CONDICIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO FEDERAL DE ASUNTOS EXTERIORES PARA LOS MANDATOS LOCALES
CONDICIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO FEDERAL DE ASUNTOS EXTERIORES PARA LOS MANDATOS LOCALES
1. Fase previa a la conclusión del contrato
1.1. Hasta la conclusión del contrato, el retiro de las negociaciones de una de las partes no conlleva obligaciones financieras ante la otra parte, siendo cada una de las partes responsable de sus propios gastos.
1.2. Salvo que la licitación lo prevea explícitamente, la oferta – incluida toda presentación– no es remunerada. A partir del momento en que la oferta es presentada, el mandatario queda vinculado a su oferta durante seis meses.
2. Disposiciones generales
2.1. El mandatario no puede ceder ni pignorar a un tercero un crédito que se derive del presente contrato.
2.2. Si el Departamento Federal de Asuntos Exteriores (en lo sucesivo «el DFAE») concluye el contrato con varios mandatarios (consorcio), todos deben firmar el contrato.
Antes de la firma del contrato, el consorcio designa por escrito a una persona que lo representa ante el DFAE. Dicho representante está expresamente autorizado para actuar jurídicamente por cuenta del consorcio.
Los miembros del consorcio son conjunta y solidariamente responsables.
2.3 El mandatario debe en todo momento afirmar claramente que su acción se inscribe en el marco de las actividades de la cooperación internacional y de la ayuda humanitaria de Suiza. Todas las publicaciones deben referirse a las actividades desplegadas como
«actividades del DFAE llevadas a cabo por el mandatario» y ser conformes a la guía del DFAE relativa a la identidad visual (“Corporate Design”).
3. Subcontratación
3.1 El mandatario informará previamente al DFAE sobre la conclusión de todo contrato de subcontratación referente a la ejecución del conjunto o de una parte importante del mandato. Todo contrato de subcontratación debe ser conforme al presente contrato y, en particular, respetar el presupuesto y las tarifas convenidas.
3.2. Si el DFAE lo solicita, el mandatario le proporcionará una copia de los contratos y de los pliegos de condiciones acordados con el(los) subcontratante(s).
3.3. El DFAE solo se compromete ante el mandatario. Los contratos concluidos entre el mandatario y terceros no vinculan al DFAE.
4. Deberes del mandatario
4.1. El mandatario se compromete a ejecutar el presente contrato con la atención y la diligencia requeridas y a preservar plenamente los intereses del DFAE. El mandatario cumple la ley, las reglas y los reglamentos aplicables.
4.2. El mandatario debe respetar las disposiciones sobre protección ambiental aplicables en el lugar de la prestación del servicio. Ha de acatar por lo menos los acuerdos1 ambientales relevantes para su prestación de servicios.
El mandatario está obligado a imponer contractualmente esta exigencia a sus subcontratistas.
Si el mandatario o uno de sus subcontratistas viola las obligaciones establecidas en esta sección, está sujeto a pagar una pena convencional a menos que demuestre que no es su culpa. El monto de dicha pena asciende a 10% de la retribución total por cada caso, pero en todo no superará los 100.000 CHF. El pago de la pena convencional no exime al mandatario del cumplimiento de dichas obligaciones.
4.3. El mandatario contribuye a perpetuar las buenas relaciones entre Suiza y el país contraparte.
4.4. El mandatario y su personal no ejercerán ninguna actividad accesoria, remunerada o no, que pudiera perjudicar la ejecución del contrato.
5. Colaboración entre el DFAE y el mandatario
5.1. El DFAE es el único competente para promulgar directivas destinadas al mandatario.
5.2. El mandatario informa, por escrito y sin demora, al DFAE sobre cualquier situación excepcional que se derive de la ejecución del contrato y que pudiera poner en peligro su realización y/o requiera una modificación considerable de sus objetivos.
6. Personal
6.1. El mandatario se encarga de reclutar al personal del presente mandato. Al hacerlo, respeta los principios de transparencia y de competencia xxxx, en sus procesos decisionales se rige por criterios objetivos y contrata únicamente a colaboradores dotados de una formación adecuada.
6.2. El mandatario respeta las condiciones laborales y normas de protección de los trabajadores vigentes en la región donde presta los servicios. Por lo menos ha de acatar los convenios fundamentales de la Organización internacional del trabajo2.
1 Convenio de Viena del 22 xx xxxxx de 1985 para la protección de la capa de ozono y el Protocolo de Montreal del 16 de septiembre de 1987 relativo a las sustancias que agotan la capa de ozono, celebrado en el marco de este Convenio; Convenio de Basilea del 22 xx xxxxx de 1989 sobre el control de los movimientos transfronterizos de los desechos peligrosos y su eliminación; Convenio de Estocolmo del 22 xx xxxx de 2001 sobre contaminantes orgánicos persistentes; Convenio xx Xxxxxxxx de septiembre de 1998 sobre el procedimiento de consentimiento fundamentado previo aplicable a ciertos plaguicidas y productos químicos peligrosos objeto de comercio internacional; Convenio del 5 xx xxxxx de 1992 sobre la Diversidad Biológica; Convención Marco de las Naciones Unidas de 9 xx xxxx de 1992 sobre el Cambio Climático; Convención del 3 xx xxxxx de 1973 sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres; Convención del 13 de noviembre de 1979 sobre la Contaminación Atmosférica Transfronteriza a Gran Distancia y los ocho protocolos ratificados por Suiza en el marco de esta Convención.
2 Convenios fundamentales de la OIT: Núm. 29 del 28 xx xxxxx de 1930 sobre el trabajo forzoso u obligatorio (RS 0.822.713.9), Núm. 87 del 9 de julio de 1948 relativo a la libertad sindical y a la protección del derecho de sindicación (RS 0.822.719.7), Núm. 98 del 1 de julio de 1949 relativo a la aplicación de los principios del derecho de sindicación y de negociación colectiva (RS 0.822.719.9), Núm. 100 del 29 xx xxxxx de 1951 relativo a la igualdad de remuneración entre la mano de obra masculina y la
6.3. El mandatario concluye por escrito contratos de trabajo con el personal necesario para la ejecución del contrato, respeta las disposiciones aplicables en materia de derecho laboral y garantiza la igualdad de trato entre mujeres y hombres, especialmente en materia de igualdad salarial, de condiciones laborales y de normas de protección de los trabajadores. Las condiciones de contratación no deben ser más ventajosas que las del DFAE. Se han de prever prestaciones sociales adecuadas (seguro, vacaciones, etc.).
6.4. El mandatario impone contractualmente las obligaciones de los artículos 6.2 y 6.3 a terceros a los que ha contratado para la ejecución de su mandato.
6.5. Si el mandatario viola las obligaciones de los artículos 6.2, 6.3 o 6.4, está sujeto a una pena convencional a menos que demuestre que no es su culpa. El monto de dicha pena asciende a 10 por ciento de la retribución total por cada caso, pero en total no superará los 100.000 CHF. El pago de la pena convencional no exime al mandatario del cumplimiento de dichas obligaciones.
6.6. El mandatario es el único responsable de la seguridad del personal reclutado para ejecutar el presente mandato y de la implantación de un sistema apropiado de gestión de la seguridad.
6.7. Cualquier cambio dentro del personal científico y de dirección con relación al que figura en el presupuesto, ha de ser previamente aprobado por el DFAE.
7. Seguros, seguridad social, IVA y otras tasas
7.1. El mandatario se ocupa de asegurarse a sí mismo y asegurar a su personal contra las consecuencias ligadas a la enfermedad o a los accidentes. Las cotizaciones del seguro son a cargo del mandatario.
7.2. El mandatario se compromete a deducir las cotizaciones a la seguridad social que la ley en vigor le exige a él mismo y a sus asociados o colaboradores y a pagar dichas cotizaciones a las correspondientes instituciones de la seguridad social.
7.3. Por regla general, los mandatos del DFAE están exentos de tasas si existe un acuerdo marco y/o acuerdos de proyecto concluidos entre Suiza y el país contraparte que prevean esta exención.
Si las autoridades competentes declaran que el presente mandato está sujeto a tasas, el mandatario informará sin demora al DFAE. Todo cambio en el presupuesto está sujeto a examen y aprobación por el DFAE.
La remuneración del mandatario solo está sujeta al impuesto sobre el valor agregado bajo las condiciones previstas en la ley sobre el impuesto sobre valor agregado (IVA).
7.4. En el caso en el que el presente mandato esté sujeto al pago de tasas, el mandatario es el único responsable del pago del conjunto de los gastos y de las tasas previstos por la ley aplicable, incluido el IVA.
mano de obra femenina por un trabajo de igual valor (RS 0.822.720.0), Núm. 105 del 25 xx xxxxx de 1957 relativo a la abolición del trabajo forzoso (RS 0.822.720.5), Núm. 111 del 25 xx xxxxx de 1958 relativo a la discriminación en materia de empleo y ocupación (RS 0.822.721.1), Núm. 138 del 26 xx xxxxx de 1973 sobre la edad mínima de admisión al empleo (RS 0.822.723.8), Núm. 182 del 17 xx xxxxx de 1999 sobre la prohibición de las peores formas de trabajo infantil y la acción inmediata para su eliminación (RS 0.822.728.2).
7.5. Si el presupuesto es igual o superior a 50.000 CHF, el mandatario concluye a su cargo un seguro de responsabilidad civil de empresa que le garantice una cobertura suficiente y conforme al contrato.
8. Adquisición
En caso de adquisición de servicios y/o de bienes, el mandatario aplica los principios de transparencia y de competencia xxxx, teniendo en cuenta el precio, la calidad y las disposiciones legales aplicables.
9. Material
9.1. El material necesario para la ejecución del mandato e inscrito en el presupuesto es comprado por el mandatario a su nombre y a cuenta del DFAE o del país contraparte, según las disposiciones previstas en el presente contrato. Las facturas han de enviarse al mandatario.
9.2. El mandatario es el propietario del material salvo disposiciones contractuales contrarias (p. ej., alquiler de material). En caso de violación de contrato, especialmente en caso de violación del art. 9.3 a continuación o de cualquier otro riesgo para el material, el mandatario conviene en transferir, por petición escrita del DFAE, toda propiedad. El mandatario tiene la obligación de realizar inmediatamente esta transferencia y de elaborar un acta de entrega del material.
9.3. El mandatario utiliza el material de manera apropiada y con el debido cuidado. El mandatario lleva un inventario actualizado del material.
9.4. Los descuentos y deducciones aplicados en el marco de la adquisición de material se consideran como una disminución de costes. La destinación del producto de la venta de material se decidirá de acuerdo con el DFAE y su importe se ha de consignar en la liquidación final de cuentas.
10. Pagos, intereses
En principio, el DFAE procede a efectuar sus pagos en un plazo de vencimiento medio. Si este no fuera el caso, todo interés bruto generado en la cuenta bancaria estará considerado como un producto y contabilizado de igual manera que los otros pagos efectuados por el DFAE, precisándose que será deducido al efectuarse el pago final.
11. Contabilidad, control financiero externo
11.1. El mandatario hace llegar al DFAE informes financieros (liquidaciones de cuentas) en las fechas y según las modalidades previstas en el contrato.
11.2. Las liquidaciones de cuentas ofrecen una lista detallada de los gastos efectuados. En particular aportarán información sobre los siguientes puntos:
a) función asumida del beneficiario en el marco de la ejecución del mandato y clasificación en las categorías de honorarios correspondientes;
b) descripción exacta del tiempo consagrado a la ejecución del mandato basándose en un informe de horas o de trabajo de la empresa y con indicación precisa de la
naturaleza de la actividad ejercida; las hojas o tarjetas de control del tiempo de la empresa deberían adjuntarse.
c) en caso de subcontratación: copias de las facturas detalladas establecidas por los subcontratantes, acompañadas de los comprobantes.
11.3. Junto con las liquidaciones de cuentas se aportarán los comprobantes, en original o en copia, según las instrucciones del DFAE.
11.4. Si el contrato prevé una auditoría/revisión financiera externa (art. 3 del contrato), esta será efectuada por una empresa de auditoría independiente y aprobada por el DFAE conforme a términos de referencia estándar. El coste del informe de auditoría/revisión está cubierto por el suplemento pagado para los costes comunes. El pago final se efectuará tras la aprobación de la liquidación de cuentas y del informe de auditoría / revisión.
12. Evaluación del mandato
El mandatario toma conocimiento de que el DFAE puede evaluar la calidad de los servicios prestados y declara aceptar que estos datos se traten en el seno del DFAE conforme al derecho vigente. El mandatario tiene derecho a consultar estas evaluaciones conforme a los términos de la ley.
13. Informes operacionales
13.1. Los informes operacionales contendrán información sobre el avance del mandato, el grado de realización de los objetivos perseguidos por el mandato, el impacto del mandato, el desarrollo de las actividades, las eventuales dificultades y las propuestas de solución para los problemas pendientes.
13.2. Los informes se redactarán de manera que sean comprensibles también para expertos no científicos. Deberán poder ser utilizados y sometidos a una verificación empírica. Las cuestiones que no se presten para un informe destinado al gobierno del país en el que el mandato se ejecuta, se tratarán en un informe separado destinado al DFAE.
14. Propiedad intelectual – derechos de autor
14.1. En el marco del contrato, el resultado del trabajo del mandatario, los derechos de utilización y de explotación, así como todo derecho de propiedad intelectual, incluidos los derechos de autor y su divulgación, son propiedad del DFAE. A petición expresa del mandatario, su participación será mencionada por el DFAE. En base a un acuerdo separado, el DFAE puede asimismo autorizar al mandatario a utilizar y/o explotar los derechos propiedad intelectual gratuitamente o a título oneroso.
14.2. El mandatario se compromete a hacer frente a toda demanda de terceros relativa a la violación de los derechos de propiedad intelectual y a asumir todos los gastos resultantes de dicha violación, incluidos los eventuales daños y perjuicios.
14.3. El DFAE se compromete a informar inmediatamente al mandatario sobre toda demanda de indemnización y a poner a su disposición todos los documentos necesarios para su defensa, bajo reserva de disposiciones legales contrarias.
14.4. En el caso de que algunas disposiciones legales específicas (p. ej. la Ley federal sobre el principio de transparencia en la administración) exijan la publicación por parte del
DFAE de una información relativa al presente mandato, el mandatario acepta no considerarla como una violación de sus derechos de propiedad intelectual.
15. Confidencialidad / publicación de informaciones
15.1. Todo intercambio de comunicación oral o escrito (extractos incluidos) entre el DFAE, otras instancias administrativas de Suiza y el mandatario es confidencial. Todos los documentos relativos al contrato, la información, así como los datos resultantes del contrato que se facilitan al mandatario en el marco de la ejecución del contrato o que este último ha podido producir, son confidenciales y no deben ser puestos a disposición de terceros no asociados a dicho contrato o utilizados con otros fines que no sean aquellos para los que se han facilitado o producido. El mandatario llama la atención de su personal sobre el deber de discreción.
15.2. En el caso de que disposiciones legales específicas (p. ej. en base a la ley federal sobre el principio de transparencia en la administración) exijan la publicación por parte del DFAE de una información relativa al presente mandato, el mandatario acepta no considerarla como una violación del acuerdo de confidencialidad (15.1 CG).
15.3. Toda publicación y/o comunicación relacionada con el mandato debe ser previamente objeto de una autorización escrita del DFAE. Si el DFAE autoriza al mandatario a proporcionar información sobre el contrato, este debe velar por garantizar la veracidad de dicha información.
15.4. Las disposiciones antes mencionadas siguen vigentes después de la expiración del mandato.
16. Plazos
16.1. En caso de no respetar los plazos del contrato, el mandatario es inmediatamente constituido en xxxx, sin que se necesite una interpelación.
16.2. Dado el caso, el DFAE puede aplicar una pena. Esta se eleva al 0.1% de la remuneración por día de retraso, no excediendo el 10% de la remuneración total, salvo que el mandatario demuestre que no es su culpa. Dicha pena se deducirá del pago final.
17. Rescisión anticipada del contrato
17.1. En caso de rescisión anticipada del contrato, las partes se comprometen a hacer todo lo necesario para reducir al mínimo los costes ligados a su disolución. El mandatario ha de establecer un informe final así como una liquidación de cuentas final de los costes del mandato, incluidos los gastos derivados del fin anticipado del contrato. Si está prevista una indemnización global, esta se calculará en base a la duración efectiva del contrato (gastos de disolución del contrato incluidos).
17.2. En caso de rescisión anticipada, el DFAE no es responsable de una eventual pérdida de ingresos del mandatario
18. Disposiciones finales
18.1. El mandatario conserva todos los documentos operacionales y financieros relevantes durante un periodo de 10 años como mínimo a partir de la finalización del mandato, incluso si la legislación local prevé una duración inferior.
18.2. Los documentos operacionales comprenden los informes operacionales, el contrato y su/sus modificación/modificaciones, los informes sobre las visitas en el terreno, así como todos los demás documentos elaborados en el marco de la ejecución y del seguimiento del mandato.
18.3. Los documentos financieros incluyen los libros de contabilidad (libro mayor, cuentas auxiliares, libros diarios, cuentas del proyecto, etc.), todas las piezas justificativas contables, los informes de auditoría, así como cualquier otro documento, incluida la correspondencia relativa al mandato.