ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA LICITACION PUBLICA No. 1122 DE 2018 VISP 0208
ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA LICITACION PUBLICA No. 1122 DE 2018 VISP 0208
“SELECCIONAR Y CONTRATAR A UNA PERSONA JURÍDICA PARA PRESTAR LOS SERVICIOS DE OPERACIÓN LOGÍSTICA Y ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS QUE PERMITAN LA IMPLEMENTACIÓN DE INICIATIVAS SOCIOPRODUCTIVAS, SOCIOCULTURALES, DE EDUCACIÓN PARA LA PAZ Y DE DISCAPACIDAD PARA VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO REQUERIDOS DURANTE LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONVENIO ESPECÍFICO DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL - 0208 DE 2018- SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL PARA LAS VÍCTIMAS Y LA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES – OIM”
En Bogotá D.C., a los 21 días del mes de septiembre de 2018 y dentro de los plazos fijados en los términos de los pliegos de condiciones y la adenda No 1 de la Licitación Pública No. 1122, se procede a brindar respuestas a las preguntas presentadas vía correo electrónico (xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx), de la siguiente manera:
PREGUNTA No.1: ¿Actualmente poseen un cronograma del orden de las ciudades y fechas tentativas a realizar los eventos?
RTA: No se posee. La operación puede ser en todo el territorio nacional, las ciudades de intervención dependerán de la focalización la cual estará definida en el mes de octubre y el fortalecimiento a las iniciativas se desarrollará hasta el 31 de diciembre de 2018
PREGUNTA 2: Nos pueden brindar una aproximación porcentual de personal que necesitaría transporte en cada ciudad por evento y fechas tentativas.
RTA: el estimado de personas a participar es de 50 personas por evento, no obstante, este dato podrá aumentar o disminuir de acuerdo con la planeación que se establezca con cada iniciativa. Las actividades se desarrollarán durante todos los meses de octubre, noviembre y diciembre.
PREGUNTA 3: Solicitamos a la Entidad aumentar a 15 años la antigüedad de las certificaciones de la experiencia específica del proponente en la ejecución de contratos similares, máxime si se tiene que la experiencia en este tipo de actividades se mantiene en el tiempo y no obedece a la realización en un periodo cercano al de la presente LP
RTA: No es posible, por favor seguir la indicación del numeral 5.10 del capítulo II de los pliegos.
PREGUNTA No.4: Se solicita aclarar la fórmula por la cual se llegará al valor único total de la propuesta económica que deberá registrarse en la carta de presentación de la propuesta. Los TRD no permiten claridad al respecto.
RTA: para presentar la propuesta económica por favor revisar la adenda No 2.
PREGUNTA 5: Teniendo en cuenta que solo se está contemplando el costo de intermediación (%) para diferentes rubros (descritos en los ítems 9 al 21 de la tabla fortalecimiento a iniciativas costos
operacionales) y no el costo unitario de los productos requeridos, solicitamos aclarar cómo se deben incluir estos valores en la propuesta económica.
RTA: Para presentar la propuesta económica por favor revisar la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 6: La Entidad se encargará de la selección de las personas contratadas por concepto de honorarios? Esto porque solo se está teniendo en cuenta el costo de intermediación del pago de honorarios y NO el de selección y contratación, si este último se encontrara a cargo del operador,
¿en qué parte de la propuesta económica debe incrementarse este valor?
RTA: la OIM seleccionará el o los profesionales y el operador llevará a cabo la contratación y pago de acuerdo con los requerimientos de las iniciativas y sobre el costo total del incentivo se paga la intermediación del operador.
PREGUNTA No.7: Se solicita especificar el número de actividades, eventos, duración, número de participantes/beneficiarios de cada una de las líneas de intervención e implementación de las iniciativas.
RTA: en este momento no se cuenta con la información solicitada. No se tiene el dato puntual de numero de personas o eventos, por lo que se establece una bolsa general con los recursos totales disponibles, de los cuales se estará utilizando a medida en que se esté implementado y según los costos unitarios y porcentajes de intermediación relacionados en la tabla del numeral 5.9 del capítulo II de los pliegos de condiciones y la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 8: El número de actividades comentadas en el literal b, del numeral 3 del capítulo III ubicado en a pg.. 28 “…El numero de iniciativas a desarrollar sera mínimo de 32, ¿distribuidas en todo el territorio nacional…” ¿Se refiere a un número total o a 32 iniciativas en cada una de las líneas de intervención e implementación de estas? Solicitamos muy comedidamente aclarar.
RTA: Se refiere al mínimo de iniciativas a fortalecer entre los cuatro componentes, sin embargo, si la focalización de iniciativas permite aumentar el número de fortalecimiento se realizaría intervención en más iniciativas. No obstante, una iniciativa puede requiere de varios eventos o requerimientos de adquisiciones.
PREGUNTA 9: El comentario entrega de equipos de sonido del numeral 10 del índice 2 del capítulo 3 en la página 24. ¿Se refiere a entregar equipos de sonido o tener la disponibilidad del sonido para los eventos?
RTA: se requiere la disponibilidad del sonido para los eventos.
PREGUNTA 10: En que rubro debe incluirse el costo de intermediación correspondiente al transporte de los pendones y demás elementos de visibilidad entregados por la Entidad?
RTA: en el ítem 7 de la tabla que aparece en el numeral 5.9 del capítulo II y en la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA No.11: Solicitamos se aclare porque razón se solicita discriminar el valor de los honorarios del equipo del proyecto por sitio de ubicación teniendo en cuenta que este es un valor único dado que es un equipo nacional. Creemos que solo es un valor independiente del tipo de lugar de prestación del servicio. Por favor aclarar.
RTA: el oferente debe colocar el mismo costo de honorarios para los tres lugares de ubicación.
PREGUNTA 12: El costo de la estrategia de difusión y convocatoria mencionada en los términos de referencia no está incluido en la tabla de propuesta económica debe registrarse en un rubro existente?, ¿Se gestionará de un presupuesto adicional?, se manejará como un porcentaje de intermediación a negociarse en el momento en que sea requerida?
RTA: está incluido en el ítem 7 de la tabla que aparece en el numeral 5.9 del capítulo II y en la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 13: Solicitamos que se amplíe el tiempo mínimo para el montaje de las acciones (mencionado en el numeral 3.8. Tiempos de respuesta por parte del operador logístico). Ampliar de 3 días a 5 días hábiles, especialmente para las zonas del grupo 3 (Municipios).
RTA: No es posible, por favor ceñirse a las condiciones de los Pliegos.
PREGUNTA No.14: Solicitamos se revise la información de la tabla del numeral 3, valor de la propuesta económica, ubicado en la pagina 38 de los TDR (resaltado amarillo), creemos que hay un error de digitación:
RTA: Si, efectivamente se presento un error de digitación. La tabla corregida la pueden encontrar en la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 15: Solicitamos se modifiquen las condiciones del segundo desembolso, correspondiente al 10% del total del contrato, para que se realice contra la legalización del 70% del anticipo, correspondiente al primer desembolso.
RTA: No es posible, por favor ceñirse a las condiciones de los Pliegos.
PREGUNTA 16: Teniendo en cuenta el pliego de condiciones solicito sea aclarado en la pagina 35 cual es el puntaje de la oferta técnica, ya que es confuso en el pliego, ¿se otorgaran 40 o 50 puntos?
RTA: se ajusta la redacción, ver adenda No 2 a los pliegos de condiciones.
PREGUNTA No.17: En el numeral de equipo de trabajo: solicito se aclare cuáles son las áreas afines al objeto del contrato que se requiere tanto para coordinador del proyecto como para los profesionales.
RTA: Equipo humano con formación para el desarrollo de operación logística y experiencia en procesos logísticos con comunidades víctimas de la violencia y/o población vulnerable.
PREGUNTA 18: En el puntaje otorgado por catering requiere permiso sanitario y soporte de carros de transporte con permiso sanitario, teniendo en cuenta que el proceso se dirige a empresas de
operación logística solicito se aclare si es posible anexar documentos de empresas de catering aliadas.
RTA: Si, se debe presentar permiso sanitario del o los proveedores con los cuales el proponente suministra este servicio y este puede ser de las empresas aliadas
PREGUNTA 19: En la oferta económica, respecto al precio solicito se aclare cómo se debe expresar el valor en pesos a ofertar en el modelo de carta de presentación de la propuesta, ya que el formato de oferta económica no permite totalizar y además requiere precios promedio de 3 tipos de ciudades.
Por tanto, por favor aclarar si debemos ofertar el resultado de la sumatoria de precios unitarios de cada columna o colocar la totalidad del presupuesto oficial.
RTA: por favor ver adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 20: Plantea la entidad en la página 13 xxx xxxxxx de condiciones, numeral 5.6. Garantía de seriedad de la propuesta:
Solicitamos por favor aclarar si la cuantía de la garantía corresponde al 10% del valor total de la propuesta presentada por cada proponente o por el 10% del valor del presupuesto asignado para el presente proceso ($2.180.000.000).
RTA: Corresponde al 10% del presupuesto asignado en la presente licitación
PREGUNTA 21: Solicita la entidad en la página 31 xxx xxxxxx de condiciones:
Requerimos que la entidad especifique exactamente este requerimiento ya que se puede prestar para múltiples interpretaciones, induciendo de manera involuntaria al error en la presentación de las propuestas. Por lo tanto, por favor informar cómo desea la entidad que se presente esta propuesta y aclarar: cuando solicita descripción de cada ficha de proyecto a que hace referencia exactamente, a cuál ficha de proyecto se refiere.
• De igual manera a página 33 xxx xxxxxx de condiciones, la entidad solicita:
Requerimos que la entidad especifique exactamente este requerimiento ya que se puede prestar para múltiples interpretaciones, induciendo de manera involuntaria al error en la presentación de las propuestas. Por lo tanto, por favor informar específicamente cuales son las líneas de trabajo sobre las cuales se debe presentar propuesta.
RTA: El requerimiento de alojamiento puede ser en dos vías y dependerá de las dinámicas de las comunidades y territorios, el tal caso sería de la siguiente manera:
1. Cubrir gastos de hotel para participantes. En tal caso el oferente debe presentar los costos de alojamiento por ciudad de acuerdo la tabla “Fortalecimiento a iniciativas: costos logísticos” página 15
2. Reembolso de recursos en efectivo, para lo cual el oferente debe presentar el costo de intermediación en porcentaje por el reembolso en recursos en efectivo, que aparee en la Fortalecimiento a iniciativas: costos operacionales, pagina 16.
PREGUNTA 22: Como parte de la propuesta técnica y directamente relacionados con los criterios de evaluación y calificación de las propuestas, la entidad solicita:
a. Un equipo de trabajo establecido de la siguiente manera:
Solicitamos a la entidad evaluar el perfil para el cargo de Coordinador de Proyecto y revisar la viabilidad de ampliar las posibilidades modificando el perfil académico y el de la experiencia, requiriendo:
Tres años de experiencia relacionada con el objeto y título de posgrado en áreas afines o seis años de experiencia relacionada con el objeto y título profesional en áreas afines.
RTA: no se acepta la sugerencia.
b. Catering, reservas y alojamiento:
Solicitamos a la entidad permitir presentar para ambos temas (alimentación y servicios hoteleros) la posibilidad de alianzas estratégicas en donde se pueda evidenciar el cumplimiento de los requerimientos solicitados.
RTA: presentar certificaciones de los aliados, esta respuesta complementa la respuesta a la pregunta 18.
c. Producción de eventos:
Solicitamos a la entidad permitir la opción de presentar la certificación de la realización de eventos en donde se pueda verificar la simultaneidad sin exigir el número de participantes mínimo ni máximo, ya que lo que realmente es necesario es evidenciar que el proponente cuenta con la experiencia en el desarrollo y manejo de eventos realizados el mismo día, así mismo la entidad podría solicitar de 8 a 10 eventos alternos, todo esto con la finalidad de obtener los 10 puntos.
d. RTA: No es posible, por favor ceñirse a las condiciones de los Pliegos. Manejo de proveedores y metodología de trabajo:
Solicitamos a la entidad dar claridad de la forma como se debe acreditar este criterio, toda vez que, aunque al final de cada texto plantea que se debe adjuntar certificación o contrato, también es cierto que se puede prestar para confusiones ya que no es claro si son certificaciones de la realización de eventos con atención a población víctima o certificación de convenios con entidades públicas o privadas para agilizar y minimizar riesgos en el servicio.
RTA: para acreditar la capacidad en el criterio “Manejo de proveedores y metodología de trabajo” el proponente debe adjuntar certificaciones o contratos en las cuales se especifique que en el marco del mencionado contrato se atendió a población con las siguientes características:
1. Atención a población víctima del conflicto armado con alguno de los enfoques diferenciales relacionados en la tabla, en cuyo caso se asignará al proponente 10 puntos.
2. Atención a población vulnerable, con alguno de los enfoques diferenciales relacionados en la tabla, en cuyo caso se asignará al proponente 8 puntos.
3. Atención a población en general, en cuyo caso se asignará al proponente 3 puntos.
4. Si no presenta certificaciones que hagan mención al tipo de población que ha atendido, en este caso no se asignará puntos al proponente.
PREGUNTA 23: Para el criterio de propuesta económica, en la página 38 xxx xxxxxx de condiciones, la entidad plantea que se otorgará el mayor puntaje de 20 puntos a la propuesta económica más baja y los demás se les calificará de manera proporcional aplicando una fórmula.
Partiendo de lo anterior, solicitamos que por favor nos aclaren si este menor valor aplica tanto para los costos directos como para los costos operacionales (incluidos intermediación en porcentaje por evento o reembolso).
RTA: por favor ver adenda No 2.
PREGUNTA 24: Para el diligenciamiento del Anexo A – Modelo de carta de presentación de la propuesta (página 40) la entidad solicita:
• En el numeral 2 la entidad solicita la fecha de los pliegos de condiciones con día, mes y año. En la página número 1 xxx xxxxxx aparece agosto de 2018. ¿Es válido sólo dejar mes y año?
Adicionalmente, en el numeral 3 se debe diligenciar:
En la página 39 xxx xxxxxx, la entidad plantea que el contrato resultante de la Licitación tendrá un plazo de ejecución contado desde la fecha de firma y perfeccionamiento del contrato y hasta el 31 de diciembre de 2018.
Por favor nos confirman exactamente que plazo se debe colocar, ya que este va contado a partir de la fecha de firma y perfeccionamiento del contrato (información que se colocaría en el segundo espacio) y no tenemos información real de las fechas.
RTA Sugerida UAL: En el numeral 2 del Anexo A se debe señalar como fecha el 11 de septiembre de 2018. De otro lado, en el numeral 3 señalar que el proponente se compromete a ejecutar el contrato máximo hasta el 31 de diciembre de 2018, teniendo en cuenta que ese será el plazo de ejecución del contrato.
PREGUNTA 25: Teniendo en cuenta la página 22 numeral 1.1 Lugares de realización de los eventos, por favor aclarar cómo se debe presentar la propuesta comercial, se debe dividir según ciudades (principales, ciudades capitales y ciudades o municipios no capitales.
RTA: por favor presentar según indica el numeral 5.9 del capítulo II y la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 26: Teniendo en cuentas las obligaciones del proponente que se encuentran en las páginas 23, 24 y 25 xxx xxxxxx de condiciones, nos surgen las siguientes inquietudes:
• ¿Para la organización y acompañamiento en los territorios, es obligación que contemos con un coordinador logístico para realizar las actividades planteadas en el punto No. 5?
RTA: Si, dado que cada actividad debe contar con el personal necesario para garantizar el cumplimiento de todos los requerimientos
• Cuando hace referencia a la entrega de los reembolsos por concepto de transporte o alimentación, ¿cómo se realizará esta entrega y que documentos se les deben solicitar a las personas que recibirán los reembolsos?,
RTA: El reembolso se debe realizar a los invitados de manera presencial en el lugar del evento y se legaliza de acuerdo con los formatos establecidos en el anexo f (Formatos de legalización de gastos) soportados con recibos de caja, formato equivalente con huella, fotocopia de la cedula y listado de asistencia.
• ¿Cuáles serán los montos máximos para entrega de reembolsos?
RTA: No tenemos esa información en este momento. El reembolso dependerá de cada actividad y puede ser desde reconocimiento de taxis, hasta desplazamientos fluviales o aéreos y dado que la operación será en todo el territorio, no se tiene un tope presupuestal, si no que previo a cada evento se informará al operador el monto de cada reembolso de acuerdo con la planeación de cada actividad.
• ¿En caso de que el participante al evento tenga soportes de gastos por menos de
$500.000, se le hará entrega de este recurso?
RTA: Si, pueden ser reembolsos de menor monto, la OIM reconocerá los montos reembolsados cuando estos superen los $500.000 por evento.
• Por favor confirmarnos: En el momento de cancelar los servicios, se debe tener en cuenta que cada uno de nuestros aliados estratégicos, tienen tiempos de cancelación y se dejan por escrito para tener en cuenta.
RTA: Si, cuando se cancele un servicio la OIM lo hará por un medio escrito. Para la cancelación de servicios la OIM lo hará con por lo menos tres días de anticipación, en caso de que se haya generado algún gasto por parte del operador con sus proveedores este gasto se deberá legalizar a través de factura manteniendo el porcentaje por la intermediación.
• Quién define la disponibilidad de recursos económicos y la pregunta es si va a estar siempre una persona acompañando esta entrega por parte de la entidad. RTA: La OIM definirá, el monto de reembolsos a participantes y se enviará al operador previo a cada actividad. Las actividades estarán acompañadas por personal de OIM, la Unidad para las Victimas y deberá contar con el acompañamiento de una persona del proveedor.
• ¿Quién realiza la convocatoria a los talleres?
RTA: Principalmente el equipo técnico de la OIM y la Unidad, no obstante, de requerirse apoyo al operador, este deberá contar con disponibilidad para hacer llamadas y confirmaciones.
• ¿En el requerimiento se define qué personas reciben montos por arriba de $
500.000 ya que Pubblica S.A.S no está encargado de confirmar el monto a cada persona sin aprobación?
RTA: Previo a cada actividad, OIM notificara al proveedor los montos de reconocimiento por participante.
• ¿Los participantes de los eventos, están informados sobre los documentos que deben llevar para legalizar sus gastos?
RTA: Se deberá informar en la convocatoria.
• ¿Al momento de hacer referencia a la compra de productos de apoyo para personas con condición de discapacidad, hay un monto específico para esta compra?
RTA: La licitación tendrá una bolsa total de ejecución, desde OIM y la Unidad se definirá el monto máximo para cada iniciativa, lo cual se ira ejecutado de acuerdo con los requerimientos de cada iniciativa. En cualquier caso, la implementación (actividades, dotaciones y demás acciones de apoyo) entre los cuatro componentes no podrá superar el monto del contrato con el operador
PREGUNTA 27: Teniendo en cuenta la página 39 sobre forma de pago, por favor confirmar en qué casos puede llegar a variar la forma de pago.
RTA: cuando el proponente no demuestre capacidad financiera la cual se mide según los procedimientos internos de la OIM.
PREGUNTA 28: En relación con el cuadro de propuesta económica de “fortalecimiento a iniciativas
– Costos
operacionales”, el rubro “7. Honorarios del equipo” (página 15):
- Esto se refiere el equipo que el proponente debe presentar con su propuesta (coordinador y dos profesionales) o a que equipo se refiere?
- Se debe registrar el valor por mes en las tres casillas?
- O como se registra y calcula?
- O es honorarios días para el equipo de apoyo en cada uno de los eventos que se van a realizar?
Agradecemos la claridad para poder realizar el adecuado cálculo de este ítem.
RTA: Se refiere a los honorarios totales del equipo del operador, incluye a las personas que realizarán el acompañamiento en los eventos (se recuerda que en todos los eventos se debe contar con acompañamiento de una persona del operador).
PREGUNTA 29: En relación con el cuadro de propuesta económica de “fortalecimiento a iniciativas
– Costos
operacionales”, el rubro 9 “costo en porcentaje (%) por concepto de reembolso de transportes,
alimentación y/o aojamiento a participantes (este ítem aplica solo en os eventos en que la
sumatoria de los reembolsos por taller supere la suma de $500.000). Para sumas inferiores a la señalada e operador deberá garantizar a entrega de los recursos sin costo alguno. (EN PORCENTJE
%)”(página 16), no obstante en el “Capitulo III” numeral “2. OBLIGACIONES GENERALES A CARGO DEL PROPONENTE”, se señalan en el numeral “11. La OIM no reconocerá costos por encima de los acordados en cada taller. En estos casos, el oferente deberá indicar en su propuesta, cual es el costo o porcentaje del traslado y manejo de recursos. Para reembolsos que sumados den por encima de quinientos mil pesos ($500.000) la OIM no reconocerá costos de traslado y manejo de recursos para desembolsos por encima de esta cifra”
- Existe una contradicción entre lo señalado en el cuadro de presupuesto o propuesta económica y lo señalado la obligación especifica número 11, pues el cuadro señala que solo para sumas superiores a 500.000 se reconocerá el porcentaje de traslado y manejo, mientras que la obligación especifica 11 señala lo contrario, que para sumas superiores a $500.000 no se reconocerá costos de traslado y manejo.
RTA: tiene razón, para la aclaración por favor ver adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 30: En relación con la propuesta económica en la página 15 en el párrafo anterior al cuadro que discrimina cada uno de los rubros se lee “La propuesta económica deberá incluir valores unitarios, cantidades y totales, (…)”
- Frente a lo anterior, es imposible que el proponente discrimine cantidades y totales, pues no se tiene claridad o información en los pliegos sobre las cantidades de refrigerios, desayunos, almuerzos, eventos, alojamientos, etc., que se van a requerir, y ante dicha ausencia de cantidades también resulta imposible calcular los totales, por lo que solicitamos claridad sobre dichos puntos.
RTA: Se debe presupuestar valor unitario y para determinar el valor de la propuesta seguir las indicaciones de la adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 31: En relación con los calificables de la propuesta técnica, en el cuadro de ´criterios de calificación y puntaje (Página 36) en el ítem “ catering, reservas y alojamiento (puntaje máximo 10 puntos), se ve el siguiente cuadro:
En relación con este punto es necesario precisar que para la mayoría de eventos a realizar los desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios no son almacenados, producidos, preparados o trasportador por el proponente, sino por terceros localizados en cada una de las ciudades o municipios a intervenir, pues es imposible encontrar a una personas natural o jurídica que tenga cobertura nacional para el desarrollo de esta actividad, eso significaría una persona natural o
jurídica con puntos de producción, preparación o venta de alimentaos en cada uno de los más de
1.100 municipios del País.
Tampoco es viable pensar en personas jurídicas que transporten desayunos, almuerzos o cenas de un municipio o ciudad a otra, y que cuenten con una flota de transporte propia para desarrollar la actividad en todos los municipios del país, pues este no va a ser el esquema efectivo bajo el cual pueda funcionar el desarrollo de las actividades del eventual convenio, pues el proponente adicional a tener varios centro de producción, debería tener una flota inmensa que garantice la cadena de frío, pero además debería tener experiencia en instalación de iniciativas socio productiva y socio culturales.
Lo que se requiere es que el proponente seleccionado garantice que los desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios que se suministren en los diferentes municipios y en las diferentes actividades sean preparados, producidos, transportados y almacenados bajos los parámetros señalados en la resolución 2674 de 2013 del Ministerio de la Protección Social.
También es necesario entender que los restaurantes y/o hoteles que prestan el servicio de alimentación, y que es con los que se a nivel local estos servicios no requieren tener permiso o autorización sanitaria sino que son objeto de inspección, vigilancia y control por autoridades de salud locales, y lo que deben hacer es cumplir con los requisitos sanitarios establecidos en el decreto 2674 de 2013, en su capítulo VIII, y así expresamente lo señala el parágrafo 2 del artículo 36 que señala:
ARTÍCULO 36. RESPONSABILIDAD. El propietario, la administración del establecimiento y el personal que labore como manipulador de alimentos, serán responsables de la inocuidad y la protección de los alimentos preparados y expendidos al consumidor. Además, estarán obligados a cumplir y hacer cumplir las prácticas higiénicas y medidas de protección establecidas en el Capítulo III de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Los manipuladores de alimentos de los restaurantes y establecimientos gastronómicos deben recibir capacitación sobre manipulación higiénica de alimentos, a través de cursos a cargo de la autoridad local de salud, de la misma empresa o por personas naturales o jurídicas. Para este efecto, se tendrán en cuenta el contenido de la capacitación, materiales y ayudas utilizadas, así como la idoneidad del personal docente, dispuesto en el artículo 12 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 2o. La autoridad sanitaria competente en cumplimiento de sus actividades de inspección, vigilancia y control verificará el cumplimiento de la capacitación para los manipuladores de alimentos a que se refiere este artículo.
De igual manera es necesario tener en cuenta que de acuerdo con la resolución 2674 de 2013 para cada territorio puede variar la autoridad competente encargada del registro o autorización, lo que significa que puede no ser suficiente tener un registro en un municipio sino que sería necesario acreditar el registro en todos los municipios a intervenir, pues el artículo 44 de la citada resolución señala que las entidades territoriales pueden ser delegatarias del INVIMA así:
ARTÍCULO 44. COMPETENCIA PARA EXPEDIR REGISTRO, PERMISO Y NOTIFICACIÓN SANITARIA. El
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima, expedirá los registros,
permisos y notificaciones sanitarias para los alimentos, así como la renovación y/o modificación a los mismos.
PARÁGRAFO. El Invima podrá delegar las competencias a que refiere este artículo en las entidades territoriales, previa verificación de su idoneidad técnica, científica y administrativa, sin perjuicio de que pueda reasumir estas funciones. Para el efecto, deberá dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 489 de 1998 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
En vista de lo anterior consideramos que es inviable la exigencia de este requisito más cuando se busca una cobertura nacional, si la pretensión es que todos los alimentos sean congelados y transportados a cada municipio o similar el requisito es válido, pero si la expectativa es que el servicio de alimentación se preste de manera oportuna en los sitios donde se van a desarrollar los eventos no es viable, pues: i. los restaurante y hoteles no requieren registro INVIMA o sanitario; ii. No existe en el territorio nacional persona jurídica o natural con presencia total y con registro para todo el territorio; iii. Incluso si existiera debería acreditar registro o permiso para cada municipio; En virtud de lo anterior sugerimos respetuosamente que el citado ítem de evaluación sea reemplazado por otro mediante el cual se acredite que el proponente y oferente tiene dicha capacidad para gestionar la entrega de almuerzos, desayunos, cenas y refrigerios, como por ejemplo número de contratos en los que se prestó dicho servicio, u otro similar más objetivo y que se acorde al objeto integral del proceso de licitación.
RTA: se debe presentar permiso sanitario del o los proveedores con los cuales el proponente suministra este servicio (empresas aliadas)
PREGUNTA 32: En relación con los calificables de la propuesta técnica, en el cuadro de criterios de calificación y puntaje (Página 36) en el ítem “Producción de eventos (puntaje máximo 10 puntos) se ve el siguiente cuadro:
Sobre este ítem o parámetro de calificación solicitamos respetuosamente que se mida la simultaneidad no por eventos diarios sino por eventos semanales, lo cual demuestra verdaderamente la capacidad de producción de eventos un periodo determinado de tiempo, y el criterio máximo de calificación para este parámetro sea: “Capacidad de producción de eventos
simultáneos (8 eventos por semana) con un total entre todos los eventos de mínimo 1500
personas”
Si bien 4 eventos diarios miden algo de la capacidad de producción eventos, realmente lo que se debe medir es la capacidad continua de producción de eventos, de atender varias solicitudes en diferentes municipios de manera simultánea, concurrente y consecutiva, pues esa será la dinámica de ejecución del eventual convenio; pues este escenario es más común que el de tener que realizar 4 eventos en un solo día.
RTA: no se acepta, por favor ceñirse a las condiciones de los pliegos.
PREGUNTA 33: En relación con el CAPITULO IV. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE
LAS PROPUESTAS” numeral “3 VALOR DE LA PROPUESTA ECONOMICA” (Página 38) se encuentra el siguiente cuadro:
Al respecto surgen varias inquietudes de cómo se realizará el proceso de calificación:
- El cuadro de evaluación de la propuesta económica se refiere a “fortalecimiento a iniciativas costos directos para las iniciativas” y a “Costos operacionales (incluidos intermediación en porcentaje por evento o reembolso”, mientras que el formato o cuadro de propuesta económica de las páginas 15 y 16 hacen referencia a “fortalecimiento a iniciativas
– costos logísticos” y a “fortalecimiento a iniciativas – costos operaciones”, de manera que no se articulan los conceptos de los dos cuadros, siendo imposible para el proponente estructura su propuesta financiera de cara al modelo de evaluación propuesto
- Por otra parte es imposible para el proponente con la información de los pliegos de condiciones establecer cuanto serán los costos directos para las iniciativas pues se desconoce el número total de actividades, de manera que no se entiende con claridad cómo se aplicara el “87% del valor total de la propuesta” para la obtención de los 10 puntos.
- Es necesario igualmente corregir el puntaje para el “85% del valor de la propuesta, pues conforme esta en los pliegos a este porcentaje se le otorgan 18 puntos, mientras que al de “87% del valor total de la propuesta” se le otorgan solo 10 puntos.
- No es clara la forma de evaluación, pues por ejemplo en el aparte de propuesta económica (página 15 y 16) en los rubros de “fortalecimiento a iniciativas
– costos operaciones” se mezclan valores en pesos como para el caso del rubro denominado “honorarios del equipo” y “servicios de asistencia y apoyo durante el taller“, con rubros que se expresan en porcentaje como por ejemplo “reembolso por transportes”, o “intermediación para la adquisición de tiquetes”, de manera que es imposible
consolidar, sumar o ponderar estos ítems entre sí.
Agradecemos mayor claridad sobre este particular, la cual puede darse a través del establecimiento de un modelo o formato único de presentación de la propuesta económica indicando los puntajes por ítem o rubro.
RTA: por favor ver adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 34: Finalmente, en el CAPITULO IV “CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS
PROPUESTAS” se discriminan los criterios de la siguiente manera:
Al respecto el ítem 4 “el porcentaje de intermediación cobrado por evento concertado o reembolso”, no resulta claro que es lo que se va a calificar pues de acuerdo con el cuadro de propuesta económica de las páginas 15 y 16 hay varios porcentajes de intermediación (adquisición de tiquetes, pago de honorarios de un asesor y corrector de estilo, reembolso de transportes alimentación y alojamiento, intermediación para compra de productos, etc.)
De igual manera pareciera que se está calificando dos veces un mismo criterios de evaluación, pues esos rubros de intermediación parecieran ser parte a su vez de la propuesta económica que se divide en fortalecimiento a iniciativas costos directos para las iniciativas” y a “Costos operacionales (incluidos intermediación en porcentaje por evento o reembolso”, En atención a lo anterior agrademos claridad sobre el particular la cual reiteramos se puede brindar a través de un formato único de propuesta económica que indique los puntajes por ítem o rubro.
RTA: por favor ver adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 35: ¿Cuántos departamentos, municipios y corregimientos son objeto de beneficios en el proyecto?
RTA: No se tiene una focalización definida, la intervención puede ser en cualquier municipio del territorio nacional
PREGUNTA 36: Solicitamos nos den aclaración con respecto al volumen de Bienes y Servicios que se van a entregar en cada uno de los Municipios, Departamentos y/o corregimientos.
RTA: Las iniciativas aun está en proceso de definir los requerimientos que no necesariamente se define en volumen de bienes y servicios, por lo que los pliegos establecen los tipos de requerimientos que se van a entregar.
PREGUNTA 37: Solicitamos un listado de los elementos que se tienen contemplados entregar para así mismo determinar cuál es el tope máximo económico que podemos alcanzar, teniendo en cuenta que ya existe un presupuesto oficial para presentar la oferta económica el cual no podemos sobrepasar.
RTA: Las iniciativas aún está en proceso de definir los requerimientos, por lo que los Pliegos establecen los tipos de requerimientos que se van a entregar. No obstante, el contrato tendrá un tope presupuestal el corresponde a una bolsa de recursos que se ira utilizando a medida que se determine el fortalecimiento de cada iniciativa.
PREGUNTA 38: Es necesario determinar el volumen y listado de precios de los elementos a entregar para no generar diferencia en los valores y generar conflicto entre los beneficiarios
RTA: Las iniciativas aún está en proceso de definir los requerimientos, por lo que los Pliegos establecen los tipos de requerimientos que se van a entregar. No obstante, el contrato tendrá un tope presupuestal el corresponde a una bolsa de recursos que se ira utilizando a medida que se determine el fortalecimiento de cada iniciativa.
PREGUNTA 39: ¿Cómo se manejara el tema de los rembolsables?
RTA: OIM enviara previo cada actividad al operador la relación de participantes y montos por cada uno aprobados para el reembolso. Dicho recursos deberán ser entregados a los invitados de manera presencial en el lugar del evento y se legaliza de acuerdo con los formatos establecidos en el anexo f (Formatos de legalización de gastos) soportados con recibos de caja, formato equivalente, fotocopia de la cedula y listado de asistencia con huella. Es importante que el proponente tenga en cuenta que es necesario el acompañamiento de una persona contratada por cuenta y riesgo del contratista para garantizar el correcto diligenciamiento de los soportes y la correcta entrega de los servicios contratados.
PREGUNTA 40: Para la presentación de la propuesta, agradecemos aclarar si las hojas de los indices de cada carpeta se cuentan dentro de la foliación o si se dejan como hojas sin folio.
RTA: se deben foliar.
PREGUNTA 41: En el caso de hojas impresas a doble cara, solicitamos aclarar si se folian por hoja o por página.
RTA: por página.
PREGUNTA 42: Con relación a la propuesta económica, se mencionan algunos rubros que no son aceptados como gastos administrativos y overhead, solicitamos aclarar como se ven reflejados los gastos administrativos que son inherentes a todo tipo de proyecto y que no se pueden desconocer del presupuesto.
RTA: no se aceptan los gastos a que hace referencia el numeral 5.9 del capitulo II de los pliegos. Solo se aceptarán los que se incluyan en las tablas relacionadas en dicho numeral y ajustadas según la adenda 2 a los pliegos.
PREGUNTA 43: Con relación a las certificaciones de experiencia del proponente, solicitamos ampliar el objeto de dichas experiencias a educación o formación para las victimas, desarrollo rural, educación para la paz, reconciliación y memoria, desarrollo territorial, fortalecimiento de capacidades, o afines.
RTA: no se acepta la propuesta.
PREGUNTA 44: Xxxxxxxxxxx informar cual sera la intensidad horaria esperada para el proceso de formación.
RTA: de acuerdo a los establecido en los Pliegos, en la pagina 22 se establece: “La duración de cada evento que se realizan en el marco del proyecto es entre 1 y 3 días calendario aproximadamente”.
PREGUNTA 45: La entidad contratante dispone de espacios físicos, equipamiento o materiales que puedan ser utilizados por el contratista para el desarrollo del objeto?. Agradecemos especificar.
RTA: NO
PREGUNTA 46: Favor aclarar si se debe suministrar algún tipo de contrapartida. RTA: No es excluyente, pueden poner si quieren.
PREGUNTA 47: Xxxxxxxxxxx informar cual es el valor limite del presupuesto para el caso de las Instituciones que no facturan IVA.
RTA: la entidad proponente deberá incluir los valores unitarios y los porcentajes de intermediación que cobra por sus servicios en las tablas relacionadas en el numeral 5.9 del capitulo II. Considerando además el numeral 7.7 del numeral 7 del capítulo II, el cual se desarrolla en la preguntas 56, 57 y 58 de esta acta de respuestas.
PREGUNTA 48: Con relación a las certificaciones de experiencia y en aras de garantizar la presentación de experiencias muy relevantes, agradecemos ampliar el tiempo de las experiencias a los últimos 8 años. Agradecemos tener en cuenta esta solicitud.
RTA: no se acepta la propuesta.
PREGUNTA 49: Xxxxxxxxxxx confirmar a que hace referencia el factor de evaluación de "Porcentaje de intermediación cobrado"
RTA: por favor ver adenda No 2 a los pliegos.
PREGUNTA 50: Xxxxxxxxxxx confirmar si es posible subcontratar
RTA: no, de acuerdo al numeral 27 del anexo C “Modelo de contrato de prestación de servicios”, no obstante, el operador debe tener aliados en el territorio nacional para dar respuesta a los diferentes requerimientos solicitados para el desarrollo del contrato, lo cual no implica una relación contractual entre OIM con el aliado local, y la responsabilidad de los requerimientos seguirá con el operador seleccionado.
PREGUNTA 51: Considerando las actividades a realizar y los diferentes lugares con condiciones de acceso diversas, agradecemos considerar la ampliación del plazo de ejecución del contrato hasta marzo de 2019. Agradecemos tener en cuenta esta solicitud.
RTA: no se acepta la propuesta.
PREGUNTA 52: Con relación a los profesionales requeridos, entendemos que pueden tener cualquier formación de pregrado siempre y cuando el posgrado sea afin a lo solicitado en los términos de referencia de la convocatoria. Agradecemos confirmación.
RTA: de acuerdo con los pliegos, el perfil de los profesionales debe estar relacionado con el objeto de la Licitación
PREGUNTA 53: Solicitamos puedan suministrar los anexos adicionales que no están dentro de los términos de referencia como el Anexo F. de legalización de gastos.
RTA: se adjunta formato solicitado.
PREGUNTA 54: Agradecemos aclarar de que forma la Institución puede acreditar las certificaciones solicitadas con relación al servicio de catering en caso de que este sea subcontratado.
RTA: se debe presentar permiso sanitario del o los proveedores con los cuales el proponente suministra este servicio (empresas aliadas).
PREGUNTA 55: Solicitamos respetuosamente la Aclaración de los perfiles del Equipo de Trabajo relacionado en la Pagina 36 del presente pliego, ya que este refiere:
Coordinador proyecto
Experiencia en años relacionada con el objeto del presente proceso y componente de formación ( tres años de experiencia relacionada con el objeto y título de posgrado en áreas afines)
PROFESIONALES
Al menos dos con experiencia en años relacionada con el objeto del presente proceso y componente de formación (dos años de experiencia relacionada con el objeto y título de profesional en áreas afines)
Por lo anterior solicitamos aclarar que experiencia y formación tendrán en cuenta con respecto al Objeto de la Licitación, ya que esta abarca varios aspectos.
RTA: Hace referencia al perfil del recurso humano que el oferente presente, los cuales deben ser personas con soportes académicos y de experiencia relacionada con el objeto de la licitación.
PREGUNTA 56: ¿qué es a criterio de la OIM, una propuesta que financieramente no es viable?
RTA: A criterio de la OIM una propuesta es financieramente INVIABLE cuando los precios de la misma se encuentran significativamente por debajo de los precios promedio xxx xxxxxxx, con excelente calidad.
OIM no descarta que algunos oferentes llegaren a presentar este tipo de ofertas económicas únicamente con el ánimo de obtener la adjudicación del contrato, para luego reclamar compensaciones u ofrecer bienes y/o servicios de inferior calidad, lo cual lleva consigo un alto riesgo de incumplimiento de las obligaciones contractuales. Por este motivo la OIM ha previsto esta situación como una de las causales de rechazo de las propuestas, tal y como se establece en el numeral 7.7. del número 7 del capítulo II de los pliegos, de suerte que el oferente que incurra en esta causal será excluido del proceso de selección.
PREGUNTA 57: En procesos licitatorios como el presente, donde se pide que se cotice por precios unitarios ¿realiza la OIM un análisis comparativo de precios para determinar que los oferentes en sus propuestas no estén especulando con valores artificialmente bajos, sin margen de utilidad, puestos de esa forma intencionalmente para romper la libre competencia?
RTA: OIM realiza análisis comparativos de precios en procesos similares o sobre bienes y servicios semejantes, con el fin de obtener información sobre los precios promedio xxx xxxxxxx y poder detectar ofertas financieramente inviables. En licitaciones como la presente, en caso de que se llegaren a presentar ofertas económicas que llamen la atención por sus bajos costos, la OIM procederá de la siguiente manera:
1. Se calculará el valor promedio de los precios ofertados en la licitación. Para esto se sumarán los valores de todas las propuestas recibidas y el resultado se dividirá por el número de propuestas recibidas. El resultado de esta operación será el valor promedio de los precios xx xxxxxxx en esta licitación.
2. Solo se tendrán en cuenta para evaluar las ofertas económicas cuyos valores que estén entre el rango de 30% por debajo y 30% por encima del valor promedio, las que estén por fuera de este rango, serán consideradas de alto riesgo para la OIM, dado que el oferente está especulando con sus precios y en consecuencia serán excluidos del proceso.
A su vez la OIM puede hacer verificaciones de la calidad de los productos, bienes y servicios.
PREGUNTA 58: En el marco de la presente licitación, puede considerarse que trabajar a costo, es decir, ¿sin margen de utilidades puede considerarse como propuesta financiera no viable?
RTA: En el marco de la presente licitación, si OIM llegare a observar propuestas con precios llamativamente bajos, procederá a aplicar el procedimiento referido en el numeral anterior.
PREGUNTA 59: En relación con el equipo de trabajo ponderado, solicitamos se acepte homologar el título de posgrado por experiencia adicional a la mínima habilitante
RTA: no se acepta la propuesta.
PREGUNTA 60: En relación con la ponderación técnica en Catering, Reservas y Alojamiento, solicitamos se acepte presentar permiso sanitario del o los proveedores con los cuales el proponente suministra este servicio. Es decir, no se limite a que el proponente cuente con dichos certificados, teniendo en cuenta que muchos de los servicios requeridos son tercerizados por los proponentes y más con el nivel de cubrimiento requerido en el presente proyecto.
RTA: se debe presentar permiso sanitario del o los proveedores con los cuales el proponente suministra este servicio (empresas aliadas)
PREGUNTA 61: En cuanto a la producción de eventos, se acepte para la asignación máxima de este componente, acreditar con un mínimo de 3 eventos diarios con un aforo mínimo de 200 personas
RTA: no se acepta la propuesta.
PREGUNTA 62: Respecto a la ponderación por convenios con entidades públicas o privadas para agilizar y minimizar riesgos, solicitamos a la Entidad considere modificar este componente puesto que si bien no es habilitante si es limitante y excluyente ya que no le permite a los proponentes participar en igualdad de condiciones.
RTA: no se acepta la propuesta
PREGUNTA 63: Así mismo solicitamos reducir a por lo menos 8 años la antigüedad requerida para la asignación máxima del puntaje establecido a numeral 2.1 es decir que no sean 10 años sino 8 el requerido para la asignación máxima de este puntaje.
RTA: no se acepta la propuesta