CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
(Art. 30 Ley 80 de 1993, artículo 2 numeral 4 Literal c) Ley 1150 de 2007,
Articulo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015)
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
La Dirección Nacional de Derecho de Autor (de ahora en adelante DNDA o la Dirección) es un organismo del Estado Colombiano, que posee la estructura jurídica de una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior y es el órgano institucional que se encarga del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos.
En tal calidad, posee el llamado institucional de fortalecer la debida y adecuada protección de los diversos titulares del derecho de autor y los derechos conexos, a través de la prestación de los siguientes servicios:
Registro Nacional de Derecho de Autor: Está dirigido a dar publicidad, garantía de seguridad jurídica y autenticidad a los derechos de los autores, artistas (intérpretes o ejecutantes), productores fonográficos y organismos de radiodifusión y a sus causahabientes; así como a los contratos que transfieren el derecho de autor o los derechos conexos y demás actos jurídicos relacionados con esta clase de prerrogativas.
Las inscripciones en el Registro Nacional del Derecho de Autor pueden realizarse de tres formas: Presencialmente, en línea o a través de la aplicación móvil: Protege tus obras.
Capacitaciones en temas de Derecho de Autor y Derechos Conexos: en cumplimiento de nuestra misión institucional, se tiene estructurado un completo programa de capacitación en Derecho de Autor y Derechos Conexos, mediante el cual se ofrece capacitación de manera presencial o a través de videoconferencia, a todas las instituciones que conforman las diferentes ramas del poder público, empresa privada, instituciones académicas y en general, a todos los ciudadanos colombianos como potenciales creadores de obras, usuarios o consumidores de bienes protegidos por este tipo de derechos.
Asistencia legal: Se cuenta con un excelente grupo de profesionales y funcionarios capacitados, dispuestos permanentemente para atender consultas telefónicas y personales relacionadas con el derecho de autor y los derechos conexos, en horario de 8:30 A.M. a 5:00 P.M., en jornada continua de lunes a viernes.
Inspección y vigilancia sobre las Sociedades de gestión colectiva: De conformidad con nuestro ordenamiento jurídico, la gestión colectiva del derecho de autor se realiza exclusivamente a través de las sociedades de gestión colectiva, las cuales son entidades sin ánimo de lucro, que cuentan con personería jurídica y autorización de funcionamiento concedida por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, entendiéndose facultadas para representar a una pluralidad de titulares (de derecho de autor o de derechos conexos, según el caso), y ejercer frente a terceros los derechos exclusivos o de remuneración que correspondan a sus afiliados con ocasión del uso de sus repertorios.
La DNDA es la encargada de ejercer facultades de inspección, vigilancia y control sobre las sociedades de gestión colectiva, a fin de garantizar que su actividad se adecue a las disposiciones legales y estatutarias sobre la materia.
Facultades Jurisdiccionales: Con la aprobación del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), a la Dirección Nacional de Derecho de Autor le fueron asignadas funciones jurisdiccionales en los procesos relacionados con el derecho de autor y los derechos conexos. Esto quiere decir que la DNDA puede conocer y tramitar los procesos judiciales de naturaleza civil que se susciten por controversias relativas con el derecho de autor y los derechos conexos sin perjuicio de la competencia que en esta materia tienen los jueces civiles.
Centro de Conciliación y Arbitraje “Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx”: Este Centro ofrece a los ciudadanos, especialmente a los autores, compositores, artistas, usuarios de las obras protegidas por el derecho de autor, Sociedades de Gestión Colectiva, titulares de derechos, entre otros, un espacio para atender y resolver conflictos y controversias en temas relacionados con el Derecho de Autor y los Derechos Conexos, de la mano de profesionales especializados en estos temas.
En este orden, y en cumplimiento de la misión institucional y con el objetivo de fortalecer el Sistema de propiedad Intelectual de Derecho de Autor e Industrias Creativas a Nivel Nacional, la DNDA formuló un Proyecto de Inversión ante el Departamento Nacional de Planeación para ejecutar en la vigencia 2017, el cual fue aprobado por este departamento, con la ficha BPIN No. 2016011000109, y asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de conformidad con el Decreto de 2170 del 27 de diciembre de 2016 por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2017 por un valor total de $475.000.000.
De acuerdo a la Metodología General Ajustada (MGA) se formuló el proyecto de inversión para LA DIRECCIÓN, el cual se encuentra en las fichas Estadísticas Básicas de Inversión (EBI) y en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) con código No. 2016011000109 donde se detalla el proyecto y el presente proceso se enmarca dentro de las siguientes actividades: a) Estrategia de divulgación sobre beneficios y derechos de autor, b) Estrategia de divulgación sobre beneficios y derechos de autor y conexos, c) Realizar seminario Internacional para autoridades latinoamericanas de Derecho de Autor y Conexos y d) Evento lanzamiento red naranja.
En relación con la estrategia de divulgación sobre beneficios de derecho de autor y conexos, es importante manifestar que, la misma pretende dar alcance a nuestra misión institucional que está encaminada a promover una cultura al respeto del derecho de autor, la cual debe partir por el conocimiento de este derecho y de los servicios que la entidad rectora en el tema, que en Colombia es la Dirección Nacional de Derecho de Autor brinda a la ciudadanía.
Ahora bien, la DNDA dentro de sus ejes misionales, tiene a su cargo el posicionamiento nacional y regional como entidad líder en la protección y difusión del Derecho de Autor y Conexos, convirtiéndose en una entidad modelo a nivel latinoamericano, razón por la cual la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual escogió a Colombia para que a través de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, se realice la Reunión Regional de Directores de las Oficinas de Derecho de Autor de Latinoamérica, la cual se realizará en el mes de septiembre del presente año, evento en el que participaran aproximadamente 17 países de la región y 5 altos funcionarios de la OMPI, entre los que se cuenta la Directora General adjunta. Los países participantes serán Argentina, Brasil, Bolivia, Cuba, Xxxxx Rica, Chile, Salvador,
Ecuador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Perú, Paraguay, República Dominicana y Uruguay.
Igualmente, en el marco de este proyecto de inversión, se tiene previsto el lanzamiento de la Red Naranja, el cual es un portal de emprendimiento, que funciona a través de un aplicativo web que se elaboró en la vigencia 2016 y permite a los creadores, la posibilidad de publicar apartes de las obras que ya tengan registradas ante la DNDA, con la finalidad de ser contactados por las diferentes industrias culturales y así monetizar sus creaciones. Además, será una fuente inagotable para que estas industrias puedan encontrar nuevas creaciones, como guiones de cine, televisión y teatro; infinidad de obras literarias y musicales; programas de software, videojuegos, apps; un gigantesco banco de fotos, obras de arte, obras audiovisuales y toda la creatividad que registran a diario los colombianos ante nuestra entidad, portal que surge como respuesta a la solicitud de muchos creadores que no les ha sido posible publicar y comercializar sus obras.
Solo en el año 2016, la DNDA registró 71.875 obras entre literarias y artísticas, de las cuales 52.799 son inéditas, es decir, no han sido publicadas, debido a que en la mayoría de los casos los creadores no tienen como darlas a conocer por diferentes motivos: las editoriales o productoras son insuficientes para el número de obras, no son obras comerciales o la razón más común: los creadores no tienen la experticia para hacer el puente entre su obra y las industrias culturales (editoriales, casas disqueras, productoras de cine y televisión, empresas de software o los llamados caza talentos).
Es por ello que, para lograr a cabo los anteriores proyectos, se requiere la realización de actividades multidisciplinarias que permitan posicionar a la DNDA, así como brindar las condiciones necesarias para que las personas que asistan a los eventos lo hagan con oportunidad y comodidad, ofreciendo certámenes de calidad, utilizando los medios tecnológicos apropiados, contando con el material audiovisual necesario, generando con ello una reflexión sobre el Derecho de Autor, lo cual permitirá evidenciar los logros obtenidos y los retos pendientes por consolidar de la Dirección.
Así las cosas, y teniendo en cuenta que la DNDA, no cuenta con la capacidad de personal, infraestructura y conocimiento para llevar a cabo las actividades que se pretenden realizar, se hace necesario adelantar un proceso de contratación que permita satisfacer las anteriores necesidades, para lo cual, acudiendo a las normas de contratación es posible suscribir un contrato interadministrativo, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
Por esta razón, después de realizar un estudio xx xxxxxxx y analizar los servicios y actividades que requiere la Entidad, se consideró que Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., cuenta con la capacidad técnica, jurídica y financiera para desarrollarlas, asimismo, la DNDA evidenció que dentro del objeto social de esta se encuentra prestar servicios como operador profesional de eventos y actividades BTL.
Es de aclarar, que el BTL es un tipo de comunicación que utiliza canales más directos para comunicarse con sus potenciales clientes. Estos pueden ser: correos electrónicos, llamadas telefónicas, eventos en el punto de venta, redes sociales, entre otros. A diferencia de la publicidad ATL, los costos del BTL pueden ser significativamente menores.
Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., es una sociedad de economía mixta del orden municipal con capital público inferior al 90% y dentro de su objeto social se encuentra “el desarrollo de actividades de promoción, organización y realización en Medellín o en cualquier otra ciudad del país o del exterior, ferias, exposiciones, convenciones y eventos de carácter local, nacional e internacional, de tipo industrial, comercial, agropecuario, cultural, de intercambio cultural, artístico, recreativo, deportivo, político, académico, científico o similares, directamente o en asocio con terceros; así mismo prestar sus servicios como operador profesional de eventos y actividades BTL, en la conceptualización, planeación, organización, comercialización y ejecución de ferias, exposiciones y convenciones, promovidas y organizadas por la sociedad o que realicen otras personas o entidades, al igual que la ayuda o cooperación que juzgue conveniente otorgar a las delegaciones que en representación de la ciudad, región y país concurran a exposiciones que se realicen en Colombia o en el exterior”.
Cabe resaltar que Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., ha demostrado solvencia económica para prestar servicios y garantizar operación en cualquier lugar del territorio nacional a través de un amplio grupo de aliados estratégicos, los cuales a su vez están incluidos en contratos marco, tienen pólizas de garantía, pagan seguridad social de sus trabajadores y generan empleo. Asimismo, cuenta con la reconocida idoneidad y experiencia en la ejecución de objetos contractuales de similar envergadura con otras entidades públicas, los cuales han sido ejecutados de manera satisfactoria, cumpliendo las expectativas de las entidades estatales y cuya ejecución ha tenido importantes impactos sociales.
De conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado”. En el mismo sentido, el articulo 113 superior dispone que “Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”.
Expuesto lo anterior y conforme al literal c) del artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, el cual modifica el inciso primero del literal c) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, la modalidad de selección para los contratos interadministrativos, es decir, aquellos celebrados entre entidades estatales, es la contratación directa, siempre que las obligaciones del contrato tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
Para finalizar y considerando el estatuto de contratación pública, la DNDA encuentra pertinente celebrar un Contrato Interadministrativo con Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., por las razones ya mencionadas.
2. ANÁLISIS DEL SECTOR
2.1. ASPECTOS GENERALES XXX XXXXXXX
2.1.1. ECONÓMICO
En la actualidad, Colombia presenta un auge en el sector de operación logística y producción de eventos, presentando altos niveles de inversión en infraestructura hotelera.
Según literatura especializada en el tema como lo es la fDi Markets1, el incremento en el último año de empresarios dedicados a la prestación de servicios de logística y de eventos, en concreto en el sector de hotelería, estuvo en la capacidad de generar un total de ocho mil ochocientos cincuenta y nueve (8.859) empleos en más de veinticinco (25) proyectos diferentes de inversión.
Según la referida publicación, la distribución en las principales ciudades fue de la siguiente manera: i) El 37% para Bogotá D.C.; ii) El 30% para Cartagena; iii) El 25% parta Cali y; iv) El 3% para Medellín.
Referente a la estrategia de divulgación, en particular en las actividades BTL, se debe tener presente que la industria publicitaria es considerada como una pieza fundamental para la economía nacional, debido a su creciente desarrollo y capacidad de trascender las fronteras colombianas. Además, se convierte en un instrumento fundamental para las empresas que desean hacer uso de estas herramientas audiovisuales para lograr un efectivo reconocimiento de sus productos o servicios.
Según el último informe del Portal financiero “Sectorial”2, elaborado con información disponible a noviembre de 2013, la inversión en los medios digitales creció 15,32% durante 2012 con $145.729 MM, frente a $126.366 MM que se invirtieron en 2011. Así mismo, en la torta publicitaria se evidencia que Internet fue el medio que reportó un mayor crecimiento en la inversión. En cuanto a tendencias de inversión en publicidad para 2013, se estima que existan otras temáticas que serán tendencia como el email-marketing y el gamification. Este último, hace referencia a usar juegos en las aplicaciones móviles.
2.1.2. REGULATORIO
En Colombia existe un amplio entorno normativo relacionado con el sector de operación logística, producción de eventos y actividades BTL que de manera permanente regulan la actividad.
Algunas de estas normas son las siguientes:
• Ley 9 de 1979: “Por la cual se dictan Medidas Sanitarias”
• Decreto 1538 de 2005: “Por el cual se reglamenta la Ley 361 de 1997”
• Ley 1558 de 2012: “Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 Ley General de turismo, la Ley 1101 de 2006 y se dictan otras disposiciones”
• Ley 1101 de 2006: “Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 – Ley General de turismo y se dictan oras disposiciones”
• Ley 300 de 1996: “Por la cual se expide la Ley General de turismo y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto número 1824 de 2001 compilado por el Decreto 1074 de 2015, por el cual se dictan unas disposiciones relacionadas con la actividad de los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.
Normas técnicas:
De conformidad con las Normas Técnicas Sectoriales Hoteleras NTSH, deben tener en cuenta las siguientes:
1 xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/?xxxxxxxxx
2 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxxxxxxxx_x0&xxxxxxxxx&xxxxxxxxxxx&xxx000&Xxxxxxx000
• Norma Técnica Sectorial NTSH 001 ICONTEC: Establecimientos de alojamiento y hospedaje. Normas de competencia laboral. Realización de actividades básicas para la prestación del servicio.
• Norma Técnica Sectorial NTSH 002 ICONTEC: Establecimientos de alojamiento y hospedaje. Normas de competencia laboral. Información a clientes, atención de sugerencias y reclamaciones de acuerdo a políticas de servicio.
• Norma Técnica Sectorial NTSH 003 ICONTEC: Establecimientos de alojamiento y hospedaje. Normas de competencia laboral. Prestación de servicio de recepción y reservas conforme a manuales existentes.
2.2. ANÁLISIS XXX XXXXXXX
2.2.1. Aspectos generales xxx Xxxxxxx Eventos:
Según la Asociación Colombiana de Logística, “las empresas logísticas que operan en Colombia manejan estándares mundiales: Los logísticos colombianos son personajes de talla internacional, que a pesar de todos los retos que afrontan, nunca se han enfrentado a desabastecimientos en zonas apartadas del país como Xxxxxxx, Ipiales o Riohacha. Ellos ‘se dan la maña’ de llegar a cualquier parte del país con los productos, independientemente de las condiciones, lo cual ha desarrollado una muy buena generación de profesionales que proyectan muy bien a las empresas para las que trabajan”.
En términos generales, los operadores logísticos en Colombia son empresas que prestan servicios adecuados y de calidad, capaces no sólo de disminuir los costos de operación de casi cualquier compañía con procesos de cierta escala, sino de agregar valor a estas con procesos depurados y comprobados que se alinean con las marcas a las que representan.
Muchas empresas colombianas que no cuentan con la totalidad de recursos humanos, tecnológicos entre otros, o aquellas que buscan disminuir costos y mejorar la calidad de los procesos, optan por entregar el manejo de una o varias de estas actividades a un operador logístico, teniendo en cuenta, además, que algunos operadores logran economías de escala y se especializan en el manejo de diferentes tipos de mercancías, lo que hace muy eficiente su labor.
El operador logístico ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones, empleando de forma eficiente y segura infraestructura física, tecnología, sistemas de información y talento humano, que pueden ser suministrados por el cliente o ser propios del operador logístico. Entre los beneficios que tiene contratar un operador logístico, se encuentran:
• Reducción de costos: las economías de escala y sinergias que manejan algunos de los operadores logísticos se ven reflejadas en la disminución de los costos de almacenamiento, transporte y distribución.
• Costo logístico variable: solo se paga por los servicios que se reciben. “Si mueven una caja, se paga por una caja; si mueven mil, se paga por mil”.
• Disminución de pérdidas de productos: la experiencia en el manejo de las mercancías y la responsabilidad que asumen los operadores logísticos hace que se reduzcan las pérdidas de inventario.
• Desarrollo del ‘core business’: permite que las empresas se dediquen al desarrollo de su negocio. El operador logístico se encarga de los procesos en que la compañía no tiene grandes fortalezas.
• Acceso a tecnología: el gran volumen de operaciones que desarrolla un operador logístico, le permite tener acceso a tecnologías que, para empresas de menor tamaño, no son accesibles.
2.2.2. Aspectos generales xxx Xxxxxxx en Estrategias de Divulgación:
En Colombia este mercado dinámico posee una gran acogida, ya que esta Industria ha experimentado un creciente incremento y un especial interés de las entidades públicas por difundir sus políticas y servicios a los ciudadanos. Estas piezas comunicativas generan credibilidad y alcance, contribuyendo al posicionamiento de una cultura o razón de ser de las organizaciones.
En la siguiente gráfica suministrada por Asomedios, se puede ver la evolución del sector publicitario a través de medios tradicionales:
• PANORAMA INTERNACIONAL DE LA INDUSTRIA DE LA PUBLICIDAD
En Colombia operan desde hace más de treinta años, las más importantes agencias internacionales de publicidad, como XxXxxx Xxxxxxxx, Xxx Xxxxxxx, X Xxxxxx Xxxxxxx, entre otras, y más de treinta agencias locales que trabajan para clientes nacionales e internacionales.
Hoy en día operan alrededor de veinte casas productoras y preproductoras de comerciales, algunas de las cuales se han especializado en producciones para marcas y agencias internacionales.
Se producen en Colombia un promedio de treinta comerciales extranjeros al año y este mercado ha venido creciendo en un 80% cada año desde el 2005. Algunas multinacionales que han hecho sus comerciales en el país en los últimos años son: Visa, Coca-Cola, Pepsi, Frito Lay, Nestle, Sneakers, Budweiser, Amstel, entre muchas otras.
Hay empresas especializadas en alquiler de equipos y de tecnología de punta para la producción y post producción de comerciales de televisión. Asimismo, varias casas productoras trabajan asociadas con productoras internacionales de los Estados Unidos, México y Argentina.
El mercado publicitario en Colombia es de US $3 billones y el talento publicitario y de producción de comerciales es altamente calificado y compite eficazmente con casas productoras de otros países.
2.2.3. ANÁLISIS DE LA OFERTA
En el mercado existen entidades públicas y privadas que ofrecen los servicios que requiere la entidad, por mencionar algunas, están entidades públicas con el Hotel Tequendama, el Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía Nacional y Circulo de Oficiales, Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. y empresas privadas como el Hotel Dann, Hotel Sheraton, Hotel Marriot entre otros, así como operadores logísticos de eventos propiamente dichos, tales como Dubrands S.A., Axon Comunicaciones, Hobby Btl Comunicaciones y Eventos S.A.S y cajas de compensación que tienen como línea de negocio, la operación logística de eventos.
2.2.4. ANÁLISIS DE LA DEMANDA
Es necesario establecer que, la existencia de una entidad de Economía Mixta con capital público, cuyo objeto permita cumplir con las obligaciones del contrato que pretende suscribir la Dirección Nacional de Derecho de Autor, hace conveniente la contratación directa a través de un contrato interadministrativo que propende por una mayor eficiencia en el control del gasto público.
En consecuencia, el análisis del sector y el estudio xx xxxxxxx se subordinan al análisis del objeto de la entidad estatal que ejecutará el contrato y la verificación de una sola entidad que preste la totalidad de los servicios que requiere la entidad.
2.2.4.1. ANÁLISIS HISTÓRICO
La Dirección Nacional de Derecho de Autor, ejecutó en el año 2015, un contrato por apoyo logístico para la realización de eventos de similares características al de la presente contratación:
No. CONVOCATORIA | 041-2015 |
OBJETO | Contratar los servicios de apoyo logístico, operación y producción de eventos en la Ciudad de Bogotá, para el correcto desarrollo de actividades requeridas por la Dirección Nacional de Derecho de Autor en cumplimiento de sus funciones misionales, con el fin de ejecutar la actividad del proyecto de inversión aprobado por el DNP para la vigencia 2015 que se encuentra detallada en la ficha BPIN 2011011000222. |
CONTRATISTA | Sociedad Hotelera Tequendama S.A. |
TIPO DE CONTRATACION | Directa - Interadministrativo |
CONTRATO NO. | DNDA 037-2015 |
VALOR ADJUDICADO | $37.960.000,oo |
2.2.4.2. OTRAS ENTIDADES
Otras entidades han contratado servicios similares al que requiere la Dirección Nacional de Derecho de Autor, así:
No. de Proceso o Contrato | Entidad Contratante | Objeto | Entidad Contratista | Cuantía | |
1 | 4600064124 | Alcaldía de Medellín | Contrato interadministrativo de mandato (sin representación) para la administración de los recursos destinados a la realización del CONGRESO GLOBAL DE EMPRENDIMIENTO GEC MEDELLÍN 2016 | Plaza Mayor Medellín Convenciones Y Exposiciones S.A. | $2.260.002.196 |
2 | Gobernación de Cundinamarca | Aunar esfuerzos con la caja de compensación familiar compensar para desarrollar acciones de sensibilización y capacitación para las | Caja De Compensación Familiar COMPENSAR | $ 300.000.000 |
autoridades municipales, comunidades educativas y grupos de interés en general , así como fortalecer el proyecto de vida de niños, niñas y adolescentes de los municipios xx Xxxxxxxx, Fusagasugá, Xxxxxxxx y Girardot, pertenecientes al corredor vial Bogotá-Girardot del departamento de Cundinamarca, brindando herramientas para que descubran habilidades y potencialidades que les permitan tomar decisiones asertivas, con el fin de aportar a la prevención de la trata de personas con fines de explotación sexual. | |||||||
3 | Auditoría General de la República | Prestación de servicios de apoyo a la gestión por parte de PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. a la AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA con plena autonomía técnica, administrativa y financiera, para la organización y logística necesaria para el desarrollo del evento: "FORO INTERNACIONAL VALORACION DE COSTOS AMBIENTALES: RETOS Y DESAFIOS DEL CONTROL FISCAL" a realizarse los días 21 y 22 xx xxxx de 2015 en la ciudad de Medellín. | Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. | $102.000.000 | |||
4 | GGC-030- 2015 | Instituto Colombiano Agropecuario ICA | Administración de recursos para la operación logística integral de eventos técnicos que requiera el Instituto Colombiano Agropecuario a nivel Nacional, en el desarrollo de su objetivo misional | Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. | $2.225.520.063 | ||
5 | Contrato 180 de 2016 | Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP | Mandato sin Representación, para el apoyo logístico en la realización de los eventos requeridos por la Función Pública en la presente vigencia, en el marco de los Proyectos de Inversión Mejoramiento, Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas Públicas Nacional y Desarrollo Capacidad Institucional de las Entidades Públicas del Orden Territorial | Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. | $504.000.000 | ||
6 | CONTRATO 291 DE 2016 | Superintendenc ia de Industria y Comercio | Prestación de servicios de apoyo logístico y operativo para realizar eventos de divulgación en los temas misionales, así como actividades de bienestar y estímulos de la Superintendencia de Industria y Comercio. | Caja De Compensación Familiar COMPENSAR | $1.559.997.800 | ||
7 | Agencia de Cooperación e Inversión de Medellín y el Área Metropolitana | Contrato interadministrativo en la modalidad de administración delegada de recursos para el apoyo logístico y demás actividades complementarias, con el fin de | Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. | $1.683.000.000 | |||
promover el posicionamiento de la ACI Medellín en los eventos que se realizarán a nivel nacional e internacional. | |||||||
Ministerio del Interior | Mandato sin representación para la operación logística de los servicios de alimentación, alojamiento, desplazamientos aéreos, terrestres, marítimos y multimodales, material de apoyo, y todas aquellas acciones inherentes a la actividad a contratar para el cabal cumplimiento de las actividades (eventos y reuniones) que debe realizar el Ministerio del Interior, y los Fondos a su cargo y aquellos en que la entidad haga parte | Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. | $4.570.000.000 |
3. ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
3.1. Objeto
Prestación de servicios como operador profesional de los eventos institucionales y actividades BTL que requiera la Dirección Nacional de Derecho de Autor en cumplimiento de sus funciones misionales, con el fin de ejecutar las actividades del proyecto de inversión aprobado por el DNP para la vigencia 2017, que se encuentra detallada en la ficha BPIN 2016011000109.
3.2. Clasificación del Objeto a Contratar en el Clasificador de Bienes y servicios:
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, se especifica la descripción del objeto a contratar identificado en el Clasificador de Bienes y servicios:
Segmentos | ||||
80000000 | 80140000 | 80141600 | 80141607 | Gestión de Eventos |
80121604 | 80120000 | 80121600 | 80121604 | Derechos de autor |
80000000 | 80140000 | 80141900 | 80141902 | Reuniones y eventos |
90000000 | 90100000 | 90101600 | 90101601 | Instalaciones para banquetes |
90000000 | 90100000 | 90101600 | 90101603 | Servicios de catering |
90000000 | 90110000 | 90111600 | 90111601 | Centros de Conferencias |
90000000 | 90110000 | 90111600 | 90111602 | Instalaciones para videoconferencias |
90000000 | 90110000 | 90111600 | 90111603 | Salas de reuniones o banquetes |
82000000 | 82100000 | 82101800 | 82101800 | Servicios de agencia de publicidad |
3.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Los siguientes son los requisitos mínimos que debe cumplir el contratista en relación con el objeto del presente contrato:
Ítem (1) | Bien y/o Servicio (2) | Descripción del bien y/o servicio (3) | Cantidad (4) |
1 | Apoyo logístico. Seminario Internacional para autoridades latinoamericanas de Derecho de Autor y Derechos Conexos. | Alquiler de salón por dos días y medio, ubicado en un hotel cuya categoría sea 5 estrellas (la cual obedece a una especificación técnica relacionada con la calidad, de acuerdo a la clasificación internacional determinada por la Organización Mundial de Turismo). Acomodación del salón para 40 personas en U con Sillas, Mesas y Estación de Agua y Café permanente. | 1 |
Refrigerios mañana y tarde para 40 personas por dos días y medio, que contengan un sólido y un líquido. Se debe incluir el servicio de catering. Se deberá entregar carta de opciones de refrigerios al supervisor del contrato, quien determinará tipo de refrigerios que se ofrecerán. | 200 | ||
Almuerzos para 40 personas por tres días, que contengan una entrada, plato fuerte, una bebida y postre. Se debe incluir el servicio de catering. Se le deberá entregar carta de opciones de almuerzos al supervisor del contrato, quien determinará el tipo de almuerzo que se ofrecerá. | 120 | ||
Cena para 40 personas, que contenga una entrada, plato fuerte, una bebida y postre, la cual deberá ser en un restaurante diferente al del hotel donde se realice el evento. Se debe incluir el servicio de catering. Se le deberá entregar carta de opciones de cenas al supervisor del contrato, quien determinará el tipo de cena que se ofrecerá | 40 | ||
Servicio de transporte tipo van para 16 personas para realizar diferentes traslados de los invitados internacionales, conferencistas y funcionarios de la DNDA, por el tiempo que dure el evento. Así como recoger a los invitados internacionales en el aeropuerto, llevarlos al hotel y viceversa. | 1 | ||
Computador | 1 | ||
Video beam | 1 | ||
Sonido amplificado | 1 | ||
Conexión a internet para todos los asistentes al evento | 1 | ||
Realizar mínimo tres boletines de prensa para la difusión del evento a través de diferentes medios de comunicación haciendo uso del free press. Y gestionar con los medios de comunicación la publicación o mención de la noticia del evento. No es un tema de pauta comercial. Como mínimo, se deberán tener 8 publicaciones o menciones sobre el evento en diferentes medios de comunicación (escritos, radiales, televisivos o digitales). | 1 | ||
Una persona (como mínimo) que brinde apoyo logístico durante el evento de manera presencial. Igualmente, debe estar a cargo de recoger a los invitados en el aeropuerto, llevarlos al hotel y viceversa. | 1 | ||
Escarapelas de 9 cm x 12cm (ancho x alto), 4 x 0. Debe incluir bolsillo y cordón. | 40 | ||
Pendón retráctil tipo roller con estructura en aluminio, portátil de 80 cm x 2.00 mt de alto). El Diseño lo entrega el supervisor del contrato. | 1 | ||
2 | Apoyo logístico. Evento lanzamiento Red Naranja | Alquiler de salón por un día, ubicado en un hotel cuya categoría sea 5 estrellas (la cual obedece a una especificación técnica relacionada con la calidad, de acuerdo a la clasificación internacional determinada por la Organización Mundial de Turismo). Acomodación del salón para un máximo de 300 personas, tipo auditorio. | 1 |
Tres puntos de acreditación, cada una con su computador e impresora para registrar a los asistentes que van ingresando al evento, entrega de escarapela marcada digitalmente y entrega de material institucional a las personas que van ingresando al evento. Asimismo, se deberá contar con personal capacitado para realizar dicha acreditación (mínimo 2 personas de protocolo por mesa para acreditar a los asistentes). Quienes también se encargarán de entregar los certificados marcados con el nombre de cada asistente al finalizar el evento. Igualmente se deberá contar con un maestro de ceremonias para realizar la presentación durante todo el evento, el cual debe contar con excelente expresión oral, tono de voz y tener experiencia en presentación de eventos. | 3 | ||
Computador portátil | 1 | ||
Video beam | 1 | ||
Sonido amplificado | 1 | ||
Wi-fi | 1 | ||
1 Micrófono en el atril, 4 micrófonos inalámbricos. | 5 | ||
Servicio de Streaming durante todo el evento a dos cámaras con entrega de los videos de grabación del mismo. Duración: Se deben cubrir todas las charlas del transcurso del día. No se requiere ensayo previo, pero se debe asegurar la perfecta transmisión una vez inicie el evento. Se debe proporcionar la URL del Streaming en donde se encuentre el micrositio de su transmisión. En caso de que se requiera internet dedicado para su trasmisión, lo deben proveer e incluir dentro de los costos del mismo. Se deben entregar a la DNDA, las grabaciones en video de todas las charlas del evento. | 1 | ||
Refrigerios en la mañana para 300 personas, que contengan un sólido y un líquido. Se debe incluir el servicio de catering. Se deberá entregar carta de opciones de refrigerios al supervisor del contrato, quien determinará tipo de refrigerios que se ofrecerán. | 300 | ||
Almuerzos para 30 personas (conferencistas, directora general de la DNDA y algunos de sus directivos), que contengan una entrada, plato fuerte, una bebida y postre. Se debe incluir el servicio de caterirg. Se le deberá entregar carta de opciones de almuerzos al supervisor del contrato, quien determinará el tipo de almuerzo que se ofrecerá. | 30 | ||
Estación de café permanente durante el transcurso de todo el evento para 300 personas. | 1 | ||
Realizar mínimo tres boletines de prensa para la difusión del evento a través de diferentes medios de comunicación haciendo uso del free press. Y gestionar con los medios de comunicación la publicación o mención de la noticia del evento. No es un tema de pauta comercial. Como mínimo, se deberán tener 8 publicaciones o menciones sobre el evento en diferentes medios de comunicación (escritos, radiales, televisivos o digitales). | 1 | ||
Diplomas de 21,5 cm x 28 cm (ancho x alto) es decir tamaño carta. 4 x 0. en opalina. El diseño lo entrega el supervisor del contrato. | 400 | ||
Escarapelas de 9 cm x 12cm (ancho x alto), 4 x 0. Debe incluir bolsillo y cordón. | 400 | ||
Lapicero plástico con resaltador xx xxxx e impresión con la información que indique el supervisor del contrato. | 500 |
Cuaderno de notas de 100 hojas, pasta dura, con información misional de la DNDA. El diseño lo entrega el supervisor del contrato. | 500 | ||
Pendón retráctil tipo roller con estructura en aluminio, portátil de 80 cm x 2.00 mt de alto). El Diseño lo entrega el supervisor del contrato. | 1 | ||
Bolsa en material cambrel para entregar el material institucional, con impresión del logo de la DNDA en blanco. Medidas: 38.8 cm ancho X 40 cm alto. El diseño lo entrega el supervisor del contrato. | 500 | ||
Realizar suscripción de la DNDA a un gestor de envío de correos electrónicos masivos para 300 mil suscriptores de manera ilimitada (de septiembre a diciembre de 2017). NOTA. No debe exceder el 31 de diciembre de 2017. | 1 - Inscripción a plataforma de envíos | ||
3 | Estrategia de divulgación (Actividades BTL) | 1. Diseñar y realizar campaña de comunicación digital sobre los servicios que presta la DNDA. La cual debe contener: Definición detallada del target o público objetivo. Objetivos de marketing y comunicación. Propuesta creativa. Coherencia y complementariedad con el resto de acciones de marketing y comunicación de la DNDA. Métricas a controlar, basadas en los objetivos de la campaña: Aumento en el número de visitas al sitio web, Aumento en la cantidad de Fans o seguidores de las diferentes redes sociales de la DNDA; alcance de las publicaciones, menciones, etc. Definir las tácticas de marketing como Blog: publicaciones (post) una semanalmente. Marketing de YouTube: publicación de un video mensual. Social media marketing: de 1 a 10 publicaciones a diario, dependiendo los canales, por ejemplo, Facebook 1 al día. Twitter: 10 al día. Instagram: 1 diario. 2. Dicha campaña debe tener en cuenta las Redes Sociales de la DNDA (Twitter, Facebook, Instagram y Youtube) y medios digitales que el CONTRATISTA proponga para un mayor éxito de la misma. 3. La campaña debe estar complementada con: mínimo 3 videos para web realizados por el CONTRATISTA, mínimo 30 piezas gráficas y un cuestionario o encuesta para enviar a la base de datos de la DNDA. Todas las piezas y videos deberán estar aprobadas previamente por el supervisor del contrato. 4. Dicha campaña de divulgación es de septiembre a diciembre de 2017. | 1 No incluye pauta |
3.4. DOCUMENTOS Y PRODUCTOS ENTREGABLES
✓ Informe mensual de las actividades realizadas en cumplimiento del contrato.
✓ Documento en medio físico y magnético que contenga el informe financiero de la ejecución de las actividades del CONTRATO y su presupuesto, sin embargo, el supervisor podrá solicitar dicho informe al CONTRATISTA en cualquier momento de la ejecución del contrato.
✓ Archivo de prensa donde se evidencie las notas que salieron en medios por gestión de free press (prensa gratuita).
✓ Informe de resultados de la campaña de divulgación, así como las piezas gráficas y videos solicitadas en la ficha técnica.
✓ Informe de envío de correos masivos.
✓ Documentos de cesión de derechos patrimoniales de autor de cada una de las obras, a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, así como los permisos u autorizaciones necesarias.
3.5. CESIÓN DE LOS DERECHOS DE AUTOR
El contratista entiende y acepta que el propósito del contrato es que los derechos patrimoniales de todas las obras protegidas por el derecho de autor que se creen en desarrollo del mismo, sean de propiedad de la Dirección Nacional de Derecho de Autor sin limitaciones de tiempo, territorio y medio de reproducción o comunicación.
En consecuencia, el contratista se obliga a obtener, de parte de todas las personas naturales que participen en la creación de las mencionadas obras, la firma o las legalizaciones que sean aplicables bajo la legislación de otros países, de los documentos de cesión de derechos patrimoniales de autor de cada una de las obras, a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, así como los permisos u autorizaciones necesarias para la utilización ilimitada de las obras, a satisfacción de esta entidad.
3.6. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
El contrato que se suscriba en desarrollo del presente proceso de contratación será un contrato interadministrativo de prestación de servicios.
3.7. FORMA DE PAGO
Con sujeción a las apropiaciones presupuestales, al Programa Anual Mensualizado de Caja, a la situación de fondos por parte de la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional y al correspondiente trámite administrativo, la DIRECCION pagará al CONTRATISTA la totalidad del valor que se ejecute del contrato que se suscriba, de acuerdo con el desarrollo de las actividades previstas para la ejecución del objeto de conformidad con los servicios recibidos, de la siguiente manera:
PRIMER PAGO. Se realizará en el mes de octubre de 2017 y corresponde al valor facturado por la realización del evento de Organización y apoyo logístico de la Cumbre de Directores de Derecho de Autor de Latinoamérica y la suscripción de la DNDA a un gestor de envío de correos electrónicos masivos.
SEGUNDO PAGO. Se realizará en el mes de noviembre de 2017 y corresponde al 50% del valor total de la Estrategia de divulgación (Actividades BTL).
TERCER PAGO. Se realizará en el mes de diciembre de 2017 y corresponde a:
a) El valor total facturado por la realización del “Evento Red Naranja”.
b) El 50% restante de la Estrategia de divulgación (Actividades BTL).
Los pagos relacionados anteriormente, se efectuarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de radicación de cada factura, acompañada de la certificación que al efecto expida el supervisor del contrato sobre el cumplimiento del mismo, informe de actividades y de la certificación del pago de obligaciones asumidas por parte del CONTRATISTA por concepto de salud, pensiones, riesgos profesionales, y aportes a Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal cuando éste exista o por el Representante Legal (Artículo 50 Ley 789 de 2002).
El contratista deberá llevar un estricto control de los servicios prestados. La entidad no responderá por el valor de los servicios que el contratista haya prestado en exceso del valor del contrato.
Cuando LA DNDA no pague al CONTRATISTA la suma pactada, dentro de los términos estipulados en el presente contrato y teniendo en cuenta la fecha en que la Entidad cuente con la disponibilidad del PAC, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses xx xxxx el incremento mensual promedio del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior.
3.8. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN:
El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre del año 2017, contado a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución, previo del perfeccionamiento del mismo.
Las actividades que se adelanten en cumplimiento de lo establecido en el presente documento, se desarrollaran en la ciudad de Bogotá.
Para los efectos del contrato, el domicilio será la ciudad de Bogotá.
NOTA. Por la importancia de la actividad desplegada por el contratista de la operación logística, así como la posibilidad de dar una mayor eficacia al seguimiento del contrato, en virtud de la labor de supervisión, es imprescindible para la DNDA tener un contacto constante y personalizado con el Contratista en la ciudad de Bogotá, a través de reuniones de seguimiento y ajustes sobre el avance relacionado con los eventos programados, el cual debe ser directo e inmediato, entre contratista, contratante en los momentos que ello sea necesario.
3.9. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Además de las condiciones técnicas establecidas en los presentes estudios, el CONTRATISTA deberá cumplir a cabalidad y en forma oportuna las siguientes obligaciones:
3.9.1. Generales:
a. Garantizar la disponibilidad de tiempo y dedicación necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como contratista.
b. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
c. Cumplir con el objeto del contrato, presentando los informes parciales y finales sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento indispensable para el pago.
d. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
e. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
f. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
g. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
h. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
i. Asumir a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
j. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.
k. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
l. Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
m. Afiliar a sus empleados a la ARL y efectuar los pagos correspondientes.
n. Comunicar a la DNDA el número de una cuenta corriente o de ahorros en una entidad financiera y/o en caso de no tenerla, efectuar la constitución y apertura de una cuenta de ahorros, para la realización de los pagos mensuales de servicios por consignación.
o. Constituir las garantías requeridas por la entidad.
p. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
3.9.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:
Para el correcto desarrollo del objeto contractual, el contratista seleccionado se encuentra obligado a:
a. Contar con una red de proveedores de hoteles y salones adecuados para el desarrollo de actividades y encuentros corporativos, dotados de ayudas audiovisuales, sistemas de sonido e iluminación para atender eventos de entre 40 y 300 personas.
b. Contar con una variada red de proveedores de servicio de alimentos y bebidas gaseosas.
c. Prestar el servicio de apoyo y asesoría permanente para el apoyo logístico de cada uno de los eventos que desarrolle la Entidad.
d. Contar con personal o proveedores expertos en la elaboración y ejecución de estrategias de divulgación (actividades BTL).
e. Tener listas las instalaciones a las horas señaladas y con el montaje aprobado previamente por la Entidad conforme la programación de los eventos.
f. Suministrar en forma ágil y oportuna los equipos y materiales requeridos para cada una de las actividades a realizar.
g. Facturar únicamente los servicios aprobados en la propuesta adjudicada debiendo tener visto bueno del Supervisor del contrato.
h. Autorizar los derechos de autor de la campaña, así como el material de los productos obtenidos durante la ejecución del contrato, a perpetuidad de la DNDA.
i. Presentar informe mensual de las actividades realizadas en cumplimiento del contrato.
j. Presentar copia de los pagos de aportes a la seguridad social.
k. Prestar los servicios contratados con calidad, de acuerdo a las fechas e instrucciones determinadas por el supervisor del contrato.
l. Contar con un medio de comunicación efectivo y permanente: celular y correo electrónico.
m. Tener personal disponible que esté presente como operador logístico en cada uno de los eventos que realice la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
n. Poner a disposición de la Entidad los medios de transporte necesarios para trasladar a las personas designadas por la entidad, conforme los itinerarios acordados previamente y anexos al presente en los horarios acordados.
o. Las demás que se requieran y que se relacionen con el objeto del contrato.
3.10. OBLIGACIONES DE LA DIRECCION
En desarrollo del objeto de este contrato, LA DIRECCIÓN contrae las siguientes obligaciones:
a. Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato.
b. Señalar en forma clara y expresa las pautas que debe seguir EL CONTRATISTA en sus actuaciones y los objetivos que debe perseguir.
c. Dar respuesta oportuna a las solicitudes del CONTRATISTA, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.
d. Establecer un cronograma de ejecución de actividades y procesos donde se describan responsables, roles y funciones para el desarrollo y ejecución del Contrato, previo acuerdo con el Supervisor del contrato.
e. Tramitar los pagos de oficio en los términos acordados en este contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio.
f. Prestar la debida, adecuada y oportuna ayuda al CONTRATISTA en los temas que este requiera para la ejecución del objeto del contrato.
3.11. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, para lo cual entregará toda la información necesaria y facilitará el ambiente para la realización de gestión y las reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista, el supervisor del contrato y demás funcionarios que sea necesario para cumplir con el objeto contractual.
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN
4.1. RÉGIMEN JURIDICO.
a) LEY 80 DE 1993,
b) LEY 1150 DE 2007
c) LEY 1474 2011
d) DECRETO LEY 019 DE 2012
e) DECRETO 1082 DE 2015.
f) Demás normas que complementen, modifiquen o reglamenten las anteriores disposiciones y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato.
4.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE LA SOPORTAN:
La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal c) numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa para la suscripción de un contrato interadministrativo.
Lo anterior por tratarse de un bien o servicio que por sus características, la cuantía y la destinación del mismo, permite la suscripción de un contrato interadministrativo, en el entendido que las obligaciones derivadas de su ejecución, tienen relación directa con el objeto de la entidad ejecutora conforme a la ley y en sus reglamentos, lo que permite que se adelante un proceso para la escogencia del contratista utilizando la regla dispuesta en la Ley 1150 de 2007 como lo es la Contratación Directa, donde es posible adelantar un proceso que garantice la eficiencia de la gestión contractual y la escogencia de la mejor oferta para la Entidad.
En ese orden de ideas, Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., es una Sociedad de Economía Mixta del orden municipal, a quien le es aplicable el régimen de excepción contemplado en el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, modificatorio del artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, puesto que desarrolla actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, cuyo objeto es, entre otros, el desarrollo de actividades de promoción, organización y realización en Medellín o en cualquier otra ciudad del país o del exterior, de ferias, exposiciones, convenciones y eventos de carácter local, nacional e internacional de tipo industrial, comercial, agropecuario, cultura, de intercambio cultural, artístico, recreativo, deportivo, político, académico, científico o similares, directamente o en asocio con terceros, así mismo prestar sus servicios como operador profesional de
eventos y actividades BTL, en la conceptualización, planeación, organización, comercialización y ejecución de ferias, exposiciones, y convenciones, promovidas y organizadas por la sociedad o que realicen otras personas o entidades, al igual que la ayuda o cooperación que juzgue conveniente otorgar a las delegaciones que en representación de la ciudad, región y país concurran a exposiciones que se realicen en Colombia o en el exterior, razón por la cual pueden prestar los servicios objeto del presente contrato y que son parte integral del proyecto de inversión aprobado por el DNP para la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la vigencia 2017.
Por último, conforme al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, al contar Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación Pública, aplicara en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función pública administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los articulo 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades.
5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO
5.1. VALOR DEL CONTRATO
A efectos de garantizar los principios de selección objetiva y de económica, de acuerdo con la oferta presentada por PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A., y habida cuenta que se trata de una contratación directa, el valor estimado para la presente contratación es de CIENTO VEINTIOCHO MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL NOVECIENTOS
VEINTIOCHO PESOS, ($128.953.928) incluido el IVA y demás impuestos, tasas, contribuciones, costos directos e indirectos a los que haya lugar. Amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 10517 del 27 xx xxxxx de 2017, con cargo al rubro del proyecto de inversión de la DNDA, aprobado mediante ficha BPIN No. 2016011000109 para ejecutar en la vigencia 2017 con cargo a las siguientes actividades.
Item 1 y 2 | Item 3 | ||
Proponentes | Eventos lanzamiento red naranja y seminario internacional para autoridades latinoamericanas de Derechos de Autor y Conexos | Estrategia de divulgación sobre beneficios y derechos de autor y conexos | Valor total de cada propuesta |
PLAZA MAYOR | $ 87.449.847 | $ 41.504.081 | $ 128.953.928 |
AXON MARKETING Y COMUNICACIONES | $ 154.461.217 | $ 38.080.000 | $ 192.541.217 |
XXXXX COMUNICACIONES | $ 178.660.058 | $ 12.594.960 | $ 191.255.018 |
Valor promedio del proyecto | $ 170.916.721 | ||
Descripción del Bien y/o Servicio | Menor oferta (Plaza mayor) | Presupuesto Oficial disponible |
Eventos lanzamiento red naranja y seminario internacional para autoridades latinoamericanas de Derechos de Autor y Conexos | $ 87.449.847 | $ 88.000.000 |
Estrategia de divulgación sobre beneficios y derechos de autor y conexos | $ 41.504.081 | $ 43.451.865 |
TOTALES | $ 128.953.928 | $ 131.451.865 |
5.2. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO.
Es necesario señalar que, para efectos de estimar el valor del contrato a celebrar, esto es el servicio de apoyo logístico y operativo para la realización de eventos institucionales, así como la realización de actividades BTL, se solicitó cotización a Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. y a diferentes empresas privadas, encontrando que la cotización presentada por Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. es la más económica y cumple con los requisitos técnicos exigidos por la entidad. (Ver cuadro anexo)
5.3. Variables para calcular el valor del contrato
Las variables que se consideraron para calcular el valor del contrato, se realizaron teniendo en cuenta los servicios a contratar conforme a los requerimientos contenidos en las especificaciones y las necesidades de la entidad. Para ello se tuvieron en cuenta los ítems que se enuncian a continuación:
• Costos directos e indirectos relativos al apoyo logístico de los eventos.
• Costos directos e indirectos relativos a la realización del video institucional.
• Costos directos e indirectos relativos a la campaña de divulgación.
• Impuestos como IVA, ICA, RETEFUENTE y otros considerados acorde con el objeto contractual
6. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR LA OFERTA
6.1. CORRESPONDENCIA
El interesado deberán hacerlo a través de SECOP II en el siguiente Link:
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxx?XxxxXxxxxXXX
6.2. PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LA OFERTA
La oferta deberá ser presentada a través del SECOP ll en el siguiente LINK:
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxx?XxxxXxxxxXXX
El interesado debe estar registrado en el SECOP II para poder participar en el proceso de selección.
La oferta debe venir suscrita por el interesado según corresponda. El idioma del proceso de selección es el castellano, y por tanto, se solicita que todos los documentos y certificaciones a los que se refiere la invitación a ofertar emitidos en idioma diferente al xxxxxxxxxx, xxxx presentados en su idioma original y en traducción simple al castellano.
No se aceptarán ofertas enviadas en físico por correo o fax, tampoco serán tenidas en cuenta las que lleguen después de la hora prevista para el cierre del proceso de selección.
Todos los documentos de la oferta en los cuales se requiere la firma de la persona que los expide, deben venir debidamente firmados.
6.3. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y CIERRE DEL PROCESO:
El plazo para la presentación de la oferta empezará a correr a partir de la publicación del presente estudio previo en el SECOP II y terminará en la fecha y hora establecidas
para el cierre, la cual se señala en el Cronograma del proceso contenido en la plataforma del SECOP II.
7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
Por tratarse de una contratación directa (contrato interadministrativo), de conformidad con la normativa vigente, no se aplicará la definición de los factores de escogencia y la favorabilidad del ofrecimiento, ni ponderación de las ofertas, siendo en este caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, la base para la aprobación de la oferta presentada.
La verificación del cumplimiento de la capacidad jurídica, financiera, técnica y de experiencia de Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. para la ejecución del objeto contractual, no dará derecho a la asignación de puntaje, solo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada.
Por otra parte, Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., cuenta con una amplia experiencia en la realización de eventos y actividades de apoyo logístico con entidades del sector público, para lo cual posee la experticia y un nivel alto de calidad en los servicios proporcionados, más si se tiene en cuenta su experiencia, idoneidad, infraestructura y capacidad para ejecutar este tipo de actividades.
7.1. EVALUACION
La entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACION |
JURIDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
FINANCIERA | CUMPLE / NO CUMPLE |
TÉCNICOS Y DE EXPERIENCIA | CUMPLE / NO CUMPLE |
ECONOMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
• Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
• Requisitos financieros (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
• Requisitos Técnicos y de Experiencia (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.
• Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
La oferta presentada debe cumplir con los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y de experiencia, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma de CIENTO VEINTIOCHO MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL NOVECIENTOS VEINTIOCHO PESOS, ($128.953.928) incluido el IVA, acorde
con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 10517 del 27 xx xxxxx de 2017 con cargo al Rubro de inversión C-3707-1000-1 “Fortalecimiento de la creatividad productiva de los Derechos de Autor”.
7.2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD JURIDICA, FINANCIERA, TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA.
7.2.1. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD JURIDICA.
No. | DETALLE DEL DOCUMENTO |
1 | Anexo No. 1 Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables. |
2 | Anexo 2 Certificación sobre pagos de seguridad social y aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 789 de 2002 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato. |
3 | Anexo No.3 Hoja de vida única persona Jurídica. |
4 | Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Entidad Competente con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario a la fecha de cierre y entrega de la propuesta. Este Documento debe acreditar capacidad jurídica y el Objeto Social debe ser concordante con el objeto de la contratación. |
5 | Copia del documento de creación de Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A. |
6 | Copia del documento o acta de nombramiento del representante legal. |
7 | Copia del Acto administrativo o documento mediante el cual fue facultado para contratar en caso de ser por delegación, el acto de delegación. |
8 | Documento de posesión del representante legal. |
9 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal |
10 | Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación del representante legal y de la persona jurídica |
11 | Certificación expedida por la Contraloría General de la República. Donde conste que el oferente no está reportado en el boletín de responsables fiscales, del representante legal y de la persona jurídica. |
12 | Certificado de antecedentes de policía o judiciales del representante legal. |
7.2.2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD FINANCIERA.
No. | DETALLE DEL DOCUMENTO |
1 | Registro Único Tributario expedido por la DIAN debidamente actualizado. |
2 | Anexo No. 4 Información SIIF. (Este documento no es requisito habilitante) El futuro contratista deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. |
3 | Certificación Bancaria. (Este documento no es requisito habilitante). Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección). |
4 | Oferta Económica. La oferta económica en SECOP II será la que señale la DNDA en la lista de precios y debe corresponder al valor unitario estimado por la Entidad. |
7.2.3. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA CAPACIDAD TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA.
No. | DETALLE DEL DOCUMENTO |
1 | Experiencia. • Debe anexar mínimo dos (2) certificaciones de experiencia y/o copia de contratos suscritos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente contratación, con entidades públicas o privadas en los últimos cinco (5) años y cuyo valor sumado sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial de la presente contratación. Los contratos y/o certificaciones deben tener como mínimo la siguiente información: - Razón social o nombre de la empresa contratante. - Objeto del contrato - Valor de contrato (incluye adicionales si los hay) - Fecha del contrato Debe estar suscrita por el supervisor del respectivo contrato o el representante legal del Contratante. |
2 | Acreditación de Idoneidad. Presentar una relación de los principales clientes de la persona jurídica donde muestre amplia experiencia relacionada con el objeto a contratar y/o con el apoyo logístico para la realización de eventos con grupos mayores a 300 personas, donde relacione los negocios más recientes. |
3 | Anexo No. 5 Especificaciones Técnicas. Debe adjuntar a la propuesta el anexo No. 5 en papelería del proponente, debidamente firmado por el representante legal de la persona jurídica que oferta el servicio, con lo cual se entiende que acepta la ejecución y condiciones del objeto a contratar. En un mismo documento debidamente scaneado debe remitir los anexos técnicos que considere necesarios de acuerdo con el objeto a contratar, tales como carta de menús de refrigerios, almuerzos, bebidas gaseosas, jugos y otros. |
8. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN
El análisis de los riesgos debe determinarse según lo establecido en el Manual de Colombia Compra Eficiente y lo señalado en el Manual de Contratación y realizar la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación (Ver matriz de Riesgos anexa).
Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todos aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.
Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.
En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos:
1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA.
Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de logística, operación y producción de eventos:
• Clase: General y específico
• Fuente: Interno y Externo
• Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución
Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza, Técnicos, entre otros.
2. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.
Esta evaluación permitió asignar a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.
3. Asignar y tratar los riesgos: Se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias.
4. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.
Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprender a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir.
No obstante lo anterior, Plaza Mayor Medellín Convenciones y Exposiciones S.A., interesada en el proceso, podrá manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en dicha audiencia o en tal plazo.
NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.
9. MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.3.1.1 del Decreto 1082 de 2015, el proponente adjudicatario se obliga a constituir a su xxxxx y a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los demás riesgos asociados, la cual consistirá en una garantía bancaria y/o patrimonio autónomo y/o contrato de seguro contenido en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, constituida a partir de la fecha de suscripción del contrato y que contenga los siguientes amparos:
a. Cumplimiento: por un valor correspondiente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.
b. Salarios y prestaciones sociales: por un valor correspondiente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de firma del contrato.
c. Calidad del servicio: por un valor correspondiente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de firma del contrato.
d. Calidad de los bienes: por un valor correspondiente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses, más contados a partir de la fecha de firma del contrato.
10. SUPERVISIÓN
La supervisión del contrato resultante del presente proceso designado por la Directora General será la Coordinadora de la Unidad de Comunicaciones y Servicio al Ciudadano o quien haga sus veces.
11. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.4.1.1 del Decreto 1082 de 2015 la DNDA, establece si el servicio objeto del presente proceso de selección se encuentra cobijado por los acuerdos y tratados internacionales que vinculen al estado colombiano, para lo cual se verificó:
a) Si la cuantía del proceso se somete al capítulo de compras públicas
b) Si la Entidad se encuentra cobijada bajo el capítulo de compras públicas
c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos del capítulo de compras.
De acuerdo a la verificación realizada sobre los TRATADOS DE LIBRE COMERCIO, ACUERDOS INTERNACIONALES VIGENTES PARA EL ESTADO COLOMBIANO y
la excepción consistente en la modalidad de contratación directa, el presente proceso no se somete al capítulo de compras públicas.
El presente documento se expide el nueve (09) xx xxxxxx de 2017.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR LA SUSCRITA XXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX
COORDINADORA UNIDAD DE COMUNICACIONES
Y SERVICIO AL CIUDADANO
Anexo: Matriz de Riesgos Estudio xx xxxxxxx
CDP 10517 del 27 xx xxxxx de 2017