TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
CONTRATACIÓN DE SUMINISTRO DE UNIDADES DE POST COSECHA (CAJAONES FERMENTADORES) PARA EMPRESAS FAMILIARES CACAOTERAS DEL PROYECTO AGROEMPRENDE CACAO.
SOCODEVI INVITA A:
Todas las personas o jurídicas, interesadas en presentar propuestas para suscribir contrato u orden de compra del servicio de suministro de Unidades Post cosecha de cacao (Theobroma cacao) para el proyecto “AGROEMPRENDE CACAO” en el área rural del municipio Xxxxx del Guamuez.
SOCODEVI, con el proyecto AGROEMPRENDE CACAO, propende por el desarrollo económico regional. Tiene como objetivo mejorar las condiciones de vida de los hogares rurales dedicados a la producción cacaotera y promover el desarrollo de la cadena de valor de cacao con una visión regional a través del empoderamiento económico de productores y productoras, consolidando las empresas familiares cacaoteras resilientes a los cambios climáticos, reforzando las prácticas de gestión de sus empresas asociativas locales y facilitando el surgimiento y la consolidación de empresas asociativas regionales rentables, innovadoras, incluyentes, limpias y sostenibles.
1. OBJETO DEL CONTRATO U ORDEN DE COMPRA
El objeto de la presente invitación es seleccionar y contratar la propuesta más favorable para realizar el suministro de Unidades Post cosecha para el proyecto “AGROEMPRENDE CACAO” en el área rural del municipio Xxxxx del Guamuez vereda la Florida El contratista suministrará el OBJETO DEL CONTRATO U ORDEN DE COMPRA, con las siguientes especificaciones y cantidades y de acuerdo con la clasificación del objeto a contratar:
CONDICIONES TÉCNICAS Y OBLIGACIONES PARA PRESENTAR PROPUESTA DE SUMINISTRO DE UNIDADES POST COSECHA (CAJONES FERMENTADORES)
Item | Detalle | Especificaciones Técnicas | Unidad de medida | TOTAL | |
1 | Cajón Fermentador Unidad | Dimensiones: El cajón fermentador tiene las siguientes dimensiones: de 2.10 metros de largo x 80cm de ancho x 80 cm de alto, con tres compartimentos cada 70 cm, cada subcajon queda con una medida de 80 cm de ancho x 80 cm de alto y de largo 70 cm. El cajón deberá llevar una base de 10 cm de alto quedando así con una altura total de 90 cm, la base puedes ser 4 listones de 80 cm el cual servirá de soporte al cajón. Características de la estructura: Las tablas que conformaran el cajón fermentador deben estar secas, aseguradas con tornillo goloso de 2 a 2, 1/2 pulgadas, de especies como: gomo (Vochysia lomatophylla Standl), reforzado en las esquinas; no debe llevar tornillos visibles en la parte interna. Dimensiones de las tablas: Las tablas deben estar canteadas y cepilladas; con un grosor de 3 a 4 centímetros, los cajones fermentadores llevan dos divisiones en el centro removible de igual dimensión (el cajón incluye estas divisiones las cuales se podrán montar y/o desmontar). Además, debe contener una tapa en madera de 2,1 metros de largo por 80 cm de ancho, con un marco que soporte las tablas, y bisagras que permitan desmontarla del cajón fermentador, la madera para esta tapa deber ser xx xxxx (Vochysia lomatophylla Standl), de 2 cm de ancha. El cajón fermentador debe entregarse armado y listo para su funcionamiento en la vereda la Florida en la Central de Beneficio | Unidad | 8 | |
Las personas naturales o jurídicas que se presenten a la convocatoria para realizar el suministro de Unidades Post cosecha dentro del proyecto “AGROEMPRENDE CACAO” deberán cumplir con todas las condiciones técnicas expuestos en estos términos de referencia; así como todos los requerimientos legales que están estipulados en la ley.
2. ALCANCE DEL PROYECTO.
A través del proyecto AGROEMPRENDE CACAO, se tiene programado realizar la entrega de cajones fermentadores a la empresa asociativa ASOPROCAF&VG en la vereda la Florida en la Central de Beneficio, con el fin de mejorar la calidad del cacao producido y contribuir con el mejoramiento de las condiciones de vida de las Empresas Familiares, dedicadas a cultivar cacao, desarrollo de la cadena de valor de cacao en el área rural xx Xxxxx del Guamuez.
3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El lugar donde se entregarán los elementos correspondientes a cajones fermentadores será en la central de beneficio de la empresa asociativa ASOPROCAF&VG en la vereda La Florida, El contratista se compromete a:
a) Responder por la calidad de la madera y los cajones entregados. .
b) auditar y verificar la calidad de los cajones uen en marco del proyecto AGROEMPRENDE CACAO.
c) Se acordará entre el contratante y el contratista un cronograma de entregas el cual estará firmado por ambas partes; este cronograma hará parte de la propuesta del contrato de suministro.
4. CONDICIONES PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO:
a) El proponente puede cotizar el servicio de acuerdo con su disponibilidad (oferta parcial).
b) Toda Oferta presentada será considerada como una oferta del licitante y no constituye ni implica la aceptación de esta por parte de SOCODEVI.
c) SOCODEVI no tiene ninguna obligación de adjudicar un contrato u orden de compra a ningún licitante, como resultado de esta invitación.
d) SOCODEVI mantiene una política de tolerancia cero ante las prácticas prohibidas, entre otras el fraude, la corrupción, la colusión, las prácticas contrarias a la ética.
e) En sus respuestas a esta invitación, SOCODEVI insta a todos los licitantes a comportarse de manera profesional, objetiva e imparcial, y a tener en todo momento presente en primer lugar los intereses primordiales de SOCODEVI. Los Licitantes deberán evitar estrictamente los conflictos con otros trabajos asignados o con intereses propios, y actuar sin tener en cuenta trabajos futuros. Todo Licitante de quien se demuestre que tiene un conflicto de intereses será descalificado. Sin limitación de la generalidad de todo lo antes citado, se considerará que los Licitantes, y cualquiera de sus afiliados, tienen un conflicto de intereses con una o más partes en este proceso de licitación.
f) El ofertante se compromete a realizar el servicio requerido en la zona rural del Municipio Xxxxx del Guamuez
g) La entrega a satisfacción del servicio prestado estará a cargo del gerente o la persona que se delegue.
h) El contratante auditará y verificará el cumplimiento del objeto del contrato y dará sus observaciones antes de la entrega a satisfacción del servicio prestado. Solo se dará Visto bueno si se cumple con lo pactado.
i) SOCODEVI como practica organizacional de prevención de riesgo y en pro de evidenciar la legalidad de sus operaciones, usa el sistema de información COMPLIANCE a través del cual valida la situación actual de una persona natural o jurídica en listados de sanciones (riesgo, cumplimiento, vinculantes, restrictivas y sancionatorias) nacionales e internacionales. La validación anterior es un requisito obligatorio y excluyente en los procesos adelantados por SOCODEVI.
5. OBLIGACIONES DE SOCODEVI
Serán obligaciones de SOCODEVI para la ejecución del contrato u orden de compra o convenio
a) Pagar el valor del contrato u orden de compra de acuerdo con la forma de pago establecida.
b) Xxxxxxx apoyo al oferente seleccionado para el desarrollo adecuado del Proyecto y fortalecer el desempeño de las labores de esta.
c) Entregar al oferente seleccionado la ubicación exacta para adelantar las entregas.
6. OBLIGACIONES DEL OFERENTE SELECCIONADO
Serán obligaciones del Oferente Seleccionado:
a) Cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto y alcance descritos en el presente documento, en los términos y condiciones aquí pactadas y lo señalado en su propuesta la cual hace parte integral del contrato u orden de compra. Por ningún motivo, suspenderá o abandonará el cumplimiento del mismo, sin perjuicio de la debida justificación aceptada por SOCODEVI.
b) Aportar las garantías necesarias para la suscripción del contrato, pólizas de cumplimiento de los contratos.
c) Responder, sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad de los servicios y productos prestados, por el término previsto en el contrato u orden de compra a suscribir.
d) Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables.
e) Entregar al supervisor del contrato u orden de compra los informes finales de ejecución del mismo.
f) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato u orden de compra le imparta SOCODEVI, a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.
g) Reportar, de manera inmediata a SOCODEVI, la ocurrencia de cualquier novedad o anomalía durante la ejecución del contrato u orden de compra.
h) Xxxxxxx confidencialidad en todo lo que llegue a su conocimiento por o con ocasión del desarrollo de sus actividades salvo requerimiento expreso de Autoridad competente.
i) Solicitar autorización escrita para cualquier cambio en el desarrollo de las actividades contratadas y de las personas que ejecutan la propuesta.
j) Ejecutar las demás actividades que imponga la ley o sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del contrato u orden de compra.
7. DOCUMENTOS A PRESENTAR EN LA OFERTA
Producto a entregar* | Descripción |
Propuesta Económica (Cotización) | • Se deben presentar ofertas con la respectiva cantidad y precios unitarios para cada uno de los ítems • Los documentos que se deberán presentar anexo a la cotización se presentan en la cláusula 16. • La empresa debe presentar la certificación de una cuenta de ahorros o corriente a nombre de la empresa o del representante legal. • La empresa interesada deberá tener ya incluidos los costos de transporte, almacenamiento, cargue y descargue, el IVA y demás impuestos en los precios de venta de la respectiva cotización. |
8. LUGAR DEL CONTRATO U ORDEN DE COMPRA
La entrega del servicio se realizará en favor de las empresas asociativa ASOPROCAF&VG ubicada en la Vereda la Florida municipio Xxxxx del Guamuez
9. VIGENCIA DEL CONTRATO U ORDEN DE COMPRA
La vigencia del presente contrato u orden de compra será de quince (20) días contados partir la suscripción del mismo y aprobación de SOCODEVI.
10. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN
Para asegurar la calidad de la información y de los documentos a producir, el supervisor del contrato u orden de compra será el Gerente regional de Putumayo y el director de Operaciones de SOCODEVI o su delegado.
11. FORMA DE PAGO
El pago se realizará de la siguiente manera:
Opción 1: Pago del 100% contra entrega al momento de entrega a satisfacción del 100% del producto contratado y previa emisión de acta de conformidad por parte de SOCODEVI (No deben existir pendientes de entrega).
La forma de pago deberá especificarse en la propuesta económica.
12. CAUSALES DE DECLARATORIA DE DESIERTO
Será declarado desierto el proceso de selección en cualquiera de los siguientes casos:
• Cuando no se presente un mínimo de tres oferentes requerido.
• Cuando ninguno de los oferentes cumpla a cabalidad con los términos de la presente invitación, como por ejemplo estar vinculado a listas restrictivas.
13. CRONOGRAMA DEL PROCESO, VALIDÉZ MÍNIMA DE LA OFERTA
Las propuestas se deben presentar a nombre de Socodevi Nit: 900666201-7
Etapa del proceso | Cronograma | ||
Apertura de la convocatoria | 04-11-2022 | ||
Cierre de la convocatoria | 11-11-2022 | ||
EL PRECIO OFERTADO POR EL PROPONENTE DEBERÁ MANTENERSE DURANTE TODO EL TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO U ORDEN DE COMPRA.
14. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS
Se recibirán las propuestas que contengan todos los documentos y requisitos habilitantes en estos términos de referencia, sin tachaduras o enmendaduras, a menos que se haga la salvedad correspondiente al pie de cada página. No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato producto de la invitación.
Se realizará a través del correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx, con copia a los correos de x.xxxxxx@xxxxxxxx.xxx y x.xxxxx@xxxxxxxx.xxx, cuya fecha y hora de cierre es el 11-11-2022 a las 6 pm. Dirigidas a nombre de: Xxxxx Xxxxxxx – Coordinador administrativo
15. REQUISITOS HABILITANTES
Solamente se recibe la presentación de una (1) oferta por PROPONENTE. Se acepta la presentación de ofertas parciales.
El proponente deberá presentar su OFERTA en archivo digital, la cual contiene la propuesta técnica y económica debidamente estructurada. SOCODEVI se reserva el derecho de solicitar la OFERTA en físico en la dirección y tiempo que a bien considere. Con el propósito de verificar los requisitos habilitantes el proponente anexo a su OFERTA deberá presentar los siguientes documentos y en el orden propuesto:
16. DOCUMENTOS A PRESENTAR Para persona jurídica.
• Carta de presentación de la propuesta, firmada en original por el Representante legal de la persona jurídica.
• Certificado de existencia y representación legal vigente expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la convocatoria, cuya matrícula mercantil de la persona jurídica debe estar renovada o vigente, donde se verifique que el objeto o actividad económica cumpla con el objeto contractual de la presente convocatoria.
• Registro Único Tributario (RUT) de Persona Jurídica, en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica de la persona esté directamente relacionada con el objeto contractual (puede ser la actividad principal o secundaria(s)
• Certificado de pago de aportes Parafiscales, actualizado.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía de Representante Legal
• Certificación bancaria de cuenta corriente o de ahorros.
• Antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales del representante legal y de la persona jurídica.
16.1 Inhabilidades e incompatibilidades
El proponente deberá manifestar no encontrarse incurso dentro de alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar. El proponente declarará en la carta de presentación de la propuesta que no se encuentra dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades.
16.2 Procedimiento para la selección de la propuesta ganadora
La evaluación de la propuesta técnica y económica se hará en SOCODEVI siguiente al cierre de la invitación a ofrecer. Se consideran propuestas elegibles las que cumplan con todos los requisitos de participación exigidos en la presente invitación a ofrecer, y que no vayan en detrimento de las condiciones que aquí se solicitan.
No obstante, lo anterior, cuando se demuestre que el proponente presenta documentos o información que no corresponda a la realidad, su propuesta será descalificada en cualquiera de las etapas en que se encuentre este proceso. Sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar. Cuando este hecho se detecte luego de celebrado el contrato u orden de compra, será causal de terminación del mismo, sin perjuicio de las acciones contractuales y penales a que hubiere lugar.
17. Evaluación técnica
Revisión por parte del área que requiere la contratación, teniendo en cuenta los siguientes criterios. Este factor dará puntaje de calificación de máximo 60 puntos distribuidos así:
Propuesta técnica | Puntaje | |
60 | Subtotal | |
Especificaciones técnicas al 100% de acuerdo con el objeto de estos Términos de Referencia. (Adjuntar fichas y/o características técnicas) | 50 | |
Valor agregado ofertado (capacitación, apoyos complementarios, asistencia técnica, etc.) | 10 | |
18. Evaluación económica
Revisión por parte del Comité de evaluación que requiere la contratación analizando las propuestas obteniendo mayor calificación, aquel proponente que realice la postura más económica, sin detrimento de la calidad. Este factor tiene un valor de 40 puntos para lo cual se tomarán en consideración para esta evaluación los siguientes criterios:
Propuesta económica | Puntaje 40 Subtotal | |
Propuesta con el menor valor | 40 | |
La suma del puntaje de la evaluación técnica y la evaluación económica define el puntaje final, y en su defecto la selección del contratista que cumpla con los requisitos de ambos criterios.
Se adjudicará el contrato u orden de compra, a la oferta que cumpla con los requisitos establecidos, no siempre se adjudicará el contrato u orden de compra a la propuesta más económica, dado que interesa considerar la calidad del producto.
Una vez seleccionado el oferente a contratar, se le confirmará mediante correo electrónico o vía telefónica.
En caso de que el proveedor elegido no cumpla con los términos del contrato u orden de compra, o decida desistir de él, se tomará como proveedor al segundo proponente que haya quedado de acuerdo con el puntaje obtenido y así sucesivamente, a criterio de SOCODEVI.
19. REAJUSTES
Al momento de constituirse el contrato u orden de compra, éste no tendrá reajuste alguno.
20. Contactos para aclarar términos de Referencia:
Deberá enviar su solicitud escrita a la dirección de correo electrónico x.xxxxx@xxxxxxxx.xxx con copia al correo x.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx x.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx a más tardar dos (2) días antes de la fecha prevista para la presentación de ofertas. SOCODEVI contestará todas las solicitudes que sean recibidas dentro del plazo señalado, a más tardar al día hábil siguiente a su presentación.