Contract
En cumplimiento del artículo 9 de la Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y de la Protección Social y del artículo 15 del ACUERDO Nro. X-0-XX 000 XX 0000, Xxxxxx del Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx, en su calidad de Jefe Administrativa y Financiera procede a realizar el análisis de necesidad, conveniencia y oportunidad para celebrar un CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS, como documento que se constituye en el soporte del proceso de contratación.
DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER
El Hospital San Xxxxx y San Xxxxx es una ESE Regional que presta servicios de salud de baja y mediana complejidad, buscando proteger la salud de sus usuarios; para ello, la Secretaria de Salud del Departamento de Risaralda conforme al artículo 23 del Decreto 1011 de 2006 expidió certificación de cumplimiento de las condiciones para la habilitación para la prestación de los servicios de salud. Dichos servicios son prestados a la comunidad del Municipio de la Virginia y su zona de influencia, así como a la población afiliada a las EPS y EPS´s hoy EAPB (empresas Administradoras del Plan de Beneficios) de la localidad con quienes el Hospital tiene contratado la prestación de servicios de salud.
La Constitución Política de Colombia en su artículo 49 establece que “la atención de la salud es un servicio público a cargo del Estado. Se garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y recuperación de la salud”, este servicio debe prestarse de manera eficiente, eficaz y oportuna a los usuarios que demandan la atención en los diferentes organismos de salud en el país.
La Constitución Política de Colombia (Articulo 49)
“Los servicios de salud se organizan en forma descentralizada por niveles de atención y con la participación de la comunidad” la descentralización es el proceso mediante el cual las IPS operan técnica, financiera y administrativamente con autonomía”
La Ley 100 de 1993 (Articulo 153)
“El sistema establecerá mecanismos de control de los servicios para garantizar a los usuarios, calidad en la atención oportuna, personalizada, humanizada, integral, continua y de acuerdo con estándares aceptados en procedimientos y practicas profesional”
Ley 100 de 1993 (Articulo 155)
“Las IPS deberán tener como principio básico la calidad y la eficiencia y tendrán autonomía técnica, administrativa y financiera”
En Colombia dentro del marco del Sistema de Seguridad Social (SGSS) y basados en el modelo de prestación de servicios que cambia el concepto de subsidio a la demanda, las IPS, como cualquier empresa productora de bienes o servicios, debe garantizar su autosuficiencia y subsistencia, por medio de la producción y venta de servicios asistenciales por un monto igual o superior a sus gastos, todas las instituciones de salud están obligadas a cumplir con las normas legales y tributarias para la generación de facturas, deben llevar a la contabilidad general todas las actividades facturadas, facturar todos los servicios
ciñéndose a los manuales tarifarios o a los convenios establecidos, facturar al día todos los servicios prestados y realizar la gestión del cobro de su cartera.
Por estas razones las empresas se están viendo obligadas a diseñar e implementar un sistema de facturación y gestión de cartera adecuada a sus necesidades y a la normatividad legal.
Para garantizar que todos los servicios que son prestados en la ESE se facturen en forma oportuna, la ESE requiere de un proceso integral meramente administrativo, que garantice la trazabilidad de las operaciones desde el ingreso del paciente hasta el cierre de su historias clínica, verificando que todo lo producido en los diferentes periodos se facture y se radique dentro de los términos establecidos en las normas legales, logrando de esta forma que se generen informes financieros confiables, oportunos, consistentes, fidedignos, que contengan todas las operaciones registradas por la entidad en cada uno de los periodos.
El proceso de facturación debe ser transversal a todos los demás procesos de la ESE, de tal suerte que se puedan ejecutar las conciliaciones de registros evitando que se queden actividades realizadas sin facturar, ahora bien es importante igualmente que en este proceso se tengan claros los controles a establecer en las diferentes unidades asistenciales en el entendido que de ello depende el éxito en la facturación de todas las operaciones. En consecuencia es obligación del futuro contratista garantizar que dentro de la dinámica y giro de operaciones de la ESE los resultados se logren con indicadores de eficiencia y oportunidad, garantizando que todo lo que se produce se facture y se radique convirtiéndose en unidades monetarias todos los derechos exigibles.
La ESE requiere que dentro de este proceso se tenga en cuenta todo lo establecido en el plan general de contabilidad pública, decreto 4747 de 2.007 y la resolución 3047 de 2.008 o demás normas que las modifiquen, adicionen o regulen, en materia de objeciones a la facturación o glosas, ya que en la medida en que se establezcan controles efectivos evitando ausencia de soportes, cobros con tarifas diferentes a las negociadas y procedimientos no contratados o no autorizado en el POS entre otros, se disminuyen ostensiblemente las glosas, las cuales generan re-procesos y en consecuencias costos ocultos para la institución, ante la ausencia de recaudos oportunos que permitan el mejoramiento de los indicadores financieros establecidos en las normas legales.
En este sentido se debe garantizar que el proceso de facturación y radicación constituye la base fundamental para que el proceso de cobro por parte del área de cartera se realice dentro de los términos establecidos en la ley, garantizando una tasa de retorno en términos de eficiencia administrativa y operativa, teniendo en cuenta estos aspectos, el proceso de facturación debe ser eficiente, confiable, oportuno, consistente con las diferentes operaciones ejecutadas por las diferentes unidades asistenciales, en este sentido se busca que la ESE, pueda cumplir con los indicadores financieros establecidos en la resolución 743 de 2.013 y 2509 de 25 xx xxxxxx de 2.012 en materia de equilibrio financiero y presupuestal, Equilibrio entre las UVR producidas y los gastos comprometidos, dentro de este componente es supremamente importante tener en cuenta lo establecido en la
resolución 2509 antes mencionada, en cuanto a la calificación que anualmente realiza el Ministerio de la Protección social que tiene en cuenta el comportamiento financiero de las ESE y con base en el realiza la evaluación del riesgo financiero que puede ser BAJO, MEDIO O ALTO y que en los casos de riesgo MEDIO O ALTO, las ESE que resulten con esta calificación deben presentar ante el Ministerio de Hacienda un PLAN DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO (PSFF), en el cual se deben incorporar las medidas financieras y técnicas que permitan salir de la calificación sin que se afecte la prestación del servicio, estos aspectos generan que el proceso de facturación de la ESE resultaría más eficiente y empresarial que fuera ejecutado por firmas de personas naturales o jurídicas que conozcan la dinámica del sector y que garanticen el registro, facturación, radicación y reconocimiento de las operaciones en unidades económicas, que consecuentemente permitan recaudos oportunos para poder dar cumplimiento a los indicadores antes mencionados.
También es necesario establecer la medición de los tiempos generados en las diferentes etapas del proceso de facturación, así como en el de la respuesta a glosas, con el fin de tomar acciones correctivas, para evitar errores que puedan ocasionar pérdidas económicas para la institución. Para que estos controles sean efectivos, es de suma importancia que el seguimiento a los mismos sea realizado en forma periódica, por personal capacitado y con la herramienta o plataforma tecnológica adecuada, capaz de mostrar a los diferentes actores del proceso, las observaciones necesarias para su corrección inmediata, o para que justifiquen la necesidad de apoyo por parte del personal directivo, para su pronta resolución. Esta plataforma debe proveer también, la información necesaria para el análisis de los problemas más frecuentes en el proceso, que sirvan para una toma de decisiones adecuada por parte de las directivas de la institución.
La correcta facturación permite agilizar el cobro y generar ingresos a la empresa, permite conocer y controlar los costos, auditar los servicios prestados, mantener adecuadas relaciones con las aseguradoras y generar mayor competitividad, si esta facturación se realizara correctamente el flujo de caja de las IPS se vería mejorado con lo cual le permitiría cumplir cabalmente con sus obligaciones. Al existir errores en dicho proceso se genera la presentación de glosas, aumento de su cartera y disminución de flujos de dinero a las IPS. Por estas razones la IPS hoy día tienen unas carteras importantes de servicios prestados, los cuales no se ha logrado cobrar por existir objeciones presentadas por las Empresas responsables de pago.
Recomendaciones:
1) Se requiere de realizar un contrato con persona natural o jurídica que permita la tercerización del proceso de facturación con todos los sub-procesos necesarios parea el cumplimiento de cada una de las actividades inherentes al mismo. En este aspecto la tercerización permite contratar con terceros expertos, este proceso que es transversal a todos los demás, por ello la importancia del mismo, ahora bien bajo esta modalidad los medios de producción y el recurso humano corresponden al contratista.
2) Se requiere de la contratación del proceso de facturación para poder dar cumplimiento a la entrega de reportes dentro de la oportunidad requerida y para convertir en unidades monetarias y derechos exigibles la producción de la ESE en cada uno de los periodos intermedios, además de garantizar la asignación de citas, auditorias concurrentes, registro de glosas, radicación y las otras actividades necesarias para lograr el cumplimiento dentro de la oportunidad requerida con los reconocimientos presupuestales que dependen de la radicación oportuna de la facturación con las diferentes aseguradoras.
3) El contrato de facturación debe garantizarle a la ESE primero la humanización del servicio, empezando por los cajeros quienes son los que en primera instancia, se comunican con los pacientes para la generación de la facturación, la asignación oportuna de las citas, la programación adecuada de las agendas de especialistas, el uso de adecuado de sus medios tecnológicos para la generación y conciliación de reportes, el cierre de la brecha de cargos sin cerrar y facturación contado sin el crédito, además del registro y respuesta dentro de los términos legales establecidos a las objeciones o glosas, igualmente todas estas actividades deben conducir a que mensualmente se obtenga la radicación de la facturación por servicios prestados en forma oportuna, garantizando a la ESE que pueda realizar los cobros a las aseguradoras, cumplimiento con el flujo de fondos proyectado por el área de cartera y la unidad financiera de la ESE, además de los indicadores financieros establecidos en la resolución 743 de 2.013 y demás normas reglamentarias y los que tienen que ver con el programa de saneamiento fiscal y financiero, para la vigencia 2.015 es necesario que en materia de facturación por los servicios prestados se cumpla adicionalmente con os estándares de internacionales de la información financiera NIFF, lo que conlleva a que quien oferte este servicio realice todos los ajustes necesarios para dar cumplimiento a esta metas financieras.
4) Considero que la necesidad se puede satisfacer con la realización de las actividades que se registran en páginas siguientes, de las cuales se debe presentar los informes que la interventoría o supervisión requiera en los términos de la ley 1474 de 2.011 y demás normas que la complementen, además de la realización de un cronograma por actividades mensuales con fechas establecidas, de tal suerte que sea un instrumento eficiente para que la interventoría pueda medir el cumplimiento del contratos suscrito entre las partes, precisando que este cronograma de actividades hace parte integral del contrato conjuntamente con la propuesta técnica y financiera
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: La ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx de la Virginia, requiere contratar la Ejecución del proceso técnico integral administrativo por outsourcing de facturación que comprende: 1) admisiones, 2) facturación 3) caja de los servicios de salud, prestados por la entidad a los usuarios de las diferentes entidades responsables de pago, con los cuales se tengan suscritos contratos de prestación de servicios de salud o que se generen en las atenciones de urgencias.
De igual manera la persona jurídica contratada deberá realizar de manera autónoma en independiente entre otras las siguientes actividades:
Validación de ingresos.
Tramite de autorizaciones.
Confirmación procedimientos, actividades e insumos ordenados.
Recibo y revisión de las facturas de los servicios hospitalarios.
Registro de trazabilidad física de facturas.
Auditoria administrativa de cuentas.
Auditoria médica y de enfermería de cuentas.
Radicación y entrega de las facturas a entidades.
Seguimiento de registro de los aspectos asistenciales de los pacientes en los servicios asignados.
Priorización y detección de actividades que son potenciales generadoras de glosas y objeciones.
Detección de subfacturación o sobrefacturación en las cuentas de los usuarios.
Auditoria a la prefactura de cada usuario catalogadas como prioritarias.
Registro de glosas.
Revisión y respuestas a glosas administrativas.
Revisión y respuestas a glosas asistenciales.
Conciliación de primera instancia.
Reporte a cartera de radicación de cuentas.
Reporte a cartera de conciliación de glosas.
Condiciones técnicas generales: El contratista deberá garantizar la calidad de la prestación del servicio de facturación. El contratista se compromete para con la E.S.E Hospital San Xxxxx y San Xxxxx, a prestar un servicio de buena calidad, haciendo los ajustes necesarios en el proceso y el servicio de facturación, trabajando en equipo y organizándolo para poder brindar al hospital, la atención de forma oportuna y cumpliendo con el número promedio mínimo diario de facturas cien por ciento (100%) cobrables.
Obtener los primeros datos validados en línea de facturación, lo cual permitirá concluir que se puede remplazar los procesos existentes de registro manual, identificando errores e inconsistencias entre lo facturado, lo realizado y lo registrado.
Documentar los procedimientos de admisión, facturación en los puntos de atención.
Capacitar individualmente y permanentemente a su talento humano que apoyen los procesos de admisión y atención a los usuarios, para el diligenciamiento de los nuevos formatos y el aplicativo informático, de conformidad con la normativa vigente.
Disminuir el registro manual de los datos gracias a la captura automática de información que se garantiza en el proceso de admisión y facturación.
Contar con capacidad administrativa y técnica suficiente para desarrollar el objeto contractual (recurso humano, equipos de cómputo, y demás elementos de oficina y de logística necesarios para la prestación del servicio).
Capacitación a todos sus trabajadores sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), la normatividad vigente, los contratos, los tipos de contratación, el sistema DGH, los RIPS, los soportes requeridos para la facturación, TARIFAS SOAT y TARIFAS ISS, atención del usuario, información necesaria y de obligatorio conocimiento para el proceso de admisión de pacientes y facturación de servicios de salud (se basa en el tipo de régimen al que pertenece el usuario).
Estandarización de reportes automáticos a partir de los requerimientos de cada área.
Realizar durante la ejecución del contrato mínimo dos (2) evaluaciones al proceso de facturación en cada una de las áreas, detectando las situaciones que dan lugar a glosas y a subfacturación, realizando las recomendaciones que permitan optimizar el servicio y que conlleven a incrementar las utilidades para la auto-sostenibilidad de la ESE
Personal Mínimo requerido
CARGO | NUMERO MINIMO DE PERSONAS REQUERIDAS |
ACTIVIDADES DE CITA PREVIA - (CENTRAL DE CITAS) | 2 |
FACTURACION DE SERVICIOS Y CAJA DE URGENCIAS (24 HORAS ATENCIÓN AL PUBLICO) | 4 |
FACTURACION DE SERVICIOS Y CAJA CONS. EXTERNA (MINIMO 9 HORAS DIARIAS EN HORARIOS INSTITUCIONALES DE CONSULTA EXTERNA) | 4 |
FACTURACION CONSOLIDACION | 1 |
FACTURACION PREAUDITORIA | 2 |
FACTURACION HOSPITALIZACION Y CIRUGIA | 1 |
CAJA PYP | 1 |
AUDITORA CONCURRENTE | 1 |
TECNICO DE CUENTAS Y GLOSAS | 1 |
TECNOLOGO ADM COORDINADOR | 1 |
ADMISIONES Y AUTORIZACIONES | 1 |
TRAZABILIDAD Y SOPORTES | 1 |
AUDITORIA | ½ tiempo. |
MENSAJERIA | 1 |
TOTAL | 21.5 |
Proceso de Xxxxxxxxx y reinducción: El futuro contratista deberá garantizar a la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx que cuenta con un proceso de inducción y reinducción para personal nuevo y antiguo, acerca de los temas: Normatividad Vigente, procesos y procedimientos institucionales de la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx, software institucional.
La primera inducción deberá tener una duración mínima de veinte (20) días y deberá garantizar que el personal cuenta con el conocimiento suficiente para iniciar las actividades en cualquier servicio. Lo anterior, garantiza a la institución que se disminuya la subfacturación de servicios efectivamente prestados, agilidad y calidad en el proceso de atención al usuario, y disminución de las glosas por facturación errónea.
La reinducción deberá realizarse cada que exista nueva normativa, cambio en los procesos y procedimientos de la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx y cambios en la operatividad del software institucional.
En el caso en que el contratista realice cambios de personal, éste debe garantizar la continuidad y los indicadores de eficiencia en cuanto a cargos sin facturar o facturación contado sin crédito, es decir, que los resultados se deben garantizar en oportunidad, eficiencia, celeridad y cumplimiento de los reportes requeridos a nivel interno y para los organismos de control.
Glosas: El contratista se compromete con la ESE al registro oportuno de todas las objeciones (subsanables y no subsanables) que presenten las diferentes EAPB (Entidades Administradoras de Planes Básicos de Salud) dentro de la oportunidad requerida y cumpliendo con los plazos establecidos en la normatividad vigente, así mismo a entregar las respuestas oportunas en el caso de las glosas subsanables y en el caso de las objeciones no aceptadas, además propender por disminuir el porcentaje de objeciones recomendado de forma escrita hacer los ajustes en los procesos internos en las diferentes unidades asistenciales, realizando las conciliaciones que sean pertinentes entre el módulo de glosas y contabilidad (en sus cuentas de orden). Se debe precisar, que en el caso de las glosas no subsanables donde exista un presunto detrimento patrimonial deben surtirse las acciones
oportunamente y de acuerdo al proceso establecido, con el objetivo de establecer si existió omisión o si son debilidades en los mismos procesos internos; mensualmente el contratista deberá presentar a la interventoría o supervisión el informe correspondiente a las glosas (las que ingresaron, las respondidas, y las pendientes), y las que generaron presunto detrimento patrimonial.
Reportes: El contratista se compromete para con la ESE a entregar de manera eficiente y oportuna todos los reportes requeridos como insumo interno a efectos de consolidar la información financiera, igualmente cumplir con las fechas de cierre financiero establecidas por la ESE, entregando los reportes de radicación de la facturación emitida y todos los demás informes que sean solicitados por la supervisión y/o interventoría, la gerencia, jefe administrativa y financiera, subgerencia asistencial, y demás coordinadores que hacen parte de los sistemas de información de la ESE y que como tal deben presentar informes consolidados a los organismos de control. Cualquier omisión en la entrega de dicha información se tendrá como incumplimiento parcial que será objeto de la imposición de multas sucesivas por cada día xx xxxx, conforme lo pactado en el contrato.
NECESIDADES DE CUBRIMIENTO Y ACTIVIDADES DE FACTURACIÓN QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE LOS PUNTOS DETERMINADOS
ACTIVIDADES DE CITA PREVIA: 2 puntos en red de cubrimiento 9 horas de lunes a viernes, llevando a cabo el registro en el software institucional y el implementado por la Secretaria de Salud (SISFO – Referencia y contra-referencia)
URGENCIAS (ADMISIÓN): 1 punto en red de cubrimiento 12 horas día de lunes x xxxxxxx. Las actividades conforme a los procesos y procedimientos de la Institución.
URGENCIAS (FACTURACION): 1 punto en red cubrimiento 24 horas día de lunes x xxxxxxx. Las actividades conforme a los procesos y procedimientos de la Institución.
CONSULTA EXTERNA: 4 puntos de cubrimiento de 9 horas día de lunes a viernes. Los días sábados 2 puntos de red de 5 horas (El horario de atención según las necesidades del servicio). Las actividades conforme a los procesos y procedimientos de la Institución.
CIRUGIA Y HOSPITALIZACION: 1 punto en red cubrimiento de 9 horas día de lunes a viernes y el día sábado 5 horas (El horario de atención según las necesidades del servicio). Las actividades conforme a los procesos y procedimientos de la Institución.
CAJA PROMOCION Y PREVENCION: 1 punto de cubrimiento de 9 horas día de lunes a viernes (El horario de atención según las necesidades del servicio). Las actividades conforme a los procesos y procedimientos de la Institución.
PREAUDITORIA DE CUENTAS: Verificar la realización y prestación de los servicios ordenados por el personal de salud, garantizando que queden todos los soportes en la
historia clínica y demás registros que permitan el posterior cobro de los servicios prestados. Deben registrar de manera diaria en la hoja de gastos los servicios realizados, de manera que queden disponibles para que el facturador cargue los servicios en el software institucional y posteriormente genere la factura final y le anexe todos los soportes. Se requiere 2 puntos de red que garanticen la verificación de todas las cuentas que se emiten en la institución.
AUDITORIA CONCURRENTE: Verificar la realización y prestación de los servicios ordenados por el personal de salud, garantizando que queden todos los soportes en la historia clínica y demás registros que permitan el posterior cobro de los servicios prestados. Deben registrar de manera diaria en la hoja de gastos los servicios realizados, de manera que queden disponibles para que el facturador cargue los servicios en el software institucional y posteriormente genere la factura final y le anexe todos los soportes. Se requiere una profesional en el área asistencial (médico o enfermera) con conocimiento y experiencia en auditoria concurrente.
CONSOLIDACION DE CUENTAS: Deberá realizar la validación e inventario de las facturas emitidas en el software por cada una de las Administradoras; de igual manera radicarlas en el software CNT, generar los RIPS y reportarlos a diferentes entes de control y en conjunto con las facturas a radicar hacer el envío a las EAPB.
1 punto en red cubrimiento de 9 horas día de lunes a viernes y el día sábado (El horario de atención según las necesidades del servicio). Las actividades conforme a los procesos y procedimientos de la Institución.
COORDINACIÓN DE FACTURACIÓN: Responsable de dirigir el desarrollo de todo el proceso así como el seguimiento a los funcionarios en cuanto a los cargos pendientes, facturas contado sin crédito, devolución de pre-auditoría y consecución de informes. 1 punto en red cubrimiento de 9 horas día de lunes a viernes, la dirección del proceso debe estar presta a cumplir con todos los requerimientos realizados por la interventoría y/o Supervisión del contrato, además de atender sus inquietudes sobre las observaciones que se generen en la prestación del servicio, conjuntamente a realizar el seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades presentado como parte integral del contrato.
COORDINACIÓN DE GLOSAS Y OBJECIONES: Deberá coordinar el proceso de manera que articule el proceso de facturación y glosas, establecer las causales de glosas administrativas y asistenciales elaborando planes de mejoramiento con las áreas implicadas, buscando disminuir las glosas impuestas a la ESE, controlar los tiempos de respuestas a las objeciones y coordinar las conciliaciones con las EAPB de la cartera por concepto de glosas. Controlar que las gestiones de glosas sean realizadas en el tiempo requerido para cumplir con los términos establecidos en la ley o los contratos suscritos por la E.S.E.
AUDITORIA: Realizar conciliaciones apoyando al área de cartera en este tema, de igual manera a dar respuesta a las glosas por pertinencia médica, retroalimentar esta información
para disminuir las mismas. Para dicha actividad deberá contarse con un médico titulado con conocimiento y experiencia en auditoría de cuentas médicas.
Dichos servicios deben ser prestados en la cantidad de horas solicitadas por el Hospital San Xxxxx y San Xxxxx de la Virginia, de acuerdo a los servicios habilitados, a las metas de oportunidad establecidas en los indicadores de calidad y oportunidad establecidas en la Resolución 743 de 2013 y con la Secretaria de Salud del Departamento de Risaralda, la cual no puede ser satisfecha con el personal que la Entidad tiene en su planta de cargos.
Del lugar de la prestación del servicio: En virtud de la naturaleza del servicio a prestarse, el mismo se realizará desde las Instalaciones del Hospital San Xxxxx y San Xxxxx de la Virginia Risaralda, en consecuencia el contratista compensará en especie a la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx un valor mensual de QUINIENTOS OCHENTA Y TRES MIL QUINIENTOS PESOS MCTE ($583.500.oo) por concepto de ocupación de las Instalaciones de la ESE y la suma de OCHOCIENTOS SETENTA Y OCHO MIL PESOS MCTE
($878.000.oo) por concepto de software, servicios de red y soportes.
Adicional a lo anterior, el contratista cancelará el 1.5% por concepto de agua y el 2.5% por concepto de energía de los valores facturados mensualmente por las empresas de servicios públicos domiciliarios al hospital.
Equipos de Oficina, de Cómputo y Papelería: Los útiles de escritorio, equipos de cómputo, papelería, tintas, cintas y otros elementos que se consideren necesarios para el cumplimiento adecuado del objeto del contrato serán asumidos y suministrados por el contratista en desarrollo del objeto contractual y con cargo al valor total ofertado en su propuesta
FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD
La forma de atender la necesidad puede realizarse a través de la tercerización del proceso de facturación mediante outsourcing, teniendo en cuenta la necesidad de la ESE de contar con un proceso integral meramente administrativo, empresarial y de gestión.
El outsourcing, tercerización o externalización, es una práctica o herramienta de proveerse de un producto o servicio de un tercero, con un resultado especifico y que busca hacer más eficiente la contratación en términos de tiempo y costos, donde en el modelo de asociación o alianza estratégica o de contrato por outsourcing, tercerización o externalización, el tercero a ser contratado, adquiere el carácter de agente tercerizador o externalizador y donde tanto el personal o recurso humano, como los elementos que se utilizan o requieren para la obtención de sus productos contractuales son exclusivamente responsabilidad del Contratista.
Para desarrollar el proceso de facturación, el futuro contratista (persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal) deberá contar con la capacidad administrativa y técnica (personal administrativo debidamente capacitado, equipos y elementos necesarios para la
obtención de los productos que se contratan); con fundamento a que la facturación constituye la principal fuente de ingresos de la institución y al obtener óptimos ingresos se pueden ofrecer más y mejores servicios de salud a la comunidad, garantizando el desarrollo institucional, igualmente en términos de la capacidad se debe entender la disponibilidad del recurso humano para los reemplazos en caso de vacaciones o incapacidades, en los eventos en que el proceso se afecte por el no reemplazo oportuno, la interventoría puede descontar del pago al contratista las novedades del personal en vacaciones o en incapacidad, es por ello que se obliga al contratista a suministrar dentro de la oportunidad necesaria al interventor y/o supervisor el listado del personal que sale a vacaciones o que se encuentren incapacitados, con el registro de quien los reemplazará en sus actividades cotidianas, en ningún caso se aceptará que con el mismo personal que atienden otros sub- procesos se cubra la necesidad.
Dicho contrato tiene como fundamento jurídico la libre competencia determinada en la ley 100 de 1993 y el artículo 365 de la Constitución Política que contempla que los servicios públicos “estarán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, y podrán ser prestados por el estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas o por particulares”; y el Decreto 536 de 2004, que se encuentra vigente y el cual en su artículo primero, en forma expresa determina que: “Las Empresas Sociales del Estado de las entidades territoriales, podrán desarrollar sus funciones mediante contratación con terceros o convenios con entidades públicas o privadas, o a través de operadores externos”
La tercerización de algunos procesos son relevantes en la entidad, ya que en la actualidad no se cuenta en su planta con el personal idóneo para realizar estas actividades de las cuales depende en gran parte la funcionalidad de la ESE; teniendo en cuenta la experiencia de algunas firmas que se han especializado en este tipo de procesos, los cuales requieren del seguimiento permanente y el diseño de matrices que permitan generar la trazabilidad de las operaciones desde el ingreso del paciente hasta su salida, garantizando que el total de los eventos se facture dentro de la oportunidad requerida, realizando los procesos de conciliación correspondiente entre lo que se produce y lo facturado en cada uno de los periodos, además que se facturen todas las actividades extramurales y demás actividades que se deben ejecutar y que hacen parte de los programas de promoción y desarrollo
El futuro proponente deberá acreditar la experiencia para el manejo adecuado de las diferentes actividades que hacen parte de este proceso de facturación, además de garantizar los registros oportunos, facturación y radicación de la facturación dentro de la oportunidad requerida, logrando la generación de informes financieros confiables, oportunos y fidedignos, además del cumplimiento con todos los indicadores financieros establecidos para las ESE por el Ministerio de la protección Social.
La ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx cuenta dentro del presupuesto para la vigencia 2015 con recursos en el rubro código 220112002 descripción “Remuneración servicios técnicos” lo que hace viable financieramente la contratación
La viabilidad del rubro se fundamenta en los lineamientos otorgados por la Secretaria de Hacienda para el manejo presupuestal en el cual se señala que con cargo al rubro de remuneración de servicios técnicos se imputa el pago de servicios calificados a personas naturales o jurídicas que prestan para asuntos propios del organismo, que no pueden ser atendidos con el personal de planta o que requieren de conocimientos especializados, de conformidad con el régimen contractual vigente.
Se deja constancia que la adquisición de los servicios objeto de contratación se encuentra previstos en el Plan de Adquisiciones de la Entidad para la vigencia 2015, en los términos de la Resolución 5185 del 4 de diciembre de 2.013.
OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES
“El CONTRATISTA se obliga para con la ESE HOSPITAL a desarrollar mediante outsourcing el proceso administrativo de facturación integral que comprende citas, admisiones, liquidación de servicios, auditoría técnica y medica de cuentas, pre conciliación y radicación de cuentas por la venta de servicios a las diferentes entidades responsables de pago y resolución de objeciones y auditoria de concurrencia, conforme las especificaciones técnicas y los términos de condiciones”
Descripción de las Actividades a Realizar Obligaciones del Contratista
1) Ejecutar el contrato en la forma establecida en los estudios previos y en la propuesta presentada.
2) Desarrollar de forma integral el proceso de facturación que comprende citas, admisiones, liquidación de servicios, auditoría técnica y medica de cuentas, pre conciliación y radicación de cuentas por la venta de servicios a las diferentes entidades responsables de pago y resolución de objeciones y auditoria de concurrencia.
3) Ejecutar diariamente el proceso técnico administrativo de: admisiones, facturación y caja de los servicios de salud prestados por la entidad a los usuarios de las diferentes entidades responsables de pago, con los cuales se tengan suscritos contratos de prestación de servicios de salud o que se generen en las atenciones de urgencias.
4). Atender oportuna y diligentemente a los usuarios que requieran de la prestación de los servicios de salud
5) Realizar periódicamente las actividades: identificación y admisión de los pacientes, ingreso y validación de autorizaciones, registro de los servicios de salud prestados, cierre de cuentas.
6). Realizar permanentemente la auditoria administrativa y asistencial de cuentas, revisión y conciliación de objeciones de tipo administrativo y asistencial a cuentas en estadio y radicación de las cuentas ante las diferentes entidades.
7). Realizar periódicamente la auditoria concurrente con personal profesional en medicina y/o enfermería a los pacientes de los servicios asignados, estableciendo tabla de indicadores que permitan lograr la eficiencia y aminorar riesgos en este sentido.
8) Realizar el registro de las glosas y efectuar las respuestas de tipo administrativo y/o asistencial, llevando el registro en el sistema y reporte a la unidad de cartera, cumpliendo con los tiempos establecidos por la normatividad vigente, presentando los reportes en cada uno de los comités de glosas y cartera y sostenibilidad contable, además de los requeridos en forma independiente por la Gerencia y la Interventoría y/o supervisión del contrato.
9). Realizar las investigaciones dentro del debido proceso en el caso de las glosas no subsanables con presunto detrimento patrimonial a causa del personal con quien el contratista desarrolla el proceso integral de facturación, respondiendo efectivamente a la ESE por los recursos dejados de recibir dentro de los quince (15) días siguientes a la comunicación sobre las glosas, para lo cual en caso de incumplimiento el interventor y/o supervisor puede realizar los descuentos del pago en cada periodo mensual previo reporte al contratista de los valores dejados de cancelar por este concepto a la ESE.
10) Acompañamiento a la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx, en conjunto con la subgerencia asistencial en la realización de las investigaciones dentro del debido proceso en el caso de las glosas no subsanables con presunto detrimento patrimonial a causa del personal misional, generando y presentando un informe al comité de glosas dentro de los quince (15) días siguientes a la comunicación sobre las glosas.
11) Efectuar el acompañamiento entre la E.S.E. y la entidad responsable de pago en procesos de conciliación, cuando el área de cartera de la ESE así lo requiera.
12) Realizar y gestionar diariamente la validación de ingresos, tramite de autorizaciones, confirmación procedimientos, actividades e insumos ordenados.
13). Realizar mensualmente la validación e inventario de las facturas emitidas en el software CNT por cada una de las Administradoras, presentando mensualmente a la interventoría y/o supervisión del contrato, al departamento de cartera y a la Gerencia un reporte en el cual se compare la producción del mes y la radicación de recibido de las diferentes aseguradoras, garantizando el cumplimiento del indicador PRODUCCION VS RADICACION, este reporte es requisito indispensable para poder tramitar el pago del periodo correspondiente.
14) Realizar mensualmente auditoria administrativa de cuentas y auditoria médica y de enfermería, a todas las facturas emitidas por servicios prestados en la Institución, con el fin de disminuir los errores que conlleven a la generación de glosas.
15) Radicación y entrega de las facturas de forma mensual a las entidades dentro de los tiempos establecidos en los contratos suscritos para la prestación de servicios de salud o en su defecto en la normatividad vigente. En el caso de la facturación al FOSYGA, el Contratista solo realizará la generación de la facturación y la ESE surtirá las acciones de radicación y seguimiento para su cobro.
16) Realizar de manera periódica una priorización y detección de actividades que son potenciales generadoras de glosas y objeciones, con el fin de impactar en los procesos y procedimientos de la institución que conlleven a la disminución de los mismos, para el cumplimiento de esta actividad cada vez que sea requerido se debe presentar un plan de mejoramiento por parte de la coordinación de Glosas u objeciones, el cual debe ser avalado por la Interventoría y/o supervisión del contrato, el incumplimiento a los planes de mejoramiento suscritos serán causal de suspensión de pagos y llamamiento a la dirección del proceso, con nota de incumplimiento parcial del contrato.
17) Realizar mensualmente la detección de subfacturación o sobrefacturación en las cuentas de los usuarios; identificando, subsanando y retroalimentando el proceso de facturación con las áreas que intervinieron en los posibles errores, buscando la disminución de los mismos y la optimización del proceso.
18) Nombrar un delegado ó coordinador de gestión, el cual deberá contar con la disponibilidad de tiempo y cronograma de actividades concertado con la persona encargada de ejercer la vigilancia y control sobre la ejecución del contrato. En virtud de la naturaleza civil de este contrato EL CONTRATISTA para el debido cumplimiento del mismo hará uso de sus propios medios de organización empresarial y dispondrá de absoluta autonomía técnica y directiva para la prestación de los servicios aquí acordados, comprometiéndose a ejercer estricta supervisión durante todo el término de vigencia del presente contrato y a estar atento al cambio de procesos, procedimientos y personal, cuando la normativa vigente así lo exija o cuando EL HOSPITAL lo requiera, así mismo debe responder a todos los requerimientos de la interventoría y/o supervisión del contrato, a dar respuesta inmediata a sus observaciones sobre la prestación del servicio en los procesos y sub-procesos tercerizados.
19) Disponer de los equipos de cómputo requeridos para atender el proceso y realizar la debida instalación de los mismos en las instalaciones de la E.S.E, de igual forma deberá contar los la papelería requerida para atender el proceso
20) Seleccionar, capacitar, designar o contratar las personas que reúnan las condiciones y calidades para la prestación del servicio requerido por EL HOSPITAL, conforme a los términos de condiciones, a las especificaciones técnicas y el servicio a prestar;
suministrando al HOSPITAL la información o documentación que éste requiera con relación a dicho personal.
21) Acreditar las obligaciones con el sistema de seguridad social Integral consagrado en la Ley (salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto de Bienestar familiar y servicio Nacional de Aprendizaje “SENA” cuando a ello hubiere lugar (artículo 1o parágrafo 2o de la ley 828 de 2003)
22) Cumplir con todos los requerimientos establecidos en la normatividad vigente en materia laboral y de seguridad social; así como de salud ocupacional y bienestar social para sus trabajadores.
23) Presentar mensualmente a la interventoría la programación de vacaciones e incapacidades y los remplazos previstos en cada caso, el incumplimiento con esta obligación dará lugar a la suspensión de pagos.
24) Xxxxxxx en forma oportuna todos los reportes que sean requeridos por el comité de glosas y cartera, la dirección del proceso en la ESE es invitado permanente al comité sostenibilidad contable y se hará acompañar de los colaboradores que estime necesario para tal efecto, a la vez presentará todos los informes que sean solicitados en virtud de la ejecución del presente contrato.
25) Los primeros diez (10) días calendario de cada mes se debe presentar a la interventoría y/o supervisión del contrato un informe en el que se evidencie la conciliación de las glosas con contabilidad, realizando la trazabilidad en cada caso estableciendo las diferencias y recomendando los ajustes, el incumplimiento a este reporte dará lugar a la suspensión de pagos, dada la importancia del mismo.
26) El contratista se obliga para con la ESE ha realizar y conciliar todos los reportes que se deben presentar en forma trimestral al ministerio de la protección social decreto 2193 de
2.004 que tengan relación de causalidad con el proceso de facturación, además los reportes que se deben entregar a la Contraloría General de la República, Contraloría General del departamento, Contaduría General de la Nación, superintendencia Nacional de salud, para tal efecto deberá estar pendiente de los formatos requeridos para cada informa y las validaciones que se deben realizar en cada caso.
27) Diligenciar, conciliar y validar los informes que sean requeridos como parte del monitoreo y seguimiento del programa de saneamiento fiscal y financiero suscrito con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con los análisis requeridos para cada caso.
28) Realizar los ajustes que sean necesarios y requeridos por el contador de la ESE en materia de estándares internacionales de la información financiera, NIIF que permitan ejecutar el periodo de convergencia sin traumatismos, además de asistir a todas las
reuniones que se programen en la ESE para tal efecto, ajustes internos en los procedimientos de facturación, reconocimiento y registro de glosas u objeciones y definición de políticas contables, lo anterior en los términos de la ley 1314 de 2.009, resolución 414 del 21 de septiembre de 2.014 emitida por la Contaduría General de la Nación.
29) Garantizar en todo momento el personal que es ofertado para el cumplimiento del objeto del presente contrato, para este efecto el interventor y/o Supervisor estará atento a las novedades que se presente en este sentido y que puedan afectar la prestación del servicio.
30) Cumplir con todos los indicadores que tengan relación de causalidad con los servicios tercerizados, dentro de los cuales se pueden citar los siguientes, los cuales serán evaluados por la Interventoría y/o supervisión del contrato, resolución 743 xx xxxxx de 2.013, resolución 2509 del 25 xx xxxxxx de 2.012, indicadores que permiten la evaluación semestral y anual de la secretaría de Salud departamental, indicadores presupuestales en materia de reconocimiento Vs Producción, márgenes de rentabilidad por cargos abiertos, costo en la prestación del servicio Vs ingresos recaudado, Total facturas glosadas Vs Objeciones respondidas en forma oportuna; UVR en términos de producción Vs Radicación entre otros.
31) Entregar el análisis de las citas asignadas y las incumplidas en cada periodo, con el seguimiento a las causas que generan los mismos y posibles soluciones a las mismas.
32) Presentar la factura para efectos del pago
Lugar de Ejecución: X.X.X. Xxxxxxxx Xxx Xxxxx x Xxx Xxxxx xx Xx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx.
Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución será de SEIS (06) MESES contado a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato, lo cual deberá ocurrir al cumplimiento de los requisitos necesarios para la ejecución.
MODALIDAD DE SELECCIÓN Y SU JUSTIFICACION, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS
La Junta Directiva de la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx, conforme lo ordenado por el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011 y la Resolución 5185 de 2013, adopto el Estatuto de Contratación mediante el Acuerdo Nro. D-1-JD 005 de fecha mayo 30 de 2014, el cual en su capítulo IV “Fase de Selección” contemplo en el artículo 22 tres (3) modalidades de selección, sin perjuicio de poder aplicar eventualmente la contratación electrónica
Las tres (3) modalidades de selección, establecidas en el Estatuto fueron:
- Contratación Directa.
- Contratación Abreviada.
- Contratación por Convocatoria Pública
Seguidamente, en el artículo 26 dispuso:
“Artículo 26°. CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA. Es el
procedimiento mediante el cual la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxx y San Xxxxx, invita a través de la página web a personas naturales y/o jurídicas, para que formulen ofertas acerca de las obras, bienes o servicios que requiere, y seleccionará, en igualdad de oportunidades, la que proponga mejores condiciones para contratar.
Este procedimiento se aplica para contratos cuya cuantía supere los 400 SMMLV exceptuando los contratos sometidos al régimen de contratación directa”.
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACION DEL MISMO
La Jefe Administrativa y Financiera de la ESE con el apoyo del contador de la Entidad, estimaron el valor del contrato en consideración a la naturaleza del proceso que se pretende contratar “tercerización del proceso integral de facturación por outsourcing”, las actividades que se deben desarrollar durante la ejecución del contrato, los insumos y elementos que debe aportar el contratista tales como papelería, tintas, elementos de oficina, equipos de cómputo, recurso humano etc, los descuentos tributarios que debe asumir el futuro contratista, el IPC y las contrataciones anteriores efectuadas por la entidad para este tipo de servicios.
Para el desarrollo del objeto del presente contrato se cuenta con un presupuesto máximo oficial que asciende a la suma de TRESCIENTOS SESENTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL PESOS MCTE ($365.856.000.oo) INCLUIDO AIU.
Todos los impuestos establecidos en las normas tributarias a que haya lugar de acuerdo a la naturaleza del contratista deben ser asumidos por el oferente.
Los impuestos a que haya lugar se descontarán y se cancelarán por la entidad con base en las normas existentes.
Control y Seguimiento: El control y vigilancia sobre la ejecución del contrato se realizará a través de la figura de la Interventoría por parte de la profesional C.P. XXXX XXXXXXX XXXXXXX.
Forma de Pago: El HOSPITAL, pagará el valor del contrato al CONTRATISTA mediante PAGOS MENSUALES VENCIDOS cada uno por valor de XXXXXXXXXXXXXXXXX ($XXXXXX.oo) INCLUIDO AIU y pagaderos dentro de los XX días calendario siguiente a la presentación de la factura por parte del contratista.
Para efectos del pago, además de la cuenta de cobro y/o factura se verificará la existencia de los informes o entregables por parte del contratista de acuerdo con los alcances
contractuales, del acta de interventoría o supervisión suscrita por el encargado de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución del contrato, en ella se deberá certificar el cumplimiento del objeto contractual, de las obligaciones contraídas; y del cumplimiento de aportes al sistema general de seguridad social y aportes parafiscales, cuando a ello hubiese lugar.
En caso de que el contratista no cumpla con el indicador satisfactorio del 100% de radicación de cuentas de los servicios producidos en el respectivo mes, la ESE HOSPITAL se abstendrá de realizar el pago por cuantía equivalente al rezago que se encuentre pendiente por radicar, hasta que se acredite la radicación del 100%; lo anterior, sin perjuicio de hacer efectiva la póliza de manejo a favor del sector oficial y demás garantías exigidas, por la no oportunidad de los recursos y descontará lo correspondiente al interés corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia durante el tiempo que dure la facturación sin radicar.
En caso de las glosas no subsanables que no sean resueltas mensualmente en los términos establecidos en el contrato, serán descontadas del pago mensual en la cuantía a la cual corresponda. Lo anterior, sin perjuicio de hacer efectiva la póliza de manejo a favor del sector oficial y demás garantías exigidas, por la no oportunidad de los recursos.
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
1. Propuesta técnica
Presentación de la Empresa: El oferente deberá presentar una oferta técnica donde presente su empresa, su trayectoria y su experiencia en la contratación de procesos de facturación y en procesos integrales de citas, admisiones, liquidación de servicios, auditoría técnica y medica de cuentas, pre conciliación y radicación de cuentas por la venta de servicios a las diferentes entidades responsables de pago y resolución de objeciones y auditoria de concurrencia, en IPS especialmente de mediana y alta complejidad.
Personal Administrativo mínimo requerido: Se deberá indicar en la propuesta, el número de trabajadores que apoyaran el desarrollo del proceso a contratar a fin de evaluar la garantía del cumplimiento de los estándares de atención que se espera lograr para los pacientes y los servicios.
Equipos de cómputo: El proponente deberá presentar con su propuesta una relación de los equipos de cómputo con que pretende desarrollar su objeto contractual (mínimo 15 equipos de cómputo), indicando sus especificaciones técnicas. Así mismo, deberá indicar que cuenta con los útiles de escritorio y que asume a su costo y con cargo al valor ofertado la papelería, tintas, cintas y otros elementos que se consideren necesarios para el cumplimiento adecuado del objeto del contrato
2. Propuesta Económica
El contratista para evitar posteriores dificultades por desequilibrio contractual debe tener en cuenta para la elaboración de la propuesta económica todos los impuestos, contribuciones y costos directos y de administración antes señalada.
Costo mano de obra del personal: Xxxxxxx y trabajo suplementario: Salario base, (Valor hora ordinaria (diurna); valor hora ordinaria (nocturna); valor hora extra (diurna); valor hora extra (nocturna); recargo nocturno; valor hora festiva diurna y valor hora festiva nocturna, recargo festivo) y demás conforme lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo, y respetando la jurisprudencia Xxxxxxxxx X-000 xxx 0000 x Xxxxxxxxx C- 171 del 7 xx xxxxx de 2012.
Aportes patronales (Salud, Pensión, ARL)
Aportes parafiscales (SENA, COMFAMILIAR, ICBF)
Prestaciones sociales conforme a la Ley (cesantías, prima, vacaciones, intereses a las cesantías)
Nota Explicativa: No tener en cuenta para el presupuesto: el cobro del 8.5 de salud, ni el cobro xx Xxxx y Bienestar Familiar del 5%, de acuerdo a las nuevas disposiciones del Gobierno a partir del año 2014. Lo anterior, conforme lo establecido en la Ley 1607 de 2012 y el Decreto 1828 del 27 xx xxxxxx de 2013, que establece la calidad de los sujetos pasivos del impuesto para la EQUIDAD y consecuentemente establece como exenciones los aportes parafiscales xx XXXX, ICBF y SALUD, ésta última a partir de enero de 2014, SI A ELLO HUBIESE LUGAR.
De lo anterior, se infiere que la ESE es una Entidad sin ánimo de lucro, lo que genera que a la luz de la norma anteriormente referida no es sujeto pasivo del impuesto a la EQUIDAD. Pero tratándose de que EL OFERENTE es quien adquiere la obligación con su personal, y que ésta efectivamente adquiere los beneficios de la Ley aplica la exención parcial de aportes parafiscales y aporte patronal en salud
3. Suministro de útiles de escritorio, equipos de cómputo, papelería, tintas, cintas y otros elementos que se consideren necesarios para el cumplimiento adecuado del objeto del contrato
4. Compensación en especie a la ESE Hospital por concepto de ocupación de las Instalaciones de la ESE y de software, servicios de red y soportes.
5. 1.5% por concepto de agua y el 2.5% por concepto de energía de los valores facturados mensualmente por las empresas de servicios públicos domiciliarios al hospital.
Las contribuciones territoriales son: El futuro contratista deberá cancelar las siguientes estampillas: 1. Pro hospitales Universitarios de Risaralda, equivalente al
2% según la ordenanza Departamental No. 011 del 03 de julio del año 2007, 2. Pro desarrollo para el Departamento de Risaralda equivalente al 2%, de conformidad a la ordenanza No 012 xx xxxx de 2009 de La Asamblea Departamental, y 3. Bienestar del Adulto Mayor del Departamento d Risaralda equivalente al 3%, según Ordenanza 008 de julio 02 de 2013, estas contribuciones se deben calcular igualmente siguiendo los términos establecidos en el artículo 46 de la ley 1607 de 2.012, es decir sobre el AIU antes del IVA
Contribuciones Nacionales:
Retención en la fuente del 1% (Ley 1607 de 2012 modifico el art. 462-1 del Estatuto Tributario).
Impuestos Nacionales
IVA del 16% sobre el porcentaje del AIU que en ningún caso podrá ser inferior al 10% (Art. 46. Ley 1607 de 2012)
Costos de Administración
Dentro de la Administración el proponente deberá considerar los siguientes costos: Suministro de uniformes, en los términos previstos en la ley
Exámenes de ingreso. Carnets de identificación
El oferente deberá registrar en su oferta el Coordinador de actividades al interior de la ESE, indicando tiempo de dedicación y cronograma de actividades en forma mensual que deberá contener todas las actividades que se registran en el presente estudio.
CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
La selección del Contratista será objetiva y ésta se hará al ofrecimiento más favorable para la E.S.E Hospital San Xxxxx y San Xxxxx de la Virginia, sin tener en consideración factores de afecto o motivación subjetiva. Para calificar la propuesta económica se considerará:
PRECIO 100 PUNTOS
PORCENTAJE DE ADMINISTRACION: 100 PUNTOS EXPERIENCIA ADICIONAL A LA HABILITANTE: 200 PUNTOS
El máximo puntaje a obtener los proponentes son: 400 puntos
1. PRECIO 100 PUNTOS
Menor valor en cuanto a los servicios a contratar, para ellos se procederá a aplicar la siguiente formula:
P= (Pn/Mp) X100
Dónde:
Pn= Precio más bajo de servicio ofrecido.
Mp= Precio de servicio ofrecido por cada proponente P= Puntaje de cada propuesta.
2. PORCENTAJE DE ADMINISTRACION 100 PUNTOS
Menor porcentaje de AIU el cual deberá especificarse por separado en cifras y porcentajes, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 46 de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012 y obtendrá un puntaje de 100 puntos, y se calificarán proporcionalmente las demás propuestas así:
Por cada punto adicional del porcentaje mínimo de AIU establecido se calificara con un punto de forma inversa, así
Porcentaje | Puntaje |
10% | 100 |
10,1% | 99 |
10.2% | 98 |
10.3% | 97 |
Así sucesivamente | |
3. EXPERIENCIA ESPECIFICA ADICIONAL (200 puntos)
Para la verificación de la experiencia, se tomará la información contenida en el Registro Único de Proponentes – RUP, para lo cual el proponente deberá diligenciar la información en el formato dispuesto para el efecto
El proponente deberá acreditar experiencia ESPECIFICA ADICIONAL en calidad de contratista, en contratos donde sus objetos sean directamente relacionados con el “proceso administrativo de facturación integral que comprende citas, admisiones, liquidación de servicios, auditoría técnica y medica de cuentas, pre conciliación y radicación de cuentas por la venta de servicios a las diferentes entidades responsables de pago y resolución de
objeciones y auditoria de concurrencia” y que sumados se obtenga una cuantía igual o mayor, tal y como se relaciona a continuación.
Cuantía | Puntaje |
Contratos acreditados en el RUP que sumados acrediten experiencia especifica adicional cuyo valor sea hasta 1.500 SMMLV | 25 puntos |
Contratos acreditados en el RUP que sumados acrediten experiencia especifica adicional cuyo valor sea hasta 2.000 SMLV | 50 puntos |
Contratos acreditados en el RUP que sumados acrediten experiencia especifica adicional cuyo valor sea hasta 3.000 SMMLV | 75 puntos |
Contratos acreditados en el RUP que sumados acrediten experiencia especifica adicional cuyo valor sea superior a 3.000 SMMLV | 100 puntos |
Los contratos que se relacionen en el formato para obtener los 100 puntos por concepto de experiencia adicional, deberán ser diferentes a los relacionados para cumplir con el requisito de la experiencia de los requisitos habilitantes de estos términos de condiciones.
EL ANALISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO
(Ver cuadro anexo)
GARANTIAS EXIGIDAS EN EL PROCESO DE CONTRATACION
El contratista deberá garantizar el contrato a favor de la ESE Hospital San Xxxxx y San Xxxxx de la Virginia, con NIT 891.401.643-1, a través de una póliza expedida por compañía de seguros debidamente autorizada para operar en Colombia o una garantía bancaria, los siguientes riesgos:
x. Xxxxxx de Cumplimiento: Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es impu- table al contratista; el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; los daños imputables al contratista por entregas
parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y el pago del valor de la cláusula penal pecuniaria
Esta garantía garantiza a LA ESE HOSPITAL SAN XXXXX Y SAN XXXXX el total y perfecto cumplimiento del contrato pactado de acuerdo a sus términos de condiciones y especificaciones contractuales o el pago de los perjuicios derivados del incumplimiento por parte del Contratista afianzado.
Suficiencia: El valor xxx xxxxxx del cumplimiento será por el veinte (20%) por ciento del valor del contrato y su vigencia deberá ser por el termino de ejecución del contrato más el termino de cuatro (4) meses previstos para la liquidación del contrato
b. Calidad del servicio. Este amparo cubre a la Entidad Pública por los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio prestado; así como de la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la Entidad Pública en cumplimiento de un contrato.
Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos
Suficiencia: El valor xxx xxxxxx de calidad de los bienes e insumos será por el veinte (20%) por ciento del valor del contrato y su vigencia será por el término de ejecución del contrato más el termino de cuatro (4) meses previstos para la liquidación del contrato.
c. Salarios y prestaciones sociales.- Este amparo debe cubrir a la Entidad Pública de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.
Será obligatorio pactarla en todos los contratos de obra o en los cuales de acuerdo con el contrato, el contratista emplee terceras personas para el cumplimiento de sus obligaciones o su ejecución se desarrolle en las instalaciones de la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxx y San Xxxxx, en virtud del art 34 del Código Sustantivo del Trabajo.
Suficiencia: El valor xxx xxxxxx de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será por el equivalente al diez (10%) del valor total del contrato y deberá permanecer vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más.
d. Póliza de Manejo a favor del Sector Oficial que garantice el correcto manejo de los bienes objeto de facturación y recaudo por una cuantía no inferior a 50 SMMLV y que deberá permanecer vigente por el término de ejecución del contrato. Dicho amparo deberá cubrir como mínimo los siguientes amparos: delitos contra la administración pública, alcances fiscales, rendición y reconstrucción de cuentas, hurto y abuso de confianza
e. Cubrimiento de Responsabilidad civil extracontractual.- La Entidad Pública debe exigir en los contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los Riesgos del contrato, el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.
Este seguro impone a cargo de la Aseguradora la obligación de indemnizar a La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxx y San Xxxxx los perjuicios que cause el asegurado (contratista), con motivo de determinada responsabilidad civil extracontractual en que incurra con relación a terceros, de acuerdo con la ley que sean consecuencia de un siniestro, imputable al asegurado (contratista), ocurrido durante la vigencia de la póliza.
Suficiencia: Por las actuaciones, hechos u omisiones del contratista o subcontratistas por doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza, por el término de ejecución del contrato. En esta póliza deberán tener la calidad de asegurados la entidad contratante y el contratista, limitado ello únicamente a los daños producidos por el contratista con ocasión de la ejecución del contrato amparado, y serán beneficiarios tanto la entidad contratante como los terceros que puedan resultar afectados.
RESPONSABLES DE LA ELABORACION DEL ESTUDIO PREVIO | |
NOMBRE | XXXXXX DEL XXXXXXX XXXX XXXXXX |
CARGO | Jefe Administrativa y Financiera |
FECHA DE ELABORACION | Enero de 2015 |
Vo. Bo. GERENCIA | XXXXXX DE XXXXX XXXXXXXX XXXXX Gerente |
RECIBIDO EN CONTRATACION PARA ELABORACIÓN DE CONTRATO | |