Contratación de los servicios de Análisis, Desarrollo e Implantación de un Sistema de Gestión de Almacenes en la
Contratación de los servicios de Análisis, Desarrollo e Implantación de un Sistema de Gestión de Almacenes en la
OSI Ezkerraldea Enkarterri Cruces de Osakidetza
ÍNDICE
1 INTRODUCCIÓN 3
2 SITUACIÓN ACTUAL 4
3 OBJETO DEL CONTRATO 5
4 REQUISITOS FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN 6
4.1 Recepción de mercancías 6
4.2 Almacenamiento e inventario 6
4.3 Salida de mercancías 6
4.4 Procesos a realizar mediante terminal de mano 7
5 REQUISITOS TÉCNICOS DE LA SOLUCIÓN 8
5.1 Alcance técnico de la solución 8
5.2 Situación tecnológica SAP 8
5.3 Entornos 8
6 PRODUCTOS A OBTENER 9
7 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO 10
8 EQUIPO DE TRABAJO 11
9 CONTENIDO DE LAS OFERTAS 12
10 PROPIEDAD DE LOS PRODUCTOS 14
11 CONFIDENCIALIDAD 15
12 PRESUPUESTO Y PLAZOS 16
13 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN 17
1 INTRODUCCIÓN
Entre los objetivos estratégicos de Osakidetza se encuentra garantizar la sostenibilidad del sistema sanitario, para lo que, entre otras acciones, se hace necesario asegurar que el sistema de salud cuente con las infraestructuras y tecnologías adecuadas para conseguir un nivel de servicio adecuado a las necesidades de los pacientes.
Actualmente, tras un piloto en la OSI Barrualde-Galdakao, existe una nueva solución corporativa para la gestión de almacenes en Osakidetza basada en SAP WM (Warehouse Management). Esta solución es necesario adecuarla a los procesos xx xxxxxxx de la OSI Ezkerraldea Enkarterri Cruces (en adelante, OSI EEC)
Entre los beneficios que la OSI EEC espera obtener de este proyecto destacan los siguientes:
• Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos logísticos, incorporando la trazabilidad de la mercancía almacenada.
• Disminuir los costes de mantenimiento del actual sistemas de gestión de almacenes.
Es por ello que el objeto del presente expediente es el análisis, desarrollo/parametrización e implantación del software SAP (componente Warehouse Management) corporativo de Oskidetza adaptado a la gestión xxx xxxxxxx central de la OSI EEC.
2 SITUACIÓN ACTUAL
Adicionalmente al módulo de gestión de almacenes (SAP WM) el núcleo de los Sistemas de Información logísticos de Osakidetza está constituido por otros módulos de SAP, tal y como se detalla en la tabla siguiente.
Aplicación SAP | Descripción | Ámbito funcional | Versión SAP | Componentes SAP | Volumen usuarios |
SAP ECC Gestión Financiera / Controlling | Gestión financiera / controlling: contabilidad, tesorería, centros de coste, beneficio, etc. | ECOFIN | ECC 6.0 | FI / CO | 830 |
SAP ECC Gestión de Materiales | Gestión de la cadena de suministros: materiales, proveedores, compras, almacenes, etc. | ECOFIN | ECC 6.0 | MM | 1.285 |
SAP ECC Gestión de Ventas y distribución | Gestión de ventas: prestaciones, deudores, facturación a terceros, etc. | ECOFIN | ECC 6.0 | SD | 700 |
SAP ECC Gestión de Mantenimiento | Gestión de mantenimiento preventivo y correctivo: inventario de equipos, gestión de ubicaciones técnicas, planes de mantenimiento, etc. | ECOFIN | ECC 6.0 | PM | 500 |
SAP ECC Gastos de Viaje | Gestión de gastos de viaje | ECOFIN | ECC 6.0 | FI-TV | 70 |
3 OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del presente expediente el análisis, desarrollo/parametrización e implantación del software SAP (componente Warehouse Management) corporativo de Oskidetza adaptado a la gestión xxx xxxxxxx central de la OSI EEC.
Esta solución se caracterizará por:
• Consistir fundamentalmente en producto estándar SAP.
• Estar implementado completamente en la actual instalación de SAP de Osakidetza, con el fin de que la integración con los procesos logísticos sea natural.
• No suponer licenciamiento suplementario de producto SAP.
El alcance del proyecto abarca todas las tareas necesarias para llevar a cabo los servicios demandados en el presente Pliego de Bases Técnicas, que se agrupan en las siguientes líneas de trabajo:
• Estudio de especificaciones/requisitos.
• Diseño de la solución.
• Desarrollo/parametrización según los requerimientos indicados.
• Implantación: despliegue (formación) y soporte post-arranque
No se incluyen en el proyecto los suministros de hardware y elementos de telecomunicaciones necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema global.
Para llevar a cabo las tareas detalladas anteriormente, el licitador pondrá a disposición de la OSI EEC los recursos humanos necesarios en cada momento.
4 REQUISITOS FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN
A continuación se describe el conjunto de funcionalidades que deberá cumplir la nueva solución, basándose en las características xxx xxxxxxx central de la OSI EEC.
4.1 Recepción de mercancías
Se contempla la necesidad de automatizar la entrada de mercancías en el área de recepción.
4.2 Almacenamiento e inventario
Se gestionarán ubicaciones dentro del propio almacén.
Existen dos zonas de trabajo en el almacén que funcionan de forma similar. En cada zona de trabajo están definidas distintas zonas de almacenamiento, cada una con sus características.
• Están mezcladas ubicaciones en altura y para pallets
• Las referencias se tienden a ubicar por categorías en zonas cercanas
• La idea es que en cada ubicación solo pueda haber una referencia. Actualmente el maestro de materiales tiene identificada la ubicación habitual del material
• No se gestionan lotes
• Existe una zona de sobre-stock normalmente en las baldas superiores cercanas a las ubicaciones
El proceso de almacenamiento tiene actualmente las siguientes características:
• El proceso de la zona de entrada se gestiona de manera visual. El almacenero recoge una ubicación de la zona de entrada y la lleva a la ubicación correspondiente
• Existe actualmente aunque se puede replantear, una ubicación fija para cada referencia. Se da la recepción en SAP cuando se produce la comprobación de la mercancía y es solo a efectos de contabilización de stock y desde ese momento está disponible en el sistema
• El almacenero dispone de la información de la ubicación habitual de ese artículo. Si no hay sitio la deja en la zona de sobrestock designada.
4.3 Salida de mercancías
Las necesidades de mercancías de las distintas Unidades, Servicios y Centros de Salud, se realiza mediante diferentes modalidades:
• Reposición automática de materiales a Almacenes Periféricos.
• Suministro de materiales a través del Petitorio integrado en SAP.
La gestión del material almacenado se realiza en base al establecimiento del stock máximo y mínimo y mediante diferentes sistemas de reposición:
• Reposición de materiales a través del sistema de “doble cajón” con botón de radiofrecuencia.
• Reposición de materiales a través del sistema de “doble cajón” con código xx xxxxxx.
• Reposición de materiales mediante lectura de código xx xxxxxx y reposición a
máximos.
Los pedidos se preparan en función de las fechas de reparto definidas para cada centro receptor. Las órdenes de picking se generan en función de las necesidades, priorizándose los pedidos de planta.
4.4 Procesos a realizar mediante terminal de mano
El objetivo es automatizar a través del uso de terminales móviles algunos procesos de grabación en el ámbito de la Gestión de Almacenes de SAP WM, consiguiendo una mayor velocidad en la gestión de los mismos, así como una reducción en los errores debidos a la introducción de datos. Esto, así como la introducción de una serie de controles intermedios (a través de etiquetas internas) facilitará la trazabilidad de la información.
Con todo ello se pretenden conseguir las siguientes ventajas:
• Aumentar la velocidad en el tratamiento y registro.
• Evitar los errores en la introducción.
• Facilitar la impresión de las etiquetas de material y ubicación.
Se implementarán los siguientes procesos:
• Entrada de mercancía.
• Ubicación en el almacén, traslados y traspasos.
• Picking, recogida de materiales.
• Proceso de reposición.
• Inventario.
• Devoluciones
• Impresión de etiquetas en cada proceso: Etiqueta de ubicación y de material en impresora que admita impresión de código xx xxxxxx.
El acceso a la opción de automatización en las recepciones de compra se realizará desde el navegador de los terminales móviles, por tanto, se tratarán de pantallas/formularios diseñadas en SAP (con lo que también son accesibles desde el propio SAP), pero adaptadas en tamaño y funcionalidad.
5 REQUISITOS TÉCNICOS DE LA SOLUCIÓN
5.1 Alcance técnico de la solución
La nueva funcionalidad se desarrollará sobre el entorno SAP ya existente en Osakidetza, centralizado y ubicado en el Centro de Proceso de Datos, en adelante CPD, de la Organización Central, ubicado en Vitoria-Gasteiz.
5.2 Situación tecnológica SAP
Sistema de información: SAP ECC 6.0 EHP 5 SPS12.
Cualquier posible migración tecnológica de esta versión de SAP queda fuera del alcance de este expediente.
5.3 Entornos
Los entornos a utilizar durante el proyecto serán los siguientes:
• Entorno de Desarrollo:
o Osakidetza suministrará la infraestructura y el software de base instalado.
o Una vez entregado el entorno, la gestión del mismo correrá por cuenta del adjudicatario, proveyendo Osakidetza únicamente el servicio de backup.
• Entorno de Pre-producción/Certificación (integración):
o Osakidetza se hará cargo de la gestión de este entorno.
o Su finalidad es la de las pruebas de carga y certificación de arranques o nuevas versiones de productos
• Entorno de Producción:
o Osakidetza se hará cargo de la gestión de este entorno.
o En caso de que se conceda acceso al entorno de producción a usuarios técnicos, el acceso se realizará bajo las condiciones previstas en este contrato con respecto al registro de accesos y las circunstancias que puedan justificar ese acceso.
Todos los entornos de trabajo se ubican en el CPD de la Dirección General de
Osakidetza, ubicado en Vitoria-Gasteiz.
6 PRODUCTOS A OBTENER
El resultado final consistirá en la implantación del Sistema Informático que dará soporte a la solución de Gestión xx Xxxxxxx en la OSI EEC, junto con la documentación del Sistema tanto técnica como de usuario.
Los productos a obtener serán, como mínimo, los siguientes:
• Planificación del proyecto.
• Especificaciones hardware y software necesarias para la implantación del producto.
• Documentación Técnica del producto (BBPs…).
• Informes de seguimiento del proyecto.
• Plan de pruebas
• Aplicación implantada en producción.
• Manual de Usuario.
• Manual de Explotación.
• Manual de Instalación.
7 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Los ofertantes presentarán los cronogramas en los que se especificarán los contenidos o tareas y su distribución en el tiempo.
Estos cronogramas incluirán, asimismo, los diferentes hitos a cubrir y los entregables.
8 EQUIPO DE TRABAJO
Las empresas interesadas en la adjudicación del contrato presentarán en su propuesta la descripción de su equipo de trabajo, especificando los recursos humanos que destinarán al proyecto, sus perfiles profesionales, y las dedicaciones por cada una de sus categorías.
Asimismo, se indicarán los precios unitarios/jornada por cada categoría profesional ofertada.
Existirá un Director del Proyecto por parte de la empresa adjudicataria, representante de la misma e interlocutor y responsable de los trabajos ante la Dirección del Proyecto de la OSI EEC.
La OSI EEC aportará también la figura de un Director de Proyecto, con la función de coordinar la participación de los recursos humanos del mismo que sean necesarios en cada momento.
La OSI EEC controlará, mediante la figura de su Director de Proyecto, el cumplimiento de los términos acordados, así como la calidad y adecuación del servicio objeto de este contrato, quedando ambos sujetos a lo que marca la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (texto refundido), en cuanto hace referencia a completar los términos y calidad de los productos desarrollados.
Asimismo, deberán identificarse los responsables únicos en cuantas actividades que, por su importancia, se considere oportuno: análisis y configuración del sistema, integración con otros sistemas, control de calidad,... y sus funciones y relaciones con el resto del equipo y la OSI EEC.
La OSI EEC, por su parte, deberá asegurar la colaboración de Técnicos, responsables de la aplicación en las distintas fases del proyecto y designará un Coordinador, a través del cual se canalicen cuantas consultas sean necesarias para el conocimiento detallado de dicha solución.
9 CONTENIDO DE LAS OFERTAS
Con carácter obligatorio, las propuestas deberán presentarse en papel y en soporte digital, compatible con las herramientas instaladas en Osakidetza (MSWord 2010, Adobe Acrobat Reader DC).
Las ofertas se presentarán en dos modalidades:
• Oferta resumen ejecutivo, donde se recogerán los aspectos fundamentales de la oferta y sus elementos de valor añadido esenciales, conteniendo la información más relevante para la evaluación de la oferta por la OSI EEC según los criterios de adjudicación publicados.
Este resumen ejecutivo no podrá superar el número de 25 páginas (25 páginas A4).
• Oferta completa, donde se podrá explicar y detallar los diferentes aspectos de la oferta, siempre que supongan una información directamente relacionada con los servicios propuestos en el pliego.
La oferta completa no podrá superar el número de 300 páginas (300 páginas A4).
Ambas modalidades de ofertas se deberán ajustar al siguiente contenido y formato:
1. Introducción
Se detalla el contexto en el que se realiza la oferta y las capacidades globales del licitador para entender y satisfacer los requerimientos del contrato.
En este apartado se expondrá la estrategia que la empresa ofertante considera apropiada para alcanzar los objetivos del proyecto.
2. Descripción de la solución propuesta
Descripción detallada de los servicios/herramientas/productos ofertados, que a priori se consideran apropiados para la realización del proyecto, justificando su adecuación a los objetivos del mismo y realizando una descripción exhaustiva de la funcionalidad que incorporan.
3. Plan de Trabajo
Descripción específica para cada una de los servicios a prestar: descripción del contenido, estrategia y operativa de trabajo y relación entre tareas.
Se incluirá la planificación en el tiempo de cada línea de trabajo, hitos y productos resultantes, que permitirán la certificación del proyecto.
Se incluirán los procedimientos a seguir para el control del proyecto, a fin de detectar posibles desviaciones y tomar las acciones correctivas adecuadas.
4. Arquitectura tecnológica
Descripción detallada de la arquitectura propuesta, modelo y elementos que la componen, con objeto de garantizar la escalabilidad y continuidad de servicio.
Se valorarán positivamente aquellas soluciones alineadas con los estándares de
Osakidetza.
Se deberá detallar también, de forma exhaustiva la infraestructura requerida para la arquitectura propuesta, describiendo de forma detallada las características de esta infraestructura.
5. Modelo de integración
Se incluirá también un detalle exhaustivo de la estrategia y modelo de integración planteado con el sistema SAP descrito.
6. Organización y Equipo de Trabajo
3.1. Modelo organizativo:
Modelo global del proyecto y del equipo humano, distribución de funciones y responsabilidades, tareas, coordinación, dedicación al proyecto, flujos de comunicación, etc.
3.2. Equipo de Trabajo
Dimensión, configuración, perfiles y volumen de horas/perfil del equipo de trabajo propuesto.
10 PROPIEDAD DE LOS PRODUCTOS
Todos los productos entregados y/o resultantes del alcance de este proyecto quedarán en propiedad exclusiva de la OSI EEC, así como su propiedad intelectual, quedando el adjudicatario obligado a renunciar a cualquier derecho sobre estos conceptos. Por tanto el contratista no podrá conservarlos, ni hacer copia de los mismos o facilitarlos a terceros sin la expresa autorización de la OSI EEC, que la daría en su caso previa petición formal del contratista con expresión del fin.
11 CONFIDENCIALIDAD
En consideración al tipo de información procesada, el adjudicatario está obligado a mantener la más absoluta confidencialidad sobre todos aquellos datos y documentos a que tengan acceso con motivo de esta adjudicación. A ellos accederán, exclusivamente, las personas estrictamente imprescindibles para el desarrollo de las tareas inherentes a la misma. Todas ellas serán advertidas del carácter confidencial y reservado de la información a la que tendrán acceso.
Todos los ficheros que se pongan a disposición del adjudicatario para la ejecución del contrato son propiedad de la OSI EEC y están registrados y sometidos a la salvaguarda que establece la legislación vigente, en especial la relativa a la protección de datos personales. Toda cesión a terceros será perseguida en los tribunales.
la OSI EEC se reserva el derecho de establecer cualquier tipo de marcaje de los ficheros que se dejarán al adjudicatario, de manera que sus características puedan constituirse como prueba que posibilite localizar el origen y los responsables de las eventuales cesiones.
Bajo ningún caso ni circunstancia, el adjudicatario podrá suministrar a terceros, ni utilizar para sí ni para otros, datos facilitados por la OSI EEC, para fines distintos a los contemplados en el objeto del presente contrato.
El adjudicatario estará obligado a poner en conocimiento de la OSI EEC, inmediatamente después de ser detectada, cualquier sospecha de eventuales errores que se puedan producir en el sistema de seguridad de la información.
El adjudicatario faculta a la OSI EEC para que, al terminar el proyecto, pueda responsabilizarlo y/o repercutirle los costes derivados de posibles reclamaciones ocasionadas por negligencia y/o falta de confidencialidad del mismo.
Adicionalmente y como condición general, todos los servicios prestados deberán contar con las medidas de seguridad y de confidencialidad adecuadas al grado de sensibilidad de la información suministrada, de acuerdo con lo descrito en la LOPD.
12 PRESUPUESTO Y PLAZOS
El presupuesto máximo asignado y los plazos máximos de ejecución para este proyecto son los siguientes:
• Presupuesto máximo asignado : 59.900 € (sin IVA)
La valoración económica esta expresada en euros, es máxima e incluye la totalidad de los conceptos devengables.
La suma total de los conceptos anteriormente señalados no podrá exceder del precio de licitación total.
La valoración económica deberá ir obligatoriamente en el sobre B: “Oferta económica y criterios evaluables de forma automática mediante la aplicación de fórmulas”.
• Plazo de ejecución: El plazo de ejecución será de 5 meses desde la fecha de formalización del contrato.
• Forma de pago: se presentará una factura a la finalización de cada una de las líneas de trabajo especificadas en el capítulo 3 de este Pliego, y tras el VºBº del responsable de la OSI EEC.
• Plazo de garantía: Una vez terminado el proyecto y puesto en marcha el sistema, se efectuará la recepción y comenzará a computarse el plazo de 1 año de garantía.
13 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Para la elección de los criterios de valoración y su ponderación se han tenido en consideración los aspectos más significativos recogidos en el Pliego de Bases Técnicas que se acompaña a este expediente, a fin de garantizar que las ofertas de los licitadores se ajusten a lo exigido para el suministro objeto de este expediente.
De acuerdo con lo antedicho, los criterios que servirán de base para la adjudicación del presente contrato serán los siguientes:
JUICIOS DE VALOR 50
• Entendimiento y adecuación de la solución: Descripción detallada de los servicios, herramientas y productos para cumplir el objeto del
contrato 20
• Plan de Trabajo: Descripción detallada de las tareas a realizar. Plan de trabajo contenido e hitos 10
• Arquitectura tecnológica propuesta: Descripción detallada de la arquitectura propuesta, componentes y garantía de escalabilidad y continuidad de servicio 5
• Modelo de integración: Descripción detallada del tipo, mecanismos y puntos de integración 5
• Organización y Equipo de Trabajo: Descripción detallada del modelo organizativo y el equipo de trabajo propuesto 10
Umbral mínimo de la suma de los criterios anteriores: 30 puntos. Se valorarán con carácter previo los criterios de adjudicación en los que se haya establecido un umbral mínimo de puntuación. Las ofertas deberán superar ese umbral para continuar en el proceso selectivo y ser valoradas conforme al resto de los criterios de adjudicación.
FÓRMULA 50
• Precio de la oferta 50
La Valoración del precio se realizará siguiendo la siguiente fórmula: Puntuación = (Oferta más económica /Oferta a valorar) x 50