Contract
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EXPOSICIÓN COMERCIAL/ TECHNICAL EXHIBITION
CONTENIDO/ CONTENT
PLANO EXPOSICIÓN COMERCIAL………………………………………… FLOOR PLAN OF THE TECHNICAL EXHIBITION AREA | Pag. 3 |
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE STANDS …………………………... SPACES AND COST CHART | Pag. 5 |
CARTA/CONTRATO PARA ESPACIO DE EXPOSICIÓN ……………….. TERMS OF PAYMENT AND DISCOUNT | Pag. 7 |
TIPOS DE PATROCINIOS…………………………………………………….. APPLICATION/CONTRACT FOR EXHIBIT SPACE | Pag. 9 |
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE XXXXXXXXXXX………………….... SPONSORSHIPS | Pag. 10 |
CARTA/CONTRATO DE XXXXXXXXXXX …………………………………... APPLICATION/CONTRACT FOR SPONSORSHIPS | Pag. 11 |
CONTACTO …………………………………………………………………….. CONTACT | Pag. 13 |
REGLAMENTO EXPOSICIÓN COMERCIAL ………………………………. EXHIBIT AREA RULES AND REGULATIONS | Pag. 13 |
El Comité Organizador del CONGRESO CONMEMORATIVO DEL 73° ANIVERSARIO DE LA
ACADEMIA MEXICANA DE PEDIATRÍA, tiene el agrado de invitarle a participar en la exposición comercial que se llevará a cabo del 17 al 19 de octubre del 2024 en el Hotel Marquis Reforma, Ciudad de México
The organizing committee for CONMEMORATIVE CONGRESS OF THE 73er ANNIVERSARY OF THE MEXICAN ACADEMY OF PEDIATRICS, has the honor to invite you to the technical exhibition that will take place from October 17th to 19th, 2024 at the Marquis Reforma Hotel, México City.
En este evento participarán más de 400 médicos especialistas. More than 400 medical specialists will participate in this event.
PLANO DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL / EXHIBITION AREA
TARIFAS DEL ÁREA COMERCIAL / SPACES AND COST CHART
Más 16% I.V.A. / Plus 16% V.A.T.
Los stands incluyen / The rental fee includes the following:
• Paredes divisorias de acuerdo a los m2 contratados / Dividing walls
• Un antepecho con el nombre de la empresa o marca / Letterhead with the name of your Company
• Un contacto doble polarizado a 110 volts / One double outlet
• Una mesa con mantel y dos sillas / One table and two chairs
• 3 gafetes por cada 9 m2 contratados / 3 exhibitor badges per 9m2
Nos reservamos el derecho de realizar cambios en la ubicación del stand, si el Comité Organizador del congreso lo considera necesario. De ser así, se respetará el total de metros cuadrados del área contratada.
We reserve the right of changing the location of your xxxxx in accordance with the surface rented
En el límite de colindancia con un stand continuo no está permitido instalar división, mueble o equipo de cualquier tipo que exceda de 2.50 metros de altura.
Maximum height allowed is 2.50 meters in adjacent walls with other booths
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE STANDS / SPACES AND COST CHART
B.P. Servimed deberá recibir la carta contrato firmada por un representante autorizado de la empresa por el espacio comercial requerido en el cual debe señalar el tipo de equipo o productos que se exhibirán durante el evento. EN NINGÚN CASO SE AUTORIZARÁ LA PROMOCIÓN DE EQUIPO USADO. En caso de hacerlo se hará acreedor a la expulsión del evento sin derecho a devolución de la cantidad pagada.
Please complete the enclosed Exhibition Contract and return it to B.P. Servimed. Upon receipt of your contract, we will send you a confirmation and invoice for an advance payment of 50% of the total amount.
You will be given three choices of xxxxx, and we will assign in a first come first served basis.
The exhibition of USED EQUIPMENT is forbidden. If the exhibitor does not comply to this rule, will be expelled from the exhibition and will not receive any refund.
CONDICIONES DE PAGO DE STANDS / TERMS OF PAYMENT AND DISCOUNT
Se considera el stand como reservado una vez que se ha recibido el 50% de anticipo y el contrato firmado por un representante autorizado de la empresa.
Descuentos Aplicables
* | Si paga el 100 % del stand antes del 16 xx xxxxx del 2024 tendrá un descuento del 10%. |
* | Si paga el 50 % del stand antes del 16 xx xxxxx del 2024 y el segundo pago antes del 16 de julio de 2024 tendrá un descuento del 5% aplicable en el segundo pago. |
Por ningún motivo se autorizará la instalación de un stand si éste no se encuentra liquidado en su totalidad.
El stand deberá ser liquidado en su totalidad al menos 30 días antes de la fecha del inicio del evento.
After the enclosed Exhibition Contract is received by the Congress Organizer, a confirmation and an invoice for the 50% of the total amount will be sent and is due three weeks after receipt
Discounts may apply as follows:
* 10% discount if the total amount is paid by June 16th, 2024
* 5% discount if 50% of the total amount is paid by June 16th, 2024 and the other 50% by July 16th, 2024
The setup of x xxxxx will not be authorized if it is not fully paid. The xxxxx must be paid in full at least 30 days before the event begins.
CANCELACIONES DE STANDS / CANCELLATION
Las cancelaciones del espacio comercial hasta 60 días antes del evento causarán un cargo del 10% del total del stand por el concepto de gastos administrativos. Las cancelaciones del espacio comercial entre 59 y 30 días antes del evento causarán un cargo del 20% del total del stand por el concepto de gastos administrativos. Cancelaciones 29 días antes del evento no ameritará devolución alguna.
If the hired space is cancelled 60 days prior to the congress, a 10% rental fee will be charged due to administrative expenses. If the space is cancelled between 30 and 59 days before the event, a 20% rental fee will be charged. If the space is cancelled less than 30 days before the congress, the total rental fee will be charged without any refund.
CONTRATISTAS / CONTRACTORS
La casa comercial deberá informar a B.P. Servimed dos meses antes de que inicie el evento el nombre de la empresa responsable del montaje de su stand y/o de los servicios que le brindará durante la exposición comercial. Esta empresa deberá contar un seguro de responsabilidad civil contra daños a terceros durante los días de montaje, los días de exposición comercial y los días de desmontaje.
The exhibitor must inform B.P. Servimed two months before the start of the event the name of the company responsible for setting up your stand and/or the services it will provide during the trade show. This company must have civil liability insurance against damage to third parties during assembly days, commercial exhibition days and disassembly days.
CARTA/CONTRATO PARA ESPACIO DE EXPOSICIÓN
Fecha de llenado de esta forma:
Empresa:
Dirección:
Calle No Ext. No. Int. Colonia Cód. Postal
Delegación Ciudad Estado País
Teléfono Celular
DATOS DE FACTURACIÓN
Razón Social:_
RFC:
Cuenta Bancaria (4 últimos dígitos): Método de Pago:
Domicilio Fiscal:
Nombre del Representante:
Cargo: Teléfono/celular donde localizarlo
Productos/Servicios que serán expuestos:
(Este contrato debe acompañarse de catálogos de los equipos, productos o servicios que se promocionarán)
Stand No. (s) / / 1ª opción 2ª opción 3ª opción
Requerimientos especiales
Pago anexo por la cantidad de $..................
Notas importantes:
1. Esta solicitud sólo se procesará al recibirse un depósito del 50% del valor del stand.
2. El expositor acepta todos los términos y condiciones del reglamento de la exposición comercial del cual es parte integral de este contrato.
3. La persona que firma el presente cuenta con los poderes necesarios otorgados por la compañía que representa.
Firma del representante autorizado Firma del representante de B.P. Servimed, S.A. de C.V.
APPLICATION/CONTRACT FOR EXHIBIT SPACE IN THE TRADE EXHIBITION
Date: _ Company name:
Mailing Address:
No Street City State
Zip code Country Telephone Country
INVOICE INFORMATION
Company name:
Official ID (VAT, RUT, RBC, etc.)_
Bank Account (last 4 digits ): Payment:
Name of the person in charge of the event:
Title: Phone / Extension
Products and services intended to be exhibited:
(This contract must be accompanied by the catalogues of the equipments, products or services to be exhibited)
Xxxxx No. (s) / / 1st Choice 2nd Choice 3rd Choice
Special requirements:
Enclosed payment in the amount of $.........................................
Important Remarks:
1. This contract will only be processed upon receipt of 50% of the total amount
2. The exhibitor accepts all the terms and conditions of the regulations of the exhibition Manual which is part of this contract.
3. The person who signs this contract is an authorized representative.
Signature of the authorized representative Signature of Servimed’s Representative
PATROCINIOS / SPONSORSHIPS
Estos son los patrocinios con los cuales puede participar en el evento:
The Organizing Committee cordially invites exhibiting companies to consider the following support opportunities:
Apoyos Académicos / Academic Support
• Apoyo a ponente / Accommodation for speakers or participants
• Servicio de café / Coffee Breaks
• Traducción simultánea / Simultaneous interpretation
Eventos Sociales / Social Events
• Cóctel de bienvenida / Welcome Reception
• Cena de profesores / Speakers’ Dinner
• Cena clausura / Closing Dinner
Participación Académica / Academic Participation
Blocks con plumas / Congress notebooks | $1,700.00 |
Inserción de folletos en mochilas / Bag inserts | $1,200.00 |
Gafetes / Badges | $4,600.00 |
Agujetas / Landyards | $1,300.00 |
Mochilas / Congress bags | $6,500.00 |
Señalización / Signage | $4,600.00 |
Publicidad en área registro / Advertising in registration area | $3,000.00 |
Publicidad en salón de profesores / Advertising in Speakers ready room | $2,500.00 |
• Apoyo a Talleres / Workshops Presencia de Marca / Branding
Patrocinios incluidos en el programa / Congress Sponsorships (included in the agenda)
Desayuno / Breakfast | $2,500.00 + alimentos / meals |
Comida / Lunch | $3,500.00 + alimentos / meals |
Taller o symposio (1 hora) / Workshop or symposium (1 hour) | $3,000.00 |
Costos USD / Más 16% I.V.A. / Plus 16% V.A.T.
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE PATROCINIOS / SPONSORSHIPS POLICIES
B.P. Servimed deberá recibir la carta contrato para participación y patrocinios firmado por un representante autorizado de la empresa por la participación o patrocinio requeridos llenando completamente la solicitud que se encuentra en la siguiente hoja.
B.P. Servimed should receive the following contract or quotation signed by an authorized representative of the company.
CONDICIONES DE PAGO DE PATROCINIOS / TERMS OF PAYMENT FOR SPONSORSHIPS
Se considera el patrocinio como reservado una vez que se ha recibido el 50% de anticipo y el contrato debidamente completado y firmado por un representante autorizado de la empresa. No existirá otra forma de reservación.
Upon receipt of your contract, we will send you a confirmation and invoice for an advance payment of 50% of the total amount.
Todas las participaciones o patrocinios deberán ser pagados en su totalidad al menos 30 días antes de la fecha del inicio del evento.
All sponsorships must be paid in full at least 30 days before the date of the start of the event.
CANCELACIONES DE PATROCINIOS / CANCELLATION FOR SPONSORSHIPS
Las Cancelaciones de la participación y patrocinio hasta 60 días antes del evento causarán un cargo del 10% por gastos administrativos. Cancelaciones entre 59 y 30 días antes del evento causarán un cargo del 20%. Cancelaciones 29 días antes del evento no ameritará devolución alguna.
If the sponsorship is cancelled 60 days prior to the congress, a 10% fee will be charged due to administrative expenses. If the sponsorship is cancelled between 30 and 59 days before the event, a 20% fee will be charged. If the sponsorship is cancelled less than 30 days before the congress, no refund will apply.
CARTA/CONTRATO PARA PATROCINIOS
Fecha de llenado de esta forma:
Empresa:
Dirección: | |||||
Calle | No Ext. | No. Int. | Colonia | Cód. Postal | |
Ciudad | Estado | País | |||
Teléfono | Celular | ||||
RFC de la Empresa | |||||
Nombre del Representante:
Cargo: Teléfono/celular donde localizarlo:
Tipos participación y patrocinios que desea contratar:
Apoyo a ponente | Blocks con plumas | |
Servicio de café | Inserción de folletos en mochilas | |
Traducción simultanea | Gafetes | |
Agujetas | ||
Desayuno | Mochilas | |
Comida | Señalización | |
Taller o symposio | Publicidad en área registro | |
Publicidad en salón de profesores | ||
Cóctel de bienvenida | ||
Cena profesores | ||
Cena Clausura |
Requerimientos especiales
Notas importantes:
1. Este contrato sólo se procesará al recibirse un depósito del 50% del valor del participación o patrocinio
2. El expositor acepta todos los términos y condiciones del reglamento de la exposición comercial del cual es parte integral de este contrato.
3. La persona que firma el presente cuenta con los poderes necesarios otorgados por la compañía que representa.
Firma del representante autorizado Firma del representante de B.P. Servimed, S.A. de C.V.
APPLICATION / CONTRACT FOR SPONSORSHIPS
Date:
Company name: | |||||
Mailing Address: | |||||
No | Street | City | State | ||
Zip Code | Country | Telephone | |||
Name of the person in charge of the event:
Title: Phone / Extension E-mail
Types participation and sponsorships that want to be hired:
Accommodation for speakers or participants | Congress notebooks | |
Coffee Breaks | Bag inserts | |
Simultaneous interpretation | Badges | |
Landyards | ||
Breakfast | Congress bags | |
Lunch | Signage | |
Workshop or symposium | Advertising in registration area | |
Advertising in Speakers ready room | ||
Welcome Reception | ||
Speakers’ Dinner | ||
Closing’ Dinner |
Special requirements:
Important Remarks:
1. This contract will only be processed upon receipt of 50% of the total amount
2. The exhibitor accepts all the terms and conditions of the regulations of the exhibition Manual which is part of this contract.
3. The person who signs this contract is an authorized representative.
Signature of the authorized representative Signature of the Servimed representative
CONTACTO / CONTACT
Si usted requiere mayor información, sírvase ponerse en contacto con: For more information please contact:
Xxxxxxx Xxxxxxx Tel. +52 (55) 9171 9570 ext. 128 | Xxxxxxx Xxxxxxxx Tel. +52 (55) 9171 9570 ext. 119 |
REGLAMENTO EXPOSICIÓN COMERCIAL / EXHIBIT AREA RULES AND REGULATIONS
B.P. Servimed, S.A. de C.V. tiene dentro de sus objetivos el organizar congresos y convenciones nacionales e internacionales de actualización para Médicos que deseen asistir a ellos. Asociada a dichos eventos, se cuenta con una exposición técnica, en la misma sede del curso o congreso, en la cual, las compañías que comercializan equipo médico, medicamentos y consumibles, pueden exhibir y vender bajo las siguientes:
One of the objectives of BP Servimed, SA de CV is to organize meetings and congresses aimed to professionals interested in attending. In addition to these events there is a Technical Exhibition, within the same course or congress’ venue, in which the companies that commercialize medical equipment and medicines are able to exhibit or sale under the following:
REGLAS / RULES
1. CONVOCATORIA
B.P. Servimed emitirá una convocatoria antes de cada curso o congreso en la que se dará a conocer el plano de la exposición, el costo de cada stand, las fechas en que debe ser liquidado y demás detalles relativos a cada exposición en particular.
1. INVITATION
Before every course or congress, BP Xxxxxxxx will send an invitation informing the exhibit plan, the cost of every xxxxx, the payment schedule and every detail related to each Technical Exhibit.
2. ELECCIÓN DE ESPACIO
La casa comercial elegirá el stand de su preferencia, el cual quedará reservado mediante el pago de cuando menos el 50% de su valor, debiendo liquidar el resto a más tardar un mes antes de iniciarse el congreso o curso, de lo contrario el área podrá ser asignada a otra compañía
2. ASSIGMENT OF EXHIBIT SPACE
Exhibitors will choose the xxxxx of their preference. This will be reserved with a 50% down payment. The other 50% must be paid one month before the congress starts, otherwise the reserved space will be reassigned.
3. PAGOS
Por ningún motivo se autorizará la instalación de un stand si éste no se encuentra liquidado en su totalidad
3. PAYMENT
Xxxxxx set up will not be allowed unless they are paid in full.
4. CONTRATO
B.P. Servimed, S.A. de C.V. deberá recibir la carta contrato correspondiente por el espacio comercial y/o patrocinios requeridos en el que se señale el tipo de equipo o productos que se exhibirán durante el evento. EN NINGÚN CASO SE AUTORIZARÁ LA PROMOCIÓN DE EQUIPO USADO
4. CONTRACT
The exhibitor must send to B.P Servimed an application/contract for the required space, specifying the kind of equipment or products to be exhibited during the event. THE PROMOTION OF USED EQUIPMENT WILL NOT BE AUTHORIZED.
5. CANCELACIONES
Cancelaciones del espacio comercial hasta 60 días antes del evento causarán un cargo del 10% por gastos administrativos. Cancelaciones entre 59 y 30 días antes del evento causarán un cargo del 20%. Cancelaciones posteriores a esa fecha no ameritarán devolución alguna
5. CANCELLATION
If the space is cancelled 60 days prior to the congress, a 10% rental fee will be charged due to administrative expenses. If the space is cancelled between 30 and 59 days before the event, a 20% rental fee will be charged. If the space is cancelled after this date, the total rental fee will be charged without any refund
6. GAFETES
Sólo tendrán acceso al área de exposición, las personas previamente registradas y que cuenten con el gafete correspondiente, para lo cual el expositor deberá entregar 15 días antes del evento el listado de personas que atenderán su stand, de acuerdo con el número de gafetes que le correspondan. En caso de que durante el evento el expositor solicite más gafetes,
éstos le serán cobrados de acuerdo con la cuota que determine el Comité Organizador para cada caso. Sólo se expedirán gafetes a personas que acrediten, mediante credencial vigente, su relación laboral con la empresa expositora, o mediante carta solicitud
firmada por el representante de la empresa. El gafete es personal e intransferible. El mal uso de él o el préstamo a personas no autorizadas ocasionará la cancelación del mismo. El expositor se abstendrá de solicitar gafetes para sus clientes que no estén inscritos en el Congreso, quienes para tener acceso a la exposición deberán adquirir el “Pase por un día” a la exhibición comercial. Se otorgará 1 gafete por cada 3m2 contratados.
6. BADGES
Only participants previously registered and with a congress official badge will be allowed to visit the technical exhibition; therefore, a list with the personnel’s names in charge of the booths must be sent 20 days before the congress. In case of requiring more badges during the event these will be charged according to the fee set by the Organizing Committee. Badges will only be given to those who prove by an official ID or a letter signed by a representative of the company their relationship with the exhibit company. The badge is personal and cannot be transferred to another person. One badge per every 3 square meters will be given.
7. EDECANES Y MODELOS
El expositor podrá contratar edecanes o modelos de la agencia oficial del evento que haya contratado el comité organizador. No se permitirá el acceso a otro tipo de personal.
7. MODELS
The exhibitor will be able to hire models from the event’s official agency previously hired by the organizing committee. The access to any other person will not be allowed.
8. INSTALACIÓN DE STAND
El montaje del stand se hará precisamente en la fecha indicada por el Comité Organizador y sólo en el sitio que el Coordinador de la Exposición le haya señalado para lo cual deberán observarse las siguientes disposiciones:
8.1 Será responsabilidad del expositor el que sus empleados se abstengan de ingerir bebidas alcohólicas durante el evento en el área de exposición, a menos que sea un evento oficial organizado por el Comité Organizador.
8.2 Todos los empleados de montaje deberán contar con una identificación expedida por el expositor.
8.3 Todos los equipos y materiales que se introduzcan al área de exhibición deberán ir acompañados de una relación, misma que deberá entregarse al personal de seguridad al acceder al área de exposición
8. XXXXX ASSEMBLY
The xxxxx will be assembled only on the date and place set by the Organizing Committee through the PCO (Professional Conference Organizer) according to the following rules:
• Alcohol is forbidden in the exhibition area, and it is the exhibitor’s responsibility to warn their staff.
• The setup staff must carry an official ID issued by the company.
• Every equipment and material introduced to the exhibit area must be included in a written list. The list should be given to the security personnel of the venue when the goods enter the exhibition area
9. ÁREA DE EXPOSICIÓN
El área de exposición deberá corresponder estrictamente a la contratada y en ningún caso el expositor podrá invadir un área ajena.
9.1 Queda estrictamente prohibido servir bebidas alcohólicas en el área de la exposición comercial.
9.2 Los expositores deberán ajustarse al horario de montaje y desmontaje determinado por el Comité Organizador.
9. EXHIBITION AREA
The exhibit area must correspond to the space hired and under any circumstances the exhibitor will be allowed to occupy a different area.
9.1 It is strictly forbidden to serve alcoholic beverages within the trade exhibition area.
9.2 Exhibitors must adhere to the set-up and dismantling hours indicated by the Organizing Committee.
10. VÍAS DE ACCESO DE EQUIPOS
La introducción de equipo y materiales para el stand se hará únicamente por vías de acceso autorizadas por la sede y bajo la responsabilidad del Expositor
10. EQUIPMENT ACCESS
The equipment and material will only be allowed to access the exhibit area by the admission areas authorized by the venue and under the responsibility of the exhibitor.
11. DISEÑO DE STAND
El Expositor tiene la libertad para diseñar su stand a su mejor conveniencia respetando las siguientes reglas:
11.1. Todos los materiales, mano de obra y montajes quedan a cargo del expositor.
11.2. En algunos casos, la sede facilitará sin costo algunos materiales como sillería, mesas, paños y plantas xx xxxxxx. Cualquier requerimiento adicional deberá ser contratado directamente por el expositor.
11.3. En el límite de colindancia con un stand vecino no está permitido instalar división de ningún tipo ni muebles o equipos que excedan de 2.50 mts. de altura.
11.4. EI expositor no utilizará materiales que causen daño a las instalaciones de la sede ni alterará las condiciones físicas del salón incluyendo muros, pisos y puertas.
11.5. AI recibir el área que le corresponde el expositor deberá revisar el estado en que se encuentra y en caso de existir algún daño hacerlo constar en ese momento
ante el Coordinador de la exposición y el representante de la sede.
11.6. Cualquier daño que sufra la sede por causa del expositor, será de la única responsabilidad de este último, quién procederá a los arreglos e indemnizaciones correspondientes.
11. XXXXX DESIGN
The exhibitor is free to design the xxxxx to his convenience and according to the following rules:
11.1 All the materials, labor and assembly will be paid by the exhibitor
11.2 In some cases, materials such as chairs, tables, table cloths and decoration plants will be given free of charge by the venue. Any additional service must be hired by the exhibitor.
11.3 It is not allowed to put any kind of equipment or furniture higher than 2.50 meters to divide one xxxxx from another.
11.4 The exhibitor will not be authorized to use any kind of material that may cause any damage to the venue facilities or to change the characteristics of the place including walls, floor and doors.
11.5 The exhibitor will have to check the conditions in which the area is received and in case of noticing any damage it must be
notified immediately to the Exhibition Coordinator and to the venue representative.
11.6 Any damage caused to the venue will only be the responsibility of the exhibitor and he will have to make the arrangements for the proper reimbursement.
12. UBICACIÓN DE STANDS
El Comité Organizador se reserva el derecho de hacer cambios de ubicación, respetando el área contratada.
12. LOCATION OF BOOTHS
The Organizing Committee reserves the right to make changes of xxxxx location.
13. DURACIÓN DE LA EXPOSICIÓN
El Expositor mantendrá instalado su stand durante el tiempo que dure el evento y lo retirará precisamente en la fecha y hora que el
Coordinador de la exposición le indique. No se permiten salidas anticipadas de la sede del evento
13. LENGTH OF THE EXPOSITION
The exhibitor will have his xxxxx assembled as long as the event lasts, and it will be unassembled and taken away the day and hour the exhibition coordinator designates it. Anticipated withdrawal from the venue is not permitted.
14. SITIO DE EXHIBICIÓN
El Expositor presentará todos sus equipos y materiales audiovisuales únicamente en el área designada oficialmente para la exposición técnica. Queda expresamente prohibido realizar cualquier acto de propaganda o comercialización fuera del stand o de las áreas autorizadas por el Coordinador. El expositor podrá instalar una habitación de hospitalidad para atender a sus clientes socialmente siempre y cuando acate las siguientes normas:
14.1 Solicitarlo por escrito al Coordinador.
14.2 Ponerla en servicio únicamente entre las 20 y 24 hrs.
14.3 En ningún caso podrá presentar, exponer ni demostrar equipos médicos o materiales audiovisuales en esta área conforme a lo estipulado en la Regla No. 11.
14. TECHNICAL EXHIBIT SPACE
The exhibitor will strictly show all his equipment and audiovisual materials only in the assigned area for the technical exhibit. Any attempt to commercialize and advertise outside the xxxxx or the authorized areas is banned.
The exhibitor will be able to set an extra room to attend his clients as long as he follows these rules:
14.1 A written request must be sent to the exhibition coordinator.
14.2 Being on service from 20 hrs to 24 hrs only
14.3 Medical equipment or audiovisual material cannot be shown in this area by any circumstances, according to Rule No. 11.
15. FOLLETOS E IMPRESOS
El expositor podrá utilizar y distribuir folletos, impresos, artículos de propaganda en su stand siempre y cuando estos sean previamente presentados al Coordinador y aprobados por éste. El logotipo de B.P. Servimed o del evento no podrá ser utilizado en
ningún impreso sin la autorización por escrito del Comité Organizador.
15. BROCHURES AND PAMPHLETS
The exhibitor will be able to use and distribute brochures, pamphlets and souvenirs in his xxxxx previously presented and approved by the Coordinator. B.P. Servimed’s or the event logos
cannot be used in any of these articles unless the Organizing Committee had previously expressed his written approval.
16. RIFAS
El Expositor podrá hacer rifas y regalos sujetándose a la aprobación del Coordinador para cada objeto. Las rifas se harán exclusivamente en el sitio y hora que determine el coordinador de la exposición comercial.
16. CONTESTS
The exhibitor will be able to organize contests and give away presents for the participants previously approved by the Coordinator. The contests will only be organized in the place and hour the Exhibition Coordinator allows it.
17. ENCUESTAS
El expositor se abstendrá de realizar todo tipo de encuestas que involucren datos de compañías competidoras o de preferencias para eventos futuros sin el previo consentimiento del Comité Organizador.
17. SURVEYS
The exhibitor will not be able to make any survey that may involve information of other companies or preferences for future events unless they are authorized by the Organizing Committee.
18. SIMPOSIOS SATELITE
El expositor podrá organizar simposio satélite y cocteles promocionales siempre y cuando haya pactado el programa, profesorado, y demás detalles relativos al mismo con el Comité Organizador. Dichos eventos podrán ser anunciados únicamente cuando exista autorización.
18. SATELLITE SYMPOSIUM
The exhibitor will be able to organize satellite symposia and promotion cocktails as long as he had previously informed the program, the participating professors and any other details related to the Organizing Committee. These events will only be announced if they are previously authorized
19. PROMOCIÓN DE OTROS EVENTOS
El expositor se abstendrá de distribuir posters y folletos de cursos o congresos de otras organizaciones sin el consentimiento del Comité Organizador.
19. PROMOTING OTHER EVENTS
The exhibitor will not be able to distribute any posters and pamphlets of other companies’ congresses unless he has the approval of the Organizing Committee.
20. SEGURIDAD
La seguridad particular de los objetos que se exhiben en cada stand es responsabilidad del expositor. El Comité Organizador
proporcionará servicio de seguridad para el área en general durante las horas en que permanezca cerrada la exposición.
20. SECURITY
The security of any object exhibited in every xxxxx is responsibility of the exhibitor. The Organizing Committee will hire security service for the general area during the hours the exhibition remains closed
21. OTROS
Cualquier situación no considerada en el presente reglamento será analizada por el Comité Organizador quienes en su caso ofrecerán soluciones a los problemas que se presenten. El presente reglamento puede ser modificado en cualquier momento por el Comité Organizador.
21. OTHER
Any other situation not considered in these regulations will be analyzed by the Organizing Committee who will propose solutions to any problems. These regulations may be modified at any moment by the Organizing Committee.
NOMBRE Y FIRMA DE ACEPTACIÓN DEL REPRESENTANTE DE LA EMPRESA / NAME AND SIGNATURE OF THE REPRESENTATIVE OF THE COMPANY