Servicios
Xxxxx, 00 febrero de 2016
MACROPROCESO: Apoyo
PROCESO: Vicerrectoría Administrativa
SUBPROCESO: Adquisición de bienes y servicios
ACTIVIDAD: Contratación
LÍDER DE PROCESO / JEFE DE DEPENDENCIA: Jefe de Oficina de Adquisición de Bienes y
Servicios
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Evidenciar la conformidad de la contratación de la Institución
liderada desde la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Desde que se envió carta de información sobre la realización de
auditoría hasta la entrega del informe de auditoría.
METODOLOGÍA: Se informó al Jefe de la Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios
sobre la realización de la Auditoría Interna, de igual manera se solicitó las carpetas de los contratos objeto de auditoría, para su posterior verificación y elaboración del informe definitivo.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS: Para la auditoría se verificaron las carpetas de los contratos de la
muestra obtenida en la Oficina de Control Interno.
UNIVERSO: Para esta auditoría se tiene como universo el 40% del valor total
de la contratación entre el 1 enero y el 30 de octubre del 2015.
HALLAZGOS: A continuación se presenta una relación de los hallazgos
conformes y no conformes de acuerdo con lo evidenciado en la auditoría de gestión realizada a la contratación institucional:
No. | 017 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Licitación Pública 003- 2014 Res.171 feb.16- 2015 |
Nombre completo del contratista: | PC'S & Portátiles - Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx | Tipo de gasto: | Inversión |
Cédula / NIT del contratista: | 94.413.108-1 | Fecha inicio contrato: | 25/02/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 330.521.440 |
Objeto: | Adquisición de medios educativos | Plazo de ejecución: | 30 días |
Fecha suscripción contrato: | 18/02/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx |
Observaciones:
En la Resolución 024 de Enero 21 de 2015 se afirma que el CDP que la respalda es el N° 001 de Enero 19 de 2015, en el Contrato se afirma en la cláusula cuarta que es el N° CDP 022.
En el numeral 3.1.5 xxx Xxxxxx de condiciones se solicita presentar el original de la garantía de seriedad de la propuesta por un monto del 10% del presupuesto oficial estimado, el proponente anexa fotocopia de la póliza, no su original.
El numeral 5.8 multas xxx Xxxxxx de condiciones MULTAS es diferente a la cláusula octava del Contrato.
En el Acta de audiencia de revisión y aclaración de pliegos definitivos celebrada el 28 enero se afirma que por parte de la UCEVA participan: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx y Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, pero firman Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx y Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx.
Se presenta error de transcripción en la Resolución 066 de Enero 29 de 2015, cuando se nombra la Licitación 003 del año 2015, cuando realmente es del año 2014, igualmente en el formato 3 “Experiencia”.
En el Contrato se afirma en la cláusula sexta, Obligaciones del Contratista los numerales 15 y 23 tienen iguales obligaciones.
El registro presupuestal no se encuentra anexo en la carpeta
En el SECOP se encuentra publicado hasta la Resolución de adjudicación el 16 de febrero y presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
No. | 021 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.007 |
Nombre completo del contratista: | Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 19.300.390 | Fecha inicio contrato: | 27/02/2015 |
Persona natural o jurídica: | Natural | Valor contrato: | $ 12.704.900 |
Objeto: | Compraventa de diplomas, actas de grado y portadiplomas | Plazo de ejecución: | 30 días |
Fecha suscripción contrato: | 20/02/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos se presenta error de transcripción, por ejemplo, en el numeral 4 Cronograma, en la fecha de publicación de comunicación de aceptación, se coloca año 2014 y es 2015.
En los Estudios previos en el numeral 3.3.1 se enumeran 8 obligaciones del contratista, en el contrato en la cláusula segunda sólo se enumeran 3.
El proponente presenta oferta a nombre de Honoris – Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx con Certificado xx Xxxxxx de Comercio en marzo de 2013, sin embargo, el Xx. Xxxxxxxxx cambió de nombre de Premiar Acero Vegetal a Acero Vegetal Kaywa y el RUT aportado no ha sido actualizado en el nombre del establecimiento comercial.
La Factura anexa N° 5171 emitida el 24 xx xxxxx de 2015 presenta nombre del establecimiento “Honoris” y presenta resolución de la DIAN vencida el 06 de febrero.
El registro presupuestal no se encuentra anexo en la carpeta.
En el SECOP se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación del 20 de febrero y presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
No. | 034 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.021 |
Nombre completo del contratista: | Xxxxxxx S.A.S. | Tipo de gasto: | FUNCIONAMIENTO |
Cédula / NIT del contratista: | 900.377.924-3 | Fecha inicio contrato: | 25/03/2015 |
Persona natural o jurídica: | JURÍDICA | Valor contrato: | $ 13.500.000 |
Objeto: | Compra de concentrado para gallinas ponedoras, aves xx xxxxxx y especies menores | Plazo de ejecución: | 10 meses |
Fecha suscripción contrato: | 20/03/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos en el numeral 3.1 se realiza la descripción de la necesidad, se solicita comprar alimento para aves xx xxxxxx (patos y gansos) pero en el numeral 3.2.3 se especifica 200 bultos de concentrado ponedora y 50 bultos de alimento concentrado para perros.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 20 marzo 2015, la invitación fue publicada el 11 xx xxxxx y según el cronograma debió ser publicada el 9 marzo, el contrato presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 035 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.022 |
Nombre completo del contratista: | Comercializadora Xxxxxx Ltda. | Tipo de gasto: | Inversión |
Cédula / NIT del contratista: | 805.005.782-4 | Fecha inicio contrato: | 25/03/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 10.000.000 |
Objeto: | Compraventa de materiales para el desarrollo de actividades de laboratorio de Biología celular y molecular dentro del proyecto de desarrollo e innovación de medios académicos | Plazo de ejecución: | 1 mes |
Fecha suscripción contrato: | 20/03/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos se afirma que es un Gasto de Inversión, la casilla del código correspondiente al Banco de Proyectos no se encuentra diligenciada ni el Proyecto anexo a la carpeta.
La papelería de la documentación entregada se encuentra con dirección Xxxxx 00x Xx 00-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxx igual que la Hoja de Vida de Persona Jurídica, pero el Certificado xx Xxxxxx de Comercio y Rut se encuentran con dirección Xx 0 X Xxxxx 00X Xxxxx 65 of 202
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 20 marzo 2015, la invitación fue publicada el 10 xx xxxxx y según el cronograma debió ser publicada el 9 marzo, presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
Este contrato fue liquidado sin ejecución.
No. | 037 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.024 |
Nombre completo del contratista: | CEMPAC S.A. | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 816.005.824-5 | Fecha inicio contrato: | 10/04/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 11.576.870 |
Objeto: | Compraventa de elementos de papelería y material para educación | Plazo de ejecución: | 9 meses |
Fecha suscripción contrato: | 20/03/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos se afirma que es un Gasto de Funcionamiento, pero el ítem 3 “Borrador para Tablero, tipo felpa sintética, 800 unidades, y los ítems 34 al 38 se enumeran como “Material para Educación” que serían un Gasto de Inversión.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 20 marzo 2015, la invitación fue publicada el 10 xx xxxxx y según el cronograma debió ser publicada el 9 marzo, presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 043 | ||
Clase contrato: | Prestación de Servicios | Modalidad de selección: | Licitación Pública 001- 2015 Res.No.642 marzo 27-2015 |
Nombre completo del contratista: | Seguridad Nápoles | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 860.523.408-6 | Fecha inicio contrato: | 01/04/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 410.487.919 |
Objeto: | Prestación del servicio de vigilancia fija, con dotación xx xxxxx y radios de comunicación para las instalaciones de la Unidad Central xxx Xxxxx del Cauca, UCEVA: Ciudadela universitaria y oficinas centro, por el período comprendido entre el 1 xx xxxxx al 31 de diciembre de 2015 | Plazo de ejecución: | 9 meses |
Fecha suscripción contrato: | 30/03/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos y Pliego de Condiciones se presenta error de transcripción en el valor en números $ 410’500.000 y en letras CUATROCIENTOS DIEZ MILLONES QUINIENTOS DIEZ MIL PESOS.
En el SECOP se encuentra publicado hasta el contrato el 25 noviembre, la resolución de adjudicación es de fecha 27 xx xxxxx y se publica el 07 abril, se presenta como “Estado del Proceso” Borrador.
El registro presupuestal no se encuentra anexo en la carpeta.
Las Garantías presentan diferencias entre el Pliego de Condiciones y el Contrato, así:
PLIEGO | CONTRATO | |||
PORCENTAJE | DURACIÓN | PORCENTAJE | DURACIÓN | |
CUMPLIMIENTO | 10% valor Contrato | Duración del Contrato y 4 meses más | 10% valor Contrato | Duración del Contrato y 4 meses más |
PRESTACIONES SOCIALES Y SALARIOS | 5% valor Contrato | Duración del Contrato y 3 años más | 5% valor Contrato | Duración del Contrato y 3 años más |
CALIDAD DEL SERVICIO | 10% valor Contrato | Duración del Contrato no podrá ser inferior a 10 meses | 20% valor Contrato | Duración del Contrato y 4 meses más |
RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL | 1500 SMMLV | Duración del Contrato y 4 meses más | Duración del 10% valor Contrato y 6 meses Contrato más | |
No. | 044 | ||
Clase contrato: | Prestación de Servicios | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.029 |
Nombre completo del contratista: | El País S.A. | Tipo de gasto: | no está definido en los estudios previos |
Cédula / NIT del contratista: | 890.301.752-1 | Fecha inicio contrato: | 06/04/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 6.900.000 |
Objeto: | Prestar el servicio de impresión (El Central) | Plazo de ejecución: | 9 meses |
Fecha suscripción contrato: | 06/04/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos presenta error de transcripción año 2014 y sería 2015.
En los Estudios previos no se afirma si es Gastos de Inversión o de Funcionamiento.
En los Estudios previos en el numeral 2 – Datos de la Contratación se afirma que el Funcionario que diligencia el Estudio Previo es Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, y quien firmó fue Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 07 abril 2015, presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 050 | ||
Clase contrato: | Prestación de Servicios | Modalidad de selección: | Selección Abreviada Menor Cuantía No.001 |
Nombre completo del contratista: | Integrales M.S.M SAS | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 900.447.157-1 | Fecha inicio contrato: | 10/04/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 166.728.582 |
Objeto: | Prestación del servicio integral de aseo y mantenimiento en las instalaciones de la Unidad Central del Valle del Cauca | Plazo de ejecución: | 9 meses |
Fecha suscripción contrato: | 06/04/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta el Acto de Adjudicación, el cual debió publicarse el 26 marzo (ampliado a 07 abril) y fue publicado el 09 xx xxxxx. La convocatoria sufrió una suspensión del proceso de acuerdo a la Resol. 499 por el término de 6 días, por lo tanto el cronograma también fue modificado y la evaluación sería publicada el 13 marzo (ampliado a 25 marzo), sin embargo esta fue publicada el 27 marzo, presenta como “Estado del Proceso” Borrador.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 056 | ||
Clase contrato: | Prestación de Servicios | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.041 |
Nombre completo del contratista: | Disgráficas de Occidente S.A.S. | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 800.130.715-7 | Fecha inicio contrato: | 17/04/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 18.000.000 |
Objeto: | Mantenimiento, reparación y suministro de repuestos para los dispositivos audiovisuales de la UCEVA | Plazo de ejecución: | 8 meses |
Fecha suscripción contrato: | 14/04/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los estudios previos en el numeral 3.3.1 se enumeran 10 obligaciones del contratista, en el contrato en la cláusula segunda sólo se enumeran 4.
Los ítems contratados son para mantenimiento, sin embargo en las facturas se evidencian reparaciones y repuestos.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 20 abril 2015.
Este contrato presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 063 | ||
Clase contrato: | Obra Pública | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.049 |
Nombre completo del contratista: | Constructora La Xxxxx | Tipo de gasto: | Inversión |
Cédula / NIT del contratista: | 800.196.349-8 | Fecha inicio contrato: | 17-04-2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 15.121.957 |
Objeto: | Reparaciones menores de obra civil a la infraestructura de la UCEVA | Plazo de ejecución: | 30 días |
Fecha suscripción contrato: | 16/04/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos se afirma que es un Gasto de Inversión y en la casilla del código correspondiente al Banco de Proyectos se encuentra diligenciada con el Código S2.5.3, sin embargo, el Proyecto no está anexo a la carpeta.
La papelería de la documentación entregada se encuentra con dirección Xxxxx 00x Xx 00-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxx igual al igual que la Hoja de Vida de Persona Jurídica, pero el Certificado xx Xxxxxx de Comercio y Rut se encuentran con dirección Xxxxx 0 Xx 00-00
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación el 22 abril 2015 y de acuerdo al cronograma se publicaría el 16 abril, la evaluación se publicaría el 14 abril y se publicó el 13 xx xxxxx, se presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
El Concepto Jurídico afirma que es contrato de Prestación de Servicios, sin embargo es Contrato de Obra.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 064 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Selección Abreviada Menor Cuantía No.002 |
Nombre completo del contratista: | Xxxxxx y Xxxxxx Ingeniería S.A.S. | Tipo de gasto: | Inversión |
Cédula / NIT del contratista: | 900.433.064-4 | Fecha inicio contrato: | 23/04/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 79.912.477 |
Objeto: | Adquisición e instalación de aires acondicionados bloque X xx xx Xxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxx xxx Xxxxx | Plazo de ejecución: | 30 días |
Fecha suscripción contrato: | 17/04/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios previos se afirma que es un Gasto de Inversión, la casilla del código correspondiente al Banco de Proyectos no se encuentra diligenciada ni el Proyecto anexo a la carpeta.
En el aviso de convocatoria en los numerales 5 y 6 presentan cronogramas con fechas diferentes.
En el aviso de convocatoria en el numeral 9 Presupuesto oficial, se afirma que el CDP es 081, no obstante, en el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones en el numeral 1.4 el CDP es 001.
En el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones el numeral 1.21 Compromiso de Transparencia se nombra a la UCEVA como si su domicilio fuera la ciudad Cali.
En el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones en el numeral 7.5 se formula una minuta de contrato, sin embargo el contrato definitivo presenta algunas diferencias.
Las Garantías presentan diferencias entre el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones y el Contrato, así:
PORCENTAJE
CUMPLIMIENTO
10% valor
Contrato
CALIDAD DEL SERVICIO Contrato
20% valor
PLIEGO
DURACIÓN
Duración del
Contrato y 6 meses más
Duración del
Contrato y 6 meses más
Duración del Contrato
Duración del
Contrato y 3 años más
CONTRATO
PORCENTAJE
20% valor
Contrato
20% valor Contrato
DURACIÓN
Duración del
Contrato y 4 meses más
Duración del
Contrato y 6 meses más
RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL 200 SMMLV
PRESTACIONES
SOCIALES Y SALARIOS
10% valor
Contrato
5% valor
Contrato
Duración del
Contrato y 3 años más
El concepto jurídico presenta error en el valor del contrato.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta el Acto de adjudicación, el 16 abril 2015 según el cronograma debió publicarse el 14 xx xxxxx, la evaluación y calificación de la propuesta se publicaría el 09 abril y se publicó el 13 xx xxxxx, presenta como “Estado del Proceso” Adjudicado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 090 | ||
Clase contrato: | Prestación de Servicios | Modalidad de selección: | Selección Minima Cuantía No.070 |
Nombre completo del contratista: | Viajes Helitur | Tipo de gasto: | Inversión |
Cédula / NIT del contratista: | 891.900.826-1 | Fecha inicio contrato: | 14/05/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 9.434.000 |
Objeto: | Prestación de servicios de alojamiento, alimentación y organización logística en un establecimiento hotelero del departamento xxx Xxxxx del Cauca, en el Municipio de Xxxxx x xx Xxxx | Plazo de ejecución: | 8 días |
Fecha suscripción contrato: | 13/05/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx |
Observaciones:
En los Estudios Previos no se afirma si es Gastos de Inversión o de Funcionamiento, la casilla del código correspondiente al Banco de Proyectos no se encuentra diligenciada ni el Proyecto anexo a la carpeta.
En los Estudios Previos presenta error de transcripción en el numeral 3.5 se afirma que el valor estimado es SIETE MILLONES DE PESOS (en letras) y en el numeral 3.5.1 en números
$10’000.000.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 14 mayo la cual, según el cronograma, debió publicarse el 13 mayo de 2015; la publicación de Evaluación se haría el 11 mayo y se publicó el 12 mayo. El contrato presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 097 | ||
Clase contrato: | Suministros | Modalidad de selección: | Selección Minima Cuantía No.071 |
Nombre completo del contratista: | Estación de Servicio Tuluá - Lubricom S.A. | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 821.002.874-8 | Fecha inicio contrato: | 22/05/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 11.000.000 |
Objeto: | Suministro de combustible y lubricantes para el año 2015 | Plazo de ejecución: | 7 meses |
Fecha suscripción contrato: | 21/05/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la evaluación, el 19 mayo, la cual según el cronograma debió publicarse el 20 mayo de 2015. El contrato presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 145 | ||
Clase contrato: | Prestación de Servicios | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.100 |
Nombre completo del contratista: | Keos Muebles | Tipo de gasto: | Inversión |
Cédula / NIT del contratista: | 1.116.260.418-1 | Fecha inicio contrato: | 17/09/2015 |
Persona natural o jurídica: | Valor contrato: | $ 7.390.000 | |
Objeto: | Servicio de reparación y mantenimiento de muebles y enseres | Plazo de ejecución: | 3 meses |
Fecha suscripción contrato: | 10/09/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx |
Observaciones:
El certificado xx Xxxxxx de Comercio aportado por el contratista, afirma que su objeto social es "comercio al por menor de electrodomésticos y gasodomésticos, muebles y equipos de iluminación”, Actividad del RUT: 4754 “Comercio al por menor de electrodomésticos y gasodomésticos de uso”; no se tiene como Actividad Comercial la Reparación o Remanufacturación.
En los estudios previos se afirma que es un Gasto de Inversión, la casilla del código correspondiente al Banco de Proyectos afirma que “No Aplica” no se encuentra diligenciada ni el Proyecto anexo a la carpeta.
En SECOP sólo se encuentra publicado hasta la comunicación de aceptación, el 11 septiembre, el cual según el cronograma debió publicarse el 10 septiembre de 2015; la publicación de la evaluación se realizó el 9 septiembre la cual debió llevarse a cabo el 08 septiembre, presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
No. | 178 | ||
Clase contrato: | Compraventa | Modalidad de selección: | Selección Mínima Cuantía No.127 |
Nombre completo del contratista: | Agricultura y Servicios S.A. | Tipo de gasto: | Funcionamiento |
Cédula / NIT del contratista: | 805.020.771-6 | Fecha inicio contrato: | 28/10/2015 |
Persona natural o jurídica: | Jurídica | Valor contrato: | $ 14.749.820 |
Objeto: | Compraventa de insumos agrícolas | Plazo de ejecución: | 2 meses |
Fecha suscripción contrato: | 27/10/2015 | Nombre interventor o supervisor: | Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxxxx |
Observaciones:
En SECOP sólo se encuentra publicada la invitación y los estudios el 20 octubre. El contrato presenta como “Estado del Proceso” Convocado.
Ni el CDP ni el registro presupuestal se encuentran anexos en la carpeta.
Se observó que las carpetas que contienen la documentación de los contratos no estaban foliados, ni el índice documental diligenciado, de igual forma se encontraron faltantes en la documentación soporte, generando un incumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo.
De conformidad con el concepto emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a las oficina de Control Interno les está prohibido participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho proceso o el ejercicio del contrato previo, pues se está en contravía de las funciones de asesoría y evaluación; por lo tanto en la minuta del contrato no debe existir como clausula el control previo administrativo en cabeza de la Oficina de Control Interno.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda dar cumplimiento con la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, empleando los formatos radicados, en la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Cumplir con la normativa vigente que rigen la Contratación Estatal, en cuanto a la Publicación de los documentos correspondientes a las Etapas del proceso de contratación y en los tiempos estipulados en el cronograma en la página web de Colombia Compra Eficiente, aplicativo SECOP.
Establecer una lista de chequeo que permita verificar que los procesos contractuales cumplen con las etapas y documentos exigidos por la Ley y sus Decretos reglamentarios.
Subsanar la publicación de los documentos correspondientes a las Etapas del proceso de contratación.
Cumplir con la normativa de la Ley General de Archivo.
Anexar los Documentos (soportes) faltantes en las carpetas de cada contrato.
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Jefe de Oficina de Control Interno
Proyectó: Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx