Contract

PROCESO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
	TITULO					Código: GA-FO-15
	TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL					Versión No. 01		Página 1 de 1
						Fecha:	10	8	2020
OFICNA PRODUCTORA: 13000 - SUBDIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIÓN
NORMATIVIDAD: DECRETO 4746 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2005
NORMATIVIDAD: DECRETO 1753 DEL 27 DE OCTUBRE DE 2017
NORMATIVIDAD: RESOLUCIÓN 501 DEL 29 XX XXXX DE 2018
HOJA No.         DE
CODIGO	SERIES, SUBSERIES y tipos documentales	RETENCIÓN EN AÑOS		SOPORTE		DISPOSICIÓN FINAL			PROCEDIMIENTO
		ARCHIVO GESTION	ARCHIVO CENTRAL	P	EL	CT	E	D			S
13000 - 13	CONTRATOS	5	15	X	X			X	X	La documentación producida desarrolla valor legal debido a que contiene información de manera cronológica de los documentos generados en el proceso de contratación celebrado en la entidad y la bolsa mercantil de Colombia. Los tiempos de retención se cuentan a partir de la última actuación del expediente. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
13000 - 13- 02	CONTRATOS DE COMISIÓN DE BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA
	Estudios y documentos previos
	Solicitud y certificado de disponibilidad presupuestal
	Resolución de autorización de compra por BMC
	Carta de intención selección comisionista
	Boletín publicación selección comisionista
	Acta de selección comisionista
	Documentos del comisionista seleccionado
	Contrato de comisión
	Registro presupuestal
	Polizas auto de aprobación del contrato
	Acto de notificación del supervisor
	Oficios Varios
	Intenciones de compra consolidado y/o requerimientos
	Analisis de precios y estudio xx xxxxxxx
	Anexos de compra y ficha técnica de negociación
	Adiciones y/o modificaciones al anexo de compra
	Informes ruedas de negociación
	Garantias adicionales de la negociación
	Póliza y Auto de producto
	Documentos cancelación costos de bolsa y comisión
	Incumplimiento por entrega y calidad
	Cuadros de liquidación, verificar si hace parte de los pagos
	Informes de supervisión
	Acta de liquidación del contrato

13000 - 13- 04	CONTRATOS DE COMPRAVENTA	2	18	X	X			X	X	La documentación producida desarrolla valor legal debido a que contiene información de manera cronológica de los documentos generados en el proceso de contratación celebrados con la entidad Los tiempos de retención se cuentan a partir de la finalización de vigencia de la póliza o garantía. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
	Informe técnico de contratación
	Estudios previos
	Análisis del sector
	Certificado de disponibilidad presupuestal CDP
	Acta de notificación de comités
	Acta de audiencia de aclaración de pliegos (cuando aplique)
	Pliego de Condiciones ( cuando aplique)
	Acta de aprobación xxx xxxxxx
	Resoluciones Apertura
	Aviso de convocatoria
	Observaciones de oferentes y respuestas a los mismos
	Oficios varios observaciones y respuestas comités
	Adendas
	Oferta
	Evaluación Jurídica
	Evaluación Financiera - Económica
	Evaluación Técnica
	Respuestas de los comités
	Acta de recomendación adjudicar
	Audiencia de adjudicación (cuando aplique)
	Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta
	Contrato y/o carta de aceptación de oferta
	Documentos Legalización (Auto Aprobación de Póliza)
	Acto notificación de supervisores.
	Comunicaciones oficiales varias
	Acta de Inicio/coordinación
	Formato solicitud de Adicion y/o Prorroga
	Acto administrativo modificarorio, prorrogas, adiciones, suspensiones
	Informes de Supervision
	Informe de Interventoría y anexos
	Documentos trámite de pago
	Informe xx xxxxxxxxx para inicio debido proceso (cuando aplique)
	informe de incumplimiento (cuando aplique)
	Oficio de citación contratista y aseguradora a debido proceso (cuando aplique)
	Oficios de respuesta contratista y aseguradora (cuando aplique)

13000 - 13- 06	Agenda audiencia debido proceso (cuando aplique)	2	18	X	X			X	X	Subserie documental en la que se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por la entidad referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Los tiempos de retención se cuentan a partir de la finalización de vigencia de la póliza o garantía y última actuación del expediente. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
	Acta de audiencia debido proceso (cuando aplique)
	Auto de apertura de pruebas (cuando aplique)
	Notificación personal (cuando aplique)
	Auto traslado de pruebas (cuando aplique)
	Resolución de la decisión del debido proceso (cuando aplique)
	Comunicaciones oficiales (cuando aplique)
	Acta de recibo a satifacción
	Acta de liquidación
	Reevaluación de proveedores
	Encuesta de satisfacción
	CONTRATOS DE CONSULTORÍA
	Informe técnico de contratación
	Estudios previos
	Análisis del sector
	Certificado de disponibilidad presupuestal CDP
	Acta de notificación de comités
	Acta de audiencia de aclaración de pliegos (cuando aplique)
	Pliego de Condiciones ( cuando aplique)
	Acta de aprobación xxx xxxxxx
	Resoluciones Apertura
	Aviso de convocatoria
	Observaciones de oferentes y respuestas a los mismos
	Oficios varios observaciones y respuestas comités
	Adendas
	Oferta
	Evaluación Jurídica
	Evaluación Financiera - Económica
	Evaluación Técnica
	Respuestas de los comités
	Acta de recomendación adjudicar
	Audiencia de adjudicación (cuando aplique)
	Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta
	Contrato y/o carta de aceptación de oferta
	Documentos Legalización (Auto Aprobación de Póliza)
	Acto notificación de supervisores.

13000 - 13- 07	Comunicaciones oficiales varias	2	18	X	X			X	X	Subserie documental en la que se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por la entidad para la construcción, mantenimiento, instalación y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles. Artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Los tiempos de retención se cuentan a partir de la finalización de vigencia de la póliza o garantía y última actuación del expediente. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
	Acta de Inicio/coordinación
	Solicitud de Adicion y/o Prorroga
	Acto administrativo modificarorio, prorrogas, adiciones, suspensiones
	Informes de Supervision
	Informe de Interventoría y anexos
	Acta de recibo a satifacción
	Documentos trámite de pago
	Informe xx xxxxxxxxx para inicio debido proceso (cuando aplique)
	informe de incumplimiento (cuando aplique)
	Oficio de citación contratista y aseguradora a debido proceso (cuando aplique)
	Oficios de respuesta contratista y aseguradora (cuando aplique)
	Agenda audiencia debido proceso (cuando aplique)
	Acta de audiencia debido proceso (cuando aplique)
	Auto de apertura de pruebas (cuando aplique)
	Notificación personal (cuando aplique)
	Auto traslado de pruebas (cuando aplique)
	Resolución de la decisión del debido proceso (cuando aplique)
	Comunicaciones oficiales (cuando aplique)
	Acta de liquidación
	Reevaluación de proveedores
	Encuesta de satisfacción
	CONTRATOS DE OBRA
	Informe técnico de contratación
	Anexos técnicos de obra
	Estudios previos
	Análisis del sector
	Certificado de disponibilidad presupuestal CDP
	Acta de notificación de comités
	Acta de audiencia de aclaración de pliegos (cuando aplique)
	Pliego de Condiciones ( cuando aplique)
	Acta de aprobación xxx xxxxxx
	Resoluciones Apertura
	Aviso de convocatoria
	Observaciones de Oferentes y Respuestas a los mismos
	Oficios varios observaciones y respuestas comités

Adendas Oferta

Evaluación Jurídica

Evaluación Financiera - Económica Evaluación Técnica

Respuestas de los comités

Acta de recomendación adjudicar

Audiencia de adjudicación (cuando aplique) Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta Contrato y/o carta de aceptación de oferta Documentos Legalización (Auto Aprobación de Póliza) Acto notificación de supervisores.

Comunicaciones oficiales varias

Acta de Inicio/coordinación

Formato solicitud de Adicion y/o Prorroga

Acto administrativo modificarorio, prorrogas, adiciones, suspensiones Informes de supervisión

Informe de Interventoría y anexos Acta de recibo a satifacción de obra Documentos trámite de pago

Informe xx xxxxxxxxx para inicio debido proceso (cuando aplique)

informe de incumplimiento (cuando aplique)

Oficio de citación contratista y aseguradora a debido proceso (cuando aplique) Oficios de respuesta contratista y aseguradora (cuando aplique)

Agenda audiencia debido proceso (cuando aplique) Acta de audiencia debido proceso (cuando aplique) Auto de apertura de pruebas (cuando aplique) Notificación personal (cuando aplique)

Auto traslado de pruebas (cuando aplique)

Resolución de la decisión del debido proceso (cuando aplique) Comunicaciones oficiales (cuando aplique)

Acta de liquidación

Reevaluación de proveedores Encuestas de satisfacción

13000 - 13- 08	CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS	2	18	X	X			X	X	Subserie documental en la que se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por la entidad, con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Los tiempos de retención se cuentan a partir de la finalización de vigencia de la póliza o garantía y última actuación del expediente. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
	Informe técnico de contratación
	Estudios previos
	Análisis del sector
	Certificado de disponibilidad presupuestal CDP
	Acta de notificación de comités
	Acta de audiencia de aclaración de pliegos (cuando aplique)
	Pliego de Condiciones ( cuando aplique)
	Acta de aprobación xxx xxxxxx
	Resoluciones Apertura
	Aviso de convocatoria
	Observaciones de Oferentes y Respuestas a los Mismos
	Comunicaciones observaciones y respuestas comités
	Adendas
	Oferta
	Evaluación Jurídica
	Evaluación Financiera - Económica
	Evaluación Técnica
	Respuestas de los comités
	Acta de recomendación adjudicar
	Audiencia de adjudicación (cuando aplique)
	Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta
	Contrato y Carta de Aceptación de Oferta
	Documentos Legalización (Auto Aprobación de Póliza)
	Acto notificación de supervisores.
	Comunicaciones oficiales varias
	Acta de Inicio/coordinación
	Formato solicitud de Adicion y/o Prorroga
	Acto administrativo modificarorio, prorrogas, adiciones, suspensiones
	Formato Informes de Supervision
	Informe de Interventoría y anexos (Contrato de Obra)
	Formato acta de recibo a satifacción
	Documentos tramite de pago
	Informe xx xxxxxxxxx para inicio debido proceso (cuando aplique)
	informe de incumplimiento (cuando aplique)
	Oficio de citación contratista y aseguradora a debido proceso (cuando aplique)
	Oficios de respuesta contratista y aseguradora (cuando aplique)

13000 - 13- 09	Agenda audiencia debido proceso (cuando aplique)	2	18	X	X			X	X	Subserie documental en la que se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por la entidad con personas naturales o jurídicas en el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Artículo 968 del Decreto 410 de 1971. Los tiempos de retención se cuentan a partir de la finalización de vigencia de la póliza o garantía y última actuación del expediente. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
	Acta de audiencia debido proceso (cuando aplique)
	Auto de apertura de pruebas (cuando aplique)
	Notificación personal (cuando aplique)
	Auto traslado de pruebas (cuando aplique)
	Resolución de la decisión del debido proceso (cuando aplique)
	Comunicaciones oficiales (cuando aplique)
	Acta de liquidación
	Reevaluación de proveedores
	CONTRATOS DE SUMINISTROS
	Informe técnico de contratación
	Estudios previos
	Análisis del sector
	Certificado de disponibilidad presupuestal CDP
	Acta de notificación de comités
	Acta de audiencia de aclaración de pliegos (cuando aplique)
	Pliego de Condiciones ( cuando aplique)
	Acta de aprobación xxx xxxxxx
	Resoluciones Apertura
	Aviso de convocatoria
	Observaciones de oferentes y respuestas a los mismos
	Oficios varios observaciones y respuestas comités
	Adendas
	Oferta
	Evaluación Jurídica
	Evaluación Financiera - Económica
	Evaluación Técnica
	Respuestas de los comités
	Acta de recomendación adjudicar
	Audiencia de adjudicación (cuando aplique)
	Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta
	Contrato y/o carta de aceptación de oferta
	Documentos Legalización (Auto Aprobación de Póliza)
	Acto notificación de supervisores.
	Comunicaciones oficiales varias
	Acta de Inicio/coordinación

Solicitud de Adicion y/o Prorroga

Acto administrativo modificarorio, prorrogas, adiciones, suspensiones Informes de Supervision

Informe de Interventoría y anexos

Seguimiento y control a suministros por correo electrónico

Formato para el control de entrada y salida de productos Almacén Virtual Acta de Recepción de Combustible

Documentos soportes de pago

Acta de conciliación mensual del suministro de combustibles, grasas y lubricantes Comunicaciones oficiales de requerimientos

Acta de recibo a satifacción

Documentos trámite de pago

Informe xx xxxxxxxxx para inicio debido proceso (cuando aplique) informe de incumplimiento (cuando aplique)

Oficio de citación contratista y aseguradora a debido proceso (cuando aplique) Oficios de respuesta contratista y aseguradora (cuando aplique)

Agenda audiencia debido proceso (cuando aplique) Acta de audiencia debido proceso (cuando aplique) Auto de apertura de pruebas (cuando aplique) Notificación personal (cuando aplique)

Auto traslado de pruebas (cuando aplique)

Resolución de la decisión del debido proceso (cuando aplique) Comunicaciones oficiales (cuando aplique)

Acta de liquidación

Reevaluación de proveedores Encuesta de satisfacción

13000 - 14	CONVENIOS	2	18	X	X			X	X	La documentación producida desarrolla valor legal debido a que contiene información de manera cronológica de los documentos generados en el proceso de contratación celebrado entre las fuerzas militares o empresas públicas. Los tiempos de retención se cuentan a partir de la finalización de vigencia de la póliza o garantía y última actuación del expediente. Cumplidos los 20 años de conservación en cumplimiento del artículo 55 Ley 80 de 1993, se realizará un proceso de selección cualitativa extrínseca cronológica tomando como muestra un contrato por cada año de producción documental para evidencia de la gestión de la ALFM en la consecución de este tipo de contratación y se procederá a digitalizar la documentación en formato PDF/A con fines archivísticos de consulta, dicho proceso estará a cargo de la oficina de gestión documental. Con el resto de la producción documental se hará la eliminación de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y estará a cargo del grupo de gestión documental. Según los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
13000 -14 - 02	CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
	Oficios intension suscrpcion contratos
	Estudios y documentos previos
	Viabilidad de suscripción del contrato interadministrativo
	Disponibilidad presupuestal contrato interadministrativo
	Certificación de vigencia futura (cuando aplique)
	Oferta Alfm
	Actas de coordinacion de prenegociación (si aplica)
	Registro de publicación en SECOP II
	Acta de inicio (si aplica)
	Contrato inter/convenio y/o acta de acuerdo
	Registro presupuestal contrato interadministrativo
	Adición, modificaciones y/o prorroga
	Certificado de disponibilidad presupuestal, de la adición del contrato interadministrativo
	Certificado de registro presupuestal de la adición del contrato interadministratvo
	Especificaciones técnicas o soportes técnicos
	Viabilidad técnica del proceso alfm
	Estudios y documentos previos alfm
	Resolución nombramiento comités (estructuradores y evaluadores)
	Solicitud nombramiento supervisor alfm (cuando aplique)
	Certificado de disponibilidad presupuestal de los procesos ALFM (cuando aplique)
	Informes de ejecución
	Facturación y comprobantes de ingresos del contrato interadministrativo
	Correo electrónico planificación de la ejecución
	Registros de la proyección de compra
	Comunicaciones de las novedades
	Acta mensual regional de Abastecimeinto
	Acta nacional mensual de abastecimiento
	Control de requerimientos por modalidad de abastecimiento
	Acta de recibo a satisfacción del contrato interadministrativo (cuando aplique)
	Informes avance de ejecución y/o final contrato interadministrativo (cuando aplique)
	Comunicación solicitud acta de liquidación contrato interadministrativo
	Acta de liquidación y/o balance final contrato interadministrativo
	Cuadro hoja de vida del contrato interadministrativo
	Lista de chequeo Contratos Interadministrativos

13000 - 16	DERECHOS DE PETICIÓN	5	5	X	X	X			X	Documentos que contienen información acerca de los requerimientos que los ciudadanos han hecho directamente a la Entidad, cuyos temas corresponden a una variada gama de asuntos. Se clasifican y direccionan de acuerdo con el tipo de requerimiento, tipología y dependencia competente. Los tiempos de retención se cuentan a partir del momento en que se notifica la respuesta al ciudadano. Una vez cumplido el periodo de retención en el archivo central, se realizará el proceso de selección con el encargado del Grupo xx Xxxxxxx Humano con el acompañamiento del encargado del Grupo de Atención y orientación ciudadana y grupo de gestión documental. Determinando como criterio de valoración para la selección de la muestra de la producción anual, el 5% de los derechos de petición de interés general o que refiera sobre actividades misionales de la ALFM respecto a los servicios prestados a las fuerzas militares, un 5% de los derechos de petición que resuelvan necesidades de interés colectivo, un 10% de los derechos de petición que expresen quejas, reclamos o denuncias sobre la prestación del servicio de la ALFM, oficina o funcionario y el 5 % de los derechos de petición que implique la expresión de los derechos fundamentales señalados en la Constitución Política de Colombia en concordancia con la Ley 1437 de 2011 art. 13 a 33, Ley 1755 de 2015.Para ser conservados de manera permanente en su soporte original. La documentación no seleccionada se eliminará de acuerdo con los protocolos establecidos
	Comunicaciones oficiales
	Respuestas a comunicaciones (cuando aplique)
13000 - 22	INFORMES									La documentación producida desarrolla valor histórico debido a que contiene información que evidencia las actuaciones institucionales, del cumplimiento de los derechos y obligaciones legales, con destino específico a diferentes entidades estatales. Terminada la gestión el expediente se conserva por 3 años en el archivo de gestión de la dependencia, luego se transfiere al archivo central para su conservación por 7 años. Cumplidos 10 años de conservación, se transfiere al archivo histórico la totalidad de la producción documental en soporte original para su conservación total como parte de la memoria institucional en el desarrollo de la gestión administrativa, conforme a la Ley 1712 de 2014 y la Circular 003 de 2015 del AGN.
13000 - 22 - 01	INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO	3	7	X	X
	Comunicaciones oficiales
	Informes
	Soportes (cuando aplique)

13000 - 22 - 25	INFORMES INTERNOS DE GESTIÓN	3	2	X	X		X			Documentos que reflejan la gestión administrativa y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Los tiempos de retención se cuentan a partir del último registro de la vigencia. No desarrolla valores secundarios que ameriten su conservación, la oficina asesora de planeación consolida la información que da soporte del informe institucional anual publicado en la página web institucional, se maneja en soporte electrónico la trazabilidad de los documentos queda registrada en el sistema de gestión documental. Una vez se garantice su reproducción en cualquier medio técnico y cumplido el periodo de retención en el archivo central se procede a la eliminación de la documentación, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 04 de 2019 Art. 22 “Eliminación Documental” y se hará de acuerdo con los procedimientos establecidos institucionalmente los cuales están sustentados en el documento introductorio de presentación de la TRD.
	Comunicaciones oficiales
	Informes
	Soportes (cuando aplique)
Convenciones:				Aprobaciones:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL				Vo. Bo. Responsable:
D: DIGITALIZACIÓN
E: ELIMINACIÓN				Vo. Bo. Responsable:
S: SELECCIÓN
P: PAPEL
EL: ELECTRÓNICO				Fecha: 20 de Diciembre de 2019 Comité Extraordinario MIPG