INMOBILIARIA VALENZUELA
INMOBILIARIA XXXXXXXXXX
INFORME DE GESTION CONJUNTO RESIDENCIAL XXXXXX DE LA
100 P.H
2023
CONTENIDO
INTRODUCCION
1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES
1.1. Consejo Administrativo
1.2. Equipo de Trabajo
1.3. Contratos
1.4. Trámites legales y normatividad
1.5. Reuniones
1.6. Documentación
2. ASPECTOS OPERATIVOS Y DE MANTENIMIENTO
2.1. Actividades Programadas Rutinarias
2.2. Equipos
2.3. Instalaciones
2.4. Personal
2.5. Celebraciones
3. ASPECTOS CONTABLES
3.1. Facturación y recaudo
3.2. Estados Financieros
3.3. Cartera
3.4. Impuestos
3.5. Documentos adjuntos
INFORME DE ADMINISTRACION INTRODUCCION
El Consejo de Administración e Inmobiliaria Xxxxxxxxxx presentan a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios del Conjunto Residencial Xxxxxx de la 100 P.H, el informe de gestión correspondiente a las actividades realizadas durante el año 2023.
En el presente informe encontrarán relacionadas las diferentes actividades administrativas, operativas y financieras que se han venido realizando en cumplimiento a los requerimientos y necesidades del Conjunto Residencial Xxxxxx de la 100 P.H, en su proceso de funcionamiento durante el año 2023. Lo anterior, bajo los lineamientos propuestos a los copropietarios por la firma administradora bajo un esquema de administración inicial, la gestión y control promovida por el consejo de administración elegido para el periodo 2023 y el cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal al igual que la Ley 675 de 2001.
1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES
Aspectos que cuentan con el apoyo de la oficina central, gerencia y en general de toda el área administrativa. Se enfocan en gestiones documentales, legales y todas aquellas en pro al cumplimiento de la normativa.
1.1. CONSEJO DE ADMINISTRACION
TORRE | APTO | NOMBRE | CARGO |
2 | 401 | Xx. Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx | Presidente |
1 | 201 | Xxx. Xxxxx Xxxx | Vicepresidente |
2 | 1201 | Xx. Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx |
2 | 203 | Xx. Xxxx Xxxxxxx | Principal |
3 | 501 | Xxx. Xxxxx Xxxxx | Principal |
1 | 1101 | Xxx. Xxxx Xxx Xxxx | Xxxxxxxx |
2 | 705 | Xx. Xxxxxx Xxxxx | Suplente |
5 | 602 | Xxx. Xxxxxxx Xxxxx | Xxxxxxxx |
3 | 1602 | Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxx |
1 | 702 | Xx. Xxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx |
1.2. EQUIPO DE TRABAJO
• Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Gerente General
• Xxxxx Xxxxxxx X (febrero-Octubre/2023), Xxxxxxxx Xxxxx (noviembre- Diciembre/2023) – Administradora delegada
• Xxxxx Xxxxxxxxx (Septiembre /2023) Xxxxxx Xxxxxx – Asistente administrativa (Diciembre /2023)
• Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx – Contadora 2023
• Oficina Central – Back Office
Contabilidad, facturación, recaudo, tesorería y gerencia. El equipo de trabajo asiste en todo momento a las tareas específicas derivadas de la operación del Conjunto Residencial Xxxxxx de la 100 P.H mediante protocolo de trabajo que articule y ajuste la operación al formato de trabajo y requerimientos vigentes.
1.3. CONTRATOS
SERVICIO | EMPRESA |
Aseo | Casa Real |
Vigilancia Interna | Xxxxx Seguridad |
Administración | Inmobiliaria Xxxxxxxxxx |
Administración Gimnasio | Biodiversa |
Mtto. Ascensores | Xxxx Elevator Company |
Mtto. Equipos hidráulicos | Tecnicontroles Hidroflo SAS |
Mtto. Planta Eléctrica | Tecnicontroles Hidroflo SAS |
Seguro Zonas Comunes | Axa Colpatria |
1.4. TRAMITES LEGALES Y NORMATIVIDAD
• Personería Jurídica – Actualizada
• Póliza de la Copropiedad – Actualizada vigencia del 30 xx xxxxx de 2023 al 30 xx xxxxx de 2024.
• Ascensores: se encuentran certificados en los meses de septiembre y octubre cumpliendo con la normatividad
• El archivo de la oficina y las actas se encuentran al día
1.5. REUNIONES
• Consejo de administración: El consejo de administración se reunió de manera ordinaria, para tratar el desempeño de la administración, la gestión y verificación de la contabilidad mensualmente, adicional a estas reuniones se reunieron de manera extraordinaria para adelantar temas relacionados con la ejecución de los trabajos que se venían adelantando y ejecutando en la copropiedad, validación y verificación de contratos.
• Atención a Clientes: Se atendieron solicitudes particulares de algunas unidades residenciales, se realizaron visitas puntuales en algunos apartamentos, por fallas en citófonos, malos olores provenientes de los ductos. Se emitieron paz y salvos y solicitudes de cuentas de la administración.
• Proveedores: Se han llevado a cabo reuniones periódicas con el personal de seguridad para reforzar consignas del puesto, Se llevó a cabo reunión con el Xx. Xxxxxxxxx Xxxxx, gerente de la empresa Naser, en esta se solicitó: Capacitaciones en servicio al cliente y normas de cortesía, estudio de seguridad y recomendaciones para implementar y mejorar las falencias, se solicitaron circulares mensuales con recomendaciones de seguridad para las fechas especiales.
• Con el personal de aseo para reforzar cronogramas de actividades y planear actividades de refuerzo y jornadas de aseo.
1.6. DOCUMENTACION
REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Se encuentra pendiente la actualización y modificación en el reglamento interno de la copropiedad, donde se incluirá el cobro de honorarios por cobro jurídico a los deudores, este está sujeto a las nuevas disposiciones xx xxx y modificaciones que realizará el gobierno nacional a la ley 675 de 2001.
MANUAL DE CONVIVENCIA
El comité de convivencia integrado por:
APTO | NOMBRE |
2-1602 | XXXXXX XXXXX |
2-1505 | XXXXXXXX XXXXXXXXX |
1-1401 | XXXX XXXXXX XXXXXX |
COMUNICACIONES
Por parte de la administración se ha venido socializando con la comunidad comunicados referentes a:
• Ropa colgada en los balcones
• Manejo de mascotas y sus desechos al interior de la copropiedad
• Buen manejo de basuras y Shut de basuras
• Fumigaciones
• Comunicados referentes x xxxxxx de agua, luz, trabajos por ejecutar.
• Comunicados e instructivos de pagos, manejo de la app, valores de reservas de zonas comunes
• Otros referentes a convivencia.
CONTRATOS
La ejecución de los contratos de mantenimiento se ha venido realizando de acuerdo con el cronograma establecido por la administración para la copropiedad.
Adicional para el periodo 2023 se realizaron contratos de:
- Rentokil: Aromatización Ascensores y lobby
- Arreglo de cofres faltantes
- Cambio y arreglo de pisos salón social T4
- Mantenimiento de fachadas T5
- Interventoría Fachadas T5
- Mantenimiento general de Cubiertas
- Mantenimiento Cerca eléctrico
- GS integral
2. ASPECTOS OPERATIVOS Y DE MANTENIMIENTO
Involucran todas las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, actividades rutinarias, novedades y atención al cliente.
De acuerdo con el plan de trabajo establecido previamente por la administración, se da cumplimiento a todas las actividades programadas para el funcionamiento y conservación de la copropiedad.
2.1. ACTIVIDADES PROGRAMADAS RUTINARIAS
XXXXXX DE LA 100 | ||||||||||||
Nombre de la actividad | ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC |
Asamblea - Anual | ||||||||||||
Seguros - Anual | ||||||||||||
Lavado de tanques de agua - Semestral | ||||||||||||
CCTV- Semestral | ||||||||||||
Xxxxxx xx xxxxx de aguas lluvias - Anual | ||||||||||||
Cajas de inspección - Anual | ||||||||||||
Sauna - Semestral | ||||||||||||
Recarga Extintores - Anual | ||||||||||||
Cerca Eléctrica - Semestral | ||||||||||||
Fumigación - Semestral | ||||||||||||
Motobombas - Mensual | ||||||||||||
Certificación Ascensores - Anual | ||||||||||||
Elementos de aseo - Mensual | ||||||||||||
Jardinería - Mensual | ||||||||||||
Ascensores - Mensual | ||||||||||||
Red contraincendios - Bimestral | ||||||||||||
Planta Eléctrica - Mensual | ||||||||||||
Xxxxxxxxx, sifones - Mensual |
Xxxxxxx xx xxxxxx - Anual | ||||||||||||
Puertas eléctricas - Bimestral | ||||||||||||
Talanqueras - Trimestral | ||||||||||||
Computadores - Anual | ||||||||||||
Mtto. Gimnasio - Trimestral | ||||||||||||
Mtto. General planta eléctrica - Anual | ||||||||||||
Bombilleria - Mensual | ||||||||||||
Sistema de acceso - Semestral | ||||||||||||
Ambientadores ascensores - Bimestral | ||||||||||||
Asentamiento y verticalidad - Anual |
2.2. EQUIPOS
SISTEMA HIDRAULICO
El conjunto residencial Xxxxxx de la 100 P.H, cuenta con un equipo de bombeo conformado por 4 motobombas de presión de la marca IHM y cuatro eyectoras de la misma marca antes mencionada, se han venido realizando los mantenimientos de acuerdo con el cronograma de actividades rutinarias establecidos para la copropiedad.
ASCENSORES
Cada torre cuenta con 2 ascensores xxxxx XXXX se está realizando el debido mantenimiento preventivo a un total de 10 ascensores,
Cada ascensor cuenta con capacidad para 10 personas, 800 kilos. CCTV
En la actualidad la copropiedad cuenta con un circuito cerrado de televisión conformado por 93 cámaras ubicadas en los puntos más vulnerables de la copropiedad, también se cuenta con un cercado eléctrico, y talanqueras.
PLANTA ELECTRICA
La copropiedad cuenta con una planta eléctrica para zonas comunes de xxxxx XXXXXX XXXXXX, a la que se le han venido realizando sus respectivos mantenimientos y carga de combustible.
OTROS
2.3. INSTALACIONES
2.3.1. IMPERMEABILIZACION DE CUBIERTAS
Entre los meses xx xxxxx y mayo se llevo a cabo la impermeabilización general de las cubiertas de las 5 xxxxxx.
2.3.2. MANTENIMIENTO DE FACHADAS XXXXXX 4 Y 5
Durante el periodo 2023 se ejecutaron los mantenimientos e impermeabilización de las fachadas correspondientes a las xxxxxx 4 y 5.
Durante el primer semestre del año 2023 se ejecutaron las labores en las fachadas de la Torre 4 con la empresa Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx y Construcción.
Torre 4
Durante el segundo semestre del año 2023 se ejecutaron los trabajos de impermeabilización y mantenimiento de la fachada de la Torre 5 con la empresa ASC Arquitectura y Soluciones Urbanas.
Torre 5
2.3.3. INSTALACION LUMINARIAS EXTERIORES
Se llevo a cabo instalación de iluminación exterior, esta para proteger a la copropiedad y sus residentes de posibles robos ya que la zona en las noches era muy oscura.
2.3.4. ARREGLO DE PISOS SALON T4 Y PINTURA DE SALONES T2 Y T4
Se realizo instalación de pisos en PVC en el salón comunal de la T4 de igual forma se llevo a cabo pintura de los salones de las xxxxxx 2 y 4.
Antes
Después
2.3.5. ARREGLOS HIDRAULICOS
Para el periodo 2023 se realizaron varias reparaciones hidráulicas en la copropiedad generadas por tuberías rota y /o fisurada, adicional a ello se llevo a cabo el arreglo de lo 36 cofres faltantes a los que se les cambio la tubería de galvanizada a PVC.
2.3.6. EMBELLECIMIENTO EXTERIOR
Se realizo mantenimiento en pintura y demarcación peatonal tanto al exterior de la copropiedad como al interior de la misma.
2.4. PERSONAL
Administración: El equipo de administración está conformado por 3 personas distribuidas en sus cargos de la siguiente manera: una administradora delegada, una asistente administrativa, una contadora. La oficina de administración atiende de manera presencial, en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 4:00 pm y los sábados de 8:00 am a 12:00 pm.
• Seguridad: El Conjunto actualmente cuenta con un dispositivo de seguridad conformado por 18 guardas de seguridad, distribuidos en tres tripletas de 6 guardas, cada tripleta está conformada por un coordinador de turno, un guarda en la recepción, un guarda en cada uno de los ingresos vehiculares y dos guardas recorredores.
• Aseo: El equipo de aseo está conformado por 5 operarias una por cada torre, 2 aseadores masculinos, encargados del manteamiento y conservación de los shut de basuras, 2 toderos especializados, un jardinero y una coordinadora. En total la copropiedad cuenta con 11 operarios de aseo.
2.5. CELEBRACIONES
- Dia de los niños, con el apoyo del consejo de administración el personal de aseo y administración, se llevo a cabo la celebración de Halloween para los niños del Conjunto Residencial Xxxxxx de la 100 P.H.
• Día de las velitas: Se desarrolló este evento en la plazoleta y parque del conjunto. Contamos con un grupo musical que amenizó.
• Una novena de aguinaldos: Al igual que el evento anterior contamos con un grupo musical que animó la noche.
3. ASPECTOS FINANCIEROS
Se enfocan en el cumplimiento de la contabilidad llevado de acuerdo con las normas NIIF. Facturación, recaudo, gestión de xxxxxxx, cumplimiento de obligaciones, pago a proveedores, impuestos, ejecución de presupuesto, y atención a requerimientos de propietarios y proveedores.
3.1. FACTURACION Y RECAUDO
- Al día, se entrega los 5 primeros días hábiles de cada mes.
3.2. ESTADOS FINANCIEROS
- La contabilidad y manejo financiero del conjunto se ha llevado de acuerdo con las normas NIIF.Los estados financieros son enviados mensualmente a los miembros de consejo de administración.
3.3. CARTERA
3.4. OBLIGACIONES
- Se encuentran al día, se ha venido cancelando la respectiva retención en la fuente en los tiempos y términos establecidos.
3.5. DOCUMENTOS ADJUNTOS
- Estado de la situación financiera comparativo a diciembre 31 de 2023
- Estado de resultado a diciembre 31 de 2023
- Ejecución presupuestal a diciembre 31 de 2023
- Notas explicativas a los estados financieros Cordialmente,
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Administración
e-mail: xxxxx_xxxxxxxxxx000@xxxxxxx.xx Tel: 0000000000