Contract

	PROCESO : GESTIÓN ADMINISTRATIVA,	Fecha:19/09/2017
		Versión: 2
	FINANCIERA Y XXX XXXXXXX HUMANO
	SUBPROCESO : GESTIÓN DE CONTRATACIÓN	Código: GC-PR-16
	PROCEDIMIENTO : CONTRATACIÓN DIRECTA -
	CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN	Página: 1 / 11

1. OBJETO

Celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión de acuerdo con los requerimientos de la dependencia interesada, conforme a lo establecido en las normas legales vigentes.

2. ALCANCE

Inicia con la verificación de la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones a partir de la solicitud de elaboración del contrato de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión junto con los documentos respectivos, hasta la desvinculación del contrato en el SIGEP.

3. USUARIO

1. Dependencia, oficina o Grupo solicitante de la contratación.

2. Grupo de Contratos

3. Grupo de Finanzas y Presupuesto

4. Grupo xx Xxxxxxx Humano

5. Ordenador del Gasto

6. Supervisor

7. Contratista

4. NORMATIVIDAD

Constitución Política Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Decreto 1082 de 2015

Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría Resolución 1726 de 2015

5. FORMATOS UTILIZADOS

1. Solicitud de Certificado de disponibilidad presupuestal

2. Estudios previos.

3. Certificado de idoneidad emitido por el solicitante de la contratación.

4. Formato de verificación de idoneidad y experiencia.

5. Inventario documental.

6. Inventario documental Unión Temporal.

6. DEFINICIONES

Solicitante de la contratación :

Dependencia, Oficina o Grupo de la ANLA que, conforme a las necesidades del servicio, requiere la contratación un bien o servicio

Certificado de Disponibilidad Presupuestal :

Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato

Certificado de idoneidad :

Documento emitido por la Entidad, en la que se hace constar que quien aspira a celebrar un contrato con la ANLA, cuenta con la aptitud, calificación, habilidad y competencia para desarrollar el objeto a contratar

Certificado de insuficiencia o inexistencia de personal :

Documento emitido por el Grupo xx Xxxxxxx Humano, en virtud del cual se hace constar que no hay personal de planta o el que existe no es suficiente, para desarrollar el objeto a contratar.

Contratista: Persona natural o jurídica, que se constituye en extremo de la relación contractual, que está obligada a dar, hacer o entregar

Contrato : Acuerdo de Voluntades entre dos (2) o más personas jurídicas o naturales en el que una de ellas se obliga a dar, hacer o entregar una cosa y la otra a pagar un precio por ello

Garantías: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley para amparar los riesgos derivados de la contratación. No son obligatorios en esta modalidad de contratación, salvo que así lo estime la Entidad contratante.

Indemnidad : Convención que se incluye en el marco de relaciones contractuales, por las cuales una de las partes, el otorgante, asume ante la otra parte, el beneficiario, el deber de mantenerlo indemne frente a reclamos de terceros que tengan vinculación con la causa que motiva el contrato, esto es, libre de todo daño o perjuicio que se cause durante la ejecución contractual

Profesional Asignado :

Funcionario de planta o contratista del Grupo de Contratos, a quien se le asignan las tareas de proyección, sustanciación y realización de la etapa pre, contractual y post contractual

Registro Presupuestal :

Es la apropiación definitiva de los recursos institucionales. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.

SIGANLA : Sistema de Información de la ANLA, que contiene un módulo contractual, para la administración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

SIGEP : Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, que contiene un módulo contractual, para registro de hojas de vida de contratistas (personas naturales) así como la vinculación y desvinculación de los contratos de prestación de servicios celebrados por cada Entidad

Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP :

Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas de la contratación en todas las entidades del estado, y aquellas que, por disposición legal, le corresponda. Es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx)

7. POLITICAS DE OPERACIÓN

-Las solicitudes de contratación serán radicadas ante el Grupo de Contratos en días hábiles en el horario comprendido entre las 8 a.m. y 5 p.m.

-El tiempo que tiene el Grupo de Contratos para atender la solicitud, entendiendo esta la firma del contrato, es de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la radicación de la solicitud en debida forma.

-Las carpetas deberán contener la documentación indicada en el siguiente orden:

1. Memorando de solicitud de contratación

2. Estudio del sector, siempre y cuando no se incluya en el estudio previo.

3. Estudios previos suscritos.

4. Certificación expedida por el Grupo xx Xxxxxxx Humano sobre insuficiencia de personal de planta.

5. Certificado de disponibilidad presupuestal y vigencia futura, si aplica.

6. Documento de verificación de idoneidad y experiencia del futuro contratista.

7. Certificado de idoneidad de la persona seleccionada.

8. Propuesta del potencial contratista.

9. Acta de constitución del consorcio o Unión temporal, según el caso

10. Para persona natural Formulario único de hoja de vida del SIGEP.

11. Para persona jurídica Formulario único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública para persona jurídica.

12. Para los integrantes de consorcio o unión temporal Formulario único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública de persona natural, para cada uno.

13. Certificados de formación académica de la persona natural, o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

14. Certificados de experiencia de la persona natural, jurídica o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

15. Copia de la Cédula Ciudadanía de persona natural, representante legal de la persona jurídica o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

16. Copia de la Tarjeta Profesional, de la persona natural o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, si aplica según las normas vigentes.

17. Libreta militar, si aplica.

18. Formato de Identificación Tributaria Persona Natural o Jurídica.

19. Certificación emitida, por entidad bancaria en que acredite la existencia de una cuenta bancaria en estado activo, expedida como mínimo con seis (6) meses a la radicación de la solicitud

20. Formulario de Registro Único Tributario RUT para persona natural, jurídica o de cada uno de los integrantes del consorcio o la unión temporal, según el caso.

21. Constancia de afiliación y/o planilla soporte de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensión del mes en que se solicita la contratación, cuando se trate de personas naturales o de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal según el caso.

22. Exámenes médicos pre ocupacionales de la persona natural o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso. Los mismos deben cumplir con lo establecido en el procedimiento TH-PR-11 o el que lo modifique o sustituya en relación con el tema.

23. Certificado de antecedentes disciplinarios y vigencia de la tarjeta profesional expedida por la entidad correspondiente.

24. Certificado antecedentes judiciales de la persona natural, o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

25. Certificado de no responsable fiscal en Boletín de la Contraloría General de la Republica para persona natural, jurídica o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

26. Certificado Antecedentes Disciplinarios de persona natural, jurídica o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

27. Certificado de consulta en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas de la persona natural, o de cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal, según el caso.

28. Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica en la que conste que se encuentra al día en el pago de sus aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales dentro de los últimos 6 meses.

- La persona de apoyo del Grupo de Contratos deberá remitir el expediente del proceso al archivo de la entidad dentro de los siguientes ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de comunicación de la legalización del contrato y la respectiva designación al supervisor, mediante un memorando suscrito por el Coordinador del Grupo de Contratos.

8. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
INICIO
Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)			PUNTO DE CONTROL		OBSERVACIONES
1	V e r i f i c a r inclusión del objeto de la contratación en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios	Solicitante contratación.	de	la	Plan Adquisiciones	de	Verificar que las condiciones de la contratación coincidan con lo establecido en el Plan de Adquisiciones. De requerirse alguna modificación debe solicitarse previo al inicio de los tramites de la contratación, la modificación del plan.
2	Elaborar el Estudio previo	Solicitante contratación.	de	la	Estudio Previo		La dependencia que requiera la contratación debe elaborar dichos estudios y documentos previos, los cuales deberán contener como mínimo los elementos señalados en la ley y los reglamentos respectivos, utilizando los formatos establecidos para tal fin en el Sistema de Gestión de Calidad de la ANLA, y deberán ser suscritos por el jefe de la dependencia respectiva.
3	S o l i c i t a r documentos al candidato para verificar su formación académica, experiencia	Solicitante contratación.	de	la	Formato Verificación idoneidad experiencia	de de y	Se deberá diligenciar de acuerdo con las pautas del formato correspondiente. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales se deberá diligenciar un formato por cada uno de los integrantes.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)			PUNTO DE CONTROL		OBSERVACIONES
4	Verificar que el candidato se encuentre registrado en el SIGEP	Solicitante contratación.	de	la	Persona registrada en el SIGEP		En caso que no se encuentre registrado, se deberá solicitar al Grupo de Contratos mediante correo electrónico dirigido a xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx, adjuntando la copia de la cédula de ciudadanía e indicando el correo electrónico de contacto personal del mismo. La clave respectiva será remitida por el Grupo de Contratos al contratista seleccionado. Además del registro de la información de la formación académica y experiencia el candidato debe tener registrados y cargados en el SIGEP las copias de la cedula de ciudadanía y tarjeta profesional, según aplique.
5	S o l i c i t a r Certificación al Grupo xx Xxxxxxx Humano sobre la insuficiencia de personal de planta	Solicitante contratación	de	la	Solicitud		El objeto y el perfil que se incluyan en la solicitud deben ser iguales a los establecidos en el estudio previo.
6	S o l i c i t a r Certificado de Disponibilidad Presupuestal	Solicitante contratación	de	la	Formato		El CDP solo se podrá solicitar una vez se cuente con el certificado de insuficiencia de personal de planta. El objeto que se incluya en el CDP debe ser igual al establecido en el Estudio previo y en el Plan Anual de Adquisiciones.
7	E l a b o r a r certificado de idoneidad respecto de la hoja de vida del futuro contratista	Solicitante contratación	de	la	Certificado idoneidad	de	El objeto de ser igual al del estudio previo y CDP. Deberá estar firmado por el Director, Subdirector o Jefe de Oficina, o por el Coordinador de Grupo.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)			PUNTO DE CONTROL		OBSERVACIONES
8	E l a b o r a r memorando de solicitud de contratación	Solicitante contratación	de	la	M e m o r a n d o radicado		Los procesos de contratación serán solicitados a través de un memorando dirigido al Subdirector Administrativo y Financiero. El memorando deberá ser suscrito por el Jefe de la dependencia u Oficina, o por el Coordinador de Grupo con el visto bueno del Subdirector respectivo y deberá contener como mínimo el nombre de la persona natural o jurídica de la que se solicita la contratación y el listado de los documentos que se remiten. Se deben anexar todos los documentos requeridos en el procedimiento. De no ser así, no se recibirá la solicitud, salvo cuando se trate de consorcios o uniones temporales, quienes tan solo podrán anexar el RUT, Certificado de identificación tributaria y certificación bancaria una vez se surta el paso siguiente.
9	E l a b o r a r aceptación de oferta para los consorcios o uniones temporales	Profesional asignado			Aceptación oferta	de	El profesional asignado elaborará este documento verificando previamente que la unión temporal o consorcio cumpla con los requisitos establecidos en el estudio previo. De no ser así, el grupo de contratos devolverá mediante memorando al solicitante, máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la radicación.
10	Remitir al grupo de contratos del RUT, Certificado de identificación tributaria y certificación bancaria cuando se trate de consorcios o uniones temporales	Solicitante contratación	de	la	Memorando alcance	de	Para remitir estos documentos, el solicitante de la contratación debe dar un alcance al memorando con el que solicitó la contratación inicialmente
11	I n c l u i r información del potencial contratista en SIGANLA	Persona de apoyo del Grupo de Contratos			Creación potencial contratista SIGANLA	del en	La persona de apoyo al Grupo de Contratos realizará la inclusión de la información básica del potencial contratista.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)	PUNTO DE CONTROL	OBSERVACIONES
12	Validar la Hoja de vida en el SIGEP (Para personas naturales) y verificación documental del potencial contratista	Profesional asignado	Hoja de vida del SIGEP	El profesional asignado deberá verificar que la información consignada en la hoja de vida y las certificaciones que reposan en el SIGEP coincidan. Así mismo que toda la experiencia relacionada en la hoja de vida se encuentre debidamente acreditada y que la copia del documento de identificación y tarjeta profesional se encuentren debidamente registradas y cargadas. Tan solo una vez se cumpla lo anterior, se aprobará la Hoja de vida en el SIGEP y se dará de alta en el portal de la ANLA. Igualmente deberá verificar los documentos allegados para la contratación (los soportes de formación académica y experiencia deberán coincidir con los registrados en el SIGEP). Una vez realizada la revisión integral de la documentación allegada y del SIGEP, se requerirá al solicitante y al potencial contratista, por única vez, a más tardar el segundo día hábil desde la radicación, informando las inconsistencias o documentos faltantes para que sean allegados o subsanados en el plazo establecido en la solicitud. Si transcurridos más de tres (3) días hábiles no se allega o se subsana lo solicitado, el grupo de contratos devolverá el trámite mediante memorando al solicitante.
13	Elaborar minuta contractual, certificado de idoneidad y autorización para contratar con objetos iguales si es del caso	Profesional asignado	Contrato	El profesional asignado elaborará los documentos requeridos a través del SIGANLA, en caso de que aplique. Radicada la solicitud en debida forma al Grupo de Contratos contará con cinco (5) días hábiles para elaborar estos documentos.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)	PUNTO DE CONTROL	OBSERVACIONES
14	Suscribir el Contrato	Ordenador del Gasto - Contratista	Contrato firmado	El profesional designado deberá entregar los documentos correspondientes, incluida la minuta del contrato para la suscripción del ordenador del gasto, posteriormente requerirá al potencial contratista al correo electrónico registrado en la hoja de vida del SIGEP, con copia al solicitante de la contratación, para su firma. Si transcurridos más de tres (3) días hábiles desde el requerimiento al potencial contratista, este no se acerca al Grupo de Contratos, se devolverá mediante memorando la solicitud con sus anexos.
15	Numerar y fechar el contrato	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	C o n t r a t o numerado y fechado	El contrato suscrito será entregado a la persona de apoyo del Grupo de Contratos para que sea fechado y numerado según el consecutivo del libro correspondiente.
16	S o l i c i t a r registro presupuestal	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	R e g i s t r o presupuestal	El registro se solicitará mediante el procedimiento establecido por el Grupo de Finanzas y Presupuesto.
17	Publicar el contrato y estudios previos en SECOP	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	Constancia de publicación	La persona de apoyo designada realizará la publicación de los documentos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, en caso que en dicho termino no se hayan cumplido los requisitos de ejecución, se registrara en el SECOP como fecha de inicio del contrato la fecha límite para allegar las garantías de conformidad con lo pactado en el mismo. La constancia de publicación deberá ser impresa e incluida en el expediente del contrato.
18	Requerir las garantías al contratista, si aplica	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	Envío de correo electrónico	La persona de apoyo del Grupo deberá remitir mediante el correo electrónico copia del contrato al contratista para que realice la expedición de las garantías correspondientes.

Nº	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)	PUNTO DE CONTROL	OBSERVACIONES
19	A p r o b a r garantías otorgadas por el contratista, si aplica.	Profesional asignado y Coordinador Grupo de Contratos	X x x x x x í a s aprobadas	La garantía debidamente suscrita por el contratista debe ser entregada en el Grupo de Contratos dentro del plazo establecido en el contrato. Si la garantía no es aprobada el contratista no puede iniciar la ejecución del mismo. En caso que la garantía no cumpla con lo solicitado se realizará requerimiento vía correo electrónico al contratista para que realice los ajustes correspondientes, los cuales deben ser igualmente radicados en el Grupo de Contratos. La aprobación de las garantías se realizará a través de un sello con la información del contratante, y de la firma del Coordinador del Grupo de Contratos. Dicho Grupo contará con un (1) día hábil para la aprobación correspondiente, contado a partir de la entrega en debida forma.
20	E l a b o r a r memorando para comunicar al supervisor la legalización del contrato y la respectiva designación	Profesional asignado	M e m o r a n d o firmado	El memorando será elaborado por el profesional asignado, suscrito por el Coordinador del Grupo de Contratos, y remitido al supervisor del contrato con copia al Grupo de Finanzas y Presupuesto y al Grupo xx Xxxxxxx Humano. Se dejará copia del mismo en el expediente del proceso y se remitirá vía correo electrónico al contratista. El Grupo de Contratos contará con tres (3) días hábiles a partir de la aprobación de las garantías o del recibo del registro presupuestal para el envío del mismo.
21	Vincular el contrato al SIGEP	Profesional asignado	Vinculación	El profesional asignado realizará la vinculación del contrato en SIGEP, dentro de los 3 días hábiles a la elaboración del memorando de comunicación de supervisión.
22	R e m i t i r expediente contractual al Archivo	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	Expediente remitido	La persona designada para ello organizará el expediente del contrato de conformidad con el formato de inventario documental y lo remitirá al archivo de la entidad, mediante un memorando suscrito por el Coordinador del Grupo de Contratos.
23	Desvincular el contrato en el SIGEP	Persona de apoyo del Grupo de Contratos	Desvinculación	Dentro del mes siguiente a la finalización del plazo de ejecución del contrato, la persona de apoyo del Grupo de Contratos realizará la desvinculación del mismo.
FIN

9. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Verificar la contratación en el Plan Anual de Adquisiciones. Verificación de idoneidad y experiencia

Inventario documental

Aprobación de la hoja de vida del potencial contratista en el SIGEP. Constancia de publicación de los documentos del proceso en el SECOP.

10. FLUJOGRAMA

The resource of this report item is not reachable.

11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA	VERSIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUE MODIFICA	VERSIÓN ACTUAL DEL PROCEDIMIENTO	MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN
2017-09-19	1	2	Se crea el procedimiento de acuerdo con la normativa

Elaboró : XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX	Revisó : XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXXX	Aprobó : XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Cargo : Coordinador Grupo de Contratos	Cargo : Coordinador Grupo de Contratos	Cargo : Sistema de Gestión de Calidad/Contratista
Fecha : 2017-09-17	Fecha : 2017-09-17	Fecha : 2017-09-19