PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR IAC-FP-007-2019

OBJETO:

Contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

Bogotá D. C. Octubre de 2019

I. Antecedentes, descripción y justificación de la necesidad

El Fondo de Programas Especiales para la Paz, fue creado a través de la Ley 368 de 1997, como una cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, sin personería jurídica, administrada como un sistema separado de cuentas, cuyo objeto es “El Fondo de Programas Especiales para la Paz tiene por objeto la financiación de programas xx xxx encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación xx xxxxx”.

Que sus funciones generales establecidas en el artículo 11 de la Ley 368 de 1997 son:

1. Diseñar y desarrollar los planes, programas y estrategias dirigidas a la generación de condiciones y al logro y mantenimiento de la paz, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República.

2. Financiar y coordinar los planes, programas, estrategias e iniciativas xx xxx.

3. Diseñar y desarrollar planes que conlleven a la habilitación y rehabilitación de los discapacitados víctimas de la violencia.

Que el Decreto 1081 de 2015 estableció en su artículo 2.2.2.1.1 como funciones específicas del Fondo las siguientes:

En desarrollo de su objeto, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, tendrá como funciones específicas las siguientes:

1. Diseñar, desarrollar, financiar y cofinanciar planes, programas y estrategias que generen condiciones, para el logro y mantenimiento de la paz.

2. Administrar y ejecutar los recursos de los planes y programas xx xxx, que se adelanten en desarrollo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

3. Financiar los trámites legales necesarios para el otorgamiento de indultos, amnistías, beneficios y demás garantías jurídicas a los miembros de grupos alzados en armas que se encuentren en proceso xx xxx con el Gobierno Nacional y demuestren su voluntad de reincorporarse a la vida civil.

4. Financiar y cofinanciar la realización de actividades que generen condiciones para entablar conversaciones, diálogos y firma de acuerdos con grupos alzados en armas que participen en el conflicto interno armado.

5. Adelantar programas de difusión del Derecho Internacional Humanitario, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República y financiar el estudio y divulgación de las normas relacionadas con la materia.

6. Financiar los estudios que permitan un seguimiento continuo a los hechos constitutivos de violencia y su evolución y sirvan para crear alternativas de solución en la construcción de una política xx xxx.

7. Fomentar la coordinación interinstitucional, la participación de las organizaciones no gubernamentales y de la comunidad en el afianzamiento de una cultura de convivencia, respecto a los derechos humanos y bienestar social.

8. Dar impulso y apoyo económico a las iniciativas de la sociedad civil a nivel nacional y regional, encaminadas al logro y mantenimiento de la paz.

Que el artículo 18 del Decreto 179 de 2019 estableció funciones de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, de conformidad con el artículo 16 de la Ley 434 de 1998, entre otras las siguientes: 1. Absolver las consultas y peticiones que guarden relación con las funciones de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz. 2. Proponer, en coordinación y bajo los lineamientos de la Secretaría Jurídica, proyectos de actos legislativos, leyes, decretos reglamentarios y demás documentos en materia de procesos y acuerdos xx xxx, sin perjuicio de las funciones propias de la citada Secretaria. 3. Las demás que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por el Presidente de la República y el Director del Departamento Administrativo de la de la Presidencia de la República.

Ahora bien, es obligación de las entidades del Estado fortalecer sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los principios generales que rigen la función archivística señalada en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, dentro de estos principio se encuentran:

Artículo 4°. “Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad”. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano…”

A su vez el artículo 11 de la Ley 594 establece lo siguiente: "El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.", Así mismo, preceptúa el artículo 12 de esta norma: "Responsabilidad: La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos".

Según el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos, como herramienta fundamental de gestión.

De igual forma el artículo 16 de la precitada norma señala como obligación a los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Por otra parte el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) en su artículo 32 define los contratos estatales como "(…) todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad (…)", procediendo a la enumeración de algunos de los tipos contractuales que pueden utilizar las entidades al celebrar contrataciones logrando así la consecución de sus fines.

Que en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz - OACP reposan los archivos y la información de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Paz.

Que con el fin de dar cumplimiento al Decreto de conservación de Memoria Histórica y la Directiva 00 xx xxxxxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxxxxxx General de la Nación, con la cual se exige la adopción de medidas para garantizar la conservación, custodia y acceso a la información de Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Paz, se requiere contratar de los servicios de una empresa que cuente con la experiencia suficiente para llevar a cabo el proceso de organización documental y digitalización de 123 ML, los cuales se les debe aplicar la Ley de Archivo y principios generales vigentes establecidos en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, así como tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, ciclo vital de los documentos y normatividad archivística.

Por lo anterior, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ requiere contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

II. Invitación

EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ pone a disposición de los interesados los presentes términos de referencia para seleccionar el contratista, encargado de ejecutar el contrato de Prestación de Servicios cuyo objeto corresponde a: “Contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz”.

La documentación que justifica la apertura de la pres ente invitación, se encuentra plasmada en los antecedentes de contratación y demás documentos que reposan en la carpeta contractual y que por ende hacen parte integral de la presente invitación.

Las personas naturales o jurídicas que se encuentren interesados en aplicar en la presente invitación abierta a presentar propuesta, pueden presentar de manera oportuna, las observaciones al presente documento atendiendo lo establecido en el cronograma contenido en el presente documento.

La selección del futuro contratista se realiza a través de la presente Invitación Abierta a Cotizar.

A. Invitación a las veedurías ciudadanas

EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social al presente proceso de contratación a que

presenten las recomendaciones que consideren convenientes y a que consulten los Documentos del Proceso en la página web de la Presidencia de la República de Colombia xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx

B. Compromiso anticorrupción

Los interesados en presentarse en esta invitación, deberán suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el formato número 1 en el cual, manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado colombiano contra la corrupción.

Si hay incumplimiento comprobado del compromiso anticorrupción por parte del participante, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en la presente invitación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la cotización o para la terminación anticipada del contrato si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del mismo, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.

C. Costos derivados de participar en la presente Invitación Abierta a Cotizar

Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis de los documentos de la presente invitación, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las propuestas, la presentación de observaciones a las mismas y cualquier otro costo directo o indirecto relacionado con la participación en la presente invitación abierta a cotizar, estará a cargo exclusivo de los interesados y proponentes.

D. Comunicaciones

La presente Invitación Abierta a Xxxxxxx se publicará en la página web de Presidencia xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx para garantizar la publicidad de la misma y se hace con el objetivo de que un número mayor de personas realicen la consulta preliminar de los términos a través de dicho sitio web.

Las propuestas y sus respectivos soportes establecidos en los presentes términos se deben presentar en forma física (1) UN ORIGINAL Y DOS COPIAS radicándolos en la taquilla de correspondencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia ubicada en la Xxxxx 0 Xx. 0- 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, dirigidos al Director del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. El plazo máximo para que el/los interesado(s) radique(n) su propuesta acorde al cronograma incluido en el presente documento, las ofertas recibidas después de esta hora y fecha, se tendrán como no presentadas y no serán tenidas en cuenta; por favor se les solicita a los interesados en participar, tener en cuenta el tiempo que deben invertir en él envió de los documentos que no se tendrá en cuenta para efectos del plazo señalado.

Las observaciones y/o solicitudes de aclaración que surjan sobre los términos de referencia de la presente invitación se deben enviar al email xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx, teniendo en cuenta los plazos determinados en el Cronograma de la presente invitación.

Las comunicaciones y solicitudes enviadas al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ por canales distintos a los mencionados en los párrafos anteriores, no serán tenidas en cuenta, hasta que sean remitidas por uno de los medios descritos en el presente documento.

Se les solicita a los interesados en participar en la presente invitación, tener en cuenta las siguientes condiciones y documentación de carácter general:

a. Examine rigurosamente el contenido de la invitación, anexos y formatos.

b. Verifique no estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con las entidades estatales según lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

c. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran, esto demostrará que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

d. Debe contener todos los documentos habilitantes establecidos en la presente invitación.

e. Cualquier omisión del interesado en proporcionar la información requerida será de su propio riesgo y podrá generar el rechazo de su cotización.

f. podrá verificar cualquier información que se xxxxxxx con la propuesta a través de la autoridad o institución que considere pertinente y con los soportes documentales que podrán ser solicitados en cualquier tiempo al interesado.

g. Serán de cargo del interesado todos los costos asociados a la preparación y presentación de su cotización.

h. De igual forma, los costos de legalización del contrato, en caso de resultar adjudicatario, serán a cargo del contratista.

i. Las propuestas deberán entregarse de acuerdo a lo fijado en el cronograma de la invitación.

j. Las propuestas debe tener una vigencia mínima de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la invitación.

No será admisible como excusa, el desconocimiento o desinformación por la no consulta en el sitio web.

No obstante que el medio principal de publicación de información es la página web xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx , cada uno de los proponentes u oferentes al presentar su propuesta u oferta autorizan al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, para que este último notifique cualquier decisión sobre los presentes términos de referencia a los correos electrónicos que hayan citado como medio de recibo de información.

X. Xxxxxx

Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los interesados o por terceros para efectos de la presente cotización o para ser tenidos en cuenta en la misma, deben ser otorgados y presentados en castellano.

La diferente documentación con la cual los interesados acrediten los requisitos habilitantes contenidos en la presente invitación abierta a cotizar y que estén en una lengua extranjera, deben ser traducidos al castellano por un traductor oficial, estar debidamente apostillados y presentarse junto con su original.

De acuerdo a lo anterior, para la adjudicación de la presente invitación, el interesado que resulte seleccionado deberá presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por

escrito en lengua extranjera, la cual deberá ser oficial y acorde con los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite de apostilla o consularización.

F. Legalización de documentos otorgados en el Exterior

Los documentos presentados por el participante no requieren legalización alguna, salvo por lo establecido en la presente sección respecto de los documentos otorgados en el exterior y por los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante notario público.

El participante debe presentar con su propuesta los documentos públicos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización de acuerdo con la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros y la Ley 1564 de 2012. Para el momento de la selección el interesado debe presentar los documentos públicos otorgados en el extranjero, legalizados de conformidad con la normativa aplicable.

G. Conversión de monedas

Los interesados deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos.

Si están expresados originalmente en una moneda diferente a dólares de los Estados Unidos de América, deberán convertirse a esta moneda teniendo como referencia el valor de la tasa representativa xxx xxxxxxx de acuerdo a los valores del Banco de la República.

Una vez que se tengan las cifras en dólares de los Estados Unidos de América o si la información se presenta originalmente en dicha moneda, para la conversión a pesos colombianos se debe tener en cuenta la tasa representativa xxx xxxxxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha xx xxxxx de los estados financieros.

H. Subsanabilidad

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al interesado, no necesarios para la comparación de las cotizaciones, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la cotización que no afecten la asignación de puntaje, serán solicitados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y estos deberán ser entregados por los interesados según lo consignado en el cronograma de la presenta invitación.

Serán rechazadas las cotizaciones de aquellos interesados que no suministren la información y la documentación solicitada por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ hasta el plazo anteriormente señalado. Durante el término otorgado para subsanar las cotizaciones, los interesados no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre de la presente invitación.

La no entrega de la garantía de seriedad junto con la cotización, no será subsanable y será causal de rechazo de la misma.

III. Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

Definiciones
Anexo	Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los presentes términos de referencia y que hacen parte integral del mismo.
Contrato	Es el negocio jurídico que se suscribirá entre el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y el adjudicatario, por medio del cual se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos correlativos.
TRM	Tasa de cambio representativa xxx xxxxxxx spot de dólares de los Estados Unidos de América certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para una fecha determinada publicada en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Descripción del Objeto a Contratar

Objeto: “Prestar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz”.

IV. Plazo de Ejecución

El plazo de ejecución del contrato resultante de la presente invitación se contará a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato y hasta el 31 de diciembre de 2019.

V. Presupuesto Oficial

El presupuesto oficial para la presente contratación es de CUATROCIENTOS VEINTIDOS MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS ($422.238.486,00)

M/Cte., Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar.

A efectos de estimar el presupuesto de la presente Invitación Abierta a Cotizar, el equipo estructurador de la Invitación del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, realizó la solicitud de cotizaciones, en donde se estimó que el valor para “contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica, clasificación de archivos, digitalización de los expedientes y la indización de la información generada por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz”. Es CUATROCIENTOS VEINTIDOS MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO

MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS ($422.238.486,00) M/Cte., Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La realización de los pagos del presente contrato resultado de este proceso, se ordenará con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 7219 de fecha 30 de septiembre de 2019, expedido por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto del Área Financiera del DAPRE

VI. Forma de Pago

El contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección, se pagará de la siguiente manera: Dos (2) pagos mensuales, uno al corte de noviembre 30 y otro al corte de diciembre 31 de 2019, con base en el avance de (ML) metros lineales organizados y debidamente certificados por el Supervisor del contrato, determinados de manera porcentual con base en el total de metros lineales indicados en el contrato.

Para ello el contratista presentará a la Entidad dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes, factura Original, certificado de cumplimiento a satisfacción parcial o total de los servicios suministrados suscrito por el supervisor designado, y los demás trámites administrativos a que haya lugar.

NOTA 1: Los pagos se efectuarán sujetos al PAC aprobado y designado por parte del Ministerio de Hacienda y dentro de los 15 días calendario, contados a partir de la fecha de radicación de los documentos soporte en la ventanilla de radicación de documentos del Departamento Administrativo de la Presidencia (DAPRE) en la Xxxxx 0 # 0-00 Xxxxxx.

NOTA 2: En caso que se presenten inconsistencias en los documentos soportes, los mismos serán devueltos por parte del supervisor para las correcciones del caso y los días para pago, contarán desde la fecha de radicación de los documentos ya corregidos.

Los pagos se harán previa presentación y radicación de los siguientes documentos:

 Factura Original que cumpla con los siguientes requisitos:

i. Estar denominada expresamente como factura de venta

ii. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

iii. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA.

iv. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

v. Fecha de expedición.

vi. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

vii. Valor total de la operación

viii. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

ix. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 Certificación de ejecución de contrato para proveedores, suscrita por el supervisor del contrato,

 Certificación del pago de aportes a la seguridad social (aportes de Pensión, Salud y Riesgos Laborales al Sistema de Seguridad Social), en cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 del mes correspondiente; la cual debe estar suscrita por el Revisor Fiscal de la Empresa o Representante Legal de la misma.

 Certificación bancaria

 Registro Único Tributario (RUT) solo la primera vez,

 Autorización de resolución de facturación vigente, sola la primera vez.

La factura deberá dirigirse a la Dirección del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, NIT 899.999.083-0 y se deberá radicar en la ventanilla de correspondencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia, ubicada en la xxxxx 0 # 0 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx.

La Entidad no reconocerá pagos adicionales a los pactados; por prestación de servicios que no hubieren sido previamente requeridos o autorizados por el Supervisor del contrato y/o quien ejerza su apoyo.

VII. Evaluación de Proponentes REQUISITOS HABILITANTES

JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones será adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

CRITERIOS DE VERIFICACIÓN:

Son requisitos y documentos mínimos habilitantes la capacidad jurídica, garantía de seriedad del ofrecimiento, la capacidad financiera, organizacional y el cumplimiento de las especificaciones técnicas que la entidad ha definido como condiciones mínimas que deberán cumplir los proponentes para que su propuesta sea habilitada. Estos requisitos no otorgan puntaje y la entidad los verificará como CUMPLE o NO CUMPLE.

El Comité Técnico Evaluador, dentro del término señalado en el cronograma, realizará la verificación de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas de los interesados en participar, con el propósito de habilitar las propuestas presentadas.

Los documentos que se relacionan a continuación serán objeto de verificación:

REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES JURÍDICOS (Cumple / No Cumple)

Podrán participar en la presente invitación, las personas naturales y/o jurídicas directamente, nacionales o extranjeras, o a través de consorcios o Uniones Temporales, cuyo objeto social se relacione con el objeto de la presente contratación, que no se encuentre incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley.

El Objeto social de cada proponente ya sea persona natural, jurídica o las integrantes del consorcio o unión temporal deberá estar relacionado con el objeto del presente proceso de selección.

El proponente deberá aportar la siguiente documentación:

 Carta de presentación de la oferta (Formato No. 2) debidamente firmada por el oferente o Representante Legal indicando su nombre.

 En el evento que la oferta sea presentada en consorcio o unión temporal se deberá anexar el documento consorcial y/o unión temporal, debidamente diligenciados y firmado por todos y cada uno de sus integrantes. Para cada caso en particular el documento de constitución del consorcio o la unión temporal se ceñirá a lo establecido en el artículo 7º de la ley 80 de 1993.

 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente y/o registro mercantil, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la oferta.

 Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, debe adjuntar copia del documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta de acuerdo con el valor de la presente invitación pública, en cuantía igual o superior al valor de la oferta, en caso de ser necesaria de conformidad con los Estatutos de la misma. Se procederá de igual forma en los casos de cualquier limitación estatutaria.

 Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República donde se deberá verificar la no inclusión del oferente.

 Certificado del sistema de información y registro de sanciones y causas de inhabilidad – SIRI vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación (persona natural y/o persona jurídica y Representante Legal).

 Certificado de antecedentes judiciales, VIGENTE (persona natural y/o persona jurídica y Representante Legal).

 Certificado de Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC.

 Constancia de cumplimiento del pago de parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y de Aportes Patronales, aportes en Pensión, Salud al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales. Para efectos del pago el contratista deberá adjuntar la constancia de pago junto con las planillas correspondientes.

 Fotocopia de la inscripción en el RUT Registro Único Tributario.

 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

 Fotocopia de la tarjeta de libreta militar del representante legal, cuando aplique.

 Carta de los oferentes (Representante Legal y Persona Jurídica) que declaran no estar incursos en causal de inhabilidades o incompatibilidades.

 Garantía de Seriedad de la propuesta.

 Fotocopia de la inscripción en el RUP Registro Único de Proponentes (Vigente y firme)

REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS (CUMPLE/NO CUMPLE):

Cumplimiento Especificaciones Técnicas: La aceptación del Formato (3), FICHA DE CONDICIONES TECNICAS esenciales para la prestación del servicio y/o entrega del bien (FCT) se acreditará mediante la suscripción del Formato (2), CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA a través de la cual acepta la totalidad de las condiciones técnicas descritas dentro del documento referenciado.

Experiencia mínima Habilitante: El interesado deberá acreditar en un máximo de hasta cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados y terminados a satisfacción durante las últimos cinco (5) años, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de invitación abierta pública, cuyo objeto esté relacionado con el de la presente invitación:

CONTRATO CUANTIA SMMLV

Lo anterior obedece a que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, debe garantizar que los proponentes cuenten con la idoneidad, experticia y pertinencia, asegurando el cumplimiento con el objeto del contrato.

La sumatoria de los valores de los contratos ejecutados y terminados a satisfacción, deberá ser igual o mayor al 100% del presupuesto oficial expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes.

SMLV 687.386

Se tomará el valor del contrato que esté 100% ejecutado, incluidas las adiciones y/o modificaciones se divide por el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación, incluidas sus modificaciones y/o adiciones.

AÑO	SMLV
2019	$828.116
2018	$781.242
2017	$737.717
2016	$689.455
2015	$644.350
2014	$616.000

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ no tendrá en cuenta experiencia relacionada que no esté soportada por los documentos que se solicitan. El Fondo verificará que el objeto contractual se enmarque dentro de los siguientes códigos del Clasificador de Bienes y Servicios:

CLASIFICACIÓN	DESCRIPCIÓN
80161506	Servicio de archivo de datos
78131804	Servicio de almacenaje de documentos
78131602	Almacenaje de archivo de carpetas
43201800	Dispositivos de almacenamiento
43211700	Dispositivos informáticos de entrega de datos
44122000	Carpeta de archivo, carpetas y separadores
80101600	Gerencia de proyectos
81112000	Servicios de datos

Sólo serán válidos los contratos que se hubieren ejecutado con entidades públicas, o entidades privadas que cumplan funciones públicas, teniendo en cuenta que solo aplica para éstas la normatividad archivística en Colombia.

Condiciones Generales para la Presentación de Certificaciones de Experiencia

1. La verificación de la experiencia se realizará con base en la información que reporten los Proponentes en el Formato 4) RELACIÓN CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE dispuesto para tal fin y en los respectivos soportes de la información consignada en el mismo.

2. En dicho formato el Proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el mismo sea veraz, al igual que la reportada en los documentos soporte.

3. En todo caso cuando se pretende acreditar la experiencia exigida, el Oferente deberá aportar la certificación en papelería institucional (incluso anexos, si llegare a tener) expedida por la entidad contratante y suscrita por el funcionario competente en la que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:

a. Nombre de la empresa contratante.

b. Dirección y teléfono del contratante.

c. Nombre del contratista.

d. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal, se debe señalar el nombre de quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

e. Número del contrato (si tiene).

f. Objeto del contrato.

g. Xxxxx ejecutado del contrato que se pretende acreditar.

h. Lugar de ejecución.

i. Actividades ejecutadas (Organización, Administración, Almacenamiento, Digitalización, Custodia, Digitalización e Indización de Expedientes)

j. Estado del contrato (en caso de que la certificación no indique que el estado del contrato es terminado, el Proponente podrá adjuntar la correspondiente acta de terminación debidamente suscrita).

k. Fecha de inicio (día, mes, año) y fecha de terminación (día, mes, año).

l. Fecha de expedición de la certificación (día, mes, año).

m. Nombre y firma de quien expide la certificación (la certificación deberá estar firmada por el funcionario competente para suscribirla).

n. Relación de los eventos realizados donde se detalle el cumplimiento de las características mínimas requeridas.

NOTA 1: En caso de que las certificaciones no cuenten con la totalidad de la información aquí solicitada, el oferente podrá allegar, adicionalmente acta de liquidación con la respectiva copia del contrato.

4. Así mismo, en el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su evaluación, el Proponente deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes que sean del caso, que permita tomar la información que falte en la certificación.

5. Los contratos verbales no serán tenidos en cuenta para acreditar experiencia. No serán válidas las certificaciones expedidas por el mismo contratista.

6. Cuando en la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberá adjuntarse certificación del Oferente individual o del integrante del Oferente plural que desea hacer valer la experiencia y/o documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual conste dicho porcentaje de participación.

7. Si el contrato que se pretende hacer valer como experiencia fue cedido o recibido en cesión, la certificación deberá especificar la fecha de la cesión y discriminar el valor del contrato ejecutado por el cedente y el cesionario.

8. El valor que se contabilizará para los efectos de los valores requeridos en este numeral, será aquel que se certifique como ejecutado, es decir no se tendrá en cuenta el valor no ejecutado.

9. En caso que las certificaciones aportadas que acreditan experiencia sea expedida por una Entidad privada con quien se haya prestado, junto con la respectiva certificación podrá anexarse copia del contrato correspondiente.

10. No se aceptarán las certificaciones que no se encuentren diligenciadas en su totalidad.

Reglas generales para la valoración de la experiencia

1. Regla de sumatoria: Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales: Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los

integrantes. Así mismo cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los integrantes deberán aportar al menos una (1) certificación de experiencia.

2. La experiencia adquirida en consorcio o unión temporal será tenida en cuenta de acuerdo con el porcentaje de participación en el Consorcio o Unión Temporal, en la cual fue adquirida.

3. Si el Proponente adjunta con su propuesta certificaciones adicionales a las cinco (5) máximas requeridas por la Entidad, se tendrán en cuenta solo las máximas establecidas conforme a lo que el oferente manifieste y/x xxxxxxx y solamente las cinco (5) primeras que se relacionen en el Formato (4), RELACIÓN CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

4. Cuando el valor de los contratos y/o certificaciones con el cual se pretende acreditar la experiencia se encuentre expresado en moneda extranjera:

 Para el caso de los contratos en dólares americanos, se hará la conversión a pesos colombianos con la TRM publicada en las estadísticas del Banco de la República en su página oficial, para la fecha de terminación del contrato.

 Cuando la experiencia reportada se haya facturado en moneda extranjera diferente al dólar americano, se realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo a las tasas de cambio estadísticas publicadas por el Banco de la República en su página oficial, teniendo en cuenta la fecha de terminación del contrato y seguidamente a pesos colombianos.

5. Cuando la experiencia a aportar haya sido obtenida de manera directa con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el Proponente podrá acreditar la misma, tal como está establecido con la presente invitación o aportando copia de los contratos suscritos, sin perjuicio que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ verifique internamente la real ejecución de los mismos.

6. El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, podrá en cualquier estado en que se encuentra el proceso de selección, verificar y solicitar ampliación de la información presentada por el oferente para la acreditación de la experiencia.

7. Cuando en las certificaciones mediante las cuales se pretende acreditar la experiencia se encuentren también relacionados bienes y/o servicios y/o operaciones de características disímiles a las del objeto del presente proceso contractual, se tendrá en cuenta únicamente la experiencia correspondiente a la relacionada con el objeto del presente proceso de selección. Para el efecto, debe discriminarse claramente el (los) valor(es) parcial(es) de los diferentes bienes o servicios u operaciones incluidos en dicha certificación.

8. Se tomará el valor del contrato al momento de la finalización, incluidas las adiciones y/o modificaciones, se divide por el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación, incluidas sus modificaciones y/o adiciones.

NOTA 1: El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos y/o certificaciones que el oferente aporte.

NOTA 2: Si se trata de un Oferente extranjero, deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso y dentro del territorio Colombiano. Adicionalmente si la certificación se encuentra en idioma diferente al castellano, deberá adjuntar al documento en idioma extranjero, la traducción oficial del documento, tal y como lo establece al Artículo 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano.

NOTA 3: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación, un Proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los Artículos 471 y 474 del citado Código.

NOTA 4: Así mismo cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los integrantes deberán aportar al menos una certificación de experiencia.

NOTA 5: El Proponente cuya constitución sea inferior a tres (3) años, podrá acreditar la experiencia solicitada, aportando certificaciones de los socios, accionistas o constituyentes, conforme a lo establecido en el numeral

2.5 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.

REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS

El Proponente debe tener la capacidad suficiente para ejecutar adecuadamente el contrato, por lo tanto, deberá demostrar dicha capacidad, con los estados financieros de los dos (2) últimos años de acuerdo con los siguientes aspectos:

El objeto de la verificación financiera, es validar si los proponentes cuentan con los recursos suficientes para ejecutar las actividades solicitadas en la presente invitación, garantizando optimizar los recursos y el buen manejo de los mismos, evitando al máximo incumplimientos que originen sanciones.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del art 25 de la ley 80 de 1993, Articulo 6 de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del decreto ley 019 de 2012 y el decreto 1082 de 2015, la capacidad financiera será objeto de verificación sin calificarse, por cuanto no es un factor de comparación de las ofertas y, por lo tanto, podrá complementarse en los términos que establezcan las citadas normas y el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Se considera que el proponente y los integrantes del consorcio o unión temporal, cumplen con los requisitos documentales si aportan la totalidad de los siguientes documentos, completos y totalmente legibles.

Registro Único Tributario – RUT.

El proponente y los integrantes del Consorcio o Unión temporal, deberán presentar el Registro Único tributario RUT, expedido por la DIAN, en el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, dicho documentos deberá ser aportado por cada uno de los integrantes del mismo.

Estados Financieros

El proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar los Estados Financieros (Estado de Situación Financiera, Estados de Resultado Integral, Estado de Flujo de Caja, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de cambios en el Patrimonio) y sus correspondientes revelaciones bajo normas NIIF, para los años 2017 y 2018, debidamente certificado por Revisor Fiscal o Contador Público según corresponda.

Adicionalmente, deberá aportar un estado de Situación Financiera de Prueba al corte del mes xx xxxxxx del año 2019, debidamente certificado por Revisor Fiscal o Contador Público según corresponda.

Declaración xx Xxxxx

El Proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar copia de la declaración xx Xxxxx Presentada para los periodos gravables 2017 y 2018.

Certificado de Existencia y Representación Legal – Cámara de Comercio

El Proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar copia del Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha no superior a 30 días en relación con la fecha de la presente invitación.

Certificación bancaria

El Proponente deberá aportar certificación expedida por la entidad financiera cuya fecha no sea mayor a treinta

(30) días calendario a la fecha de cierre del proceso de selección, la cual debe contener el nombre de la entidad financiera, el nombre del beneficiario, el tipo de cuenta y el número de la cuenta de ahorros o corriente que posea.

Este requisito no aplica para el caso de Consorcios o Uniones Temporales.

Registro Único de Proponentes – RUP

De conformidad con lo establecido en el artículo 6° Ley 1150 de 2007, modificada por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012 y el artículo 2.2.1.1.1.5.1. Del Decreto 1082 de 2015, los interesados en participar en la presente invitación deben estar inscritos en el Registro Único de Proponentes, por lo tanto, los proponentes deben allegar el correspondiente certificado de inscripción en el RUP, vigente y en firme al momento del cierre de recibo de propuestas, expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción, dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de cierre.

Nota 1: Cuando el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal o promesa de sociedad futura, para la verificación de cumplimiento de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros deberán acreditar la inscripción en el RUP.

Nota 2: Las personas extranjeras naturales o jurídicas sin domicilio en Colombia no tienen la obligación de inscribirse en el RUP, según lo establece el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012.

REQUISITOS E INDICADORES FINANCIEROS

Se considera que el proponente y los integrantes del consorcio o unión temporal, cumplen con el requisito de los indicadores financieros, si se encuentran dentro de los valores requeridos para cada uno, según la siguiente tabla:

Indicador	Formula	Valor Requerido
Capital de Trabajo – capacidad Financiera	Activo Corriente – Pasivo Corriente	Mayor o igual a 20% del valor del contrato
Índice de Liquidez	Activo Corriente / Pasivo Corriente	Mayor o Igual a 1,5%
Índice de Endeudamiento	Total Pasivo / Total Activo	Menor o igual a 60%
Capacidad Organizacional
Rentabilidad del Activo	Utilidad Operacional / Total Activo	Mayor o igual a 4%
Rentabilidad del Patrimonio	Utilidad Operacional / Total Patrimonio	Mayor o igual a 8%

Capacidad Financiera: Este indicador representa la liquidez operativa del proponente, es decir el remanente del proponente luego de liquidar sus activos corrientes (convertirlos en efectivo) y pagar el pasivo de corto plazo. Una capacidad financiera positiva contribuye con el desarrollo eficiente de la actividad económica del proponente.

Índice de Liquidez: Determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.

Índice de Endeudamiento: Determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.

Rentabilidad sobre activos: Determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.

Rentabilidad sobre patrimonio: Determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.

Consorcios – Uniones Temporales

Cando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, se deberá especificar de manera clara y precisa el porcentaje participación de cada uno de los integrantes, de tal forma que la sumatoria de los mismos siempre arroje como resultado el 100%.

Para verificar la capacidad financiera de acuerdo con el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del decreto 1082 de 2015, se tendrá en cuenta el grado de participación de cada uno de ellos y se efectuará la sumatoria de las diferentes variables para establecer los indicadores financieros. Así:

Capital de Trabajo = Capital del Trabajo (A) + Capital de Trabajo (B)

Índice de Liquidez = (Valor Activo Corriente (A) * % de participación) + (Valor Activo Corriente (B) * % de participación) // (Valor Pasivo Corriente (A) * % de participación) + (Valor Pasivo Corriente (B) * % de participación)

Índice de Endeudamiento = (Total Pasivo (A) * % de participación) + (Total Pasivo (B) * % de participación) // (Total Activo (A) * % de participación) + (Total Activo (B) * % de participación)

Rentabilidad del Activo = (Utilidad Operacional (A) * % de participación) + (Utilidad Operacional (B) * % de participación) // (Total Activo (A) * % de participación) + (Total Activo (B) * % de participación)

Rentabilidad del Patrimonio = (Utilidad Operacional (A) * % de participación) + (Utilidad Operacional (B) * % de participación) // (Total Patrimonio (A) * % de participación) + (Total Patrimonio (B) * % de participación)

Proponentes extranjeros. Las personas jurídicas extranjeras deberán presentar la certificación de indicadores financieros firmada por el Representante Legal, acompañada de traducción simple al idioma español, con los valores reexpresados en la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos avalados con la firma de un contador público con tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia. La información debe ser presentada en español y en moneda legal colombiana, por ser esta la unidad de medida por disposición legal.

Por lo anterior y para permitir la pluralidad de los proponentes, los proponentes naturales sin domicilio en Colombia y las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, que de acuerdo con las normas aplicables aprueben sus estados de situación financiera en una fecha diferente al 31 de diciembre de cada vigencia, debe presentar su información financiera a 31 de diciembre de 2018 suscritos por el Representante Legal junto con un preinforme de auditoria, en el cual el auditor o revisor fiscal, certifique: a) la información financiera es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoria; Y b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores a adoptado normas y principios de contabilidad generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros.

VIII. CRITERIOS DE PONDERACIÓN

Una vez que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ haya determinado que la propuesta se ajusta a los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros, se catalogará como HABILITADA y se procederá a su evaluación y ponderación.

El procedimiento de selección del contratista se ajustará a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva e igualdad de derechos y oportunidades. De los que deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones definidas en la ley y en el pliego de condiciones.

La oferta más favorable para el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, será la que presente mejor relación de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en la invitación abierta pública.

Las propuestas serán calificadas teniendo en cuenta los siguientes criterios el puntaje máximo obtenido por la sumatoria de los criterios, será de CIEN (100) puntos, de conformidad con la siguiente tabla:

CRITERIO DE PONDERACIÓN	PUNTAJE MAXIMO
Evaluación Económica	60
Calidad del personal	20
Apoyo a la Industria Nacional	10
Bodega cercana a Fondo de Programas Especiales para la Paz	10
TOTAL PUNTOS	100

EVALUACIÓN ECONÓMICA (MÁXIMO CUARENTA (60) PUNTOS)

El Proponente deberá diligenciar el Formato 7 - PROPUESTA ECONÓMICA que se incluye en la presente invitación, cualquier omisión en la determinación del valor de la propuesta no dará lugar a modificación posterior y el proponente lo deberá asumir por su cuenta.

Para la evaluación económica el puntaje total es de 60 puntos y se asignará sobre las propuestas hábiles a partir de estos tres elementos dando la puntuación correspondiente de la siguiente manera:

La evaluación se realizará para cada ítem mediante media aritmética: Consiste en la determinación del promedio aritmético de las ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las ofertas a dicho promedio aritmético, como resultado de aplicar las siguientes formulas:

X =

X = Media aritmética Xi = Valor de la oferta i

n = Número total de las ofertas validas presentadas

Obtenida la media aritmética se procederá a ponderar las ofertas de acuerdo con la siguiente formula:

Puntaje i =

Incluir el valor del máximo puntaje

Para valores menores o iguales a X

x 1 -

X -Vi

X

Incluir el valor del máximo puntaje

Para valores mayores a X

X = Media aritmética

Vi = Valor total de cada una de las Ofertas i i = Número oferta

x 1-2

X -Vi

X

En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética y el valor de la oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

NOTA 1: Se tendrá en cuenta hasta el séptimo (7º) decimal del valor obtenido como puntaje.

NOTA 2: Si al cálculo de la fórmula para la asignación del puntaje da como resultado un valor negativo se asignará como puntaje cero (0)

CALIDAD DEL PERSONAL (MÁXIMO VEINTE (20) PUNTOS)

Se asignará hasta un máximo de 10 puntos a cada uno de los 2 perfiles profesionales más altos en experiencia especifica relacionada con el perfil requerido indicado a continuación, siempre y cuando cumplan con el perfil idóneo que permita dar cumplimiento al objeto del contrato en el tiempo establecido para su realización. La asignación de puntaje será conforme a los siguientes ítems y para tal fin el proponente deberá allegar, con soportes el documento debidamente suscrito que certifique por él mismo o su representante legal formalizando el ofrecimiento:

Ítems

PERSONAL PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA	PUNTOS
LIDER DEL PROYECTO	Los que superen la experiencia específica a partir del octavo (8) año exigido se dará por cada año adicional 2 puntos hasta completar los 10 como director y/o gerente y/o coordinador y/o jefe de área en temas relacionados con gestión documental y/o digitalización de documentos y planos y/o inventario documental y/o la organización de archivos y/o elaboración de hoja de control y análisis de información.	10
COORDINADOR DE ACTIVIDADES	Los que superen la experiencia específica a partir del 3 año exigido se dará por cada año adicional 2 puntos hasta completar los 10 como director y/o gerente y/o coordinador y/o jefe de área y/o líder en temas relacionados con gestión documental y/o digitalización de documentos y planos y/o inventario documental y/o la organización de archivos y/o elaboración de hoja de control y análisis de información.	10

NOTA 1: El proponente deberá aclarar cuales hojas de vida son susceptibles para la verificación, validación y otorgamiento de puntaje.

NOTA 2: En caso que el proponente adjudicatario del contrato haya realizado ofrecimientos para el presente criterio, deberá acreditar el personal correspondiente, con estricto cumplimiento de los requisitos de idoneidad y experiencia solicitados (hojas de vida y soportes que lo demuestren). El personal acreditado deberá ser el que ejecute las actividades durante toda la ejecución del contrato, cualquier cambio deberá ser justificado plenamente

por el contratista y autorizado por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, suponiendo en todo caso el reemplazo de la persona será por una con iguales o mejores calidades que aquella.

ESTÍMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL COLOMBIANA (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS)

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA APAZ asignará máximo 10 PUNTOS, según la procedencia de los bienes y servicios ofrecidos por el proponente de conformidad con la siguiente tabla, para tal fin el proponente deberá allegar documento debidamente suscrito por el mismo o su representante legal formalizando el ofrecimiento.

ORIGEN DE LOS BIENES Y SERVICIOS	PUNTOS MÁXIMOS 10
El 100% de los bienes y servicios ofertados son de origen nacional y/o de origen extranjero con trato de reciprocidad acreditado.	10
Bienes y servicios de origen extranjero pero con incorporación de componente Colombiano de bienes y/o servicios profesionales, técnicos y operativos.	5

BODEGA CERCANA AL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS)

Teniendo en cuenta el planteamiento técnico de solución en la descripción del bien o servicio, y es que el proponente cuente con una bodega propia o en arrendamiento, se otorgarán hasta un máximo de 10 puntos, a la oferta que ofrezca una bodega cercana al Fondo de Programas Especiales para la Paz, ubicado en la Cl. 7 # 6-54

Para el otorgamiento, se tendrá en cuenta lo siguiente:

CRITERIO	DISTANCIA PERIMETRAL EN K/M	PUNTAJE
Ofrecimiento del proponente de una bodega con ubicación cercana a la Cl. 7 # 6-54 – Fondo de Programas Especiales para la Paz	Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada entre 7 y 10 kilómetros de distancia Perimetral con relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular – particular.	10
	Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada entre 11 y 15 kilómetros de distancia perimetral con relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular – particular.	5
	Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada entre 16 o más Kilómetros de distancia perimetral con relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular – particular.	0

Se recuerda que la bodega para el almacenamiento y proceso de organización de los expedientes debe cumplir con el literal B del Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. De igual forma se debe cumplir con los espacios amplios de trabajo para la organización y las condiciones de seguridad para la guarda y custodia de la documentación entre tanto dure el proceso.

NOTA 1: Si la bodega es propia anexar el certificado de tradición y libertad del inmueble, en el caso de ser arrendada adjuntar compromiso de arriendo o promesa de compra o de arrendamiento en caso de ganar la invitación.

NOTA 2: Para la medición donde se evidencie la distancia que existe entre un punto y otro, en este caso desde la dirección indicada y la bodega ofertada, se debe presentar un documento en tamaño carta u oficio con la imagen de Google Maps - Recorrido vehicular-particular (no utilizar medición en línea recta, ni otro tipo o medio de transporte).

IX. Modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos

Teniendo en cuenta que, de acuerdo con la correspondiente solicitud de cotizaciones, que hace parte integral de este documento, son varias las empresas que pueden ejecutar el contrato a suscribir, el Fondo realizará una invitación abierta a cotizar, con fundamento en el numeral 6.9.1.2. del Manual de Contratación del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el artículo 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015, dando así cumplimiento a los principios constitucionales de la función pública.

X. Condiciones del Contrato a Celebrar

A. Tipo de Contrato

La presente invitación tiene como propósito seleccionar un proveedor bajo la figura jurídica de contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIOS, de acuerdo con las especificaciones particulares establecidas en el presente documento.

B. Supervisión

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ supervisará y controlará la correcta ejecución del presente contrato por intermedio del o los funcionarios o contratistas que designe el Ordenador del Gasto, lo cual deberá constar por escrito, quien asume la responsabilidad por el seguimiento y control del contrato, así como la correcta y cabal ejecución del mismo.

El supervisor tendrá además de las funciones que por índole y naturaleza del contrato le son propias, las consagradas en la Ley 1474 del 2011 y las siguientes:

 Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas.

 Xxxxxxx y aprobar los informes de actividades que xxxx rendir EL CONTRATISTA.

 Autorizar con su firma los pagos que deban efectuarse a EL CONTRATISTA.

 Elaborar y suscribir las actas respectivas.

 Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre el desarrollo del presente contrato y sobre cualquier incumplimiento en que pueda incurrir EL CONTRATISTA.

 Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto las modificaciones contractuales, siempre y cuando estén plenamente justificados y por escrito.

 Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estime conveniente sobre el desarrollo del contrato.

 Verificar como requisito para cada pago, que EL CONTRATISTA se encuentre al día en el pago de sus aportes al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgos laborales, para lo cual se deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidades en las cuales se realizan dichos aportes.

 Publicar los documentos de ejecución contractual en la plataforma SECOP I y en los demás sistemas que se requieran de acuerdo a las políticas del Fondo.

 Enviar copia de todo lo actuado al área de gestión documental, con el fin de que todos aquellos documentos que corresponden a la ejecución contractual, reposen en la carpeta original del contrato.

 Certificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite.

Nota: En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el presente contrato y la designación se efectuará mediante comunicación escrita.

XI. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

A) OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1) Disponer lo necesario para cumplir con el objeto de este contrato.

2) Constituir la garantía establecida en los términos pactados y allegarla dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato.

3) Presentar oportunamente la cuenta de cobro o factura, los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago.

4) Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae.

5) Reportar de manera inmediata al supervisor, la ocurrencia de cualquier novedad o anomalía durante la ejecución del contrato.

6) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ a través del supervisor del mismo,

para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de su autonomía técnica y administrativa.

7) Colaborar con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ para que el objeto contratado se cumpla a cabalidad y sea de la mejor calidad.

8) Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del contrato, evitando dilaciones.

9) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley, con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y las autoridades competentes.

10) Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la consignación, copia del documento donde conste la operación que, por concepto de reintegros, rendimientos financieros, multas o cualquier otro, se causen a favor de la entidad en razón a la ejecución el contrato. PARAGRAFO: Las consignaciones a que hace referencia esta obligación deben realizarse únicamente en la cuenta informada por escrito por el supervisor del contrato.

11) Participar y apoyar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, en todas las reuniones a las que éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato.

12) Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la documentación objeto del presente contrato.

13) Guadar estricta reserva sobre toda la información y documentos que tenga acceso, maneje en desarrollo de su actividad o que llegue a conocer en desarrollo del contrato y que no tenga carácter de pública. En consecuencia, se obliga a no divulgar por ningún medio dicha información o documentos a terceros, sin la previa autorización del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

14) Mantener correctamente actualizados cada uno de los sistemas de información que maneje en desarrollo de su actividad.

15) Xxxxxx un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.

16) Devolver al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, una vez finalizado la ejecución del contrato los documentos que en desarrollo del contrato se hayan producido, e igualmente todos los archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus obligaciones.

17) Colaborar con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en el suministro y respuesta de la información correspondiente, a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato objeto del presente documento.

18) Utilizar la imagen del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y de la oficina del ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ, de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste, salvo autorización expresa y escrita de las partes para fines publicitarios o de cualquier otra índole.

19) Realizar los pagos SISS (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes.

20) Respetar la política medio ambiental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, política que incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales, como el agua y la energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales.

21) Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato que surjan conforme las funciones que debe cumplir.

B) OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

En cumplimiento del objeto del contrato, el contratista deberá aceptar y cumplir con las obligaciones señaladas a continuación y en las que correspondan a la naturaleza de la contratación, así:

1) Presentar el plan de trabajo, metodología y cronograma de trabajo detallando la cantidad de metros lineales a ejecutar según las actividades contractuales.

2) Recibir del supervisor del contrato los expedientes en cajas de archivo, o en carpetas, o en legajos, por lo que debe elaborar acta o constancia de recepción en la que conste la entrega que realiza el supervisor.

3) Aplicar los procesos archivísticos a que haya lugar, entre los que se destacan: técnicos de limpieza, retiro de material metálico, clasificación, incorporación de documentos, ordenación cronológica de documentos, foliación, rotulación, velando por el adecuado diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental y de la Hoja de Control.

4) Dar cumplimiento a los requerimientos establecidos en los Acuerdos Nos. 047, 049 y 050 de 2000, 042 de 2002, 002 y 008 de 2014, y demás expedidos por el Archivo General de la Nación, que le sean aplicables al contrato que se suscriba.

5) Garantizar la seguridad y debida custodia de toda la documentación, y en forma particular y rigurosa, la que será objeto de intervención en las instalaciones del contratista y que trasladará para aplicar los procesos solicitados.

6) Suministrar el personal mínimo requerido, de acuerdo con los Requerimientos Técnicos Mínimos.

7) Proveer para la ejecución del contrato el personal necesario e idóneo que permita dar cumplimiento al objeto del contrato en el tiempo establecido para su realización. Teniendo en cuenta el cumplimiento de la normatividad archivística que aplica para cada una de las fases del contrato.

8) Adelantar procesos de control de calidad en cada una de las fases de ejecución del contrato como son: revisión, clasificación e inventario velando por la conformación integra de expedientes de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, hasta completar los 123 ML, foliación, descripción en Hoja de Control, proceso de digitalización documento por documento, su cargue e indización, con el fin de mitigar al máximo la realización de reprocesos que afecten la debida ejecución del contrato.

9) Guardar reserva de los asuntos que conozca debido a sus actividades y que por su naturaleza no deban divulgarse.

10) Responder en los plazos que el Fondo de Programas Especiales para la Paz establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule a través del supervisor del contrato, así como entregar los informes que se le soliciten.

11) En caso de pérdida o deterioro de carpetas o documentos que se transporten a las instalaciones del proveedor o que se encuentren en intervención, el proveedor deberá realizar la reconstrucción correspondiente asumiendo el costo que esto genere. Durante la entrega se dejará constancia de algún tipo de deterioro en las carpetas entregadas.

12) Mantener los precios de la propuesta durante el término de ejecución del contrato.

13) Disponer los equipos de hardware y software (equipos de cómputo, incluyendo cables de red, escáneres, lectores de código xx xxxxxx (si a ello hubiere lugar) y demás equipos necesarios para cumplir el objeto del contrato.

14) Permitir la práctica de seguimiento y control que sea solicitado por la Entidad en cabeza del supervisor que para ello designe el ordenador del gasto del Fondo de Programas Especiales para la Paz.

C) OBLIGACIONES DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LA PAZ

1) Suministrar la información y los documentos que previamente requiera EL CONTRATISTA en relación con el objeto del presente contrato.

2) Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna de las obligaciones del presente contrato.

3) Efectuar la supervisión y seguimiento del presente contrato.

4) Realizar los pagos a EL CONTRATISTA acorde a la forma de pago establecida y sujeta al PAC.

XII.Garantías

A) De Seriedad de la Oferta

El Proponente deberá presentar junto con su oferta una garantía de seriedad de la oferta con vigencia a partir de la fecha de cierre del proceso y hasta la suscripción del contrato con una suma asegurada igual al 10% del presupuesto del proceso.

B) De Cumplimiento

Para el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones estipuladas, el pago de las multas, de la pena pecuniaria y demás sanciones que, dado el caso, pudieren imponerse, una vez se adjudique el contrato, EL CONTRATISTA deberá constituir una garantía única, consistente en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor de la NACIÓN - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES

PARA LA PAZ (NIT: 899.999.083-0), la cual deberá cubrir los siguientes amparos:

TIPO	PORCENTAJE	VIGENCIA
Garantía de Cumplimiento del Contrato	20% del valor total del contrato	Igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más.
Garantía de Calidad del Servicio	20% del valor total del contrato	Igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.
Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales	5% del valor total estimado del aporte de FONDO PAZ	Igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.

XIII. Lugar de ejecución del Contrato

El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C

XIV. Rechazo

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ rechazará las cotizaciones presentadas por los participantes que:

 Xxxx presentadas después de vencido el plazo establecido para el efecto en el Cronograma.

 Que no hayan cumplido el compromiso anticorrupción contenido en el Formato 1 durante el Proceso de Contratación.

 Que, existiendo Junta Directiva de la sociedad, unión temporal o consorcio proponente, alguno de los miembros de la Junta Directiva haya sido sancionado por temas de corrupción o delitos asociados al narcotráfico.

 Certificado de existencia y representación legal o del registro mercantil expedido por la Cámara del domicilio del participante singular; o, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal si el interesado es plural, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la oferta.

 Que evidencien falta de capacidad jurídica para presentar la oferta.

 Que el mismo proponente presente varias ofertas por sí o por interpuesta persona (en consorcio, unión temporal o individualmente).

 Que el proponente se encuentre incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.

 Que la propuesta se presente extemporáneamente, se envié por correo electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado en la presente invitación.

 Que la información suministrada como soporte de la contratación por parte del proponente no concuerde con la situación real en relación con los aspectos objeto de verificación.

 Que el proponente no cumple con todas las calidades mínimas exigidas para participar, ni ofrece o cumple con todas las especificaciones o requerimientos técnicos habilitantes establecidos en la presente invitación.

 Que se encuentre incurso en algunas de las causales de disolución o liquidación señaladas en el artículo 38 de la ley 1116 de 2006.

 Que la vigencia de la propuesta comprenda un plazo inferior al exigido.

 Que el proponente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que participe en el presente proceso, como en el caso de sociedades con socios comunes.

 Que el Representante Legal o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en el presente proceso.

 Que el proponente, habiendo sido requerido por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ no subsane dentro del término fijado por la Entidad, las inconsistencias o errores de su oferta, sin las cuales no sea posible valorar objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas.

 Que presente propuestas parciales o alternativas.

 Que el valor de la propuesta económica supere algún valor unitario de las cotizaciones hechas por la entidad o se presente algún valor en cero.

 Que el proponente no se encuentre al día en el pago de aportes a la seguridad social, de conformidad con lo dispuesto en Ley 789 de 2002 y Ley 1150 de 2007, o cuando no se aporte la certificación que acredite el cumplimiento de esta obligación dentro del plazo máximo que otorgue la Entidad para el efecto.

 Que los precios de la propuesta sean artificialmente bajos, para lo cual la entidad aplicará la Guía para el Manejo de los Precios artificialmente bajos dado por Colombia Compra Eficiente.

 Que el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en la evaluación de la propuesta o en la adjudicación del contrato.

 Que la documentación no se presente de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes que regulan la presentación de documentos expedidos en el exterior, en caso de ser necesario.

 Que la propuesta económica no se presente en pesos colombianos y de acuerdo con lo solicitado.

 Que se presenten propuestas con forma de pago diferentes a las establecidas en la presente invitación pública.

 Que no se aporte la garantía de Seriedad de la oferta.

XV. Recomendaciones Generales

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ revisará que los interesados no se encuentren en causales de inhabilidad o incompatibilidad para presentar la cotización, celebrar o ejecutar el Contrato. Para ello, revisará entre otros, el boletín de responsables fiscales, el certificado de antecedentes disciplinarios, el certificado de antecedentes judiciales y el RUP.

Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la cotización, en el cual conste que el representante legal no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano social directo que lo faculta.

A. Cotizaciones Parciales

Los interesados no pueden presentar propuestas parciales, es decir, deberán ofrecer todos los servicios y actividades requeridas en el objeto de la presente invitación abierta a cotizar.

B. Validez de las cotizaciones

La cotización debe tener una validez de treinta (30) días calendario, contados a partir de su presentación. En el caso de una suspensión que supere este término, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ solicitará la ampliación de la cotización al interesado por un término igual a la suspensión.

C. Reserva durante el proceso de evaluación

Los interesados son responsables de advertir si la información presentada en la cotización contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento.

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ debe mantener la reserva de la información contenida en la presente invitación frente a terceros. El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ se reserva el derecho de revelar dicha información a sus agentes o asesores, con el fin de evaluar la cotización.

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las cotizaciones no puede ser revelada a los interesados, ni a terceros hasta que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ comunique que el informe de evaluación se encuentra disponible para que los interesados presenten las observaciones correspondientes.

D. Presentación de Ofertas

La oferta a presentar debe contener índice y estar debidamente foliada, en un documento físico (1) UN ORIGINAL Y DOS COPIAS que debe ser radicado en la ventanilla de correspondencia de DAPRE Xxxxx 0 # 0 – 54, dirigida al Director del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

XVI. Adjudicación

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ adjudicará, según el orden de elegibilidad establecido en el informe de evaluación. El ordenador del gasto, adjudicará la presente invitación al interesado ubicado en el primer orden de elegibilidad y que cumpla con todos los requisitos exigidos en los presentes términos de referencia o procederá a la declaratoria de fallido de la invitación, si a ello hubiera lugar. Sí la presente invitación se declarase fallida, el ordenador del gasto al día siguiente a la declaratoria podrá hacer una invitación cerrada invitando a los contratistas de los últimos tres (3) años que hayan prestados el suministro de bienes y servicios objeto de la presente invitación.

XVII. Cronograma

El siguiente es el Cronograma del Proceso de Contratación:

ACTIVIDAD	FECHA Y HORA	LUGAR
Publicación de los Términos de Invitación Abierta a Cotizar y demás documentos del proceso de selección	4 de octubre de 2019	Página web Presidencia de la República de Colombia xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Plazo para presentar observaciones a los Términos publicados.	8 de octubre de 2019	Recepción de observaciones a Email de xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Respuesta a las observaciones de los interesados	10 de octubre de 2019	Página web Presidencia de la República de Colombia xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Plazo para la presentación de propuestas.	15 de octubre de 2019 Hasta las 10:00:00 am	Ventanilla de correspondencia Departamento Administrativo de la Presidencia, Xxxxx 0 #0-00 Xxxxxx X.X.
Plazo para presentar documentos y/o aclaraciones solicitados por la Entidad.	Hasta 17 de octubre de 2019 Hasta las 4:00:00 pm	Recepción documentos y/o aclaraciones solicitados por la Entidad a Email de xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Publicación informe de evaluación final de las propuestas	22 de octubre de 2019	Página web Presidencia de la República de Colombia xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Observaciones al informe de evaluación	Hasta el 23 de octubre de 2019 Hasta las 1:00:00 pm	Recepción de observaciones al informe de evaluación a Email de xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Respuesta a observaciones al informe final y adjudicación del contrato.	24 de octubre de 2019	Página web Presidencia de la República de Colombia xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Suscripción y legalización del contrato	Dentro de los 3 días siguientes a la adjudicación	INSTALACIONES DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

Las fechas y plazos antes indicados podrán variar de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en los presentes términos de referencia.

Proyectó: Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx– Abogada Fondo Paz- Original Firmado Revisó: Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx - Asesora Fondo Paz- Original Firmado Aprobó: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx – Asesor Fondo Paz- Original Firmado

Formato 1 - Compromiso anticorrupción

[Lugar y fecha]

Señores:

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Referencia: Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-007-2019

[Nombre del representante legal o de la persona natural Proponente], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de representante legal de] [nombre del interesado], manifiesto que:

1. Apoyamos la acción del Estado colombiano y del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ para fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública.

2. No estamos en causal de inhabilidad alguna para celebrar el contrato objeto de la presente Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-007-2019.

3. Nos comprometemos a no ofrecer y no dar dádivas, sobornos o cualquier forma de halago, retribuciones o prebenda a servidores públicos o asesores de la Entidad Contratante, directamente o a través de sus empleados, contratistas o tercero.

4. Nos comprometemos a no efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o efecto la colusión en la presente Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-007-2019.

5. Nos comprometemos a revelar la información que sobre la presente Invitación Abierta a Cotizar No.

AC-FP-007-2019 nos soliciten los organismos de control de la República de Colombia.

6. Nos comprometemos a comunicar a nuestros empleados y asesores el contenido del presente Compromiso Anticorrupción, explicar su importancia y las consecuencias de su incumplimiento por nuestra parte y la de nuestros empleados o asesores.

7. Conocemos las consecuencias derivadas del incumplimiento del presente compromiso anticorrupción.

En constancia de lo anterior firmo este documento a los [Insertar información] días del mes de [Insertar información] de [Insertar información].

Firma representante legal del interesado
Nombre:	[nombre][nombre]
Cargo:	[cargo][cargo]
Documento de Identi	[número de documento][número de documento]

Formato 2 – Carta de Presentación de la Oferta

[Lugar y fecha] Señores

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Referencia: Invitación Abierta a Cotizar No. I AC-FP-007-2019

Estimados señores:

[Nombre del representante legal o de la persona natural interesado], identificado como aparece al pie de mi firma, [obrando en mi propio nombre o en mi calidad de representante legal de] [nombre del interesado], presento cotización para la invitación de la referencia y xxxx las siguientes manifestaciones:

1. Que conozco y acepto los Documentos de la invitación, tuve la oportunidad de solicitar aclaraciones y modificaciones a los mismos y recibí del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ respuesta oportuna a cada una de las solicitudes.

2. Que estoy autorizado para suscribir y presentar la cotización en nombre del interesado y estoy autorizado para suscribir el contrato si el interesado resulta adjudicatario de la invitación de la referencia.

3. Que la cotización que presento cumple con la totalidad de los requisitos y especificaciones técnicas contenidas en el Formato 3. FICHA DE CONDICIONES TECNICAS

4. Que la oferta económica y la oferta técnica están adjuntas a la presente comunicación y han sido elaboradas de acuerdo con los documentos de la presente invitación y hacenparte integral de la Oferta.

5. Que los documentos que presento con la cotización son ciertos y han sido expedidos por personas autorizadas para el efecto.

6. Que la oferta económica adjunta fue elaborada teniendo en cuenta todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la cotización, suscripción y ejecución del contrato y que en consecuencia, de resultar adjudicatario no presentaré reclamos con ocasión del pago de tales gastos.

7. Que, en caso de resultar adjudicatario, suscribiré el contrato en la fecha prevista para el efecto en el Cronograma contenido en los documentos de la presente invitación.

8. Que, en caso de resultar adjudicatario, me obligo a presentar la garantía de cumplimiento prevista en los documentos de la presente invitación en la fecha prevista para el efecto en el Cronograma allí contenido.

9. Que en caso de resultar adjudicatario me comprometo a que, a la terminación de la vigencia del Contrato, el servicio prestado cumple con la totalidad del alcance y los requerimientos y especificaciones técnicas de que trata el Formato 3 de los términos de referencia.

10. Que manifiesto que el interesado está x xxx y salvo con sus obligaciones laborales frente al sistema de seguridad social integral y demás aportes relacionados con las obligaciones laborales.

11. Adjunto la garantía de seriedad de la Oferta la cual cumple con lo establecido en los documentos de la presente invitación.

12. Recibiré notificaciones en la siguiente dirección en:

13.

Persona de contacto	[Nombre]
	Dirección	[Dirección de la compañía]
Teléfono	[Teléfono de la compañía]	Celular
e-mail	[Dirección de correo electrónico de la compañía]

Firma representante legal del interesado Nombre:

FORMATO 3- FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS

1. Características Generales:

El Proponente, deberá prestar los siguientes servicios, sin limitarse a las actividades descritas a continuación, en las condiciones solicitadas y autorizadas previamente por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

Cada servicio debe cubrir los costos de prestaciones sociales, impuestos, tasas y demás contribuciones decretados por el Gobierno Nacional, Departamental o Municipal y todos los demás gastos inherentes al cumplimento del Contrato.

2. Características Específicas:

Id	ACTIVIDAD	METROS LINEALES
1	Realizar la limpieza del expediente por acumulación de polvo, así como el retiro de material metálico de la documentación que lo requiera, aplicar el proceso de selección natural por copias idénticas almacenadas en el mismo expediente. Esta documentación duplicada deberá ser entregada al Responsable del Grupo de Gestión Documental de la oficina correspondiente, relacionada mediante Inventario documental señalando el expediente del cual fue retirada para posteriormente ser corroborada. Estas copias no constituirán un adicional en metros lineales ejecutados por ser parte del proceso de organización. Si tras procesos de control de calidad en el proceso de organización la entidad considera que no se debía retirar un documento, el contratista deberá incorporarlo nuevamente al expediente, realizando los ajustes que ello conlleve. El aval de eliminación lo dará la entidad, y esta es una actividad que no necesariamente se llevará a cabo durante la ejecución del contrato, por lo que la documentación deberá ser devuelta en cajas referencia X-200 con una presentación óptima.	123 ML
2	Clasificar: Identificar y establecer que efectivamente los documentos al interior de cada carpeta corresponden a los expedientes que serán organizados de acuerdo con las series y tipos documentales definidos por la entidad en la Tabla de Retención Documental.	123 ML
3	Ordenar: Ubicar los documentos en orden cronológico conforme a las fechas de creación del documento, salvo en los casos en que los documentos contengan fecha con número de radicado del DAPRE, la cual servirá como fecha del documento. En los casos en que se encuentren respuestas a solicitudes realizadas a la oficina del Alto comisionado para la Paz, estas deben describirse y ubicarse como respuesta a la solicitud. Conformar los expedientes en carpetas legajadoras tamaño oficio en cantidad no mayor a 200 folios (de ser necesario 10% mas).Para asegurar los documentos, se debe utilizar gancho legajador plástico introduciéndolo hacia abajo y asegurándolo en la parte posterior de la carpeta.	123 ML

4	Foliar teniendo en cuenta: • Utilizar números arábigos claros y legibles, iniciando en uno (1) de manera consecutiva sin adicionar guiones, letras o derivaciones. • No se deben omitir, repetir, tachar o repisar los números. • Emplear lápiz de mina negra tipo HB o B, no repise números, no se deben utilizar portaminas. • No se deben foliar las pastas, el índice ni las hojas-guarda en blanco • Ubicar los números en la parte superior derecha en el sentido de lectura del documento, únicamente por la primera cara de la hoja • Cuando se encuentren anexos impresos tales como revistas o folletos se numera como un solo folio dejando constancia de sus características en el formato Índice de Carpeta (Hoja de Control) F-GD-08. • Es necesario respetar la foliación anterior, lo correcto es anularla, para esto se traza una línea oblicua (recta ascendente de izquierda a derecha) sobre la escritura del número para proceder con la nueva foliación, sin embargo, si se trata de un error propio debe borrarse cuidadosamente para no deteriorar el soporte: • No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel tales como discos compactos (CD), casetes, videos, memorias USB; sin embargo se debe dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen en el formato de Índice de carpeta (Hoja de Control) F-GD-08 y Formato Único de Inventario Documental F-GD-07.	123 ML
5	Descripción: Para la descripción de los documentos y definición de trámites consignados en los mismos, se tendrá en cuenta el Glosario suministrado con los lineamientos y términos requeridos por el proceso. El índice u hoja de control deberá ir en el Formato F-GD-08 en su última versión expedido por el DAPRE para cada uno de las unidades documentales, los cuales deben ser impresos e incorporados en cada una de las carpetas y entregados a la entidad en formato digital.	123 ML
6	Todas las carpetas deben ser identificadas diligenciando el formato Rótulo de Unidad Documental F-GD-13, el cual debe ser ubicado en la parte baja de la carpeta aproximadamente a 2 centímetros de distancia del borde inferior.	123 ML
7	Una vez conformadas y rotuladas la carpetas, éstas se introducen en una caja de archivo X200 de acuerdo con su capacidad, teniendo presente que las unidades documentales deben ingresar y salir fácilmente para evitar su deterioro, identificando su contenido en el exterior de la caja mediante el formato Rótulo de Caja F-GD-30.	123 ML
8	Inventario Documental: Diligenciar la información de cada carpeta en el Formato Único de Inventario Documental F-GD-07 vigente y entregarlo igualmente en formato Excel digital.	123 ML

9	Control de calidad: La entidad realizará control de calidad sobre los metros lineales organizados, previa digitalización para que luego de ser avalado proceda a la indización del expediente documento por documento en el aplicativo.	123 ML
10	DIGITALIZACIÓN DOCUMENTO POR DOCUMENTO Luego de realizar la organización de los expedientes se procederá a digitalizar la documentación con fines archivísticos y de contingencia en formato PDF/A con reconocimiento de texto OCR conforme lo definido en la Circular No.005 de 2012 del Archivo General de la Nación.	123 ML
11	El proveedor debe realizar el control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad e integralidad de la imagen. Se tendrán en cuenta para la revisión los Requisitos de Digitalización adjuntos.	123 ML
12	Ordenación de expedientes electrónicos: Lo documentos electrónicos se entregarán organizados en expedientes, conforme a la organización física en lo relacionado con series y subseries de la siguiente manera: Crear una carpeta por año y dentro de éstas, crear una carpeta por cada una de las series y por cada serie, subcarpetas por sub series documentales y al interior de cada una de éstas subcarpetas, crear una por cada expediente electrónico. Se debe diligenciar, el formato F-GD-08 índice de Carpeta (Hoja de Control) y mantenerlo actualizado, sólo deben ir dentro del expediente, los documentos que correspondan a la serie o sub serie documental.	123 ML
13	Sitio de Trabajo: El sitio de trabajo deberá ser provisto por el proveedor, garantizando la seguridad de los expedientes que le sean entregados con los siguientes mecanismos de seguridad como mínimo. - Vigilancia 24 horas - Circuito Cerrado de Televisión (Externo e Interno) - Sistema de Control de Entrada y Salida del Personal	123 ML
14	Transporte Expedientes: El Transporte de los expedientes hasta el sitio de trabajo y viceversa deberá ser provisto por el proveedor, garantizando la seguridad de los expedientes que le sean entregados con los siguientes mecanismos de seguridad como mínimo.	123 ML

METADATOS

METADATOS PARA BÚSQUEDA EXPEDIENTES DE DESMOVILIZACIÓN FARC						TRANSVERSAL ES
Series	Sub- Series	PROCESOS XX XXX	FARC	Expedientes excombatientes tránsito a la legalidad en Zonas Verdales Transitorias de Desmovilización	* NOMBRE * CÉDULA	No Oficio Nombre del productor Asunto Fecha Expedición No Folio: Del - Hasta
				Expedientes excombatientes privados de la libertad

REQUISITOS PARA DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
1	Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%
2	El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el menor tamaño de fuente para el texto; claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales).
3	La integridad de los detalles (por ejemplo, no aceptabilidad de caracteres interrumpidos o de segmentos que faltan en las líneas).
4	Exactitud dimensional comparada con el documento papel (Tamaño 100%).
5	No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la legibilidad, es decir, un punto no presente en el documento de origen no digital.
6	No presentar imagen incompleta (es decir, falta de información en los bordes del área de la imagen).
7	La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura.
8	La densidad de las áreas negras debe ser sólida.
9	No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir muy claras o muy oscuras, comparadas con el documento original en papel.
10	No tener problemas xx xxxx los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las fuentes.
11	El formato debe ser PDF/A
12	La resolución de la imagen debe ser de 300 DPI en caso de expedientes de desmovilización o documentos históricos o 200 DPI para los demás.
13	El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas.

Formato 4 - RELACIÓN CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

SEÑOR OFERENTE TENGA EN CUENTA QUE EL DILIGENCIAMIENTO DEL PRESENTE FORMATO DEBERÁ REALIZARSE DE CONFORMIDAD CON LAS REGLAS GENERALES PARA LA VALORACION DE LA EXPERIENCIA SEÑALADAS EN EL PRESENTE PLIEGO DE CONDICIONES.

Utilizando este formato, proporcionar información sobre la experiencia especifica requerida en la presente invitación, ya sea de manera individual o como integrante de un Consorcio o Unión Temporal. SE DEBEN LLENAR TODAS LAS COLUMNAS.

Nombre o Razón Social del Proponente.

Nombre del Integrante del Consorcio o UT que aporta la experiencia

Porcentaje de participación

NIT

Relacione los Contratos con los cuales se da cumplimento a la experiencia del Proponente solicitado en el presente proceso:

Certificación No.

No. Del Contrato

Firma O Entidad Contratante

Tipo de Entidad que certifica:

Objeto del Contrato

Nombre del Representante

Valor del Contrato en

Plazo del Contrato

Fecha de suscripción

Fecha de inicio

Fecha de terminación

% de participación

Valor ejecutado en SMMLV

1

2

3

4

5

Nota: Solamente se tendrán en cuenta las cinco (5) certificaciones de experiencia, relacionadas en el presente formato.

Certifico, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el presente formato y sus soportes es veraz.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL:

C.C. No.

FORMATO 5- PERFÍLES MÍNIMOS REQUERIDOS EN LA FICHA TÉCNICA

El contratista deberá contar con personal mínimo para la adecuada ejecución del contrato. Este personal indicado puede que sea inferior al total que se requiere para la adecuada ejecución del contrato, por lo que será responsabilidad del contratista determinar el personal total requerido para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato.

PERFILES DEL PERSONAL MINIMO REQUERIDO

CARGO	PERFIL PROFESIONAL	EXPERIENCIA
LIDER DE PROYECTO	Profesional en: Ciencias de la información y la Documentación, bibliotecología y archivística; o Bibliotecología; o Ciencia de la Información – Bibliotecología; o Bibliotecología y Archivística; o Sistemas de la Información, bibliotecología; o afines, de acuerdo con el NÚCLEO BÁSICO DEL CONOCIMIENTO “BIBLIOTECOLOGÍA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS” previstos por el SNIES.	Experiencia profesional mínima de SIETE (7) años DEDICACIÓN 100%
COORDINADOR DE ACTIVIDADES	Profesional en: Ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivística; o Bibliotecología; o Ciencia de la Información – Bibliotecología; o Bibliotecología y Archivística; o Sistemas de la Información, bibliotecología; o afines, de acuerdo con el NÚCLEO BÁSICO DEL CONOCIMIENTO “BIBLIOTECOLOGÍA, OTROS DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS” previstos por el SNIES.	Experiencia laboral mínima de DOS (2) años DEDICACIÓN 100%
TÉCNICOS	Técnico en archivo, con experiencia en el desarrollo de actividades de organización documental	Experiencia laboral mínima de UN (1) año DEDICACIÓN 100%
AUXILIARES	Bachilleres con experiencia en el desarrollo de actividades de organización documental	Experiencia laboral mínima de UN (1) año DEDICACIÓN 100%

Formato 6 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MINIMO REQUERIDO

Bogotá, de de

Yo, , en calidad de Representante Legal de la Empresa , con NIT No. , me comprometo a suministrar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el mínimo requerido en el Formato 7- Perfiles Mínimos Requeridos en la Ficha Técnica, para la ejecución del Contrato a saber:

1. Líder de proyecto

2. Coordinador de actividades

El personal de los numerales 1 y 2 contarán con disponibilidad del 100% al proyecto, en caso de que resultare adjudicatario del presente proceso y cumplirán con los requisitos definidos en el Formato de condiciones técnicas.

Para ello, me comprometo a presentar los soportes solicitados del personal, los cuales cumplen con los requisitos exigidos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato.

NOTA 1. En ningún caso la dedicación podrá ser inferior a lo requerido por la Entidad so pena de rechazo de la propuesta.

NOTA 2: En caso de no incluirse la disponibilidad mínima, se entenderá que el Proponente se acoge a la disponibilidad mínima requerida en el Pliego de Condiciones.

FIRMA:

NOMBRE: IDENTIFICACION:

REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA:

Formato 7 - PROPUESTA ECONÓMICA

CONCEPTO	VALOR OFERTADO
1. ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DESCRIPCIÓN EN FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO GENERAL DOCUMENTAL, HOJA DE CONTROL POR SERIES Y TIPOS, FOLIACIÓN, ROTULACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD.	$ IVA incluido
2. DIGITALIZACIÓN, CONTROL DE CALIDAD, CREACIÓN DE CARPETAS Y SUBCARPETAS.	$ IVA incluido
3. TRANSPORTE DE ARCHIVO	$ IVA incluido
TOTAL	$ IVA incluido

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL:

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

C.C. No.

NOTA: Este formato deberá presentarse en la Propuesta de Requisitos Habilitantes en medio físico, debidamente firmado.

La Modificación de este formato será causal de rechazo.

Formato 8 - INDUSTRIA NACIONAL

Para efectos de la evaluación del factor referido al apoyo de la Industria Nacional, me permito indicar el origen de los servicios ofrecidos, así:

Proponente	Seleccionar (X)
Proponente Nacional
Proponente Extranjero

Origen del Recurso Humano	Seleccionar (X)
Ofrecimiento del Recurso Humano Nacional
Ofrecimiento del Recurso Humano Nacional y Extranjero
Ofrecimiento del Recurso Humano Extranjero

Atentamente,

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROPONENTE: NIT:

NOMBRE DEL REPRESENTANTRE LEGAL:

C.C. No. DE

DIRECCION COMERCIAL DEL PROPONENTE: TELEFONOS: FAX:

CIUDAD:

FIRMA:

NOMBRE DE QUIEN FIRMA: