NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO NUMERO VERSIÓN

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO	NUMERO	VERSIÓN
Protocolo de Confidencialidad sobre los Contratos en el Exportador y los Compradores o Corresponsales en el Extranjeros	XXX 00	1.1

PROTOCOLO DE CONFIDENCIALIDAD

SOBRE LA INFORMACIÓN ENVIADA PARA CALCULAR LA UTILIDAD DEL EXPORTADOR

VERSIÓN 1.1

Julio-2014

PROTOCOLO DE CONFIDENCIALIDAD

1. OBJETIVO:

El presente Protocolo tiene como objeto establecer el procedimiento que deben seguir los funcionarios del ICAFE, a efecto de mantener la confidencialidad de los datos consignados en la liquidación anual y la certificación del Contador Público Autorizado (CPA), emitida por el Exportador, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 95 de la Ley 2762.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

El siguiente procedimiento es de acatamiento obligatorio para el personal asignado por la Dirección Ejecutiva de ICAFE para el procesamiento de esta información, conforme lo establecido en el capítulo V “DE LA UTILIDAD DEL EXPORTADOR” establecido en la Ley 2762.

3. RESPONSABILIDADES:

Los siguientes serán responsables de la aplicación de este procedimiento:

1. Dirección Ejecutiva

En la figura del Director Ejecutivo o por delegación en el Subdirector Ejecutivo.

2. Unidad de Liquidaciones

El Jefe de la Unidad de Liquidaciones y los funcionarios que éste designe.

3. Unidad de Informática

El Jefe de la Unidad de Informática y los funcionarios que éste designe.

4. Auditoría Interna

El Auditor Interno y los funcionarios que éste designe.

4. NORMATIVA RELACIONADA:

1. Ley 2762 Sobre Régimen de Relaciones entre Productores, Beneficiadores y Exportadores de Café, sus reformas y su Reglamento.

2. Ley General de Control Interno Ley 8292 y su Reglamento.

5. DEFINICIONES:

ICAFE: Instituto del Café de Costa Rica

Dirección Ejecutiva: La dependencia directamente a cargo del Director Ejecutivo del ICAFÉ.

Unidades Operativas: Dependencias del ICAFE que están designadas para la ejecución de este Protocolo.

Exportación de café: Todo envío comercial de café que salga del país.

Exportador: Persona física o jurídica debidamente inscrita ante el ICAFE, para la comercialización de café en el extranjero.

SIC: Sistema de Información Cafetalera, el cual alberga a nivel informático todo el respaldo presentado por las firmas Exportadoras.

Archivo de Seguridad: Estructura metálica de Archivo que se encuentra custodiada en la Unidad de Liquidaciones.

Certificación: Documento que muestra el detalle de todas las ventas facturadas, el detalle de los Gastos Complementarios, y el detalle de los Pagos por Reconocimiento de Certificaciones (PRC) recibidos y enviados al Beneficiador, todo debidamente certificado por un CPA.

Liquidación del Exportador: Documento que muestra el detalle de la Utilidad Neta obtenida por el Exportador.

6. PROCEDIMIENTO:

Referente a la documentación relacionada con el Procedimiento para Cuantificar la Utilidad del Exportador que ingresen al ICAFE, a continuación se muestra los pasos a seguir por parte de los funcionarios de la Institución, a efecto de mantener la confidencialidad de la Información.

1.- La Dirección Ejecutiva del ICAFE, por medio de memorándum entregará este Protocolo a aquellos funcionarios que tengan relación directa con la documentación remitida por el Exportador en cumplimiento del artículo 95 de la ley 2762; además le recordará al funcionario la obligación como servidores públicos de mantener la confidencialidad de los asuntos que conocen, bajo pena de incurrir en responsabilidad disciplinaria y/o civil.

2.- El ICAFE garantizará la seguridad de la información confidencial, evitando el acceso a ella de personas no autorizadas. Para ello, toda la información en formato físico relacionada con la Utilidad del Exportador será custodiada en un archivo de seguridad con llave, que al efecto dispondrá con las suficientes condiciones de seguridad, la Unidad de Liquidaciones será la dependencia responsable.

3.- La custodia y administración de este archivo de seguridad estará a cargo de la jefatura de la Unidad de Liquidaciones y del o los colaboradores que éste designe por escrito y tendrá como obligación lo relativo al archivo y trámite documentario, así como de encargarse de aplicar las medidas técnicas y logísticas necesarias para la protección de la información, evitando su destrucción, pérdida, alteración, o fuga de información, e implementando las normas de control interno referentes a archivo separado, acceso restringido, condiciones apropiadas para su custodia y almacenamiento y demás normativa aplicables al ICAFE.

4. - Los Exportadores deberán entregar los siguientes documentos que estarán en custodia dentro del archivo indicado en el punto anterior:

4.1. Una liquidación Anual en el formulario elaborado para tal efecto.

4.2. Una certificación de un CPA detallando la siguiente información: todas las ventas facturadas, los Gastos Complementarios y los PRC recibidos y pagados al Beneficiador, usando los formularios elaborados para tal efecto.

Una vez recibido y sellado estos documentos en la Unidad de Liquidaciones, el funcionario que los recibe deberá trasladarlos de forma inmediata a la Jefatura de la Unidad de Liquidaciones. En caso de que los mencionados documentos sean entregados en alguna de las Oficinas Regionales, los mismos deben entregarse por parte del Exportador en un sobre debidamente cerrado, indicando que debe ser remitido a la Jefatura de la Unidad de Liquidaciones.

6.- El Jefe de la Unidad de Liquidaciones asignará directamente a los funcionarios encargados de ingresar los datos de los contratos y facturas al Sistema de Información Cafetalera (SIC), con el objetivo de llevar un registro físico e informático de los mismos. La información contenida en el SIC, estará almacenada en una base de datos protegida con contraseñas, a la cual solo podrán tener acceso aquellos funcionarios que las jefaturas de la Unidad de Liquidaciones y la Unidad de Informática autoricen por escrito.

7.- Una vez que la información del CPA es ingresada al SIC, el encargado del proceso operativo entregará la Información a la Jefatura de la Unidad de Liquidaciones, con el fin de que este último inmediatamente los coloque en el archivo bajo las medidas de seguridad ya expuestas.

8. La información presentada por el Exportador estará en custodia de la Unidad de Liquidaciones hasta por 10 años.

9. Para efecto de resguardar la confidencialidad de los datos presentados por las firmas Exportadoras, la Dirección Ejecutiva dentro del proceso de análisis de las liquidaciones presentadas por los Exportadores, solamente presentará ante Junta Directiva la información de aquellas empresas Exportadoras que se hayan excedido en el porcentaje de utilidad permitido por ley; mostrando solamente el monto en que se excedió la utilidad.

10. En casos de excepción, en ausencia del Jefe de la Unidad de Liquidaciones y de sus designados la única persona que tendrá acceso a la información relacionada con los gastos de las firmas exportadoras será el  Director Ejecutivo ó Subdirector Ejecutivo de la Institución.

11. A efecto de tener certeza sobre el acceso y manejo de la información confidencial, a solicitud de la firma Exportadora, la Dirección Ejecutiva solicitará a la Unidad de Informática un reporte con hora, ingreso de personas autorizadas, tiempos y demás detalles.

ACTUALIZACIONES:

No se cuenta con actualización pues es la primera versión.

FIRMANTES:

Yo, ______________________ funcionario de la Unidad de _____________, manifiesto haber leído el protocolo de confidencialidad, y conozco la repercusión del mal manejo de la información que se custodia.

___________________________________

Ing. Xxxxx Xxxxx Xxxxx

Subdirector - ICAFÉ

Realizado por:	Revisado por:	Aprobado por:	Fecha:
Xxx Xxxxxxx	Xxx Xxxxxxx	Xxxxx Xxxxx	29-agosto-2014