ANEXO

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ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA PÚBLICA DEL MUNICIPIO XX XXXXXX EPUXUA AVANZA E.I.C.E.

CAPÍTULO I.

NATURALEZA JURÍDICA, MARCO LEGAL Y PRINCIPIOS APLICABLES A LA EMPRESA PÚBLICA DEL MUNICIPIO XX XXXXXX, CUNDINAMARCA, EPUXUA AVANZA E.I.C.E.

1. Naturaleza Jurídica:

La Empresa Pública del Municipio xx Xxxxxx, EPUXUA AVANZA, E.I.C.E., es una empresa con naturaleza jurídica industrial y comercial del Estado, del orden municipal, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa, financiera, técnica, descentralizada, vinculada al municipio. Es una empresa que desarrolla actividades comerciales en competencia con el sector privado y público, y en colaboración y cooperación con el sector público, tanto nacional como internacional.

2. Régimen jurídico aplicable:

De conformidad con los artículos 13 de la Ley 1150 de 2007 y 93 de la Ley 1474 de 2011, los contratos que celebre la Empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E. se sujetarán a las disposiciones del derecho privado previstas en el Código Civil y el Código de Comercio, y demás normas nacionales o internacionales concordantes y adoptadas por Colombia, respetando los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal enunciados en los artículos 209 y 267 respectivamente de la Constitución Política de Colombia.

La actividad contractual de la empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E., estará sometida en todo caso al régimen constitucional y legal de inhabilidades e incompatibilidades establecido para la contratación estatal. Dicho régimen de derecho privado será aplicable para el desarrollo de su actividad comercial e industrial de conformidad con lo establecido en los estatutos de la empresa, así como sus actividades conexas y directamente desarrolladas con éstas.

El régimen aplicable a cada contrato que EPUXUA AVANZA E.I.C.E. celebre, se determinará de acuerdo con la posición contractual que ostente. Así, cuando funja como parte contratista se sujetará al régimen jurídico aplicable al contratante; y cuando actúe en calidad de contratante se regirá por el derecho privado, en concordancia con lo dispuesto por los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007. Los contratos y convenios que suscriba EPUXUA AVANZA E.I.C.E. con organismos internacionales podrán someterse: (i) a los reglamentos de tales entidades en virtud de lo establecido en el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 o, (ii) a los procedimientos y reglas establecidas en el presente Manual de Contratación, cuando quiera que el régimen aplicable no sea el de los mencionados reglamentos.

3. Objeto y alcance del Manual de Contratación:

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El presente Manual de Contratación tiene por objeto principal establecer las políticas, los lineamientos, los procedimientos y las reglas de contratación que deberá seguir EPUXUA AVANZA E.I.C.E., cuando, en calidad de contratante y en desarrollo de su objeto social, o de sus actividades conexas y directamente relacionadas con éstas, decida adquirir un bien, servicio u obra.

Las disposiciones del presente Manual aplican a todas las modalidades de contratación que requieran y adelanten las distintas dependencias de la empresa EXPUXUA AVANZA, en cumplimiento de su objeto social, así como las actividades conexas y relacionadas con este.

4. Interpretación:

El presente Manual de Contratación deberá ser interpretado de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas del derecho privado y los principios de la función administrativa y gestión fiscal definidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, así como por los principios de la contratación estatal establecidos en el Estatuto General de la Contratación Pública sobre transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, coordinación, concurrencia, subsidiariedad, y los demás que hayan sido desarrollados por la jurisprudencia en relación con los contratos estatales regidos por el derecho privado.

5. Glosario:

Los términos definidos en el presente Manual serán tenidos en cuenta para su adecuada interpretación y serán entendidos de acuerdo con el alcance asignado en la siguiente tabla. Aquellos términos que no estén definidos en el Manual pero que tengan una definición legal, se regirán por dicha definición.

Acta de Apertura	Es el acto jurídico mediante el cual EPUXUA AVANZA E.I.C.E. ordenará dar apertura formal de un proceso de selección
Acta de Inicio	Corresponde al documento que EPUXUA AVANZA E.I.C.E. y el contratista suscribirán (cuando el contrato así lo exija) una vez se verifique el cumplimiento de todos los demás requisitos necesarios para la ejecución del contrato. A partir de su suscripción se contará el plazo de ejecución contractual.
Acta de Liquidación	Es el documento mediante el cual, concluido el contrato o convenio, las partes realizarán un balance final de su ejecución, desde el punto de vista económico, jurídico, contable y técnico, de acuerdo con las normas previstas en el presente manual, con miras a finiquitar la relación jurídica obligacional y a declararse x xxx y salvo.
Acta de Selección del Contratista	Corresponde al documento mediante el cual la entidad comunicará su decisión de celebrar el contrato con el oferente que presente la mejor oferta en el marco del proceso de selección.

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Adenda	Documento mediante el cual EPUXUA AVANZA E.I.C.E. modificará cualquiera de las previsiones contempladas y desarrolladas en los documentos del proceso de selección, en caso de ser necesario.
Análisis del Sector	Es el estudio por medio del cual se realiza un análisis del sector económico relacionado con el objeto del proceso de selección, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis xxx xxxxxxx, entre otros. Esta información es de carácter indicativa para la estructuración de los respectivos procesos de contratación que adelante la Entidad.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP	Es el documento con el cual EPUXUA AVANZA E.I.C.E. garantizará la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos de la respectiva vigencia fiscal.
Cliente(s)	Se refiere a la entidad pública o privada que suscriba contratos con EPUXUA AVANZA E.I.C.E. para la ejecución de sus Líneas de Negocio.
Comité Evaluador	Es el encargado de evaluar las manifestaciones de interés o las ofertas de acuerdo con las condiciones previstas en los términos y condiciones para cada proceso de selección y de emitir la recomendación a que haya lugar
Contratación Derivada	Corresponde a los contratos o acuerdos que suscribe EPUXUA AVANZA E.I.C.E. en su calidad de contratante para la ejecución de los contratos o convenios celebrados con otras entidades públicas en virtud de sus líneas de negocio.
Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones	Es el documento que contiene los estudios elaborados por la Empresa, en el que se indican todos los elementos que revisó, analizó y estudió para definir la necesidad a contratar y las condiciones de contratación. Este documento contendrá todos los elementos técnicos, jurídicos, de riesgos y financieros que justifican la contratación y será la base para dar apertura a un proceso de selección y suscribir el respectivo contrato.
Documento de Precalificación	Es el documento que contendrá los requisitos y condiciones exigidos por EPUXUA AVANZA E.I.C.E. para integrar un listado de interesados que cumplan con determinadas condiciones habilitantes, quienes serán los únicos facultados para presentar ofertas en la invitación abierta
Documentos del Proceso de Selección	Corresponde a todos los documentos que componen el proceso de selección de la entidad, dentro de los cuales se encontrarán, según la modalidad de selección: el documento de planeación, los términos y condiciones, la matriz de riesgos, los anexos o formatos técnicos, jurídicos, económicos y financieros del proceso, la minuta del contrato, entre otros.
Documento de Novedad	Es el documento que deberá hacer cada dependencia interesada solicitando a la dependencia encargada, la

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Contractual	aprobación y gestión de las modificaciones, adiciones, prorrogas, suspensiones, entre otros elementos de la ejecución contractual, el cual debe contener todas las justificaciones necesarias para adelantar dicho trámite
EPUXUA AVANZA E.I.C.E. o la Empresa.	Es la empresa pública del Municipio xx Xxxxxx, Cundinamarca, “EPUXUA AVANZA”, una empresa industrial y comercial del estado (E.I.C.E.) del orden municipal, vinculada al municipio.
Etapa Contractual	Es la fase de ejecución del contrato en la que se desarrollará el objeto convenido.
Etapa de Cierre Contractual	Es la fase de la gestión contractual posterior a la terminación del contrato, en la que se realizará el balance final de su ejecución
Etapa de Planeación	Es la primera fase de la gestión contractual y se refiere a todas las actividades que deberá realizar EPUXUA AVANZA E.I.C.E. en cumplimiento del principio de planeación, antes de dar inicio a un proceso de selección. Esta etapa incluye lo regulado en el capítulo V del presente manual.
Etapa de Selección	Es la fase de la gestión contractual que inicia con la publicación de los documentos del proceso de selección y termina con la suscripción del contrato o la declaratoria de fallido del proceso.
Gestión Contractual	Es el conjunto de actividades que realizará la entidad durante la etapa de planeación, selección, ejecución y cierre de los contratos a través de los instrumentos establecidos en el presente manual
Informe Final del Comité Evaluador	Es el documento que elaborará el comité evaluador, en el que evaluará si las ofertas presentadas por los interesados cumplen con los requisitos exigidos en los términos y condiciones. A través de dicho documento, el comité evaluador hará la recomendación al ordenador del gasto de contratar la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con los criterios objetivos definidos por la entidad en los términos y condiciones.
Informe Preliminar del Comité Evaluador	Es el documento que elaborará el comité evaluador, en el que se realizará la evaluación preliminar de las ofertas recibidas en un proceso de selección, de acuerdo con los requisitos exigidos en los términos y condiciones
Instrumentos Comerciales	Los instrumentos comerciales son herramientas de abastecimiento para contratar bienes, obras o servicios que por sus características de reiterada utilización en la actividad contractual de la entidad, permiten materializar acuerdos previos simultáneos con varios proveedores idóneos, que serán ejecutados de acuerdo con las necesidades a satisfacer de la entidad o de sus clientes, con el fin de optimizar el valor de las compras, incrementar el poder de negociación y reducir los costos administrativos.

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Líneas de Negocio	Las líneas de negocio son aquellas a través de las cuales EPUXUA AVANZA E.I.C.E. desarrolla su objeto social, operando en el mercado y ofreciendo servicios de valor a sus clientes. Las líneas de negocio son las siguientes: 1. Vivienda, 2. Urbanismo, 3. Espacio público, 4. Servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios, 5. Equipamientos urbanos, 6. Aspectos ambientales, 7. Inmobiliarios, 8. Titulación, consultorías, 9. Paisajismo 10. Infraestructura
Manifestación de Interés	Es el documento que presentarán los interesados en el proceso de precalificación, que deberá cumplir con los requisitos establecidos por la Entidad.
Modalidades de Selección	Son los mecanismos para seleccionar a un contratista, a saber: (i) Invitación abierta, (ii) Invitación a oferentes preseleccionados, (iii) Órdenes de compra de servicio o de obra, (iv) Contratación directa, (v) Contratación mediante pago contra factura (vi) Mecanismos de agregación de demanda (vii) Adquisición a través de bolsas de productos.
Oferente	Es la persona natural o jurídica que, de manera individual o conjunta, a través de los mecanismos de asociación previstos en la Ley y en este manual, presenta oferta en un proceso de selección de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. Se considerará oferente plural aquel que se presente bajo la modalidad de unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura.
Preselección	Es un procedimiento interno en el que la entidad determinará y delimitará los actores en el mercado con los que pretende contratar la satisfacción de una determinada necesidad, aplicando índices, indicadores y criterios de escogencia de los contratistas que por su calidad y experiencia comprobada puedan ser contratistas idóneos de la entidad.
Proceso de Selección	Se refiere de manera indistinta, a los procesos que la entidad iniciará bajo las modalidades de selección previstas en el presente manual, para la satisfacción de una necesidad.

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Plan Anual de Adquisiciones	Es la herramienta de planeación con la que cuenta la entidad para facilitar la identificación, registro, programación y divulgación de sus necesidades de bienes, obras y servicios.
XXX	Es el presupuesto oficial estimado, con base en el cual la entidad determina el valor del presupuesto proyectado y definido para el proceso de selección
Términos y Condiciones	Es el documento que elaborará la entidad, en el que se establecen los requisitos, las reglas y todas las disposiciones necesarias para adelantar el proceso de selección para la escogencia de la oferta más favorable de cara a la satisfacción de las necesidades de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. En este sentido, en el documento se establecerán todos los elementos con los cuales se calificarán y escogerán las ofertas, al igual que las condiciones que regirán el contrato a suscribir

6. Principios de contratación de la empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E.

En aplicación de los mandatos propios de los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, 13 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad aplicable, los principios que regirán la contratación de la empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E. serán los siguientes:

a. Igualdad: en virtud del principio de igualdad, los interesados, oferentes y contratistas tendrán los mismos derechos y recibirán igual trato por parte de la empresa.

b. Moralidad: en su acepción constitucional, abarca toda la gama del comportamiento que la sociedad en un momento dado espera de quienes manejan los recursos públicos y que no puede ser otro que el de absoluta pulcritud y honestidad.

c. Eficacia: los servidores, funcionarios o trabajadores de la empresa deberán actuar con miras a la obtención de las metas y objetivos propuestos, sin dejar de lado la oportunidad, utilidad y efectividad de la actividad de la empresa.

d. Economía y celeridad: en virtud de este principio, las autoridades de la empresa actuarán de forma que los trámites contractuales sean lo menos onerosos posible, de tal manera que sólo se realicen las etapas y procedimientos estrictamente indispensables.

e. Eficiencia: la empresa buscará el máximo rendimiento en la adecuada gestión de los asuntos propios de su objeto social, con los menores costos.

f. Imparcialidad: las autoridades de la empresa deberán dar igual trato y oportunidades a todos los interesados, oferentes y contratistas, y las decisiones que se adopten sólo deberán favorecer el cumplimiento de los fines propios de su objeto social, así como la plena satisfacción del interés general y no de un interesado, oferente o contratista en particular.

g. Transparencia y publicidad: las actuaciones de las autoridades de la empresa serán de público conocimiento y cualquier interesado podrá obtener a su xxxxx copia de las mismas, salvo que exista xxxxx xx xxxxx legal que imponga reserva sobre alguna actuación en particular. La publicidad se garantizará a través de medios electrónicos y los demás idóneos para el cumplimiento del fin propuesto.

h. Responsabilidad: en cumplimiento de este principio los empleados de la empresa están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución

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del contrato. Los contratistas responderán por ocultar las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrado información falsa.

i. Buena fe: los contratos deberán ser ejecutados de buena fe y ella operará en toda la actuación contractual con la creencia de que se obra de manera correcta y con el ánimo de cooperación recíproca entre las partes. De esta manera, las partes estarán obligadas no sólo a lo que se expresa en los documentos contractuales, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de las obligaciones contraídas, o que por ley pertenecen a ellas.

j. Planeación: las actuaciones contractuales de la empresa obedecerán a una rigurosa planeación de los procedimientos y recursos.

k. Libertad de competencia: las autoridades de la empresa deberán actuar buscando incentivar la libre competencia entre los interesados, oferentes y contratistas, evitando prácticas restrictivas o limitativas de la competencia, de conformidad con las normas sobre libertad de empresa y abuso de la posición dominante.

l. Beneficio Empresarial: en virtud de este principio, la empresa debe destinar sus bienes para la realización de actividades económicas para la producción e intercambio de bienes y servicios dirigidos a la obtención de un beneficio o ganancia.

m. Autonomía de la voluntad: la actuación contractual de la empresa se regirá por la autonomía de la voluntad, de tal manera que en la determinación del tipo negocial a celebrar y del contenido del contrato, la empresa tendrá la libertad que otorga esta autonomía.

n. Selección Objetiva: en virtud de este principio, la escogencia de los contratistas se hará al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideraciones factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

o. Proporcionalidad: en virtud de este principio, en los pliegos de condiciones la exigencia de condiciones y requisitos de participación, deberán ser proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

p. Contradicción: en virtud de este principio, los interesados, proponentes y contratistas podrán controvertir las decisiones de la empresa, en los términos señalados por el debido proceso y en las estipulaciones especiales que lo reglamente.

q. Valoración de costos ambientales: en la estructuración de los proyectos la entidad tendrá en cuenta los costos ambientales, la incorporación de la variable ambiental y no limitarse a la valoración cuantitativa y monetaria de los impactos ambientales.

Además de los anteriores principios, serán aplicables a la actuación contractual de la empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E. los principios de buena administración, como son la competitividad, productividad y rentabilidad.

7. Carácter público de la información:

De conformidad con lo señalado en la Ley 1712 del 2014 y demás normas que adicionen, modifiquen o sustituyan, toda información que posea EPUXUA AVANZA

E.I.C.E. es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal. Se exceptúa de lo anterior, la información que le hayan entregado sus clientes con carácter confidencial, la cual se mantendrá en estricta reserva, salvo que se trate de información que sea requerida por cualquier autoridad con facultad para hacerlo. De igual forma, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá dar tratamiento de confidencialidad a la información que los oferentes le entreguen durante el proceso de selección y que estos acrediten que tiene carácter reservado.

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Por su parte, el contratista deberá dar tratamiento de confidencialidad a la información que conozca durante la ejecución del contrato.

8. Publicidad de los procedimientos:

Todos los procedimientos de selección de contratistas deberán ser cargados a efectos de garantizar el principio de publicidad en el SECOP II, con excepción de aquellos que gocen de reserva legal.

En cuanto a aquellos documentos contractuales como el acta de inicio, designación de supervisión, informes y los demás documentos que se generan durante la ejecución del contrato, estos deberán publicarse dentro de los (3) días hábiles siguientes a su expedición

CAPÍTULO II.

LINEAMIENTOS SOBRE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR CON EPUXUA AVANZA E.I.C.E.

9. Capacidad para contratar:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá celebrar contratos con las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, con o sin ánimo de lucro que, de conformidad con la Ley, las disposiciones que las regulen, sus actos de creación y los términos y condiciones, tengan la capacidad jurídica para hacerlo. En cada proceso de selección, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá establecer limitaciones a las formas jurídicas bajo las cuales se pueden presentar los oferentes.

Así mismo, podrá celebrar contratos con consorcios y uniones temporales y con patrimonios autónomos que conforme a la Ley tengan capacidad para contratar. EPUXUA AVANZA E.I.C.E. también podrá celebrar contratos con organismos internacionales y con la banca multilateral.

PARÁGRAFO: Cuando dos o más personas en forma conjunta presenten una misma oferta para la celebración y ejecución de un contrato, los oferentes y contratistas adquirirán obligaciones solidarias frente a EPUXUA AVANZA E.I.C.E. respecto de todas las prestaciones o compromisos derivados de la oferta y los acuerdos de voluntades, según lo determine la Ley. A las promesas de sociedad futura y las sociedades constituidas con objeto único se les aplicará el mismo régimen de responsabilidad de los consorcios contemplado en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993.

10. Inhabilidades e incompatibilidades:

De conformidad con el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que adicionen, modifiquen o sustituyan, no podrán participar en los procesos de selección ni celebrar contratos con EPUXUA AVANZA E.I.C.E. quienes se encuentren incursos

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en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con el Estado establecidas en la Constitución, el Estatuto General de la Contratación Pública y en las demás normas que le resulten aplicables.

11. Conflictos de interés:

Existirá conflicto de interés en aquellos eventos en que un servidor público, contratista, o potencial proveedor u oferente de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. tenga un interés directo que pueda afectar los principios de imparcialidad o igualdad que se derivan del artículo 209 de la Constitución Política. EPUXUA AVANZA E.I.C.E. determinará las situaciones o circunstancias objetivas que pueden configurar un conflicto de intereses en los términos y condiciones de cada proceso de selección.

En los términos y condiciones que regirán los procesos de selección, así como en los contratos que se celebren, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. regulará el procedimiento que deberá adelantarse cuando se presenten situaciones de conflicto de intereses, así como las consecuencias jurídicas que la constatación de esos conflictos debe tener para los procesos de selección y los contratos celebrados por la entidad. En todo caso, la entidad tendrá en cuenta las siguientes reglas:

(i) Si el conflicto se presenta durante el proceso de selección, EPUXUA AVANZA

E.I.C.E. procederá al rechazo de la oferta.

(ii) Si el conflicto se presenta entre la selección del contratista y la suscripción del contrato, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. procederá a suscribir el contrato con quien haya quedado en el segundo orden de elegibilidad siempre que cumpla con los requisitos habilitantes establecidos en los términos y condiciones. En caso de que no exista un oferente en segundo lugar, el proceso será declarado fallido.

(iii) Si el conflicto se materializa durante la ejecución del contrato, el contratista de la entidad deberá ceder el contrato a un tercero que cuente o cumpla con las mismas características y requisitos de experiencia e idoneidad con la que fue escogido el cedente. Si no es posible ceder el contrato, la entidad podrá darlo por terminado, sin perjuicio de la responsabilidad contractual y demás consecuencias jurídicas que puedan atribuírsele al contratista derivadas de la ejecución del respectivo contrato.

12. Políticas de buen gobierno y anticorrupción:

Con fundamento en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas que adicionen, modifiquen o sustituyan, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. tendrá el compromiso de no tolerar y sancionar los actos y conductas fraudulentas o que propicien la corrupción en todas sus manifestaciones, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y las buenas prácticas en materia de transparencia en la gestión pública.

13. Registro único de proponentes – RUP:

Siempre que lo considere necesario, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá solicitar, como medio para la verificación de los requisitos habilitantes en los procesos de selección, la presentación por parte de los oferentes del registro único de proponentes - RUP. La entidad definirá los documentos que suplan la ausencia de RUP para aquellos interesados que no estén obligados a contar con él.

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CAPÍTULO III.

LINEAMIENTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

14. Contratación Derivada:

En la contratación derivada EPUXUA AVANZA E.I.C.E. pactará como mínimo las mismas obligaciones contractuales establecidas en los contratos que suscribe en el marco de las líneas de negocios con sus clientes.

La entidad no podrá pactar en la contratación derivada obligaciones que contravengan lo expresamente pactado en los contratos suscritos en desarrollo de las líneas de negocio o que no concuerden con la naturaleza de las obligaciones asumidas con el cliente. De la misma manera, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. no aceptará modificaciones en los contratos derivados que puedan generar contradicciones con los contratos suscritos en el marco de la ejecución de las líneas de negocios.

Los plazos que EPUXUA AVANZA E.I.C.E. defina en la contratación derivada deberán ser compatibles con los que haya pactado en los contratos que suscriba en desarrollo de las líneas de negocios, y se establecerán de forma tal que EPUXUA AVANZA

E.I.C.E. pueda revisar los bienes, obras o servicios entregados por el contratista de la contratación derivada, antes de presentárselos al cliente.

15. Contratación para el Funcionamiento de la Entidad:

En desarrollo de su actividad contractual, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. adelantará procesos de selección destinados a la adquisición de bienes y servicios o a la realización de obras inherentes a su propio funcionamiento, administración o inversión, los cuales se someterán a las reglas establecidas en este manual de contratación.

16. Documentos estandarizados aplicables a la Gestión Contractual:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. establecerá documentos tipo o condiciones estándar para el desarrollo de los procesos de selección, en los que establecerá requisitos habilitantes o calificables, incluyendo factores técnicos y económicos de escogencia, de conformidad con cada modalidad de selección, y considerando la naturaleza y cuantía de los contratos a suscribir. Para tal efecto, podrá tomar como referencia los pliegos tipo adoptados por el gobierno nacional, en lo que sea aplicable de acuerdo con su régimen contractual. Los documentos estandarizados serán reglamentados atendiendo a las diferentes modalidades de selección y las tipologías contractuales. Una vez adoptados por la entidad, serán de obligatorio cumplimiento en la gestión contractual de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. estos documentos estarán integrados por los términos y condiciones y cada uno de sus anexos, formatos, matrices, formularios, minutas y cualquier otro documento que elabore la entidad. La implementación de los documentos estandarizados será gradual, atendiendo a su complejidad.

CAPÍTULO IV.

COMPETENCIAS Y APOYOS EN LA GESTIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN, EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y LIQUIDACIÓN

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17. Actividades especiales a cargo de las dependencias de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. en el marco de la gestión contractual de la entidad:

Cuando quiera que pretendan satisfacer una necesidad a través de la celebración de un contrato, cada una de las subgerencias y direcciones de la entidad, según sus propias competencias, deberán remitir a la Secretaría General el Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones, junto a todos sus anexos.

Para lo anterior, la dependencia que pretenda satisfacer la necesidad, deberá diligenciar completamente el formato de Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones, en el cual, de acuerdo con los requerimientos del respectivo formato, tendrá que incluir toda la información que se indica en el presente manual. Así mismo, la dependencia deberá indicar la necesidad a satisfacer y deberá precisar si esta se encuentra establecida en el plan anual de adquisiciones, así como anexar todos los documentos o información técnica necesaria para garantizar la adecuada ejecución del objeto contractual y cumplir con el principio de planeación. Una vez radicado este documento, la dependencia respectiva deberá atender todos los requerimientos que realice la Secretaría General que se ajusten a la normatividad aplicable al proceso de selección, al futuro contrato, y a lineamientos impartidos por esta dependencia, para la gestión contractual de la entidad. El Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones, junto a sus anexos, serán el insumo principal para la elaboración de los términos y condiciones del proceso de selección, y las reglas que regularán el futuro contrato. adicionalmente, durante la ejecución y hasta la liquidación del contrato, cada dependencia será responsable de la correcta ejecución y gestión contractual hasta el cierre de los contratos o convenios a su cargo. Cada dependencia elaborará las solicitudes xx xxxxxxxxx contractuales que sean requeridas, para lo cual deberá aportar todas las justificaciones y soportes técnicos, económicos, legales y financieros, entre otros, que sean necesarios para adelantar dicho trámite.

18. Actividades especiales a cargo de la Secretaría General y demás dependencias en el marco de la gestión contractual de la entidad:

La Secretaría General deberá velar por el cumplimiento de los lineamientos de la entidad en la gestión contractual. En la etapa de planeación esta dependencia tendrá a su cargo la gestión de los procesos en cualquiera de las modalidades de selección previstas en el presente manual. Durante la ejecución contractual, por regla general, corresponderá al secretario general aprobar a cada dependencia, la realización de cualquier modificación, ampliación o adición de los contratos y convenios, adelantar los trámites de incumplimiento y la revisión de la liquidación y demás actos de cierre contractual. Respecto a las novedades contractuales. El análisis y la decisión deberá soportarse en la justificación jurídica, técnica y financiera, entre otros, que cada dependencia realice.

19. Actividades especiales a cargo de la dirección financiera y demás direcciones en el marco de la gestión contractual de la entidad:

La subgerencia administrativa, financiera y de gestión humana, tendrá a su cargo liderar la formulación, elaboración, ejecución, evaluación, control y seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos de la entidad, elaborado de acuerdo con lo proyectado por sus diferentes dependencias, las cuales deberán, simultáneamente con la información presupuestal, programar los recursos que se ejecutarán mediante

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los diferentes procesos de selección en los instrumentos que se definan para tal fin. Los recursos programados serán la base con la cual se elaborará y actualizará el plan anual de adquisiciones y se desarrollará la actividad contractual.

20. Comités relacionados con la gestión contractual

Como instancia de apoyo, asesoría, recomendación y para el mejoramiento continuo de la actividad contractual, la Empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E. cuenta con:

20.1. Comité de contratación. El Comité es una instancia que brinda consulta, definición y orientación frente a la actividad precontractual, contractual y post contractual de La Empresa.

Asesora y apoya al Gerente y a los ordenadores del gasto que fueran delegados por el Gerente General como responsables para adelantar el proceso de selección, celebrar y ejecutar contratos o convenios en que sea parte La Empresa, por lo que sus orientaciones y recomendaciones no son vinculantes.

20.1.1 Integrantes del comité:

• El secretario general, quien lo presidirá,

• Subgerente administrativo, financiero y gestión humana,

• Subgerente técnico

• Director de estructuración de proyectos

• Director de ejecución de proyectos

• Director inmobiliario y gestión predial, director de operación urbana y director de servicios públicos de acuerdo con la línea de negocio que se requiere contratar, y de acuerdo a la pertinencia.

Como invitado permanente, el jefe de control Interno con voz, pero sin voto.

PARÁGRAFO PRIMERO. Funciones del comité. El Comité de Contratación cumplirá las siguientes funciones:

(i) Asesorar, recomendar, acompañar y orientar al gerente y a la subgerencia en todos los asuntos, trámites, actuaciones, procedimientos, incumplimientos que comporten las etapas precontractuales, contractual y poscontractual en los que la empresa haga parte como contratante o contratista.

(ii) Proponer la políticas, lineamientos y estrategias que deben regir la actividad contractual de la empresa, de acuerdo con lo dispuesto en las normas y en este manual.

(iii) Realizar seguimiento al cumplimiento del plan anual de adquisiones.

(iv) Orientar y recomendar el inicio del proceso de selección cuya cuantía sea igual o superior a mil (1000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

(v) Hacer recomendaciones referidas a la evaluación definitiva del proceso de selección cuya cuantía sea igual o superior a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

(vi) Orientar y recomendar las modificaciones, adiciones, prorrogas, del contrato o convenio cuya cuantía inicial sea igual o superior a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

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(vii) Orientar y recomendar la decisión de la empresa frente a reclamaciones contractuales presentadas por el contratista, los acuerdos, conciliaciones, transacciones, que versen sobre contratos o convenios para solucionar conflictos.

(viii) Recomendar las reclamaciones que se hagan para la declaratoria de siniestro de las garantías contractuales.

(ix) Dirimir controversias que se lleguen a presentar al interior de la empresa en materia contractual.

(x) Aprobar los formatos y documentos estandarizados con los cuales se desarrollará la gestión contractual de la entidad y estudiar cualquier modificación a los mismos.

(xi) Aprobar la preselección de un número superior a ocho (8) posibles oferentes, cuando las condiciones xxx xxxxxxx, la naturaleza del bien a contratar, o la calidad de la persona así lo requieran.

(xii) Decidir sobre la determinación de adelantar un proceso de selección bajo la modalidad de contratación directa por las causales de (i) urgencia, o (ii) cuando la entidad requiera restablecer o garantizar la continuidad de actividades que no se culminaron en el marco de un contrato anterior.

(xiii) Aprobar el acuerdo de anticipos superiores al 30% del valor del contrato, en aquellos casos que el objeto del mismo así lo requiera.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El comité de contratación de la empresa, tendrá una secretaría, ejercida por el director de estructuración de proyectos o quien haga sus veces y cumplirá las siguientes funciones:

o Preparar el orden del día.

o Remitir la convocatoria y citar a los miembros del comité.

o Citar al área o áreas interesadas.

o Citar al supervisor y demás personas que se requieran.

o Preparar y dar a conocer las actas.

o Actualizar y custodiar el archivo del comité.

o Verificar la existencia, oportunidad e idoneidad de los documentos necesarios para el estudio y análisis del caso en el Comité.

PARÁGRAFO TERCERO. REGLAMENTO DEL COMITÉ. El gerente general emitirá el reglamento del comité y sus modificaciones, en lo relacionado con su funcionamiento y en el que regulará los aspectos que considere procedentes de acuerdo con sus funciones y en especial lo referente a citaciones, órdenes del día actas de reuniones y todo lo relacionado a la secretaría del comité, incluyendo las funciones de esta. En dicho reglamento se podrá regular la realización de sesiones virtuales y por comunicación sucesiva y en ningún caso podrá modificar lo establecido en el presente manual, la no expedición del reglamento mencionado, no es causal para no ejercer las funciones reguladas en este manual.

20.2. COMITÉ EVALUADOR. El Gerente o su delegado designará un comité evaluador para cada proceso de selección conformado por servidores públicos o por particulares contratados para evaluar las posturas o propuestas. El comité evaluador

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ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los documentos del proceso de selección. En el evento en el cual el funcionario con competencia para suscribir los contratos o aceptación de posturas y ordenar el gasto, no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

El comité evaluador debe ser conformado por profesionales que tengan un perfil asociado a la evaluación que realizan. En este sentido, la evaluación jurídica debe estar a cargo de un abogado (rol jurídico), la evaluación técnica en cabeza de un profesional técnico con perfil relacionado al objeto contractual (rol técnico), y la evaluación financiera a cargo de un profesional financiero o contable (rol financiero).

El comité evaluador debe verificar de oficio o a petición de cualquier interesado si la postura ganadora es artificialmente baja; en caso de encontrarla artificialmente baja requerirá al postor para que explique las razones que sustenten el valor ofrecido, y con base en ello, debe recomendar el rechazo o la continuidad de la postura en el proceso. Esta regla del proceso de selección debe incluirse dentro de los documentos del proceso de selección.

CAPÍTULO V. ETAPA DE PLANEACIÓN

21. Criterios y fases en la planeación del proceso contractual.

Todos los procedimientos de selección que sean realizados por la empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E. estarán precedidos del cumplimiento de los requisitos de orden presupuestal previos, de un estudio concreto de la necesidad, conveniencia y oportunidad, así como de un análisis de condiciones xx xxxxxxx y de los demás requisitos legales de planeación. En todo caso el proceso de planeación de la contratación de la Empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E., se realizará con base en los siguientes criterios:

(i) Racionalidad: estructuración del contrato con sentido lógico y de orden en la ejecución, con el fin de lograr la eficiencia y eficacia en la utilización de recursos económicos, físicos y humanos.

(ii) Previsión: determinación de las variables previsibles que puedan obstaculizar el objetivo del contrato, así como las posibles acciones para enfrentarlas.

(iii) Universalidad: análisis en conjunto del objeto de la contratación, su necesidad, conveniencia y oportunidad, junto con las variables económicas y procedimientos de selección idóneos para la escogencia de contratistas.

(iv) Gestión Empresarial: coordinación de todas las áreas que se encuentran involucradas con el objeto a contratar.

(v) Continuidad: aseguramiento de la secuencia de la contratación desde su origen hasta su total culminación, en concordancia con las políticas de la empresa. Parágrafo: En aplicación de los criterios contenidos en el presente artículo, con el fin de optimizar los recursos disponibles y el desarrollo de la actividad comercial, la planeación de los contratos que celebre la empresa EPUXUA AVANZA E.I.C.E. se desarrollará en las siguientes fases:

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(i)Investigación y diagnóstico: se analizará el objetivo que se pretende lograr con la ejecución del contrato, los posibles inconvenientes en el desarrollo del mismo y los mecanismos preventivos y correctivos, con el fin de anticipar el resultado esperado y prevenir o mitigar los efectos ante la eventual ocurrencia de siniestros.

(ii)Formulación de estrategias: se evaluarán los efectos y resultados que posiblemente se presenten con la ejecución del contrato y con el procedimiento de selección de contratistas adoptado.

(iii)Análisis de ejecución: salvo casos excepcionales, se realizarán los procedimientos de selección de contratistas y la ejecución de los contratos, en los plazos y con los recursos previstos para ello, aplicando los mecanismos preventivos y correctivos previamente definidos, en aras de la solución de inconvenientes en la contratación.

(iv)Seguimiento, control y evaluación: finalizado el procedimiento de selección de contratistas, durante la ejecución del objeto contratado, se determinarán los resultados de la contratación y las contingencias de la misma, con el fin de implementar los ajustes que se requieran para optimizarla en beneficio de los intereses de la empresa.

22. Objetivos de la Etapa de Planeación:

Durante la etapa de planeación, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá desarrollar todas las actividades encaminadas a lograr la debida estructuración de los procesos de selección y de los contratos a suscribir, en estricto cumplimiento de los principios que rigen la contratación estatal. Para tales efectos, la entidad, a través de la dependencia competente para ello, deberá realizar todos los estudios que sean necesarios para tomar decisiones fundadas y agotar todos los trámites requeridos antes de iniciar el proceso de selección a fin de dar cumplimiento entre otros, a los principios de transparencia, economía y eficacia. Así, durante esta etapa, cuando quiera que la entidad decida celebrar contratos, deberá:

(i) Identificar la necesidad de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. que se pretende satisfacer mediante la contratación de bienes, servicios, obras o cualquier otra actividad;

(ii) Determinar la modalidad de selección del contratista y en caso de que haya lugar a ello, realizar el proceso de preselección;

(iii) Fijar las reglas claras para la selección del contratista; y

(iv) Determinar el contenido del contrato que regulará la relación entre EPUXUA AVANZA E.I.C.E. y los particulares o entidades públicas. En la etapa de planeación, las dependencias de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberán recopilar y utilizar la mejor información disponible para cada proceso de selección y tipología contractual.

23. Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones:

La dependencia que requiera satisfacer una necesidad mediante la celebración de un contrato deberá presentar a la Secretaría General, o a quien haga sus veces, el Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones, que contendrá de manera clara y detallada, como mínimo, los siguientes aspectos:

(i) La identificación, descripción y justificación de la necesidad que La Empresa pretende satisfacer con el proceso de selección.

(ii) El rubro del Plan Anual de Adquisiciones al que corresponde

(iii) El Código UNSPSC de cada bien y servicio, de acuerdo con la guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de

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productos y servicios de Naciones Unidas, mínimo tercer nivel o de “clase”, de ser posible.

(iv) Los acuerdos comerciales que cobijan el proceso de selección.

(v) El objeto a contratar, el alcance con sus especificaciones, o descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.

(vi) Las especificaciones del personal mínimo requerido cuando se requiera para el desarrollo del objeto

(vii) Las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para la ejecución del contrato.

(viii) Análisis del Sector

(ix) Insumos, costos estimados, y demás aspectos relevantes para la determinación del presupuesto oficial estimado (XXX).

(x) El presupuesto oficial estimado (XXX) y la justificación del mismo.

(xi) La determinación de la modalidad de selección y su justificación, incluyendo la consulta sobre si el producto se encuentra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

(xii) El tipo de contrato

(xiii) Obligaciones generales y específicas de las partes.

(xiv) El plazo estimado del contrato y su justificación.

(xv) El lugar de ejecución

(xvi) El análisis de riesgos y matriz de riesgos, de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto expida la Secretaría General o quien haga sus veces, así como el análisis de las garantías que fueren necesarias para la debida ejecución del contrato.

(xvii) La manifestación expresa de que la Empresa cuenta con la disponibilidad presupuestal y su certificado, al igual que las vigencias futuras cuando apliquen.

(xviii) La forma de pago, junto con determinación de si habrá lugar a la entrega de anticipo, caso en el cual se presentará la justificación y determinación de su valor.

(xix) La indicación de si el contrato requiere interventoría.

(xx) La determinación de los requisitos habilitantes y factores de calificación.

(xxi) La determinación, justificación y criterios de adelantar una preselección en desarrollo de una invitación a oferentes preseleccionados, según aplique.

Para la elaboración del Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones la dependencia responsable podrá solicitar apoyo a la secretaria general o a cualquier otra dependencia de la Empresa.

24. Contenido general de los elementos del documento de planeación

Para la elaboración del documento de planeación, la entidad deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:

25. Registro en el plan anual de adquisiciones:

El principal instrumento de planeación de la actividad de compras y contratación de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. será el plan anual de adquisiciones que le facilitará a la entidad la identificación, registro, programación y divulgación de sus necesidades de bienes, obras y servicios para el año siguiente a su aprobación y los recursos necesarios y disponibles para satisfacerlas.

En razón de lo anterior, en la etapa de planeación la dependencia interesada deberá verificar la disponibilidad de recursos, o la existencia de mecanismos de financiación que permitan la ejecución total del contrato que se pretenda celebrar, y definir y actualizar el presupuesto de contratación de acuerdo con los lineamentos que defina la entidad para tales efectos. En todo caso, cuando se requiera ejecutar recursos

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públicos la dependencia encargada deberá verificar la disponibilidad de las respectivas vigencias fiscales.

Si la necesidad que se pretende satisfacer en el respectivo año fiscal no está contemplada dentro del plan anual de adquisiciones, la dependencia encargada deberá gestionar las modificaciones a dicho plan para la incorporación de la respectiva necesidad ante la Subgerencia Administrativa, Financiera y Talento Humano.

26. Presupuesto oficial estimado del contrato - XXX:

En el Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones, la entidad incluirá el XXX del contrato, el cual deberá ser valorado y justificado de manera objetiva, de acuerdo con un método que deberá explicarse y, en cualquier caso, desarrollarse teniendo como insumo el Análisis del sector adelantado por la entidad.

Cuando el valor del contrato este determinado por precios unitarios, se deberá incluir en el documento de planeación la forma como la entidad los calculó. También deberán incluirse los modelos financieros utilizados en la estructuración del proyecto cuando sea el caso, así como el análisis económico y tributario. Todos estos aspectos serán determinados de acuerdo con los lineamientos que para el efecto expida la Secretaría General o quien haga sus veces y los insumos que suministre la dependencia interesada en el Documento de Planeación, Caracterización y Condiciones.

27. Clasificador de servicios – Códigos UNSPSC:

El clasificador de bienes y servicios es una metodología uniforme de codificación para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico. El uso del clasificador en el SECOP II o la herramienta que haga sus veces será obligatorio para la entidad, de acuerdo con las políticas del sistema de compra pública de Colombia compra eficiente.

28. Análisis del Sector:

En el Análisis del Sector, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. recopilará la información disponible sobre las condiciones xxx xxxxxxx de los bienes, las obras o los servicios que desea adquirir. Lo anterior se llevará a cabo a través de:

(i) La identificación de las características xxx xxxxxxx relevante, tales como la existencia xx xxxxxxxx de entrada, el tamaño de las empresas que compiten en el mismo, la estructura de esas empresas, el análisis financiero de las mismas, y los compradores o adquirentes de esos bienes, obras o servicios;

(ii) La identificación de los proveedores que participen en el mercado específico, su historial de cumplimiento, sus características empresariales, así como los proveedores que cuenten con las mejores condiciones de experiencia y calidad de acuerdo con la necesidad a satisfacer;

(iii) Cotizaciones de precios de adquisición y demás condiciones de contratación de bienes, obras y servicios similares tanto en el sector público como en el privado;

Se recomienda utilizar como fuente adicional en los estudios del sector o mercado de todos los procesos de selección el módulo o aplicativo de solicitud de información a proveedores en línea a través del SECOP II, con el fin de recoger la información necesaria para conformar la lista de posibles proveedores, garantizando de esta manera el derecho a la igualdad y pluralidad de oferentes en los procesos de

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contratación, así mismo, en el momento de la elaboración de los estudios del sector o mercado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos establecidos por la agencia nacional de contratación pública - Colombia compra eficiente:

(i) Las entidades estatales tienen la obligación de analizar el sector durante la etapa de planeación para estructurar sus procesos de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del proceso de contratación.

(ii) La entidad estatal luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes o servicios que la satisfacen está en capacidad de definir el sector o mercado al cual pertenecen tales bienes o servicios y realizar el análisis correspondiente. El análisis del sector debe cubrir aspectos generales, estudio de la oferta y el estudio de la demanda que le permitan establecer razonablemente el valor de los bienes o servicios que pretende adquirir.

(iii) Las entidades estatales deben realizar los respectivos estudios xx xxxxxxx para los procesos de contratación que adelantan. En su desarrollo, son varias las herramientas que tienen para conocer el valor del bien o servicio a contratar, tales como cotizaciones actualizadas con entidades públicas y privadas legalmente constituidas, histórico de precios de procesos que haya adelantado la misma entidad y precios de referencia vigentes que hayan empleado otras entidades estatales para contratar objetos similares. para conocerlas es importante consultar la guía elaborada por Colombia compra eficiente para la elaboración de los estudios del sector.

29. Uso de índices e indicadores:

La Entidad definirá los requisitos, índices e indicadores en los términos y condiciones que, de acuerdo con el análisis de sector, considere adecuados para adelantar el proceso de selección. EPUXUA AVANZA E.I.C.E. establecerá índices e indicadores a efectos de garantizar la pluralidad de oferentes y la adecuada selección del contratista, cuando así lo considere y justifique por las condiciones técnicas, jurídicas o financieras xxx xxxxxxx.

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá establecer indicadores de concentración contractual en virtud de los cuales evalúe las ofertas en función del número de contratos que un mismo contratista tenga suscritos con la entidad, o podrá establecer índices que evalúen las ofertas en función del incumplimiento que el oferente haya tenido en otros contratos con EPUXUA AVANZA E.I.C.E. y demás entidades contratantes. EPUXUA AVANZA E.I.C.E. también podrá incluir indicadores en los que se disponga que se rechazarán las ofertas de aquellos oferentes que hubieren sido objeto de una declaratoria de incumplimiento que esté en firme.

30. Apoyo a la industria nacional:

En los criterios de calificación de las ofertas de los términos y condiciones de los procesos de selección, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá incorporar un puntaje que podrá oscilar entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%) del puntaje total de los requisitos ponderables o sujetos a puntaje, que será aplicado a aquellos oferentes de bienes o servicios nacionales.

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ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

Tratándose de bienes o servicios extranjeros, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%) del puntaje total de los requisitos ponderables o sujetos a puntaje, para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

31. Criterios de desempate

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá incluir criterios de desempate en los términos y condiciones en los procesos de selección en los que participe más de un oferente. El empate se configurará cuando dos o más ofertas presentadas por los oferentes obtienen un mismo puntaje en la evaluación final que realiza la entidad.

32. Análisis de riesgos y matriz de riesgos:

La Dependencia que pretenda satisfacer la necesidad preparará un análisis de riesgos en el cual se analizarán e identificarán los riesgos que pueden afectar la ejecución del contrato que se espera celebrar.

Con base en el análisis de riesgos, la Dependencia correspondiente preparará un estudio de riesgos, en el cual se:

(i) Establecerá el contexto con el cual se realiza el análisis de riesgos;

(ii) Identificará los riesgos previsibles de acuerdo con el contexto previsto.

(iii) Evaluará la probabilidad de ocurrencia y la consecuencia o impacto para cada riesgo identificado;

(iv) Estimará la cuantificación del riesgo como un rango monetario de los efectos favorables o desfavorables en caso de que se presente su acaecimiento;

(v) Asignará los riesgos teniendo en cuenta el principio general que rige la materia, esto es, que debe asumirlo la parte que esté en condición de gestionarlo en mejor forma, bien sea por su experiencia, conocimiento o posición contractual;

(vi) Establecerá los tratamientos para mitigar el riesgo en la ejecución del contrato.

El análisis de riesgos y la respectiva matriz serán parte integral del documento de planeación y del contrato cuando este se perfeccione. Para este análisis se tendrán en cuenta los lineamientos sectoriales definidos por el consejo nacional de política económica y social (CONPES). Cada vez que se lleve a cabo una modificación de los contratos suscritos, la dependencia competente deberá revisar y validar el análisis de riesgos, junto con la respectiva matriz con el objetivo de determinar si por cuenta de la modificación contractual, debe ajustarse el análisis y la matriz de riesgos.

33. Garantías exigibles al contratista:

La Dependencia que pretenda satisfacer la necesidad deberá establecer las garantías necesarias que se exigirán a los contratistas para asegurar la seriedad de sus ofertas y como respaldo del cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. de conformidad con la naturaleza del contrato y condiciones de ejecución del mismo. Las garantías cubrirán, como mínimo:

(i) La presentación de las ofertas;

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(ii) La ejecución de los contratos y su liquidación; y

(iii) Las afectaciones a EPUXUA AVANZA E.I.C.E. que puedan surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas y subcontratistas.

Las garantías que los Oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones serán alguna o algunas de las siguientes:

(i) Contrato de seguro contenido en una póliza;

(ii) Patrimonio autónomo; o

(iii) Garantía bancaria;

La Dependencia deberá solicitar todas aquellas garantías que considere necesarias para cubrir los perjuicios ocasionados por los posibles daños causados por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas en el marco de la ejecución del contrato. Las garantías deberán cumplir con las condiciones de riesgo admisibles de acuerdo con la política de riesgo de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. en general, la entidad podrá solicitar cualquier tipo de garantías o pólizas especiales que se requieran para propiciar el cumplimiento de la ejecución del contrato en forma exitosa y para amparar los daños que le puedan ser ocasionados, de acuerdo con la naturaleza y los riesgos del contrato.

En cada proyecto, la dependencia interesada podrá determinar el tipo de garantías que exigirá a los oferentes o contratistas. Los términos y condiciones deberán expresar con claridad el alcance de las garantías exigidas.

34. Acuerdos comerciales:

En los casos en los que EPUXUA AVANZA E.I.C.E. esté listada en acuerdos comerciales suscritos por el Estado colombiano, la entidad deberá adelantar los procesos de contratación de acuerdo con lo previsto en dichos acuerdos, cuando estos sean aplicables. Si las disposiciones de los acuerdos comerciales contienen reglas especiales sobre publicidad, plazos, condiciones técnicas, entre otros elementos que pueden ser diferentes a los consagrados en el presente manual, se aplicarán los acuerdos comerciales. En lo no regulado ni previsto por el acuerdo comercial se aplicará el presente manual.

35. Publicaciones durante el proceso de selección:

Las publicaciones que la entidad realizará con ocasión de la gestión contractual para los oferentes se llevarán a cabo durante días hábiles.

36. Publicación de los documentos del proceso de selección en las plataformas oficiales:

Los documentos del proceso de selección, deberán publicarse en el SECOP II o en la plataforma que haga sus veces. En caso de problemas con la plataforma SECOP II, la entidad deberá aplicar el protocolo de indisponibilidad de esta plataforma, o de la que haga sus veces, según los lineamientos o políticas que expida Colombia compra eficiente. Además de la publicación de los documentos del proceso de selección en el SECOP II o la herramienta que haga sus veces, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. también podrá hacer las publicaciones de los referidos documentos en su página oficial.

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

CAPÍTULO VI. ETAPA DE SELECCIÓN

37. Determinación de la modalidad de selección:

Una vez se hayan analizado las características del bien, obra o servicio, las características de sus potenciales proveedores y xxx xxxxxxx, así como los riesgos ínsitos a la contratación, entre otros, la Secretaría General o quien haga sus veces señalará la modalidad de selección a emplear de conformidad con lo establecido en el presente manual. De igual forma, la Secretaría General o quien haga sus veces explicará en el documento de planeación las razones de su decisión.

38. Modalidades de Selección del contratista:

La etapa de selección de los contratistas de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. se surtirá mediante la aplicación de alguna de las siguientes modalidades de selección:

(i) Invitación abierta;

(ii) Invitación a oferentes preseleccionados;

(iii) Órdenes de compra de bienes, servicios o de obra;

(iv) Contratación directa;

(v) Contratación mediante pago contra factura

(vi)Adquisición a través de los mecanismos de agregación de demanda;

(vii) Adquisición a través de bolsas de productos.

39. Invitación Abierta:

39.1 Etapas y requisitos del proceso de Invitación Abierta

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. acudirá a la modalidad de selección de invitación abierta a un número indeterminado de proveedores los bienes, servicios, obras que requiera, cuando la cuantía del presupuesto oficial estimado (XXX) supere los diez mil salarios mínimos legales mensuales vigente (10.000 S.M.L.M.V.) incluido IVA.

Sin perjuicio de lo anterior, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá acudir a la modalidad de selección de invitación abierta, sin importar la cuantía del contrato a celebrar, ni el número de participantes relevantes en el mercado interesados en contratar con la entidad, siempre que lo considere conveniente por su impacto e importancia para la entidad o para el país.

La Secretaría General, elaborará el documento de términos y condiciones con base en lo indicado en el documento de planeación y preparará un cronograma del proceso de invitación abierta que deberá ser incorporado en los términos y condiciones, el cual deberá incluir, por lo menos, las siguientes etapas del proceso:

ANEXO

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(i) Publicación del Acta de apertura y documentos definitivos del proceso de selección en la página web de EPUXUA AVANZA E.I.C.E., en caso de no estar habilitada o funcionando podrá publicarse en la página web de la Alcaldía Municipal xx Xxxxxx y SECOP II;

(ii) Presentación de observaciones y preguntas por parte de los interesados, para lo cual la Entidad concederá un plazo de tres (3) días hábiles desde el día siguiente a la publicación del acta de apertura y de los documentos definitivos del proceso de selección;

(iii) Respuesta a las observaciones y preguntas presentadas por los interesados; las cuales deberán ser resueltas en conjunto con la dependencia interesada y la Secretaría General o quien haga sus veces, de conformidad con sus competencias.

(iv) Publicación de Adendas, de ser necesario la empresa podrá modificar el cronograma mediante adendas.

(v) Presentación de la oferta, cuyo plazo será establecido en el cronograma del proceso correspondiente, el cual no podrá ser inferior a ocho (8) días hábiles contados a partir de la publicación de los documentos definitivos del proceso de selección;

(vi) Evaluación de las ofertas y publicación del informe preliminar del comité evaluador;

(vii) Traslado del informe preliminar del comité evaluador y subsanaciones, por al menos dos (2) días hábiles;

(viii) Respuestas a las observaciones presentadas por los oferentes al informe preliminar del comité evaluador;

(ix) Publicación del informe final del comité evaluador e informe de recomendación de selección;

(x) Publicación del acta de selección del contratista o declaratoria de fallido, la cual deberá realizarse, a más tardar, dos (2) días después de publicado el informe final del comité evaluador.

(xi) Suscripción del contrato para lo cual el oferente seleccionado tendrá un plazo máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del acta de selección. En este término el contratista deberá presentar la documentación requerida para la suscripción del contrato, so pena de hacer exigible la garantía de seriedad de la oferta. En este caso, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar si las condiciones de la oferta son igualmente favorables para la Entidad o con el que siguiere en lista hasta celebrarse el contrato, de ser posible.

(xii) El contratista tendrá un máximo de dos (2) días hábiles siguientes a la firma del contrato para presentar las garantías exigidas en los términos y condiciones para su respectiva aprobación. De lo contrario se entenderá que no está interesado en su ejecución y EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá hacer exigible la garantía de seriedad de la oferta al no cumplirse los requisitos de ejecución del contrato y podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar si las condiciones de la oferta son igualmente favorables para EPUXUA AVANZA E.I.C.E. o con el que siguiere en lista hasta suscribirse el respectivo contrato.

PARÁGRAFO: EPUXUA AVANZA E.I.C.E. definirá en el cronograma del respectivo proceso de invitación abierta y documentos definitivos del proceso, los plazos en los cuales se ejecutarán las anteriores etapas y los procedimientos que hacen parte de este proceso de selección. En todo caso, la entidad deberá respetar los plazos mínimos previstos en este artículo.

39.2 Precalificación:

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

Cuando las condiciones xxx xxxxxxx lo ameriten conforme a lo señalado en el análisis del sector, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá realizar una precalificación antes de la Invitación Abierta, que consiste en una convocatoria pública para integrar un listado limitado de interesados de personas que cumplan con determinadas condiciones habilitantes, quienes serán los únicos facultados para la presentación de las ofertas.

La Secretaría General o quien haga sus veces adelantará la precalificación, la cual contendrá, por lo menos, las siguientes etapas:

(i) Publicación en el SECOP II del documento de precalificación que contendrá por lo menos, la descripción del proyecto, los requisitos habilitantes y la forma en la que los interesados deberán acreditarlos a través de una manifestación de interés, de conformidad con lo establecido en el documento de planeación.

(ii) Presentación de observaciones por parte de los interesados, para lo cual EPUXUA AVANZA E.I.C.E. concederá un plazo mínimo de dos (2) días hábiles tras la publicación del documento de precalificación;

(iii) Respuesta de la entidad a las observaciones presentadas por los interesados al documento de precalificación, las cuales deberán ser resultas en conjunto con la dependencia interesada y la Secretaría General o quien haga sus veces, de conformidad con sus competencias.

(iv) Publicación de adendas, lo cual podrá ser llevado a cabo hasta un (1) día antes de la fecha máxima establecida en el cronograma para la recepción de las manifestaciones de interés;

(v) Presentación de la manifestación de interés, la cual deberá cumplir con lo establecido en el documento de precalificación. El plazo concedido por EPUXUA AVANZA E.I.C.E. para la presentación de este documento no podrá ser inferior a tres

(3) días hábiles contados a partir de la publicación del documento de precalificación;

(vi) Evaluación de la manifestación de interés, publicación del informe preliminar de precalificación y solicitud de subsanaciones;

(vii) Traslado del informe preliminar de precalificación y subsanaciones, cuyo término no será inferior a dos (2) días hábiles;

(viii) Respuestas a las observaciones al informe preliminar de precalificación por parte de la Entidad;

(ix) Publicación de informe definitivo de precalificación;

(x) Conformación y publicación de la lista de precalificados.

En ningún caso la conformación de lista de precalificados obligará a EPUXUA AVANZA E.I.C.E. a iniciar la etapa de selección de oferta con los precalificados. EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá prescindir de la lista de precalificados, pudiendo iniciar un nuevo proceso de Precalificación o iniciar un proceso de invitación abierta, cuando esta decisión corresponda a consideraciones técnicas, financieras, xx xxxxxxx o conveniencia debidamente justificadas.

Los plazos indicados son mínimos para cada una de las etapas del proceso de precalificación mencionado, razón por la cual la entidad podrá establecer otros plazos más amplios de considerarlo necesario.

40. Invitación a oferentes preseleccionados:

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

40.1 Preselección de posibles oferentes:

La Preselección es un procedimiento interno en el que la entidad identifica cuáles son los contratistas o proveedores calificados para la ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios con los que se podría contratar la satisfacción de una determinada necesidad, y selecciona los aptos e idóneos para participar en el proceso de selección, con el fin de celebrar un contrato en particular, aplicando para ello índices, indicadores y criterios objetivos de escogencia. Tales criterios son, entre otros, el registro de proveedores utilizado por el SECOP II o el que haga sus veces, así como la idoneidad, la experiencia y las capacidades jurídicas, técnicas, operativas y financieras debidamente comprobadas. En tal sentido, la dependencia competente analizará la experiencia que tales contratistas o proveedores hayan tenido con entidades estatales o privadas, su historial de cumplimiento, su capacidad de actuar a nivel nacional, regional o local, según sea el caso y, en general, factores que razonablemente aseguren a EPUXUA AVANZA E.I.C.E. que los contratistas o proveedores correspondientes satisfagan en forma óptima las necesidades misionales de servicio de la entidad y del cliente.

Cuando quiera que se pretenda adelantar un proceso mediante la modalidad de invitación a oferentes preseleccionados, el documento de planeación deberá contener la justificación, el análisis y los criterios definidos para la determinación de mínimo dos

(2) y xxxxxx xxxx (8) posibles oferentes.

PARÁGRAFO PRIMERO: EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá adelantar el proceso de selección mediante la modalidad de invitación a oferentes preseleccionados con un número superior a ocho (8) sin superar doce (12) invitados, cuando lo considere conveniente por las condiciones xxx xxxxxxx, la naturaleza del bien a contratar o la calidad de la persona, lo cual deberá justificar en el documento de planeación y ser aprobado por el comité de contratación.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La Entidad procurará alternar los preseleccionados siempre que cumplan con las condiciones de idoneidad para la satisfacción de la necesidad, de manera tal que se amplié la oportunidad de participar a los posibles contratistas o proveedores que no hayan sido preseleccionados para los procesos de selección que la entidad haya llevado a cabo.

PARÁGRAFO TERCERO: El Procedimiento de preselección de posibles oferentes será reglamentado por la entidad.

40.2 Etapas del proceso de Invitación a Oferentes Preseleccionados:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. acudirá a la modalidad de selección de invitación a oferentes preseleccionados cuando:

(i) La cuantía del contrato a celebrar según el presupuesto oficial estimado (XXX) sea superior a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes e inferior a 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluido IVA.

(ii) EPUXUA AVANZA E.I.C.E. haya realizado un proceso de preselección con base en las reglas establecidas en el presente manual, que le permita identificar entre dos (2)

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

y ocho (8) posibles oferentes aptos o con suficiente capacidad y experiencia comprobada para ejecutar a cabalidad el objeto a contratar.

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá incluir en el cronograma de los términos y condiciones de la invitación a oferentes preseleccionados, por lo menos, las siguientes etapas del proceso:

(i) Determinación interna de la existencia de por lo menos dos (2) posibles oferentes y máximo ocho (8) a través de la preselección;

(ii); Publicación y envío de la invitación vía correo electrónico para que consulten los documentos del proceso de selección, a los oferentes preseleccionados en la plataforma del SECOP-II y/o base de datos de proveedores de EPUXUA AVANZA E.I.C.E.

(iii) Presentaciones de observaciones y preguntas por parte de los oferentes preseleccionados, para lo cual la entidad concederá un plazo de tres (3) días hábiles contados a partir de la publicación de los documentos del proceso de selección;

(iv) Respuesta a las observaciones y preguntas presentadas por los oferentes, las cuales deberán ser resultas en conjunto con la dependencia interesada y la Secretaría General o quien haga sus veces, de conformidad con sus competencias;

(v) De ser necesario EPUXUA AVANZA, podrá modificar el cronograma mediante adenda;

(vi) Presentación de la oferta, dentro del plazo previsto en el cronograma del proceso de invitación privada, se verificará el cierre del mismo y se fijará el término para la evaluación de las propuestas presentadas.

(vii) Evaluación de las ofertas y publicación del informe preliminar del comité evaluador.

(viii) Traslado del informe preliminar del comité evaluador y subsanaciones, el cual será de mínimo dos (2) días hábiles;

(ix) Respuestas de la entidad a las observaciones presentadas al informe preliminar del comité evaluador, las cuales deberán ser resultas en conjunto con la dependencia interesada y la Secretaría General o quien haga sus veces, de conformidad con sus competencias;

(x) Publicación de Informe final del comité evaluador e informe de recomendación de selección;

(xi) Publicación del acta de selección del contratista o declaratoria de fallido, la cual deberá realizarse, a más tardar, un (1) día después de publicado el informe final del comité evaluador.

(xii) Suscripción del contrato para lo cual el oferente seleccionado tendrá un plazo máximo de tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del acta de selección. en este término el contratista deberá presentar la documentación requerida para la suscripción del contrato, so pena de hacer exigible la garantía de seriedad de la oferta. En este caso, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar si las condiciones de la oferta son igualmente favorables para entidad o con el que siguiere en lista hasta celebrarse el contrato, de ser posible.

(xiii) El contratista tendrá un máximo de dos (2) días hábiles siguientes a la firma del contrato para presentar las garantías exigidas en los términos y condiciones para su

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

respectiva aprobación. De lo contrario se entenderá que no está interesado en su ejecución y EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá hacer exigible la garantía de seriedad de la oferta al no cumplirse los requisitos de ejecución del contrato y podrá contratar con el oferente que haya ocupado el segundo lugar si las condiciones de la oferta son igualmente favorables para EPUXUA AVANZA E.I.C.E. o con el que siguiere en lista hasta suscribirse el respectivo contrato.

PARÁGRAFO: EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá definir en el cronograma de los términos y condiciones de la invitación, los plazos en los cuales se ejecutarán las anteriores etapas. En cualquier caso, los plazos deberán ser razonables y garantizar que los interesados en contratar con la entidad cuenten con el tiempo suficiente para la elaboración de la oferta.

41. Órdenes de compra de bienes, servicios y obra:

La empresa EPUXUA AVANZA, podrá contratar bienes, servicios y obras mediante órdenes hasta mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 SMLMV) mediante el estudio xx xxxxxxx y/o bases de datos especializadas contentivas de precios referencia xxx xxxxxxx aplicable, de las cuales se aceptará la oferta más favorable para la Empresa EPUXUA AVANZA enviadas vía correo electrónico o por correo postal.

La Empresa EPUXUA AVANZA solicitará un mínimo de tres cotizaciones sujetas a las condiciones de la ficha técnica, el comité evaluador realizará el análisis de las condiciones económicas, técnicas y de calidad, así como la verificación de ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, la capacidad jurídica, financiera y de experiencia del oferente, y seleccionará la que resulte más favorable para la entidad según las condiciones establecidas en la ficha y documentos del proceso.

En caso de que se presenten menos de tres cotizaciones, se podrá adelantar la orden de compra de bienes, servicios y obra con los que hayan enviado cotización.

Una vez efectuado lo anterior, se procederá a expedir el respectivo compromiso presupuestal, aceptar la postura y la respectiva aprobación de la garantía única de cumplimiento, si hay lugar a ello.

Para esta contratación, se deberá consultar previamente precios xx xxxxxxx, acto seguido, se contratará el que se considere ofrece las mejores condiciones de calidad, servicio y precio, atendiendo a los precios xx xxxxxxx.

Las órdenes de compra de bienes, servicios y obra, deberán estar precedidas de la justificación de la necesidad, ficha técnica, certificado de disponibilidad presupuestal y compromiso presupuestal, y cuando resulte necesario, matriz de riesgos y validación del plan anual de adquisiciones.

PARÁGRAFO PRIMERO: Procedimiento Para Las Órdenes De Compra De Bienes, Servicios Y Obra.

El procedimiento para la contratación de la respectiva orden, deberá contener por lo menos:

- Validación del Plan Anual de Adquisiciones.

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- Descripción técnica, detallada, precisa y completa de la orden.

- El valor, plazo, forma y cronograma de pagos, determinación de si hay lugar a anticipo o pago anticipado, indicando su valor y teniendo en cuenta los rendimientos financieros que estos generen.

- Previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal y causación en el plan anualizado de caja – PAC.

- Estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles a los partes contratantes asociados a la orden y la forma de mitigarlos.

- Las garantías exigidas, de ser necesarias.

- Términos y condiciones de la orden identificando plenamente las partes contratantes y los elementos esenciales, naturales y accidentales de la orden.

- Términos de la supervisión y/o interventoría de la orden.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Bajo ninguna circunstancia la empresa EPUXUA AVANZA, efectuará aceptaciones tácitas de la oferta, por lo que la remisión de la cotización no constituye obligación alguna de suscribir la orden de servicio.

42. Contratación Directa:

Bajo esta modalidad de selección EPUXUA AVANZA E.I.C.E. contratará a una persona natural o jurídica que cuente con capacidad, idoneidad y experiencia acreditada para ejecutar el objeto del contrato conforme a los requisitos que sean determinados en el documento de planeación, en el cual deberá estar justificada la necesidad a satisfacer.

La Entidad recurrirá a esta modalidad cuando se configure alguna de las siguientes causales taxativas:

(i) Cuando un proceso de selección no se ha recibido ninguna manifestación de interes, no exista pluralidad de proveedores, o se hubiera declarado fallido de comformidad con lo previsto en el artículo de que trata esta declaratoria.

(ii) Cuando se trate de contratos o convenios interadministrativos.

(iii) Cuando sean contratos o convenios especiales de cooperación para el desarrollo directo de actividades de ciencia, tecnología e innovación.

(iv) Cuando se trate de contratos con organismos internacionales multilaterales, para lo cual se aplicará lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley 1150 del 2007 o aquella que la modifique, adicione o sustituya, en lo que aplique conforme al régimen jurídico de la Empresa

(v) Cuando se trate de bienes, productos o servicios con derechos de propiedad industrial, derecho de autor o que tengan proveedor exclusivo en el territorio nacional o para la adquisición de licencias, marcas, patentes o derechos de propiedad intelectual.

(vi) Los contratos que se celebren para restablecer o garantizar la continuidad de actividades que no se culminaron en el marco de un contrato anterior, siempre que se

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demuestre y justifique en los términos y condiciones que con dicha medida se busca garantizar la ejecución del objeto contratado y evitar la paralización del proyecto o la interrupción del servicio

(vii) En los casos de urgencia, que, por el acaecimiento de hechos imprevistos, irresistibles e incontenibles, demanden acciones inmediatas e imposibiliten acudir a las otras modalidades de selección.

(viii) Contrato de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o que solo puedan encomendarse por su idoneidad y experticia a determinadas personas naturales o jurídicas, es decir cuando se requiera contratar a una persona en consideración a sus calidades especiales (conocimiento, experiencia, reconocimiento, seguridad, confianza).

(ix) Los servicios bajo la modalidad de suscripción, afiliación o inscripción.

(x) Cuando se requiera contratar a una persona en consideración a las calidades especiales (conocimiento, experiencia, reconocimiento, seguridad, confianza), para la estructuración, gerencia o gestión de proyectos a cargo de la entidad, o para desarrollar actividades de importancia estratégica para el funcionamiento de la misma.

(xi) Contrato de compraventa o de arrendamiento de bienes inmuebles, siempre y cuando se realice a precios xx xxxxxxx en los casos en los que la entidad actúe como adquirente, vendedora, arrendataria o arrendadora del inmueble.

(xii) Contratos de mutuo, donación, venta, arrendamiento y leasing de bienes muebles o inmuebles, usufructo, comodato.

(xiii) Contratos de enajenación, gravámenes, saneamiento, limitaciones al dominio o administración a cualquier título de tenencia de bienes inmuebles, salvo norma especial.

(xiv) Cuando se deba dar cumplimiento a una orden judicial.

(xv) Contratos de soporte técnico de sofware ya instalado, su actualización, modificación o ampliación.

(xvi) Contratos con sociedades donde la empresa tiene participación accionaria o cuotas de participación igual o superior al veinticinco por ciento (25%).

(xvii) Contratos y convenios para la formulación o implementación de instrumentos de planificación, financiación, o gestión del suelo, como planes parciales, unidades de actuación urbanística, macroproyectos, entre otros; para hacer proyectos que serán enajenados o explotados económicamente a cualquier título, y en donde EPUXUA AVANZA participará en utilidades o cualquier tipo de aproechamiento económico o de honorarios en la comercialización de estos.

(xviii) Cuando se requiera adquirir licencias, uso de marcas, patentes, y derechos de propiedad intelectual.

(xix) Contratos de cuentas de ahorros o corrientes, de recaudo, fiducia mercantil, fiducia de inversión y fiducia inmobiliaría.

(xxii) Cuando se trate de convenios de asociación o solidarios; o cuando se trate de acuerdos o contratos de colaboración empresarial, asociaciones empresariales con personas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras, y alianzas estratégicas.

(xxiii) Servicios de bienestar laboral

(xxiv) Servicios de marketing y posicionamiento de marca

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

(xxv) Cuando la cuantía del contrato, independientemente de su objeto, no supere los doscientos Salarios Mínimos legales mensuales vigentes (200 SMLMV).

En los casos a los que hacen referencia los literales (v), (vi) y (vii) anteriores, la dependencia interesada deberá someter a consideración y aprobación del comité de contratación la decisión de adelantar la contratación directa por la causal referida.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando quiera que la entidad actúe como vendedora de un bien mueble o inmueble, deberá contar con avalúo comercial actualizado de los bienes a enajenar; asimismo, podrá contratar directamente un intermediario idóneo para encontrar un comprador.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Para la aplicación de la causal contenida en el numeral 21 del presente artículo, el responsable del componente técnico deberá dar estricta aplicación al principio de planeación y selección objetiva y contar con al menos dos

(2) cotizaciones o referencias del precio y tener los respectivos soportes (histórico de contratación, contratos reportados en Secop, catálogos, etc.) que pueden sustentar una muestra xx xxxxxxx.

PARÁGRAFO TERCERO: La dependencia responsable entregara a la secretaria General la información señalada en el presente Manual con la totalidad de los documentos necesarios que justifican la contratación directa.

42.1 Procedimiento para la Contratación directa:

La dependencia responsable debe señalar en el Documento de Planeación la causal que se invoca para la contratación directa, así como la recomendación en la selección del contratista y la justificación del porque la oferta recomendada es la más favorable para EPUXUA AVANZA E.I.C.E

Cuando la Contratación directa sea inferior a doscientos (200) smlmv, se deberá poner a consideración de los miembros del Comité de Contratación, quienes verificaran la procedencia de la aplicación de la causal de contratación directa que se invoca, así como las condiciones de capacidad del contratista, de tal manera que se garantice la selección objetiva. La suscripción del contrato estará a cargo del ordenador del gasto o su delegado.

43. Contratación mediante pago contra factura

La entidad podrá adquirir bienes y/o servicios mediante pagos contra factura cuando la cantidad no supere los treinta (30) salarios mínimos mensuales legales vigentes – SMLMV, siempre que se destine para alguna de los siguientes asuntos:

a. Suscripciones derechas de uso, participaciones en eventos capacitaciones ferias entre otros

b. Servicios o elementos necesarios para garantizar el mantenimiento y la reparación de los bienes de la entidad y los bienes entregados, en el marco del aprovechamiento económico

c. Servicios o elementos necesarios para garantizar la correcta realización de las actividades de la entidad, capacitación e incentivos de quienes prestan sus servicios a la entidad.

d. Gastos logísticos de personas invitadas a eventos, proyectos, simposios, entre otros.

ANEXO

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En cualquier caso, estos pagos deberán ser autorizados por el Gerente, previa consulta al Comité de Contratación y estar precedidos por lo menos de la justificación de la necesidad, ficha técnica, matriz de riesgos, validación del plan de compras, certificado de disponibilidad presupuestal y compromiso presupuestal.

Cada pago realizado, deberá quedar registrado en el sistema financiero que se tenga para el efecto, especificando el gasto, el concepto el número de comprobante, la fecha y el beneficiario.

Los bienes y o servicios adquiridos deberán registrarse en el inventario de la Entidad y ser incluidos dentro de la póliza correspondiente.

Está prohibido fraccionar y adicionar la adquisición de un mismo bien a la presentación de un mismo servicio mediante esta modalidad.

Tratándose de bienes y servicios de características técnicas uniformes, deberá consultar previamente otras ofertas (estudio xx xxxxxxx)

Los bienes y los servicios adquiridos por esta modalidad deberán estar cubiertos por lo menos por las garantías legales establecidas en el Estatuto del Consumidor, cuando aplique.

PARAGRAFO: Sin perjuicio de las normas que regulan la caja menor de la entidad la Empresa Pública del Municipio xx Xxxxxx EPUXUA AVANZA E.I.C.E podrá ordenar los pagos necesarios para atender gastos de notariado y registro. costos de certificados y copias expedidas por entidades o autoridades públicas o privadas, multas o sanciones, cauciones judiciales, honorarios de peritos y curadores, entre otros; para lo cual solo se requiere de la aceptación presupuestal previa, la justificación del gasto suscrita por la dependencia interesada y el ordenador del gasto, y el documento adicional que requiera a cada pago específico, por ejemplo la respectiva factura o documento equivalente, sentencia judicial, acto administrativo o similares

44. Adquisición a través de los mecanismos de agregación de demanda:

Teniendo en cuenta que la obligatoriedad de los Acuerdos Marco de Precios, es para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública establecida en el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, y que de acuerdo con las normas vigentes que rigen para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, EPUXUA AVANZA se rige por su Manual de Contratación, no será obligatorio la compra de bienes o servicios a través de los acuerdos marco que estructura la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, sin perjuicio, de que en caso de considerarse pertinente, la empresa pueda utilizar las plataformas habilitadas por el Gobierno Nacional para la adquisición de bienes y servicios, conforme a lo siguiente:

45. Acuerdos marco de precios:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá, a través de la Tienda Virtual, utilizar los Acuerdos Marco de Precios suscritos por Colombia Compra Eficiente para la adquisición de bienes y servicios requeridos ordinariamente para su actividad, siempre que le

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permitan atender de manera integral su necesidad. Este trámite se adelantará a través de la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente, de acuerdo con las guías y manuales de esta última.

PARÁGRAFO: En esta modalidad de selección, no se requerirá documento de planeación, razón por la cual la solicitud de apertura del proceso de selección contará con un estudio de necesidad el cual será aportado por la dependencia requirente, de acuerdo con los formatos que adopte la entidad para estos efectos.

46. Adquisición de bienes con grandes superficies:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá adquirir bienes a través de la tienda virtual con grandes superficies, es decir, establecimientos de comercio que vendan bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la superintendencia de industria y comercio. Para llevar a cabo lo anterior, la Entidad aplicará los lineamientos y procedimientos de la Guía de Colombia Compra Eficiente.

PARÁGRAFO: En esta modalidad de selección, no se requerirá documento de planeación, razón por la cual la solicitud de apertura del proceso de selección contará con un estudio de necesidad el cual será aportado por la dependencia requirente, de acuerdo con los formatos que adopte la entidad para estos efectos.

47. Adquisición a través de Bolsas de Productos

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de la entidad en bolsas de productos. Cuando el documento de planeación señale que el bien o servicio requerido se encuentra disponible en los listados de las bolsas respectivas, y justifique que mediante esta modalidad hay mejor relación costo – beneficio para la entidad, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá emitir una comunicación donde exprese su interés de vinculación a la bolsa a la cual desee enlazarse. Aunado a ello, en el documento de planeación se deberá incluir el análisis del proceso de selección del comisionista mencionando si EPUXUA AVANZA E.I.C.E. le exigirá requisitos habilitantes adicionales a tal calidad, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. En todo caso, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por las disposiciones de aquellas.

48. Instrumento Comercial Marco

El instrumento comercial marco es una herramienta de abastecimiento para satisfacer cualquier necesidad relacionada con la contratación de bienes, obras o servicios que por sus características de reiterada utilización o uso frecuente en la actividad contractual de la entidad, permite materializar acuerdos simultáneos con varios proveedores idóneos, que serán ejecutados de acuerdo con las necesidades a satisfacer de la Entidad o de sus clientes, con el fin de optimizar el valor de las compras, incrementar el poder de negociación y reducir los costos administrativos.

La entidad podrá utilizar el instrumento comercial marco, entendido como el acuerdo de cuantía determinable, suscrito entre EPUXUA AVANZA E.I.C.E. y uno o varios

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proveedores idóneos, cuya eventual ejecución se realiza a través de asignación de órdenes de trabajo, compra o servicio en el previstas, de acuerdo con las necesidades que vaya demandando la entidad.

Los proveedores con los que EPUXUA AVANZA E.I.C.E. vaya a suscribir el Instrumento comercial marco deberán ser escogidos por la entidad, mediante la previa realización de una invitación abierta o una invitación a oferentes preseleccionados.

Para la asignación de las órdenes de trabajo, compra o servicio, según corresponda, se tendrá en cuenta como único criterio el menor valor de las cotizaciones que presenten los proveedores, o aspectos técnicos cuando se hayan pactado previamente tarifas fijas determinadas por la entidad. Cuando se requiera suscribir el instrumento comercial marco se requerirá de un valor de ejecución estimado y contar con la disponibilidad presupuestal previa a la asignación de las órdenes de trabajo, compra o servicio, según corresponda.

El plazo del instrumento comercial se determinará en el documento de planeación, para lo cual se tendrá en cuenta, entre otros, la necesidad que se pretende satisfacer y los plazos de ejecución de los contratos o convenios que suscriba EPUXUA AVANZA

E.I.C.E. en virtud de las diferentes líneas de negocios de la entidad.

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. reglamentará el instrumento comercial marco al que hace referencia el presente artículo.

PARÁGRAFO PRIMERO: El instrumento comercial se mantendrá abierto, por lo cual, durante su vigencia, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá ampliar la lista de proveedores o contratistas. Para ese efecto, la entidad deberá adelantar un nuevo proceso de selección.

49. Disposiciones comunes a las modalidades de selección:

49.1 Ofertas alternativas:

La entidad podrá incluir en los términos y condiciones de los procesos de selección, la posibilidad de que los oferentes presenten ofertas alternativas, siempre que cumplan con los requisitos y términos establecidos por la entidad para la presentación de la oferta básica. si no cumplen con esos requisitos, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. no abrirá la propuesta alternativa. EPUXUA AVANZA E.I.C.E. regulará los eventos y las condiciones bajo las cuales se podrían presentar ofertas alternativas, garantizando los principios aplicables a la actividad contractual de la entidad y los derechos de los oferentes.

49.2 Subasta:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá aplicar el mecanismo de subasta en sus procesos de selección. en caso de que la entidad decida utilizar este mecanismo, deberá justificar su decisión en el documento de planeación de acuerdo con el análisis de sector que haya realizado, así como las ventajas que dicha subasta presenta en el caso específico. la entidad explicará con claridad los criterios con los que se realizará la respectiva subasta, garantizando en todo momento el cumplimiento de los principios aplicables a la actividad contractual.

49.3 Negociación directa:

La entidad podrá incluir en los términos y condiciones de los procesos de selección, la posibilidad de adelantar negociaciones directas con los oferentes, EPUXUA AVANZA

E.I.C.E. regulará los eventos y las condiciones bajo las cuales se realizará dicha

ANEXO

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA N° 012 DE 2023

negociación directa, garantizando los principios aplicables a la actividad contractual de la entidad y los derechos de los oferentes.

49.4 Audiencias en el marco del proceso de selección:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá llevar a cabo audiencias públicas con los oferentes en los procesos de selección, siempre que lo considere necesario para garantizar el principio de publicidad y contradicción. en caso de ser convocada, la audiencia deberá ser incluida en el cronograma del respectivo proceso y debe indicarse la fecha y hora para su celebración.

49.5 Adendas:

Siempre que lo considere conveniente o necesario, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá realizar adendas a los documentos del proceso de selección, para lo cual deberá cumplir con los principios de transparencia y publicidad.

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. puede modificar los términos y condiciones a través de adendas expedidas antes de la fecha máxima establecida en el cronograma para la recepción de las ofertas, estas se podrán expedir conforme a la normatividad vigente antes del cierre, evento en el cual podrá prorrogarse la fecha del cierre. adicionalmente se podrán expedir adendas posteriores al cierre solamente para modificar el cronograma del proceso.

La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles.

49.6 Reglas de Subsanación:

Recibidas las ofertas, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. revisará el contenido de las mismas y podrá solicitar a los oferentes que subsanen los aspectos de su oferta, salvo los elementos que otorguen puntaje. Dependiendo de la modalidad de selección y del cronograma previsto por la entidad en cada proceso, la entidad podrá solicitar la subsanación, la cual deberá ser entregada por los oferentes hasta antes de la presentación del informe final del comité evaluador, de acuerdo con los términos fijados en el cronograma del proceso de selección.

Presentados los documentos o la información requerida para la subsanación de la oferta, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. verificará la suficiencia de los documentos con el fin de determinar si cumple o no con los requisitos exigidos. De no ser subsanada una determinada oferta, deberá ser rechazada por la entidad.

No podrá ser subsanada la falta de presentación de la garantía de seriedad de la oferta. Tampoco podrá subsanarse la presentación de la garantía cuando no pueda ser identificado el proceso de selección, objeto del contrato u oferta que está amparando. No se aceptarán subsanaciones que impliquen la expedición de una nueva póliza.

PARÁGRAFO: La Entidad podrá conceder un plazo mayor de subsanaciones al que está contemplado en cada modalidad de selección, siempre que lo considere necesario para garantizar la pluralidad de oferentes.

49.7 Ofertas artificialmente bajas:

En el evento en que el comité evaluador considere que la oferta que se encuentre en primer orden de elegibilidad puede ser artificialmente baja, debe solicitar al oferente las explicaciones de las condiciones particulares técnicas, financieras o jurídicas de su oferta, incluyendo información detallada del análisis de los precios del contrato, la metodología propuesta, el cronograma o la gestión de riesgos del mismo. Para la

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identificación de una oferta artificialmente baja se podrá aplicar la metodología de la desviación estándar definida por Colombia compra eficiente.

Luego de evaluar la aclaración presentada por el oferente, el comité evaluador puede recomendar aceptar las condiciones de la oferta o rechazarla si no encuentra que las explicaciones del oferente son satisfactorias.

49.8 Comité Evaluador:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. tendrá un comité evaluador que será designado por el ordenador del gasto correspondiente o por quien este delegue, el cual tendrá a su cargo la evaluación de las ofertas presentadas, y manifestaciones de interés sujetándose con estricto rigor a los requisitos habilitantes y calificables establecidos en los términos y condiciones del proceso de selección. este comité evaluador será designado en cada proceso de selección y estará compuesto por funcionarios o contratistas idóneos, cuya integridad, imparcialidad, independencia y confidencialidad no se vean comprometidas para la evaluación objetiva de las ofertas. En este sentido, a los integrantes del comité se les aplicarán las normas sobre incompatibilidades e inhabilidades previstas en la Constitución y la Ley, así como las reglas del conflicto de interés.

El comité evaluador elaborará el informe preliminar y el informe final que deberá ser puesto en conocimiento de los oferentes, que deberá incluir la verificación y el análisis de cada uno de los criterios de calificación, y la recomendación dirigida al ordenador del gasto en la que se indique el oferente que, a su juicio, debe ser contratado, o la recomendación de declarar fallido el proceso en los términos previstos en el presente manual.

De igual forma, el Comité Evaluador estará a cargo de la contestación de las observaciones o intervenciones que los oferentes realicen al informe preliminar y final del comité evaluador, así como de solicitar las subsanaciones a las que haya lugar.

PARÁGRAFO PRIMERO: El comité evaluador no será necesario en la modalidad de selección de agregación de demanda ni en la contratación directa. Sin perjuicio de lo anterior, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá convocarlo si, a su juicio, las condiciones del eventual contrato lo ameritan.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Según se haya definido en el documento de planeación, el comité evaluador podrá tener un comité asesor en caso de que sea requerido para brindar soporte a la evaluación de requerimientos técnicos, jurídicos o financieros. El comité asesor en ningún caso emitirá recomendación sobre la oferta que debe ser seleccionada por la entidad. La designación del comité evaluador será realizada por el ordenador del gasto mediante acto administrativo.

PARÁGRAFO TERCERO: El ordenador del gasto podrá analizar la conveniencia de designar en el comité evaluador funcionarios o contratistas que hayan participado en la estructuración del proyecto en cuestión.

PARÁGRAFO CUARTO: El comité evaluador deberá realizar la evaluación de las manifestaciones de interés en la precalificación antes de la modalidad de selección de invitación abierta.

49.9 Suspensión o terminación del proceso de selección:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá terminar el proceso de selección en cualquier etapa o momento, cuando a su juicio aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, xx xxxxxxx, de fuerza mayor o acto irresistible de terceros que puedan justificar esta decisión. la decisión será informada a los interesados y no dará lugar al

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reconocimiento de efectos económicos a favor de los oferentes. De igual forma, la entidad podrá en cualquier momento suspender los Procesos de Selección, cualquiera que sea su modalidad. La decisión deberá ser informada a los interesados y no dará lugar al reconocimiento de efectos económicos a favor de los oferentes.

49.10 Saneamiento del proceso de selección:

Cualquier error o irregularidad formal que se cometa por parte de la entidad en el trámite del proceso de selección podrá sanearse a petición de los oferentes o de oficio por parte de la entidad, mediante documento escrito debidamente motivado. Una vez saneada la irregularidad podrá continuarse con el procedimiento respectivo en el estado en que se encuentre.

49.11 Declaratoria de fallido:

Cuando EPUXUA AVANZA E.I.C.E a) No logre seleccionar una oferta, b) Ninguno de los invitados presento oferta, o c) Ninguno de los invitados cumplió con los requisitos establecidos en los términos y condiciones, se deberá declarar fallido el proceso de selección. En cualquier caso, la entidad publicará el informe en que conste el análisis del proceso de selección fallido.

Como consecuencia de la declaratoria de fallido de un proceso de selección, la entidad deberá evaluar las causas por las cuales no fue posible contratar y satisfacer la necesidad. Dependiendo la causa, la entidad deberá proceder de la siguiente manera:

(i) Si la razón de la declaratoria de fallido tiene su origen en aspectos atribuibles al análisis del sector o a la planeación contractual, la entidad deberá volver a adelantar el proceso de selección bajo la modalidad que haya sido determinada inicialmente y que corresponda de acuerdo con las disposiciones del presente manual.

(ii) Si la razón de la declaratoria obedece a errores de los oferentes en la presentación de sus ofertas que no pudieron ser subsanadas, en virtud de las cuales no pudieron ser habilitadas, la entidad podrá llevar a cabo un proceso de selección por la modalidad de contratación de oferentes preseleccionados.

(iii) Si la declaratoria de fallido se da luego de agotado el trámite regulado en el numeral anterior o sólo se logra identificar en el mercado un oferente interesado en contratar con la entidad, esta procederá a adelantar la contratación por medio de una contratación directa.

CAPÍTULO VII. EJECUCIÓN CONTRACTUAL

50. Perfeccionamiento del contrato:

Los contratos que celebre EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberán constar por escrito, y se perfeccionarán con la firma de las partes. La firma podrá ser electrónica, siempre que se utilice la plataforma SECOP II o la que haga sus veces.

51. Requisitos para la ejecución de los contratos:

Para la ejecución de los contratos suscritos por EPUXUA AVANZA E.I.C.E. se deberá contar con:

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(i) Registro presupuestal;

(ii) Aprobación de la (s) garantía (s);

(iii) El cumplimiento de cualquier otro requisito de ejecución que se establezcan en los Términos y Condiciones;

(iv) Acta de Inicio suscrita, cuando esta haya sido pactada en el contrato celebrado.

(v) Las demás que por la naturaleza del contrato defina la Ley.

52. Anticipo:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá pactar en los contratos un anticipo que no supere el 30% de su valor. Excepcionalmente, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá incluir anticipos superiores al 30%, en contratos que por su objeto lo requieran, siempre que se encuentre justificado en el documento de planeación y cuente con la aprobación por el comité de contratación. En ningún caso podrá otorgarse un anticipo mayor al 50% del valor del contrato.

El término de amortización del anticipo deberá ser siempre inferior al plazo de terminación del contrato, para lo cual deberá realizarse un plan de inversión del anticipo. Las demás condiciones particulares para su otorgamiento, se determinarán en los términos de la respectiva invitación o en las directrices que fije EPUXUA AVANZA E.I.C.E. para el efecto. El desembolso del anticipo no será un requisito para dar inicio a la ejecución contractual.

En estos casos el contratista deberá constituir una fiducia mercantil irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente al contrato correspondiente. Los costos de la comisión fiduciaria serán cubiertos directamente por el contratista.

De igual forma, el contratista deberá constituir la garantía de cumplimiento con el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo que ampare el 100% de su valor y tenga una vigencia hasta la liquidación del contrato.

53. Cláusula de fórmula variable de pago:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá pactar incentivos positivos o bonos de cumplimiento que premien la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista cuando este las cumpla satisfactoriamente antes del término pactado, o descuentos de precio que castiguen el precio cuando el cumplimiento satisfactorio se produzca después del término pactado. En ambos casos se aplicarán fórmulas determinadas previamente en los términos y condiciones. Los incentivos positivos o descuentos de precio no afectarán ni limitarán ninguna de las atribuciones contractuales que tenga EPUXUA AVANZA E.I.C.E. dentro del marco del contrato celebrado, en especial en lo relacionado con los trámites de posibles incumplimientos. El hecho de pactar y aplicar un descuento o demérito en el precio no constituye el ejercicio de una sanción contractual o potestad excepcional.

54. Cláusulas de compensación

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá convenir en sus contratos cláusulas de compensación de obligaciones que surjan de la ejecución del contrato entre la entidad

ANEXO

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y el contratista, en los términos previstos en los artículos 1714, 1715 y siguientes del Código Civil. De esta manera, cuando quiera que EPUXUA AVANZA E.I.C.E. pacte estas cláusulas, la entidad podrá utilizar las sumas que adeude al contratista para entender compensadas las obligaciones que surjan a su favor, de lo cual se deberá dejar constancia en el documento de cierre contractual que proceda en el contrato respectivo.

55. Cláusulas de retención en garantía:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá estipular cláusulas de retención en garantía en virtud de las cuales la entidad podrá retener un porcentaje del monto a pagar por la ejecución de las prestaciones u obligaciones convenidas en el contrato como garantía de ejecución del mismo. El porcentaje de retención en garantía pactado se tomará del precio convenido, de manera que habiéndose ejecutado correcta y satisfactoriamente el contrato, la entidad deberá hacer la devolución correspondiente al contratista. Los dineros retenidos por la entidad podrán ser usados para cubrir los valores causados por concepto de corrección de defectos o de compromisos contractuales dejados de cumplir por el contratista siempre que estos le sean imputables. La Entidad también podrá pactar un derecho de retención en garantía a su favor, para efectos del cobro judicial de las Cláusulas Penales a las que haya lugar.

56. Cláusulas penales:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. pactará en sus contratos las cláusulas con arreglo a los artículos 1592, 1593 y siguientes del Código Civil.

57. Cláusulas Resolutoria Expresa del Contrato:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá pactar en sus contratos cláusulas de resolución expresa del contrato de acuerdo con lo previsto en los artículos 1530 y siguientes del Código Civil, en las que se indicarán con precisión los hechos que autoricen a la entidad para dar por terminado el vínculo jurídico.

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. también podrá incluir en sus contratos fórmulas de liquidación que contemplen la terminación anticipada del contrato, producto del ejercicio de estas cláusulas.

La aplicación de las atribuciones de terminación del contrato aquí previstas, no implican el ejercicio de una potestad excepcional.

58. Interventoría y supervisión contractual:

Las condiciones bajo las cuales se ejercerán las funciones de supervisión e interventoría se desarrollarán en un manual independiente y acorde con las políticas del presente manual.

Los requisitos habilitantes técnicos y de experiencia que sean exigidos en el proceso de selección de interventorías, deben guardar relación con los requisitos exigidos en el proceso de selección del contrato sobre el que recaerá la interventoría. En cada caso EPUXUA AVANZA E.I.C.E. determinará los requisitos correspondientes.

ANEXO

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59. Modificaciones, suspensiones prórrogas y adiciones de recursos:

Los contratos celebrados por EPUXUA AVANZA E.I.C.E. pueden ser modificados atendiendo los principios de libertad contractual y autonomía de la voluntad de las partes. Toda modificación deberá realizarse durante el plazo de ejecución del respectivo contrato y contar con la justificación y recomendación de la dependencia encargada. Las modificaciones a los contratos deberán cumplir con las mismas formalidades del acuerdo inicial. El contratista deberá ampliar o modificar las garantías exigidas en la forma establecida en la correspondiente modificación, suspensión, adición, o prórroga.

60. Mecanismos de liberación de recursos:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá liberar recursos y saldos presupuestales comprometidos en la contratación derivada que no hayan sido ejecutados por parte de los contratistas, de acuerdo con los procedimientos propios de EPUXUA AVANZA E.I.C.E.

61. Mecanismos alternativos de solución de conflictos:

En los contratos que celebre EPUXUA AVANZA E.I.C.E., la entidad podrá pactar que las diferencias y discrepancias surgidas como consecuencia de la ejecución y actividad contractual, sean dirimidas mediante la utilización de mecanismos alternativos de solución de conflictos.

La estipulación de estas cláusulas deberá ser estudiada y determinada en la etapa de planeación, de acuerdo con la naturaleza del contrato, su cuantía, sus características técnicas, financieras y jurídicas, así como aquellos elementos que las normas o directivas del orden nacional, dispongan de cara a su estipulación y activación. durante la etapa de liquidación de los contratos suscritos por EPUXUA AVANZA E.I.C.E., las partes podrán llegar a acuerdos, conciliaciones, reconocimientos y transacciones y hacer uso de cualquier mecanismo alternativo de resolución de conflictos siempre que sea compatible con la relación contractual que se liquida. Lo anterior con el objetivo de dar por terminadas sus diferencias y declararse x xxx y salvo, previa aprobación por parte del comité de conciliación de la entidad.

Las controversias o diferencias que surjan entre las partes con ocasión de la firma, ejecución, interpretación, prórroga, terminación o liquidación del acuerdo marco serán sometidas a la revisión de los representantes legales de las partes para buscar un arreglo directo en un término no mayor a CINCO (5) DÍAS HÁBILES a partir de la fecha en que cualquiera de las partes comunique por escrito a la otra parte la existencia de una diferencia, la sustente y manifieste la intención de iniciar el procedimiento de que trata la presente cláusula.

La controversia que no pueda ser resuelta de forma directa entre las partes, debe someterse a un procedimiento conciliatorio que se surtirá ante la Procuraduría delegada para la conciliación administrativa, previa solicitud de conciliación elevada individual o conjuntamente por las partes. Si en el término de OCHO (8) DÍAS HÁBILES a partir de la fecha de la primera citación a las partes que haga el conciliador, estas no llegan a un acuerdo para resolver sus diferencias, pueden acudir ante el juez competente.

El acuerdo al que se llegue en la etapa de arreglo directo o en la conciliación si hay lugar a ella es de obligatorio cumplimiento para las partes y presta mérito ejecutivo.

ANEXO

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En consecuencia, cualquiera de las partes puede exigir su cumplimiento en un proceso ejecutivo.

CAPÍTULO VIII.

Etapa de Cierre Contractual

62. Mecanismos de cierre contractual:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. aplicará distintos mecanismos de cierre contractual con el fin de finalizar las relaciones contractuales que establezca con los contratistas, en los cuales se dejarán constancias de los aspectos relevantes de la ejecución del contrato desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero, entre otros, así como de la actualización de las garantías constituidas para amparar su ejecución a cargo de la Dependencia ejecutora del proyecto, según aplique. Para tales efectos, los distintos mecanismos que tendrá la entidad serán los siguiente:

(i) Liquidación del Contrato

(ii) Acta de no ejecución

(iii) Acta de cierre contractual

(iv) Constancia de archivo

(v) Actas de liquidación parciales

63. Liquidación del Contrato:

Una vez terminado el contrato, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. procederá con su liquidación mediante la suscripción de la respectiva acta. En el acta de liquidación se documentará el xxxxx xx xxxxxxx o el balance económico, jurídico, técnico, contable y administrativo entre las partes, respecto de lo ejecutado en virtud del contrato suscrito. En el acta de liquidación deberá constar: (i) la declaración xxxxx xx xxx y a salvo de manera total o parcial, o (ii) las constancias o salvedades, si a ello hubiere lugar, sobre las diferencias existentes entre las partes, o (iii) el acuerdo de conciliación o transacción que las partes acuerden para poner fin a tales diferencias. El acta de liquidación prestará mérito ejecutivo, siempre que contenga una obligación clara, expresa y exigible por sí sola, o mediante la conformación de un título ejecutivo complejo, (iv) Indicar los reconocimientos a que hubiere lugar en favor de cada una de las partes, con los respectivos soportes, y (v) Las compensaciones a las que haya lugar, y (vi) En el balance técnico se incluirá un análisis detallado de las condiciones de calidad y oportunidad en la entrega y ejecución de los bienes, obras o servicios que fueron contratados.

64. Contratos objeto de liquidación:

Los contratos que deberán ser liquidados de acuerdo con lo previsto en este manual y lo que establezca el respectivo contrato, son:

(i) Los contratos de tracto sucesivo

(ii) Aquellos que terminen de forma anticipada, irregular, o anormal.

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(iii) Los convenios o contratos interadministrativos en el marco de sus líneas de negocio.

(iv) Los contratos en los que se haya afectado la garantías o que tengan obligaciones pendientes.

(v) Aquellos en los que sea pactada expresamente la liquidación del contrato.

En cualquier caso, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá definir en la etapa de planeación, si un determinado contrato requiere de la estipulación de una etapa de liquidación contractual, con arreglo al objeto del contrato, a su plazo o relevancia.

65. Excepciones a la liquidación:

La liquidación no será obligatoria en los siguientes casos:

53.1. En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

53.2. En los contratos de ejecución instantánea.

53.3. En aquellos contratos que no sea expresamente pactada la liquidación y que no se tenga la obligación de liquidar.

66. Términos para llevar a cabo la liquidación

En los contratos o convenios interadministrativos, los plazos de la liquidación se regirán por lo establecido en el estatuto general de contratación de la administración pública.

En los demás eventos, salvo que se pacte un término distinto en el contrato, las partes deberán liquidar los contratos dentro de los seis (6) meses siguientes a la terminación del contrato. En cualquier caso, este plazo no es óbice para que en cualquier momento las partes liquiden de común acuerdo los contratos, siempre y cuando no se supere el término de caducidad o prescripción de las acciones judiciales. En este caso, y de no ser posible la liquidación de mutuo acuerdo, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá utilizar los demás mecanismos de cierre contractual.

67. Salvedades:

Los contratistas podrán dejar salvedades en la liquidación, en los aspectos en los que no estén de acuerdo con el contenido del acta de liquidación. La inclusión de estas salvedades no implica el reconocimiento por parte de EPUXUA AVANZA E.I.C.E. de los derechos o las situaciones a las que se refieren dichas salvedades, sino que ellas reflejan los asuntos respecto de los cuales las partes no llegaron a un acuerdo. Si el contratista deja salvedades en la liquidación, EPUXUA AVANZA E.I.C.E. deberá dejar sus manifestaciones y consideraciones sobre las salvedades del contratista.

68. Acta de no ejecución

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá suscribir actas de no ejecución en los casos en que no se hayan cumplido con los requisitos de ejecución para dar inicio al plazo establecido o que, habiéndose cumplido, no se haya ejecutado el objeto por causas no imputables a las partes contractuales.

ANEXO

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69. Acta de Cierre Contractual:

El acta de cierre contractual es la forma como la entidad documenta, de manera sucinta, el balance general del cumplimiento del contrato para su control interno. Esta acta se elaborará con base en los soportes técnicos, jurídicos, financieros, administrativos, entre otros, que provea la dependencia ejecutora del contrato, la interventoría y la supervisión del contrato, según aplique.

La Entidad podrá acudir al acta de cierre contractual:

i) En los casos en los que no se deba realizar la liquidación del contrato y existan saldos pendientes por liberar.

ii) En aquellos eventos en los que se encuentre probado que no se haya podido realizar la liquidación bilateral, pero el objeto contractual haya sido ejecutado y cumplido a satisfacción de EPUXUA AVANZA E.I.C.E., cuando existan saldos insolutos a favor de la entidad.

El acta de cierre contractual deberá contener los valores ejecutados, los saldos a liberar, y los demás aspectos que se estimen necesarios. En estos casos, el supervisor del contrato deberá elaborar un informe de gestión del contrato en el que consten las situaciones acaecidas, las constancias y oportunidades en que se intentó la liquidación, las razones por las que fue fallida y el estado de ejecución del objeto contratado.

70. Constancia de archivo:

Se elaborará constancia de archivo para los convenios o contratos interadministrativos cuyo régimen contractual aplicable es el del derecho público, vencido el término contractual y legalmente establecido para liquidar. En dicho documento se dejará constancia respecto del cumplimiento del objeto contractual y las circunstancias que impidieron adelantar la liquidación en los términos correspondientes.

71. Actas de liquidación parcial:

EPUXUA AVANZA E.I.C.E. podrá liquidar de manera parcial los contratos que suscriba cuyo régimen contractual aplicable es el del derecho público o privado. En dicha acta se dejará xxxxxxxxxx xxx xxxxx de cuentas parcial desde su componente técnico, administrativo, financiero y jurídico, declarándose x xxx y salvo por estos conceptos entre otros, para liberar saldos a favor de la entidad o reintegrar recursos al cliente. Aunado a lo anterior, dichas actas solo se podrán suscribir siempre y cuando exista disponibilidad de recursos, de acuerdo con la fuente de origen, para realizar los pagos a que haya lugar.

CAPÍTULO VIII. DISPOSICIONES FINALES

72. Consultas:

Corresponde a la Secretaría General absolver las consultas sobre la interpretación del presente acuerdo, en ejercicio de su función de orientación jurídica de la entidad.

ANEXO

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73. Autorización:

Autorícese al representante legal de la empresa, para que él o su delegado, implementen, modifiquen, y fijen las reglamentaciones necesarias para dar lugar a la ejecución del presente Manual de contratación en cada uno de los procedimientos y modalidades de selección y/o contratación que sean necesarias.

74. Vigencia:

El presente acuerdo rige a partir de su expedición y deroga el ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA No. 005 del 6 de octubre de 2021.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Soacha (Cundinamarca), a los veintidós (22) días del mes de diciembre del año dos mil veintitrés (2023).