR) de los servicios solicitados por el ACNUR se pueden encontrar en Anexo A.
Su oferta técnica debe ser presentada y estructurada de manera concisa, con índice y número de folio en el siguiente orden, pero no necesariamente limitarse a, la siguiente información:
1. Anexo B- Formulario de Propuesta Técnica |
2. Carta de presentacion de la empresa con el perfil en el que describa el negocio central de la empresa, ano de fundacion, sucursales, clientes, etc. |
3. Carta de intención expresa de su participación y aceptación de condiciones del ACNUR: Aceptación explicita de las condiciones contenidas en los Anexos A, E y F. |
4. Copia simple de la constitución social vigente de la empresa o Copia Literal expedida por los Registros Públicos (máximo 60 días desde la presentación de su oferta) |
5.Copia del Poder Legal vigente otorgado por escritura pública al Representante Legal con poderes para firmar la oferta, el Contrato o la orden de compra, si corresponde (máximo 60 dias). |
6. Anexo D- Formulario de Registro de Proveedor firmado |
7. Copia de la ficha RUC |
8. Licencia de funcionamiento xxx xxxxxxx propuesto |
9. Copia de Póliza de seguro vigente contra robo e incendio. |
10. Reporte de INFORCORP/SENTINEL indicando su calificación crediticia/score. |
11. Curriculum vitae del encargado xx xxxxxxx. |
12. Curriculum vitae del asistente almacén |
13. Manual de operaciones, Manual de procedimiento o flujograma de procesos |
14. Manual de seguridad. |
15. Cartas de recomendacion de principales clientes en los ultimos tres (3) años |
16.Declaracion Jurada de: i. capacidad de ampliacion xx xxxxxxx, ii. atencion de requerimientos excepcionales de emergencia, iii. disponibilidad de equipos de EPP para invitados y iv. ubicación de no mas de 15 km de la distancia de la oficina central del ACNUR (Miraflores) |
La falta en la presentación de estos documentos prevendrá continuar con la evaluación de la propuesta.
Durante la etapa de evaluación técnica, se realizará una visita guiada a los almacenes de los postores que hayan enviado la documentación correspondiente, la cual se coordinara formalmente previa comunicación.
La oferta Técnica deberá presentarse de la siguiente manera:
La oferta Técnica (Anexo B y documentos solicitados de presentación obligatoria) deberá ser enviada a más tardar el 05 de noviembre a horas – 23:59 h (Lima) en formato PDF por correo electrónico a la siguiente dirección:
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
- RFP/2021/007
- Nombre de su empresa
- Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/2, 2/2) Por ejemplo: RFP/2021/007- OFERTA TECNICA Empresa ABC SAC (correo electrónico 1 de 3)
Además del asunto, en el interior del correo debe indicarse la siguiente información
▪ Nombre de la empresa:
▪ Nombre de punto focal para esta convocatoria
▪ Correo electrónico de punto focal para esta convocatoria
El envió con copia a cualquier otra dirección del ACNUR podrá invalidar su oferta.
Por favor tenga en cuenta que las normas sobre correos electrónicos que aplica el ACNUR limitan el tamaño de los documentos adjuntos a un máximo de 10 Mb, por lo tanto, puede que tenga que enviar más de un correo electrónico para completar la presentación de los documentos.
2.4.2 CONTENIDO DE LA OFERTA FINANCIERA
Su Oferta Financiera deberá presentarse en un correo electrónico por separado de la oferta técnica en formato PDF y Excel, en una moneda única en NUEVOS SOLES a más tardar el martes 05 de noviembre a horas – 23:59 h (Lima) por correo electrónico a la siguiente dirección:
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
- RFP/2021/007
- Nombre de su empresa
- Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/2, 2/2) Por ejemplo: RFP/2021/007- OFERTA ECONOMICA Empresa ABC SAC (correo electrónico 1 de 3)
Además del asunto, en el interior del correo debe indicarse la siguiente información
▪ Nombre de la empresa:
▪ Nombre de punto focal para esta convocatoria
▪ Correo electrónico de punto focal para esta convocatoria
El envió con copia a cualquier otra dirección del ACNUR podrá invalidar su oferta.
La oferta oficial de la empresa proponente debe cubrir todos los servicios a prestar (el precio “todo incluido”) de acuerdo a la estructura establecida en el Anexo C- Oferta financiera, ofertas que tengan una estructura de precios diferente pueden no ser aceptadas.
La oferta financiera deberá incluir la siguiente información:
- Tarifas con todo incluido (seguros, personal, impuestos, etc.).
Por favor considerar lo siguiente:
• Se solicita seguir el orden de las partidas establecido en el documento base. En caso de requerir partidas adicionales, por favor hacerlo al final de la lista siguiendo la numeración y clave consecutivas, esto facilitará la evaluación de las propuestas recibidas.
• Las propuestas deben incluir un precio unitario mensual y un precio total por cada concepto (servicio de alquiler y gestión de inventario) y deben incluir IVA.
• La propuesta deberá tener validez de al menos 90 días a partir de la fecha de presentación. ACNUR hará el mejor esfuerzo en seleccionar al(los) proveedor(es) durante este periodo. El precio cotizado en la propuesta deberá permanecer válido por la duración del Contrato de Acuerdo Marco. Los términos de pago del ACNUR son de 30 días después de la satisfactoria recepción de los documentos necesarios.
Cualquier actividad emprendida o gastos incurridos en la preparación del contrato previos a la firma del Contrato serán asumidos por la empresa Oferente. No se considerará un contrato o promesa del mismo cualquier notificación o información de adjudicación de contrato.
2.5 EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA:
2.5.1 Registro del proveedor:
El (los) proveedor (es) calificado (s) se agregarán a la Base de datos del proveedor después de la investigación de la idoneidad basada en el Formulario de registro del proveedor presentado y los documentos de respaldo. La investigación implica la consideración de varios factores tales como:
- Situación financiera;
- Negocio principal y trayectoria;
- Capacidad para suscribir un contrato;
2.5.2 Evaluación técnica y Financiera:
Para la adjudicación de este servicio, el ACNUR ha establecido criterios de evaluación que rigen la selección de las ofertas recibidas. La evaluación se realiza sobre una base técnica y financiera. El porcentaje asignado a cada componente se determina de antemano de la siguiente manera:
El porcentaje asignado a cada componente es determinado como se indica a continuación:
• Propuesta Técnica: 70 %
• Propuesta Financiera: 30 %
La propuesta técnica detalla los criterios utilizados para esta evaluación, el cual ocupará la siguiente distribución del porcentaje: 70% del puntaje total. Los criterios evaluados son:
CRITERIO | PUNTAJE |
PARTE A: Entrega de documentación requerida: 1. Anexo B- Formulario de Propuesta Técnica 2. Carta de presentación de la empresa con el perfil en el que describa el negocio central de la empresa, ano de fundacion, sucursales, clientes, etc. 3. Carta de intención expresa de su participación y aceptación de condiciones del ACNUR contenidas en los Anexos A, E, y F. 4. Copia simple de la constitución social vigente de la empresa o Copia Literal expedida por los Registros Públicos (máximo 60 días desde la presentación de su oferta) 5. Copia del Poder Legal vigente otorgado por escritura pública al Representante Legal con poderes para firmar la oferta, el Contrato o la orden de compra, si corresponde (máximo 60 dias). 6. Anexo D- Formulario de Registro de Proveedor firmado 7. Copia de la ficha RUC 8. Licencia de funcionamiento de los almacenes propuestos. 9. Copia de Póliza de seguro vigente contra robo e incendio 10. Reporte de INFORCORP/SENTINEL indicando su calificación crediticia/score. 11. Curriculum vitae del encargado xx xxxxxxx. 12. Curriculum vitae del asistente almacén 13. Manual de operaciones, Manual de procedimiento o flujograma de procesos 14. Manual de seguridad. 15. Cartas de recomendación de principales clientes en los ultimos tres (3) años. 16. Declaracion Jurada de: i. capacidad de ampliacion xx xxxxxxx, ii. atencion de requerimientos excepcionales de emergencia, iii. disponibilidad de equipos de EPP para invitados y iv. ubicación de no mas de 15 km de la distancia de la oficina central del ACNUR (Miraflores) El incumplimiento de cualquiera de estos documentos imposibilitara al Proponente para continuar con la evaluación técnica. | Cumple-No cumple |
PARTE B: |
Page 7 of 10
No. | Criterio | Puntaje máximo | Criterio Detallado | Puntaje máximo por criterio | Metodología de puntuación |
1 | Experiencia comprobable en proyectos similares de la empresa | 30 | Perfil de la empresa (descripción del perfil de la empresa) Se acreditara con copia de constitución social vigente de la empresa o Copia Literal expedida por los Registros Públicos | 15 | La empresa cuenta con al menos de 5 años experiencia = 15 puntos La empresa cuenta con 3 o 4 años de experiencia = 10 puntos. La empresa cuenta con menos de 3 año de experiencia = NO CALIFICA |
Experiencia en el rubro: alquiler y gestion xx xxxxxxx Se acredita con cartas de recomendación de sus respectivos clientes o proyectos similares en los últimos 3 años. | 15 | Más de 5 cartas de recomendación (proyectos similares) = 15 puntos. 3 o 4 cartas de recomendación (proyectos similares) = 10 puntos. 2 cartas o menos cartas de recomendación (proyectos similares) = NO CALIFICA | |||
2 | Personal clave | 10 | Perfil del asistente xxx xxxxxxx Se acredita con CV no documentado | 10 | El personal clave tiene mas de 3 año de experiencia = 10 puntos. El personal clave tiene entre 1 y 2 año de experiencia = 5 puntos. Menos de 1 ano = NO CALIFICA |
3 | Capacidad, habilidades y Entendimiento de los términos de referencia | 30 | Capacidad de ampliacion xx xxxxxxx Se acredita con Declaracion Jurada | 10 | capacidad de 50 % adicional = 15 puntos capacidad de 25 % adicional = 10 puntos menos del 25% = NO CALIFICA |
Atencion de requerimientos expecionales de emergencia (ingresos y salidas de bienes fuera del horario laboral) Se acredita con Declaracion Jurada | 10 | Sin costo adicional: 10 puntos con costo adicional: 0 puntos | |||
Disponilidad de equipos de EPP para invitados (cascos, puntas xx xxxxxx, chalecos, etc.) Se acredita con Declaracion Jurada | 10 | cuenta con equipos de EPP sin costo: 10 puntos No cuenta con equipos de EPP: 0 puntos |
Se considerarán técnicamente aprobadas las Propuestas Técnicas que obtengan con mínimo el 40% del puntaje asignado, es decir 40 puntos de los 70 puntos que podrían ser asignados.
Solamente se analizará el componente económico de aquellos postores que superen la evaluación técnica.
La propuesta financiera debe ser presentada de acuerdo al Anexo C - Oferta Financiera, el cual ocupará la siguiente distribución del porcentaje: 30% del puntaje total.
El puntaje máximo (100 puntos) será otorgado a la propuesta con el precio más bajo en comparación con las demás ofertas evaluadas. Las demás propuestas recibirán puntos en la proporción inversa del precio más bajo.
[Puntaje asignado a la propuesta financiera] x [Precio de propuesta más baja] / [propuesta evaluada] = Puntaje del componente financiero de la propuesta evaluada.
Aclaraciones de la propuesta: Para facilitar la evaluación y la comparación de propuestas, el ACNUR podrá, según su criterio, solicitar al postor una aclaración sobre el contenido de la propuesta. La solicitud de aclaración y la respuesta se realizarán por escrito y con ello no se buscará, no se ofrecerá, ni se aceptará ningún cambio sustancial ni de precios en la propuesta.
2.6 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:
Todas las propuestas deberán llevar el membrete oficial para poder identificar con claridad a la compañía proponente.
Las propuestas deberán presentarse en digital y todos los anexos deberán estar en formato PDF. (De forma adicional, se pueden incluir archivos en otros formatos de los documentos en PDF.) según las indicaciones establecidas en el punto 2.4.1 Contenido de la oferta técnica y 2.42 Contenido de la oferta financiera
Las ofertas deben enviarse a la siguiente dirección:
Page 8 of 10
• Dirección de entrega: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx
• Referencia: RFP/2020/007 – Servicio de alquiler xx xxxxxxx y gestión de inventario de bienes del ACNUR-Lima Peru.
IMPORTANTE:
La oferta técnica y la oferta financiera se enviarán en documentos separados. De lo contrario, puede resultar en la descalificación.
Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico con el archivo ó documento con la oferta financiera y un segundo correo o más de ser necesario con la oferta técnica (la oferta técnica puede estar compuesto por 1 o varios documentos).
Plazo límite para presentar propuestas: 05 de noviembre de 2021, a 23:59 hora local.
IMPORTANTE:
Cualquier oferta recibida después de esta fecha y hora o enviada a otra dirección de ACNUR puede ser rechazada. El ACNUR pueden, a su discreción, extender el plazo para la presentación de ofertas, notificando a todos los posibles Proponentes simultáneamente.
El ACNUR no será responsable de localizar o asegurar ninguna información que no esté identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurar que haya suficiente información disponible, el proponente deberá proporcionar, como parte de la oferta, cualquier material descriptivo como extractos, descripciones y otra información necesaria que considere que mejorará la comprensión de su oferta.
2.7 ACEPTACIÓN DE IDENTIFICACIÓN:
ACNUR se reservan el derecho de aceptar la totalidad o parte de su oferta.
El ACNUR pueden, a su discreción, aumentar o disminuir el contenido propuesto al adjudicar el contrato y no esperaría una variación significativa de la tasa presentada. Cualquier aumento o disminución de la duración del contrato se negociarían con el Proponente seleccionado como parte de la finalización de la orden de los Servicios.
El ACNUR pueden, a su discreción, extender el plazo para la presentación de ofertas, notificando por escrito a todos los posibles proveedores. La extensión del plazo puede acompañar a una modificación de los documentos de licitación preparados por el ACNUR a iniciativa propia o en respuesta a una aclaración solicitada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no están obligados a seleccionar ninguna de las empresas que presenten ofertas y no se comprometen de ninguna manera a seleccionar la empresa que ofrece el precio más bajo. Además, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere más receptiva a las necesidades, y se ajustará a los principios generales del ACNUR, incluidos la economía, la eficiencia y la mejor relación calidad-precio.
2.8 MONEDA Y TÉRMINOS DE PAGO PARA ÓRDENES DE COMPRA
Cualquier acuerdo/Contrato/orden de servicio (PO) emitida como resultado de esta RFP se hará en la moneda local (nuevos soles). El pago se hará de acuerdo con las Condiciones Generales para
la Compra de Servicios y en la moneda en la que se emite la PO. Los pagos solo se iniciarán una vez que la Unidad de Suministro del ACNUR haya aprobado los productos finales (reportes mensuales del inventario y servicio prestado).
2.9 ACNUR CONDICIONES GENERALES DE CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Tenga en cuenta que las Condiciones Generales de Contratos (Anexo D) se cumplirán estrictamente a los efectos de cualquier contrato futuro. El Proponente debe confirmar la aceptación de estos términos y condiciones por escrito.
2.10 CALENDARIO DE ACTIVIDADES
• Lanzamiento de solicitud de propuesta RFP 2021/007 | 04 de octubre de 2021 |
• Reunión informativa (Via online) • Se realizará una charla informativa via Microsoft teams (PC, Laptop, Smarthphone) para ello las empresas deberán conectarse al siguiente link xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxx.xxx/x/xxxxxx- join/19%3ameeting_Mzc3MDdjNzEtZjc2ZS00NDJlLWI1ZjUtMG E2MTU2NjQ1MzE0%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22% 3a%22e5c37981-6664-4134-8a0c- 6543d2af80be%22%2c%22Oid%22%3a%22e50db717-3f31- 4547-86ee-bab2fe4af6de%22%7d | 11 de octubre de 2021 horas 10:00am |
• Limite recepción de preguntas y clarificaciones: | 15 de octubre de 2021 |
• Respuestas de dudas a todos los participantes: | 19 de octubre de 2021 |
• Fecha límite para recepción de propuestas: | 05 de noviembre de 2021 a horas 23:59 hora local. |