BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID) CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 1818/OC-PR


BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO DIVISIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA DE PROYECTOS Y EVALUACIÓN DE RIESGO FIDUCIARIO

DEV/FMR



DOCUMENTO PARA AUDITORIAS EXTERNAS DE PROYECTOS FINANCIADOS POR EL BID


BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID) CONTRATO XX XXXXXXXX Nº 1818/OC-PR


SOLICITUD ESTÁNDAR DE PROPUESTAS


SELECCIÓN DE AUDITORES EXTERNOS DE PROYECTOS PERIODO A AUDITAR: DESDE EL 2009 HASTA EL EJERCICIO 2013


DOCUMENTO AF-200


Marzo 2012


Washington, DC.

Consultas: (000) 000-0000 y 2235 xxx-xxx@xxxx.xxx


ÍNDICE

Banco Interamericano de Desarrollo 1

DEV/FMR 1

Índice 2

Siglas y Abreviaturas 1

Documentos 1

PREFACIO 1

SECCIÓN X. XXXXX DE INVITACIÓN 2

SECCIÓN II INSTRUCCIONES PARA LOS AUDITORES 4

Apéndice 1: Hoja de Datos 19

Apéndice 2: Criterios de Evaluación y Calificación 22

5 .........................................................................................................................26

3 .........................................................................................................................26

1 .........................................................................................................................26

5 .........................................................................................................................27

SECCIÓN 28

III: PROPUESTA TÉCNICA – FORMULARIOS ESTÁNDAR 28

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS SOBRE LOS TERMINOS DE REFERENCIA AL PERSONAL DE CONTRAPARTIDA Y LAS INSTALACIONES A SER PROPORCIONADAS POR EL CONTRATANTE 32

11. DETALLE DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS 35

SECCIÓN IV. PROPUESTA DE PRECIO – FORMULARIOS 39

Resumen de horas y precios 41

SUBTOTAL 41

SUBTOTAL 41

GASTOS REEMBOLSABLES 41

SECCIÓN V. TÉRMINOS DE REFERENCIA 1

1. CAPACIDAD DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN (CPO) 12

Sistema de Pr ogramación de Componentes y Actividades 12

Sistema de Organización Administrativa 13

2. CAPACIDAD DE E JECUCIÓN DE LAS ACT I VIDADE S PROGRAMADAS Y ORGANIZADAS (CE) 14

Sistema de Administración de Personal 14

Sistema de Administración de Bienes y Servicios 15

Sistema de Administración Financiera 15

Otros Sistemas 16

3. CAP ACIDAD DE CONT ROL (CC) 16

Sistema de Control Interno 16

Sistema de Control Externo 18

SECCIÓN VI. CONTRATO ESTÁNDAR 23

SECCIÓN VII. PAÍSES ELEGIBLES 8


SIGLAS Y ABREVIATURAS


Banco Banco Interamericano de Desarrollo CI Carta de Invitación

FOMIN Fondo Multilateral de Inversiones IFAC Federación Internacional de Contadores OII Oficina de Integridad Institucional OMC Organismos Multilaterales de Crédito

P Ponderación Asignada a la Propuesta Pcomb Precio Combinado

Pi Precio de la Propuesta en Consideración Pm Precio más Bajo

Pp Puntaje de Precio

Pt Puntaje Técnico

PT Propuesta Técnica

SBCC Selección Basado en la Calidad y Costo SEP Solicitud Estándar de Propuestas

SP Solicitud de Propuesta

T Ponderación Asignada a la Propuesta Técnica TDR Términos de Referencia


DOCUMENTOS


AF-200 Auditoría Externas de Proyectos Financiados por el BID-Solicitud Estándar de Proyectos - Selección de Auditores Externos de Proyectos

AF-300 Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría

AF-500 Términos de Referencia para la Revisión Ex-post de Adquisiciones y la Documentación de Soporte de las Solicitudes de Desembolso


PREFACIO


El presente documento constituye la Solicitud Estándar de Propuestas (SEP) del Banco Interamericano de Desarrollo para ser utilizado por los prestatarios u organismos ejecutores y proponentes en el proceso de selección y contratación de auditores externos independientes para los proyectos financiados por el Banco.


Desde su convenio constitutivo, políticas y normas, el Banco reconoce y asigna prioridad a la responsabilidad fiduciaria tomando las medidas necesarias para asegurar que el producto de todo préstamo que efectúe, garantice o participe, se destine únicamente a los fines para los cuales el proyecto haya sido concebido, dando debida atención a las consideraciones de economía y eficiencia”.


En ese sentido, la auditoría externa constituye un elemento importante en el proceso de supervisión de los proyectos y, en consecuencia, son la competencia técnica profesional e independencia de los auditores y firmas de auditoría atributos primordiales a ser evaluados al momento de su selección.


Asimismo, la obligación profesional de un auditor independiente no es exclusivamente satisfacer las necesidades de su cliente sino que, en su responsabilidad de actuar a favor del interés público, debe observar y cumplir principios fundamentales requeridos por su Código de Ética, como ser integridad, objetividad, competencia profesional y debido cuidado, confidencialidad y conducta profesional.


En ese sentido, la distinción entre auditores y consultores adquiere suprema relevancia y esta situación ha sido reconocida por las políticas del Banco en materia de contratación de consultores. De allí que resulte necesario disponer de una SEP particular para la selección de auditores externos independientes de los proyectos financiados por el Banco.



Para programas de empresariado social y convenios de cooperación técnica no reembolsables, donde el monto del financiamiento o contribución sea igual o inferior al equivalente de US$ 1,5 millones, el Banco recomienda la aplicación de otros procedimientos, como ser el de selección directa de los auditores, considerando que el nivel de riesgo asociado a estas operaciones tiende a ser moderado o bajo y generalmente los honorarios profesionales de estas contrataciones no superarían los US$ 20,000. En este caso, el ejecutor deberá justificar al Banco y solicitar la correspondiente “no- objeción” al proceso elegido y los auditores a ser invitados.


De acuerdo con las políticas del Banco en materia de auditoría externa de Proyectos y Entidades, el ejecutor o prestatario, según corresponda, debe someter a consideración del Banco una lista corta de firmas auditoras a ser invitadas, antes de iniciar el proceso de selección y contratación.


Una vez que el Banco se pronuncia sobre dicha lista corta, estableciendo su no-objeción, el prestatario o ejecutor cursa las invitaciones a participar en el concurso a las firmas no objetadas por el Banco.


La no-objeción del Banco se da caso por caso, o sea por proyecto o programa específico. El período de contratación podrá variar a criterio del Contratante. Sin embargo, el Banco recomienda, con el objeto de reducir costos y, principalmente, optimizar los beneficios de los servicios a ser recibidos a lo largo de la ejecución del proyecto, que el auditor externo sea contratado por un período prudencial de por lo menos tres (3) años. Como una medida de cautela, se incluiría una cláusula contractual que permita al Contratante rescindir el contrato con la firma auditora, en caso de falta de cumplimiento plenamente justificada de los términos contratados o problemas de calidad con los informes emitidos o el servicio prestado.


Conviene aclarar que los términos de referencia deben ser elaborados y adaptados para cada proyecto o entidad con base en los términos generales aprobados por el Banco y en los requerimientos específicos descritos en los contratos, convenios e informes de proyecto.


Los prestatarios u organismos ejecutores y proponentes dirigirán sus consultas sobre esta SEP al sector financiero de las oficinas de país del BID. Asimismo, los especialistas del Banco deberán dirigir sus consultas a la División de Gestión Financiera de Proyectos y Evaluación de Riesgo Fiduciario (DEV/FMR) a la siguiente dirección de correo electrónico: xxx-xxx@xxxx.xxx.


REPÚBLICA DEL PARAGUAY

MINISTERIO DE HACIENDA

SOLICITUD ESTANDAR DE PROPUESTAS SP No. 1/2012


BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID) CONTRATO XX XXXXXXXX Nº 1818/OC-PR


“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVISMO (INCOOP)”



CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA AUDITORÍA EXTERNA DEL PROYECTO

PERIODO: DESDE EL 2009 HASTA EL EJERCICIO 2013 Y CERTIFICACIÓN DE GASTOS DEL PROYECTO


2012


SECCIÓN X. XXXXX DE INVITACIÓN


Fecha:

Préstamo N° 1818/OC-PR SP N°: 01/2012


Nombre y Dirección del Auditor


Señores/Señoras


1. El Ministerio de Hacienda – Subsecretaría de Estado de Economía, en adelante denominado “el Prestatario”: ha recibido del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), un préstamo (en adelante denominado “préstamo”) para financiar parcialmente el costo del “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP)” y el Prestatario se propone utilizar parte de estos fondos para efectuar pagos de gastos elegibles en virtud del contrato para el cual se emite esta Solicitud de Propuesta.


2. El Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP) invita a presentar propuestas para proveer servicios de auditoría: Auditoría Externa para el Programa de Fortalecimiento Institucional del INCOOP y certificación de gastos del proyecto, para los años 2009 - 2010 – 2011 – 2012 y 2013, al cierre del Programa. En los términos de referencia adjuntos se proporcionan más detalles sobre los servicios.


3. Esta Solicitud de Propuesta (SP) se ha enviado a las siguientes firmas auditoras independientes:


1. AUDICON – Auditores y Contadores Públicos

2. AYCA – Auditores y Consultores Asociados

3. CYCA – Contadores y Consultores

4. CYCE – Consultores y Contadores de Empresas

5. Gestión Empresarial

6. PKF Controller – Contadores y Auditores


4. Una firma auditora será seleccionada mediante el método de Selección Basado en Calidad y Costo (SBCC), siguiendo los procedimientos descritos en esta SP, de acuerdo con las “Guías de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo”. Las Políticas para la Selección y Contratación de Consultores financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo y que se encuentran bajo la siguiente dirección en el sitio de Internet: xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.


5. La Solicitud de Propuesta (SP) incluye los siguientes documentos:


Carta de invitación

Instrucciones para los auditores (incluyendo un Apéndice de Criterios de Evaluación y Calificación y la Hoja de Datos)

Propuesta Técnica - Formularios estándar

Propuesta de Precio - Formularios estándar

Términos de referencia

Contrato estándar

Países elegibles


6. Por favor informarnos por escrito a la dirección señalada más abajo, tan pronto hayan recibido esta carta:


a) que han recibido la carta de invitación, y

b) si presentarán o no una propuesta.


Atentamente,


Xxxxx Xxxxx Xxxxx

Coordinador General del Programa


Unidad Ejecutora del Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo Presidente Xxxxxx Nº 173

Edificio Ybaga – Piso 10 Asunción – Paraguay

Teléfono: 000 00 000000 – 449846 – 447049 int. 6229, 6230 y 6254

Fax: 000 00 000 000

Dirección electrónica: xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx


SECCIÓN II INSTRUCCIONES PARA LOS AUDITORES


DEFINICIONES


(a) “Auditor o Firma Auditora” es toda sociedad de Contadores Públicos Independientes legalmente constituida, integrada principalmente por personal profesional, autorizado legalmente para ejercer su profesión en un país miembro del Banco, que ofrece servicios de auditoría independiente, consultoría y servicios profesionales afines;


(b) “Banco” significa el Banco Interamericano de Desarrollo, Washington, DC, EE.UU.; o cualquier fondo administrado por el Banco;


(c) “CI” (Sección I de la SP) significa la Carta de Invitación que el Contratante envía a los Auditores de la Lista Corta;


(d) “Contratante” significa el prestatario o ejecutor con el cual el Auditor seleccionado firma el Contrato para proveer los servicios;


(e) “Contrato” significa el documento legal firmado por las Partes, y todos los documentos adjuntos que se enumeran en la Cláusula 1 de dicho Contrato;


(f) “Día” significa día calendario;


(g) “Experto” significa cualquier persona o firma que posee habilidades, conocimientos y experiencias en un campo particular distinto al de la contabilidad y


(h) “Gobierno” significa el gobierno del país del Contratante;


(i) “Hoja de Datos” significa la sección de las Instrucciones para los auditores que se debe utilizar para indicar condiciones específicas del país o de las actividades a realizar;


(j) “Instrucciones para los auditores” (Sección II de la SP) significa el documento que proporciona a los Auditores de la Lista Corta toda la información necesaria para preparar sus Propuestas;


(k) “Personal” significa todos los profesionales dedicados a la práctica de auditoría de la firma contratada y sus expertos, asignados a la prestación de los Servicios o de una parte de los mismos; “Personal extranjero” significa las personas profesionales o de apoyo que al momento de ser contratadas tienen su domicilio fuera del país del Gobierno; “Personal nacional” significa las personas profesionales o de apoyo que al momento de ser contratadas tienen su domicilio en el país del Gobierno;


(l) “Propuesta” significa la Propuesta Técnica y la Propuesta de Precio;


(m) “SP” significa la Solicitud de Propuesta que prepara el Contratante para la selección de Auditores, de acuerdo con la SEP;


(n) “SEP” significa la Solicitud Estándar de Propuesta, que deberá ser utilizada por el Contratante como guía para la preparación de la SP;


(o) “Servicios” significa el trabajo que deberá realizar el Auditor en virtud del Contrato;


(p) “Términos de Referencia” (TDR) significa el documento incluido en la SP como Sección V que explica los objetivos, magnitud del trabajo, actividades, tareas a realizar, las responsabilidades respectivas del Contratante y el Auditor y los resultados esperados y productos de la tarea.



1. Introducción


1.1 El Contratante identificado en la Hoja de Datos seleccionará una de las firmas incluidas en la carta de invitación, según el método de selección basado en la calidad y costo (SBCC).


1.2 Se invita a los Auditores a presentar una Propuesta Técnica y una Propuesta de Precio, según se indique en la Hoja de Datos, para prestar los servicios de auditoría requeridos para el trabajo especificado en la Hoja de Datos. La propuesta constituirá la base, para la suscripción de un contrato con el Auditor seleccionado.


1.3 Los Auditores deben familiarizarse con las condiciones locales y tenerlas en cuenta en la preparación de sus propuestas. Para obtener información directa sobre el trabajo y las condiciones locales, se recomienda que los Auditores visiten al Contratante antes de presentar sus propuestas y que asistan a la reunión previa a la presentación de las propuestas, si en la Hoja de Datos se especifica dicha reunión. Los Auditores deberán comunicarse con los representantes del Contratante indicados en la Hoja de Datos para organizar la visita o para obtener información adicional sobre la reunión previa a la apertura de ofertas. Los Auditores deberán asegurarse que estos funcionarios estén enterados de la visita con suficiente antelación para permitirles hacer los arreglos necesarios.


1.4 El Contratante oportunamente y sin costo para los Auditores proporcionará los insumos e instalaciones especificados en la Hoja de Datos, los asistirá en obtener las licencias y los permisos que sean necesarios para suministrar los servicios y les proporcionará antecedentes e informes pertinentes al proyecto, inclusive de la entidad ejecutora si fuese necesario.


1.5 Los Auditores asumirán todos los costos asociados con la preparación y presentación de sus propuestas y con la negociación del Contrato. El Contratante no está obligado a aceptar ninguna propuesta y se reserva el derecho de anular el proceso de selección en cualquier momento antes de la adjudicación del Contrato, sin que incurra en ninguna obligación con los Auditores.


Conflicto de Intereses


1.6 La política del Banco exige que los Auditores deben dar un servicio altamente profesional, objetivo e imparcial y que en todo momento deben otorgar máxima importancia a los intereses del Contratante y evitar rigurosamente todo conflicto con otros trabajos asignados o con los intereses de las instituciones a que pertenece y sin consideración alguna de cualquier labor futura. Asimismo, los Auditores deben observar y cumplir estrictamente los requerimientos del Código de Ética profesional emitido por la Federación Internacional de Contadores (IFAC).


1.6.1 Sin que ello constituya limitación alguna a la cláusula anterior, no se contratará Auditores o cualquiera de sus afiliados, por considerarse que existe un potencial conflicto de interés que podría limitar la independencia de su trabajo, bajo ninguna de las circunstancias que se indican a continuación:


(a) Una firma auditora (incluyendo su personal y expertos), o cualquiera de sus afiliadas, que haya sido contratada para prestar servicios de consultoría al proyecto o a su agencia ejecutora, durante la preparación o ejecución del proyecto, relacionados con: (i) el diseño, implementación o desarrollo de los sistemas de información financiera; (ii) la revisión, preparación y registro de información financiera contable que formará parte de los estados financieros a ser auditados; y (iii) la auditoría interna, funciones de gerenciamiento o recursos humanos del proyecto, quedarán descalificadas para presentar una propuesta.

(b) Asimismo, un Auditor (incluyendo su personal y expertos), o cualquiera de sus afiliados no podrá ser contratado para realizar los trabajos de consultoría descritos en el párrafo anterior, u otros que por su naturaleza estén en conflicto con el alcance de la auditoría durante el período de prestación del servicio objeto de esta SP.


Relaciones Conflictivas


(c) No se le podrá adjudicar el contrato a un Auditor (incluyendo sus empleados y expertos) que tenga un negocio o relación familiar con un miembro del personal del Contratante que esté directa o indirectamente involucrado en: (i) la preparación de los Términos de Referencia del trabajo; o (ii) la supervisión del Contrato. No se podrá adjudicar el Contrato a menos que el conflicto originado por esta relación haya sido resuelto a través del proceso de selección y ejecución del Contrato de una manera aceptable al Banco.


1.6.2 Todos los Auditores tienen la obligación de revelar cualquier situación actual o potencial de conflicto que pudiera afectar su capacidad para servir en beneficio del Contratante, o que pudiera percibirse que tuviera este efecto. El no revelar dichas situaciones puede conducir a la descalificación del Auditor o a la terminación de su contrato.


1.6.3 Ningún empleado actual del Contratante podrá trabajar como Auditor de sus propios ministerios, departamentos o agencias. Reclutar previos empleados gubernamentales del Contratante para trabajar para sus ministerios, departamentos o agencias anteriores, es aceptable siempre que no exista conflicto de interés. Cuando el Auditor sugiere a cualquier empleado del gobierno como Personal en su propuesta técnica, dicho Personal deberá tener una certificación por escrito de su gobierno o empleador confirmando que goza de licencia sin sueldo de su posición oficial y cuenta con permiso para trabajar



tiempo completo fuera de esta posición. El Auditor deberá presentar dicha certificación como parte de su propuesta técnica al Contratante.


Ventajas Injustas


1.6.4 Si un Auditor de la Lista Corta pudiera tener ventaja competitiva por haber prestado anteriormente servicios de auditoría (Auditoría recurrente) o consultoría que no implique un conflicto de interés, el Contratante deberá proporcionar a todos los Auditores de la Lista Corta, junto con esta SP, la información sobre el aspecto que daría al Auditor tal ventaja competitiva sobre los otros Auditores que están compitiendo.


Fraude y Corrupción


1.7 El Banco exige que todos los prestatarios (incluyendo los beneficiarios de una donación), organismos ejecutores y organismos contratantes, al igual que todas las firmas, entidades o personas oferentes por participar o participando en proyectos financiados por el Banco incluyendo, entre otros, solicitantes, oferentes, contratistas, auditores y

1.8 Consultores (incluyendo sus respectivos funcionarios, empleados y representantes), observar los más altos niveles éticos y denunciar al Banco todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección y las negociaciones o la ejecución de un contrato. Los actos de fraude y corrupción están prohibidos. Fraude y corrupción comprenden actos de: (i) práctica corruptiva; (ii) práctica fraudulenta; (iii) práctica coercitiva; y (iv) práctica colusoria. Las definiciones que se transcriben a continuación corresponden a los tipos más comunes de fraude y corrupción, pero no son exhaustivas. Por esta razón, el Banco también adoptará medidas en caso de hechos o denuncias similares relacionadas con supuestos actos de fraude y corrupción, aunque no estén especificados en la lista siguiente. El Banco aplicará en todos los casos los procedimientos establecidos en la Cláusula 1.7.3.

1.7.1 El Banco define las expresiones que se indican a continuación:


(a) Una práctica corruptiva consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor para influenciar las acciones de otra parte;

(b) Una práctica fraudulenta es cualquier acto u omisión, incluyendo la tergiversación de hechos y circunstancias, que engañen, o intenten engañar, a alguna parte para evadir una obligación;

(c) Una práctica coercitiva consiste en perjudicar o causar daño, o amenazar con perjudicar o causar daño, directa o indirectamente, a cualquier parte o a sus bienes para influenciar las acciones de una parte; y

(d) Una práctica colusoria es un acuerdo entre dos o más partes realizado con la intención de alcanzar un propósito inapropiado, incluyendo influenciar en forma inapropiada las acciones de otra parte.


1.7.2 Si se comprueba que, de conformidad con los procedimientos administrativos del Banco, cualquier firma, entidad o persona oferente o participando en un proyecto financiado por el Banco incluyendo, entre otros, solicitantes, oferentes, contratistas, auditores, consultores, prestatarios (incluyendo sus respectivos funcionarios, empleados y representantes) ha cometido un acto de fraude o corrupción vinculado con un proyecto financiado por el Banco, el Banco podrá:


(a) decidir no financiar ninguna propuesta de adjudicación de un contrato o de un contrato adjudicado en un proceso financiado por el Banco;

(b) suspender los desembolsos de la operación, si se determina, en cualquier etapa, que existe evidencia suficiente para comprobar el hallazgo de que un empleado, agencia o representante del Prestatario, el Organismo Ejecutor o el Organismo Contratante ha cometido un acto de fraude o corrupción;

(c) cancelar o acelerar el pago de una parte xxx xxxxxxxx o de la donación relacionada inequívocamente con un contrato, cuando exista evidencia de que el representante del Prestatario, o Beneficiario de una donación, no ha tomado las medidas correctivas adecuadas en un plazo que el Banco considere razonable y de conformidad con las garantías de debido proceso establecidas en la legislación del país prestatario;

(d) emitir una amonestación en el formato de una carta formal de censura a la conducta de la firma, entidad o individuo;

(e) declarar a una persona, entidad o firma como inelegible, en forma permanente o por determinado período de tiempo, para que se le adjudiquen contratos bajo proyectos financiados por el Banco, excepto bajo aquellas condiciones que el Banco considere apropiadas;

(f) remitir el tema a las autoridades pertinentes encargadas de hacer cumplir las leyes; o

(g) imponer otras sanciones que considere apropiadas bajo las circunstancias del caso, incluyendo la imposición de multas que representen para el Banco un reembolso de los costos vinculados con las investigaciones y actuaciones. Dichas sanciones podrán ser impuestas en forma adicional o en sustitución de otras sanciones.


1.7.3 El Banco ha establecido un procedimiento administrativo para los casos de denuncias de fraude y corrupción dentro del proceso de adquisiciones o la ejecución de un contrato financiado por el Banco, el cual está disponible en el sitio virtual del Banco (xxx.xxxx.xxx). Para tales propósitos cualquier denuncia deberá ser presentada al Banco para la realización de la correspondiente investigación. Las denuncias deberán ser presentadas ante la Oficina de Integridad Institucional (OII) confidencial o anónimamente.


1.7.4 Los pagos estarán expresamente condicionados a que la participación de los Auditores en el proceso de adquisiciones se haya llevado de acuerdo con las



políticas del Banco aplicables en materia de fraude y corrupción que se describen en esta Cláusula 1.7.


1.7.5 La imposición de cualquier medida que sea tomada por el Banco de conformidad con las provisiones referidas en el literal 1.7.2 de esta Cláusula podrá hacerse de forma pública o privada, de acuerdo con las políticas del Banco.


1.8 El Banco tendrá el derecho a exigir que, en los contratos financiados por un préstamo o donación del Banco, se incluya una disposición que exija que los Auditores permitan al Banco revisar sus cuentas, registros y papeles de trabajo relacionados con la presentación de propuestas y el cumplimiento del contrato, o someterlos a una auditoría por auditores designados por el Banco. Para estos efectos, el Banco tendrá el derecho a exigir que los Auditores: (i) conserven todos los documentos, papeles de trabajo y registros relacionados con los proyectos financiados por el Banco por un período de cinco (5) años luego de terminado el trabajo; (ii) solicitar la entrega de todo documento necesario para la investigación pertinente y la disponibilidad de los individuos o empleados o agentes de las firmas que tengan conocimiento del proyecto financiado por el Banco a responder a las consultas provenientes de personal del Banco. Si los Auditores se rehúsan a cumplir con alguna solicitud del Banco, el Banco podrá tomar, a su exclusivo criterio, medidas apropiadas contra los Auditores.


1.9 Los Auditores deberán declarar y garantizar en el Formulario TEC-1:


1.9.1 que han leído y entendido la prohibición sobre actos de fraude y corrupción dispuesta por el Banco y se obligan a observar las normas pertinentes;


1.9.2 que no han incurrido en ninguna infracción sobre fraude y corrupción descritas en éste documento;


1.9.3 que no han tergiversado ni ocultado ningún hecho sustancial durante los procesos de adquisición o negociación del contrato o cumplimiento del contrato;


1.9.4 que ninguno de sus socios, directores, funcionarios o accionistas principales han sido declarados inelegibles para que se les adjudiquen contratos financiados por el Banco, ni han sido declarados culpables de delitos vinculados con fraude o corrupción;


1.9.5 que ninguno de sus socios, directores, funcionarios o accionistas principales han sido director, funcionario o accionista principal de ninguna otra compañía o entidad que haya sido declarada inelegible para que se le adjudiquen contratos financiados por el Banco o ha sido declarado culpable de un delito vinculado con fraude o corrupción;



1.9.6 que han declarado todas las comisiones, honorarios de representantes, pagos por servicios de facilitación o acuerdos para compartir ingresos relacionados con el contrato o el contrato de auditoría financiado por el Banco;


1.9.7 que reconocen que el incumplimiento de cualquiera de estas garantías constituye el fundamento para la imposición por el Banco de cualquiera o de un conjunto de medidas que se describen en la Cláusula 1.7.2; y


1.9.8 que no está impedido o sancionado o involucrado en demandas o procesos judiciales relacionados con el ejercicio de su profesión.


Elegibilidad de los Auditores y Origen de los Servicios


1.10 Los servicios de auditoría podrán ser prestados por Auditores originarios de países miembros del Banco. Los Auditores originarios de países no miembros del Banco serán descalificados de participar en contratos financiados en todo o en parte con fondos del Banco. En la Sección VII de este documento se indican los países miembros del Banco al igual que los criterios para determinar la nacionalidad de los Auditores y el origen de los servicios. Los Auditores originarios de un país miembro del Banco, no serán elegibles si:


1.10.1 las leyes o la reglamentación oficial del país del Prestatario prohíbe relaciones comerciales con ese país; o


1.10.2 por un acto de conformidad con una decisión del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas adoptada en virtud del Capítulo VII de la Carta de esa Organización, el país del prestatario prohíba cualquier pago a personas o entidades en ese país; o


1.10.3 los Auditores son declarados inelegibles para que se le adjudiquen contratos financiados por el Banco durante el período de tiempo determinado por el Banco de acuerdo con lo indicado en la Cláusula 1.7.2 (e).


Solamente una Propuesta


1.11 Los Auditores de la Lista podrán presentar solamente una propuesta. Si un Auditor presenta o participa en más de una propuesta, todas las propuestas en que participa serán descalificadas. Sin embargo, esto no limita la participación de un mismo experto individual, en más de una propuesta.



Validez de la Propuesta


1.12 La Hoja de Datos indica por cuanto tiempo deberán permanecer válidas las propuestas después de la fecha de presentación. Durante este período, los Auditores deberán disponer del personal nominado en su Propuesta. El Contratante hará todo lo que esté a su alcance para completar las negociaciones dentro de este plazo. Sin embargo, el Contratante podrá pedirle a los Auditores que extiendan el plazo de la validez de sus ofertas si fuera necesario. Los Auditores que estén de acuerdo con dicha extensión deberán confirmar que mantienen disponible el personal indicado en la propuesta, o en su confirmación de la extensión de la validez de la oferta, los Auditores pueden someter nuevo personal en reemplazo y éste será considerado en la evaluación final para la adjudicación del contrato. Los Auditores que no estén de acuerdo tienen el derecho de rehusar a extender la validez de sus ofertas.


Elegibilidad de los Expertos


1.13 En caso de que un Auditor de la Lista Corta desee contratar un experto individual, esos otros expertos individuales estarán sujetos a los criterios de elegibilidad establecidos en la Cláusula 1.10 anterior.


2. Aclaración y enmiendas a los documentos de la SP


2.1 Los Auditores pueden solicitar aclaraciones sobre cualquiera de los documentos de la SP, dentro del plazo indicado en la Hoja de Datos y antes de la fecha de presentación de la propuesta. Todas las solicitudes de aclaración deberán enviarse por escrito o por correo electrónico a la dirección del Contratante indicada en la Hoja de Datos. El Contratante responderá por escrito o por correo electrónico a esas solicitudes y enviará una copia de su respuesta (incluyendo una explicación de la consulta pero sin identificar su procedencia) a todos los Auditores. Si el Contratante considera necesario enmendar la SP como resultado de las aclaraciones, lo hará siguiendo los procedimientos indicados en la Cláusula 2.2 siguiente.


2.2 En cualquier momento antes de la presentación de las propuestas, el Contratante puede enmendar la SP emitiendo un addendum por escrito o por medio de correo electrónico. El addendum deberá ser enviado a todos los Auditores invitados y será obligatorio para ellos. El Contratante podrá prorrogar el plazo para la presentación de propuestas si la enmienda es considerable, con el fin de otorgar tiempo prudente a los Auditores para tenerla en cuenta en la preparación de sus propuestas.


3. Preparación de las Propuestas


3.1 La Propuesta (véase Cláusula 1.2), así como toda la correspondencia intercambiada entre el Auditor y el Contratante, deberá estar escrita en el (los) idioma(s) indicado(s) en la Hoja de Datos.



3.2 Al preparar su Propuesta, los Auditores deberán examinar detalladamente los documentos que conforman la SP. Cualquier deficiencia importante en el suministro de la información solicitada podría resultar en el rechazo de una propuesta.


3.3 En la preparación de la Propuesta Técnica (PT), los Auditores deben prestar especial atención a lo siguiente:


3.3.1 La propuesta se basará en las horas profesional estimadas por los Auditores;

3.3.2 No se deberá proponer personal profesional alternativo; y Idioma

3.3.3 Los documentos que deban producir los Auditores como parte de estas tareas deberán escribirse en el idioma que se especifique en el párrafo referencial 3.1 de la Hoja de Datos. Es recomendable que el Personal del equipo de trabajo de la firma tenga un conocimiento que le permita trabajar en el idioma del Contratante.


Propuesta Técnica: Forma y Contenido


3.4 La Propuesta Técnica (PT) deberá proporcionar la información indicada en los siguientes sub-párrafos utilizando los lineamientos sugeridos en los formularios estándares adjuntos (Sección III).


3.4.1 Una breve descripción de la organización del Auditor y una referencia de la experiencia reciente como auditor externo de proyectos financiados por el Banco en los últimos 3 años. En caso de no poder demostrar experiencia comprobada con programas del BID, identificar auditorías externas de proyectos financiados por otros Organismos Multilaterales de Crédito (OMC) en los últimos 3 años (Formulario TEC-2 de la Sección III). Para cada caso, la sinopsis deberá indicar, entre otras referencias: duración de la tarea, (horas persona), monto aproximado del contrato, descripción del trabajo realizado, y nombre del contratante. La información deberá ser proporcionada solamente para esas tareas para las cuales el Auditor fue legalmente contratado como firma de auditoría independiente. Los Auditores deberán estar preparados para comprobar la experiencia presentada, si así lo exigiera el Contratante.


3.4.2 Descripción del enfoque, metodología y plan de trabajo para ejecutar la auditoría. Una guía del contenido de esta sección de las Propuestas Técnicas se provee en el Formulario TEC-4 de la Sección III. El plan de trabajo deberá ser consistente con el calendario de actividades del personal (Formulario TEC-7 y TEC-8 de la Sección III) el cual deberá mostrar en un gráfico xx xxxxxx el tiempo propuesto para cada actividad y el organigrama del equipo de profesionales.



3.4.3 La lista del equipo de personal profesional propuesto por área de especialidad, cargo que será asignado a cada miembro del equipo de personal y sus tareas (Formulario TEC-5 de la Sección III).


3.4.4 Presupuesto de horas del personal asignado a la propuesta, necesario para ejecutar el trabajo (Formulario TEC 5 de la Sección III).


3.4.5 Los currículos del personal profesional firmados por el personal mismo, o por el representante autorizado del personal profesional (Formulario TEC-6 de la Sección III).


3.5 La Propuesta Técnica no deberá incluir ninguna información de Xxxxxx. Una Propuesta Técnica que contenga información relacionada con la propuesta de precio será rechazada.


Propuestas de precio


3.6 Las Propuestas de Precio deberán ser preparadas utilizando los Formularios Estándar (Sección IV) adjuntos. Deberá listar todos los precios asociados con las tareas, excepto los gastos reembolsables indicados en la Hoja de Datos. Si corresponde, estos precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario por gastos en moneda extranjera y nacional. Todas las actividades deberán ser costeadas y aquellas que no hayan sido, serán asumidas como incluidas en la suma global de la Propuesta de Precio.


Impuestos


3.7 El Auditor podrá estar sujeto a impuestos nacionales (tales como: valor agregado a los servicios e impuesto a la renta) sobre los montos pagaderos por el Contratante bajo el Contrato. El Contratante declarará en la Hoja de Datos si el Auditor está sujeto a pago de algún impuesto nacional. Los montos de dichos impuestos no deberán ser incluidos en la Propuesta de Precio puesto que no serán evaluados, pero serán tratados durante las negociaciones del contrato, y las cantidades correspondientes serán incluidas en el Contrato.


3.8 Los Auditores pueden expresar el precio por sus servicios hasta en tres monedas de libre convertibilidad, por separado o en combinación. El Contratante podrá exigirle al Auditor que declare la porción de su precio que representa costo en moneda del país del Contratante y así lo indicaría en la Hoja de Datos.


3.9 Las comisiones y gratificaciones, si las hay, pagadas o a ser pagadas por los Auditores en relación con los trabajos, deberán detallarse en el Formulario de Propuesta de Precio PR-1 de la Sección IV.



4. Presentación, recepción y apertura de las propuestas


4.1 La propuesta original (técnica y de precio; véase Cláusula 1.2) no deberá contener escritos entre líneas ni sobre el texto mismo, excepto cuando ello sea necesario para corregir errores cometidos por los propios Auditores. La persona que firmó la propuesta deberá rubricar esas correcciones con sus iniciales. Las cartas de presentación tanto de la propuesta técnica como de la de precio, deberán estar en el Formulario TEC-1 de la Sección III, y el Formulario PR-1 de la Sección IV, respectivamente.


4.2 Representante autorizado de la firma debe firmar la propuesta y poner sus iniciales en todas las páginas del original de las propuestas técnicas y de precio. La autorización del representante debe respaldarse mediante un poder otorgado por escrito incluido en la propuesta o en cualquier otra forma que demuestre que el representante ha sido debidamente autorizado para firmar. Las propuestas técnica y de precio firmadas deberán estar marcadas como “ORIGINAL”.


4.3 La propuesta técnica deberá marcarse como “ORIGINAL” o “COPIA”, según el caso. La propuesta técnica debe enviarse a las direcciones indicadas en Cláusula 4.5 y con el número de copias que se indica en la Hoja de Datos. Todas las copias requeridas de la propuesta técnica deben hacerse del original. Si hay discrepancias entre el original y las copias de la propuesta técnica, prevalecerá el original.


4.4 El original y todas las copias de la propuesta técnica deberán ponerse en un sobre sellado, marcado claramente como “PROPUESTA TÉCNICA”. Asimismo, el original de la propuesta de precio deberá ponerse en un sobre sellado marcado claramente como “PROPUESTA DE PRECIO”, seguido del número xx Xxxxxxxx/Cooperación Técnica y el nombre del trabajo, y con la siguiente advertencia: “NO ABRIR AL MISMO TIEMPO QUE LA PROPUESTA TÉCNICA.” Los sobres conteniendo la propuesta técnica y la propuesta de precio deberán ponerse en un sobre exterior, que también deberá estar sellado. En este sobre exterior deberá figurar la dirección donde se deben presentar las propuestas, número de referencia y título xxx xxxxxxxx, y la siguiente advertencia marcada con claridad: “ABRIR SOLAMENTE EN PRESENCIA DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN DESPUÉS DEL 12 XX XXXXX DE 2012, 10:00 HORAS.” El Contratante no asumirá responsabilidad alguna en caso de que la oferta se traspapele, se pierda o, sea abierta prematuramente si el sobre exterior no está sellado o marcado como se ha estipulado. Esta circunstancia puede ser causa de rechazo de la oferta. Si la propuesta de precio no se presenta en un sobre separado, sellado y debidamente marcado como se ha indicado anteriormente, esto constituirá motivo para rechazar la propuesta .


4.5 Las propuestas deben enviarse a la dirección / direcciones indicada(s) en la Hoja de Datos y ser recibidas a más tardar a la hora y en la fecha señaladas en la Hoja de Datos, o en la hora y fecha de prórroga de acuerdo a lo estipulado en Cláusula 2.2. Cualquier propuesta que se reciba después de vencido el plazo para la presentación de las propuestas será devuelta sin abrir.



4.6 El Contratante abrirá la propuesta técnica en presencia del comité de evaluación inmediatamente después de la fecha y hora límite para su presentación1. Los sobres con la propuesta de precio permanecerán sellados y archivados bajo estricta seguridad.


5. Evaluación de las Propuestas


5.1 Desde el momento de la apertura de las propuestas hasta el momento de la adjudicación del Contrato, los Auditores no deberán comunicarse con el Contratante sobre ningún tema relacionado con su propuesta técnica o de precio. Cualquier intento de los Auditores de influir al Contratante en el examen, evaluación, clasificación de las propuestas y la recomendación de adjudicación del contrato podrá resultar en el rechazo de la propuesta de los Auditores. Los evaluadores de las propuestas técnicas no tendrán acceso a las propuestas de precio hasta que se haya completado la evaluación técnica, y el Banco haya emitido su “no-objeción”.


Evaluación de las propuestas técnicas


5.2 El comité de evaluación evaluará las propuestas técnicas sobre la base de su cumplimiento con los términos de referencia, aplicando los criterios y sub-criterios de evaluación y el sistema de puntos especificados en la Hoja de Datos y su Apéndice. A cada propuesta se le asignará un puntaje técnico (Pt). Una propuesta que en esta etapa no responda a aspectos importantes de la SP, y particularmente a los términos de referencia o no logra obtener el puntaje técnico mínimo indicado en la Hoja de Datos, será rechazada.


Apertura pública y evaluación de las propuestas de precio


5.3 Una vez finalizada la evaluación de la calidad y el Banco haya emitido su no-objeción

, el Contratante notificará a los Auditores que presentaron propuestas el puntaje obtenido por cada uno de ellos en sus propuestas técnicas, y notificará a los Auditores cuyas propuestas no obtuvieron la calificación mínima o fueron consideradas inadmisibles porque no se ajustaron al SP o a los términos de referencia, con la indicación de que sus propuestas de precio les serán devueltas sin abrir después de terminado el proceso de selección. El Contratante deberá notificar simultáneamente por escrito a los Auditores que hayan obtenido la calificación mínima necesaria sobre la fecha, hora y lugar para abrir las propuestas de precio. La fecha de apertura deberá permitir a los Auditores tiempo suficiente para hacer los arreglos necesarios para atender la apertura2. La asistencia a la apertura de las propuestas de precio es optativa.


5.4 Las propuestas de precio serán abiertas en acto público en presencia de los representantes de los Auditores que decidan asistir. Se leerá en voz alta el nombre de los Auditores y los puntajes técnicos obtenidos. Las propuestas de precio de los Auditores que alcanzaron la calificación mínima aceptable serán inspeccionadas para confirmar que los sobres han permanecido sellados y sin abrir. Estas propuestas de


1 El proceso de apertura de sobres se podrá iniciar hasta con una sola propuesta presentada.

2 El proceso de apertura de propuestas de precio se podrá iniciar hasta con una sola propuesta técnica calificada.



precio serán abiertas seguidamente, y los precios totales serán leídos en alta voz y registrados. Una copia del registro será enviada a todos los Auditores y al Banco.


5.5 El comité de evaluación corregirá los errores aritméticos. Al corregir los errores aritméticos, en caso de alguna discrepancia entre una cantidad parcial y la cantidad total, o entre palabras y cifras, los primeros prevalecerán. Además de las correcciones enunciadas, como se anotó en la Cláusula 3.6, las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas, serán asumidas para ser incluidas en los precios de otras actividades o productos. En caso de que una actividad o rubro en la propuesta de precio se declare de diferente manera que en la propuesta técnica, ninguna corrección aplicará a la propuesta de precio en este aspecto, ya que se trata de un contrato por Suma Global. Los precios se convertirán a una sola moneda utilizando las tasas de cambio tipo vendedor, fuente y fecha indicada en la Hoja de Datos.


5.6 Se asignará un puntaje de precio (Pp) de 100 puntos a la propuesta de precio más baja (Pm). Los puntajes de precio (Pp) de las demás propuestas de precio se calcularán como se indica en la Hoja de Datos. Las propuestas se clasificarán de acuerdo con sus puntajes técnicos (Pt) y de precio (Pp) combinados, utilizando las ponderaciones (T = ponderación asignada a la propuesta técnica; P = ponderación asignada a la propuesta de precio; T + P = 1) indicadas en la Hoja de Datos: Pcomb = Pt x T + Pp x P. La firma que obtenga el puntaje técnico y de precio combinado más alto será la invitada a negociar3.

6. Negociaciones


6.1 Las negociaciones se realizarán en la fecha y en la dirección indicada en la Hoja de Datos. El Auditor invitado, como pre-requisito para atender a las negociaciones técnicas, deberá confirmar la disponibilidad de todo el personal profesional. De no cumplir con este requisito, el Contratante podría proceder a negociar con el próximo Auditor clasificado. Los representantes que negocian en nombre del Auditor deberán tener autorización por escrito para negociar y concertar el Contrato.


Negociaciones técnicas


6.2 Las negociaciones incluirán un análisis de la propuesta técnica, el enfoque y la metodología propuesta, el plan de trabajo, la organización y dotación de personal y las sugerencias formuladas por el Auditor para mejorar los términos de referencia. Los acuerdos que se tomen no deberán alterar los términos de referencia iniciales, ni los términos del contrato, de tal manera que no se afecte la calidad del producto final, su costo y la validez de la evaluación inicial. El Contratante y el Auditor especificarán en forma final los términos de referencia, la planta de personal, el plan de trabajo, la logística y la presentación de informes. Estos documentos serán incorporados en el Contrato. Se prestará especial atención a la definición precisa de los recursos e instalaciones que el Contratante debe suministrar para asegurar la ejecución


3La propuesta de precio no será objeto de negociación.



satisfactoria del trabajo. El Contratante preparará un acta de las negociaciones que la firmarán el Contratante y el Auditor.


Disponibilidad del personal profesional/expertos

6.3 Al haber seleccionado el Auditor sobre la base de una evaluación del personal profesional propuesto, entre otras cosas, el Contratante espera negociar un contrato basándose en el personal profesional detallado en la Propuesta. Antes de iniciar las negociaciones del contrato, el Contratante exigirá una confirmación de que el personal profesional estará realmente disponible. El Contratante no aceptará sustituciones durante las negociaciones del contrato a menos que ambas partes convengan en que las demoras excesivas en el proceso de selección hacen inevitable tal sustitución o por razones de muerte, incapacidad médica o retiro del personal de la firma. Si éste no fuera el caso, y si se determinara que en la propuesta se ofrecieron los servicios del personal profesional sin confirmar su disponibilidad, el Auditor podrá ser descalificado. Cualquier suplente propuesto deberá tener calificaciones y experiencia equivalentes o mejores que el candidato original y ser presentado por el Auditor dentro del plazo especificado en la carta de invitación a negociar.


Conclusión de las negociaciones

6.4 Las negociaciones concluirán con una revisión del contrato preliminar. Para completar las negociaciones, el Contratante y el Auditor deberán rubricar el borrador del contrato convenido con sus iniciales. Si las negociaciones fracasan, el Contratante invitará a negociar el contrato con el Auditor cuya propuesta haya recibido el segundo puntaje más alto.


7. Adjudicación del contrato


7.1 Al concluir las negociaciones y luego de haber obtenido la no objeción del Banco, el Contratante adjudicará el Contrato al Auditor seleccionado y notificará prontamente a los demás Auditores que presentaron propuestas. Después de la firma del Contrato, el Contratante devolverá las propuestas de precio sin abrir a los Auditores que no fueron seleccionados para Adjudicación del Contrato.


7.2 Se espera que el Auditor inicie el trabajo en la fecha y en el lugar especificado en la Hoja de Datos.


8. Confidencialidad


8.1 La información relativa a la evaluación de las propuestas y a las recomendaciones sobre adjudicaciones no se dará a conocer a los Auditores que presentaron las propuestas ni a otras personas que no tengan participación oficial en el proceso hasta que se haya notificado la adjudicación del contrato. El uso indebido por algún Auditor de la información confidencial relacionada con el proceso puede resultar en el rechazo de su propuesta y sujeto a las previsiones de la política del Banco contra el fraude y corrupción.



APÉNDICE 1: HOJA DE DATOS


Párrafo de

Referencia

Hoja de Datos

1.1

Nombre del Contratante: Ministerio de Hacienda – Subsecretaría de Estado de Economía “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP)”.

1.2

La Propuesta de Precio deberá ser presentada junto con la Propuesta Técnica: Si X. En sobres separados claramente identificados.


El nombre del trabajo es: “Contratación de servicios para Auditoría Financiera, operativa y certificación de gastos del Proyecto” Periodo a Auditar: desde el 2009

hasta el Ejercicio 2013.

1.3

Se realizará una reunión previa a la presentación de las propuestas: Sí _ No X

1.4

El Contratante proporcionará los siguientes insumos e instalaciones: espacio físico en la oficina del “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), con un escritorio, sillas y demás elementos para la revisión de los documentos auditados.

1.12

Las propuestas deberán permanecer válidas durante 60 (sesenta) días, después de la fecha de presentación, es decir, hasta el: 12 xx xxxxx de 2012.

2.1

Pueden pedirse aclaraciones a más tardar 10 (diez) días hábiles, antes de la fecha de presentación de las propuestas.

La dirección para solicitar aclaraciones es: Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xx 000 - Xxxxxxxx Xxxxx – 10° Piso oficina del “Programa de Fortalecimiento Institucional del INCOOP.”

Facsímile: 595 – 21 – 441 474 E-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx

3.1

Las propuestas deberán presentarse en el siguiente idioma: español.

3.6

La propuesta deberá incluir todos los gastos necesarios para la prestación del servicio (Xxxx Xxxxxx).


Párrafo de

Referencia

Hoja de Datos



3.7

Existen montos pagaderos por el Contratante al Auditor en virtud del contrato que están sujetos a impuestos nacionales: Si __X


El Contratante deberá reembolsar al Auditor por dichos impuestos pagados por el Auditor.

3.8

El Auditor deberá declarar los gastos locales en moneda del país del Contratante: Si_ X_

4.3

El Auditor deberá presentar el original y 2 (dos) copias tanto de la propuesta técnica, como de la propuesta de precio, en sobres separados debidamente cerrados.

4.5

La dirección para presentar la propuesta es: Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xx 000 - Xxxxxxxx Xxxxx – 10° Piso oficina del “Programa de Fortalecimiento Institucional del INCOOP.”

Las propuestas deberán presentarse a más tardar en la siguiente fecha y hora: 12 xx xxxxx de 2012 hasta las 10:00 horas.


Párrafo de Referencia

Hoja de Datos

5.2

Los criterios y sub-criterios, y el sistema de puntos que se asignarán a la evaluación de las Propuestas Técnicas se describen en el Apéndice adjunto a esta Sección II.

El puntaje técnico Pt mínimo requerido para calificar es 80 (ochenta) puntos.

5.5

La moneda única para la conversión de precios es: Guaraní

La fuente oficial de la tasa de cambio tipo vendedor es: No aplica

La fecha de las tasas de cambio es: No aplica

5.6

La fórmula para determinar los puntajes de precio es la siguiente: Pp = 100 x Pm / Pi,


Donde :

Pp es el puntaje de precio Pm es el precio más bajo y

Pi el precio de la propuesta en consideración.

Las ponderaciones asignadas a las propuestas técnicas y de precio son4: T = 0,7 y P = 0,3.

6.1

Se prevé que la fecha y dirección para las negociaciones del contrato xxxx: dentro de los 10 (diez) días hábiles posteriores a la Notificación de la Evaluación Final, en la oficina del “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), sito en Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xx 000, Xxxxxxxx Xxxxx, Xxxx 00.

7.2

Se prevé que la fecha y lugar para iniciar los servicios de auditoría sean: cuando la Unidad Ejecutora del Programa lo solicite de acuerdo a los requerimientos del Banco, en la oficina del “Programa de Fortalecimiento Institucional del

INCOOP”.


4 La Representación del Banco dará su no objeción en función a la evaluación de riesgo fiduciario del proyecto.


APÉNDICE 2: CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN


A. GENERALIDADES


1.1 Las propuestas técnicas serán evaluadas y clasificadas tomando en cuenta los siguientes aspectos:



1.2 El puntaje técnico (Pt) mínimo requerido para calificar está indicado en el punto 5.2 de la Hoja de Datos.


B. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Experiencia específica del Auditor

1.3 De acuerdo con la información presentada en el Formulario TEC-2, se contabilizará la experiencia específica desarrollada en auditorías externas de proyectos financiados por Organismos Multilaterales de Crédito (OMC) en los últimos tres años, considerando preferentemente el BID. Como parte de esta evaluación, sólo se tendrán en cuenta las auditorías externas efectuadas de cooperaciones técnicas y programas de empresariado social, en la medida que la naturaleza y alcance del trabajo fuese comparable con las auditorías de proyectos, ya que se pretende evaluar y priorizar la experiencia específicamente en auditorías requeridas por contratos xx xxxxxxxx.


Experiencia, formación académica y nivel profesional del personal


1.4 En base a la información presentada por cada Proponente en los Formularios TEC- 6, se evaluará y clasificará para cada personal asignado la experiencia5 profesional general y específica en trabajos de auditoría similares, así como su formación y nivel profesional, según la acreditación de títulos universitarios, estudios de postgrado y educación continuada.


1.5 Debido a que el personal clave (nivel de supervisión y encargado de equipo) es el que determina en definitiva la calidad del desempeño del Auditor, se dará especial atención y mayor calificación en la grilla de evaluación al personal de dichos niveles. Asimismo, resulta relevante la experiencia específica desarrollada en



5 Años trabajados como auditor, independientemente de la fecha de su titulación.

1. Experiencia específica del Auditor

2. Experiencia, formación académica y nivel profesional del personal

3. Enfoque metodológico y plan de trabajo

Puntaje

5 puntos

45 puntos

50 puntos

Total 100 puntos



programas financiados por OMC, la cual será evaluada considerando principalmente su nivel de complejidad y las actividades desempeñadas.


1.6

Para efectos de clasificación y evaluación, el personal será agrupado en los siguientes niveles:


1.6.1 Xxxxx Xxxxxxxxx responsable de la dirección y supervisión


Personal superior de dirección (socios)

Personal de supervisión (directores, gerentes o supervisores)6 -

Personal Clave


1.6.2 Nivel Staff responsable de las actividades de campo


Personal encargado de equipo (Seniors) - Personal Clave

Personal de campo o apoyo (Semi Seniors, Asistentes o Juniors)


1.7 El puntaje individual será ponderado en base al número de horas presupuestado por cada profesional dependiendo del nivel en que interviene dentro del equipo de auditoría. Por ejemplo: si la propuesta presenta varios asistentes, el puntaje asignado a la categoría “Personal de campo o apoyo” será ponderado en función de las horas presupuestadas a cada profesional:



Asistente


Puntaje nivel asistente


Calificación obtenida


Horas presupuestadas


Puntaje ponderado

1. AAA

10

9

300

1,54

2. BBB

10

8

800

3,66

3. CCC

10

10

500

2,86

4. DDD

10

6

150

0,51

TOTALES

1.750

8,57

Nota:

De acuerdo con el ejemplo, la categoría de personal de campo o asistentes ha obtenido 8,57 puntos sobre un máximo posible de 10 puntos.


6 En caso que el proponente incluya algún experto (especialista individual) se utilizará la grilla de calificación correspondiente a este nivel de supervisión, considerándose la experiencia y nivel profesional en el campo que lo acredita como “experto” (por ejemplo: ingeniero, médico, ambientalista, etc.)



Enfoque metodológico y plan de trabajo


1.8 Se evaluará y clasificará la metodología y plan de trabajo considerando:


Concepto, enfoque y métodos; y

Plan de trabajo


1.9 Para efectos de evaluación y clasificación de las propuestas técnicas, se deberán considerar los siguientes aspectos:


(a) Descripción general y análisis conceptual del programa y del organismo ejecutor, de los requerimientos de auditoría externa del BID y de los Términos de Referencia;


(b) Enfoque técnico y métodos que aplicará el Proponente. El Banco entiende que el Proponente dispone de una metodología para asegurar la prestación de un servicio profesional de alta calidad basado en, por ejemplo: manuales de procedimientos, administración de riesgo, sistema de seguimiento, políticas de confidencialidad, comunicación e independencia, esquema de supervisión concurrente con la ejecución del trabajo, entre otros. Por lo tanto, la propuesta técnica deberá reflejar como se implementa ese enfoque o metodología a la auditoría del programa;


(c) Actividades previstas y cronograma detallado. Por ejemplo: planeamiento, procedimientos de análisis e investigación, pruebas de evidencias, visitas de inspección, proceso de finalización de la auditoría y emisión de informes7, entre otros. Asimismo, resulta relevante la descripción de las actividades que podrán ser asistidas mediante la utilización de herramientas informáticas, técnicas de muestreo, apoyo de expertos, etc.);


(d) Naturaleza y alcance de las actividades de auditoría, conforme a los requerimientos del BID y de los Términos de Referencia, basado en un proceso de evaluación de riesgos y evaluación y diagnóstico del sistema de control interno del organismo ejecutor y de los principales ciclos operativos. Resulta relevante la descripción de los procedimientos relacionados con el examen integrado de las solicitudes de desembolso y de los procesos de adquisiciones de bienes y contrataciones de obras y servicios de consultoría;


(e) Asignación de horas presupuestadas (horas persona) entre las distintas actividades de cada nivel: Gerencial (socios, directores, gerentes y supervisores) y Staff (encargado del equipo de auditoría y personal de campo); y


7 Una copia de los productos finales se deberán presentar al Contratante en archivo electrónico PDF para su posterior remisión al Banco. Todos los productos finales deberán formar parte de un único archivo PDF, excepto casos especiales que se aclararán en el momento de la negociación del contrato.



(f) Número total de horas persona presupuestadas de los Proponentes. Para ello se establecerá el promedio aritmético simple de las solicitudes de propuestas técnicas calificadas y se les asignará mayor puntaje a aquellas que se ubiquen dentro del rango del 20% inferior o superior a dicho valor medio.




C. CRITERIO DE PUNTAJES PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS TÉCNICAS



CONCEPTO


PUNTAJE

PUNTAJE MAXIMO ELEGIBLE

1. Experiencia Específica del Auditor (auditoría de programas financiados por Organismos Multilaterales de Crédito (OMC) en los últimos tres (3) años fiscales)



5




a) Experiencia xx xxxx (10) auditorías o más

5


b) Experiencia entre cinco (5) y nueve (9) auditorías; y

3


c) Experiencia entre una (1) y cinco (5) auditorías

1





2. Experiencia, formación académica y nivel profesional del personal


45




2.1.

Personal superior de dirección – Socios


5

2.1.1. Experiencia profesional en auditoría



Experiencia de quince (15) años o más; y

5


Experiencia menor a quince (15) años.

3





2.2.

Personal de supervisión – Directores, Gerentes o Supervisores


15

2.2.1. Nivel profesional


3

Auditores titulados (titulación, estudios de postgrado y educación continuada);


3


Auditores titulados (titulación).

1





2.2.2. Experiencia profesional en auditoría


8

Experiencia profesional xx xxxx (10) años o más; y

8


Experiencia menor a diez (10) años.

4





2.2.3. Experiencia específica en programas financiados por OMC

0 - 4

4




Personal de campo – Encargado de equipo – Seniors


15

2.3.1. Nivel profesional


5

Auditores titulados (titulación y educación continuada);

5


Auditores egresados (titulación académica); y

3


Auditores (estudiantes de contabilidad y auditoría).

1





2.3.2. Experiencia profesional en auditoría


7

Experiencia profesional de seis (6) años o más; y

7


Experiencia menor a seis (6) años.

4





2.3.3. Experiencia específica en programas financiados por OMC

0 - 3

3




2.4.

Personal de campo o apoyo – Asistentes, Semi – seniors, Juniors


10

2.4.1

Nivel profesional


4

Auditores egresados (titulación académica); y

4


Auditores (estudiantes de contabilidad y auditoría).

2





2.4.2

Experiencia profesional en auditoría


6

Experiencia profesional de tres (3) años o más; y

6


Experiencia menor a (3) años

3







CONCEPTO


PUNTAJE

PUNTAJE MAXIMO ELEGIBLE


3. Enfoque metodológico y Plan de Trabajo



50




3.1. Análisis del enfoque, métodos, áreas de trabajo y actividades previstas y su consistencia y correspondencia con el plan de trabajo propuesto en cuanto a:


25

(a)

Nivel de descripción y dimensión de las áreas y actividades a desarrollar para el alcance de los resultados previstos;

0 – 10

10

(b)

Métodos y técnicas propuestas para realizar las actividades de auditoría; y

0 – 5

5

(c)

Naturaleza y alcance de las actividades de auditoría relacionadas con aspectos clave de la propuesta, como ser: evaluación de riesgos, evaluación y diagnóstico del sistema de control interno del organismo ejecutor y de los principales ciclos operativos, examen de los procesos de adquisiciones y desembolsos, entre otros;


0 - 10


10

3.2. Análisis y clasificación de la forma, contenido, cuadro de detalle y consistencia del plan de trabajo en cuanto a:


20

(a)

Presentación del organigrama del personal asignado (ejecutivo y técnico) y del cronograma detallado de las actividades (horas persona) previstas;

0 - 2

2

(b)

Secuencia y consistencia de las actividades previstas entre si y correspondencia de los plazos previstos en el cronograma para realizar las actividades con la entrega de los productos esperados;

0 - 3

3

(c)

Número total de horas persona presupuestadas está dentro del rango del 20% inferior o superior respecto del promedio aritmético simple de las SP calificadas:


8


c.1

Entre cero (0) y diez (10) por ciento

8



c.2

Entre un diez (10) y veinte (20) por ciento

4


(d)

Distribución mínima del número total de horas presupuestadas para las actividades del nivel gerencial de los trabajos de auditoría a cargo de los socios, gerentes o supervisores:


7

d.1 Veinte (20) por ciento o más del total

7


d.2 Entre un quince (15) y veinte (20) por ciento del total

4


d.3 Menos de quince (15) por ciento del total

2


3.3. Presentación general de la Propuesta en lo que se relaciona al concepto general y cobertura de los términos de referencia y requerimientos de auditoría externa del BID.

0 - 5

5


TOTAL (1 + 2 + 3)



100


SECCIÓN

III: PROPUESTA TÉCNICA – FORMULARIOS ESTÁNDAR


TEC-1 Formulario de presentación de la propuesta técnica. TEC-2 Experiencia y organización del Auditor:

a. Organización del Auditor

b. Experiencia específica del Auditor


TEC-3 Observaciones y sugerencias con respecto a los términos de referencia, al personal de contrapartida e instalaciones que proporcionará el contratante:

a. Sobre los términos de referencia

b. Sobre el personal de contrapartida y los servicios e instalaciones


TEC-4 Descripción del enfoque, la metodología y el plan de actividades para la ejecución del trabajo.


TEC-5 Composición del equipo y asignación de responsabilidades. TEC-6 Hoja de vida del personal profesional propuesto.

TEC-7 Calendario de actividades del personal. TEC-8 Plan de trabajo.


FORMULARIO TEC-1

FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA TÉCNICA


[Lugar, fecha]

Préstamo N°: 1818/OC-PR


A: “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP)”

Subsecretaría de Estado de Economía Ministerio de Hacienda


Señoras / Señores:


Los abajo firmantes ofrecemos proveer los servicios de auditoría para “Auditoría Externa del Proyecto” Periodo a Auditar: desde el 2009 hasta el Ejercicio 2013, de conformidad con su solicitud de propuestas de fecha [fecha] y con nuestra propuesta. Presentamos por medio de la presente nuestra propuesta, que consta de esta Propuesta Técnica y una Propuesta de Precio, que se presenta en sobre separado sellado.


Los suscritos, incluyendo todos los expertos requeridos para ejecutar cualquier parte del contrato, tenemos nacionalidad de países miembros del Banco.


Si las negociaciones se llevan a cabo durante el período de validez de la propuesta, es decir, antes de la fecha indicada en párrafo referencial 1.12 de la Hoja de Datos, nos comprometemos a negociar sobre la base del personal propuesto. Esta propuesta es de carácter obligatorio para nosotros y está sujeta a las modificaciones que resulten de las negociaciones del contrato.


Nuestra firma (incluyendo los profesionales especializados contratados como expertos) no está en la fecha de esta propuesta, sancionada y/o impedida de ejercer la profesión, y no se encuentra involucrada en demandas judiciales en relación con el ejercicio de la profesión objeto de este contrato.


En relación con las políticas de fraude y corrupción del Banco, declaramos garantizar lo siguiente:


a) que hemos leído y entendido la prohibición sobre actos de fraude y corrupción dispuesta por el Banco y nos obligamos a observar las normas pertinentes;

b) que no hemos incurrido en ninguna infracción sobre fraude y corrupción descritas en éste documento;

c) que no hemos tergiversado ni ocultado ningún hecho sustancial durante los procesos de adquisición o negociación del contrato o cumplimiento del contrato;



d) que ninguno de nuestros socios, directores, funcionarios o accionistas principales han sido declarados inelegibles para que se les adjudiquen contratos financiados por el Banco, ni han sido declarados culpables de delitos vinculados con fraude o corrupción;

e) que ninguno de nuestros socios, directores, funcionarios o accionistas principales han sido socio, director, funcionario o accionista principal de ninguna otra compañía o entidad que haya sido declarada inelegible para que se le adjudiquen contratos financiados por el Banco o ha sido declarado culpable de un delito vinculado con fraude o corrupción;

f) que no han sido pagadas o serán pagadas comisiones, honorarios de representantes, pagos por servicios de facilitación o acuerdos para compartir ingresos relacionados con el contrato o el contrato de auditoría financiado por el Banco;

g) que reconocemos que el incumplimiento de cualquiera de estas garantías constituye el fundamento para la imposición por el Banco de cualquiera o de un conjunto de medidas que se describen en la Cláusula 1.7.2; y

h) que no está impedido o sancionado o involucrado en demandas o procesos judiciales relacionados con el ejercicio de su profesión.


Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar ninguna de las propuestas que reciban.


Atentamente,


Firma autorizada [completa e iniciales]:_ Nombre y cargo del signatario8: _ Nombre de la firma: __ _ Dirección: __



8 Se deberá adjuntar confirmación escrita que autorice al signatario de la propuesta a comprometer al Auditor y evidencia documentada que certifique habilitación del firmante para representar al Oferente en base a la legislación nacional aplicable.


FORMULARIO TEC-2

ORGANIZACIÓN Y EXPERIENCIA DEL AUDITOR


A – ORGANIZACIÓN DEL AUDITOR


[Proporcione aquí una descripción breve de dos páginas de los antecedentes y organización de su firma/ entidad.]


B – EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL AUDITOR


[Proporcione información sobre cada uno de los trabajos para los cuales su firma fue contratada legalmente como persona jurídica, para prestar servicios de auditoría similares a los solicitados bajo este trabajo a organismos multilaterales de crédito en los últimos tres 3 años. Se recomienda listar hasta un xxxxxx xx xxxx (10), dando preferencia a aquellas auditorías de programas financiados por el Banco.]


Nombre del proyecto:

Valor aproximado del contrato (en US$ ):

País:

Lugar dentro del país:

Duración del trabajo (meses):

Nombre del Contratante:

Número total de horas persona insumidas :

Dirección:


Fecha de iniciación (mes / año): Fecha de terminación (mes / año):


Tipos de expertos contratados por la Firma para asistirlos en los trabajos de auditoría:


Descripción narrativa del trabajo:


Nombre de la firma: __ _


FORMULARIO TEC-3

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS SOBRE LOS TERMINOS DE REFERENCIA AL PERSONAL DE CONTRAPARTIDA Y LAS INSTALACIONES A SER PROPORCIONADAS POR EL CONTRATANTE


A – SOBRE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA


[Presentar y justificar aquí cualquier observación o mejora a los términos de referencia (sin que esto implique alterar los requerimientos del Contratante) que usted propone para mejorar el desempeño en la ejecución del contrato (tales como eliminar alguna actividad que usted no considere necesaria, o agregar otra, o proponer diferentes etapas de las actividades). Tales sugerencias deberán ser concisas y puntuales, y estar incorporadas en su propuesta.]


B – SOBRE EL PERSONAL DE CONTRAPARTIDA Y LAS INSTALACIONES


[Comentar aquí sobre el personal y las instalaciones que serán suministradas por el Contratante de acuerdo al párrafo referencial 1.4 de la Hoja de Datos incluyendo: apoyo administrativo, espacios de oficinas, transporte local, equipo, información, etc.]


FORMULARIO TEC-4 DESCRIPCIÓN DEL ENFOQUE, LA METODOLOGÍA Y

EL PLAN DE ACTIVIDADES PARA LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO


El enfoque técnico, la metodología y el plan de trabajo son componentes claves de la propuesta técnica. Se le sugiere que presente su propuesta técnica (incluyendo gráficos y diagramas) dividida en las tres partes siguientes:


a) Enfoque técnico y metodología

b) Plan de trabajo, y

c) Organización y dotación de personal


a) Enfoque técnico y metodología. En este capítulo el Auditor deberá explicar su comprensión de los objetivos del trabajo, enfoque de los servicios, metodología para llevar a cabo las actividades y obtener el producto esperado, y el grado de detalle de dicho producto. El Auditor deberá explicar la metodología que propone adoptar y resaltar la compatibilidad de esa metodología con el enfoque propuesto.


b) Plan de trabajo. En este capítulo deberá proponer las actividades principales del trabajo, su contenido y duración, fases y relaciones entre sí, etapas, y las fechas de entrega de los informes. El plan de trabajo propuesto deberá ser consistente con el enfoque técnico y la metodología, demostrando una compresión de los TDR y habilidad para traducirlos en un plan de trabajo factible. Aquí se deberá incluir una lista de los informes que deberán ser presentados como producto final9. El plan de trabajo deberá ser consistente con el Programa de Trabajo en el Formulario TEC-8.


c) Organización y dotación de personal. En este capítulo deberá proponer la estructura y composición de su equipo (incluyendo un organigrama de los profesionales involucrados en la PT). Deberá detallar las disciplinas principales del trabajo, el especialista clave responsable, y el personal técnico y de apoyo designado.


9 Una copia de los productos finales se deberán presentar al Contratante en archivo electrónico PDF para su posterior remisión al Banco. Todos los productos finales deberán formar parte de un único archivo PDF, excepto casos especiales que se aclararán en el momento de la negociación del contrato.


Sección III - Propuesta Técnica - Formularios Estándar 32

FORMULARIO TEC-5

COMPOSICIÓN DEL EQUIPO Y ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES


NOMBRE


FORMACIÓN PROFESIONAL

EXPERIENCIA EN SU ÁREA (AÑOS)

CARGO ASIGNADO EN EL

SERVICIO


LUGAR DE TRABAJO


HORAS PRESUPUESTADAS


TOTALES POR NIVEL


%









Nivel Gerencial
















Personal de dirección








Socios
















Personal de supervisión








Gerentes








Supervisores
















Total Nivel Gerencial
























Nivel Staff
















Encargado de equipo








Senior
















Personal de campo








Semi - seniors








Asistentes








Otros
















Total Nivel Staff
















Total










FORMULARIO TEC-6

CURRÍCULO DEL PERSONAL PROFESIONAL PROPUESTO


1. Cargo propuesto o posición asignada en el servicio:


2. Nombre de la firma: [inserte el nombre de la firma que propone al candidato]:


3. Nombre del individuo: [inserte el nombre completo]:


4. Fecha de nacimiento: _ _ Nacionalidad: __


5. Educación: [Indicar los nombres de las universidades y otros estudios especializados del individuo, dando los nombres de las instituciones, grados obtenidos y las fechas en que los obtuvo.]


6. Asociaciones profesionales a las que pertenece:


7. Otras especialidades [Indicar otros estudios significativos después de haber obtenido los grados indicados en el 5 – Dónde obtuvo la educación]:

_

8. Países donde tiene experiencia de trabajo: [Enumere los países donde el individuo ha trabajado

en los últimos diez años]:


9. Idiomas [Para cada idioma indique el grado de competencia: bueno, regular, pobre, en hablarlo, leerlo y escribirlo]:


10. Historia Laboral [Empezando con el cargo actual, enumere en orden inverso cada cargo que ha desempeñado desde que se graduó, indicando para cada empleo (véase el formulario siguiente): fechas de empleo, nombre de la organización, cargos desempeñados]:


Desde [Año]: _ Hasta [Año]_ _


Empresa: _ Cargos desempeñados: _ _

_


11. Detalle de las actividades asignadas

[Enumere las principales tareas que desempeñará bajo este trabajo]

_


12. Trabajos que ha realizado que mejor demuestran su experiencia específica en programas financiados por OMC


[Enumere hasta un xxxxxx xx xxxx (10) trabajos principales que el individuo ha desempeñado, complete la siguiente información para aquellos que mejor demuestren su capacidad para ejecutar las tareas enumeradas bajo el punto 11.]


Nombre de la tarea o proyecto: __ _ Año: _ _

Principales características del proyecto: _ _ Actividades desempeñadas:_


13. Certificación:


Yo, el abajo firmante, certifico que, según mi conocimiento y mi entender, este currículo describe correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia. Entiendo que cualquier declaración voluntariamente falsa aquí incluida puede conducir a mi descalificación o la cancelación de mi trabajo, si fuera contratado.


_ Fecha: _

[Firma del individuo o del representante autorizado del individuo] Día / Mes / Año


Nombre completo del representante autorizado: _


FORMULARIO TEC-7

CALENDARIO DE ACTIVIDADES DEL PERSONAL




Nombre del personal

Contribución del personal (en un gráfico xx xxxxxx)10


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

n

Total


1
















2
















3
































n

















Total



10 Los meses se cuentan desde el inicio del trabajo.


FORMULARIO TEC-8

PLAN DE TRABAJO



No.


Actividad11

Meses12

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

n


1















2















3






























n

















Total


11 Indique todas las actividades principales del trabajo, incluyendo entrega de informes (por ejemplo, inicial, provisional, informes finales), y otras etapas tales como aprobaciones por parte del Contratante. Para tareas en varias fases, indique separadamente las actividades, entrega de informes y etapas para cada fase.


12 La duración de las actividades deberán ser indicadas en un gráfico xx xxxxxx.


SECCIÓN IV. PROPUESTA DE PRECIO – FORMULARIOS


Los comentarios en corchetes [ ] proporcionan orientación a los Auditores de la Lista Corta para la preparación de sus Propuestas de Xxxxxx y no deberán aparecer en las Propuestas de Precio que presenten.


Los formularios estándar para las Propuestas de Precio deberán ser utilizados para la preparación de éstas de acuerdo con las instrucciones proporcionadas en el párrafo 3.6 de la Sección II.


Formulario PR-1 Presentación de la propuesta de precio


Formulario PR-2 Resumen de horas y precios


FORMULARIO PR-1

FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE PRECIO


[Lugar, fecha]

Préstamo: N° 1818/OC-PR


A: “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP)”

Subsecretaría de Estado de Economía Ministerio de Hacienda


Señoras / Señores:


Los abajo firmantes ofrecemos proveer los servicios de auditoría para “Auditoría Externa del Proyecto” de conformidad con su pedido de propuestas de fecha [fecha] y con nuestra propuesta técnica. La propuesta de precio que se adjunta es por la suma de [monto en palabras y en cifras13]. Esta cifra no incluye los impuestos locales que serán identificados durante las negociaciones y serán agregados a la cifra anterior.


Nuestra propuesta de precio será obligatoria para todos nosotros hasta la expiración del período de validez de la propuesta, es decir, antes de la fecha indicada en el párrafo referencial 1.12 de la Hoja de Datos.


Ni nosotros ni nuestros agentes han pagado ni pagarán comisiones o gratificaciones relacionadas con esta propuesta o la ejecución del contrato.


Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar ninguna de las propuestas que reciban.


Atentamente,


Firma autorizada: [nombre completo e iniciales]: _ _ Nombre y cargo del signatario: __ Nombre de la firma: _ _ Dirección: _



13 Las cifras deberán coincidir con las indicadas bajo el Precio Total de la Propuesta de Precio, Formulario PR-2.


Sección V - Términos de referencia 41


FORMULARIO PR-2 RESUMEN DE HORAS Y PRECIOS





ITEM


CONCEPTO



Horas

Costo Unitario


TOTAL


1

Honorarios Profesionales






1.1

Socios






1.2

Gerentes






1.3

Supervisores






1.4

Seniors






1.5

Asistentes14






1.6

Otro Personal Especializado - Expertos







SUBTOTAL




















2

Otros (especificar)



































SUBTOTAL






TOTAL DE LA PROPUESTA DE PRECIO



GASTOS REEMBOLSABLES




Número de Personas


Cantidad/ Días

Costo Unitario


TOTAL


3

Gastos de viaje






3.1

Transporte






3.2

Viáticos






3.3

Otros






TOTAL GASTOS REEMBOLSABLES




14 Incluye Semi-Seniors, Juniors y otro personal profesional.




SECCIÓN V. TÉRMINOS DE REFERENCIA


Seleccionar de los siguientes TDR aquellos que se aplicarán en este trabajo:




TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA AUDITORÍA DE LOS

ESTADOS FINANCIEROS DE PROYECTOS FINANCIADOS POR EL BID A TRAVÉS DE PRÉSTAMOS


Marzo 2012



x. Xxxxx de Representación de acuerdo con la Sección 580 de las NIAs, firmada por la autoridad competente d el ejecutor y/o entidad. La carta debe incluir entre otros aspectos relevantes, una representación de la gerencia sobre los temas de

control interno, cumplimiento con cláusulas contractuales de carácter contable - financiero, y la no -existencia de irregulari dades y fraude.

b. Cualquier información adicional que se requiera para realizar la auditoría.


1. El Auditor es responsable de efectuar la auditoría conforme a lo establecido en éstos términos de referencia e informar oportunamente al Banco sobre situaciones qu e afecten o dificulten el proceso de auditoría, así como los asuntos que podrían llevarle

a emitir una opinión calificada. El auditor deberá mantener a disposición del Banco los papeles de trabajo para su revisión.


I. Antecedentes de Auditoría


Incluir una b reve descripción del resultado de las auditorías de años anteriores, que indique el periodo auditado, el nombre de la firma auditora y el tipo de opinión emitida.


El Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOO P) no tiene a la fecha ninguna auditoría realizada.


II. Normas


1. La auditoría se llevará a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría [o las normas nacionales, estándares y sus prácticas que sean compatibles con dichas Normas Internaciona les de Auditoría]. Esas Normas requieren que el auditor planifique y realice la auditoría para obtener una seguridad razonable, sobre si los estados financieros están exentos de errores significativos. Una auditoría incluye examinar, sobre bases selectivas , la evidencia que respalda las cifras y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la Gerencia, así como la evaluación de l a presentación general de los estados financieros.


2. En el cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoría, se espera que el auditor preste especial atención a los siguientes asuntos:


a. En la planificación y ejecución de la auditoría, para reducir e l riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo, el auditor debe considerar los r iesgos de errores materiales en los estados financieros debido a fraude. Véase la NIA 240 “Responsabilidad del Auditor de Considerar el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros.”

b. Al diseñar y ejecutar procedimientos de auditoría y en la evaluación y comunicación de los resultados del mismo, el auditor debe reconocer que el incumplimiento por la Entidad con las leyes y los reglamentos puedan afectar materialmente los estados financieros, como lo exige la NIA 250 “Consideración de las Leyes y Reglamentos en una Auditoría de Estados Financieros.”

c. El auditor debe comunicar los asuntos de interés de la auditoría derivados de la



auditoría de los estados financieros, a la Ge rencia de la Entidad, como lo exige la NIA 260 “Comunicación de Asuntos de Auditoría con los Encargados del Gobierno Corporativo.”

d. A fin de reducir el r iesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo, el auditor debe determinar la respuesta global a los r iesgos evaluados a nivel de los estados financieros, y debe diseñar y realizar otros procedimientos de auditoría, para responder a los riesgos evaluados a nivel de afirmación, como exige la NIA 330 “Procedimientos del Auditor en Respuesta a los riesgos ev aluados.”


III. Alcance


1. Al evidenciar el cumplimiento de los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera del proyecto, se espera que auditor lleve a cabo pruebas para confirmar, como mínimo, que:


a. Los fondos de financiamiento han sido utilizados de conformida d con las condiciones del Contrato xx Xxxxxxxx.

b. Los fondos de contrapartida han sido provistos y utilizados de conformidad con el Contratos xx Xxxxxxxx y Convenios de financiamiento pertinentes.

c. Los bienes, obras y servicios financiados se han adquirido de conformidad con las Políticas de Adquisiciones del Banco (GN -2350-7 y GN-2349-7), así como los procedimientos de Adquisiciones del Banco u otra que sea aceptable por el Banco ; el auditor debería realizar las inspecciones físicas que fueran necesarias de acuerdo a sus consideraciones de r iesgo 15.

d. Todos los documentos justificativos necesarios, registros y cuentas se han mantenido con respecto de todas las actividades y gastos del proyecto.

e. Se ha dado cumplimiento estricto a los términos del contrato xx xxxxx ciamiento.

f. Los gastos justificados al Banco han sido debidamente convertidos a dólares utilizando la tasa de cambio correspondiente según lo acordado con el Banco.

g. No existe duplicidad de pagos en las solicitudes de desembolso.


2. Efectuar comprobaciones de la efectividad del control, en los procesos de adquisiciones y pagos de bienes, obras y servicios, durante el período, basado en una muestra representativa con fundamento en r iesgos de auditoría.


3. Evaluar el sistema de control interno relacionado con el proyecto. El examen será efectuado siguiendo los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organization of the T readway Commission” en el informe COSO que comprende los siguientes componentes: (i) Ambiente de Control; (ii) Evaluación de Riesgos; (iii) Actividades de Control; (iv) Información y Comunicación; y (v) Supervisión. Esta evaluación incluirá, entre otros, los siguientes aspectos:


a. Análisis institucional a través de la obtención de la estructura organizacional del


15 Dependiendo de la complejidad de las actividades, el auditor puede considerar la inclusión de expertos técnicos durante los trabajos de auditoría. En casos que se incluyan expertos, se espera que el auditor cumpla con la Norma internacional de Auditoría 620: Uso del trabajo de un experto. La consideración de utilizar el trabajo de un experto debe traerse a consideración del prestatario y el Banco oportunamente para mutuo acuerdo y guía apropiada.



organismo ejecutor e iden tificando las áreas y procesos que tienen relación con la ejecución del proyecto.

b. Análisis de la capacidad institucional a través de la evaluación de r iesgos del proyecto, tomando como base, pero no limitándose a la herramienta del Banco “Sistema de Evalua ción del Control Interno (SECI)” (Ver anexo 2).

c. Revisión del nivel de uso de los Sistemas de Gestión F inanciera Pública (SGFP) del proyecto. Para ello deberá tener en cuenta las definiciones descritas en la matriz de “Nivel de Uso de los SGFP” (Ver anexo 3 ).

d. Seguimiento a la implementación de las recomendaciones al control interno realizadas en años anteriores.


4. Verificar que además de lo requerido por las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, las notas a los estados financieros incluyen lo siguien te:


a. Conciliación entre los importes que figuran como "recibido por el proyecto de parte del BID" y lo “desembolsado por el Banco.”

b. Resumen de los movimientos en la cuenta bancaria donde se administran los recursos de financiamiento.

c. Conciliación entre el “total ejecutado” y el “total justificado al Banco”, incluyendo las explicaciones de las variaciones.


IV. Estados financieros del Proyecto


Los estados financieros incluyen: Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados, Estado de Inversiones Acumulada s y Notas explicativas.


V. Productos


El auditor deberá emitir un informe que incorpore el resultado de su auditoría, el cual deberá contener, como mínimo lo siguiente:


1. Dictamen de auditoría sobre los estados financieros básicos del proyecto, que se encuentran señalados en la Sección IX de estos términos de referencia. Las notas explicativas a los estados financieros del proyecto deberán incluir lo descrito en el numeral 4 de la Sección VIII de éstos términos de referencia.


2. Dictamen sobre los procesos de ad quisiciones y desembolsos. Anexo al dictamen se deberá presentar un informe que deberá cuantificar los gastos que se consideran no elegibles y que han sido pagados con recursos del proyecto, indicando la solicitud de desembolso y la categoría de inversión en la que fue reconocida por el Banco.


3. Informe de Control Interno que incorpore, como mínimo, lo siguiente:


a. El resultado del análisis institucional, que deberá incluir la presentación de la estructura del organismo ejecutor y la identificación de las ár eas que tienen relación con la ejecución del proyecto. Adicional al análisis presentado, deberá incluir una presentación en Power Point, en medio magnético.

b. El resultado del análisis de los procesos identificados y evaluados en el desarrollo de la auditoría , identificando cuáles están directamente relacionados con la


ejecución del proyecto. Adicional al análisis presentado, deberá incluir una presentación en PowerPoint en medio magnético.

c. El resultado de la evaluación de control interno, presentado en el mod elo de matriz de r iesgos (ver anexo 4).

d. El resultado del análisis del nivel de uso de los Sistemas de Gestión Financiera Pública (SGFP) del proyecto documentado en la Matriz de Nivel de Uso de los SGFP (ver anexo 3).

e. El resultado del seguimiento a la impl ementación de las recomendaciones de control interno realizadas en años anteriores.

f. Informe sobre los casos de incumplimiento de los términos del Contrato/Convenio de financiamiento pertinente.

g. Informe de gastos no elegibles y que han sido pagados de la cu enta bancaria donde se administran los recursos de financiamiento, especificando a qué solicitud y categoría de gasto corresponde

h. Cualquier asunto que llame la atención del auditor y/o que considere pertinente informar al Banco.


4. El Informe de procesos de adquisiciones y respaldo de pagos, deberá contener, como mínimo los siguientes aspectos:


a. La elaboración por parte del Ejecutor del respectivo PA para el proyecto, verificando que todas las contrataciones de bienes, obras, servicios y consultoría, realizad as en el periodo a ser auditado estén previstas en dicho Plan. De no ser así, identificar las contrataciones que no se incluyeron en el PA y que están siendo financiadas por el BID

b. La aprobación del PA por el Banco y en el caso de los contratos sujetos a la revisión ex ante de los procesos de adquisiciones, verificar la existencia del documento que otorga la No Objeción del Banco.

c. Las modificaciones a las contrataciones previstas en el PA y determinar los porcentajes de variación en valor (de más y/o de me nos) y su justificación.

d. La información de las contrataciones que estén sujetas a revisión Ex post de acuerdo con el PA o lo previsto en el contrato xx xxxxxxxx aprobado por el Banco, para lo cual se utilizara el formato previsto en el Anexo 4.


5. En la re visión se deberá verificar lo siguiente:

a) Que exista un expediente específico que contenga toda la información y documentación original, completa, legible y ordenada, que sustente el proceso de adjudicación del contrato.

b) Que no existan deficiencias o irreg ularidades en el proceso de selección y contratación que puedan afectar los criterios de elegibilidad de los gastos financiados con los recursos del Proyecto.

c) Que los contratos hayan sido suscritos conforme a las propuestas realizadas por los oferentes se leccionados y aceptadas por el Ejecutor.

d) Que los procesos de recepción, autorización , pago y destino final de las adquisiciones de bienes, obras, servicios y consultoría financiados con los recursos del Proyecto tengan congruencia con los contratos y con l os trabajos ejecutados o los productos finalmente recibidos.


e) Que los pagos sean aceptables de acuerdo con lo estipulado en los reglamentos operativos y/o de crédito, según corresponda, para lo cual se revisarán las solicitudes de desembolso y los procesos de selección y contratación, para determinar que los procedimientos de adquisiciones realizados durante el ejercicio, sean conforme a las políticas acordadas con el OFI.

f) Comprobar que el monto total del Anexo 4 corresponda al monto total del de las contrataciones previstas en el contrato xx xxxxxxxx o en el PA vigente aprobado por el Banco en el periodo a auditar.

g) Verificación “in situ” en el Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), así como en la oficina de la Unidad Ejecutora del Programa, depend iente de la Subsecretaría de Estado de Economía del Ministerio de Hacienda, de los bienes patrimoniales adquiridos cotejando los bienes con las documentaciones de compras correspondientes, así como de posibles irregularidades en el uso del bien adquirido r especto al destino para lo cual fue adquirido.

h) Cualquier comentario que surja de estos aspectos debe asentarse en el informe descriptivo que se incluya con el informe de adquisiciones.

i) Que se hayan cumplido las normas y procedimientos del Banco en materia de adquisiciones y desembolsos establecidos en el contrato xx xxxxxxxx, los reglamentos operativos y/o crédito del programa y otros requerimientos del Banco.

j) Que las adquisiciones y desembolsos estén debidamente sustentadas por la documentación de la selec ción, evaluación, contratación recepción y pago, así como de los comprobantes de gastos fidedignos mantenidos ordenadamente en los archivos del ejecutor y/o co -ejecutor.

k) Que las adquisiciones y desembolsos fueron contabilizados correcta y oportunamente por el ejecutor y/o co -ejecutor.

l) El informe deberá cuantificar los gastos que se consideran no elegibles y que han sido pagados con recursos del proyecto, indicando la solicitud de desembolso y la categoría de inversión en la que fue reconocida por el Banco.

VI. Cronograma de entrega de los productos


a) El auditor deberá informar en su propuesta de servicios profesionales las siguientes fechas :


1. Inicio de la auditoría

2. Inicio de la visita preliminar

3. Entrega del informe de la visita preliminar

4. Inicio de la visita fin al

5. Entrega del borrador del informe final

6. Entrega del Informe final


b) Plazo para entrega del informe de auditoría

El dictamen del auditor sobre los estados financieros y la carta a la gerencia debe ser recibido por el Organismo Ejecutor, conforme a las fech as siguientes:



Ejerci cios Fiscales: 2009, 2010 y 2011, hasta 45 (cuarenta y cinco ) días corridos posteriores a la firma del contrato ; 2012 hasta 120 días corridos después del cierre de l ejercicio ; y 2013 hasta 120 días corridos al cierre del Programa .


Nota: La fecha límite para la entrega del informe de auditoría, por parte del auditor al Organismo Ejecutor, se determinará con base en lo establecido en el Capítulo VII de las Normas Generales del Contrato xx Xxxxxxxx (T res ejemplares de los estados financieros serán presentados al Banco, dentro de los ciento veinte (120) días siguientes al cierre de cada ejercicio económico del Organismo Ejecutor o de la fecha de último desembolso, si se trata del informe final.) . Los plazos serán acordados entre las part es.

VII. General


Durante el proceso de auditoría, el auditor tiene derecho al acceso ilimitado de toda la información y explicaciones consideradas necesarias para facilitar la auditoría, incluyendo los documentos legales, los informes de preparación y super visión del proyecto, los informes de los exámenes e investigaciones, correspondencia e información de cuentas bancarias. El auditor también puede solicitar por escrito, la confirmación de los montos desembolsados y saldos disponibles en los registros del B anco.

Se sugiere al auditor que se reúna con miembros del equipo de proyecto del Banco, al inicio y al final de sus labores y presente los asuntos relacionados con la auditoría.


Anexo 1 Antecedentes del Proyecto



Incluir la sigui ente información del proyecto :


1. Descripción resumida del proyecto.


El Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), ha sido aprobado por Ley Nº 3545/08, cuyo Contrato xx Xxxxxxxx es el 1818/OC-PR. El organi smo ejecutor es el Ministerio de Hacienda a través de la Subsecretaría de Estado de Economía y el beneficiario es el Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP), el importe total del Contrato xx Xxxxxxxx es de US$ 4.950.000.- (dólares americanos cuatro m illones novecientos cincuenta mil) de los cuales US$ 3.600.000. - (dólares americanos tres millones seiscientos mil), corresponde a recursos externos y US$ de 1.350.000. - (dólares americanos un millón trescientos cincuenta mil), a gastos de contrapartida l ocal.


El objeto del Programa es apoyar la sostenibilidad del sector cooperativo a largo plazo que contribuya al fortalecimiento de los sistemas financiero y productivo en su conjunto. Su propósito inmediato es que el sector cooperativo disponga de una reg ulación cooperativa revisada y adecuada así como un sistema efectivo de supervisión, lo que sería posible mediante el fortalecimiento institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP).


Dicho fortalecimiento institucional se logrará mediante la implementación de las siguientes acciones regidas por el Marco Lógico del Programa acordado entre las partes:

i) la revisión y mejoramiento del marco regulatorio, ii) el fortalecimiento del sistema de supervisión y fiscalización, iii) la formación de un a red de seguridad, iv) el fortalecimiento de la estructura organizacional y v) la creación de un sistema estadístico

y de difusión.


La Unidad Ejecutora se conformó por Resolución M.H. Nº 193 de fecha 28/05/2009.


2. Actualizaciones del contrato xx xxxxxx mo.


3. Descripción de los Contratos/Convenios suscritos para la ejecución xxx xxxxxxxx.


Contrato xx Xxxxxxxx Nº 1818/OC -PR, aprobado por Ley Nº 3545/08.


4. Ejecución presupuestal actualizada por categoría y fuentes de financiamiento.



CATEGORÍA DE INVERSIÓN


TOTAL ACUMULADO AL 31/12/2011



BID

Aporte Local

1. Revisión y mejora del marco regulatorio

0,00

0,00


9.323,98


9.323,98


70.586,00


70.586,00


150.588,18


150.588,18


0,00


0,00


46.270,19

46.270,19

0,00

0,00

0,00


6.582,02


6.582,02


7.306,15


7.306,15


15.058,81


15.058,81


0,00


0,00


110.307,04

110.307,04

0,00

1.1. Adecuación del marco regulatorio

2. Fortalecimiento de la supervisión y

fiscalización.

2.1. Capacidades de supervisión y fiscalización

del Incoop.

3. Red de Seguridad

3.1. Creación de una red de seguridad del sector

cooperativo diseñada y funcionando.

4. Fortalecimiento

de

la

estructura

administrativa




4.1. Fortalecimiento

de

la

estructura

administrativa.




5. Creación de un sistema estadístico y de

difusión

5.1. Creación de un sistema estadístico y de

difusión.

6. Supervisión y Administración

6.1. Supervisión y Administración.

7. Imprevistos




TOTAL

$276.768,35

$139.254,02

PARI PASSU

67%

33%



5. Número promedio de transacciones realizadas al año de contratos suscritos y pagos realizados y/o proyección del año a s er auditado, tanto de recursos de financiamiento como de aporte local.


En el ejercicio 2009, se ha ejecutado solamente gastos con contrapartida local por un porcentaje de 3% con relación al total de gastos de contrapartida local establecido en el contrato xx xxxxxxxx, en el ejercicio 2010 se han ejecutado gastos con recursos xxx xxxxxxxx y contrapartida local por un porcentaje total de 1%, con relación al monto total


del Contrato xx Xxxxxxxx. En el ejercicio fiscal 2011 se estimó que la ejecución ser ía del 10%, con relación al monto total del Contrato xx Xxxxxxxx.


Anexo 2



Características Básicas de la Capacidad Institucional


CONTENIDO


1. CAPACIDAD DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN (CPO) 12

1.1 Sistema de Programación de Componentes/Actividades 12

Sistema de Organización Administrativa 13

2. CAPACIDAD DE E JE CUCIÓN DE LA ACT IV IDADES PROGRAMADAS Y ORGANIZADAS

(CE) 14

2.1 Si stema de Administración de Personal 14

2.2 Sistema de Administración de Bienes y Servicios 15

2.3 Sistema de Administración Financiera 15

2.4 Otros Sistemas 16

3. CAPACIDAD DE CONT ROL (CC) 16

3.1 Sistema de Control Interno 16

3.2 Sistema de Control Externo 18


CARACT ERISTICAS BASICAS DE LA CAPACIDAD INSTITUCION AL

Por Capacidad Institucional (CI) se debe entender la disponibilidad, por parte de un

Organismo Ejecutor (OE), de recursos humanos, materiales y equipos , en términos de planificación, organización, dirección y control, de tal forma que permitan la ade cuada ejecuciónn de un proyecto o programa y el manejo eficaz y eficiente de dichos recursos de acuerdo a los términos acordados con el Banco.


Para facilitar la evaluación o el diseño de la capacidad institucional se adoptó un enfoque metodológico por el cual se analiza la disponibilidad de recursos humanos, materiales y de sistemas de información agrupados en las siguientes áreas:


1. Capacidad de Programación y Organización

2. Capacidad de Ejecución de la actividades programadas y organizadas

3. Capacidad de Control


1. CAPACIDAD DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN (CPO)

Los OE deben disponer de Capacidad para Programar y Organizar los componentes y actividades correspondientes al proyecto.


La Capacidad de Programación y Organización representa la habilidad para d esarrollar procesos de Programación y asignar responsabilidad sobre la administración de los recursos, de tal forma que se logre una dinámica apropiada en el ejercicio de las atribuciones y en la oportunidad y calidad de las comunicaciones.

En términos gen erales el Banco espera que los OE diseñen sistemas apropiados para la programación y organización como por ejemplo:


a. Sistema de Programación

b. Sistema de Organización Administrativa


SIST EMA DE PROGRAMACIÓN DE COMPONENTES Y ACT IVIDADE S


Por este sistema deb e entenderse, el proceso mediante el cual se programa la realización de las actividades del proyecto durante un determinado período de tiempo.

La Programación de Componentes y Actividades debe caracterizarse por exponer claramente, para cada componente o sub-componente del proyecto, la articulación entre objetivos, metas, actividades, tareas, responsables y soporte financiero (presupuesto).

El Sistema de Programación deberá:


a. Concordar con las Normas vigentes, incluidas las de planificación, presupuesto e inversión pública, si existieren.

b. Indicar las fuentes de financiamiento, principalmente la forma que se atenderán los recursos de contrapartida,

c. Detallar los resultados que se deseen alcanzar en un período dado, mediante el planteamiento de metas cuanti tativas o cualitativas, según corresponda.


d. Indicar con claridad los r iesgos provenientes de los supuestos externos e internos que podrían afectar los resultados.

e. Contemplar los requerimientos de recursos humanos, materiales, de equipos y sistemas, necesari os para alcanzar los resultados.

f. Identificar las responsabilidades por las acciones previstas

g. Establecer criterios para la evaluación de avances y resultados.

h. E stablecer indicadores de eficiencia (estándares) en aquellas áreas consideradas clave.


SIST EMA DE ORGANIZACIÓN ADMINIST RAT IVA


Por este sistema debe entenderse el proceso mediante el cual se establece la forma de organización de los recursos para atender las necesidades de programación, ejecución y control de las actividades.

Con excepción del man tenimiento de determinadas características básicas, el modelo de organización podrá variar en función de las características del mecanismo de ejecución del proyecto.

Debe diferenciarse claramente la forma de organización del OE y su interrelación con el prestatario (Entidad), aún en el caso de que el OE sea parte del mismo.

Indistintamente del modelo de organización que se adopte, para el Banco es requisito indispensable la existencia de:


a. Un nivel de autoridad general de supervisión sobre el proyecto que se encargue, entre otros, de la dirección estratégica y el control de la gestión del proyecto.

b. Un nivel de autoridad ejecutiva que lleve a cabo las decisiones estratégicas, mediante los programas operativos correspondientes.

c. Un nivel de autoridad que supe rvise y coordine las responsabilidades técnicas, entre ellas: la preparación y/o revisión de los términos de referencia y especificaciones y diseños técnicos; la revisión y aprobación técnica de los servicios de consultoría y las obras civiles; y la progra mación y realización de las visitas de inspección.

d. Una función de Contabilidad y de Control Interno .

e. Justificaciones técnicas sobre el tamaño de la Organización, para optimizar la relación beneficio – costo.


Para el Banco es importante la existencia form al de una Carta de Organización en la cual se identifiquen los niveles de dirección y las funciones de los miembros del OE. De igual forma, la existencia formal de explicaciones sobre las funciones y responsabilidades de los cuadros planteados en la Carta de Organización. Por lo general, los anteriores requisitos se formalizan en un Manual o Instructivo de Organización.

A este nivel, el interés del Banco todavía no se ocupa de las personas individualmente, más bien, se enfoca a la capacidad de establecer los cargos necesarios y sus perfiles profesionales correspondientes, para impulsar los procesos de decisión y ejecución.

La Organización Administrativa deberá:

a. Diseñarse en función de la Programación, de los principios generales de organización y en conc ordancia con las Normas vigentes.

b. Adoptar enfoques y principios generales de Organización tales como: Gerencia por objetivos y resultados, unidad de mando, delimitación de responsabilidades,


delegación de autoridad, separación de funciones incompatibles, supervisión en línea, controles de calidad, canales de comunicación, etc.


2. CAPACIDAD DE E JECUCIÓN DE LAS ACT I VIDADES PROGRAMADAS Y ORGANIZADAS

(CE)


Los (OE) deben disponer de Capacidad para Ejecutar las actividades programadas y organizadas.


La Capaci dad de Ejecución representa la habilidad para alcanzar los resultados programados. En términos generales el Banco espera que los OE dispongan de sistemas de administración apropiados para la ejecución como por ejemplo:


a. Sistema de Administración de Perso nal

b. Sistema de Administración de Bienes y Servicios

c. Sistema de Administración F inanciera

d. Otros Sistemas que sean requeridos.


Los Sistemas mencionados, deben formalizarse mediante Manuales o Instructivos, y cuando aplique, Reglamentos Operativos o de Créd ito, en los cuales se suministran las guías de procedimiento para llevar a cabo las operaciones programadas.


SIST EMA DE ADMINIST RACIÓN DE PERSONAL


Está compuesto por las Normas y Procedimientos relativos a la búsqueda, selección, contratación, inducc ión, desarrollo y evaluación del personal que participa en el proyecto. Mediante este sistema se designan las personas que ocuparán los cargos previstos en la Organización.

El Sistema de Administración de Personal servirá para:


a. Seleccionar al personal d e acuerdo con los requisitos de los perfiles y considerando las incompatibilidades legales y éticas.

b. Fijar las remuneraciones en concordancia con las Normas vigentes y considerando los valores xx xxxxxxx.

c. Suministrar inducción y capacitación a los empleado s, de tal forma que reciban entrenamiento en las tareas que desempeñarán y actualización y profundización de sus conocimientos y habilidades para mejorar la eficiencia en el campo de su competencia.

d. Evaluar el personal periódicamente, de tal forma que se p ueda medir el grado de acercamiento a las metas de desempeño individual y colectivo, como una base para el mejoramiento de la capacidad profesional.

e. Mantener registros y procesamiento de datos apropiados sobre asistencia, desempeño, vacaciones, seguridad , rotación y demás actividades correlativas. En esta forma, se podrá obtener y analizar información, así como realizar una rendición apropiada de cuentas.



SIST EMA DE ADMINIST RACIÓN DE B IENES Y SERVICIOS


Está compuesto por las Normas y Procedimientos r elativos a la solicitud, autorización, cotización, contratación, verificación de ejecución o entrega, registro y verificación de existencia de los bienes o servicios que se adquirirán en desarrollo de la programación de operaciones. Dentro del concepto de servicios se incluye el suministro de servicios de consultoría para las distintas fases del proyecto.

El Sistema de Administración de Bienes y Servicios, el cual deberá ser concordante con las Normas vigentes, servirá para:


a. Complementar o desarrollar té rminos de referencia para la adquisición de bienes o servicios.

b. Solicitar las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con requerimientos justificados, programados y presupuestados.

c. Obtener aprobación de las adquisiciones de bienes y servicios.

d. Dejar constancia del recibo de bienes y servicios en relación con la cantidad, calidad, oportunidad y precio convenidos.

e. Procesar devoluciones y reclamos por la cantidad o calidad.

f. Registrar en forma permanente los bienes (activos fijos o fungibles) de tal for ma que en cualquier tiempo sirva como un medio para comprobar su existencia, rendir cuenta sobre su correcta administración, iniciar procesos de reabastecimiento y en su caso, calcular cuotas de depreciación u obsolescencia.

g. Administrar la contratación y mantenimiento de una cobertura apropiada de seguros contra r iesgos identificables sobre los bienes y/o servicios adquiridos.

h. Establecer y mantener, si fuera aplicable, un sistema que atienda al mantenimiento de los bienes y servicios adquiridos u obras civ iles construidas.

i. Procesar solicitudes de reparación o mantenimiento en forma oportuna.

j. Establecer el cumplimiento de responsabilidades por el uso apropiado de los bienes y servicios adquiridos.

k. Procesar retiros por ventas o bajas de los bienes del proye cto.


SIST EMA DE ADMINIST RACIÓN F INANCIE RA


Está compuesto por las Normas y Procedimientos relativos a la administración de los fondos provenientes del financiamiento o contribución y de la contrapartida local, la contabilidad integrada y los informes fin ancieros.

El Sistema de Administración Financiera, el cual deberá ser concordante con las normas vigentes, servirá para:

a. T ramitar oportuna y correctamente los requerimientos de fondos, de acuerdo con la programación.

b. Manejar recursos de tesorería, de tal forma que se mantengan los fondos en Entidades Financieras autorizadas, se suministren oportunamente los fondos para efectuar los pagos relativos a los bienes y servicios adquiridos, se dé consideración a los r iesgos cambiarios y en su caso, realizar las inversiones temporales permitidas.

c. Verificar las partidas presupuestadas en detalle suficiente, para medir el desempeño y prevenir el uso inadecuado de los recursos.

d. Efectuar la supervisión y monitoreo de aquellos fondos del proyecto suministrados a Com unidades, ONG´s o Contratistas.


e. Registrar las transacciones financieras (en Contabilidad Integrada) o valorizar contribuciones en especie (por ejemplo mano de obra), de tal forma que se disponga de información confiable y oportuna, aplicando principios de contabilidad generalmente aceptados y de conformidad con categorías de inversión del proyecto. Dicha información, además de los Estados Financieros puede incluir datos relevantes de tesorería e inventarios, entre otros, para el uso rutinario de la Gerenci a Financiera del proyecto.

f. Preparar Estados Financieros e información financiera complementaria confiable y oportuna, de acuerdo con los requerimientos del contrato de y/o convenio de cooperación técnica, y en particular los previstos en AF -300.

g. Establece r puntos de control interno contable que contribuyan a la protección de los activos, registros y otros recursos del proyecto, tales como requerimientos de documentación de soporte, revisiones previas a los desembolsos, invalidación de facturas pagadas, ver ificación de autorizaciones, etc.

h. Mantener segregación de funciones incompatibles.


OTROS SIST EMAS


Por la particularidad de los proyectos, puede ser necesario escribir Normas y Procedimientos

y desarrollar procesamiento de datos sobre conjuntos de activ idades que no estén cobijadas dentro de los sistemas de ejecución mencionados. Por ejemplo, un proyecto para desarrollar vivienda de interés social, puede requerir un sistema separado para administrar la construcción de las soluciones de vivienda y la par ticipación de los beneficiarios mediante su aporte en especie.

En resumen, las características técnicas de los proyectos pueden inducir la utilización de sistemas de ejecución que permitan un manejo especializado de los recursos, en complemento de los demá s sistemas. Esta decisión se tomará durante el proceso de diseño del proyecto

3. CAPACIDAD DE CONTROL (CC)


La capacidad de control (CC) se manifiesta en forma interna y externa. En el primer caso, el OE plantea dentro del contexto de la organización de sus actividades un Sistema de Control Interno y en el segundo caso, en cumplimiento del contrato xx xxxxxxxx o convenio de cooperación técnica, el OE somete sus Estados Financieros y otras informaciones a un examen de Auditoría practicado por una Firma Indepe ndiente o una Institución Superior de Auditoría . Dicho enfoque, también es conocido como Control Externo.


SIST EMA DE CONT ROL INT ERNO


El SCI consiste en un proceso, ejecutado por el Consejo de Directores, la Administración y otro personal de una Entidad u OE, para proporcionar seguridad razonable en la consecución de objetivos en las siguientes categorías:


a. Eficacia y eficiencia de las operaciones

b. Confiabilidad en la información financiera y operacional

c. Cumplimiento xx xxxxx y regulaciones aplicables



Es ta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:


a. El control interno es un proceso . Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo.

b. El control interno es ejecutado por personas . No son solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización.

c. Del control interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad razonable , no-seguridad absoluta, a la administración y al Consejo de Dirección.

d. El control interno está diseñado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionadas.


COMPONENTES


El SCI está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en los sistemas de Administración mencionados en 01 y 02 anteriores. T ales componentes son:


Ambiente de control . La esencia de cualquier negocio es su personal -sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia - y el ambiente en que ella opera. El personal es el motor que dirige la Entidad u OE y el fundamento sobre el cual descansan todas las actividades.


Valoración de riesgos . La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados a todas sus actividade s de manera que operen concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.


Actividades de control . Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.


Información y Comunicación . Los sistemas de información y comunicación se interrelaci onan. Xxxxxx al personal de la Entidad u OE a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.


Monitoreo . Debe vigilarse el SCI y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.


El SCI es vigilado en dos formas: i) directamente por los empleados, mediante la supervisión en línea y el cumplimiento diligente de las normas de control i nterno; y ii) indirectamente, por la función de Auditoría Interna, la cual evalúa periódicamente la estructura y el funcionamiento del sistema, proporcionando recomendaciones a la administración para su mejoramiento continuo.


La Capacidad de Control Inte rno representa la habilidad para :


a. Diseñar apropiadamente los componentes mencionados y



b. Mantener un comportamiento caracterizado por el cumplimiento apropiado de los mecanismos diseñados dentro del sistema.


En términos generales el Banco espera que los O E diseñen sistemas de Control Interno que contribuyan a la consecución de los objetivos mencionados y que estén disponibles para demostrar la existencia y funcionamiento de los componentes como parte vital de los sistemas de administración.


SIST EMA DE CONT ROL E XTERNO


Este sistema está compuesto por el conjunto de actividades relacionadas con la selección, contratación, ejecución y asimilación de los resultados de los servicios de Auditoría Externa (AE) que en cumplimiento del Contrato xx xxxxxxxx, el OE debe contratar con una FAI o admitir su realización por una ISA.


La Política y Práctica del Banco con respecto a la Auditoría externa de los Estados

Financieros, están expuestas en los Documentos AF -100 “Polít ica Del Banco Sobre Auditoria De Proyectos Y Entidades” y AF -300 “Guías Para La Preparación De Estados Financieros Y Requisitos De Auditoría Independiente”


En términos generales el Banco espera que los OE, en la oportunidad debida, tengan capacidad para seleccionar y contratar FAI competentes, previamente calificadas como elegibles por el Banco, para desarrollar las actividades de auditoría con base en los términos de referencia aprobados por el Banco y en los r equerimientos de auditoría externa del Banco (Documentos AF -100 y AF -300).


El mismo requisito se aplicaría cuando la responsabilidad por la auditoría externa fue delegada a una ISA previo acuerdo con el Banco.


Para alcanzar la capacidad como usuario de l Control Externo los OE deberán:

a. Conocer las implicaciones de los requerimientos de AE previstos en los Documentos AF -100 y AF - 300 mencionados

b. Estar en condiciones de preparar Términos de Referencia que expliciten claramente los requerimientos de auditor ía externa, de acuerdo con los estándares del Banco, y de concertar, sea con las FAI con las ISA, el entendimiento y comprensión de los términos previamente acordados con el Banco.

c. Estar en condiciones de manejar un proceso transparente de selección y de contratación de la FAI

d. Disponer de un presupuesto apropiado para la remuneración de los servicios de auditoría, en proporción al alcance y duración del trabajo requerido en los Términos de Referencia.

e. Estar consientes de su responsabilidad por la realizaci ón de las actividades de AE, libres de limitaciones y conflictos de interés, así como por implementar las recomendaciones de corrección y mejoramiento de los EFA y del S E CI.



De acuerdo con sus políticas y procedimientos operativos, el Banco realiza en f orma periódica y sobre bases selectivas, un control de la calidad de los trabajos realizados por las FAI o las ISA, como parte del proceso de elegibilidad y para promover el mejoramiento del control externo.


Obs: Los adjuntos del Anexos 2 serán remitidos en forma adjunta en formato excel .


ANEXO 3


MAT RIZ DE NIVEL DE USO DE LOS SIST EMAS XX XXXX ION FINANCIERA

PUBLICOS (SGFP)


PARA LA AUDIT ORIA DEL PROYECTO “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVISMO (INCOOP)”


FINANCIADO CON RECURSOS XXX XXXXXXXX CONTRAT O Nº 1818/OC -PR Y EJECUTADO POR EL MINISTERIO DE HACIENDA


La Matriz de Nivel del Uso, busca establecer el nivel de progreso en el uso de los SGFP, al diligenciarla y encont rarse casos de “No Uso”, se deberá indicar en ausencia o deficiencia del subsistema qué mecanismo paralelo se está utilizando. Por ejemplo, si están utilizando un sistema contable adquirido en el mercado local, se deberá en un papel de trabajo por separado , las razones de no estar vinculado al SGFP y si existe un plan o acuerdo en el corto plazo para vincular el proyecto.


Subsistema

Definición

Uso (Si/No)

Explicación1


PRESUPUE STO


Los recursos del proyecto tanto los del financiamiento, como los de la contraparte, son considerados dentro del proceso de la preparación presupuestal y se incorporan con el tiempo suficiente para que no haya restricciones a la disponibilidad presupuestal de los fondos.


Los fondos del financiamiento y de la contraparte son identificados por fuente de financiamiento y asignados al proyecto y su denominación no varía a través de los ejercicios fiscales.


Los pagos relacionados con el proyecto que el Banco financia efectúan a través del sistema de ejecución presupue stal, de acuerdo con el plan de cuentas del gobierno.


En el caso en que el proyecto sea administrado por un agente cooperante o administrador de recursos, indicar si existen procedimientos para mantener el

control sobre la ejecución de los recursos transf eridos.




1 Se debe explicar el uso de los subsistemas cuando la respuesta sea diferente a “SI”.



Subsistema

Definición

Uso (Si/No)

Explicación1






TESORERIA


El sistema de reportes del país, incluyendo sus procedimientos de planeación financiera y de registro del flujo de fondos, permite eliminar la necesidad de derivar los recursos a cuentas corrientes bancarias abiertas en bancos comerciales de segundo piso, en el mercado financiero del país del que se trate, y los recursos del proyecto se administran (incluyendo los pagos) en el sistema de tesorería, utilizando registros auxiliares analíticos.




Si no existen las condiciones descritas, al menos los recursos del proyecto fluyen a través del sistema presupuestal del país y el responsable máximo de la Tesorería mantiene un control del ingreso y del egreso de dichos recursos (aún en el caso de que los recursos se transfieran a un a cuenta específica en un banco comercial).


CONTABIL IDA D Y REPORTES


El plan de cuentas presupuestal (o el contable, si aplica) tiene suficiente flexibilidad y adaptabilidad como para desagregar a nivel de componente y subcomponente o de categoría y subcategoría del proyecto, de acuerdo con los contratos xx xxxxxxxx del Banco, de modo que se pueda hacer un seguimiento o “tracking” de los recursos aplicados al proyecto, tanto del financiamiento como de la contraparte y de otros donantes, si fuere el caso.




El presupuesto es de carácter plurianual lo cual permite acumular cifras de ejecución de diversos ejercicios fiscales y emitir estados de ejecución del proyecto, de acuerdo con la estructura acordada con el Banco en el contrato o convenio.


Adicionalmente, permite el registro en el equivalente de diversas divisas extranjeras.


Si no existieren las condiciones descritas anteriormente, el país ha diseñado y mantiene un módulo a la medida para la

administración de los proyectos




Subsistema

Definición

Uso (Si/No)

Explicación1


financiados con re cursos de organismos multilaterales , que permite la acumulación de cifras , con información desagregada de acuerdo con los componentes y subcomponentes o categorías y subcategorías acordadas en el contrato o convenio y que permite el registro bimonetario, así como la emisión de reportes con la información que permita hacer el seguimiento indicado previamente.



AUDITORIA INTERNA


Los auditores internos estatales cuya capacidad es adecuada, incluyen en sus programas de trabajo, la revisión de proyectos f inanciados por el Banco, emiten reportes y hacen seguimiento de sus recomendaciones.

T iene aplicación del MECIP?

Se encuentra el MECIP adecuadamente instalado?




CONTROL EXTERNO


El ente supremo de control estatal, realiza las funciones de auditoría ex terna del proyecto financiado por el Banco, de acuerdo con estándares internacionales.




ANEXO 4

(Ver planilla en Excel)


ANEXO 5

(Ver planilla en Excel)


SECCIÓN VI. CONTRATO ESTÁNDAR


Los Auditores utilizarán el contrato estándar del Banco “Remuneración mediante pago de Suma Global”, que se adjunta en el Anexo.


Anexo - Modelo de Contrato Estándar


MODELO DE CONTRATO DE SERVICIOS DE

AUDITORÍA EXTERNA


El PRESENTE CONTRATO celebrado el [insertar día, mes y año], entre el Ministerio de Hacienda – Subsecretaría de Estado de Economía “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP) con domicilio en Presidente Xxxxxx N° 173 – Edificio Ybaga – 10° Piso, en lo sucesivo denominado “El Contratante”, por una parte, y [insertar nombre completo de la Firma Auditora] con domicilio en [insertar dirección completa de la Firma Auditora] en lo sucesivo denominada “El Auditor”, por la otra.


POR CUANTO el Contratante ha realizado una Solicitud de Propuestas para la selección y contratación de servicios de auditoría externa para el Proyecto “Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP)”, en lo sucesivo denominado el “Proyecto” financiado con el Préstamo No. 1818/OC-PR, del Banco Interamericano de Desarrollo, en lo sucesivo denominado el “Banco”, y ha aceptado una Propuesta del Auditor por la suma que se indica en la Sección VI de este Contrato.


LAS PARTES ACUERDAN LO SIGUIENTE:


Las palabras y expresiones utilizadas en este Contrato tendrán el mismo significado que en los Documentos de Solicitud de Propuestas.


1. Alcance de los servicios


1.1 Los servicios a ser prestados por el Auditor deberán efectuarse de conformidad con los términos de este Contrato, el cual incluye: _ [insertar todos los documentos que forman parte del Contrato y el orden de prelación16]. Todos estos documentos son incorporados al presente Contrato y pasan desde este momento a formar parte integral del mismo. En particular, se solicita al Auditor que efectúe una auditoría al Programa de Fortalecimiento Institucional del INCOOP de acuerdo con los requerimientos establecidos en los “Guías de Informes Financieros y Auditoría externa de las operaciones financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo” y los “Términos de Referencia para una Auditoría de alcance amplio de Estados Financieros del Proyecto”. El cronograma para la ejecución de los servicios solicitados se adjunta en el Anexo A de este Contrato.


2. Duración


2.1 El presente Contrato entrará en vigencia a partir de la firma del presente documento por ambas partes y, a menos que fuere terminado anticipadamente por el Contratante antes de su expiración, según lo estipulado en la Cláusula 8 de este Contrato, continuará vigente hasta la fecha en la cual el Contratante haya dado por aceptadas todas y cada una de las



16 Se indica a modo de referencia el siguiente orden de prelación: “Acta de negociación entre Contratante y Auditor, Propuesta del Auditor, Cartas aclaratorias a la Solicitud de Propuestas, Solicitud de Propuestas”.



tareas encomendadas al Auditor, de acuerdo al cronograma previsto en el Anexo A adjunto. Cualquier prórroga de este plazo deberá ser concedida y aprobada previamente y por escrito por el Contratante.


3. Personal


3.1 Las partes convienen que las personas que se indican en la Propuesta Técnica (las “Personas”) y sus experiencias respectivas son esenciales para la prestación de los servicios materia de este Contrato. En consecuencia, el Auditor se compromete a que dichas Personas estarán disponibles durante toda la duración de los servicios a que este Contrato da origen.


3.2 En el supuesto caso que cualquiera de dichas Personas dejare de prestar servicios para el Auditor o dejare de formar parte de las personas mencionadas en la Cláusula 3.1, el Auditor deberá informar al Contratante de dicha situación y procederá inmediatamente a reemplazar dicha persona con otra de conocimiento y experiencia comparables y que sea aceptable para el Contratante. Asimismo, si el Contratante estuviere disconforme con cualquier persona que estuviere prestando servicios como resultado de este Contrato, el Auditor, si es que el Contratante con su discreción así se lo solicita, deberá reemplazar dicha persona con otra de conocimiento y experiencia similares inmediatamente.


3.3 El señor [insertar nombre y cargo] será el responsable de la auditoría y actuará como el Representante del Auditor para los efectos de seleccionar cualquier reemplazo de personal y de entregar los “curriculum vitae” que sirvan para demostrar los antecedentes profesionales de cada uno de ellos. El Auditor será responsable de la exactitud y veracidad de la información contenida en cualquier documento de antecedentes personales que presente al Contratante, ya sea antes de la celebración de este Contrato o en cualquier momento en que se efectúe, si por cualquier razón se reemplaza a alguna de dichas Personas.


4. Desempeño


4.1 A la finalización de los trabajos descritos, el Auditor deberá entregar sus informes al Contratante17.


4.2 El Contratante tendrá un plazo de quince (15) días desde la fecha de recepción de los informes, de conformidad a la Propuesta que se anexa, para hacerle al Auditor cualquier comentario y requerirle cualquier aclaración, revisión o modificación a los mismos, con la finalidad de asegurar la calidad de los productos y el cumplimiento de los términos de este Contrato. El Auditor tendrá un plazo xx xxxx (10) días desde la fecha de la notificación del Contratante, para entregar dichas aclaraciones, efectuar tales revisiones o modificaciones sin costo adicional alguno para el Contratante, salvo, previa aprobación del mismo, de los gastos de viaje, alojamiento y comunicación a que hubiere lugar. Una



17 A criterio del Banco, se podrá requerir que el Auditor envíe una copia de sus informes directamente a la Representación del Banco en el país.



vez entregadas y aceptadas dichas aclaraciones, revisiones o modificaciones, el trabajo se dará por cumplido.


4.3 Si en cualquier momento durante la vigencia de este Contrato el Contratante considerara que el desempeño del Auditor es insatisfactorio, el Contratante notificará e indicará por escrito al Auditor de la naturaleza del problema y el Auditor tendrá un plazo de quince

(15) días hábiles desde la fecha de esa notificación para tomar las medidas correctivas que correspondan a fin de cumplir con los términos de este Contrato en lo que se refiere al desempeño.


5. Supervisión e inspección


5.1 El Auditor deberá supervisar y ser responsable por la calidad del servicio prestado por aquellas Personas que éste asigne para prestar los servicios materia de este Contrato.


5.2 En la prestación de los servicios materia de este Contrato, el Auditor deberá reportar el progreso de los mismos al Contratante de acuerdo a los términos acordados.


5.3 El Auditor permitirá que el Banco, a través de sus representantes autorizados, inspeccione en cualquier momento la ejecución de sus labores y pueda revisar sus registros y documentos, para lo cual contará con su más amplia colaboración.


6. Honorarios y gastos


6.1 A cambio de la prestación de los servicios materia de este Contrato, el Contratante pagará al Auditor la suma de [insertar monto y moneda]. El total de esta suma incluye los honorarios del Auditor y los gastos reembolsables necesarios para el cumplimiento del presente Contrato. La cifra mencionada anteriormente incluye gravámenes e impuestos aplicables en la República del Paraguay.


6.2 Queda entendido que el personal del Contratante relacionado con el Proyecto suministrará plena colaboración en la preparación y localización de la información que se requiera, elaboración de análisis, etc. A tales efectos, el Contratante asume la responsabilidad por ello18. Si durante el desempeño de los trabajos del Auditor surgieran problemas no previstos que incrementaren significativamente el número de horas estimadas y de gastos, el Auditor tendrá la oportunidad de discutir la posible facturación adicional con el Contratante.


6.3 Asimismo, si el Contratante solicitara al Auditor la ampliación del alcance del trabajo contratado o la realización de tareas adicionales, la tarifa horaria a pagar por el Contratante queda establecida en [insertar monto y moneda] en caso de tratarse de tareas a realizar por personal del nivel staff asignado al trabajo de campo, y en [insertar monto y moneda] en caso de requerirse la participación directa y exclusiva de personal del nivel gerencial del Auditor, más sus gastos asociados.


18 Incluyendo la provisión de un espacio físico para los auditores en sus oficinas que les permita realizar sus labores en forma normal y sin interrupciones.


7. Pagos


7.1 El pago de los honorarios y gastos reembolsables indicados en la precedente Cláusula 6.1 será efectuado por el Contratante de la siguiente manera:


1. Los gastos reembolsables serán pagados al 100% una vez incurridos y debidamente justificados; y


2. Los honorarios y otros gastos serán pagados de acuerdo al siguiente esquema:


a. 25% a la entrega del informe correspondiente al ejercicio 2009, ejercicio 2010 y ejercicio 2011, previa aprobación de la Unidad Ejecutora del Proyecto y la no objeción del Banco Interamericano de Desarrollo.

b. 35% a la entrega del informe correspondiente al ejercicio 2012, previa aprobación de la Unidad Ejecutora del Proyecto y la no objeción del Banco Interamericano de Desarrollo.

c. 40% a la entrega del informe correspondiente al ejercicio 2013, previa aprobación de la Unidad Ejecutora del Proyecto y la no objeción del Banco Interamericano de Desarrollo.


8. Terminación


8.1 El Contratante, previa no-objeción del Banco, se reserva el derecho de terminar en cualquier momento el presente Contrato, mediante aviso anticipado y por escrito al Auditor en el supuesto que, según su discreción, considerare que el Auditor no ha cumplido con las obligaciones establecidas en el presente Contrato, incluyendo lo dispuesto en la Cláusula 4.3 de este Contrato. En este caso, el Contratante pagará al Auditor los servicios que éste hubiere prestado satisfactoriamente en forma total o parcial, así como los gastos reembolsables en que éste hubiere incurrido para realizar el trabajo, hasta la fecha de la terminación del Contrato.


8.2 El presente Contrato podrá ser renovado de forma sucesiva y hasta la finalización de la ejecución del Proyecto, de común acuerdo entre el Contratante y el Auditor, previa no- objeción del Banco.


9. Control administrativo: Modificaciones y ordenes de cambio


9.1 La facultad para firmar el presente Contrato por parte del Contratante y para aprobar cualquier modificación, adición u orden de cambio de cualquiera de los requisitos o disposiciones del mismo, ha sido delegada a [insertar Representante autorizado]. Dicha facultad se extiende también a favor de cualquier persona que pudiera reemplazarla en su cargo y, además, la misma puede ser delegada a otros funcionarios del Contratante, en cuyo caso y de acuerdo con la Cláusula 10.2 de este Contrato, el Contratante deberá notificar por escrito al Auditor de ello y del alcance de dicha delegación de facultades.


9.2 Toda modificación, adición u orden de cambio, incluyendo la suma de este Contrato, deberá ser aprobada por el funcionario autorizado por el Contratante o su representante expresamente autorizado para ello, así como por el personal debidamente autorizado del Auditor. En el supuesto que el Auditor ejecutare cualquiera de los cambios antes indicados como resultado de las instrucciones de cualquier persona distinta a los funcionarios del Contratante indicados en la Cláusula 9.1, dichas modificaciones, adiciones o cambios se considerarán que se han efectuado sin la debida autorización y, por lo tanto, no se efectuará ajuste alguno en la suma del Contrato tendiente a reconocer cualquier incremento que pudiere derivarse de dichas modificaciones, adiciones o cambios.


9.3 Toda modificación a este Contrato deberá contar con la no-objeción previa del Banco.


10. Control administrativo: Representantes designados, notificaciones y pedidos


10.1 El Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP) es la unidad con responsabilidad básica identificada como tal en el Contrato xx Xxxxxxxx N° 1818/OC-PR, a los efectos de este Contrato celebrado entre el Contratante y el Auditor.


10.2 El Auditor y el Contratante deberán notificarse, mutuamente y por escrito, los nombres de sus respectivos representantes autorizados para actuar de conformidad con las diferentes disposiciones de este Contrato. Dichas notificaciones deberán efectuarse (i) al momento de la firma de este Contrato y (ii) cuando las partes decidan nombrar a otras personas autorizadas, dentro del plazo de [insertar número de días] a partir de su designación. Cualquier notificación o solicitud que debiera hacerse según este Contrato, se considerará debidamente efectuada o presentada si es entregada por una parte a la otra, ya sea en mano o por correo, en las siguientes direcciones:


Contratante: Ministerio de Hacienda – Subsecretaría de Estado de Economía - Programa de Fortalecimiento Institucional del Instituto Nacional de Cooperativismo (INCOOP).


Auditor [insertar domicilio]


11. Responsabilidad


11.1 El Contratante reconoce que ni el Auditor, ni alguna de sus firmas asociadas, ni alguno de los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas serán responsables por cualquier pérdida, daño, costo o gasto en que el Contratante, sus funcionarios, empleados y representantes pudieren incurrir o sufrir, como resultado de cualquier acto del Auditor, alguna de sus firmas asociadas, o alguno de los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas con relación al desempeño de los servicios detallados en el presente Contrato, salvo la existencia de culpa grave, dolo o incumplimiento con su obligación de respetar la confidencialidad y no divulgación de la información del Contratante. En este sentido, el Contratante se obliga a no reclamar al Auditor o a sus



firmas asociadas, así como a los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas, las arriba referidas pérdidas, daños, costos o gastos; sin embargo, no obstante ello, nada de lo anteriormente señalado operará de modo de liberar al Auditor o a sus firmas asociadas, sus socios, asociados o empleados por la responsabilidad, por cualquier daño o pérdida, que cualquiera de ellos pudiera tener debido a la existencia de culpa grave, dolo o incumplimiento de su obligación de respetar la confidencialidad y no divulgación de la información del Contratante.


12. Seguros


12.1 El Auditor será responsable de contratar los seguros pertinentes.


13. Propiedad de los papeles de trabajo


13.1 El Auditor es propietario de los papeles de trabajo y deberá conservarlos de acuerdo con los requisitos legales y profesionales de retención de registros vigentes a la fecha del presente Contrato.


14. Relación entre partes


14.1 Por tratarse de un contrato civil entre el Auditor y el Contratante, no existe ninguna relación ni obligación de tipo Empleador-Empleado.


15. Legislación, jurisdicción y solución de controversias


15.1. El presente Contrato se sujeta a la legislación y jurisdicción de la República del Paraguay.


15.2. Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso (Seleccionar judicial/arbitraje) conforme a la xxx xxx xxxx del Contratante.


16. Elegibilidad


16.1. Los Auditores deberán ser originarios de países miembros del Banco. Se considera que un Auditor tiene la nacionalidad de un país elegible si cumple con los siguientes requisitos:


(a) Un individuo tiene la nacionalidad de un país miembro del Banco si el o ella satisface uno de los siguientes requisitos:


(i) Es ciudadano de un país miembro; o

(ii) Ha establecido su domicilio en un país miembro como residente “bona fide” y está legalmente autorizado para trabajar en dicho país.



(b) Una firma auditora tiene la nacionalidad de un país miembro si satisface los dos siguientes requisitos:


(i) Esta legalmente constituida o incorporada conforme a las leyes de un país miembro del Banco; y

(ii) Más del cincuenta por ciento (50%) del capital de la firma es de propiedad de individuos o firmas de países miembros del Banco.


17. Fraude y Corrupción


17.1. El Banco exige que todos los Auditores (incluyendo sus respectivos funcionarios, empleados y representantes) observen sus Políticas. En particular, el Banco exige que todos los Auditores (incluyendo sus respectivos funcionarios, empleados y representantes) que han presentado sus ofertas o que están participando en proyectos financiados por el Banco, observen los más altos niveles éticos, y denuncien al Banco todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de licitación y de negociaciones o la ejecución de un contrato. Los actos de fraude y corrupción están prohibidos19. El Banco también adoptará medidas en caso de hechos o denuncias relacionadas con supuestos actos de fraude y corrupción, de acuerdo a los procedimientos administrativos del Banco.


18. Integración


18.1 Este Contrato y los documentos incorporados a este Contrato, según lo indicado en la Cláusula 1.1, constituyen el total del Contrato entre ambas partes. En el supuesto que se produjere cualquier ambigüedad o contradicción entre el texto del Contrato y cualquiera de sus documentos, prevalecerá lo indicado en el texto de este Contrato. En el caso que se produjere cualquier ambigüedad o contradicción entre los textos del presente Contrato, prevalecerá el texto de uno sobre el otro de acuerdo al siguiente orden de prelación: [insertar orden de prelación]. Se deja constancia que no se efectúan promesas ni se establecen otros términos, condiciones u obligaciones distintos a los contenidos en este documento y los anexos adjuntos. El presente Contrato, asimismo, reemplaza cualquier comunicación, representación, entendimiento o contrato, verbal o por escrito, que las partes pudieran haberse hecho o prometido antes de la celebración de este Contrato.


POR EL CONTRATANTE POR EL AUDITOR


Firmado por: Firmado por:


Cargo: Cargo:


19 El Banco ha establecido un procedimiento administrativo para los casos de denuncias de fraude y corrupción dentro del proceso de adquisiciones o la ejecución de un contrato financiado por el Banco, el cual está disponible en el sitio virtual del Banco (xxx.xxxx.xxx). Para tales propósitos cualquier denuncia deberá ser presentada al Banco para la realización de la correspondiente investigación. Las denuncias deberán ser presentadas ante la Oficina de Integridad Institucional (OII) confidencial o anónimamente.



Fecha: _


SECCIÓN VII. PAÍSES ELEGIBLES


A . Países Miembros cuando el financiamiento provenga del Banco Interamericano de Desarrollo.

a. Países Prestatarios:

Argentina, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Xxxxx Rica, Ecuador, El Xxxxxxxx, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Surinam, Trinidad y Tobago, Uruguay y Venezuela.

b. Países no Prestatarios:

Alemania, Austria, Bélgica, Canadá, Croacia, Dinamarca, Eslovenia, España, Estados Unidos, Finlandia, Xxxxxxx, Xxxxxx, Italia, Japón, Noruega, Países Bajos, Portugal, Xxxxx Unido, República xx Xxxxx, Suecia y Suiza.


B. Criterios para determinar Nacionalidad y el país de origen de los servicios


Para efectuar la determinación sobre: a) la nacionalidad de las firmas e individuos elegibles para participar en contratos financiados por el Banco, y b) el país de origen de los servicios, se utilizarán los siguientes criterios:


1. Nacionalidad


a) Un individuo tiene la nacionalidad de un país miembro del Banco si el o ella satisface uno de los siguientes requisitos:

i) es ciudadano de un país miembro; o

ii) ha establecido su domicilio en un país miembro como residente “bona fide” y está legalmente autorizado para trabajar en dicho país.


b) Una firma tiene la nacionalidad de un país miembro si satisface los dos siguientes requisitos:

i) está legalmente constituida o incorporada conforme a las leyes de un país miembro del Banco; y



ii) más del cincuenta por ciento (50%) del capital de la firma es de propiedad de individuos o firmas de países miembros del Banco.


2. Origen de los Servicios


El país de origen de los servicios es el mismo del individuo o firma que presta los servicios conforme a los criterios de nacionalidad arriba establecidos.

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Filed: May 5th, 2020