DECRETO 2015- DECGGL -2090

DECRETO 2015- DECGGL -2090

SEPTIEMBRE 11 DE 2015

Por medio del cual se expiden los lineamientos asociados a la contratación de Empresas Públicas de Medellín E.S.P. –EPM– El GERENTE GENERAL de las EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P., en uso de las facultades conferidas por el Decreto 362 del 2 de septiembre de 2014, expedido por la Junta Directiva,

CONSIDERANDO

1. Que mediante el Decreto 362 de septiembre 2 de 2014 se expidieron, por parte de la Junta Directiva, las normas generales de contratación de EPM.

2. Que luego de expedidas las normas mencionadas, se hace necesario establecer los lineamientos asociados a la contratación de bienes y servicios que adelante EPM en calidad de contratante.

3. Que es conveniente reunir en un solo texto las disposiciones normativas complementarias de la contratación.

DECRETA TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto. El presente decreto tiene por objeto expedir los lineamientos asociados a la contratación de bienes y servicios que adelante EPM en calidad de contratante.

Artículo 2. Planeación de la contratación. La contratación deberá desarrollarse atendiendo las normas generales de contratación aprobadas por la Junta

Directiva.

El Proceso de Planeación Integrada dictará las reglas para que cada dependencia elabore anualmente el plan operativo de su negocio y de soporte, el cual tendrá el detalle de las necesidades de los bienes y servicios a adquirir, su priorización en el tiempo y la partida presupuestal aprobada para cada necesidad contemplando, en

caso de ser necesario, vigencias futuras y la aplicación de las metodologías del Gerenciamiento Matricial de Costos y Presupuesto Base Cero. Las dependencias encargadas de la planeación validarán, integrarán y harán el monitoreo del registro de las necesidades de sus negocios y soporte (independiente de la ubicación geográfica en la que se encuentre) en el sistema de información dispuesto para tal efecto. El proceso de planeación de la Cadena de Suministro consolidará las necesidades descritas en los planes operativos del negocio y soporte, elaborará el plan de suministros de bienes y servicios, y se encargará del seguimiento al cumplimiento del mismo.

EPM podrá adelantar procesos de contratación conjunta en aquellos casos en los cuales se considere que la adquisición de bienes y servicios requeridos por EPM y por una o más empresas del Grupo Empresarial EPM, o por una o más empresas en las cuales EPM o las empresas del Grupo tengan participación, pueda lograr mayor eficiencia, obtener economías de escala, potenciar el aprovechamiento de sinergias, lograr ventajas o beneficios de carácter económico, comercial o de otra índole.

Así mismo, el proceso de contratación conjunta podrá ser adelantado por cualquiera de las empresas pertenecientes al Grupo EPM, o por una empresa en la cual EPM o las empresas del Grupo tengan participación, según se determine en la etapa de planeación.

Los procesos de contratación conjunta deberán estar precedidos de una identificación detallada de las necesidades de bienes o servicios y sus especificaciones o condiciones requeridas. La Cadena de Suministro de EPM, o quien haga sus veces, se encargará de identificar las respectivas necesidades de adquisición de bienes y servicios, con el fin de evaluar si existe la posibilidad de llevar a cabo una contratación conjunta.

El competente podrá otorgar mandato con representación, o cualquier otra forma de encargo a una de las empresas del Grupo o a una empresa en la cual EPM o las empresas del Grupo tengan participación, para que adelante el respectivo proceso de contratación hasta la selección del contratista, independiente de la cuantía o tipo de contrato. Esto no impide que en determinados casos y acorde con la planeación realizada, se determine que tanto el proceso de selección, la administración y la liquidación del contrato esté a cargo de la empresa a quien se le otorgue el encargo.

Parágrafo 1. Los procesos de contratación deben ser el resultado de estudios previos que determinen su necesidad y conveniencia; para ello se llevarán a cabo

los análisis técnicos, jurídicos, financieros o económicos que se consideren necesarios.

Parágrafo 2. Con base en los estudios a que hace referencia el parágrafo anterior, se elaborarán los documentos presupuestales que servirán de base para adelantar el proceso de contratación.

Parágrafo 3. En los procesos de contratación que se adelanten a través del abastecimiento estratégico, se atenderá lo dispuesto en la Guía de Abastecimiento Estratégico y en las normas de delegación correspondientes.

Parágrafo 4. Para fundamentar el ejercicio de control y seguimiento a las actividades definidas en los diferentes procesos y procedimientos de la Estructura xx Xxxxxx de Suministro, se utilizará el mecanismo de Derechos de decisión, hoy bajo la estructura denominada RACI, o la que se defina metodológicamente en desarrollo del levantamiento y actualización de procesos.

Sistema de información de proveedores y contratistas

Artículo 3. Obligatoriedad. Se exigirá como requisito de participación a todas las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en los procesos de contratación estar inscrito y clasificado en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, salvo las excepciones previstas en el correspondiente anexo de este manual. El Gerente de la Cadena de Suministro será el responsable de actualizar dicho anexo.

Parágrafo. Las empresas del Grupo EPM, y las empresas en las cuales éstas tengan participación, no requieren estar inscritas y clasificadas en el sistema de información de proveedores y contratistas para contratar con EPM.

Artículo 4. Operación y administración. El Sistema de Información de Proveedores y Contratistas será operado y administrado por la entidad que se seleccione para este fin.

Esta entidad será responsable del proceso de inscripción y clasificación de los interesados en participar en procesos de contratación y de la administración de la información entregada por los mismos, de acuerdo con el procedimiento establecido por la Dirección Operaciones Internas Cadena de suministro o quien haga sus veces.

Artículo 5. Condiciones generales del Sistema de Información. La Dirección Categorías y Proveedores, o la dependencia que haga sus veces, definirá las

condiciones necesarias para el funcionamiento del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas (excepciones, trámite de inscripción y clasificación, entre otros).

Artículo 6. Actualización de la información. Los inscritos deberán actualizar anualmente la información relacionada con los estados financieros y cada vez que lo consideren necesario o cuando cambien las condiciones informadas al momento de su inscripción.

En el evento de que el proveedor no actualice la información, su registro quedará inactivo y deberá tramitar su renovación, para lo cual se requerirá el diligenciamiento de los requisitos estipulados para este trámite.

Artículo 7. Información adicional. En el Sistema se podrá registrar información adicional conforme se establece en las condiciones generales del Sistema.

Artículo 8. Cancelación de la inscripción y clasificación. El registro se cancelará por cualquiera de las siguientes causas:

a) Por solicitud del inscrito presentada directamente a la entidad que opere y administre el sistema de información.

b) Por muerte del inscrito, cuando se trate de persona natural, o por disolución o liquidación, cuando se trate de persona jurídica.

Artículo 9. Suspensión de la inscripción y clasificación. Habrá lugar a la suspensión de la inscripción y clasificación cuando se presente una o varias de las causales de inhabilidad para contratar con entidades públicas, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 80 de 1993 y en las demás disposiciones normativas aplicables, por el término en que se indique en las mismas normas.

Parágrafo. Cuando se presente alteración o distorsión en la información o documentación aportada para la inscripción, actualización o renovación de la inscripción, previo cumplimiento del trámite establecido en el instructivo, se rechazará la inscripción, la actualización o la renovación de la inscripción por el término de cinco (5) años.

TÍTULO II

MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA

Artículo 10. Modalidades para solicitud de ofertas. Las modalidades para seleccionar el contratista serán las siguientes:

1. Solicitud pública de ofertas

Se llevará a cabo convocatoria pública para que las personas que cumplan con las condiciones fijadas en la respectiva solicitud presenten propuestas, de las cuales será seleccionada(s) la(s) más favorable(s) o conveniente(s), con base en reglas y criterios previamente establecidos en los documentos de la contratación.

Para esta modalidad de solicitud de ofertas se establecerán expresamente en el pliego de condiciones la calidad y las condiciones mínimas que deberán cumplir las personas naturales y jurídicas que podrán acceder a la presentación de sus propuestas.

2. Solicitud privada de ofertas

Se podrá invitar a participar en un proceso de contratación a determinadas personas naturales o jurídicas, para que presenten ofertas y se seleccione la más conveniente para EPM, de conformidad con lo establecido en la Guía de Abastecimiento Estratégico.

Será condición necesaria para el uso de esta modalidad que la Dirección de Categorías y Proveedores de la Cadena de Suministro o el requeridor, hayan verificado su procedencia, de acuerdo con la aplicación de los instrumentos de la Guía de Abastecimiento Estratégico.

Así mismo, podrá acudirse a esta modalidad para adelantar procesos de contratación que respondan a la política de responsabilidad social empresarial de EPM, conforme con el procedimiento establecido en el artículo 45 del presente manual y en la Guía de Abastecimiento Estratégico.

La invitación deberá formularse a un número plural de destinatarios y deberá tener en cuenta a todos los proveedores que identifique y advierta el análisis que se haga desde el proceso de abastecimiento estratégico de la Cadena de Suministro.

3. Solicitud única de oferta

Se podrá solicitar una oferta directamente a una persona natural o jurídica, y una vez recibida la propuesta, si esta es conveniente para EPM, podrá ser aceptada.

Se podrá solicitar una (1) oferta o cotización en los siguientes casos:

a) La adquisición de bienes y servicios que solamente un proveedor pueda suministrar o la adquisición de marcas determinadas.

b) La adquisición de un bien para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria para su práctica.

c) Los servicios profesionales y también los servicios de capacitación que se adquieran con determinada persona natural o jurídica, en atención a sus calidades o competencias.

d) Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad xxx xxxxxxx, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario; cuando se actúe por delegación, a este proceso deberá preceder la autorización del Gerente General.

e) La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito o situaciones que puedan interrumpir la continuidad del servicio y cualquier otra circunstancia que no dé tiempo para hacer solicitud pública de ofertas.

f) La declaratoria de desierto de un proceso de contratación.

g) Los contratos que hayan de celebrarse con entidades estatales y los contratos que se celebren con establecimientos de educación superior para efectos relacionados directamente con la educación.

h) Los contratos que hayan de celebrarse con personas jurídicas en las se tenga participación, siempre y cuando se celebre en condiciones iguales o mejores a las xxx xxxxxxx.

i) La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario tenga registrados tales derechos.

Adicionalmente, los contratos que se celebren con personas naturales y/o jurídicas que ostenten los derechos de propiedad intelectual del bien o servicio a contratar.

j) Las actividades relacionadas con proyectos piloto, con los cuales se pretenda lograr, entre otros, objetivos como:

• Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los sistemas existentes.

• Ilustrar a los usuarios sobre las capacidades y las bondades de las nuevas tecnologías.

• Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías.

k) La ampliación o renovación de plantas o plataforma tecnológica con el proveedor inicial, siempre y cuando presente ventajas comparativas frente a los demás proveedores xxx xxxxxxx.

l) Los contratos de mercadeo y publicidad de los bienes y servicios que provee EPM, previa autorización de la Vicepresidencia Comunicaciones y Relaciones Corporativas o la dependencia que haga sus veces.

m) La existencia de un contrato para la adquisición de bienes o servicios en alguna de las empresas del Grupo EPM o en las que EPM tenga control directo o indirecto. Para el efecto se deberán cumplir las siguientes condiciones: i) tratarse de los mismos bienes o servicios identificados por sus características o especificaciones técnicas; ii) el contrato deberá perfeccionarse antes del vencimiento del contrato originario, independiente del término pactado para su ejecución; iii) la causal sólo se podrá invocar respecto del contrato originario, esto es: el primer contrato celebrado por alguna de las empresas del Grupo; v) deberá efectuarse el estudio de conveniencia y oportunidad que demuestre que se obtendrán ventajas de carácter económico, comercial o de otra índole; vi) contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.

n) Cuando en el lugar de ejecución solo exista una de las siguientes figuras: junta de acción comunal, asocomunal, pequeñas o medianas empresas, entidades sin ánimo de lucro, se podrá contratar directamente con ellas.

o) Los contratos que se celebren con aliados estratégicos, de acuerdo con la clasificación o recomendación que arroje la aplicación de la Guía de Abastecimiento Estratégico.

p) Los contratos relacionados con operaciones de crédito, operaciones asimiladas, operaciones de manejo de la deuda y operaciones conexas a todas las

anteriores, y los que se celebren con entidades financieras y con bancas de inversión.

q) La celebración de convenios de asociación y riesgo compartido.

r) La adquisición o permuta de bienes inmuebles y cuando estos se tomen a título no traslaticio de dominio.

s) Los contratos de transporte nacional e internacional de carga, agenciamiento de carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros, almacenaje y demás servicios relacionados con la logística de la distribución física internacional.

t) Cuando de la aplicación de la Guía de Abastecimiento Estratégico se defina que la adquisición del bien o servicio deba hacerse a través de la solicitud única de oferta.

Parágrafo. En los casos previstos en el presente numeral se debe justificar la aplicación de la respectiva causal y, cuando haya lugar a ello, tener como referencia los precios xxx xxxxxxx o las evaluaciones económicas efectuadas por EPM.

TÍTULO III PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIÓN

Artículo 11. Documentos previos a la iniciación del proceso de contratación. De acuerdo con la modalidad de solicitud de ofertas y con la naturaleza del contrato a celebrar, se elaborarán, previa iniciación del procedimiento de selección, los documentos que para cada caso se consideren necesarios, tales como: estudios, diseños, licencias, permisos, planos, proyectos, gestión integral del riesgo, pliegos de condiciones o solicitudes de cotización, acorde con lo dispuesto en este manual.

En los documentos que hacen parte del proceso de contratación se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Se detallarán con precisión y claridad los aspectos relativos al objeto del contrato.

b) Se especificarán los requisitos o las condiciones de participación, los cuales deberán ser objetivos y claros.

c) Se deberán fijar plazos para el cumplimiento de las distintas etapas del procedimiento de selección, los cuales podrán ser ampliados en el término que se señale para cada caso.

d) Se fijarán, cuando haya lugar, los factores y la forma de ponderación para evaluar y comparar los distintos ofrecimientos y seleccionar el más favorable. La favorabilidad no podrá estar representada en factores distintos a los señalados en tales documentos.

e) Se determinará la forma de participación de los oferentes, bien sea como personas naturales, personas jurídicas, nacionales o extranjeras, ya sea individualmente, en consorcio o unión temporal, u otro tipo de asociación permitido por la ley, cuando se estime que de tal forma de contratación se pueden derivar beneficios. Es facultativo para la dependencia requeridora del proceso de contratación determinar la conformación del consorcio o unión temporal, y la participación o responsabilidad que tenga cada una de sus partes, para la presentación de ofertas.

f) Se indicarán las condiciones contractuales, técnicas y económicas en las que se ejecutará el contrato.

g) Se determinará si procede la figura de la opción de compra de bienes o servicios.

h) Se indicará si procede la renovación del contrato, teniendo en cuenta que esta constituye un nuevo acuerdo y que, como tal, durante su ejecución se podrán realizar modificaciones, previo acuerdo entre las partes.

i) En caso de requerirse una marca o nombre especifico, la inclusión de la misma deberá ser justificada por el jefe del área requeridora de dicho bien o servicio.

j) En la solicitud de oferta o durante la ejecución del contrato, en forma excepcional, podrá estipularse, previa justificación del área requeridora, la posibilidad de pagar primas de éxito a los contratistas en razón de una ejecución contractual que genere para EPM ingresos o rentabilidad adicional a la prevista inicialmente.

Parágrafo. Estudios o análisis xx xxxxxxx para el inicio de procesos de contratación, renovaciones y opciones de compra de bienes o servicios. Para el inicio de todo proceso de contratación, renovación o para el ejercicio de la opción de compra de bienes o servicios, se requiere de la elaboración previa de un

estudio o análisis xx xxxxxxx cuyo resultado determine la conveniencia de tal adquisición.

En aquellos casos en los cuales no sea posible la elaboración de un estudio o análisis xx xxxxxxx, debe adjuntarse un documento en el cual se indiquen las razones que impidieron elaborar dichos estudios, debidamente suscrito por los servidores responsables.

Artículo 12. Autorización de inicio del proceso de contratación. Para iniciar un proceso de contratación se requiere la autorización escrita del servidor competente, de acuerdo con las normas de delegación vigentes, para lo cual se deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal y con los análisis técnicos, jurídicos, financieros, económicos, de gestión del riesgo, y aquellos que se consideren necesarios.

Artículo 13. Publicidad de la solicitud pública de ofertas. Todos los procesos de contratación de bienes y servicios que se adelanten mediante la modalidad de solicitud pública de ofertas, independientemente de su cuantía, deberán ser publicados en el sistema de información corporativo, página web xxx.xxx.xxx.xx.

La información del proceso generada por EPM permanecerá publicada hasta la selección del contratista. La publicación en este medio constituirá la notificación de las actuaciones de EPM a los interesados.

En caso de que se modifiquen los requisitos habilitantes o de participación, se deberá ampliar mínimo dos (2) días hábiles el plazo para el cierre del proceso y para la adquisición del derecho a participar, según el caso.

Adicionalmente los procesos de contratación que se adelanten mediante solicitud pública de ofertas, y cuando se considere conveniente, serán publicados en uno o varios periódicos de amplia circulación nacional, si así lo determina el jefe de la dependencia negociadora.

Artículo 14. Presentación de ofertas. Los interesados presentarán oferta o propuesta dentro del plazo fijado, en el lugar y en la forma indicada en el pliego de condiciones o solicitud de cotización.

Cuando el valor estimado del contrato que se pretende celebrar sea inferior o igual a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV), la oferta o cotización podrá ser presentada por cualquier medio del cual se pueda tener prueba escrita, en la que conste la identidad del oferente, el contenido de la oferta o cotización y la fecha y hora de su presentación.

Cuando se estime conveniente, en los procesos superiores a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV) se podrá aceptar la oferta presentada en forma electrónica, siempre y cuando el oferente cuente con firma digital conforme con lo previsto en la Ley 527 de 1999 o en las normas que la modifiquen o sustituyan.

Para la formalización del contrato se podrá solicitar la entrega de ciertos documentos físicos, entre ellos los que requieran apostille o legalización.

Artículo 15. Estudio de ofertas. Cuando en los procesos de contratación se venza el plazo establecido para presentar las ofertas o cotizaciones, las recibidas serán sometidas a análisis, evaluación y comparación para efectos de la aceptación, si a ello hubiere lugar.

Con tal fin se observarán las reglas que se hayan fijado en los documentos respectivos. Si es del caso y fuere procedente, se llevará a cabo una negociación directa o un ajuste económico. Los servidores asignados para la evaluación de las ofertas o cotizaciones elaborarán y suscribirán el informe respectivo.

Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta o cotización y en tal sentido primará lo sustancial sobre lo meramente formal. EPM se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas o cotizaciones, y de pedir información o aclaraciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas.

Parágrafo. En los procesos de contratación cuyo presupuesto estimado sea igual o inferior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV), la dependencia encargada del proceso podrá señalar el número de ofertas que serán analizadas, pero en todo caso podrá limitarlo a máximo diez (10); en el evento en

que se presente un número de ofertas o cotizaciones inferior a diez (10) o del número que se señale, todas serán objeto de análisis.

Para determinar las ofertas o cotizaciones a considerar, en el pliego de condiciones o solicitud de cotización se indicará el criterio que se tendrá en cuenta para evaluar las diez (10) ofertas o cotizaciones elegibles (o el número de ofertas que se señale), el cual podrá ser el valor de las mismas, esto es, podrá señalarse que sólo se evaluarán las de menor valor, o cualquier otro criterio diferente que se establezca claramente en el pliego de condiciones o solicitud de cotización.

Artículo 16. Ajuste económico. Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe de la dependencia que adelanta el proceso de contratación decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable para EPM.

La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

Artículo 17. Negociación directa. Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente.

Se podrá realizar negociación directa con los proponentes invitados a participar bajo cualquiera de las modalidades de solicitud de ofertas: única, privada y pública. En la solicitud pública de ofertas, la negociación se hará como mínimo con el proponente elegible que haya obtenido el mayor xxxxxxx, y máximo con tres (3) proponentes elegibles de mayor xxxxxxx, salvo que en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta se estipule algo diferente. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que EPM y los

proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los cuales se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.

El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.

Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos en el caso de la solicitud pública o privada de ofertas. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta.

Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de EPM, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

Esta etapa procede en los procesos cuyo valor sea superior a cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (5000 SMLMV) después de resueltas las observaciones al informe de análisis y conclusiones. Para los procesos cuyo valor sea igual o inferior a cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (5000 SMLMV), la negociación directa, en caso de proceder, se hará antes de elaborar el informe de recomendación y aceptación de la oferta.

Artículo 18. Procesos de cuantía superior a 5000 SMLMV. En los procesos de contratación cuya cuantía estimada sea superior a cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (5000 SMLMV), la autorización de inicio deberá informarse previamente al Comité de Contratación. Dentro de los documentos soporte se deberá incluir el de análisis de los riesgos inherentes al proceso, atendiendo los lineamientos y las reglas del negocio vigentes.

Así mismo, antes de presentar la recomendación sobre la aceptación de ofertas o declaratoria de desierto, para aquellos procesos de contratación que se adelanten bajo las modalidades de solicitud privada o pública, se debe elaborar previamente un informe de análisis y conclusiones que deberá ser presentado al Comité de Contratación por la Vicepresidencia respectiva, antes de ser sometido a consideración de los oferentes.

Surtido el trámite anterior, el informe de análisis y conclusiones permanecerá a disposición de los oferentes en la dependencia responsable por un término de tres

(3) días hábiles y será enviado a los mismos para que presenten, por escrito, las observaciones que consideren pertinentes dentro de este mismo plazo, el cual se contará a partir del día siguiente al envío del informe. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar o modificar sus ofertas, so pena de ser rechazadas.

Agotado el trámite anterior, se analizarán y responderán las observaciones que se presenten, y se procederá a hacer el ajuste económico o la negociación directa, si hay lugar a ello.

Parágrafo 1. Si no se presentan observaciones, se elaborará el informe de recomendación de aceptación de oferta o de declaratoria de desierto del proceso de contratación, sin que el mismo deba someterse nuevamente a consideración del Comité de Contratación, salvo cuando se haya agotado la etapa de ajuste económico o negociación directa. El informe de recomendación será comunicado a todos los oferentes.

Parágrafo 2. Cuando se presenten observaciones, se procederá a elaborar el informe de recomendación de la decisión del proceso de contratación, el cual contendrá la respuesta a las observaciones presentadas y se someterá al Comité de Contratación.

Parágrafo 3. La participación del Comité Contratación puede omitirse cuando el Gerente General así lo determine.

Parágrafo 4. Todo trámite contractual que se deba informar al Comité de Contratación deberá ser puesto en conocimiento de la Auditoria Crecimiento y Suministro o de la dependencia que haga sus veces, previa y oportunamente.

Parágrafo 5. El Gerente General podrá disponer que se efectúe una audiencia pública para la aceptación de las ofertas.

Artículo 19. Informe de recomendación y audiencia pública. En caso de que el Gerente General disponga la celebración de una audiencia pública para la aceptación de las ofertas, ésta se hará con el fin de que los oferentes puedan ampliar sus observaciones y que la entidad haga las aclaraciones pertinentes.

En dicha audiencia tendrán voz los oferentes, el servidor público que conforme a las normas contractuales sea el competente para tomar la decisión sobre el proceso de contratación y los servidores que hayan elaborado los estudios y evaluaciones de las ofertas.

De la audiencia se levantará un acta en la que se dejará constancia de lo ocurrido y de las decisiones que en el desarrollo de la misma se hubieren tomado.

Artículo 20. Suspensión y Terminación del proceso de contratación. El proceso de contratación podrá suspenderse por el servidor competente para autorizar el inicio del mismo, antes de la comunicación de la aceptación de oferta, cuando exista justificación que lo amerite, y reiniciarse cuando desaparezcan las causas que motivaron la suspensión. Para el efecto deberá tenerse en cuenta que una vez el proceso se reanude, las ofertas deberán mantener su validez.

También podrá darse por terminado un proceso de contratación cuando así se requiera. Para el efecto, la terminación del proceso de contratación la hará el servidor competente en el estado en que se encuentre el proceso, cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia para la aceptación de la oferta o cotización o declaratoria de desierto, o cuando aparezca un vicio que pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan o cuando, a juicio de la entidad, el proceso de contratación resulte inconveniente.

Artículo 21. De la aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso de contratación. La aceptación de la oferta o de la cotización, la hará el servidor competente dentro del término de validez de la misma, y se comunicará al oferente o cotizante favorecido y se informará a los demás.

Así mismo, el servidor competente, dentro del período de validez de la oferta o cotización, declarará desierto el proceso de contratación en el evento en que no se reciba ninguna oferta o cotización, o ninguna de las recibidas resulte válida para la entidad, y se informará a los oferentes.

Parágrafo. Cuando el proceso de contratación está conformado por varios grupos, se podrá aceptar o declarar desierto uno o varios de ellos. Igualmente, la decisión final de la selección podrá tomarse en distintos momentos para los diversos grupos, siempre antes del vencimiento de la validez de las ofertas.

TÍTULO IV CONTRATO

Artículo 22. Perfeccionamiento de los contratos. Los contratos, independientemente de su cuantía, se entienden perfeccionados en la fecha en la que los oferentes seleccionados reciban la comunicación de la aceptación de la oferta, salvo los contratos reales o solemnes, los cuales se perfeccionan cuando se hace entrega del bien o cuando se da el cumplimiento de la solemnidad.

Para aquellos contratos que la ley no exija solemnidad de la minuta, la elaboración de la misma será opcional.

Artículo 23. Prueba escrita de los contratos. Las relaciones contractuales de EPM deberán contar con prueba escrita del acuerdo de voluntades.

Artículo 24. Iniciación de la ejecución del contrato. Para la iniciación de la ejecución del contrato, deberán estar aprobados los documentos requeridos para su formalización.

En casos especiales debidamente justificados y previa valoración del riesgo y autorización del servidor competente, se podrá iniciar anticipadamente la ejecución del contrato, contando con el respectivo registro presupuestal. La entrega del anticipo o del pago anticipado, requerirá que se constituya y apruebe la garantía que ampara el buen manejo, la correcta inversión y el reintegro del anticipo, o que se constituya el amparo de devolución de pago anticipado, según corresponda.

Cuando de la valoración de riesgos se advierta que es necesario contar con la aprobación de uno o varios de los amparos de las garantías, el inicio anticipado deberá contar con dicha aprobación.

Artículo 25. Descuentos operativos, medidas de apremio provisionales o definitivas y acuerdos de niveles de servicio (ANS). Como una de las medidas de control tendiente a la cabal ejecución de los contratos y a la obtención de los fines propuestos, se podrá incluir en los pliegos de condiciones o solicitudes de oferta una cláusula contentiva de las causales y el procedimiento de aplicación

que faculta a EPM para la aplicación de los descuentos operativos, las medidas de apremio provisionales o definitivas o los acuerdos de niveles de servicio.

Los descuentos operativos y las medidas de apremio provisional son un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir durante la ejecución del contrato, por el incumplimiento parcial de las obligaciones a cargo del contratista.

Los acuerdos de niveles de servicio se pactan con el fin de establecer estándares de calidad en la prestación del servicio o en la ejecución de tareas y pueden configurarse en aspectos tales como tiempos de respuesta, rendimientos, tiempos de mantenimiento, entre otros.

El incumplimiento de los niveles de servicio podrá dar lugar a un descuento o a un menor valor del bien o servicio, de conformidad con lo que estipule en el pliego de condiciones o solicitud de oferta y según el tipo de contrato que se pretenda celebrar.

Artículo 26. Cláusulas excepcionales o exorbitantes y otras medidas. De conformidad con la ley, las comisiones de regulación podrán hacer obligatoria la inclusión, en ciertos tipos de contratos, de cláusulas exorbitantes, y podrán facultar, previa consulta expresa, que se incluyan en los demás.

También podrá contemplarse la inclusión de cláusulas penales.

Artículo 27. Modificación de los contratos. Las condiciones de los contratos podrán modificarse durante el plazo de ejecución, previo acuerdo entre las partes, cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen. Las modificaciones podrán versar sobre el plazo, el valor o cualquier otra condición que no modifique el objeto contractual.

Son modificaciones al contrato, entre otras, las siguientes:

a) Prórroga. Se entiende por prórroga la extensión o prolongación del plazo de ejecución del contrato dentro del cual se continuarán ejecutando las obligaciones de las partes.

El plazo de los contratos podrá ser ampliado cuando sea necesario y se encuentre plenamente justificado, sin superar el término de tres (3) años, incluyendo el plazo contractual inicial.

Los contratos que por la naturaleza de la obligación precisen de un plazo mayor a tres (3) años, no requieren autorización adicional del Vicepresidente, bastará que en la autorización de inicio se indique tal circunstancia.

b) Adición. Se entiende por adición la ampliación del valor contractual.

Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (SMLM). Dicho porcentaje se obtendrá de dividir el valor inicial del contrato expresado en SMLM de la fecha de aceptación, y este número de SMLM multiplicado por el valor xxx xxxxxxx mínimo legal mensual vigente en el año en que se haga la adición.

Cuando se efectúen varias adiciones a un contrato, los valores y porcentajes de adición definidos en informes anteriores, serán tenidos en cuenta de la manera en que figuren en el respectivo informe de modificación.

Cuando se trate de contratos celebrados en moneda extranjera, el límite del cincuenta por ciento (50%) será expresado en su valor nominal del día de la aceptación.

Excepcionalmente el vicepresidente respectivo podrá autorizar un porcentaje superior al cincuenta por ciento (50%) por una sola vez, previa justificación y recomendación del jefe de la dependencia requeridora o administradora del contrato, según el caso y presentación en el comité de contratación.

Previa autorización del vicepresidente respectivo, podrán adicionarse por más del cincuenta por ciento (50%), y por más de una vez, los contratos de interventoría, consultoría, seguros, corretaje de seguros, transporte nacional e internacional de carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros y demás servicios relacionados con la logística de la distribución física internacional.

Artículo 28. Renovación de los contratos. Se entiende por renovación el acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo de las actividades contractuales pactadas y de acuerdo con los términos allí convenidos.

La facultad de renovar y prorrogar los contratos deberá obedecer a estudios previos de conveniencia y oportunidad y en ningún momento podrán pactarse renovaciones automáticas.

Habrá renovación aunque existan modificaciones a lo pactado en el contrato inicial y siempre que la naturaleza del contrato lo permita y se conserve el objeto del contrato.

El valor de la renovación será el previsto en el contrato inicial más el reajuste contemplado en el mismo. Sin embargo, previa justificación, podrá celebrarse la renovación por un valor inferior o superior al señalado arriba; cuando sea superior deberá ser autorizada por el vicepresidente respectivo.

La posibilidad de renovar el contrato deberá contemplarse desde la planeación del proceso de contratación.

En principio solo es posible establecer como máximo dos (2) renovaciones, sin que el término total de la relación contractual supere el término de tres (3) años, incluyendo el plazo contractual inicial.

Podrá pactarse la renovación durante la ejecución contractual cuando existan circunstancias que así lo justifiquen, para lo cual deberá efectuarse la respectiva modificación del contrato, que será autorizada por el Vicepresidente respectivo y aprobado por el servidor competente, de conformidad con las disposiciones vigentes en materia de delegación (para efectos de la delegación, esta modificación tendrá el carácter de sustancial).

En casos excepcionales, durante la ejecución del contrato, y cuando sea conveniente y necesario, el vicepresidente del área requeridora o administradora del contrato podrá autorizar que se supere el término de los tres (3) años del plazo contractual o el número máximo de dos (2) renovaciones, lo cual deberá justificarse de manera suficiente.

La renovación de los contratos de recaudo no tiene límite.

Para los contratos de seguros las renovaciones podrán ser por un plazo igual, inferior o superior al plazo inicial.

Artículo 29. Opción de adquisición de Bienes y Servicios. En los pliegos de condiciones relacionados con los procesos de contratación de adquisición de bienes y servicios, podrá establecerse la facultad de ejercer la opción sobre los

mismos bienes o servicios, o de otros bienes y servicios que estén relacionados con estos, a un precio especificado y durante un periodo estipulado.

Para el ejercicio de la opción, en los pliegos de condiciones se establecerá un término o condición que, de cumplirse, dará lugar a la facultad de ejercer esta.

Para hacer uso de la opción, se requiere la elaboración previa de una justificación que determine la conveniencia de ejercerla.

Artículo 30. Terminación anticipada del contrato. El contrato podrá terminarse anticipadamente por las siguientes circunstancias que se estipulen en los pliegos de condiciones o solicitudes de oferta, en los contratos, o en otros documentos que hagan parte del proceso de contratación.

Con fundamento en los artículos 1602 y 1546 del Código Civil colombiano, en concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes podrán acordar que el contratante cumplido pueda dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte. En los pliegos de condiciones o solicitudes de oferta se establecerán las causales de dichos incumplimientos.

Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la causal de terminación anticipada comunicará a la otra, por el medio señalado en la solicitud de oferta, la decisión de iniciar el proceso de terminación del contrato, indicándole la causal que se invoca.

En caso de que la parte incumplida demuestre claramente, en el plazo que se fije en el pliego, que está en capacidad de cumplir sus obligaciones, la parte cumplida podrá decidir si continúa la ejecución del contrato y en tal caso se definirán los hitos de seguimiento que garanticen el efectivo cumplimiento del mismo, los cuales, en el evento de ser incumplidos, darán lugar a la terminación del contrato.

Tanto en el incumplimiento de los hitos a los que hace relación el párrafo anterior, como si la parte incumplida no demuestra su capacidad para atender sus obligaciones en el plazo fijado, las partes podrán estipular en el pliego de condiciones que habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se comunicará inmediatamente a la parte incumplida y se procederá a la liquidación del contrato en el estado en que se encuentre.

Artículo 31. Liquidación de los contratos. En los contratos de obra y en los demás que se estipule expresamente, procederá la liquidación de común acuerdo entre las partes, dentro de los ciento ochenta (180) días calendario, siguientes a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato.

En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones, reconocimientos y transacciones a que haya lugar. Las partes podrán modificar el plazo de liquidación cuando encuentren circunstancias que lo justifiquen, sin que este exceda de un (1) año.

Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, se elaborará un documento en el cual conste el estado de cierre de cuentas y se tomarán las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los derechos correspondientes, según sea el caso.

TÍTULO V PROCEDIMIENTOS

Artículo 32. Los procedimientos que se establecen en el presente título tienen un carácter enunciativo, por lo que se podrán utilizar unos diferentes a estos.

Procedimiento en casos especiales

Artículo 33. Ante la ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o situaciones que puedan interrumpir la continuidad del servicio y cualquier otra circunstancia que no dé tiempo para llevar a cabo una solicitud pública de ofertas, el competente para autorizar el inicio del proceso de contratación podrá encomendar a uno o a varios contratistas, incluso a los que estén ejecutando otros contratos para EPM, la ejecución inmediata de actividades tendientes a contrarrestar los efectos de las situaciones antes enunciadas. La dependencia responsable, con posterioridad, deberá documentar el proceso adelantado.

El contratista a quien se le encomiende la ejecución de dichas actividades, deberá, en todo caso, tener la capacidad e idoneidad requerida.

Solicitud de ofertas no vinculantes

Artículo 34. Procedimiento para la solicitud. Las ofertas no vinculantes se solicitaran con el fin de acordar las condiciones contractuales, comerciales, económicas y técnicas que regirán la relación contractual y tendrá como fundamento una o algunas de las causales contempladas para la solicitud única, o

los supuestos en los que pueda acudirse a la solicitud privada de ofertas, y no crea relación jurídica ni obligación alguna para la entidad ni para los oferentes.

En caso de que durante el trámite del proceso y antes de la formulación del negocio jurídico se presente algún o algunos interesado(s) no invitado(s) que pueda(n) cumplir con el fin perseguido por la empresa y que cumplan con los requerimientos del proceso, el área que adelanta el proceso podrá habilitar la participación del interesado(s) o incluso podrá publicar la invitación en el sistema de información corporativo de EPM.

Parágrafo 1. En consideración a la naturaleza no vinculante de este procedimiento, no es necesario contar con certificado de disponibilidad presupuestal.

La dependencia interesada en el proceso de contratación deberá fijar las condiciones iniciales con base en las cuales se hará la solicitud de oferta no vinculante y los requisitos legales que debe acreditar el oferente.

Parágrafo 2. La entidad no reconocerá ningún costo asociado a la presentación de la oferta no vinculante, ni aquellos en que incurra el oferente durante la negociación.

Se podrá solicitar una oferta no vinculante a uno o a varios proveedores con igual propósito, con el fin de obtener las mejores condiciones posibles para ella. Se formulará el proyecto de negocio jurídico a uno o a varios de los oferentes según se requiera, estableciendo claramente las razones de tal decisión.

Dentro de la negociación, los representantes de la entidad y del oferente acordarán las condiciones en las cuales celebrarían el negocio jurídico, de lo cual se dejará constancia escrita.

Parágrafo 3. En el trámite de solicitud de oferta no vinculante se deberán tener en cuenta las disposiciones internas vigentes en materia de contratación. En caso de que se requiera pactar condiciones especiales, se deberá obtener la autorización respectiva del servidor competente.

Parágrafo 4. El trámite de solicitud de ofertas no vinculantes podrá terminar en cualquier momento por decisión de cualquiera de las partes.

Artículo 35. El trámite para la celebración del contrato. La formulación del proyecto de negocio jurídico será autorizada por el servidor competente para la aceptación de la oferta.

La dependencia responsable del proceso elaborará el documento en el que consten los acuerdos logrados, la justificación para contratar con el oferente y el certificado de disponibilidad presupuestal.

Una vez obtenida la autorización, se formulará el proyecto del negocio jurídico, el cual contendrá los elementos esenciales, las condiciones y especificaciones que regirán la relación contractual, previa comprobación del cumplimiento de los requisitos legales que deberá reunir el destinatario del mismo.

El destinatario podrá aceptar el proyecto de negocio jurídico en forma pura y simple, o formular una oferta que mejore las condiciones inicialmente establecidas, la cual podrá ser evaluada y de considerarla conveniente podrá ser aceptada. En este último evento, se deberá someter nuevamente a aprobación del servidor competente para la aceptación de oferta.

Parágrafo. Con la comunicación de aceptación por parte del destinatario del proyecto de negocio jurídico se entiende perfeccionado el contrato. Cuando la ley exige formalidades especiales para ello, el contrato sólo se perfeccionará una vez se cumplan estas.

Acuerdos de Disponibilidad Técnica

Artículo 36. Acuerdos de disponibilidad técnica. Se podrán adelantar procesos de clasificación y calificación de contratistas para determinadas actividades, con el fin de que, previo el cumplimiento las condiciones y requisitos previstos, ejecuten las actividades que se definan.

Los procesos de disponibilidad técnica se compondrán de las siguientes fases:

a) Clasificación de personas jurídicas o naturales por grupos de actividades y dentro de cada actividad, la calificación conforme con la capacidad técnica, financiera y operativa, según los rangos definidos, cuando proceda. De esta fase se obtiene un listado de contratistas con los que EPM establecerá una relación contractual, teniendo en cuenta los términos del acuerdo de disponibilidad técnica definido.

b) Solicitud de ofertas técnicas y económicas, y selección y aceptación o terminación del proceso o declaratoria de desierto del mismo, de conformidad con las reglas que para el efecto fije la Cadena de Suministro en la Guía de Abastecimiento Estratégico. Esta fase se repetirá tantas veces como sea necesario dentro de la vigencia del acuerdo de disponibilidad técnica celebrado entre EPM y los contratistas que queden incluidos en la lista de clasificación y calificación resultante del proceso.

c) Ejecución de las actas de trabajo adjudicadas a los integrantes seleccionados con base en el procedimiento establecido en la solicitud de ofertas.

Artículo 37. Procedimiento para la clasificación y calificación de proponentes. La evaluación consiste en una serie de pasos que se inicia con la revisión de los aspectos formales y documentales de la propuesta, tendiente a determinar el cumplimiento de los requisitos de participación y el carácter “completo” de la propuesta y terminan con la aplicación de los factores, criterios y fórmulas de calificación que permiten hacer comparables las propuestas en términos de puntajes.

Como consecuencia de lo anterior, las propuestas que cumplan con los requisitos de participación se clasifican y califican de acuerdo con el puntaje máximo que le sea asignado a cada uno de ellos.

Artículo 38. Comunicación de la clasificación y calificación. Una vez conformada la lista de clasificación y calificación, el servidor competente por parte de EPM comunicará la aceptación de las propuestas. Con esta comunicación se entiende perfeccionado el acuerdo de disponibilidad técnica y, en consecuencia, nacerá la relación jurídica, lo que implica la generación y exigibilidad de los mutuos derechos y obligaciones que el acuerdo crea para las partes.

Artículo 39. Obligaciones de los oferentes o contratistas. Los oferentes que resultaren clasificados y calificados en uno o varios de los grupos, se obligan a presentar oferta técnica y económica si EPM lo requiere, de acuerdo con los términos definidos por ella para cada proceso, y a celebrar el acta de trabajo correspondiente si resultaren favorecidos en dicho proceso. En caso de no presentar oferta técnica y económica cuando se le solicite, EPM podrá en la solicitud de oferta establecer que el contratista no sea tenido en cuenta para presentar oferta técnica y económica para otros procesos, durante determinado

tiempo, y podrá ser excluido permanentemente de la lista de clasificación y calificación en caso de reincidencia.

Artículo 40. Ingreso de nuevos contratistas. EPM podrá establecer en la solicitud de oferta la opción de efectuar, luego de la clasificación y calificación inicial, una nueva convocatoria de proponentes que puedan cumplir con los requisitos para participar, clasificarse y ser calificados en alguno o algunos de los grupos de la lista de clasificación y calificación, dando lugar a la celebración del acuerdo de disponibilidad técnica.

Así mismo, en el momento de esta nueva convocatoria, EPM podrá llevar a cabo una revisión de los contratistas que integran la “Lista de clasificación y calificación”, según los lineamientos establecidos en la solicitud de oferta y efectuar las reclasificaciones y recalificaciones a que haya lugar. Entiéndase por lo anterior que los contratistas integrantes de la “Lista de clasificación y calificación” podrán mejorar o desmejorar su ubicación en dicha lista, según disminuyan, mantengan o mejoren las condiciones de clasificación y calificación establecidos en este pliego de condiciones o incluso ser excluidos de la lista de clasificación y calificación y por lo tanto podrá ser declarada la terminación anticipada del acuerdo o del acta de trabajo que esté en ejecución.

Por lo anterior, y según el resultado de esta revisión, el acuerdo de disponibilidad técnica celebrado podrá sufrir las modificaciones a que haya lugar.

Artículo 41. Ejecución del Acuerdo de Disponibilidad Técnica. Una vez formada - perfeccionamiento del acuerdo- y formalizada la relación jurídica contractual, las partes darán inicio a la ejecución del acuerdo con atención estricta a los términos que se consignan en los documentos del acuerdo, acatando las normas legales vigentes, consultando los intereses, objetivos y propósitos de ambos y con aplicación de los principios de la buena fe y la fidelidad contractual.

Artículo 42. Convocatoria para la presentación de ofertas técnicas y económicas. Durante el desarrollo del acuerdo de disponibilidad técnica y de acuerdo con las necesidades de EPM, se podrá solicitar oferta a uno, a varios o a todos los contratistas clasificados, conforme a los grupos y de acuerdo a lo que se establezca en la solicitud de oferta.

EPM informará la actividad o bien a cotizar, características técnicas, ubicación, plazos, forma de participación (individual o en consorcio o unión temporal), condiciones de evaluación, entre otros, para lo cual los contratistas presentarán su oferta correspondiente.

Para el desarrollo de cada acta de trabajo, EPM seleccionará la oferta presentada por el o los Contratistas invitados de acuerdo con el procedimiento que se indique en la respectiva solicitud de ofertas.

Artículo 43. Posibilidad de recurrir a terceros no clasificados. EPM podrá apartarse de los acuerdos de disponibilidad técnica y proceder con la apertura de un nuevo proceso de contratación, en los casos que se establezcan en la solicitud de oferta.

Artículo 44. Actas de ejecución. En la solicitud de oferta EPM podrá establecer que los acuerdos de disponibilidad técnica se desarrollen a través de la celebración de actas de trabajo o de ejecución, la cual para los efectos prácticos se asimila en todo a un contrato.

La solicitud de ofertas será el documento en el que EPM incluirá los requisitos de participación específicos, el procedimiento para la evaluación, recomendación y aceptación de las mismas, las indicaciones para la ejecución de las actas de trabajo, y en general los aspectos que deberán tener en cuenta los oferentes para efectuar la oferta técnica y económica.

Contratación social, local y regional

Artículo 45. De acuerdo con la política de responsabilidad social empresarial de EPM, se podrá recurrir al procedimiento de contratación social para la contratación de bienes y servicios con juntas de acción comunal y asocomunales.

Se recurrirá a la contratación local y regional para la contratación de bienes y servicios con micro, pequeñas y medianas empresas, y con todas las entidades sin ánimo de lucro diferentes a juntas de acción comunal y asocomunales, acorde con las definiciones legales, cuyo alcance se desarrolle en una determinada localidad, municipio o región.

Se deberán tener en cuenta las reglas indicadas en la Guía de Abastecimiento Estratégico.

La contratación social primará sobre la local y regional.

En el evento en que no exista la capacidad se podrá combinar la contratación social y la local o regional cuando dichas entidades conjuntamente puedan ejecutar el objeto contractual por grupos.

Se deberán tener en cuenta las reglas indicadas en la Guía de Abastecimiento Estratégico.

Contratación de operaciones de crédito, servicios financieros y de recaudo

Artículo 46. Contratación relacionada con operaciones de crédito. La contratación relacionada con operaciones de crédito público, operaciones de manejo de la deuda, operaciones conexas y las demás operaciones asimiladas requeridas dentro del giro ordinario de los negocios, se adelantará atendiendo las directrices, lineamientos y reglas del Proceso Gestión Financiación establecido en el correspondiente manual de gestión financiación.

Igualmente, la contratación de servicios financieros como garantías bancarias, apertura de cartas de crédito, encargos fiduciarios, patrimonios autónomos, custodia de títulos, afiliaciones a sistemas de información financiera; y demás servicios similares requeridos dentro del giro ordinario de los negocios, se adelantará atendiendo las directrices, lineamientos y reglas del proceso gestión flujo de caja establecido en el correspondiente manual de contratación de servicios financieros para la tesorería.

Artículo 47. Servicio de recaudo para el pago de facturas de los usuarios. La contratación de recaudo y demás servicios similares requeridos dentro del giro ordinario de los negocios para el aseguramiento de ingresos y en concordancia con los permanentes cambios en las condiciones comerciales, técnicas y operativas del servicio, se adelantará atendiendo las directrices, lineamientos y reglas del proceso de gestión recaudo establecido en el correspondiente manual.

Contrato de asociación a riesgo compartido y colaboración empresarial

Artículo 48. Contrato de asociación a riesgo compartido y otros de colaboración empresarial. Estos contratos se podrán celebrar directamente, previo análisis de su necesidad y conveniencia. Así mismo, se podrán celebrar mediante la suscripción de un convenio o contrato marco, en el cual se fijarán las condiciones generales que servirán de referencia para la celebración de actas de ejecución, las cuales se consideran individualmente como contratos

independientes y se podrán suscribir hasta antes del vencimiento del plazo de ejecución establecido en el convenio marco. El objeto y el alcance de las actas deberán estar comprendidos dentro del objeto y el alcance del contrato marco, y la configuración de las mismas estará sometida a los requisitos que se establezcan en este último.

Dentro de los contratos a los que se refiere este artículo están comprendidas las actas de transacción de los acuerdos de gobierno suscritos con las empresas pertenecientes al Grupo EPM.

Fondos fijos y cajas menores

Artículo 49. Adquisición de bienes y servicios con recursos de los fondos fijos y de las cajas menores. La adquisición de bienes y servicios que se haga mediante fondos fijos y cajas menores se sujetará a la reglamentación especial expedida para el efecto.

Contratación con proveedores sociales de merchandising

Artículo 50. Procedimiento para la contratación de proveedores sociales de merchandising. La contratación de proveedores sociales en material de merchandising se adelantará de conformidad con las disposiciones vigentes, teniendo en cuenta además lo previsto en la Guía de Abastecimiento Estratégico y los instructivos correspondientes.

Proveedurías

Artículo 51. Normatividad y procedimientos para las proveedurías. La adquisición de bienes para las proveedurías se regirá a la reglamentación especial expedida para el efecto.

Vinculaciones publicitarias

Artículo 52. Normatividad y procedimientos para vinculaciones publicitarias.

En la celebración de contratos de “vinculaciones publicitarias” se preferirá a las

personas naturales o jurídicas que actúen en el campo del deporte, la cultura, las artes, el medio ambiente, entre otras actividades afines al objeto de EPM, la cual recibe a cambio una “contraprestación publicitaria”.

Con la celebración de estos contratos se pretende mantener y acrecentar el prestigio, la fuerza distintiva y el posicionamiento y reputación que la empresa ha adquirido a través del tiempo.

La contratación de vinculaciones publicitarias atenderá los procedimientos dispuestos en el correspondiente “Instructivo para la contratación de vinculaciones publicitarias”, el cual podrá ser modificado por la Vicepresidencia Comunicaciones y Relaciones Corporativas o quien haga sus veces.

Servicio Médico y Odontológico

Artículo 53. Normatividad y procedimientos para la contratación de proveedores de los servicios de salud y suministros especiales de la Unidad Servicio Médico. La contratación que menciona en este artículo se regirá por lo dispuesto en el correspondiente anexo de este documento.

Ofrecimiento de terceros

Artículo 54. EPM podrá aceptar ofertas presentadas por proveedores únicos de bienes o servicios que no han sido requeridos inicialmente, pero que por estrategia de negocio o conveniencia sean necesarios para la operación de los negocios. La aceptación de la oferta deberá estar precedida por la autorización del vicepresidente respectivo, será necesario contar con la justificación de la dependencia interesada y del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal.

Adquisición Bienes y servicios (ABYS) especiales

Artículo 55. ABYS especiales. Se entenderá por ABYS especiales, aquellos procesos de contratación de bienes y servicios que adelante EPM, y que cumplen, por lo menos, alguno de los siguientes supuestos:

(i) Contratos con origen, desarrollo, procedimiento u obligación regulatoria, de acuerdo con la normatividad expedida por las Comisiones de Regulación.

(ii) Contratos que versen sobre bienes y activos con capacidad de generar flujos de efectivo por si solos, tales como contratos asociados a

estaciones de servicio de gas, a redes de acueducto y alcantarillado, o activos eléctricos.

(iii) Contratos de bancas de inversión y asesores externos para la estructuración de proyectos de crecimiento y nuevos negocios de la VP Estrategia y Crecimiento.

(iv)Contratos para la adquisición de seguros

Artículo 56. Reglas aplicables. La celebración de los contratos de que trata el artículo 55, se someterá al cumplimiento de las siguientes reglas:

(i) Justificación escrita de la dependencia responsable del contrato sobre la (s) circunstancia (s) que configura (n) alguno de los supuestos descritos, así como la modalidad de solicitud de ofertas para la selección del contratista, de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del Decreto 362 de 2014 o la norma que lo modifique o sustituya.

(ii) Justificación escrita de la dependencia responsable del contrato sobre la conveniencia y oportunidad.

(iii) Análisis de riesgos.

(iv)Aprobación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.

(v) Verificación de la capacidad, existencia y representación legal del contratista.

(vi)Análisis de riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.

(vii) Declaración bajo juramento por parte del contratista de no encontrarse incurso en alguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad para celebrar contratos con EPM.

(viii) Certificado de pagos al sistema de la seguridad social y parafiscales.

Parágrafo. Cuando se trate de invitación de terceros para presentar oferta que dé lugar a la celebración de contratos en los que EPM actúe en calidad de contratante, no aplicará la exigencia contenida en el literal i) de este artículo con respecto a la exigencia de justificar la modalidad de solicitud de ofertas.

Otros Procedimientos

Artículo 57. Además de los procedimientos aquí mencionados, se podrán utilizar las figuras de acuerdos marco de precios, aliados o socios estratégicos, subasta, entre otras.

TÍTULO VI

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS CONTRATOS

Artículo 58. Administración y gestión de los contratos. La administración y gestión de los contratos comprende la vigilancia, la medición y el control del cumplimiento del objeto y de su alcance, acorde con lo establecido en la solicitud de ofertas, en el pliego de condiciones, o en los acuerdos logrados en los casos de negociación directa, según corresponda, y las respectivas especificaciones dadas y acordadas para su desarrollo, de tal manera que se cumplan los requerimientos y expectativas de la entidad en su calidad de contratante.

La administración y gestión de los contratos se llevará a cabo acorde con lo previsto en el manual expedido para el efecto por la Gerencia Cadena de Suministro o quien haga sus veces.

TÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES

Anticipo y pago anticipado

Artículo 59. El anticipo y el pago anticipado. El anticipo es un préstamo que se concede al contratista con el fin de financiar alguna de las etapas del contrato, el cual debe ser reintegrado por este, en los términos y condiciones especificadas en este manual. El anticipo se podrá pactar en cualquier tipo de contrato, siempre que se ejecute dentro del territorio colombiano y no involucre pagos al exterior.

El anticipo será entregado a título oneroso salvo las excepciones previstas en el presente manual.

El pago anticipado es un pago que se hace al contratista o al proveedor en virtud del contrato, dicho pago es la contraprestación por los servicios o bienes que el contratista se compromete a prestar o entregar, aun estando pendiente el cumplimiento o la ejecución de estas prestaciones. El pago anticipado se podrá pactar en cualquier tipo de contrato sin importar que los pagos se realicen en Colombia o en el exterior.

Tanto el anticipo como el pago anticipado se podrán pactar en varias monedas incluyendo monedas extranjeras, sin embargo, el anticipo, independientemente de la moneda pactada, solo podrá desembolsarse en moneda legal colombiana, por lo cual en caso de solicitarse un anticipo en moneda diferente a la legal colombiana, el monto a desembolsar en moneda extranjera será convertido a la tasa de cambio del día en que se vaya a realizar el desembolso. No podrán pactarse simultáneamente anticipo y pago anticipado.

Artículo 60. Cuantía. El valor del anticipo o del pago anticipado que se entregue no excederá el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, salvo en los de obra, en los cuales el porcentaje del anticipo o del pago anticipado podrá ser de hasta un treinta por ciento (30%) del valor del contrato.

Porcentajes superiores para el anticipo o el pago anticipado deberán ser autorizados, previa justificación, por la Vicepresidencia a la que pertenezca la dependencia requeridora del bien o servicio.

Los montos correspondientes a los porcentajes definidos para el anticipo o el pago anticipado podrán entregarse en distintos momentos de la ejecución del contrato, según se convenga.

Artículo 61. Plazo y forma de amortización. El plazo máximo para la amortización del anticipo y el pago de los intereses causados, es de veinticuatro

(24) meses contados a partir de la fecha del primer desembolso que se efectúe al contratista y debe hacerse en cuotas iguales. Si la duración del contrato es inferior a veinticuatro (24) meses, la amortización deberá realizarse en el término que se establezca en el pliego de condiciones, que en todo caso debe ser dentro del plazo pactado para la ejecución del contrato.

Si en algún momento el valor de la cuota de amortización del anticipo es mayor que el pago que se debe realizar al contratista o al proveedor, se descontará el

anticipo por el valor total del pago y la diferencia se acumulará para ser descontada del siguiente pago.

El cálculo del valor de las amortizaciones de anticipos solicitados en moneda extranjera se hará sobre el valor en la moneda de solicitud. Al momento de pago de cada amortización se convertirá a la tasa de cambio del día de pago.

Parágrafo 1. En los contratos a precios unitarios reajustables, la amortización del anticipo y el pago de sus intereses se hará sobre el cien por ciento (100%) del valor del acta presentada y el respectivo reajuste.

Parágrafo 2. En casos excepcionales y debidamente justificados por el área requeridora ante la Vicepresidencia respectiva y según el término de duración del contrato a ejecutar, podrá autorizar previamente que el plazo máximo para la amortización del anticipo y el pago de los intereses causados sea mayor a los veinticuatro (24) meses de que se habla en el párrafo primero de este artículo.

Parágrafo 3. En los casos en que se haga pago anticipado, el valor deberá ser cancelado en los términos que se establezcan en el pliego de condiciones.

Artículo 62. Intereses del anticipo. Sobre el anticipo se cobrará una tasa de interés de DTF + 3 puntos. Los intereses se liquidarán a partir de la fecha del desembolso del anticipo sobre los saldos pendientes por amortizar y la tasa DTF utilizada para la liquidación de los intereses será la vigente en la fecha de recepción de la factura o cuenta de cobro que presente el contratista.

La tasa de interés a cobrar sobre anticipos solicitados en moneda extranjera será la LIBOR de 6 meses + 2 puntos sobre el valor de la moneda de solicitud. Al momento de pago de intereses se convertirá a la tasa de cambio del día de pago. La tasa LIBOR utilizada para la liquidación de los intereses será la vigente en la fecha de recepción de la factura o cuenta de cobro que presente el contratista o el proveedor.

Parágrafo 1. En los procesos de adquisición de bienes o servicios cuyo presupuesto estimado para cada uno de los grupos o para cada uno de los contratos que se generen, sea igual o inferior a mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 SMLMV), y cuya invitación a contratar se encuentre dentro del marco de la contratación social, no se contemplará la obligación de pagar intereses sobre el valor del anticipo entregado.

Parágrafo 2. No se cobrarán intereses cuando los pagos del respectivo contrato se hagan con dineros provenientes de contratos o convenios interadministrativos.

Parágrafo 3: La tasa de interés establecida en este artículo podrá ser modificada por instrucción del Vicepresidente Finanzas Corporativas de oficio o por solicitud del jefe de la dependencia requeridora, cuando se justifique por las condiciones xxx xxxxxxx o por la necesidad para un caso específico. La modificación general se dará a conocer oportunamente utilizando los medios de información pertinentes y si se trata de una modificación para un caso particular por comunicación a la dependencia solicitante.

Artículo 63. Garantías. Para la entrega del anticipo el contratista o el proveedor deberá constituir una garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo que ampare los perjuicios que pueda sufrir Empresas Públicas de Medellín por la apropiación indebida o el mal uso o inversión de éste; el monto xxx xxxxxx debe cubrir el ciento por ciento (100%) de su valor, con vigencia igual al plazo de amortización fijado en el contrato y treinta (30) días calendario más. Su cuantía podrá ser reducida periódicamente hasta mantenerla por un valor igual al saldo del anticipo que esté pendiente de amortización.

Para el pago anticipado se solicitará una garantía por un valor igual al ciento por ciento (100%) del monto entregado como pago anticipado, para amparar los perjuicios derivados del no cumplimiento de los términos contractuales por parte del contratista o proveedor garantizado; el monto de la garantía deberá cubrir el saldo a cargo, correspondiente a la diferencia existente entre el monto recibido como pago anticipado y el porcentaje de cumplimiento del objeto del contrato. Este amparo tendrá una vigencia original igual al plazo del contrato y treinta (30) días calendario más.

Parágrafo 1: La aprobación de estas garantías es requisito para la entrega del anticipo o pago anticipado al contratista o proveedor. Las garantías aceptables para el anticipo y el pago anticipado son: garantía bancaria o carta de crédito stand by o póliza de seguros, por el monto a desembolsar.

Para la aceptación de garantías de pago anticipado expedidas por compañías de seguros, se deberá contar con recomendación favorable de la Gerencia Gestión Integral de Riesgos o la dependencia que haga sus veces, y deberá ser autorizada por el competente para la solicitud de contratación de la dependencia requeridora del bien o servicio de conformidad con el Decreto de delegaciones, o la norma que lo modifique.

Parágrafo 2: No se exigirá garantía en anticipos o pagos anticipados a los proveedores de los procesos catalogados como contratación social y merchandising social, a las fundaciones o asociaciones sin ánimo de lucro y organizaciones no gubernamentales (ONG), cuando el contratista demuestre la imposibilidad de su consecución en el mercado local. En estos casos se seguirán los procedimientos establecidos en las normas para la utilización de los recursos del Fondo de Seguros.

Parágrafo 3: El Gerente General en casos excepcionales, podrá autorizar pago anticipado sin la constitución de garantías, previa solicitud justificada del Vicepresidente del área requeridora del bien o servicio, a la cual se deberá anexar el estudio del riesgo elaborado con el apoyo de la Gerencia Gestión Integral de Riesgos.

Artículo 64. Fecha de entrega del anticipo o pago anticipado. La entrega del anticipo o del pago anticipado, según corresponda, se hará dentro de los treinta

(30) días hábiles siguientes a la fecha de aprobación de la garantía de anticipo o del pago anticipado.

Artículo 65. Vigilancia y control. Los interventores o administradores de los contratos o quienes hagan sus veces, son responsables de liquidar los intereses del anticipo y de verificar el cumplimiento del plazo de amortización y sus respectivos descuentos en el sistema de cuentas por pagar. Igualmente, deberán vigilar que los contratistas o proveedores hagan una correcta inversión, y en caso de algún incumplimiento promoverán las acciones administrativas y judiciales pertinentes.

Así mismo, los interventores o administradores de los contratos o quienes hagan sus veces, son responsables de verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales, facturación, descuentos en el sistema de cuentas por pagar, en caso de algún incumplimiento promoverán las acciones administrativas y judiciales pertinentes, y todo aquello que se derive de la entrega del pago anticipado.

Gestión Integral de los riesgos del contrato

Artículo 66. Gestión integral de los riesgos del contrato. De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 2011 de 2014, «Por medio del cual se actualizan los lineamientos asociados a la Gestión Integral de Riesgos para Empresas Públicas de Medellín –EPM- contenidos en el anexo denominado: “Manual de lineamientos de la Gestión Integral de Riesgos” y el Decreto 1864 de 2012 “Por medio del cual se adopta el manual de reglas de negocio para la Gestión Integral de Riesgos en Empresas Públicas de Medellín E.S.P.», y las normas que los modifiquen o

sustituyan, la dependencia que requiera un bien o servicio deberá para las diferentes etapas contractuales gestionar una metodología para la identificación, análisis, evaluación, control y monitoreo de riesgos asociados al objeto y alcance del contrato, que permita reducir la probabilidad de ocurrencia de dichos riesgos, proponer e implementar mecanismos eficaces para el debido desarrollo del contrato, así como la estrategia de transferencia y retención de los mismos.

Artículo 67. Garantías y seguros. Como consecuencia del análisis de riesgos en el proceso de contratación se deberá evaluar por las áreas responsables del mismo, la solicitud a los proponentes y/o contratistas, o la contratación por parte de EPM de garantías y/o seguros para cubrir los riesgos precontractuales, contractuales y poscontractuales derivados del cumplimiento de las obligaciones de cada una de dichas etapas, así como los seguros que permitan la transferencia al mercado asegurador de aquellos riesgos susceptibles de cobertura al mismo. La definición de las coberturas, valores asegurables o montos a garantizar, vigencias, o esquema de contratación de dichas garantías y seguros, atenderán al resultado del análisis de riesgos, a la aplicación de los lineamientos que al respecto den las áreas competentes y las condiciones comerciales propias xxx xxxxxxx asegurador.

Parágrafo 1: En los convenios interadministrativos celebrados con otros entes estatales, así como en los convenios, acuerdos o contratos o actas de transacción que se celebren con otras empresas del grupo EPM se podrá prescindir de la solicitud de garantías y seguros, previo análisis de riesgos del proceso de contratación y análisis de conveniencia de las mismas.

Esto sin perjuicio de que se deban tomar otras medidas de tratamiento de los riesgos.

Parágrafo 2: En los procesos de contratación social y merchandising social, también se solicitarán las garantías y seguros que resulten del análisis del riesgo de estos contratos, sin embargo, cuando el contratista demuestre la imposibilidad de consecución en el mercado local de los seguros o garantías consideradas, los riesgos de cumplimiento podrán incluirse dentro del esquema de retención que tiene contemplado EPM a través del fondo de auto seguro, bajo las normas internas, procedimientos e instructivos que aplican para el mismo.

En todo caso, la dependencia responsable del proceso de contratación deberá definir, con base en los análisis realizados, qué requisitos se deben incorporar en los pliegos de condiciones y en los contratos destinados a minimizar el efecto negativo ante un eventual incumplimiento por parte de tales contratistas. Así mismo, deberá extremar las medidas de prevención y protección, tendientes al correcto desarrollo de los contratos y, a través de los interventores, realizará de manera estricta el control y seguimiento de cada uno de ellos.

Gestión de la calidad

Artículo 68. Gestión de la calidad. En los procesos de contratación que adelanten será requisito de participación la presentación con la oferta del certificado del sistema de gestión de la calidad con base en la norma ISO 9001 otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación. Se podrá hacer exigencias adicionales de gestión de la calidad en el pliego de condiciones.

El certificado del sistema de gestión de la calidad debe estar vigente a la fecha de cierre del respectivo proceso de contratación. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantener vigente su certificado del sistema de calidad durante la ejecución del contrato.

Parágrafo 1. Para el caso de contrataciones en las cuales se permita la participación de consorcios, uniones temporales o similares, al menos uno de sus integrantes debe presentar el certificado de sistema de gestión de la calidad. Se podrán hacer exigencias adicionales en el pliego de condiciones, entre ellas exigir el certificado de sistema de gestión de la calidad a todos los integrantes del consorcio, unión temporal o similar, o a aquellos que suministren componentes o presten servicios fundamentales para la ejecución del objeto del contrato.

Parágrafo 2. En las contrataciones en las cuales los oferentes sean simplemente comercializadores y no presten servicios asociados a los bienes adquiridos, el certificado de gestión de la calidad deberá ser presentado por el fabricante de los bienes o prestador directo de los servicios. Si el oferente no fabrica los bienes pero sí presta servicios asociados a los bienes adquiridos, tanto el fabricante como el oferente deberán presentar los certificados de su sistema de gestión de la calidad.

Se entienden como servicio asociado las labores de instalación o montaje de los bienes, mantenimiento, capacitación o entrenamiento, entre otras.

Artículo 69. Excepciones. El certificado del sistema de gestión de la calidad no será condición de participación en los siguientes procesos de contratación o solicitud de cotización:

a) Aquellas cuyo valor estimado sea igual o inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). Si la dependencia que requiere el contrato o que requiere los bienes o servicios considera que el bien o servicio a contratar es de alta complejidad técnica o involucra alto riesgo para la salud y la seguridad de las personas o del ambiente, podrá exigir en el pliego de condiciones la presentación del certificado del sistema de gestión de la calidad con base en la norma ISO 9001 como requisito de participación.

b) En las que no se requieren conocimientos o destrezas especiales. Por ejemplo: mantenimientos locativos generales, mantenimiento xx xxxxxx, limpieza de cunetas, entre otras.

c) Cuando sólo se invite a juntas de acción comunal, grupos cooperativos o precooperativos, organizaciones comunitarias o de naturaleza similar. En estos casos, el certificado de sistema de gestión de la calidad no se exigirá como requisito de participación, sino que se tendrá como factor de ponderación de las ofertas dándole un diez por ciento (10%) del puntaje máximo de evaluación a quienes lo presenten.

d) En los casos en que se invite a un solo oferente, de acuerdo con las normas de contratación vigentes.

e) En las contrataciones con financiación internacional, cuando la entidad que financia no permite que se pondere el factor de la calidad.

f) Cuando como resultado de una investigación entre los oferentes potenciales, previo al inicio del proceso de contratación, se establezca que no existen al menos tres (3) que posean el certificado del sistema de calidad. En estos casos, se podrá tener como factor de ponderación de las ofertas, asignando un diez por ciento (10%) del puntaje máximo de evaluación a quienes lo presenten.

g) Cuando el competente para la solicitud de la contratación, previa motivación, considere que la aplicación de este artículo pueda ocasionar perjuicios a los intereses de EPM.

El área requeridora evaluará la pertinencia de solicitar al contratista la presentación y ejecución de un plan de calidad, de acuerdo con lo estipulado en el pliego de condiciones.

Artículo 70. Certificado de producto. Se establecerá en el pliego de condiciones la exigencia de la presentación del certificado de producto cuando se trate de suministro o de la compra de bienes que estén sometidos por los organismos de regulación competente al cumplimiento de una norma técnica.

TÍTULO VIII

VENTA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Artículo 71. De la subasta pública para la venta de los bienes muebles e inmuebles. La subasta pública para la venta de los bienes cuyo valor exceda de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se sujetará a las siguientes reglas, de acuerdo con el procedimiento establecido por Almacén de Aprovechamientos o la Dirección Gestión Inmobiliaria o la dependencia que haga sus veces.

a) Se avaluarán los bienes inmuebles disponibles para la venta y se harán avaluar comercialmente por el Instituto Xxxxxxx Xxxxxxx o por la oficina de Catastro Departamental de Antioquia o por la oficina de Catastro del municipio de Medellín o por un perito avaluador inscrito en la Lonja de Propiedad Raíz de Medellín, los bienes inmuebles cuya enajenación haya sido autorizada por la Junta Directiva o por el Gerente General, según su cuantía.

El avalúo de los bienes muebles tendrá una vigencia de cuatro (4) meses, y el de los bienes inmuebles de un (1) año y será el precio base de la subasta.

b) La subasta se informará al público por medio de aviso que se publicará en uno o varios periódicos de amplia circulación y se incluirá en el sistema de información corporativo; además se podrá anunciar por cualquier otro medio masivo de comunicación. Si el bien se encuentra fuera del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, copia del aviso se podrá fijar en la Alcaldía y en la Inspección de Policía del municipio donde esté ubicado.

c) En el aviso se indicarán la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la subasta, los datos necesarios para la identificación del bien y su avalúo, las formas de presentación de la oferta y de pago. Entre la fecha de la publicación del aviso y la subasta mediará un término razonable de acuerdo con las características de la venta, que no será inferior a cinco (5) días hábiles.

Se informará además, cuando así se exija, que para hacer postura se requiere la constitución de determinada garantía, o haber consignado un valor previamente fijado en las condiciones de venta que para el efecto se elaboren.

d) La postura no podrá ser inferior al avalúo del bien objeto de subasta.

e) Las ofertas deberán hacerse por escrito y presentarse en sobre cerrado hasta la hora señalada como límite, y se depositarán en una urna dispuesta para el efecto.

f) La subasta deberá ser presenciada por el servidor a quien se le haya asignado tal atribución, quien elaborará y suscribirá el acta correspondiente, la que podrá ser firmada por los asistentes.

g) La aceptación de la oferta la hará el servidor competente, al mejor postor. En caso de empate se preferirá al que hubiere presentado primero la oferta, lo que se determinará por la fecha y hora de recepción de la misma.

h) El comprador dispondrá de un término máximo de quince (15) días hábiles para completar el pago, tratándose de bienes inmuebles, y xx xxxx (10) días hábiles si se trata de bienes muebles, en ambos casos, contados a partir de la fecha de comunicación de la aceptación de la oferta.

En casos excepcionales podrá otorgarse un plazo mayor para la cancelación total del valor del bien, caso en el cual, si se trata de un inmueble se garantizará la deuda con hipoteca de primer grado sobre el mismo, salvo que el servidor competente para aceptar la oferta, autorice otra garantía; tratándose de bienes muebles, el pago se garantizará en la forma que se señale para cada caso en las reglas que rijan la subasta.

i) Los depósitos consignados y las garantías constituidas por los postores no favorecidos les serán devueltos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de comunicación de la aceptación de la oferta al mejor postor.

j) Si el postor no completa el pago en el término señalado, EPM hará efectiva la garantía constituida o retendrá a su favor la suma consignada por el oferente.

En ningún caso la suma que se retendrá por incumplimiento del postor, excederá el diez por ciento (10%) del avalúo total del bien, condición que deberá insertarse en las reglas de la subasta.

k) Cuando en una subasta pública no se presentaren postores, el servidor competente para aceptar la oferta podrá autorizar la venta directa a quien demuestre interés en la adquisición, en las mismas condiciones que rigieron en la subasta, siempre y cuando el avalúo del respectivo bien se encuentre vigente o disponer que previo reavalúo se abra una nueva subasta.

Artículo 72. Venta directa de los bienes muebles e inmuebles. Se avaluarán los bienes muebles disponibles para la venta y los bienes inmuebles cuya enajenación haya sido autorizada por la Junta Directiva o por el Gerente General, por el Instituto Xxxxxxx Xxxxxxx o por la oficina de Catastro Departamental de Antioquia o por la oficina de Catastro del municipio de Medellín o por un perito avaluador inscrito en la Lonja de Propiedad Raíz de Medellín.

El avalúo tendrá una vigencia de cuatro (4) meses para los bienes muebles y de un (1) año para los bienes inmuebles.

El ofrecimiento de los bienes muebles e inmuebles es público. La venta directa de bienes inmuebles cuyo valor no supere los mil (1000) SMLMV requiere autorización del Gerente General.

Previa justificación, se podrán vender directamente los bienes muebles sin darlos de baja a las entidades estatales y a las personas jurídicas en las cuales se tenga participación; en estos casos se avaluarán comercialmente los bienes y el valor de la venta no podrá ser inferior al avalúo. La vigencia del avalúo será de cuatro (4) meses y constituirá el precio base de la venta.

Artículo 73. Venta de bienes inmuebles de valor igual o inferior a doscientos

(200) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

a) La oferta de venta del bien se dará a conocer mediante aviso que se fijará en las oficinas del Departamento Bienes Inmuebles y en el inmueble, y se incluirá en el sistema de información corporativo.

Si el inmueble está ubicado fuera del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, el aviso deberá fijarse además en la Alcaldía y en la Inspección de Policía del municipio donde esté ubicado y, adicionalmente, se dará a conocer por medio de la emisora del lugar, si la hubiere.

b) En el aviso se informará, cuando así se exija, que para presentar oferta se requiere haber consignado un valor previamente determinado en las condiciones de la venta que para tal efecto se elaboren.

c) El comprador deberá consignar a favor de la entidad, dentro del plazo previsto en las condiciones de venta, el precio de venta menos el monto del depósito, si lo hubo.

d) En lo demás se aplicarán las reglas de la subasta pública para la venta de los bienes.

Artículo 74. Venta de bienes muebles de valor igual o inferior a doscientos

(200) salarios mínimos legales mensuales vigentes. La venta se sujetará a las siguientes reglas:

a) Se avaluará el bien previamente dado de baja de acuerdo con el procedimiento previsto en el Decreto 1678 de 2008 y las normas que lo modifiquen o adicionen. El avalúo tendrá una vigencia de cuatro (4) meses y será el precio base de la venta.

b) La oferta se comunicará al público por medio de aviso que se fijará en la dependencia que vaya a realizar la venta y en el lugar donde se encuentren ubicados los bienes.

Además deberá incluirse en el Sistema de Información Corporativo Te Cuento, por el término de dos (2) días hábiles.

c) En el aviso se indicarán la fecha, hora y lugar donde se realizará la venta, los datos necesarios para la identificación del bien y su avalúo, las formas de presentación de las ofertas y de pago.

Entre la fecha de la fijación del aviso y la apertura de ofertas mediará un término razonable de acuerdo con las características de la venta, no inferior a dos (2) días hábiles.

d) En el aviso se informará, cuando así se exija, que para presentar oferta se requiere haber consignado un valor previamente determinado en las condiciones de la venta.

e) La oferta no podrá ser inferior al avalúo del bien objeto de venta.

f) Las ofertas deberán presentarse en sobre cerrado y en el formulario que para tal fin se suministre, en el cual se colocará el sello de fecha y hora de presentación. Las ofertas se recibirán hasta la hora señalada como límite y se depositarán en el buzón previamente sellado y dispuesto para el efecto.

g) La apertura xxx xxxxx deberá ser presenciada por el servidor a quien se le haya asignado tal atribución, quien elaborará y suscribirá el acta correspondiente, la cual podrá ser firmada por los asistentes.

h) La aceptación de la oferta la hará el servidor competente, al mejor postor. En caso de empate se preferirá al que hubiere presentado primero la oferta, lo que se determinará por la fecha y hora registrada.

i) El acta de apertura xxx xxxxx se fijará en el mismo sitio en el cual se fijó el aviso de oferta.

j) El comprador deberá consignar a favor de la entidad, dentro del plazo previsto en las condiciones de venta, el precio de la misma menos el monto del depósito, si lo hubo.

k) Los depósitos consignados por los oferentes no favorecidos les serán devueltos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de aceptación de la oferta al mejor postor.

Artículo 75. Venta por martillo. La venta de los bienes muebles e inmuebles podrá hacerse a través de martillos o intermediario comercial, en el caso de bienes muebles dados de baja, cuando se considere conveniente.

TÍTULO IX DEROGATORIA Y VIGENCIA

Artículo 76. Derogatoria y vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación, para los procesos de contratación nuevos y para los que se encuentren en curso en los que no se haya recibido aún oferta y pueda efectuarse la correspondiente adenda, y además para todos los contratos que se encuentren vigentes o en ejecución.

El presente decreto deroga el Decreto 2077 de 2015, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

Dado en Medellín, en SEPTIEMBRE 11 DE 2015

Gerente General

Anexos:

1. CONDICIONES GENERALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

2. CELEBRACIÓN DE ACUERDOS DE VOLUNTADES CON LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA UNIDAD SERVICIO MÉDICO Y LA ENTIDAD ADAPTADA DE SALUD DE EPM

Xxxxxx X.

ANEXO 1 CONDICIONES GENERALES DEL

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

1. OBJETO

Establecer las condiciones generales que regirán el correcto funcionamiento del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas.

2. NORMATIVIDAD

Anexo por medio del cual se reglamenta la inscripción y clasificación de la información en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas.

3. TIPO DOCUMENTAL

ANEXO

TIPO DE DOCUMENTO

Código de Clasificación de Bienes y Servicios de las Naciones

Unidas (UNSPSC v14_0801). Link:

xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxx s/UNSPSC_Spanish_v14_0801.pdf

ANEXO 2

4. CONDICIONES:

4.1. Trámite para la inscripción, actualización y renovación en el sistema de información de proveedores y contratistas. El trámite se hará directamente ante la entidad que se disponga para el efecto, de acuerdo con los procedimientos y formularios definidos para ello, los cuales se encuentran a disposición de los interesados en la página web de esa entidad y en la de Empresas Públicas de Medellín. Este trámite no tendrá ningún costo para el interesado.

4.2. Trámite de clasificación. El interesado se clasificará en BIENES y/o SERVICIOS de acuerdo con lo establecido en el Código de Clasificación de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas, versión UNSPSC v14_0801, aportando los documentos que demuestren el cumplimiento de los requisitos exigidos para pertenecer a la misma.

4.3. Aceptación de la inscripción. La entidad encargada de operar y administrar el Sistema de Información, después de verificar el cumplimiento de los requisitos para la inscripción, actualización o renovación, comunicará al solicitante la aceptación.

Si durante el proceso de verificación de la información, se encuentra que falta algún requisito o que existen inconsistencias en la información, se suspenderá el trámite de inscripción, actualización o renovación y se requerirá al solicitante para que suministre la información faltante y/o aclare las inconsistencias, dentro del plazo que para el efecto fije la entidad, el cual no excederá de dos (2) meses.

4.4. En el evento previsto en el parágrafo del artículo 9, la entidad encargada de operar y administrar el sistema, dará traslado a la entidad de los documentos respectivos, Dirección Categorías y Proveedores o quien haga sus veces para que proceda a solicitar al proveedor o contratista las aclaraciones que sean del caso, en un término xx xxxx (10) días hábiles, de no recibir respuesta o las aclaraciones, se procederá a informarlo a la entidad administradora del sistema para que dé aplicación a lo previsto en el parágrafo.

4.5. Información adicional. En el Sistema se incluirá información adicional que sea de interés para Empresas Públicas de Medellín, de acuerdo con los parámetros que fije para el efecto la Dirección Categorías y Proveedores o quien haga sus veces; entre ellas, la calificación del desempeño del contratista en la

ejecución de los contratos, el cumplimiento de requisitos relacionados con la Responsabilidad Social Empresarial, exigencias ambientales y las medidas de apremio, entre otros.

4.6. Excepciones. La inscripción y clasificación en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas no se aplicará en el siguiente caso:

Cuando se considere que la inscripción y clasificación, en un caso concreto, produce efectos negativos o perjuicios que se desprendan de su exigencia para los intereses de Empresas Públicas de Medellín. En este evento, se deberá contar con la justificación del jefe de la dependencia requeridora y la autorización del jefe de la Dirección Categorías y Proveedores, quienes serán los indicados para validar dicha justificación.

4.7. Personas que no pueden inscribirse. Quienes se encuentren inhabilitados para contratar, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política y en la ley.

ANEXO 2

CELEBRACIÓN DE ACUERDOS DE VOLUNTADES CON LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA UNIDAD SERVICIO MÉDICO Y LA ENTIDAD ADAPTADA DE SALUD DE EPM

OBJETIVO

Fijar el procedimiento para la celebración de “acuerdos de voluntades” con prestadores de servicios de salud, y gestionar la contratación de la Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces, y de la entidad adaptada de salud, de conformidad con la ley.

DEFINICIONES

Con el fin de facilitar la comprensión y la homologación conceptual de la terminología utilizada en este manual, se incorporan algunas definiciones contempladas en disposiciones normativas que regulan la materia y se indica lo que se debe entender por algunos términos que se incluyen.

Acuerdo de Voluntades: Es el acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o varias personas naturales o jurídicas. El acuerdo de voluntades estará sujeto a las normas que le sean aplicables, a la naturaleza jurídica de las partes que lo suscriben y cumplirá con las solemnidades, que las normas pertinentes determinen.

EAS: Entidad Adaptada de Salud

ESE: Empresa Social del Estado.

Evaluación de Suficiencia de Red: Es la revisión periódica de las necesidades de prestadores de servicios de salud cumpliendo con los principios del sistema general de seguridad social en salud definidos en el Artículo 3 de la Ley 1438 de 2011 o la norma que la modifique.

Grupo evaluador: Es un equipo interdisciplinario, integrado por profesionales de la entidad y designados por el Jefe de Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces.

Nivel de complejidad: Es la forma en que se clasifican las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS), pueden ser públicas o privadas. El nivel de complejidad se asigna según el tipo de servicios que la IPS habilite y acredite, es decir, según su capacidad instalada, tecnología y personal, y según los procedimientos e intervenciones que están en capacidad de realizar.

Ponderación: Es el peso que se atribuye a cada variable dentro de un conjunto que se pretende medir.

Prestadores del servicio de salud: Son las IPS públicas o privadas, los profesionales especialistas y las personas jurídicas o naturales, habilitadas para prestar servicios de salud.

Red de prestadores de servicios de salud: Es el conjunto articulado de prestadores de servicios de salud, ubicados en un espacio geográfico, que trabajan de manera organizada y coordinada en un proceso de integración funcional orientado por los principios de complementariedad, subsidiariedad y los lineamientos del proceso de referencia y contra-referencia establecidos por la entidad responsable del pago, que busca garantizar la calidad de la atención en salud y ofrecer una respuesta adecuada a las necesidades de la población en condiciones de accesibilidad, continuidad, oportunidad, integralidad y eficiencia en el uso de los recursos.

Referencia y contra-referencia: Conjunto de procesos, procedimientos y actividades técnicas y administrativas que permiten prestar adecuadamente los servicios de salud a los pacientes, garantizando la calidad, accesibilidad, oportunidad, continuidad e integralidad de los servicios, en función de la organización de la red de prestación de servicios definida por la entidad responsable del pago.

La referencia, es el envío de pacientes o elementos de ayuda diagnóstica por parte de un prestador de servicios de salud, a otro prestador para atención o complementación diagnóstica que, de acuerdo con el nivel de resolución, de respuesta a las necesidades de salud.

La contra-referencia, es la respuesta que el prestador de servicios de salud receptor de la referencia, da al prestador que remitió. La respuesta puede ser la contra remisión del

paciente con las debidas indicaciones a seguir o simplemente la información sobre la atención prestada al paciente en la institución receptora, o el resultado de las solicitudes de ayuda diagnóstica.

Urgencia: Alteración de la integridad física o mental de una persona causada por trauma o por enfermedad de cualquier origen que genere una demanda de atención médica inmediata y efectiva.

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE PARA LA APROBACIÓN DE LA RED DE PRESTADORES

El Jefe de la Unidad Servicio Médico o de la dependencia que haga sus veces, según las funciones establecidas en el cargo, será el responsable de la planeación, aprobación y seguimiento de las actividades a contratar con la red de prestadores, para lo cual contará con el apoyo del Grupo Evaluador.

La definición de las tarifas para los prestadores del servicio de salud se hará teniendo en cuenta los indicadores económicos del sector y lo presentado por el Grupo Evaluador.

GRUPO EVALUADOR DE SUFICIENCIA DE LA RED

Objetivo del Grupo Evaluador

El Grupo Evaluador analizará y preseleccionará los prestadores que harán parte de la red de servicios de salud de la Unidad Servicio Médico o de la dependencia que haga sus veces, para cumplir con los factores de ponderación definidos según el tipo de servicio requerido.

Integración del Grupo Evaluador

El Grupo Evaluador estará integrado por:

• Un Auditor médico

• Un Especialista en Salud Pública.

• Un Profesional de la Unidad Servicio Médico

El Grupo Evaluador, podrá invitar a un servidor de la empresa cuando requiera determinada asesoría técnica o jurídica.

Funciones del Grupo Evaluador

El Grupo Evaluador tendrá las siguientes responsabilidades:

• Presentar el estudio tarifario relacionado con los servicios que se requieran.

• Presentar la caracterización de salud e indicadores de calidad de los afiliados.

• Presentar la frecuencia de uso de los afiliados en las diferentes especialidades.

• Presentar trazabilidad del costo.

• Presentar histórico de prestadores.

• Presentar indicadores de referencia y contrareferencia.

• Proponerlos los factores de ponderación para seleccionar los prestadores de los servicios de salud de la Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces y la Entidad Adaptada de Salud.

• Proponer el método de evaluación de la suficiencia de la Red de prestadores.

• Preseleccionar los prestadores de los servicios de salud de acuerdo a los factores de ponderación y a la evaluación de suficiencia de la red de prestadores.

Reuniones del Grupo Evaluador

El Grupo Evaluador se reunirá cada seis (6) meses y cuando el Jefe de la Unidad Servicio Médico considere necesario para cumplir con sus responsabilidades.

AUTORIZACIÓN EN CASOS ESPECIALES

El Jefe de la Unidad Servicio Médico o de la dependencia que haga sus veces, estará en capacidad de autorizar los servicios con un prestador que no forme parte de la Red, sin requerir del acompañamiento del Grupo Evaluador, en los siguientes casos especiales:

• Atención de Urgencias

• Atención de Fallos de Tutelas

EVALUACIÓN DE SUFICIENCIA DE LA RED DE PRESTADORES

Para realizar el análisis de suficiencia de la red, el Grupo Evaluador deberá determinar los factores de ponderación de acuerdo al número de afiliados, ubicación geográfica, caracterización de la población, entre otros; para definir los prestadores de servicios de salud susceptibles de ser invitados a formar parte de la red de prestadores de la Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces.

SELECCIÓN DE PRESTADORES Y CELEBRACIÓN DEL ACUERDO DE VOLUNTADES

Para seleccionar los prestadores de servicios que harán parte de la red de la Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces, se invitará a quienes están inscritos y clasificados en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, los participantes deberán acreditar la información solicitada en la invitación recibida. El Grupo Evaluador seleccionará los prestadores de servicios que resulten mejor valorados.

La prestación de servicios profesionales de salud podrá adelantarse a través de la solicitud única de oferta.

Las Empresas Sociales del Estado de baja complejidad estarán exentas de inscribirse en el Sistema de Información de Contratistas, para garantizar la portabilidad nacional según el Artículo 22 - de la Ley 1438 de 2011, o las normas que lo modifiquen.

ACUERDO DE VOLUNTADES

El acuerdo de voluntades para la prestación de servicios de salud, se celebrará según lo establecido en el Decreto 4747 de 2007 del Ministerio de Protección Social, o las normas que lo modifiquen.

El acuerdo de voluntades establecerá que el pago a los prestadores se realizará posterior a la prestación del servicio.

En el acuerdo de voluntades se pactarán las garantías solicitadas a los prestadores del servicio de salud según su naturaleza jurídica, de la siguiente manera:

• Personas jurídicas públicas o privadas: se les solicitará “Póliza de Responsabilidad Civil Clínicas y Hospitales”, que tendrá un límite asegurado mínimo de 200.000.000, valor que en todo caso podrá ser modificado de acuerdo con las particularidades del servicio y la contratación con la respectiva persona jurídica. Esta póliza se deberá mantener vigente durante el plazo del contrato, por eso, si su vigencia termina en el transcurso del mismo se deberá enviar copia del respectivo certificado de prórroga o renovación.

• Personas naturales: se les solicitará “Póliza de Responsabilidad Médica” o certificado del Fondo Especial para Auxilio Solidario de Demandas (FEPASDE), que tendrá un límite mínimo de 100.000.000, valor que en todo caso podrá ser modificado de acuerdo con las particularidades del servicio y la contratación con la respectiva persona natural. Esta póliza se deberá mantener vigente durante el plazo del contrato, por eso, si su vigencia termina en el transcurso del mismo se deberá enviar copia del respectivo certificado de prorroga o renovación.

SEGUIMIENTO A LA RED DE PRESTADORES

La Unidad de Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces, realizará el programa de seguimiento mínimo una vez al año en cumplimiento con lo establecido en el Decreto 4747 de 2007 del Ministerio de Protección Social o las normas que lo modifiquen.