Contract

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos y obligaciones HSE (Salud y Seguridad laboral y de Procesos, y Ambiente) en todas las fases del proceso de Gestión de Abastecimiento; de manera que se asegure una adecuada y consistente ejecución de las actividades encargadas a los contratistas

2. DESARROLLO

2.1. ALCANCE: La aplicación de esta guía se extiende a:

• Contratos cuya ejecución o elaboración se realice dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. y de su control operacional.

• Compras y suministros en los cuales el proveedor incluya pruebas, garantías o servicios adicionales que involucren uno o varios de los siguientes servicios:

✓ Instalación y montaje

✓ Puesta en marcha

✓ Mantenimiento preventivo (de cualquier tipo)

✓ Otras actividades intrusivas, inmersas en estos, que sean realizadas dentro de las instalaciones o en áreas bajo el control operacional de Ecopetrol S.A.

En este último caso, el Funcionario Solicitante de la compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran en este documento, y una vez realizada ésta, el Funcionario de Seguimiento del Contrato (Tier 1: Líder técnico, Tier 2: Profesional de Seguimiento contractual o Profesional de Gestion Contractual y Tier 3: Profesional de Gestión Contractual), según aplique asegurará el cumplimiento de todos los requisitos que en materia de HSE deba cumplir el proveedor con el apoyo de los equipos funcionales dispuestos por la compañía.

Este documento no aplica a contratos o compras o suministros cuya ejecución o elaboración se realice fuera de las instalaciones de ECOPETROL S.A. y de su control operacional1; en este evento, el Contratista debe cumplir con la normatividad legal en HSE.

De otra parte, en el evento que se requiera ampliar el objeto y/o el alcance de un contrato en ejecución, o modificar el tiempo de ejecución pactado inicialmente, es responsabilidad del Funcionario Autorizado previos los entregables del Funcionario de Seguimiento del Contrato con el soporte del profesional de la Vicepresidencia de HSE que soporta al negocio en la temática requerida revisar, validar y de ser necesario ajustar a las nuevas condiciones, la definición del máximo nivel de Riesgo de las actividades del contrato y los requisitos HSE del mismo, e incluirlos en el respectivo documento contractual que aplique; verificando previamente la idoneidad en HSE xxx xxxxxxx para asumir dicho nivel de riesgo, de acuerdo con el numeral 3 del presente documento

1 Los contratos desarrollados fuera de instalaciones de Ecopetrol en los que, como parte de la naturaleza del mismo, sea necesaria la realización de reuniones previas al arranque, de alineamiento del contratista, y de presentación de resultados dentro de las instalaciones de Ecopetrol, serán considerados como ejecutados 100% fuera de las instalaciones de la Compañía.

2.2. REQUISITOS Y OBLIGACIONES EN HSE EN LAS FASES DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

2.2.1. Fase de Alistamiento de Proveedores: Los requisitos de idoneidad en HSE de los proveedores definidos por subcategoría/agrupador del servicio por la Vicepresidencia HSE en equipo con los negocios se relacionan en el documento Árbol de Categorías, ubicado en la Comunidad de Práctica de Abastecimiento para su consulta2.

En consonancia con el proceso de gestión de proveedores, la verificación de los requisitos que se exigirán en los Métodos de Elección de contratistas, se hará en el registro y habilitación del proveedor en el Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol (SIPROE), según la subcategoría/agrupador del servicio a contratar y de acuerdo con lo definido a continuación.

A. REQUISITOS MÍNIMOS EN HSE

En el caso de OFERENTES operando en Colombia, El OFERENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del OFERENTE (en el caso de OFERENTE Conjunto), debe acreditar que cuenta con un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con lo estipulado en la legislación colombiana, acreditado mediante certificación de su ARL expedida en el último año, y Reporte del registro de autoevaluación de estándares mínimos SG-SST y el respectivo plan de mejoramiento del último año (según aplique), cargado en el sitio web establecido por el Ministerio del trabajo; considerándose aceptables las autoevaluaciones superiores a 85% (850/1000). De acuerdo con la Resolución 312 de 2019 y circular 0071 de MinTrabajo de noviembre de 2020.

B. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL CERTIFICADO O EVALUADO PARA LAS SUBCATEGORÍAS/AGRUPADORES QUE ASÍ LO SOLICITEN

El OFERENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del OFERENTE (en el caso de OFERENTE Conjunto), debe acreditar que:

1. Cuenta con alguna de las siguientes certificaciones, asociada a la naturaleza del contrato3, vigente:

a. RUC, con una calificación de mínimo 80%, expedido por el Consejo Colombiano de Seguridad, ó

b. Certificación ISO 45001 expedida por una entidad certificadora; ó

c. Certificación bajo otros estándares reconocidos por la industria petrolera, Código IGS/ISM Code ó Norsok S-006, x XXXX, expedida por una entidad certificadora.

Aspectos a tener en cuenta:

• La entidad que expida la certificación debe estar reconocida por el ente de control del país de origen de la certificación y debe ser verificable, por ejemplo, en la página web de la IAF xxxx://xxx.xxx.xx/, o de la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx), etc.

• En el caso de la evaluación bajo el esquema Norsok S-006, serán válidas aquellas expedidas en los últimos dos años por entidades acreditadas para evaluar ISO 45001 e ISO 14001.

• De acuerdo con la finalización de la migración a la norma ISO 45001, las certificaciones OHSAS 18001 tendrán validez hasta el 30 de septiembre de 2021.

• No son aceptables auto certificaciones o auto declaraciones o certificaciones que se encuentren en proceso de auditoría.

2 xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/:x:/x/xxxxx/xxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxxxxXXX/_xxxxxxx/00/Xxx.xxxx?xxxxxxxxxx%0XXX00000X-0X0X-0XXX-0XXX- 3052749C9DE8%7D&file=Arbol%20publicado%202021%20Abril%2026.21.xlsx&action=default&mobileredirect=true

3 Entiéndase la naturaleza del contrato, como el tipo y/o clasificación genérica bajo la cual se enmarca el objeto y alcance de la actividad que se contrata; ejemplo de ello, puede ser: construcción de obras civiles, servicio de alimentación, consultoría, transporte de hidrocarburos, transporte de personal, mantenimiento mecánico, mantenimiento eléctrico, mantenimiento de obras civiles, entre otras.

C. OTROS REQUISITOS EN HSE

A acreditar por el OFERENTE, de acuerdo con lo establecido en el Árbol de Categorías para los agrupadores que así lo consideran.

En los Métodos de Elección serán invitados a participar proveedores previamente inscritos en la herramienta SIPROE, que de acuerdo con la subcategoría/agrupador del servicio que aplique deberán acreditar y dar cumplimiento con los requisitos HSE.

En el evento en que los Líderes de Categorías o Funcionarios Autorizados consideren sustituir los requisitos de participación en HSE definidos para alguna subcategoría, deberán someterlo a consideración de la Vicepresidencia HSE con la debida justificación (ejemplo: único proveedor de la tecnología, servicios fuera de instalaciones de ECP y de su control operacional, imposibilidad xxx xxxxxxx especializado de cumplir, y demás documentadas), así:

• Enviar solicitud de sustituir los requisitos en HSE del proveedor al profesional a cargo de la Gestión HSE de Contratistas de la Vicepresidencia HSE, una vez verificada entre otros, la idoneidad técnica, de experiencia y capacidad económica del proveedor.

• El mecanismo sustituto de verificación de la idoneidad en HSE del proveedor, el reporte del resultado de la verificación de idoneidad, su vigencia, así como cualquier recomendación u obligación derivada, será establecida por el profesional a cargo de la Gestión HSE de Contratistas de la Vicepresidencia HSE.

• El mecanismo de sustitución definido será ejecutado por el profesional que soporta la gestión HSE del área solicitante del servicio a contratar, dependiendo del resultado del ejercicio, se podrán presentar las siguientes situaciones: que el proveedor sea Aceptable para habilitación, Habilitado con restricciones O no recomendada su habilitación.

• El profesional a cargo de la gestión HSE de contratistas de la Vicepresidencia HSE remitirá a Sistema de Información de Proveedores - SIPROE o el que haga sus veces el concepto final con base en los resultados de la aplicación del mecanismo de sustitución para efectos de la habilitación del proveedor e incorporación de lo correspondiente en los documentos del método y/o del contrato por parte del Funcionario Autorizado.

2.2.2. Fase de Planeación: Una vez establecidas las necesidades de la contratación, el Funcionario Solicitante asegurará:

• Que el contrato objeto de planeación se encuentre dentro del agrupador del árbol de categorías. De no ser así, debe consultar con la Gerencia de Abastecimiento la inclusión de la subcategoría correspondiente, quien comunicará a la Vicepresidencia de HSE para la definición de los requisitos en HSE que aplicarán al nuevo agrupador.

• Que el profesional de la Vicepresidencia de HSE que soporta al negocio asesore:

a. La definición del nivel de riesgo HSE del contrato y los requisitos HSE específicos con base en el documento GAB-F-208 obligaciones específicas del contratista en materia HSE para contratos de riesgo M, H y VH.

b. La definición de los KPI HSE a evaluar en el desempeño del contrato, teniendo en cuenta los formularios genéricos por nivel de riesgo en HSE del contrato y los formularios estándar definidos por categorías y/o agrupador, según lo definido en el documento GAB- P-013 Procedimiento de Desempeño de contratistas. Los modelos de evaluación pueden ser consultados en modelos estándar KPI HSE

• Que en la planeación de servicios de riesgo M, H y VH, participe por lo menos un funcionario con conocimiento de la actividad objeto de la contratación, quien asegurará que se establezcan los requerimientos para que toda tarea se complete con seguridad, de acuerdo con procedimientos y/o prácticas seguras de trabajo, y consistentes con los principios y características esenciales de Seguridad de los Procesos.

• Que el responsable de la planeación incluya las obligaciones contractuales generales que en materia de HSE debe cumplir el Contratista, sus subcontratistas y proveedores, éstas serán consultadas en la página web (según aplique), así mismo incluidas en los Documentos del Método de Elección por el responsable de la planeación, de acuerdo con el nivel de riesgo del contrato:

a. Anexo Obligaciones generales del contratista en materia de HSE con códigos GAB-F-206 para contratos de riesgos L/N y GAB-F-207 para contratos de riesgo M, H/VH, o los documentos que los modifiquen, deroguen o sustituyan

b. Anexo HSE contratos con personas naturales con código GAB-F-299, en el caso de contratos de prestación de servicios a ejecutarse con personas naturales, que superen un mes o que incluyan actividades catalogadas como de alto riesgo por el Ministerio de Trabajo independientemente de su duración.

Para realizar una adecuada definición de aspectos HSE en la planeación de contratos, se deberá tener en cuenta entre otra, la siguiente información:

a. Identificación de las actividades a ejecutar, el lugar de ejecución de las labores (incluyendo instalaciones de apoyo como campamentos y oficinas temporales, etc.).

b. Los métodos de trabajo a utilizar

c. Se debe revisar si el alcance de las actividades a ejecutar podrá generar algún cambio en la tecnología del proceso o la infraestructura industrial y no industrial

d. Se revisarán las lecciones aprendidas e incidentes ocurridos en el área de ejecución de los servicios y en contratos similares.

e. Se analizarán las tareas a realizar durante la ejecución del contrato, de forma que se aplique la mejor tecnología de proceso y se seleccionen equipos que permitan disminuir la exposición al riesgo, a un nivel tan bajo como sea razonablemente factible.

f. Cuando en la planeación del contrato se juzgue pertinente, se deberá incluir en el Anexo especifico (GAB-F-208) y en las especificaciones técnicas del contrato, otros requerimientos HSE que deban ser aplicados por contratistas de operación y mantenimiento y aquellos que estén expuestos a los riesgos de proceso. Para ello se consultarán las autoridades técnicas en seguridad de procesos, y/o el profesional de la Vicepresidencia de HSE que soporta al negocio.

Nota: Para los servicios en los que el riesgo ambiental es alto, se incluirá como factor HSE en el análisis de ofertas que el OFERENTE o uno de los integrantes del OFERENTE (en caso de OFERENTE conjunto) tenga ISO-14001/2004 o posterior vigente, cuyo puntaje a asignar será el que se defina en la estrategia, pudiéndose integrar a este más factores de evaluación en HSE de acuerdo con el Documento Interno para el Análisis de Oferta (GAB-F-261).

2.2.3. Fase de selección y contratación:

• Audiencia informativa y/o visita de campo: Su objetivo consiste en aclarar dudas sobre el alcance del contrato y sus requisitos específicos en HSE; y están direccionadas a contratos de riesgo mayor (H/VH), en donde los riesgos de procesos adquieren relevancia.

Se ejecutarán de acuerdo con lo establecido en la etapa de planeación y definidas en los documentos del Método de Elección por parte del Funcionario Autorizado. En ellas, se comunicará a los interesados, las fechas para la reunión de aclaración de dudas sobre el contenido del contrato, y de requerirse, la visita de reconocimiento a las instalaciones de ECOPETROL, donde se van a ejecutar los servicios en cuestión; siendo responsabilidad del Funcionario Solicitante asegurar la participación del funcionario con conocimiento de la actividad objeto de la contratación en la audiencia informativa y visita de campo, si se define su ejecución.

La visita de los OFERENTES a las instalaciones que serán utilizadas en la ejecución del objeto del contrato, debe ser monitoreada por un representante del negocio en el sitio, que conozca y entienda el alcance del contrato; de forma que el proveedor visualice a priori elementos críticos para su ejecución, incluyendo potencial conocido de incendio, explosión, o riesgos de emisión tóxica relacionados con el trabajo y el proceso (para contratistas trabajando en o cerca de un proceso que contenga sustancias peligrosas); reglas y procedimientos de seguridad de la instalación, incluyendo prácticas seguras de trabajo para el control de riesgos y entrada a áreas de proceso; y elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias de la instalación, entre otros.

2.2.4. Fase de ejecución: Una vez asignado el contrato, revisado y validado el plan HSE, para asegurar el compromiso del Contratista con todos los términos contractuales, se realizarán acciones de alineación antes de dar inicio a la ejecución del contrato; así como el seguimiento, monitoreo y evaluación a la implementación del plan HSE durante la ejecución de las labores, dando énfasis a la comunicación directa y clara entre ECOPETROL y el Contratista.

• Kick Off Meeting: En contratos de riesgo M, H/VH, en el kick off meeting o en una reunión enfocada a aspectos HSE, los líderes del Contratista (máximo representante de la Gerencia o de la supervisión del contratista en campo), Funcionario de Seguimiento del Contrato, según corresponda y el profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio, tratarán los siguientes aspectos:

a. Política Integral de ECOPETROL.

b. Objetivos y metas HSE del contrato e indicadores de desempeño en HSE a monitorear durante el desarrollo del mismo.

c. Reportes HSE y frecuencia de elaboración.

d. Plan HSE de la empresa contratada, específico para el contrato y conforme a las obligaciones del contrato.

e. Responsabilidades de cada una de las partes y líneas de comunicación.

f. Certificación de personal y equipos.

g. Requisitos legales y normas HSE internas de ECOPETROL; así como datos y orientación sobre los riesgos, características y exigencias HSE inherentes al alcance del contrato.

h. Verificación de la compatibilidad de los procedimientos y programa de respuesta a emergencias del Contratista con los de ECOPETROL.

i. Alcance del procedimiento para el control del trabajo a implementar.

j. Ubicación y condiciones de instalaciones provisionales, si aplica.

k. Revisión de la licencia ambiental y/o actos administrativos, si aplica.

l. Procedimiento y frecuencia de las reuniones HSE, verificaciones, inspecciones y evaluaciones HSE.

m. Hojas xx xxxx y/o documentos puente, de acuerdo con lo establecido en la planeación del contrato.

En el acta de la reunión se debe identificar y registrar cual(es) representante(s) de ECOPETROL y del Contratista, serán los facilitadores para asuntos HSE durante la vigencia del contrato.

Nota: Para la contratación de servicios de corto plazo (duración menor de quince días calendario al año y valoración de riesgo L y M); o en caso de que la formalización por escrito del instrumento contractual esté imposibilitada (por ejemplo, en caso de Emergencia):

a. La ejecución del servicio se acompañará, a través de un representante de ECOPETROL, establecido formalmente al inicio del contrato.

b. Se entregará al CONTRATISTA la información HSE básica del área o instalaciones donde trabajará, y los procedimientos de emergencia aplicables, riesgo del sitio; así como el esquema de control de trabajo. Con base en la información suministrada, el CONTRATISTA diligenciará su Plan HSE ajustado al alcance del Contrato, con la siguiente estructura:

1. Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que puedan afectar la integridad

de los trabajadores en el Contrato a realizar, el ambiente y/o infraestructura y medidas de control a implementar

2. El plan de emergencias, incluyendo MEDEVAC y capacidad de respuesta durante la ejecución del Contrato

3. Listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas, incluyendo la evaluación de riesgos y certificados de competencias para las especialidades que lo requieran.

4. Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos, si aplica.

5. Procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales, si aplica.

Nota: Independientemente de los puntos anteriores, se deberá considerar el cumplimiento de todos los requisitos legales – o de otra índole – que sean aplicables.

• Movilización: Previa movilización de equipos, en el evento que esta actividad se encuentre bajo el control operacional de ECOPETROL, el Contratista debe entregar un plan de movilización y asegurar que todo el personal involucrado cumpla con las capacitaciones básicas, incluyendo inducciones específicas en el(los) sitio(s) de las labores. De otra parte, las áreas y/o instalaciones de ECOPETROL a ser utilizadas por el contratista, si aplica, quedarán delimitadas, para efectos de asegurar su administración y supervisión.

• Reuniones y comités HSE: Con el fin de comunicar al Contratista los resultados de su desempeño, y esclarecer dudas respecto a la gestión HSE esperada, es necesario implementar siempre una estrategia o plan de comunicación continuo para el contrato. De esta forma, sistemáticamente el contratista, el Funcionario de Seguimiento del Contrato, y el profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio, analizarán los reportes de investigaciones de incidentes y accidentes e incidentes potenciales ocurridos al Contratista, las tendencias de los aseguramientos de comportamiento, los resultados de las inspecciones y evaluaciones de desempeño, de manera que se realimente con recomendaciones y posibles mejoras al contratista.

De otra parte, se realizarán comités con contratistas en las diferentes áreas, bajo el asesoramiento del profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio, de manera que se logre su alineación con la política integral de ECOPETROL S.A., se identifiquen las buenas prácticas implementadas, se compartan las lecciones por aprender, se resalten los buenos desempeños, y se revisen los planes de acción basados en las oportunidades de mejora identificadas durante la ejecución de los contratos. (Ver Anexo 1).

Nota: Si durante la ejecución existe un cambio de alcance del contrato se deberá realizar un análisis y valoración de riesgos producto del cambio.

• Monitoreo y verificación: Las actividades de monitoreo y verificación del desempeño del Contratista incluye entre otras:

a. Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales.

b. Auditorías HSE

c. Inspecciones planeadas y no planeadas

d. Aseguramiento de comportamientos.

e. Identificación y reporte de Hallazgos HSE del contrato

f. Seguimiento a los indicadores HSE.

g. Evaluaciones de desempeño.

La evaluación y monitoreo, asegurará la disciplina operativa en el cumplimiento de los siguientes puntos:

a. Procedimientos operativos y de respuesta a emergencias, incluyendo simulacros.

b. Procedimiento de control del trabajo, incluyendo el Plan de capacitación en los módulos del manual de control de trabajo de Ecopetrol, cuando aplique.

c. Legislación aplicable y de los requisitos contractuales HSE.

d. Planes de acción asociados al cumplimiento de objetivos y metas contractuales.

e. De igual manera, se deberá revisar si existen o pueden existir cambios en la tecnología del proceso, en personal crítico o en las actividades o procedimientos operacionales. En caso de que existan cambios, se deben asegurar los lineamientos correspondientes.

• Desmovilización: El Funcionario de Seguimiento del Contrato, definirá junto con el contratista la estrategia de desmovilización, para ello, evaluarán los riesgos HSE y sus controles, e identificarán requerimientos xx xxx y de Ecopetrol que requieran seguimiento particular, para lo cual se podrán apoyar en el profesional a cargo de la gestión HSE de contratistas de la Vicepresidencia HSE. Los recursos y el talento humano requerido para asegurar la implementación del plan HSE del contratista, se mantendrán durante la desmovilización.

2.2.5. Fase de finalización o cierre:

• Evaluación post contrato: La consolidación de la evaluación del desempeño del Contratista para todos los niveles de riesgo, se realizará después de haber concluido la prestación de servicios o entrega de obra, y deberá considerar los registros de los resultados de las inspecciones, verificaciones, auditorías, reuniones, de acuerdo con el procedimiento de desempeño de contratistas de Ecopetrol.

En el caso de contratos de riesgo H y VH, los resultados se comunicarán al Contratista en una reunión formal de realimentación, que será liderada por el Funcionario de Seguimiento del Contrato y contará con la participación del profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio, así como los representantes de las áreas de ECOPETROL involucradas; en conjunto con representantes de operaciones y HSE del Contratista. Dicha reunión quedará registrada en un acta que documente todos los puntos discutidos, y será enviada a los representantes del Contratista para formalizar la conclusión del contrato, difundir la información a los interesados y hacer la realimentación del registro en SAP. Siendo importante registrar tanto oportunidades de mejora del proceso de gestión de contratistas de ECOPETROL, como aquellas relacionadas con la gestión HSE propia del Contratista, en el portal de lecciones aprendidas de gestión del conocimiento.

2.3. Roles y Responsabilidades

Los siguientes son los roles, responsabilidades y conocimientos críticos, asociados a la Gestión HSE de Contratistas de ECOPETROL. Para más detalle, consultar el Anexo 2, Matriz RASCI de la Gestión HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S.A.

En los casos en los que se requiera contratar interventorías tercerizadas, toda contratación de cualquier apoyo o Interventor con función exclusiva en HSE, debe contar con aprobación de la Vicepresidencia de HSE.

Roles y responsabilidades generales asociados a la Gestión HSE de Contratistas

ROL	RESPONSABILIDADES	CONOCIMIENTO
Líderes de categorías de abastecimiento /Funcionario Autorizado	✓ Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejora continua de la gestión HSE de contratistas; de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Vicepresidencia de HSE.	✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A.
Líderes de línea: Gerentes/Jefes/ Líder in situ	✓ Asegurar que en su área de responsabilidad se evalúe la Gestión HSE de Contratistas. ✓ Identificar y corregir a través de sus equipos de trabajo, las brechas en del desempeño HSE de los contratistas. ✓ liderar comités HSE con los Contratistas	✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A.
Funcionario de Seguimiento del Contrato	✓ Liderar la estructura de control de gestión del contrato. ✓ Fomentar con el Contratista el trabajo en equipo y el empoderamiento organizacional. ✓ Ejecutar el proceso de evaluación del desempeño HSE de los contratistas. ✓ Liderar las conversaciones y revisiones de los asuntos HSE de sus contratos ✓ Efectuar el control y seguimiento al desarrollo saludable, seguro y ambientalmente responsable del objeto contractual.	✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ✓ Curso básico de control del Trabajo. ✓ Procedimiento de gestión de incidentes.
Profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio	✓ Participar en el proceso de planeación de los contratos, brindando soporte técnico HSE en la definición de riesgos del contrato y las obligaciones HSE específicas del contrato. ✓ Xxxxxxx soporte técnico a las gerencias y al Funcionario de Seguimiento del Contrato en la gestión de riesgos asociada a las operaciones de los contratistas, de acuerdo con lo establecido en la matriz RASCI.	✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ✓ Curso básico de control del Trabajo. ✓ Procedimiento de gestión de incidentes. ✓ Legislación HSE.
Profesional a cargo de la Gestión HSE de Contratistas de la Vicepresidencia HSE	✓ Expedición de directrices y definición de mecanismos de control. ✓ Asesorar a los Profesionales de la Vicepresidencia HSE que soportan a los negocios y la línea de mando en la aplicación del presente documento. ✓ Evaluar la adherencia de las unidades de negocio a la Guía, identificando desviaciones que generen acciones mejoramiento del proceso.	✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas.

ROL	RESPONSABILIDADES	CONOCIMIENTO
Interventoría Tercerizada (cuando aplique)	✓ Efectuar el control y seguimiento al desarrollo saludable, seguro y ambientalmente responsable del objeto contractual. ✓ Gestionar la entrega por parte de los contratistas de la información requerida para: Informes de Cumplimiento Ambiental, informes a Entes de Control e indicadores ambientales establecidos en el Clausulado de Contratación Verde, que aplique. ✓ Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, el control de los documentos que evidencien el cumplimiento de la gestión HSE del contratista.	✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ✓ Curso básico de control del Trabajo. ✓ Procedimiento de gestión de incidentes.

3. CONTINGENCIAS

No aplica

RELACIÓN DE VERSIONES

Documento Anterior
Versión	Fecha dd/mm/aaaa	Código y Título del Documento	Cambios
2	19/04/2013	ECP-DHS-G-043- GESTIÓN DE CONTRATISTAS – FOCO HSE	Actualización del documento: adiciones en el numeral 3.1 Recursos para la Gestión HSE; modificación del numeral 3.1.4 Definición de los Factores HSE de Evaluación (asignación de puntaje) y cambio de la sigla ARP por ARL
Documento Nuevo
Versión	Fecha dd/mm/aaaa	Cambios
1	13/02/2015	Cambio factores HSE de evaluación de oferta, actualización matriz RACI Para alineación con los procesos de Genoma.
2	07/07/2016	Alineación al nuevo proceso de Gestión de Abastecimiento. Ajuste de la Matriz RACI al Modelo de Ejecución Contractual. Inclusión de anexos sobre comités HSE con contratitas, y requerimientos técnicos en HSE para contratos de Interventoría en Ecopetrol.
3	28/12/2017	Alineación al nuevo proceso de abastecimiento.
4	16/03/2021	Actualización requisitos mínimos en HSE, Sistema de gestión de seguridad y salud laboral certificado o evaluado para las subcategorías/agrupadores que así lo soliciten, alineación roles y responsabilidad de interlocutores.
5	28/09/2021	Cambio de nombre de la guía alineándolo al objetivo, alineación de roles y responsabilidades al nuevo modelo de Gestión Contractual, Se excluye de los requisitos HSE la certificación OHSAS 18001, Ajuste en la fase de Alistamiento definiendo el paso a paso, ajuste en nivel y frecuencia de los comités HSE con contratistas.

Para mayor información dirigirse a:

Autor(es): Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxx con el apoyo del Departamento de Excelencia de Abastecimiento

Teléfono: Buzón: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx

Dependencia: Departamento de Planeación y Mejoramiento HSE

Revisado electrónicamente por:	Aprobado electrónicamente por:
XXXXXXXX XXXXX XXXX Jefe Departamento de Excelencia de Abastecimiento Cédula de Ciudadanía No. 52.697.400 Gerencia de Abastecimiento	XXXXX XXXXXXXX XXX XXX Jefe de Departamento de Planeación y Mejoramiento HSE Cédula de Ciudadanía No. 74.433.466 Vicepresidencia HSE
Documento firmado electrónicamente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2364 de 2012, por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Para verificar el cumplimiento de este mecanismo, el sistema genera un reporte electrónico que evidencia la trazabilidad de las acciones de revisión y aprobación por los responsables. Si requiere verificar esta información, solicite dicho reporte a Service Desk.

ANEXO 1

Comités HSE con contratistas

A continuación, se establecen los parámetros bajo los cuales se realizarán los Comités HSE con contratistas a nivel de áreas de la compañía, diferentes a las reuniones contractuales establecidos por el Funcionario de Seguimiento del Contrato para la óptima ejecución de las obras o servicios.

1. Alcance de los comités. Se consideran dos espacios de comités HSE con contratistas, cuya descripción se presenta en la Tabla 1.

2. Agenda típica de las reuniones

N°	Tema	Responsable	Observaciones	Tiempo sugerido (min)
1	Momento de reflexión	Líder	Se recomienda presentar la lección aprendida de un incidente de alto potencial en Ecopetrol o reflexión de HSE aplicable.	15
2	Revisión de la Política objetivos, metas y resultados de Ecopetrol	Líder	Incluir un tablero de indicadores HSE y análisis de tendencias.	15
3	Revisión de estado de los compromisos	Líder	Para incumplimientos, acordar acciones de recuperación, Incluir indicadores.	10
5	Tema central	Contratistas	Seleccionar previamente una o varias experiencias de firmas contratistas para ser presentadas; relacionadas con el tema central escogido	20
6		Representante de Ecopetrol	Tema central previamente establecido	20
7	Reconocimiento a la Gestión HSE de los Contratistas	Representante de Ecopetrol	Los líderes de la reunión definirán la forma en que se realizará el reconocimiento.	20
8	Lectura y acuerdos de nuevos compromisos	Secretario		10
9	Evaluación y cierre de la reunión	Xxxxx y secretario		10

3. Objetivo y Alcance de los Comités HSE con contratistas

Objetivo del Comité: Revisar el desempeño y los resultados HSE, realizar alineación de políticas, metas y objetivos de ECOPETROL con los de los contratistas y divulgar buenas prácticas.
Tipo	Duración	Frecuencia mínima	Contratistas objetivo	Participantes
				Por Ecopetrol	Por el Contratista
A nivel de Vicepresidencias Operativas, Gerencias y Proyectos	2 horas	Semestral	Contratistas de alto impacto por: • Valoración de riesgo HSE de las actividades, • Contribución del contrato al logro de resultados del negocio, • Cantidad de trabajadores	• Vicepresidente • Gerentes y/o Líderes operativos o de proyectos • Funcionario de Seguimiento del Contrato • Profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio.	• Gerente General o del contrato • Líder HSE del Contratista • Responsable del contrato en campo (máximo representante de la línea operativa).

4. Entradas de los comités

Con el fin de estructurar adecuadamente las reuniones, se revisará lo siguiente:

✓ Compromisos contractuales

✓ Obligaciones legales y normatividad

✓ Indicadores preventivos y reactivos y Metas establecidas.

✓ Compromisos de las anteriores reuniones.

✓ Investigaciones de accidentes y Lecciones aprendidas.

✓ Buenas prácticas implementadas por los contratistas.

✓ Temática central y mensajes claves que manejara la organización a nivel de Vicepresidencias y Gerencias al interior de éstas, con el fin de mantener uniformidad.

✓ Otros según la naturaleza del tema a tratar.

5. Salidas de los comités.

Se consideran como resultados esperados de las reuniones, los siguientes:

✓ Documentos de soporte – según tema de aseguramiento tratado.

✓ Compromisos de la reunión

✓ Ajustes de los planes de acción, si aplica

✓ Otros según la naturaleza del tema central tratado

6. Registros de los comités.

Como entregables de los comités con contratistas, se tendrán:

✓ Actas de reunión en formato de Ecopetrol

✓ Agenda de la Reunión – Citación por correo

✓ Presentaciones utilizadas en la reunión, incluyendo indicadores revisados

✓ Lista de compromisos en el portal y su seguimiento.

✓ Soporte de asistencia, en esquema de Ecopetrol

ANEXO 2

Matriz RASCI para la Gestión HSE de contratos en Ecopetrol

ROLES Y FUNCIONES*	Funcionario Solicitante	Funcionario Seguimiento de Contratos	Responsable del Área (*)	Profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio
PLANEACIÓN
Conformar el equipo de planeación idóneo, incluyendo función HSE, para contratos de riesgo M, H y VH	R
Definir nivel de riesgo, obligaciones específicas del contratista en materia de HSE, de acuerdo con la normativa interna de ECP	A, I			R
ELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Participar a través de un representante en la audiencia informativa y acompañar la visita de campo, cuando aplica.	A, R
EJECUCIÓN
Garantizar el despliegue del modelo de gestión HSE, directrices, procedimientos, programas corporativos, reglas y estándares de ECOPETROL, a los Contratistas.		R	A	S
Asegurar la afiliación a la ARL, pago y desafiliación de los contratistas personas naturales de acuerdo con lo establecido en el Decreto 723 de 2013; con soporte de requerirse por parte de la Coordinación de Aseguramiento Laboral Contractual de Abastecimiento.		A, R
Asegurar la ejecución de la fase III del proceso de inducción HSE definida por Ecopetrol.		I	R, A	C
Validar el plan HSE (para contratos M y H/VH), verificando su correspondencia con el alcance del contrato.		A, C, I	I	R

ROLES Y FUNCIONES*	Funcionario Solicitante	Funcionario Seguimiento de Contratos	Responsable del Área (*)	Profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio
Monitorear la ejecución saludable, segura y ambientalmente responsable del servicio de los contratistas en su área; informando desviaciones al Funcionario de Seguimiento del Contrato o quien haga sus veces		A, I	R	S
Hacer seguimiento al desempeño HSE de los contratistas, y a la efectividad de los planes de acción y mejora frente a los hallazgos producto de evaluaciones, auditorías, inspecciones, aseguramiento de comportamientos, investigación de incidentes, etc.		A, R	C, I	S
Liderar la Evaluación de desempeño HSE del contratista de acuerdo con el procedimiento establecido		A, X	X	X
Gestionar la entrega por parte de los contratistas de la información requerida para los Informes de Cumplimiento Ambiental (ICA), RUA (Registro Único Ambiental del Sector de Hidrocarburos del IDEAM), informes a Entes de Control, e indicadores ambientales establecidos en el Clausulado de Contratación Verde, según aplique.		R, I		C, S
Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, el control de los documentos que evidencian el cumplimiento de la gestión HSE de Contratistas; y su envió al archivo central.		A,R		C
FINALIZACIÓN O CIERRE
Garantizar el despliegue del modelo de gestión HSE, directrices, procedimientos, programas corporativos, reglas y estándares de ECOPETROL, a los Contratistas.		R	A	S

(*) Jefes, Coordinadores o Supervisores del área donde el contratista ejecutará el contrato.

R: Responsable A: Garante/Rinde Cuentas C: Consultado S: Soporte I: Informado