PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO GCPD15 PROCEDIMIENTO TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL INSTRUMENTO CONTRACTUAL POR VENCIMIENTO DEL PLAZO VERSIÓN 2

	PROCESO	GESTIÓN CONTRACTUAL	CÓDIGO	GCPD15
	PROCEDIMIENTO	TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL INSTRUMENTO CONTRACTUAL POR VENCIMIENTO DEL PLAZO	VERSIÓN	2

1. OBJETIVO

Expedir el acta de terminación o liquidación por mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral mediante el cumplimiento de la normatividad vigente para la terminación y liquidación de contratos y la revisión de los documentos soporte con el fin de finiquitar la relación contractual y determinar si ésta se encuentran x xxx y salvo.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción de la solicitud de la terminación y Liquidación de contrato o convenio, continúa con la elaboración del proyecto del documento y termina con la suscripción del Acta de terminación y liquidación por Mutuo Acuerdo o Resolución de Liquidación Unilateral ejecutoriada, remisión del memorando al supervisor y/o interventor del contrato o convenio.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica para el nivel central y descentralizado.

4. BASE DOCUMENTAL

Expediente contractual

Certificación de aportes parafiscales

Minuta de la terminación y liquidación del contrato Manual de Contratación código GCMN01

5. BASE LEGAL

REQUISITO LEGAL	DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”	Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma. Puntualmente el articulo 60 Ley 80 de 1993 relativo a al plazo para la Liquidación de los Contratos
Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introduce medidas para la eficacia y transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.”	Aplica todo lo relacionado a las generalidades de la norma. Puntualmente el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 relativo a el plazo para la liquidación de los Contratos
Artículo 1602 del Código Civil	Los contratos son ley para las partes
Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.	Ordinal 2 Literal j) Artículo 64 relacionado con la Caducidad

6. DEFINICIONES

Las establecidas en las normas legales.

7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• El soporte para la liquidación y terminación del contrato será el informe final de supervisión y recibo a satisfacción.

• El supervisor y/o interventor deberá tener en cuenta las fechas de ejecución del contrato.

• El supervisor y/o interventor deberá realizar de forma adecuada su función, con el fin de realizar la terminación y liquidación del contrato dentro de los plazos xx xxx establecidos.

• En las delegadas departamentales la terminación y iquidación del contrato para aquellos montos inferiores a 150SMLV seguirá las mismas actividades relacionadas en este procedimiento en las instancias que las Delegadas establezcan para el desarrollo de cada una de las mismas.

• Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso pre contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código GCMN01

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
1	CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: El supervisor y/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica).	Una vez terminado el plazo contractual	Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero		Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica.
2	REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos,	Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido de la documentación	Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica.	Revisión de la documentación soporte

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
	donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentos, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para que ésta sea complementada	en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, en el caso de requerir ajustes de la documentación	Profesional asignado del grupo de contratos
3	PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato	Máximo tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte	Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica		Acta de terminación y liquidación del contrato
4	JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR DEL GASTO PARA SU FIRMA: Una vez sea revisada el acta de terminación y liquidación del contrato por el Jefe de la Oficina Jurídica al ordenador del gasto.	Máximo a los dos días hábiles siguientes a la remisión del acta por el Jefe de la Oficina Jurídica al Ordenador del Gasto	Jefe de la Oficina Jurídica y ordenador del gasto	Aprobación del acta de terminación y liquidación del contrato.	Acta de terminación y liquidación del contrato

#	ACTIVIDAD	TIEMPO	RESPONSABLE	PUNTO DE CONTROL	REGISTRO Y/O DOCUMENTO
5	NOTIFICAR AL CONTRATISTA PARA LA FIRMA DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: la Oficina Jurídica- Coordinación contratos comunicará al contratista que el acta de Terminación y liquidación del contrato se encuentra lista para su firma	Cuando lo remita el ordenador del gasto	Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica
6	FIRMA DEL ACTA POR PARTE DEL CONTRATISTA: una vez firmada el acta de terminación y liquidación por el contratista, se legaliza la misma remitiendo copia al Gerente Administrativo y financiero y al supervisor o interventor del contrato.	Cuando firme el contratista	Profesional del Grupo de Contratos- Coordinador de Contratos Gerente Administrativo y Financiero Supervisor e interventor		Acta de terminación y liquidación del contrato
7	PUBLICAR EN EL SECOP EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El profesional responsable del Grupo de contratos de la Oficina Jurídica de la entidad publicará en el SECOP dentro de los tres días siguientes a la suscripción del acta de terminación y liquidación del contrato; dicha actuación.	Dentro de los tres días siguientes a la firma del acta de liquidación y terminación del objeto contractual	Profesional del Grupo de Contratos	Revisión de publicación en el SECOP	Publicación en el SECOP

9. FLUJOGRAMA

10. ANÁLISIS DE GESTIÓN

Tiempo total del procedimiento 11 días cuanto el tramite corresponda directamente la RNEC, el tiempo total dependerá de las condiciones propias de cada contrato

11. ANEXOS

xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxx.xxxx

xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxx.xxx

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO	RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO	FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA	VERSIÓN
N.I.	N.I.	N.I.	0
N.I.	N.I.	28/06/2013	1
Ajuste a la nueva metodología de documentación de procedimientos			2

ELABORÖ:	REVISÖ:	APROBÓ:
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Coordinadora Grupo de Contratos	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Jefe de Oficina Jurídica	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Jefe de Oficina Jurídica
	REVISIÓN TÉCNICA	APROBACIÓN TÉCNICA
	Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Profesional Especializado Oficina de Planeación	Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Jefe Oficina de Planeación
FECHA:	FECHA:	FECHA:

Mayo 02 de 2016 Mayo 16 de 2016 Mayo 18 de 2016