MANUAL DE CONTRATACION PÚBLICA RESOLUCI0N 007 DE 2.014 (16 DE ENERO DE 2.014) INSTITUTO DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA y SANTA CATALINA, ISLAS. INFOTEP. Enero de 2014
Nit. 892.400.461-5
Xxx Xxxxxx, Xxxx - Xxxxxxxx
MANUAL DE CONTRATACION PÚBLICA
RESOLUCI0N 007 DE 2.014
(16 DE ENERO DE 2.014)
INSTITUTO DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL DE SAN XXXXXX, PROVIDENCIA y SANTA XXXXXXXX, ISLAS.
INFOTEP.
Enero de 2014
RESOLUCION 007 DE 2.014
(ENERO 16)
La Rectora del INFOTEP, en uso de sus facultades establecidas en la ley 80 de 1.993 y el decreto 1510 de julio 17 de 2.013 y
CONSIDERANDO.
Que El INFOTEP, en aras de dar cumplimiento a lo establecido en la ley 80de 1.993, el decreto 1510 de 2.013, ley 1474 de 2.011 y normas concordantes adopta un nuevo Manual de Contratación para la entidad, propendiendo por la materialización de principios de transparencia, eficiencia, manejo adecuado de lo público, eficacia y el cumplimiento de los decretos establecidos por el gobierno nacional mediante su programa Colombia compra eficiente y el buen Gobierno.
Que las Entidades Estatales y los servidores públicos a través de la contratación pública deben procurar obtener los objetivos y metas de la Entidad Estatal y del Plan Nacional de Desarrollo o los planes de desarrollo territorial, según sea el caso.
Que es necesario incorporar a la reglamentación las mejores prácticas internacionales en la planeación de la contratación y la compra pública, hacer ajustes en el registro único de proponentes, en la capacidad residual, la subasta inversa, el concurso de méritos, la aplicación de acuerdos comerciales y el régimen de garantías, entre otros.
Propendiendo porque las actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la contratación estatal se desarrollen con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, y de acuerdo con los postulados que rigen la función administrativa.
Que el Decreto 1510 de 2.013, estableció en su artículo 162 un régimen de transición al cual se acogió el INFOTEP, el cual estableció: Aplicación transitoria del Decreto 734 de 2012. Aquellas Entidades Estatales que, por razones operativas derivadas de la necesidad de ajustar sus procedimientos internos de contratación a la nueva reglamentación, consideren necesario continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012 pueden hacerlo para todos sus Procesos de Contratación durante el periodo de transición que se extiende hasta el 31 de diciembre de 2013. Para el efecto, las Entidades Estatales deben expedir a más tardar el 15 xx xxxxxx de 2013 un acto administrativo de carácter general en el cual manifiesten que se acogen a dicho periodo de transición, el cual debe ser publicado en el SECOP.
Que el INFOTEP, se acogió a dicho régimen de transición, expidiendo el correspondiente acto administrativo y publicándolo en el SEECOP, dentro del término establecido.
Que el Artículo 160. Del decreto 1510 de 2.013, (julio 17 de 2.013), Manual de contratación. Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto.
Que en base a lo anterior el INFOTEP, en cabeza de su ORDENADOR DE XXXXX, ha decidido adoptar el siguiente manual de contratación.
RESUELVE.
PRIMERO. ADOPTAR, el siguiente manual de contratación para el INFOTEP, conforme viene establecido en los artículos que siguen.
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 5
1.2. MODELO CONTRACTUAL DEL INFOTEP. 6
1.3. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA 6
VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL 7
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN 9
3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 9
3.1.4 Evaluación y seguimiento 11
3.2. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 12
3.2.5. Evaluación y seguimiento 12
4.1.1. Sección I. Etapa de la Planeación 14
4.1.1.1. Estudios y documentos previos 15
4.1.1.1.2 Ubicación del proceso en la estructura del Plan de Desarrollo Departamental. 16
4.1.1.1.3 Competencia del organismo para adelantar el proceso 17
4.1.1.1.4 La forma de satisfacer tal necesidad 17
4.1.1.1.6 Especificaciones técnicas 17
4.1.1.1.9. Lugar de ejecución el contrato 19
4.1.1.1.10 Identificación del contrato que se pretende celebrar 19
4.1.1.1.11 Obligaciones de las Partes 19
4.1.1.1.14 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable 22
4.1.1.1.15 El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo 23
4.1.1.1.16 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación 24
4.1.1.1.17 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. 25
4.1.1.1.18 Convocatorias Limitada a Mipyme 26
4.1.1.1.19. Comité de CONTRATACION. 26
4.1.1.1.20. Tipo De Supervisión y/o Interventoría 27
4.1.1.1.2.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 27
4.1.1.1.2. Autorización para contratar 27
4. 1.1.1.3. Estudios técnicos y diseños 27
4.1.2. Sección II. Modalidades de Selección del Contratista 27
4.1.2.1. Licitación Pública 28
4.1.2.2. Selección Abreviada 34
4.1.2.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características 34
Técnicas uniformes y de común utilización. 34
4.1.2.2.1.1. Subasta inversa 35
4.1.2.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios 39
4.1.2.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos 40
4.1.2.2.2. Contratación de menor cuantía. 40
4.1.2.2.3. Contratos para la prestación de servicios de salud 44
4.1.2.2.4. Por declaratoria de desierta de la licitación 44
4.1.2.2.5. Enajenación de Bienes del Estado 45
4.1.2.2.5.1. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado 45
4.1.2.2.5.2. Enajenación directa a través de subasta pública 45
4.1.2.2.5.3. Enajenación a través de intermediarios idóneos 45
4.1.2.2.6. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria 45
4.1.2.3. Concurso de Méritos 46
4.1.2.3.1. Clases de concurso de méritos 46
4.1.2.3.1.1. Procedimiento de Precalificación 47
4.1.2.3.1.2. Procedimiento de Selección 49
4.1.2.4. Contratación Directa 52
4.1.2.5. Contratación de Mínima Cuantía 54
4.1.2.5.1. Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía. 56
4.1.2.6. Buenas prácticas en el proceso de contratación 56
4.2.1.1. Requisitos de suscripción 66
4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento 66
4.2.1.3. Requisitos de legalización. 68
4.2.1.4. Requisitos de ejecución 68
4.2.2. El Pago o Desembolso 70
4.2.3. Publicación del Contrato 71
4.2.5. Nombramiento del Supervisor 71
4.2.7. Interpretación de los Contratos 72
4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato 73
4.2.8.1. Modificación a los contratos estatales u otrosí 73
4.2.8.3. Ampliación del plazo o prórroga: 76
4.2.8.4.1. Cesión de contrato 76
4.2.8.4.2. Cesión de derechos económicos 78
4.2.8.5. Suspensión y Reinicio del contrato. 78
4.2.8.6. Resciliación o terminación anticipada 79
4.3.1. Liquidación del Contrato 80
4.3.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidación 80
4.3.1.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes 80
4.3.1.1.2. Unilateralmente por el INFOTEP. 81
4.3.1.1.3. Liquidación Judicial 81
4.3.1.2. Extensión del plazo para la liquidación de los contratos 81
4.3.1.3. Contenido mínimo del documento de liquidación 82
RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 84
RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y 85
6.1. En caso inhabilidades e incompatibilidades 86
En caso de conflicto de intereses 87
ADMINISTRACIÓN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE 88
MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA 89
CAPITULO 1
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL INSTITUTO DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL (INFOTEP) Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
El INSTITUTO DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL de San Xxxxxx y Providencia Islas – INFOTEP. Se constituye en la Institución de Educación Superior, de carácter oficial de mayor trascendencia en el Departamento Archipiélago; con 33 años de existencia, ha contribuido de manera constante al mejoramiento socio-económico de la población isleña, a través de sus programas técnicos en las diferentes áreas del saber, como parte de su Misión Institucional y el Desarrollo de programas universitarios, que se han ofertado a través de convenios.
MISIÓN
EL INFOTEP es un instituto de educación superior que brinda formación técnica profesional, programas de extensión y bienestar para toda la población Isleña, buscando ante todo el desarrollo social, económico, científico, cultural y tecnológico de la región; ofreciendo programas pertinentes que satisfacen las competencias laborales demandadas por los sectores productivos, económicos, sociales, culturales y públicos, con talento humano idóneo, que estimula la acción y la práctica del conocimiento, dando como resultado unos profesionales integrales, pensantes, generadores de trabajo y formadores de una mejor calidad de vida para el Departamento Archipiélago.
VISION
El INFOTEP se convertirá en la única Universidad pionera en temas propios de insularidad con proyección hacia el país y el Caribe, reconocida por la calidad de sus programas con egresados competitivos para satisfacer la demanda laboral del Departamento y la Nación, con infraestructura física, tecnológica y talento humano idóneo que garantice el cumplimiento de la Misión Institucional.
1.2. MODELO CONTRACTUAL DEL INFOTEP.
Buscando ser un referente de transparencia y legalidad en los diferentes ámbitos, con el objetivo de ser un modelo de modernidad educativa y de gestión administrativa, EL INFOTEP tiene como objeto principal en su misión de garantizar que las actuaciones, actos y contratos de la administración se ajusten a derecho con unidad de criterio y se protejan legalmente los intereses y recursos públicos.
Por lo cual se adopta un nuevo modelo contractual, estructurado, soportado en la estructura organizacional, ordenado, articulado y transparente, ello, aunado a la planeación, implementación de acciones, políticas, directrices y mecanismos de control que conllevarán a minimizar la ocurrencia de posibles errores y agilizará el procedimiento para que los servidores públicos actúen bajo los parámetros de la debida información y adelanten de manera diligente y planeada cada uno de los procesos contractuales.
El presente modelo contractual del INFOTEP se encuentra soportado en los principios de la Constitución Política, la contratación estatal y la función pública.
Harán parte integral del presente Manual de Contratación las guías, manuales, circulares y demás lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.
1.3. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Son partícipes del sistema de compras y contratación pública:
Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación.
Colombia Compra Eficiente.
Los oferentes en los Procesos de Contratación.
Los contratistas.
Los supervisores.
Los interventores.
Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.
CAPITULO 2
VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar Comités Internos de Trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad. Adicionalmente en los Manuales de Contratación de las entidades estatales al ser una norma de carácter interno, se señalan además de los aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual, las acciones que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. En virtud de lo anterior, y como instrumentos de apoyo y asesoría para el mejoramiento continuo de la actividad contractual, en el INFOTEP se crearon:
2.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Estará conformado por:
El Secretario General o quien haga sus veces
El Director del área cuyo proyecto de contratación sea analizado.
3. El Director de Planeación de la Entidad, o quien haga sus veces.
4. El Asesor Jurídico de la entidad o quien haga sus veces.
5. El Jefe xx Xxxxxxx o quien haga sus veces.
6. El Director Financiero o quien haga sus veces.
7. EL Jefe de presupuesto de la entidad o quien haga sus veces.
A las sesiones del Comité de Contratación, podrán ser invitados el profesional de la oficina de Control Interno y los servidores o particulares que tengan interés y/o conocimiento en el tema de discusión o análisis.
Son funciones de los Comités de Contratación:
Elaborar y revisar los estudios previos de los procesos contractuales, siempre que el mismo esté incluido dentro del respectivo Plan de Adquisiciones, bienes y servicios. En el caso de las contrataciones directas, todas las actuaciones precontractuales se revisarán en una sola sesión.
Evaluar y orientar los procesos contractuales que se lleven en la entidad y recomendar los ajustes que se consideren pertinentes.
Orientar el inicio de los procesos contractuales de la entidad.
Evaluar, Orientar y recomendar las solicitudes de adición, ampliación, modificación y suspensión de contratos o convenios suscritos por la entidad.
Remitir al titular del Despacho para su aprobación: el inicio, adjudicación, declaratoria desierta, adición, ampliación, modificación y suspensión de procesos contractuales, contratos y/o convenios.
Asesorar al Rector de la entidad en los diferentes temas contractuales que se revisen.
La Secretaría Técnica del Comité de Contratación estará a cargo del Secretario General de la entidad o quien haga sus veces.
Determinar quién ejercerá las funciones de supervisor o interventor del objeto contratado.
Atender las reclamaciones contractuales que se presenten dentro de la ejecución de los contratos suscritos por el INFOTEP.
CAPÍTULO 3
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras, el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente.
El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del INFOTEP y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año.
La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de acción del INFOTEP, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.
El Plan Anual de Adquisiciones para el INFOTEP, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.
La diferentes dependencias del INFOTEP serán las encargadas de la elaboración del Plan específico, el cual deberá ser revisado y supervisado por la dirección de planeación, sin embargo Secretaría General es la encargada de administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual mediante circulares socializará la metodología y los formatos para su elaboración.
3.1.1 Elaboración
El Rector en su calidad de ordenador del Gasto, la secretaria general y el jefe de planeación, se deben reunir con los directores o jefes de áreas de las diferentes dependencias, y sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo o de acción, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización.
De igual manera, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras, que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación.
Su objetivo es servir de mecanismo de información al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que el INFOTEP contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:
Necesidad.
Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador.
Valor y tipo de recursos.
Modalidad de selección.
Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.
Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web, Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones).
3.1.2 Análisis
Después de la identificación de las necesidades por parte de cada uno de los jefes de sección o directores de unidad, estas serán remitidas para revisión por parte del director de la unidad de planeación, quien determinara la pertinencia de estas respecto del plan de desarrollo o plan de acción de la entidad, una vez determinado lo anterior se remite a la secretaría general de la entidad para su análisis y propuesta de ajustes.
3.1.3 Adopción
El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al RECTOR en su calidad de ordenador de gastos, para que este lo analice y establezca si es necesario, o no realizarle ajustes conforme, una vez realizado lo anterior se procede a presentar el plan de adquisiciones al CONSEJO DIRECTIVO para su aprobación, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción.
La secretaría general es la responsable de su consolidación y publicación en la página web de la entidad y el SECOP.
3.1.4 Evaluación y seguimiento
La rectoría, la oficina de planeación y la secretaria general serán las responsables de la ejecución y seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones.
3.2. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
Se establecerá un plan de Supervisión e Interventoría orientado a conocer con anticipación las clases y tipos de supervisión y/o interventoría, los perfiles requeridos, las cargas de trabajo y los costos de la Interventoría en los procesos de contratación plasmados en el plan anual de adquisiciones, con la finalidad de poder planear y controlar el seguimiento a la ejecución de los contratos.
Son fines generales de la supervisión o interventoría contractual:
Disminuir la improvisación
Asegurar la calidad de la ejecución de los contratos.
Realizar una distribución equitativa de responsabilidades entre los servidores públicos de la entidad que ejerzan esta función.
Incluir en la formulación de los proyectos de inversión y funcionamiento, las partidas presupuestales para cubrir los costos de las interventorías.
Fortalecer el seguimiento y control a la ejecución de los contratos.
Asegurar la calidad de los bienes o servicios recibidos.
3.2.2. Elaboración
La formulación del plan de supervisión e interventoría se hace de manera simultánea con el plan anual de adquisiciones e involucra el mismo equipo de trabajo en su elaboración.
3.2.3. Análisis
Una vez elaborados los planes de acuerdo a las competencias de cada área, corresponde a la Secretaria general consolidar la organización de las supervisiones e interventorías de la entidad.
3.2.4. Adopción
El Comité de Contratación validará y adoptará el Plan institucional de Supervisión e Interventoría previamente consolidado por la secretaría general. El referido Comité evaluará y recomendará las modificaciones al mismo.
3.2.5. Evaluación y seguimiento
La evaluación del plan de supervisión e interventoría se hará de manera periódica por parte del Comité de contratación. El seguimiento debe hacerse en sesión del Comité.
CAPÍTULO 4
ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN
AREA |
|
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
Cada organismo de la entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
El estudio de las necesidades de la Entidad Estatal. |
Ordenador del Gasto Secretaria General, Oficina de Planeación. |
|
|
|
||||
Cada organismo de la entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
Los estudios de sector y estudios xx xxxxxxx. |
Comité De Contratación |
|
|
Cada organismo de la Entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisidores. |
La estimación y cobertura de los Riesgos |
Comité De Contratación |
|
|
Cada organismo de la Entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
La definición de los requisitos habilitantes. |
Comité De Contratación |
|
|
Cada organismo de la Entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
La definición de los criterios de evaluación de propuestas. |
Comité De Contratación |
|
|
Cada organismo de la Entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
La selección de contratistas |
Comité De Contratación |
|
|
Cada organismo de la Entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones.
|
El Manejo de los Documentos del incluyendo su expedición, elaboración, Publicación, mantenimiento, archivo y demás actividades de gestión |
Secretaria general y área de archivo |
|
|
|
El Manejo de los Documentos del proceso. |
Secretaria general y área de archivo
|
|
|
Cada organismo de la entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones.
|
La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos. |
Supervisor y/o interventor RECTORIA. |
|
|
AREA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
Cada organismo de la Entidad que participe en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
La comunicación con los Oferentes y contratistas. |
COMITÉ DE CONTRATACION SUPERVISOR O INTERVENTOR.
|
Cada organismo de la Entidad que participen de la elaboración del plan anual de adquisiciones.
|
Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago. |
Secretaria general Jefe de presupuesto Tesorería |
Cada organismo de la Entidad que haya participado en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos. |
Supervisor del contrato Secretaria general
|
Cada organismo de la Entidad que haya participado en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
El trámite de procesos sancionatorios contra contratistas. |
Ordenador del Gasto Supervisor y/o interventor Oficina jurídica de la entidad
|
Cada organismo de la Entidad que haya participado en la elaboración del plan anual de adquisiciones. |
El manejo de las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación |
Comité de Contratación |
En todo caso, en la etapa precontractual deberá observarse los trámites relacionados en ente manual para cada modalidad de contratación y su respectivo responsable.
4.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
4.1.1. Sección I. Etapa de la Planeación
Constituye el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista, y los actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del INFOTEP.
Comprende los trámites desde la Sesión inicial del Comité de Contratación hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
1 |
Sesión del Comité de Contratación (acto Administrativo). |
Rectoría |
2 |
Elaboración de Estudios y Documentos Previos. |
Comité de Contratación |
3 |
Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). |
Rectoría y Dirección de Presupuesto |
4 |
Recomendación del inicio del proceso. |
Comité de Contratación |
5 |
Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública. |
Comité de contratación |
6 |
Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura, observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas, evaluación, adjudicación o declaratoria de desierta. |
Rectoría, oficina jurídica y Comité de Contratación. |
4.1.1.1. Estudios y documentos previos
Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. En estos se refleja el análisis que el INFOTEP ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo o de acción, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido, así como la distribución de riesgos que se propone.
Los estudios previos deben ser elaborados por el COMITÉ DE CONTRATACION conformado por la rectoría para cada proceso contractual
Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:
4.1.1.1.1 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
Se debe establecer las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Estableciendo la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este punto se debe consignar la historia del por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación.
Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
4.1.1.1.2 Ubicación del proceso en la estructura del Plan de Desarrollo Departamental.
Indicar puntualmente a que proyectos(s) apunta esta inversión, enunciando la Línea – Programa – Proyecto del Plan de Desarrollo. (En caso de no corresponder a un proyecto de inversión, indicar que afecta recursos de funcionamiento).
4.1.1.1.3 Competencia del organismo para adelantar el proceso
En este punto se debe justificar la competencia del organismo para adelantar la contratación, soportado ya sea en su misión, objetivos y/o funciones, o regulación relacionada que identifique este proceso, indicando la norma que fundamenta la competencia.
4.1.1.1.4 La forma de satisfacer tal necesidad
Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o pre diseño o la contratación de un servicio).
4.1.1.1.5 Objeto
Es la forma en que la entidad establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Alcance del Objeto Contractual:
En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual.
4.1.1.1.6 Especificaciones técnicas
La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante.
Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.
Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:
Denominación de bien o servicio;
La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;
La identificación adicional requerida;
La unidad de medida;
La calidad mínima, y
Los patrones de desempeño mínimos
Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.
Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.
Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC:
Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.
En todo caso este aspecto deberá guardar consonancia con la Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.
4.1.1.1.7 Partes
Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica –de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).
4.1.1.1.8 Plazo
Es el tiempo real y cierto, legal o establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario y conforme las normas de la ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados o existe un régimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.
4.1.1.1.9. Lugar de ejecución el contrato
Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
4.1.1.1.10 Identificación del contrato que se pretende celebrar
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
4.1.1.1.11 Obligaciones de las Partes
Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
4.1.1.1.12 La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección
Se debe indicar las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.
En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan.
Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.
4.1.1.1.13 El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:
Análisis del sector: En esta etapa se debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.
Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido.
Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista.
Se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse.
Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia.
El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.
En los contratos de obra, concesión, o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera.
Para los demás contratos no contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contrato suscrito.
Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales. Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis xxx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.
Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo, pertenecerán al TESORO NACIONAL.
4.1.1.1.14 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca, acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.
Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Se debe indicar así mismo:
Sí la experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato.
Si la capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación.
Si los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación.
Si quien cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación.
Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique.
Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.
Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directiva ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Para este caso se tendrá preferencia por aquellas personas que acrediten estar residenciadas en forma legal dentro del territorio del Departamento Archipiélago de San Xxxxxx, Providencia y Santa Xxxxxxxx, Islas.
Así mismo en cumplimiento del artículo 315 de la constitución Nacional, ley 43 de 1.993, ley 915 de 2.004 y el decreto 2762 de 1.991, se concederá un puntaje entre el diez (10) y veinte (20) por ciento al proponente que acredite tener su residencia definida en el departamento archipiélago de San Xxxxxx, Providencia y Santa Xxxxxxxx, Islas, o que el personal que habrá de vincular o vinculado a la empresa que prestara el servicio objeto de contrato acredita la condición antes mencionada o que hacen parte de la unión temporal o consorcio que presenta la propuesta.
4.1.1.1.15 El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo
Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. . El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación, teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del comité de contratación.
Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.
4.1.1.1.16 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación
Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.
No serán obligatorias en:
Los contratos de empréstito
Los contratos interadministrativos
Los contratos de seguro
Los contratos que se celebren con grandes superficies.
Los contratos celebrados por contratación directa.
Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.
4.1.1.1.17 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas.
Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
Se debe verificar:
Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.
En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, el artículo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional se concederá a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx;x (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx
4.1.1.1.18 Convocatorias Limitada a Mipyme
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013, cuando:
El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.
La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el Departamento o municipios en donde se va a ejecutar el contrato.
4.1.1.1.19. Comité de CONTRATACION.
El número del acto administrativo que designa el Comité y sus integrantes deberá relacionarse en los estudios previos.
El RECTOR deberá designar, indicando nombre y cargo, quiénes conformarán los Comités de contratación, conforme la materia a contratar, después de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.
4.1.1.1.20. Tipo De Supervisión y/o Interventoría
De acuerdo con el plan de Supervisión e Interventoría se deberá indicar el tipo de interventoría y su justificación.
En los procesos de mínima cuantía los estudios previos contendrán los numerales señalados anteriormente, salvo en lo relacionado con la indicación de si el Proceso de Contratación está limitado a un Acuerdo Comercial y la convocatoria limitada a Mipyme.
4.1.1.1.2.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Previo al inicio de cualquier proceso de contratación la entidad deberá garantizar la existencia de las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos, esta se gestionara a través del jefe de presupuesto.
4.1.1.1.2. Autorización para contratar
Se debe especificar el acuerdo de concejo directivo que autoriza o le da competencia al ordenador de gasto para desarrollar o dirigir las actividades contractuales.
4. 1.1.1.3. Estudios técnicos y diseños
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o pre factibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
4.1.2. Sección II. Modalidades de Selección del Contratista
4.1.2.1. Licitación Pública
La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y además, supera una cuantía superior a:
Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mínimos legales mensuales e inferiores a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 850 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 850.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 650 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.
El contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación Pública.
Cuando el comité de contratación encargado de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije la ley, los estatutos y los pliegos de condiciones.
ETAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLE |
1 |
Acto administrativo de conformación del Comité de contratación con funciones de Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013)
Estudios y documentos previos.
Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
|
Discrecional |
Comité De Contratación
RECTORIA
JEFE DE PRESUPUESTO |
2 |
Avisos en la página web y en el SECOP: Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012. |
Dentro de los 10 20 días calendario anteriores a la apertura de la Licitación se publicaran hasta 3 avisos de convocatoria con intervalos entre 2 y 5 días calendario según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato en la página Web de la entidad y el SECOP.
|
Comité de contratación y secretaria general |
3 |
Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013.
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A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. |
Comité de contratación, secretaria general y Asesor Jurídico |
4 |
Proyecto xx xxxxxx de condiciones Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013).
|
El proyecto de pliegos de condiciones se publicara con por lo menos 10 días hábiles antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.
|
Comité de contratación |
5 |
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013.
Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 del Decreto 1510 de 2013. |
El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijara en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. |
Comité de contratación |
6 |
Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar para ello. |
Preferiblemente antes de la audiencia de asignación de riesgos. |
Comité de contratación |
7 |
Audiencia de asignación de riesgos (Artículo 39 del Decreto 1510 de 2013)
Si a solicitud de un interesado es necesario celebrar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de riesgos.
Como resultado de lo debatido en las audiencias y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles. |
Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas.
Artículos 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 modificado por el Articulo 220 Decreto 019 de 2012.
|
Comité de contratación |
8 |
Plazo de la Licitación. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la Licitación (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993).
El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. |
El término se fijara en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. |
Comité de contratación |
9 |
Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013)
La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma.
Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria.
La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. |
De acuerdo con el Articulo 89 de la Ley 1474/2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la ley 80 de 1993: “(….)
no podrán expedirse adendas dentro de los (3) días anteriores en previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo” |
Comité de contratación |
10 |
Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones.
La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupara aquellas. |
Durante el termino señalado en el pliego de condiciones. |
Comité de contratación |
11 |
Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. |
Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones. |
Comité de contratación |
12 |
Cierre del proceso licitatorio. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011).
Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administración que se encuentre, dejando constancia mediante acta. |
Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. |
Comité de contratación |
13 |
Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007.
El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo.
El Comité Asesor y Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.
|
El plazo para la evaluación será estipulado en los pliegos de condiciones |
Comité de contratación |
14 |
Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. |
Mínimo 5 días hábiles (Articulo 30 numeral 8 de la ley 80 de 1993) |
Comité de contratación |
15 |
Respuesta A las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. |
El plazo será determinado en el pliego de condiciones Y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar en la audiencia de adjudicación. |
Comité de contratación |
16 |
Vencido el término de traslado del informe de evaluación, el proceso es remitido al ordenador de gasto (rectoría) para que apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité de CONTRATACION. |
Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité. |
Comité de Contratación
Ordenador del Gasto (rectoría) |
17 |
Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta:
La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Articulo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y articulo 9 de la Ley 1150 de 2007).
Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las Observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 39 del Decreto 1510 de 2013). Ver guía para el desarrollo de la Audiencia de Adjudicación en Ia solución)
La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado. |
De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. |
Comité de Contratación
(Rectoría) |
18 |
Registro presupuestal de compromiso:
Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. |
Posteriormente a la adjudicación. |
Comité de Contratación
(Rectoría) |
19 |
Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. |
Durante el término Establecido en el pliego de condiciones.
|
Rectoría |
4.1.2.2. Selección Abreviada
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artículos 40 al 65 del Decreto 1510 de 2013.
Las causales de selección abreviada de contratistas son:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
d) La enajenación de bienes del Estado.
e) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
f) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.
4.1.2.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características
Técnicas uniformes y de común utilización.
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
4.1.2.2.1.1. Subasta inversa
En la modalidad de presencial o electrónica. Por política institucional en la Entidad las subastas deberán realizarse por medios electrónicos, debido a la celeridad y eficiencia de utilizar este tipo de certamen a través de una plataforma informática. Sólo cuando la Subsecretaría Logística certifique que no cuenta con los medios o mecanismos para realizarla por medios electrónicos, podrá hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en este manual.
ETAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLE |
1 |
Acto administrativo de conformación del Comité de CONTRATACION. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013.
Estudios y documentos previos, Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir.
Clasificación del bien o servicio de acuerdo con el clasificador de bienes y servicios, identificación adicional requerida, unidad de medida, la calidad mínima y los patrones de desempeño mínimos.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Establecer la variable sobre la cual se hace le evaluación de las ofertas
Definir el contenido de cada una de las partes o lotes si la adquisición se pretende hacer por partes. |
Discrecional |
Rectoría
Comité de Contratación
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2 |
Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante este proceso deberán Publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013) |
Publicación de proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013)
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Comité de Contratación
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3 |
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013.
Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de selección durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la Administración.
Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 y el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013.
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El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a Contratar. |
Rectoría
Comité de Contratación
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4 |
Plazo. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993).
El plazo para la presentación de Propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.
|
El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. |
Comité de Contratación
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5 |
Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013). La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma.
Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.
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A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá Xxxxxxxse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas si fuere necesario.
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Comité de Contratación
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6 |
Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. Publicación de la aceptación o no de las propuestas en el SECOP. |
Las observaciones al pliego de condiciones deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma.
|
Comité de Contratación
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7 |
Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas |
Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones |
Comité de Contratación
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8 |
Cierre del proceso de subasta inversa. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas técnicas en presencia del COMITÉ DE CONTRATACION y/o los proponentes, dejando constancia en acta de dicha apertura, (la propuesta económica inicial será abierta al momento de inicio de la puja). |
Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.
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Comité de Contratación
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9 |
Verificación de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007.
El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada a través de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, será aquél con el menor precio (Numeral 3 del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007).
|
El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. |
Comité de Contratación
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10 |
Publicación del informe de verificación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. |
Se pondrá a disposición por un término no inferior a 3 días hábiles. |
Comité de Contratación
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11 |
Respuesta a las observaciones hechas al informe. |
El plazo será determinado en el pliego de condiciones. |
Comité de Contratación
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12 |
ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTO. De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta sea igual o inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta. Si no se presentare ningún proponente para participar en la subasta, el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. |
El plazo será determinado en el pliego de condiciones. |
Comité de Contratación
Rectoría |
13 |
Procedimiento de subasta inversa. En el evento de resultar 2 o más proponentes habilitados, la subasta podrá hacerse en forma presencial o electrónica para lo cual se observará el procedimiento señalado entre los artículos 40 al 45 del Decreto 1510 de 2013 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. El INFOTEP se dispondrá de las herramientas tecnológicas para que las subasta se desarrollen en forma electrónica La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a contratar lo justifique, o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características uniformes.
Cuando la SECRETARIA GENERAL certifique que el INFOTEP no cuenta con los medios o mecanismos para realizar la subasta por medios electrónicos, podrá hacerse de Acuerdo a lo establecido en las normas generales de la contratación pública. |
Una vez publicadas las respuestas a observaciones, según el cronograma previsto en el pliego. |
Comité de Contratación
Asesor
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14 |
El Comité den contratación verificara si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado. En los términos del artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.
|
Con posterioridad al procedimiento de subasta inversa. Deben tenerse en cuenta los días en que sesiona el Comité. |
Comité de Contratación
|
15 |
Discriminación final de precios: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios temas que se estén contratando a precio global, se deberá hacer la discriminación final de precios de acuerdo con lo establecido en los pliegos de condiciones o invitación pública. |
De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones. |
Comité de Contratación
|
16 |
Comité Interno de Contratación: El proceso es llevado al Comité para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor Evaluador. |
Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité. |
Comité de contratación
Rectoría |
17 |
Resolución de Adjudicación:
La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado.
|
En la fecha señalada en el pliego de condiciones definitivo.
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Comité de contratación
Rectoría |
18 |
Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. |
Posteriormente a la adjudicación. |
Comité de contratación
Rectoría
Jefe de Presupuesto |
19 |
Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. |
Durante el término establecido en el pliego de condiciones.
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Rectoría
Contratista
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En todo caso el procedimiento de SUBASTA INVERSA, se atendrá a lo establecido en los artículos 41 al 45 del decreto 1510 de 2.013.
4.1.2.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios
Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los artículos 46 al 49, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional.
4.1.2.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos
El procedimiento correspondiente a esta modalidad de contratación será el establecido en los artículos 50 al 58 del decreto 1510 de 2.013, y sus normas reglamentarias o modificatorias
4.1.2.2.2. Contratación de menor cuantía.
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a los o cumple con algunas de las siguientes características de acuerdo a la cuantía del presupuesto de la entidad aprobado para la correspondiente vigencia expresada en salarios mínimos mensuales legales vigentes:
Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mínimos legales mensuales e inferiores a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 850 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 850.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 650 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales.
Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.
El contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013.
ETAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLE |
1 |
Acto administrativo de conformación del Comité de contratación con funciones de Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013) Estudios y documentos previos diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad Certificado de disponibilidad presupuestal. |
Discrecional |
Comité De contratación
Rectoría
|
2 |
Aviso de convocatoria publicarse en el SECOP Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. |
Conforme cronograma. |
Comité De contratación |
3 |
Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones y sugerencias presentadas al proyecto xx xxxxxx. |
El proyecto xx xxxxxx de condiciones se Publicará por lo menos con 5 días hábiles de Antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. |
Comité De contratación |
4 |
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 del Decreto 1510 de 2013. |
El término de publicación xxx Xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. |
Rectoría
Comité De Contratación |
5 |
Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. |
De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego.
|
Comité De Contratación |
6 |
Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. |
De acuerdo con lo determinado en el Pliego de condiciones. |
Comité De Contratación |
7 |
Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. |
|
Comité De Contratación
Rectoría |
8 |
Conformación de lista de posibles oferentes. La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto. Si no se presentan manifestaciones de interés el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. |
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura (Artículo 59 del Decreto 1510 de 2013). |
Comité De Contratación
|
9 |
Sorteo: En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación.
En los pliegos de condiciones se determinará si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará. Si el número de oferentes interesados es inferior a 10 se adelantará el proceso con todos los interesados.
El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la fecha en la cual la entidad informe a los interesados el resultado del sorteo. |
De conformidad con el cronograma establecido en el pliego de condiciones |
Comité De Contratación
|
10 |
Modificación a través de Adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. |
Deberá regularse en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas o a falta de tal previsión, a más tardar el día hábil anterior al cierre.
En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario. |
RECTORIA |
11 |
Cierre del Plazo para presentar propuestas. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas en presencia del Comité asesor y evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta de la apertura. |
Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. |
Comité De Contratación
|
12 |
Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, será aquél que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 El Comité de contratación verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 de Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.
|
El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma6. |
Comité De Contratación
|
13 |
Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Numeral 4 del Artículo 59 del Decreto 1510 de 2013. |
Durante por lo menos 3 días hábiles. |
Comité De Contratación
|
14 |
Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. |
El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar con el acto de adjudicación. |
Comité De Contratación
|
15 |
Sesión del Comité de contratación: para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la Recomendación del Comité contratación. |
Previamente al acto de adjudicación. |
Comité De Contratación
Rectoría
|
16 |
Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes.
La declaratoria de desierta: Deberá hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la selección objetiva. |
Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. |
Comité De Contratación
Rectoría
|
17 |
Registro presupuestal de Compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. |
Posteriormente a la adjudicación |
Comité De Contratación
Rectoría
|
18 |
Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. |
Durante el Ordenador término establecido en el pliego de condiciones. |
Comité De Contratación
Rectoría |
4.1.2.2.3. Contratos para la prestación de servicios de salud
De conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013, cuando se requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía.
Para el presente proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de proponentes.
4.1.2.2.4. Por declaratoria de desierta de la licitación
Por disposición del artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía.
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes.
4.1.2.2.5. Enajenación de Bienes del Estado
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto 1510 de 2013, la entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar.
Para este fin se tendrá en cuenta lo regulado en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad.
4.1.2.2.5.1. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado
Para el desarrollo de este proceso de selección se estará sujeto a lo regulado en el artículo 98 del decreto 1510 de 2.013.
4.1.2.2.5.2. Enajenación directa a través de subasta pública
Si la enajenación directa de subasta pública se debe seguir el procedimiento establecido para la subasta inversa expresada en este manual, teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y en consecuencia, el Xxxxxx Xxxxxx debe ser al alza.
4.1.2.2.5.3. Enajenación a través de intermediarios idóneos
Este proceso de selección estará sometido a lo establecido en el artículo 100 del Decreto 1510 de 2013, La selección del intermediario idóneo se hace a través de un proceso de contratación en el cual se utilice las reglas de la selección abreviada de menor cuantía.
Si el intermediario es un comisionista de bolsa de productos se selecciona mediante el procedimiento interno aplicable a la bolsa de productos, de conformidad con lo señalado en el artículo 92 y 93 del Decreto 1510 de 2013.
4.1.2.2.6. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria
Este proceso de selección estará sometida a lo regulado en el literal f) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 62 del Decreto 1510 de 2013.
Se aplicará el procedimiento para la bolsa de productos.
Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo, provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.
4.1.2.3. Concurso de Méritos
El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría:
“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.
4.1.2.3.1. Clases de concurso de méritos
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento que a continuación se consagra.
En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.
4.1.2.3.1.1. Procedimiento de Precalificación
La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos, puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 68 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
ETAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLE |
1 |
Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. |
Discrecional |
Comité De contratación
Rectoría
|
2 |
Comité De contratación |
Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités |
Comité De contratación |
3 |
Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto de pliegos. Los cuales deben publicarse en el SECOP el cual debe contener la información establecida en el artículo 69 del Decreto 1510 de 2013. |
El que se considere razonable para que los Interesados alleguen la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes.
|
Comité De contratación |
4 |
Audiencia de aclaraciones cuando se requiera, cuyo valor exceda de la menor cuantía. |
De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria. |
Comité De Contratación |
5 |
Presentación manifestaciones de interés y verificación de los requisitos habilitantes. |
De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria.
|
Comité De Contratación |
6 |
Publicación del informe de precalificación y presentación de observaciones. |
Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo. Artículo 70 del Decreto 1510 de 2013.
|
Comité De Contratación |
7 |
Sesión comité de contratación para rendir informe al ordenador de gasto. |
Se deberán tener en cuenta las sesiones del respectivo comité. |
Comité De Contratación Rectoría |
Audiencia de precalificación.
Si el número de interesados que cumplen con las condiciones de precalificación supera el máximo establecido en el aviso, en esta audiencia se hace el sorteo para conformar la lista.
En el caso de no conformar la lista podrá continuarse el concurso de méritos abierto o sin precalificación u optar nuevamente por realizar la precalificación.
Se realizara conforme las reglas establecidas en el artículo 71 del decreto 1510 de 2.013.
La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad abrir el proceso de contratación.
4.1.2.3.1.2. Procedimiento de Selección
ETAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLE |
1 |
Acto Administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013). Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal Para calcular el presupuesto oficial se podrán tener en cuenta criterios tales como el personal, el tiempo de ejecución de actividades, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. |
Discrecional |
Comité De contratación |
2 |
Aviso de convocatoria El cual debe publicarse en el SECOP Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 Proyecto xx xxxxxx de condiciones. |
El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.
|
Comité De contratación |
3 |
Presentación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Art. 23 del Decreto 1510 de 2013) La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
|
Dentro del Término previsto anteriormente |
Comité De contratación |
4 |
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del decreto 1510 de 2013. En los eventos en que se haga uso de recalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista aviso de Invitación a presentar propuestas: Cuando se hace uso de precalificación Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 22 y el numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013). Se incluirán las modificaciones pertinentes Acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración.
Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 22 y el numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013 y de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar.
Adicionalmente se incluirán los objetivos, metas y alcance de los servicios, la descripción detallada de los servicios requeridos y resultados esperados, el cronograma de ejecución de la interventoría, el listado y ubicación de la información requerida para la ejecución del Contrato.
|
El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la Naturaleza del objeto a contratar. |
Rectoría
Comité De Contratación |
5 |
Audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos: Como política de la entidad deberá celebrarse audiencia de Aclaraciones y de asignación de riesgos.
|
De acuerdo con la fecha señalada en el cronograma xxx xxxxxx de condiciones. |
Comité De Contratación |
6 |
Presentación de propuestas: Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de la propuestas (técnica y económica) en presencia del Comité asesor y evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta. |
El razonable para que los proponentes puedan preparar sus propuestas. |
Comité De Contratación |
7 |
Verificación de los requisitos habilitantes en el caso del concurso abierto y evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007 El ofrecimiento más favorable para la entidad en el concurso de méritos será aquél que ofrezca los mejores aspectos técnicos de la oferta, en ningún caso se incluirá el precio como factor de escogencia. Numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2013.1150 de 2013. |
El Plazo para la Evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. |
Comité De Contratación |
8 |
Publicación del informe de evaluación. Numeral 2 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013: El cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad. |
Por un término no inferior a tres (3) días hábiles para que los proponentes puedan formular observaciones las cuales deberán ser resueltas dentro del acto de adjudicación.
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Comité De Contratación |
9 |
Revisión de la oferta económica: La entidad debe revisar la oferta económica ubicado en el primer orden de elegibilidad de conformidad con lo señalado en el numeral 3 y 4 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013. |
Una vez concluida la evaluación técnica y en audiencia pública. |
Comité De Contratación |
10 |
Comité de Contratación: El comité asesor evaluador deberá recomendar al Ordenador del Gasto la adjudicación del contrato.
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Con antelación a la adjudicación |
Comité De contratación
Rectoría |
11 |
Resolución de adjudicación: Debidamente motivada. |
Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. |
Comité De contratación
Rectoría |
12 |
Registro presupuestal de Compromiso.
Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP.
|
Antes de la suscripción del contrato |
Jefe de presupuesto Secretaria general
Rectoría |
13 |
Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.
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Durante el término establecido en el pliego de condiciones. |
Rectoría |
4.1.2.4. Contratación Directa
Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:
Urgencia manifiesta.
Contratación de empréstitos.
Contratos interadministrativos.
La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.
Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
El arrendamiento o adquisición de inmuebles. (Ver Circular N° 40 del 17 de enero de 2013).
Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005.
De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013 (Capítulo IV, Título I, artículos 73 y siguientes), las disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes:
E TAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLES |
1 |
Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador Estudios y documentos previos: salvo urgencia manifiesta.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Si se trata de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se requiere certificado de la planta de empleos de la secretaria general de la entidad y constancia escrita sobre la idoneidad o experiencia directamente relacionada con el área de que se trate suscrita por la rectoría.
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Discrecional. |
Comité de contratación Rectoría |
2 |
Verificación de las condiciones mínimas del futuro contratista: El comité de contratación deberá dejar constancia de la verificación realizada a través de un informe.
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Discrecional. |
Comité de contratación
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3 |
Acto administrativo que justifique la contratación directa de acuerdo con lo señalado en el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, salvo cuando la causal de contratación directa se refiere a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la contratación de empréstitos y contratación de bienes y servicios en el Sector Defensa. El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación.
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Antes de la suscripción del contrato. |
Rectoría |
4 |
Registro presupuestal de compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. |
Antes de la suscripción del contrato. |
Comité de contratación Asesor Y Evaluador. Jefe de presupuesto y rectoría |
5 |
Suscripción del contrato. |
Posterior al acto administrativo que justifica la contratación directa. |
Comité de contratación Rectoría |
4.1.2.5. Contratación de Mínima Cuantía
Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto.
E TAPA |
TRAMITES NECESARIOS |
TERMINOS |
RESPONSABLES |
1 |
Acto administrativo de conformación del Comité De contratación Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. |
Discrecional |
Comité de contratación Rectoría
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2 |
Invitación Publica, conforme las reglas del artículo 85 del decreto 1510 de 2.013. |
La invitación se publicara por un término no inferior a un día (artículo 94 de la ley 1474 de 2.011) |
Comité de contratación
|
3 |
Presentación de observaciones Núm. 3 artículo 85 del decreto 1510 de 2.013. |
Las observaciones se contestaran antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas, conforme con el plazo fijado en el cronograma. |
Comité de contratación
|
4 |
Cierre del Proceso de Contratación y Apertura de propuestas: En la fecha señalada en la invitación, de lo cual se dejará acta. |
De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación. El término para presentar la oferta no podrá ser inferior a un (1) día hábil.
|
Comité Asesor Y Evaluador. |
5 |
Verificación requisitos habilitantes y evaluación de la oferta con el menor precio: Según los requisitos señalados en la invitación, teniendo en cuenta que el único factor de evaluación es el precio, de conformidad con lo señalado en los numerales 1, 2 y 6 del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013. La Entidad Estatal dentro del término fijado en la invitación pública, puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la oferta. |
De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación. |
Comité de contratación |
6 |
Publicación del informe de evaluación. . Durante dicho término los proponentes podrán formular observaciones (Numeral 5 del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013). |
Por lo menos un (1) día hábil. |
Comité de contratación |
7 |
Resolución de observaciones |
Deben tenerse en Cuenta las sesiones del comité.
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Comité de contratación |
8 |
Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. |
Antes de la suscripción de la aceptación de la oferta. |
Comité de contratación Rectoría
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9 |
Comunicación de la aceptación de la oferta. . La respuesta a las observaciones se publicará en el SECOP, simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.
La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Si hay empate, la Entidad debe aceptar la oferta presentada primero en el tiempo. |
De acuerdo a lo establecido en la invitación. |
Comité de contratación
Rectoría
|
Se requerirá de experiencia mínima de contratación en cualquier tipo de bien, obra o servicio, de acuerdo con el análisis que realice el Comité de contratación a la luz de los principios de razonabilidad y proporcionalidad.
4.1.2.5.1. Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía.
La entidad estatal para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía puede contratar con grandes superficies de acuerdo con lo señalado en el artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.
4.1.2.6. Buenas prácticas en el proceso de contratación
En la Etapa de Planeación
El instrumento de planeación es la piedra angular para que el proceso de contratación inicie con todas las garantías de transparencia e integridad, por eso la planeación debe ser una constante en la gestión contractual. Para ello es indispensable elaborar el Plan Anual de Adquisiciones el cual debe estar aprobado y publicado en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal
Gestionar vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo de ejecución supera la vigencia fiscal.
En caso de contradicción entre lo consignado en el presente Manual y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán estas últimas.
La publicación electrónica de los actos y de todos los documentos que se generen en desarrollo del Proceso de Contratación deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
El Comité de contratación ejercerá funciones de Asesor y Evaluador de los procesos contractuales y es responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de publicación en el SECOP constituye la vulneración de los deberes funcionales de los responsables.
Consultar el marco jurídico que regula el bien, servicio u obra que se pretende contratar, para determinar los requisitos de orden legal que deben verificarse. Ejemplo: autorizaciones de Ministerios, avales, entre otros.
Se recomienda no hacer uso de certificados de disponibilidad presupuestal globales que sirvan de soporte de varias necesidades, lo anterior para garantizar el respaldo de los recursos.
Consultar la herramienta del SECOP, COLOMBIA COMPRA EFCIENTE para estar al día de los cambios y novedades en los procedimientos y formatos.
En la Etapa Precontractual.
Los anexos de los estudios previos deben llevar el nombre y la firma de quien los elaboró y revisó.
Todos los documentos deben ir con la fecha en la cual son elaborados.
Establecer en los pliegos de condiciones que la carta de presentación debe ser entregada en original y debidamente firmada por el representante legal.
Publicar las cantidades de obras y formatos de propuestas económicas en Excel, inmovilizando las celdas, para evitar que los proponentes al digitar los formatos cometan errores.
Con el ánimo de contribuir a la cultura del menos papel, se recomienda no imprimir los proyectos de pliegos de condiciones, pues como su nombre lo indica son borradores sujetos a cambio. Se recomienda imprimir el pantallazo del SECOP donde se pueda verificar su publicación e imprimir el pliego de condiciones definitivo en su totalidad.
Los informes de verificación/evaluación deben ser detallados, no basta con decir "no cumple", hay que decir el por qué, lo mismo sucede cuando se señala "cumple" para que los informes sean claros y permitan el derecho de contradicción. De igual forma, se deben señalar las fechas de traslado.
De conformidad con el numeral 11 del artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, el pliego de condiciones contendrá el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, de ahí la importancia de revisar cada una de sus cláusulas y contenido.
Los errores en que incurra el proponente al diligenciar y/o presentar el contenido del enunciado de cada uno de los ítems (descripción), serán de su exclusiva responsabilidad, debiendo asumir para todos los efectos que el contenido es el enunciado por la entidad en el presupuesto oficial en PDF, por lo tanto así lo tendrá en cuenta la entidad para todos los efectos de evaluación y exigencias en la ejecución y posterior liquidación de las obras objeto del presente proceso.
Cuando de conformidad con la información a su alcance el Departamento considere o estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo se deberá proceder conforme a lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto 1510 de 2013”.
En ningún caso el proponente podrá certificar su experiencia.
En los estudios previos debe establecerse un plazo cierto para la ejecución de los contratos, y no dejarlo a discreción de la fecha en que se suscriba el acta de inicio.
Entre el plazo para que los proponentes presenten sus observaciones y el plazo máximo para expedir adendas debe existir por lo menos un día hábil, para que el comité asesor evaluador tenga el suficiente tiempo de analizar la pertinencia de modificar el pliego de condiciones.
Todas las observaciones que se reciban dentro de los procesos de selección deben responderse de fondo, así se trate de observaciones extemporáneas según el cronograma y no es pertinente darle el trato de derecho de petición respondiendo en forma posterior a la adjudicación.
Cuando se trate de procesos complejos, bien sea por su naturaleza o cuantía, se recomienda solicitar el acompañamiento de la Procuraduría del Departamento, en ejercicio de su función preventiva. De igual forma se recomienda para los procesos de Licitación Pública solicitar la asistencia de los entes de control, Procuraduría, Contraloría y Oficinas de Control Interno, a la audiencia de adjudicación.
Se deben tener claros los criterios que sirvan para determinar en qué casos el pacto de anticipo es imprescindible para la correcta ejecución del contrato.
En los procesos de mínima cuantía para respetar el término de publicación de la invitación pública, el cual debe ser de mínimo un día hábil, se recomienda publicarla desde un día antes, o en su defecto publicarlo a las 7:00 a.m.
No establecer la residencia o domicilio como requisito habilitante o de calificación, pues constituye un factor discriminatorio que afecta la libre competencia y la igualdad de oportunidades.
No pactar prorrogas automáticas por ser contrarias al principio de libre concurrencia y selección objetiva.
Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse requisitos y exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.
Los procesos de selección deben tener reglas claras que no induzcan a error a los proponentes y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
El cronograma de los procesos de selección debe contener plazos suficientes para que los interesados analicen la información del proceso y puedan preparar y diseñar sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluación de las ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
La visita de obra además de NO ser obligatoria, debe informarse con suficiente anticipación para que los interesados puedan asistir a la misma.
En las audiencias tanto de cierre como de adjudicación, se recomienda invitar a profesional universitario que ejerza las funciones de control interno de la entidad
Durante la etapa de evaluación de las ofertas, el comité asesor y evaluador atenderá las siguientes reglas de subsanabilidad, sin perjuicio de lo establecido por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en su manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación:
En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio de lo sustancial prima sobre lo formal.
La entidad debe rechazar la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la invitación, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.
Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización.
En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.
En los pliegos de condiciones e invitaciones públicas debe fijarse el número de oficina y el correo electrónico donde se recibirán las observaciones, manifestaciones de interés u ofertas.
En todos los procesos de selección, sin importar su modalidad, las ofertas económicas deben estar exentas de IVA, conforme el mandato de la ley 43 de 1.993, lo anterior en aras de garantizar el principio de igualdad.
Los principios del Estatuto Contractual son transversales a todos los regímenes especiales de contratación.
Durante el proceso precontractual, se podrá hacer uso de la facultad de sanear los vicios de procedimiento o de forma, en virtud del artículo 49 de la Ley 80 de 1993.
No obstante la audiencia de asignación de riesgos solo es obligatoria en procesos de licitación pública, por política del INFOTEP, en los procesos de Selección Abreviada y Concurso de Méritos se hará esta audiencia junto con la de aclaraciones a los pliegos de condiciones, ya que se constituye en un espacio de utilidad no solo para los proponentes sino también para la entidad contratante.
En ningún caso, dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones públicas se podrán establecer límites a partir de los cuales se presuma que la propuesta es artificial.
De conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993 y atendiendo a los principios de la contratación y de la función pública, el proceso de contratación podrá suspenderse mediante acto administrativo debidamente motivado cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias demostrables que puedan afectar la normal culminación del proceso.
En el acto administrativo de suspensión, la entidad indicará el período por el cual será suspendido el proceso.
Es deber del comité de contratación con funciones de asesor y evaluador, independiente de la modalidad, analizar si la oferta del proponente constituye un precio artificialmente bajo, para ello se sugiere desde la misma confección de los estudios previos calcular el precio artificialmente bajo, mediante documento independiente, el cual no se publica ni tampoco se anexa al expediente del proceso de selección ya que su naturaleza es informativa y de consulta del Comité Asesor y Evaluador y que se podrá utilizar por éste al momento de evaluar las ofertas económicas o podrá optar por realizar un nuevo análisis de precios artificialmente bajo. Cuando la entidad requiera al proponente con el menor precio para que justifique su oferta, éste deberá aportar todos los soportes correspondientes. Es decir, es el proponente quien tiene la carga de la prueba.
Toda comunicación con los oferentes debe realizarse por los medios establecidos en los Pliegos de Condiciones o Invitación Pública y a través de los correos institucionales.
Las veedurías ciudadanas podrán participar en los procesos de contratación para ejercer vigilancia preventiva y posterior del proceso de gestión haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades que ejecutan el programa proyecto o contrato y ante los organismos de control del estado para mejorar la eficiencia institucional y la actuación de los funcionarios públicos de conformidad con lo establecido en la Ley 850 de 2003, para lo cual pueden consultar este proceso en el Portal Único de Contratación Estatal xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx.
En la Ejecución del Contrato.
En los contratos de interventoría incluir como obligación del contratista suscribir las adiciones y prorrogas a que haya lugar.
Incluir en los pliegos de condiciones y en las invitaciones públicas la cláusula de indemnidad como una obligación del contratista, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla a la entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
Incluir como obligación del contratista el pago oportuno a sus proveedores so pena de incurrir en una posible sanción.
En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales que se generen durante todo el Proceso de Contratación.
La designación de supervisión debe hacerse a más tardar en la fecha de inicio del contrato. Es designación de supervisión no delegación y debe hacerse por escrito.
No solo la garantía que se constituye para el inicio del contrato debe ser revisada y aprobada, sino también aquellas que se expiden para las modificaciones al contrato, esto es, para adiciones, modificaciones, prórrogas, suspensiones y reanudaciones.
No se puede adicionar un contrato si ya se cumplió el objeto contractual, esto es, si estamos en frente de una ejecución física del 100%.
Cuando se requiere la adición de un contrato, se debe pactar si es necesario, la forma de pago, en caso contrario, aplica la que se haya pactado en el contrato inicial.
En los contratos de prestación de servicios para apoyar labores de supervisión e interventoría, debe dejarse claro hasta dónde va la responsabilidad de cada uno.
En aquellos casos en que el contrato cuente con interventoría externa se debe proyectar como obligación del interventor la elaboración del acta de liquidación del contrato.
Cuando durante la ejecución del contrato hay un cambio de supervisor, inmediatamente se debe designar otro funcionario que se encargue de dichas funciones previo informe que entregaré el supervisor saliente, o si la ausencia del supervisor es temporal deberá designarse un supervisor suplente únicamente por el tiempo que dure la ausencia del supervisor principal.
En la minuta del contrato debe señalarse el término para liquidar el contrato.
Toda modificación a los contratos que implique una modificación del riesgo deber ser notificada a la compañía aseguradora que expidió la póliza.
Durante la ejecución del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la contratación y adoptar las medidas necesarias para mitigarlos.
La suspensión del contrato, la revisión de precios, la potestad de modificación unilateral de los contratos, son prácticas de buena gestión reguladas en la ley 80 de 1993 o delimitadas por la jurisprudencia, que utilizadas correctamente pueden dar solución a las contingencias en forma ágil y significar una negociación ventajosa o ahorro de recursos públicos. (Sentencia del Consejo de Estado. Radicación 10880, fecha 9/10/1997, consejero Ponente: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx; Artículo 16 ley
80 de 1993).
La revisión periódica de precios es una facultad que puede usar la administración para impedir que se configure la ruptura del equilibrio económico. (Sentencia Consejo de Estado. Radicado 11194, fecha 15/02/1999).
El supervisor debe asegurar que las garantías se encuentren vigentes por el término previsto en el contrato, de ahí la importancia de comunicar a las compañías aseguradoras las suspensiones y reinicios de los contratos.
Antes de cualquier modificación unilateral por parte de la entidad se deben agotar todos los instrumentos y mecanismos que le permitan una solución de común acuerdo.
Cuando se esté frente a modificaciones con las cuales se pretende incluir bienes o servicios no pactados dentro del contrato inicial, en la justificación debe quedar consignado como se obtuvo el presupuesto de la adición y consultar los precios xx xxxxxxx.
En los contratos de mandato para la administración de recursos los rendimientos son de la entidad pública contratante.
Todo contrato estatal sin importar el régimen legal bajo el cual se suscriba debe tener un supervisor o interventor.
Todo requerimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir con copia a la compañía aseguradora.
Suspendido un contrato no pueden ejecutarse actividades, ello implica asumir riesgos, además de que contraría la motivación misma de la suspensión.
Los consorcios y uniones temporales deben constituir un RUT para cada contrato y una vez liquidado deben cancelarlo.
Las adiciones deben estar soportadas el presupuesto y debe indicarse si afectan o no la forma de pago pactada en el convenio inicial.
Se mantendrá el equilibrio del contrato durante toda su ejecución, por ello la entidad reconocerá y pagará los imprevistos en los contratos a los que haya lugar, debidamente justificados.
El supervisor y/o interventor del contrato verificará el cumplimiento del pago de la Seguridad Social Integral, Parafiscales y ARL.
En los contratos de obra, una vez se firme el acta de recibo final de la obra, es deber del supervisor y/o interventor, remitir copia del acta de recibo a la compañía aseguradora, para que así pueda iniciar la vigencia de la póliza de estabilidad. Adicionalmente, es deber del supervisor y/o interventor del contrato comunicar a las aseguradoras sobre las modificaciones a las especificaciones técnicas que se hagan a través de actas de modificación de obra.
El supervisor del contrato deberá hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y mantenimiento del bien o servicio entregado durante el término de duración de las garantías, las condiciones de disposición final o la recuperación ambiental de las obras o bienes.
De acuerdo con el artículo 37 del decreto 1510 de 2013, una vez vencidas los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, debe dejarse constancia del cierre del expediente del proceso de contratación
Las comunicaciones que con ocasión a la ejecución del contrato se realicen con el contratista se harán por escrito y se dejará constancia de ello en el expediente del contrato, aún si aquella se realiza por medios electrónicos.
En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrán pactar mecanismos alternativos de solución de conflictos.
En la liquidación del contrato.
La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
Toda entidad estatal debe privilegiar la realización de liquidaciones de contratos de común acuerdo.
Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la Administración pública cualquiera otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme la resolución respectiva debe procederse a la liquidación del contrato, que es el paso consiguiente necesario para determinar qué derechos y obligaciones corresponden a los contratantes y qué sumas líquidas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma recíproca.
Liquidar los contratos dentro del término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias.
En aquellos casos en que el contrato cuente con interventoría externa se debe proyectar como obligación del interventor la elaboración del acta de liquidación del contrato.
La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
Toda entidad estatal debe privilegiar la realización de liquidaciones de contratos de común acuerdo.
Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la Administración pública cualquiera otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme la resolución respectiva debe procederse a la liquidación del contrato, que es el paso consiguiente necesario para determinar qué derechos y obligaciones corresponden a los contratantes y qué sumas líquidas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma recíproca.
Liquidar los contratos dentro del término establecido en el contrato o en su defecto dentro del término legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias
En todas las etapas del Proceso de Contratación se garantizará el cumplimiento de los principios de la contratación pública, contenidos en la Constitución Política de Colombia y en la Ley.
4.2. ETAPA CONTRACTUAL
Es la etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo contractual.
4.2.1. El Contrato
Es un acto jurídico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por el INFOTEP. Los contratos que éste celebre deberán constar por escrito.
Las estipulaciones de los contratos que celebre el INFOTEP serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.
Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripción, de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución, a saber:
4.2.1.1. Requisitos de suscripción
Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y corroborados por el Comité de contratación con funciones de Asesor y Evaluador correspondiente, indispensables para suscribir el contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representación legal, registro mercantil, fotocopia de la cédula del representante legal, documentos que permitan verificar la inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar con el Estado, entre otros.
4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento
Los contratos que suscribe el INFOTEP se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto, la contraprestación y el plazo y éste se eleve a escrito.
Clausulas básicas del contrato.
La minuta o documento del contrato debe contener como mínimo:
a. Tipo de contrato: Suministro, prestación de servicios, mandato, obra pública, entre otros.
b. Identificación completa de las partes del contrato.
c. Objeto: el bien, obra o servicio a contratar.
d. Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecución, forma de pago (apropiaciones presupuestales.
e. El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.
f. Las obligaciones de las partes
g. Las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.
h. Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato
i. Indicación de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes
j. Cláusula de indemnidad
k. Cláusula penal pecuniaria (Cuando aplique)
l. Garantías (Cuando aplique)
m. Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía (Ver artículo 127 del Decreto 1510 de 2013).
n. Pacto de las clausulas excepcionales al derecho común (Ver artículo 14 de la ley 80 de 1993) cuando estas apliquen.
o. Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.
p. Prohibiciones a las que haya lugar
q. La indicación del régimen jurídico aplicable
r. Indicación sobre la solución de controversias
s. Domicilio del contrato
Tratándose de contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por parte del INFOTEP, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado, constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 4 del artículo 85 y numeral 4 del artículo 86 del Decreto 1510 de 2013.
La persona competente en el INFOTEP para elaborar la minuta del contrato será el profesional del área jurídica o con funciones de asesor jurídico asignado al Comité de contratación con funciones de Asesor y Evaluador del proceso de selección. Para la elaboración del contrato deberá tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones del Comités de contratación. Así mismo el profesional con funciones jurídicas deberá apoyarse de quienes tienen funciones técnicas y logísticas de acuerdo al área dentro del cual se desarrolle el objeto del contrato, en lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual.
4.2.1.3. Requisitos de legalización.
Para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente registro presupuestal de compromiso (RPC). La dependencia competente en el INFOTEP es el jefe de presupuesto.
El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin.
4.2.1.4. Requisitos de ejecución
Para la ejecución de los contratos se requiere de la aprobación de la(s) garantía(s) requerida(s) en el contrato conforme al análisis de riesgos hecho (desde el estudio previo), la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendiéndose ésta última como registro presupuestal de compromiso (RPC) y la constancia de afiliación a la seguridad social y a Riesgos Profesionales del personal que se destinará a la ejecución del contrato.
En cuanto a la aprobación de las garantías, quien asume el rol jurídico es el responsable. En ese orden de ideas, es importante conocer lo pertinente a las garantías así:
Garantías en los Contratos:
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del INFOTEP con ocasión de: a) La presentación de las ofertas. b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos 110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013)
Clases de garantías:
En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
a. Contrato de seguro contenido en una póliza
b. Patrimonio autónomo
c. Garantía Bancaria
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.
Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías:
Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artículos112 al 126 del Decreto 1510 de 2013).
Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado el funcionario con rol jurídico dentro del comité asesor evaluador.
No obligatoriedad de garantías:
No serán obligatorias en:
a. Los contratos de empréstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la mínima cuantía.
e. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
f. Los contratos celebrados por contratación directa.
La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.
La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los demás modalidades deberá exigirse.
Preservación de las garantías:
Para preservar la vigencia de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la respectiva contratación de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantías). El Supervisor informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: La copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otrosí del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.
En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.
4.2.2. El Pago o Desembolso
Para la realización de cada pago, el INFOTEPD deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales), así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Para estos pagos el INFOTEP deberá respetar el orden de turno, dando aplicación a lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 4º numeral 10º de la Ley 80 de 1993, 19 de la Ley 1150 de 2007)
La persona responsable de verificar la acreditación de estos pagos al contratista es el supervisor o interventor, quien en caso de requerirlo se apoyará en quien asumió el rol jurídico del respectivo contrato para verificar que se está dando cumplimiento a la norma.
Cuando se trate de contratos de administración delegada o mandato, debe pactarse desembolso de recursos y pago de honorarios, este último contra entrega de informe de actividades y certificación de pago de seguridad social y parafiscales.
4.2.3. Publicación del Contrato
Los contratos suscritos por el INFOTEP se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP- conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artículo 19 del Decreto 1510 de 2013).
4.2.4. Pago de Impuestos
Deberá aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos en los casos que sea procedente.
4.2.5. Nombramiento del Supervisor
Con el fin de realizar una correcta labor a través de la supervisión a los diferentes contratos que celebre el INFOTEP, según el caso, al momento de asignar una supervisión, deberá informar en forma escrita al funcionario designado para tal fin, cuales son las funciones a su cargo.
Para la asignación de un supervisor, el COMITÉ DE CONTRATACION deberá tener en cuenta que el perfil profesional del servidor público designado se ajuste al objeto del contrato cuya supervisión se le asigna y tendrá en cuenta además, si este cuenta con la disponibilidad de tiempo y logística para desarrollar correctamente sus funciones.
Cuando se presenten faltas temporales del supervisor, por cualquier causa, el ordenador del gasto deberá nombrar un suplente durante el tiempo que dure la ausencia del supervisor principal. En caso que la falta sea definitiva, se debe nombrar un nuevo supervisor
4.2.6. Inicio del Contrato
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor deberá suscribir el acta de inicio.
Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso contractual.
En todo contrato que celebre el INFOTEP en el que para su ejecución el contratista deba utilizar personal, el supervisor o interventor al momento de elaborar el acta de inicio, deberá consignar la relación del personal que se destinará por parte del contratista, con la correspondiente identificación; así como su remuneración, y cualquier cambio deberá ser informado al supervisor o interventor.
4.2.7. Interpretación de los Contratos
A continuación se señalarán algunos principios básicos que orientan la interpretación de los contratos:
PRINCIPIO |
DESCRIPCIÓN |
Prevalencia de la intención (Artículo 1618 Código Civil) |
Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a lo literal de las palabras. En caso de desacuerdo entre lo escrito y lo verbal podrá intentarse cualquiera de los métodos alternativos de solución de conflictos aplicable. |
Limitaciones del contrato a su Materia (Artículo 1619 Código Civil) |
Por generales que sean los términos de un contrato, únicamente se aplicarán a la materia sobre que se ha contratado. |
Preferencia del sentido que produce efectos (Artículo 1620 Código Civil) |
El sentido en que una cláusula puede producir algún efecto, deberá preferirse a aquel en que no sea capaz de producir efecto alguno. |
Interpretación por la naturaleza del contrato (Artículo 1621 código Civil) |
En aquellos casos en que no apareciere voluntad contraria, debe atarse a la interpretación que mejor se ajuste a la naturaleza del contrato. |
Interpretación sistemática, por comparación y por aplicación práctica (Artículo 1622 Código Civil) |
Las cláusulas de un contrato se interpretarán unas por otras, dándosele a cada una el sentido que mejor convenga al contrato en su totalidad. Podrán también interpretarse por las de otro contrato entre las mismas partes y sobre la misma materia. O por la aplicación práctica que hayan hecho de ellas ambas partes, o una de las partes con aprobación de la otra parte. |
Interpretación de la inclusión de casos dentro del contrato (Artículo 1623 Código Civil) |
Cuando en un contrato se ha expresado un caso para explicar la obligación, no se entenderá por solo eso haberse querido restringir la convención a ese caso, excluyendo los otros a que naturalmente se extienda. |
Interpretación a favor del deudor (Artículo 1624 Código Civil) |
No pudiendo aplicarse ninguna de las reglas precedentes de interpretación, se interpretarán las cláusulas ambiguas a favor del deudor. Pero las cláusulas ambiguas que hayan sido extendidas o dictadas por una de las partes, sea acreedora o deudora, se interpretarán contra ella, siempre que la ambigüedad provenga de la falta de una explicación que haya debido darse por ella. |
Autonomía de la voluntad |
La expresión de voluntad de la Administración, se empieza a manifestar desde el momento en que decide iniciar un proceso contractual: La manifestación de voluntad del particular interesado. |
Principio de legalidad La legalidad o primacía de la ley. |
Es un principio fundamental conforme al cual todo ejercicio del poder público debería estar sometido a la voluntad de la ley de su jurisdicción y no a la voluntad de las personas. Se concreta, en principio, con la presentación de su oferta. No obstante, este principio se ve limitado frente a las reglas del derecho público.
|
4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato
Las situaciones que se describen a continuación son las que común o frecuentemente pueden llegar a presentarse en la ejecución del contrato, razón por la cual dichas situaciones requieren del análisis de cada una de las dependencias y de la participación de cada uno de los roles de los equipos de contratación.
4.2.8.1. Modificación a los contratos estatales u otrosí
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el INFOTEP lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.
Para modificar un contrato en el que es parte el INFOTEP, la dependencia que suscribe el contrato debe seguir las orientaciones que se describen a continuación:
La dependencia que suscribió el contrato deberá presentar y analizar el caso en su respectivo comité de contratación en el que se presentara el informe actualizado del supervisor y/o interventor, y conforme a las funciones propias del comité recomendará al ordenador del gasto la suscripción del otrosí. Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:
La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la propuesta del INFOTEP de modificar el clausulado del contrato.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la modificación pretendida, avalado por el supervisor.
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el otrosí.
4.2.8.2. Adición.
Cuando hablamos de esta figura hacemos relación a la inclusión, inyección de más dinero al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración.
Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, pero si hace necesario el presupuesto de más cantidad de objeto o más calidad del mismo.
Documentos necesarios para la adición
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición hecha por el INFOTEP, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adición. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.
Presupuesto oficial que soporta la adición suscrito por el supervisor y/o interventor.
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adición en recursos.
Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
Cronograma de actividades que soporta la adición.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.
Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (Ver parágrafo del artículo 40 de la Ley
80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que establezca la ley.
Cuando se vaya a adicionar un contrato o convenio que supere la vigencia fiscal se debe incluir dentro del formato de justificación para modificación al contrato, la fórmula de ajuste de salarios mínimos:
Valor inicial x SMML adición de contrato / 2
SMML contrato inicial
4.2.8.3. Ampliación del plazo o prórroga:
Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato.
Documentos necesarios para la ampliación
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención de hacerla por parte del INFOTEP, con indicación expresa de que no generan sobrecostos.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prórroga. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.
Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga.
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.
4.2.8.4. Cesión
4.2.8.4.1. Cesión de contrato
Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuitopersonae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del INFOTEP.
El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9º de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.
Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato –cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del INFOTEP.
Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, previa autorización del INFOTEP, el procedimiento es el siguiente:
a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.
b. El Supervisor o interventor presentará el oficio presentado por el contratista junto con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato.
c. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité DE CONTRATACION, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión.
d. Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por el asesor jurídico de la entidad, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.
e. El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.
g. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.
h. Celebrada la cesión del contrato, se procederá a incluir y registrar esta novedad en el sistema de información presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto por la Secretaria General.
i. Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el supervisor deberá entregar a la Secretaría General, y Jefe de Presupuesto copia del acta de la respectiva cesión y las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal que reposa en la Secretaría General de los contratistas del INFOTEP.
4.2.8.4.2. Cesión de derechos económicos
Cuando se celebra esta cesión, se está entregando a un tercero los derechos de pago y todo lo que de él se derive. (Ver Capitulo 1 Código Civil Colombiano)
El trámite de la cesión del contrato es el dispuesto por la Secretaría GENERAL del INFOTEP, el cual debe ser apoyado por el supervisor o interventor del contrato después de haber recibido la solicitud del contratista dirigido al ordenador del gasto contratante.
4.2.8.5. Suspensión y Reinicio del contrato.
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el INFOTEP y el contratista, podrá de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.
Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son:
a. Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad contratante, en donde se manifiesten las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b. Justificación y concepto del supervisor y/o interventor, donde recomiende la suspensión del contrato y se expongan las razones de índole técnico, social, jurídico, financiero, entre otros que soportan la respectiva suspensión, con la indicación expresa del término durante el cual el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto sobre dicha suspensión.
c. Informe de seguimiento del contrato donde se dé cuenta del estado del contrato desde el punto de vista técnico, administrativo, jurídico, contable, etc.
d. El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor y/o interventor.
e. Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor o interventor del contrato.
f. Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el acta de reinicio, de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora. Esta obligación corresponde al supervisor y/o interventor del contrato, quienes deberán solicitar copia de la póliza con su respectiva modificación.
4.2.8.6. Resciliación o terminación anticipada
Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales.
Para resciliar un contrato celebrado por el INFOTEP deberá tenerse en cuenta como mínimo lo siguiente:
a. Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad, en donde se justifiquen y manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del contrato,
c. Justificación del supervisor que soporta la resciliación, con la indicación expresa de sus razones y el concepto sobre la procedencia de la misma.
d. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité DE CONTRATACION determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir sobre la resciliación.
e. Una vez recomendada la resciliación, se procederá a suscribir la correspondiente acta de resciliación por las partes intervinientes y de liquidación del contrato por las partes del contrato, la cual será proyectada por el servidor público que asumió el rol jurídico del respectivo proceso con el apoyo del supervisor y/o interventor, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.
f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliación, las cuales serán proyectadas por el ASESROR jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General, esto es a las partes del contrato o convenio, a la Compañía Aseguradora o garante, entre otras.
4.3. ETAPA POSCONTRACTUAL
Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidación del mismo.
4.3.1. Liquidación del Contrato
Es el período en el cual contratante y contratista, realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para declararse x xxx y salvo de las obligaciones adquiridas. Aquí se hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones.
En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo plasmará en el documento de liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el ordenador del gasto y el contratista.
Se liquidan aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos y saldos por pagar. No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo 217 del Decreto - Ley 0019 de 2012; no obstante, lo antes dicho el INFOTEP, adopta la posición de que deben liquidarse todos los contratos en que la entidad sea parte.
4.3.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidación
4.3.1.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes
Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el infotep liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse x xxx y salvo.
4.3.1.1.2. Unilateralmente por el INFOTEP.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga el INFOTEP, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el INFOTEP tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato en forma bilateral.
Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los recursos que dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este período, antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deberá exigir al contratista la ampliación de la garantía.
En el evento de resultar sumas de dinero a favor del INFOTEP y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) prestará mérito ejecutivo.
4.3.1.1.3. Liquidación Judicial
El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y el INFOTEP no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
4.3.1.2. Extensión del plazo para la liquidación de los contratos
Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los numerales anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
4.3.1.3. Contenido mínimo del documento de liquidación
Conforme a lo descrito en el presente capitulo, a continuación se fijan los parámetros a tener en cuenta en el trámite de liquidación de los contratos en el INFOTEP, siendo importante para la liquidación tener presente lo siguiente:
Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato.
Número del contrato objeto de liquidación.
Objeto del contrato.
Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
Interventor o supervisor, según el caso.
Valor inicial del contrato.
Duración inicial del contrato.
Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuestal de Compromiso, ambos con sus fechas de expedición.
Fecha del certificado de aprobación de las pólizas.
Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente finalización.
Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prórrogas y/o adiciones al contrato.
Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del objeto contractual.
Relacionar los informes de supervisión y/o interventoría realizados durante la ejecución del contrato, así como el respectivo informe final.
Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación del contrato (acreditación de encontrarse x xxx y salvo por concepto del pago de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y parafiscales, el contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007).
Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los pagos realizados o pendientes por realizar.
Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías de estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisión de repuestos, de prestaciones sociales, etc.
Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas yde finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse x xxx y salvo, según el caso, es decir, el acto de liquidación debe limitarse a la rendición de cuentas y a pagar los saldos económicos adeudados, pero el término de la liquidación no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto contractual.
CAPÍTULO V:
RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
El RECTOR o quien este delegue será el encargado de tramitar el proceso sancionatorio contra contratistas.
El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere el Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado por la Ley, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún era requerida por la entidad.
El Supervisor o interventor del contrato, previo a la celebración de la audiencia, mediante informe presentado al Comité Interno de Contratación, pondrá en conocimiento de la situación al Ordenador del Gasto.
CAPÍTULO VI
RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y
CONFLICTOS DE INTERESS
Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales, tanto para personas naturales como jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, la cual lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales o por la existencia de intereses contrapuestos que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.
Consciente de la existencia de inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, es decir, las que se producen durante el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del contrato, el contratista deberá ceder el contrato previa autorización de la entidad, y en el evento de que dicha situación no pueda presentarse procederá la terminación anticipada del contrato.
Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecución del contrato cuyo contratista es un consorcio o unión temporal, debe haber cesión de la participación del miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorización del INFOTEP, estableciéndose como prohibición la imposibilidad de ceder dicha participación a los miembros del mismo consorcio o unión temporal.
Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el artículo 44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la incompatibilidad frente al contrato lo vician de nulidad absoluta, además de generar en el contratista una inhabilidad de 5 años a partir de la celebración del contrato.
En igual sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un “interés”, que puede generar conflicto entre el servidor público, la entidad y el proponente que acude al proceso de selección, este “interés” debe poseer la potencialidad de afectar el efecto de la decisión, de forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso de selección, de su cónyuge, de un pariente suyo en los grados señalados por la ley o de sus socios de derecho o de hecho; generándose el conflicto de intereses por no manifestar el impedimento por esa situación personal o familiar en el trámite del asunto. Lo anterior dado que esta figura jurídica atiende a la moralización del ejercicio de la función pública y a los aspectos éticos que impiden que una determinada persona se relacione con la administración pública.
Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas, deberán:
Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el proceso contractual a su cargo.
Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.
Poner en conocimiento del superior jerárquico los hechos constitutivos de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
En el INFOTEP como entidad pública del orden NACIONAL, sometida al estatuto de contratación pública, le son aplicables, a sus procesos de Contratación, el régimen de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses y demás prohibiciones establecidas en la Constitución, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
Cuando haya lugar a un conflicto de intereses o la existencia de causales de inhabilidad o incompatibilidad se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento.
6.1. En caso inhabilidades e incompatibilidades
El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, así deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá abstenerse de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate.
En caso de que la de inhabilidad o incompatibilidad, se configure en una tercera persona respecto de su cargo, es decir que tiene conocimiento de que una persona se encuentra en alguna de dichas situaciones, deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá impedir que dicha persona suscriba el acto o contrato si es respecto de él.
En tratándose de procesos contractuales esta verificación deberá hacerse de cada uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna, previa recomendación de del asesor jurídico y previa adjudicación y expedición del registro o compromiso presupuestal.
En caso de conflicto de intereses
El Servidor Público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitución o en la Ley, deberá declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones, señale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.
Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) días siguientes a su conocimiento, la actuación con escrito motivado al secretario general.
El Secretario General, remitirá en el término de la distancia las diligencias a la asesoría Jurídica para el respectivo estudio.
Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo, el Secretario general procederá a decidir de plano.
Si lo acepta indicará a quien corresponde el conocimiento de las diligencias y ordenará la entrega del expediente.
CAPITULO VIII:
ADMINISTRACIÓN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE
CONFLICTOS
Para la solución de controversias y conflictos que se deriven de la actividad contractual del INFOTEP, se cuenta con el comité de contratación de la entidad, el cual deberá ser conformado para cada caso como viene establecido dentro del contenido del presente manual de contratación.
CAPITULO IX:
MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA
En el marco de nuestro modelo contractual y como estrategias de control a la contratación por parte de la comunidad, el INFOTEP ha definido los siguientes mecanismos de participación ciudadana:
Auditorias Ciudadanas, como una herramienta que facilita la comunicación directa entre la comunidad beneficiaria de un programa o proyecto y la Institución, la Rendición de Cuentas, como mecanismo de participación que permite a la ciudadanía interactuar desde sus intereses y solución de problemas planteados en el Plan de Desarrollo 2012-2015
CAPITULO X:
REFORMA, DEROGACIÓN, Y AJUSTES DEL MANUAL DE
CONTRATACIÓN
La vigencia del manual de contratación del INFOTEP será a partir de su publicación. El mismo será adoptado mediante Decreto suscrito por El (la) Rector (a) de la Institución, quién conservará siempre la facultad de modificarlo y derogarlo. Será labor de la Dirección Administrativa y Contractual de la Secretaría General de la institución, el permanente seguimiento a la expedición, modificación o derogatoria de las normas del orden nacional que regulan y reglamentan el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en aras de mantenerlo actualizado y velar por que las actuaciones de la administración en materia contractual, se ajusten a derecho.
La publicidad del manual de contratación y sus modificaciones se realizará a través de la Gaceta Departamental, la página web de la entidad xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, así como de su divulgación a través de los medios electrónicos internos la institución.
CAPITULO XI:
GLOSARIO
De conformidad con lo señalado en el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, debe tenerse presente que los términos no definidos en el Decreto en mención y utilizados frecuentemente en el mismo deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Para la interpretación del Decreto 1510 de 2013, las expresiones allí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados.
Acuerdos Comerciales: son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
Acuerdo Marco de Precios: es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
Adendas: es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.
Bienes Nacionales: son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas, patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: son los adquiridos para ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el artículo 65 del Decreto 1510 de 2013.
Capacidad Residual o K de Contratación: es la aptitud de un oferente para cumplir oportunamente y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.
Catálogo para Acuerdos Marco de Precios: es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
Clasificador de Bienes y Servicios: es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Colombia Compra Eficiente: es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011.
Cronograma: es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.
Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta;
(f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.
Entidad Estatal: es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Etapas del Contrato: son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
Grandes Superficies: son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Xxxxx: es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.
Xxxxxx Xxxxxx: es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor xxx Xxxxx o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor xxx Xxxxx, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.
Mipyme: es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.
Período Contractual: es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
Plan Anual de Adquisiciones: es el plan general de compras al que se refiere el artículo74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Proceso de Contratación: es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
Riesgo: es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
RUP: es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
Servicios Nacionales: son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.
SECOP: es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
Smmlv: Es el salario mínimo mensual legal vigente.
Adicional a los conceptos definidos en el Decreto 1510 de 2013, a continuación se definen otros que son de frecuente utilización en el presente manual o dentro de los procesos de contratación que sean adelantados por EL INFOTEP Archipiélago.
Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades.
Acta de liquidación: Es el documento suscrito por quienes suscribieron el contrato, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o xxxxx xx xxxxxxx entre las partes.
Adición: Modificación contractual que obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definición gramatical del término, es figurativamente inyectar más dinero al contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración – la adición no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV.
Adjudicación: Decisión de la Institución por medio de acto administrativo motivado, en el cual se determina el proponente adjudicatario de un proceso de selección.
Adjudicatario(a): Proponente ganador o mejor calificado dentro del proceso de selección, por haber presentado una propuesta que cumple con lo requerido en el pliego de condiciones y se considera en relación con las demás, la propuesta más favorable para la entidad.
Ampliación: Hace referencia a una extensión en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica adición de recursos.
Anticipo: Es una suma de dinero que entrega el INFOTEP al contratista, a título xx xxxxxxxx que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
Asignación del riesgo: Es el señalamiento que se hace de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada como riesgo previsible, asumiendo su costo.
Audiencia Pública: Sesión pública dedicada a debates, presentación de alegatos, así como a pronunciamiento de decisiones.
Caducidad: cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre.
Calificación: Acto mediante el cual el INFOTEP Archipiélago, evalúa y asigna los puntajes a las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.
CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.
Cláusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares. Las clausulas excepcionales se entienden pactadas aun cuando no se consignan expresamente en el contrato Artículos 14 y siguientes de la ley 80 de 1993.
Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita por parte del INFOTEP.
Contratista: Persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.
Concurso de Méritos: El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, Artículo 32, numeral 2.
Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.
Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre EL INFOTEP y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.
Declaración Desierta de un Proceso de Selección: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.
Delegación: Figura Jurídica mediante la cual el (la) Rector (a) transfiere a un colaborador suyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, la competencia que tiene para un determinado asunto.
Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.
Días hábiles: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.
Ejecución: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta de inicio.
Estimación del riesgo: Es la valoración de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato.
Estudios y documentos previos: Los Estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los Pliegos de Condiciones, y el Contrato. Deben permanecer a disposición del público durante todo el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los elementos requeridos por el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, además de los indicados para cada modalidad de selección.
Garantía: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las obligaciones que éste adquiere dentro del proceso contractual.
Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por el INFOTEP.
Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a través del cual el interventor o el supervisor del contrato da cuenta al INFOTEP sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato.
Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.
Lances válidos: Propuestas de precio que superan el margen mínimo de diferencia.
Licitación Pública: La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.
Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual el INFOTEP procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa).
Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisión.
Obra pública: Trabajo de construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.
Otrosí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.
Pago anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos.
Pedido SAP: Los Pedidos y los Registros Presupuestales (Compromisos) son documentos simultáneos, que reflejan en lenguaje del sistema en SAP R/3 las condiciones contractuales de los procesos de contratación.
Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible.
Plazo del proceso contractual: Es el período comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso contractual.
Plazo de ejecución: Es el período dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato.
Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carácter general mediante el cual el INFOTEP, en forma previa y unilateral, establece las reglas claras y objetivas para determinar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio de una planeación debida.
Proponente: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selección de contratistas.
Proponente Plural: Diferentes formas de asociación para presentar propuesta (Ej.: Consorcio o Unión Temporal).
Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de selección.
Proponente Habilitado: Es aquel que cumple con los requisitos legales, técnicos y financieros señalados en el Pliego de Condiciones o invitación pública.
Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que incurra en alguna de las causales de rechazo establecidas en el Pliego de Condiciones.
Prórroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada.
Resolución de apertura: Es un acto administrativo de trámite que señala el término del proceso de selección del contratista. Es un acto administrativo que profiere el representante legal de la entidad. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos.
Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible supervisión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia.
Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.
Selección Abreviada: Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Subasta Inversa: Certamen presencial o electrónico en el cual cada participante realiza los balances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la administración. Dicho certamen concluye cuando existe un menor valor definitivo.
Tipificación del riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.
Unión temporal: Cuando dos o más personas naturales o jurídicas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado.
Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declarar mediante acto administrativo motivado.
Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad.
CAPÍTULO XII
NORMOGRAMA
LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS
Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 418 de 1997, por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones, prorrogada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2003, 1106 de 2006 y 1421 de 2010.
Ley 489 de 1998 Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.
Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional.
Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993.
Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones.
Decreto 777 del 16 xx xxxx de 1992, por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.
Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 111 de 1996, compilación de normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crédito Público.
Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto Reglamentario 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación Pública.
Dado en San Xxxxxx, Xxxxx, a los dieciséis (16) días del mes de ENERO de DOS MIL CATORCE (2.014)
XXXXXX XXXXXX XXXXX.
Rectora.
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