Contenido
Prestación del Servicio Integral para la Organización de Eventos
Guía del Usuario
GI_05-DGAF-DA-SE
Versión 2011.11. 23
Contenido
1. Acerca del Contrato………………………………………………………………………….
2. ¿Qué es un Contrato Marco?..............................................................
3. ¿Cómo Utilizo este Contrato Marco?..................................................
4. ¿Cómo se Clasifican los Eventos?.......................................................
5. ¿Quiénes son los Proveedores?..........................................................
6. Condiciones Generales de la Prestación del Servicio……………….……….
7. Precios y Comisiones………………………………………………………………………
8. El Proceso de Contratación a través del Contrato Xxxxx……………….....
9. Definición de Necesidades…………………………………………………………..…...
10. ¿Cómo se Realiza la Contratación a través de CompraNet?..............
1. Acerca del Contrato
Vigencia Del 21 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2013.
Objeto Contratación de la prestación del servicio integral para la organización de eventos.
Alcance Se pueden contratar eventos que se realicen en el territorio nacional o en el extranjero siempre y cuando la contratación se lleve a cabo en la República Mexicana.
Beneficios - Se ordena la compra.
- Se reducen los costos de transacción.
- Se reducen los tiempos de adquisición.
- Se logra eficiencia en las operaciones de emergencia.
- Se logran mejoras en la calidad del servicio y en la confiabilidad de los proveedores.
Contacto
Para adhesión de proveedores al contrato marco y dudas sobre el mismo comunícate con:
Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx
Subdirector de Reingeniería de Procesos Unidad de Política de Contrataciones Públicas Teléfono (00) 0000-0000 Extensión 2430 xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Documentos Soporte
• Catálogo de conceptos
• Formato del evento
2 ¿Qué es un Contrato Xxxxx?
Es un acuerdo que anticipa los requerimientos para la provisión de bienes y servicios en un período de tiempo determinado y que ofrece ventajas relevantes como:
1. Reduce el tiempo de adquisición
2. Fortalece la transparencia
3. Reduce los costos de transacción
4. Fortalece el buen gobierno
5. Promueve la descentralización eficiente
“La lógica o racionalidad económica es la que determina qué diseño de contrato xxxxx es más apropiado en función de la estructura xx xxxxxxx y la naturaleza de los bienes y/o servicios por adquirir y/o contratar.”
Xxxxx Xxxxxxxxx
Artículo 17 de la LAASSP
La Secretaría de la Función Pública, en los términos del Reglamento de esta Ley, podrá promover contratos marco, previa determinación de las características técnicas y de calidad acordadas con las dependencias y entidades, mediante los cuales éstas adquieran bienes, arrendamientos o servicios, a través de la suscripción de contratos específicos.
Fracción XX del Artículo 41 de la LAASSP
Establece la posibilidad de adjudicar directamente sin necesidad del dictamen del Comité de Adquisiciones de la dependencia o entidad que corresponda.
Artículo 14 del Reglamento de la LAASSP
Establece los requisitos para realizar los contratos marco.
3. ¿Cómo Utilizo este Contrato Xxxxx?
Paso 1 Define tu Necesidad
Describiendo el evento que requieres realizar a través del formato del evento
Paso 2 Solicita Cotizaciones
Solicita las cotizaciones a través de CompraNet a los proveedores del Contrato Xxxxx enviando el formato del evento
Paso 3 ¡Contrata!
Selecciona al proveedor que cumpla con tus requerimientos de evento y que te ofrezca la mejor cotización
4. ¿Cómo se Clasifican los Eventos?
Definición:
Por evento se entiende la celebración de actos o acontecimientos de carácter protocolario, social, cultural, científico, académico, artístico, deportivo o algún otro vinculado con las actividades propias de las dependencias o entidades de la Administración Pública Federal y que las mismas requieran llevar a cabo para cumplir con sus obligaciones institucionales o con sus funciones.
Tipo de Eventos:
Entre los eventos que pueden considerarse para la celebración de contratos específicos de manera enunciativa, más no limitativa, se identifican los siguientes tipos:
Anuncio | Exposición | Reunión de trabajo |
Ceremonia | Feria | Reunión ministerial/diplomática |
Clausura | Festejos internos | Conferencia x xxxxx de prensa |
Conferencia | Foro | Seminario |
Congreso | Gira de trabajo | Simposio |
Convención | Inauguración | Taller |
Día festivo | Informe | Visitas de Estado |
Entretenimiento ciudadano | Panel de discusión | Otros similares a los actos o acontecimientos la dependencia o entidad requiera llevar a cabo |
Evento de donación | Presentación de programas o proyectos | |
Evento tematizado | Eventos vinculados con programas de apoyo a recursos humanos | |
Evento deportivo | Recaudación de fondos |
Por su Perfil:
Eventos de Estado
En los que participa el Presidente de la República o los mandatarios o altos funcionarios extranjeros.
Eventos de Gobierno
En los que participan los miembros del Gabinete.
Eventos Institucionales
En los que participan servidores públicos de las dependencias y entidades para cumplir con obligaciones propias de las instituciones o con sus objetivos.
Por su Tamaño:
Pequeño (P) | Mediano (M) | Grande (G) |
Hasta 200 asistentes | Entre 201 y 500 asistentes | Más de 500 asistentes |
Por sus Características Técnicas y de Calidad Mínimas:
Características | Estado | Gobierno | Institucional | ||||||
Tiempo de respuesta para la atención de una solicitud de cotización (horas) | P | M | G | P | M | G | P | M | G |
8 | 8 | 12 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | |
Tiempo de respuesta para la atención de una solicitud urgente de cotización (horas) | P | M | G | P | M | G | P | M | G |
4 | 6 | 6 | 3 | 5 | 6 | 2 | 3 | 5 | |
Capacidad para realizar el montaje del evento en al menos las horas previas al inicio del mismo que se indican para cada caso | P | M | G | P | M | G | P | M | G |
8 | 15 | 15 | 8 | 16 | 18 | 8 | 6 | 4 | |
Capacidad para proporcionar, atendiendo al tipo y tamaño del evento, servicios médicos de emergencia (médico, ambulancia y/o unidad de primeros auxilios) * | ✓ | ✓ | ✓ | ||||||
Servicio de alimentos* | Proporcionar por lo menos 4 alternativas de menús de 4 tiempos | Proporcionar por lo menos 3 alternativas de menús de 3 tiempos | Proporcionar por lo menos 2 alternativas de menús de 3 tiempos | ||||||
Capacidad para proporcionar, atendiendo al tipo y tamaño del evento, la logística de distribución de lugares (Personalización de los lugares por invitado, y/o disponibilidad de plano para la identificación de los lugares asignados, y/o personal para acompañar a los asistentes al lugar designado)* | ✓ | ✓ | ✓ | ||||||
Capacidad de proporcionar servicios de seguridad para el | Proporcionar al menos dos responsables especialistas en seguridad para la | Proporcionar al menos dos responsables | Proporcionar al menos un responsable | ||||||
evento* | coordinación con el Estado Mayor Presidencial, así como el personal y equipo técnico requeridos | especialistas en seguridad, así como el personal y equipo técnico requeridos | especialista en seguridad, así como el personal y equipo técnico requeridos |
Registro de participantes* | Proporcionar, al menos, el diseño, implementación, administración y actualización de una base de datos de contactos; servicio de invitación a participantes; servicio de call center para confirmar asistencias, y servicio integral para el registro electrónico | Proporcionar, al menos, servicio integral para el registro electrónico y/o un módulo presencial para el registro de los asistentes al evento | Proporcionar, al menos, servicio integral para el registro electrónico y/o un módulo presencial para el registro de los asistentes al evento |
Producción y diseño | Capacidad de ofrecer al menos 3 alternativas personalizadas con respecto a la producción y diseño del evento (no previstas en catálogos del proveedor) | Capacidad de ofrecer catálogos que contengan al menos 3 alternativas de producción y diseño del evento | Capacidad de ofrecer catálogos que contengan al menos 3 alternativas de producción y diseño del evento |
* Aplicable para el caso de ser requerido por la dependencia o entidad contratante
5. ¿Quiénes son los Proveedores?
Los proveedores conforme a la experiencia y capacidad financiera que demostraron se encuentran clasificados en tres niveles.
Todos los proveedores pueden recibir solicitudes de cotización para eventos cuyo perfil sea de Gobierno o Institucional pero sólo aquellos señalados con pueden ser considerados para el perfil de Estado.
Pueden recibir solicitudes de cotización de cualquier valor presupuestado por la dependencia o entidad
Nivel 1
1. Creatividad y Espectáculos, S.A. de C.V.
2. Xxxxxxxx, X.X. de C.V.
3. Congresos, Convenciones y Eventos, S.A. de C.V.
4. Turismo y Convenciones, S.A. de C.V.
5. Promotora y Organizadora de Eventos y Servicios, S.A. de C.V
6. El Mundo es Tuyo, S.A. de C.V.
Pueden recibir solicitudes de cotización de eventos cuyo valor presupuestado por la dependencia o entidad sea menor o igual a 6.2 mdp sin IVA
Nivel 2
7. Servicios, Audio, Representaciones y Artistas, S.A. de C.V.
8. 360 Media, S.A. de C.V.
9. Clase 69, S. de R.L. de C.V.
10. Producción, Audio, Video, Iluminación, S.A. de C.V.
11. Actidea, S.A. de C.V.
12. Servicios Neta, S.A. de C.V.
13. Showpoint Entertainment, S.A. de C.V.
14. Hotels and Convention Group, S.A. de C.V.
15. Grupo Impacto en Promociones y Servicios, S.A. de C.V.
16. Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx, S.A. de C.V.
17. Integra Convention & Groups, S.A. de C.V.
18. KM Profesionales en Eventos, S. de R.L. de C.V.
19. Xxxxx Continental, S.A. de C.V.
20. Corporación de Eventos Integrales, S.A. de C.V.
21. Artmex Viajes, S.A. de C.V.
22. Global Services & Hotels, S.A. de C.V.
23. Soberani Travel Internacional, S.A. de C.V.
Pueden recibir solicitudes de cotización de eventos cuyo valor presupuestado por la dependencia o entidad sea menor o igual a 1.3 mdp sin IVA
Nivel 3
24. Entreventos, S.A. de C.V.
25. Sise Producciones, S.A. de C.V.
26. Impulsora Gastronómica Mexicana, S.A. de C.V.
27. Xxx Imagen y Servicios, S.A. de C.V.
28. Hectárea Producciones, S.A. de C.V
29. Ktravel Consultores, S.A. de C.V.
30. Grupo Armazo, S.A. de C.V.
Cualquier proveedor que cumpla con los requisitos publicados en xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxx.xxxx puede adherirse a este contrato marco durante su vigencia.
6. Condiciones Generales de la Prestación del Servicio
Los proveedores se comprometen a cumplir, en la prestación de los servicios integrales para la organización de eventos que les soliciten las dependencias y entidades, las condiciones que a continuación se indican:
Desarrollarlos y organizarlos en forma integral.
Designar al menos un responsable de los aspectos técnicos, de coordinación y logística del evento, con capacidad de decisión y respuesta inmediata, ubicado de tiempo completo en el lugar designado por la dependencia o entidad para la realización del evento.
Todos los bienes y servicios que utilice o contrate para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos específicos que celebren con las dependencias o entidades serąn por su cuenta y riesgo.
Todos los bienes y servicios que utilice o contrate para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos específicos que celebren con las dependencias o entidades deberąn tener un nivel de calidad óptima, por lo que no deberąn presentar daños, deficiencias ni algún otro aspecto que ponga en riesgo o atrase la realización del evento. En su caso, se compromete, previo y durante el desarrollo del evento, a corregir o sustituir los bienes o servicios que sean necesarios para cumplir con la calidad ofrecida.
Los servicios objeto del presente Contrato Marco deberąn prestarse en el lugar, fecha y/o plazo y conforme a las condiciones que de manera particular acuerden con la dependencia o entidad con la que suscriban un contrato específico, en el cual se detallarąn estos aspectos.
Permitir a la dependencia o entidad, previo y durante el desarrollo del evento, verificar y, en su caso, realizar pruebas con respecto al funcionamiento óptimo de todos los elementos requeridos para asegurar la calidad del servicio contratado.
Generar y remitir, con la periodicidad que le requiera la dependencia o entidad contratante, reportes electrónicos sobre los avances en la organización y desarrollo del evento.
Cuando la prestación del servicio se realice en las instalaciones de la dependencia o entidad contratante deberą hacer uso adecuado de las mismas y responder por los daños y, en su caso, perjuicios que llegara a ocasionar.
Llevar a cabo los trąmites para la obtención de los permisos, licencias, avisos y cualquier otra autorización que se requiera para la realización del evento, salvo que el trąmite sólo pueda efectuarlo la dependencia o entidad.
7. Precios y Comisiones
El precio por la prestación de los servicios integrales para la organización de eventos que presentarán los proveedores en cada cotización que se les solicite, se integrará a partir de un costo base y una comisión asociada al costo base, conforme a lo siguiente:
=
χ
i
i
P +(β * χ )
Donde:
P Representa el precio total del servicio
i Representa el tamaño del evento para el efecto de determinar el precio total del servicio, conforme a lo siguiente:
1
2
3
P= Precio total del servicio de un evento grande P = Precio total del servicio de un evento mediano P = Precio total del servicio de un evento pequeño
β
Representa el costo base del servicio
i Representa la comisión por integración del servicio, considerando el tamaño del evento, conforme a lo siguiente:
1
β = Comisión por integración del servicio para un evento grande, la cual no
podrá ser mayor del 15 por ciento del costo base del servicio.
2
β = Comisión por integración del servicio para un evento mediano, la cual
no podrá ser mayor del 10 por ciento del costo base del servicio.
3
β = Comisión por integración del servicio para un evento pequeño, la cual
no podrá ser mayor del 9 por ciento del costo base del servicio.
8. El Proceso de Contratación a través del Contrato Xxxxx
El proceso completo del contrato marco de eventos se muestra a continuación:
SFP Dependencias y Entidades
6
7
8
Detección de Estudio de Especificaciones Comunicación Lista de necesidades mercado generales del con proveedores proveedores Inicio de diseño servicio calificados
de estrategia técnicamente
para contratar
Nivel 1 Cualquier monto Nivel 2
Hasta 6.2 mdp
Nivel 3
Hasta 1.3 mdp
Fase 1: Preparación, Diseño, Publicación No se generan derechos y obligaciones
DEP 1
a
DEP 240
Competencia
$
Formalización del contrato específico
Fase 2: Ejecución / Contratación Específica
Se generan derechos y obligaciones
Entrega –
Recepción
Solicitud de
cotizaciones
Características
específicas del servicio
5
4
3
2
1
Reglas del juego
Por otro lado, el esquema general del contrato marco de eventos se indica a continuación:
Demanda
Contrato Marco
Oferta
Servicio de Eventos
Especificaciones generales Mecánica de contratación
Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor n
Art. 41,
Fracc. XX
Pre- calificación
Competencia
Contrato Específico
Definición de requerimiento de evento y solicitud de cotización
A
P F
9. Definición de Necesidades
Describe el evento que requieres a través del formato del evento. El formato contiene menús con catálogos pre- establecidos integrados a partir de los conceptos más comunes en la realización de eventos. Este funciona como una guía para facilitar la definición del requerimiento por parte del comprador. Si algún concepto que se requiere no se encuentra en el menú, podrá ser incorporado a través de la opción “otros”.
1. Primero deberás llenar los datos generales del evento:
2. Enseguida podrás indicar si tu evento requiere de eventos paralelos asociados al evento principal como pueden ser comidas, ruedas de prensa, talleres, entre otros. En caso afirmativo, deberás llenar un formato por cada evento paralelo:
3. Como siguiente paso podrás señalar, en su caso, si tu evento requiere de un concepto creativo y proyecto ejecutivo:
Para mayoría de los eventos no se requiere el llenado de esta sección. Conforme a la estadística de contrataciones revisada en el estudio xx xxxxxxx, solamente el 5% de los eventos ha requerido un concepto creativo y proyecto ejecutivo.
4. A partir de esta sección, el llenado del formato consiste en especificar tus requerimientos en relación con los diversos componentes que integran al evento como son sede y mobiliario; servicio de alimentos y bebidas; tecnología; diseño, imagen y ambientación; promoción y difusión; personal de apoyo, talento y diversión; servicios y servicios de apoyo.
Se requiere especificar únicamente los componentes que se identifiquen como necesarios para el desarrollo del evento. Es importante incluir todo el detalle posible en las observaciones.
Sede y Mobiliario
Servicio de Alimentos y Bebidas
Tecnología
Diseño, Imagen y Ambientación
Promoción y Difusión
Personal de Apoyo, Talento y Diversión
Servicios
Servicios de Apoyo
Los bienes o servicios que requieran las dependencias o entidades y que no hayan sido contemplados en la solicitud de cotización correspondiente, se considerarąn como extraordinarios. El costo total de dichos bienes o servicios no podrą rebasar el 20 por ciento del monto total de la cotización seleccionada.
10. ¿Cómo se Realiza la Contratación a través de CompraNet?*
Flujo General
Criterios
Justificación
Junta
Proveedores
Propuesta
Técnica
Sí
¿Aceptable?
Propuesta
Cotización
Seleccionar
más baja
No
Sí
Solicitud de Cotización
¿Concepto
Creativo?
No
Para los Compradores
Configuración de la Solicitud de Cotización
Podrás celebrar uno o varios contratos específicos al amparo del presente Contrato Marco, para la realización de dos o más eventos del mismo tipo dentro de un mismo ejercicio fiscal por parte del mismo proveedor.
1. Clasifica el o los eventos que requieres realizar en función de su tipo, perfil y tamaño y estima su valor presupuestado.
2. Llena el formato del evento.
3. Ingresa a CompraNet 5.0 xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx con tu usuario de unidad compradora.
4. Crea un expediente de contratación y un procedimiento de contratación asociado a éste, para efectos de este contrato marco nos referiremos a procedimiento de contratación como solicitud de cotización.
5. Captura la información solicitada en los campos marcados como obligatorios:
a. Establece el plazo que requieras para que te sean presentadas las cotizaciones.
b. Para los casos en los que se requiera un evento con concepto creativo, señala si se va a realizar una reunión de aclaración con proveedores indicando la hora, fecha y lugar donde se llevará a cabo.
c. Clasifica la solicitud como una Adjudicación Directa Nacional Simplificada.
d. Indica como fundamento legal Artículo 41, Fracción XX.
6. En el apartado difusión al público en general deberás adjuntar todos los archivos que desees que los proveedores o el público en general visualicen, por ejemplo, el formato del evento y otros documentos que especifiquen técnicamente tu requerimiento de eventos.
7. Configura la solicitud especificando los requerimientos técnicos y económicos:
a. En los requerimientos técnicos podrás solicitar a través de parámetros, la información y archivos que deberá enviar el proveedor para su presentación de cotización. Por ejemplo, podrás solicitar que te anexen los documentos que indiquen como atenderán técnicamente el o los eventos que requieres.
b. En los requerimientos económicos podrás solicitar, a través de parámetros, la información y archivos que deberá enviar el proveedor para poder presentar su propuesta de cotización.
8. Enseguida, deberás invitar a los proveedores del o los niveles que corresponda de conformidad con la clasificación del evento y el valor presupuestado.
9. Ahora procederás a publicar la solicitud de cotización.
Reunión de Aclaraciones
10. En caso de haberlo establecido en la configuración de la solicitud, por tratarse de un evento con concepto creativo, deberás llevar a cabo la reunión de aclaraciones con los proveedores a partir de la cual podrás generar los criterios estándar que te permitirán justificar la evaluación de los proveedores.
Recepción de Propuestas de Cotización
11. Revisa las propuestas presentadas por los proveedores el día y hora que hayas establecido en tu configuración de solicitud.
12. Xxxxxx si la propuesta cumple técnicamente con los requerimientos que estableciste, descarta aquellas que no hayan cumplido.
13. Revisa las cotizaciones presentadas por los proveedores que hayan cumplido técnicamente con los requerimientos.
Selección de la Propuesta
14. Selecciona la cotización más baja.
15. La dependencia o entidad deberá publicar en la carpeta de difusión al público en general un documento que explique los resultados de la evaluación técnica y de precios.
16. Firma un contrato específico con el proveedor seleccionado.
Para los Proveedores
Recepción de Solicitudes de Cotización
1. En función de su nivel, los proveedores recibirán vía CompraNet 5.0 las solicitudes de cotización de las dependencias y entidades, para tal efecto, el sistema les enviará un aviso en forma automatizada vía correo electrónico.
2. Los proveedores presentarán su cotización a través de CompraNet, especificando el valor total de la misma de conformidad con la fórmula para la determinación del precio explicada con anterioridad, en moneda nacional sin IVA, debiendo anexar a la cotización la descripción detallada de cada uno de los conceptos requeridos por la dependencia o entidad.
3. El proveedor que resulte seleccionado recibirá un aviso en forma automatizada vía correo electrónico.
4. El proveedor seleccionado procederá a reunirse con la dependencia o entidad a efecto de suscribir el contrato específico e iniciar con la prestación del servicio.
* Para una explicación más detallada sobre la creación de procedimientos en CompraNet 5.0 las dependencias y entidades pueden consultar el “Manual de Unidades Compradoras en la Nueva Plataforma de CompraNet” ingresando a la siguiente dirección: xxxxx://xxxxxxxxx- xxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx con el usuario y contraseña para acceder al área de trabajo de las unidades compradoras del ambiente de pruebas de CompraNet. El documento se encuentra en el área de colaboración/directorio.