F02 - ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN Fecha 03/07/13
F02 - ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN | Fecha | 03/07/13 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Concesión de la Producción de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las Plantas de Producción del ICBF y su Distribución mensual a los puntos primarios.
2. DENOMINACIÓN TÉCNICA DEL BIEN O SERVICIO
2.1. Producción
Producir los siguientes tipos de Bienestarina:
1. Tradicional +
2. Saborizada
Según las fórmulas definidas en el Anexo 3 “Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas”.
Adicionalmente, elaborar los prototipos de las formulaciones de productos de Alto Valor Nutricional que el ICBF determine conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 8 “Desarrollo de Nuevos Productos”.
2.2. Distribución
Distribuir el producto a aproximadamente 4.500 puntos de distribución primarios cada mes, conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 4 “Información sobre la Demanda”, Capítulo 5 “Proceso Logístico” y Capítulo 6 “Proceso Logístico para el primer trimestre de la Etapa de Operación” y en el Anexo 6 “Sistema de Trazabilidad”.
El número de puntos primarios y la cantidad a entregar mensualmente puede variar según las necesidades de demanda (ver Anexo 5 “Entregas efectivas 2012 y Ene - May 2013”).
3. UNIDAD DE MEDIDA
Bienestarina empacada en bolsas de 900 gramos y a su vez en sacos de 25 bolsas cada uno. La unidad mínima de entrega en un Punto primario es el saco.
4. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
4.1. Estatuto Tributario, Artículo 4241 (modificado por el artículo 30 de la Ley 788 de 2002).
4.2. Resolución Número 11488 de 1984 del Ministerio de salud, “Por la cual se dictan normas en lo referente a procesamiento, composición, requisitos y comercialización de los alimentos infantiles, de los alimentos o bebidas enriquecidos y los alimentos o bebidas de uso dietético”.
4.3. Resolución Número 5109 de 2005, del Ministerio de la Protección Social, “Por la cual se establece el reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado que deben cumplir los alimentos envasados y materias primas de alimentos para consumo humano”.
4.4. Norma Técnica Colombiana 5148, Productos elaborados con base en cereales para la alimentación a partir de los 6 meses de edad.
4.5. Resolución Número 333 de 2011, del Misterio de Protección Social, “Por el cual se establece el reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado nutricional que deben cumplir los alimentos envasados para consumo humano”.
4.6. Decreto 3075 de 1997, mediante el cual se reglamentan las actividades de manipulación de alimentos, o aquellas normas que lo deroguen, modifiquen o reemplacen.
4.7. Las demás que apliquen y/o modifiquen la normatividad anteriormente descrita.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL
Actualmente el ICBF, cuenta con el suministro del alimento llamado Bienestarina, el cual es un complemento alimentario de alto valor nutricional destinado a la población atendida en los programas y además es altamente costo efectiva.
Es un alimento fácil de preparar y se distribuye gratuitamente como complemento alimenticio a la población más vulnerable como son los menores de edad a partir de los 6 meses, mujeres embarazadas, madres lactantes y personas en estado de desnutrición.
La Bienestarina es un alimento complementario fortificado, elaborado por el ICBF, cuyas materias primas son Harinas y/o Féculas extrudidas de cereales (trigo y maíz), harina de soya, leche entera en polvo y micro nutrientes de vitaminas y minerales.
1 “ARTICULO 424. BIENES QUE NO CAUSAN EL IMPUESTO. Artículo modificado por el artículo 30 de la Ley 788 de 2002. Los siguientes bienes se hallan excluidos del impuesto y por consiguiente su venta o importación no causa el impuesto a las ventas. Para tal efecto se utiliza la nomenclatura arancelaria andina vigente:
(…) 19.01 Bienestarina. (…)”
Es buena fuente de proteína de alta calidad nutricional, debido a que contiene aminoácidos que sobrepasan el patrón de FAO/OMS y el significativo aporte de micronutrientes como hierro, zinc y la vitamina C, se constituye en un aporte importante frente a los problemas de salud pública de la primera infancia en el país.
En el año 2012 el volumen de Bienestarina alcanzó casi las 24.500 toneladas, que se distribuyeron por programas como se muestra en la siguiente gráfica:
Grafica 1. Distribución de Bienestarina ICBF por volumen 2012
La Bienestarina se ha convertido en el complemento alimentario fundamental en la población Colombiana en situación de pobreza. De acuerdo con la ENSIN 2010, el 31.4% de la población entre 5 y 65 años de edad consume regularmente el producto.
De acuerdo con los resultados de la Evaluación del Consumo recientemente llevada a cabo, la Bienestarina presenta una aceptabilidad mayor del 80% en casi todas las preparaciones.
Con el objetivo de mejorar su grado de aceptación e impacto nutricional, el ICBF ha realizado ajustes importantes en la fórmula, que incluyen sabores como vainilla y fresa, adicionalmente se ha desarrollado gran variedad de recetas para su preparación en diferente tipo de alimentos (tortas, galletas, jugos, etc.). A partir del año 2013 se mejoró en su aporte proteico, la biodisponibilidad xxx xxxxxx y zinc, la cantidad y tipo de grasas esenciales, la relación calcio- fósforo.
La producción y distribución de Bienestarina se realiza actualmente bajo el Contrato de Concesión N° 894 firmado en Diciembre de 20072, con vencimiento inicial el 31 Mayo de 2012 y ampliado hasta el próximo 30 de Noviembre de 2013.
2 Como consecuencia del CONPES 3443 de septiembre de 2006 para la Contratación del Operador para la Producción y Distribución del componente nutricional (Bienestarina) en Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Mediante el referido contrato se entregaron las dos (2) plantas de producción de alimentos de del ICBF, localizadas en el departamento xxx Xxxxx del Cauca en el Municipio de Cartago y en el Departamento de Atlántico en el municipio de Sabanagrande, a la empresa INDUSTRIAS DEL MAÍZ S.A. CORN PRODUCTS ANDINA (IDM)3 para que realice la producción de las cantidades de Bienestarina definidas mensualmente por el ICBF.
Bajo el referido contrato, el concesionario compra por su cuenta y riesgo los insumos requeridos (a aproximadamente 15 proveedores) y produce la Bienestarina según las fórmulas de composición definida por el ICBF.
La producción de Bienestarina se inicia con la descarga de las materias primas tales como Harina xx Xxxxx, Fécula de Maíz, Harina de Soya, y Leche en polvo previamente avaladas por el ICBF, en las tolvas rompesacos y el envío de estas a los silos específicos que tiene cada una de ellas. La Harina xx Xxxxx y la Fécula de Maíz deben recibir un tratamiento térmico para cocción, razón por la cual son enviadas desde los silos hasta el extrusor, donde se lleva a cabo un proceso de acondicionamiento, a través de la incorporación de agua y vapor de agua, temperatura y presión; como resultado de estas acciones se produce una masa que es empujada por un tornillo sinfín y forzada a pasar por un dado y una xxxxxxxx xx xxxxx, produciendo así una hojuela de Harina xx Xxxxx y Fécula de Maíz con un contenido relativamente alto de humedad.
Para extraer la humedad, estas hojuelas son enviadas a un secador, que con aire caliente retira la cantidad adecuada de agua del producto, para ser luego enviado a un xxxxxx xx xxxxxxxx que se encarga de pulverizarlas y convertirlas en harina. Este producto en proceso se almacena en silos.
Esta mezcla pulverizada, así como la harina de soya y la leche en polvo son enviadas desde los silos de almacenamiento a un mezclador de cinta, que también recibe una pre-mezcla de Fosfato Tricálcico, Premezcla de Vitaminas y Nutrientes y Sabor de Vainilla – en caso necesario
-. El mezclador homogeniza las materias primas y como resultado se obtiene la Bienestarina.
El producto a granel se envía a las máquinas formadoras, llenadoras y selladoras de bolsas, que utilizan como material de empaque el Polipropileno Biorientado Impreso, para allí empacar el producto en su presentación al beneficiario final. En este punto se imprimen los códigos de identificación, la fecha de manufactura y la fecha de vencimiento en cada bolsa.
Las bolsas son introducidas manualmente en sacos de polipropileno laminado, conteniendo 25 unidades, que sirven como protección al producto durante las labores de almacenamiento y distribución y facilitan su manejo durante estas labores. También los sacos son marcados con los códigos de identificación, la fecha de manufactura y la fecha de vencimiento.
3 Firma que cambió recientemente su razón social a INGREDION.
Grafica 2. Flujograma Proceso de Producción
De esta forma, el producto en polvo es empacado en bolsas de 900 gr (las cuales a su vez se empacan en sacos de 25 bolsas. El saco es la unidad mínima de distribución a los Puntos de Distribución, que se llevan inicialmente a 22 bodegas y de allí se entregan en alrededor de
4.500 Puntos Primarios de Distribución localizados en todos los municipios del país.
A partir de éstos puntos el producto es llevado por terceros, ya por fuera del referido contrato, a cerca de 145.000 unidades ejecutoras, en las cuales se prepara y/o entrega el producto a los aproximadamente 6 millones de destinatarios finales, grupo compuesto por niños y niñas hasta
los 18 años (primera infancia, escolares y adolecentes), madres gestantes y lactantes, adulto mayor, familias en emergencia y familias desplazadas.
Grafica 3. Proceso logístico de producción y distribución de Bienestarina:
Fuente: Dirección de Nutrición ICBF 2012
6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
6.1. Producción
Todas las especificaciones técnicas para la Producción de la Bienestarina y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional se encuentran contempladas en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”, Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 1 “Inversiones”, Capítulo 2 “Mantenimiento de las Plantas”, Capítulo 3 “Plan de Contingencia”, Capítulo 4 “Información Sobre la Demanda”, Capítulo 8 “Desarrollo de Nuevos Productos”, Capítulo 9 “Tenencia, Uso y Goce de los Bienes del ICBF destinados a la Producción de Bienestarina”; Anexo 4 “Xxxxxx xx xx XX0”, Xxxxx 0 “FT1 – Entregas Efectivas 2012 y Ene – May 2013” e la presente Ficha Técnica.
La Bienestarina producida (producto terminado) y las materias primas para su producción deberán regirse por las “Fichas Técnicas” consignadas en el Anexo 3 “Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas”.
6.2. Distribución
6.2.1. Volumen a Distribuir
Durante cada uno de los años de ejecución del contrato, antes de finalizar los meses de Diciembre y Mayo, el ICBF establecerá la cantidad estimada de Bienestarina a distribuir mensualmente para el semestre siguiente (Enero-Junio y Julio-Diciembre, respectivamente) Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 4 “Información Sobre la Demanda”.
Es obligación del concesionario solicitar al ICBF, con al menos 30 días de anticipación a la finalización de cada semestre las cantidades que la entidad estima distribuir durante el siguiente semestre.
La estimación de las cantidades a distribuir en cada semestre será solo indicativa y será la base para que el Concesionario programe el número de turnos que deberá trabajar en las plantas de producción, así como la logística de almacenamiento, distribución y entrega del producto terminado.
Si el concesionario no realiza la referida solicitud, el ICBF queda en libertad para definir dicha estimación en cualquier momento. Si el ICBF no realiza dicha estimación, el concesionario entenderá que requiere y debe programar 3 turnos diarios de producción para el semestre siguiente.
En complemento a las anotadas estimaciones, mensualmente, hasta del día 23 del mes previo, el ICBF comunicará al concesionario, por medio del formato FT1 (Anexo 4 “Campos de la FT1), las cantidades que efectivamente deberá distribuir y los puntos de distribución a los cuales se deberá realizar las entregas para el mes subsiguiente.
Se adjunta a la presente Ficha Técnica, un Anexo informativo con una base de datos en medio magnético que contiene los campos del Formato FT1 (Anexo 4 “Campos de la FT1), con los volúmenes de Bienestarina y los Puntos de Distribución efectivamente atendidos en cada uno de los meses del año 2012 y Enero x Xxxx de 2013 (Anexo 5 “FT1-Entregas Efectivas 2012 y Enero-Mayo de 2013).
Es responsabilidad del concesionario, efectuar la producción y contar con las bodegas de redistribución distribuidas a través del país, que le permitan cumplir con los requerimientos de distribución definida en la FT1. Para efectuar la distribución de la Bienestarina, el Concesionario deberá contar con un mínimo de 20 bodegas satélite, que permitan la conexión ágil y efectiva con los puntos de distribución primarios.
Las demás especificaciones técnicas para el Almacenamiento y la Distribución de la Bienestarina y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional se encuentran contempladas en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 5 “Proceso Logístico” y Capítulo 6 “Proceso
Logístico para el primer trimestre de la Etapa de Operación” y en el Anexo 6 “Sistema de Trazabilidad”.
6.2.2. Tiempos de Entrega
Durante los dos primeros meses del contrato, en que haya lugar a la distribución del producto, el concesionario podrá realizar la entrega del producto a los puntos determinados en la FT1 en cualquier día del mes de distribución al que se refiera la respectiva solicitud del ICBF.
El Concesionario coordinará con el Supervisor del Contrato, los tiempos de entrega del producto por departamentos y/o municipios. A partir del tercer mes en que haya lugar a distribución del producto, dentro de los 5 primeros días calendario, el concesionario informará al ICBF los días exactos 1 a 30 del mes (Dentro de los tiempos de entrega acordados con el Supervisor), en que programa realizar la entrega en cada Punto de Distribución.
El día de entrega a un mismo punto deberá permanecer constante a lo largo de un período mínimo de 6 meses.
Los tiempos de entrega establecidas por el ICBF son de carácter obligatorio para el concesionario.
Se reconocerán como fecha de entrega las consignadas en el Acta de Entrega debidamente firmada por el responsable del Punto de Entrega Primario.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
7.1. Obligaciones específicas
7.1.1. Producción
7.1.1.1. El concesionario deberá garantizar la producción de Bienestarina y demás productos ordenados por el ICBF de acuerdo con las condiciones técnicas, de oportunidad y calidad establecidas en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”, Anexo
2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 1 “Inversiones”, Capítulo 2 “Mantenimiento de las Plantas”, Capítulo 3 “Plan de Contingencia”, Capítulo 4 “Información Sobre la Demanda”, Capítulo 8 “Desarrollo de Nuevos Productos”, Capítulo 9 “Tenencia, Uso y Goce de los Bienes del ICBF destinados a la Producción de Bienestarina”; Anexo 3 “Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas”, Anexo 4 “Xxxxxx xx xx XX0”, Xxxxx 0 “FT1 – Entregas Efectivas 2012 y Ene – May 2013”, de la presente Ficha Técnica.
7.1.1.2. Separar y presentar mensual y anualmente la contabilidad de costos de las operaciones relacionadas con éste contrato en forma completamente independiente de sus otras operaciones, llevando la contabilidad y estadísticas
de la producción de los productos del concesionario que tienen destino a los programas del ICBF, diferente de cualquier otra de las operaciones que desarrolle en el rol propio de su operación.
7.1.1.3. El concesionario se ajustará a las cantidades estimadas de producción de acuerdo con las necesidades del ICBF y la capacidad de producción de las plantas para la cobertura de sus programas, no teniendo derecho a reclamar valores adicionales o indemnizaciones por este concepto.
7.1.1.4. El concesionario deberá definir la cantidad de Bienestarina a producir, con base en los requerimientos de distribución realizados mensualmente por el ICBF y los niveles de inventario de seguridad presentes en las bodegas.
7.1.1.5. Cumplir con los requisitos y obligaciones de Gestión de la Calidad, conforme a lo señalado en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”.
7.1.1.6. El concesionario deberá efectuar la gestión de compra de materias primas, insumos y repuestos, así como la gestión de los proveedores, con el fin de evitar las devoluciones de materias primas e insumos, con base en las especificaciones de materias primas proporcionadas por el ICBF (Anexo 3 “Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas”).
7.1.1.7. Cumplir con las especificaciones de almacenamiento de materias primas conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulos 5 “Proceso Logístico” y 6 “Proceso Logístico para el primer trimestre de la etapa de operación”.
7.1.1.8. Apoyar la investigación necesaria para desarrollar nuevos productos de alto valor nutricional y nuevas presentaciones de la Bienestarina que requiere el ICBF, conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 8 “Desarrollo de Nuevos Productos”
7.1.2. Distribución
7.1.2.1. Cumplir con las especificaciones de almacenamiento de producto terminado conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulos 5 “Proceso Logístico” y 6 “Proceso Logístico para el primer trimestre de la etapa de operación”.
7.1.2.2. Garantizar la distribución y entrega oportuna de la Bienestarina dentro del mes correspondiente, de acuerdo con los requerimientos realizados por el ICBF.
7.1.2.3. Con base en el plan de distribución, el concesionario diseña la red que permita consolidar despachos y maximizar la utilización del transporte, y llegar a los puntos primarios, garantizando el abastecimiento continuo de Bienestarina a todos los usuarios. Para ello, el concesionario deberá determinar los medios de transporte, planificación de la flota de vehículos, organización de la carga y definición de rutas.
7.1.2.4. Garantizar durante el trasporte y distribución de la Bienestarina, las condiciones higiénico-sanitarias y de manejo de los productos, de acuerdo con la normativa vigente para que los mismos conserven su calidad sin alteración alguna y considerando lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulos 5 “Proceso Logístico” y 6 “Proceso Logístico para el primer trimestre de la etapa de operación”.
7.1.2.5. El concesionario deberá transportar el producto desde las Plantas de Producción hasta todos los puntos primarios establecidos por el ICBF. El ICBF, directamente o a través de la interventoría, realizará las verificaciones que considere pertinente en cualquier tiempo y sobre el sistema de distribución del producto.
7.1.2.6. Utilizar medios de transporte que cumplan la normativa vigente en materia de transporte de alimentos. La flota de vehículos que disponga el concesionario debe estar acorde con las necesidades de transporte tanto de carga masiva como de paqueteo. Los vehículos deben ser sometidos a chequeos de sus condiciones de funcionamiento conforme a las disposiciones del Decreto 3075 de 1997, mediante el cual se reglamentan las actividades de manipulación de alimentos, o aquellas normas que lo deroguen, modifiquen o reemplacen.
7.1.2.7. Deberá mantener medios y equipos de transporte e instalaciones en condiciones idóneas para el manejo de productos alimenticios.
7.1.2.8. Deberá efectuar el seguimiento y control del transporte del producto desde las plantas hasta los puntos primarios.
7.1.2.9. Llevar un registro e inventario con información de llegadas, salidas, destinos, fechas de vencimiento, entregas, entre otros, del producto, en el aplicativo e- logistic.
7.1.2.10. Mantener la información sobre la localización de producto a disponibilidad del Interventor o del ICBF, para lo cual El Concesionario deberá implementar un esquema de trazabilidad del producto de acuerdo con las especificaciones señaladas en el Anexo 6 “Sistema de Trazabilidad”.
7.1.2.11. Recoger, reponer y destruir las averías presentadas en el proceso de distribución.
7.1.2.12. Cumplir con las órdenes de entrega establecidas por el ICBF.
7.1.3. Gestión de Activos de propiedad del ICBF (Planta y demás Bienes entregados)
7.1.3.1. Tomar posesión de los bienes entregados por el ICBF, que se encuentren afectos a la planta, según el Inventario General de Bienes, los que serán utilizados exclusivamente en el cumplimiento del objeto del contrato resultante de este proceso.
7.1.3.2. Mantener debidamente actualizado el inventario general de los bienes destinados al cumplimiento de este contrato, en el que se incluirán los bienes entregados por el ICBF, los que haya adquirido o construido durante el contrato, así como las bajas, reemplazos o sustituciones que hubiere dispuesto, conforme al Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 9 “Tenencia, Uso y Goce de los bienes del ICBF destinados a la producción de Bienestarina”.
7.1.3.3. Reportar al ICBF trimestralmente el inventario general actualizado de los bienes destinados al cumplimiento de este contrato.
7.1.3.4. Mantener las Plantas y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de ICBF y los que le sean entregados por el ICBF para la ejecución exclusiva del presente contrato de concesión y restituirlos en las condiciones de que trata el mismo. Los bienes que deberán ser destinados exclusivamente a la obtención de los productos de que trata este contrato, conforme a lo establecido en Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 9 “Tenencia, Uso y Goce de los bienes del ICBF destinados a la producción de Bienestarina”.
7.1.3.5. Suministrar la mano de obra, repuestos, materiales, herramientas y equipos necesarios para proteger las plantas del desgaste, deterioro, perjuicio, daño, avería o pérdida y deberá sostener, mantener, reparar o sustituir los equipos e instalaciones, asumiendo todos los costos, de tal manera que en el momento de su recibo final por el ICBF se encuentren en perfectas condiciones de operación.
7.1.3.6. Efectuar oportunamente los mantenimientos preventivos y correctivos, conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 2 “Mantenimiento de las Plantas”, con el fin de garantizar la integridad y funcionamiento de los bienes. De igual manera, desarrollará e implementará el programa TPM (Mantenimiento Total Productivo) para el mantenimiento de la planta.
7.1.3.7. Hacer la devolución formal de los bienes y elementos que le hayan sido entregados para la ejecución de las actividades contractuales de conformidad con la cláusula de reversión y el Inventario General de Bienes, en buenas condiciones de uso y normal funcionamiento en cualquier evento de devolución y/o reversión, para lo cual deberá:
a. Hacer entrega al ICBF de la infraestructura que debe ser devuelta y la que sea reversible, de acuerdo con el Inventario General de Bienes, en buenas condiciones de uso y normal funcionamiento.
b. Entregar toda aquella documentación desarrollada durante la ejecución del Contrato y que haga referencia a manuales y procedimientos vinculados a la operación de las plantas y a sus actividades conexas, así como el software, y demás información y tecnología que haya adecuado el CONCESIONARIO para la ejecución del Contrato. De igual manera entregar del sistema de información
que haya elaborado para la operación, administración y gestión de las plantas; licencias de fabricantes, garantías vigentes, pólizas de seguros sobre bienes e instalaciones, la cual se aportará de manera completa, detallada y ordenada.
c. Garantizar mediante una póliza, la buena calidad del último mantenimiento predictivo y preventivo realizado a las plantas, así como la calidad de los repuestos utilizados, por el término de seis (6) meses contabilizados a partir de la fecha de devolución de las plantas y reversión de los demás bienes.
Dicha póliza tendrá como única exclusión la fuerza mayor o caso fortuito o culpa grave de los empleados del CONCESIONARIO o del ICBF que asuman el mantenimiento, administración y operación de la planta, con posterioridad a la devolución y/o reversión. El valor de la póliza o garantía será del 10% del valor de todos los equipos que se reciban.
d. Entrenar al personal del ICBF o al personal designado por la entidad, en número no inferior a diez (10) y por especialidades, respecto a las actividades de conservación y operación de las plantas, sin costo alguno para ICBF, dentro del mes anterior al vencimiento del plazo del Contrato.
e. Entregar toda aquella documentación desarrollada durante la ejecución del Contrato y que haga referencia a manuales y procedimientos vinculados a la operación de las plantas y a sus actividades conexas, así como el software, y demás información y tecnología que haya adecuado el CONCESIONARIO para la ejecución del Contrato. De igual manera el CONCESIONARIO hará entrega del sistema de información que haya elaborado para la operación, administración y gestión de las plantas; licencias de fabricantes, garantías vigentes, pólizas de seguros sobre bienes e instalaciones, la cual se aportará de manera completa, detallada y ordenada.
7.1.3.8. Ejecutar en la planta el 100% de las inversiones definidas conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 1”Inversiones”.
7.1.3.9. A la terminación del Contrato de Concesión, por cualquier causa, el CONCESIONARIO deberá devolver al ICBF las plantas de producción y demás bienes entregados por la entidad estatal para la ejecución del proyecto objeto de la Concesión, así como revertir al ICBF los bienes muebles e inmuebles que el CONCESIONARIO haya adquirido, instalado o implementado para la ejecución de dicho proyecto de acuerdo con el inventario general de bienes, documento que hace parte integral del contrato.
7.1.3.10. El concesionario deberá proponer cambios tecnológicos, en el marco de lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 1”Inversiones”, relacionados con la eficiencia eléctrica, el control de ruido, el control de elementos particulados en el aire, tecnología para el transporte y manejo de materiales a granel y tecnología de “Big-Bags” que facilita la operación de recepción y el suministro de estos a la planta, mezclado de materias primas y en general el control del proceso productivo.
7.1.4. Sistema de Información
7.1.4.1. La información que le sea entregada o a la que tenga acceso el Concesionario en desarrollo y ejecución del contrato goza de confidencialidad de la información por razón xxx xxxxxxx profesional.
El CONCESIONARIO con la suscripción del contrato reconoce que toda la información entregada por el ICBF para su ejecución, en especial la relacionada con las fichas técnicas y las fórmulas de Bienestarina, es de propiedad del ICBF y se obliga y garantiza que él y las personas de su equipo de ejecución que lleguen a tener acceso a la información técnica del proyecto suscriban compromisos de confidencialidad y que realicen un manejo responsable de la misma conforme a buena fe, según lo cual no podrán copiar, migrar, divulgar, dar a conocer, vender, permitir la reproducción y en general realizar la información sino para aquellas actividades conexas a la ejecución del contrato, para lo cual deberá adoptar las medidas necesarias para que aquellos que manipulen, conozcan o manejen directa o indirectamente la información relacionada con la ejecución del presente contrato hagan un uso responsable y conforme a buena fe de la misma.
7.1.4.2. El concesionario deberá implantar, mantener y efectuar ajustes que solicite el ICBF al Sistema de Reportes de Información Logístico, conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras especificaciones Técnicas”, Capítulo 7 “Sistema de Reporte”. Al mejoramiento de este sistema de reporte, en lo que corresponda, le será aplicada la normativa vigente en materia de propiedad intelectual, de acuerdo con lo establecido en el presente Contrato.
7.1.4.3. El concesionario deberá efectuar un constante monitoreo de necesidades de producto -a partir de la información proporcionada por los programas del ICBF, el registro de cantidades requeridas y su efectiva comunicación al resto de la cadena. Con base en esta información, tanto producción como distribución deben ajustar sus programas de planeación y preparar los recursos necesarios para satisfacer la demanda.
7.1.5. Otras
7.1.5.1. Suministrar toda la información y documentación requerida para la ejecución del contrato de concesión, así como la información relativa a la operación, costos de materia prima, insumos, personal, mantenimiento y en general todos aquella información sobre costos, gastos y conexos en los que incurra dentro del proceso producción y de distribución.
7.1.5.2. Xxxxxx y ser totalmente responsable por todos y cada uno de los daños, deterioros, perjuicios, pérdidas o invasiones de hecho de los terrenos y bienes del contrato que se le haya entregado, o de aquellos que incorpore con sus propios recursos o con recursos de terceros a los bienes entregados, sin
perjuicio de su facultad de exigir a los responsables, la reparación o indemnización de los daños causados, cuando a ello haya lugar.
7.1.5.3. Suministrar y mantener, durante el plazo de ejecución del Contrato, todo el personal idóneo, calificado y suficiente para el óptimo desarrollo del mismo.
7.1.5.4. El contrato será ejecutado por el Concesionario con absoluta autonomía e independencia y, en desarrollo del mismo, no se generará vínculo laboral alguno entre EL ICBF y el Concesionario y/o sus dependientes si los hubiere, y toda la responsabilidad derivada de los contratos de trabajo correrá a cargo exclusivo del Concesionario, según el caso.
7.1.5.5. El concesionario deberá contar con planes de contingencia, conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 3 ”Plan de Contingencia”.
7.1.5.6. El concesionario deberá contar con el personal mínimo requerido conforme al Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 11 “Personal Mínimo Requerido”.
7.2. Obligaciones generales
7.2.1. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de acuerdo con las obligaciones y requisitos contenidos en la propuesta presentada y en el pliego de condiciones
7.2.2. Cumplir con los requisitos establecidos en las normas de calidad de procesos y productos de que trata el presente contrato de acuerdo con los procedimientos, normatividad y tiempos establecidos en los pliegos de condiciones y sus anexos
7.2.3. Responder por el pago de todos los impuestos que cause la legalización y ejecución del contrato.
7.2.4. Responder por todo daño que se cause a bienes, al personal que se utilice y a terceros en la ejecución del contrato.
7.2.5. Separar contablemente las operaciones relacionadas con el contrato de otras operaciones, llevando la contabilidad y estadísticas de la producción de los productos del concesionario que tienen destino a los programas del ICBF, diferente de cualquier otra de las operaciones que desarrolle en el rol propio de su operación.
7.2.6. Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.
7.2.7. Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.
7.2.8. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.
7.2.9. Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.
7.2.10. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud,
pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.
7.2.11. Mantener los precios presentados en la oferta, durante el tiempo de la ejecución del contrato.
7.2.12. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.
7.2.13. Prestar toda su colaboración para la realización y desarrollo de las audiencias públicas que instrumente el ICBF como mecanismo para dar a conocer a las comunidades beneficiarias la información sobre la ejecución, avance y cumplimiento de las obligaciones a su cargo en relación con la entrega y distribución de productos.
7.2.14. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.
7.2.15. Suscribir el acta de liquidación del contrato.
7.2.16. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.
7.2.17. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto contractual y las que sean propias de su naturaleza.
7.3. Obligaciones del sistema de gestión de calidad
Además de las obligaciones contempladas en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”, el concesionario deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
7.3.1. Para el eje de Calidad
7.3.1.1. El concesionario debe referir el diseño e implementación de un procedimiento de personal idóneo y competente para el desarrollo de los servicios a contratar.
7.3.1.2. El concesionario debe socializar con el equipo que realizará las actividades definidas en el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas de los Sistemas de Gestión).
7.3.2. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional
7.3.2.1. Cuando el concesionario lidere la realización de eventos en representación del ICBF y con la participación de 35 personas o más debe tener en cuenta las recomendaciones impartidas por la Entidad en la cartilla de Buenas Prácticas de Seguridad.
7.3.2.2. Toda persona que preste el servicio armado de vigilancia o seguridad privada, deberá ser capacitada en el uso xx xxxxx y acreditar su cumplimiento ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de conformidad con lo establecido en el Artículo 78 del Decreto 2535 de 1993.
7.3.2.3. Los servicios de vigilancia y seguridad privada que pretendan desarrollar su actividad con la utilización de un medio canino, deberán obtener autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de conformidad con lo establecido en el artículo 48 del Decreto 356 de 1994.
7.3.2.4. Todo el personal del concesionario deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.
7.3.2.5. Antes de iniciar cualquier actividad en el ICBF todos los trabajadores del concesionario deben recibir inducción en Seguridad y Salud en el trabajo.
7.3.2.6. Suministrar a sus trabajadores todos los Elementos de Protección Personal requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de los trabajos. En caso de deterioro o daño el remplazo deberá hacerse de forma inmediata.
7.3.2.7. Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo responsable del tema durante toda la vigencia del contrato, para que coordine, apoye y garantice las condiciones de seguridad y la administración de las actividades de seguridad y salud en el trabajo.
7.3.2.8. El concesionario es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.
7.3.2.9. El concesionario deberá garantizar capacitaciones periódicas de su personal en el manejo de los riesgos propios de las actividades desarrolladas.
7.3.2.10. El concesionario deberá presentar relación de los últimos exámenes médicos ocupacionales realizados a su personal así como el concepto médico donde indique si el trabajador es apto para trabajar, cumpliendo las disposiciones legales vigentes.
7.3.3. Para el eje Ambiental
7.3.3.1. El concesionario debe establecer el análisis de los aspectos e impactos ambientales asociados al contrato que vaya a ejecutar, establecer las acciones tendientes a reducir, mitigar y corregir los impactos ambientales significativos.
7.3.3.2. El concesionario debe adelantar acciones pedagógicas con los beneficiarios de los programas institucionales que ejecute, para la promoción y adopción de Buenas Prácticas Ambientales.
7.3.3.3. El concesionario deberá garantizar el cumplimiento de la política ambiental en lo concerniente a buenas prácticas de manipulación de alimentos, almacenamiento y manejo de sustancias químicas, ahorro y uso eficiente de los recursos de agua, energía, papel y sustancias de limpieza y desinfección, combustibles, gestión de residuos, manejo de vertimientos y gestión de residuos.
7.3.3.4. Para el servicio de aseo y cafetería, el concesionario está en la obligación de capacitar a su personal, buenas prácticas de manipulación de alimentos, almacenamiento y manejo de sustancias químicas, ahorro y uso suficiente de los recursos agua, energía, papel y sustancias de limpieza y desinfección, combustible, gestión de residuos y manejo de vertimientos.
7.3.3.5. Establecer que el personal vinculado reciba inducción sobre el Sistema Integrado de Gestión.
7.3.3.6. Para el servicio de vigilancia y seguridad privada, el concesionario está en la obligación de capacitar a su personal en el manejo de residuos sólidos (manejo de pilas), sustancias químicas especificando el generado por caninos, uso eficiente y ahorro de agua, energía y papel.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
La producción de Bienestarina se efectuará en las Plantas ubicadas en los Municipios de Cartago, Xxxxx del Cauca y Sabanagrande, Atlántico y su distribución se efectuará a aproximadamente 4.500 puntos primarios (Ver Anexo 5 “FT1 – Entregas Efectivas 2012 y Ene – May 2013”) ubicados en todo el territorio Nacional.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
Contrato de Concesión de 3 años.
10. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos los costos asociados al suministro de los bienes, el IVA, demás impuestos xx xxx. El ICBF pagará al concesionario por todas las actividades relacionadas directa o indirectamente con la ejecución del objeto de este contrato, un valor en función del volumen de Bienestarina efectivamente entregado en los Puntos de Distribución, dentro de los 30 días calendario siguientes a la radicación de la (o las) factura(s) correspondiente(s) a dichos volúmenes, debidamente aprobadas por el Interventor del contrato. El interventor por su parte contará con un plazo máximo de 10 días hábiles, a partir de su radicación, para aprobar u objetar las facturas presentadas por el concesionario.
Se solicita que se realicen cotizaciones y la opinión de los cotizantes bajo 3 alternativas: Operando únicamente la Planta de Cartago, Operando únicamente la Planta de Sabanagrande y Operando las dos Plantas de Producción, con base en las fórmulas de pago y de ajuste, establecidas en el Anexo 7 “Fórmula de Remuneración”.
Los pagos por concepto de Inversiones y se realizarán con base en sus costos directos.
Salvo los anteriores conceptos, ninguna de las actividades que deba desarrollar el concesionario para la ejecución de sus obligaciones dará lugar a remuneración adicional.
Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
El pago se realizará dentro de los Treinta (30) días calendario, siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
00. XXXXXX
Xxxxx 0: Gestión de Calidad
Anexo 2: Otras Especificaciones Técnicas.
- Capítulo 1 Inversiones
- Capítulo 2 Mantenimiento de las Plantas
- Capítulo 3 Plan de Contingencia
- Capítulo 4 Información sobre la demanda de Bienestarina
- Capítulo 5 Proceso Logístico
- Capítulo 6 Proceso Logístico para el primer trimestre
- Capítulo 7 Sistema de Reporte
- Capítulo 8 Desarrollo de Nuevos Productos
- Capítulo 9 Tenencia, Uso y Goce de los bienes del ICBF destinados a la producción de Bienestarina
- Capítulo 10. Inventario General de Bienes
- Capítulo 11. Personal Mínimo Xxxxxxxxx
Xxxxx 0: Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas. Anexo 4: Xxxxxx xx xx XX0
Xxxxx 0: FT1 Entregas Efectivas 2012 y Ene – May 2013 (Medio Magnético) Anexo 6: Sistema de Trazabilidad
Anexo 7: Fórmula de remuneración
12. CERTIFICACIÓN (a suscribir por parte de los oferentes)
(Nombre del proponente en caso de persona natural o del Representante Legal y/o apoderado en caso de persona jurídica), identificado con C.C No. , en mi calidad de representante legal y/o Apoderado de
(Razón Social de la empresa), identificada con NIT , manifiesto con la presentación y firma del presente documento que he leído, entiendo y puedo garantizar el cumplimiento total de las especificaciones técnicas contenidas en el y en caso de resultar adjudicatario me comprometo a cumplirlo en su totalidad.
Firma Representante Legal y/o Apoderado Nombre:
C.C.